PERANCAIYGAI{ SISTEM KEARSIPAN ELEKTROI{IK MICROSOFT ACCESS 2OO7 T'NTUK SURAT MASUK DAI\I SURAT.KELUAR PADA KELURAIIAN TANJT]NG AGT'NG BATT]RAJA BARAT. - POLSRI REPOSITORY
PERANCAIYGAI{ SISTEM KEARSIPAN ELEKTROI{IK MICROSOFT
ACCESS 2OO7 T'NTUK SURAT MASUK DAI\I SURAT.KELUAR PADA
KELURAIIAN TANJT]NG AGT'NG BATT]RAJA BARAT.
LAPORAN AKHIR
Dibuat Untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan
PeiiiliiliLnh Diptoma III Progr*m sfirdi Adminiititsi Bisnis
Politelarik Negeri
Oleh:
Rtrtn Anfeltnah
0611 3060 0499
JTJRUSAI\I ADMII\NSTRASI BISNIS
POLITEKMK I\IEGERI SRTWIJAYA
PALEMBAF{G
2014
PERANCANGAN SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK MI CROS O FT
ACCESS 2OO7 UNTUK SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA
KELURAHAN TANJUNG AGUNG BATURAJA BARAT
Dibuat Untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan
Pendidikan Diploma III Jurusan Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Sriwijaya
I)isusun Oleh:
RIRIN ANJELINAH
0611 3060 0499
Menyetujui,
Pembimbing
Rin
II
H. Hadi Jauhari, S.8., M.Si.
NrP 197301312001 121002
19601228199A032A02
Mengetahui,
Jurusan Administrasi Bisnis
--69,-ffiih
P;"r--ffiS
Sastrawinata, S.E., M.M.
197208182003121002
LEMBAR PENGESAHAN
Nama
Ririn Anjelinah
NIM
061l],}b}O4es
Jurusan/Program Studi
Administrasi Bisnis
Judul Laporan Akhir
Perancangan Sistem Kearsipan Elektronik Microsofi
Access 2007 Untuk Strat Masuk dan Surat Keluar
Pada Kelurahan Tanjung Agung Baturaja Barat.
Telah dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Ujian Laporan Akhir
Jurusan Administrasi Bisnis
Dan dinyatakan LULUS
Pada
hari:
Tangal:
14
Senin
Juli 2014
TIM PENGUJI
No.
Nama
Pridson Mandiangan. S.E.. M.M
Ketua
Afrizawati M. S.E.. M.Si.
Anggota
H. Hadi Jauhari. S.E.. M.Si.
Tanggal
tq
/ reoV
't /s
bt4
t4/t tottt
Anggota
Hanifati Burhan. S.E.. M.Si.
Anggota.
'r /u
bn
-l
KEMEI{TERIAN PENDMIKAN DAN KEBUDAYAAI\
POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA
Jalan Srijaya Negara Bukit Besar Palembang 30139
TeIp. 071 1-353414, Far 0711-355918
E-mail: info@polsriwii ava.ac.id
SURAT PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama
Ririn Anjetinah
NIM
061 130600499
Jurusan/Program Studi
Administrasi Bisnis
Mata Kuliah
Kearsipan Elektronik
Judul Laporan Akhir
Perancangan Sistem Kearsipan Elektronik Micros oft
Access 2007 Untuk Surat Masuk dan Surat Keluar
Pada Kelurahan Tanjung Agung Baturaja Barat.
Dengan ini menyatakan bahwa:
1.
Laporan yang saya buat dengan judul sebagaimana tersebut diatas beserta
isinya merupakan hasil penelitian saya sendiri.
2. Laporan Akhir bukanlah plagiat/salinan Laporan Akhh milik orang lain.
3. Apabila Laporan Akhir saya plagiat/salinan Laporan Akhir milik orang lain,
maka saya sanggup menerima sanksi berupa pembatalan Laporan Akhir
beserta konsekuensinya.
Demikianlah surat pernyataan ini saya buat dengan sebenamya untuk diketahui
oleh pihak-pihak yang berkepentingaa.
Palembang, Agustus2014
Ijl-q-gg.*b*tpernyataan
NrM 061130604499
-!
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Motto:
"Allah tidak akan membebani seseorang
melainkan sesuai dengan kesanggupannya".
(Al-baqarah:286)
"Think big feel strong, and pray hard for deep heart."
(Berpikirlah besar, jadilah kuat, dan berdoalah dengan sungguhsungguh untuk hati yang terdalam)
Reza M, Syaried PSK.
|angan menjelaskan tentang dirimu kepada siapapun,
karena yang menyukaimu tidak butuh itu,
dan yang membencimu tidak percaya itu.
(Ali bin Abi Thalib)
Kupersembahkan Kepada:
a.
Kedua Orangtua ku sebagai sumber
motivasi ku.
b.
Memet & Nanda (Adik-adik ku tersayang)
c. Herwansyah Putra yang senantiasa
membanfuku
d.
e.
f.
Keluarga Besarku
Teman-temanku di 6 NB
Almamaterku
ilt
KATA PENGANTAR
Assalammu'alaikum Wr. Wb.
Alhamdulillahi robbil alamin, puji syukur kami panjatkan kehadirat AIIah
SWT berkat rahmat dan karunia-Nya lah, maka penulis dapat menyelesaikan
ini yang berjudul
Laporan Akhir
"Perancangan Sistem Kearsipan Elektronik
Microsoft Office Access 2007 untuk Surat Masuk dan Surat Keluar
Kelurahan Tanjung Aguttg Baturaja Barat
"
pada
dapat penulis selesaikan dengan baik
dan tepat pada waktunya.
Laporan
Akhir ini disusun guna memenuhi salah satu syarat dalam
mencapai gelar Ahli Madya program studi Administrasi Bisnis pada Politeknik
Negeri Sriwijaya.
Dalam Laporan Akhh ini, penulis memilih kelurahan Tanjung Agung yang
beralamat di jalan Kolonel Burlian, Baturaja Barat sebagai objek penelitian. Hal
yang dibahas dalam laporan ini adalah mengenai bagaimana perancangan sistem
kearsipan elektronik untuk surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan
microsoft
ffice
access 2007.
Penulis menyadari bahwa masih kurangnya pengetahuan, kemampuan, dan
pemahaman yang penulis
miliki dalam proses pembuatan Laporan Akhir ini
sehingga masih banyak terdapat kekurangan didalam Laporan
ini, untuk itu
penulis berharap para pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang
membangun agar Laporan
Akhir ini untuk dimasa
yang akan datang dapat
menjadi lebih baik lagi.
Terakhir penulis ucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu penulis dalam menyelesaikan Laporan ini, penulis berharap
semoga Laporan
Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua. Amin ya
Rabbal a'lamin.
Wassalammu'alaikum Wr. Wb.
Palembang, Jruli2014
Penulis
tv
UCAPAN TERIMA KASIH
Segala puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT. Karena
berkat rahmat dan ridho-nya penulis dapat menyelesaikan laporan ini tepat pada
waktunya. Selama proses penulisan Laporan Kerja Praktek ini, penulis menerima
banyak bantuan, bimbingan, pengarahan serta dukungan dari berbagai pihak.
Oleh karena itu penulis menyampaikan rasa hormat dan mengucapkan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Allah SWT. Yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya dalam
menyelesaikan penulisan Laporan Kerja Praktek ini.
2.
Bapak RD. Kusumanto, S.T., M.M. selaku Direktur Politeknik Negeri
Sriwijaya.
3.
Bapak Hendra SastrawinatA S.E., M.M. selaku Ketua Jurusan Administrasi
Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya.
4.
Bapak Heri Setiawan, S.E., M.AB. selaku Sekretaris Jurusan Administrasi
Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya.
5.
6.
7.
8.
Ibu Rini, S.E., MAB. selaku Dosen Pembimbing I.
Bapak H. Hadi Jauhari, S.E., M.Si. selaku Dosen Pembimbing II.
Bapak Ansori selaku Lurah pada kelurahan Tanjung Agung Baturaja Barat.
Bapak Yayan Candra Subidin, S.T. selaku Sekretaris Lurah pada kelurahan
Tanjung Agung Baturaja Barat.
9.
Bapak Nuhrudin, S.E. selaku Kasi Pemerintahan dan Trantib kelurahan
Tanjung Agung Baturaja Barat.
10.
Seluruh Karyawan dan Staffkelurahan Tanjung Agung Baturaja Barat yang
telah turut membantu dalam pemberian pengarahan serta bimbingan selama
pengumpulan data untuk Laporan Akhir ini.
11.
Seluruh Dosen dan Staff Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya
Palembang.
12.
Kedua Orangtua ku tercinta (Ibu Herlina dan Bapak Suryaningrat) dan adik-
adik ku (Mitra dan Junanda) yang telah memberikan.dukungan serta do'a
selama penulis melaksanakan dan menyelesaikan Laporan
13.
Akhir ini.
Heruransyah Puta, S.Pd. yang telah senantiasa membantu dan memotivasi
penulis dalam pembuatan Laporan Akhir ini.
14.
Sahabatku (Ade Desi PK., Sunita, Artina Ningsih,
Alfira), yuk Desi Puspita
Hati, dan sepupuku Dhemilia terima kasih atas dorongan, semangat, dan
masukan yang telah diberikan dalam pembuatan Laporan Akhir ini.
15.
Teman-teman seperjuangan di kelas 6NB yang telah memberikan semangat
selama kurang lebih 3 tahun di Administrasi Bisnis.
16.
Semua pihak yang namanya tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang
telah berperan dalam penyelesaian Laporan Akhir ini.
Akhir kat4 penulis
mengharapkan semoga laporan akhir
ini
dapat
bermanfaat dan berguna bagi penulis maupun bagi para pembaca. Penulis mohon
maaf apabila masih banyak terdapat kesalahan dalam penulisan laporan ini seperti
kata pepafah "Tak Ada Gading yang Tak Retak". Akhir kata, semoga Allah SWT.
senantiasa selalu melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya kepada
kita
Amin Ya Rabbal 'Alamin.
Palelfibdng, J:u/ri}Al{
Penulis
vt
semua.
ABSTRACT
The title of this report is lW Design of Electronic Filling System by using
Microsoft Access 2007 for the IiWnW and Outgoing Mail a/ Kelurahan Tanjung
Agung Baturaja Barat. Data collection techniques used by the author are Field
Research (Observation, Interview, Documentation) and Library Research. From
the data, the author found the problems that the process to search the files were
infficient in terms of time by using msnual system. Therefore, at this time we
need afilling system that is more structured management letter in order to speed
up the dsta searching in modern application, because of that, the author felt the
need to'design the program deemed necessary and help the stffi who manage the
archives af Kelurahan Tanjung Ag,rng. This application was designed by using
Microsoft ffice Access 2007. The results obtained from the implemetttation of
this electronic filling system thot rnade it easy to manage archives incoming and
outgoing mail at Kelurahan Tanjung Agung, in addition supported by personnels
that competent in their field, and have the skills and abilities which support the
itnplementation of electronic archiving.
Keywords: Electronic Filling System, Microsafi Access 2007, Incoming and
Outgoing Mail.
vil
DAT'TAR IST
Halaman
HALAMAN JUDUL
HALAMAN PENGESAIIAN
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
III
KATA PENGANTAR
UCAPAI\I TERIMA KASIH
ABSTRACT
DAFTAR ISI
viii
DAFTAR TABEL
xl
DAF'TAR GAMBAR
xtI
DAFTARLAMPIRAN
xtll
BABI
PENDAHULUAN
Judul
Masalah
Pembahasan
Penulisan
1.4.1 Tujuan Penulisan
l. .2Manfaat Penulisan
1.5 Metodologi Penelitian ..........
1.5.1 Ruang Lingkup Penelitian
1.5.2 Jenis dan Sumber Data .........
7.5.2.7 Data Primer
l.l
Latar Belakang Pemilihan
1.2 Rumusan
1.3 Ruang Lingkup
1-4 Tujuan dan Manfad
............. I
.................3
...................3
--......-.-.....3
.........3
.......4
...................4
.............4
.........4
.......................4
1.5.2.2 Data Sekunder.............. .......................5
1.5.3 Metode Pengumpulan
...........5
1.5.3.1 Riset Lapangan(Field
.......5
l -5.3 .2 Riset Kepustakaan (Library Re s e ar ch) ................. 6
1.5.4 Analisis
...............6
1.6 Sistematika
...........7
Data
Data
Penulisan
vm
Research)
BAB
II TINJAUAN
PUSTAKA
2.2TujuanKearsipan ..................
2.3 Fungsi Arsip
2-4PerananArsip
2-5 Manalemen Kearsipa, ..........
2.6 Definisi Surat Masuk dan Surat Keluar
2.7 Definisi Sistem
2.8 Definisi Kearsipan Elektronik (E-Filling)
2.9
2.10
2.ll
2.12
2.13
2.14
BAB
III
.................. 10
........11
--..-.12
...................12
..................13
....................14
..............15
Keuntungan Penyimpanan Arsip Secara Elektronik ................. I 6
Bentuk-bentuk Media Arsip
..................17
Manfaat Arsip
......................17
Microsofi Access 2007
..................18
Fungsi Microsoft Access 2A07
......I9
Menu Microsoft Access
................ 19
Elektronik
Elektronik
........
........
2007
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Agung
Agung
Agung
Agung
3.1 Sejarah Kelurahan Tanjung
.........21
Visi dan Misi Kelurahan Tanjung
.................22
3.2.1 Visi Kelurahan Tanjung
......................22
3.2-2 Misi Kelurahan Tanjung
.................,...22
3.3 Struktur Organisasi Kelurahan Tanjrmg Agrrng...........................22
3 .4 Uraian Tugas Pegawai Kelurahan Tanjung Agung ........ -............ 25
3.5 Alur Sistem Penyimpanan Arsip pada Kelurahan Tanjung
.................32
3.6 Perhitungan Angka Kecermatan dan Pemakaian Arsip Surat
Masuk dan Surat Keluar pada Kelurahan Tanjung Agung ........33
3.2
Agung
BAB IV PEMBAIIASAN
4.1 Perancangan Sistem Kearsipan Elektronik untuk Surat Masuk
dan Surat Keluar di Kelurahan Tanjung Agung........,................. 3 9
4.1.1 Kondisi Pendukung di Kelurahan Tanjung Agung ...........39
4.2Penerapan Sistem Kearsipan Elektronik untuk Surat Masuk dan
Surat Keluar di Kelurahan Tanjung
.........,...41
4.2.1 Alur Penyimpanan Arsip Surat
...........41
4.2..2 Alur Penyimpanan Arsip Surat
..........42
4.2.3 Peruncangan Sistem Kearsipan Elektronik Microsofi
Access 2007 untuk Surat Masuk dan Srnat Kelum ...........43
4.2.4 Marffaat Menggunakan Kearsipan Elektronik Micr o s oft
Access
................58
Agung
Masuk
Keluar
2007
tx
DAT"TARTAEEL
Ilalnman
Tabel 3.1 Daftar Srrat Masuk dan Surd Keluar Kelurahan Taqiung Agung ..
35
Tahun 2011,2012,2013
........
xt
DAX'TAR GAMdAR
'
Halaman
Gambar
2.1
Tampilan Microsafi Access .........................r......-.-...r.-.....-..-.-.20
Gambar
3.1
Struktur Organisasi Kelurahan Tanjung
Gambar
3.2
Bagan
Alur Proses Surat
Masuk
Gambar
3.3
Bagan
Alur Proses Surat
Keluar......
Gambar
4.1
Alur Penyimpanan Surat Masuk Menggunakan Microsaft ......
Access 2AA7
Agung
.........
....24
..........32
..... 33
...............
4l
Garrtbar
4.2
Alur Penyimpanan Surat Keluar Menggunakan Microsoft ......
...............42
Access2007 ........
Gambm
4.3
Rancangan Sistem Kemsipan
Gambar
4.4
Tampilan Rancangan Form
Gambar
4.5
Blank Database
Gambar
4.6
Create Blank
Gambar
4.7
Input
Gambar
4.8
Form Login yang Telah
Elektronik
Login
.........
............... 44
...... 45
......... 45
Databasq
...... 46
Mask
....... 47
Selesai
Gambar4.9 TampilanRancangan
FormMenuUtama
Gambar 4.10 Tampilan Form Menu
Utama
Gambar 4.11 Tampilan Rancangan Form Surat
........... 50
.............51
................ 52
Masuk
................ 54
4.l2TatnpllanForm
SuratMasuk
.................57
Gambar4.l3 TampilanForm
SuratKeluar
.................58
Ganabar
xil
I'AX'TAR LAMPIRAN
*
l.
SuratFhngantar Permohonan Pengaffiilan Data Laporan Akhir
2. Surat iihomr* Izin Pengarnbilan Data
&
Surat Kesepakatan Bimbingan Laporan
Akhir Pembimbing I
4.
Surat Kesepakatan Bimbingan Laporan
Al&ir Pembimbing II
5.
Kartu Konsultasi Laporan
6.
Ktrtu Konsultasi Laporan Alfifu Pembimbing II
7.
Kartu Kunjungan Matrasiswa
8.
Daftar Wawancara
f*
.
Pembirnbing
xilt
I
ACCESS 2OO7 T'NTUK SURAT MASUK DAI\I SURAT.KELUAR PADA
KELURAIIAN TANJT]NG AGT'NG BATT]RAJA BARAT.
LAPORAN AKHIR
Dibuat Untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan
PeiiiliiliLnh Diptoma III Progr*m sfirdi Adminiititsi Bisnis
Politelarik Negeri
Oleh:
Rtrtn Anfeltnah
0611 3060 0499
JTJRUSAI\I ADMII\NSTRASI BISNIS
POLITEKMK I\IEGERI SRTWIJAYA
PALEMBAF{G
2014
PERANCANGAN SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK MI CROS O FT
ACCESS 2OO7 UNTUK SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA
KELURAHAN TANJUNG AGUNG BATURAJA BARAT
Dibuat Untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan
Pendidikan Diploma III Jurusan Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Sriwijaya
I)isusun Oleh:
RIRIN ANJELINAH
0611 3060 0499
Menyetujui,
Pembimbing
Rin
II
H. Hadi Jauhari, S.8., M.Si.
NrP 197301312001 121002
19601228199A032A02
Mengetahui,
Jurusan Administrasi Bisnis
--69,-ffiih
P;"r--ffiS
Sastrawinata, S.E., M.M.
197208182003121002
LEMBAR PENGESAHAN
Nama
Ririn Anjelinah
NIM
061l],}b}O4es
Jurusan/Program Studi
Administrasi Bisnis
Judul Laporan Akhir
Perancangan Sistem Kearsipan Elektronik Microsofi
Access 2007 Untuk Strat Masuk dan Surat Keluar
Pada Kelurahan Tanjung Agung Baturaja Barat.
Telah dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Ujian Laporan Akhir
Jurusan Administrasi Bisnis
Dan dinyatakan LULUS
Pada
hari:
Tangal:
14
Senin
Juli 2014
TIM PENGUJI
No.
Nama
Pridson Mandiangan. S.E.. M.M
Ketua
Afrizawati M. S.E.. M.Si.
Anggota
H. Hadi Jauhari. S.E.. M.Si.
Tanggal
tq
/ reoV
't /s
bt4
t4/t tottt
Anggota
Hanifati Burhan. S.E.. M.Si.
Anggota.
'r /u
bn
-l
KEMEI{TERIAN PENDMIKAN DAN KEBUDAYAAI\
POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA
Jalan Srijaya Negara Bukit Besar Palembang 30139
TeIp. 071 1-353414, Far 0711-355918
E-mail: info@polsriwii ava.ac.id
SURAT PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama
Ririn Anjetinah
NIM
061 130600499
Jurusan/Program Studi
Administrasi Bisnis
Mata Kuliah
Kearsipan Elektronik
Judul Laporan Akhir
Perancangan Sistem Kearsipan Elektronik Micros oft
Access 2007 Untuk Surat Masuk dan Surat Keluar
Pada Kelurahan Tanjung Agung Baturaja Barat.
Dengan ini menyatakan bahwa:
1.
Laporan yang saya buat dengan judul sebagaimana tersebut diatas beserta
isinya merupakan hasil penelitian saya sendiri.
2. Laporan Akhir bukanlah plagiat/salinan Laporan Akhh milik orang lain.
3. Apabila Laporan Akhir saya plagiat/salinan Laporan Akhir milik orang lain,
maka saya sanggup menerima sanksi berupa pembatalan Laporan Akhir
beserta konsekuensinya.
Demikianlah surat pernyataan ini saya buat dengan sebenamya untuk diketahui
oleh pihak-pihak yang berkepentingaa.
Palembang, Agustus2014
Ijl-q-gg.*b*tpernyataan
NrM 061130604499
-!
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Motto:
"Allah tidak akan membebani seseorang
melainkan sesuai dengan kesanggupannya".
(Al-baqarah:286)
"Think big feel strong, and pray hard for deep heart."
(Berpikirlah besar, jadilah kuat, dan berdoalah dengan sungguhsungguh untuk hati yang terdalam)
Reza M, Syaried PSK.
|angan menjelaskan tentang dirimu kepada siapapun,
karena yang menyukaimu tidak butuh itu,
dan yang membencimu tidak percaya itu.
(Ali bin Abi Thalib)
Kupersembahkan Kepada:
a.
Kedua Orangtua ku sebagai sumber
motivasi ku.
b.
Memet & Nanda (Adik-adik ku tersayang)
c. Herwansyah Putra yang senantiasa
membanfuku
d.
e.
f.
Keluarga Besarku
Teman-temanku di 6 NB
Almamaterku
ilt
KATA PENGANTAR
Assalammu'alaikum Wr. Wb.
Alhamdulillahi robbil alamin, puji syukur kami panjatkan kehadirat AIIah
SWT berkat rahmat dan karunia-Nya lah, maka penulis dapat menyelesaikan
ini yang berjudul
Laporan Akhir
"Perancangan Sistem Kearsipan Elektronik
Microsoft Office Access 2007 untuk Surat Masuk dan Surat Keluar
Kelurahan Tanjung Aguttg Baturaja Barat
"
pada
dapat penulis selesaikan dengan baik
dan tepat pada waktunya.
Laporan
Akhir ini disusun guna memenuhi salah satu syarat dalam
mencapai gelar Ahli Madya program studi Administrasi Bisnis pada Politeknik
Negeri Sriwijaya.
Dalam Laporan Akhh ini, penulis memilih kelurahan Tanjung Agung yang
beralamat di jalan Kolonel Burlian, Baturaja Barat sebagai objek penelitian. Hal
yang dibahas dalam laporan ini adalah mengenai bagaimana perancangan sistem
kearsipan elektronik untuk surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan
microsoft
ffice
access 2007.
Penulis menyadari bahwa masih kurangnya pengetahuan, kemampuan, dan
pemahaman yang penulis
miliki dalam proses pembuatan Laporan Akhir ini
sehingga masih banyak terdapat kekurangan didalam Laporan
ini, untuk itu
penulis berharap para pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang
membangun agar Laporan
Akhir ini untuk dimasa
yang akan datang dapat
menjadi lebih baik lagi.
Terakhir penulis ucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu penulis dalam menyelesaikan Laporan ini, penulis berharap
semoga Laporan
Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua. Amin ya
Rabbal a'lamin.
Wassalammu'alaikum Wr. Wb.
Palembang, Jruli2014
Penulis
tv
UCAPAN TERIMA KASIH
Segala puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT. Karena
berkat rahmat dan ridho-nya penulis dapat menyelesaikan laporan ini tepat pada
waktunya. Selama proses penulisan Laporan Kerja Praktek ini, penulis menerima
banyak bantuan, bimbingan, pengarahan serta dukungan dari berbagai pihak.
Oleh karena itu penulis menyampaikan rasa hormat dan mengucapkan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Allah SWT. Yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya dalam
menyelesaikan penulisan Laporan Kerja Praktek ini.
2.
Bapak RD. Kusumanto, S.T., M.M. selaku Direktur Politeknik Negeri
Sriwijaya.
3.
Bapak Hendra SastrawinatA S.E., M.M. selaku Ketua Jurusan Administrasi
Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya.
4.
Bapak Heri Setiawan, S.E., M.AB. selaku Sekretaris Jurusan Administrasi
Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya.
5.
6.
7.
8.
Ibu Rini, S.E., MAB. selaku Dosen Pembimbing I.
Bapak H. Hadi Jauhari, S.E., M.Si. selaku Dosen Pembimbing II.
Bapak Ansori selaku Lurah pada kelurahan Tanjung Agung Baturaja Barat.
Bapak Yayan Candra Subidin, S.T. selaku Sekretaris Lurah pada kelurahan
Tanjung Agung Baturaja Barat.
9.
Bapak Nuhrudin, S.E. selaku Kasi Pemerintahan dan Trantib kelurahan
Tanjung Agung Baturaja Barat.
10.
Seluruh Karyawan dan Staffkelurahan Tanjung Agung Baturaja Barat yang
telah turut membantu dalam pemberian pengarahan serta bimbingan selama
pengumpulan data untuk Laporan Akhir ini.
11.
Seluruh Dosen dan Staff Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya
Palembang.
12.
Kedua Orangtua ku tercinta (Ibu Herlina dan Bapak Suryaningrat) dan adik-
adik ku (Mitra dan Junanda) yang telah memberikan.dukungan serta do'a
selama penulis melaksanakan dan menyelesaikan Laporan
13.
Akhir ini.
Heruransyah Puta, S.Pd. yang telah senantiasa membantu dan memotivasi
penulis dalam pembuatan Laporan Akhir ini.
14.
Sahabatku (Ade Desi PK., Sunita, Artina Ningsih,
Alfira), yuk Desi Puspita
Hati, dan sepupuku Dhemilia terima kasih atas dorongan, semangat, dan
masukan yang telah diberikan dalam pembuatan Laporan Akhir ini.
15.
Teman-teman seperjuangan di kelas 6NB yang telah memberikan semangat
selama kurang lebih 3 tahun di Administrasi Bisnis.
16.
Semua pihak yang namanya tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang
telah berperan dalam penyelesaian Laporan Akhir ini.
Akhir kat4 penulis
mengharapkan semoga laporan akhir
ini
dapat
bermanfaat dan berguna bagi penulis maupun bagi para pembaca. Penulis mohon
maaf apabila masih banyak terdapat kesalahan dalam penulisan laporan ini seperti
kata pepafah "Tak Ada Gading yang Tak Retak". Akhir kata, semoga Allah SWT.
senantiasa selalu melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya kepada
kita
Amin Ya Rabbal 'Alamin.
Palelfibdng, J:u/ri}Al{
Penulis
vt
semua.
ABSTRACT
The title of this report is lW Design of Electronic Filling System by using
Microsoft Access 2007 for the IiWnW and Outgoing Mail a/ Kelurahan Tanjung
Agung Baturaja Barat. Data collection techniques used by the author are Field
Research (Observation, Interview, Documentation) and Library Research. From
the data, the author found the problems that the process to search the files were
infficient in terms of time by using msnual system. Therefore, at this time we
need afilling system that is more structured management letter in order to speed
up the dsta searching in modern application, because of that, the author felt the
need to'design the program deemed necessary and help the stffi who manage the
archives af Kelurahan Tanjung Ag,rng. This application was designed by using
Microsoft ffice Access 2007. The results obtained from the implemetttation of
this electronic filling system thot rnade it easy to manage archives incoming and
outgoing mail at Kelurahan Tanjung Agung, in addition supported by personnels
that competent in their field, and have the skills and abilities which support the
itnplementation of electronic archiving.
Keywords: Electronic Filling System, Microsafi Access 2007, Incoming and
Outgoing Mail.
vil
DAT'TAR IST
Halaman
HALAMAN JUDUL
HALAMAN PENGESAIIAN
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
III
KATA PENGANTAR
UCAPAI\I TERIMA KASIH
ABSTRACT
DAFTAR ISI
viii
DAFTAR TABEL
xl
DAF'TAR GAMBAR
xtI
DAFTARLAMPIRAN
xtll
BABI
PENDAHULUAN
Judul
Masalah
Pembahasan
Penulisan
1.4.1 Tujuan Penulisan
l. .2Manfaat Penulisan
1.5 Metodologi Penelitian ..........
1.5.1 Ruang Lingkup Penelitian
1.5.2 Jenis dan Sumber Data .........
7.5.2.7 Data Primer
l.l
Latar Belakang Pemilihan
1.2 Rumusan
1.3 Ruang Lingkup
1-4 Tujuan dan Manfad
............. I
.................3
...................3
--......-.-.....3
.........3
.......4
...................4
.............4
.........4
.......................4
1.5.2.2 Data Sekunder.............. .......................5
1.5.3 Metode Pengumpulan
...........5
1.5.3.1 Riset Lapangan(Field
.......5
l -5.3 .2 Riset Kepustakaan (Library Re s e ar ch) ................. 6
1.5.4 Analisis
...............6
1.6 Sistematika
...........7
Data
Data
Penulisan
vm
Research)
BAB
II TINJAUAN
PUSTAKA
2.2TujuanKearsipan ..................
2.3 Fungsi Arsip
2-4PerananArsip
2-5 Manalemen Kearsipa, ..........
2.6 Definisi Surat Masuk dan Surat Keluar
2.7 Definisi Sistem
2.8 Definisi Kearsipan Elektronik (E-Filling)
2.9
2.10
2.ll
2.12
2.13
2.14
BAB
III
.................. 10
........11
--..-.12
...................12
..................13
....................14
..............15
Keuntungan Penyimpanan Arsip Secara Elektronik ................. I 6
Bentuk-bentuk Media Arsip
..................17
Manfaat Arsip
......................17
Microsofi Access 2007
..................18
Fungsi Microsoft Access 2A07
......I9
Menu Microsoft Access
................ 19
Elektronik
Elektronik
........
........
2007
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Agung
Agung
Agung
Agung
3.1 Sejarah Kelurahan Tanjung
.........21
Visi dan Misi Kelurahan Tanjung
.................22
3.2.1 Visi Kelurahan Tanjung
......................22
3.2-2 Misi Kelurahan Tanjung
.................,...22
3.3 Struktur Organisasi Kelurahan Tanjrmg Agrrng...........................22
3 .4 Uraian Tugas Pegawai Kelurahan Tanjung Agung ........ -............ 25
3.5 Alur Sistem Penyimpanan Arsip pada Kelurahan Tanjung
.................32
3.6 Perhitungan Angka Kecermatan dan Pemakaian Arsip Surat
Masuk dan Surat Keluar pada Kelurahan Tanjung Agung ........33
3.2
Agung
BAB IV PEMBAIIASAN
4.1 Perancangan Sistem Kearsipan Elektronik untuk Surat Masuk
dan Surat Keluar di Kelurahan Tanjung Agung........,................. 3 9
4.1.1 Kondisi Pendukung di Kelurahan Tanjung Agung ...........39
4.2Penerapan Sistem Kearsipan Elektronik untuk Surat Masuk dan
Surat Keluar di Kelurahan Tanjung
.........,...41
4.2.1 Alur Penyimpanan Arsip Surat
...........41
4.2..2 Alur Penyimpanan Arsip Surat
..........42
4.2.3 Peruncangan Sistem Kearsipan Elektronik Microsofi
Access 2007 untuk Surat Masuk dan Srnat Kelum ...........43
4.2.4 Marffaat Menggunakan Kearsipan Elektronik Micr o s oft
Access
................58
Agung
Masuk
Keluar
2007
tx
DAT"TARTAEEL
Ilalnman
Tabel 3.1 Daftar Srrat Masuk dan Surd Keluar Kelurahan Taqiung Agung ..
35
Tahun 2011,2012,2013
........
xt
DAX'TAR GAMdAR
'
Halaman
Gambar
2.1
Tampilan Microsafi Access .........................r......-.-...r.-.....-..-.-.20
Gambar
3.1
Struktur Organisasi Kelurahan Tanjung
Gambar
3.2
Bagan
Alur Proses Surat
Masuk
Gambar
3.3
Bagan
Alur Proses Surat
Keluar......
Gambar
4.1
Alur Penyimpanan Surat Masuk Menggunakan Microsaft ......
Access 2AA7
Agung
.........
....24
..........32
..... 33
...............
4l
Garrtbar
4.2
Alur Penyimpanan Surat Keluar Menggunakan Microsoft ......
...............42
Access2007 ........
Gambm
4.3
Rancangan Sistem Kemsipan
Gambar
4.4
Tampilan Rancangan Form
Gambar
4.5
Blank Database
Gambar
4.6
Create Blank
Gambar
4.7
Input
Gambar
4.8
Form Login yang Telah
Elektronik
Login
.........
............... 44
...... 45
......... 45
Databasq
...... 46
Mask
....... 47
Selesai
Gambar4.9 TampilanRancangan
FormMenuUtama
Gambar 4.10 Tampilan Form Menu
Utama
Gambar 4.11 Tampilan Rancangan Form Surat
........... 50
.............51
................ 52
Masuk
................ 54
4.l2TatnpllanForm
SuratMasuk
.................57
Gambar4.l3 TampilanForm
SuratKeluar
.................58
Ganabar
xil
I'AX'TAR LAMPIRAN
*
l.
SuratFhngantar Permohonan Pengaffiilan Data Laporan Akhir
2. Surat iihomr* Izin Pengarnbilan Data
&
Surat Kesepakatan Bimbingan Laporan
Akhir Pembimbing I
4.
Surat Kesepakatan Bimbingan Laporan
Al&ir Pembimbing II
5.
Kartu Konsultasi Laporan
6.
Ktrtu Konsultasi Laporan Alfifu Pembimbing II
7.
Kartu Kunjungan Matrasiswa
8.
Daftar Wawancara
f*
.
Pembirnbing
xilt
I