Laporan Praktek kerja Lapangan (PKL) Di PT. Pos Indonesia (Persero) Wilayah Bandung
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Sejarah PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung
Perkembangan PT Pos Indonesia (Persero) erat kaitannya dengan sejarah bangsa Indonesia yang telah melalui beberapa zaman, yaitu zaman penjajahan Belanda, zaman penjajahan Jepang serta zaman kemerdekaan Indonesia.
Surat menyurat telah dilakukan manusia sejak zaman dahulu kala, dari mulai memakai simbol simbol dan gambar gambar yang ditulis di daun -daunan sampai surat dengan tulisan tulisan di atas ketas yang ada sekarang. Komunikasi tertulis dalam bentuk surat telah berkembang di Indonesia sejak zaman Kerajaan Mulawarman, Sriwijaya, Tarumanegara, Mataram, Purnawarman dan majapahit. Komunikasi tidah hanya terbatas dalam hubungan dalam negeri saja, melainkan meluas hingga ke Negara tetangga seperti Siam, Birma dan lain lain. Walaupun komunikasi secara tertulis telah diselenggarakan dengan cukup baik, namun badan khusus yang menangani perantara untuk saling menukar berita masik nampak.
Kedatangan bangsa Belanda di bumi Nusantara merupakan awal terbentuknya surat menyurat antar Indonesia dengan Belanda. Hal ini ditandai dengan kedatangan 4 buah kapal Belanda di bawah pimpinan Cornelis de Houtman pada tahun 1596 yang membawa surat surat untuk para raja Banten dan Batavia.
(2)
2
Pada tanggal 26 Agustus 1764, Gubernur Jendral G. W. Van Inhoff mendirikan kantor pos pertama di Batavia (Jakarta) yang bertugas menyelenggarakan pengiriman surat surat, dokumen dokumen, wesel pos dan berbagai kegiatan di bidang lainnya. Pentingnya pos pada masa itu dapat dilihat pada pemberian anama jalan yaitu Jalan pos Raya untuk jalan pertama yang di bangun VOC dari Anyer sampai Panarukan oleh Gubernur Jenderal Deandels. Peranan kantor pos semakin penting dan berkembang setelah penemuan teknologi telegram oleh Morse pada tahun 1843, maka didirikan dinas telegrap yang menyelenggarakan perhubungan berita jarak jauh dengan cepat.
Pada tahun 1875, Dinas Pos bergabung dengan Dinas Telegrap dan pada tahun 1878 dibentuk suatu badan yaitu Jawatan Pos dan Telegrap yang kemudian diterima menjadi anggota UPU (University Postal Union-Uni Pos). Pada tahun 1906 didirikanlah Post Telegrapf end Telefoon Dienst oleh Pemerintah Belanda dengan Staatsblad No. 395 tahun 1906 yang kemudian dikenal dengan sebutan PTT. Awal mulanya PTT merupakan badan usaha berlandaskan ICW (Indische Comtabilitest Wet) akan tetapi pada tanggal 1 Januari 1932 PTT memiliki landasan baru yaitu IBW (Indische Bardijft Weft).
Perang dunia ke II meletus, peperangan terjadi dimana mana termasuk di Asia. Pada tanggal 8 Maret 1942, Pemerintah Belanda di Indonesia menyerah tanpa syarat kepada Jepang. Ada pun nama PTT pada zaman penjajahan Jepang (9 Mreat 1942 14 Agustus 1945) yaitu
(3)
3
terpecah pecah mengikuti struktur organisasi pemerinta militer Jepang, sehingga pada masa itu terdapat Jawatan PTT Sumatera, Jawatan PTT Jawa dan Jawatan PTT Sulawesi.
Setelah Jepang menyerah dan Indonesia merdeka pada tanggal 17 Agustus 1945, maka dengan disponsori mereka merebut kantor pos pusat Post Telegraf Telefoon (PTT) di Bandung oleh angkatan muda PTT (AMPTT) dari pemerintah militer Jepang. Dalam peristiwa ini, gugur sekelompok pemuda anggota AMPTT sehingga pada tanggal tersebut menjadi tonggak awal berdirinya PTT Republik Indonesia dan diperingati setiap tahunnya sebagai bakti PTT, yang kemudian menjadi hari bakti pariwisata, pos dan telekomunikasi (PARPOSTEL).
Pada tanggal 27 Desember 1949, jawatan PPT mulai memusatkan perhatiannya pada pembangunan yang meliputi bidang kepegawaian, keuangan dan perbaikan perlengkapan bangunan yang rusak dan pembangunan gedung yang baru. Pada tahun 1960 pemerintah mengadakan reorganisasi alat alat produksi dan distribusi yang ditujukan kearah pelaksana pasal 33 UUD 1945. Untuk itu dikeluarkan PP No. 204/1961 Jo UU No. 19/Prp/1960. Berdasarkan UU tersebut semua perusahaan yang modal keseluruhannya merupakan kekayaan Negara, baik yang terjadi karena pemisahan dari kekayaan Negara maupun karena nasionalisasi, menjadi Perusahaan Negara. Dengan PP No. 204/1961 Jo UU No. 19/Prp/1960, didirikan Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Pemilihan nama Postel dianggap lebih
(4)
4
tepat karena mencakup seluruh lapangan usaha perusahaan, sedangkan nama PTT dirasakan kurang lengkap karena tidak menyebutkan hal hal yang berkaitan dengan perhubungan radio.
Usia PN Postel tidak bertahan lama. Hal ini dkarenakan organisasi yanga ada dirasakan tidak mampu lagi menampung usaha usaha yang berkembang dengan pesat. Sejalan dengan itu, untuk memungkinkan cepatnya laju pertumbuhan perusahaaan dalam memenuhi kebutuhan hajat hidup masyarakat, pemerintah memandang perlu meninjau kembali status organisasi PN Postel. Oleh karena itu, dikeluarkanlah Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965 dan Peraturan Pemerintah No. 30 tahun 1965, dimana pemerintah memecah PN Postel menjadi dua perusahaan yaitu PN Pos dan Giro dan PN Telekomunikasi. Selanjutnya melalui Undang Undang No. 9 tahun 1969, status Badan Usaha Milik Negara (BUMN) ditetapkan menjadi Perjan, Perum dan Persero. Atas dasar tersebut maka status PN Pos dan Giro Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 9 tahun 1978 diubah menjadi Perusahaan Umum (Perum) Pos dan giro.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah No. 3 tahun 1983, maka pemerintah telah menetapkan tata cara pengawasan dan pembinaan Perjan, Perum dan Persero. Untuk menyesuaikan dengan ketentuan baru ini, Peraturan Pemerintah No. 9 tahun 1978 yang mengatur tentang Perusahaan Umum Pos dan Giro telah diganti dengan Peraturan Pemerintah No. 24 tahun 1984.
(5)
5
Setelah sebelas tahun menjadi Perum, Pos dan Giro merasa telah memenuhi syarat untuk dialihkan bentuknya menjadi Perusahaan Perseroan (Persero). Untuk itu dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas usaha penyelengaraan usaha pos dan giro, maka sejak tanggal 20 Juni 1995 melalui Peraturan pemerintah No. 5 tahun 1995, Perum Pos dan Giro secara resmi telah berubah bentuknya menjadi PT Pos Indonesia (Persero). Ada pun tugas pokok dari PT Pos Indonesia (Persero) adalah membangun, mengembangkan dan mengusahakan pelayanan pos dan giro dalam arti seluas luasnya guna mempertinggi kelancaran hubungan hubungan masyarakat untuk menunjang pembangunan nasional. Oleh karena itu, Peraturan Pemerintah No. 24 tahun 1984 secara otomatis tidak berlaku lagi, karena PT Pos Indonesia (Persero) harus tunduk kepada akta pendirian yang telah disahkan oleh Menteri Kehakiman Indonesia dengan No.C2-8128 HT 01.01 tahun 1995 pada tanggal 29 Juni 1995 dan diumumkan dalam tambahan berita RI tanggal 22 Agustus 1995 No. 47 dan akta ini telah didaftarkan kepada kantor Pengadilan Negeri Bandung hari kamis tanggal 13 Juli 1995 dengan NO.861.
Seiring dengan tibanya Jepang yang mengambil alih kekuasaan Belanda di Indonesia, jawatan PTT Sumatera, jawatan PTT Jawa dan jawatan PTT Sulawesi. Jawatan PTT Republik Indonesia berdiri secara resmi pada tangggal 27 September 1945 setelah dilakukan pengambilan alihan kantor pos PTT di Bandung oleh angkatan muda PTT (AMPTT)
(6)
6
dari pemerintah militer Jepang. Dalam peristiwa ini, gugur sekelompok pemuda anggota AMPTT sehingga pada tanggal tersebut menjadi tonggak awal berdirinya PTT Republik Indonesiadan diperingati setiap tahunnya sebagai bakti PTT, yang kemudian menjadi hari bakti pariwisata, pos dan telekomunikasi (PARPOSTEL).
1.1.1 Logo dan Arti Logo PT. Pos Indonesia
Gambar 1.1
Logo PT. Pos Indonesia Lama
Sumber : Humas PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung, 2011
Perum Pos dan Giro, logo lama perusahaan ini terdiri dari unsur padi-kapas yang bersambung dengan banner diatas dengan tulisan R I, banner dibawah dengan tulisan POS & GIRO, mengelilingi unsur lima yang mengurung bola dunia dan burung. Diantara segi-lima dan padi kapas terdapat arsiran horisontal.
(7)
7
Ide utama pada logo ini adalah burung, sebagai simbol atau tanda yang mewakili merpati pos, konsep pengantaran surat jaman dahulu.
Bola dunia, sebagai simbol dari perputaran dunia dan kekekalan (Cooper J.C. Traditional Symbols, Thames & Hudson, London 1998, hal. 74) merepresentasikan hal hubungan antar negara, internasional, global.
Unsur padi kapas, seperti yang telah diuraikan sebelumnya, adalah mewakili simbol keadilan sosial dari Pancasila, untuk kelompok tertentu padi melambangkan pangan dan kapas melambangkan sandang
Banner yang bertuliskan R I di atas segilima dan merupakan ujung dari unsur padi-kapas yang melingkari segi-lima, merupakan singkatan dari Republik Indonesia.
Makna yang tertangkap secara semantik dari membaca tanda-tanda ini adalah pekerjaan profesionalitas pos yang dilambangkan dengan burung dan bola dunia terkurung oleh segi-lima dan masih dikelilingi oleh padi kapas yang ujung atasnya ada banner bertuliskan R I, yang memberikan kesan bersifat Nasional.
Bisnis Pos adalah bisnis yang berlingkup Internasional, menghubungkan antar negara di dunia, sehingga kesan yang timbul dari logo lama PT. Pos ini adalah profesionalitas Pos yang bersifat
(8)
8
internasional dilambangkan dengan burung merpati dan bola dunia, masih terkurung oleh hal-hal yang bersifat Nasional, burung tidak dapat lepas dan bebas.
Gambar 1.2
Logo PT. Pos Indonesia Baru
Sumber : Humas PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung, 2011
Pada logo PT. Pos, burung Merpati Pos yang siap terbang mengelilingi dunia telah bebas tak terkurung oleh segi-lima dan padi kapas, berjalan semakin cepat, divisualisasikan dengan sayap yang bergaris garis horisontal dan proporsi burung yang lebih memanjang dan mengecil di ujung, usaha untuk memvisualisasikan kecepatan. Ukuran burung lebih besar dibandingkan dengan bola dunia, dapat terbaca bahwa burung dapat menguasai dunia. Warna jingga digunakan untuk menandakan, sesuatu yang penting, warna ini juga digunakan untuk tiang-tiang pemisah pada perbaikan di jalan tol, seragam tukang parkir, pakaian penerbang, pakaian pendaki
(9)
9
gunung, warna yang kontras dengan warna-warna alam yang kebanyakan berwarna hijau, coklat, biru.
Tulisan dengan tipografi bold : POS INDONESIA, adalah nama perusahaan dengan identitas negara, berada di bawah gambar burung dan bola dunia, disini terbaca bahwa yang utama adalah profesionalitas dibidang usaha, dengan slogan Untuk anda kami ada . untuk menambah kesan mengutamakan pelayanan.
1.1.2 Visi dan Misi PT.Pos Indonesia Bandung
1.1.2.1 Visi
2009 - 2010 : Integrated mail, logistic & financial services infrastructure
2011 - 2013 : Indonesia s leader in the mail logistics & financial services.
2014 - 2018 : ASEAN Champion of Postal Industries
1.1.1.3 MISI
Pos Indonesia menyediakan solusi handal dalam mail, logistik dan jasa keuangan dengan menggunakan jejaring bisnis dan infrastruktur terluas dan terpadu serta mengembangkan hubungan kolaboratif.
(10)
10
1.1.1.4 Tujuan
PT POS INDONESIA mempunyai tujuan memastikan pengontrolan dapat dilakukan baik oleh pihak konsumen sendiri, pengontrolan ini memerlukan biaya investasi yang cukup besar dalam usaha memodernisasi dan tidak tergantung pada " Human Resources " yang terlalu besar. Namun Turnover yang akan diterima dipastikan akan lebih besar karena tujuan utama dari sistem ini untuk mengembalikan kepercayaan masyarakat dan pada akhirnya untuk membuat masyarakat Indonesioa loyal menggunakan PT POS INDONESIA.
1.2 Sejarah Humas PT.Pos Indonesia Wilayah Bandung
PT. Pos Indonesia adalah perusahaan jasa yang terbesar di Indonesia. Sangat beragam varian jasa yang dikeluarkan oleh Pt.Pos Indonesia. Berawal dari latarbelakang tersebut dan dengan banyaknya jasa yang PT.Pos tawarkan kepada masyarakat sehingga disini harus ada penanganan secara khusus, karena pada kenyataanya pelayanan jasa yang kami berikan tidak selamanya berjalan lancar dikarenakan banyak faktor yang dapat menghambat kelancaran dalam pelayanan jasa kami, baik secara teknis maupun nonteknis. Yang dimana dari wakru ke waktu masalah tersebut semakin kompleks.
(11)
11
Oleh karena itu pada Tahun 1997 dibentuklah divisi khusus untuk menangani masalah tersebut yaitu divisi solusi care.
Kemudian seiring perkembangan zaman dan semakin besarnya minat masyarakat terhadap pelayanan PT.Pos Indonesia ini maka divisi solusi care berganti nama dengan costumer service. Selang beberapa waktu divisi costumer service ini berganti nama menjadi
costumer care yang sampai sekarang bertahan. Adapun tugas dari costumer care ini , diantaranya :
a. Tugas Pokok :
1. Menjaga brand image perusahaan.
2. Menerima keluhan pelanggan atas jasa PT.Pos Indonesia 3. Menginformasikan produk jasa PT.Pos Indonesia.
4. Mempublikasikan produk dan jasa PT.Pos Indonesia 5. Memberikan pembinaan kepada para pengguna layanan
PT.Pos Indonesia.
6. Menjembatani kebutuhan informasi untuk kedua belah pihak baik internal maupun eksternal.
7. Menginformasikan kebijaksanaan perusahaan baik secara internal maupun eksternal.
(12)
12
1.3 Sturktur PT. Pos Indonesia
Gambar 1.3
Struktur Organisasi PT Pos Indonesia
Sumber : Humas PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung, 2011
Struktur organisasi PT. Pos Indonesia Pusat, yang dimana PT. Pos Indonesia ini membawahi seluruh kantor pos yang tersebar diseluruh Indonesia. Adapun pemegang jawabatan inti PT.Pos Indonesia. Diantaranya adalah :
(13)
13
1. Komisaris Utama :
Daddy Hariadi.
2. Direktur Utama :
I Ketut Mardjana.
3. Wakil Direktur Utama / Direktur Keuangan : Sukatmo Padmosukarso.
4. Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan : Rudiansyah Prawoto.
5. Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis : Setyo Riyanto.
6. Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum : Entis Sutisna.
7. Direktur Operasi Suratpos dan Logistik : Ismanto.
(14)
14
1.4 Struktur Divisi PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung
Sturktur Divisi PT. Pos Indonesia Bandung
Gambar 1.4
Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung
Sumber : Humas PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung, 2011
1.5 Job Decriptions
Deskripsi jabatan (job description) masing-masing bagian pada struktur organisasi PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung adalah sebagai berikut :
BAG. PENGOLAHAN KOMUNIKASI BAG. LOGISTIK BAG. BINA MUTU DAN PELAYANAN BAG. VERIFIKASI BARANG
BAG. SARANA BAG. TEKNIK
SISFO RK PR BAG. PEMASARAN BAG. SDM BAG. FILATELI BAG. PEL RETAIL
BAG. POS PLUS BAG. PELAYANAN BAG. KEUANGAN BAG. AKUTANSI KEPALA KANTOR MAN. OPERASIONAL BAG. AUDIT
(15)
15
1. Kepala Kantor :
a. Mengawasi kegiatan penjualan, keuangan, pembelian, administrasi dan umum keadaan kegiatan sesuatu yang terpadu dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan. b. Melakukan pengolahan data, analisis dan evaluasi atau
hasil usaha dalam rangka meningkatkan daya guna dan hasil guna milik perusahaan.
c. Secara periodic mengawasi system pengawasan internal dan melaksanakan pemeriksaan.
d. Memberi masukan kepada staf untuk perbaikan atau penyempurnaan peraturan, ketentuan, sitem prosedur maupun administrasi yang pada umumnya berlaku pada perusahaan.
e. Mengawasi dan memberikan persetujuan pengeluaran dan penerimaan kas agar sesuai dengan anggaran yang sudah di tetapkan.
f. Mengadakan penilaian prestasi kerja bawahannya berdasarkan laporana yang di terima bawahannya.
g. Mengadakan hubungan dengan pihak luar terutama mengenai hal-hal yang menyangkut kebijaksanaan lainnya yang bersifat umum.
(16)
16
2. Bagian Audit :
a. Memeriksa bagian bagian keuangan, pelayanan dan keagenan, akuntansi, SDM, pengolahan, paket pos, teksifo, filateli, posplus, dan pemasaran.
b. Pemerikasaan kas supervisor keuangan dan pemeriksaan sisi benda pos dan materai (BPM) supervesior keuangan. c. Membuat laporan penyimpanan masing-masing bagian. d. Menyusun laporan eksploitasi.
e. Pemeriksaan tertutup kas tahunan. f. Penyusunan laporan pemeriksaan.
g. Pembuatan berita acara pemeriksaan (BAP). 3. Manajer Oprasional :
a. Mengolah kelancaran penerimaan, pengiriman dan penyimpanan surat kawat dan telex.
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku. c. Melaksanakan kegiatan periklanan, pameran dan
acara-acara resmi lainnya.
d. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya.
e. Menyampaikan saran kenaikan gaji / pangkat / jabatan karyawan bawahannya.
f. Meneliti surat-surat, konsep-konsep dan laporan yang ditandatangani oleh kepala kantor pusat dalam melaksanakan tugas.
(17)
17
4. Bagian Pelayanan :
a. Mengatur pelayanan loket penerimaan paket pos peka waktu meliputi paket pos biasa, wesel pos, giro pos, kilat khusus, EMS, Express Post, dan penjualan Benda Pos dan Matrai (BPM).
b. Mengkoordinasikan pekerjaan penerimaan dari kantor lain termasuk pekerjaan pembukuan atau pencatatan pekerjaan.
c. Mengkoordinir persiapan paket pos serta menjaga kelancarannya.
d. Melaksanakan tata usaha umum dan mengawasi loket-loket penerimaan paket pos.
e. Menyiapkan konsep surat-menyurat tentang hal-hal yang berkaitan dengan pos.
5. Bagian Pelayanan Pos Plus :ss
a. Menerima / menyelesaikan pengaduan pelanggan. b. Memeriksa pertanggungan pengaduan.
c. Memeriksa laporan pengaduan ditambah lampiran serta memeriksa penyimpangan jasa layanan pos.
d. Mengevaluasi tugas pos plus.
e. Merencanakan perbaikan perbaikan. f. bagian pelayanan ritel/ keagenan.
(18)
18
6. Bagian pelayanan ritel/ keagenan :
a. Memeriksa seluruh neraca loket dan dokumen sumber setelah diyakini akan kebenarannya.
b. Memeriksa seluruh neraca loket bagian peleyanan retail / keagenan dan dokumen sumber yang berkaitan dengan mutasi pada ahli yang berkaitan.
c. Memeriksa dan menandatangani neraca gabungan yang dibuat oleh kepala urusan bagian pelayanan keagenan/ retail.
d. Membantu kegiatan pemasaran.
e. Memeriksa pencocokan surplus minus tabungan Batara dan tabungan Budaya, serta menandatangani laporannya.
f. Memerikasa pembukuan Tabungan Kesejahteraan
Keluarga (TEKESRA) dan Kredit Usaha Keluarga Sejahtera (KUKESRA) yang akan dicocokan dengan bagian akuntansi, memeriksa laporan surplus TAKESRA dan KUKESRA yang akan dikirim ke BNI 46, serta menandatangani laporannya.
g. Memeriksa kebenaran dan menandatangani laporan pension.
7. Bagian Filateli :
a. Mengawasi surat-surat.
b. Mengawasi penjualan benda-benda pos. c. Menyusun target unit tahunan.
(19)
19
d. Melakukan pemeriksaan kas berdasarkan pemeriksaan administrasi.
8. Bagian Pengolahan Komunikasi :
a. Menerima, memeriksa, mencatat atau membukukan kiriman pos dan menyerahkan ke bagian administrasi. b. Mengkaji ulang pekerjaan yang telah dilaksanakan. c. Bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas dibagian
pengolahan.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain di bidangnya. 9. Bagian Logistik :
a. Mengawasi surat jalan untuk paket pos.
b. Melakukan pengawasan pemeriksaan terhadap paket-paket pos.
c. Menyusun laporan bulanan.
d. Memberi petunjuk dan bimbingan bawahan bila dipandang perlu.
10.Bagian Verfikasi Barang :
a. Melaksanakan pengendalian operasi seluruh KP VVII sampai dengan KP X, PKK dan agen pos.
b. Mengwasi kebenaran dalam pemeriksaana naskah-naskah pertanggungjawaban dan mencocokan dengan buku perhitungan KP VII sampai dengan KP X di bagian akuntansi.
(20)
20
c. Menandatangani naskah-naskah pertanggungan yang sudah cocok dan diyakini kebenarannya.
d. Memeriksa register-register berharga, baik yang sudah dipakai maupun yang berada dalam persediaan dengan dibantu oleh bagian audit.
e. Melakukan konfrimasi dengan layanan giri pos, Tabanas, Wesel Pos, dan Takesra.
11.Bagian Bina Mutu dan Pelayanan :
a. Menterjemahkan kebijakan mutu menjadi system dan metode pengendalian mutu di KP II bandung.
b. Melakukan analisis dan evaluasi sistem kualitas produk, proses dan pelayanan.
c. Mengendalikan dan mengevaluasi perbaikan sistem prosedur prosedur dan aturan yang lebih efektif dari pandangan menajemen mutu.
d. Memperbaiki system dan metode mutu produk, proses, prosedur dan aturan berdasarkan system umpan balik (pelanggan, audit, internal, eksternal dll).
12.Bagian Keuangan :
a. Menerima, menyiapkan, membayar atau mengeluarkan uang dan surat berharga, menerima dan memberikan panjar kas ke loket-loket atau kasir, menerima dan menyiapkan pengiriman uang serta membuat neraca harian kas.
(21)
21
b. Menerima, menyiapkan, mengeluarkan dan
mempertanggungjawabkan serta penata usahaan benda pos dan matrai, membuat neraca harian benda pos dan matrai termasuk buku atau daftar rekapitulasi penjualan. c. Mengawasi peredaran benda pos materai di loket-loket,
mesin perangko dan system pemperangkoan lainnya baik yang digunakan diloket maupun oleh publik, serta melaksanakan penata usahaan dan pertanggungannya. d. Melaksanakan penyetoran dan pengambilan ke atau dari
bank yang telah ditetapakan dan pentransferan ke rekening direktur keuangan bandung, serta menjaga batas maksimum saldo kas.
13.Bagian Akuntansi :
a. Memeriksa dokumen sumber pembukuuan.
b. Mengklasifikasikan data dan dokumen sumber untuk melakukan persiapan pembukuan.
c. Membukukan dalam buku harian, buku besar dan jurnal. d. Menyusun neraca dan laporan keuangan.
e. Mengisi, membukukan , menyiapkan dan mengirimkan buku kas umum dan register pembantunya.
14.Bagian Pemasaran :
a. Menyusun rencana kegiatan pemasaraan semua jasa pos dan keagenan serta penyusunan angggaran
(22)
22
b. Melakukan penelitian pasar dan menganalisa setiap masukan baik berdasarkan pengamatan, usulan atau keluhan pelanggan.
c. Melaksanakan negosiasi dan penjualan serta
mengusulkan penafsiran atas produk tertentu atau besarnya potongan.
d. Membuat basis data pelanggan dan pesaing.
e. Melakukan pembinaan pelanggan dan menjalin kerja sama dengan pihak lain serta menyelanggarakan jumpa pelanggan bagi konsumen dareah kerjannya.
f. Melakukan kegiatan promosi.
g. Memantau kegiatan yang dilakukan pesaing
mengevaluasi produk yang ada dan mengusulkan pengembangan produk.
h. Membuat laporan kegiatan pemasaran. 15.Bagian SDM
a. Melakukan dan mengevaluasi pelaksanaan mutasi dan
rolering pegawai.
b. Merancanakan, mengembangkan dan mengatur sumber daya manusia dalam lingkup kerja kantor pos bandung c. Mengurus surat-menyurat dan naskah kepegawaian serta
hal lain yang menyangkut hak dan kewajiban pegawai. d. Melaksanakan tata usaha SDM , pembayaran gaji atau
(23)
23
ongkos perjalanan dinas panjar, tabungan pegawai, serta segala sesuatu yang menyangkut hak-hak pegawai atau pension.
16.Bagian Sarana :
a. Melakukan pembelian barang-barang sarana.
b. Mengelola dan memlihara peralatan, pembangunan dan kendaraan.
c. Mengawasi kebersihan, ketertiban dan keindahan di lingkungan kantor.
d. memantau atau memeriksa gedung-gedung yang akan diajukan untuk diadakan perbaikan.
e. Mengawasi persediaan barang keperluan dinas dan memeriksa seluruh pekerjaan teknis dan administrasi bagian sarana di KP II dan KP VII sampai KP X.
17.Bagian Teknik Sistem dan Informasi : a. Mengawasi komputerisasi nasional.
b. Mengkoordinasi pengawasan dan pengadministrasian pelanggan Wasantara Net.
c. Melakukan analisis pengembangan peranan laayanan Wasantara Net.
d. Membuat neraca pendapatan Wasantara Net e. Membuat laporan pendapatan Wasantara Net.
(24)
24
18.Bagian RK ( Rekening Koran) :
a. Melakukan pengelolaaan giro pos dengan setiap mutasi /transaksi yang terjadi kedalam rekening yang terkait dan melaporkan saldonya kepada pemegang rekening.
b. Menjamin kerahasiaan layanan giro yang menyangkut saldo rekening, transaksi yang terjadi, pihak-pihak yang menerima tansaksi dan sebagainya.
c. Mengendalikan dan mengevaluasi mutu layanan giro pos agar senantiasa memberikan kepuasan pelanggan dan mitra kerja.
d. Melaporkan data-data transaksi dan saldo rekening kepada manajemen.
19.Bagian PRK :
a. Bertanggunjawab atas kelancaran pekrjaan PRK
b. Memeriksa nerca cek, penerimaan GIR-10 dan rekap Gir-5/7
c. Mencocokan neraca cek dan rekap Gir-5/7 dengan neraca gabungan dari PRK.
d. Membuat suasana kerja yang harmonis diantara staf PRK
e. Melakasanakan tugas yang bersifat insidentil dari KAKP/SGG.
(25)
25
1.5.1 Struktur Organisasi Humas PT. Pos Indonesia.
Struktur Organisasi Humas Kantor Pos Bandung
Gambar 1.5
Struktur Organisasi Humas Kantor Pos Bandung
Sumber : Humas PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung, 2011
Tugas yang yang menjadi tanggung jawab ketiga bagian tersebut, diantaranya :
1. Manajer Operasional
a. Mengolah kelancaran penerimaan, pengiriman, dan penyimpangan surat kawat dan telex.
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku. c. Melaksanakan kegiatan periklanan, pameran dan
acara-acara resmi lainnya.
d. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya.
(26)
26
e. Menyampaikan saran kenaikan gaji/pangkat/jabatan karyawan bawahannya.
f. Meneliti surat-surat, konsep-konsep dan laporan yang ditandatangani oleh kepala kantor pusat.
g. Memberikan masukan kepada kepala kantor pusat dalam melaksanakan tugas.
2. Humas
a. Menjaga brand image perusahaan.
b. Mempromosikan produk yang di keluarkan PT. Pos Indonesia.
c. Mengingatkan selalu produk yang dikeluarkan PT. Pos Indonesia.
d. Perpanjangan tangan antara pihak eksternal PT. Pos Indonesia dengan manajemen PT. Indonesia (internal) e. Memberikan solusi produk layanan/adanya costomer
service. 3. Costumer Service
a. Memberikan informasi produk layanan PT. Pos Indonesia.
b. Menerima keluhan konsumen atas layanan produk PT. Pos Indonesia dan memberikan solusi atas keluhan tersebut.
(27)
27
1.6 Sarana dan Prasarana
Terdapat banyak sarana dan prasarana yang ada di dalam kantor PT.Pos Indonesia yang berguna untuk menunjang pelayanan kepada para pelanggan. Sehingga dalam pelayanan yang disediakan PT.Pos nya pun para pelanggan merasa puas. Diantaranya adalah :
Tabel 1.6
PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung
No Sarana dan Prasarana Jumlah Ket
1 Komputer 39 Baik
2 Televisi 14 Baik
3 Internet 1 Baik
4 AC 23 Baik
5 Kipas Angiin 30 Baik
6 Meja Karyaawan 43 Baik
7 Meja Publik 24 Baik
8 Kursi Karyawan 58 Baik
9 Kursi Publik 35 Baik
10 Radio 12 Baik
11 Mesin Fax 15 Baik
12 Printer 24 Baik
13 Tanaman Hias 18 Baik
14 Telepon 14 Baik
15 Lemari 39 Baik
Sumber : Bagian Sarana PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung, 2011
1.7 Lokasi dan Tempat PKL
PT.Pos Indonesia Bandung ini terletak di Jln. Asia Afrika No 49 Bandung. Penulis memulai praktek kerja lapangan terhitung sejak 7 Juli 2011 hingga 5 Agustus 2011. Penulis melaksanakan PKL
(28)
28
selama 30 hari dimana hari kerja PT.Pos Indonesia wilayah Bandung itu dimulai dari hari Senin hingga Sabtu. Serta hari libur untuk PT.Pos Indonesia Bandung itu sendiri adalah hari Minggu dan hari libur nasional.
Jam kerja PT.Pos Indonesia Bandung untuk hari Senin hingga Jumat terhitung dari pukul 07.00 WIB hingga pukul 15.00 WIB dan untuk jam kerja di hari Sabtu terhitung dari pukul 07.00 WIB hingga pukul 13.00 WIB. Penulis diberikan fleksibilitas hari PKL dan jam kerja untuk PKL namun untuk menghargai kebijakan tersebut, penulis lebih memilih untuk melakukan PKL secara full time sesuai hari kerja terkecuali jika pembimbing praktek mengintruksikan penulis untuk merubah jam kerja karena kesibukan beliau dalam melaksanakan kegiatannya.
(29)
29
BAB II
PELAKSANAAN PKL
2.1 Deskripsi Aktivitas Kerja
Penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT Pos Indonesia (Persero) selama 30 hari terhitung dari tanggal 7 Juli 2011 hingga 5 Agustus 2011. Dibawah ini adalah aktivitas kerja yang dilakukan oleh penulis selama PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung yang beralamat di Jln. Asia Afrika No.49 Bandung- Jawa Barat.
Aktivitas yang selama penulis lakukan selama PKL di PT. Pos Indonesia (Persero) wilayah Bandung terbagi dalam dua bagian yaitu kegiatan rutin dan kegiatan insidentil.
Kegiatan rutin adalah kegiatan yang sering dilakukan penulis selama PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung, sedangkan kegiatan insedentil adalah kegiatan yang sifatnya kadang-kadang dan sewaktu-waktu yang dilakukan penulis selama PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung.
Hari kerja untuk PT. Pos Indonesia wilayah Bandung terhitung dari hari Senin sampai Sabtu. Jam kerja untuk PT. Pos Indonesia dari hari Senin hingga Jumat terhitung dari pukul 07.00 WIB hingga pukul 16.00 WIB dan di hari Sabtu terhitung dari pukul 07.00 WIB hingga 13.00 WIB.
(30)
30
Untuk lebih rinci kegiatan penulis lakukan selama PKL dapat dilihat pada table 2.1 berikut ini :
Tabel 2.1 Aktivitas Selama PKL
No Hari / Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Kamis, 7-7-2011 o Pengenalan Pos o Insidentil
2 Jumat, 8-7-2011 o Pengenalan Humas
atau customer care
o Insidentil
3 Sabtu, 9-7-2011 o Pengarahan
Pekerjaan Humas
o Insedentil
4 Senin, 11-7-2011 o Melayani Konsumen o Rutin
5 Selasa, 12-7-2011 o Melayani Konsumen o Rutin
6 Rabu, 13-7-2011 o Mengikuti Kegiatan
Greeting
o Insedentil
7 Kamis, 14-7-2011 o Melayani Konsumen o Rutin
8 Jumat, 15-7-2011 o Melayani Konsumen o Rutin
9 Senin, 18-7-2011 o Melayani Konsumen o Rutin
10 Rabu, 20-7-2011 o Sharing Dengan
Kepala Humas
o Insedentil
11 Kamis, 21-7-2011 o Pengenalan Media o Insedentil
12 Jumat, 22-7-2011 o Melayani Konsumen o Rutin
13 Sabtu, 23-8-2011 o Melayani Konsumen o Rutin
14 Senin, 25-7-2011 o Mengikuti Konfrensi
Pers
(31)
31
15 Selasa, 26-7-2011 o Tugas Membuat
Proposal
o Insendentil
16 Rabu, 27-7-2011 o Merevisi Proposal o Insendentil
17 Kamis, 28-7-2011 o Melayani Konsumen o Rutin
18 Jumat, 29-7-2011 o Membuat Brosur o Insendentil
19 Sabtu, 30-7-2011 o Melayani Konsumen o Rutin
20 Senin, 1-8-2011 o Mengikuti Kegiatan
Greeting
o Insendentil
21 Selasa, 2-8-2011 o Membuat Press
Release
o Insendentil
22 Rabu, 3-8-2011 o Membuat Press
Release
o Insendentil
23 Selasa, 4-8-2011 o Membuat Press
Release
o Insendentil
24 Rabu, 5-8-2011 o Perpisahan Dengan
Staf Humas PT. Pos Indonesia
o Insendentil
Sumber : Agenda penulis selama PKL
Dibawah ini adalah deskripsi secara rinci selama 30 hari penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung :
(32)
32
1. Kamis 7 Juli 2011
Pada hari ini penulis memulai praktek kerja lapangan di PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung. Pada awal praktek kerja lapangan ini penulis diberikan pengenalan mengenai PT.Pos Indonesia wilayah Bandung. Pada kegiatan praktek kerja lapangan hari ini penulis diberikan informasi mengenai sejarah PT. Pos Indonesia . pada hari pertama penulis hanya PKL hingga pukul 11.30 WIB.
Awal pembelajaran ini sangat berguna bagi penulis karena tidak hanya untuk menambah pengetahuan penulis mengenai PT. Pos Indonesia wilayah Bnadung saja tetapi juga pada kenyataannya BAB I pada laporan PKL ini 90% berkaitan, kegiatan pertama PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung.
2. Jumat 8 Juli 2011
Pada hari ini kegiatan penulis hanya berupa pengenalan mengenai humas dan customer service PT. Pos Indonesia. Selebihnya penulis kemudian berbincang-bincang dengan kepala humas PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung yang bernama Bapak Suyud, yang sekaligus beliau merangkap sebagai pemimbing praktek kerja lapangan penulis. Disini kami di jelaskan tentang kerja humas PT. Pos Indonesia dan customer service.
3. Sabtu 9 Juli 2011
Pada hari ini penulis diberikan pengarahan oleh pembimbing PKL mengenai pekerjaan yang dilakukan humas PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung. Yang dimana terdapat tugas pokok humas PT.
(33)
33
Pos Indonesia Wilayah Bandung ini adalah Menjaga Citra Perusahaan .
Menurut Bapak Suyud kalimat ini bermakna luas. Menurut beliau sebelum menjaga citra suatu perusahaan alangkah baiknya kita menjaga citra diri kita sendiri. Karena pada dasarnya citra suatu perusahaan akan baik apabila citra para pekerjanya baik pula. Pada kesempatan ini penulis sangat senang sekali karena selain mendapatkan ilmu, penulis juga mendapatkan informasi dan teori dari Bapak Suyud. Yang bagaimana seorang humas bekerja dalam perusahaan.
4. Minggu 10 Juli Libur
5. Senin 11 Juli 2011
Pada hari ini penulis diberi tugas untuk melayani konsumen. Yang dimana tugas harus di mulai dari yang bawah dulu. Disini saya bisa mengambil ilmu bagaimana menghadapai orang-orang yang datang membawa amarah karena ada kesalahan dalam pengiriman.
Kebetulan pada hari ini penulis hanya dihadapkan dengan 5 konsumen dengan 2 permasalahan yang berbeda dan 3 permasalahan yang sama. Konsumen yang pertama dan ketiga menanyakan mengenai rincian biaya untuk melakukan pengiriman barang ke luar kota. Kemudian pada konsumen yang keempat dan kelima ini, jujur penulis sedikit takut dan merasa tidak tahu harus memberikan solusi apa, karena konsumen ini mengeluh serta sedikit marah-marah atas
(34)
34
gangguan nonteknis yang terjadi dalam pelayanan jasa yang dilakukan PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung. Akan tetapi Bapak Suyud secara langsung menangani konsumen tersebut karena mungkin masalahnya sedikit rumit bila diserahkan pada penulis. 6. Selasa 12 Juli 2011
Kegiatan hari ini masih sama seperti hari kemarin, namun hari ini penulis hanya bertemu dengan 2 konsumen saja. 2 konsumen itu hampir sama masalahnya karena kiriman barangnya tidak sampai pada tujuan.
7. Rabu 13 Juli 2011 Izin sakit 8. Kamis 14 Juli 2011
Pada hari ini penulis masuk jam 06.30 karena penulis ingin mengetahui sekaligus ingin mengikuti kegiatan rutin PT. Pos Indonesia wilayah Bandung yaitu kegiatan Greeting. Kegiatan ini rutin dilakukan setiap pagi sebelum para karyawan melakukan aktifitasnya. Menurut Bapak Suyud, kegiatan ini sengaja dilakukan setiap hari karena dalam kegiatan ini seluruh pekerja bisa sharing mengenai kendala yang mereka hadapi ketika bekerja sehingga dalam pemecahan masalahnya pun bisa dilakukan secara bersam-sama.
9. Jumat 15 Juli 2011
Pada hari ini kegiatan penulis yaitu melayani konsumen. Penulis pada hari ini mendapatkan beberapa konsumen yang berkonsultasi
(35)
35
mengenai paket pengiriman barang dan menanyakan kiriman paket ke luar negri.
10.Sabtu 16 Juli 2011
Pada hari ini kegitan penulis masih sama seperti hari kemarin yaitu melayani konsumen, namun pada hari ini penulis diberikan kebijaksanaan waktu dari pembimbing PKL untuk pulang cepat. Karena pada hari sabtu jam kerja pos hanya sampai jam 13.00. Disamping itu juga penulis ada kegiatan di luar kampus jadi bisa mengikuti acara itu karena pulang PKL cepat.
11.Minggu 17 Juli 2011 Libur.
12.Senin 18 Juli 2011
Pada hari ini seperti biasa kegiatan yang dilakukan adalah melayani konsumen, tetapi disini aga berbeda karena penulis dimarahi habis-habisan ada kesalahan dalam struk pembayaran. Dalam kegiatan ini penulis langsung dibantu oleh Customer service
karena rumit untuk diselesaikan. 13.Selasa 19 Juli 2011
Libur Nasional Hari Kemerdekaan Republik Indonesia. 14.Rabu 20 Juli 2011
Pada hari ini tidak ada kegiatan hanya sharing dengan kepala humas. Disini penulis diberi kesempatan untuk berbicara bagaimana selama beberapa hari diberi kegiatan sebagai cutomer service.
(36)
36
menghadapi orang-orang yang membawa amarah. Disini Bpk. Suyud memberikan sebagaian ilmunya bagaimana memberikan solusi kepada orang-orang yang sedang marah. Sangat berguna sekali saat Bpk. Suyud memberikan ilmunya kepada penulis.
15.Kamis 21 Juli 2011
Pada hari ini penulis mendapatkan pengalaman dan ilmu yang sangat berguna yaitu penulis diberi pengarahan mengenai tata cara menghadapi para wartawan.
Pada kesempatan ini pula penulis sedikit berbincang-bincang dengan wartawan sekilas tentang maksud dan tujuan dari wawancara yang dilakukan sebelumnya pada kepala humas PT. Pos Indonesia wilayah Bandung. Kebetulan pada hari itu wartawan yang datang adalah wartawan media cetak dari salah satu koran ternama di Bandung. Wartawan itu bernama Bapak Suherman, Bpk Hendy dan Ibu Poppy.
Bapak Suherman memberikan pengarahan kepada penulis mengenai tatacara menulis berita dan memberikan tips mengenai berita yang akan di jadikan headline oleh redaksi.
Jujur hari ini penulis sangat dimanjakan oleh pembimbing kerena telah bisa mengikutsertakan penulis kedalam pertemuan dengan pihak media. Khususnya kepada wartawan penulis mengucapkan banyak terimakasih karena telah memberikan ilmu yang dirasa sangat berguna bagi penulis.
(37)
37
Disini Penulis bisa menganalisis bagaimana Bpk. Suyud menghadapi para wartawan. Kelak pengalaman yang penulis dapat bisa jadi cara untuk menghadapi wartawan setelah menjadi seorang humas.
16.Jumat 22 Juli 2011
Kegiatan penulis hari ini seperti hari-hari biasanya yaitu melayani konsumen dan sebagai kegiatan rutin dalam melaksanakan PKL.
17.Sabtu 23 Juli 2011
Pada hari ini penulis melakukan hal rutin yaitu melayani konsumen.
18.minggu 24 Juli 2011 Libur.
19. Senin 25 Juli 2011
Pada hari ini penulis diajak mengikuti kegiatan konfrensi pers. Dalam konfrensi pers ini tidak terlalu formal karena hanya di ruangan kepala humas yang di gabung dengan ruangan customer service. Disini banyak ilmu yang bisa diambil, bagaimana seorang humas perusahaan menyampaikan informasi kepada para wartawan dan sikap menghadapi wartawan.
20.Selasa 26 Juli 2011
Pada hari ini kegiatan PKL penulis berlangsung singkat karena penulis di beri tugas oleh pembimbing, walaupun tugas ini tidak ada hubungannya dengan kegiatan PKL yaitu membuat proposal
(38)
38
pengajuan sumbangan untuk salah satu mesjid di daerah Cimahi yang kebetulan mesjid tersebut berada di komplek tempat tinggal Bapak Suyud. Tetapi dalam pembuatan proposal ini banyak yang bermanfaat dan masih bisa satu jurusan dengan humas.
21.Rabu 27 Juli 2011
Penulis hari ini melaksanakan kegiatan seperti biasanya, namun penulis mengalami kesalahan dan kekurangan dalam membuat tugas proposal. Kemudian Bapak Suyud menyuruh penulis untuk segera menyelesaikan dan memperbaiki tugas proposal ini karena proposal ini akan segera digunakan. Oleh karena itu penulis sesegera mungkin dan fokus dulu menyelesaikan proposal yang ditugaskan Beliau.
22.Kamis 28 Juli 2011
Pada hari ini penulis melakukan kegiatan seperti biasanya yaitu melayani konsumen. Ada yang menarik dari kegiatan ini, penulis mendapatkan konsumen yang salah masuk kantor, entah apa yang ada di pikiran konsumen dia komplen tentang kiriman barang tetapi struk tanda bukti bukan pos tetapi tiki. Konsumen itu ngotot marah-marahin, penulis disini untung Bpk. Suyud datang dan menjelaskannya. Setelah itu konsumen itu meminta maaf dan pergi dengan muka merah, penulis disini ketawa-ketawa dengan Bpk. Suyud karena ada orang salah alamat.
(39)
39
Penulis pada hari ini diberi tugas oleh pembimbing PKL untuk membuat brosur. Yang dimana brosur itu mengenai penerbitan perangko seri 1 Abad Muhammadiyah . Oleh karena itu penulis diberi kebijaksanaan waktu PKL oleh pembimbing , jadi penulis bisa pulang cepat dari waktu yang telah ditentukan.
24.Sabtu 30 Juli 2011
Seperti biasa hari ini penulis melakukan aktivitas seperti biasanya yaitu melayani konsumen. Tapi hari ini penulis sedikit mendapatkan pujian dari Bapak Suyud selaku Pembimbing PKL, karena desain brosur yang penulis buat kemarin ternyata disukai oleh beliau.
25.Minggu 31 Juli 2011 Libur.
26.Senin 1 Agustus 2011
Pada hari ini penulis sengaja masuk pagi karena penulis ingin mengetahui sekaligus ingin mengikuti kegiatan rutin PT. Pos Indonesia wilayah Bandung yaitu kegiatan Greeting. Kegiatan ini rutin dilakukan setiap pagi sebelum para karyawan melakukan aktifitasnya. Menurut Bapak Suyud, kegiatan ini sengaja dilakukan setiap hari karena dalam kegiatan ini seluruh pekerja bisa sharing mengenai kendala yang mereka hadapi ketika bekerja sehingga dalam pemecahan masalahnya pun bisa dilakukan secara bersam-sama.
(40)
40
Penulis hari ini diberi tugas oleh pembimbing PKL untuk membuat Press Release. sehingga pada hari ini penulis hanya diberi pengarahaan tentang Press Release yang akan dibuat dan memberi instruksi apa aja yang dibutuhkan dalam pembuatan Press Release, karena dalam membuat Press Release akan berbeda dengan di universitas karena ini dalam perusahaan pasti akan ada bedanya. 28.Rabu 3 Agustus 2011
Penulis pada hari ini seperti biasanya melakukan tugas yaitu melayani konsumen, dan penyerahan tugas yang diberikan oleh Pembimbing kemaren. Akan tetapi ada kesalahan dan kekurangan pada tema Press Release oleh Pembimbing, jadi penulis harus membuat kembali Press Realse.
29.Kamis 4 Agustus 2011
Pada hari ini penulis hanya menyerahkan hasil tugas press realse kemarin. Tugas Press Release ini disukai oleh Bpk. Suyud selaku kepala humas, karena ada desain dan kata-kata menarik di dalamnya. Kemudian setelah itu penulis melanjutkan kegiatan PKL seperti biasanya yaitu melayani konsumen.
30.Jumat 5 Agustus 2011
Hari ini adalah hari terakhir penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan. penulis tidak melakukan kegiatan kerja selain berbincang ringan dengan pembimbing PKL penulis selama di kantor Pos Indonesia wilayah Bandung. Perbincangan ringan ini tentunya kembali membahas tentang humas yang bersifat state of being dan
(41)
41
method of communication, perbincangan mengenai feedback dan keuntungan apa saja yang bisa diambil ketika PKL, informasi dan data yang seperti apa yang sekiranya dibutuhkan dll. Tidak lupa di akhir penulis mengucapkan terimaksih dan salam perpisahan dengan semua pegawai yang terkait selama penulis melakukan kegiatan PKL di Kantor Pos Indonesia wilayah Bandung, serta pihak yang telah banyak membantu penulis dalam menjalani hari demi hari pelaksanaan PKL yang penulis lakukan selam 30 hari tersebut. Banyak pengalaman yang bisa di ambil dalam PKL.
2.2 Deskripsi dan Contoh Kerja Rutin Selama PKL
Dalam melaksanakan praktek kerja lapangan (PKL) di PT. Pos Indonesia Bandung, penulis melakukan aktifitas rutin yakni kegiatan yang dilakukan setiap hari pada saat bekerja dan dilakukan secara kontinu atau berulang-ulang, kerja rutin tersebut antara lain :
1. Melayani Konsumen (Customer Service)
Kegiatan melayani konsumen (Custumer Service) berisi tentang, melakukan pelayanan terhadap konsumen, menerima keluhana dari konsumen. Tugas melayani konsumen (Custumer Service) menjadi kegiatan rutin bagi penulis PKL, di lakukan di kantor Custumer Service dimana konsumen yang mengeluh akibat barang kiriman belum sampai, faktur-faktur peneriman yang kurang jelas, salah alamat dalam penulisan dll. Di sini tugas Customer Service adalah
(42)
42
memberikan solusi atau jalan terbaik untuk menyelesaikan masalah-masalah dari konsumen, agar konsumen tidak marah dan tidak lari menjadi pelanggan di PT. Pos Indonesia Bandung. Tugas Customer Service juga untuk memenuhi kepuasan dan kebutuhan pelanggan.
Customer Service berasal dari 2 kata yaitu Customer yang berarti pelanggan dan Servive yang berarti pelayanan. Pelayanan menurut Kasmir, S.E., M.M., diartikan sebagai tindakan atau perbuatan seseorang atau organisasi untuk memberian kepuasan kepada pelanggan atau nasabah.
2.3 Deskripsi dan Contoh Kerja Insidental
Aktifitas atau kegiatan insidentil adalah kegiatan yang tidak dilakukan setiap hari (accidental) dan dilakukan pada saat acara/waktu tertentu saja. Kegiatan insidentil yang dilakukan penulis selama melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung diantarannya adalah sebagai berikut :
1.Kegiatan Greating
Kegiatan ini seharusnya kegiatan rutin yang di lakukan di PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung, karena penulis di beri kesempatan oleh pembimbing untuk tidak selalu mengikuti kegiatan ini. Kegiatan
Greating adalah kegiatan di mana para pegawai di beri kesempatan untuk memberikan saran kepada perusahaan, yang kurang dalam pelayanaan dalam pegawainya. Kegiatan ini di lakukan sebelum jam
(43)
43
masuk kantor. Kegiatan ini juga lebih kepada sharing antara pegawai dan atasannya, agar tercipta lingkungan kerja yang baik dan lebih kepada hubungan baik antara pegawai dan pimpinannya.
2.Pengenalan Media
Kegiatan ini di lakukan untuk bisa berhubungan dengan media massa khususnya dengan wartawan. Untuk membina hubungan baik dengan media penulis di ajarkan agar bisa berhubungan baik dengan wartawan, karena banyak orang bilang bila sudah menjadi seorang humas musuh utamanya adalah wartawan. Maka dari itu dalam kegiatan ini di melakukan pembicaraan dengan para wartawan dan melakukan hubungan dengan media massa sebagai media penyampaian pesan kepada masyarakat apabila perusahaan meluncurkan produk baru. Dalam kegiatan ini media massa yang menjadi pelantara adalah Pikiran Rakyat.
3.Membuat Press Release
Kegiatan ini di lakukan penulis dengan membuat Press Release
penerbitan prangko Seri Mercusuar. Pembuatan Press Release ini sangat berbeda sekali dengan pembuatan Press Release di universitas, walaupun format penulisan sama menggunakan 5W+1H tetapi ada perbedaan yang cukup jelas, ada cirri khas tertentu dalam pembuatan
(44)
44
yang di tonjolkan dalam pembuatan Press Release, sangat menarik sekali dalam pembuatannya karena resmi sekali.
Press Release atau siaran pers menurut Soemirat dan Ardianto (2004) adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations
(PR) suatu organisasi/ perusahaan yang disampaikan kepada pengelola
pers / redaksi media massa (tv, radio, media cetak, media online) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut.
Dari pengertian di atas pembuatan Press Release, untuk memberitahu kepada media massa informasi terbaru yang akan di sampaikan kepada media massa tersebut.
(45)
45
Gambar 2.1
Prangko Seri Mercusuar
Sumber : Arsip selama penulis PKL, 2011
2.4Analisa Kegiatan Selama PKL
Perkembangan masyarakat dan kemajuan teknologi dalam prosesnya berjalan seiring seraya pengaruh mempengaruhi. Masyarakat Berkembang karena pengaruh kemajuan teknologi dan tekologi maju dengan pesat disebabkan oleh masyarakat yang semakin berkembang.
Dalam situasi itu, kegiatan humas dirasakan semakin penting baik humas pemerintahan maupun humas perusahaan, tidak saja humas dalam lingkup nasional namun juga internasional, maka dari itu, PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung menyadari akan pentingnya keberadaan Humas sebagai bagian terpenting dalam perusahaan.
(46)
46
Humas menurut Fraser P.Seitel, Senior Vice President dan Director of Public AffairsThe Chse Manhattan Bank adalah :
Public Relations merupakan fungsi manajemen yang membantu menciptakan dan saling memelihara alur kounikasi, pengertian, dukungan serta kerjasama suatu organisasi/ perusahaan dengan publiknya dan ikut terlibat dalam menangani masalah-masalah atau isu-isu manajemen. PR membantu manajemen dalam penyampaian informasi dan tanggap terhadap opini public. PR secara efektif membantu manajemen memantau berbagai perubahan . (Elvinaro & Soemirat, 2003:13).
Dari definisi di atas dijelaskan bahwa pada dasarnya Public Relations atau Humas menekankan pada fungsi manajemen . ini pemahaman bahwa PR mempunyai fungsi yang tidak mudah, karena seorang PRO (Public Relations Officers) dituntut untuk dapat membantu menciptakan dan memelihara alur komunikasi, pengertian, dukungan serta kerjasama dengan publiknya.
Definisi tentang Humas dikemukakan oleh W.Emerson Reck, Direktur PR Universitas Colgate bahwa :
Publik relations adalah lanjutan dari proses pembuatan kebijaksanaan, pelayanan dan tindakan bagi kepentingan terbaik dari suatu individu atau kelompok agar individu atau kelompok agar individu atau lembaga tersebut memperoleh kepercayaan dan goodwill.(kemauan baik) dari public, kedua, pembuatan kebijaksanaan, pelayanan dan tindakan untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang menyeluruh. (Elvinaro & Soemirat, 2003:12).
(47)
47
Menurut J.C Scidel, Directur PR, Division of Housing, State New York, mengemukakan bahwa :
Public relations adalah proses yang kontinyu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh goodwill (kemauan baik) dan pengertian dari pelanggan , pegawai dan public yang luas, kedalam mengadakan analisis dan perbaikan diri asendiri, sedangkan keluar memberikan pernyataan pernyataan (Elvirano & Soemirat,2003:12)
Humas dalam sebuah perusahaan menjadi ujung tombak utama dalam menciptakan dan meningkatkan kredibilitas dan eksistensi suatu perusahaan/ organisasi. Humas berfungsi menumbuhkan hubungan baik antara segenap komponen pada suatu lembaga/perusahaan dalam rangka memberikan pengertian, menumbuhkan dan mengembangkan goodwill (kemauan baik) publiknya serta memperoleh opini public yang menguntungkan. Apabila masyarakat menilai positif suatu perusahaan maka yang timbul adalah tumbuhnya kepercayaan dan citra yang positif.
Praktek Kerja Lapangan yang dilakukan penulis tidak terlepas dari panduan komunikasi sebagai latar belakang pendidikan penulis. Walaupun penulis melaksanakan PKL dengan humas yang method of communication namun kegiatan kehumasan di PT. Pos Indonesia tetap ada dan berjalan dan berhubungan dengan latar belakang keilmuan penulis.
Penulis menganalisis bahwasannya selama penulis melaksanakan PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung penulis terlibat dalam komunikasi antar personal dan komunikasi massa. Komunikasi antar
(48)
48
personal terjadi ketika penulis berbincang dengan pembimbing PKL, para konsumen yang dalam setiap harinya adalah orang yang berbeda. Komunikasi organisasi terjadi ketika penulis melakukan sharing dan diskusi mengenai komuniksai pada saat penulis melakukan kegiatan Greeting.
Selama PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung penulis diajarkan untuk membuat proposal, brosur, press release, kemudian belajar menghadapi konsumen dengan berbagai karakternya, kemudia belajar cara menghadapi media bagaimana menghadapi seorang
wartawan dan menyampaikan informasi dengan penggunaan
komunikasi yang baik, diajarkan untuk berdiskusi sesuai dengan komunikasi organisasi.
Bagi penulis kegiatan yang diberikan oleh pembimbing PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung sudah sangat berinterpretasi langsung dengan aplikasi ilmu komunikasi selebihnya untuk kehumasan. Seperti contohnya adalah dalam kegiatan melayani konsumen dimana komunikasi yang dilakukan tidak selalu sama antara konsumen satu dengan konsumen yang lainnya. Penulis harus memilah dan memilih komunikasi yang dilakukan kepada orang yang berbeda-beda karakternya.
Bagi penulis tugas membuat proposal sangatlah penting dan berguna. Dalam dunia kerja nanti penulis mungkin akan rajin membuat proposal setiap harinya. Maka dari itu struktur proposal yang baik dan benar harus dilatih dari sekarang karena dalam dunia kerja mungkin
(49)
49
sudah tidak ada waktu lagi untuk belajar membuat proposal. Dan dalam kegiatan PKL ini penulis mendapatkan ilmu dan pengalaman penting dalam pembuatan proposal.
Penulis lalu diajarkan bagaimana cara berdiskusi yang sopan baik dalam komunikasi antar personal maupun dalam komunikasi organisasi. Diskusi sangat diperlukan dalam dunia kerja yang nyata karena sangat mustahil seseorang bekerja sendiri tanpa membutuhkan orang lain. Dalam hal ini diskusi sangat diperlukan agar komunikasi berjalan efektif. Penulis diajarkan bagaimana caranya menyanggah, memberikan solusi dan mengeluarkan pendapat baik kepada rekan kerja ataupun pada konsumen. selain itu komunikasi antar personal sangat diperlukan ketika penulis masuk ke dunia kerja yang nyata kelak. karena pada dasarnya sifat dan karakter manusia itu berbeda, sekalipun mereka itu kembar siam tapi kepribadian tiap individunya pastilah berbeda, oleh karena itu komunikasi antar personal sangatlah penting.
Melalui kegiatan PKL ini penulis menyadari bahwa dalam pengerjaan tugas haruslah teliti dan sabar, karena tugas itu adalah tanggung jawab kita yang patut untuk di pertanggung jawabkan nantinya oleh kita. Tentunya teguran, cacian dan bantahan yang penulis dapatkan selama penulis melakukan kegiatan PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung ini sangatlah membangun untuk mental penulis dan khususnya pengtahuan dan kemampuan penulis semakin terasah.
Kegiatan PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung yang sangat penulis sukai adalah pada hal yang ada hubungannya dengan
(50)
50
komunikasi antar pribadi dan komunikasi massa. Karena penulis selalu mendapatkan kepuasan khusus apabila komunikasi antar pribadi dapat berjalan lancar. Mengingat dalam kegiatan PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung ini sebagian besar kegiatan penulis adalah melayani konsumen, dimana semua orang yang datang ke meja tempat penulis bekerja adalah orang-orang dengan segudang pertanyaan, kemarahan dan sanjungan dan membutuhkan jawaban yang tepat guna untuk memenuhi kebutuhan informasinya, tidak hanya konsumen dengan masalah seperti itu saja namun yang lebih menantang lagi ketika penulis dihadapkan kepada para konsumen yang datang dengan segala keluhan atas layanan jasa yang PT. Pos Indonesia berikan. Kemudian yang menjadi kepuasan bagi penulis adalah ketika penulis bisa menjawab serta memberikan solusi yang tepat untuk menyelesaikan masalah mereka.
Dalam komunikasi massa juga penulis merasa senang karena bisa berhubungan dengan publik di luar sana. Orang bisa tahu informasi apa yang disampaikan bila menggunakan media. Selain itu cara menghadapi wartawan yang bisa mengintrogasi melebihi polisi. Disini penulis banyak belajar bagaimana seorang humas menhadapi semua itu. Kata kunci dari semua itu penulis di beri bocoran, pertama senyum dan mendengarkan pertanyaan, bila sudah menyimpang dari pokok bahasan maka harus bisa membalikan keadaan seperti mestinya. Selanjutnya harus pandai dalam menyampaikan informasi, bahasa harus disini harus bisa dipertanggung jawabkan karena seorang wartawan bisa saja
(51)
51
mengembangkannya dan bisa jadi itu hal yang negatif. Dalam menghadapi media disini metal dan pengalaman berbicara, karena belum mempunyai pengalaman dalam bidang ini, penulis di beri kesempatan oleh pembimbing untuk mencontohkan bagaimana berbicara dengan wartawan. Pengalaman ini pasti jadi ilmu yang bermanfaat, karena untuk kedepan tidak canggung lagi karena sudah ada modal. Maka dari itu komunikasi harus dilakukan secara baik dan efektif agar tidak merugikan diri sendiri dan orang lain.
2.5Analisa Aktivitas Kerja Humas PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung
Dalam perkembangan zaman yang semakin terbuka saat ini, begitu juga dengan perkembangan masyarakatnya. Suatu instansi/lembaga harus memiliki kesadaran bahwa keberadaannya tidak terlepas dari keberadaan instansi/lembaga lain, masyarakat, pemerintah, maupun karyawan yang berada didalamnya instansi oleh sebab itu perlu adanya komunikasi yang erat dari instansi/lembaga terhadap segala yang ada di sekelilingnya.
Untuk menciptakan suatu hubungan yang baik antara
instansi/lembaga maupun karyawan/staff perlu adanya suatu pengertian antara satu dengan lainnya, dan pada akhirnya akan menciptakan hubungan yang erat dari masyarakat, pemerintah, dan pihak-pihak lain sehingga terbentuk hubungan masyarakat yang bisa menimbulkan kepercayaan dalam membina suatu hubungan yang harmonis
(52)
52
Menurut J.C., Seidel, Public Relations Director, Division of Houshing,
State of New York, mengemukakan bahwa:
Public Relations adalah proses yang kontinu dari usaha-usaha management untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari para pelanggannya, pegawainya dan publik umumnya; kedalam dengan mengadakan analisa-analisa dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataan-pernyataan. (Abdurrachman, 1993:24 ).
Menurut pengertian diatas, dapat dianalisis bahwa hubungan masyarakat merupakan hasil pencerminan sebagaimana dirasakan seseorang atau publik, sebagai hasil kegiatan suatu organisasi ataupun instansi. Hubungan Masyarakat merupakan suatu kebijaksanaan (policy) dari suatu instansi/lembaga, dan kebijaksanaan ini dapat menjadi baik atau buruk tergantung dari bagaimana mengelola kebijaksanaan tersebut.
Berbicara mengenai Public Relations, dilihat dari sudut etimologi kata, maka istilah Public Relations merupakan gabungan dari dua kata, yaitu public dan relations . Publik secara universal yaitu sekelompok orang yang mempunyai minat dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal .(Yulianita, 1999:17), sedangkan Relations diterjemahkan dalam bahasa Indonesia adalah hubungan-hubungan dalam arti menyangkut banyak hubungan.(Yulianita, 1999:21). Untuk lebih memperjelas pengertian mengenai pengertian Public Relations , berikut ini dikemukakan beberapa definisi dari para ahli.
Definisi Public Relations menurut Frank Jefkins adalah Fungsi manajemen yang menilai sikap publik, menyatakan kebijaksanaan dan prosedur dari individu atau organisasi atas dasar kepentingan
(53)
53
publik, dan melaksanakan program kerja untuk memperoleh pengertian dan pengakuan dari publiknya. (Yulianita, 1999:33).
Dari definisi diatas menunjukkan bahwa Humas merupakan jembatan penghubung antara publik dengan organisasi yang diwakilinya, dan melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan kepentingan organisasi maupun publiknya.
Menurut John D. Millet, dalam bukunya, Management in Public Services the quest for effective performance, yang artinya peran Humas/PR dinas instansi atau lembaga kepemerintahan terdapat beberapa hal dalam melaksanakan tugas atau kewajiban utamanya, yaitu sebagai berikut:
1. Mengamati dan mempelajari tentang hasrat, keinginan-keinginan dan inspirasi yang terdapat dalam masyarakat (learning about public desires and aspiration).
2. Kegiatan untuk memberikan nasihat atau sumbang saran dalam menaggapi untuk apa sebaiknya dapat dilakukan dilakukan instansi/lembaga pemerintah seperti yang diekhendaki oleh pihak publiknya (advising the public about what is should desire).
3. Kemampuan untuk mengusahakan terciptanya hubungan
memuaskan yang diperoleh dari antara hubungan publik dengan para pejabat pemerintahan (ensuring satisfactory contact between public and government official).
4. Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah diupayakan oleh suatu lembaga/instansi pemewrintahan yang
(54)
54
bersangkutan (informing and about what agency doing). (Ruslan, 2002: 94)
Sedangkan Dimock dan Koening memaparkan tugas dan kewajiban dari pihak Humas lembaga pemerintahan, sebagai berikut:
1. Berupaya memberikan penerangan atau informasikepada masyarakat (public services), kebijaksanaan serta tujuan yang akan dicapai oleh pihak pemerintah dalam melaksanakan program kerja pembangunan tersebut.
2. Mampu menanamkan keyakinan dan kepercayaan, serta mengajak masyarakat dalam partisipasinta untuk melaksanakan program pembangunan di berbagai bidang, seperti sosial, ekonomi, hukum dan politik serta menjaga stabilitas keamanan dan ketertiban nasional.
3. Keterbukaan dan kejujuran dalam memberikan pelayanan serta pengabdian dari aparatur pemerintah bersangkutan perlu dijaga atau dipertahankan dalam melaksanakn tugas dan kewajibannya masing-masing secara konsisten serta profesional. (Ruslan, 2002: 94)
Dalam bukunya Praktik dan Solusi Public Relations dalam Situasi
Krisis dan Pemulihan Citra, Rusady Ruslan mengemukakan bahwa, Public
Relations berfungsi mendekatkan (menarik) konsumen atau publik sasarannya kepada perusahaan, berupaya dalam mempengaruhi opini dan persepsi masyarakat dan menciptakan citra perusahaan.
(55)
55
Menurut Frank Jefkins tujuan Public Relations adalah: Meningkatkan favorable image/citra yang baik dan mengurangi atau mengikis habis sama sekali unfavorable image/citra yang buruk terhadap organisasi tersebut (Yulianita, 1999: 42).
Kegiatan kehumasan adalah merupakan bagian dari kegiatan Komunikasi informasi dan Edukasi (KIE), yang dilaksanakan secara terencana dan berkesinambungan untuk membangun atau menegakkan citra positif dari lembaga dan program-program yang dijalankan, agar dapat dipahami dan didukung oleh segenap khalayak dengan dasar saling pengertian.
Menurut Rosady Ruslan, S.H.,M.M. Ruang lingkup Public Relations
dalam bukunya yang berjudul Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, Konsepsi & Aplikasi , yaitu :
a. Membina hubungan ke dalam (public internal)
Yang dimaksud publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari unit atau badan atau perusahaan atau organisasi itu sendiri.
b. Membina hubungan ke luar (public eksternal)
Yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya. (2008:23)
Mengenai tujuan Humas, didalam definisi-definisi yang telah diuraikan, banyak yang menunjukkan dengan jelas tujuan bidang ini. Untuk
(56)
56
mencapai tujuan itu, diantaranya ialah mengembangkan good will dan memperoleh opini publik yang favourable atau menciptakan kerja sama berdasarkan hubungan yang harmonis dengan berbagai publik.
Secara umum, ada sekitar 14 tujuan humas. Dari sekian banyak hal yang bisa dijadikan tujuan kegiatan humas dari sebuah perusahaan, beberapa diantaranya yang pokok menurut M Linggar Anggoro dalam bukunya Teori dan Profesi Kehumasan adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan adanya kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan.
2. Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan.
3. Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan dengan
khalayaknya, sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman, kesangsian atau salah paham dikalangan khalayak terhadap niat baik perusahaan.
4. Untuk menyebarluaskan aneka informasi mengenai aktifitas dan partisipasi para pimpinan perusahaan dalam kehidupan sosial sehari-hari.
5. Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas serta membuka pasar-pasar baru.
(57)
57
Humas secara mendasar menjadi tanggung jawab dari Top Management (pimpinan puncak). Fungsi Humas dapat diharapkan sebagai
mata , telinga , dan tangan kanan pimpinan puncak perusahaan.
Fungsi Humas menurut Cultip & Center and Canfield Ruslan Rosady dalam bukunya Manajemen PR dan Media Komunikasi , adapun fungsi humas yaitu :
a. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajeman organisasi).
b. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi denga publiknya yang merupakan khalayak sasaran.
c. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, perserpsi, dan tanggpan masyarakat terhadap organiasasi yang diwakilinya atau sebaliknya.
d. Melayani keinginan publik dan memberikan sumbangan saran kepada pemimpin organisasi demi tujuan dan manfaat bersama.
e. Menciptakan komunikasi dua arah atau timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak. (2006 : 19).
Dari penjelasan di atas dapat di tarik kesimpulan mengenai peranan humas pada intinya adalah sebagai penghubung perusahaan yang diwakilinya dengan publik, sebisa mungkin terus membina hubungan yang
(58)
58
harmonis dan saling menguntungkan, serta menciptakan citra positif bagi perusahaan.
Pada Public Relations melekat Dua aspek yang hakiki yang mutlak harus ada. Kedua aspek tersebut adalah :
a. Sasaran Public Relations adalah publik intern (Internal Public) dan Public Ekstren (External Public)
Publik intern adalah orang-orang yang bergiat di dalam organisasi, antara lain para karyawan. Publik ekstern adalah orang-orang di luar organisasi yang ada kaitannya dengan kegiatan organisasi, misalnya para pejabat kantor Pajak, Kantor Telepon, dll.
b. Kegiatan Public Relations adalah komuniaksi dua arah timbal balik
(Reciprocal Two Way Traffic Communication)
Hal tersebut berarti bahwa dalam rangka penyampaian informasi, baik yang ditujukan kepada publik intern maupun ekstern, harus terjadi arus balik (Feedback). Ini berarti bahwa kepala Hubungan Masyarakat (Kahumas) harus mengetahui efek atau akibat penyampaian informasinya itu, apakah ditanggapi publik secara positif atau secara negatif.
2.5.1 Strategi dan Sasaran kegiatan Public Relatios Strategi Public Relatios
Strategi Public Relations atau yang lebih dikenal dengan bauran Public Relations, yaitu sebagai berikut :
(59)
59
1. Publications
Setiap fungsi dan tujuan Public Relations adalah menyelangarakan publikasi atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang aktivitas atau kegiatan perusahaan atau organisasi yang pantas diketahui oleh publik. Dalam hal ini, tugas Public Relations adalah menciptakan berita untuk mencari publisitas melalui kerjasama dengan pihak pers atau wartawan dengan tujuan menguntungkan citra lembaga atau organisasi yang diwakilinya.
2. Event
Merancang sebuah event yang bertujuan untuk memperkenalkan produk dan layanan perusahaan , mendekatkan diri ke publik dan lebih jauh lagi dapat mempengaruhi opini publik. Berikut beberapa jenis
event.
a.Calendar event
Calendar event meliputi kegiatan rutin selalu diselenggarakan pada waktu tertentu.
b.Special events
Event atau acara ajang yang sifatnya khusus dan dilaksanakanpada momen tertentu diluar acara rutin dari program kerja Public Relations.
c.Moment event
Event atau acara yang bersifat momentum atau lebih khusus lagi. 3. News (menciptakan berita)
(60)
60
Berupaya menciptakan berita melalui press release, newsletter, bulletin dan lain lain. Untuk itulah seorang Public Relations harus mempunyai kemampuan menulis untuk menciptakan publisitas.
4. Communityinvolvement (kepedulian pada komunitas)
Keterlibatan tugas sehari hari tugas Publis Relatios adalah mengadakan kontak sosial dengan kelompok masyarakat tertentu guna menjaga hubungan baik (community relations ang humanity relations) dengan pihak organisasi atau lembaga yang diwakilinya.
5. Inform or image (memberitakan atau meraih citra)
Ada dua fungsi utama Public Relations, yaitu memberikan informasi kepada publik atau menarik perhatian, sehingga diharapkan dapat memperoleh tanggapan berupa citra positif.
6. Lobbying and negotiation
Keterampilan untuk melobi melalui pendekatan pribadi dan kemampuan bernegosiasi sangat diperlukan bagi seorang Public Relations. Tujuan lobi adalah untuk mencapai kesepakatan (deal) aytau memperoleh dukungan dari individu dan lembaga yang berpengaruh terhadap kelangsungan bisnis perusahaan.
7. Social responsibility (tanggung jawab sosial). (Ruslan : 2002)
Memiliki tanggung jawab sosial dalam aktivitas Public Relations
menunjukkan bahwa perusahaan memiliki kepedulian terhadap masyarakat. Hal ini akan meningkatkan citra perusahaan dimata publik. Saat ini banyak perusahaan menjadikan kegiatan sosial sebagai aktivitas yang harus dilakukan.
(61)
61
2.5.2 Kegiatan Humas
Kegiatan Humas harus dikerahkan kedalam dan keluar. Kegiatan-kegiatan yang ditujukan kedalam disebut Internal Public Relations dan kegiatan-kegiatan yang ditujukan keluar disebut External Public Relations.
Internal Public Relations
Untuk menciptakan suasana menyenangkan dan bagi keuntungan suatu lembaga, komunikasi yang bersifat two-way communication penting sekali dan mutlak harus ada, yaitu komunikasi antara pimpinan dengan bawahan dan antara bawahan dengan pimpinan, yang merupakan feed back , yang berdasarkan pada good human relations sesuai dengan prinsip semua public relations.
Oleh karena itu, adalah tugas seorang PRO (Public Relations Officer) untuk menyelenggarakan komunikasi yang sifatnya persuasif dan informatif. Seorang PRO harus mengadakan analisa mengenai apa yang telah dilaksanakan di dalam internal public relations, mengadakan survey
tentang attitudes para karyawan terhadap instansinya, kebijaksanaan instansi dan kegiatan-kegiatannya.
Menurut Oemi Abdurrachman komunikasi yang informatif dan persuasif dapat dilaksanakan dengan :
a. Tertulis, yaitu menggunakan surat-surat, papers, buletin, brosur dan lain-lain.
(62)
62
b. Lisan, yaitu dengan mengadakan briefing, rapat-rapat, diskusi, ceramah.
c. Conselling, dengan meyediakan beberapa anggota staf yang telah mendapat latihan atau pendidikan untuk memberikan nasehat-nasehat kepada karyawan, turut memecahkan masalah-masalah pribadi mereka atau mendiskusikannya bersama-sama. (Abdurrachman, 2001:35).
Adalah penting untuk memahami individu-individu, latar belakang dan sikap seperti yang mereka lakukan. Penting untuk memahami keinginan-keinginannya, harapan-harapannya dan ambisi-ambisinya, bahkan memahami prasangka-prasangkanya.
Dengan demikian, maka seorang PRO harus mengetahui dan memahami tentang segala sesuatu yang ada hubungannya dengan kepentingan atau kebutuhan para karyawan sebagai individu dan sebagai anggota kelompok dan kepentingan instansi atau lembaga.
Internal Public Relations yang baik adalah yang memperlakukan tiap karyawan dengan sikap yang sama, tanpa membeda-bedakan tingkat, pendidikan dan lain-lain. Salah satu usaha Internal Public Relations yang dapat menunjukkan perhatian terhadap kemajuan atau kepentingan karyawan diantaranya mengadakan upgrading atau memberi kesempatan pada mereka untuk mengikuti pendidikan lainnya yang secara psikologis dapat menaikkan martabat mereka.
(63)
63
External Public Relations
Tugas penting External Public Relations adalah mengadakan komunikasi yang efektif, yang sifatnya informatif dan persuasif, yang ditujukan kepada publik di luar instansi tersebut. Informasi harus diberikan dengan jujur, berdasarkan fakta dan harus teliti. Sebab publik mempunyai hak untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya tentang sesuatu yang menyangkut kepentingannya.
Publik kadang-kadang sangat kritis. Oleh karena itu sikap yang
correct dan ramah merupakan salah satu syarat dalam berkomunikasi dengan publik, tanpa terpengaruh oleh appearance , personality , kata-kata mereka dan sebagainya. Penilaian publik terhadap suatu lembaga bukan saja soal pelayanannya, kegiatan-kegiatannya, dan para anggotanya, tapi juga mengenai keseluruhan yang meliputi badan tersebut.
Menurut Oemi Abdurrachman komunikasi dengan external public
dapat diselenggarakan diantaranya dengan :
1) Kontak Pribadi (Personal contact)
Unsur yang penting dalam hubungan ini adalah perlakuan terhadap perorangan-perorangan yang berhubungan dengan badan atau instansi. Di dalam government public relations hal ini perlu mendapatkan perhatian yang serius dan harus ditekankan kepada para karyawan, bahwa
government public relations itu tidak cukup hanya dengan memberikan penjelasan-penjelasan pada seseorang baik secara lisan maupun secara
(64)
64
tertulis. Yang sangat penting adalah perlu adanya perhatian terhadap reaksi tiap individu sebagai seorang warga negara terhadap para karyawan tentang bagaimana mereka melaksanakan kewajibannya.
2) Press release
Dalam menyiapkan press release hendaknya diperhatikan soal-soal teknis mengenai penyusunan dan pengetikan message dan distribusinya. Formula who, what, where, when, why tidak boleh dilupakan dalam penyajian press release.
3) Press relations
Penting sekali dalam Hubungan Masyarakat bagi seorang pelaksana Humas untuk mempunyai hubungan yang baik dengan para pemimpin atau wakil surat-surat kabar, majalah-majalah, kolumnis-kolumnis, penulis-penulis feature, pemimpin radio dan televisi dan sebagainya.tetapi perlu dicatat, hubungan pribadi antara seorang PRO dengan petugas-petugas pers tadi tidak berarti bahwa PRO itu harus mendapatkan pelayanan yang istimewa dari mereka. Hubungan pribadi harus dipelihara dan harus berdasarkan integritas profesi. Seorang Humas harus melakukan semua media sama.
4) Press conference & press briefing
Dalam keadaan-keadaan tertentu dan mengenai pengumuman-pengumuman tertentu, dianjurkan untuk menyelenggarakan pers conference
(65)
65
diselenggarakan bila ada peristiwa-peristiwa penting saja di suatu instansi atau badan. Instansi dapat mengadakan pers conference atas inisiatifnya sendiri atau atas permintaan wakil-wakil pers sendiri.
5) Publicity
Pada hakekatnya publicity adalah berita yang ditulis dalam surat-surat kabar atau majalah-majalah atau yang disiarkan melalui radio atau televisi, yang penuh dengan Human Interest dan menarik perhatian publik mengenai kegiatan-kegiatan atau pernyataan-pernyataan orang-orang yang
prominently involved.
6) Radio dan Televisi
Dengan radio dan transistor, merupakan satu-satunya penghubung antara manusia dengan dunia, satu-satunya saluran untuk menyampaikan informasi, pendidikan dan hiburan tanpa mengenal jarak dan illiteracy (buta huruf).
7) Film
Ini dapat berupa film dokumentasi, hiburan yang berisi informasi-informasi, pendidikan dan sebagainya. Pada dewasa ini film banyak digunakan dalam public relations, bukan saja untuk internal public tapi juga untuk external public.
(66)
66
Selain dengan menggunakan media yang telah dikemukakan di atas, masih banyak cara-cara lain untuk menyebarkan suatu informasi dan mengadakan hubungan dengan publik. Diantaranya dengan menggunakan kartu pos bergambar, telepon, ceramah, mengadakan kunjungan-kunjungan dan sebagainya. (Abdurrachman,2001: 40).
Sasaran kegiatan Public Relatios
Menurut H. Fayol beberapa sasaran kegiatan Public Relations, yaitu :
1. Membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and image).
a. Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.
b. Mendukung kegiatan komunikasi timbale balik dua arah dengan berbagai pihak.
2. Menghadapi krisis (facing of crisis).
Menangani keluhan (compalint) dan menghadapi krisis yang terhjadi dengan membentuk manajemen krisis dan Public Relations recovery of image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.
3. Mempromosikan aspek kemanusiaan (promotion public causes).
a. Mempromosikan hal hal yang menyangkutkepentingan publik.
(1)
73 BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Praktek Kerja Lapangan adalah aplikasi nyata bagi mahasiswa dalam mempraktekan ilmu-ilmu dan teori-teori yang penulis dapatkan di Universitas khususnya Unikom dan penulis telah merasakan manfaat yang sangat banyak dengan adanya praktek kerja lapangan ini.
PKL yang penulis lakukan di PT. Pos Indonesia telah banyak memberikan pelajaran dan pengalaman kepada penulis bagaimana rasanya menghadapi dan menjalankan segala aktivitas kerja di sebuah instansi atau organisasi. Penulispun telah mampu mengaplikasikan segala ilmu kehumasan kedalam aktivitas kerja humas secara nyata yang selalu erat kaitannya dengan ilmu komunikasi yang selama ini penulis dapatkan dalam bentuk teori dan praktek di bangku kuliah.
1. PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung Humas nya belum state of being masih method of communications belum mempunyai divisi sendiri.
2. PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung mempunyai kegiatan internal yaitu kegiatan Greeting.
3. Walaupun masih method of communications humas PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung sudah cukup efektif
(2)
74
dalam memberikan informasi kepada publik eksternal khususnya membina hubungan baik dengan media dan wartawan.
4. Kegiatan selama melaksanakan PKL yang dilakukan di Humas PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung adalah melayani konsumen, sebagai kegiatan rutin, kegiatan insidental pun ada yaitu meliput kegiatan Greeting,
kegiatan ini harusnya kegitan rutin tetapi selama PKL kami di beri keringanan untuk tidak selalu melakukan kegiatan ini, kegiatan konfrensi pers, press release dll. Sampai berakhir masa PKL kemarin penulis merasa jauh lebih siap apabila dimasa mendatang mendapatkan kesempatan untuk terjun kedunia pekerjaan khususnya yang berhubungan dengan dunia kehumasan.
3.2Saran- Saran
3.2.1 Saran Untuk PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung
Dengan berbagai kegiatan kehumasan yang beragam dari PT. Pos Indonesia wilayah Bandung, penulis ingin menyampaikan saran bahwa:
1. Akan sangat baik apabila PT. Pos Indonesia wilayah Bandung memliki divisi Humas sendiri yang state of being sehinggga segala kegiatan kehumasan khususnya yang
(3)
75
berkaitan dengan citra PT. Pos Indonesia wilayah Bandung dapat terakomodir dengan baik. Dengan demikian PT. Pos Indonesia wilayah Bandung dapat lebih untuk terus menciptkan program-program baru yang inovatif guna menarik minat masyarakat untuk menggunakan jasa PT. Pos Indonesia.
2. Sebaiknya Humas PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung lebih meningkatkan hubungan yang baik dengan para karyawan dengan mengadakan Coffee atau Tea Morning maupun
Family Gathering agar terciptanya suasana kerja yang kondusif serta tidak timbulnya rumor negatif dilingkungan internal yang dapat berakibat terjadinya penurunan citra perusahaan dan kenyamanan lingkungan kerja.
3. Adanya koneksi Internet di setiap ruang kerja yang belum optimal yang mengakibatkan pola kerja yang belum mencapai maksimal karena keterbatasan sarana internet. 3.2.2 Saran Mahasiswa PKL
1. Penulis ingin memberikan saran kepada siapapun kelak yang ingin menjalani PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung dengan dasar ilmu komunikasi dan konsentrasi Humas, agar dapat lebih aktif dalam pelaksanaan PKL karena PT. Pos Indonesia wilayah Bandung perusahaan jasa terbesar di Indonesia sehingga memerlukan kerja keras untuk membangun citra PT.Pos Indonesia wilayah
(4)
76
Bandung agar dapat terus menjadi pilihan jasa bagi seluruh masyarakat Indonesia dan dunia.
2. Bagi mahasiswa PKL harus disiplin dalam melaksanakan PKL, datang dan pulang tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.
3. Bagi mahasiswa yang melaksanakan PKL, jadilah mahasiswa yang kreatif dan inovatif, mempunyai inisiatif juga berpiawai dibidang yang dikonsentrasikannya, seperti jangan malu untuk bertanya dan harus cepat dalam melaksanakan tugas yang telah diberikan pihak perusahaan sewaktu PKL berlangsung, karena pada saat itulah kita dapat menimba ilmu sebanyak-banyaknya dalam PKL.
4. Mahasiswa PKL harus teliti dan tanggung jawab pada tugas yang diberikan dan harus dapat bersosialisasi baik dengan karyawan Humas maupun karyawan di divisi yang lainnya, dapat bekerja sama dengan mahasiswa/siswi PKL lainnya.
5. Mahasiswa PKL yang telah menyelesaikan masa Kerja Lapangan, janganlah lupa untuk berkunjung kembali ke instansi atau perusahaan dimana kita melaksankan Praktek Kerja Lapangan untuk lebih mempererat tali
(5)
77
silaturahmi kita terhadap karyawan PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung khususnya di bagian Humas.
6. Jadikan setiap tugas adalah teman karena dari situlah tugas yang diberikan akan jadi ringan walaupun tugas itu sangat berat sekali.
7. Yang paling utama dan sebagai citra diri positif kita selalu tersenyum kepada setiap orang yang ada di depan kita.
(6)
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)
DI PT. POS INDONESIA (PERSERO)
WILAYAH BANDUNG
Diajukan sebagai bukti telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Oleh: