4. MK PENANGANAN SURAT MASUK

  MODUL 4 PENANGANAN SURAT MASUK

A. Tahap-Tahap Penanganan Surat Masuk

  Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi / perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat masuk merupakan semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (penerima surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi) (Wursanto, 1991:108). Adapun menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah menyatakan bahwa “Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima”.

  Setiap kantor dalam setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, puluhan surat, bahkan ratusan surat. Setiap kantor tentu saja berbeda jumlah suratnya. Semakin besar kantor tersebut, maka semakin banyak surat yang harus ditangani setiap harinya. Dapat dibayangkan apabila suatu kantor setiap harinya menangani surat dalam jumlah ratusan, misalnya 1 hari 500 surat, berarti dalam 1 minggu kurang lebih 2.500 surat yang ditangani, dalam sebulan kurang lebih 10.000 surat dan 1 tahun bisa mencapai sekitar 1.200.000 surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan. Kerugian-kerugian tersebut antara lain : 1) Surat dan informasinya bisa hilang. 2) Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata. 3) Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur.

  Sementara itu, manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik antara lain : 1) Surat akan tercatat dengan baik. 2) Prosedur penanganan surat jelas. 3) Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan.

  4) Rahasia akan terjaga. Surat masuk dapat diterima melalui : 1) Kurir instansi pengirim surat dengan menggunakan buku ekspedisi.

  2) Kurir kantor pos. 3) Diambil langsung oleh kurir instansi yang bersangkuran bagi organisasi yang mempunyai PO BOX di kantor pos.

  Barthos (2009 : 24-32) berpendapat bahwa cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima oleh sekretaris mengikuti beberapa prosedur, yaitu : 1) Melakukan penyortiran. 2) Melakukan penyortiran selanjutnya. 3) Membuka sampul (amplop) surat. 4) Mengeluarkan sura dari dalam sampul. 5) Meneliti surat. 6) Membaca surat. 7) Menyampaikan surat (intern). 8) Mencatat surat.

  Menurut Ating Tedjasutisna, prosedur pengelolaan surat yang masuk hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut :

  1) Penerimaan

  Tugas penerimaan adalah a) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.

  b) Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat.

  c) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian.

  d) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

  2) Penyortiran

  Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasanya, rutin dan rahasia. Penyortiran ini memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

  3) Pencatatan

  Setelah surat dicatata ditempel serta memeriksa ketepatan jenis maupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

  4) Mengagendakan Surat Masuk

  Kegiatan mencatat surat masuk ke dalam buku agenda. Buku ini bisa disebut dengan buku agenda masuk (daily mail record). Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk).

  5) Pengarahan dan Penerusan

  Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

  6) Penyampaian Surat Masuk

  Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut : a. Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.

  b. Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.

  c. Petugas pengarah mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

7) Penyimpanan Berkas Surat Masuk

  Penyimpanan ini dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.

B. Penanganan Surat Masuk dengan Buku Agenda

  Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut :

1) Penerimaan Surat

  Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis. Tugas penerima surat adalah : a. Mengumpulkan setiap surat yang masuk.

  b. Meneliti ketepatan alamat.

  c. Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima.

2) Penyortiran Surat

  Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

3) Pencatatan Surat

  Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

  Ada beberapa macam buku agenda yang dapat digunakan untuk melakukan pencatatan surat, yaitu buku agenda surat masuk, buku agenda verbal (surat keluar) dan buku agenda berpasangan.

  a) Buku Agenda Surat Masuk Buku ini digunakan untuk mencatat semua surat masuk yang diterima.

  Contoh :

  Tanggal Tanggal Terima Diteruskan No dan No. Perihal Lampiran Keterangan Terima Dari Kepada Surat

  b) Buku Agenda Verbal (Surat Keluar)

  Buku ini digunakan untuk mencatat semua surat yang dibuat dan dikirim kepada pihak lain. Contoh :

  Nomor Tanggal Dikirim No Perihal Lampiran Keterangan Surat Surat Kepada

c) Buku Agenda Berpasangan

  Buku ini digunakan untuk mencatat semua surat yang masuk maupun surat keluar yang digabungkan menjadi satu. Contoh :

  No Tanggal Terima/Kirim Tanggal dan No. Surat M/K Dari/Kepada Lampiran Diteruskan Kepada Ket. 4) Pengarahan Surat

  Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan ppermasalahan surat. Pengerahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut. Contoh Format Disposisi :

  

DISPOSISI

  Indeks : Rahasia : Penting : Biasa :

  Kode : Tanggal Penyelesaian :

  Tgl/No : Asal : Isi Ringkas : Instruksi : Diteruskan Kepada : Sesudah digunakan harap segera kembali Kepada : Tanggal : Ket : Di isi sekretaris (Indeks, Rahasia/Penting/Biasa, Kode, Tanggal Penyelesaian, Kepada, Tanggal) Di isi pimpinan (Tgl/No, Asal, Isi Ringkas, Instruksi, Diteruskan Kepada)

5) Penyampaian Surat

  Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern. Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu :

  a) Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.

  b) Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan unuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan. Contoh Format Buku Ekspedisi :

  Tanggal Tanggal Ditujukan Nama Tanda No dan No. Perihal Kirim Kepada Penerima Tangan Surat 6) Penyimpanan Surat

  Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, sesuai dengan yang digunakan dalam organisasi tersebut.

C. Penanganan Surat Masuk dengan Kartu Kendali

  Prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem kartu kendali adalah sebagai berikut :

1) Prosedur Penanganan Surat Masuk Penting

a. Penerimaan Surat

  Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut :

  1. Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.

  2. Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat dan surat rahasia.

  3. Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.

  4. Menerima surat keluar dari instransi sendiri untuk dikirim melalui pos atau kurir.

b. Pencatatan Surat

  Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut :

  1. Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

  2. Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali.

  3. Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian kartu kendali I diserahkan ke penata arsip.

  4. Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas dan mengarahkannya ke pengarah surat.

  Format Kartu Kendali

  Kartu kendali berukuran 10 cm x 15 cm dan terdiri dari tiga lembar. Biasanya dicetak dengan menggunakan carbon copy.

  M Tanggal : Indeks / Kode No. Urut : K Isi Ringkas : Lampiran : Tgl. Surat : No. Surat : Dari : Kepada : Pengolah :

  Paraf : Catatan :

  Keterangan :

• Kolom Indeks Bila surat akan disimpan dengan sistem subjek, maka kolom ini diisi dengan masalah surat. Jika surat disimpan dengan sistem abjad, maka kolom ini diisi dengan indeks abjad. Hal ini tergantung dari sistem penyimpanan apa yang digunakan. Pada umumnya yang menggunakan kartu kendali adalah kantor yang volume suratnya sangat banyak. Untuk kantor yang demikian akan lebih cocok menggunakan sistem subjek.
• Kolom Tanggal, No. Urut, M/K

  Diisi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat. Nomor urut diisi dengan nomor urut pada hari tersebut, sedangkan huruf M dilingkari, berarti surat masuk dan huruf K dilingkari berarti surat keluar.

• Kolom Kode Diisi dengan kode yang sesuai berdasarkan indeks yang digunakan dapat berupa kode abjad jika menggunakan indeks abjad, bisa juga dengan kode sesuai daftar klasifikasi subjek, jika menggunakan indeks subjek.
• Kolom Isi Ringkas Diisi uraian ringkas tentang isi surat.
• Kolom Lampiran Diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang terdapat pada surat tersebut.
• Kolom Dari Diisi dengan instansi mana surat itu berasal.
• Kolom Kepada Diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan.
• Kolom Tanggal Surat Diisi dengan tanggal surat masuk/keluar tersebut.
• Kolom Nomor Surat Diisi dengan nomor surat masuk/keluar tersebut.
• Kolom Pengolah Diisi dengan unit kerja di instansi yang bersangkutan yang akan menangani surat tersebut.
• Kolom Paraf Setelah surat tersebut disampaikan ke unit kerja, maka yang menerima surat harus memberikan parafnya sebagai tanda bahwa surat sudah diterima. Jadi dalam sistem kartu kendali tidak perlu lagi menggunakan buku ekspedisi karena kartu kendali dapat berfungsi juga sebagai buku ekspedisi.
• Kolom Catatan Dalam kolom ini dicatat apa saja yang perlu dijelaskan tentang surat tersebut. Misalnya, lampiran tidak ada, surat tidak lengkap lembarannya.

c. Pengarahan atau Pengendalian Surat

  Tugas pengarah surat antara lain sebagai berikut :

  1. Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf kartu kendali III sebagai bukti surat sudah diterima.

  2. Menentukan arah surat, kepada siapa atau unit mana surat diteruskan.

  3. Mengisi kolom indeks, kode, isi dan pengolah pada kartu kendali.

  4. Mengambil kartu kendali II dan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.

  5. Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit kerja.

  6. Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali II dengan kartu kendali III.

  7. Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penara arsip/arsiparis dan menukar kartu kendali II dengan kartu kendali I.

d. Penyampaian Surat ke Unit Pengolah

  Unit pengolah terdiri dari beberapa bagian, yaitu sebagai berikut :

1. Tata Usaha, unit pengolah yang tugasnya :

  a) Menerima surat dan kartu kendali III serta memarafnya sebagai bukti bahwa surat sudah diterima.

  b) Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat tersebut lembar disposisi 1 dan 2 serta kartu kendali III untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.

  c) Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II yang telah di isi oleh pimpinan unit pengolah.

  d) Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.

  e) Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (inaktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti bahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

2. Pimpinan, unit pengolah yang tugasnya :

  a) Menerima surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II dari tata usaha unit pengolah.

  b) Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang masuk.

c) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II kepada tata usaha unit pengolah.

3. Pelaksana, unit pengolah yang tugasnya :

  a) Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha unit pengolah.

  b) Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.

  c) Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit pengolah jika usrat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

2) Prosedur Penanganan Surat Masuk Biasa

  Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3 (tiga), tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

  Format Lembar Pengantar Surat Biasa :

LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA

Unit : Tanggal: Waktu:

  Penyampaian : No. Urut Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan Jumlah: Tanggal : Pukul: Diterima :

  Dalam menangani surat masuk rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan.

  Keterangan :

• Kolom Unit Di isi nama unit atau satuan organisasi yang akan mengelola surat biasa tersebut.
• Kolom Tanggal Di isi tanggal pengiriman surat-surat biasa tersebut.
• Kolom Jam Penyampaian Di isi pada jam berapa pengiriman surat tersebut.
• Kolom Nomor Urut Di isi nomor sesuai tata urutan surat diterima. Sebaiknya disusun menurut tanggal penerimaan surat. Surat pertama kali diterima berada paling atas.
• Kolom Asal Surat Di isi nama instansi atau organisasi pengiriman surat.
• Kolom Tanggal dan Nomor Di isi tanggal dan nomor yang tercantum dalam surat.
• Kolom Isi Ringkas Di isi ringkasan isi surat.
• Kolom Keterangan Di isi keterangan atau catatan yang dianggap perlu.
• Kolom Jumlah Di isi jumlah surat yang dikirim melalui lembar pengantar tersebut.
• Kolom Pukul Di isi tanggal berapa dan jam berapa surat tersebut diterima oleh pengelola.
• Kolom Diterima Di isi nama pejabat yang menerima surat-surat tersebut.

3) Prosedur Penanganan Surat Masuk Rahasia

  Format Lembar Pengantar Surat Rahasia

LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA

Unit :

  Penyampaian : Tanggal: Waktu:

No. Urut Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan

Jumlah: Tanggal : Pukul:

  Diterima :

  Langkah-langkah penanganan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut :

  1. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.

  2. Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.

  3. Pengarah surat memerika pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.

  4. Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.

  5. Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip.