Analisis dan Desain Sistem Informasi Karyawan Pada PT. Elang Group
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI KARYAWAN
PADA PT. ELANG GROUP
DIPTA ADITYA PRADHANA
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Analisis dan Desain
Sistem Informasi Karyawan pada PT. Elang Group adalah benar karya saya
dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun
kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip
dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah
disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir
skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut
Pertanian Bogor.
Bogor, September 2014
Dipta Aditya Pradhana
NIM G64070111
ABSTRAK
DIPTA ADITYA PRADHANA. Analisis dan Desain Sistem Informasi Karyawan
pada PT. Elang Group. Dibimbing oleh RINA TRISMININGSIH.
Kegiatan manajemen dalam suatu perusahaan memerlukan pengelolaan data
yang dapat mendukung pengambilan kebijakan yang optimal. Salah satu contoh
masalah pengelolaan data ini adalah yang dialami PT. Elang Group, dengan
kondisi data personal,data administrasi lembur, dan data administrasi cuti masih
dilakukan secara konvensional. Hal ini akan menyulitkan staf HRD untuk
mengolah data karyawan dan menentukan kebijakan lebih lanjut untuk karyawan,
dan juga menyulitkan karyawan yang bekerja di luar kantor untuk mengajukan
lembur dn cuti . Untuk mengatasi hal tersebut, PT. Elang Group membutuhkan
sistem informasi karyawan (SIKA) berbasis web. Penelitian ini menggunakan
metode web development life cycle (WDLC) . Pemodelan menggunakan DFD dan
ERD. Pada tahap implementasi menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan
pendekatan prosedural.
Kata kunci: Sistem Informasi Karyawan (SIKA), WDLC, DFD, ERD, PHP
ABSTRACT
DIPTA ADITYA PRADHANA. Analysis and Design of Employee Information
System at PT. Elang Group. Supervised by RINA TRISMININGSIH.
Management activities at company requires good data management to
produce optimal policy . One example of this is data management problem at PT.
Elang Group, where personal data of employees, overtime administration data,
and administration data of leave, still managed conventionally. This will make
HRD staf difficult to process employees data and determine further policy for
employees, and also make employees who work outside of office difficult to apply
for their overtime and leave. To get over this problems, PT. Elang Group requires
the Employee Information System (SIKA). This research using Web Life
Development Cycle (WLDC) Method. The modelling using DFD and ERD.
Implementation phase using PHP programming languange with procedural
approach.
Keywords: Resosurces Information System (SIKA), WDLC, DFD, ERD, PHP
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI KARYAWAN
PADA PT. ELANG GROUP
DIPTA ADITYA PRADHANA
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Komputer
pada
Departemen Ilmu Komputer
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
Penguji:
1 Irman Hermadi, Dr, SKom, MS
2 Wisnu Ananta Kusuma, Dr, Eng.ST, MT
Judul Skripsi : Analisis dan Desain Sistem Informasi Karyawan Pada PT. Elang
Group
Nama
: Dipta Aditya Pradhana
NIM
: G64070111
Disetujui oleh
Rina Trisminingsih, SKom, MT
Pembimbing
Diketahui oleh
Dr Ir Agus Buono, MSi, Mkom
Ketua Departemen
Tanggal Lulus:
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas
segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang
dipilih dalam penelitian ini adalah analisis dan desain sistem informasi sumber
daya manusia, dengan judul Analisis dan Desain Sistem Informasi Karyawan PT.
Elang Group.
Ungkapan terima kasih sebanyak-banyaknya penulis berikan kepada:
1 ALLAH SWT atas rahmat dan hidayah-Nya.
2 Nabi Muhammad SAW sebagai teladan dalam hidup seorang muslim.
3 Keluarga penulis yaitu ayah, ibu, kakak dan adik yang banyak memberikan
dukungan serta doa.
4 Ibu Rina Trisminingsih selaku pembimbing yang telah banyak direpotkan oleh
penulis. Terima kasih atas kesabarannya dalam membimbing penulis selama
ini.
5 Elang Gumilang selaku direktur PT. Elang Group, Pak Andika selaku ketua
divisi IT support.
6 Chawang, Rilan, Teguh, dan seluruh mahasiswa ilmu komputer IPB angkatan
44 yang telah membantu dan mendukung penulis untuk menyelesaikan tugas
akhir penulis.
7 Pak Agus Buwono, Ibu Imas Sitanggang,dan Pak Hari Agung yang telah
membantu kelancaran proses tugas akhir penulis.
8 Rahmawati yang selalu sabar menunggu dan menyemangati penulis untuk
menyelesaikan karya ilmiah.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
Bogor, September 2014
Dipta Aditya Pradhana
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
viii
DAFTAR GAMBAR
viii
DAFTAR LAMPIRAN
viii
PENDAHULUAN
1
Latar Belakang
1
Perumusan Masalah
1
Tujuan Penelitian
2
Manfaat Penelitian
2
Ruang Lingkup Penelitian
2
METODE
2
Perencanaan pengembangan web
3
Rekayasa kebutuhan web
3
Desain aplikasi web
3
HASIL DAN PEMBAHASAN
3
Perencanaan pengembangan web
3
Rekayasa kebutuhan web
4
Desain aplikasi web
8
SIMPULAN DAN SARAN
11
Simpulan
11
Saran
11
DAFTAR PUSTAKA
11
RIWAYAT HIDUP
21
DAFTAR TABEL
1 Kebutuhan fungsional sistem
4
DAFTAR GAMBAR
1
2
3
4
5
6
7
8
Web-based development life cycle
Diagram aktivitas pengajuan cuti
Context diagram sistem informasi karyawan
DFD level 1 sistem informasi karyawan
Entity Relationship diagram
Perancangan navigasi halaman user
Rancangan antarmuka halaman awal level admin
Arsitektur XAMPP
3
5
6
7
8
9
10
10
DAFTAR LAMPIRAN
1
2
3
4
Hasil wawancara dengan staf IT support PT. Elang Group
Contoh form cuti dan lembur manual
Diagram aktivitas
Relasi antar tabel pada database
13
16
18
20
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Sebuah perusahaan yang berjalan pasti memiliki kegiatan manajemen.
Kegiatan tersebut terkait dengan kegiatan sumber daya manusia, keuangan, dan
juga kegiatan manajerial lainnya. Jumlah dan perubahan data yang berlangsung
secara rutin maupun tak tentu menjadikan perlunya sebuah pengelolaan yang baik
agar sebuah perusahaan dapat menghasilkan kebijakan yang optimal.
Human Resource Department (HRD) adalah divisi pada suatu perusahaan
yang mengurus bagian sumber daya manusia (SDM). Dalam konteks bisnis, SDM
adalah orang yang bekerja dalam organisasi yang sering pula disebut karyawan.
Manajemen sumber daya manusia didasari pada suatu konsep bahwa setiap
karyawan adalah manusia, bukan mesin, dan bukan semata menjadi sumber daya
bisnis. Manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan kebijakan dan praktekpraktek yang perlu dilaksanakan oleh manajer, mengenai aspek-aspek sumber
daya manusia dari manajemen kerja (Simamora, 2006).
Pengelolaan data informasi karyawan, data administrasi lembur, dan data
administrasi cuti di PT. Elang Group masih dilakukan secara konvensional. Data
masih diolah oleh staf HRD pada file Microsoft Excel yang terpisah, sehingga
membuat pengolahan data tersebut menjadi sulit karena staf HRD harus melihat
ulang ke berbagai file. Hal ini menyebabkan kemungkinan human error yang
cukup tinggi.
Pengelolaan data konvensional ini juga menyulitkan para karyawan bagian
divisi bangunan, logistik, collector, dan marketing yang bekerja di luar Bogor.
Masalah utama yang dihadapi adalah mereka harus datang ke kantor pusat hanya
untuk mengurus administrasi lembur dan cuti . Hal ini membuat perusahaan perlu
membangun sebuah sistem informasi untuk karyawan yang berbasis web, agar
pengolahan data karyawan dan pengurusan administrasi lembur dan cuti bisa
dilakukan secara fleksibel dan terintegrasi.
Penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Vitriandi (2014) berhasil
membangun sistem informasi manajemen kepegawaian pada Dinas Pertanian
Kota Bogor yang dapat memonitoring data dan kinerja pegawai untuk membuat
keputusan kenaikan pangkat. Sistem informasi karyawan ini diharapkan dapat
membantu staf HRD untuk mengorganisir data personal dan data kinerja
karyawan, dan juga dapat membantu karyawan yang bertugas di lapangan untuk
mengajukan lembur dan cuti tanpa harus mengurus ke kantor pusat.
Perumusan Masalah
PT. Elang Group saat ini memiliki 30 karyawan yang bekerja di kantor
pusat dan 100 karyawan yang bekerja di proyek-proyek perumahan yang sedang
dikembangkan. Perumahan-perumahan yang sedang dikembangkan tersebar di
Kota Bogor, Depok, dan Sukabumi. Namun perkembangan perusahaan ini belum
didukung dengan proses bisnis yang efektif, karena masih dilakukan secara
konvensional. Oleh sebab itu diperlukan adanya sebuah sistem informasi
karyawan yang dapat mendukung proses bisnis di perusahaan ini.
2
Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah melakukan analisis
dan desain informasi karyawan berbasis web dengan lingkup fungsi informasi data
personal karyawan, data kinerja karyawan, administrasi cuti, dan administrasi
lembur. Sistem ini dapat menampilkan semua fungsi dan proses tersebut kepada
pengguna dan dapat mencetak output yang dihasilkan kepada pengguna untuk
pengurusan lebih lanjut secara offline.
Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian ini adalah meningkatkan efisiensi kerja para karyawan
lapangan dan tim pemasaran yang sedang bekerja di proyek-proyek pembangunan
property di luar kota. Efisiensi dilakukan dengan cara mengurus administrasi cuti
dan lembur secara online tanpa harus datang ke kantor pusat.
Ruang Lingkup Penelitian
1
2
3
Ditetapkan sejumlah batasan ruang lingkup penelitian, sebagai berikut:
Data penelitian berasal dari hasil wawancara, pengamatan, dan diskusi
tentang kegiatan manajemen karyawan dari divisi IT support dan HRD di
kantor pusat PT. Elang Group ,
Fungsi yang dihasilkan pada aplikasi sistem informasi karyawan terbatas pada
fungsi data personal, data kinerja, administrasi cuti, dan administrasi lembur
karyawan,
Proses perancangan menggunakan metode WDLC (Web Development Life
Cycle) dengan paradigma terstruktur dan menggunakan notasi pemodelan
DFD (Data Flow Diagram) dan ERD (Entity Relationship Diagram).
Pemrograman didesain secara struktural .
METODE
Tahapan Penelitian sesuai metode WDLC. Menurut Abdul-Aziz et al.
(2012) metode WDLC secara komprehensif terbagi dalam lima tahap, yaitu tahap
perencanaan pengembangan web, rekayasa kebutuhan web, desain aplikasi web,
implementasi teknis web, dan penggunaan sistem. Berbeda dengan metode WDLC
pada umumnya, pada metode ini setiap tahap harus melalui diskusi dengan pihak
yang menjadi objek penelitian untuk meningkatkan kepercayaan dari pihak yang
bersangkutan. Selain itu metode ini juga dapat memastikan bahwa klien yang
menjadi objek penelitian nyaman dengan metode yang digunakan oleh penulis.
Pada penelitian ini, proses dibatasi sampai dengan desain aplikasi web. Alur
proses WDLC dapat dilihat pada Gambar 1.
3
Gambar 1 Web-based development life cycle (Abdul-Aziz et al. 2012)
Perencanaan Pengembangan Web
Pada tahap ini dilakukan perencanaan pembuatan sistem informasi
karyawan yang mampu memenuhi tujuan dari penelitian ini. Pada tahap ini
dilakukan pengumpulan data-data dan form isian manual yang digunakan PT.
Elang Group untuk dianalisa. Proses pengambilan data juga dilakukan melalui
wawancara dengan staf IT support dan staf HRD PT. Elang Group tentang fungsifungsi dalam sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis proses dari
PT. Elang Group.
Rekayasa Kebutuhan Web
Rekayasa kebutuhan web mencakup dua aktivitas, yaitu mengumpulkan
semua kebutuhan sistem dan menganalisis semua kebutuhan tersebut sehingga
menghasilkan spesifikasi kebutuhan dan model. Tahapan ini dilakukan untuk
mengetahui kebutuhan sistem yaitu kebutuhan fungsional sistem, aktivitas yang
akan diproses, karakteristik pengguna, dan perangkat penelitian yang akan
digunakan. Setelah kebutuhan fungsional berhasil dirancang, akan dilakukan
pemodelan data dan pemodelan aliran data.
Desain Aplikasi Web
Pada tahap ini akan digambarkan kepada pihak PT. Elang Group bagaimana
sistem informasi karyawan didesain harus dirancang berdasarkan hasil dari tahap
rekayasa kebutuhan sistem. perancangan antarmuka, serta perancangan arsitektur
sistem.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Perencanaan Pengembangan Web
Pada tahap awal dilakukan wawancara mengenai mengenai sistem informasi
yang akan dibuat yaitu mengenai gambaran umum perusahaan, motivasi
pembangunan sistem informasi karyawan, pihak-pihak yang akan terhubung dan
akan menggunakan sistem informasi, data-data karyawan, serta proses-proses
bisnis yang akan dibangun di dalam sistem. Hasil wawancara dengan staf HRD
dan IT support dapat dilihat pada Lampiran 1. Secara umum sistem yang akan
dibuat ialah sistem informasi karyawan berbasis web. Proses bisnis yang akan
4
diolah di dalam sistem adalah data personal, data kinerja karyawan, proses
pengajuan cuti, dan proses pengajuan lembur karyawan. Sistem diharapkan
mampu mengolah data seperti yang diinput karyawan ketika mengisi form cuti
dan lembur secara manual. Form cuti dan lembur manual dapat dilihat pada
Lampiran 2. Sistem ini diharapkan mampu membuat karyawan dapat mengajukan
cuti dan lembur tanpa harus datang ke kantor pusat.
Rekayasa Kebutuhan Web
Rekayasa kebutuhan sistem merupakan tahapan untuk mengetahui
kebutuhan dari sistem, yaitu kebutuhan fungsional sistem, karakteristik pengguna,
dan mengidentifikasi perangkat penelitian yang dibutuhkan.
a.
Kebutuhan Fungsional Sistem
Kebutuhan fungsional bersifat naratif dan tidak terstruktur. Kebutuhan
fungsional sistem informasi karyawan PT. Elang Group terdapat pada Tabel 1.
Kode
Fungsi
PF-01
Meng-input data setiap karyawan dan memproses data tersebut
menjadi sebuah user.
Memberikan hak akses admin kepada user yang ditugaskan
sebagai admin
Membuat, menyimpan, dan menampilkan data personal karyawan
yang dapat dimutakhirkan oleh karyawan yang bersangkutan
apabila terdapat perubahan.
PF-02
PF-03
PF-04
PF-05
PF-06
PF-07
PF-08
b.
Membuat, menyimpan, dan menampilkan data kinerja karyawan yang
dapat dimutakhirkan oleh admin untuk menentukan kebijakan lebih
lanjut terhadap karyawan.
Melakukan fungsi pengajuan cuti, mengolah data cuti yang tersisa, jenis
cuti yang dipakai, dan dapat mengajukan staf
sedivisi yang
didelegasikan selama menjalankan cuti.
Mengkonfirmasi pengajuan cuti dan lembur oleh manajer dari tiap
departemen.
Menyetujui permohonan lembur dan cuti yang dilakukan oleh admin
Mencetak pengajuan cuti dan lembur yang telah disetujui.
Kebutuhan Non-Fungsional Sistem
Selain kebutuhan fungsional, pada tahap ini juga dirangkum kebutuhan
nonfungsional yang akan menunjang sistem yang akan dibangun. Kebutuhan
sistem non-fungsional dari sistem informasi kepegawaian adalah sebagai berikut
1 Keamanan, sistem harus memastikan bahwa hanya pegawai yang
terdaftar pada sistem yang dapat mengakses sistem.
2 Usability, antarmuka harus intuitif dan mudah dipelajari. Selain itu
antarmuka juga harus atraktif, dan dapat diakses dengan ukuran layar
yang berbeda.
3 Interoperability, pengguna harus dapat berinteraksi dengan sistem
tanpa harus terpaku pada satu jenis sistem operasi atau web browser
yang khusus.
5
4
Portability, sistem harus dapat digunakan pada spesifikasi komputer
yang umum digunakan.
c.
Perancangan Aktifitas
Aktifitas dalam suatu sistem informasi dapat dimodelkan dengan diagram
aktivitas. Diagram aktivitas pada proses pengajuan cuti dapat dilihat pada Gambar
2. Diagram aktivitas pada proses pengajuan cuti dan pemutakhiran data karyawan
dapat dilihat pada Lampiran 3.
Gambar 2 Diagram aktivitas pengajuan cuti
d.
Karakteristik Pengguna
Pengguna sistem informasi karyawan terbagi menjadi dua tingkatan akses,
yaitu user dan admin. User adalah karyawan setingkat staf yang telah diinput di
sistem informasi. User hanya mampu memutakhirkan data personal karyawan,
mengajukan cuti, lembur, dan menyetujui permintaan delegasi tugas dari rekan
sedivisi yang akan cuti. Sementara itu, admin adalah karyawan setingkat manajer
dari tiap departemen yang mempunyai hak akses tambahan. Hak akses tambahan
yang dimiliki admin adalah hak akses untuk memutakhirkan data kinerja
karyawan, dan menyetujui permohonan cuti dan lembur dari user.
6
e.
Perangkat Penelitian
Perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi
karyawan adalah Netbeans IDE 8.0 sebagai perangkat lunak pengembangan
sistem dengan bahasa pemrograman PHP. MySQL digunakan sebagai perangkat
lunak untuk manajemen database. Apache sebagai web server untuk
menampilkan halaman web yang membutuhkan akses ke dalam database. MySQL
dan Apache dijalankan paket dalam perangkat lunak XAMPP.
Perangkat keras yang akan digunakan dalam pengembangan sistem
informasi karyawan adalah komputer notebook dengan spesifikasi sebagai berikut:
processor Intel(R) Core(TM) i3-2310M CPU @ 2.30GHz, 2048MB RAM, dan
harddisk 500GB. Sementara itu pada sisi pengguna, perangkat keras yang
digunakan adalah komputer desktop maupun notebook yang sudah dapat
menjalankan aplikasi web browser.
f.
Pemodelan aliran data
Pemodelan aliran data dimodelkan menggunakan DFD (Data Flow
Diagram). DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk
menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang dikeluaran dari
sistem, tempat data di simpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, dan
interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut
(Kristanto 2003). Pemodelan DFD terdiri atas beberapa komponen yaitu entitas
eksternal, proses, data flow, dan data store. Pembuatan DFD dilakukan mulai dari
level context diagram. Context diagram pada sistem informasi karyawan ini
terdiri atas dua entitas eksternal, yaitu karyawan dan admin. Admin ditunjuk dari
manajer di setiap departemen. Sistem informasi karyawan dianggap sebagai
sistem utama yang bekerja sebagai proses yang mengolah data masukan. Context
diagram dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3 Context diagram sistem informasi karyawan
Setelah itu dilakukan representasi DFD level 1 dari dekomposisi context
diagram yang telah dibuat. DFD level 1 dibuat berdasarkan aktivitas bisnis
melalui pandangan klien. Setelah itu ditentukan beberapa proses fungsional yang
dibutuhkan. Terdapat 4 proses fungsional yang dapat direpresentasikan pada DFD
level 1 seperti dapat dilihat pada Gambar 4.
7
Gambar 4 DFD level 1 sistem informasi karyawan
Pemodelan Data
Pemodelan data direpresentasikan dengan Entity Relationship Diagram
(ERD). Menurut Brady dan Loonam (2010), ERD merupakan teknik yang
digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi. ERD dibuat
untuk merepresentasikan entitas-entitas yang terlibat di dalam sistem. Entitas yang
terlibat yaitu:
1 Karyawan
2 Departemen
3 Divisi
4 Cuti
5 Lembur
Entitas-entitas tersebut kemudian disusun ke dalam ERD beserta attributnya
untuk menggambarkan relasi pada setiap entitas. ERD dari sistem informasi
karyawan dapat dilihat pada Gambar 5.
8
Gambar 5 Entity relationship diagram
Desain Aplikasi Web
Perancangan Database
Hasil ekstraksi dari DFD dan ERD menghasilkan sebuah pangkalan data
yang memuat enam tabel, yaitu:
1 tb_karyawan
2 tb_cuti
3 tb_lembur
4 divisi
5 departemen
6 tbuser
Tabel “tbuser” dibangkitkan sebagai tabel yang akan mengklasifikasi
karyawan mendapatkan hak akses admin dan user. Relasi antar tabel pada
perancangan database dapat dilihat pada Lampiran 2.
Perancangan Antarmuka
Perancangan antarmuka pengguna bertujuan untuk menjembatani antara
pengguna sistem dan sistem secara efektif, yaitu siap digunakan dan sesuai
kebutuhan penggunanya (Sijabat 2012). Perancangan antarmuka pada penelitian
ini mengikuti kaidah Galitz (2007) yang meliputi pendefinisian:
9
1
Navigasi
Navigasi sistem pada halaman user terletak di bagian atas, sedangkan pada
halaman admin terletak di kolom sebelah kanan. Navigasi berisi link menuju
halaman lain, serta link untuk melakukan logout. Perancangan navigasi dapat
untuk halaman user dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6 Perancangan navigasi halaman user
2
Kontrol Layar
Kontrol layar pada sistem terdiri atas:
1 Tombol (Buttons)
Tombol pada sistem dipakai untuk melakukan login, logout, tambah, edit,
detail, cetak, dan hapus data karyawan.
2 Kotak teks (Text boxes)
Kotak teks pada sistem dipakai saat melakukan login dan saat mencari nama
atau NIK karyawan.
3 Kotak daftar drop-down (Drop-down list boxes)
Kotak daftar dalam sistem dipakai untuk menampilkan pilihan pada menu
ubah profil dan kepegawaian.
3 Tipografi
Tipografi font yang dipakai adalah Arial yang merupakan jenis font sans-serif.
Tiap tulisan pada judul dibuat sebesar 24 px, judul isi sebesar 14 px, dan isi
sebesar 12px.
4 Feedback
Feedback dalam sistem berbentuk sebuah notifikasi. Notifikasi mucul dalam
box yang berada tepat dibawah menu navigasi bagian atas ketika ada manajer
mendapatkan permohonan cuti dan lembur dan ketika permohonan cuti dan
lembur karyawan telah di-approve.
5 Pemilihan warna.
Menurut Nielsen dan Loranger (2006), untuk memperjelas teks digunakan
warna teks yang kontras dengan warna latar yaitu teks berwarna gelap dengan
latar berwarna terang (positive text), atau teks berwarna terang dengan latar
berwarna gelap (negative text). Pada sistem digunakan positive text yaitu warna
biru dan hitam sebagai warna teks dan putih dan biru langit sebagai warna
latar.
Pada halaman utama level admin, terdapat link text untuk menampilkan
master data dan transaksi data yang dapat diolah oleh admin. Perancangan
antarmuka halaman awal level admin dapat dilihat pada Gambar 7.
10
Gambar 7 Rancangan antarmuka halaman awal level admin
Tampilan style antarmuka sistem informasi dibangun dengan menggunakan
CSS template tipe simple organization yang dibuat oleh Viktor Persson (2009)
dan di-publish di http://arcsin.se/. Untuk navigasi dan menu dibangun dengan
menggunakan PHP template untuk posisi top, top_nav, side_nav, side_nav_user,
dan footer.
Perancangan Arsiterktur
Perancangan sistem informasi karyawan masih menggunakan perangkat
lunak XAMPP 1.8.3, karena sistem masih dijalankan di dalam localhost.
Arsitektur XAMPP terdiri atas dua lapisan utama, yaitu database dan web server,
sementara untuk user interface menggunakan browser Mozilla Firefox dan
Google Chrome. Perancangan arsitektur dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8 Arsitektur XAMPP
11
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Penelitian ini telah menganalisis dan mendesain sebuah sistem informasi
karyawan yang mempunyai dua fungsi utama, yaitu memutakhirkan data personal
dan kinerja karyawan, dan memproses pengajuan cuti dan lembur karyawan.
Sistem informasi dibagun berbasis web sesuai analisi kebutuhan agar dapat
diakses dari mana saja. Hal ini mendukung kebutuhan perusahaan bagi para
karyawan, terutama yang bekerja di lapangan, untuk mengajukan proses cuti dan
lembur.
Saran
Beberapa pengembangan yang dapat ditambahkan untuk penelitian
selanjutnya adalah penambahan fungsi absensi sehingga staf HRD yang bertugas
di masing-masing proyek yang sedang berjalan dapat melaporkan absensi dan
keterlambatan secara terintegrasi dalam satu sistem. Kedepannya diharapkan bisa
dilakukan penelitian dengan implementasi fungsi menggunakan framework
dengan pendekatan berbasis objek agar sistem dapat dibangun dengan lebih
adaptif dan lebih mudah dalam melakukan maintenance module.
DAFTAR PUSTAKA
Abdul-Aziz A, Koronios A, Gao J, dan Sulong MS. 2012. A methodology for the
development of webbased information systems: web development team
perspective. Di dalam: Abdul-Aziz A, Koronios A, Gao J, dan Sulong MS,
editor. Proceedings of the Eighteent Americas Conference on Information
System [Internet]. 2012 Agustus 9-12, Seattle. Washington (US): AIS
Electronic Library (AISel), hlm 1-9; [diunduh 2014 Jul 12]. Tersedia pada:
http://aisel.aisnet.org/amcis2012/proceedings/SystemAnalysis/11
Galitz WO. 2007. The Essential Guide to User Interface Design. Indianapolis
(US): Wiley.
Kristanto, Andi. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Jakarta:
Gava Media.
McLeod R, Schell GP. 2007. Sistem Informasi Manajemen, Ed ke-10. Jakarta: PT
Salemba Empat Patria.
Nielsen J, Loranger H. 2006. Prioritizing Web Usability. Berkeley (US): New
Riders.
Pressman RS. 2010. Software Engineering A Practitioner’s Approach, Ed ke-7.
New York (US): McGraw-Hill.
12
Sijabat E. 2012. Analisis dan desain sistem informsi bisnis pada koperasi susu
menggunakan UML [skripsi]. Bogor (ID): Institut Pertanian Bogor.
Vitriandi V. 2014. Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian pada Dinas
Pertanian Kota Bogor [skripsi]. Bogor (ID): Institut Pertanian Bogor.
13
Lampiran 1 Hasil wawancara dengan staf IT support PT. Elang Group
Kamis,19 April 2014
Nama Subjek: Andika Prapta Daharu (Y)
Jabatan : Kepala divisi IT Support
Halaman: 1
Subjek
X
y
pertanyaan dan jawaban
keterangan
Bisa diceritakan sejarah singkat PT. Elang Group?
Elang Group didirikan oleh Elang Gumilang, yang
saat itu masih berprofesi sebagai mahasiswa ekonomi
IPB. Dengan modal awal 300 juta yang beliau pinjam
dari 10 orang, ia membuat 20 rumah sederhana ukuran
22/60 dengan
harga 23 juta. Keberhasilannya
membuat ia berhasil mendapatkan pinjaman dari Bank
Mandiri sebesar 1,5 M yang kemudian digunakan untuk
membangun beberapa perumahan bersubsidi seperti
Griya Salak Endah, Griya Ciampea, dll. Kini sudah ada
lima perumahan bersubsidi dan satu perumahan umum
yang Tersebar di tiga daerah,yaitu Bogor, Citayam, dan
Sukabumi tiga diantaranya sudah selesai, tiga lagi masih
dalam tahap penyelesaian.
x
Sistem manajemen yang ditetapkan sejauh ini bagaimana?
Bagaimana dengan pembagian jobdesc nya?
y
Elang Group membagi karyawannya dalam enam
departemen yang kemudian terbagi dalam 13 divisi,
yaitu : departemen business support yang membawahi
divisi HRD, IT Support, dan Asset Management. Setelah
itu ada departemen finance yang membawahi divisi
accounting, collector, dan cashier. Lalu ada departemen
legal, dan juga departemen marketing yang membawahi
divisi marketing in-house dan marketing administration.
Selanjutnya ada departemen teknik yang membawahi
divisi logistik, perencana, dan pelaksana. Yang terakhir
adalah departemen invesment.
D
data
ata
d
ata
data
14
Lanjutan
Subjek
pertanyaan dan jawaban
X
Mengapa data cuti dan lembur harus diintegrasikan ke dalam
sistem informasi yang berbasis web?
Y
Karena kendala kami alami ketika mulai
membangun perumahan yang jauh dari kantor pusat di
Laladon. Kendala itu adalah karyawan yang bekerja di
lapangan (divisi pelaksana, marketing in-house,
perencana,logistik, collector) sulit mengajukan cuti dan
lembur karena perizinannya tetap harus melalui staf
HRD di kantor pusat. Mereka harus menempuh perjalan
dari Sukabumi dan Citayam hanya untuk mengajukan
cuti dan lembur sehingga efektifitas kerja menjadi
sangat terganggu.
X
Bisa dirincikan proses bisnis apa saja yang ingin diaplikasikan
di dalam sistem?
y
Jadi karyawan bisa mengajukan cuti maupun
lembur ke majaner dan HRD melalui sistem berbasis
web sehingga mereka bisa mengakses melalui internet
tanpa harus ke Bogor. Manajer dan HRD pun dapat
melakukan approval secara online melalui sistem
tersebut. Hal ini juga berlaku apabila karyawan
mendelegasikan pekerjaannya kepada karyawan lain
yang sedivisi melalui sistem ini, karyawan yang
didelegasikan harus dapat mengapprove melalui sistem
ini. Pada akhir bulan barulah mereka bisa membawa
printout cuti dan lembur yang dihasilkan dari sistem
untuk diserahkan ke kantor pusat. Selain itu
penyimpanan dan pengolahan informasi data personal
dan kinerja pegawai juga perlu ditambahkan dalam
sistem ini.
keterangan
motivation
proccesss
15
Lanjutan
Subjek
pertanyaan dan jawaban
x
Dalam hal pengolahan data personal dan kinerja pegawai
apakah sangat diperlukan juga dalam sistem? Bukankah
perusahaan hanya memerlukan pengajuan cuti dan lembur saja?
y
Tentu saja sangat diperlukan , karena perusahaan
pun perlu melihat pegawai tidak hanya dari aspek
internal, tapi juga eksternal, misalkan status pernikahan,
jumlah anak, dll. Karena penyesuaian pendapatan
dengan kondisi kehidupan karyawan adalah hal penting
agar karyawan merasa nyaman dan betah kerja di
perusahaan ini. Selain itu jumlah karyawan yang saat ini
sudah mencapai 130 orang, dengan rincian 30 orang di
kantor pusat dan 100 orang di lapangan, tentu saja akan
membuat staf administrasi kewalahan apabila harus
mengupdate data personal secara sentral pula. Selain itu
penampilan data kinerja kepada karyawan juga
bermanfaat sebagai media untuk memperbaiki kerja para
karyawan.
X
Y
keterangan
people
motivation
Data-data apa saja yang perlu disimpan dalam data personal dan
kinerja karyawan?
Untuk data personal: NIK, Nama, departemen,
divisi, tanggal masuk, no.KTP, no.Rekening Bank,
No.BPJS, Jenis kelamin, Tanggal lahir, No.Telepon,
Kontak darurat, alamat, email, pendidikan terakhir,
status pernikahan, agama, jumlah anak,.
Untuk data kinerja: posisi saat ini, posisi
sebelumnya, status karyawan (kontrak/permanen), Job
Grade, Training terakhir yang diikuti, penilaian
terakhir, kompetensi, potential successor, rencana
karir, gaji terakhir, data KPI (key performance
indicator), jumlah dan sisa cuti, total jam lembur, total
benefit yang diterima, dan personality karyawan
berdasarkan penilaian manajer dan HRD.
data
16
Lampiran 2 Contoh form cuti dan lembur manual
17
Lanjutan
18
Lampiran 3 Diagram aktivitas
Diagram akrifitas input data karyawan
19
Lanjutan
Diagram aktivitas pengajuan lembur
20
Lampiran 4 Relasi antar tabel pada database
21
RIWAYAT HIDUP
Penulis memiliki nama lengkap Dipta Aditya Pradhana, lahir di Bogor pada
tanggal 31 Desember 1988. Penulis merupakan anak ketiga dari pasangan
Mudjiharto dan Tjitjah Fatimah. Penulis bersekolah di SMP Negeri 5 Bogor,
kemudian melanjutkan ke SMA Negeri 1 Bogor, hingga akhirnya masuk IPB pada
tahun 2007 dengan jurusan Ilmu Komputer.
PADA PT. ELANG GROUP
DIPTA ADITYA PRADHANA
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Analisis dan Desain
Sistem Informasi Karyawan pada PT. Elang Group adalah benar karya saya
dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun
kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip
dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah
disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir
skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut
Pertanian Bogor.
Bogor, September 2014
Dipta Aditya Pradhana
NIM G64070111
ABSTRAK
DIPTA ADITYA PRADHANA. Analisis dan Desain Sistem Informasi Karyawan
pada PT. Elang Group. Dibimbing oleh RINA TRISMININGSIH.
Kegiatan manajemen dalam suatu perusahaan memerlukan pengelolaan data
yang dapat mendukung pengambilan kebijakan yang optimal. Salah satu contoh
masalah pengelolaan data ini adalah yang dialami PT. Elang Group, dengan
kondisi data personal,data administrasi lembur, dan data administrasi cuti masih
dilakukan secara konvensional. Hal ini akan menyulitkan staf HRD untuk
mengolah data karyawan dan menentukan kebijakan lebih lanjut untuk karyawan,
dan juga menyulitkan karyawan yang bekerja di luar kantor untuk mengajukan
lembur dn cuti . Untuk mengatasi hal tersebut, PT. Elang Group membutuhkan
sistem informasi karyawan (SIKA) berbasis web. Penelitian ini menggunakan
metode web development life cycle (WDLC) . Pemodelan menggunakan DFD dan
ERD. Pada tahap implementasi menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan
pendekatan prosedural.
Kata kunci: Sistem Informasi Karyawan (SIKA), WDLC, DFD, ERD, PHP
ABSTRACT
DIPTA ADITYA PRADHANA. Analysis and Design of Employee Information
System at PT. Elang Group. Supervised by RINA TRISMININGSIH.
Management activities at company requires good data management to
produce optimal policy . One example of this is data management problem at PT.
Elang Group, where personal data of employees, overtime administration data,
and administration data of leave, still managed conventionally. This will make
HRD staf difficult to process employees data and determine further policy for
employees, and also make employees who work outside of office difficult to apply
for their overtime and leave. To get over this problems, PT. Elang Group requires
the Employee Information System (SIKA). This research using Web Life
Development Cycle (WLDC) Method. The modelling using DFD and ERD.
Implementation phase using PHP programming languange with procedural
approach.
Keywords: Resosurces Information System (SIKA), WDLC, DFD, ERD, PHP
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI KARYAWAN
PADA PT. ELANG GROUP
DIPTA ADITYA PRADHANA
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Komputer
pada
Departemen Ilmu Komputer
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
Penguji:
1 Irman Hermadi, Dr, SKom, MS
2 Wisnu Ananta Kusuma, Dr, Eng.ST, MT
Judul Skripsi : Analisis dan Desain Sistem Informasi Karyawan Pada PT. Elang
Group
Nama
: Dipta Aditya Pradhana
NIM
: G64070111
Disetujui oleh
Rina Trisminingsih, SKom, MT
Pembimbing
Diketahui oleh
Dr Ir Agus Buono, MSi, Mkom
Ketua Departemen
Tanggal Lulus:
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas
segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang
dipilih dalam penelitian ini adalah analisis dan desain sistem informasi sumber
daya manusia, dengan judul Analisis dan Desain Sistem Informasi Karyawan PT.
Elang Group.
Ungkapan terima kasih sebanyak-banyaknya penulis berikan kepada:
1 ALLAH SWT atas rahmat dan hidayah-Nya.
2 Nabi Muhammad SAW sebagai teladan dalam hidup seorang muslim.
3 Keluarga penulis yaitu ayah, ibu, kakak dan adik yang banyak memberikan
dukungan serta doa.
4 Ibu Rina Trisminingsih selaku pembimbing yang telah banyak direpotkan oleh
penulis. Terima kasih atas kesabarannya dalam membimbing penulis selama
ini.
5 Elang Gumilang selaku direktur PT. Elang Group, Pak Andika selaku ketua
divisi IT support.
6 Chawang, Rilan, Teguh, dan seluruh mahasiswa ilmu komputer IPB angkatan
44 yang telah membantu dan mendukung penulis untuk menyelesaikan tugas
akhir penulis.
7 Pak Agus Buwono, Ibu Imas Sitanggang,dan Pak Hari Agung yang telah
membantu kelancaran proses tugas akhir penulis.
8 Rahmawati yang selalu sabar menunggu dan menyemangati penulis untuk
menyelesaikan karya ilmiah.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
Bogor, September 2014
Dipta Aditya Pradhana
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
viii
DAFTAR GAMBAR
viii
DAFTAR LAMPIRAN
viii
PENDAHULUAN
1
Latar Belakang
1
Perumusan Masalah
1
Tujuan Penelitian
2
Manfaat Penelitian
2
Ruang Lingkup Penelitian
2
METODE
2
Perencanaan pengembangan web
3
Rekayasa kebutuhan web
3
Desain aplikasi web
3
HASIL DAN PEMBAHASAN
3
Perencanaan pengembangan web
3
Rekayasa kebutuhan web
4
Desain aplikasi web
8
SIMPULAN DAN SARAN
11
Simpulan
11
Saran
11
DAFTAR PUSTAKA
11
RIWAYAT HIDUP
21
DAFTAR TABEL
1 Kebutuhan fungsional sistem
4
DAFTAR GAMBAR
1
2
3
4
5
6
7
8
Web-based development life cycle
Diagram aktivitas pengajuan cuti
Context diagram sistem informasi karyawan
DFD level 1 sistem informasi karyawan
Entity Relationship diagram
Perancangan navigasi halaman user
Rancangan antarmuka halaman awal level admin
Arsitektur XAMPP
3
5
6
7
8
9
10
10
DAFTAR LAMPIRAN
1
2
3
4
Hasil wawancara dengan staf IT support PT. Elang Group
Contoh form cuti dan lembur manual
Diagram aktivitas
Relasi antar tabel pada database
13
16
18
20
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Sebuah perusahaan yang berjalan pasti memiliki kegiatan manajemen.
Kegiatan tersebut terkait dengan kegiatan sumber daya manusia, keuangan, dan
juga kegiatan manajerial lainnya. Jumlah dan perubahan data yang berlangsung
secara rutin maupun tak tentu menjadikan perlunya sebuah pengelolaan yang baik
agar sebuah perusahaan dapat menghasilkan kebijakan yang optimal.
Human Resource Department (HRD) adalah divisi pada suatu perusahaan
yang mengurus bagian sumber daya manusia (SDM). Dalam konteks bisnis, SDM
adalah orang yang bekerja dalam organisasi yang sering pula disebut karyawan.
Manajemen sumber daya manusia didasari pada suatu konsep bahwa setiap
karyawan adalah manusia, bukan mesin, dan bukan semata menjadi sumber daya
bisnis. Manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan kebijakan dan praktekpraktek yang perlu dilaksanakan oleh manajer, mengenai aspek-aspek sumber
daya manusia dari manajemen kerja (Simamora, 2006).
Pengelolaan data informasi karyawan, data administrasi lembur, dan data
administrasi cuti di PT. Elang Group masih dilakukan secara konvensional. Data
masih diolah oleh staf HRD pada file Microsoft Excel yang terpisah, sehingga
membuat pengolahan data tersebut menjadi sulit karena staf HRD harus melihat
ulang ke berbagai file. Hal ini menyebabkan kemungkinan human error yang
cukup tinggi.
Pengelolaan data konvensional ini juga menyulitkan para karyawan bagian
divisi bangunan, logistik, collector, dan marketing yang bekerja di luar Bogor.
Masalah utama yang dihadapi adalah mereka harus datang ke kantor pusat hanya
untuk mengurus administrasi lembur dan cuti . Hal ini membuat perusahaan perlu
membangun sebuah sistem informasi untuk karyawan yang berbasis web, agar
pengolahan data karyawan dan pengurusan administrasi lembur dan cuti bisa
dilakukan secara fleksibel dan terintegrasi.
Penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Vitriandi (2014) berhasil
membangun sistem informasi manajemen kepegawaian pada Dinas Pertanian
Kota Bogor yang dapat memonitoring data dan kinerja pegawai untuk membuat
keputusan kenaikan pangkat. Sistem informasi karyawan ini diharapkan dapat
membantu staf HRD untuk mengorganisir data personal dan data kinerja
karyawan, dan juga dapat membantu karyawan yang bertugas di lapangan untuk
mengajukan lembur dan cuti tanpa harus mengurus ke kantor pusat.
Perumusan Masalah
PT. Elang Group saat ini memiliki 30 karyawan yang bekerja di kantor
pusat dan 100 karyawan yang bekerja di proyek-proyek perumahan yang sedang
dikembangkan. Perumahan-perumahan yang sedang dikembangkan tersebar di
Kota Bogor, Depok, dan Sukabumi. Namun perkembangan perusahaan ini belum
didukung dengan proses bisnis yang efektif, karena masih dilakukan secara
konvensional. Oleh sebab itu diperlukan adanya sebuah sistem informasi
karyawan yang dapat mendukung proses bisnis di perusahaan ini.
2
Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah melakukan analisis
dan desain informasi karyawan berbasis web dengan lingkup fungsi informasi data
personal karyawan, data kinerja karyawan, administrasi cuti, dan administrasi
lembur. Sistem ini dapat menampilkan semua fungsi dan proses tersebut kepada
pengguna dan dapat mencetak output yang dihasilkan kepada pengguna untuk
pengurusan lebih lanjut secara offline.
Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian ini adalah meningkatkan efisiensi kerja para karyawan
lapangan dan tim pemasaran yang sedang bekerja di proyek-proyek pembangunan
property di luar kota. Efisiensi dilakukan dengan cara mengurus administrasi cuti
dan lembur secara online tanpa harus datang ke kantor pusat.
Ruang Lingkup Penelitian
1
2
3
Ditetapkan sejumlah batasan ruang lingkup penelitian, sebagai berikut:
Data penelitian berasal dari hasil wawancara, pengamatan, dan diskusi
tentang kegiatan manajemen karyawan dari divisi IT support dan HRD di
kantor pusat PT. Elang Group ,
Fungsi yang dihasilkan pada aplikasi sistem informasi karyawan terbatas pada
fungsi data personal, data kinerja, administrasi cuti, dan administrasi lembur
karyawan,
Proses perancangan menggunakan metode WDLC (Web Development Life
Cycle) dengan paradigma terstruktur dan menggunakan notasi pemodelan
DFD (Data Flow Diagram) dan ERD (Entity Relationship Diagram).
Pemrograman didesain secara struktural .
METODE
Tahapan Penelitian sesuai metode WDLC. Menurut Abdul-Aziz et al.
(2012) metode WDLC secara komprehensif terbagi dalam lima tahap, yaitu tahap
perencanaan pengembangan web, rekayasa kebutuhan web, desain aplikasi web,
implementasi teknis web, dan penggunaan sistem. Berbeda dengan metode WDLC
pada umumnya, pada metode ini setiap tahap harus melalui diskusi dengan pihak
yang menjadi objek penelitian untuk meningkatkan kepercayaan dari pihak yang
bersangkutan. Selain itu metode ini juga dapat memastikan bahwa klien yang
menjadi objek penelitian nyaman dengan metode yang digunakan oleh penulis.
Pada penelitian ini, proses dibatasi sampai dengan desain aplikasi web. Alur
proses WDLC dapat dilihat pada Gambar 1.
3
Gambar 1 Web-based development life cycle (Abdul-Aziz et al. 2012)
Perencanaan Pengembangan Web
Pada tahap ini dilakukan perencanaan pembuatan sistem informasi
karyawan yang mampu memenuhi tujuan dari penelitian ini. Pada tahap ini
dilakukan pengumpulan data-data dan form isian manual yang digunakan PT.
Elang Group untuk dianalisa. Proses pengambilan data juga dilakukan melalui
wawancara dengan staf IT support dan staf HRD PT. Elang Group tentang fungsifungsi dalam sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis proses dari
PT. Elang Group.
Rekayasa Kebutuhan Web
Rekayasa kebutuhan web mencakup dua aktivitas, yaitu mengumpulkan
semua kebutuhan sistem dan menganalisis semua kebutuhan tersebut sehingga
menghasilkan spesifikasi kebutuhan dan model. Tahapan ini dilakukan untuk
mengetahui kebutuhan sistem yaitu kebutuhan fungsional sistem, aktivitas yang
akan diproses, karakteristik pengguna, dan perangkat penelitian yang akan
digunakan. Setelah kebutuhan fungsional berhasil dirancang, akan dilakukan
pemodelan data dan pemodelan aliran data.
Desain Aplikasi Web
Pada tahap ini akan digambarkan kepada pihak PT. Elang Group bagaimana
sistem informasi karyawan didesain harus dirancang berdasarkan hasil dari tahap
rekayasa kebutuhan sistem. perancangan antarmuka, serta perancangan arsitektur
sistem.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Perencanaan Pengembangan Web
Pada tahap awal dilakukan wawancara mengenai mengenai sistem informasi
yang akan dibuat yaitu mengenai gambaran umum perusahaan, motivasi
pembangunan sistem informasi karyawan, pihak-pihak yang akan terhubung dan
akan menggunakan sistem informasi, data-data karyawan, serta proses-proses
bisnis yang akan dibangun di dalam sistem. Hasil wawancara dengan staf HRD
dan IT support dapat dilihat pada Lampiran 1. Secara umum sistem yang akan
dibuat ialah sistem informasi karyawan berbasis web. Proses bisnis yang akan
4
diolah di dalam sistem adalah data personal, data kinerja karyawan, proses
pengajuan cuti, dan proses pengajuan lembur karyawan. Sistem diharapkan
mampu mengolah data seperti yang diinput karyawan ketika mengisi form cuti
dan lembur secara manual. Form cuti dan lembur manual dapat dilihat pada
Lampiran 2. Sistem ini diharapkan mampu membuat karyawan dapat mengajukan
cuti dan lembur tanpa harus datang ke kantor pusat.
Rekayasa Kebutuhan Web
Rekayasa kebutuhan sistem merupakan tahapan untuk mengetahui
kebutuhan dari sistem, yaitu kebutuhan fungsional sistem, karakteristik pengguna,
dan mengidentifikasi perangkat penelitian yang dibutuhkan.
a.
Kebutuhan Fungsional Sistem
Kebutuhan fungsional bersifat naratif dan tidak terstruktur. Kebutuhan
fungsional sistem informasi karyawan PT. Elang Group terdapat pada Tabel 1.
Kode
Fungsi
PF-01
Meng-input data setiap karyawan dan memproses data tersebut
menjadi sebuah user.
Memberikan hak akses admin kepada user yang ditugaskan
sebagai admin
Membuat, menyimpan, dan menampilkan data personal karyawan
yang dapat dimutakhirkan oleh karyawan yang bersangkutan
apabila terdapat perubahan.
PF-02
PF-03
PF-04
PF-05
PF-06
PF-07
PF-08
b.
Membuat, menyimpan, dan menampilkan data kinerja karyawan yang
dapat dimutakhirkan oleh admin untuk menentukan kebijakan lebih
lanjut terhadap karyawan.
Melakukan fungsi pengajuan cuti, mengolah data cuti yang tersisa, jenis
cuti yang dipakai, dan dapat mengajukan staf
sedivisi yang
didelegasikan selama menjalankan cuti.
Mengkonfirmasi pengajuan cuti dan lembur oleh manajer dari tiap
departemen.
Menyetujui permohonan lembur dan cuti yang dilakukan oleh admin
Mencetak pengajuan cuti dan lembur yang telah disetujui.
Kebutuhan Non-Fungsional Sistem
Selain kebutuhan fungsional, pada tahap ini juga dirangkum kebutuhan
nonfungsional yang akan menunjang sistem yang akan dibangun. Kebutuhan
sistem non-fungsional dari sistem informasi kepegawaian adalah sebagai berikut
1 Keamanan, sistem harus memastikan bahwa hanya pegawai yang
terdaftar pada sistem yang dapat mengakses sistem.
2 Usability, antarmuka harus intuitif dan mudah dipelajari. Selain itu
antarmuka juga harus atraktif, dan dapat diakses dengan ukuran layar
yang berbeda.
3 Interoperability, pengguna harus dapat berinteraksi dengan sistem
tanpa harus terpaku pada satu jenis sistem operasi atau web browser
yang khusus.
5
4
Portability, sistem harus dapat digunakan pada spesifikasi komputer
yang umum digunakan.
c.
Perancangan Aktifitas
Aktifitas dalam suatu sistem informasi dapat dimodelkan dengan diagram
aktivitas. Diagram aktivitas pada proses pengajuan cuti dapat dilihat pada Gambar
2. Diagram aktivitas pada proses pengajuan cuti dan pemutakhiran data karyawan
dapat dilihat pada Lampiran 3.
Gambar 2 Diagram aktivitas pengajuan cuti
d.
Karakteristik Pengguna
Pengguna sistem informasi karyawan terbagi menjadi dua tingkatan akses,
yaitu user dan admin. User adalah karyawan setingkat staf yang telah diinput di
sistem informasi. User hanya mampu memutakhirkan data personal karyawan,
mengajukan cuti, lembur, dan menyetujui permintaan delegasi tugas dari rekan
sedivisi yang akan cuti. Sementara itu, admin adalah karyawan setingkat manajer
dari tiap departemen yang mempunyai hak akses tambahan. Hak akses tambahan
yang dimiliki admin adalah hak akses untuk memutakhirkan data kinerja
karyawan, dan menyetujui permohonan cuti dan lembur dari user.
6
e.
Perangkat Penelitian
Perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi
karyawan adalah Netbeans IDE 8.0 sebagai perangkat lunak pengembangan
sistem dengan bahasa pemrograman PHP. MySQL digunakan sebagai perangkat
lunak untuk manajemen database. Apache sebagai web server untuk
menampilkan halaman web yang membutuhkan akses ke dalam database. MySQL
dan Apache dijalankan paket dalam perangkat lunak XAMPP.
Perangkat keras yang akan digunakan dalam pengembangan sistem
informasi karyawan adalah komputer notebook dengan spesifikasi sebagai berikut:
processor Intel(R) Core(TM) i3-2310M CPU @ 2.30GHz, 2048MB RAM, dan
harddisk 500GB. Sementara itu pada sisi pengguna, perangkat keras yang
digunakan adalah komputer desktop maupun notebook yang sudah dapat
menjalankan aplikasi web browser.
f.
Pemodelan aliran data
Pemodelan aliran data dimodelkan menggunakan DFD (Data Flow
Diagram). DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk
menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang dikeluaran dari
sistem, tempat data di simpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, dan
interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut
(Kristanto 2003). Pemodelan DFD terdiri atas beberapa komponen yaitu entitas
eksternal, proses, data flow, dan data store. Pembuatan DFD dilakukan mulai dari
level context diagram. Context diagram pada sistem informasi karyawan ini
terdiri atas dua entitas eksternal, yaitu karyawan dan admin. Admin ditunjuk dari
manajer di setiap departemen. Sistem informasi karyawan dianggap sebagai
sistem utama yang bekerja sebagai proses yang mengolah data masukan. Context
diagram dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3 Context diagram sistem informasi karyawan
Setelah itu dilakukan representasi DFD level 1 dari dekomposisi context
diagram yang telah dibuat. DFD level 1 dibuat berdasarkan aktivitas bisnis
melalui pandangan klien. Setelah itu ditentukan beberapa proses fungsional yang
dibutuhkan. Terdapat 4 proses fungsional yang dapat direpresentasikan pada DFD
level 1 seperti dapat dilihat pada Gambar 4.
7
Gambar 4 DFD level 1 sistem informasi karyawan
Pemodelan Data
Pemodelan data direpresentasikan dengan Entity Relationship Diagram
(ERD). Menurut Brady dan Loonam (2010), ERD merupakan teknik yang
digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi. ERD dibuat
untuk merepresentasikan entitas-entitas yang terlibat di dalam sistem. Entitas yang
terlibat yaitu:
1 Karyawan
2 Departemen
3 Divisi
4 Cuti
5 Lembur
Entitas-entitas tersebut kemudian disusun ke dalam ERD beserta attributnya
untuk menggambarkan relasi pada setiap entitas. ERD dari sistem informasi
karyawan dapat dilihat pada Gambar 5.
8
Gambar 5 Entity relationship diagram
Desain Aplikasi Web
Perancangan Database
Hasil ekstraksi dari DFD dan ERD menghasilkan sebuah pangkalan data
yang memuat enam tabel, yaitu:
1 tb_karyawan
2 tb_cuti
3 tb_lembur
4 divisi
5 departemen
6 tbuser
Tabel “tbuser” dibangkitkan sebagai tabel yang akan mengklasifikasi
karyawan mendapatkan hak akses admin dan user. Relasi antar tabel pada
perancangan database dapat dilihat pada Lampiran 2.
Perancangan Antarmuka
Perancangan antarmuka pengguna bertujuan untuk menjembatani antara
pengguna sistem dan sistem secara efektif, yaitu siap digunakan dan sesuai
kebutuhan penggunanya (Sijabat 2012). Perancangan antarmuka pada penelitian
ini mengikuti kaidah Galitz (2007) yang meliputi pendefinisian:
9
1
Navigasi
Navigasi sistem pada halaman user terletak di bagian atas, sedangkan pada
halaman admin terletak di kolom sebelah kanan. Navigasi berisi link menuju
halaman lain, serta link untuk melakukan logout. Perancangan navigasi dapat
untuk halaman user dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6 Perancangan navigasi halaman user
2
Kontrol Layar
Kontrol layar pada sistem terdiri atas:
1 Tombol (Buttons)
Tombol pada sistem dipakai untuk melakukan login, logout, tambah, edit,
detail, cetak, dan hapus data karyawan.
2 Kotak teks (Text boxes)
Kotak teks pada sistem dipakai saat melakukan login dan saat mencari nama
atau NIK karyawan.
3 Kotak daftar drop-down (Drop-down list boxes)
Kotak daftar dalam sistem dipakai untuk menampilkan pilihan pada menu
ubah profil dan kepegawaian.
3 Tipografi
Tipografi font yang dipakai adalah Arial yang merupakan jenis font sans-serif.
Tiap tulisan pada judul dibuat sebesar 24 px, judul isi sebesar 14 px, dan isi
sebesar 12px.
4 Feedback
Feedback dalam sistem berbentuk sebuah notifikasi. Notifikasi mucul dalam
box yang berada tepat dibawah menu navigasi bagian atas ketika ada manajer
mendapatkan permohonan cuti dan lembur dan ketika permohonan cuti dan
lembur karyawan telah di-approve.
5 Pemilihan warna.
Menurut Nielsen dan Loranger (2006), untuk memperjelas teks digunakan
warna teks yang kontras dengan warna latar yaitu teks berwarna gelap dengan
latar berwarna terang (positive text), atau teks berwarna terang dengan latar
berwarna gelap (negative text). Pada sistem digunakan positive text yaitu warna
biru dan hitam sebagai warna teks dan putih dan biru langit sebagai warna
latar.
Pada halaman utama level admin, terdapat link text untuk menampilkan
master data dan transaksi data yang dapat diolah oleh admin. Perancangan
antarmuka halaman awal level admin dapat dilihat pada Gambar 7.
10
Gambar 7 Rancangan antarmuka halaman awal level admin
Tampilan style antarmuka sistem informasi dibangun dengan menggunakan
CSS template tipe simple organization yang dibuat oleh Viktor Persson (2009)
dan di-publish di http://arcsin.se/. Untuk navigasi dan menu dibangun dengan
menggunakan PHP template untuk posisi top, top_nav, side_nav, side_nav_user,
dan footer.
Perancangan Arsiterktur
Perancangan sistem informasi karyawan masih menggunakan perangkat
lunak XAMPP 1.8.3, karena sistem masih dijalankan di dalam localhost.
Arsitektur XAMPP terdiri atas dua lapisan utama, yaitu database dan web server,
sementara untuk user interface menggunakan browser Mozilla Firefox dan
Google Chrome. Perancangan arsitektur dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8 Arsitektur XAMPP
11
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Penelitian ini telah menganalisis dan mendesain sebuah sistem informasi
karyawan yang mempunyai dua fungsi utama, yaitu memutakhirkan data personal
dan kinerja karyawan, dan memproses pengajuan cuti dan lembur karyawan.
Sistem informasi dibagun berbasis web sesuai analisi kebutuhan agar dapat
diakses dari mana saja. Hal ini mendukung kebutuhan perusahaan bagi para
karyawan, terutama yang bekerja di lapangan, untuk mengajukan proses cuti dan
lembur.
Saran
Beberapa pengembangan yang dapat ditambahkan untuk penelitian
selanjutnya adalah penambahan fungsi absensi sehingga staf HRD yang bertugas
di masing-masing proyek yang sedang berjalan dapat melaporkan absensi dan
keterlambatan secara terintegrasi dalam satu sistem. Kedepannya diharapkan bisa
dilakukan penelitian dengan implementasi fungsi menggunakan framework
dengan pendekatan berbasis objek agar sistem dapat dibangun dengan lebih
adaptif dan lebih mudah dalam melakukan maintenance module.
DAFTAR PUSTAKA
Abdul-Aziz A, Koronios A, Gao J, dan Sulong MS. 2012. A methodology for the
development of webbased information systems: web development team
perspective. Di dalam: Abdul-Aziz A, Koronios A, Gao J, dan Sulong MS,
editor. Proceedings of the Eighteent Americas Conference on Information
System [Internet]. 2012 Agustus 9-12, Seattle. Washington (US): AIS
Electronic Library (AISel), hlm 1-9; [diunduh 2014 Jul 12]. Tersedia pada:
http://aisel.aisnet.org/amcis2012/proceedings/SystemAnalysis/11
Galitz WO. 2007. The Essential Guide to User Interface Design. Indianapolis
(US): Wiley.
Kristanto, Andi. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Jakarta:
Gava Media.
McLeod R, Schell GP. 2007. Sistem Informasi Manajemen, Ed ke-10. Jakarta: PT
Salemba Empat Patria.
Nielsen J, Loranger H. 2006. Prioritizing Web Usability. Berkeley (US): New
Riders.
Pressman RS. 2010. Software Engineering A Practitioner’s Approach, Ed ke-7.
New York (US): McGraw-Hill.
12
Sijabat E. 2012. Analisis dan desain sistem informsi bisnis pada koperasi susu
menggunakan UML [skripsi]. Bogor (ID): Institut Pertanian Bogor.
Vitriandi V. 2014. Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian pada Dinas
Pertanian Kota Bogor [skripsi]. Bogor (ID): Institut Pertanian Bogor.
13
Lampiran 1 Hasil wawancara dengan staf IT support PT. Elang Group
Kamis,19 April 2014
Nama Subjek: Andika Prapta Daharu (Y)
Jabatan : Kepala divisi IT Support
Halaman: 1
Subjek
X
y
pertanyaan dan jawaban
keterangan
Bisa diceritakan sejarah singkat PT. Elang Group?
Elang Group didirikan oleh Elang Gumilang, yang
saat itu masih berprofesi sebagai mahasiswa ekonomi
IPB. Dengan modal awal 300 juta yang beliau pinjam
dari 10 orang, ia membuat 20 rumah sederhana ukuran
22/60 dengan
harga 23 juta. Keberhasilannya
membuat ia berhasil mendapatkan pinjaman dari Bank
Mandiri sebesar 1,5 M yang kemudian digunakan untuk
membangun beberapa perumahan bersubsidi seperti
Griya Salak Endah, Griya Ciampea, dll. Kini sudah ada
lima perumahan bersubsidi dan satu perumahan umum
yang Tersebar di tiga daerah,yaitu Bogor, Citayam, dan
Sukabumi tiga diantaranya sudah selesai, tiga lagi masih
dalam tahap penyelesaian.
x
Sistem manajemen yang ditetapkan sejauh ini bagaimana?
Bagaimana dengan pembagian jobdesc nya?
y
Elang Group membagi karyawannya dalam enam
departemen yang kemudian terbagi dalam 13 divisi,
yaitu : departemen business support yang membawahi
divisi HRD, IT Support, dan Asset Management. Setelah
itu ada departemen finance yang membawahi divisi
accounting, collector, dan cashier. Lalu ada departemen
legal, dan juga departemen marketing yang membawahi
divisi marketing in-house dan marketing administration.
Selanjutnya ada departemen teknik yang membawahi
divisi logistik, perencana, dan pelaksana. Yang terakhir
adalah departemen invesment.
D
data
ata
d
ata
data
14
Lanjutan
Subjek
pertanyaan dan jawaban
X
Mengapa data cuti dan lembur harus diintegrasikan ke dalam
sistem informasi yang berbasis web?
Y
Karena kendala kami alami ketika mulai
membangun perumahan yang jauh dari kantor pusat di
Laladon. Kendala itu adalah karyawan yang bekerja di
lapangan (divisi pelaksana, marketing in-house,
perencana,logistik, collector) sulit mengajukan cuti dan
lembur karena perizinannya tetap harus melalui staf
HRD di kantor pusat. Mereka harus menempuh perjalan
dari Sukabumi dan Citayam hanya untuk mengajukan
cuti dan lembur sehingga efektifitas kerja menjadi
sangat terganggu.
X
Bisa dirincikan proses bisnis apa saja yang ingin diaplikasikan
di dalam sistem?
y
Jadi karyawan bisa mengajukan cuti maupun
lembur ke majaner dan HRD melalui sistem berbasis
web sehingga mereka bisa mengakses melalui internet
tanpa harus ke Bogor. Manajer dan HRD pun dapat
melakukan approval secara online melalui sistem
tersebut. Hal ini juga berlaku apabila karyawan
mendelegasikan pekerjaannya kepada karyawan lain
yang sedivisi melalui sistem ini, karyawan yang
didelegasikan harus dapat mengapprove melalui sistem
ini. Pada akhir bulan barulah mereka bisa membawa
printout cuti dan lembur yang dihasilkan dari sistem
untuk diserahkan ke kantor pusat. Selain itu
penyimpanan dan pengolahan informasi data personal
dan kinerja pegawai juga perlu ditambahkan dalam
sistem ini.
keterangan
motivation
proccesss
15
Lanjutan
Subjek
pertanyaan dan jawaban
x
Dalam hal pengolahan data personal dan kinerja pegawai
apakah sangat diperlukan juga dalam sistem? Bukankah
perusahaan hanya memerlukan pengajuan cuti dan lembur saja?
y
Tentu saja sangat diperlukan , karena perusahaan
pun perlu melihat pegawai tidak hanya dari aspek
internal, tapi juga eksternal, misalkan status pernikahan,
jumlah anak, dll. Karena penyesuaian pendapatan
dengan kondisi kehidupan karyawan adalah hal penting
agar karyawan merasa nyaman dan betah kerja di
perusahaan ini. Selain itu jumlah karyawan yang saat ini
sudah mencapai 130 orang, dengan rincian 30 orang di
kantor pusat dan 100 orang di lapangan, tentu saja akan
membuat staf administrasi kewalahan apabila harus
mengupdate data personal secara sentral pula. Selain itu
penampilan data kinerja kepada karyawan juga
bermanfaat sebagai media untuk memperbaiki kerja para
karyawan.
X
Y
keterangan
people
motivation
Data-data apa saja yang perlu disimpan dalam data personal dan
kinerja karyawan?
Untuk data personal: NIK, Nama, departemen,
divisi, tanggal masuk, no.KTP, no.Rekening Bank,
No.BPJS, Jenis kelamin, Tanggal lahir, No.Telepon,
Kontak darurat, alamat, email, pendidikan terakhir,
status pernikahan, agama, jumlah anak,.
Untuk data kinerja: posisi saat ini, posisi
sebelumnya, status karyawan (kontrak/permanen), Job
Grade, Training terakhir yang diikuti, penilaian
terakhir, kompetensi, potential successor, rencana
karir, gaji terakhir, data KPI (key performance
indicator), jumlah dan sisa cuti, total jam lembur, total
benefit yang diterima, dan personality karyawan
berdasarkan penilaian manajer dan HRD.
data
16
Lampiran 2 Contoh form cuti dan lembur manual
17
Lanjutan
18
Lampiran 3 Diagram aktivitas
Diagram akrifitas input data karyawan
19
Lanjutan
Diagram aktivitas pengajuan lembur
20
Lampiran 4 Relasi antar tabel pada database
21
RIWAYAT HIDUP
Penulis memiliki nama lengkap Dipta Aditya Pradhana, lahir di Bogor pada
tanggal 31 Desember 1988. Penulis merupakan anak ketiga dari pasangan
Mudjiharto dan Tjitjah Fatimah. Penulis bersekolah di SMP Negeri 5 Bogor,
kemudian melanjutkan ke SMA Negeri 1 Bogor, hingga akhirnya masuk IPB pada
tahun 2007 dengan jurusan Ilmu Komputer.