Sistem Informasi Administrasi Sekolah unit SMP Negeri 2 Kertasari

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

CEPY EKA KURNIAWAN 10104194

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SEKOLAH UNIT SMP NEGERI 2 KERTASARI

CEPY EKA KURNIAWAN 10104194

Pembimbing

Dian Dharmayanti, S.T. NIP. 41277006005

Menyetujui,

Ketua Jurusan Teknik Informatika

Mira Kania Sabariah, S.T., M.T. NIP. 41277006008

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SEKOLAH UNIT SMP NEGERI 2 KERTASARI

CEPY EKA KURNIAWAN 10104194

Penguji II

Dian Dharmayanti, S.T. NIP. 41277006005

Penguji III

Muhammad Nasrun, S.Si, M.T. NIP. 41277006011 Penguji I

Irawan Afrianto, S.T. NIP.41277006009

i Oleh

Cepy Eka Kurniawan 10104194

Teknologi informasi adalah salah satu contoh produk teknologi yang berkembang pesat yang dapat membantu manusia dalam mengolah data serta menyajikan sebuah informasi yang berkualitas. Untuk menyediakan informasi tersebut, diperlukan suatu alat bantu atau media untuk mengolah beraneka ragam data agar dapat disajikan menjadi sebuah informasi yang bermanfaat dengan kemasan yang menarik dan berpedoman pada kriteria informasi yang berkualitas.

SMP Negeri 2 Kertasari merupakan salah satu sekolah negeri yang telah memakai sistem informasi berupa pemakaian perangkat komputer dalam menjalankan aktifitas kerjanya, tetapi dalam penggunaanya belum secara menyeluruh, hanya memanfaatkan untuk hal-hal kecil saja, seperti dalam pembuatan surat-surat dan

laporan-laporan serta dalam pengolahan data yang masih menggunakan Microsoft

Word danMicrosoft Excell sehingga data-datanya masih belum tersusun secara rapi

yang dapat menyebabkan terlambatnya pembuatan laporan karena sulitnya mendapatkan informasi dalam waktu yang cepat. Sebagai solusi dari permasalahan yang dihadapi oleh SMP Negeri 2 Kertasari, maka penyajian Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari sangat menunjang untuk mengurangi permasalahan tersebut.

Metode analisis yang digunakan dalam pembangunan aplikasi ini adalah

berdasarkan aliran data tersrtuktur, tools yang digunakan untuk menggambarkan

model data yaitu Entity Relationship Diagram (ERD), sedangkan untuk

menggambarkan model aliran data yaitu Diagram Konteks,danData Flow Diagram

(DFD). Sedangkan tools yang digunakan untuk membangun aplikasi ini

menggunakanBorland Delphi 7.0 sebagai aplikasi dalam perancanganinterface dan

MySQL Server 5.0 sebagai DBMS serta Navicat 8.0 untuk perancangan database.

Teknik analisis data dalam pembuatan dan pengembangan perangkat lunak

menggunakan paradigma perangkat lunak secarawaterfall.

ii

by

Cepy Eka Kurniawan 10104194

Information technology are one of the technology product example that rapidly grow that can help human in cultivate data with present a information have a certain quality. to prepare information, need a medium or media to cultivate multifarious kind data so that can be presented to be a that information with package that interestings and guide in information criteria have a certain quality.

SMPN 2 kertasari be one of the public school that wear information system shaped computer ware use in run the work activities, but in use not yet according to comprehensive, only make use for little matters, like in letters maker and reports with in data processing that still to use microsoft word and microsoft excell so that files still not yet be compiled neatly that can causes slowly report maker because the difficult get information during fast. as solution from troubleshoot that faced by SMPN 2 kertasari, so unit school administration information system presentation SMPN 2 kertasari very subsidize to decrease troubleshoot.

Analysis method that used in this application development based on data current srtuktur, tools that used to describe data model that is entity relationship diagram (ERD), while to describe data current model that is context diagram, and data flow diagram (DFD). while tools that used to build this application uses borland delphi 7.0 as application in interfaces planning and mysql server 5.0 as dbms with navicat 8.0 for database planning. data analysis technique in maker and software development uses software paradigm according to waterfall.

iii Assalamualaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya atas kekuatan yang telah diberikan kepada penulis, sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan laporan tugas akhir ini.

Laporan tugas akhir yang berjudul “SISTEM INFORMASI

ADMINISTRASI SEKOLAH UNIT SMP NEGERI 2 KERTASARI” ini

disusun sebagai kewajiban penulis untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan pada program pendidikan S1 jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.

Penyusunan laporan tugas akhir ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan fasilitas serta dukungan kepada penulis, sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Keluarga, terutama Ibu dan Nenek serta kedua adikku tercinta yang selalu memberikan semangat, do’a dan dorongan kepada penulis sehingga tersusunnya laporan tugas akhir ini.

2. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Ukun Sastraprawira, M. Sc., selaku Dekan Fakultas Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.

3. Ibu Mira Karnia Sabariah, S.Si, M.T., selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika.

iv Kertasari.

7. Bpk. Aan Ansari selaku pembimbing lapangan yang telah banyak membantu, memberikan saran, dukungan dan fasilitas kepada penulis. 8. Seluruh staff dosen dan karyawan Universitas Komputer Indonesia. 9. Seluruh staff tata usaha, guru dan karyawan SMP Negeri 2 Kertasari. 10. Chika Elera Eztriani yang membuat penulis mengerti apa yang penulis

mimpikan dimasa yang akan datang.

11. Estri Mulyani yang telah memberikan dukungan dan do’a kepada penulis sampai akhirnya penulis kuat untuk menyelesaikan laporan tugas akhir ini. Terima kasih atas kesabaranya terutama saat mendengarkan keluhan-keluhan penulis.

12. Tri Joko Setiawan, Ismail Saleh, Haris Rengga Kersana dan Yanwar Nurhadian terima kasih atas fasilitas dan dorongan serta dukungan kepada penulis.

13. Barudak IF-4 angkatan 2004 yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. 14. Berbagai pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu terima kasih

atas dukungan dan do’a-nya.

Penulis ucapkan terima kasih kepada semuanya dan penulis hanya dapat memuji dan berdo’a kepada Allah SWT, semoga jasa dan amal mereka diridhai

v

sempurna, mengingat keterbatasan kemampuan, pengetahuan serta referensi yang penulis miliki. Oleh karena itu, penulis selalu terbuka untuk menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun sehingga dapat menyempurnakan isi dari laporan ini.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Bandung, Januari 2009

vi LEMBAR PENGESAHAN

PLAGIAT TUGAS AKHIR

ABSTRAK ... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR SIMBOL ... xviii

DAFTAR LAMPIRAN ... xxi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Identifikasi Masalah ... 3

1.3 Maksud dan Tujuan ... 3

1.4 Batasan Masalah ... 4

1.5 Metodologi Penelitian ... 5

1.5.1 Sumber Data ... 5

1.5.2 Metode Pengumpulan Data ... 5

1.5.3 Metode Pengembangan Perangkat Lunak ... 6

vii

2.1.2 Administrasi di SMP Negeri 2 Kertasari... 12

2.2 Konsep Dasar Sistem ... 14

2.3 Konsep Dasar Informasi ... 15

2.3.1 Siklus Informasi ... 15

2.3.2 Kualitas Informasi ... 16

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 17

2.5 Tools Pengembangan Sistem ... 19

2.5.1 Diagram Konteks ... 19

2.5.2 Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) ... 19

2.5.3 Kamus Data (Data Dictionary)... 21

2.6 KonsepDatabase ... 22

2.6.1 PengertianDatabase ... 22

2.6.2 Database Management System(DBMS) ... 22

2.6.3 Abstraksi Data ... 23

2.6.4 ModelDatabase ... 24

2.6.5 Perancangan Basis Data (Database) ... 25

2.6.6 Jenis Hubungan Antar Tabel ... 28

2.6.7 Jenis-jenis Kunci (key) ... 29

2.7 SistemClient-Server ... 30

2.8 SoftwarePendukung ... 31

viii

3.1.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan ... 35

3.1.2 Prosedur Sistem Yang Sedang Berjalan ... 36

3.1.3 Analisis Perangkat Keras(Hardware) ... 43

3.1.4 Analisis Perangkat Lunak (Software) ... 45

3.1.5 AnalisisUser ... 45

3.1.6 Analisis Jaringan ... 47

3.1.7 Analisis Pengkodean ... 48

3.1.8 Analisis Basis Data ... 49

3.1.9 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 50

3.1.10 Diagram Konteks ... 51

3.1.11 Data Flow Diagram(DFD) ... 51

3.1.12 Spesifikasi Proses... 58

3.1.13 Kamus Data ... 86

3.2 Perancangan Sistem ... 94

3.2.1 Perancangan Kode ... 94

3.2.2 Skema Relasi ... 95

3.2.3 Struktur Tabel ... 96

3.2.4 Perancangan Menu ... 100

3.2.5 PerancanganInputdanoutput ... 102

ix

4.1 Implementasi ... 127

4.1.1 Implementasi Perangkat Keras ... 127

4.1.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 112

4.1.3 ImplementasiDatabase ... 128

4.1.4 Implementasi Antarmuka ... 132

4.2 Pengujian... 136

4.2.1 Rencana Pengujian ... 136

4.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian ... 138

4.2.2.1 Kasus dan Hasil Pengujian KoneksiDatabase ... 139

4.2.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian Bagian Tata Usaha ... 139

4.2.2.3 Kasus dan Hasil Pengujian Bagian Kesiswaan ... 144

4.2.2.4 Kasus dan Hasil Pengujian Bagian Kurikulum ... 152

4.2.2.5 Kasus dan Hasil Pengujian Guru ... 162

4.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian Alpha ... 162

4.2.4 Pengujian Beta ... 163

4.2.5 Kesimpulan Pengujian Beta ... 166

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 167

5.2 Saran ... 168

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Sistem informasi dan teknologi komputer berkembang sangat pesat sejalan dengan besarnya kebutuhan terhadap informasi. Perkembangan teknologi infomasi tidak lepas dari pesatnya perkembangan teknologi komputer, karena komputer merupakan media yang dapat memberikan kemudahan bagi manusia dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Perubahan dan dinamika masyarakat yang semakin cepat seiring dengan perkembangan jaman dan teknologi sehingga memerlukan kualitas informasi yang akurat, cepat dan tepat. Teknologi informasi adalah salah satu contoh produk teknologi yang berkembang pesat yang dapat membantu manusia dalam mengolah data serta menyajikan sebuah informasi yang berkualitas. Untuk menyediakan informasi tersebut, diperlukan suatu alat bantu atau media untuk mengolah beraneka ragam data agar dapat disajikan menjadi sebuah informasi yang bermanfaat dengan kemasan yang menarik dan berpedoman pada kriteria informasi yang berkualitas.

Setiap instansi perusahaan, pemerintah maupun pendidikan pasti membutuhkan suatu sistem informasi didalam menjalankan aktifitas kerjanya sehingga lebih teratur dan terarah dengan waktu yang lebih efisien. SMP Negeri 2 Kertasari merupakan salah satu sekolah negeri yang telah memakai sistem informasi berupa pemakaian perangkat komputer dalam menjalankan aktifitas kerjanya, tetapi

dalam penggunaanya belum secara menyeluruh, hanya memanfaatkan untuk hal-hal kecil saja, seperti dalam pembuatan surat-surat dan laporan-laporan serta dalam

pengolahan data yang masih menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excell

sehingga data-datanya masih belum tersusun secara rapi yang dapat menyebabkan terlambatnya pembuatan laporan karena sulitnya mendapatkan informasi dalam waktu yang cepat. Pengolahan data nilai dalam bentuk berkas yang dilakukan oleh divisi tata usaha masih dimungkinkan hilang sehingga menyulitkan divisi tata usaha ketika akan membuat laporan hasil belajar siswa yang baru. Permasalahan yang sama juga terjadi didivisi keuangan dimana pengolahan data pembayaran siswa dilakukan

dengan cara ditulis tangan atau sering disebut dengan pembukuan kemudian disimpan

dalam berkas-berkas dilemari penyimpanan. Permasalahan lain yang kemudian timbul adalah terjadinya penumpukan berkas dilemari penyimpanan yang menyebabkan berkas tersebut rusak, serta lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mencari data karena banyaknya berkas yang disimpan dilemari penyimpanan.

Sebagai solusi dari permasalahan diatas, maka penyajian sistem informasi sangat menunjang untuk mengurangi permasalahan tersebut. Oleh karena itu penulis

tertarik untuk membangun suatu sistem informasi yang penulis beri judul” SISTEM

INFORMASI ADMINISTRASI SEKOLAH UNIT SMP NEGERI 2 KERTASARI ”.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan gambaran umum yang dikemukakan diatas, permasalahan yang timbul adalah bagaimana cara membangun Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari.

1.3 Maksud dan Tujuan

Maksud dari penelitian Tugas Akhir ini adalah untuk membangun sistem

informasi administrasi sekolah yang dapat diterapkan di SMP Negeri 2 Kertasari.

Sedangkan tujuan dari penelitianTugas Akhir ini adalah :

a. Membantu Divisi Tata Usaha, Kesiswaan, Kurikulum dan Guru

menyelesaikan kendala-kendala yang dihadapi dalam melaksanakan sistem pengolahan data akademik.

b. Membantu Divisi Keuangan dalam mendata pembayaran administrasi

yang dilakukan oleh siswa sehingga bisa dengan cepat mengetahui siswa yang sudah atau belum melakukan pembayaran administrasi.

c. Membantu Divisi Tata Usaha, Kesiswaan dan Kurikulum dalam

pembuatan laporan untuk setiap periodenya.

d. Memberikan kemudahan kepada divisi tata usaha dan divisi keuangan

dalam proses transfer data siswa yang harus membayar SPP.

e. Menjaga tingkat keamanan data sekolah dengan membuat suatudatabase

pada satu komputer secara terpusat yang diorganisasikan dalam struktur tertentu.

1.4 Batasan Masalah

Dalam penelitian Tugas Akhir ini diberikan batasan masalah agar dalam

penjelasannya menjadi lebih terarah, dapat dipahami dan sesuai dengan yang diharapkan serta terorganisasi dengan baik. Berikut batasan masalah Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari :

a. Aplikasi ini hanya dapat melakukan pengolahan data seperti data siswa,

data guru, data kelas, data tahun ajaran, data registrasi siswa baru ataupun siswa lama, data nilai siswa dan data pembayaran administrasi siswa seperti pembayaran SPP.

b. Sistem keamanan dengan cara memberikanpasswordakses bagiuser.

c. Pengolahan data akan menghasilkan informasi berupa laporan,

diantaranya laporan data siswa tahun ajaran, laporan data guru per-tahun ajaran, laporan nilai siswa per-kelas, absensi siswa per-kelas, laporan data pembayaran administrasi siswa, kartu siswa dan kartu iuran.

d. Metode analisis yang digunakan dalam pembangunan aplikasi ini adalah

berdasarkan aliran data tersrtuktur, tools yang digunakan untuk

menggambarkan model data yaitu Entity Relationship Diagram (ERD),

sedangkan untuk menggambarkan model aliran data yaitu Diagram

Konteks,danData Flow Diagram(DFD).

e. Tools yang digunakan adalah Borland Delphi 7.0 sebagai aplikasi dalam

perancanganinterface danMySQL 4.0.21 sebagaiDBMS sertaNavicat 8.0

f. Sistem aplikasi ini bersifat client server dan hanya digunakan untuk pengolahan data administrasi sekolah yang dikembangkan berdasarkan

user menurut fungsinya yaitu Kesiswaan, Kurikulum, Tata usaha dan

Guru.

1.5 Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian yang digunakan penulis dalam penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

1.5.1 Sumber Data

Berdasarkan sumbernya, data yang dijadikan bahan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini adalah :

1. Data Primer

Data yang diperoleh secara langsung dari obyek penelitian di lapangan.

2. Data Sekunder

Data yang diperoleh dari buku-buku literature. 1.5.2 Metode Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini penulis menggunakan dua metode, yaitu:

1. Studi Lapangan

Metode pengumpulan data dimana datanya dikumpulkan secara langsung melalui penelitian dan pengamatan terhadap obyek penelitian.

Pengamatan terhadap obyek penelitian yang dimaksud dengan cara sebagai berikut :

a. Observasi

Teknik pengumpulan data dimana penulis melakukan pengamatan langsung ke bagian keuangan dan tata usaha SMP Negeri 2 Kertasari.

b. Interview

Penulis tidak hanya melakukan pengamatan langsung, tetapi juga

penulis melakukan interview atau wawancara langsung kepada

beberapa staff di bagian keuangan dan tata usaha untuk memperoleh data dan informasi yang penulis perlukan.

2. Studi Pustaka

Penulis juga melakukan studi pustaka atau literatur dengan buku-buku yang berada di perpustakaan kampus dan catatan-catatan yang penulis pelajari sewaktu dibangku kuliah untuk melengkapi kekurangan-kekurangan bahan laporan yang berkaitan dengan sistem informasi yang penulis bangun.

1.5.3 Metode Pengembangan Perangkat Lunak

Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan

paradigma perangkat lunak secara waterfall, metode model waterfall mengusulkan

sebuah pendekatan kepada perkembangan perangkat lunak yang sistematis dan sekuensial mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain,

kode, pengujian, dan pemeliharaan. Model ini menawarkan cara pembuatan perangkat lunak secara lebih nyata. Tahapan model ini meliputi :

1. Analisis kebutuhan perangkat lunak

Dalam tahapan ini kendala dan tujuan di hasilkan dari konsultasi dengan pengguna sistem yang kemudian di buat dalam bentuk yang dapat di mengerti oleh semua pengguna.

2. Sistem dan desain perangkat lunak

Proses desain sistem membagi kebutuhan-kebutuhan menjadi sistem perangkat lunak atau perangkat keras. Proses tersebut menghasilkan sebuah arsitektur sistem keseluruhan. Desain perangkat lunak termasuk menghasilkan fungsi sistem perangkat lunak dalam bentuk yang mungkin ditransportasi ke dalam satu atau lebih program yang dapat dijalankan.

Tahapan ini telah menentukan alur softwarehingga pada tahap algoritma

yang detail.

3. Implementasi dan ujicoba unit

Selama tahap ini desain perangkat lunak disadari sebagai sebuah program lengkap atau unit program. Desain yang telah disetujui, diubah dalam bentuk kode-kode program. Pada tahap ini kode-kode program yang telah dihasilkan masih pada tahap modul-modul. Diakhir tahap ini, tiap modul ditesting tanpa diintegrasikan.

4. Integrasi dan Uji Coba Sistem

Unit program diintegrasi dan diuji menjadi sistem yang lengkap untuk meyakinkan behwa persyaratan perangkat lunak telah dipenuhi. Setelah uji coba, sistem disampaikan ke konsumen.

5. Operasi dan Pemeliharaan

Sistem dipasang dan digunakan. Pemeliharaan termasuk pembetulan kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan implementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru ditemukan.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika dalam penulisan laporan tugas akhir ini akan dibahas dan disusun bab demi bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini merupakan bagian pendahuluan yang menjelaskan latar belakang masalah, identifikasi masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan, metode penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini berisi tentang teori-teori yang melandasi pembangunan sistem informasi administrasi sekolah unit SMP Negeri 2 Kertasari

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini mengemukakan tentang langkah-langkah pemecahan masalah berdasarkan analisis kebutuhan diantaranya analisis sistem

yang sedang berjalan, analisis user, analisis hardware, analisis

software, analisis jaringan dan analisis basis data. Perancangan

proses diantaranya diagram konteks, data flow diagram, spesifikasi proses, kamus data, tabel relasi dan struktur tabel. Kemudian yang terakhir yaitu perancangan aplikasi baik perancangan input atau perancangan output.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

Bab ini akan menjelaskan mengenai implementasi dan pengujian program aplikasi, serta kelebihan dan kekurangan program aplikasi yang dibuat.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil penulisan tugas akhir, selain itu juga berisi saran untuk perbaikan dan menindaklanjuti hasil penelitian.

11

2.1 Administrasi

Administrasi adalah Ilmu yang mempelajari proses kegiatan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Kegiatan kerjasama itu sendiri merupakan

gejala yang sifatnya universal dan memerlukan suatu proses pergerakan yang disebut

dengan manajemen. Dengan demikian, untuk mencapai tujuannya administrasi perlu membentuk suatu manajemen dalam suatu organisasi sebagai wadah, kerangka, atau struktur untuk menjalin suatu kerjasama yang baik.

2.1.1 Pengertian Administrasi

Secara etimologis administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata

ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti melayani. Literatur lain

menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu

administrationyang bentuk infinitifnya adalahto administer.

Suwarno Handayaningrat dalam bukunya menulis “Kata administrasi berasal

dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan pembukaan ringan,

mencatat, menyurat, mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan“

Sementara The Liang menyatakan bahwa “administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu”.

Dan William H. Newman dalam bukunya yang berjudulAdministrative Action

The Techniques of Organization and Management mendefinisikan “administrasi

sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok

orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama”.

Berdasarkan uraian diatas, penulis mengambil kesimpulan bahwa administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan informasi serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan.

2.1.2 Administrasi di SMP Negeri 2 Kertasari

Administrasi di SMP Negeri 2 Kertasari meliputi administrasi program pengajaran, administrasi kesiswaan, administrasi kepegawaian, administrasi keuangan dan administrasi perlengkapan atau barang.

1. Administrasi Program Pengajaran

Administrasi program pengajaran dilakukan dengan tujuan memudahkan Kepala Sekolah dalam menyelenggarakan administrasi sekolah. Kegiatan yang dilakukan meliputi menyusun jadwal pelajaran, program pengajaran, pencatatan nilai dan pelaporan hasil belajar

2. Administrasi Kesiswaan

Dalam adminstrasi kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam 3 tahap waktu dan dalam tiap tahapan waktu terdapat beberapa jenis

a. Awal Tahun Pelajaran Penerimaan Siswa Baru

b. Selama Tahun Ajaran

- Penyusun Data Pribadi Siswa

- Keadaan Siswa Awal Tahun

- Kehadiran Siswa

c. Akhir Tahun Pelajaran

- Pelaksanaaan Ujian Nasional

- Kenaikan Kelas

3. Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah.

4. Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan bertugas dan bertanggung jawab dalam pengelolaan keuangan sekolah.

5. Administrasi Perlengkapan atau Barang

Administrasi perlengkapan atau barang memiliki tugas dalam perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pemeliharaan semua perlengkapan atau barang yang ada di sekolah.

Administrasi program pengajaran, kesiswaan, kepegawaian dibentuk kedalam satu divisi yaitu divisi tata usaha, sedangkan untuk administrasi keuangan dibentuk secara khusus kedalam divisi keuangan.

2.2 Konsep Dasar Sistem

Sistem terdiri dari elemen-elemen yang berhubungan melalui berbagai interaksi untuk mencapai tujuan tertentu. Elemen-elemen tersebut mempunyai sifat yang tidak dapat dipisahkan dan saling mempengaruhi proses secara keseluruhan.

Dalam mendefinisikan suatu sistem, terdapat dua cara pendekatan yang sering digunakan yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedur dan pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponen. Pendefinisian sistem dengan pendekatan pada prosedur menurut H.M.Jogiyanto “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. Dan pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya didefinisikan sebagai berikut “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berorientasi untuk mencapai suatu tujuan”.

Secara garis besar sistem diartikan sebagai kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem mempunyai karakteristik berupa komponen-komponen, batasan, sistem, lingkungan luar sistem, penghubung sistem, masukan, keluaran, pengelolaan dan sasaran atau tujuan. Model dasar sebuah sistem yang paling sederhana terdiri dari masukan, pengolahan dan keluaran.

Gambar 2.1 Bentuk Umum Sistem

2.3 Konsep Dasar Informasi

H.M.Jogiyanto dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menulis “Sistem diartikan sebagai jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran“.

Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiiki nilai tertentu dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah salah satu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data yang mempunyai nilai bagi penerimanya dan dapat digunakan untuk dasar pengambilan keputusan.

2.3.1 Siklus Informasi

Sumber dari informasi adalah data yang merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal item-item. Data merupakan bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah melalui suatu model untuk menghasilkan sebuah informasi yang dapat dijadikan sebagai acuan untuk mengambil keputusan oleh penerima informasi dengan

menghasilkan suatu tindakan yang akan membuat sejumlah data kembali. Data

tersebut dijadikan sebagai input kemudian diproses lagi melalui suatu model dan

seterusnya demikian sehingga membentuk suatu siklus yang disebut siklus informasi seperti pada gambar berikut :

Gambar 2.2 Siklus Informasi 2.3.2 Kualitas Informasi

Kualitas suatu informasi sangat dipengaruhi oleh 3 hal, yaitu :

1. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas dalam menjelaskan maksudnya. Informasi juga harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat Waktu

Informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat, karena informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa

ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tesebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

3. Relevan

Sebuah informasi harus bermanfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang berbeda satu sama lain.

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi dapat diartikan sebagai suatu susunan dari sumber daya manusia (SDM), proses, komunikasi dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mendukung dan meningkatkan operasi harian didalam bisnis seperti

mendukung problem solving, pengambilan keputusan yang dibutuhkan oleh pihak

managementdanuser.

Sedangkan menurut H.M.Jogiyanto “Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Komponen-komponen sistem informasi:

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input ini

termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik

yang akan memanipulasi datainput dan data yang tersimpan di dasar data

untuk menghasilkanoutput yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Keluaran merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna utnuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” dari pekerjaan sistem informasi.

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan.

5. Blok Dasar Data

Dasar data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali

Supaya sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian-pengendalian di dalamnya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa

hal-hal yang merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.5 Tools Pengembangan Sistem

Analisis aliran data adalah analisis yang dilakukan untuk mempelajari pemanfaatan data pada setiap aktifitas dengan menampilkan hasil pengamatan

kedalamData Flow Diagram(DFD) atau diagram alir data. Diagram alir data adalah

satu tampilan grafis yang memunculkan hubungan antara proses dan data beserta kamus data yang menjelaskan rincian data yang digunakan. Analisis berorientasi aliran data menggunakan beberapa teknik yaitu :

2.5.1 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan alat bantu struktur analisis. Pendekatan struktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Diagram konteks merupakan kasus khusus dari DFD atau bagian dari DFD yang berfungsi memetakan modul lingkungan yang direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.

2.5.2 Diagram Alir Data(Data Flow Diagram)

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang

dimuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dipakai pada data tersebut.

DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, kelebihan utama pendekatan menggunakan DFD yaitu :

1. Kebebasan dalam menjalankan implementasi teknis sistem.

2. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain antara sistem

dan subsistem.

3. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna

melalui diagram aliran data.

4. Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data-data

dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan.

DFD terdiri dari context diagram dan diagram rinci (DFD Levelled). Context

diagram berfungsi memetakan model lingkungan yang menggambarkan hubungan

antara entitas luar, input dan output sistem yang dipresentasikan dengan lingkaran

tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. DFD Levelled menggambarkan sistem

sebagai jaringan kerja antara fungsi yang berhubungan satu sama lain dari sudut pandang fungsi.

DFD dibentuk oleh beberapa simbol yang mewakili komponen sistem. Sebagian besar pemodelan dengan aliran data menggunakan empat simbol dasar yang mewakili empat macam komponen sistem yaitu

1. Aliran Data atauData Flow

Aliran Data menunjukan lintasan perpindahan data didalam sistem yang digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen-komponen

sistem. Arah aliran ditunjukan dengan anak panah dan tiap garis dilengkapi dengan nama data yang mengalir.

2. Proses

Proses adalah aktivitas pengelolaan data yang akan merubahinput menjadi

output. Proses menggambarkan apa yang dilakukan oleh sistem. Setiap

proses mempunyai nama proses tunggal dan nomor proses, nama dan proses ini ditulis didalam simbol lingkaran.

3. Entitas atau External Entity

Entitas merupakan kesatuan lingkungan luar sistem, dapat berupa orang,

organisasi atau sistem lain yang akan memberikan input atau menerima

outputdari sistem.

4. Data Store

Proses-proses dapat memasukan data ke file atau penyimpanan data atau pengambilan data dari file. Tiap file juga harus mempunyai data yang tunggal.

2.5.3 Kamus Data (Data Dictionary)

Merupakan alat bantu untuk menjelaskan karakteristik lojik data pada sistem yang memuat nama, deskripsi, alias, isi dan organisasinya. Kamus data juga mengidentifikasi proses yang menggunakan data tertentu untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. Selain itu Kamus data juga mempersiapkan dasar identifikasi kebutuhan basis data bagi perancangan sistem.

2.6 KonsepDatabase

Terdapat alasan praktis mengapa perlu mempelajari suatu teori dan konsep, yaitu dapat memberi kerangka kerja untuk memikirkan menyederhanakan persoalan, pemahaman teori dan konsep memberikan dasar ilmu yang kuat, sehingga relatif lebih, mudah untuk mempelajari dan memahami objek yang bersangkutan pada masa-masa yang akan datang.

2.6.1 PengertianDatabase

Menurut James Martin Database adalah suatu kumpulan data terhubung

(Interrelated Data) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa

mengatap satu sama lain atau tidak perlu kerangkapan data (Control Redudancy)

dengan cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan atau ditampilkan kembali.

Database merupakan salah satu cabang ilmu komputer yang menangani

pengorganisasian data. Sistem Database merupakan sistem yang terdiri atas

kumpulan file atau tabel yang saling berhubungan dalam sebuah database pada

sebuah sistem dan sekumpulan program yang memungkinkan beberapa pemakai dan program lainnya untuk mengakses dan memanipulasi file-file atau tabel tersebut.

2.6.2 Database Management System(DBMS)

Database Management System (DBMS) merupakan paket program atau

Software yang dibuat untuk memudahkan dan mengefisienkan tambah, ubah, hapus

kedalam DBMS antara lain, Microsoft SQL, MySQL, Oracle, MS. Access dan lain-lain

2.6.3 Abstraksi Data

Abstraksi data merupakan tingkatan-tingkatan pengguna dalam memahami

bagaimana data diolah dalam sebuah sistem database sehingga menyerupai kondisi

yang sebenarnya dihadapi oleh pengguna. DBMS seringkali menyembunyikan detail

tentang bagaimana sebuah data disimpan dan diolah dalam sebuah sistemdatabase,

dengan tujuan untuk memudahkan pengguna dalam menggunakan DBMS tersebut. Karena itu seringkali data yang terlihat oleh pemakai sebelumnya berbeda dengan yang tersimpan secara fisik. Tingkatan atau level dalam abstraksi data :

1. Level Fisik (Physical Level)

Level yang menggambarkan bagaimana data disimpan dalam kondisi sebenarnya. Level ini sangat kompleks karena struktur data dijelaskan secara rinci.

2. Level Konseptual (Conceptual Level)

Level ini menggambarkan data yang disimpan dalam database dan menjelaskan bagaimana hubungan antar datanya secara keseluruhan.

Level ini biasa di pakai oleh seorangDatabase Administrator (DBA).

3. Level Pandangan (View Level)

Level yang hanya menggambarkan sebagian saja dari keseluruhan

hanya membutuhkan data keuangan, jadi yang digambarkan hanya pandangan terhadap data keuangan saja.

2.6.4 ModelDatabase

Modeldatabase adalah suatu konsep yang terintegrasi dalam menggambarkan

hubungan (relationships) antar data dan batasan-batasan (constraint) dalam suatu

sistem database. Model data yang paling umum berdasarkan bagaimana hubungan

antarrecord dalamdatabase (Record Based Data Models) ada tiga jenis yaitu :

a. Model Hirarki (Hierarchical Database Model)

Model hierarkis sering disebut dengan model pohon karena bentuknya yang menyerupai pohon. Model ini menggunakan pola hubungan orang tua-anak dimana setiap simpul yang biasa digambarkan sebagai lingkaran

atau kotak menyatakan sekumpulan field. Simpul yang terhubung ke

simpul pada tingkat yang di bawahnya disebut orangtua. Setiap orang tua dapat memiliki satu (hubungan 1:1) atau beberapa anak (hubungan 1:N), tetapi setiap anak hanya memiliki satu orang tua. Simpul-simpul yang dibawahi oleh simpul orang tua disebut anak. Simpul orangtua yang tidak memiliki orang tua disebut akar. Simpul yang tidak memiliki anak disebut

daun (leaf). Adapun hubungan antara anak dan orangtua disebut cabang.

b. Model Jaringan (Network Database Model)

Model jaringan menyerupai model hirarki. Perbedaannya adalah dimana suatu simpul anak dapat memiliki lebih dari satu orangtua. Oleh karena itu

model ini dapat menyatakan hubungan 1:1 dimana satu orang tua mempunyai satu anak dan 1:N dimana satu orang tua mempunyai banyak anak atau M:N dimana beberapa anak memunyai beberapa orang tua.

c. Model Relasi (Relational Database Model)

Model relasi merupakan model database yang paling banyak digunakan

saat ini, karena paling sederhana dan mudah digunakan serta kemampuannya dalam mengakomodasi berbagai kebutuhan pengelolaan

database. Sebuah database dalam model ini disusun dalam bentuk tabel

dua dimensi yang terdiri dari baris (record) dan kolom (field), pertemuan

antara baris dengan kolom disebut item data (data value), tabel-tabel yang

ada di hubungkan (relationship) sedemikian rupa menggunakan field-field

kunci (keyfield) sehingga dapat meminimalkan duplikasi data.

2.6.5 Perancangan Basis Data (Database)

Teknik yang digunakan dalam merancang sistemdatabase adalah :

1. Normalisasi

Normalisasi merupakan pengelompokkan data elemen menjadi tabel-tabel

yang menunjukkan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu

ada pengujian pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan pada saat

membaca, menambah, menghapus, mengubah pada suatu database.

Apabila terdapat kesulitan, maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa

yang optimal. Walaupun jumlah normalisasi bervariasi, dasar normalisasi sebenarnya hanya ada tiga, yaitu bentuk normal pertama, normal kedua, dan normal ketiga. Berikut penjelasan mengenai bentuk normalisasi :

a. Bentuk tidak normal (unnormalized form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam. Bentuk tidak normal tidak harus mengikuti format tertentu, dan sangat mungkin terjadi duplikasi data atau bahkan data tidak lengkap.

b. Bentuk Normal Kesatu (1 NF/Fist Normal Form)

Bentuk ini mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam satu

record demi saturecord dan nilai darifield-field berupaatomic value

serta tidak ada atribut yang berulang atau bernilai ganda.

c. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)

Aturan normal kedua yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria

bentuk normal kesatu dan setiap field tidak bergantung sepenuhnya

kepada kunci primer.

d. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form)

Aturan normalisasi ketiga yaitu relasi harus dalam bentuk normal

kedua dan tidak boleh ada ketergantungan antarafield-field non-kunci

atau ketergantungantransitif.

2. Model DataEntity Relationship

Model data entity relationship sering dijadikan acuan dalam merancang

ada ditransformasikan dengan memanfaatkan sejumlah perangkat

konseptual menjadi diagram data, yang sering disebut Diagram Entity

Relationship (Diagram E-R). Ada dua komponen utama pembentuk model

data ini, yaitu :

a. Entity besertaattribute-nya.

b. Relasi dan jenis hubungannya

Setiapentity mempunyai atribut ataufield.Attribute adalah ciri khas yang

melekat pada suatu entity. Keterkaitan antar entity digambarkan dengan

simbol-simbol sehingga lebih mudah dipahami. Penggambaran hubungan

inilah yang disebut dengan Diagram Entity Relationship (Diagram E-R).

Simbol-simbol yang boleh digunakan adalah :

a. Persegi Panjang, berfungsi untuk menyatakan suatuentity.

b. Elips, berfungsi untuk menyatakan attribute, apabila diberi garis

bawah menandakan bahwa attribute tersebut merupakan attribute

ataufield kunci.

c. Belah Ketupat, menyatakan jenis relasi.

d. Garis, penghubungan antara relasi dengan entity dan antara entity

denganattribute.

Dalam merancang sistemdatabase derajat relasi atau hubungan antar tabel

menunjukkan jumlah maksimum record suatu entity ber-relasi dengan

2.6.6 Jenis Hubungan Antar Tabel

Jenis hubungan antar tabel dalam model database didefinisikan dengan

hubungan satu ke satu (One to One), satu ke Banyak (One to Many), banyak ke satu

(Many to One), banyak ke banyak (Many to Many).

a. Relasi Satu ke Satu (One to One)

Artinya saturecord padaentity A ber-relasi paling banyak satu record

juga pada entity B, begitu juga sebaliknya satu record pada entity B,

ber-relasi paling banyak satu record denganentity A. Dalam diagram

E-R, relasi ini disimbolkan dengan angka 1.

b. Relasi Satu ke Banyak (One to Many)

Artinya satu record pada entity A ber-relasi dengan beberapa record

pada entity B, tapi tidak sebaliknya setiap record pada entity B

ber-relasi paling banyak saturecord denganentity A. Dalam diagram E-R

relasi ini disimbolkan dengan angka 1 untuk menyatakan satu dan huruf M atau N untuk menyatakan banyak.

c. Relasi Banyak ke Satu (Many to One)

Jenis relasi ini adalah kebalikan dari relasi satu ke banyak, dimana

setiap record pada entity A hanya dapat ber-relasi paling banyak 1

record pada entity B, tapi tidak sebaliknya, saturecord pada entity B

dapat ber-relasi dengan beberapa record pada entity A. Dalam

diagram E-R, relasi ini disimbolkan dengan angka 1 untuk menyatakan satu dan huruf M atau N untuk menyatakan banyak.

d. Relasi Banyak ke Banyak (Many to Many)

Artinya beberapa record pada entity A dapat ber-relasi dengan

beberapa record pada entity B, begitu juga sebaliknya beberapa

record pada entity B dapat ber-relasi dengan beberapa record pada

entity A.. Dalam diagram E-R relasi ini disimbolkan dengan huruf M

atau N untuk menyatakan banyak.

2.6.7 Jenis-Jenis Kunci (Key)

Setiap file terdapat kunci dari file berupa satu field atau satu set field yang

dapat mewakilirecord, ada empat macam attributekunci antara lain :

1. Kunci Kandidat (Candidat Key)

Sebuah attribute atau lebih yang secara unit mengidentifikasi sebuah

record disebut candidate key. Attribute ini mempunyai nilai yang unik

pada hampir setiap recordnya. Fungsi dari candidate key ini adalah

sebagai calonprimary key.

2. Kunci Utama(Primary Key)

Primary key merupakan candidate key yang telah dipilih untuk

mengidentifikasi setiaprecord secara unik. Primary key harus merupakan

field yang benar-benar unik dan tidak boleh ada nilai NULL.

3. Kunci Alternatif(Alternate Key)

Alternate Key adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary

key. Misalnya dalam suatu entity terdapat dua field yang bisa dijadikan

field yang dipilih disebut primary key, sedangkan field yang tidak dipilih

disebut denganalternate key.

4. Foreign Key

Apabila sebuah primary key terhubungan ke table atau entity lain, maka

keberadaanprimary key padaentity tersebut disebut sebagaiforeign key.

2.7 SistemClient-Server

Konsep Jaringan client-server membedakan dengan jelas kedudukan suatu

komputer, mana yang dapat memberikan layanan jaringan atauserver dan mana yang

hanya meminta layanan atau client. Untuk dapat saling berkomunikasi antara server

dan client, maka digunakan suatu aplikasi jaringan yang dinamakan client-server

program, dimana server menggunakan aplikasi jaringan yang disebut server

program, sementara client menggunakan client program untuk dapat berkomunikasi

denganserver programpadaserver.

Beberapa sifat dariclient-serverdiantaranya sebagai berikut :

a. Server danClient berada pada posisi serta proses yang berbeda.

b. ServerdanClientdapat dijalankan pada mesin yang sama atau berbeda.

c. Setiap proses dapat menyembunyikan informasi tersendiri.

d. Komunikasi yang dilakukan bisa bersifat protokolpeer to peer.

Koneksitasclient ke Server :

b. Serverharus menentukanportuntuk koneksi yang masuk.

c. Client harus mengetahui nama host dari server beserta port yang

digunakan untuk koneksi.

d. Client mengirim pesan ke server untuk melakukan suatu pekerjaan

(task).

Gambar 2.3 Model Jaringan Client Server

2.8 SoftwarePendukung

2.8.1 Delphi 7.0

Borland Delphi merupakan program aplikasi database berbasisObject Pascal

yang memberikan berbagai fasilitas pembuatan aplikasi visual. Keunggulan bahasa pemrograman ini terletak pada produktivitas, kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan kompilasi, pola desain yang menarik serta pemrograman yang

terstruktur. Keunggulan lain dari delphi adalah dapat digunakan untuk merancang

program aplikasi yang memiliki tampailan seperti program aplikasi lain yang berbasis

Delphi tidak hanya dapat mengakses database seperti Paradox, xBase, Ms.

Access tetapi dapat juga mengakses database lainnya seperti Oracle, Sybase,

Interbase, DB2, MySQL dan lain-lain.

IDE ( Integrated Development Environment ) adalah sebuah lingkungan yang

berisi tool-tool yang diperlukan untuk desain dan menjalankan aplikasi. Pada

program delphi IDE ( Integrated Development Environment ) terdiri atas Main

Window, Component pallete, Toolbar, Form Designer, Code Editor, Code Explorer

dan Object Treeview.

2.8.2 MySQL 4.0.21

MySQL adalah sebuah sistem manajemendatabase yang bersifatopen source.

MySQL juga merupakan relational database management system (RDBMS) yang

didistribusikan secara grafis oleh sebuah lisensi GPL(general public licenci), dimana

setiap orang bebas menggunakan MySQL, tapi tidak boleh dijadikan produk turunan

yang bersifatclose source atau komersial.

MySQL menggunakan bahasa standar SQL (Structure Query Language)

sebagai bahasa interaktif dalam mengolah data, karena pada dasarnya MySQL

merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database SQL (structured query

language). SQL adalah sebuah konsep pengoprasian database untuk pemilihan dan

pemasukkan data yang memungkinkan pengoprasian data dikerjakan dengan mudah

secara otomatis.MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkandatabase server

lainya dalam query data, karena dengan MySQL kita dapat mengetahui cara kerja

maupun program aplikasi database server. Selain itu, sebagai suatu database server

MySQL memiliki sebuah konsep database modern, dimanaMySQL memiliki banyak

keistimewaan antara lain portabilitas, opensource, multiuser, performance training,

client and tool dan masih banyak lagi. Kelebihan-kelebihan lain yang dimiliki oleh

MySQL adalah :

1. Dengan adanya fitur tambahan Query Chacing pada MySQL 4.0, kinerja

query secara umum akan naik rata-rata 200% dari kinerja biasanya.

2. Dengan konsep open source siapapun dapat berpartisipasi dalam

mengembangkan MySQL dan hasil penembangan itu dapatdiserahkan

kepada umum atau kepada komunitasOpen Source.

3. MySQL telah digunakan untuk mengeloladatabase dengan jumlah 50 juta

record. Bahkan MySQL sanggup mengelola 60.000 tabel dengan jumlah

baris 5.000.000.000. MySQL juga Mendukung penggunaan index hingga

32 index pertabelnya, dimana setiap index terdiri dari 1 hingga 16 kolom

kriteria.

4. MySQL menerapkan sistem keamanan dan ijin akses tingkat lanjut,

termasuk dukungan keamanan dengan pengacakan lapisan data (SSL

transport layer encryption). Bahkan pada MySQL 4.0 dapat diterapkan

pembatasan penggunaan sumberdaya server berdasarkan penggunaan

per-user. Adanya tingkatan user dan jenis akses yang beragam dapat

memberikan batasan akses berdasarkan lokasi pengakses, dan terdapatnya

5. MySQL mendukung peritah-peritah ANSI SQL 99 dan beberapa perintah

database alternative lainnya sehingga mempermudah untuk beralih dari

dan keMySQL.

6. MySQL dapat dijalankan dibeberapa sistem operasi yang berbeda, seperti

Linux, Microsoft Windows, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS, HP-UX, AIX, QNX, Novell NetWare, SCO OpenUnix, SGI Iric, dan Dec OSF.

35

3.1 Analisis Sistem

Analisis dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam komponen-komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah-masalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi serta kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Hal-hal yang dilakukan pada tahap analisis sistem ini adalah analisis prosedur sistem yang sedang berjalan, analisis aliran informasi, analisis pengkodean, analisis basis data, analisis kebutuhan fungsional dan analisis kebutuhan non-fungsional.

3.2.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Saat ini sistem pengolahan data administrasi di SMP Negeri 2 Kertasari masih

menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excell sehingga data-datanya masih

belum tersusun secara rapi yang dapat menyebabkan terlambatnya pembuatan laporan karena sulitnya mendapatkan informasi dalam waktu yang cepat. Pengolahan data

dalam bentuk berkas masih dimungkinkan hilang dan terjadinya penumpukan berkas

dilemari penyimpanan yang menyebabkan berkas tersebut rusak, serta lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mencari data karena banyaknya berkas yang disimpan dilemari penyimpanan menjadi kendala yang dihadapi oleh divisi tata usaha dan divisi keuangan dalam menjalankan aktivitas kerjanya.

3.2.2 Prosedur Sistem Yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur merupakan penguraian untuk memahami seluruh informasi yang terdapat pada suatu permasalahan, menganalisa permasalahan untuk mengetahui apa yang sedang terjadi dan memutuskan tindakan apa yang harus dilakukan untuk memecahkan masalah. Analisis prosedur dan aliran dokumen yang sedang berjalan

akan digambarkan dalam bentok flowmap. Berdasarkan hasil wawancara dan

observasi, sistem yang ada saat ini memiliki empat prosedur yaitu prosedur penerimaan siswa baru, prosedur pembagian kelas dan wali kelas, prosedur penilaian dan prosedur pembayaran iuran.

1. Prosedur penerimaan siswa baru

a. Calon siswa baru mengambil formulir dipanitia penerimaan siswa baru.

b. Setelah mengisi formulir, calon siswa baru mengembalikan formulir tersebut ke panitia penerimaan siswa baru disertai beberapa

persyaratan, diantaranya Surat Tanda Tamat Belajar asli, fotocopy

Surat Tanda Tamat Belajar dilegalisir, hasil evaluasi atau danun asli,

fotocopy hasil evaluasi atau danun dilegalisir, surat kelakuan baik,

fotocopyakta kelahiran dan photo berwarna berukuran 3x4.

c. Panitia menerima kemudian memeriksa kelengkapan isi formulir pendaftaran. Apabila perasyaratan masih belum lengkap, maka formulir tersebut dikembalikan kepada calon siswa baru untuk dilengkapi, tetapi apabila semua persyaratan sudah lengkap maka

panitia akan langsung mencatat dan menyimpan formulir pendaftaran tersebut untuk proses seleksi penerimaan siswa baru.

d. Panitia melakukan seleksi penerimaan siswa baru.

e. Hasil seleksi diserahkan oleh panitia penerimaan siswa baru ke bagian Kesiswaan untuk dicatat dan dibuatkan laporan pengumuman data siswa yang diterima dan tidak diterima.

f. Sebelum mengumumkan hasil seleksi, Kesiswan menyerahkan laporan

siswa yang diterima dan tidak diterima kepada kepala sekolah untuk disetujui dan ditanda tangan.

g. Kesiswaan mengarsipkan laporan data siswa diterima dan tidak diterima.

Siswa 7 6 5 4 3 2 Formulir Pendaftaran Terisi & Persyaratan Kesiswaan 7 6 5 4 3 2 Formulir Pendaftaran Terisi & Persyaratan 7 6 5 4 3 2 Formulir Pendaftaran Terisi

& Persyaratan

7 6 5 4 3 2 Formulir Pendaftaran Terisi & Persyaratan 7 6 5 4 3 2 Formulir Pendaftaran Terisi & Persyaratan 3 Panitia Penerimaan

Siswa Baru 7 6 5 4 3 2 Formulir Pendaftaran Terisi & Persyaratan 7 6 5 4 3 2 Formulir Pendaftaran Terisi & Persyaratan 7 6 5 4 3 2 Formulir Pendaftaran Terisi & Persyaratan 7 6 5 4 3 2 Formulir Pendaftaran Terisi & Persyaratan 7 6 5 4 3 2 Formulir Pendaftaran Terisi & Persyaratan Kepala Sekolah Formulir Pendaftaran Kosong Formulir Pendaftaran Kosong 1

Isi Formulir & Persyaratan 7 6 5 4 3 2 Formulir Pendaftaran Terisi & Persyaratan 1 1 1 Pemeriksaan Formulir & Persyaratan Lengkap ? Proses Seleksi Siswa Diterima 1 1 Tidak Ya

STTB Asli Data Siswa Pengumuman Siswa Diterima Pembuatan Daftar Pengumuman Siswa Diterima Data Siswa 1 1 Catat Data Siswa Arsip Arsip 1 1 Pengumuman Siswa Tidak Diterima Data Siswa Tidak Diterima Pembuatan Daftar Pengumuman Siswa tidak Diterima

Arsip

Pengumuman Siswa Tidak Diterima & di ACC

Catat Siswa Tidak Diterima Pengumuman Siswa Diterima & di ACC

Pengumuman Siswa Diterima & di ACC

Pengumuman Siswa Diterima

ACC

Pengumuman Siswa Diterima & di ACC

Pengumuman Siswa Tidak

Diterima

Pengumuman Siswa Tidak Diterima & di ACC

ACC

Keterangan : 1. STTB Asli

2.FotocopySTTB dilegalisir 3. Hasil evaluasi (Danun) asli

4.FotocopyHasil evaluasi (Danun) dilegalisir 5. Surat kelakuan baik

6.Fotocopyakta kelahiran 7. Photo 3 x 4

1

Pengumuman Siswa Tidak Diterima & di ACC

2. Prosedur pembagian kelas dan wali kelas

a. Pembagian kelas dan wali kelas dilakukan oleh Kesiswaan

b. Kesiswaan menerima data siswa dan data guru, kemudian Kesiswaan membagi kelas berdasarkan jumlah siswa dan jumlah kelas yang tersedia serta daya tampung kelas, setelah itu Kesiswaan membagi wali untuk masing-masing kelas.

c. Kesiswaan membuat laporan data kelas beserta wali kelasnya untuk diserahkan dan disetujui oleh kepala sekolah.

d. Kesiswaan mengumumkan data kelas dan wali kelas kepada siswa dan guru.

Kepala Sekolah

Daftar Hadir

3 2

Laporan Data Kelas & Wali Kelas Di ACC

3 2

Laporan Data Kelas &

Wali Kelas Kurikulum 2 2 Kesiswaan 2

Daftar Hadir

3 2 Data Guru 2 Guru Siswa

Data Siswa Pembagian Kelas Data Kelas Data Siswa Pembuatan Laporan Data Siswa Laporan Data Siswa Data Siswa 1 Arsip Pembagian Wali Kelas Arsip Data Guru 1

Data Kelas &

Wali Kelas Data Kelas

1

Arsip

Pembuatan Laporan Data Kelas

& Wali Kelas

Laporan Data Kelas &

Wali Kelas

1

Data Kelas & Wali Kelas

Pembuatan Daftar Hadir &

Daftar Nilai Data Kelas &

Wali Kelas

Arsip

Daftar Nilai

3 2

Laporan Data Kelas & Wali Kelas Di ACC

1

Daftar Hadir Daftar Nilai

Di ACC Laporan Data

Kelas & Wali Kelas Di ACC Laporan Data

Kelas & Wali Kelas Di ACC

Penggandaan Daftar Hadir & Daftar Nilai

2 Daftar Nilai Di ACC Daftar Hadir Di ACC 1 Arsip Daftar Hadir Daftar Nilai Di ACC

Daftar Nilai Di ACC

2

Arsip

Daftar Hadir Di ACC Arsip 1 2 Data Guru Data Guru

Pembuatan Laporan Data Guru & Penggandaan

Laporan Data Guru

1

Catat Data Guru & Penggandaan Guru Guru 3 2 1 Arsip Arsip 1 Laporan Data Guru 1 1 Laporan Data Siswa

1 1 ACC 1 Daftar Nilai ACC

3. Prosedur penilaian siswa

a. Guru memberikan ulangan harian, UTS dan UAS kepada siswa. b. Guru menilai ulangan harian, UTS dan UAS siswa

c. Guru mengolah nilai ulangan harian, UTS dan UAS menjadi nilai akhir dan menggandakanya untuk diserahkan kepada wali kelas masing-masing siswa dan Kesiswaan.

d. Wali kelas memasukan nilai kedalam raport siswa.

e. Raport siswa diserahkan kepada kepala sekolah untuk ditanda tangan kemudian diserahkan lagi kepada wali kelas.

f. Raport diserahkan kepada siswa

Gambar 3.3FlowmapPenilaian Siswa

4. Prosedur pembayaran iuran

b. Setelah kartu di tanda tangan oleh kepala sekolah kartu iuran dibagikan kepada siswa.

c. Setiap melakukan pembayaran, kartu iuran diserahkan kepada petugas BP3 untuk dicap dan ditanda tangan kemudian diserahkan lagi kepada siswa.

d. Petugas BP3 mencatat dan menggandakan data siswa yang sudah membayar iuran bulanan kemudian menyerahkan ke bendahara sekolah.

e. Bendahara sekolah mencatat data siswa yang sudah membayar iuran bulanan kemudian mengarsipkannya.

f. Bendahara sekolah membuat laporan data siswa yang sudah membayar

Gambar 3.4FlowmapPembayaran Iuran Siswa

3.2.3 Analisis Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras (hardware) di SMP Negeri 2 Kertasari :

1. Dua buah komputer yang terdapat di ruang tata usaha dengan spesifikasi

sebagai berikut :

a. Processor : Intel Pentium 4 2.26 GHz

b. Harddisk : 20 GB

c. Memory : 128 Mb

d. Monitor : 15 inchi

f. Keyboard

2. Printer satu buah yang terdapat di ruang tata usaha.

Sedangkan perangkat keras (hardware) yang dibutuhkan untuk

mengimplementasikan sistem informasi administrasi ini adalah empat buah komputer

masing-masing satu sebagai komputer server dan tiga sebagai komputer client,

dengan ketentuan :

1. Komputerserverdengan spesifikasi sebagai berikut :

a. Processor : minimal 2.26 GHz

b. Harddisk : minimal 80 GB

c. Memory : minimal 256 Mb

d. Monitor : minimal 15 inchi

e. Mouse

f. Keyboard

2. Komputerclientdengan spesifikasi sebagai berikut :

a. Processor : minimal 1.8 GHz

b. Harddisk : 20 GB

c. Memory : 128 Mb

d. Monitor : 15 inchi

e. Mouse

f. Keyboard

Berdasarkan analisis perangkat keras (hardware), saat ini perangkat keras

Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari, sehingga perlu menambah dua buah komputer dan satu buah printer, serta untuk kebutuhan jaringan

maka diperlukan beberapa perangkat keras (hardware) sebagai berikut :

a. Switch : 8 port 1 buah

b. LAN Card : 10/100 4 buah

c. Kabel UTP

d. RJ-45

Setelah melakukan analisis perangkat keras (hardware) dan berdasarkan

ketentuan diatas, pihak sekolah menyetujui untuk menambah perangkat keras

(hardware)tambahan yang diusulkan

3.2.4 Analisis Perangkat Lunak

Sistem operasi yang digunakan di SMP Negeri 2 Kertasari adalah Microsoft

Windows XP dan Microsoft Office. Untuk mengimplementasikan Sistem Informasi

Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari yang diusulkan hanya

menambahkan perangkat lunak Borland Delphi 7.0 sebagai aplikasi dan MySQL

4.0.21 untuk DBMS. Perangkat lunak diatas sudah cukup memadai didalam

pengolahan data administrasi dan pengolahan data lainnya yang diperlukan.

3.2.5 AnalisisUser

Analisis user dimaksudkan untuk mengetahui siapa saja user atau pengguna

yang terlibat dalam pengolahan data beserta karakteristiknya sehingga dapat diketahui

1. WKS. Kesiswaan

Nama : Ruspandi

NIP : 132 117 896

Pendidikan : Diploma

Sistem operasi yang digunakan :Windows XP

Softwareyang digunakan :Microsoft WorddanMicrosoft Excell

2. WKS. Kurikulum

Nama : Dindin Samsudin, S.Pd.

NIP : 131 766 349

Pendidikan : Sarjana

Sistem operasi yang digunakan :Windows XP

Softwareyang digunakan :Microsoft WorddanMicrosoft Excell

3. Tata Usaha

Nama : Usep

NIP : 130 929 381

Pendidikan : Sekolah Menengah Atas

Sistem operasi yang digunakan :Windows XP

Softwareyang digunakan :Microsoft WorddanMicrosoft Excell

4. Guru

Sistem operasi yang digunakan berbasisWindowssepertiWindows XP dan

Dari data keseluruhan, pada dasarnya user yang ada di SMP Negeri 2 Kertasari sudah terbiasa menggunakan komputer, dimana sistem operasi yang

digunakan berbasis Windows seperti Windows XP serta menguasai perangkat kerja

sepertiMicrosoft WorddanMicrosoft Excel.

3.2.6 Analisis Jaringan

Analisis denah ruangan dan letak komputer dimaksudkan untuk memudahkan dalam menggambarkan jaringan yang akan dibangun di SMP Negeri 2 Kertasari. Jaringan ini berfungsi sebagai penghubung antara komputer yang satu dengan komputer lain yang ada di setiap ruangan.

W

K

S

.

K

e

s

is

w

a

a

n

K

o

m

p

u

te

r

Gambar 3.5 Denah dan Letak Komputer di SMP Negeri 2 Kertasari Berdasarkan analisis denah dan letak komputer di SMP Negeri 2 Kertasari tidak ada perubahan pada letak komputer, hanya perlu menambahkan beberapa

W

K

S

.

K

e

s

is

w

a

a

n

Gambar 3.6 Jaringan Komputer di SMP Negeri 2 Kertasari 3.2.7 Analisis Pengkodean

Pengkodean yang ada di SMP Negeri 2 Kertasari terdiri dari:

1. Pengkodean Nomor Induk Siswa (NIS)

Pengkodean nomor induk siswa di SMP Negeri 2 Kertasari terdiri dari 9 digit, berikut contoh untuk pengkodean Nomor Induk Siswa (NIS) :

Contoh : 050607001

2. Pengkodean Nomor Induk Pegawai (NIP)

Nomor Induk Pegawai (NIP) ditetapkan oleh Badan Administrasi Pegawai Negeri Sipil (BAKN). NIP diberikan kepada setiap Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) bersamaan dengan persetujuan kepala Badan Administrasi

Pegawai Negeri Sipil (BAKN) untuk pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS). Berikut contoh pengkodean untuk (NIP) :

Contoh : 999999999

3. Pengkodean Kelas

Pengkodean kelas di SMP Negeri 2 Kertasari terdiri dari 2 digit yaitu :

Contoh : 7A 3.2.8 Analisis Basis Data

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan salah satu cara untuk

mengolahdatabase sehingga data tersebut dapat diketahui hubungan antarfile, teknik

ini dapat digunakan untuk mengatasi terjadinya redudansi data atau sejenisnya.

Untuk lebih jelasnya bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem

Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Kelas Memiliki Detail Kelas Tahun Ajaran 1 N 1 N N 1 tahun_ajaran kelas nama_kelas

Memiliki Bertanggung Jawab

kelas Siswa Menghasilkan N nis nama_lengkap tinggal tempat_lahir Mata Pelajaran Memiliki Guru tahun_masuk nama_lengkap kota jabatan tmt golongan nip tmt_cpns tmt_guru status agama tempat_lahir status_kawin pendidikan jenis_kelamin alamat kode_pos telepon ijazah kode_mata_pelajaran tanggal_lahir status_kawin keterangan N N kode_mata_pelajaran kode_mata_pelajaran nama_mata_pelajaran Menghasilkan nis kode_mengajar nilai N N N Mengajar N N agama jenis_kelamin asal_sekolah no_sttb tahun_sttb nama_wali pekerjaan_wali alamat_wali kota kodepos no_telepon kota telepon anak nama_bapak pekerjaan_bapak nama_ibu pekerjaan_ibu alamat_orang_tua kode_pos tanggal_lahir Membayar

Iuran N 1

Memiliki tahun_ajaran keterangan tanggal_iuran bulan_iuran besar_iuran N 1 tahun_masuk Mengelola Pengguna N nis 1 nama_lengkap bagian username password username nama_kelas nis nip nama_kelas kode_mengajar kode_mengajar tahun_ajaran nip

Gambar 3.7Entity Relationship Diagram

Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari 3.2.9 Analisis Kebutuhan Fungsional

Analisis kebutuhan fungsional merupakan proses analisis secara detail terhadap fakta atau data yang diperoleh dari proses sebelumnya dengan menggunakan prosedur dan peralatan analisis sistem terstruktur. Dalam tahapan ini diharapkan dapat mencapai beberapa tujuan yaitu dapat menggambarkan sistem informasi yang ideal, membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan memperhatikan kendala sumber daya dan memberi dorongan kepada pemakai atau

3.2.10 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan diagram alur data untuk menggambarkan ruang lingkup dari suatu sistem. Diagram konteks memiliki tingkatan tertinggi dari DFD yang memberikan gambaran tentang keseluruhan proses yang ada didalam sistem,

baik itu prosesinputkedalam sistem atau prosesoutputdari sistem.

Gambar 3.8 Diagram Konteks

Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari

3.2.11Data Flow Diagram(DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang

dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data.Data Flow

Diagram(DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada

atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut disimpan.

52 ta mb ah ,u ba h, ca ri, ha pu sd ata pe ng gun a

- dialog tambah, ubah, hapus data pengguna - informasi data pengguna yang dicari

tam bah ,u ba h, car i, ce ta kd ata iu ra n da tap en gg un ad ita mb ah ,di ub ah ,di car i, dih ap us

- data pengguna telah ditambah diubah, dihapus - data pengguna yang dicari

dat ap en gg una data siswa data tahun ajaran

- dialog tambah, ubah data iuran - informasi data iuran yang dicari - laporan data iuran yang dicetak

da taiu ra nd ita mb ah ,d ice tak ,d iuba h,di car i

- data iuran telah ditambah, diubah - data iuran yang dicari, dicetak

-da tas isw ad ita mb ah ,d iub ah ,d icar i,di hap us -da tas isw ab aru ,k artu iu ra n, ka rtu sis wa dic etak

- data siswa telah diubah, dihapus - data siswa yang dicari

- data siswa baru, kartu iuran, kartu siswa yang dicetak

da ta kela sd ita mb ah ,d iuba h, dic ari

- data kelas telah ditambah, diubah - data kelas yang dicari

da ta kela s

data tahun ajaran

-da tap emb agi an kela sd itam ba h,d iu bah ,d ic ari -da tasi swa pe r-k ela sd ice tak dat ad eta ilk elas

- data pembagian kelas telah ditambah, diubah, dihapus - data pembagian kelas yang dicari

- data siswa per-kelas yang dicetak

-tam ba h, ub ah ,c ari ,ha pus da tas isw a -cet ak da tas isw ab aru ,k artu iur an ,k art us isw a

- dialog tambah, ubah, hapus data siswa - informasi data siswa yang dicari - laporan data siswa baru, kartu iuran, kartu

siswa yang dicetak

-ta mba h, ub ah, car i,h ap usd ata pem ba gian kel as -ce tak dat asi swa per-ke la s da ta tah un aja ran dita mb ah ,d iu bah ,d ic ari

- data tahun ajaran telah ditambah, diubah - data tahun ajaran yang dicari

-d ata gu ru ditam bah, diu bah ,d ica ri, dih apus -d afta rk ea daan guru dic eta k

- data guru telah ditambah, diubah, dihapus - data guru yang dicari

- daftar keadaan guru yang dicetak

data gu ru

data mata pelajaran

da tam ata pela ja ran dit am ba h, diu ba h, dic ari ,di ha pus

- data mata pelajaran telah diubah, dihapus, - data mata pelajaran yang dicari

da ta de tail kelas dat at uga sm en ga ja rd ita mb ah, diu ba h, dica ri, dih apu s, dic etak

- data tugas mengajar yang dicari, dicetak

data siswa da tam en gaja r ta mb ah ,u bah ,ca ri da tata hu na jara n

- dialog tambah, ubah, data tahun ajaran - informasi data tahun ajaran yang dicari

- dialog tambah, ubah, hapus data pembagian kelas - informasi data pembagian kelas yang dicari - laporan data siswa per-kelas yang dicetak

- dialog tambah, ubah, hapus mata pelajaran - informasi mata pelajaran yang dicari

tam bah, ub ah ,c ari ,h ap us da ta ma ta pe la jara n

- laporan data tugas mengajar yang dicetak

ta mb ah, ub ah ,c ari ,h ap us, cetak da tatu ga sm eng aja r -ta mb ah ,ub ah ,c ari ,h apu sd ata gu ru -cet ak da fta rk ead aa ng uru -ta mb ah ,ub ah ,c ari da taw ali ke la s -ta mb ah ,ub ah ,c ari ,h apu sd ata men ga jar da ta me ng aja rd ita mb ah ,di ub ah ,d icar i,d ih apus

data mengajar telah ditambah, diubah, dicari, dihapus

- dialog tambah, ubah, hapus data guru - informasi data guru yang dicari - laporan daftar keadaan guru yang dicetak - dialog tambah, ubah data wali kelas - informasi data wali kelas yang dicari - dialog tambah, ubah, hapus data mengajar - informasi data mengajar yang dicari

-tam bah ,u ba h,c ari da tak ela s -tam bah ,u ba h,c ari da tad eta ilk elas da tade tail ke la sd ita mb ah ,diu ba h, dicar i

- data detail kelas telah ditambah, diubah - data detail kelas yang dicari

- dialog tambah, ubah data kelas - informasi data kelas yang dicari - dialog tambah, ubah data derail kelas - informasi data kelas yang dicari data guru Data Flow Diagr am Level 0 Sist em Informasi Administ rasi Seko lah Unit SM P Neg er i 2 K er tasa ri

Gambar 3.10Data Flow Diagram Level1 Proses 2 Pengolahan Data Pengguna

Gambar 3.12Data Flow Diagram Level1 Proses 4 Pengolahan Data Siswa

Kesiswaan 6.4 hapus data pembagian kelas tbl_ pembagian_kelas data pembagian kelas telah dihapus

6.1 tambah data pembagian kelas 6.3 cari data pembagian kelas 6.2 ubah data pembagian kelas 6.5 cetak data pembagian kelas tbl_siswa tbl_ detail_kelas validasi

data detail kelas data siswa

data siswa data detail kelas

dialog tambah pembagian kelas tambah data pembagian kelas

informasi data pembagian kelas yang dicari cari data pembagian kelas

dialog hapus data pembagian kelas Hapus data pembagian kelas

cetak data siswa per-kelas laporan data siswa per-kelas yang dicetak

ubah data pembagian kelas dialog ubah data pembagian kelas

data pembagian kelas telah ditambah data pembagian kelas ditambah

data pembagian kelas yang dicari data pembagian kelas dicari

data siswa per-kelas yang dicetak data siswa per-kelas dicetak

data pembagian kelas telah diubah data pembagian kelas diubah data pembagian kelas dihapus

Gambar 3.14Data Flow Diagram Level1 Proses 6 Pembagian Kelas

Gambar 3.15Data Flow Diagram Level1 Proses 7

8.1 Tambah data guru 8.2 Ubah data guru 8.5 Cetak daftar keadaan guru 8.4 Hapus data guru 8.3 Cari data guru 8.6 Tambah data mengajar dialog tambah data guru

tambah data guru

Informasi data guru yang dicari cari data guru

dialog hapus data guru hapus data guru

dialog ubah data guru ubah data guru laporan daftar keadaan guru yang dicetak

cetak daftar keadaan guru

data guru telah diubah data guru diubah daftar keadaan guru yang dicetak

daftar keadaan guru dicetak data guru yang dicari

data guru dicari data guru telah ditambah

data guru ditambah

data guru telah dihapus data guru dihapus

tbl_guru 8.8 Cari data mengajar tbl_mengajar tbl_ mata_pelajaran 8.9 Hapus data mengajar

data mata pelajaran data mengajar ditambah

data guru

data mengajar telah ditambah

data mengajar dihapus data mengajar telah dihapus

data mengajar diubah

data guru data mengajar yang dicari

data mengajar dicari dialog tambah data mengajar

tambah data mengajar

Informasi data mengajar yang dicari cari data mengajar

dialog hapus data mengajar hapus data mengajar

8.7 Ubah

data mengajar

data mengajar telah diubah data mata pelajaran Kurikulum

ubah data mengajar dialog ubah data mengajar

Gambar 3.17Data Flow Diagram Level1 Proses 9 Pengolahan Data Mata Pelajaran

Gambar 3.18Data Flow Diagram Level1 Proses 10

Gambar 3.19Data Flow Diagram Level1 Proses 11 Pengolahan Data Nilai 3.2.12 Spesifikasi Proses

Spesifikasi proses digunakan untuk menggambarkan proses model aliran yang

ada dalamData Flow Diagram (DFD). Spesifikasi proses dari gambaranData Flow

Diagram (DFD) diatas akan dijelaskan pada tabel dibawah ini :

Tabel 3.1 Spesifikasi Proses

No Proses Nama Proses

1 No Proses 2.1

Nama Proses Tambah Data Pengguna

Source (Sumber) Tata Usaha

Input - tambah data pengguna

- data pengguna ditambah Input data terdiri dari :

- Bagian - ID User - Nama User

- Password - Re-Password

Output - data pengguna telah ditambah

- dialog tambah data pengguna

Destination (Tujuan) Tata Usaha

Logika Proses {tata usaha menambah data pengguna ke

database} begin

if username ada then

Info tambah data pengguna invalid else

begin

tambah data pengguna valid end

End

2 No Proses 2.2

Nama Proses Ubah data pengguna

Source (Sumber) Tata Usaha

Input - ubah data pengguna

- data pengguna diubah Input data terdiri dari :

- Bagian - ID User - Nama User - Password - Re-Password

Output - data pengguna telah diubah

- dialog ubah data pengguna

Destination (Tujuan) Tata Usaha

Logika Proses {tata usaha mengubah data pengguna

didatabase} begin

if username ada then

Info ubah data pengguna invalid else

begin

ubah data pengguna valid end

End

3 No Proses 2.3

Nama Proses Cari data pengguna

Input - cari data pengguna - data pengguna dicari Input data terdiri dari : - Kata Kunci

Output - data pengguna telah dicari

- informasi data pengguna yang dicari

Destination (Tujuan) Tata Usaha

Logika Proses {tata usaha mencari data pengguna

didatabase} begin

if data ada then begin

tampil data pengguna end

else

Info data tidak ditemukan end

End

4 No Proses 2.4

Nama Proses Hapus data pengguna

Source (Sumber) Tata Usaha

Input - hapus data pengguna

- data pengguna dihapus

Output - data pengguna telah dihapus

- dialog hapus data pengguna

Destination (Tujuan) Tata Usaha

Logika Proses {tata usaha menghapus data pengguna

didatabase} begin

if data ada then begin

data pengguna dihapus end

else

info tidak ada data untuk dihapus end

end

5 No Proses 3.1

Nama Proses Tambah data Iuran

Source (Sumber) Tata Usaha

Input - tambah data iuran

- data siswa - data pengguna

Input data terdiri dari : - No Pembayaran - Tanggal Pembayaran - Nama User

- NIS

- Nama Siswa - Tahun Ajaran

- Untuk Iuran (SPP) Bulan - Besar

- Keterangan

Output - data iuran telah ditambah

- dialog tambah data iuran

Destination (Tujuan) Tata usaha

Logika Proses {tata usaha menambah data transaksi

iuran ke database} begin

if kode transaksi ada then Info tambah data iuran invalid else

begin

tambah data iuran valid end

end

6 No Proses 3.2

Nama Proses Ubah data iuran

Source (Sumber) Tata Usaha

Input - ubah data iuran

- data iuran diubah - data siswa - data pengguna

Input data terdiri dari : - No Pembayaran

- Tanggal Pembayaran - Nama User

- NIS

- Nama Siswa - Tahun Ajaran

- Untuk Iuran (SPP) Bulan - Besar

Output - data iuran telah diubah - dialog ubah data iuran

Destination (Tujuan) Tata usaha

Logika Proses {tata usaha mengubah data transaksi iuran

didatabase} begin

if kode transaksi ada then Info ubah data iuran invalid else

begin

ubah data iuran valid end

End

7 No Proses 3.3

Nama Proses Cari data iuran

Source (Sumber) Tata Usaha

Input - cari data iuran

- data iuran dicari Input data terdiri dari : - Kata Kunci

Output - data iuran yang dicari

- informasi data iuran yang dicari

Destination (Tujuan) Tata Usaha

Logika Proses {tata usaha mencari data transaksi iuran

didatabase} begin

if data ada then begin

tampil data iuran end

else

Info data tidak ditemukan end

End

8 No Proses 3.4

Nama Proses Cetak data iuran

Source (Sumber) Tata Usaha

Input - cetak data iuran

- data iuran dicetak

Output - data iuran yang dicetak

- laporan data iuran yang dicetak

Logika Proses {tata usaha mencetak data iuran}

9 No Proses 4.1

Nama Proses Tambah data Siswa

Source (Sumber) Kesiswaan

Input - tambah data siswa

- data siswa ditambah Input data terdiri dari : - Tahun Masuk - NIS

- Nama Lengkap

- Siswa Tinggal Dengan - Tempat lahir

- Tanggal lahir - Agama - Jenis kelamin - Siswa anak Ke - Asal Sekolah - No. STTB - Tahun STTB - Nama Bapak - Pekerjaan Bapak - Nama Ibu - Pekerjaan Ibu - Alamat orang tua - Kota

- Kode Pos - Telepon - Nama wali - Pekerjaan Wali - Alamat wali - Kota

- Kode Pos - Telepon

Output - data siswa telah ditambah

- dialog tambah data siswa

Destination (Tujuan) Kesiswaan, guru dan tata usaha

Logika Proses {Kesiswaan menambah data siswa ke

database} begin

if NIS ada then

Info tambah data siswa invalid else

4 Biasa Saja 0 0

5 Cukup Membantu 0 0

6 Membantu 5 50

7 Sangat Membantu 5 50

5. Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari ini memberikan kemudahan dalam penyimpanan dan pencarian data?

Tabel 4.69 Hasil Pengujian Kuesioner Soal No. 5

No Keterangan Responden Presentase (%)

1 Sangat Tidak Setuju 0 0

2 Tidak Setuju 0 0

3 Kurang Setuju 0 0

4 Biasa Saja 0 0

5 Cukup Setuju 1 10

6 Setuju 2 20

7 Sangat Setuju 7 70

6. Apakah Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari ini layak untuk digunakan atau dioperasikan di SMP Negeri 2 Kertasari?

Tabel 4.70 Hasil Pengujian Kuesioner Soal No. 6

No Keterangan Responden Presentase (%)

1 Sangat Tidak Layak 0 0

2 Tidak Layak 0 0

3 Kurang Layak 0 0

4 Biasa Saja 0 0

5 Cukup Layak 0 0

6 Layak 6 60

166

4.2.5 Kesimpulan Pengujian Beta

Berdasarkan pengujian beta diatas, dapat disimpulkan bahwa pembangunan Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari dapat memberikan alternatif solusi permasalaan yang selama ini dihadapi oleh bagian tata usaha, kesiswaan dan kurikulum dalam mengolah data administrasi ataupun data akademik serta guru dalam mengolah data nilai siswa. Selain itu, dengan adanya Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari dapat menjadi alternatif kemudahan dalam proses cetak laporan, pencatatan data serta memudahkan memperoleh kembali data tersebut secara keseluruhan.

167

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan analisis, perancangan, implementasi, dan pengujian maka dapat diambil kesimpulan bahwa :

1. Dengan adanya Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari dapat membantu kerja Tata Usaha, Kesiswaan. Kurikulum dan Guru dalam mengolah data administrasi ataupun data akademik.

2. Dengan adanya Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari dapat membantu kerja Tata Usaha dalam mengolah data administrasi yang dilakukan oleh siswa.

3. Dengan adanya Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari dapat membantu kerja Tata Usaha, Kesiswaan dan Kurikulum dalam membuat laporan untuk setiap periodenya.

4. Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari memberikan kemudahan kepada Tata Usaha, Kesiswaan, Kurikulum dan Guru dalam prosestransferdata seperti data siswa, data guru dan lain-lain 5. Tingkat keamanan data lebih terjaga dengan dibuatnya suatu database

pada satu komputer secara terpusat yang diorganisasikan dalam struktur tertentu.

168

5.2 Saran

Sebagai bahan pertimbangan dalam upaya menyesuaikan kinerja dan mengembangkan Sistem Informasi Administrasi Sekolah Unit SMP Negeri 2 Kertasari dimasa yang akan datang maka :

1. Disiplin kerja para pengguna sangat diharapkan dalam menjalankan sistem informasi agar sistem dapat berjalan secara optimal

2. Untuk mengamankan data dan mengantisipasi adanya kemungkinanerror pada database maka disarankan kepada Tata Usaha untuk mem-backup database disetiap bulan untuk setiap periodenya.

169 Informatika UNIKOM

2. Husni, 2004,membuat apliaksi database client-server dengan delphi dan mysql, penerbit graha ilmu

3. Jogiyanto, HM, 1999,analisis dan desain sistem informaasi, penerbit andi Offset. 4. M.Agus J. Alam, 2003,Membuat program aplikasi menggunakan Delphi 6 dan

Delphi 7

5. Moekijat, Drs., 1994,pengantar sistem informasi manajement, Remaja ROSDA karya, Bandung.

DAFTAR RIW AYAT HIDUP

Data Pribadi

Nama Lengkap : Cepy Eka Kurniawan

Panggilan : Cepy

Jenis Kelamin : Laki-laki

Tinggi/ Berat Badan : ± 175 cm / ± 72 kg

Tempat Tanggal Lahir : Bandung, 07 Sept ember 1986 Kew arganegaraan : Indonesia

Agama : Islam

Golongan Darah : B

Alamat : _{Jl. Peta Gg. Pesant ren M uhamadiah Dalam IV No. 76 RT. 04 RW. 03} Bandung 40243

Telp / HP : (022) 5231444 / 085222649955

E-mail : cyezt rie@gmail.com

Hobby : M ain Game, Nont on Bola, M embaca

Pendidikan Formal

W aktu Pendidikan

2004 – 2009 Universit as Komput er Indonesia / Fakult as Teknik & Ilmu Komput er / Program St udi Teknik Informat ika / Jenjang St rat a-1 (S1)

2001 – 2004 _{SM A Pasundan 3 Bandung}

1998 – 2001 _{SM PN 10 Bandung}

1992 – 1998 _{SDN Kopo IV Bandung}