Penerimaan Dokumen Pencatatan Dokumen

lxxxv berkaitan dan menjadi suatu rangkaian kegiatan yang harus dikerjakan. Prosedur kearsipan tersebut meliputi :

1. Penerimaan Dokumen

Setelah melalui tahapan-tahapan dalam proses Setelah melalui tahapan- tahapan dalam proses rekruitmen pegawai, dokumen–dokumen pegawai yang telah diterima dipisahkan menjadi 13 bagian, yaitu ; - Pegawai bagian Kamar Bedah - Pegawai bagian Diagnostik - Pegawai bagian Rawat Inap - Pegawai bagian Perawatan - Pegawai bagian Keuangan - Pegawai bagian Farmasi - Pegawai bagian Gizi - Pegawai bagian Personalia - Pegawai bagian Gawat Darurat - Pegawai bagian Rawat Jalan - Pegawai bagian Perawatan Intensif - Pegawai bagian Humas Pemasaran - Pegawai bagian Rekam Medik Pelaksanaan kegiatan penerimaan pada Sub Bagian Diklit RSUD Dr. Moewardi Surakarta dilaksanakan dengan baik, terlihat dari adanya untuk penerimaan dilakukan sesuai dengan urutan kerja yang diterapkan.

2. Pencatatan Dokumen

Prosedur selanjutnya adalah pencatatan. Ada dua macam yang harus dilakukan, yaitu ; a. Pencatatan dalam buku agenda Dokumen-dokumen yang telah diterima dicatat kedalam buku agenda atau nomor induk sesuai dengan nama bagian. Misalnya bagian karyawan kantor dibuatkan buku agenda tersendiri yang berisikan nama karyawan dan posisi pekerjaan karyawan. lxxxvi Buku tersebut dijadikan sebagai referensi apabila menemui kesulitan dalam pencarian arsip tersebut. Begitu juga dengan dokumen-dokumen lainnya dicatat kedalam buku agenda yang sesuai dengan nama arsip. b. Pencatatan kedalam data komputer Selain dicatat kedalam buku agenda, data-data dari dokumen juga dicatat atau dimasukkan kedalam data komputer. Dengan dimasukkannya data-data dari dokumen yang masuk, maka data-data dokumen itu juga diketahui sampai bagian- bagian tertentu yang berkepentingan, dan juga akan lebih memudahkan dalam pencarian serta pendataan dokumen yang telah masuk. Setelah data-data tersebut dimasukkan, kemudian di klik save disimpan. Dalam pengisian atau pemasukan data-data dokumen kedata komputer dilakukan secara hati-hati, teliti dan secermat-cermatnya. Ini dikarenakan setiap data dikomputer yang telah masuk dianggap sebagai data yang valid dan telah masuk kedalam data komputer. Apabila ada kesalahan sedikit saja dalam pemasukan data-data tersebut, akan memakan banyak waktu dalam pencarian dokumen yang dicari maupun digunakan. Di dalam komputer data karyawan ini ditemukan permasalahan yaitu menumpuknya data yang harus di masukkan kedalam komputer yang karenakan kelalaian petugas memasukkan data pada saat memasukkan data

3. Penyimpanan Dokumen