Sistem Informasi Pengolahan Surat pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Semarang.
SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT PADA BADAN
KESATUAN BANGSA DAN POLITIK KOTA SEMARANG
Novika Diar Alifiyana 1, Agus Winarno, M.Kom 2
1
2
Mahasiswa Sistem Informasi, Universitas Dian Nuswantoro Semarang
Dosen Pembimbing Sistem Informasi, Universitas Dian Nuswantoro Semarang
ABSTRAK
Terdapatnya no surat yang sama atau penomeran surat yang tidak sesuai
standar, no surat standar ditulis berdasarkan no urut surat, kode badan, tanggal
pembuatan surat. Sulitnya mengetahui letak surat / Disposisi Surat. Sulitnya
mendistribusikan surat jika sifatnya mendesak/surat tugas. Untuk mengatasi masalah
tersebut ingin dibuat Sistem Informasi Pengolahan Surat pada Badan Kesatuan
Bangsa dan Politik Kota Semarang. Dengan menggunakan metode pengembangan
sistem waterfall yang tahapannya meliputi tahap identifikasi, tahap analysis,tahap
design,tahap code, tahap testing, tahap maintenece. Tujuan dari penelitian ini adalah
terciptanya sistem informasi pengolahan surat pada Badan Kesatuan Bangsa dan
Politik Kota Semarang maka akan mengahsilkan no surat yang urut dan sesuai
standar. Mudah untuk mencari letak/disposisi Surat. Mudah mendistribusikan Surat
yaitu menggunakan email.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Pengolahan Surat, Waterfall, PHP, DFD
1.
PENDAHULUAN
Badan
Kesatuan
fungsi perlindungan dan pengayoman
Bangsa
dan
tersebut
diterjemahkan
sebagai
Politik (Kebangsospol) Kota Semarang
pemenuhan
merupakan
akan keamanan, ketentraman, dan
lembaga
teknis
yang
kebutuhan
menpunyai tugas pokok pembinaan
ketertiban
sosial
bermasyarakat,
politik
Semarang.
di
Wilayah
kehidupan
berbangsa
dan
Badan
bernegara yang harmonis, aman, dan
Kesatuan Bangsa dan politik Kota
damai, termasuk didalamnya terhadap
Semarang
bencana.
pemikiran
Pembentukan
Kota
dalam
masyarakat
berawal
bahwa
dari
sebuah
Pemerintah
mempunyai fungsi sebagai pelindung
dan pengayom masyarakat dimana
Administrasi
perkantoran
pada
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
Kota
Semarang
dalam
hal
ini
administrasi surat masuk dan surat
pengiriman. Menurut (Wursanto,1994)
keluar saat ini masih menggunakan
surat keluar adalah surat yang sudah
pendataan manual. sebelum membahas
lengkap
masalah administrasi surat masuk dan
berstempel, dan telah di tanda tangani
surat keluar. Maka akan dijelaskan
oleh berwenang) yang dibuat oleh
dulu mengenai definisi surat, definisi
instansi, kantor maupun lembaga yang
surat masuk dan definisi surat keluar.
ditujuankan kepada instansi, kantor
Menurut Silmi (2002) surat adalah
atau
sehelai
organisasi/perorangan diluar organisasi
kertas
digunakan
atau
untuk
lebih
yang
mengadakan
komunikasi secara tertulis. Surat pada
(bertanggal,
lembaga
bernomor,
lain
atau
tersebut
Saat
ini
masih
menggunakan
hakekatnya adalah bentuk penuangan
pendataan manual yaitu menggunakan
ide atau kehendak seseorang dalam
buku agenda surat masuk dan surat
bentuk tulisan Dengan demikian surat
keluar. Dengan pendataan manual
merupakan jembatan pengertian dan
mengalami kendala dan kekurangan
alat komunikasi bagi seseorang dan
yaitu
orang lain. Karena sifatnya yang
dalam pembuatan penomoran surat.
demikian,
harus
Terdapatnya no surat yang sama atau
disusun secara singkat dan padat tetapi
penomeran surat yang tidak sesuai
jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai
standar.
haruslah
berdasarkan no urut surat, kode badan,
maka
surat-surat
mudah
sederhana,dan
dimengerti,
teratur.
Menurut
(Wursanto, 1994) surat masuk adalah
masih melakukan kesalahan
No
surat
standar
ditulis
tanggal pembuatan surat.
Dengan
pendataan
semua jenis surat yang diterima dari
dokumen
organisasi/instansi
maupun
mengetahui letak dokumen (disposisi
diterima
surat).
perorangan,
baik
yang
susah
dicari,
manual
sulitnya
apabila dokumen tersebut
melalui pos (kantor pos), maupun yang
sedang di pinjam, hal ini menyebabkan
diterima dari kurir (pengantar surat)
banyak surat yang terselip bahkan
dengan
hilang maupun yang tercecer ataupun
mempergunakan
buku
ketinggalan. Jika surat tidak diketahui
membangun
keberadaannya
akan
pengolaan Surat pada Badan Kesatuan
Badan
Bangsa dan Politik Kota Semarang
mengganggu
tentu
kinerja
di
Kesatuan Bangsa dan Politik Kota
Sistem
Informasi
yang lebih efektif, akurat dan cepat.
Semarang. Dengan pendataan manual
juga terdapat kendala apabila surat
3.
bersifat penting (Surat Tugas) untuk
segera didistribusikan ke petugas yang
mendapatkan surat tugas tersebut.
Akan mengalami kesulitan apabila
petugas sedang tidak berada ditempat,
petugas sedang diluar kota. Surat
tersebut tentu sangat dibutuhkan untuk
keterbatasan
didistibusikan
mengganggu
maka
kinerja
di
waktu,
tenaga
serta
maka dalam pembuatan Penelitian ini
peneliti akan membatasi permasalahan
pada:
-
Sistem hanya melayani surat
masuk dan surat keluar Pada
Badan Kesatuan Bangsa dan
akan
Politik Kota Semarang
Badan
Kesatuan Bangsa dan Politik Kota
memperhatikan
banyaknya masalah yang dihadapi,
melaksanakan tugas, jika surat tersebut
belum
PEMBATASAN MASALAH
Dengan
-
Program
ini
di
menggunakan
Semarang untuk itu sangat diharapkan
buat
bahasa
pemrograman PHP
adanya sistem surat yang akan dikirim
melalui email, sehingga tidak harus
datang ke kantor untuk mengambil
4.
TUJUAN TUGAS AKHIR
Tujuan yang ingin dicapai adalah
surat. Dari latar belakang tersebut
membangun
sehingga
judul
Sistem Informasi pengolaan Surat pada
”Sistem Informasi Pengolahan Surat
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
pada Badan Kesatuan Bangsa dan
Kota Semarang yang lebih efektif,
Politik Kota Semarang”
akurat dan cepat.
2.
peneliti
memberi
sebuah
RUMUSAN MASALAH
Dari latar belakang
tersebut,
maka dapat dirumuskan Bagaimana
5. PEMBAHASAN
5.1 Dfd Level 0
membangun
bisa diperoleh kesimpulan sebagai
berikut: Dengan Sistem Informasi
pengolaan Surat pada Badan Kesatuan
Bangsa dan Politik Kota Semarang
yang lebih efektif, akurat dan cepat.
Yang nantinya dapat membuatkan
5.2 Tampilan Program
penomeran
surat
yang
memberikan
kemudahan
standar,
informasi
mengenai letak surat, Dan dapat
mendristibusikan/menyebarkan
surat
melalui email.
7.
Saran
-
Dapat
dikembangkan
menambah
dengan
banyak
pembahasannya tidak hanya surat
masuk dan surat keluar. Namun
dapat mendata lainnya seperti
absensi kerja
-
Setiap Pegawai mempunyai email,
karena nantinya surat tugas akan
dikirim via email
-
Dapat dikembangkan ke bahasa
pemrograman
lainnya
seperti
bahasa java, visual basic dan
6.
pemrograman lainnya.
Kesimpulan
Sistem
Informasi
Pengolahan
Daftar Pustaka
Surat pada Badan Kesatuan Bangsa
[1] Redha Hidayatullah (2013) Sistem
dan Politik Kota Semarang ini, maka
Pengolahan Data Surat Masuk dan
Surat Keluar Pada Kantor Badan
Pengawasan
Keuangan
Dan
Pembangunan (BPKP) Perwakilan
Provinsi Aceh Berbasis Web,
STIMIK U’BUDIYAH ACEH
[2] Nurul
Hamidah
(2012),
Pengelolaan Surat Masuk Dan
Surat
Keluar
Di
Badan
Kepegawaian Daerah Kabupaten
Ponorogo
Dengan
Mysql,
PHP
dan
Universitas
Muhammadiyah, Ponorogo
[3] Dessi Tri Santi (2013), Sistem
Informasi
Persuratan
Manajemen
Kementrian
Kabupaten
Tata
Agama
Pacitan,Universitas
Surakarta (UNSA), Solo
[4] Jogiyanto Hartono, MBA, Ph.D.,
Daur Hidup Perangkat Lunak
Penerbit ANDI
2005.
[5] Pressman, Roger S., Phd. (2002).
Rekayasa
Perangkat
Lunak
Pendekatan Praktisi (Buku Satu).
Yogyakarta : Penerbit Andi
KESATUAN BANGSA DAN POLITIK KOTA SEMARANG
Novika Diar Alifiyana 1, Agus Winarno, M.Kom 2
1
2
Mahasiswa Sistem Informasi, Universitas Dian Nuswantoro Semarang
Dosen Pembimbing Sistem Informasi, Universitas Dian Nuswantoro Semarang
ABSTRAK
Terdapatnya no surat yang sama atau penomeran surat yang tidak sesuai
standar, no surat standar ditulis berdasarkan no urut surat, kode badan, tanggal
pembuatan surat. Sulitnya mengetahui letak surat / Disposisi Surat. Sulitnya
mendistribusikan surat jika sifatnya mendesak/surat tugas. Untuk mengatasi masalah
tersebut ingin dibuat Sistem Informasi Pengolahan Surat pada Badan Kesatuan
Bangsa dan Politik Kota Semarang. Dengan menggunakan metode pengembangan
sistem waterfall yang tahapannya meliputi tahap identifikasi, tahap analysis,tahap
design,tahap code, tahap testing, tahap maintenece. Tujuan dari penelitian ini adalah
terciptanya sistem informasi pengolahan surat pada Badan Kesatuan Bangsa dan
Politik Kota Semarang maka akan mengahsilkan no surat yang urut dan sesuai
standar. Mudah untuk mencari letak/disposisi Surat. Mudah mendistribusikan Surat
yaitu menggunakan email.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Pengolahan Surat, Waterfall, PHP, DFD
1.
PENDAHULUAN
Badan
Kesatuan
fungsi perlindungan dan pengayoman
Bangsa
dan
tersebut
diterjemahkan
sebagai
Politik (Kebangsospol) Kota Semarang
pemenuhan
merupakan
akan keamanan, ketentraman, dan
lembaga
teknis
yang
kebutuhan
menpunyai tugas pokok pembinaan
ketertiban
sosial
bermasyarakat,
politik
Semarang.
di
Wilayah
kehidupan
berbangsa
dan
Badan
bernegara yang harmonis, aman, dan
Kesatuan Bangsa dan politik Kota
damai, termasuk didalamnya terhadap
Semarang
bencana.
pemikiran
Pembentukan
Kota
dalam
masyarakat
berawal
bahwa
dari
sebuah
Pemerintah
mempunyai fungsi sebagai pelindung
dan pengayom masyarakat dimana
Administrasi
perkantoran
pada
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
Kota
Semarang
dalam
hal
ini
administrasi surat masuk dan surat
pengiriman. Menurut (Wursanto,1994)
keluar saat ini masih menggunakan
surat keluar adalah surat yang sudah
pendataan manual. sebelum membahas
lengkap
masalah administrasi surat masuk dan
berstempel, dan telah di tanda tangani
surat keluar. Maka akan dijelaskan
oleh berwenang) yang dibuat oleh
dulu mengenai definisi surat, definisi
instansi, kantor maupun lembaga yang
surat masuk dan definisi surat keluar.
ditujuankan kepada instansi, kantor
Menurut Silmi (2002) surat adalah
atau
sehelai
organisasi/perorangan diluar organisasi
kertas
digunakan
atau
untuk
lebih
yang
mengadakan
komunikasi secara tertulis. Surat pada
(bertanggal,
lembaga
bernomor,
lain
atau
tersebut
Saat
ini
masih
menggunakan
hakekatnya adalah bentuk penuangan
pendataan manual yaitu menggunakan
ide atau kehendak seseorang dalam
buku agenda surat masuk dan surat
bentuk tulisan Dengan demikian surat
keluar. Dengan pendataan manual
merupakan jembatan pengertian dan
mengalami kendala dan kekurangan
alat komunikasi bagi seseorang dan
yaitu
orang lain. Karena sifatnya yang
dalam pembuatan penomoran surat.
demikian,
harus
Terdapatnya no surat yang sama atau
disusun secara singkat dan padat tetapi
penomeran surat yang tidak sesuai
jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai
standar.
haruslah
berdasarkan no urut surat, kode badan,
maka
surat-surat
mudah
sederhana,dan
dimengerti,
teratur.
Menurut
(Wursanto, 1994) surat masuk adalah
masih melakukan kesalahan
No
surat
standar
ditulis
tanggal pembuatan surat.
Dengan
pendataan
semua jenis surat yang diterima dari
dokumen
organisasi/instansi
maupun
mengetahui letak dokumen (disposisi
diterima
surat).
perorangan,
baik
yang
susah
dicari,
manual
sulitnya
apabila dokumen tersebut
melalui pos (kantor pos), maupun yang
sedang di pinjam, hal ini menyebabkan
diterima dari kurir (pengantar surat)
banyak surat yang terselip bahkan
dengan
hilang maupun yang tercecer ataupun
mempergunakan
buku
ketinggalan. Jika surat tidak diketahui
membangun
keberadaannya
akan
pengolaan Surat pada Badan Kesatuan
Badan
Bangsa dan Politik Kota Semarang
mengganggu
tentu
kinerja
di
Kesatuan Bangsa dan Politik Kota
Sistem
Informasi
yang lebih efektif, akurat dan cepat.
Semarang. Dengan pendataan manual
juga terdapat kendala apabila surat
3.
bersifat penting (Surat Tugas) untuk
segera didistribusikan ke petugas yang
mendapatkan surat tugas tersebut.
Akan mengalami kesulitan apabila
petugas sedang tidak berada ditempat,
petugas sedang diluar kota. Surat
tersebut tentu sangat dibutuhkan untuk
keterbatasan
didistibusikan
mengganggu
maka
kinerja
di
waktu,
tenaga
serta
maka dalam pembuatan Penelitian ini
peneliti akan membatasi permasalahan
pada:
-
Sistem hanya melayani surat
masuk dan surat keluar Pada
Badan Kesatuan Bangsa dan
akan
Politik Kota Semarang
Badan
Kesatuan Bangsa dan Politik Kota
memperhatikan
banyaknya masalah yang dihadapi,
melaksanakan tugas, jika surat tersebut
belum
PEMBATASAN MASALAH
Dengan
-
Program
ini
di
menggunakan
Semarang untuk itu sangat diharapkan
buat
bahasa
pemrograman PHP
adanya sistem surat yang akan dikirim
melalui email, sehingga tidak harus
datang ke kantor untuk mengambil
4.
TUJUAN TUGAS AKHIR
Tujuan yang ingin dicapai adalah
surat. Dari latar belakang tersebut
membangun
sehingga
judul
Sistem Informasi pengolaan Surat pada
”Sistem Informasi Pengolahan Surat
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
pada Badan Kesatuan Bangsa dan
Kota Semarang yang lebih efektif,
Politik Kota Semarang”
akurat dan cepat.
2.
peneliti
memberi
sebuah
RUMUSAN MASALAH
Dari latar belakang
tersebut,
maka dapat dirumuskan Bagaimana
5. PEMBAHASAN
5.1 Dfd Level 0
membangun
bisa diperoleh kesimpulan sebagai
berikut: Dengan Sistem Informasi
pengolaan Surat pada Badan Kesatuan
Bangsa dan Politik Kota Semarang
yang lebih efektif, akurat dan cepat.
Yang nantinya dapat membuatkan
5.2 Tampilan Program
penomeran
surat
yang
memberikan
kemudahan
standar,
informasi
mengenai letak surat, Dan dapat
mendristibusikan/menyebarkan
surat
melalui email.
7.
Saran
-
Dapat
dikembangkan
menambah
dengan
banyak
pembahasannya tidak hanya surat
masuk dan surat keluar. Namun
dapat mendata lainnya seperti
absensi kerja
-
Setiap Pegawai mempunyai email,
karena nantinya surat tugas akan
dikirim via email
-
Dapat dikembangkan ke bahasa
pemrograman
lainnya
seperti
bahasa java, visual basic dan
6.
pemrograman lainnya.
Kesimpulan
Sistem
Informasi
Pengolahan
Daftar Pustaka
Surat pada Badan Kesatuan Bangsa
[1] Redha Hidayatullah (2013) Sistem
dan Politik Kota Semarang ini, maka
Pengolahan Data Surat Masuk dan
Surat Keluar Pada Kantor Badan
Pengawasan
Keuangan
Dan
Pembangunan (BPKP) Perwakilan
Provinsi Aceh Berbasis Web,
STIMIK U’BUDIYAH ACEH
[2] Nurul
Hamidah
(2012),
Pengelolaan Surat Masuk Dan
Surat
Keluar
Di
Badan
Kepegawaian Daerah Kabupaten
Ponorogo
Dengan
Mysql,
PHP
dan
Universitas
Muhammadiyah, Ponorogo
[3] Dessi Tri Santi (2013), Sistem
Informasi
Persuratan
Manajemen
Kementrian
Kabupaten
Tata
Agama
Pacitan,Universitas
Surakarta (UNSA), Solo
[4] Jogiyanto Hartono, MBA, Ph.D.,
Daur Hidup Perangkat Lunak
Penerbit ANDI
2005.
[5] Pressman, Roger S., Phd. (2002).
Rekayasa
Perangkat
Lunak
Pendekatan Praktisi (Buku Satu).
Yogyakarta : Penerbit Andi