up 03.1. Surat Masuk
RS ....................
SURAT MASUK
No. Dokumen
03.03.18
No. Revisi
Halaman
01
1/1
Ditetapkan oleh,
Direktur RS ... ...
Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR
TETAP
PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN
PROSEDUR
UNIT TERKAIT
dr. ...............................
Adalah suatu tata cara penerimaan, pendistribusian dan pelaporan
semua surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit
Mempermudah pendistribusian surat, pengarsipan surat dan pencarian
kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit
Administrasi mengatur pendistribusian surat, pengarsipan surat dan
pencarian kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi (Sesuai
Dengan Kebijakan Direktur RS ... ... No. ............. Tentang Pelayanan
Administrasi Perkantoran).
1. Semua surat yang ditujukan kepada Rumah Sakit ... ...
dikumpulkan di bagian Administrasi
2. Petugas wajib mengambil surat di kantor pos minimal 3 kali
dalam 1 minggu
3. Semua surat yang sudah diserahkan ke bagian administrasi akan
dibuatkan disposisi untuk diserahkan kepada Direktur/Kepala
Bidang
4. Setelah surat mendapat disposisi, maka surat dalam bentuk copian
akan didistribusikan ke unit terkait sesuai dengan disposisi
5. Surat asli akan tetap disimpan di bagian administrasi yang
kemudian akan diarsipkan berdasarkan tanggal surat tersebut
diterima
6. Untuk surat pribadi, pendistribusian akan dilakukan 1 kali setiap
minggunyaInformasi,
melalui masing-masing
unit bagian
Administrasi,
Driver
RS ... ...
SURAT MASUK
Jl. ....
No. Dokumen
03.03.18
No. Revisi
Halaman
01
1/2
Ditetapkan oleh,
Direktur RS ... ...
Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR
TETAP
PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN
dr. ...................
Adalah suatu tata cara penerimaan, pendistribusian dan pelaporan
semua surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit
Mempermudah pendistribusian surat, pengarsipan surat dan pencarian
kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit
Administrasi mengatur pendistribusian surat, pengarsipan surat dan
pencarian kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi (Sesuai
Dengan Kebijakan Direktur RS ... ... No. ..... Tentang Pelayanan
Administrasi Perkantoran).
1.
2.
3.
PROSEDUR
Ambil surat di Kantor Pos setiap hari dan serahkan ke Bagian
Administrasi
Serahkan semua surat yang ditujukan di Rumah Sakit ke Bagian
Administrasi dengan menggunakan buku ekspedisi setiap hari
Pisahkan surat menjadi dua, surat untuk Rumah Sakit dan surat
untuk pegawai
A. SURAT PEGAWAI
1. Pastikan surat utk pegawai tidak bersifat CITO/PENTING
dengan melihat keterangan pada amplop surat. Jika surat
untuk pegawai bersifat CITO/PENTING, segera hubungi
pegawai yang bersangkutan untuk segera mengambil di Bagian
Administrasi
2. Simpan surat untuk pegawai di tempat penyimpanan surat
3. Kelompokkan surat untuk pegawai yang bersifat biasa
berdasarkan unit kerjanya
4. Edarkan surat yang sudah dikelompokkan berdasarkan unit
kerjanya ke masing-masing unit kerja setiap hari Jumat
B. SURAT RUMAH SAKIT
1. Buka amplop surat dan keluarkan isi surat setiap harinya
2. Siapkan lembar disposisi, masing-masing surat dua rangkap
beserta kertas karbonnya
3. jepit dua rangkap lembar disposisi disetiap surat dengan klip
kertas
4. isi lembar disposisi sesuai dengan form yang telah disediakan
5. letakkan surat yang telah diberi lembar disposisi ke dalam map
6. serahkan kepada Direktur/Wakil Direktur untuk diberi Disposisi
7. setelah Direktur mengisi disposisi surat, cek masing-masing
isi disposisi.
RS ... ...
SURAT MASUK
No. Dokumen
03.03.18
No. Revisi
Halaman
01
2/2
Ditetapkan oleh,
Direktur RS ... ...
Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR
TETAP
PROSEDUR
UNIT TERKAIT
dr. ............................
8. Jika disposisi berisi arsip, maka sisihkan. Jangan lupa mengambil
kertas karbon dan klip kertas dan staples disposisi beserta dgn
surat asli.
9. Jika disposisi ditujukan kepada unit terkait, maka copi surat
sejumlah disposisi. Surat asli dan disposisi asli tetap disimpan
di Bagian Administrasi
10. Serahkan copi surat dan disposisi sesuai dengan tujuan
11. Arsipkan surat ke dalam buku register surat masuk yang ada
di bagian administrasi dan beri nomor urut sesuai dengan
urutan
12. Setelah mencatat di buku ekspedisi, simpan surat di rak surat
masuk
13. Setiap jumat golongkan surat berdasarkan asal pengirim,
kemudian simpan didalam otner yang sudah disediakan di
Administrasi
SeluruhBagian
Unit Kerja
SURAT MASUK
No. Dokumen
03.03.18
No. Revisi
Halaman
01
1/1
Ditetapkan oleh,
Direktur RS ... ...
Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR
TETAP
PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN
PROSEDUR
UNIT TERKAIT
dr. ...............................
Adalah suatu tata cara penerimaan, pendistribusian dan pelaporan
semua surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit
Mempermudah pendistribusian surat, pengarsipan surat dan pencarian
kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit
Administrasi mengatur pendistribusian surat, pengarsipan surat dan
pencarian kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi (Sesuai
Dengan Kebijakan Direktur RS ... ... No. ............. Tentang Pelayanan
Administrasi Perkantoran).
1. Semua surat yang ditujukan kepada Rumah Sakit ... ...
dikumpulkan di bagian Administrasi
2. Petugas wajib mengambil surat di kantor pos minimal 3 kali
dalam 1 minggu
3. Semua surat yang sudah diserahkan ke bagian administrasi akan
dibuatkan disposisi untuk diserahkan kepada Direktur/Kepala
Bidang
4. Setelah surat mendapat disposisi, maka surat dalam bentuk copian
akan didistribusikan ke unit terkait sesuai dengan disposisi
5. Surat asli akan tetap disimpan di bagian administrasi yang
kemudian akan diarsipkan berdasarkan tanggal surat tersebut
diterima
6. Untuk surat pribadi, pendistribusian akan dilakukan 1 kali setiap
minggunyaInformasi,
melalui masing-masing
unit bagian
Administrasi,
Driver
RS ... ...
SURAT MASUK
Jl. ....
No. Dokumen
03.03.18
No. Revisi
Halaman
01
1/2
Ditetapkan oleh,
Direktur RS ... ...
Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR
TETAP
PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN
dr. ...................
Adalah suatu tata cara penerimaan, pendistribusian dan pelaporan
semua surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit
Mempermudah pendistribusian surat, pengarsipan surat dan pencarian
kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit
Administrasi mengatur pendistribusian surat, pengarsipan surat dan
pencarian kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi (Sesuai
Dengan Kebijakan Direktur RS ... ... No. ..... Tentang Pelayanan
Administrasi Perkantoran).
1.
2.
3.
PROSEDUR
Ambil surat di Kantor Pos setiap hari dan serahkan ke Bagian
Administrasi
Serahkan semua surat yang ditujukan di Rumah Sakit ke Bagian
Administrasi dengan menggunakan buku ekspedisi setiap hari
Pisahkan surat menjadi dua, surat untuk Rumah Sakit dan surat
untuk pegawai
A. SURAT PEGAWAI
1. Pastikan surat utk pegawai tidak bersifat CITO/PENTING
dengan melihat keterangan pada amplop surat. Jika surat
untuk pegawai bersifat CITO/PENTING, segera hubungi
pegawai yang bersangkutan untuk segera mengambil di Bagian
Administrasi
2. Simpan surat untuk pegawai di tempat penyimpanan surat
3. Kelompokkan surat untuk pegawai yang bersifat biasa
berdasarkan unit kerjanya
4. Edarkan surat yang sudah dikelompokkan berdasarkan unit
kerjanya ke masing-masing unit kerja setiap hari Jumat
B. SURAT RUMAH SAKIT
1. Buka amplop surat dan keluarkan isi surat setiap harinya
2. Siapkan lembar disposisi, masing-masing surat dua rangkap
beserta kertas karbonnya
3. jepit dua rangkap lembar disposisi disetiap surat dengan klip
kertas
4. isi lembar disposisi sesuai dengan form yang telah disediakan
5. letakkan surat yang telah diberi lembar disposisi ke dalam map
6. serahkan kepada Direktur/Wakil Direktur untuk diberi Disposisi
7. setelah Direktur mengisi disposisi surat, cek masing-masing
isi disposisi.
RS ... ...
SURAT MASUK
No. Dokumen
03.03.18
No. Revisi
Halaman
01
2/2
Ditetapkan oleh,
Direktur RS ... ...
Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR
TETAP
PROSEDUR
UNIT TERKAIT
dr. ............................
8. Jika disposisi berisi arsip, maka sisihkan. Jangan lupa mengambil
kertas karbon dan klip kertas dan staples disposisi beserta dgn
surat asli.
9. Jika disposisi ditujukan kepada unit terkait, maka copi surat
sejumlah disposisi. Surat asli dan disposisi asli tetap disimpan
di Bagian Administrasi
10. Serahkan copi surat dan disposisi sesuai dengan tujuan
11. Arsipkan surat ke dalam buku register surat masuk yang ada
di bagian administrasi dan beri nomor urut sesuai dengan
urutan
12. Setelah mencatat di buku ekspedisi, simpan surat di rak surat
masuk
13. Setiap jumat golongkan surat berdasarkan asal pengirim,
kemudian simpan didalam otner yang sudah disediakan di
Administrasi
SeluruhBagian
Unit Kerja