BAB1-PENGANTAR-MANAGEMEN-PROYEK
Manajemen Proyek Sistem Informasi
STMIK TRIGUNA DHARMA
Modul-1
Pengantar Manajemen Proyek
Dalam kehidupan keseharian sering didengar kalimat : kita dapat "Proyek", ini ada sebuah
"Proyek" yang harus anda kerjakan dan lain sebagainya, apabila diberi tanggung jawab untuk
mengelola sebuah proyek rasanya seperti prospek yang penuh tantangan, dan ini merupakan
sebuah tugas untuk mengubah serta mengendalikan prospek tersebut menjadi sesuatu yang
konkret, sesuatu yang bisa dikenali dan sesuatu yang lebih pasti.
Dari uraian diatas dapat dipastikan apa itu proyek? dan apa itu manajemen proyek?, agar
pemahamannya lebih terarah kita coba uraikan pengertian dari proyek ataupun manajemen
proyek, dan apa yang harus dilakukan dalam sebuah proyek dan bagaimana manajemennya?.
Pengertian dasar proyek adalah sebuah pekerjaan yang mempunyai ciri khas menonjol dalam
rangka mencapai tujuan tertentu, seperti: Proyek Jalan Tol, Proyek Pesawat IPTN, Proyek Satelit
Palapa, Proyek Pembuatan Sistem Informasi dan lain sebagainya, Sedangkan penggarapan
proyek tersebut diperlukan sebuah manajemen yang baik dengan melalui prosedur yang
terstruktur.
KONSEP-KONSEP PENGELOLAAN PROYEK
Proyek dapat diartikan sebagai sederetan aktifitas yang diarahkan pada suatu hasil dimana jangka
waktu penyelesaiannya ditentukan, suatu proyek dengan proyek yang lain mempunyai keunikan
masing-masing, sehingga untuk menanganinya perlu dibentuk suatu organisasi proyek.
Proyek didefinisikan pula sebagai kumpulan aktivitas untuk memenuhi atau membentuk suatu
obyek yang diinginkan, yang mana kegiatannya bersifat sementara dengan jangka waktu tertentu,
selain itu, proyek juga memerlukan sumber daya tertentu dan memiliki sasaran yang jelas, dan
secara ringkas, karakteristik proyek diuraikan sebagai berikut:
1. Proyek merupakan sebuah alat untuk membuat suatu perubahan.
2. Proyek mempunyai tujuan spesifik.
3. Proyek mempunyai awal dan akhir yang bisa dikenali dengan jelas.
4. Proyek dapat menghasilkan sesuatu yang bisa diharapkan dan diserahkan.
5. Proyek mempunyai bentuk yang unik.
6. Proyek merupakan tanggungjawab satu orang atau satu badan.
7. Proyek melibatkan biaya, sumber daya dan waktu.
8. Proyek menggunakan banyak jenis sumber daya dan ketrampilan.
Tujuan Proyek
a. Suatu proyek biasanya adalah suatu aktivitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan
hasil akhir tertentu.
b. Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan
proyek secara keseluruhan.
c. Proyek biasanya cukup kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap
setiap sub-sub pekerjaan dalam hal waktu, urutan pekerjaan, biaya dan performansi.
Kompleksitas Proyek
a. Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi (pemasaran, personalia, enginering,
produksi, keuangan) karena diperlukan bermacam-macam ketrampilan dan bakat dan berbagai
disiplin dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam proyek.
Langkah Pasti Menuju Sukses
1
Manajemen Proyek Sistem Informasi
STMIK TRIGUNA DHARMA
b. Koordinasi antar fungsi organisasi sangat diperlukan untuk kesuksesan proyek sesuai dengan
tujuan
Keunikan Proyek
a. Setiap proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah pernah dikerjakan
sebelumnya. Bahkan dalam proyek yang rutin seperti pembangunan perumahan sering terjadi
hal-hal baru karena berbeda lokasi seperti pencarian tenaga kerja, pengusahaan fasilitas
umum (listnik, telepon, air), pembebasan tanah dan lain- lain yang membuat setiap proyek
berbeda dengan yang lain.
b. Suatu proyek adalah suatu pekerjaan yang sekali terjadi, tidak pernah terulang dengan persis
sama.
Proyek merupakan kegiatan yang tidak permanen
a. Proyek adalah aktivitas temporer.
b. Organisasi sementara dibentuk untuk mengelola personalia, material dan fasilitas untuk
mencapai tujuan tertentu, biasanya dalam jadwal tertentu, dan sekali tujuan tercapai,
organisasi akan dibubarkan dan akan dibentuk organisasi baru untuk mencapai tujuan yang
lain lagi
Ketidakbiasaan Proyek
Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan beresiko,
Kegagalan suatu proyek bisa berakibat buruk bagi organisasi
Siklus Hidup Proyek
a. Proyek adalah suatu proses bekerja untuk mencapai suatu tujuan, selama proses proyek akan
melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek.
b. Tugas-tugas, organisasi, orang dan sumber daya lain akan berubah bila proyek memasuki satu
fase baru.
Pengelolaan proyek, atau sering disebut manajemen proyek adalah proses merencanakan,
mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya melalui pendekatan sistem dan arus
kegiatan holistik (keseluruhan).
Tipe Proyek
a. Proyek yang berasal dan klien yang ditawarkan ke suatu konsultan atau kontraktor, dimana
sudah jelas macam pekerjaan yang harus ditangani. Dalam kondisi seperti ini biasanya tidak
ada proses tender sehingga tidak ada suasana kompetitif dalam perebutan proyek. Banyak
sekali proyek seperti ini, khususnya untuk proyek yang nilainya relatif kecil.
b. Ide proyek muncul karena ada tawaran dana dari instansi atau lembaga tertentu. Dengan
adanya tawaran itu kita bisa menyusun proposal proyek. Di dalam lembaga pendidikan sering
ada tawaran dana penelitian untuk topik tertentu dengan alokasi dana tertentu.
c. Proyek muncul karena adanya tawaran lelang. Di sini suatu konsultan atau kontraktor harus
berkompetisi untuk memenangkan tender. Proses yang harus dilalui biasanya lebih rumit dan
panjang. Profesionalitas sangat menentukan keberhasilan dalam tender.
d. Proyek berasal dari dalam perusahaan sendiri.
Manajemen proyek
a.
Kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengambil keputusan dan
Langkah Pasti Menuju Sukses
2
Manajemen Proyek Sistem Informasi
b.
c.
STMIK TRIGUNA DHARMA
mengendalikan sumberdaya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam
waktu tertentu dengan sumber daya tertentu.
Aplikasi dari pengetahuan, keahlian dan teknik untuk aktifitas proyek guna memenuhi atau
melebihi dari kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek itu sendiri.
Manajemen proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas
tertentu dalam proyek atau mengambil personel yang ahli dalam bidangnya.
Ciri-ciri manajemen proyek
Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumberdaya
mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut:
1. Seorang manajer proyek memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen,
bebas dari rantai komando yang semestinya dari organisasi induk.
2. Manajer proyek adalah pembawa tunggal semua usaha niencapai satu tujuan proyek.
3. Karena setiap proyek memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumberdaya, maka
pekerjaan-pekerjaan dalam proyek dikerjakan orang dan berbagai fungsi.
4. Manajer proyek dan tim proyek bertanggungjawab menyatukan orang-orang dan berbagai
fungsi/disiplin yang bekerja untuk proyek.
5. Manajer proyek menegosiasi secara langsung manajer fungsional (pemasaran, personalia,
produksi, keuangan, dan lain-lain) untuk memberikan dukungan.
6. Proyek akan memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya penyerahan hasil akhir dan
kelayakan teknisnya, sementara unit- unit fungsional (dan organisasi induk) harus tetap
menjaga kelangsungan organisasi induk untuk mencapai tujuannya, sebagai konsekuensi
terkadang timbul konflik pemakaian sumberdaya antara manajer proyek dan manajer
fungsional.
7. Dalam proyek akan terdapat dua rantai komando-komando vertikal (dan manajer fungsional)
dan komando horisontal (dan manajer prayek), orang-orang dalam proyek harus melapor ke
manajel fungsional dan manajer proyek.
8. Proyek bisa berasal dan bagian yang berbeda dan organisasi induk, pengembangan produk
bisa berasal dan bagian pemasaran sementara penerapan teknologi baru berasal dan R&D.
Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu
1. Perncanaan (Planning)
Perencanaan, mencakup penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasi tim, untuk
mengerjakan beberapa proyek sekaligus, seperti yang terjadi di beberapa perusahaan besar,
maka cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya secara fisik adalah
melalui organisasi proyek.
2. Penjadwalan (Schedulling)
Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus
diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas.
Pendekatan yang lazim digunakan adalah digram Gantt Chart, PERT (Project Evaluation and
Review Technique), dan CPM (Critical Path Method).
3. Pengawasan (Controlling)
Pengendalian proyek meliputi pengendalian terhadap sumber daya, biaya, kualitas dan
anggaran, pengendalian proyek juga digunakan untuk merevisi rencana proyek dan
memungkinkan untuk mengganti/menggeser sumber daya ke tempat yang memerlukan
(mengelola ulang) sehingga tepat waktu dan biaya, pengendalian proyek melibatkan
pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget, pengendalian juga berarti
penggunaan loop umpan balik untuk merevisis rencana proyek dan pengaturan sumber daya
kemana diperlukan.
Langkah Pasti Menuju Sukses
3
STMIK TRIGUNA DHARMA
Modul-1
Pengantar Manajemen Proyek
Dalam kehidupan keseharian sering didengar kalimat : kita dapat "Proyek", ini ada sebuah
"Proyek" yang harus anda kerjakan dan lain sebagainya, apabila diberi tanggung jawab untuk
mengelola sebuah proyek rasanya seperti prospek yang penuh tantangan, dan ini merupakan
sebuah tugas untuk mengubah serta mengendalikan prospek tersebut menjadi sesuatu yang
konkret, sesuatu yang bisa dikenali dan sesuatu yang lebih pasti.
Dari uraian diatas dapat dipastikan apa itu proyek? dan apa itu manajemen proyek?, agar
pemahamannya lebih terarah kita coba uraikan pengertian dari proyek ataupun manajemen
proyek, dan apa yang harus dilakukan dalam sebuah proyek dan bagaimana manajemennya?.
Pengertian dasar proyek adalah sebuah pekerjaan yang mempunyai ciri khas menonjol dalam
rangka mencapai tujuan tertentu, seperti: Proyek Jalan Tol, Proyek Pesawat IPTN, Proyek Satelit
Palapa, Proyek Pembuatan Sistem Informasi dan lain sebagainya, Sedangkan penggarapan
proyek tersebut diperlukan sebuah manajemen yang baik dengan melalui prosedur yang
terstruktur.
KONSEP-KONSEP PENGELOLAAN PROYEK
Proyek dapat diartikan sebagai sederetan aktifitas yang diarahkan pada suatu hasil dimana jangka
waktu penyelesaiannya ditentukan, suatu proyek dengan proyek yang lain mempunyai keunikan
masing-masing, sehingga untuk menanganinya perlu dibentuk suatu organisasi proyek.
Proyek didefinisikan pula sebagai kumpulan aktivitas untuk memenuhi atau membentuk suatu
obyek yang diinginkan, yang mana kegiatannya bersifat sementara dengan jangka waktu tertentu,
selain itu, proyek juga memerlukan sumber daya tertentu dan memiliki sasaran yang jelas, dan
secara ringkas, karakteristik proyek diuraikan sebagai berikut:
1. Proyek merupakan sebuah alat untuk membuat suatu perubahan.
2. Proyek mempunyai tujuan spesifik.
3. Proyek mempunyai awal dan akhir yang bisa dikenali dengan jelas.
4. Proyek dapat menghasilkan sesuatu yang bisa diharapkan dan diserahkan.
5. Proyek mempunyai bentuk yang unik.
6. Proyek merupakan tanggungjawab satu orang atau satu badan.
7. Proyek melibatkan biaya, sumber daya dan waktu.
8. Proyek menggunakan banyak jenis sumber daya dan ketrampilan.
Tujuan Proyek
a. Suatu proyek biasanya adalah suatu aktivitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan
hasil akhir tertentu.
b. Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan
proyek secara keseluruhan.
c. Proyek biasanya cukup kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap
setiap sub-sub pekerjaan dalam hal waktu, urutan pekerjaan, biaya dan performansi.
Kompleksitas Proyek
a. Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi (pemasaran, personalia, enginering,
produksi, keuangan) karena diperlukan bermacam-macam ketrampilan dan bakat dan berbagai
disiplin dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam proyek.
Langkah Pasti Menuju Sukses
1
Manajemen Proyek Sistem Informasi
STMIK TRIGUNA DHARMA
b. Koordinasi antar fungsi organisasi sangat diperlukan untuk kesuksesan proyek sesuai dengan
tujuan
Keunikan Proyek
a. Setiap proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah pernah dikerjakan
sebelumnya. Bahkan dalam proyek yang rutin seperti pembangunan perumahan sering terjadi
hal-hal baru karena berbeda lokasi seperti pencarian tenaga kerja, pengusahaan fasilitas
umum (listnik, telepon, air), pembebasan tanah dan lain- lain yang membuat setiap proyek
berbeda dengan yang lain.
b. Suatu proyek adalah suatu pekerjaan yang sekali terjadi, tidak pernah terulang dengan persis
sama.
Proyek merupakan kegiatan yang tidak permanen
a. Proyek adalah aktivitas temporer.
b. Organisasi sementara dibentuk untuk mengelola personalia, material dan fasilitas untuk
mencapai tujuan tertentu, biasanya dalam jadwal tertentu, dan sekali tujuan tercapai,
organisasi akan dibubarkan dan akan dibentuk organisasi baru untuk mencapai tujuan yang
lain lagi
Ketidakbiasaan Proyek
Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan beresiko,
Kegagalan suatu proyek bisa berakibat buruk bagi organisasi
Siklus Hidup Proyek
a. Proyek adalah suatu proses bekerja untuk mencapai suatu tujuan, selama proses proyek akan
melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek.
b. Tugas-tugas, organisasi, orang dan sumber daya lain akan berubah bila proyek memasuki satu
fase baru.
Pengelolaan proyek, atau sering disebut manajemen proyek adalah proses merencanakan,
mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya melalui pendekatan sistem dan arus
kegiatan holistik (keseluruhan).
Tipe Proyek
a. Proyek yang berasal dan klien yang ditawarkan ke suatu konsultan atau kontraktor, dimana
sudah jelas macam pekerjaan yang harus ditangani. Dalam kondisi seperti ini biasanya tidak
ada proses tender sehingga tidak ada suasana kompetitif dalam perebutan proyek. Banyak
sekali proyek seperti ini, khususnya untuk proyek yang nilainya relatif kecil.
b. Ide proyek muncul karena ada tawaran dana dari instansi atau lembaga tertentu. Dengan
adanya tawaran itu kita bisa menyusun proposal proyek. Di dalam lembaga pendidikan sering
ada tawaran dana penelitian untuk topik tertentu dengan alokasi dana tertentu.
c. Proyek muncul karena adanya tawaran lelang. Di sini suatu konsultan atau kontraktor harus
berkompetisi untuk memenangkan tender. Proses yang harus dilalui biasanya lebih rumit dan
panjang. Profesionalitas sangat menentukan keberhasilan dalam tender.
d. Proyek berasal dari dalam perusahaan sendiri.
Manajemen proyek
a.
Kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengambil keputusan dan
Langkah Pasti Menuju Sukses
2
Manajemen Proyek Sistem Informasi
b.
c.
STMIK TRIGUNA DHARMA
mengendalikan sumberdaya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam
waktu tertentu dengan sumber daya tertentu.
Aplikasi dari pengetahuan, keahlian dan teknik untuk aktifitas proyek guna memenuhi atau
melebihi dari kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek itu sendiri.
Manajemen proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas
tertentu dalam proyek atau mengambil personel yang ahli dalam bidangnya.
Ciri-ciri manajemen proyek
Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumberdaya
mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut:
1. Seorang manajer proyek memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen,
bebas dari rantai komando yang semestinya dari organisasi induk.
2. Manajer proyek adalah pembawa tunggal semua usaha niencapai satu tujuan proyek.
3. Karena setiap proyek memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumberdaya, maka
pekerjaan-pekerjaan dalam proyek dikerjakan orang dan berbagai fungsi.
4. Manajer proyek dan tim proyek bertanggungjawab menyatukan orang-orang dan berbagai
fungsi/disiplin yang bekerja untuk proyek.
5. Manajer proyek menegosiasi secara langsung manajer fungsional (pemasaran, personalia,
produksi, keuangan, dan lain-lain) untuk memberikan dukungan.
6. Proyek akan memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya penyerahan hasil akhir dan
kelayakan teknisnya, sementara unit- unit fungsional (dan organisasi induk) harus tetap
menjaga kelangsungan organisasi induk untuk mencapai tujuannya, sebagai konsekuensi
terkadang timbul konflik pemakaian sumberdaya antara manajer proyek dan manajer
fungsional.
7. Dalam proyek akan terdapat dua rantai komando-komando vertikal (dan manajer fungsional)
dan komando horisontal (dan manajer prayek), orang-orang dalam proyek harus melapor ke
manajel fungsional dan manajer proyek.
8. Proyek bisa berasal dan bagian yang berbeda dan organisasi induk, pengembangan produk
bisa berasal dan bagian pemasaran sementara penerapan teknologi baru berasal dan R&D.
Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu
1. Perncanaan (Planning)
Perencanaan, mencakup penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasi tim, untuk
mengerjakan beberapa proyek sekaligus, seperti yang terjadi di beberapa perusahaan besar,
maka cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya secara fisik adalah
melalui organisasi proyek.
2. Penjadwalan (Schedulling)
Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus
diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas.
Pendekatan yang lazim digunakan adalah digram Gantt Chart, PERT (Project Evaluation and
Review Technique), dan CPM (Critical Path Method).
3. Pengawasan (Controlling)
Pengendalian proyek meliputi pengendalian terhadap sumber daya, biaya, kualitas dan
anggaran, pengendalian proyek juga digunakan untuk merevisi rencana proyek dan
memungkinkan untuk mengganti/menggeser sumber daya ke tempat yang memerlukan
(mengelola ulang) sehingga tepat waktu dan biaya, pengendalian proyek melibatkan
pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget, pengendalian juga berarti
penggunaan loop umpan balik untuk merevisis rencana proyek dan pengaturan sumber daya
kemana diperlukan.
Langkah Pasti Menuju Sukses
3