Analisis Sistem Informasi Aplikasi EMS Client

1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan dunia dewasa ini ditandai dengan arus globalisasi disegala bidang yang membawa dampak cukup pesat bagi perkembangan teknologi di Indonesia. Salah satu kebutuhan hidup yang tak kalah penting di era globalisasi ini adalah kebutuhan akan jasa pengiriman barang. Banyaknya penduduk yang saling mengirim barang dari tempat yang jauh membuat jasa ini menjadi sangat penting. Berdasarkan kenyataan tersebut banyak bermunculan jasa pengiriman barang swasta, sedangkan jasa pengiriman pemerintah dari dahulu sampai sekarang hanya satu, yaitu PT Pos Indonesia (Persero). Dewasa ini penyelengaraan pos ditujukan sebagai pendukung pembangunan yang mampu mempererat hubungan antara warga masyarakat dan instansi pemerintah untuk mengelola tugas-tugas pemerintah dalam mengatur, mengawasi, membina dan mengarahkan bermacam-macam kegiatan oleh dan untuk masyarakat. Dengan memberikan pelayanan yang sebaik mungkin tanpa membedakan.

Pos merupakan organisasi yang besar dalam pelayanan lalu lintas berita, uang dan barang. Pos mulai beroperasi ribuan tahun yang lalu dan sekarang pos merupakan jaringan yang vital di setiap negara. Sepanjang sejarah manusia pelayanan pos merupakan salah satu jenis pelayanan komunikasi yang paling tua. Dibanyak bagian dunia, terdapat tanda-tanda adanya penyelenggara pelayanan pos dimasa lalu yang ditata dalam organisasi yang teratur dan rapi. Pada dasarnya keberadaan PT Pos Indonesia (Persero) merupakan bagian pembangunan nasional,

antar daerah. Oleh karena itu penyelenggaraan pos dijalankan oleh Negara demi kepentingan umum dan bertujuan menunjang pembangunan nasional. Sebelum dikeluarkanya Undang-undang No. 38 Tahun 2009, pos artinya pengantaran surat-surat, tetapi setelah keluarnya Undang-undang tersebut, Pos merupakan lembaga umum yang bertugas mengurus pengantaran dan pengangkutan surat dan paket.

Oleh karena itu dibangun beberapa aplikasi untuk jasa pengiriman, salah satunya adalah Express Mail Service (EMS). Express Mail Service adalah layanan pengiriman dokumen dan barang dari dalam negeri dan ke luar negeri, yang diatur secara khusus. Seiring dengan perkembangan tuntutan kebutuhan pelanggan serta sejalan dengan upaya perusahaan untuk meningkatkan citra layanan, baik dimata pengguna jasa maupun di lingkungan dunia internasional, maka dipandang perlu untuk melakukan perbaikan kualitas operasi layanan Express Mail Service (EMS) melalui penyempurnaan pedoman operasi bagi UPT yang dituangkan dalam suatu Petunjuk Pelaksanaan Layanan Express Mail Service (Juklak EMS).

Melihat permasalahan tersebut pentingnya sistem informasi dalam penyampaian informasi, sehingga dapat diuraikan secara garis besar yang disajikan dalam bentuk laporan kerja praktek dengan judul “ANALISIS SISTEM INFORMASI APLIKASI EMS CLIENT”.

Sesuai dengan latar belakang masalah di atas, masalah yang akan dibahas dalam menganalisis ini adalah:

 Kebutuhan akan teknologi yang pesat pada saat sekarang

 Lambatnya dalam proses pengolahan data proses pengiriman EMS Berdasarkan hal tersebut maka dirumuskan masalah bagaimana menganalisis SISTEM INFORMASI APLIKASI EMS

1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1Maksud

Adapun maksudnya laporan kerja praktek ini adalah menganalisis sistem informasi aplikasi EMS di PT. Pos Indonesia.

1.3.2Tujuan

Tujuan yang akan dicapai dalam penelitian laporan kerja praktek ini adalah : 1. Menganalisis bisnis layanan di PT. Pos Indonesia khususnya layanan

EMS dapat memberi kemudahan dalam proses.

2. Melihat cara kerja aplikasi EMS ini apakah dapat mempercepat pelaksanaan dan penyelenggaraan bisnis layanan.

1.4 Batasan Masalah

Batasan masalah disini dimaksudkan untuk mempertegas ruang lingkup masalah yang akan dibahas, agar tidak menimbulkan terlalu luasnya penafsiran mengenai permasalahan dan pembahasan terhadap permasalahan pun menjadi

Penelitian yang telah dilakukan mengenai pemasukan data pengirim, penerima wesel dan transaksi wesel, pencetakan data dan pembuatan laporan maka dari itu penganalisis membatasi masalah sebagai berikut :

1. Prosedur yang digunakan dalam penggunaan sistem ini adalah prosedur umum, prosedur buka layan/awal dinas, prosedur penerimaan kiriman, prosedur pembayaran kiriman, prosedur pembatalan kiriman. Data yang dibutuhkan dalam proses transakasi adalah data pengirim EMS, data EMS, data penerima EMS

2. Data yang dibutuhkan adalah data pengirim, data penerima, bukti pembayaran, backsheet setor, backsheet bayar, rekapitulasi data.

1.5 Metode Penelitian

Dalam penulisan laporan Kerja Praktek ini dibagi dalam beberapa tahap yang masing-masing memiliki kegiatan yang ditunjang dengan pemakaian metode tertentu pula.

Tahapan yang digunakan dalam penyusunan penelitian ini adalah sebagai berikut :

Metode Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara :

a. Studi Kepustakaan yaitu mengumpulkan data dengan cara membaca, mempelajari dan menganalisa beberapa buku yang berkaitan dengan masalah yang berhubungan dengan penelitian ini.

mengadakan penelitian atau meninjau langsung ke PT. Pos Indonesia.

c. Wawancara/Interview yaitu dengan bertanya langsung kepada pegawai perusahaan yang mampu dan mengerti akan masalah yang dipertanyakan.

d. Studi Literatur yaitu melakukan perncarian pustaka-pustaka yang menunjang. Pustaka tersebut dapat berupa buku-buku atau mencari penjelasan yang berhubungan untuk pemecahan masalah melalui internet.

1.6 Sistematika Penulisan

Pada sistematika penulisan bertujuan untuk menjelaskan bab-bab yang akan dibuat pada pembuatan laporan kerja praktek secara garis besar adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini merupakan bagian yang mengemukakan Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Maksud dan Tujuan, Batasan Masalah, Metode Penelitian, serta Sistematika Penulisan Laporan Kerja Praktek di PT. Pos Indonesia.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab II ini merupakan tinjauan umum yang di dalamnya menjelaskan tentang profil perusahaan, mulai dari sejarah

organisasi perusahaan dan job deskripsion, dan teori-teori yang berhubungan dengan permasalahan berdasarkan studi pustaka yang dilakukan.

BAB III

PEMBAHASAN

Bab III ini berisikan pembahasan mengenai analisis dari rancangan pembuatan sistem aplikasi. Lingkup pembahasan meliputi analisis sistem, perancangan global dan perancangan rinci dari hasil analisis pada saat kita melakukan kerja praktek.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Bab IV ini merupakan penutup yang berisi kesimpulan dan saran-saran yang dapat memberikan masukan bagi pembaca dan merupakan penutup dari laporan ini.

6 2.1 Profil Tempat Kerja Praktek

Pos Indonesia merupakan anggota organisasi Universal Posta Union (UPU) yang merupakan organisasi pos dunia. Melalui organisasi ini, administrasi pos seluruh dunia menjalin kerja sama jaringan internasional dalam penyelenggaraan layanan pos.

UPU didirikan pada tahun 1874 dengan kantor pusat di ibu kota Swiss, Bern merupakan organisasi internasional tertua yang kedua setelah International Telecommunication Union (ITU). Organisasi ini saat ini memiliki anggota sebanyak 191 negara.

UPU merupakan forum untuk kerja sama penyelenggaraan layanan pos dan membantu terciptanya jaringan universal layanan/ produk pos yang up to date. Untuk itu, UPU memiliki peran advisory, mediasi, dan memberikan bantuan teknis yang dibutuhkan negara anggota.

Untuk menjamin /mengatur kerja sama pertukaran kiriman pos internasional, UPU membuat aturan-aturan yang terdiri dari Constitution, Convention, General Regulation, Letter Post Regulation, Parcel Post Regulation, dan Postal Payment Service Agreement. Aturan-aturan tersebut dikenal dengan nama Akta UPU.

Tabel 2.1 Profil Tempat Kerja Praktek

Dokumen Bahasa Indonesia English

Constitution & General Regulation

1 1 2

Convention 1 1

Letter Post

Regulation

1 1 2 3

Parcel Regulation 1 1 2

Payment Service Agreement

1 2 1 2

Selain itu, UPU juga membuat rekomendasi untuk menstimulasi pertumbuhan produksi kiriman pos dan meningkatkan kualitas layanan pos. Selain menjadi anggota UPU, Pos Indonesia juga menjadi anggota organisasi Asia Pacific Postal Union (APPU). Organisasi ini merupakan organisasi antar administrasi pos se Asia Pasifk yang berkedudukan di Bangkok, Thailand dengan anggota berjumlah 29 negara.

APPU merupakan organisasi yang berafiliasi kepada UPU, dan memiliki tujuan untuk memperluas, menfasilitasi dan mengembangkan hubungan kerja sama postal antara negara anggota.

Dalam melaksanakan peran dan fungsinya UPU maupun APPU menyelenggarakan aktivitas baik yang bersifat rutin maupun yang bersifat insidental. Kegiatan rutin yang diselenggarakan UPU adalah : Congress (4 tahunan), Sidang Postal Operations Council (tiap tahun), Council of Administration Meeting (tiap tahun), dan Strategy Conference (4 tahunan).Sedangkan kegiatan rutin yang diselenggarakan oleh APPU adalah APPU Congress (4 tahunan), dan APPU Excecutive Council Meeting (2 tahunan).

2.1.1 Sejarah Instansi

Tabel 2.2 Sejarah Instansi

Tahun Uraian

26 - 8- 1746 Kantorpos pertama di Indonesia adalah

di Batavia didirikan oleh Gubernur Jendral GW Baron

1906 Posts Telegraafend Telefoon Diensts

27-9 – 1945 Jawatan PTT Republik Indonesia

ditandai Pengambilalihan Kantor Pusat PTT di Bandung oleh Angkatan Muda PTT dari pemerintahan Militer Jepang. Tanggal tersebut diperingati sebagai Hari Bakti Postel

1961 Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.240 Tahun 1961 status Jawatan PTT berubah menjadi Perusahaan Negara (PN) Pos dan Telekomunikasi

1965 PN Pos dan Telekomunikasi dibagi dua

menjadi : PN Pos dan Giro berdasarkan Peraturan Pemerintah No 29 Tahun 1965 dan PN Telekomunikasi berdasarkan Peraturan Pemerintah No 30 Tahun 1965

1978 Berdasarkan Peraturan Pemerintah

No.9 Tahun 1978, status PN Pos dan Giro diubah menjadi Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro.

2.1.2 Logo Instansi

Logo lama Perum Pos dan Giro terdiri dari unsur padi-kapas yang bersambung dengan banner di atas dengan tulisan RI, banner di bawah dengan tulisan POS & GIRO, mengelilingi unsur segi-lima yang mengurung bola dunia dan burung. Diantara segi-lima dan padi–kapas terdapat garis arsiran horisontal yang berfungsi sebagai background dari unsur segilima (Gambar 2.1.2.1).

Gambar 2.1 Logo Lama Perum Pos Indonesia

(sebelum mengalami perubahan)

Ide utama pada logo ini adalah burung, sebagai tanda yang mewakili merpati pos, sebagai bentuk konsep pengiriman surat jaman dahulu. Bola dunia, sebagai representasi dari perputaran dunia, kekekalan, dan adanya hubungan antar negara, atau internasionalisasi.

Unsur padi kapas, yang merepresentasikan sila ke lima dari Pancasila dapat dimaknai sebagai bentuk keadilan dan kesejahteraan sosial. Untuk kelompok tertentu padi mevisualisasikan pangan dan kesuburan, kapas memvisualisasikan sandang. Unsur padi kapas dapat dimaknai kemakmuran dan kesejahteraan masyarakat yang tercukupi kebutuhan pangan dan sandangnya.

Banner yang bertuliskan RI di atas segilima dan merupakan ujung dari unsur padikapas yang melingkari segi-lima, merupakan singkatan dari Republik Indonesia. Unsur segilima mewakili kelima sila pada Pancasila.

Makna yang tertangkap secara semantik dari membaca tanda-tanda pada logo ini adalah pekerjaan profesionalitas pos yang divisualisasikan dengan burung merpati dan bola dunia, terkurung oleh segilima dan masih dikelilingi oleh padi kapas yang ujung atasnya ada banner bertuliskan RI, yang memberikan kesan bersifat nasional.

Bisnis Pos merupakan bisnis jasa yang berlingkup internasional, menghubungkan antar negara di dunia, sehingga kesan yang timbul dari logo lama PT Pos ini adalah profesionalitas Pos yang bersifat internasional divisualisasikan dengan burung merpati dan bola dunia, namun masih terkurung oleh hal-hal yang bersifat nasional, burung tidak dapat lepas dan bebas.

Pada logo PT Pos yang lama ini masih terlihat adanya dominasi dua unsur sebagai reprensentasi dari ideologi Pancasila yaitu padi-kapas, dan segilima. Di sini hegemoni ideologi melalui logo terlihat sangat jelas, terutama dari unsur-unsur tanda-tanda yang ditampilkan.

Setelah mengalami perubahan kelembagaan dari Perum Pos dan Giro menjadi

Persero, logo PT Pos Indonesia mengalami perubahan. Visualisasi burung merpati Pos yang siap terbang bebas mengelilingi dunia tidak lagi terkurung oleh segilima dan padi kapas.

Burung merpati pos terbang dan berjalan semakin cepat. Kesan kecepatan tersebut,

divisualisasikan dengan sayap yang bergaris horisontal, proporsi burung dibuat lebih

memanjang dan mengecil di ujung untuk memberikan kesan gerak dinamis (Gambar 2.1.2.2).

Ukuran burung dibuat lebih besar dibandingkan dengan bola dunia, dapat dimaknai bahwa burung sebagai tanda yang merepresentasikan PT Pos diharapkan dapat menguasai dunia. Logo memiliki warna dasar ‘jingga’ untuk menandakan sesuatu yang penting.

Warna ini juga digunakan untuk tiang-tiang pemisah pada perbaikan di jalan tol, seragam tukang parkir, pakaian penerbang, pakaian pendaki gunung, dan segala sesuatu yang dianggap penting dan perlu perhatian.

Gambar 2.2 Logo Baru PT Pos Indonesia (setelah mengalami perubahan)

Tulisan dengan tipografi bold: POS INDONESIA, menunjukkan nama perusahaandengan identitas negara, berada di bawah gambar burung dan bola

dunia, di sini terbacabahwa yang utama adalah profesionalitas dibidang usaha, dengan slogan “Untuk anda kami ada”, untuk lebih menekankan kesan mengutamakan pelayanan. Tipografi slogan tersebut menggunakan huruf latin untuk memberikan kesan luwes, lentur dan ramah.

Dari visualisasi burung merpati yang dikurung oleh sesuatu bentuk segi-lima, menjadi lepas tanpa kurungan. Jika fenomena tersebut di atas ditinjau dari sistem tanda dari Saussure tentang makna arbitrary, dimana makna sesuatu yang dibuat secara artifisial tetapi disepakati oleh masyarakat, dan merupakan konvensi, dimana penanda berupa bentuk segilima, diubah atau dihilangkan, untuk menciptakan makna dan citra yang baru dari PT Pos Indonesia. Dengan upaya merubah penanda, maka diharapkan dapat memperbaiki citra yang telah terlanjur terbentuk di masyarakat.

Upaya ini diantaranya ada yang ditunjang dengan slogan yang memberikan citra pelayanan, sebagaimana seharusnya citra perusahaan-perusahaan ini yaitu untuk melayani masyarakat.

2.1.3 Badan Hukum Instansi

Berdasarkan Surat Keputusan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) nomor : SE 68 /DIROP/0503 tanggal 18 Juni 2004 tentang Implementasi Sistem Pos Remmitance, Surat Keputusan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) nomor : KD 30 /DIRUT/0704 tanggal 26 Mei 2003 tentang layanan EMS terlampir untuk dipedomani dan dilaksanakan dalam rangka peluncuran dan operasionalisasi layanan EMS.

Tarif dan bea-bea lain yang berhubungan dengan pengiriman EMS ditetapkan oleh direksi. Sedangkan kiriman EMS tidak boleh melebihi batas ukuran dan timbangan yang sudah diatur.

2.1.4 Struktur Organisasi Perusahan

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Perusahaan

2.2 Landasan Teori

2.2.1 Pengertian Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak memiliki pengertian menunjuk pada program dan alat bantu lain yang bersifat menambah kemampuan komputer sebagai alat untuk melaksanakan tugas atau operasi tertentu. Program aplikasi dapat dibuat secara

khusus untuk memenuhi kebutuhan khusus pula (tailor-made) atau berupa paket yang mempunyai aplikasi umum.

Disebut juga dengan perangkat lunak, merupakan kumpulan beberapa perintah yang dieksekusi oleh mesin komputer dalam menjalankan pekerjaannya. perangkat lunak ini merupakan catatan bagi mesin komputer untuk menyimpan perintah, maupun dokumen serta arsip lainnya.

Merupakan data elektronik yang disimpan sedemikian rupa oleh komputer itu sendiri, data yang disimpan ini dapat berupa program atau instruksi yang akan dijalankan oleh perintah, maupun catatan-catatan yang diperlukan oleh komputer untuk menjalankan perintah yang dijalankannya. Untuk mencapai keinginannya tersebut dirancanglah suatu susunan logika, logika yang disusun ini diolah melalui perangkat lunak, yang disebut juga dengan program beserta data-data yang diolahnya. Pengeloahan pada software ini melibatkan beberapa hal, diantaranya adalah sistem operasi, program, dan data. Software ini mengatur sedemikian rupa sehingga logika yang ada dapat dimengerti oleh mesin komputer.

2.2.2 Konsep Dasar Sistem

Pengertian sistem menurut Jogiyanto H.M yang dalam bukunya menyatakan :

“Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan“

Sistem dapat didefinisikan juga sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub-sistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem adalah kumpulan dari bagian apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.

Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa didalam sistem terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem). Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem yang lebih kecil lagi. Subsistem ini saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan (terintegrasi) sehingga tujuan sistem tersebut dapat tercapai.

2.2.2.1 Pengertian Dasar Sistem

Suatu sistem pada dasarnya merupakan suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lain dan prosedur-prosedur yang berkaitan yang melaksanakan dan mempermudah pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi. Menurut Jogiyanto “Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, nerkumpul, bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

Sistem itu sendiri mempunyai tujuan yang sama untuk menghasilkan sesuatu yang lebih bermanfaat ada yang menyebut mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai sasaran (object). Jadi dapat disimpulkan pengertian sistem adalah kumpulan dari berbagai macam elemen

yang berbeda namun mempunyai tujuan yang sama untuk mencapai sasaran atau objek. Beberapa ciri dari sistem yaitu sebagai berikut :

1. Mengarah Pada Tujuan

Cara kerja sistem ini adalah merangkai dan mengkoordinasikan fakta-fakta untuk mencapai tujuan dengan menggunakan aturan-aturan tertentu.

2. Merupakan Suatu Keseluruhan

Sistem merupakan suatu keseluruhan yang bulat dan utuh, dimana tujuan masing-masing dari bagian yang membentuk sistem akan saling menunjang dan mencapai tujuan dari sistem secara keseluruhan, dan ini berarti bahwa pencapaian tujuan dari salah satu bagian tidak dapat dilakukan dengan mengabaikan pencapaian tujuan dengan bagian yang lainnya.

3. Adanya Keterbatasan

Sistem memiliki sifat yang terbuka, dimana suatu sistem dapat berinteraksi dengan sistem lainnya yang lebih besar.

4. Adanya Proses Transformasi

Suatu sistem mempunyai atau melakukan proses transformasi kegiatan yang mengubah suatu input atau masukan menjadi suatu output untuk mencapai suatu tujuan.

5. Saling Berkaitan

Sistem terdiri dari elemen-elemen yang saling berkaitan satu elemen dengan elemen yang lain.

2.2.2.2 Bentuk Umum Sistem

Bentuk umun dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), proses dan keluaran (output), dalam bentuk umum sistem ini bisa melakukan satu atau lebih masukan yang akan diproses dan menghasilkan keluaran sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Gambar 2.4Bentuk Umum Sistem

2.2.2.3 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai sebagai berikut :

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama untuk membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batas Sistem (Boundary)

INPUT OUTPUT

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan meupakan energi dari sistem dan harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari suatu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran (Output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengolahan (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran (Objective) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.2.2.4 Analisis Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai “penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.” Analisis dan Desain : Jogiyanto

2.2.3 Konsep Dasar Informasi

Definisi umum informasi dalam pemakaian sistem informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang memakai di dalam mengambil keputusan. Jadi sistem pengolahan informasi pengolahan data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya.

2.2.3.1 Pengertian Dasar Informasi

Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang berguna untuk pengambilan keputusan.

Sumber dari Informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan saat tertentu.

Informasi adalah data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang lebih berarti bagi penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.

Informasi yang bersumber dari proses data harus merupakan informasi yang terstruktur. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.2.3.2 Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah untuk proses lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tetentu agar dapat lebih berguna dalam bentuk informasi.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kamudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan dan menghasilkan suatu tindakan yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali melalui suatu model sampai mmbentuk suatu siklus informasi.

Siklus informasi dapat dilihat seperti pada gambar 2.3 berikut :

Dasar Data

Gambar 2.5 Siklus Informasi

2.2.3.3 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi yang diharapkan tergantung tiga hal pokok, yaitu :

1. Akurat

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang biasanya terjadi dan selain itu harus jelas maksud dan tujuannya sehingga output/keluaran biasa dipertanggung jawabkan.

2. Tepat Waktu

Informasi yang dihasilkan atau dibuthkan tidajk boleh terlambat (usang) informasi yang usang tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga jika digunakan sebagai dasar dari pengambilan keputusan akan bersifat fatal atau mengalami kesalahan dalam pengambilan keputusan dan tindakan.

3. Relevan

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat dan informasi yang diterima si pemakai dan pemakai lainya bisa berbeda-beda.

2.2.3.4 Nilai Informasi

Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah

tertentu dengan biaya untuk memperolehnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis Cost Effectiveness atau Cost Benefit.

2.2.3.5 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan stategis dari suatu organisasi dan menyediakan informasi untuk pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suau organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi yang mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan stategi-stategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

2.2.3.6 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi mempunyai beberapa komponen yaitu :

1. Perangkat keras (Hardware) yaitu semua alat komputeryang secara fisik dapat diliah dan diraba dengn jelas, seperti: keyboard, harddisk, monitor, alat printer, mouse, dan lain-lain.

2. Perangkat lunak (Software) yatitu semua pengakat komputer yang dapat mebuat perangkat keras komputer bekerja menjalankan fungsinya.

2.2.4 Flow Map

Bagan alir atau flow map adalah bagan yang menunjukan alir didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi.

Bagan alir dokumen atau sering disebut juga Flow Map merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari aliran formulir termasuk tembusan-tembusannya.

2.2.5 Alat-alat Pemodelan Sistem

Pemodelan sistem merupakan hal yang penting bagi kelangsungan sistem itu sendiri. Pemodelan sistem adalah suatu upaya untuk menjaga efektifitas sistem dalam memenuhi kebutuhan pengguna sistem.Pemodelan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang sudah ada.

Alat-alat yang digunakan dalam pemodelan sistem antara lain adalah:

1. Data Flow Diagram (DFD).

2. Kamus Data (Data Dictionary)

2.2.6 Pendekatan Analisis Sistem

Untuk melangkah ke tahap berikutnya yaitu tahap desain, maka sebelumnya akan melakukan tahap-tahap sebagai berikut :

Data Flow Diagram adalah diagram sistem yang menggambarkan cara kerja aplikasi secara logic. Mulai dari tingkat paling tinggi sampai dengan tingkat paling rendah. Pada perancangan ini terdiri dari perancangan awal (preliminary design) dan perancangan rinci (detailed design) sesuai dengan tahap-tahap rekayasa perangkat lunak. Adapun penjelasan dari perancangan awal adalah perancangan sistem yang menggambarkan tentang hubungan antara sistem dengan lingkungan luar sistem.

Hubungan ini dapat digambarkan dengan menggunakan diagram konteks. Sedangkan perancangan rinci adalah perancangan sistem yang menggambarkan tentang proses yang terjadi pada sistem serta arus data yang mengalir antar proses. DFD merupakan alat yang digunakan pada metode pengembangan sistem yang terstruktur, DFD ini menggambarkan arus data di dalam sistem yang terstruktur dan jelas serta merupakan dokumentasi sistem yang baik.

2.2.6.2 Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Kamus data dapat digunakan pada tahap analisa dan perancangan sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang masukan, merancang laporan-laporan dan database.

Dengan adanya kamus data, didapat definisi-definisi dari bentuk-bentuk yang tidak dimengerti dalam DFD yaitu aliran data, file, proses dan

elemen-elemen data. Arus data pada DFD bersifat global, hanyaditujukan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari arus data, secara lebih lengkap dapat dilihat di kamus data.

2.2.7 Basis Data 2.2.7.1 Pengertian Data

Data merupakan ”fakta atau keterangan yang belum mempunyai arti atau nilai, serta data dapat dijadikan kajian analisis atau kesimpulan. Data biasanya terdiri dari beberapa elemen data (data item). Elemen data adalah unit terkecil dari data yang ada artinya bagi pengguna (user).

2.2.7.2 Pengolahan Data

Pengolahan data dengan komputer terkenal dengan nama pengolahan data elektronik. Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya. Pengolahan data adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi.

2.2.7.3 Siklus Pengolahan Data

Suatu proses pengolahan data terdiri dari tiga tahapan dasar yang disebut dengan siklus pengolahan data (data processing cycle) yaitu input, processing dan output.

1. Input, tahap ini merupakan proses memasukkan data ke dalam proses komputer lewat alat input (input device).

2. Process, tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemroses (processing data), yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan, mengklasifikasikan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage.

3. Output, tahp ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan data ke alat output (output device), yaitu berupa informasi.

2.2.7.4 Konsep Dasar Basis Data

Basis Data (Database) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip yang ditempatkan secara berurutan untuk memudahkan dalam pengambilan kembali data tersebut. Basis Data menunjukkan suatu kumpulan data yang dipakai dalam suatu lingkungan perusahaan atau instansi-instansi. Penerapan basis data dalam sistem informasi disebut sistem basis data (database system).

2.2.7.5 Pengertian Basis Data

Basis data terdiri dari kata basis dan data. Basis dapat diartikan gudang atau tempat bersarang dan data yang berarti representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

Jadi dapat disimpulkan bahwa Basis Data merupakan kumpulan data yang (arsip) yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai

kebutuhan. Atau bisa diartikan sebagai kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

2.2.7.6 Tujuan Basis Data

Basis Data (Database) pada prinsipnya ditujukan untuk pengaturan data agar terdapat kemudahan dalam pengambilan kembali data tersebut. Berikut ini terdapat beberapa tujuan dari Basis Data diantaranya yaitu :

1. Kecepatan dan kemudahan (Speed) 2. Efisiensi ruang penyimpanan (Space) 3. Keakuratan (Accuracy)

4. Ketersediaan (Avaibility) 5. Kelengkapan (Completeness) 6. Keamanan (Security)

7. Kebersamaan (Sharability)

2.2.7.7 Pengguna Basis Data

Pengguna basis data yang dibedakan berdasarkan cara mereka berinteraksi terhadap sistem diantaranya yaitu :

1. Programmer Aplikasi (Application Programmer)

Pemakai yang berinteraksi dengan basis data dengan menggunakan Data

Manipulation Language (DML) untuk membuat aplikasi dengan

2. User Mahir (Casual User)

3. Pemakai yang berinteraksi dengan sistem tanpa membuat modul program. 4. User Umum (Naïve User)

5. Pemakai berinteraksi dengan aplikasi basis data yang telah dibuat atau disediakan oleh sistem.

6. User Khusus (Specialized User)

7. Pemakai yang membuat program aplikasi basis data untuk keperluan tertentu atau khusus.

2.2.7.8 Database Management System (DBMS)

Diperlukan suatu sistem untuk diintegrasikan data file ke dalam suatu file sehingga bisa melayani berbagai user yang berbeda. Perangkat keras dan lunak serta prosedur yang mengelola database manajemen sistem.

DBMS memungkinkan untuk membentuk dan meremajakan file-file, memilih, mendatakan dan menyortir data, dan untuk menghasilkan laporan-laporan.

Fungsi yang penting dari DBMS adalah sebagai berikut :

1. Menyediakan sistem akses cepat.

2. Mengurangi kerangkapan data atau redundancy data. 3. Memungkinkan adanya updating secara bersamaan.

4. Menyediakan sistem yang memungkinkan dilakukannya pengembangan database.

2.2.8 Borland Delphi

Delphi adalah paket bahasa pemrograman yang bekerja dalam sistem operasi Windows. Delphi merupakan bahasa pemrograman yang mempunyai cakupan kemampuan yang luas dan sangat canggih.

Kelebihan-kelebihan yang dapat diambil ketika seorang pengembang perangkat lunak menggunakan Borland Delphi adalah :

1. Delphi mendukung Pemrograman Berorientasi Objek (Object Oriented Programming).

2. Hasil dari proses kompilasi berupa sebuah file yang dapat dieksekusi (executable file) sehingga mempermudah dalam pendistribusian program dan mengurangi banyaknya file pendukung.

3. Delphi menyediakan banyak sekali komponen yang dapat digunakan. Selain itu banyak juga komponen yang bersumber dari pihak ketiga yang biasanya disertai dengan dokumentasi, source code dan lain-lain. Komponen dari pihak ketiga bisa yang komersil atau free.

4. Mendukung banyak database server (MySQL, SQL Server, Interbase, Oracle dll) sehingga dapat mempermudah dalam membuat aplikasi database.

5. Borland Delphi menyediakan fasilitas yang luas mulai dari fungsi membuat form hingga untuk menggunakan format file berbasis data yang popular seperti Dbase dan Paradoks.

6. Dalam Borland Delphi template aplikasi dan template format yang dapat digunakan untuk membuat semua aplikasi dengan lebih cepat.

2.2.9 Sistem Client-Server

Untuk mengelola suatu jaringan diperlukan suatu operasi jaringan. Sistem opersi jaringan dibedakan menjadi dua berdasarkan tipe jaringannya, yaitu sistem operasi Client - Server dan sistem operasi jaringan peer to peer.

Server dijaringan tipe client-server disebut dengan Dedicated Server karena murni berperan sebagai server yang menyediakan fasilitas kepada workstation dan server tersebut tidak dapat berperan sebagai workstation.

Pada sistem client server, untuk memenuhi kebutuhan client akan mengirimkan message (perintah) query pengambilan data selanjutnya server yang menerima message, akan menjalankan query tersebut (melakukan pencarian basis data terhadap tabel tertentu) dan hasilnya (tidak semua isi tabel) yang akan dikirimkan kembali ke client dengan begitu proses transfer data jauh lebih efisien.

Bentuk sederhana yang dapat diterapkan pada sebuah jaringan komputer lokal (LAN) adalah penyatuan fungsi client dan fungsi workstation. Adanya penilaian fungsi client dan server, disamping meningkatkan kompleksitas tersendiri dalam pembangunan aplikasi (sistem) secara keseluruhan juga menimbulkan kelemahan lain yaitu aktivitas pemasangan aplikasi (deployment) yang tidak praktis jika terjadi perubahan atau perbaikan aplikasi basis data, maka kita harus mengulang pekerjaan instalasi di semua client yang digunakan.

International Express Mail Service adalah layanan pengiriman dokumen dan barang dari dalam negeri dan ke luar negeri, yang diatur secara khusus yang selanjutnya disebut layanan EMS.

2.2.11 Dokumen

Dokumen adalah semua bentuk korespondensi yang untuk pengirimannya tidak memerlukan pemeriksaan oleh pihak Bea dan Cukai seperti ;

1. Surat

2. Cek dan Weselbank 3. Polis Asuransi

4. Surat Kontrak atau Surat Perjanjian 5. Faktur

6. Konosemen 7. Kuitansi 8. Paspor

2.2.12 Barang

Barang adalah semua jenis barang yang tidak termasuk dalam kategori terlarang pengirimannya melalui pos, mempunyai nilai harga tertentu dan untuk pengirimannya harus melalui pemeriksaan Bea dan Cukai.

2.2.13 Kiriman EMS

Kiriman EMS adalah dokumen atau barang yang pengirimannya dilakukan dengan pelayanan EMS.

2.2.14 Kiriman Pos EMS

Kiriman Pos EMS adalah kumpulan kiriman EMS yang ditutup dalam kantung khusus EMS.

2.2.15 Kantor Pos

Kantor Pos adalah kantor pos yang telah masuk jaringan EMS yang melakukan pengumpulan (collecting), pengantaran (delivery) EMS, melakukan pengiriman data status EMS, dan melakukan loading dan uploading data EMS pada kantor tukar terkait.

2.2.16 Kantor Tukar

Kantor Tukar adalah kantor yang melakukan pertukaran kiriman EMS dari dalam negeri dan keluar negeri dan melakukan monitoring status EMS.

2.2.17 Kantor Pusat

Kantor Tukar adalah Kantor Pusat PT. Pos Indonesia (Persero) c.q. Bagian Pos Internasional, kecuali disebutkan dengan jelas nama unit kerjanya.

2.2.18 Kantor Pos Lalu Bea

Kantor Pos Lalu Bea adalah Kantor Pos tempat kedudukan Bea dan Cukai yang melakukan pelalubean kiriman Pos.

Sistem Jejak Laceak Elektronik adalah suatu perangkat elektronik yang dapat digunakan untuk mengetahui status kiriman EMS yang selanjutnya disebut Track & Trace atau T & T.

2.2.20 Barcode

2.2.20.1 Definisi Barcode

Barcode adalah susunan garis cetak vertikal hitam putih dengan lebar berbeda untuk menyimpan data-data spesifik seperti kode produksi, nomor identitas, dll sehingga sistem komputer dapat mengidentifikasi dengan mudah, informasi yang dikodekan dalam barcode.

2.2.20.2 Cara Kerja Barcode

Barcode merupakan instrumen yang bekerja berdasarkan asas kerja digital. Pada konsep digital, hanya ada 2 sinyal data yang dikenal dan bersifat boolean, yaitu 0 atau 1. Ada arus listrik atau tidak ada listrik (dengan besaran / tresshold tegangan tertentu, misalnya 5 volt dan 0 volt).

Barcode menerapkannya pada batang-batang baris yang terdiri dari warna hitam dan putih. Warna hitam mewakili bilangan 0 dan warna putih mewakili bilangan 1. Mengapa demikian? Karena warna hitam akan menyerap cahaya yang dipancarkan oleh alat pembaca barcode, sedangkan warna putih akan memantulkan balik cahaya tersebut.

2.2.20.3 Jenis Barcode

Ada beberapa standarisasi jenis barcode. Berikut ini adalah jenis barcode yang sering digunakan:

1. Code 39, sebagai simbolik yang paling populer di dunia barcode non-retail, dengan variabel digit yang panjang. Namun saat ini code 39 makin sedikit dipergunakan dan digantikan dengan Code 128 yang lebih mudah dibaca oleh pemindai.

2. Universal Product Code (UPC)-A, terdiri dari 12 digit, yaitu 11 digit data, 1 check digit : untuk kebutuhan industri retail.

3. UPC-E, terdiri dari 7 digit, yaitu 6 digit data, 1 check digit : untuk bisnis retail skala kecil.

4. European Articles Numbering (EAN)-8, terdiri dari 8 digit, yaitu 2 digit kode negara, 5 digit data, 1 check digit.

5. EAN-13 atau UPC-A versi Eropa, terdiri dari 13 digit, yaitu 12 digit data, 1 check digit

TIpe barcode yang banyak di Indonesia adalah EAN 13, yaitu kode barcode dengan 13 digit. Dimana 3 kode awalnya merupakan kode negara Indonesia (899). Kemudian empat angka berikutnya menunjukkan kode perusahaan. Selanjutnya lima angka secara berturut-turut merupakan kode produk dan angka terakhir berupa validasi atau cek digit.

Barcode Reader adalah alat yang digunakan untuk untuk membaca kode-kode berbentuk garis-garis vertikal (disebut dengan BARCODE).

2.2.20.5 Scanning Barcode

Scanning Barcode adalah proses melakukan pembacaan barcode

menggunkan barcode reader.

2.2.21 Direksi

Direksi adalah Direksi PT. Pos Indonesia (Persero).

2.2.22 Operation T&T

Operation T&T adalah pegawai yang ditunjuk untuk melakukan pertukaran data status kiriman EMS.

2.2.23 Kode Status Kiriman EMS

Kode Status Kiriman EMS adalah kode yang menunjukkan posisi atau keberadaan suatu kiriman EMS yang diberdakan sebagai berikut :

1. EMA : Di kantor pos kirim

2. EMB : Tiba di kantor tukar kirim

3. EMC : Berangkat dari kantor tukar kirim

4. EMD : Tiba di kantor tukar terima

5. EME : Tertahan di Bea Cukai (dalam pemeriksaan pabean) atau tertahan karena rusak

6. EMF : Penerusan di kantor tujuan

7. EMG : Tiba di kantor pos tujuan

8. EMH : Gagal pada antaran pertama

35 3.1 Jadwal Kerja Praktek

Kegiatan kerja praktek ini dilaksanakan selama 1 bulan, terhitung dari tanggal 14 September 2010 s/d 20 Oktober 2010 yang dilaksanakan di PT Pos Indonesia JL.Asia Afrika No 49 Bandung, Jawa Barat. Waktu pelaksanaan kerja praktek dilaksanakan setiap Hari Senin sampai dengan Hari Sabtu pada pukul 08.30 s/d 12.00 WIB.

3.2 Cara / Teknik Kerja Praktek

Teknis pelaksanaan dalam penyusunan laporan kerja praktek ini dilakukan dengan menggunakan teknis sebagai berikut:

1. Studi Kepustakaan

Penulis mempelajari buku-buku, artikel, informasi yang ada hubungannya dengan masalah yang dibahas.

2. Wawancara

Penulis mengadakan wawancara langsung dengan pembimbing perusahaan dalam bidang yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.

3.3 Data Hasil Kerja Praktek 3.3.1 Lingkup Pekerjaan

Penulis melihat,mengamati dan menganalisis kerja sistem aplikasi EMS pada PT Pos Indonesia.

Dalam menganalisis aplikasi ini, penulis dibimbing oleh staf PT Pos Indonesia (Pak Tedi Suryadi Tresnaganda sebagai koordinator kerja praktek).

3.3.2 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah merupakan tahap mengidentifikasi permasalahan yang ada pada perusahaan yang berkaitan dengan apa yang akan dikerjakan dalam hal ini adalah pembuatan halaman sertifikat diklat. Tahap-tahap yang dilakukan dalam pembuatan database tersebut meliputi :

a. Studi literature, yaitu pengumpulan bahan-bahan yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas.

b. Analisis permasalahan secara global untuk gambaran pembuatan aplikasi. Untuk lebih jelasnya analisis permasalahan tersebut akan diuraikan sebagai berikut :

3.3.3 Analisis Prosedur Pada Sistem Yang Berjalan

Analisis prosedur atau proses sistem, sistem memberikan gambaran tentang sistem yang saat ini berjalan. Analisis sistem bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut, sehingga kelebihan dan kekurangan sistem dapat diketahui.

1 Prosedur Umum

a) Batas ukuran dan timbangan :

 Sesuai dengan persetujuan/perjanjian bilateral deangan administrasipos tujuan, kiriman EMS tidak boleh melebihi batas ukuran dan timbangan sebagaimana tercantum pada lampiran 1 juklak ini.

 Apabila terjadi perubahan terhadap ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatas, kantor pusat perlu segera membertahukan kepada seluruh UPT dalam jaringan EMS.

b) Tarif dan pelunasan bea pengiriman :

 Tarif dan bea-bea lain yang berhubungan dengan pengiriman EMS ditetapkan oleh Direksi.

 Secara berkala, minimal satu kali dalam satu tahun Kantor Pusat perlu melakukan peninjauan kembali terhadap besarnya tarif EMS sesuai dengan perubahan situasi dan kondisi.

 Pelunasan tarif dan bea-bea lain yang berhubungan dengan pengiriman EMS dilakukan secara tunai atau secara kredit untuk perusahaan yang telah memiliki ijin melalui perjanjian kerja sama.

c) Waktu tempuh kiriman EMS :

 Waktu tempuh kiriman EMS dihitung mulai dari hari pengeposan di kantor pos dirim sampai dengan diterimanya kiriman oleh si alamat negara tujuan.

 Waktu tempuh kiriman EMS meliputi tiga komponen waktu yaitu waktu tempuh dari kantor pos kirim ke kantor tukar (1 X 24 jam), waktu tempuh ke negara tujuan sesuai dengan jadwal penerbangan, dan waktu tempuh di dalam negara tujuan sesuai dengan EMS delivery standart negara tujuan.

 Setiap UPT yang membuka layanan EMS wajib menginformasikan kepada pemakai jasa mengenai jadwal keberangkatan alat angkutan kiriman EMS dari kantornya.

 Ketentuan tentang waktu tempuh dimaksud di atas merupakan pedoman dalam pembayaran ganti rugi keterlambatan.

2 Registrasi Dan Password Petugas

Prosedur Registrasi petugas diatur sebagai berikut :

 Registrasi petugas administrator dan Rekonsiliator PRD diajukan oleh Manajer Opbiskug, kepada Manajer Bangsistek.

 Registrasi petugas untuk Kepala unit Pelaksana Teknis, Manajer Pelayanan, Manajer Akuntansi, dan Petugas Loket diajukan oleh Kepala Unit Pelaksan teknis kepada manajer Opbiskug, dengan menggunakan formulir registrasi seperti contoh terlampir.

 Registrasi Petugas untuk Petugas Kantor Wilayah Usaha Pos diajukan oleh Kepala Wilayah Usaha Pos diajukan oleh Kepala Wilayah Usaha Pos, dengan menggunakan formulir registrasi seperti contoh terlampir.

 Setiap terjadi mutasi petugas, harus melakukan registrasi ulang sesuai ketentuan di atas.

 Pemberian hak user akan diberitahukan dengan surat rahasia yang berisi password kepada petugas yang berhak.

 Pengguna sistem tidak di perkenalkan memberikan dan atau memberikan user id dan password kepada orang lain.

 Pengguna sistem tidak diperkenankan mengganti IP maupun Network card tanpa sepengetahuan administrator, karena akan berakibat kegagalan pada saat login ke sistem.

 Jika pengguna sistem akan melakukan penggantian IP serta network card, maka harus dilakukan pemberitahuan kepada administrator dengan sarana tercepat atas persetujuan Kakp.

 Pengguna diwajibkan mengamankan password antara lain, dengan mengganti password secara berkala.

3 Prosedur Buka Layanan/Awal Dinas a) Manajer Pelayan

 Memeriksa perangkat komputer dan saran komunikasi (koneksi intranet).

 Melakukan login ke sistem dengan mengetikan password dan user Id-nya.

 Jika manajer tidak dapat login ke sistem, manajer melaporkan hal tersebut ke kepala kantor untuk melakukan aktivasi.

 Melakukan buka layanan sekaligus melakukan pembukaan transaksi dan secara otomatis mengambil data kiriman untuk kantornya. Jika tedapat data untuk kantor yang bertalian, manajer melakukan percetakan, menyampuli, memberi alamat dan diserahkan kebagian antara dengan buku serah.

 Melakukan aktivasi terhadap petugas yang akan bertugas pada hari yang bertalian.

b) Manajer Akuntansi

 Memeriksa perangkat komputer, printer dan sarana komunikasi (koneksi I intranet).

 Memeriksa login ke sistem dengan mengetikan password dan user Id-nya.

 Melakuan validasi pada kesempatan pertama, jika masih ada transaksi yang belum di validasi.

c) Kasir

Memberikan panjer kerja loket sesuai dengan kebutuhan kepada petugas loket EMS.

4 Prosedur Penerimaan Kiriman

 Pelanggan datang ke loket Pos EMS kemudian mengisi EMS-5.

 Pelanggan menyerahkan EMS-5 kepada petugas loket.

 Setelah menerima pembayaran biaya dan pengiriman petugas loket kemudian melakukan scanning barcode, sehingga barcode tertera pada layar monitor dan kiriman EMS yang bertalian telah terekam dalam file transaksi. Jika barcode reader dalam keadaan rusak nomor barcode dapat dientry manual melalui keyboard komputer.

 Petugas loket mencetak atau membuat resi.

 Petugas melanjutkan tugas entri data sampai dengan proses simpan data.

 Petugas loket melakukan cetak RESI rangkap 2 sebagai tanda bukti penerimaan.

 Petugas loket harus membubuhkan cap tanggal dan paraf RESI.

 Petugas loket menyerahkan RESI lembar ke-1 kepada pengirim, lembar ke-2 disematkan pada EMS-5 yang bartalian sebagai pertinggal.

 Secara berkala petugas loket menyerahkan kiriman EMS kepada bagian pengolahan dengan bukti serah untuk diproses lebih lanjut.

5 Prosedur Pembayaran Kiriman a) Layanan Tidak Instan

 Penerima datang ke loket pembayaran dengan memberikan informasi NTP dan menyertakan fotocopy kartu identitas, berupa KTP, SIM atau kartu identitas lain yang masih berlaku

 Petugas loket mengentrikan NTP

 Penerima mengentrikan BARCODE melalui Numeric Keypad, jika barcodescannernya tidak jalan.

 Berdasarkan kedua isian (BARCODE dan NTP) tersebut petugas loket melakukan inquiry data ke server nasional.

 Jika inquiry data berhasil, petugas loket mencocokan data penerima dengan kartu identitas.

 Dalam hal pengirim menggunakan layanan keamanan Q/A, petugas loket wajib mengajukan pertanyaan berdasarkan Q/A.

 Jika penerima tidak dapat menunjukan/memberikan, penerima harus menghubungi pengirim untuk meminta informasi Q/A yang bertalian.

 Jika jawaban penerima benar maka petugas loket dapat melakukan pembayaran.

 Petugas loket mengetrikan data indentitas penerima.

 Petugas loket melakukan cetak RESI rangkap 2 sebagai tanda bukti pembayaran.

 Penerima harus membubuhkan tandatangan dan nama jelas pada RESI.

 Petugas loket menyerahkan RESI lembar ke-2 kepada penerima.

 Petugas loket menyimpan RESI lembar ke-1 yang telah ditandatangani dan fotocopy kartu indentitas penerima untuk petinggal.

b) Layanan Diantar / EMS Reguler

 Penerima datang ke loket pembayaran dengan meyerahkan RS-2 dan fotocopy kartu identitas, berupa KTP, SIM atau kartu identitas lain yang masih berlaku.

 Petugas mencocokan kartu identitas dengan RS-2.

 Jika kartu identitas denga RS-2 cocok, petugas loket memasukkan NTP untuk melakukan inquiry data.

 Dalam hal terdapat Q/A maka petugas wajib mengajukan pertanyaan berdasarkan Q/A.

 Jika pertanyaan tersebut tidak dapat dijawab dengan benar, petugas loket dapat melakukan pembayaran.

 Petugas loket mengetrikan data indentitas penerima.

 Petugas loket melakukan percetakan RESI rangkap 2 sebagai tanda bukti pembayaran.

 Penerima harus membubuhkan tandatangan dan nama jelas pada RESI.

 Petugas loket menyerahkan uang dan RESI lembar ke-2 kepada penerima.

 Petugas loket mematikan RS-2 dengan garis menyilang.

 Petugas loket menyimpan RESI lembar ke-1 yang telah ditandatangani, RS-2 dan fotocopy kartu indentitas utnuk petinggal.

6. Prosedur Pembatalan Kiriman a) Ganti rugi

 Ganti rugi dapat diberikan dalam hal :

- Kiriman EMS disampaikan kepada si alamat melampaui sekurang-kurangnya dua belas jam dari waktu tempuh kiriman pos yang telah ditentukan.

- Kiriman EMS hilang atau rusak seluruhnya.

- Kiriman EMS yang hilang atau rusak sebagian isinya, ridak diberkan ganti rugi.

 Besar ganti rugi untuk keterlambatan ialah separuh dari biaya pengiriman EMS yang bertalian.

 Proses pembayaran dilakukan sebagaimana proses pembayaran normal.

 Sebagai bukti bahwa pembatalan ataupun pembayaran barang telah dilakukan oleh pengirim, maka RESI asli (lembar-1)harus diminta dari pengirim.

 Pengirim harus membubuhkan tandatangan pada RESI setor dan RESI bayar.

 RESI setor dimatikan dengan cara memberi tanda silang.

 Petugas loket membubuhkan paraf pada RESI bayar.

 RESI bayar yang telah diparaf petugas loket dijadikan bukti pembayaran, kemudian disatukan dengan RESI setor sebgai lampiran backsheet bayar.

b) Pengiriman kembali dan salah kirim

 Kiriman EMS yang karena sesuatu hal harus dikembalikan (diretour), pengembaliannya dilakukan sesegera mungkin menggunakan kiriman pos EMS. Sebab-sebab pengembalian dicatat pada kiriman EMS dengan menggunakan bahasa atau terminologi yang berlaku dalam perhubungan pos internasional dan dibubuhi catatan Retour (ditempeli carik CN-15) pada adpis CN-31 EMS (EMS-12 LN) yang bertalian.

 Bila kantor tukar menerima kiriman EMS yang salah kirim, kiriman EMS tersebut segera diteruskan ke negara tujuan yang sebenarnya dengan kiriman pos EMS. Bila ke negara tujuan yang sebenarnya belum ada hubungan layanan EMS dengan Indonesia, maka penerusan dilakukan dengan cara tercepat lainnya.

Layanan ini dapat dilihat juga dalam bentuk flowmap ataupun diagram lainnya:

7 Flow Map

Menggambarkan urutan proses atau prosedur kerja dari sebuah aplikasi. Dalam hal ini akan dijelaskan bagaimana prosedur kerja dari Aplikasi EMS di PT Pos Indonesia dalam bentuk flow map

3.4 Analisis Kebutuhan

Analisis kebutuhan disini memaparkan kebutuhan non fungsional dan kebutuhan fungsional.

3.4.1 Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Analisis kebutuhan sistem non fungsional adalah suatu analisis untuk mengetahui elemen-elemen apa saja yang berhubungan dengan sistem yang sedang berjalan.

3.4.1.1 Analisis Perangkat Lunak

Adapun perangkat lunak yang ada dalam PC di bagian penjurusan adalah : 1. Sistem operasi menggunakan Windows XP

2. Pengelolaan data siswa Menggunakan Microsoft Ofice 2003 a. Pengolahan Text : Microsoft Office Word

b. Pengolahan tabel: Microsoft Office Excel

Sedangkan perangkat lunak yang dibutuhkan dalam proses penjurusan adalah : 1. Sistem Operasi : Windows XP

2. Tools Program : Borland Delphi Versi 7

3. Mysql untuk database nya (dapat Menggumakan wamp server).

3.4.1.2 Analisis Perangkat Keras

Adapun spesifikasi perangkat keras (hardware) pada sistem yang sedang berjalan terdapat satu unit komputer yang berada dibagian transaksi dengan spesifikasi yaitu sebagai berikut :

a. Processor Intel Pentium DualCore 2,1 Ghz b. Monitor 14“

c. Hardisk Drive 80 Gb d. Memory/RAM 1 Gb e. VGA Card 256 Mb f. DVD ROM drive g. Keyboard

h. Mouse

i. Printer Dot matrix

3.4.1.3 Analisis user

Pengguna yang akan menggunakan aplikasi yang akan dibangun ini terdiri dari dua bagian yaitu administrator dan user, dengan asumsi pengguna yang sudah terbiasa menggunakan sistem barbasis windows, sebagai berikut :

a. Supervisor Pelayanan

Supervisor Pelayanan adalah bagian pengguna sistem yang memiliki hak mencetak dan memeriksa data serta membubuhkan tandatangan sebagai pernyataan telah diperiksa dan terdapat cocok, dengan karakteristik sebagai berikut :

1. Mempunyai kemampuan dasar di bidang komputer.

2. Dapat mengoperasikan sistem operasi Microsoft Windows XP. 3. Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1.

b.Supervisor Akuntansi

Supervisor Akuntansi adalah bagian pengguna sistem yang bertugas melakukan validasi transaksi harian sesuai dengan naskah-naskah dari supervisor, dengan karakteristik sebagai berikut :

1. Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer.

2. Dapat mengoperasikan sistem operasi Microsoft Windows XP. 3. Memiliki latar belakang pendidikan minimal D3.

c. Petugas Loket

Petugas Loket adalah bagian pengguna sistem yang bertugas melayani pelanggan untuk transaksi penerimaan dan atau transaksi pembayaran, dengan karaktristik sebagai berikut:

1. Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer.

2. Dapat mengoperasikan sistem operasi Microsoft Windows XP. 3. Memiliki latar belakang pendidikan minimal D3.

Berdasarkan karakteristik data diatas, pengguna yang ada di setiap bagian pada umumnya sudah bisa mengoperasikan komputer, dapat dilihat bahwa setiap pengguna minimal dapat mengoperasikan Microsoft Excel, Microsoft Word dan dapat mengoperasikan sistem opersai windows, dilihat dari latar belakang pendidikan dan pengalaman yang lebih lama dalam menggunakan komputer.

3.4.2 Analisis Kebutuhan Fungsional

Diagram konteks yang berfungsi untuk memetakan model lingkungan ( menggambarkan hubungan keseluruhan antara elemen baik itu anta entitas luar , masukan, maupun keuaran sistem), dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Berikut merupakan gambar diagram konteks

3.4.2.1 Data Flow Diagram (DFD)

Merupakan tindak lanjut dari diagram konteks yang menjelaskan lebih rinci lagi dari proses-proses yang terjadi dalam diagram konteks. Data Flow

Diagram (DFD) dibuat jika pada diagram konteks masih ada suatu proses yang mesti harus dipecah lagi. Berikut ini Data Flow Diagram dari aplikasi EMS PT. POS INDONESIA

Diagram Konteks

1. DFD level 0

2. DFD Level 1 proses 1.0 Login User

Berikut merupakan gambar dari DFD Level 1 proses 1.0 Login User

3. DFD Level 2.0.1 Proses Transaksi Penerima

4. DFD level 2.0.2 proses transaksi pembayaran kiriman

5. DFD LEVEL 3.0 PROSES CETAK DATA

6. DFD LEVEL 4.0 LAPORAN

Gambar 3.9 DFD Level 4.0 Laporan

3.3.4.2 Kamus Data

Data yang mengalir dari satu proses ke proses yang lainnya, dapat diuraikan sebagai berikut :

1. User

{ User Name + Password} a. Password

Delapan digit bilangan b. User Name

Nama User : Alphabet [A..Z / a..z]

{info_id_pengirim, id_penerima, berat_barang, jenis_layanan, jenis_layanan_keamanan, berita, tandatangan_pengirim, paraf_petugas, syarat_ketentuan}

3. Bukti pengirim barang

{ tgl_transaksi, jam_transaksi, NTP, No_Resi, Penerima, Pengirim, jenis_layanan, berata_barang_kiriman, bea_dasar, bea_tambahan, PPn, bea_total}

Format no.Resi NNNNNNN/LL/YY/XXXXXXXX

 NNNNNN : kode Nopend

 LL :kode loket

 YY :kode thn

 XXXXXXXX :nomor urut 4. Bukti pembayaran barang

{ tgl_transaksi, jam_transaksi, NTP, No_Resi, penerima, besar _uang_barang}

Format no.Resi NNNNNNN/LL/YY/XXXXXXXX

 NNNNNN : kode Nopend

 LL :kode loket

 YY :kode thn

 XXXXXXXX :nomor urut

5. Pemberitahuan pengiriman barang kepada penerima

{Id_pengrim, Id_penerima, besar_uang_barang, NTP, No_Resi, tgl_cetak, ket_status_pemberitahuan, berita}

6. Backsheet setor

{kantor_setor, No_loket, No_backsheet, tgl_cetak, kolom_no_urut, No_resi, jenis_layanan, besar_uang_barang, bea, PPn}

Format no backsheet setor XXNNNNNNNLLYYXXXX

 XX : kode laporan

 NNNNNNN : kode nopend

 LL : kode loket

 YY : kode tahun

 XXXX : no urut

7. Rekap harian setor pengiriman barang

{tgl_cetak, No RS-3R, klom_No_loket, jml_transaksi, berat_barang, bea_dasar, bea_tambahan, PPn, ket}

Format rekap harian setor pengiriman barang XXNNNNNNNXXXX

 XX : kode laporan

 NNNNNNN : kode Nopend

 YY : kode tahun

 XXXX : nomor urut

8. Backsheet bayar

{nama_kantor_bayar, No_loket, No_backsheet, tgl_cetak, kolom_No_urut, No_resi, jenis_layanan, besar_uang_barang}

Format no backsheet bayar XXNNNNNNNLLYYXXXX

 XX : kode laporan

 LL : kode loket

 YY : kode tahun

 XXXX : no urut

9. Rekap harian pembayaran

{tgl_cetak, No_RS-4R, kolom_loket, jml_transaksi, besar_uang_barang, keterangan}

Format rekap harian pembayaran XXNNNNNNNXXXX

 XX : kode laporan

 NNNNNNN : kode Nopend

 YY : kode tahun

 XXXX : nomor urut

10.Backsheet ambil data

{ nama_kantor_cetak, tgl_cetak, No_RS-5, kolom_N_urut, No_transaksi, berat_barang, kantor_asal, jenis_layanan, tgl_kirim}

Format no backsheet ambil data XXNNNNNNNLLYYXXXX

 XX : kode laporan

 NNNNNNN : kode nopend

 LL : kode loket

 YY : kode tahun

 XXXX : no urut

11.Rekap harian pemberitahuan kiriman EMS

{tgl_cetak, No_RS-5R, kolom_No_backsheet, jml_transaksi, berat_barang, keterangan}

Format rekap pemberitahuan kiriman EMS XXNNNNNNNXXXX

 XX : kode laporan

 NNNNNNN : kode Nopend

 YY : kode tahun

 XXXX : nomor urut

3.3.4.3 Struktur Tabel

Berikut adalah tabel-tabel yang terdapat dalam basis data yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun.

1. Tabel User

Berikut merupakan tabel user Tabel 3.1 Tabel User

Nama Type Length Ket Key

User_id Char 5 Primary

Nama_User Varchar 50

Pass Varchar 50

2. Tabel Pengirim Barang

Berikut merupakan Tabel pengirim Barang Tabel 3.2 Tabel Pengirim Barang

Nama Type Length Ket Key

info_id_pengirim Char 10 Primary

id_penerima Char 10 Primary

jenis_layanan Varchar 25 jenis_layanan_keamanan Varchar 25

Berita Varchar 50

tandatangan_pengirim Varchar

paraf_petugas Varchar

syarat_ketentuan Varchar

3. Tabel bukti pengiriman barang

Berikut merupakan Tabel pengirim barang Tabel 3.3 Tabel bukti pengiriman barang

Nama Type Length Ket Key

tgl_transaksi DateTime

jam_transaksi DateTime

NTP Varchar 25

No_Resi Char 25 Primary

Penerima Varchar 50

Pengirim Varchar 50

jenis_layanan Varchar 25

berat_barang_kiriman Int 15

bea_dasar Int 15

bea_tambahan Int 15

bea_total Int 15

4. Tabel Bukti Pembayaran Barang

Berikut ini Tabel Bukti Pembayaran Barang Tabel 3.4 Tabel Bukti Pembayaran Barang

Nama Type Length Ket key

tgl_transaksi DateTime jam_transaksi DateTime

NTP Varchar 25

No_Resi Char 15 Primary

Penerima Varchar 50

besar_uang_kiriman Int 15

5. Tabel Pemberitahuan pengiriman barang kepada penerima

Berikut ini Tabel Pemberitahuan pengiriman barang kepada penerima Tabel 3.5 Tabel Pemberitahuan pengiriman barang kepada penerima

Nama Type Length Ket Key

Id_pengrim Char 25 Primary

Id_penerima Char 25 Primary

NTP VarChar 25

No_Resi Char 15

tgl_cetak DateTime

ket_status_pemberitahuan VarChar

Berita VarChar 50

6. Tabel Backsheet Setor

Berikut ini Tabel Backsheet Setor Tabel 3.6 Tabel Backsheet Setor

Nama Type Length Ket Key

kantor_setor VarChar 25

No_loket Char 10

No_backsheet Char 10

tgl_cetak DateTime

kolom_no_urut VarChar 10

No_resi Char 10

jenis_layanan VarChar 15

berat_barang Int 15

Bea Int 15

PPn Int 15

7. Tabel Rekap harian setor pengiriman barang

3.7 Tabel Rekap harian setor pengiriman barang

Nama Type Length Ket Key

tgl_cetak DateTime

No RS-3R Char 25

klom_No_loket VarChar 25

jml_transaksi Int 15

berat_barang Int 15

bea_dasar Int 15

bea_tambahan Int 15

PPn Int 15

Ket VarChar 50

8. Tabel Backsheet bayar

Berikut ini Tabel Backsheet bayar Tabel 3.8 Tabel Backsheet bayar

Nama Type Length Ket Key

nama_kantor_bayar VarChar 25

No_loket Char 15

No_backsheet Char 15

tgl_cetak DateTime

kolom_No_urut Char 15

jenis_layanan VarChar 15

berat_barang Int 15

9. Tabel Rekap harian pembayaran

Berikut ini Tabel Rekap harian pembayaran Tabel 3.9 Tabel Rekap harian pembayaran

Nama Type Length Ket Key

tgl_cetak DateTime

No_RS-4R Char 25

kolom_loket Char 25

jml_transaksi Int 15

berat_barang Int 15

Keterangan VarChar 50

10.Tabel Backsheet ambil data

Berikut ini Tabel Backsheet ambil data Tabel 3.10 Tabel Backsheet ambil data

Nama Type Length Ket Key

nama_kantor_cetak VarChar 25

tgl_cetak DateTime

No_RS-5 Char 25

No_transaksi Char 25

berat_barang Int 15

kantor_asal VarChar 25

jenis_layanan VaraChar 25

tgl_kirim DateTime

11.Tabel Rekap harian pemberitahuan kiriman EMS

Berikut ini Tabel Rekap harian pemberitahuan kiriman EMS

Tabel 3.11Tabel Rekap harian pemberitahuan kiriman EMS

Nama Type Length Ket Key

tgl_cetak DateTime

No_RS-5R Char 25

kolom_No_backsheet Char 25

jml_transaksi Int 15

berat_barang Int 15

3.3.4.4Struktur Menu

3.6 Perancangan Tampilan Program

Sebelum pada tampilan program sesungguhnya perlu dibuat tampilan program aplikasi. Berikut merupakan tampilan program dalam bentuk perancangan

1 Tampilan Login

Setelah klik login pada T01 maka akan muncul tampilan dalam T01

Gambar 3.10 Login

Login Pet ugas Aplikasi EM S Client Logo

User ID Passw ord

Login Keluar

T01

Masukkan user id dan password pada tampilan login

Petugas Loket (Gambar 1). Kemudian tekan tombol OK.

Perlu diperhatikan bahwa user id boleh tidak sama dengan

nippos

Login

M enu ut ama

Panjar pengiriman pembayaran Rincian BSU

Cet ak backsheet

Ubah passw ord

2 Tampilan Menu Utama Setelah User Melakukan Proses Login

Gambar 3.11 Menu Utama Setelah User Melakukan Proses Login

3 Tampilan Panjar

Gambar 3.12 Panjar

Tambah Panjar

BSU Loket Panjar

Simpan Keluar

T03

1. Memasukkan jumlah panjar yang di terima oleh loket

bisa dilakukan baik pada awal dinas maupun pada

tengah dinas

2. Memasukkan jumlah panjar yang diterima, kemudian

tekan tombol Simpan.

Aplikasi EMS Client Entri Status

Kiriman Pos Luar Negeri

T02

MENU LOKET

Logout Aplikasi

Panjar

Pembayaran

Rincian BSU Loket

Cetak Backsheet Ubah Password

Gambar

Aplikasi Client Ent ri St at us Kiriman Pos LN

-Tombol panjar untuk uang muka

-Tombol pengiriman untuk entri transaksi pengirimaan -tombol pembayaran untuk transaksi bayar -Tombo rincian BSU membantu tugas loket membuat perhitungan jumlah

-Tombol Cetak Backsheet melakukan percetakan validasi pusat -Tombol ubah pasword untuk mengubah password -Tombol keluar untuk keluar aplikasi Pengiriman

4 Tampilan Pengiriman

Gambar 3.13 Pengiriman T04 Jenis Layanan BSU Referensi Pert anyaan Jaw aban

Bea pokok Rp. Bea t ambahan Rp.

PPN Rp.

Jumlah Rp.

Indent it as pengirim Indent it as pengirim

BSU loket Rp: _{Proses Reset Keluar}

-Setiap awal dinas, maka akan ditampilkan secara otomatis, tangal dan jam serta id backsheet berjalan (petugas harus memastikan bahwa tanggal dan jam serta backsheet sesuai dengan kondisi berjalan) -Jenis merupakan salah satu jenis layanan yang akan dipilih oleh pengirim, saat ini yang baru di implementasikan adalah Flexi -Layanan merupakan pilihan layanan yang akan dipilih penigrim berkaitan dengan proses pemberitahuan ke penerima. .Tidak Diantar maka pengirim akan memberitahukan secara langsung kepada penerima .Diantar maka pos tujuan akan mencetakkan surat pemberitahuan kepada penerima dan mengharapkan secara fisik dengan ini bahwa ada kiriman barang untuknya

-BSU (Besar Uang) akan diisikan dengan jumlah uang yang akan dikirimkan

-Bea Pokok, merupakan bea pengiriman uang ditambah dengan hasil pembuatan total uang -Bea Tambahan, merupakan bea yang timbul karena menggunakan layanan

-PPN,diperhitungkan sesuai dengan atuarna yang berlaku -Referensi , merupakan nomor yang diperuntukkan utnuk

▼ ▼

5 Tampilan Pembayaran

Gambar 3.14 Pembayaran

T04

Tanggal 26-07-2010 Jam

NTP :

Dat a Pengirim Dat a penerima

BSU loket Rp. Prose Reset Kelu

Id Backsheet : -Menu penerimaan _{merupakan menu}

yang berhubungan dengan data transaksi bayar -Tekan tombol Pembayaran pada Menu Utama Loket - Masukkan NTP, kemudian tekan tombol Proses.

6 Tampilan Rincian BSU Loket

Gambar 3.15 Rincian BSU Loket Gambar 3.15 Rincian BSU Loket

7 Tampilan Cetak Backsheet

Gambar 3.16 Cetak Backsheet

T05

Rincian BSU loket

Rincian BSU

Cet ak Keluar

-Menu penerimaan berfungsi untuk membantu petugas loket, dengan menggunakan rincian uang yang diterima

-Tekan tombol Rincian BSU Loket pada Menu Utama Loket -Masukkan masing-masing rincian barang. Periksa kebenaran isian

T06

Aplikasi EM S Client (CETAK BACKSHEET)

Backsheet yang ingin di cet ak

Keluar Cet ak

-Menu penerimaan berfungsi untuk melakukan pencetakan Calidasi pusat, backsheet transaksi setor, backsheet transaksi bayar, dan daftar nosi batal

-Tekan tombol Cetak Backsheet pada Menu Utama Loket -Merupakan pencocokan antara data transaksi di lokal dengan nasional, dengan keterangan “cocok” jika memang terdapat kecocokan data antara lokal dan nasional -Pencocokan dilakukan atas besar uang yang diterima, bea transaksi serta jumlah transaksi yang dilakukan Terdapat dua nomor backsheet yaitu backsheet setor dan

8 Tampilan Ubah Password

Gambar 3.17 Ubah Pasword

T07

Aplikasi EM S Client (Ubah Passw ord)

Passw ord Lama : Passw ord Baru : Konfirmasi passw ord :

Kembali Reset Simpan

-klik Ubah Password

-Berfungsi untuk mengubah password lama menjadi password baru, dilakukan untuk mengantisipasi jika password tugas yan bersangkutan bocor ke orang lain, dilakukan cara :

a. Masukkan password lama kemudian tekan enter

b. Masukkan password baru

c. Masukkan ulang password baru sebagai konfirmasi

51 4.1. Kesimpulan

Kesimpulan yang diperoleh ketika telah melalui tahap analisis sistem informasi aplikasi EMSclient, adalah sebagai berikut :

1. Analisis sistem informasi yang tertata dengan baik, akan lebih membantu dalam penyajian tampilan awal lebih menarik untuk dilihat.

2. Aplikasi yang dimiliki PT. Pos Indonesia tentunya sangat diperlukan dan dibutuhkan oleh para pelanggan, tentunya dalam hal ini diperlukan analisis sistem infomasi yang baik sebelumnya.

3. Pada tahap analisis sistem informasi aplikasi EMS client ini, dirumuskan kebutuhan akan perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan, untuk nantinya diimplementasikan hingga menjadi sebuah tampilan aplikasi yang utuh.

4. Perancangan analisis ini diharapkan mempermudah dalam perancangan aplikasi.

4.2. Saran

Saran dari penulis untuk pihak yang terkait dengan pelaksanaan kerja praktek yang penulis lakukan, adalah sebagai berikut :

1. Hendaknya suatu instansi yang cukup besar peranannya terhadap pelayanan masyarakat, sudah saatnya menggunakan analisis yang baik agar menciptakan aplikasi yang berkualitas dan baik.

pembangunan aplikasi EMSclient.

3. Perlunya pemahaman akan pentingnya mengakses suatu layanan aplikasi karena akan membantu dalam pekerjaan.

KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

IKHWANTIAS RIKANDIARI

10106209

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

53

1. Silberschatz, H. F.Korth, S.Sudarshan, Database System Concepts, 4rd edition, McGraw-Hill, 1999

2. Fathansyah, Basis Data, Informatika, Bandung, 1999 3. Ir. Fathansyah, Basis Data, Informatika, Bandung, 1999.

4. T. Marcus, A. Prijono dan J.Widiadhi, DELPHI DEVELOPER dan SQL Server 2000,Informatika, Bandung, 2004.

atas berkat rarmat-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini, yang penulis beri judul : “ ANALISIS SISTEM INFORMASI EMS CLIENT DI PT POS INDONESIA”.

Laporan Kerja Praktek ini diajukan untuk memenuhi salah satu syarat akademis pada Program Strata-1 Fakultas Teknik Jurusan Teknik Informatika di Universitas Komputer Indonesia.

Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada yang terhormat Bapak Galih Hermawan, S.Kom., selaku dosen pembimbing Kerja Praktek yang dengan penuh ketulusan, kesabaran, perhatian, dan ketelitian telah meluangkan waktu, tenaga, dan pemikirannya untuk memberikan pengarahan kepada penulis selama penulisan kerja praktek ini.

Pada kesempatan ini pula, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang saya hormati :

1. Bapak Tedi Suryadi selaku pembimbing kerja praktek penulis. 2. Bapak Ahmad Fajar selaku pembimbing kerja praktek kedua. 3. Ibu Mira Kania Sabariah, S.Si, MT., selaku Ketua Jurusan dari

Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia Bandung. 4. Bapak Galih Hermawan, S.Kom., selaku dosen wali sekaligus

dosen pembimbing saya.

itu, penulis sangat mengharapkan segala bentuk saran dan kritik dari semua pihak demi penyempurnaan laporan kerja praktek ini ini.

Akhir kata penulis secara pribadi berharap laporan kerja praktek ini bisa memberikan manfaat khususnya bagi penulis, dan bagi para pembaca pada umumnya.

Bandung, Januari 2011

Nama

: Ikhwantias Rikandiari

Kelas

: IF-5

NIM

:10106209

Tahun Masuk

: 2006

Tempat tanggal lahir : Bandung, 5 November 1988

ANALISIS SISTEM INFORMASI APLIKASI EMS CLIENT

DI PT POS INDONESIA

Jl. Asia Afrika No. 49 Bandung 40111

KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

IKHWANTIAS RIKANDIARI

10106209

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

53

DAFTAR PUSTAKA

1. Silberschatz, H. F.Korth, S.Sudarshan, Database System Concepts, 4rd edition, McGraw-Hill, 1999

2. Fathansyah, Basis Data, Informatika, Bandung, 1999 3. Ir. Fathansyah, Basis Data, Informatika, Bandung, 1999.

4. T. Marcus, A. Prijono dan J.Widiadhi, DELPHI DEVELOPER dan SQL Server 2000,Informatika, Bandung, 2004.

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat rarmat-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini, yang penulis beri judul : “ ANALISIS SISTEM INFORMASI EMS CLIENT DI PT POS INDONESIA”.

Laporan Kerja Praktek ini diajukan untuk memenuhi salah satu syarat akademis pada Program Strata-1 Fakultas Teknik Jurusan Teknik Informatika di Universitas Komputer Indonesia.

Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada yang terhormat Bapak Galih Hermawan, S.Kom., selaku dosen pembimbing Kerja Praktek yang dengan penuh ketulusan, kesabaran, perhatian, dan ketelitian telah meluangkan waktu, tenaga, dan pemikirannya untuk memberikan pengarahan kepada penulis selama penulisan kerja praktek ini.

Pada kesempatan ini pula, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang saya hormati :

1. Bapak Tedi Suryadi selaku pembimbing kerja praktek penulis. 2. Bapak Ahmad Fajar selaku pembimbing kerja praktek kedua. 3. Ibu Mira Kania Sabariah, S.Si, MT., selaku Ketua Jurusan dari

Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia Bandung. 4. Bapak Galih Hermawan, S.Kom., selaku dosen wali sekaligus

dosen pembimbing saya.

Penulis sadar bahwa dalam penulisan laporan kerja praktek ini masih terdapat banyak kekurangan baik dari segi teknik penyajian penulisan, maupun materi penulisan mengingat keterbatasan ilmu yang dimiliki penulis. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan segala bentuk saran dan kritik dari semua pihak demi penyempurnaan laporan kerja praktek ini ini.

Akhir kata penulis secara pribadi berharap laporan kerja praktek ini bisa memberikan manfaat khususnya bagi penulis, dan bagi para pembaca pada umumnya.

Bandung, Januari 2011

Riwayat Hidup

Nama

: Ikhwantias Rikandiari

Kelas

: IF-5

NIM

:10106209

Tahun Masuk

: 2006

Tempat tanggal lahir : Bandung, 5 November 1988