14
3 Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset
organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.
SIA yang dirancang dengan baik dapat memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan produk dan jasa. Sebagai contoh, SIA dapat mengawasi
mesin sehingga para operatornya akan diberitahukan dengan segera saat operasi yang berjalan keluar dari batas kualitas yang dapat diterima. Hal ini tidak saja
membantu mempertahankan kualitas produk, tetapi juga mengurabgi jumlah bahan yang terbuang dan biaya untuk pengerjaan ulang. SIA yang dirancang
dengan baik juga dapat membantu memperbaiki efisiensi jalannya proses dengan memberikan informasi yang lebih tepat waktu. Sebagai contoh, dengan
pendekatan just-in-time membutuhkan informasi yang konstan, akurat dan mutakhir up-to-date tentang persediaan bahan mentah dan lokasi bahan. Serta
SIA dapat memperbaiki pengambilan keputusan dengan memberikan informasi dengan tepat waktu.
2.4.1. Sistem Informasi Akuntansi Manual
Sistem informasi akuntansi manual merupakan proses pencatatan tradisional dengan menggunakan dokumen, jurnal, dan buku besar Hall, 2007. Dokumen
menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Terdapat tiga jenis dokumen, yaitu:
1 Dokumen sumber. Merupakan dokumen yang diciptakan pada awal sumber
transaksi.
15
2 Dokumen produk. Merupakan hasil pemrosesan transaksi, bukan dokumen
yang memicu mekanisme proses. 3
Dokumen perputaran. Merupakan dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya.
Jurnal adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Terdapat dua jenis jurnal, yaitu jurnal khusus dan jurnal umum. Pada titik tertentu dalam proses transaksi,
ketika semua fakta yang relevan tentang transaksi diketahui, peristiwa dicatat dalam jurnal secara kronologis. Jurnal khusus digunakan untuk mencatat kelas
transaksi khusus yang muncul dalam volume besar. Jurnal umum untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau yang tidak sama.
Buku besar adalah buku akun keuangan, yang mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Buku besar
menunjukkan kenaikan, penurunan, dan saldo lancar dari setiap akun. Terdapat dua jenis buku besar, yaitu buku besar umum dan buku besar pembantu. Buku
besar umum merangkum aktivitas ari setiap akun organisasi. Sedangkan buku besar pembantu disimpan dalam departemen akuntansi perusahaan. Buku besar
pembantu mencakup piutang, persediaan, hutang, dan penggajian.
2.4.2. Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer
Sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan proses pencatatan dengan menggunakan bantuan komputer. Catatan akuntansi dalam sistem berbasis
komputer disajikan dalam empat jenis file magnetis yang berbeda, yaitu:
16
1 File master master file
File master umumnya berisi data akun. Buku besar umum dan buku besar pembantu adalah contoh dari file master. File master adalah file permanen,
akan tetapi catatan individual dalam suatu file master sering kali berubah. Jenis perubahan yang paling umum adalah memperbarui data yang
mencerminkan penfaruh dari suatu transaksi. 2
File transaksi transaction file File transaksi merupakan file sementara yang menyimpan catatan transaksi
yang akan digunakan untuk mengubah atau memperbarui data dalam file master. File transaksi berisi catatan mengenai setiap transaksi bisnis yang
terjadi dalam periode fiskal tertentu. Pesanan penjualan, penerimaan persediaan, dan penerimaan kas merupakan contoh dari file transaksi.
3 File referensi reference file
File referensi menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi.
4 File arsip archive file
File arsip berisi catatan transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk refernsi di masa depan. Transaksi ini paling penting dari jejak audit.
2.4.3. Pengguna Sistem Informasi Akuntansi
