BAB 5 ANALISIS DAN USULAN PERBAIKAN - Analisis Sistem Informasi Persediaan Dalam Pengendalian Produksi (Studi kasus Di PT.Joans Textile) - MCUrepository

__________________________________________________________________

BAB 5 ANALISIS DAN USULAN PERBAIKAN

5.1. Analisis Prosedur pada Sistem Informasi Persediaan

Berdasarkan Pengumpulan data pada bab 4 terdapat 6 prosedur Sistem Informasi Persediaan. Enam Prosedur Sistem Informasi Persediaan adalah : 1.

Pemesanan Bahan Baku 2. Penerimaan Bahan Baku 3. Pengeluaran Bahan Baku 4. Penggunaan Bahan Baku 5. Penerimaan Barang Jadi 6. Pengeluaran Barang Jadi

5.1.1. Analisis Prosedur Pemesanan Bahan Baku

Dalam Prosedur ini terdapat beberapa point penting yang menjadi titik kelemahan yang sedang terjadi dalam perusahaan.

Berdasarkan hasil perhitungan ( Lihat hal 4-8) dengan metode pendekatan terhadap data hasil penjualan dan Pembelian bahan baku. Penentuan kekurangan bahan baku diduga lebih berdasarkan perkiraan kepala gudang bahan baku saja ( Lihat hal 4-11). Hal ini dapat menimbulkan kesalahan dalam hal pemesanan bahan baku.

Dapat terlihat bahwa terjadi pemesanan yang berlebihan pada bulan april 2004 sebesar 1008 kg. (Lihat hal 4-8).

Dalam perhitungan yang dilakukan dalam halaman 4-8 dilakukan dengan melakukan pendekatan stok awal dan akhir saja. Hal ini dilakukan karena hilangnya buku pencatatan stock bahan baku pada tahun 2004. Sehingga belum dapat dipastikan kesalahan terjadi di bagian gudang.

Tidak ada surat tertulis permintaan kekurangan bahan baku dari bagian gudang bahan baku ke bagian pembelian. Hal ini dapat

__________________________________________________________________

menyebabkan tidak jelasnya tanggung jawab bila terjadi kesalahan pemesanan bahan baku (Lihat hal 4-11).

5.1.2. Analisis Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Dalam prosedur ini, ditemukan satu hal penting yang menjadi titik kelemahan pada saat ini yaitu :

Pada bagian Gudang bahan baku tidak mempunyai arsip surat jalan dari supplier. Hal ini dapat menimbulkan permasalahan apabila pembelian tidak tercatat atau hilang.

5.1.3. Analisis Prosedur Pengeluaran Bahan Baku

Dalam Prosedur ini terdapat beberapa hal penting yang menjadi titik kelemahan yang sedang terjadi dalam perusahaan.

Pengeluaran bahan baku dilakukan tanpa terlebih dahulu meminta laporan sisa bahan baku yang ada di lantai produksi.

Pengawasan terhadap Proses pencatatan keluar dan masuk bahan baku saat ini belum dilaksanakan dengan baik. Hal ini terlihat dari hilangnya pencatatan tahun 2004.

5.1.4. Analisis Prosedur Penggunaan Bahan Baku

Dalam Prosedur ini terdapat beberapa hal penting yang menjadi titik kelemahan yang terjadi dalam perusahaan.

Tidak adanya pencatatan mengenai status dari waste dan scrap.

Tidak adanya pencatatan mengenai bahan baku yang tersisa di lantai produksi menyulitkan pengawasan penggunaan bahan baku atas produk yang dihasilkan.

Tidak ada laporan sisa bahan baku yang dapat digunakan untuk produksi selanjutnya.

__________________________________________________________________

V Pengawasan bahan baku Work in Process

5.1.8. Kondisi Sistem Informasi Persediaan pada Perusahaan

V Sumber : Hasil Analisis Penulis, 2005

V Pencatatan waste dan scrap

V Pencatatan barang jadi di gudang

V Pencatatan bahan baku di gudang

V Pengawasan pengeluaran barang jadi dari gudang ke pelanggan

V Pengawasan penggunaan bahan baku

5.1.5. Analisis Prosedur Penerimaan Barang Jadi

Kenyataan pada hasil penelitian Kondisi yang disarankan untuk

dilaksanakan Belum dilakukan Sudah dilakukan Persediaan berdasarkan EOQ

Perbandingan Teori dan Kenyataan pada Sistem yang ada

Berdasarkan analisis di lapangan, Sistem Informasi Persediaan yang disarankan untuk dijalankan adalah sebagai berikut : Tabel 5.1

5.1.7. Perbandingan Kenyataan Sistem dengan Teori yang ada

Pada kondisi saat ini prosedur yang dilakukan untuk pengeluaran barang jadi sudah cukup baik.

5.1.6. Analisis Prosedur Pengeluaran Barang Jadi

Dalam Prosedur ini langkah-langkah yang dijalankan perusahaan sudah cukup baik. Sehingga pada bagian ini penulis tidak menemukan adanya titik kelemahan yang sedang terjadi.

Dari hasil analisis di lapangan atas Sisterm Informasi Persediaan, kelemahan- kelemahan yang ada dapat disimpulkan sebagai berikut :

__________________________________________________________________

Tabel 5.2 Kondisi Sistem Informasi Persediaan pada Perusahaan

Kondisi saat ini Sumber Informasi Kebutuhan informasi

Penentuan kekurangan bahan baku Gudang bahan baku Pencatatan bahan baku

lebih berdasarkan perkiraan kepala gudang saja.

Periode dan Jumlah pemesanan tidak Gudang bahan baku Pencatatan bahan baku

berdasarkan perhitungan EOQ.

Permintaan kekurangan bahan baku Gudang bahan baku Surat Kekurangan tidak ada bukti tertulis bahan baku Pengeluaran bahan baku dilakukan, Gudang bahan baku Bon Permintaan bahan tanpa terlebih dahulu meminta laporan baku sisa bahan baku yang ada di lantai produksi.

Pengawasan terhadap Proses Gudang bahan baku Pencatatan bahan baku

pencatatan keluar dan masuk bahan baku saat ini belum dilaksanakan dengan baik. Tidak adanya pencatatan mengenai Bagian Produksi Laporan Produksi bahan baku yang tersisa di lantai produksi menyulitkan pengawasan penggunaan bahan baku atas produk yang dihasilkan. Tidak ada laporan sisa bahan baku yang Bagian Produksi Surat Laporan Produksi dapat digunakan untuk produksi per selesai order selanjutnya.

Sumber : Hasil Analisis Penulis, 2005

5.2. Usulan Perbaikan

Berdasarkan hasil analisis diatas, maka diusulkan perbaikan atas Sistem Informasi Persediaan yang dilakukan di perusahaan yang diteliti. Usulan untuk ke 6 prosedur tersebut adalah sebagai berikut :

5.2.1. Usulan Prosedur Pemesanan Bahan Baku

Usulan perbaikan pada prosedur ini adalah sebagai berikut :

Pada bagian gudang bahan baku membuat Surat Kekurangan Bahan Baku sebagai bukti permintaan bahan baku dari gudang bahan baku.

Untuk melakukan pemesanan kembali bahan baku dengan menggunakan metode minimum stock. Hal ini dapat mencegah

__________________________________________________________________

terjadinya kekurangan bahan baku pada saat produksi. Dan mencegah terjadinya pemesanan yang berlebihan. Berdasarkan usulan perbaikan tersebut maka Prosedur yang baru Pemesanan bahan baku ditunjukan pada gambar 5.1 sebagai berikut: _{Gudang bahan baku Direktur}

Cukup ? Surat Purchasing _Order _Arsip ^Pembelian ^Tidak Selesai ^Pengecekan ^{Bahan baku} ^{Marketing Supplier} ^Pembuatan ^Surat ^Kekurangan ^{bahan baku} ^Pengecekan ^{harga dari} ^{jumlah bahan} ^{baku yang} ^diperlukan ^Pemberian ^Persetujuan ^{Pembuatan Surat} ^{Purchasing Order} ^{dan pengiriman ke} ^supplier ^Surat ^Purchasing Ôrder ^Ya Ârsip ^{Laporan lisan} ^kekurangan ^{bahan baku} ^Mulai ^Pembuatan ^{Surat Order} ^{Surat Order} ⁴ ^{Surat Order} ³ ^{Surat Order} ² ^{Surat Order} ³ ^{Surat Order} ^Bon ¹ ^Pengeluaran ^{bahan baku} ^berdasarkan ^Permintaan ^{Bahan Baku} ² ^Surat ^kekurangan ^{bahan baku} ¹ ^Surat ^kekurangan ^{bahan baku} ² Ârsip Ârsip _{Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan} ¹ _{: Menunjukkan} _pengarsipan _{: Menunjukkan arus} _{dari proses} _{: Menunjukkan arus} _{dari proses lisan} _manual _{: Menunjukkan dokumen}

Sumber: Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.1

Usulan Prosedur Pemesanan Bahan Baku

__________________________________________________________________

Pada saat Operator gudang bahan baku menerima surat order pembuatan produk, maka dilakukan pengecekan terhadap persediaan yang terdapat di gudang bahan baku. Apabila masih tersedia maka tidak dilakukan pembelian. Dalam hal ini, pengecekan difokuskan pada saldo akhir mencapai titik saldo minimum stock. Dimana dapat dilihat pada tabel 5.3 berikut ini : Tabel 5.3 Contoh Penggunaan Buku Pencatatan Bahan Baku _{No Qty BOX Qty BOX Qty BOX Qty BOX} _: _{Nama Item : Nylon 30 Mono} _Supplier _{Tanggal CODE} _{SALDO AWAL KELUAR MASUK} BUKU PENCATATAN BAHAN BAKU _SALDO _AKHIR _MINIMUM _SALDO _KET

1 Sumber : Hasil Pengolahan Data, 2005 2.

Bila ternyata bahan baku menunjukkan saldo minimum, maka Bagian gudang bahan baku akan membuat surat kekurangan bahan baku yang dikirimkan ke bagian pembelian untuk meminta pembelian sesuai dengan item dan jumlah yang dibutuhkan.

3. Berdasarkan Surat kekurangan bahan baku tersebut, bagian pembelian kemudian melakukan pengecekan harga ke supplier.

Setelah mendapat persetujuan dari direktur sesuai dengan kebutuhan item dan harganya. Barulah bagian pembelian membuat surat Purchasing Order (PO) sebanyak 1 rangkap.

4. PO tersebut selanjutnya dikirimkan melalui mesin fax ke supplier sebagai komfirmasi pembelian. Sedangkan PO tersebut di arsipkan oleh bagian pembelian Barang yang dipesan baru akan diterima sekitar 2 minggu kemudian.

5.2.2. Usulan Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Prosedur Penerimaan Bahan Baku Usulan bagian ini tidak terlalu banyak. Hanya dengan menambahkan proses pengarsipan surat jalan dari supplier oleh bagian gudang bahan baku. Usulan Prosedur Penerimaan Bahan Baku menjadi sebagai berikut :

__________________________________________________________________

Bagian Supplier Gudang bahan baku

Pembelian Mulai Pembuatan Surat Jalan ₂ ₃ ₁ ₂ ₃ ₁ Surat Jalan Surat Jalan dari Supplier dari Supplier

Pengkonfirma Pemeriksaan sian dgn catatan bagian pembelian pembelian Surat Purchasing

Penerimaan dan Order Pemeriksaan jumlah bahan baku dan Ya penandatanganan Persetujuan?

Surat Jalan Supplier Tidak Pengkonfir Pengiriman masian Surat jalan dengan supplier ke

Supplier bagian ₁ pembelian

₁

₂ ₃ ₂ Surat Jalan Surat Jalan Surat Jalan dari Supplier dari Supplier dari Supplier _Arsip Pencatatan _Arsip stock bahan baku Buku Stock _Arsip bahan baku _{: Menunjukkan pekerjaan} _manual _{: Menunjukkan : Menunjukkan : Menunjukkan arus : Menunjukkan arus : Menunjukkan arus dari} _{dokumen pengarsipan dari proses dari proses lisan proses timbal balik} Selesai

Sumber : Hasil rancangan penulis, 2005 Gambar 5.2

Usulan Prosedur Penerimaan Bahan Baku

__________________________________________________________________

Bahan baku dari supplier tiba dilokasi pabrik. Pihak perusahaan akan mendapat Surat Jalan dari Supplier.

2. Kemudian operator gudang bahan baku akan melaporkan secara lisan ke bagian pembelian untuk mengkonfirmasi antara surat jalan dari supplier dengan pembelian yang sudah dilakukan.

3. Bagian pembelian akan memeriksa catatan pembelian yang dilakukan. Apabila sesuai dengan laporan dari gudang baku maka bagian pembelian menyetujuinya. Jika tidak sesuai, maka bagian pembelian akan mengkonfirmasi ulang dengan pihak supplier.

4. Setelah mendapat persetujuan maka bahan-bahan baku tersebut akan dimasukkan ke gudang bahan baku dan surat jalan supplier di tandatangani oleh petugas gudang. Petugas gudang bahan baku akan memeriksa apakah barang yang dimasukkan sesuai dengan nama item dan kuantitas yang tercantum di dalam surat jalan tersebut.

5. Setelah itu, bagian gudang akan membuat pencatatan ke Buku

Pencatatan Bahan Baku dan mengarsipkan Surat jalan dari Supplier juga.

5.2.3. Usulan Prosedur Pengeluaran Bahan Baku

Perbaikan yang dilakukan adalah dengan mengubah isi dari Bon Permintaan Bahan Baku, dimana dilakukan penambahan satu kolom sebagai tempat pengecekan urutan permintaan. Adapun Prosedur Pengeluaran Bahan Baku Usulan yang dibuat menjadi sebagai berikut: 1.

Dari bagian produksi mengirimkan Bon Permintaan Bahan baku, kemudian dari petugas gudang bahan baku akan mengecek apakah permintaan yang diminta dapat dipenuhi atau tidak, bila tidak dapat terpenuhi maka bahan baku yang diserahkan adalah seadanya bahan baku di gudang. Selain itu, tindakan lain adalah menunggu bahan baku tersebut dikirimkan dari supplier.

__________________________________________________________________

Gudang bahan baku Bagian Produksi Bagian Pembelian _{Surat Order} Mulai ₂ Pembuatan Bon

Permintaan Bahan Baku ₂ ₁ ₂ Bon Bon ¹ Permintaan Permintaan Bahan Baku Bahan Baku

Pemeriksaan persediaan bahan baku Tidak Laporan Surat

Cukup ? kekurangan bahan baku Ya Pemeriksaan urutan permintaan, Pemberian bahan baku dan Penandatangan

Bon Permintaan ₁ Bahan Baku ₂ Bon Bon ¹ Permintaan Permintaan Bahan Baku Bahan Baku Arsip Pencatatan

Stock bahan baku Buku Stock bahan baku

Arsip

_{Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan : Menunjukkan : Menunjukkan} _{manual dokumen pengarsipan} Selesai _{: Menunjukkan arus : Menunjukkan} _{dari proses pengambilan keputusan}

Sumber : Hasil rancangan Penulis Gambar 5.3

Usulan Prosedur Pengeluaran Bahan Baku

__________________________________________________________________

Apabila dapat dipenuhi, maka bahan baku yang diminta diberikan sesuai dengan nama item dan kuantitas yang tercantum dalam Bon Permintaan Bahan Baku tersebut dan kepala gudang harus memperhatikan urutan permintaan. Apabila itu adalah permintaan pertama, maka jumlah bahan yang diserahkan adalah sebesar jumlah yang diminta dikurangi dengan sisa bahan baku yang ada di lantai produksi.

3. Setelah bahan baku itu dikeluarkan, maka petugas gudang bahan baku tersebut membuat catatan pengeluaran bahan baku pada buku stock yang ada. Selain itu petugas gudang bahan baku juga mengarsipkan Bon Permintaan Bahan baku yang diterima dari bagian produksi untuk melakukan crosscheck terhadap surat order yang diterima.

5.2.4. Usulan Prosedur Penggunaan Bahan Baku

Perbaikan yang dilakukan pada prosedur ini adalah dengan membuat Surat Laporan Produksi Per order, serta pada kepala produksi nya ditambahkan 2 tugas yakni melakukan pencatatan terhadap buku laporan peredaran bahan baku dan buku pencatatan Pengiriman Barang Jadi. Prosedur Penggunaan Bahan Baku Usulan ini dapat dilihat pada gambar 5.4 sebagai berikut :

__________________________________________________________________

_{Bagian Marketing Bagian Produksi} _{Bagian Gudang Bagian Gudang} _{barang jadi bahan baku} _{Surat Order} _{Surat Order} _Pembuatan _{Surat Order} Mulai ₁ ₂ ₃ ₄ ₂ _{Surat Order} Surat Order Surat Order _{Permintaan Bahan} _{Pembuatan Bon} _Baku _{Bon Permintaan} _{Bahan Baku} ₁ ₂ _{Bon Permintaan} _{Bahan Baku} _{Mesin Operasi} _Pengecekan ₁

2 _{Bahan baku} _Pengeluaran _Tidak _{Setuju ?} Produksi _Control _Quality _{Proses Penghampaan} _{Barang Jadi. dan} _{pembuatan Bon} _{Pengepakan dan} _Penyerahan _udara Ya

_{Bon Penyerahan Bon Penyerahan}

_{Barang Jadu Barang Jadi}

_{Peredaran bahan} pengiriman _Pencatatan ₁ ₂ ₁ ₂ _{bahan baku Barang jadi} _{Peredaran Pengiriman} _{Buku Buku} _{Barang jadi} _Pengiriman _{baku dan} _{barang jadi} Menerima _Tidak _Penghitungan _{status order} Pengecekan _Ya _Selesai? _{Surat Laporan} _{Surat laporan} _Pembuatan Waste dan _produksi _Scrap _{1 Surat Laporan} ₂ ₂ _{Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan : Menunjukkan : Menunjukkan} _{manual dokumen pengarsipan} _{Arsip Arsip} _Produksi _Selesai _{: Menunjukkan arus : Menunjukkan proses} _{dari proses dengan mesin} Produksi

Sumber: Hasil rancangan Penulis Gambar 5.4

Usulan Prosedur Penggunaan Bahan Baku

__________________________________________________________________

Surat order yang diterima dari bagian Marketing diolah oleh bagian produksi, untuk mengetahui jumlah bahan baku yang harus diambil ditambahkan dengan cadangan bahan baku untuk mengantisipasi adanya kerusakan.

2. Setelah mengetahui jumlah bahan baku yang harus diambil, maka kepala bagian produksi membuat Bon Permintaan Bahan Baku (BPBB). Dalam mengisi BPBB ini, kepala produksi harus melihat jadwal untuk tiap ordernya pada buku pencatatan pengiriman barang jadi, untuk mengetahui order mana yang harus diselesaikan. Sedangkan untuk permintaan bahan bakunya, kepala produksi harus memperhatikan apakah itu merupakan pengambilan pertama untuk order(customer) dari surat order tersebut, karena dalam pengisiannya perlu dicantumkan permintaan keberapa.

3. Sesudah bagian gudang bahan baku mendapat BPBB, maka bagian gudang akan mengeluarkan bahan baku sesuai dengan permintaan.

4. Tugas operator berikutnya adalah memeriksa mesin-mesin yang akan digunakan. Untuk kegiatan ini dilakukan oleh operator maintenance dimana tugasnya setiap hari adalah secara rutin mengecek setiap mesinnya setiap hari apakah mesin-mesin tersebut siap beroperasi, dan bila terjadi kerusakan harus diperbaiki terlebih dahulu. Setelah segala sesuatunya beres maka produksi baru dijalankan.

5. Selama produksi berjalan, terus dilakukan pengawasan terhadap proses produksi, biasanya tidak terlalu banyak yang rusak. Setelah sekitar 70 % dari jumlah spindel yang digulung telah selesai, maka mesin dimatikan, kemudian coness-coness hasil gulungan dimasukan ke dalam kotak yang ada disamping mesin, sedangkan sisa cones yang belum selesai akan dilanjutkan pada proses berikutnya.

__________________________________________________________________

Kemudian operator Quality control akan melakukan pemeriksaan terhadap cones-cones hasil produksi. Bila operator QC menyatakan bahwa produk yang dihasilkan sudah sesuai dengan yang diinginkan maka cones-cones itu di masukan ke dalam keranjang-keranjang yang selanjutnya dimasukan ke dalam mesin vakum. Untuk selanjutnya dilakukan proses pemvakuman. Setelah itu dilakukan pengepakan oleh operator packing. Dimana cones-cones benang jadi itu dimasukan ke dalam kotak dan dilakukan pengepakan. Kemudian diberi label sesuai dengan berat dari gulungan benang yang dihasilkan tiap kotaknya.

7. Selanjutnya operator bagian packing akan membuat Bon Penyerahan

Barang Jadi (BPBJ) atas hasil pengepakan. Dimana surat tersebut diserahkan ke bagian gudang barang jadi bersamaan dengan dikirimkannya barang jadi.

8. Dalam hal ini, kepala produksi juga menerima laporan dari hasil pengepakan berdasarkan BPBJ. Kepala produksi tersebut harus mengisi hasil tersebut ke dalam buku pencatatan pengiriman barang dan buku peredaran bahan baku.

9. Berdasarkan data di buku pengiriman barang jadi, maka kepala produksi harus memeriksa apakah order yang dibuat sudah tercapai produksinya.

10. Apabila pengiriman barang itu merupakan pengiriman terakhir atau order tersebut telah selesai dikerjakan. Maka kepala produksi harus membuat surat laporan produksi yang ditujukan ke bagian gudang bahan baku, serta satunya sebagai arsip. Untuk memberitahukan bahwa order tersebut telah selesai.

__________________________________________________________________

5.3.5. Usulan Prosedur Penerimaaan Barang Jadi

Pada bagian ini, penulis tidak melakukan perubahan terhadap prosedur yang berjalan dalam perusahaan. Menurut penulis prosedur yang dijalankan sudah cukup baik. Adapun Prosedur Penerimaan Barang Jadi Usulan adalah sebagai berikut :

Bagian Gudang Bagian Produksi barang jadi

Mulai Pembuatan Bon Penyerahan

Barang Jadi

1 Bon Penyerahan

1 Barang Jadi Bon Penyerahan Barang Jadi Penerimaan barang jadi dan Penandatanganan

Bon Penyerahan Barang Jadi

1 Bon Penyerahan Bon Penyerahan Barang Jadi Barang Jadi Pencatatan Arsip buku stock Arsip

Buku Stock Barang Jadi _{Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan : Menunjukkan : Menunjukkan}

_{manual dokumen pengarsipan}

Selesai _{: Menunjukkan arus} _{dari proses}

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.5

Usulan Prosedur Penerimaan Barang Jadi

__________________________________________________________________

Pada saat operator pengepakan menyerahkan hasil produksi pada setiap harinya, maka diserahkan juga Bon Penyerahan Barang Jadi (BPBJ). Yang berisi nama item dan kuantitas yang diserahkan.

2. Bagian Gudang barang jadi menerima dan menghitung barang jadi yang diterima dengan mencocokkan dengan BPBJ. Setelah itu petugas Gudang barang jadi membuat pencatatan di buku stock dan mengarsipkan BPBJ.

5.2.6. Usulan Prosedur Pengeluaran Barang jadi

Pada bagian ini, penulis tidak melakukan perubahan terhadap prosedur yang berjalan dalam perusahaan. Menurut penulis prosedur yang dijalankan sudah cukup baik.Adapun Prosedur Pengeluaran Barang Jadi Usulan adalah sebagai berikut : 1.

Dari bagian marketing melakukan pengecekan ke persediaan barang jadi.

2. Kemudian petugas gudang barang jadi memberitahukan status barang jadi yang tersedia di gudang barang jadi.

3. Setelah itu, bagian marketing membuat Surat Perintah Pengiriman Barang yang ditujukan ke bagian gudang barang jadi.

4. Petugas gudang barang jadi membuat surat jalan sesuai dengan keterangan yang diterima dari Surat Perintah Mengeluarkan Barang Jadi tersebut.

5. Surat jalan ini dibuat rangkap 4 yang dikirimkan ke pelanggan bersamaan dengan barang jadi untuk ditanda tangani oleh pelanggan.

Pembagian surat jalan ini adalah 1 rangkap diserahkan kepada pelanggan, 2 rangkap untuk bagian adminstrasi piutang dan 1 rangkap untuk bagian marketing, yang dilakukan oleh Bagian gudang barang jadi.

6. Setelah itu petugas gudang barang jadi akan melakukan pencatatan barang jadi yang dikeluarkan dari gudang pada buku stock barang jadi.

__________________________________________________________________

Bagian Marketing Gudang barang jadi _Mulai

Pengecekan _{terhadap status} _{barang jadi} Pengambilan _{barang di} _Gudang _Pembuatan _{Surat Jalan}

Pengiriman _{barang jadi} ^{Pembuatan Surat} ^Perintah ^Mengeluarkan ^Barang ^Arsip Selesai

Bagian Administrasi Piutang Arsip ^Pencatatan ^{buku stok}

Pelanggan Penandatanganan _{Surat Jalan} ^{Pemberitahuan} ^{Status Barang} ^Jadi ^{Mengeluarkan Barang} ² ^{Surat Perintah} ¹ ^{Surat Perintah} ^{Mengeluarkan Barang} ² Arsip ^{Surat Jalan} ⁴ ^{Surat Jalan} ³ ^{Surat Jalan} ² ^{Surat Jalan} ¹ ^{Surat Jalan} ⁴ ^{Surat Jalan} ³ ^{Surat Jalan} ² ^{Surat Jalan} ¹ ^{Surat Jalan} ⁴ ^{Surat Jalan} ³ ^{Surat Jalan} ² ^{Surat Jalan} ¹ ^{Surat Jalan} ² ^{Surat Jalan} ¹ ^{Surat Jalan} ³ ^{Buku Stock Barang} ^Jadi ^{Buku Stock Barang} ^Jadi

: Menunjukkan pekerjaan _manual ^{: Menunjukkan} _dokumen ^{: Menunjukkan} _pengarsipan ^{: Menunjukkan arus} _{dari proses} ^{: Menunjukkan arus} _{dari proses lisan} ^{: Menunjukkan arus dari} _{proses timbal balik}

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.6

__________________________________________________________________

Usulan Prosedur Pengeluaran barang jadi

5.2.7. Usulan Prosedur Pengawasan Persedian

teritegrasi pada setiap bagian yang terlibat dalam proses penggunaan persediaan baik bahan baku maupun barang jadi. Oleh sebab itu Penulis mengusulkan sebuah prosedur tambahan dalam Sistem Informasi Persediaan Perusahaan. Fungsi dari prosedur ini adalah memudahkan bagian direksi untuk memantau secara terintegrasi penggunaan persediaan pada bagian gudang bahan baku, bagian produksi, dan gudang barang jadi. Langkah-langkah dari prosedur ini digambarkan pada gambar 5.7 sebagai berikut : _{Bagian Marketing Gudang bahan baku Bagian Produksi Gudang barang jadi Direksi} _Mulai _Pembuatan _Laporan _Order

Pembuatan Pembuatan Pembuatan

_{Bulanan Bulanan Bulanan}

_{Laporan Laporan Laporan}

_{Surat Surat Surat}

_{Surat Laporan} _Pengumpul _{an data dari} _{tiap bagian} _{Laporan Order} _{Surat Laporan Bulanan} _Bulanan Surat Laporan Bulanan _{Laporan Order} _{Surat Laporan} _{Surat Laporan} _Bulanan _Bulanan _{Surat Laporan} _Bulanan _Ya Pengawasan _Persediaan _{Sesuai ?} _pertanggung _Pemberian _jawaban _laporan

_pertanggung

_Pemberian

_jawaban

_laporan

Arsip _pertanggung _Permintaan _jawaban _laporan _Tidak _{: Menunjukkan pekerjaan} _manual _{: Menunjukkan : Menunjukkan : Menunjukkan arus : Menunjukkan arus : Menunjukkan arus dari} _{dokumen pengarsipan dari proses dari proses lisan proses timbal balik} Selesai

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005

__________________________________________________________________

Gambar 5.7 Usulan Prosedur Pengawasan Persediaan 1. Bagian Direksi Meminta laporan bulanan dari tiap bagian.

Bagian Direksi melakukan pengawasan berdasarkan data-data tersebut.

Data dari tiap bagian tersebut dianalisis untuk pengawasan penerimaan, pembelian, dan pengeluaran bahan baku yang dibandingkan dengan produk akhir yang dihasilkan, maupun waste dan srap yang timbul.

3. Apabila timbul ketidakcocokkan pengeluaran dan pemasukkan bahan baku terhadap produk akhir dan waste & scrap yang ada, maka direksi meminta pertanggungjawaban ke masing-masing bagian.

Gambar 5.8 Merupakan gambaran dari keseluruhan usulan prosedur-prosedur yang teradapat dalam Sistem Informasi Persediaan yang diusulkan oleh penulis.

__________________________________________________________________

5.3. Usulan Diagram Aliran Data pada Sistem Informasi Persediaan

Tahapan penggambaran DAD usulan adalah sebagai berikut :

5.3.1. Usulan Context Diagram (Top Level) Sistem informasi Persediaan

Context Diagram menggambarkan hubungan dari output/input antara sistem dengan dunia luar (kesatuan luar). Dimana pada Context diagram usulan ini terdapat penambahan dua buah input baru, yaitu Surat Laporan Produksi dan Surat Kekurangan Bahan Baku. Dan terdapat pemisahan antara bagian marketing dan Pembelian.

Surat Kekurangan Bahan Baku, Surat Laporan Bulanan

g Bag.

Surat Jalan

Bon

Pembelian

dari Supplier

Bag.Gudang

Permintaan Bahan Baku

Bahan baku

Surat & Surat Purchasing Laporan order Produksi

Bon Surat Jalan Penyerahan

dari Barang Jadi

Bag.

Perusahaan (BPBJ), Surat

Marketing _{Surat Laporan} _{Surat Order, Perintah} _Order mengeluarkan c barang. d

Bag. Gudang Sistem Bag. _{Bon Permintaan barang jadi} _{Surat Jalan ,}

Informasi _{Surat Laporan} Produksi Bahan Baku & Surat _{Laporan Produksi,} _Bulanan _{Surat Laporan} Persediaan _{Bulanan h} Surat Jalan Surat Order

dari

Administrasi

Perusahaan

Piutang

Surat Jalan

dari Supplier

dari

Perusahaan

e f

Surat Laporan

Supplier Langganan

Bulanan, Surat Laporan Order

i Direksi

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.9

Usulan Context Diagram pada Sistem Informasi Persediaan

__________________________________________________________________

5.3.2. Usulan Bagan Berjenjang pada Sistem informasi Persediaan

Bagan Berjenjang ini menunjukkan dari posisi tiap proses dalam tiap level nya pada Diagram Aliran Data. Bagan berjenjang ini dapat dilihat pada gambar 5.10

5.3.3. Usulan DAD Level 0 (Overview Diagram ) Sistem Informasi Persediaan

DAD level 0 merupakan gambaran dari proses yang terjadi pada Sistem Informasi Persediaan yang merupakan perincian dari Context diagram diatas. DAD level 0 ini dapat dilihat pada gambar 5.11

__________________________________________________________________

3 Pengeluaran bahan baku a Bag.

Marketing b Bag.Gudang Bahan baku c Bag. Gudang barang jadi d

Bag. Produksi e

Supplier f Langganan ^{Surat Order} ^{Buku Stock bahan} ^baku ^F1

4 Penggunaan bahan baku ^Bon ^Permintaan ^{Bahan Baku} ^{& Surat} ^Laporan ^Produksi ^{Surat Order} ^Bon ^Permintaan ^{Bahan Baku}

6 Pengeluaran Barang jadi ^{Surat Perintah} ^Mengeluarkan ^Barang _{Surat Jalan} ^{Surat Jalan}

2 Penerimaan

Bahan baku

Pemesanan

Bahan Baku

5 Penerimaan Barang jadi ^Bon ^Permintaan ^{Bahan Baku} ^{dan Surat} ^Laporan ^Produksi ^Pengecekan ^kecukupan ^{bahan baku} ^{Surat jalan} ^{dari suplier} ^{Surat jalan} ^{dari suplier} ^Surat ^Kekurangan ^{Bahan Baku} Surat Jalan ^Bon ^Penyerahan ^{Barang Jadi} ^(BPBJ) ^Bon ^Penyerahan ^{Barang Jadi} ^(BPBJ) h Bagian Administrasi

Piutang ^{Surat Jalan} g Bagian Pembelian _Surat _Kekurangan _{Bahan Baku} _Surat _Purchasing _Order

Surat Perintah _Mengeluarkan _Barang ^{Surat Order}

7 Pengawasan Persediaan ^{Surat Laporan} ^Bulanan ^{Surat Laporan} _Order ^{Surat Laporan} _Bulanan ^{Surat Laporan} ^Bulanan

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.11

Usulan DAD Level 0 Sistem Informasi Persediaan

__________________________________________________________________

5.3.4. Usulan DAD Level 1 Pada Setiap proses pada DAD Level 0

DAD level 1 merupakan gambaran dari proses yang terjadi pada DAD Level 0 secara lebih terinci lagi. _D8 _{Buku Pencatatan}

5.3.4.1. Usulan DAD Level 1 untuk proses 1 Pemesanan Bahan Baku _{bahan baku} _{No, Nama item, Saldo} awal,masukan,keluaran, _{saldo akhir dan Saldo} _Minimumu

1.1

1.2

1.3

1.5

1.6 Pembuatan Pembuatan Saldo

Pemeriksaan Surat Surat minimum

Pengarsipan jumlah stock Kekurangan Purchasing stock

Bahan Baku _{Bahan Baku Surat}

_Kekurangan

_Surat

Order _{Surat Purchasing} _Order _{Surat Order} e _Kekurangan

1.4 g a _{Bahan Baku}

Pengecekan Supplier Bag. Pembelian harga pada Bag. Marketing

Supplier

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.12

Usulan DAD level 1 proses 1 Pemesanan Bahan Baku

5.3.4.2. Usulan DAD Level 1 untuk proses 2 Penerimaan Bahan Baku Surat jalan

2.3

2.4 e

2.1 dari suplier

Pengkonfirma Pencatatan

Supplier Pemasukan sian Surat status bahan bahan baku. jalan dari baku supplier

Nama item, Mengkonfrim Quantity, Box asi melalui

Buku Stock bahan telepon D8 baku

2.2

2.5

2.6 a

Pencocokkan Bag. Marketing/

Pengiriman surat Pengarsipan dengan data jalan dari Surat Jalan dari

Pembelian pembelian supplier Supplier Surat jalan dari suplier

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.13

__________________________________________________________________

Usulan DAD level 1 proses 2 Penerimaan Bahan Baku

5.3.4.3. Usulan DAD Level 1 untuk proses 3 Pengeluaran Bahan Baku

3.4 Nama item, Quantity, Box

Pencatatan ke Buku Stock bahan

buku stock a baku Surat Order

Bag. Marketing

3.3

3.1

3.2 Bon Pemeriksaan Pemeriksaan Pengeluaran d

Permintaan

status bahan Urutan

bahan baku

Bahan Baku Bag. Produksi baku Permintaan

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.14

Usulan DAD level 1 proses 3 Pengeluaran Bahan Baku

5.3.4.4. Usulan DAD Level 1 untuk proses 4 Penggunaan bahan baku

d Bag.

Produksi

Buku Pencatatan Pengiriman _{D10 D11} Buku Pencatatan Peredaran Bahan Baku Barang Jadi Nama item,

Tgl, Customer, Nama Bon Permintaan Quantity, box, tgl

Bahan Baku barang,, Jumlah (Kg)

4.1

4.2

4.3

4.4 Pencatatan Pencatatan Pengambilan

Produksi peredaran pengiriman bahan baku bahan baku barang jadi

4.6

4.5

bBag.Gudang

Pembuat Surat

bahan baku

Laporan Pemeriksaan Surat Laporan

Produksi per Status Order Produksi selesai order

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.15

__________________________________________________________________

5.3.4.5. Usulan DAD Level 1 untuk proses 5 Penerimaan Barang Jadi

Bag. Produksi Bon Penyerahan

Barang Jadi (BPBJ) Buku Pencatatan Barang Jadi

D9 Nama barang, Lot, Jumlah (Kg,Cones,Box)

Tgl, Customer, Nama barang,, Jumlah (Kg)

5.1 Penerimaan barang jadi

5.2 Pencatatan Status barang jadi

Buku Pencatatan Pengiriman Barang Jadi ^D11

5.3 Pengarsipan BPBJ

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.16

Usulan DAD level 1 proses 5 Penerimaan Barang Jadi

Usulan DAD level 1 proses 4 Penggunaan Bahan Baku

5.3.4.6. Usulan DAD Level 1 untuk proses 6 Pengeluaran Barang Jadi

Administrasi Piutang _{Surat Jalan} Surat Jalan

6.1 Pengecekan status barang jadi

6.2 _{Pembuatan Surat} _Jalan

6.3 _{Pengiriman barang} _jadi

6.4 _{Pengiriman Surat} _Order

6.5 _{Pencatatan status} _{barang jadi} _{Buku stock barang} _jadi _D9 ^{Nama barang,} _{Saldo akhir} _{(Box,Quantity)}

6.6 _{Pengarsipan Surat} _Jalan

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.17

Usulan DAD level 1 proses 6 Pengeluaran Barang Jadi

Buku stock barang _jadi _D9 ^{Nama barang,} ^{Saldo akhir} ^{(Box,Quantity)} ^{Nama barang,,} ^{Saldo akhir} _{(Box,Quantity)} ^{Surat Jalan} f

Langganan

g Bagian

a Bag. Marketing/ Pembelian _{Pengkonfirmasian barang jadi} _{dan Pembuatan Surat} _{perintah Mengeluarkan} _barang

__________________________________________________________________

5.3.4.7. Usulan DAD Level 1 untuk proses 7 Pengawasan Persediaan

c Bag. Gudang barang jadi

Surat Laporan

Bag.

Bulanan

Marketing Surat Laporan

Order

7.1

7.2

7.3 Permintaan d Pengumpulan Penghitungan

Pertanggungja data bulanan kesesuaian waban

Bag. Produksi Surat Laporan

Surat Laporan

Bulanan Bulanan

bBag.Gudang bahan baku Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005

Gambar 5.18 Usulan DAD level 1 proses 7 Pengawasan Persediaan

5.4. Usulan Dokumen

Dokumen yang penulis usulkan adalah sebagai berikut :

1. Surat Laporan Produksi

Bentuk dari laporan produksi ini dilampirkan pada bagian lampiran. Berikut ini merupakan kamus data dari surat laporan produksi. Kegunaan dari perancangan surat laporan produksi ini adalah : Untuk mengendalikan status bahan baku di lantai produksi.

Untuk mengetahui besar waste dan scrap yang terjadi.
Untuk memberikan keterangan mengenai selesainya setiap order.
Sehingga bahan baku yang diambil jelas penggunaannya.

Dapat mengendalikan pengaturan jadwal produksi tiap ordernya.

__________________________________________________________________

Tabel 5.4 Surat Laporan Produksi

Sumber Kepala bagian produksi Informasi

Nama dan jumlah barang jadi serta sisa bahan baku di lantai produksi Rangkap 2 rangkap Distribusi Gudang bahan baku dan kepala produksi Frekuensi

Setiap kali barang jadi selesai untuk tiap order dan dikirimkan ke gudang bahan jadi. Dan sebagai arsip. Data Item

Kode, No.order, Tanggal, No.urut, nama item, barang jadi, nama bahan baku, waste dan scrap, bahan baku awal, bahan baku akhir. Bentuk Formulir Jenis Input Lampiran L3-1

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005

2. Bon Permintaan Bahan Baku

Rancangan Surat permintaan bahan baku merupakan perbaikan dari Bon Permintaan Bahan Baku yang sudah ada. Perbaikan yang dilakukan adalah dengan menambahkan kolom nama customer dan Permintaan ke- . Kegunaan dari Bon Permintaan Bahan Baku usulan ini adalah :

Dapat memberikan informasi mengenai status kegunaan bahan baku yang diambil untuk customer yang mana. Sehingga bagian gudang bahan baku dapat melakukan crosscheck terhadap bagian produksi.
Bila itu adalah pengambilan pertama, maka jumlah yang diserahkan merupakan pengurangan dari status bahan baku yang ada di lantai produksi. Dimana status bahan baku yang ada dilantai produksi merupakan sisa dari produksi sebelumnya.

Adapun spesifikasi data dari Bon Permintaan Bahan Baku adalah sebagai berikut :

__________________________________________________________________

Tabel 5.5 Bon Permintaan Bahan Baku

Sumber Kepala Produksi Informasi

Perkiraan jumlah barang dan jenis barang yang diperlukan untuk produksi Rangkap 3 rangkap Distribusi Kepala shift, Gudang bahan baku, Kepala produksi Frekuensi Setiap kali barang habis Data No, tanggal, Nama Customer,nama barang, Item kode,permintaan ke- , jumlah Qty dan box yang diminta, jumlah Qty dan box yang diserahkan, keterangan

Bentuk Formulir Jenis Input Lampiran L3-2

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005

3. Surat Kekurangan Bahan Baku

Bentuk dari Surat Kekurangan Bahan Baku ini dilampirkan pada bagian lampiran. Kegunaan dari Surat Kekurangan Bahan Baku adalah sebagai bukti tertulis dari bagian gudang bahan baku yang menunjukkan adanya permintaan pemesanan bahan baku. Berikut ini merupakan spesifikasi data dari Surat Kekurangan Bahan Baku.

Tabel 5.6 Surat Kekurangan Bahan Baku

Sumber Kepala Gudang Bahan Baku Informasi

Perkiraan jumlah bahan baku dan nama item yang memerlukan pemesanan kembali. Rangkap 2 rangkap Distribusi Gudang bahan baku, Bagian Frekuensi Setiap kali bahan baku mencapai titik minimum stok Data No, tanggal,nama bahan baku, Quantity yang dibutuhkan Item keterangan Bentuk Formulir Jenis Input Lampiran L3-3

__________________________________________________________________

4. Surat Laporan Order Bentuk dari Surat Laporan Order dilampirkan pada bagian lampiran.

Kegunaan dari Surat Laporan Order adalah sebagai data untuk melihat order yang diterima dalam satu bulan yang nantinya sebagai pembanding dengan produksi yang dilakukan.

Tabel 5.7 Surat Laporan Order

Sumber Bagian Marketing Informasi

Data mengenai Order-order yang masuk dalam satu bulan Rangkap 1 rangkap Distribusi Direksi Frekuensi Setiap Bulan Data Item No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity. Bentuk Formulir Jenis Output Lampiran L3-4

5. Surat Laporan Bulanan dari Gudang bahan baku Bentuk dari Surat Laporan Order dilampirkan pada bagian lampiran.

Kegunaan dari Surat Laporan Bulanan adalah sebagai data pengeluaran bahan baku di gudang bahan baku untuk setiap order yang dilakukan dalam satu bulan. Data ini untuk melihat kesesuaian penggunaan bahan baku dengan barang jadi yang dihasilkan.

__________________________________________________________________

Tabel 5.8 Surat Laporan Bulanan

Sumber Bagian Gudang bahan baku Informasi

Data mengenai bahan baku yang dikeluarkan untuk setiap order dalam satu bulan Rangkap 1 rangkap Distribusi Direksi Frekuensi Setiap Bulan Data Item No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity. Bentuk Formulir Jenis Output Lampiran L3-5

5. Surat Laporan Bulanan dari Bagian Produksi Bentuk dari Surat Laporan Order dilampirkan pada bagian lampiran.

Kegunaan dari Surat Laporan Bulanan adalah sebagai data penggunaan bahan baku di lantai produksi untuk setiap order yang dilakukan dalam satu bulan dan data waste dan scrap yang terjadi untuk setiap ordernya. Data ini untuk melihat kesesuaian penggunaan bahan baku dengan barang jadi yang dihasilkan.

BAB 5 ANALISIS DAN USULAN PERBAIKAN - Analisis Sistem Informasi Persediaan Dalam Pengendalian Produksi (Studi kasus Di PT.Joans Textile) - MCUrepository