STANDAR PELAYANAN MINIMUM UPT PERPUSTAKAAN UMK

  STANDAR PELAYANAN MINIMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MURIA KUDUS SPM UMK PERPUS

  3

  7 Revisi : - Tanggal : 30 Februari 2012 Dikaji ulang oleh : Pembantu Rektor I Dikendalikan oleh : Kepala UPT Perpustakaan

  DAFTAR ISI

  

PENUTUP ..................................................................................................................................................................................................... 18

  PENDAHULUAN

“Hold yourself responsible for a higher standard than anybody expects of you.

Never excuse yourself.”

   UPT Perpustakaan UMK sebagai penyedia jasa layanan publik tidak lepas dari tuntutan untuk memberikan layanan prima pada pemustakanya. Manajemen yang rapi, efektif, dan memiliki kinerja optimal merupakan kunci pelaksanaan layanan prima tersebut. Salah satu elemen manajemen yang signifikan sebagai panduan pelaksanaan layanan adalah standar pelayanan minimum (SPM). SPM yang disusun dan dikomumentasikan merupakan tolok ukur dasar untuk layanan. Karena alasan tersebut, dan sebagai standar pelaksanaan visi misi UPT Perpustakaan UMK, Standar Pelayanan Minimum (SPM) UPT Perpustakaan UMK (Perpus) perlu disusun. SPM Perpus ini disusun berdasarkan: 1.

  Statuta Universitas Muria Kudus 2. Organisasi & Tata Kerja Universitas Muria Kudus 3. Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan 4. Undang Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

  Nasional 5. Standar Nasional Indonesia Nomor 7330 - 2009 mengenai Perpustakaan Perguruan

  Tinggi 6. Peraturan Pemerintah No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi

  Bersama dengandokumen standar operasional lain (Renstra, manual prosedur, instruksi kerja, dll.), SPM Perpus menjadi landasan kegiatan layanan prima UPT Perpustakaan UMK. SPM Perpus ini meliputi beberapa bagian, yakni: 1.

  Pendahuluan; latar belakang dan gambaran umum SPM Perpus,

  STANDAR PELAYANAN MINIMUM STANDAR PENYELENGGARAAN Komponen Standar Rincian Komponen Detail Komponen STANDAR

  

Kuantitas Kualitas

Rentang waktu pelaksanaan/ revisi Keluaran

  Anggaran Sumber Anggaran

  Universitas 1% APBU Pagu anggaran memenuhi kebutuhan layanan Perpus 1 tahun Anggaran terpenuhi, kegiatan layanan bisa dilaksanakan sesuai kebutuhan

  Alumni Rp. 35.000 per-Alumni Terserap dan dimanfaatkan sesuai aturan 1 tahun Peremajaan dan pemeliharaan sarana serta penambahan bahan pustaka dapat dipenuhi

  Eksternal 0.25 % total anggaran Perpus

  Didapatkan 1 tahun Kegiatan pendukung suasana akademik bisa dilaksanakan Layanan 0.25% total

  Anggaran Perpus

  Diakuisisi dengan tertib 1 tahun Kebutuhan operasional dan pengadaan serta pemeliharaan sarana layanan bisa terpenuhi

  Alokasi Anggaran Bahan Pustaka 70 % Memenuhi kebutuhan penambahan bahan pustaka 1 tahun Bahan pustaka baru terbeli. Sarana (pengadaan & pemeliharaan)

  15% - 1 tahun Sarana layanan terpelihara Pelaksanaan layanan

  8% - 1 tahun Layanan teknis & pemustaka terlaksana dengan baik Pengembangan SDM

  7% - 1 tahun SDM memiliki kesempatan pengembangan wawasan dan peningkatan kinerja

  Penyerapan Anggaran

  APBU 90% Semua pagu terpakai secara efektif dan bertanggung jawab 1 tahun Kegiatan yang terakmodasi dalam Anggaran terlaksana. Perpus dapat melaksanakan layanan secara layak dan handal. Manajemen Dokumen Mutu Renstra 1 5 tahun Program terncana dengan baik dan dilaksanakan sesuai

  Rencana Jangka 1 3 tahun rencana: jenis, waktu, dan Menengah keluaran program

  Rencana 1 1 tahun Operasional SPM 1 2 tahun Manual Setiap 2 tahun Setiap kegiatan dilakukan Prosedur & IK kegiatan sesuai prosedur/ instruksi dan

  Tersahkan, terbarukan, layanan terukur dengan baik handal dan terkendali

  Deskripsi Kerja Setiap unit 2 tahun Setiap personel memahami kerja deskripsi kerjanya dan melaksanakannya secara betanggung jawab

  Kebijakan 1 2 tahun Pelaksanaan kegiatan Pengembangan pengembangan koleksi sesuai koleksi dengan kebijakan dan kebutuhan pengembangan layanan

  Rencana & Setiap Akurat dan 1 tahun Kinerja personel terkendali, Laporan Kerja karyawan bertanggung jawab terawasi, dan terevaluasi dengan baik Kerjasama Setiap status Formal 1 tahun Setiap kerjasama terlaksana keanggotaan dengan baik dan terbuka bagi

  / kegiatan peningkatan level kerjasama kerjasama yang saling menguntungkan

  Struktur

  1 Sesuai OTK dan Kepala 3 tahun Setiap bagian memiliki personel Organisasi di bawah rektorat, ada dengan kompetensi yang sesuai KTU, minimal ada bagian administrasi, layanan teknis, layanan pemustaka, dan layanan referensi.

  STANDAR Rentang Komponen Rincian Detail waktu Standar Komponen Komponen Kuantitas Kualitas Keluaran pelaksanaan/ revisi

  Layanan Jumlah Anggota aktif 20% total Anggota aktif 1 tahun  Pemustaka anggota bisa Keanggotaan Anggota (mahasiswa) mahasiswa memanfaatkan layanan memanfaatkan layanan aktif secara aktif peminjaman bahan pustaka

  Anggota aktif 40% total 1 tahun dan layanan lain khusus (dosen) dosen anggota. Anggota aktif 40% total 1 tahun

   Pemustaka yang (karyawan) karyawan mendaftarkan diri menjadi anggota semakin banyak.

   keterpakaian layanan Perpustakaan semakin tinggi. Layanan Pendaftaran 1 orang 3 menit

   Pemustaka puas dengan aktifasi Anggota layanan keanggotaan, zero keanggotaan Entri data 1 orang 7 menit complain. Cepat, sigap, dan anggota akurat

  Kartu anggota 1 orang 1 x 24 jam bisa diambil kerja setelah mendaftar

  Bebas Pinjam Jumlah Anggota 100% total Semua lulusan 1 tahun  Lulusan bisa mengikuti lulusan terverifikasi bebas wisuda. tanggungan perpus nya

   Karya akhir lulusan bisa Pendaftaran 1 orang Cepat, sigap, dan 5 menit disimpan di Perpus. akurat

   Perpus tidak mengalami Pemeriksaan 1 orang Syarat terpenuhi 12 menit kerugian karena kehilangan syarat & bahan pustaka. pencetakan surat keterangan

  100 % Cepat, sigap, dan akurat

  15 eks. Kegiatan fotokopi tercatat secara akurat 1 hari

   Informasi yang didapatkan lebih terfokus, luas, dan mendalam. Pertanyaan terjawab

  1 bulan  Pemustaka bisa menggali lebih dalam sumber informasi yang dibutuhkan baik yang ada di Perpus UMK maupun tidak.

  Referensi Pertanyaan diajukan 3 pertanyan Pemustaka diarahkan pada staf yang tepat

  10 % buku terpinjam

  Denda Buku terdenda (terlambat kembali)

  Penerimaan hasil fotokopi 1 orang 1 x 24 jam kerja setelah transaksi

  Transaksi 1 eks. Cepat, sigap, tepat waktu dan akurat 1.5 menit

  1 menit Fotokopi Bahan pustaka terfotokopi

  Penerimaan surat keterangan 1 orang Akurat dan tepat waktu 1 x 24 jam kerja setelah mendaftar

   Pemustaka disiplin dalam memanfaatkan layanan sirkulasi.  Karya akademik mahasiswa lebih kaya sumber ilmiah. transaksi 1 eks. Cepat, sigap, dan akurat

   Pemustaka puas dengan efektifitas layanan sirkulasi.  Tingkat keterpakaian bahan pustaka meningkat.  Pemustaka nyaman memanfaatkan bahan pustaka.

  40 eksemplar Buku terpinjam dan kembali tercatat secara akurat 1 hari

  Pengembalian Buku tersirkulasi

  5 detik Sirkulasi Peminjaman/

  Luar 7 orang 1 bulan Absen Pengunjung 1 orang Tidak lama mengantri, setiap pengunjung tercatat absen

   Pengunjung puas dengan layanan yang disediakan.  Pengunjung bersedia/ butuh kembali berkunjung untuk memanfaatkan layanan Perpus. 20 anggota 1 hari libur kuliah

  Pengunjung Anggota 80 anggota Datang dan memanfaatkan layanan 1 hari masuk kuliah

• Layanan transaksi 1 orang Cepat, sigap, dan akurat 2 menit

Layanan Teknis Pengadaan bahan Pustaka Inventarisasi kebutuhan

  200 judul baru Kebutuhan bahan pustaka teridentifikasi

  1 tahun  Pemustaka mudah menyampaikan kebutuhan bahan pustakanya. Akurasi pengadaan bahan pustaka tinggi.

  Pelaksanaan pengadaan 358 judul Transaksi dilaksanakan dengan baik dan bertanggung jawab

  2 bulan  Buku yang dibutuhkan terpenuhi.

   Kegiatan pembelajaran lancar (didukung dengan sumber belajar yang sesuai dan tersedia)

  Pengolahan Bahan Pustaka

  Deskripsi Bibliografi 1 judul Sesuai standard an akurat 20 menit

   Pemustaka mudah menemukan dan mengakses bahan pustaka yang dibutuhkan Entri Data 1 eksemplar Sesuai instruksi &

  Akurat 13 menit Pengolahan Karya Lokal

  Deskripsi Bibliografi 1 judul Sesuai standard an akurat 20 menit

  Alih format 1 eksemplar Sesuai pedoman dan akurat 15 menit

  Entri ke Repositori 1 eksemplar Sesuai standar & akurat 15 menit

  Terlayankan online 1 eksemplar Bisa diakses secara online

  Penelitian: 1 x 24 jam kerja setelah dikumpulkan Skripsi: 2 bulan setelah masa wisuda

   Dosen bisa memanfaatkan sebagai sarana pengajuan angka kredit dan akreditasi jurnal.

   Komunikasi akademik antar sivitas di UMK dan antara sivitas dengan sivitas PT lain semakin meningkat Ruang Luas Ruang 0,2 m2/ mahasiswa Kondisi baik, nyaman, dan terpelihara

  STANDAR SARANA PRASARANA Komponen Standar Rincian Komponen Detail Komponen STANDAR Kuantitas Kualitas Rentang waktu pelaksanaan/ revisi Keluaran

• Kebutuhan akses layanan terpenuhi, pemustaka nyaman memanfaatkan perpustakaan.

   Jumlah pemustaka yang memanfaatkan perpustakaan meningkat.  Kegiatan akademik yang dilaksanakan di Perpustakaan kondusif dan cenderung bertambah. Alokasi ruang Ruang koleksi 45 % total ruang

  5 tahun Ruang baca/ pemustaka

  30 % total ruang 5 tahun

  Ruang kerja staf 25 % total ruang

  5 tahun Meja Baca Mandiri 1/50 mahasiswa

• Tidak ada antrian untuk memanfaatkan meja baca
• Peripheral Layanan Berfungsi dengan baik, layanan bisa berjalan dengan baik

   Pemustaka betah berlama- lama belajar di perpustakaan  Pemustaka bisa menyelesaikan tugasnya dengan nyaman di perpustakaan

  Kelompok 1/200 mahasiswa

  Pencahayaan Lampu/ jendela

• Memberikan cahaya yang cukup bagi mata untuk membaca/ mengakses komputer
• Pendingin udara AC - Berfungsi dengan baik -

   Temperatur ruang bagus untuk pemeliharaan komputer.  Pemustaka nyaman dan kerasan berada di dalam perpustakaan.

   Buku dan koleksi lain lebih terpelihara karena tingkat kelembaban yang berkurang. Rak Buku 1 sap / 45 - Kondisi baik, tidak ada

   Pemustaka mudah mengakses eks koleksi yang tidak koleksi tertampung. Jurnal 1 kotak/ 1

• judul

   Koleksi terpelihara, tidak

  mudah rusak karena Majalah/

• 1/ 50

  penempatan yang tidak sesuai Koran eksemplar

• Skripsi/ 1 sap/ 32 Laporan eks Penelitian
• Multimedia 1 kotak/25 CD

  STANDAR KOLEKSI Komponen Rincian Detail STANDAR Standar Komponen Komponen Kuantitas Kualitas Rentang waktu Keluaran

• Buku/ Multimedia Teks Kuliah Judul 2 / mata Sesuai kebutuhan Bahan pustaka pendukung tri kuliah

  dharma PT tersedia bagi sivitas Pemustaka bisa meminjam atau

  Eksemplar 3/ 100 - Mudah diakses mengantri dalam jangka pendek mahasiswa untuk memanfaatkan.

• Pengayaan Judul 1000 Sesuai kebutuhan Eksemplar 3/ 100 Mudah diakses - mahasiswa

  50 Terbarukan - Referensi Judul Terbitan berkala Ilmiah Nasional 3 judul per Terakreditasi DIKTI/ 3 tahun terakhir Karya ilmiah sivitas didukung

  PS LIPI (berturut-turut) referensi aktual dan terpercaya Internasional 1 judul per Terakreditasi

  PS

• Popular Nasional 1 judul per Terkenal dan handal

   Pemustaka bisa merasakan PS manfaat rekreasi dalam

  Regional 2 judul Sesuai kebutuhan perpus sekaligus meanmbah - wawasan  Minat baca pemustaka meningkat

  Prosiding Nasional & 3 judul per Sesuai kebutuhan 3 tahun  Pemustaka bisa mengikuti regional PS dan handal tren perkembangan keilmuan di bidang masing- masing

  Terbitan Pusat dan Undang- 20 judul Terakuisisi dari 3 tahun terakhir  Pemustaka menikmati Pemerintah Daerah undang, lembaga pemerintah produk hukum dan beragam laporan, promosi layanan panduan, dsb. pemerintah

   Pemustaka mengetahui berbagai pedoman kegiatan yang dipublikasikan oleh pemerintah Elektronik/ Digital 200 artikel jurnal & e- book per PS

  Dari database terpercaya 3 tahun terakhir

  Brosur, Buku Wisuda, Buku Informasi, dll.

   Ruang koleksi buku hanya memuat buku yang masih dibutuhkan  Buku yang masih dipakai dengan yang tidak telah terpisah

  Penyiangan Buku 1 kali Sesuai standard an kebijakan 4 tahun

  Judul baru dengan tahun terbit 3 tahun terakhir 1 tahun Pemustaka menemui bahan pustaka yang semakin kaya dan memenuhi kebutuhan kegiatan tri dharma PT mereka

  2% jumlah judul atau 320 judul

  Buku & Multimedia

  80% - Penambahan Koleksi

  60% - Publikasi lain Panduan,

   Pemustaka bisa menikmati koleksi berkelas internasional di dalam perpus sendiri Karya Lokal Skripsi/ thesis

  Prosiding 100% 3 tahun terakhir Seminar, bahan ajar, dll.

  3 tahun terakhir Jurnal 100% Cetak dan soft copy sesuai yang dipublikasikan 3 tahun terakhir

  100% Cetak dan soft copy sesuai yang diserahkan LemLit/ dipublikasikan

   Sivitas bisa menemukan kembali karyanya di Perpus.  Karya sivitas terpelihara dengan baik di Perpus. Laporan penelitian/ pengabdian

   Pemustaka bisa mengakses karya sivitas UMK dan memanfaatkannya sebagai sumber referensi.

  100% Cetak dan soft copy sesuai hasil revisi 3 tahun terakhir

  Cacah Ulang Buku 1 kali Efektif & Efisien 3 tahun Data koleksi sesuai dengan kondisi real

  STANDAR Komponen Rincian Detail Rentang waktu Standar Komponen Komponen Kuantitas Kualitas pelaksanaan/ Keluaran revisi

  Struktural Kepala 1 orang Minimal S1 Ilmu  Perpustakaan terorganisasi

• perpustakaan Perpustakaan atau S- dengan baik.

  2 selain Ilmu  Perpustakaan mampu Perpustakaan + menyajikan dan

  Pendidikan/ mengembangkan layanan Pelatihan Ilmu dengan kinerja yang optimal Perpustakaan dan memuaskan pemustaka

  Kabag TU 1 orang Minimal SMA + 10 Fungsi kepegawaian dan - tahun pengalaman keuangan berjalan secara kerja di bidang optimal dan baik. kepegawaian dan keuangan atau D3 Administrasi + 5 tahun pengalaman kerja

  Pustakawan Pustakawan 2 orang Minimal S1 ilmu Perpustakaan mampu - perpustakaan menyediakan layanan referensi/ penelusuran informasi dan layanan pengembangan lain

  Pustakawan 2 orang Minimal D3 Ilmu Perpustakaan mampu - Teknis

  Perpustakaan atau melayankan koleksinya dengan SMA/ sederajat cepat dan akurat. dengan Pendidikan dan Pelatihan Ilmu Perpustakaan

• Administrasi dan Tenaga 1 orang Minimal SMA/ Kegiatan administratif

  front office Administrasi sederajat perpustakaan berjalan lancar

  Mahasiswa 10 orang Minimal semester 5 Fungsi pelayanan di front desk - Magang dan IPK minimal 3 berjalan dengan baik di setiap shift (keseluruhan jam buka layanan)

  STANDAR PROMOSI & PENDIDIKAN PEMUSTAKA STANDAR Komponen Rincian Detail Rentang waktu Standar Komponen Komponen Kuantitas Kualitas pelaksanaan/ Keluaran revisi

  Promosi Panduan Buku panduan 1 judul 1 tahun Pemanfaatan

  Brosur/leaflet 500 lembar 1 tahun Perpustakaan

  Banner Di setiap 1 tahun titik layanan Minat Baca Brosur/ Poster 1/ ruang 1 tahun Jumlah peminjam &/ pengunjung pembaca meningkat

  Literasi Pelatihan 2 kali 1 tahun Pemustaka mampu mencari dan Informasi memanfaatkan sumber informasi tercetak maupun digital secara efektif untuk melaksanakan kegiatan akademiknya

  Humas Online Website 2 alamat Repositori, Informasi  Pemustaka bsa

• Umum & catalog berkomunikasi dengan staf Online dan antar pemustaka.

  Email 2 akun - Layanan Repositori &  Layanan Perpus layanan lain terkomunikasikan dengan

  Jejaring Sosial/ 1 akun Aktif dan informative baik. Facebook

   Tingkat keterpakaian semua jenis layanan dan bahan pustaka semakin meningkat Peningkatan Bedah buku 4 kali 1 tahun  Sivitas mendapatkan Suasana Akademik kesempatan lebih untuk

  Seminar/ 1 kali 1 tahun mengekspresikan Pelatihan kemampuan akademiknya.

   Sivitas mendapatkan kesempatan luas untuk meningkatkan kegiatan intelektual.

   Pustakawan internal maupun dari instansi lain mendapatkan kesempatan meningkatkan wawasan kepustakawanan.

   Pemustaka tertarik untuk meningkatkan wawasan dan menelaah karya tulis/ rekam orang lain.

  STANDAR TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI STANDAR Komponen Rincian Detail Rentang waktu Standar Komponen Komponen Kuantitas Kualitas pelaksanaan/ Keluaran revisi

  Sistem Informasi Perangkat

  1 Sistem terlisensi, Petugas bisa melaksanakan - Perpustakaan lunak & jaringan stabil, layanan teknis, keanggotaan jaringan layanan terotomasi dan sirkulasi secara terotomasi. lancar selama jam buka perpus

  Perangkat

• Komputer 2 di setiap keras titik layanan

  1/ 500  Mahasiswa bisa mahasiswa memanfaatkan koleksi

• Jaringan (LAN) Ada pada

  elektronik / catalog/ akses setiap internet melalui computer

  komputer yang disediakan di Perpustakaan

  Peripheral Lengkap

• Petugas bisa melaksanakan layanan teknis, keanggotaan dan sirkulasi secara terotomasi.

  untuk setiap titik layanan

  Repositori Eprints.umk.a c.id

  1 Sistem stabil, isi terbarukan secara aktual, bisa diakses secara online, bisa diakses melalui portal Garuda

• Pemustaka bisa mengakses karya lokal sivitas UMK.
• Remote 1 alamat katalog online
• – site 2 unit komputer di setiap titik layanan
• Remote 1 alamat akses online Repositori Helpdesk 24 jam - Pemustaka bisa mengakses secara online Repositori UMK
• – site 4 unit komputer
• Pemustaka bisa mengakses internet di Perpustakaan melalui hotspot Pemustaka mendapatkan lebih banyak sumber belajar dan hasil kegiatan akademiknya lebih bagus

   Pemustaka bisa memperkaya karya lokal sivitas UMK  Komunikasi akademik antar pemustaka terjalin secara lebih efektif

  Akses Katalog In

  Tersedia di jam buka layanan dan lancer diakses

  Helpdesk 24 jam - Pemustaka bisa mengakses secara online katalog UMK Pemustaka lebih banyak yang berkunjung dan memanfaatkan UPT Perpus UMK

  Koleksi Elektronik

  In

  Titik akses internet Wireless 1 di setiap lantai Sinyal bagus didalam dan di halaman UPT Perpustakaan

  LAN Ke 25 unit Jaringan stabil - Pemustaka mencari data komputer koleksi dengan lebih cepat Layanan otomasi bisa 100% dilaksanakan

  STANDAR KERJASAMA Komponen Standar Rincian Komponen Detail Komponen STANDAR Kuantitas Kualitas Rentang waktu pelaksanaan/ revisi Keluaran

  Kolaborasi Internal Pembinaan Perpustakaan Program Studi

• 2 ProgDi pembinaan 1 tahun Perpustakaan ProgDi bisa terintis/ bisa melaksanakan layanan dan pengelolaan yang sesuai untuk pembacanya

  Unit lain - - koordinasi dan kerjasama terjalin baik

• Kegiatan bersama berjalan dengan lancar dan baik

  Kerjasama Eksternal

  Keanggotaan Organisasi Perpustakaan

• 2 keanggotaan tercatat anggota sah dan aktif berpartisipasi dalam beragam kegiatan organisasi 1 tahun

   Perpustakaan UMK dikenal dan diperhitungkan dalam ranah Perpustakaan perguruan Tinggi di Jawa Tengah  Jaringan kerjasama berpotensi meluas kerjasama Bilateral - 2 kerjasama MoU jelas, ada kegiatan kerjasama yang nampak 1 tahun  Perpus dan rekan kerjasama memiliki hubungan yang saling menguntungkan.

  PENUTUP

  Demikian SPM ini disusun, dengan semangat menyajikan layanan prima bagi pemustaka, semoga semua lini personel mematuhi dan secara bersama-sama mencapai standar tersebut.

  Kudus, 30 Februari 2012 Kepala UPT Perpustakaan UMK, Dra. Hj. Sutarti, S. E., M. M.