Unduhan – Direktorat Sumberdaya Manusia SOP 2016

SOP AKADEMIK
UNIVERSITAS AIRLANGGA

TIM PENYUSUN
UNIVERSITAS AIRLANGGA
2016

DAFTAR ISI
I. TIM PENYUSUN
II. SOP AKADEMIK DIREKTORAT PENDIDIKAN
1. SUBDIT. ADMINISTRASI PENDIDIKAN
A. SIE PENDIDIKAN DAN EVALUASI
1. Prosedur Layanan Administrasi Penerbitan Ijazah

………………………………………….1

2. Prosedur Layanan Administrasi Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI)
Dan Surat Keterangan Perbaikan Penulisan Ijazah (SKPPI)…………………………………..5
3. Prosedur Layanan Administrasi Penerbitan Terjemahan Ijazah Dalam Bahasa Inggris………9
4. Prosedur Layanan Administrasi Pengambilan Ijazah Yang Tidak Diambil Oleh Mahasiswa
Setelah 3 Bulan Dari Pelaksanaan Wisuda…………………………………………………...12

5. Prosedur Layanan Administrasi Penerbitan Ijazah Di Luar Kurun Waktu Kelulusan……….16
6. Prosedur Layanan Administrasi Penerbitan Sertifikat Kompetensi Profesi………………….20
7. Prosedur Pelaksanaan Wisuda Universitas Airlangga………………………………………..24
8. Prosedur Penyusunan Buku Pedoman Pendidikan…………………………………………...32
9. Prosedur Layanan Administrasi Pengambilan Foto Untuk Ijazah Dan Buku Wisuda……….39
10. Prosedur Layanan Administrasi Evaluasi Studi Mahasiswa…………………………………42
11. Prosedur Proses Cetak Blanko Ijazah, Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI)
& Perbaikan Penulisan Ijazah (SKPPI), Transkrip Akademik
Dan Sertifikat Kompetensi …………………………………………………………………..48
12. Prosedur Layanan Administrasi Permohonan Perpanjangan Masa Studi……………………51
13. Prosedur Proses Penyusunan Kalender Akademik…………………………………………..54
14. Prosedur Pemilihan Dosen Dan Kps Berprestasi…………………………………………….59
15. Prosedur Layanan Administrasi Verifikasi Ijazah Alumni Oleh Stakeholder
(Dalam Maupun Luar Negeri)………………………………………………………………..65

B. SIE REGISTRASI DAN PENGOLAHAN DATA
16. Prosedur Layanan Keterlambatan Pendaftaran Ulang……………………………………….67
17. Prosedur Layanan Pembuatan Surat Keterangan Mahasiswa Aktif………………………….71
18. Prosedur Layanan Mahasiswa Cuti Akademik…………………………………………………74
19. Prosedur Layanan Mahasiswa Undur Diri……………………………………………………...78

20. Prosedur Layanan KTM Mahasiswa Hilang……………………………………………………82
21. Prosedur Layanan Pendaftaran Ulang Mahasiswa Baru………………………………………..86

22. Prosedur Layanan Pendaftaran Ulang Mahasiswa Lama……………………………………….92
23. Prosedur Layanan Pindah Prodi (Antar Prodi di Unair)………………………………………..96
24. Prosedur Layanan Pindah Prodi (Dari Luar Unair)……………………………………………100

2. SUBDIT. PENGEMBANGAN PENDIDIKAN
A. SIE PENGEMBANGAN PROGRAM STUDI
25. Layanan Administrasi Pembukaan Program Studi, Departemen dan Fakultas………………104
26. Layanan Administrasi Penutupan Program Studi, Departemen dan Fakultas………………..110
27. Layanan Administrasi Penggabungan Program Studi, Departemen dan Fakultas…………...116
28. Layanan Administrasi Penggantian Nama Program Studi, Departemen dan Fakultas……....122
29. Layanan Administrasi Pemrosesan SK Rektor tentang Kurikulum…………………………...128
30. Layanan Administrasi Pelaksanaan Kuliah Tamu……………………………………………...132
31. Layanan Administrasi Pelaksanaan Teleconference……………………………………………138
32. Layanan Administrasi Tawaran Seminar, Workshop dan Lokakarya………………………….143
33. Layanan Administrasi Pemrosesan Beasiswa Luar Negeri…………………………………….146
34. Layanan Administrasi Pemrosesan Beasiswa PKPI / Sandwich Like Dikti……………………151
35. Layanan Administrasi Pemrosesan Program SAME Dikti……………………………………..156

36. Layanan Administrasi Pengurusan Paspor Dinas……………………………………………….161

B. SIE EVALUASI PROGRAM STUDI
37. Prosedur Pelaksanaan Leadership Training Bcf ……………………………………….………165
38. Prosedur Penandatanganan Kontrak Beasiswa Pihak Ketiga…………………………………...169
39. Prosedur Pendaftaran Beasiswa Bakrie…………………………………………………………174
40. Prosedur Pendaftaran Budi-DN…………………………………………………………………177
41. Prosedur Penerbitan Sk Ijin Penyelenggaraan Prodi Baru……………………………………...181
42. Prosedur Penerbitan Sk Perpanjangan Ijin Penyelenggaraan Prodi…………………………….186
43. Prosedur Penetapan Beasiswa Budi DN………………………………………………………...190
44. Prosedur Penetapan Beasiswa Pihak Ketiga……………………………………………………193
45. Prosedur Pencairan Beasiswa Pihak Ketiga…………………………………………………….197
46. Proses Pengurusan Biaya Kepulangan Penerima Bsw Bppdn………………………………….201
47. Prosedur Pengajuan Dana Talangan Knb………………………………………………………205
48. Prosedur Pengajuan Dana Talangan Pkpi………………………………………………………208
49. Prosedur Pengajuan Sk Rektor Tentang Penerima Beasiswa Pihak Ketiga…………………….212
50. Prosedur Proses Pengelolaan Epsbed…………………………………………………………...215
51. Prosedur Pengiriman Borang Akreditasi Ke Ban-PT…………………………………………...221
52. Prosedur Pengiriman Dokumen Beasiswa Bakri………………………………………………..226

53. Prosedur Pengiriman Sk Dan Sertifikat Dari Ban-PT…………………………………………..229
54. Prosedur Pengiriman Tanda Terima Akreditasi Dari Ban-PT………………………………….232
55. Prosedur Pengiriman Tawaran Seminar, Training, Lokakarya…………………………………235
56. Prosedur Pengumuman Wawancara Beasiswa Bakri…………………………………………...238
57. Prosedur Pengusulan Calon Penerima Beasiswa BCF………………………………………….242
III. SOP AKADEMIK FAKULTAS
58. Prosedur Registrasi & Pengisian KRS…………………….………………..………..…………245
59. Prosedur Penyusunan Jadwal Perkuliahan………………………………………….…………..248
60. Prosedur Perubahan Jadwal Kuliah…………………………………………….……………….251
61. Prosedur Persiapan Dan Pelaksanaan Perkuliahan…………………………………….………254
62. Prosedur Ijin Meninggalkan Kuliah (Sakit/Penugasan)…………………………..…………….257
63. Prosedur Pelaksanaan UTS/UAS…………………………………………………..…………...260
64. Prosedur Ujian Skripsi/Tugas Akhir/Tesis……………………………………..………………263
65. Prosedur Cetak Daftar Nilai…………………………………………………………………….267
66. Prosedur Perubahan /Revisi Nilai……………………………………………………………….270
67. Prosedur Pelaksanaan Yudisium………………………………………………………………..273
68. Prosedur Penerbitan Ijazah……………………………………………………………………..276
69. Prosedur Penerbitan Ijazah English…………………………………………………………….279
70. Prosedur Penerbitan Transkrip Akademik……………………………………………………..282
71. Prosedur Penerbitan Transkrip English…………………………………………………………285

72. Prosedur Pendaftaran Wisuda………………………………………………………………….288
73. Prosedur Legalisir Ijazah Dan Transkrip……………………………………………………….291
74.Prosedur Pengajuan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (Skpi) Dan Surat Keterangan Perbaikan
Penulisan Ijazah (Skppi) ……………………………………………………………………….294
75. Prosedur Cuti Akademik /Undur Diri/Pindah Studi/Keterlambatan Bayar Sop………………..297
76. Prosedur Pengajuan Perpanjangan Studi………………………………………………………..300
77. Prosedur Pengajuan Surat Magang/Pkl/Tugas Mata Kuliah/Penelitianprosedur Evaluasi Studi.304
78. Prosedur Tilang Presensi Ujian………………………………………………….……………...307
79. Prosedur Evaluasi Studi…………………………………………………………………………310
80. Prosedur Pengarsipan data mahasiswa program S1/S2/S3....................................……………..313

81. Prosedur Perhitungan Kehadiran Mengajar Dosen……………………………………………..316
IV. LAMPIRAN – LAMPIRAN
1. Form Permohonan Pembayaran SOP & Daftar Ulang
2. Form Permohonan Surat Keterangan
3. Form Permohonan Ijin Cuti
4. Form Permohonan Pindah Studi
5. Form Surat Ijin Tidak Kuliah
6. Form Nilai Kumulatif
7. Form Terlambat Entry KRS

8. Form Surat Pengantar Riset dan Tugas mata Kuliah
9. Form Surat Pengantar Magang
10. Form Surat Keterangan Penulisan Skripsi atau Pengumpulan Proposal
11. Form Surat Keterangan Lulus
12. Form Perubahan Perkuliahan
13. Form Perpanjangan Studi
14. Form Permohonan Terlambat Entry Nilai
15. Form Permohonan Revisi Nilai
16. Form Permohonan Ijazah dan Transkrip Inggris
17. Form Bukti Validasi Ijazah dan Transkrip
18. Form Pembukaan Prodi
19. Form Paspor Dinas

PROSEDUR PENERBITAN IJAZAH
TAHAPAN
URAIAN KEGIATAN
1
Pengajuan permohonan penerbitan ijazah kepada Rektor
2
3

4
5
6
7
8
9
10
11
12

Penerbitan Ijazah
Melakukan up date di aplikasi posisi ijazah dan
Mengentry no seri ijazah
Penandatangan ijazah oleh Dekan/Direktur Sekolah
Pascasarjana
Surat pengantar untuk penandatangan Rektor dan
Menyampaikan surat dan ijazah ke meja pimpinan
Membubuhkan paraf pada surat pengantar setelah
mengecek ijazah
Surat pengantar ke Rektor untuk tanda tangan ijazah oleh

Direktur
Penandatangan Ijazah oleh Rektor
Menyampaikan ijazah yang sudah ditandatangani Rektor
dan Melakukan up date di aplikasi posisi ijazah
Pengambilan ijazah dan melakukan scan ijazah
Mengambil ijazah yang sudah ditandatangani Rektor
Pengambilan ijazah

UNIT TERKAIT
Dekan atau Direktur Sekolah
Pascasarjana
Staf Ditpen
Staf Ditpen
Dekan atau Direktur Sekolah
Pascasarjana
Staf Ditpen
Kasi Pendidikan dan Evaluasi dan
Kasubdit Administrasi Pendidikan
Staf Ditpen
Rektor

Sekretaris Rektor
Staf Ditpen
Petugas Fakultas
Mahasiswa

1

FORMAT SOP AP
No.SOP
TGL. PEMBUATAN
TGL. REVISI
TGL .EFEKTIF
DISAHKAN OLEH :
UNIVERSITAS AIRLANGGA
NAMA SOP
DASAR HUKUM
1. Undang-Undang No 12 tahun
2012 tentang Pendidikan Tinggi.
2. Peraturan Pemerintah No 30
tahun 2014 tentang Statuta

Universitas Airlangga.
3. Permendikbud No 81 tahun 2014
tentang Ijazah, Sertifikat
Kompetensi dan Sertifikat Profesi
Pendidikan Tinggi.
4. Peraturan Rektor tentang
Penerbitan Ijazah.
5. Buku Pedoman Pendidikan
Universitas Airlangga.

KUALIFIKASI PELAKSANA
Pengadministrasi, pengolah data
yang menguasai aplikasi Cyber
Campus dalam penerbitan ijazah

KETERKAITAN
1. Prosedur Pelaksanaan Yudisium
2. Prosedur Pelaksanaan Wisuda
3. Fakultas, Mahasiswa, Direktorat
Pendidikan

PERINGATAN
Apabila prosedur ini tidak
dijalankan bisa mengakibatkan
1. keterlambatan dalam
pencetakan ijasah
2. Kesalahan cetak dalam
penerbitan ijasah
3. Menghindari ijasah palsu.

PERALATAN/PERLENGKAPAN
Komputer,printer, ATK dan aplikasi
cyber Campus.

PENERBITAN IJAZAH

PENCATATAN
Ijazah disimpan dalam bentuk soft
copy, , brangkas (terekam dalam
aplikasi posisi ijazah)

2

FLOWCHART PROSEDUR PENERBITAN IJAZAH
No

Kegiatan

Pelaksana
P.
Fak

1

Pengajuan permohonan penerbitan
ijazah kepada Rektor

2

Penerbitan Ijazah

3

Melakukan up date di aplikasi
posisi ijazah dan Mengentry no seri
ijazah

Dekan/Dir
ektur PPs

Staf
Ditpen

Kasi/kas
uubdit/D
irektur

Mutu Baku
Sekt
.Rektor

Rektor

Mhs

Kelengkapan

Waktu

SK
Dekan/Dire
ktur
Sekolah
Pascasarjan
a ttg
Yudisium,
Priview
ijazah yg
sdh
dvalidasi
mhs dan
bagian
akademik
*Blangko
Ijazah
*printer
cetak

5 hr

Plg
lama
5 hr
stlh
penga
juan
3 jam

Keteranga
n
Output

Pelaksa
naan
setelah
yudisiu
m

ijazah

Aplikasi
cyber

Tidak
4

Penandatangan ijazah oleh Dekan /
Direktur Sekolah Pascasarjana

Ijazah

3 hr

Ijazah +
Surat
Pengantar

15
mnt

Surat
pengantar +
Ijazah

15
mnt

Melaku
kan up
date di
aplikasi
posisi
ijazah
oleh
petugas
fak

Ya

5

6

Surat pengantar untuk
penandatangan Ijazah kepada
Rektor dan Menyampaikan surat
pengantar dan ijazah ke meja
pimpinan

Tidak

Membubuhkan paraf pada pada
surat pengantar setelah mengecek
ijazahKasi
Pendidikan
dan
Kasubdit
Ya

7

Surat pengantar ke Rektor utk
tanda tangan ijazah oleh Direktur

Ijazah +
Surat
Pengantar

1 hr

8

Penandatangan Ijazah oleh Rektor

Ijazah

3 hr

9

Menyampaikan ijazah yang sudah
ditandatangani
Rektor
dan
Melakukan up date di aplikasi
posisi ijazah

Ijazah

10

Pengambilan ijazah dan Melakukan
scan ijazah

Ijazah

11

Mengambil
ijazah
ditandatangani rektor

12

Pengambilan ijazah

yg

sdh

Aplikasi
cyber

1 jam

Soft
copy
ijazah

2 hr

ijazah

Sebelum
wisuda

1 hari

Ijazah

Setelah
wisuda

3

PROSEDUR PENERBITAN SURAT KETERANGAN PENGGANTI IJAZAH (SKPI) DAN SURAT KETERANGAN PERBAIKAN
PENULISAN IJAZAH (SKPPI)
TAHAPAN
URAIAN KEGIATAN
1
Menerima pengajuan SKPI dan SKPPI dari lulusan
/ dari fakultas / sekolah pascasarjana
2
Pengajuan permohonan penerbitan SKPI/SKPPI
dengan mencantumkan nomor dan tanggal
SKPI/SKPPI kepada Direktur Pendidikan
3
Disposisi pimpinan utk proses SKPI/SKPPI
4
Penerbitan draft SKPI/SKPPI
5
Membubuhkan paraf pada pada draft SKPI/SKPPI
6
Penerbitan SKPI/SKPPI
7
Menyerahkan SKPI/SKPPI untuk ditandatangani
Dekan atau Direktur Sekolah Pascasarjana
8
Menandatangani SKPI/SKPPI
9

10
11
12
13
14
15
16

Menerima SKPI/SKPPI yang sudah ditandatangani,
Pengetikan Surat pengantar untuk penandatangan
Rektor danMenyampaikan surat dan SKPI/SKPPI
ke meja pimpinan
Membubuhkan paraf pada pada surat

UNIT TERKAIT
Alumni, Fakultas / Sekolah
Pascasarjana
Dekan atau Direktur Sekolah
Pascasarjana
Direktur ,Kasubdit,kasi
Staf Dit. Pendidikan
kasi Pend & Eval dan Kasubdit
Staf Dit. Pendidikan
Petugas Fakultas
Dekan atau Direktur Sekolah
Pascasarjana
Staf Ditpen

Kasi Pendidikan dan Evaluasi dan
Kasubdit
Surat ditandatangani pimpinan
Direktur
Pencatatan surat dan register, Menyampaikan Surat Staf Ditpen
pengantar dan SKPI/SKPPI ke Sekretaris Rektor
Penandatangan SKPI/SKPPI
Rektor
Pengambilan SKPI/SKPPI, Foto copy SKPI/SKPPI Staf Ditpen
untuk arsip dan Pengarsipan
Menyerahkan SKPI/SKPPI ke fakultas
Petugas Fakultas
Menyerahkan SKPI/SKPPI ke pemohon
Alumni

4

FORMAT SOP AP
No.SOP
TGL. PEMBUATAN
TGL. REVISI
TGL .EFEKTIF
DISAHKAN OLEH :
UNIVERSITAS AIRLANGGA
NAMA SOP

DASAR HUKUM
1. Undang-Undang No 12 tahun 2012
tentang Pendidikan Tinggi.
2. Peraturan Pemerintah No 30 tahun 2014
tentang Statuta Universitas Airlangga.
3. Permendikbud No 81 tahun 2014 tentang
Ijazah, Sertifikat Kompetensi dan
Sertifikat Profesi Pendidikan Tinggi.
4. Peraturan Rektor tentang Penerbitan
Ijazah.
5. Buku Pedoman Pendidikan Universitas
Airlangga.

KUALIFIKASI PELAKSANA
Pengadministrasi, pengolah data yang
menguasai masalah akademik

KETERKAITAN
Fakultas, mahasiswadan Direktorat
Pendidikan
PERINGATAN
Tidak terjadi kesalahan dan keterlambatan
dalam proses penerbitan SKPI dan SKPPI
dan tidak menerbitkan SKPI/SKPPI yang
belum pernah diterbitkan ijazah sebelumnya

PERALATAN/PERLENGKAPAN
Komputer,printer, ATK dan aplikasi
cyber
PENCATATAN
mulai dari Permintaan sampai dengan
penerbitan SKPI dan SKPPI

PENERBITAN SURAT
KETERANGAN
PENGGANTI IJAZAH
(SKPI) DAN SURAT
KETERANGAN
PERBAIKAN
PENULISAN IJAZAH
(SKPPI)

5

FLOWCHART PROSEDUR PENERBITAN SURAT KETERANGAN PENGGANTI IJAZAH (SKPI) DAN SURAT KETERANGAN
PERBAIKAN PENULISAN IJAZAH (SKPPI)
N
o

Kegiatan

Pelaksana
Alumni
/
Fakult
as/
Sekola
h
Pascas
arjana

P.
Fak

Mutu Baku
Dekan/
Direkt
ur PPs

Staf
Ditp
en

Kasi/kasuu
bdit/Direkt
ur

1

Pengajuan
permohonan
penerbitan
SKPI/SKPPI

3

Disposisi pimpinan utk
proses SKPI/SKPPI

4

Penerbitan draft
SKPI/SKPPI

Rektor

Kelengkapan

Waktu

Outpu
t

15 mnt

Surat
Disposi
si

SKPI dilampiri
Surat Laporan
Kehilangan dari
Kepolisian ,
Foto copi ijazah

Menerima pengajuan
SKPI dan SKPPI dari
lulusan/Fakultas/Sekol
ah Pascasarjana

2

Sekt
.Rekto
r

Keterangan

SKPPI
dilampiri bukti
idetintas yang
benar, Foto copi
ijazah
mencantumkan
nomor dan
tanggal
SKPI/SKPPI

Surat Pengantar
+ Lampiran

Ya

Draft
SKPI/S
KPPI

Setelah pengajuan
diterima

Tidak
5

6

7

8

Membubuhkan paraf
pada draft
SKPI/SKPPI

ya

15 menit
Draft SKPI /
SKPPI

2 hari

Penerbitan
SKPI/SKPPI
Menyerahkan
SKPI/SKPPI untuk
ditandatangani Dekan
atau Direktur Sekolah
Pascasarjana

Penandatanganan
SKPI/SKPPI

Kasie Pendidikan
dan Evaluasi dan
Kasubdit

SKPI/SKPPI

2 hari

SKPI/S
KPPI

Setelah pengajuan
diterima

Petugas Fakultas

SKPI/SKPPI

9

Menerima
SKPI/SKPPI yang
sudah ditandatangani,
Pengetikan Surat
pengantar untuk
penandatangan Rektor
dan Menyampaikan
surat dan
SKPI/SKPPI ke meja
kasi

SKPI/SKPPI +
Surat Pengantar
Tandatangan ke
Rektor

15 menit

10

Membubuhkan paraf
pada pada surat

SKPI/SKPPI +
Surat Pengantar

5 menit

Kasi Pendidikan
& Evaluasi dan

6

Tandatangan ke
Rektor

11

Surat ditandatangani
pimpinan

Surat Pengantar
Tandatangan ke
Rektor

12

Pencatatan surat dan
register,
Menyampaikan Surat
pengantar
dan
SKPI/SKPPI
ke
Sekretaris Rektor

SKPI/SKPPI +
Surat Pengantar
Tandatangan ke
Rektor

13

Penandatangan
SKPI/SKPPI

Surat Pengantar
Tandatangan ke
Rektor

14

Pengambilan
SKPI/SKPPI,
Foto
copy
SKPI/SKPPI
untuk arsip
dan
Pengarsipan

15

Menyerahkan
SKPI/SKPPI
fakultas

ke

Menyerahkan
SKPI/SKPPI
pemohon

ke

16

Kasubdit
Adminstrasi
Pendidikan
1 hr

SKPI/S
KPPI

Direktur

SKPI/S
KPPI

Stlh SKPI/SKPPI
diterima

20 menit

2 hr

1 jam

SKPI / SKPPI

SKPI /
SKPPI

7

PROSEDUR PENERBITAN TERJEMAHAN IJAZAH DALAM BAHASA INGGRIS
TAHAPAN
URAIAN KEGIATAN
1
Menerima Permohonan terjemahan ijazah dalam B.Inggris kepada Dekan
atau Direktur Sekolah Pascasarjana
2
Mengajukan Permohonan terjemahan ijazah dalam B.Inggris kepada
Direktur Pendidikan
3
Disposisi pimpinan utk proses penerbitan terjemahan ijazah dalam
B.Inggris
4
Mencetak draft terjemahan ijazah dalam B.Inggris
5
Membubuhkan paraf pada pada draft terjemahan ijazah dalam B.Inggris
6
Menerbitkan terjemahan ijazah dalam B.Inggris
7
Penandatangananterjemahan ijazah dalam B.Inggris
8
Menerimaterjemahan ijazah dalam B.Inggris ke pemohon
9
Menyerahkan Foto copy terjemahan ijazah dalam B.Inggris ke Dit pen
10
Pengarsipan Dokumen

UNIT TERKAIT
Alumni
Dekan atau Direktur
Sekolah Pascasarjana
Direktur
,Kasubdit,kasi
Staf Dit. Pendidikan
Fakultas
Staf Dit. Pendidikan
Petugas Fakultas
Alumni
Petugas Fakultas
Staf Dit. Pendidikan

8

FORMAT SOP AP
No.SOP
TGL. PEMBUATAN
TGL. REVISI
TGL .EFEKTIF
DISAHKAN OLEH :
UNIVERSITAS AIRLANGGA
NAMA SOP

DASAR HUKUM
1. Undang-Undang No 12 tahun
2012 tentang Pendidikan
Tinggi.
2. Peraturan Pemerintah No 30
tahun 2014 tentang Statuta
Universitas Airlangga.
3. Permendikbud No 81 tahun
2014 tentang Ijazah, Sertifikat
Kompetensi dan Sertifikat
Profesi Pendidikan Tinggi.
4. Peraturan Rektor tentang
Penerbitan Ijazah.
5. Buku Pedoman Pendidikan
Universitas Airlangga.

KUALIFIKASI PELAKSANA
Pengadministrasi, pengolah data
yang menguasai masalah akademik

KETERKAITAN
Fakultas, mahasiswa dan
Direktorat Pendidikan
PERINGATAN
Prosedur ini harus dilakukan
dengan benar agar tidak
menimbulkan masalah (
kesalahan dan keterlambatan
dalam proses penerbitan
terjemahan ijazah dalam bahasa
inggris)

PERALATAN/PERLENGKAPAN
Komputer,printer, ATK dan aplikasi
cyber
PENCATATAN
Prosedur mulai dari Permintaan
sampai dengan penerbitan
terjemahan ijazah dalam bahasa
inggris

PENERBITAN TERJEMAHAN
IJAZAH DALAM BAHASA
INGGRIS

9

FLOWCHART PROSEDUR PENERBITAN TERJEMAHAN IJAZAH DALAM BAHASA INGGRIS
No

Kegiatan

Pelaksana
Alumni

P.
Fak /
Fak

Dekan/Dir
ektur PPs

Mutu Baku
Staf
Ditpen

Kasi/kasuub
dit/Direktur

Kelengkapan

Ketera
ngan

Waktu

Outpu
t

1

Menerima Permohonan
terjemahan ijazah dalam
B.Inggris kepada Dekan atau
Direktur Sekolah Pascasarjana

surat permohonan
dg menyebutkan
untuk
keberuntukannya
dan dilampiri Foto
copi ijazah

2

Mengajukan
Permohonan
terjemahan
ijazah
dalam
B.Inggris kepada Direktur
Pendidikan

Surat Permohonan
Alumni

3

Disposisi pimpinan utk proses
penerbitan terjemahan ijazah
dalam B.Inggris

1 jam

disposi
si

4

Mencetak draft
terjemahan
ijazah dalam B.Inggris

15
menit

Draft
ijazah
B.Ing

5

Membubuhkan paraf pada pada
draft terjemahan ijazah dalam
B.Inggris

Tidak

Draft Ijazah Bahasa
Inggris

Bag
Akade
mik
Fakulta
s

Ya
6

Menerbitkan terjemahan ijazah
dalam B.Inggris

7

Penandatanganan terjemahan
ijazah dalam B.Inggris

8

Menerima terjemahan ijazah
dalam B.Inggris ke pemohon

9

Menyerahkan
Foto
terjemahan
ijazah
B.Inggris ke Dit pen

10

Pengarsipan Dokumen

copy
dalam

Draft Ijazah Bahasa
Inggris

Kasie,
kasubdi
t,
direktur

15
menit

ijazah
B.Ing

2 hari

ijazah
B.Ing

Ijazah
B.Ing
Copy Ijazah Bahasa
Inggris

5 mnt

Copy
Ijazah
Bahasa
Inggris

10

PROSEDUR PENGAMBILAN IJAZAH YANG TIDAK DI AMBIL OLEH MAHASISWA SETELAH 3
BULAN DARI PELAKSANAAN WISUDA
TAHAPAN
URAIAN KEGIATAN
1
Mengajukan Berita AcaraPenyerahan ijazah kepada Direktur
Pendidikan
2
Menerima dan memeriksa lampiran daftar ijazah dengan ijazah yg
diterima, Pencatatan surat , mengarsip dan menyimpan ijazah di
brankas
3
Membuat surat pemberitahuan pengambilan ijazah ke alumni,
Menyampaikan surat ke meja kasie dan Kasubdit
4
Membubuhkan paraf pada pada surat
5
Surat ditandatangani pimpinan
6
Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat, Mengirim
Surat ke AE untuk dikirm ke Alumni dan Pengarsipan Dokumen
7
Mengajukan permohonan pengambilan ijazah ke fakultas
8
Surat Pengantar dari fakultas bagi lulusan yg akan mengambil
ijazah
9
Menyerahkan surat pengantar ke Dit pen
10
Menerima ijazah
11
Mengarsip Surat pengantar dan tanda terima

UNIT TERKAIT
Dekan atau Direktur Sekolah
Pascasarjana
Staf Ditpen

Staf Ditpen
Kasi Pendidikan dan Evaluasi
Direktur
Staf Ditpen
Alumni
Dekan atau Direktur Sekolah
Pascasarjana
Alumni
Alumni
Staf Ditpen

11

FORMAT SOP AP
No.SOP
TGL. PEMBUATAN
TGL. REVISI
TGL .EFEKTIF
DISAHKAN OLEH :
UNIVERSITAS AIRLANGGA
NAMA SOP

DASAR HUKUM
1. Undang-Undang No 12 tahun 2012 tentang
Pendidikan Tinggi.
2. Peraturan Pemerintah No 30 tahun 2014
tentang Statuta Universitas Airlangga.
3. Permendikbud No 81 tahun 2014 tentang
Ijazah, Sertifikat Kompetensi dan Sertifikat
Profesi Pendidikan Tinggi.
4. Peraturan Rektor tentang Penerbitan Ijazah.
5. Buku Pedoman Pendidikan Universitas
Airlangga.
KETERKAITAN
Fakultas, Alumni dan Direktorat Pendidikan
PERINGATAN
1. Ijazah diambil oleh alumni, apabila
tidak bisa diwakilkan oleh keluarga
dengan surat pernyataan bermaterai
2. Direktorat Pendidikan tidak
bertanggungjawab terhadap ijazah yang
belum diambil sampai dengan batas
waktu yang telah ditetapkan pada surat
pemberitahuan

PENGAMBILAN IJAZAH YANG
TIDAK DI AMBIL OLEH
MAHASISWA SETELAH 3
BULAN DARI PELAKSANAAN
WISUDA

KUALIFIKASI
PELAKSANA
Pengadministrasi yang
menguasai masalah
akademik

PERALATAN/PERL
ENGKAPAN
Komputer,printer,
ATK
PENCATATAN
Menyimpan tanda
terima pengambilan
ijazah

12

FLOWCHART PROSEDUR PENGAMBILAN IJAZAH YANG TIDAK DI AMBIL OLEH MAHASISWA
SETELAH 3 BULAN DARI PELAKSANAAN WISUDA
No

Kegiatan
Alumni

Pelaksana
P.
Dekan/D
Fak
irektur
PPs

Staf
Ditpen

Kasi/kas
uubdit/
Direktu
r

Kelengkap
an

Mutu Baku
Waktu

Keterangan
Output

3 bln

1

Mengajukan Berita Acara
Penyerahan ijazah kepada
Direktur Pendidikan

2

Menerima dan memeriksa
lampiran
daftar
ijazah
dengan ijazah yg diterima
dan
Pencatatan surat ,
mengarsip dan menyimpan
ijazah di brankas,

Berita
Acara

30 mnt

3

Membuat
surat
pemberitahuan pengambilan
ijazah ke alumni dan
Menyampaikan
surat ke
meja kasi dan Kasubdit

Surat
pemberitah
uan

20 menit

4

Membubuhkan paraf pada
pada surat

surat
pemberitah
uan

15 menit

Kasi Pendidikan
dan Evaluasi dan
Kasubdit.
Administrasi
Pendidikan

1 hr

Direktur

Tidak

3 bulan setelah
wisuda belum
diambil
mahasiswa
dengan
menyebutkan
alasan
pengembalian
pada lampiran
daftar ijazah yang
akan diserahkan

Ya
5

Surat
pimpinan

ditandatangani

6

Pencatatan surat dan register,
Mengetik amplop surat,
Mengirim Surat
ke AE
untuk dikirm ke Alumni dan
Pengarsipan Dokumen

7

Mengajukan
pengambilan
fakultas

8

Surat Pengantar dari fakultas
bagi lulusan yg akan
mengambil ijazah

Surat
pengantar
dari
fakultas

9

Menyerahkan
pengantar ke Dit pen

Surat
pengantar

10

menerima ijazah

Surat
Pengantar +
Ijazah

2 mnt

11

Mengarsip Surat pengantar
dan tanda terima

Surat
Pengantar

5 mnt

10 menit

Surat
Permohona
n

permohonan
ijazah
ke

surat

dengan ketentuan
telah
menyelesaikan
semua persyaratan
yang ditetapkan
fakultas/Sekolah
Pascasarjana

menandatangani
di surat pengantar
sebagai tanda
terima
Tanda
teriima
pengambila
n ijazah

13

PROSEDUR PENERBITAN IJAZAH DI LUAR KURUN WAKTU KELULUSAN
TAHAPAN
URAIAN KEGIATAN
UNIT TERKAIT
1
Menerima permohonan dari mahasiswa ke Dekan atau Mahasiswa
Direktur Sekolah Pascasarjana untuk penerbitan ijazah
2
Mengajukan permintaan penerbitan ijazah ke Rektor
Dekan atau Direktur Sekolah
Pascasarjana
3
PMembuat berita acara penerbitan ijazah oleh Ditpen
Kasie Pendidikan dan eval
4
Penerbitan draft Ijazah
Staf Ditpen
5
Menyerahkan berita acara penerbitan ijazah utk
Petugas Fakultas
ditandatangani pimpinan dan draft ijazah untuk divalidasi
mahasiswa dan bagian akademik
6
Menandatangani berita acara
Dekan atau Direktur Sekolah
Pascasarjana dan Direktur
7
Memvalidasi draft ijazah
Bag. Akademik dan mahasiswa
8
Menerima berita acara yang sudah ditandatangani,
Staf Ditpen
Peneribitan ijazah dan Mengentry no seri ijazah
9
Menyerahkan ijazah untuk di tandatangani Dekan atau
Petugas Fakultas
Direktur Sekolah Pascasarjana
10
Menandatangani ijazah
Dekan atau Direktur Sekolah
Pascasarjana
11
Menerima ijazah dan memproses/mengetik Surat pengantar Staf Ditpen
untuk penandatangan Rektor dan Menyampaikan surat dan
ijazah ke meja pimpinan
12
Membubuhkan paraf pada surat setelah mengecek ijazah
Kasi Pendidikan dan Evaluasi dan
Kasubdit
13
Surat ditandatangani pimpinan
Direktur
14
Pencatatan surat dan register dan Menyerahkan Surat Staf Ditpen
pengantar dan ijazah ke Sekretaris Rektor
15
Menyampaikan ijazah di meja Rektor
Sekretaris Rektor
16
Penandatangan Ijazah
Rektor
17
Pengambilan ijazah
Staf Ditpen
18
Menyerahkan ijazah ke fakultas
Petugas Fakultas
19
Menyerahkan ijazah ke Mahasiswa
Mahasiswa

14

FORMAT SOP AP
No.SOP
TGL. PEMBUATAN
TGL. REVISI
TGL .EFEKTIF
DISAHKAN OLEH :
UNIVERSITAS AIRLANGGA
NAMA SOP

DASAR HUKUM
1. Undang-Undang No 12 tahun
2012 tentang Pendidikan
Tinggi.
2. Peraturan Pemerintah No 30
tahun 2014 tentang Statuta
Universitas Airlangga.
3. Permendikbud No 81 tahun
2014 tentang Ijazah, Sertifikat
Kompetensi dan Sertifikat
Profesi Pendidikan Tinggi.
4. Peraturan Rektor tentang
Penerbitan Ijazah.
5. Buku Pedoman Pendidikan
Universitas Airlangga.

KUALIFIKASI PELAKSANA
Pengadministrasi yang
menguasai masalah akademik

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKA
PAN
Komputer,printer, ATK dan
aplikasi cyber
PENCATATAN
Prosedur mulai dari Permohonan
sampai dengan penerbitandan
pengambilan ijazah

Fakultas, mahasiswa dan
Direktorat Pendidikan
PERINGATAN
Memperhatikan kronologis
keterlambatan penerbitan ijazah
pada berita acara

PENERBITAN IJAZAH DI LUAR
KURUN WAKTU KELULUSAN

15

FLOWCHART PROSEDUR PENERBITAN IJAZAH DI LUAR KURUN WAKTU KELULUSAN
No

Kegiatan
P.
Fak

Dekan/D
irektur
PPs

Staf
Ditpen

Pelaksana
Kasi/kas
uubdit/D
irektur

Sekt
.Rektor

Rektor

Mhs/b
ag.
aka.

Mutu Baku
Kelengk
W
Out
apan
ak
put
tu
Surat
Perm
ohon
an
dari
Mah
asis
wa
surat
penganta
r
penerbita
n ijazah
2
Berit
ja
a
m
acara

1

Menerima
permohonan
dari mahasiswa ke Dekan
atau Direktur Sekolah
Pascasarjana
untuk
penerbitan ijazah

2

Mengajukan
permintaan
penerbitan ijazah ke Rektor

3

Membuat
penerbitan
Ditpen

4

Penerbitan draft Ijazah

Berita
acara

5

Menyerahkan berita acara
utk ditandatangani
pimpinan dan draft ijazah
untuk divalidasi
mahasiswa dan bagian
akademik

Berita
acara +
draft
ijazah

6

Menandatangani berita
acara

Berita
acara +
draft
ijazah

7

Memvalidasi draft ijazah

draft
ijazah

berita acara
ijazah oleh

Tidak
8

Menerima berita acara
yang sudah ditandatangani,
Peneribitan ijazah,
Mengentry no seri ijazah
dan Mengentry no seri
ijazah

Ya

Berita
acara +
draft
ijazah

9

Menyerahkan ijazah untuk
di tandatangani Dekan atau
Direktur Sekolah
Pascasarjana

ijazah

10

Menandatangani ijazah

ijazah

11

Menerima
ijazah
dan
memproses/mengetik Surat
pengantar
untuk
penandatangan Rektor dan
Menyampaikan surat dan
ijazah ke meja pimpinan

ijazah

12

Membubuhkan paraf pada
surat setelah mengecek
ijazah

Ijazah +
Surat
penganta
r ke
rektor

Tidak

Ya

30
mn
t

Mahasiswa

disertai
kronologisnya

Kasi Pendidikan
dan Evaluasi

Draft
ijaza
h

3
hr

30
me
nit

Keterangan

B. A di
tandatangani
Direktur dan
Dekan

ijazz
h

Surat
peng
antar

15
mn
t

Kasi Pendidikan
dan Evaluasi
dan Kasubdit

16

13

Surat
pimpinan

ditandatangani

14

Pencatatan
surat
dan
register dan Menyerahkan
Surat pengantar dan ijazah
diserahkan ke Sekretaris
Rektor

15

Menyampaikan ijazah di
meja Rektor

16

Penandatangan Ijazah

17

Pengambilan ijazah

18

Menyerahkan
fakultas

19

Menyerahkan
Mahasiswa

ijazah

ke

ijazah ke

Ijazah +
Berita
Acara

1
hr

Surat
penganta
r ke
rektor,
Ijazah
dan
Berita
Acara
Ijazah +
Berita
acara +
surat
penganta
r dari
fakultas
berita
acara +
surat
penganta
r dari
fakultas
Ijazah +
Berita
acara +
surat
penganta
r dari
fakultas
ijazah

10
mn
t

Surat
peng
antar

Direktur

Ijaza
h

ijaza
h

Penerbitan
Ijazah sesuai
dengan format
dan pejabat
yang
menandatangani
pd saat ijazah
diterbitkan

17

PROSEDUR PENERBITAN SERTIFIKAT KOMPETENSI PROFESI
TAHAPAN
URAIAN KEGIATAN
1
Mengajukan
permohonan penerbitan
kompetensi profesi dari Dekan
2
3
4
5
6

7
8
9
10
11
12
13

UNIT TERKAIT
sertifikat Fakultas

Menerbitkan draft sertifikat kompetensi
Menyerahkan draft sertifikat untuk divalidasi
mahasiswa dan Bagian akademik
Memvalidasi draft sertifikat kompetensi dan
Menyampaikan draft sertifikat yang sudah divalidasi
Menerima draft sertifikat yang sudah divalidasi dan
Meneribitkan sertifikat kompetensi
Menerima dan memproses/mengetik Surat pengantar
untuk penandatangan Rektor dan Menyampaikan surat
dan sertifikat ke meja kasi
Membubuhkan paraf pada pada surat setelah mengecek
sertifikat kompetensi
Surat ditandatangani pimpinan
Pencatatan surat dan register dan Menyerahkan Surat
pengantar dan sertifikat diserahkan ke Sekretaris Rektor
Penandatangan sertifikat
Pengambilan sertifikat
Menerima sertifikat dari Ditpen
Menerima sertifikat kompetensi profesi

Staf Ditpen
Petugas Fakultas
bag Akad, Mahsiswa
Staf Ditpen
Staf Ditpen

Kasi Pendidikan dan Evaluasi dan
Kasubdit. Administrasi Pendidikan
Direktur
Staf Ditpen
Rektor
Staf Ditpen
Petugas Fakultas
Mahasiswa

18

FORMAT SOP AP
No.SOP
TGL. PEMBUATAN
TGL. REVISI
TGL .EFEKTIF
DISAHKAN OLEH :
UNIVERSITAS AIRLANGGA
NAMA SOP
DASAR HUKUM
1. Undang-Undang No 12 tahun
2012 tentang Pendidikan
Tinggi.
2. Peraturan Pemerintah No 30
tahun 2014 tentang Statuta
Universitas Airlangga.
3. Permendikbud No 81 tahun
2014 tentang Ijazah, Sertifikat
Kompetensi dan Sertifikat
Profesi Pendidikan Tinggi.
4. Peraturan Rektor tentang
Penerbitan Ijazah.
5. Buku Pedoman Pendidikan
Universitas Airlangga.

KUALIFIKASI PELAKSANA
Pengadministrasi dan pengolah data
yang menguasai masalah akademik

KETERKAITAN
Fakultas, mahasiswa dan
Direktorat Pendidikan
PERINGATAN
Menerbitkan sertifikat kompetensi
profesi sesuai pengumuman hasil
ujian yang dinyatakan lulus

PERALATAN/PERLENGKAPAN
Komputer,printer dan ATK

PENERBITAN SERTIFIKAT
KOMPETENSI PROFESI

PENCATATAN
Softcopy sertifikat kompetensi profesi

19

FLOWCHART PROSEDUR PENERBITAN SERTIFIKAT KOMPETENSI PROFESI
Kegiatan

Pelaksana
P.
Fak/Fa
kultas

Staf
Ditp
en

Kasi/kasuu
bdit/Direkt
ur

Sekt
.Rekto
r

Mutu Baku
Rektor

Mhs/ka
bbag
aka.

Kelengkapan

Keteranga
n

Waktu

Output

SK Mendikbud
ttg ujian
kompetensi dan
Surat Dirjen
Dikti atau
kolegium ttg
Pengumuman
hasil ujian

1

Mengajukan
penerbitan
kompetensi
Dekan

permohonan
sertifikat
profesi dari

2

Menerbitkan draft sertifikat
kompetensi

1 hari

Draft sertifikat

3

Menyerahkan draft
sertifikat untuk divalidasi
mahasiswa dan bag
akademik

10 menit

Draft sertifikat

4

Memvalidasi draft sertifikat
kompetensi dan
Menyampaikan draft
sertifikat yang sudah
divalidasi

2 hari

Draft sertifikat yg
sdh di validasi

1 hari

sertifikat yg sdh di
validasi

5

Menerima draft sertifikat
yang sudah divalidasi dan
Meneribitkan sertifikat
kompetensi

6

Menerima
dan
memproses/mengetik Surat
pengantar
untuk
penandatangan Rektor dan
Menyampaikan surat dan
sertifikat ke meja kasi

7

Membubuhkan paraf pada
pada surat setelah mengecek
jumlah ijazah

Tidak
Ya
Draft Sertifikat

Surat
pimpinan,

9

Pencatatan surat dan register
dan Menyerahkan Surat
pengantar dan sertifikat
diserahkan ke Sekretaris
Rektor

10

Penandatangan sertifikat

11

Pengambilan sertifikat

Diunduh
dan
diterbitkan
pada ketas
peruri

15 menit

Surat pengantar

Surat pengantar

20 menit

Kasie
Pendidikan
& evaluasi
dan
Kasubdit

Tidak
Ya

8

Diunduh
pada web
Ujian
Kompetensi
Dikti

1 hari

ditandatangani

Surat pengantar
+ sertifikat

Direktur

5 menit

3 hari

sertifikat
kompetensi
yang sudah
ditandatangani
rektor

Surat pengantar

Surat pengantar +
sertifikat
kompetensi yang
sudah
ditandatangani
rektor

10 menit

20

12

Menerima sertifikat
Ditpen

dari

13

Menerima
sertifikat
kompetensi profesi

sertifikat
kompetensi
yang sudah
ditandatangani
rektor

15 menit

Petugas
fakultas

sertifikat
kompetensi yang
sudah
ditandatangani
rektor

Mahasiswa

21

PROSEDUR PELAKSANAAN WISUDA UNIVERSITAS AIRLANGGA
TAHAPAN
URAIAN KEGIATAN
1
Membuat
surat pengumuman pelaksanaan wisuda ke
fakultas/Sekolah Pascasarjana
2
Membubuhkan paraf pada pada surat
3
Surat ditandatangani pimpinan
4
Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat,
Mengirim Surat ke AE untuk dikirm ke Fakultas /Sekolah
Pascasarjana dan Pengarsipan Dokumen
5
Menginformasikan pengumuman wisuda ke mahasiswa
6
Entry data dan verifikasi kelengkapan data calon wisudawan
7
Pendaftaran wisuda secara online
8
Pembayaran wisuda
9
Menyiapkan draft SK Rektor Panitia Wisuda
10
Proses paraf berjenjang untuk tanda tangan Rektor
11
12
13
14

15

16
17
18
19
20
21

22
23
24
25
26

27
28

UNIT TERKAIT
Staf Ditpen
Kasi Pendidikan dan Evaluasi
Direktur
Staf Ditpen

Petugas fakultas,mahasiswa
Petugas Fakultas
Mahasiswa
Mahasiswa
Staf Ditpen
Kasi,Kasubdit,Direktur,Sekretaris
UA, WR I
SK ditandatangani Rektor
Rektor
Membuat salinan SK Rektor (ditandatangani Sekretaris UA)
Staf Ditpen
Salinan SK Rektor diberikan ke Sekretaris UA utk Sekretaris UA
ditandatangani
Mengambil salinan SK yang sudah ditandatangani Sekretaris Staf Ditpen
UA, Menggandakan salinan SK Rektor, Pencatatan surat dan
register, Mengetik amplop surat dan Mengirim Surat ke AE
untuk dikirim ke Panitia Wisuda
Membuat surat undangan rapat Persiapan Wisuda dan Staf Ditpen
Menyampaikan surat undangan rapat ke meja kasie dan
Kasubdit
Membubuhkan paraf pada surat undangan
Kasi Pendidikan dan Evaluasi
dan Kasubdit Adm Pendidikan
Surat undangan ditandatangani pimpinan
Direktur
Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat dan Staf Ditpen
Mengirim Surat ke AE untuk dikirm ke Panitia WIsuda
Rapat Persiapan Wisuda (Rapat awal, koordinasi sie
Panitia wisuda, Dirpend
protokoler, rapat koordinasi dengan kasubbag akademik)
Menyerahkan draft daftar nama wisudawan untuk buku
Petugas Fakultas
wisuda yang sudah divalidasi
Menerima daftar nama wisudawan dan informasi Unair
PPPUA
beserta soft copynya untuk draft buku wisuda, menerima draft
buku wisuda dr PPPUA untuk dikoreksi / diverifikasi, hasil
koreksi/verifikasi (persetujuan) dikirim ke PPPUA untuk
dicetak
Mencetak dan mengirim buku wisuda
PPPUA
Menerima buku wisuda
Staf Ditpen
Mendistribusikan buku wisuda
Mahasiswa,fakultas,unit
Menerima dan mendistribusikan undangan, perlengkapan
Petugas Fakultas
wisuda
Membuat surat undangan rapat
pleno wisuda dan Staf Ditpen
Menyampaikan surat undangan rapat ke meja kasie dan
kasubdit
Membubuhkan paraf pada pada surat undangan
Kasi Pendidikan dan Evaluasi
Surat undangan ditandatangani pimpinan
Direktur
22

29
30
31
32

33
34
35
36
37
38
39
40
41

42
43
44
45
46

Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat dan
Mengirim Surat ke AE untuk dikirm ke Panitia Wisuda
Rapat pleno untuk koordinasi kesiapan masing-masing sie
untuk pelaksanaan wisuda
Membuat surat undangan Gladi Kotor dan Menyampaikan
surat undangan ke meja kasie dan kasubdit.
Membubuhkan paraf pada pada surat undangan

Staf Ditpen
Panitia Wisuda
Staf Ditpen

Kasi Pendidikan dan Evaluasi
dan Kasubdit. Administrasi
Pendidikan
Surat undangan ditandatangani pimpinan
Direktur
Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat dan Staf Ditpen
Mengirim Surat ke AE untuk dikirm ke Panitia Wisuda
Pelaksanan Gladi Kotor
Panitia Wisuda
Membuat surat undangan Gladi Bersih dan Menyampaikan Staf Ditpen
surat undangan ke meja kasi
Membubuhkan paraf pada pada surat undangan
Kasi Pendidikan dan Evaluasi
dan Kasubdit
Surat undangan ditandatangani pimpinan
Direktur
Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat dan Staf Ditpen
Mengirim Surat ke AE untuk dikirm ke Panitia Wisuda
Pelaksanaan Gladi Bersih
Panitia Wisuda
Pelaksanaan Wisuda
Rektor, Dekan atau Direktur
Sekolah Pascasarjana, Panitia
Wisuda
Pengisian borang survey pelaksanaan wisuda
Mahasiswa
Menyerahkan isian borang survey ke Ditpen
Petugas Fakultas
Menerima isian borang survey
Staf Ditpen
Membuat Rekap, diagram dan mengarsip
isian borang Staf Ditpen
survey
Evaluasi Pelaksanaan wisuda
Panitia wisuda

23

FORMAT SOP AP
No.SOP
TGL. PEMBUATAN
TGL. REVISI
TGL .EFEKTIF
DISAHKAN OLEH :
UNIVERSITAS AIRLANGGA
NAMA SOP

DASAR HUKUM
1. PP no 4 tahun 2014 tentang
Penyelenggaraan
Pendididkan Tinggi dan
Pengelolaan PT.
2. Peraturan Rektor tentang
Peraturan Pendidikan.
3. SK Rektor tentang
Kalender Akademik.
4. SK Rektor tentang Wisuda.
5. Undang-Undang No 12
tahun 2012 tentang
Pendidikan Tinggi.

PELAKSANAAN WISUDA
UNIVERSITAS AIRLANGGA

KUALIFIKASI
PELAKSANA
Panitia dan vendor yang
paham pelaksanaan wisuda

6. Peraturan Pemerintah No
30 tahun 2014 tentang
Statuta Universitas
Airlangga.
7. Buku Pedoman Pendidikan
Universitas Airlangga.
KETERKAITAN
Panitia wisuda, vendor pelasana
kegiatan wisuda, fakultas
PERINGATAN
Apabila terjadi ketidaksempurnaan
di gladi kotor maka akan
disempurnakan pada gladi bersih

PERALATAN/PERLENGK
APAN

PENCATATAN
Dokumentasi acara wisuda

24

FLOWCHART PROSEDUR PELAKSANAAN WISUDA UNIVERSITAS AIRLANGGA
No

Kegiatan

Pelaksana
P.
Fak

1

Membuat surat pengumuman
pelaksanaan
wisuda
ke
fakultas/Sekolah Pascasarjana

2

Membubuhkan paraf pada pada
surat

Dek
an/D
irekt
ur
PPs

Staf
Ditpe
n

Kasi/
kasu
ubdit
/Dire
ktur

Sekt
.Rekto
r

Mutu Baku
Rekt
or

Panitia
wisuda

Maha
siswa

Keteranga
n

Kelengka
pan

Waktu

Time
frame
proses
cetak
ijazah,alur
pengaftara
n wisuda
online,

10 menit

2 bulan
sebelum
pellaksanaa
n wisuda

14 menit

Kasie Pend
& Eval dan
Kasubdit
Adm.
Pendidikan

Tidak

Output

Ya
3

Surat ditandatangani pimpinan

1 hari

4

Pencatatan surat dan register,
Mengetik amplop surat,
Mengirim Surat ke AE untuk
dikirm ke Fakultas /Sekolah
Pascasarjana dan Pengarsipan
Dokumen

40 menit

5

Menginformasikan
pengumuman wisuda ke
mahasiswa

6

Entry data
kelengkapan
wisudawan

dan verifikasi
data
calon

3 minggu

7

Pendaftaran
online

wisuda

1 bulan

8

Pembayaran wisuda

9

Menyiapkan draft SK Rektor
Panitia Wisuda

10

Proses paraf berjenjang untuk
tanda tangan Rektor

5 hari

11

SK ditandatangani Rektor

1 bulan

12

Membuat salinan SK Rektor
(ditandatangani Sekretaris UA)

30 menit

13

Salinan SK Rektor diberikan
ke
Sekretaris
UA
utk
ditandatangani

2 hari

14

Mengambil salinan SK yang
sudah
ditandatangani
Sekretaris UA, Mengandakan
salinan SK Rektor, Pencatatan
surat dan register, Mengetik
amplop surat dan Mengirim
Surat ke AE untuk dikirm ke
Panitia Wisuda

70 menit

Surat
Pengum
uman

Surat
Pengumu
man
Pelaksana
an Wisuda

secara

Direktur

2 bulan
sebelum
pelaksanaa
n wisuda

10 hari
kerja
1 bulan

Sebelum
pelaksanaa
n wisuda

Draft
SK
Rektor

sebelum
pelaksanaa
n wisuda

SK
Rektor
Panitia
Wisuda

sblm pelak.
wisuda

salinan
sk
rektor

25

15

Membuat surat undangan rapat
Persiapan
Wisuda
dan
Menyampaikan surat undangan
rapat
ke meja kasie dan
kasubdit

15 menit

16

Membubuhkan
surat undangan

9 menit

paraf

pada

Kasie
Pendidikan
& Evaluasi
dan
Kasubdit
Administra
si
Pendidikan

Tidak
Ya

17

Surat undangan ditandatangani
pimpinan

1 hari

18

Pencatatan surat dan register,
Mengetik amplop surat dan
Mengirim Surat ke AE untuk
dikirm ke Panitia Wisuda

30 menit

19

Rapat Persiapan Wisuda
(Rapat awal, koordinasi sie
protokoler, rapat koordinasi
dengan kasubbag akademik)

1 Bulan

Sebelum
pelaksanaa
n wisuda

20

Menyerahkan draft daftar
nama wisudawan untuk buku
wisuda yang sudah divalidasi

1 hari

draft nama
wisudawan
divalidasi
oleh
Kasubag
KM

21

Menerima daftar nama
wisudawan dan informasi
Unair beserta soft copynya
untuk dibuat draft buku
wisuda, menerima draft buku
wisuda dari PPPUA untuk
dikoreksi/diverifikasi, hasil
verifikasi

2 hari

Draft
buku
wisuda

22

Mencetak dan mengirim buku
wisuda

3 minggu

Buku
wisuda

23

Menerima buku wisuda

3 hari

24

Mendistribusikan buku wisuda

25

Menerima dan
mendistribusikan undangan,
perlengkapan wisuda

2 minggu

26

Membuat surat undangan rapat
pleno
wisuda
dan
Menyampaikan surat undangan
rapat
ke meja kasie dan
kasubdit.

10 menit

27

Membubuhkan
surat undangan

9 menit

paraf

srt.
undang
an

Direktur

Sebelum
pelaksanaa
n wisuda
Sebelum
pelaksanaa
n wisuda
Pada waktu
pelaksanaa
n wisuda

pada

Tidak
Ya

kelengk
apan
wisuda
wan

Sebelum
pelaksanaa
n wisuda

Kasi
Pendidikan
dan
Evaluasi

26

dan
Kasubdit
Administra
si
Pendidikan
28

Surat undangan ditandatangani
pimpinan

1 hari

29

Pencatatan surat dan register,
Mengetik amplop surat dan
Mengirim Surat ke AE untuk
dikirm ke Panitia Wisuda

30 menit

30

Rapat pleno untuk koordinasi
kesiapan masing-masing sie
untuk pelaksanaan wisuda

3 jam

31

Membuat surat undangan Gladi
Kotor dan Menyampaikan
surat undangan ke meja kasi

15 menit

32

Membubuhkan paraf pada pada
surat undangan

srt
undang
an

H-5
Sebelum
pelaksanaa
n wisuda
dipimpin
oleh WR I

7 menit

Kasi
Pendidikan
dan
Evaluasi
dan
Kasubdit
Adm.
Pendidikan
Direktur

Tidak
Ya

33

Surat undangan ditandatangani
pimpinan

1 hari

34

Pencatatan surat dan register,
Mengetik amplop surat dan
Mengirim Surat ke AE untuk
dikirm ke Panitia Wisuda

20 menit

35

Pelaksanan Gladi Kotor

4 jam

36

Membuat surat undangan Gladi
Bersih dan Menyampaikan
surat undangan ke meja kasie
dan kasubdit

15 menit

37

Membubuhkan
surat undangan

pada

7 menit

38

Surat undangan ditandatangani
pimpinan

7 menit

39

Pencatatan surat dan register,
Mengetik amplop surat dan
Mengirim Surat ke AE untuk
dikirm ke Panitia Wisuda

5 menit

40

Pelaksanaan Gladi Bersih

4 Jam

paraf

Direktur

H-2
Sebelum
pelaksanaa
n wisuda

srt
undang
an

Kasi
Pendidikan
& Evaluasi
dan
Kasubdit
Administra
si
Pendidikan
Direktur

H-1
Sebelum
pelaksanaa
n wisuda

27

41

1 hr

Pelaksanaan Wisuda

42

Pengisian
borang
pelaksanaan wisuda

survey

43

Menyerahkan isian
survey ke Ditpen

borang

44

Menerima isian borang survey

45

Membuat Rekap, diagram dan
mengarsip
isian borang
survey

46

Evaluasi Pelaksanaan wisuda

3 bulan

Wisuda
lulusan
progra
m
Diplom
a,
Sarjana,
Magiste
r dan
Doktor

Rektor:
memimpin
rapat
universitas
dan
menyerahk
an piagam
penghargaa
n
kepada
wisudawan
terbaik dan
berprestasi
Dekan atau
Direktur
Sekolah
Pascasarjan
a
menyerahk
an piagam
wisuda
kepada
wisudawan
diisi dan
diserahkan
surat
mahasiswa
ambil
ijazah
Paling
lambat
setelah
wisuda

Melalui
survey
kepuasan
wisuda
dalam
bentuk
laporan
wisuda sbg
bahan
perbaikan
wisuda
berikutnya

28

PROSEDUR PENYUSUNAN BUKU PEDOMAN PENDIDIKAN
TAHAPA
N
1

2
3
4

5
6
7
8
9
10
11
12

13
14
15
16

17
18
19
20
21
22
23
24
25
26

URAIAN KEGIATAN
Membuat surat permintaan untuk informasi profile pendidikan
fakultas sebagai bahan penyusunan buku pedoman pendidikan
Universitas
Membubuhkan paraf pada surat
Surat ditandatangani pimpinan
Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat dan
Mengirim Surat ke Fakultas /Sekolah Pascasarjana melalui
E - Office
Menerima informasi profile pedoman fakultas yang sudah
diupdate oleh fakultas/Sekolah Pascasarjana
Menyiapkan
draft dan menyampaikan SK Rektor Tim
Penyusun Buku Pedoman Pendidikan
Mengkoreksi draft SK
Proses paraf berjenjang untuk tanda tangan Rektor

UNIT TERKAIT
Staf Ditpen

Kasi Pendidikan dan Evaluasi
Direktur
Staf Ditpen

Staf Ditpen
Staf Ditpen

Kasubdit, Kasi Pend dan Eval
Kasi,Kasubdit,Direktur,Sekretari
s UA, WR I
SK ditandatangani Rektor
Rektor
Membuat salinan SK Rektor
Staf Ditpen
Salinan SK Rektor diberikan ke Sekretaris UA utk Sekretaris UA
ditandatangani
Mengambil salinan SK yang sudah ditandatangani Sekretaris Staf Ditpen
UA, Menggandakan salinan SK Rektor , Pencatatan surat dan
register, Mengetik amplop surat dan Mengirim Surat
Keputusan Rektor Tim Penyusun Buku Pedoman Pendidikan
Membuat surat undangan Rapat Penyusunan Buku Pedoman Staf Ditpen
Pendidikan
Membubuhkan paraf pada surat undangan
Kasi Pendidikan dan Evaluasi
dan Kasubdit Adm Pendidikan
Surat undangan ditandatangani pimpinan
Direktur
Pencatatan surat dan register, Mengetik amplop surat dan Staf Ditpen
Mengirim Surat ke E- Office untuk dikirim ke Tim Penyusun
Pedoman Pendidikan
Menyiapkan bahan rapat telaah Pedoman Pendidikan
Staf Ditpen
Rapat telaah Pedoman Pendidikan
Drektur , Wadek I, Asdir I
Mengoreksi draft Buku Pedoman Pendidikan
Kasubdit, Kasie Pend dan Eval
Melakukan verifikasi draft Buku Pedoman Pendidikan
Warek I, Direktur
Mengesahkan Pedoman Pendidikan
Rektor
Mengirimkan Pedoman Pendidikan untuk di cetak sebagai
Staf Ditpen
buku ke PPPUA
Pencetakan Buku Pedoman Pendidikan
PPPUA
Menerima Buku Pedoman Pendidikan dari PPPUA
Staf Ditpen
Membuat tanda terima dan mendistribusikan buku pedoman
Staf Ditpen
pendidikan ke Fakultas, mahasiswa dan unit kerja
Menerima Buku Pedoman Pendidikan
Mahasiswa, fakultas, unit

29

FORMAT SOP AP
No.SOP
TGL. PEMBUATAN
TGL. REVISI
TGL .EFEKTIF
DISAHKAN OLEH :
UNIVERSITAS AIRLANGGA
NAMA SOP

DASAR HUKUM
1. UU no 20 tahun 2003 tentang
Sistem Pendidikan Nasional
2. UU no 12 tahun 2012 tentang
Pendidikan Tinggi
3. Permenristek Dikti no 44 tahun
2015 tentang Standar Nasional
PT.
4. PP no 30 tahun 2014 tentang
Statuta Universitas Airlangga
5. Kepmendiknas no 232 tahun
2000 tentang Panduan
Penyusunan Kurikulum PT &
Penilaian Hasil Belajar
Mahasiswa
6. Kepmendiknas no 045/U/2002
tentang Kurikulum Inti PT
KETERKAITAN
Tim penyusun buku pedoman,
fakultas, PPPUA
PERINGATAN
Prosedur ini harus dilakukan
dengan benar agar tidak
menimbulkan masalah ( kesalahan
dalam keterlambatan dalam
penerbitan buku pedoman)

PENYUSUNAN BUKU PEDOMAN
PENDIDIKAN

KUALIFIKASI
PELAKSANA
Pengadministrasi dan
pengolah data yang
menguasai masalah
akademik

PERALATAN/PERLE
NGKAPAN
Komputer,printer dan
ATK
PENCATATAN
Soft copy buku
pedoman pendidikan

30

FLOWCHART PROSEDUR PENYUSUNAN BUKU PEDOMAN PENDIDIKAN
No

Kegiatan

Pelaksana
Staf
Ditpen

1

Membuat surat permintaan
untuk informasi profile
pendidikan fakultas sebagai
bahan penyusunan buku
pedoman
pendidikan
universitas

2

Membubuhkan paraf pada
surat

Kasi/k
asubdi
t

Wade
k
I/Asdi
rI

Direkt
ur/Wa
rek I

Sekt
Univ.

Mutu Baku
Rektor

PPPUA

Mhs,fak
,unit

Keteran
gan

Kelengk
apan

Waktu

Outpu
t

informas
i
fakultas/
Sekolah
Pascasar
jana
tahun
sebelum
nya

10
menit

surat
penga
ntar
permin
taan
inform
asi
profile
pendid
ikan di
fakulta
s

10
menit

Kasie
Pendidik
an dan
Evaluasi
dan
Kasubdit
Administ
rasi
Pendidik
an

Tidak
Ya

1 hr

3

Surat
pimpinan

ditandatangani

4

Pencatatan surat dan register,
Mengetik amplop surat dan
Mengirim Surat ke Fakultas
/Sekolah
Pascasarjana
melalui E-Office

20
menit

5

Menerima informasi profile
pendidikan fakultas yang
sudah
diupdate
oleh
fakultas/Sekolah
Pascasarjana

2
minggu

6

Menyiapkan
draft dan
menyampaikan SK Rektor
Tim
Penyusun
Buku
Pedoman Pendidikan

Draft SK

1 jam

7

Mengkoreksi draft SK

Draft SK

15
menit

8

Proses paraf berjenjang
untuk tanda tangan Rektor

9

SK ditandatangani Rektor

surat
permin
taan

Direktur

Inform
asi
profil
pendid
ikan
Fakult
as
sebaga
i
pedom
an
pendid
ikan
Tim
penyus
un
buku
pedom
an

Fakultas

SK
Rektor

WR I
bertangg
ung
jawab
atas

5 hari

SK
Rektor

1
minggu

31

penyusun
an buku
pedoman
pendidika
n
10

Membuat salinan SK Rektor

Salinan
SK
Rektor

30
menit

11

Salinan SK Rektor diberikan
ke Sekretaris UA utk
ditandatangani

Salinan
SK
Rektor

2 hari

12

Mengambil salinan SK yang
sudah
ditandatangani
Sekretaris
UA
,
Menggandakan salinan SK
Rektor , Pencatatan surat
dan
register,
Mengetik
amplop surat dan Mengirim
Surat Keputusan Rektor
Tim
Penyusun
Buku
Pedoman Pendidikan

1 jam

13

Membuat surat undangan
Rapat Penyusunan Buku
Pedoman Pendidikan

10
menit

14

Surat
undanga
n

Membubuhkan paraf pada
pada surat undangan

Tidak

Salina
n SK
Rektor

Surat
undan
gan

10
menit

Kasi
Pendidik
an dan
Evaluasi
dan
Kasubdit
Administ
rasi
Pendidik
an

Ya

1 hari

15

Surat
undangan
ditandatangani pimpin