Analisis Tingkat Kematangan Proses Digitalisasi Koleksi Buku Langka Perpustakaan Nasional RI Menggunakan COBIT 4.1

ANALISIS TINGKAT KEMATANGAN
PROSES DIGITALISASI KOLEKSI BUKU LANGKA
PERPUSTAKAAN NASIONAL RI MENGGUNAKAN COBIT 4.1

ADE RIRI RIYANI

SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2015

PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis berjudul Analisis Tingkat
Kematangan Proses Digitalisasi Koleksi Buku Langka Perpustakaan Nasional RI
Menggunakan COBIT 4.1 adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi
pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi
mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan
maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan
dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut

Pertanian Bogor.
Bogor, April 2015
Ade Riri Riyani
G 652110085

RINGKASAN
ADE RIRI RIYANI. Analisis Tingkat Kematangan Proses Digitalisasi Koleksi Buku
Langka Perpustakaan Nasional RI Menggunakan COBIT 4.1. Dibimbing oleh HERU
SUKOCO dan BADOLLAHI MUSTAFA.
Digitalisasi yang dilakukan di perpustakaan adalah bukti bahwa penyebaran dan
penerapan teknologi informasi (TI) sudah menyebar ke berbagai bidang. Perpustakaan
Nasional RI (Perpusnas RI) juga melakukan digitalisasi koleksinya, terutama terhadap
koleksi langka. Digitalisasi di Perpusnas RI merupakan proses yang panjang, mulai dari
proses seleksi koleksi, klarifikasi hak cipta, pemeriksaan kondisi fisik koleksi,
pembuatan data dokumen bibliografi, proses scanning/alih media, konversi file, editing
dan pemberian watermark, kompilasi file, input metadata, sampai upload file digital.
Sejak tahun 2001, belum pernah dilakukan evaluasi terhadap proses digitalisasi tersebut,
sementara evaluasi penting karena Perpusnas RI aktif dalam melakukan digitalisasi.
Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi kinerja proses digitalisasi dan
menganalisis tingkat kematangannya menggunakan Control Objectives for Information

and Related Technology 4.1 (COBIT 4.1.) yang menyediakan pedoman dan arahan yang
lengkap. Obyek dalam penelitian ini adalah proses digitalisasi, khususnya digitalisasi
koleksi buku langka.
Data yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah data primer yang diperoleh
melalui metode wawancara dengan 3 responden dan kuesioner dari 8 responden yang
merupakan pihak-pihak yang memiliki wewenang dalam hal kebijakan dan mereka yang
terlibat langsung atau bertanggung jawab dalam proses digitalisasi. Selain itu digunakan
juga data sekunder berupa jurnal lokal dan internasional terkait proses digitalisasi dan
COBIT 4.1., dokumen perencanaan, petunjuk teknis/pedoman teknis, laporan-laporan,
dan dokumen lain yang merupakan produk kerja Perpusnas RI.
Tingkat kematangan diperoleh dengan melakukan pemetaan, mulai dari pemetaan
Tujuan Perpusnas RI terhadap Tujuan COBIT 4.1., sampai pemetaan terhadap Proses TI
COBIT 4.1. Pemetaan menghasilkan sembilan dari 34 proses TI dalam COBIT 4.1 yang
selanjutnya dibuat kuesioner. Pembuatan kuesioner dan penghitungannya menggunakan
Maturity Model COBIT 4.1 dan model Pederiva (2003).
Hasil penelitian menunjukkan nilai rata-rata tingkat kematangan sembilan proses
TI adalah 2.89 dari indeks kematangan 0-5. Nilai tersebut menunjukkan bahwa proses
digitalisasi ada di level 3, yaitu defined, artinya proses digitalisasi sudah dilakukan
dengan cukup baik dan prosesnya sudah baku, hal ini sesuai dengan hasil wawancara
yang menyatakan bahwa kontrol terhadap proses digitalisasi sudah dilakukan, sudah ada

pengawasan dan evaluasi meskipun belum maksimal. Namun pengelolaan kualitas dan
proses pengawasan serta evaluasi kinerja TI yang memiliki nilai terendah 2.73 perlu
ditingkatkan dengan melakukan pengawasan dan evaluasi kinerja yang terjadwal
dengan baik dan dengan SDM yang memadai dalam pelaksanaan kegiatan proses
digitalisasi, sehingga tercapai peningkatan kualitas proses digitalisasi dan kualitas SDM.
Berdasarkan hasil penelitian dapat dikatakan bahwa secara umum kinerja proses
digitalisasi sudah dapat memenuhi tujuan dan sasaran Perpusnas RI, sesuai dengan tugas
dan fungsi Bidang Transformasi Digital Perpusnas RI.
Kata kunci: proses digitalisasi, tingkat kematangan, COBIT 4.1

SUMMARY
ADE RIRI RIYANI. Analysis of Maturity Level on Processing Indonesian Library’s
Rare Book Collections Using COBIT 4.1. Supervised by HERU SUKOCO and
BADOLLAHI MUSTAFA.
Digitalization which has been done in a library is the proof of spreading and
implementation of information technology in all fields. National Library of Indonesia
(NLI) is also digitizing its collections, mostly of its rare collections. Digitalization is a
long process, from collection selection, making a bibliographic document, scanning, file
conversion, editing, until file uploading process. Since 2001, there is no further research
on this process of the NLI while it is important because NLI is actived in doing

digitalization.
This research intends to analyze the performance of the digitalization process and
evaluates its maturity level using COBIT 4.1. Data that are being used are primary data
which are gained from interview for 3 respondents and questionnaires from 8
respondents who are considered as having relevance or understanding IT governance,
those who have authority in terms of policy as well as those who directly involved or
responsible for digitalization process. Secondary data are also used, such as local and
international journal related to digitalization process and COBIT 4.1., planning
documents, technical manuals, reports and other documents that are products of NLI.
Maturity levels are obtained by mapping the purpose of NLI to the purpose of
COBIT 4.1 until mapping of COBIT 4.1’s IT processes. The mapping produce nine of
34 COBIT 4.1’ses IT processes hereafter devised as questionnaire. Questionnaire
construction and its calculation is using Maturity Model COBIT 4.1. and Pederiva
model.
The result value of this research is 2.89 from maturity index of 0-5. It means the
level of maturity of digitalization process of NLI is on “Defined” level. Defined means
control is done and is already documented. The management is able to control problems
that rarely show up, although the weakness for the control is seldom shown. This is
appropriate with interview results that are showing that control on digitalization process
is done, there is already monitoring and evaluation although not maximum yet. Quality

management and monitoring and IT performance evaluation which have the lowest
point 2.73 need to be improved by rescheduling the monitoring and performance
evaluation properly and also with adequate human resources in implementation of
digitalization process in order to achieve better digitalization process quality and human
resource quality. Generally, the performance of the digitalization process is able to meet
the goals and objectives of NLI, in accordance with the duties and functiovns for Digital
Transformation of NLI.

Keywords: digitalization process, maturity level, COBIT 4.1

© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2015
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau
menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian,
penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu
masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB
Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya tulis ini
dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB

ANALISIS TINGKAT KEMATANGAN

PROSES DIGITALISASI KOLEKSI BUKU LANGKA
PERPUSTAKAAN NASIONAL RI MENGGUNAKAN COBIT 4.1

ADE RIRI RIYANI

Tesis
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Magister Profesional
pada
Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan

SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2015

Penguji Luar Komisi pada Sidang Tesis : Firman Ardiansyah, SKom, MSi

Judul Tesis :
Nama

NIM

:
:

Analisis Tingkat Kematangan Proses Digitalisasi Koleksi Buku
Langka Perpustakaan Nasional RI Menggunakan COBIT 4.1
Ade Riri Riyani
G652110085

Disetujui oleh
Komisi Pembimbing

DrEng Heru Sukoco, SSi MT
Ketua

Drs Badollahi Mustafa, MLib
Anggota

Diketahui oleh

Ketua Program Studi
Magister Teknologi Informasi
untuk Perpustakaan

Dekan Sekolah Pascasarjana

Aziz Kustiyo, SSi MKom.

Dr Ir Dahrul Syah, MScAgr

Tanggal Ujian: 28 Februari 2015

Tanggal Lulus:

PRAKATA

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas
segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang
dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan September 2013 ini adalah

proses digitalisasi, dengan judul Analisis Tingkat Kematangan Proses Digitalisasi
Koleksi Buku Langka Perpustakaan Nasional RI Menggunakan COBIT 4.1.
Terima kasih penulis ucapkan kepada Bapak DrEng Heru Sukoco, SSi MT
dan Bapak Drs Badollahi Mustafa, MLib selaku pembimbing, kepada Bapak
Firman Ardiansyah, SKom MSi selaku penguji luar komisi, serta Bapak Aziz
Kustiyo, SSi MKom selaku Ketua Program Studi Magister Teknologi Informasi
untuk Perpustakaan (MTP). Di samping itu, penghargaan penulis sampaikan
kepada Ibu Dra. Welmin Sunyi Ariningsih, MLib selaku Deputi Bidang
Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi, Ibu Dra. Sri Sumekar, Msi
selaku Kepala Pusat Preservasi, dan Bapak Drs. Teguh Purwanto, SIP Msi. selaku
Kepala Bidang Transformasi Digital yang telah membantu dalam proses
pengumpulan data, Ibu Dra. Dina Isyanti, MSi selaku Kepala Bidang Layanan
Koleksi Khusus yang memberi kesempatan kepada penulis untuk menerima
beasiswa ini,. Ungkapan terima kasih juga disampaikan Ibu Yeri Nurita, SS selaku
Ketua Kelompok Koleksi Buku Langka, kepada rekan-rekan staf Bidang
Transformasi Digital, Tuty Hendrawaty yang telah banyak membagi ilmunya, Pak
Ficky, rekan-rekan di Kelompok Koleksi Buku Langka, rekan-rekan mahasiswa
MTP angkatan 2011, rekan-rekan yang tidak dapat disebutkan satu persatu, suami
dan anak-anak tercinta, serta seluruh keluarga, atas segala dukungan, doa dan
kasih sayangnya.

Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.

Bogor, April 2015
Ade Riri Riyani

DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL

vi

DAFTAR GAMBAR

vi

DAFTAR LAMPIRAN

vi

1 PENDAHULUAN
Latar Belakang

Perumusan Masalah
Tujuan Penelitian
Manfaat Penelitian
Ruang Lingkup Penelitian

1
1
1
2
2
2

2 TINJAUAN PUSTAKA
Digitalisasi
Perpustakaan Nasional RI
Pusat Preservasi Bahan Pustaka dan Bidang Transformasi Digital
Koleksi Perpustakaan Nasional RI
Analisis SWOT dan Analisis CSF
COBIT
Roadmap Penelitian

3
3
5
5
6
7
8
11

3 METODE
Kerangka Pemikiran
Alur Penelitian
Pengumpulan Data
Populasi dan sampel

13
13
14
16
16

4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Identifikasi Koleksi Digital Perpustakaan Nasional RI
Identifikasi Tujuan Bisnis
Identifikasi Tujuan Teknologi Informasi (TI)
Identifikasi Control Objective
Identifikasi Tingkat Kematangan

17
17
18
23
26
32

5

37
37
37

SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Saran

DAFTAR PUSTAKA

39

LAMPIRAN

41

RIWAYAT HIDUP

84

DAFTAR TABEL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19

Jumlah Koleksi Perpustakaan Nasional RI Tahun 2014
Tingkat Kematangan dalam COBIT 4.1
Jenis Koleksi yang Sudah Pernah Didigitalisasi di Perpusnas RI
CSF Pusat Preservasi Bahan Pustaka
Pemetaan Tujuan dan Sasaran Bisnis Perpusnas RI dengan Fungsi
dan CSF Pusat Preservasi Bahan Pustaka
Standar Tujuan Bisnis COBIT 4.1
Pemetaan Tujuan dan Sasaran Perpusnas RI dengan Tujuan Bisnis
COBIT 4.1
Hubungan antara Tujuan Bisnis dan Tujuan TI COBIT 4.1
Pemetaan Tujuan dan Sasaran Perpusnas RI
Pemetaan Tujuan TI dan Tujuan Bisnis COBIT 41 terhadap
Proses TI Hasil Pemetaan dengan Dasar Hasil Analisis Control Objectives
Control Objectives Plan and Organise
Control Objectives Acquire and Implement
Control Objectives Delivery and Support
Control Objectives Monitor and Evaluate
Bobot/Compliance
Tingkat Kematangan PO4 Menentukan Proses TI, Organisasi dan
Hubungannya
Rekapitulasi Hasil Analisis Tingkat Kematangan
Tingkat Kematangan Proses Digitalisasi Perpusnas RI

7
11
17
19
20
22
23
24
24
25
26
27
29
30
31
32
33
34
36

DAFTAR GAMBAR
1
2
3
4
5
6
7
8

Diagram Alur Proses Digitalisasi di Perpusnas RI
Struktur Organisasi Pusat Preservasi Bahan Pustaka
Alur Kerja Pusat Preservasi Bahan Pustaka
Perkembangan COBIT
Kubus COBIT 4.1
Alur Penelitian
Tahapan Untuk Memperoleh Tingkat Kematangan
Nilai Tingkat Kematangan Proses Digitalisasi

3
5
6
8
9
14
17
36

DAFTAR LAMPIRAN
1
2
3
4
5

Tabel Matriks SWOT Perpusnas RI
Alternatif Strategi Perpusnas RI
Tujuan TI COBIT 4.1
Hubungan Tujuan TI COBIT 4.1 dengan Proses TI COBIT 4.1
Tabel RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed)

41
42
43
44
45

6 Kuesioner
7 Pedoman Wawancara
8 Hasil Wawancara
9 Hasil Penghitungan Tingkat Kematangan

48
66
67
71

1 PENDAHULUAN
Latar Belakang
Teknologi Informasi (TI) telah menyebar di berbagai bidang, termasuk
perpustakaan. TI yang semakin canggih dan modern mendorong kemajuan dan
perkembangan otomasi dan digitalisasi di bidang perpustakaan, dan penerapannya
menjadi suatu kebutuhan dan keharusan guna meningkatkan efektivitas dan
efisiensi berbagai kegiatan di perpustakaan.
Perbedaan mendasar antara otomasi perpustakaan dan digitalisasi
perpustakaan terdapat pada prosesnya. Otomasi perpustakaan adalah proses
pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan TI, sehingga beban
pustakawan atau pengelola perpustakaan menjadi lebih ringan. Sementara,
digitalisasi perpustakaan adalah proses mengolah dan mendistribusikan/membagi
koleksi bahan pustaka atau dokumen asli berupa buku atau teks atau bentuk
koleksi asli lainnya ke dalam bentuk file elektronik.
Perpustakaan Nasional RI (selanjutnya disingkat Perpusnas RI) sejak
tahun 2001 melakukan digitalisasi koleksi yang dimilikinya, terutama terhadap
koleksi-koleksi langka. Menurut Hartinah (2009), digitalisasi terhadap koleksikoleksi tersebut dimaksudkan untuk melestarikan nilai/kandungan informasi,
meningkatkan akses pada informasi dan pengetahuan yang tersembunyi,
mempromosikan sumberdaya yang pernah ada, serta mempromosikan
instansi/lembaga pemilik sumber dokumen.
Digitalisasi juga merupakan salah satu cara Perpusnas RI dalam
memenuhi salah satu fungsinya, yaitu melestarikan kandungan informasi bahan
pustaka melalui alih media digital ke media baru. Digitalisasi menjadi bagian dari
tugas Pusat Preservasi Bahan Pustaka Perpusnas RI, khususnya Bidang
Transformasi Digital, yaitu melaksanakan pelestarian informasi dan fisik bahan
pustaka.
Digitalisasi dilakukan melalui proses yang cukup panjang, mulai dari
proses seleksi koleksi, klarifikasi hak cipta, pemeriksaan kondisi fisik koleksi,
pembuatan data dokumen bibliografi, proses scanning/alih media, konversi file,
editing dan pemberian watermark, kompilasi file, input metadata, sampai upload
file digital (Kuswara dan Purwanto 2011).
Perumusan Masalah
Panjangnya proses digitalisasi di Perpusnas RI membuat perlu dilakukan
monitoring, evaluasi dan pengawasan, bagaimanakah kinerja proses digitalisasi,
apakah sudah sesuai dengan tugas dan fungsi Bidang Transformasi Digital
Perpusnas RI. Selain itu, penelitian terhadap proses digitalisasi yang belum pernah
dilakukan di Perpusnas RI ini bertujuan untuk mengetahui sejauh mana tingkat
kematangan proses digitalisasi.
Ada beberapa kerangka kerja yang dapat digunakan untuk mengevaluasi
proses digitalisasi, seperti Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission (COSO) yaitu Internal Control yang terintegrasi,
mengintegrasikan aspek operasi dan keuangan perusahaan, antara Top Executives

2
dan Employees, antara tujuan dan resiko usaha, serta meliputi seluruh unit aktifitas
perusahaan (Singleton 2007); Information Technology Infrastructure Library
(ITIL) yaitu manajemen layanan TI yang menyediakan satu set kohesif praktek
terbaik dan proses dukungan yang diakui secara internasional, suatu rangkaian
konsep dan teknik pengelolaan infrastruktur, pengembangan, serta operasi TI
(Doughty dan O’Driscoll 2002) dan Control Objectives for Information and
Related Technology (COBIT) yaitu sekumpulan dokumentasi best practices untuk
IT Governance yang dapat membantu auditor, pengguna, dan manajemen, untuk
menjembatani jarak antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan masalah-masalah
teknis TI (ISACA 2012).
Dalam penelitian ini, kerangka kerja yang digunakan untuk mengevaluasi
kinerja proses digitalisasi dan menganalisis tingkat kematangannya adalah
COBIT. Alasannya adalah karena COBIT menyediakan pedoman dan arahan yang
lengkap jika dibandingkan dengan kerangka kerja yang lain. Obyek yang akan
diteliti mencakup proses digitalisasi terhadap koleksi langka, terutama koleksi
buku langka.

Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah :
1. mengevaluasi kinerja proses digitalisasi koleksi di Perpusnas RI.
2. mengevaluasi sejauh mana tingkat kematangan kinerja proses digitalisasi
koleksi di Perpusnas RI.

Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah:
1. menjadi referensi untuk menilai tingkat kematangan proses digitalisasi
atau tata kelola teknologi informasi di Perpusnas RI;
2. sebagai bahan rekomendasi bagi Perpusnas RI untuk menentukan
kebijakan tata kelola teknologi informasi selanjutnya.
3. meningkatnya kualitas standar perencanaan dan pengorganisasian dalam
proses digitalisasi di Perpusnas RI.
Ruang Lingkup Penelitian
Dengan pertimbangan agar diperoleh hasil yang lebih fokus, maka penelitian
ini dibatasi pada :
1. melakukan analisis dan evaluasi kinerja dan tingkat kematangan proses
digitalisasi koleksi Perpusnas RI menggunakan COBIT 4.1.
2. analisis dan evaluasi dilakukan pada dua bagian yang terkait langsung
dengan proses digitalisasi, yaitu Kelompok Koleksi Buku Langka
(bagian koleksi) serta Bidang Transformasi Digital (bagian pelaksana
proses digitalisasi).

3

2 TINJAUAN PUSTAKA
Digitalisasi
Proses digitalisasi sangat diperlukan dalam pengalihan koleksi
tercetak/bukan elektronik/digital menjadi file elektronik/digital (Mahmudin 2004).
Digitalisasi sendiri mengacu kepada semua kegiatan yang melibatkan proses
pembuatan koleksi menjadi tersedia secara digital dan online.
Proses digitalisasi di Perpusnas RI secara umum mengikuti langkah-langkah
seperti dalam Gambar 1 (Kuswara dan Purwanto 2011).
ALUR PROSES DIGITALISASI DI PERPUSNAS RI
Bagian Koleksi

Kepala Bidang
Transformasi Digital

Staf di Bidang Transformasi Digital

Mulai

Seleksi koleksi

Persetujuan
Koleksi yang akan
didigitalisasi

Verifikasi koleksi yang
akan didigitalisasi

Tidak
Dishelving

Disetujui

Selesai

Selesai

Sesuai
Ya
Pemeriksaan kondisi fisik koleksi

Ya

Rusak?

Tidak

Proses perbaikan/
konservasi fisik di Bidang
Konservasi

Pembuatan dokumen
data bibliografi
Proses digitalisasi /
alih media
Mastering dan
konversi file

Pengeditan dan
watermark

Kompilasi file

Input metadata & upload
file digital

Pengemasan dan publikasi :
- CD/DVD ROM
- Website Perpusnas RI

Laporan
petugas

Koleksi dikembalikan
oleh koordinator

Sesuai
Ya
Laporan
Koordinator

Selesai

Gambar 1 Diagram Alur Proses Digitalisasi di Perpusnas RI
Sumber : Kuswara dan Purwanto (2011)

Tidak

4
Penjelasan dari Gambar 1 di atas adalah :
1. Koleksi yang akan dialihmediakan diseleksi di bagian koleksi, dalam
hal ini di Kelompok Koleksi Buku Langka.
2. Koleksi yang akan dialihmediakan diterima oleh Kepala Bidang
Transformasi Digital, Perpusnas RI.
3. Koleksi diserahkan kepada koordinator kegiatan di Bidang
Transformasi Digital, Perpusnas RI.
4. Verifikasi koleksi oleh koordinator kegiatan.
5. Pembagian tugas oleh koordinator kegiatan ke petugas dalam hal ini
staf Bidang Transformasi Digital, Perpusnas RI.
6. Pemeriksaan kondisi fisik koleksi oleh petugas. Jika rusak maka
dilakukan proses perbaikan atau konservasi fisik ke Bidang
Konservasi, jika dalam kondisi baik maka dibuat data bibliografisnya.
7. Petugas melakukan alih media/digitalisasi.
8. Pembuatan file master dan konversi file untuk kemasan multimedia.
9. Petugas melakukan editing dan pembuatan watermark.
10. Petugas melakukan kompilasi file.
11. Petugas memproses metadata dan mengunggah file digital.
12. Dilakukan pengemasan dan publikasi ke dalam bentuk CD/DVD ROM
dan diunggah ke web online.
13. Petugas menyerahkan laporan kepada koordinator kegiatan.
14. Koordinator kegiatan melakukan verifikasi terhadap laporan dari petugas.
15. Laporan dari koordinator kepada Kepala Bidang Transformasi Digital,
Perpusnas RI.
16. Pengembalian koleksi ke institusi asal (bagian koleksi) oleh koordinator.
Koleksi yang rusak dikembalikan dalam kondisi sudah diperbaiki.
17. Koleksi dishelving/dikembalikan ke rak penyimpanan.
Kuny (1995) yang diacu dalam Rasiman (2011) mengemukakan bahwa
digitalisasi adalah proses menerjemahkan suatu potongan informasi seperti sebuah
buku, rekaman suara, gambar atau video, ke dalam suatu sistem komputer. Jones
(2001) mengatakan, digitalisasi adalah mengkonversi koleksi dari bentuk yang
dapat dibaca oleh manusia (analog) menjadi format yang dapat dibaca oleh mesin
(digital) atau konversi bentuk tercetak ke dalam bentuk elektronik melalui proses
pemindaian untuk menciptakan halaman elektronik yang sesuai dengan
penyimpanan, temu kembali dan transmisi komputer. Supriyanto dan Muhsin
(2008) mengemukakan bahwa digitalisasi adalah proses perubahan dari dokumen
tercetak menjadi dokumen elektronik dengan menggunakan alat scanner.
Wentzel (2007) dengan mengutip dari The American Heritage (2000) mengatakan
bahwa digitalisasi adalah kegiatan membuat sesuatu menjadi bentuk digital,
digitalisasi adalah mengungkapkan obyek fisik ke dalam bentuk numerik,
terutama untuk penggunaan dengan komputer.
Berdasarkan pendapat-pendapat diatas maka dapat dikatakan bahwa
digitalisasi adalah suatu proses mengalihmediakan informasi atau isi atau bahan
pustaka tercetak atau rekaman suara atau gambar atau video ke dalam suatu sistem
komputer agar menjadi bentuk digital, sehingga tercipta halaman atau file
elektronik yang sesuai dengan penyimpanan, temu kembali dan transmisi
komputer.

5
Perpustakaan Nasional RI
Perpustakaan Nasional RI (Perpusnas RI) sebagai Lembaga Pemerintah Non
Kementerian yang diberikan tugas untuk melaksanakan tugas pemerintah dalam bidang
perpustakaan, merupakan perpustakaan utama yang dianggap paling komprehensif
untuk melayani keperluan informasi dari penduduk Indonesia. Perpusnas RI bertugas
melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perpustakaan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tugas tersebut untuk mendukung
tercapainya visi misi Perpusnas RI. Visi Perpusnas RI yaitu terdepan dalam informasi
pustaka, menuju Indonesia gemar membaca, sementara misinya adalah membangun
koleksi perpustakaan di seluruh Indonesia, mengembangkan layanan informasi
perpustakaan berbasis TI dan komunikasi (TIK), dan mengembangkan infrastruktur
melalui penyediaan sarana dan prasarana serta kompetensi SDM.

Pusat Preservasi Bahan Pustaka dan Bidang Transformasi Digital
Pusat Preservasi Bahan Pustaka berada di bawah Deputi Bidang
Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi. Pusat Preservasi Bahan Pustaka
membawahi Bidang Konservasi Bahan Pustaka, Bidang Reprografi dan Bidang
Transformasi Digital. Bidang Transformasi Digital bertanggung jawab dan terlibat
secara langsung dengan proses digitalisasi. Gambar 2 adalah struktur organisasi
Pusat Preservasi Bahan Pustaka dan Bidang Transformasi Digital.
Sub Direktorat
Deposit
Direktorat Deposit Bahan
Pustaka
Sub Direktorat
Bibliografi

Bidang Pengolahan
Bahan Pustaka
Pusat Pengembangan Koleksi
dan Pengolahan
Bahan Pustaka
Bidang Akuisisi

Bidang Layanan
Koleksi Umum
Deputi Bidang Pengembangan
Jasa Perpustakaan dan
Informasi

Pusat Jasa Perpustakaan
dan Informasi

Bidang Layanan
Koleksi Khusus
Sub Bidang Kerjasama
Perpustakaan
Bidang Kerjasama
Perpustakaan dan
Otomasi
Sub Bidang Otomasi

Bidang
Konservasi

Sub Bidang Perawatan
dan Perbaikan Bahan
Pustaka
Sub Bidang Teknis
Penjilidan Bahan Pustaka

Sub Bidang Mikrofilm
Pusat Preservasi
Bahan Pustaka

Bidang
Reprografi
Sub Bidang Reproduksi

Bidang
Transformasi
Digital

Gambar 2 Struktur Organisasi Pusat Preservasi Bahan Pustaka
dan Bidang Transformasi Digital
Sumber : Grand Desain E-Library 2010-2014 Perpusnas RI (2009)

6
Pusat Preservasi Bahan Pustaka mempunyai tugas melaksanakan pelestarian
informasi dan fisik bahan pustaka, sedangkan fungsinya adalah pelaksanaan
pelestarian fisik melalui pemeliharaan, perawatan, restorasi dan penjilidan bahan
pustaka, pelaksanaan pelestarian kandungan informasi bahan pustaka melalui alih
media mikrografi dan fotografi, dan pelaksanaan pelestarian kandungan informasi
bahan pustaka melalui alih media digital ke media baru.
Bidang Transformasi Digital memiliki tugas melaksanakan pelestarian
kandungan informasi bahan pustaka melalui alih media digital ke media baru,
sedangkan fungsinya adalah pelaksanaan kegiatan transformasi kandungan
informasi bahan pustaka langka khasanah warisan budaya bangsa ke dalam bentuk
digital serta pemeliharaan dan penyimpanan master informasi digital, serta
pelaksanaan transformasi informasi digital ke media baru. Gambar 3
memperlihatkan alur kerja Pusat Preservasi Bahan Pustaka.
Deputi 1

Pusat Deposit Bahan
Pustaka

Bahan Perumusan
Kebijakan Teknis
Pusat Preservasi Bahan
Pustaka

Laporan Monitoring
dan Evaluasi
Pusat Preservasi Bahan
Pustaka
Bahan Pustaka yang
Perlu Dipreservasi

Hasil Preservasi
Penjilidan Bahan
Pustaka

Pusat Preservasi Bahan Pustaka

Bidang Konservasi
Bahan Pustaka Yang
Perlu di Preservasi

Bidang Reprografi
Hasil Preservasi Alih
Media Mikrografi dan
Fotografi
Hasil Preservasi Alih
Media Digital ke
Media Baru

Pusat Jasa
Perpustakaan dan
Informasi

Bahan Pustaka
Hasil Preservasi

Bidang
Transformasi Digital

Pusat Pengembangan
Koleksi dan
Pengolahan Bahan
Pustaka

Bahan Koordinasi dengan
Sestama (Keuangan,
Perencanaan, Hukum dan
Peraturan, Aset)
Sestama

Gambar 3 Alur Kerja Pusat Preservasi Bahan Pustaka
Sumber : Grand Desain E-Library 2010-2014 Perpusnas RI (2009)

Koleksi Perpustakaan Nasional RI
Perpusnas RI memiliki koleksi yang beragam, diantaranya monograf
(surat kabar, majalah terjilid, koleksi baru, koleksi buku langka), kartografi
(peta) manuskrip/naskah nusantara (teks kuno dalam berbagai aksara dan
berbagai bahasa daerah), rekaman audio visual (berupa foto, film, kaset,
video). Jumlah koleksi keseluruhan Perpusnas RI sampai saat ini ada sekitar

7
1.372.452 judul 2.404.382 eksemplar dalam berbagai format (Masykuri 2014).
Tabel 1 memperlihatkan jumlah koleksi Perpusnas RI sampai tahun 2014.
Tabel 1 Jumlah Koleksi Perpustakaan Nasional RI Tahun 2014
Koleksi
Monograf
Bahan Kartografis
Rekaman Audio Visual
Bahan Campuran
Manuskrip
Transliterasi Manuskrip
Serial
E-Resources
Muatan lokal
TOTAL

Judul

Jumlah
Eksemplar

60,964
10,871
17,379
26,027
1,058
351
8,201
1,247,601
2,723
1,372,452

84,228
11,246
30,448
544,924
1,075
355
353,167
1,374,159
4,780
2,404,382

Sumber : Masykuri (2014)

Analisis SWOT dan Analisis CSF
Analisis Strenght Weakness Oportunities and Threat (SWOT) adalah salah
satu analisis yang dilakukan oleh Perpusnas RI untuk mengetahui kekuatan dan
kelemahan Perpusnas RI, sebagai bagian dari tahapan dalam penyusunan Grand
Desain E-Library Perpusnas RI, yaitu jaringan perpustakaan berskala nasional
yang beranggotakan berbagai jenis perpustakaan di Indonesia, menyediakan
sumber informasi dalam format digital, menyediakan akses digital ke berbagai
jenis koleksinya, dan menyelenggarakan layanan digital untuk dapat dimanfaatkan
secara bersama dalam rangka memenuhi kebutuhan pemustakanya secara gratis.
Analisis SWOT (Lampiran 1) menghasilkan alternatif strategi (Lampiran 2)
yang harus dilakukan oleh Perpusnas RI. Alternatif strategi ini kemudian
dipetakan ke dalam Critical Success Factors (CSF), yaitu langkah-langkah yang
harus dilakukan oleh organisasi dan merupakan faktor-faktor penentu keberhasilan
dalam mencapai tujuan organisasi. CSF mencerminkan bagaimana manajemen sebuah
perusahaan yang dapat memberikan sesuatu yang khusus dan berlanjut pada sebuah
kinerja yang tinggi. Dengan CSF, faktor-faktor apa saja yang sangat penting bagi
kesuksesan sebuah organisasi dapat diidentifikasi lebih jauh lagi dan dapat membantu
mendidik para eksekutif dan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.
Analisis CSF digunakan oleh Perpusnas RI untuk menyediakan fokus
utama unit kerja di dalamnya terhadap fungsinya dalam pencapaian tujuan dan
strategi Perpusnas RI yang sudah dicanangkan. Dengan demikian memudahkan
pemetaan kebutuhan Sistem Informasi apa yang dapat disediakan dalam
mendukung unit kerja tersebut untuk memenuhi CSF yang telah diidentifikasi.
Dalam penelitian ini, CSF yang digunakan adalah CSF Pusat Preservasi Bahan
Pustaka.

8
COBIT
Control Objective for Information & Related Technology (COBIT)
merupakan salah satu kerangka kerja dalam mendukung tata kelola TI yang
memberikan sebuah arahan yang lengkap, mulai dari quality system, perencanaan,
proyek manajemen, keamanan, pengembangan dan pengelolaan layanan. Prinsip
dasar COBIT adalah menyediakan informasi yang diperlukan untuk mencapai
tujuan perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau organisasi perlu mengatur
sumber daya TI menggunakan sekumpulan proses TI yang terstruktur sehingga
dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
COBIT dikembangkan oleh IT Governance Institute (ITGI) yang
merupakan salah satu bagian dari Information System Audit & Control
Association (ISACA). ITGI adalah organisasi yang diakui sebagai salah satu
lembaga yang menciptakan standar sistem audit dan kontrol di bidang TI.
Dalam perkembangannya, COBIT sudah berkembang sampai ke versi 5 dan
cakupannya semakin meluas. COBIT 1 tahun 1996 menekankan pada bidang
audit, COBIT 2 tahun 1998 menekankan pada tahap pengendalian, COBIT 3
tahun 2000 berorientasi kepada manajemen, COBIT 4 tahun 2005 dan COBIT 4.1
tahun 2007 lebih mengarah pada tata kelola TI. Terakhir COBIT 5 tahun 2012
menekankan pada tata kelola TI perusahaan. Pada Gambar 4 dapat dilihat
perkembangan COBIT tersebut.

Evolution of Scope

Governance of Enterprise IT
IT Governance
Management
Control
Audit
COBIT 1

COBIT 2

COBIT 3

1996

1998

2000

COBIT 4.0/4.1 COBIT 5
2005/2007

2012

Gambar 4 Perkembangan COBIT
Sumber : ISACA www.isaca.org/cobit
Dalam penelitian ini, yang digunakan adalah COBIT 4.1 dan bukan
COBIT 5 sebagai versi terbaru. Hal ini dikarenakan COBIT 4.1 berorientasi pada
proses dan mengarah pada tata kelola TI serta sesuai dengan tujuan penelitian,
sementara COBIT 5 berorientasi pada prinsip dan mengarah pada tata kelola TI
perusahaan.
Prinsip dasar COBIT 4.1 yaitu pengelolaan sumber-sumber TI oleh prosesproses TI untuk mencapai tujuan-tujuan TI sebagai usaha memenuhi persyaratan
bisnis. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 5 Kubus COBIT 4.1.

9

Persyaratan Bisnis

Keha

kn
Te
er i
b
um rmas
r-s
be Info

Aktifitas

SDM

Infrastruktur

Proses

Informasi

Domain

Aplikasi

Proses-proses Teknologi Informasi

iri
s
n
nD
ifita nsi
aa ritas
iaa
t
y
lan
ian
k
a
e
sed esua anda
Efe Efisi perc Integ
ter
s
h
e
e
e
K
K
K
Ke

olo

gi

m

Su

Gambar 5 Kubus COBIT 4.1
Sumber : ISACA www.isaca.org/cobit

COBIT 4.1. membagi tahapan pengelolaan TI ke dalam empat domain,
yaitu :
1. Plan and Organise (PO) = Perencanaan dan Organisasi
Mencakup strategi dan taktik yang menyangkut identifikasi tentang bagaimana
dapat teknologi memberikan kontribusi terbaik dalam pencapaian tujuan bisnis
organisasi.
Dalam domain ini terdapat 10 proses TI, yaitu :
1. PO1 – Menentukan rencana strategis.
2. PO2 – Menentukan arsitektur informasi.
3. PO3 – Menentukan arah teknologi.
4. PO4 – Menentukan proses TI, organisasi dan hubungannya.
5. PO5 – Mengelola investasi TI.
6. PO6 – Mengkomunikasikan tujuan dan arahan manajemen.
7. PO7 – Mengelola sumberdaya manusia.
8. PO8 – Mengelola kualitas.
9. PO9 – Menilai dan mengelola resiko TI.
10. PO10–Mengelola proyek.
2. Acquire & Implement ( AI ) = Pengadaan dan Implementasi
Identifikasi solusi TI dan kemudian diimplementasikan dan diintegrasikan dalam
proses bisnis.
Domain ini terdiri dari :
1. AI1– Mengidentifikasi solusi yang dapat diotomatisasi.
2. AI2– Mendapatkan dan memelihara software aplikasi.
3. AI3– Mendapatkan dan memelihara infrastuktur teknologi.
4. AI4– Mengaktifkan operasi dan penggunaan.
5. AI5– Menyediakan sumber daya TI.
6. AI6– Mengelola perubahan.
7. AI7– Instalasi dan akreditasi solusi dan perubahan.

10
3. Delivery & Support ( DS ) = Pengantaran dan Dukungan
Berhubungan dengan penyampaian layanan yang diinginkan, dan aspek
kesinambungan bisnis sampai pengadaan.
Domain ini terdiri dari 13 proses TI, yaitu
1. DS1 – Menentukan dan mengelola tingkat layanan.
2. DS2 – Mengelola layanan dari pihak ketiga.
3. DS3 – Mengelola kinerja dan kapasitas.
4. DS4 – Menjamin layanan yang berkelanjutan.
5. DS5 – Menjamin keamanan sistem.
6. DS6 – Mengidentifikasi dan mengalokasikan dana.
7. DS7 – Mendidikan melatih pengguna.
8. DS8 – Mengelola meja layanan dan insiden.
9. DS9 – Mengelola konfigurasi.
10. DS10 – Mengelola permasalahan.
11. DS11 – Mengelola data.
12. DS12 – Mengelola lingkungan fisik.
13. DS13 – Mengelola operasi.
4. Monitor & Evaluate ( ME) = Pengawasan dan Evaluasi
Memonitor seluruh proses dan memastikan semua sejalan dengan tujuan bisnis
organisasi.
ME ini terdiri dari empat proses TI, yaitu :
1. ME1 – Mengawasi dan mengevaluasi kinerja TI.
2. ME2 – Mengevaluasi dan mengawasi kontrol internal.
3. ME3 – Menjamin kesesuaian dengan kebutuhan eksternal.
4. ME4 – Menyediakan tata kelola TI.
COBIT menyediakan parameter untuk penilaian setinggi dan sebaik apa
pengelolaan TI pada suatu organisasi dengan menggunakan model kematangan.
Dengan model kematangan akan diketahui sejauh mana keberadaan tingkat
pengelolaan teknologi TI, sehingga memungkinkan pihak manajemen mengetahui
apa saja kekurangannya dan memahami ke arah mana seharusnya teknologi
dikembangkan dan dikelola.
Penilaian dalam COBIT adalah dengan mengukur tingkat kematangan
proses TI suatu organisasi. Tingkat kematangan tersebut terdiri atas enam level (0
sampai 5). Keenam level tersebut menggambarkan tingkat kehandalan aktivitasaktivitas pengendalian sistem informasi yang dirangkum oleh ISACA dari konsensus
berbagai pendapat ahli dan praktek-praktek terbaik di bidang TI yang bersifat generik
dan telah dijadikan sebagai standar internasional. Tingkat kematangan berdasarkan IT
Governance Institute tahun 2007 adalah seperti pada Tabel 2 Tingkat Kematangan
dalam COBIT 4.1.

11
Tabel 2 Tingkat Kematangan dalam COBIT 4.1
Level
0

Indeks
Kematangan
0 - 0.49

Kategori

1

0.50 – 1.49

2

1.50 – 2.49

Repeatable but
intuitive (dilakukan
tetapi belum baku)

3

2.50 – 3.49

Defined (Dilakukan
dan sudah baku)

4

3.50 – 4.49

Managed (dilakukan,
ada prosedur, baku
dan ada monitoring)

5

4.50 – 5.00

Optimised
(sempurna, TI
berjalan dengan baik,
perusahaan cepat
beradaptasi dengan
perubahan)

Non-Existent (tidak
ada proses TI)
Initial (dilakukan,
tetapi tidak ada
prosedur)

Deskripsi
Tidak ada gambaran akan perlunya
kontrol internal.
Ada gambaran akan kebutuhan
kontrol internal. Penilaian resiko
dan kebutuhan pengendalian
dilakukan tetapi tidak terorganisir
Kontrol dilakukan tetapi tidak
didokumentasikan. Tindakan
manajemen untuk menyelesaikan
permasalahan terkait kontrol tidak
konsisten atau tidak menjadi
prioritas.
Kontrol telah dilakukan dan sudah
mulai didokumentasikan.
Manajemen mampu menangani
masalah kontrol yang sering
muncul, namun beberapa
kelemahan kontrol masih tetap ada.
Karyawan mulai menyadari
tanggung jawab masing-masing
Sudah ada kontrol internal dan
manajemen resiko yang efektif.
Evaluasi yang resmi dan
terdokumentasi sudah dilakukan
secara rutin. Manajemen dapat
mendeteksi masalah kontrol, tetapi
tidak semua masalah secara rutin
diidentifikasi.
Kontrol internal dan manajemen
resiko terintegrasi dalam kegiatan
perusahaan, didukung dengan
sistem monitoring yang real-time
dan otomatis dengan tanggung
jawab penuh untuk pemantauan
kontrol, manajemen resiko dan
penegakan kepatuhan.

Sumber : ISACA www.isaca.org/cobit
Roadmap Penelitian
Penerapan COBIT 4.1 dalam evaluasi kinerja dalam tatakelola TI,
khususnya dalam dunia perpustakaan di Indonesia sudah pernah dilakukan oleh
Kania (2010). Dalam penelitiannya, Kania mengevaluasi kinerja penerapan Radio
Frequency Identification (RFID) yang dipasang di Pusat Jasa Perpustakaan dan

12
Informasi, Perpusnas RI. Dalam kesimpulannya, Kania berpendapat “Pengukuran
tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID di Perpusnas RI penting dilakukan
agar strategi bisnis RFID berjalan searah dengan strategi organisasi. COBIT 4.1
memiliki kendali proses yang sangat rinci untuk menilai tingkat kemapanan
penerapan teknologi RFID. Berdasarkan alur yang terdapat dalam COBIT 4.1,
diperoleh hasil bahwa penerapan teknologi RFID di Perpusnas RI baru mencapai
tingkat kemapanan level 2 (Repeatable but Intuitive). Level tersebut menjelaskan
bahwa organisasi sudah memiliki proses yang dikembangkan ke dalam tahap
dimana prosedur serupa diikuti oleh pihak-pihak yang berbeda untuk pekerjaan
yang sama”.
Penelitian lain yang menggunakan COBIT 4.1 dilakukan oleh Tugas
(2010). Tugas meneliti kinerja TI dan kematangan industri makanan, minuman
dan tembakau di Filipina. Hasil penelitiannya menunjukkan bahwa industri
makanan, minuman dan tembakau di Filipina memiliki tingkat kematangan 2,05.
Menurut Tugas (2010) pada tingkat ini, TI sudah berkembang pada tahap dimana
prosedur yang sama diikuti oleh orang lain yang memiliki tanggung jawab yang
sama, namun demikian tidak ada pendidikan dan pelatihan komunikasi yang resmi
mengenai prosedur standar. Untuk dapat berkembang ke tingkat berikutnya,
dimana proses TI distandardisasi, didokumentasikan dan dikomunikasikan melalui
pendidikan dan pelatihan, industri makanan, minuman dan tembakau harus
percaya pada kekuatan utama mereka pada domain memperoleh dan
melaksanakan (Acquire and Implement = AI) dan memperbaiki kelemahan
mereka pada domain pengawasan dan evaluasi (Monitor and Evaluate = ME).
Khrisanti et al. (2014) melakukan penelitian pada pengadaan aplikasi di
salah satu perguruan tinggi di Indonesia menggunakan COBIT 4.1. Mereka
melakukan audit sistem informasi untuk memeriksa tingkat kesiapan organisasi
dalam tata kelola TI. Hasil audit menunjukkan indeks tingkat kematangannya
2.85, dan didefinisikan pada tingkat kematangan 3 dengan harapan tingkat
kesiapan pada tingkat 5. Hal ini menunjukkan kesenjangan kesiapan, dengan
demikian, perlu dilakukan perbaikan strategi yang berisi langkah-langkah untuk
mencapai tingkat kematangan yang diharapkan.
Tbaishat (2010) melakukan penelitian di bidang perpustakaan namun
tidak menggunakan COBIT. Dia menggunakan Business Process Modelling
Technique, Role Activity Diagram (Teknik Pemodelan Proses Bisnis, Diagram
Aktivitas Peran) untuk menguji proses akuisisi majalah tercetak dan elektronik
perpustakaan akademik di Inggris dan Yordania. Beberapa metode digunakan
untuk pengumpulan data, termasuk analisis dokumenter, dan wawancara dengan
staf perpustakaan yang memberikan rincian lain tentang proses perpustakaan.
Tbaishat (2010) juga mempelajari dua situs dari perpustakaan akademik yang
ditelitinya. Hasil pengujian memperlihatkan bahwa diagram aktivitas peran
menggambarkan perbedaan proses antara situs (elektronik) dan kertas (tercetak),
bagaimana mereka digunakan untuk pembandingan dan kemungkinan perbaikan
oleh staf perpustakaan.
Pejsova dan Vaska (2012) melakukan penelitian terhadap repositori digital
Grey Literature menggunakan DRAMBORA (Digital Repository Audit Method
Based on Risk Assessment) yaitu metodologi dan alat untuk audit repositori
digital, instrumen secara online yang membantu organisasi mengembangkan
dokumentasi dan mengidentifikasi resiko repositori digital. Hasil penelitian

13
mereka menunjukkan bahwa kredibilitas digital repositori Grey Literature dapat
didukung oleh audit khusus. Digital repositori tidak hanya aman sebagai tempat
penyimpanan, menyediakan akses dan migrasi ke versi terbaru format dokumen,
tapi juga memperlihatkan komponen perawatan yang diperlukan dari lingkungan
repositori digital, termasuk mandat, tipologi, kebijakan, dan tim. Pejsova dan
Vaska (2012) juga memaparkan keuntungan dan kerugian dari DRAMBORA.
Pada penelitian yang akan saya lakukan, pengukuran tingkat kematangan
menggunakan COBIT 4.1 dilakukan terhadap proses digitalisasi koleksi,
khususnya koleksi buku langka. Hal ini dilakukan karena belum pernah dilakukan
penelitian sejenis di Perpusnas RI, sementara hal tersebut penting dilakukan untuk
menjamin terlaksananya proses digitalisasi dengan lebih baik lagi, karena
Perpusnas RI aktif dalam mengalihmediakan atau mendigitalisasi koleksi.

3 METODE
Kerangka Pemikiran
Penelitian ini bersifat evaluatif dengan pendekatan observasi terstruktur
terhadap kinerja tata kelola TI yang dilaksanakan di Perpusnas RI, khususnya
pada Bidang Transformasi Digital. Observasi terstruktur yaitu pengamatan
terhadap peristiwa, kejadian, pose dan sejenisnya disertai dengan daftar yang
perlu diamati (Sulistyo-Basuki 2006). Alat analisis yang digunakan dalam
penelitian ini adalah prosedur standar COBIT 4.1 yang dikeluarkan oleh ISACA.
Data yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data
sekunder. Data primer diperoleh melalui metode wawancara dan angket tentang
proses digitalisasi yang diperoleh dari beberapa responden yang dianggap terkait
atau yang dianggap memahami tata kelola TI Perpusnas RI terkait proses
digitalisasi. Responden dipilih dengan menggabungkan dua cara, yaitu yang
pertama dengan metode non probability sampling, berdasarkan purposive
sampling, dimana responden dipilih berdasarkan pertimbangan tertentu, dalam
hal ini adalah pihak-pihak yang berkepentingan dengan tatakelola TI di suatu
organisasi pada proses pengolahan data. Pihak-pihak yang berkepentingan dalam
hal ini adalah orang-orang yang memiliki wewenang dalam hal kebijakan serta
mereka yang terlibat langsung atau bertanggung jawab dalam proses digitalisasi
di Bidang Transformasi Digital. Cara yang kedua adalah dengan menyesuaikan
responden dengan tabel Responsible, Accountable, Consulted and Informed
(RACI) yang ada dalam management guidelines COBIT 4.1 (Lampiran 4). Data
sekunder yang digunakan sebagai pelengkap analisis berupa jurnal lokal dan
internasional terkait proses digitalisasi dan kebutuhan beberapa prinsip-prinsip
kerangka acuan COBIT 4.1, dokumen perencanaan, petunjuk teknis/pedoman
teknis, laporan-laporan, dan dokumen lain yang merupakan produk kerja
Perpusnas RI.
Analisis proses digitalisasi koleksi akan menghasilkan nilai tingkat
kematangan yang menunjukan level berapa proses digitalisasi yang dilakukan di

14
Bidang Transformasi Digital dalam skala tingkat kematangan COBIT 4.1.
Analisis tersebut juga akan menghasilkan rekomendasi/saran untuk peningkatan
atau perbaikan pada proses teknologi yang memiliki nilai rendah.

Alur Penelitian
Dalam penelitian ini, alur penelitiannya adalah seperti pada Gambar 6.
Mulai

Studi Literatur

Proses pengelolaan data hasil studi literatur

Proses pengumpulan data di lapangan

Pengumpulan
Data Primer

Wawancara

PengumpulanData
Sekunder

Jurnal dan
literatur tentang
digitalisasi dan
COBIT 4.1

Penyebaran
Kuesioner

Dokumen
Perpustakaan
Nasional RI

Proses Pengukuran/Analisis data

Kesimpulan dan Saran

Selesai

Gambar 6 Alur Penelitian

1.

2.

Penjelasan dari alur penelitian pada Gambar 6 adalah sebagai berikut
Studi Literatur
Merupakan proses pertama ketika masalah dan tujuan penelitian sudah
ditentukan. Studi literatur dilakukan untuk menggali teori-teori yang akan
digunakan dan dijelaskan dalam penelitian. Studi dilakukan dengan membaca
berbagai buku atau bahan bacaan yang berhubungan dengan penelitian, yaitu
digitalisasi dan COBIT 4.1.
Proses Pengelolaan Data Hasil Studi Literatur
Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan Perpusnas RI ditelaah dan
dianalisis, demikian juga dengan literatur yang berhubungan dengan proses

15

3.

4.

digitalisasi dan COBIT 4.1. Semua data yang diperoleh dikelola untuk dapat
dibuat kerangka proposal penelitian.
Proses Pengumpulan Data di Lapangan
Pengumpulan data primer dilakukan melalui wawancara dan kuesioner
terhadap responden yang berkaitan erat dengan proses digitalisasi. Pedoman
wawancara dan rancangan kuesioner dibuat dengan berdasarkan pedoman
manajemen COBIT 4.1 dan model kematangan COBIT 4.1. Kuesioner berisi
pernyataan-pernyataan dalam model kematangan COBIT 4.1 yang didapat
melalui proses penentuan proses TI mana saja yang digunakan dalam
penelitian (Pederiva 2003). Hasil wawancara akan digunakan sebagai
rekomendasi dan penunjang hasil kuesioner. Pengumpulan data sekunder
dilakukan dengan mengkaji ulang jurnal dan literatur tentang COBIT 4.1,
dokumen-dokumen milik Perpusnas RI untuk kemudian menyesuaikannya
dengan data hasil wawancara (Lampiran 5) dan kuesioner (Lampiran 6).
Proses Pengukuran/Analisis Data
Pengukuran tingkat kematangan dengan model kematangan COBIT 4.1
pada penelitian ini berbasis pada cara pengukuran yang digunakan oleh
Pederiva (2003). Tahapan dalam pengukuran ini adalah sebagai berikut :
1. Identifikasi koleksi digital Perpusnas RI.
Dalam tahap ini, koleksi Perpusnas RI diidentifikasi jenis-jenis koleksi apa
saja yang didigitalisasi, alasan dilakukan digitalisasi dan jumlah koleksi
yang sudah didigitalisasi.
2. Identifikasi Tujuan Bisnis
Dalam tahap ini dilakukan analisis tujuan dan sasaran strategis
Perpustakaan Nasional RI, tujuan bisnis COBIT 4.1, pemetaan tujuan dan
sasaran strategis Perpusnas RI dengan CSF Pusat Preservasi Bahan
Pustaka, dan pemetaan tujuan dan sasaran strategis Perpusnas RI dengan
tujuan bisnis COBIT 4.1, sehingga diperoleh keterkaitan diantara
keduanya.
3. Identifikasi Tujuan TI
Dalam tahap ini dilakukan analisis tujuan dari pengembangan TI
berdasarkan tujuan bisnis Perpusnas RI. Tujuan TI akan didapat dengan
cara pemetaan atau penyesuaian antara tujuan bisnis dengan tujuan
informasi COBIT 4.1. Untuk memperoleh Proses TI yang akan digunakan,
dilakukan pemetaan Tujuan Bisnis COBIT 4.1 yang sesuai dengan Tujuan
Bisnis Perpusnas RI, dengan Tujuan TI dan Proses TI dalam COBIT 4.1.
4. Identifikasi Control Objective
Control Objective merupakan bagian dari detail proses TI COBIT 4.1. Karena
tidak semua control objective digunakan dalam proses menghitung tingkat
kematangan, maka diperlukan proses analisis control objective untuk
menentukan control objective apa saja yang diperlukan dan akan digunakan
dalam proses TI organisasi.
5. Identifikasi Tingkat Kematangan
Untuk memperoleh tingkat kematangan, dibuat kuesioner yang
pertanyaannya diambil dari pernyataan yang ada dalam model tingkat
kematangan COBIT, dan masing-masing pernyataan terdapat empat
pilihan jawaban yang sesuai dengan tingkat kesetujuan responden terhadap
masing-masing pernyataan yang diberikan, yaitu tidak sesuai, kurang

16
sesuai, agak sesuai dan sesuai. Masing-masing pilihan jawaban dalam
kuesioner diberi bobot (compliance). Nilai bobot ini dijumlah,
dinormalisasi. Selanjutnya dilakukan analisis terhadap hasil kuesioner
dengan membandingkan hasil perhitungan kuesioner dengan tingkat
kematangan dalam COBIT 4.1. Dengan demikian diperoleh tingkat
kematangan proses digitalisasi.
5. Kesimpulan dan Saran
Proses terakhir yang dilakukan ketika hasil analisis data sudah
membuahkan hasil.
Pengumpulan Data
Teknik Pengumpulan Data
Proses pengumpulan data yang dilakukan adalah melakukan studi literatur,
observasi, wawancara dan kuesioner. Studi
literatur dilakukan dengan
menelusur dan mendalami dokumen-dokumen terkait proses digitalisasi dan
COBIT. Obyek observasi adalah proses digitalisasi itu sendiri yang dilakukan di
Bidang Transformasi Digital. Narasumber wawancara dan kuesioner yang dipilih
adalah orang-orang yang terlibat langsung dalam proses digitalisasi, baik pejabat,
pembuat kebijakan maupun staf yang memiliki tugas pokok dan fungsi yang
secara langsung berhubungan dengan tata kelola digitalisasi.

Populasi dan sampel
Populasi Penelitian
Populasi dalam penelitian ini adalah karyawan Deputi Bidang
Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi yang berjumlah 330 orang. Di
dalamnya terdapat karyawan Pusat Preservasi Bahan Pustaka (Bidang
Transformasi Digital 12 orang, Bidang Konservasi 22 orang dan Bidang
Reprografi 17 orang), serta karyawan Kelompok Koleksi Buku Langka berjumlah
sembilan orang. Karyawan Bidang Transformasi Digital adalah karyawan yang
memberikan kontribusi langsung atau tidak langsung terhadap kegiatan
operasional digitalisasi koleksi/bahan pustaka. Karyawan Kelompok Koleksi
Buku Langka adalah karyawan yang berhubungan langsung dengan koleksi buku
langka yang akan didigitalisasi.
Sampel Penelitian
Responden dalam penelitian ini adalah sebagian dari populasi yang ada.
Pengambilan sampel dilakukan secara non probability sampling, yaitu dengan
judment/puprposive sampling, sampel dipilih berdasarkan pertimbanganpertimbangan tertentu, dengan tujuan untuk memperoleh sampling yang memiliki
karakteristik yang dikehendaki (Beins dan McCharty 2012). Pengambilan sampel
juga didasarkan pada tabel Responsible, Accountble, Consulted and Informed
(RACI) yang terdapat dalam Management Guidelines COBIT 4.1, yaitu tabel

17
yang berisi siapa-siapa saja yang bertanggung jawab, terkait, dikonsultasikan dan
diinformasikan dengan proses-proses TI yang mana saja. Dalam hal ini dipilih
satu orang deputi, yaitu Deputi Bidang Pengembangan Bahan Perpustakaan dan
Jasa Informasi, dua kepala, yaitu Kepala Pusat Preservasi Bahan Pustaka dan
Kepala Bidang Transformasi Digital, satu ketua yaitu Ketua Kelompok Koleksi
Buku Langka, serta tujuh karyawan di Bidang Transformasi Digital sebagai
penanggung jawab pekerjaan digitalisasi sampai kepada pekerjaan pengemasan,
sehingga total responden adalah 11 orang. Satu orang deputi dan dua orang kepala
akan diwawancara dengan skema pertanyaan yang sama, sementara satu ketua dan
tujuh karyawan memperoleh skema pertanyaan yang sama dalam kues