Cara Mendapatkan Kartu PNS Elektrik SOP Implementasi KPE
SOP Implementasi KPE
Dasar:
Keputusan Deputi INKA No. 26/KEP/INKA/IV/2013
Tanggal 08 April 2015
o
o
o
o
–
–
Prosedur pencetakan dan penerbitan KPE
Prosedur penggantian KPE hilang
Prosedur penggantian KPE rusak/perbedaan data
Prosesur KPE tertelan ATM
Berbeda Bank
Bank sama
Prosedur
pelaporan
PNS
yang
pindah
instansi/wilayah kerja
1. PROSEDUR PENCETAKAN DAN PENERBITAN
KPE
o
Bank Pembayar Agji melakukan personalisasi dan
aktidfitas ATM selambat-lambatnya 2 (dua) bulan
setelah serah terima KPE dari BKN
o Bank
Pembayar Gaji melakukan identifikasi
dan/atau penerbitan Nomor Rekening PNS dan
Personal Identification Number (PIN), serta
melakukan personalisasi fungsi ATM-nya.
o Instansi menyerahkan KPE kepada Bank Pembayar
Gaji untuk personalisasi/diaktifikasikan fungsi ATMnya.
o BKN
menyerahkan KPE kepada instansi yang
dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima KPE
o BKN
melakukan pemeriksaan kesesuaian fisik
cetakan KPE dan kesesuaian data PNS yang
tersimpan dalama chip KPE, apabila terdapat
o
ketidaksesuaian maka kegiatan pada huruf (i)
dan/atau huruf(j) diulang kembali.
o BKN
melakukan personalisasi/perekaman data
PNS ke dalam chip KPE.
o BKN
melaksanakan pencetakan Kartu PNS
Elektronik (KPE) lengkap dengan logo Bank
pembayar gaji.
o Pada saat pelaksanaan pemotretan, semua PNS
diwajibkan memakai pakaian kerja sesuai dengan
peraturan dari setiap instansi
o Pelaksanaan perekaman sidik jari dan pemotretan
di Instansi sesuai dengan data yang sudah
diverifikasi.
o Instansi
menyiapkan fasilitas ruangan dan
memobilisasi PNS di lingkungannya sesuai dengan
jadwal perekaman sidik jari dan pemotretan yang
telah ditetapkan.
o BKN
menetapkan dan menyampaikan jadwal
perekam sidik jari dan pemotretan ke instansi.
o BKN menyampaikan data PNS yang berbeda hasil
verifikasi ke instansi untuk dilengkapi data
pendukungnya.
o BKN
melakukan verifikasi data PNS yang
disampaikan oleh instansi.
o Instansi menetapkan Bank sebagai pembayar gaji
PNS di lingkungannya dengan PKS yang diketahui
oleh BKN, serta menyampaikan format Logo Bank
yang akan dicetak di KPE.
o Instansi mengajukan permohonan penerbitan KPE
ke BKN dengan melampirkan daftar nominatif PNS
dalam bentuk hardcopy dan softcopy catatan: Bagi
PNS yang diangkat sejak 1 Maret 2008 wajib
melampirkan SK CPNS dan SK PNS.
Instansi bersama-sama Bank terkait menyerahkan
KPE beserta PIN kepada PNS selambat-lambatnya
1(satu) bulan setelah KPE selesai dipersonalisasi
Bank.
2. PROSEDUR PENGGANTIAN KPE HILANG
o
PNS melaporkan kehilangan KPE kepada kepolisian
setempat untuk mendapatkan surat keterangan
kehilangan KPE.
o PNS melaporkan kehilangan KPE kepada instansi
dengan melampirkan surat keterangan dari
kepolisian.
o PNS melaporkan kehilangan KPE dengan Bank
Pembayar Gaji untuk melakukan pemblokiran
sementara fungsi ATM di KPE.
o Bank menerbitkan ATM sementara atas nomor
rekening PNS yang bersangkutan agar tetap dapat
mengambil gaji melalui ATM sebelum KPE pengganti
diterbitkan.
o Instansi
mengusulkan penggantian KPE yang
hilang kepada BK
o BKN menerbitkan KPE pengganti sesuai dengan
“Prosedur Pencetakan dan Penerbitan KPEpada
huruf (i) sampai dengan huruf (k)”.
o KPE pengganti diserahkan kepada instansi yang
dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima, untuk
kemudian
diserahkan
kepada
PNS
yang
bersangkutan.
o PNS yang bersangkutan menyampaikan KPE-nya
kepada Pihak Bank terkait untuk dilakukan
personalisasi fungsi ATM-nya
o Pihak Bank terkait menyerahkan kembali KPE yang
telah dipersonalisasi/diaktifkan fungsi ATM-nya
beserta PIN kepada PNS yang bersangkutan.
o
3. PROSEDUR
PENGGANTIAN
RUSAK/PERBEDAAN DATA
KPE
PNS melaporkan atau menyerahkan KPE yang
rusak dan/atau ketidaksesuaian data KPE kepada
instansi disertai dengan alasan-alasan data/atau
bukti-bukti dokumen.
o Instansi mengusulkan penggantian KPE kepada
BKN
disertai
KPE
yang
rusak
dan/atau
ketidaksesuaian data KPE tersebut.
o BKN menerbitkan KPE pengganti sesuai dengan
“Prosedur Pencetakan dan Penerbitan KPEpada
hurup (i) sampai dengan hurup (k)”.
o KPE pengganti diserahkan kepada instansi yang
dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima, untuk
kemudian
diserahkan
kepada
PNS
yang
bersangkutan.
o PNS yang bersangkutan menyampaikan KPE-nya
kepada Bank Pembayar Gaji untuk dilakukan
personalisasi fungsi ATM-nya.
o Bank Pembayar Gaji menyerahkan kemabli KPE
yang telah dipersonalisasi/diaktifkan fungsi ATM-nya
kepada PNS yang bersangkutan.
4. PROSEDUR KPE TERTELAN ATM
o
4.1 Bank Pembayar Gaji berbeda dengan Bank
tempat transaksi
PNS melaporkan KPE yang tertelan di mesin ATM
kepada Bank pembayar gaji untuk melakukan
pemblokiran sementara fungsi ATM di KPE.
o Bank Pembayar Gaji menerbitkan ATM sementara
atas nomor rekening PNS yang bersangkutan agar
tetap dapat mengambil gaji melalui ATM sebelum
KPE dikembalikan.
o
Bank pemilik ATM tempat kejadian KPE tertelan,
melakukan proses pengembalian KPE kepada pihak
Bank pembayar gaji PNS yang bersangkutan.
o Pihak
Bank pembayar gaji menyerahkan dan
mengaktifkan fungsi ATM-nya kepada PNS
bersangkutan, apabila KPE yang tertelan di mesin
ATM sudah dikembalikan oleh Pihak Bank pemilik
ATM tempat kejadian.
o Apabila dalam waktu 1(satu) bulan KPE yang
tertelan mesin ATM belum diterima kembali oleh
PNS , maka Bank Pembayar Gaji membuat surat
pernyataan bahwa KPE yang tertelan dimesin ATM
bank lain tidak dikembalikan disertai alasannya,
sebagai dasar usul penerbitan ulang KPE tersebut
bagi instansi dan selanjutnya penerbitan KPE
diproses sesuai “Prosedur Penggantian KPE
Rusak/Perbedaan Data pada angka 3”.
4.2 Bank Pembayar Gaji sama dengan Bank
tempat transaksi
o
PNS melaporkan KPE yang tertelan di mesin ATM
kepada Bank pembayar gaji untuk melakukan
pemblokiran sementara fungsi ATM di KPE.
o Bank melakukan proses pengembalian KPE kepada
PNS yang bersangkutan, kurang dari 2 hari kerja.
o Bank menyerahkan dan mengaktifkan kembali
fungsi ATM-nya kepada PNS bersangkutan.
o Apabila
dalam waktu 1(satu)bulan KPE yang
tertelan mesin ATM belum diterima kembali oleh
PNS, maka Bank Pembayar Gaji membuat surat
pernyataan bahwa KPE yang tertelan di mesin ATM
tidak bisa dikembalikan disertai alasannya, sebagai
dasar usul penerbitan ulang KPE tersebut bagi
Instansi dan selanjutnya penerbitan KPE diproses
o
sesuai
“Prosedur
Penggantian
KPE
Rusak/Perbedaan Data pada angka 3”.
5. PROSEDUR PELAPORAN PNS YANG PINDAH
INSTANSI/WILAYAH KERJA
PNS
yang
pindah
Instansi
Pusat/Daerah
melaporkan kepada Bank Pembayar Gaji tentang
kepindahan tempat kerja PNS tersebut, apabila tidak
ada perubahan Bank pembayar gaji PNS yang
bersangkutan.
o PNS yang pindah Instansi Pusat/Daerah dan pindah
Bank
Pembayar
Gajinya
maka
PNS
yang
bersangkutan melakukan penutupan rekening di
Bank Pembayar Gaji yang lama dan melakukan
pembukaan rekening di Bank Pembayar Gaji yang
baru.
o PNS yang pindah Instansi Pusat/Daerah masih
dalam satu Bank Pembayar Gaji melaporkan kepada
BKN tentang kepindahan tersebut melalui Instansi
Pusat/Daerah yang baru tanpa diterbitkan KPE baru.
o PNS yang pindah Instansi Pusat/Daerah dan pindah
Bank pembayar gajinya dapat mengajukan
penerbitan KPE baru sesuai dengan Bank Pembayar
Gaji di tempat kerja yang baru melalui “Prosedur
Penggantian KPE Rusak/Perbedaan Data pada
angka 3”.
o
Dasar:
Keputusan Deputi INKA No. 26/KEP/INKA/IV/2013
Tanggal 08 April 2015
o
o
o
o
–
–
Prosedur pencetakan dan penerbitan KPE
Prosedur penggantian KPE hilang
Prosedur penggantian KPE rusak/perbedaan data
Prosesur KPE tertelan ATM
Berbeda Bank
Bank sama
Prosedur
pelaporan
PNS
yang
pindah
instansi/wilayah kerja
1. PROSEDUR PENCETAKAN DAN PENERBITAN
KPE
o
Bank Pembayar Agji melakukan personalisasi dan
aktidfitas ATM selambat-lambatnya 2 (dua) bulan
setelah serah terima KPE dari BKN
o Bank
Pembayar Gaji melakukan identifikasi
dan/atau penerbitan Nomor Rekening PNS dan
Personal Identification Number (PIN), serta
melakukan personalisasi fungsi ATM-nya.
o Instansi menyerahkan KPE kepada Bank Pembayar
Gaji untuk personalisasi/diaktifikasikan fungsi ATMnya.
o BKN
menyerahkan KPE kepada instansi yang
dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima KPE
o BKN
melakukan pemeriksaan kesesuaian fisik
cetakan KPE dan kesesuaian data PNS yang
tersimpan dalama chip KPE, apabila terdapat
o
ketidaksesuaian maka kegiatan pada huruf (i)
dan/atau huruf(j) diulang kembali.
o BKN
melakukan personalisasi/perekaman data
PNS ke dalam chip KPE.
o BKN
melaksanakan pencetakan Kartu PNS
Elektronik (KPE) lengkap dengan logo Bank
pembayar gaji.
o Pada saat pelaksanaan pemotretan, semua PNS
diwajibkan memakai pakaian kerja sesuai dengan
peraturan dari setiap instansi
o Pelaksanaan perekaman sidik jari dan pemotretan
di Instansi sesuai dengan data yang sudah
diverifikasi.
o Instansi
menyiapkan fasilitas ruangan dan
memobilisasi PNS di lingkungannya sesuai dengan
jadwal perekaman sidik jari dan pemotretan yang
telah ditetapkan.
o BKN
menetapkan dan menyampaikan jadwal
perekam sidik jari dan pemotretan ke instansi.
o BKN menyampaikan data PNS yang berbeda hasil
verifikasi ke instansi untuk dilengkapi data
pendukungnya.
o BKN
melakukan verifikasi data PNS yang
disampaikan oleh instansi.
o Instansi menetapkan Bank sebagai pembayar gaji
PNS di lingkungannya dengan PKS yang diketahui
oleh BKN, serta menyampaikan format Logo Bank
yang akan dicetak di KPE.
o Instansi mengajukan permohonan penerbitan KPE
ke BKN dengan melampirkan daftar nominatif PNS
dalam bentuk hardcopy dan softcopy catatan: Bagi
PNS yang diangkat sejak 1 Maret 2008 wajib
melampirkan SK CPNS dan SK PNS.
Instansi bersama-sama Bank terkait menyerahkan
KPE beserta PIN kepada PNS selambat-lambatnya
1(satu) bulan setelah KPE selesai dipersonalisasi
Bank.
2. PROSEDUR PENGGANTIAN KPE HILANG
o
PNS melaporkan kehilangan KPE kepada kepolisian
setempat untuk mendapatkan surat keterangan
kehilangan KPE.
o PNS melaporkan kehilangan KPE kepada instansi
dengan melampirkan surat keterangan dari
kepolisian.
o PNS melaporkan kehilangan KPE dengan Bank
Pembayar Gaji untuk melakukan pemblokiran
sementara fungsi ATM di KPE.
o Bank menerbitkan ATM sementara atas nomor
rekening PNS yang bersangkutan agar tetap dapat
mengambil gaji melalui ATM sebelum KPE pengganti
diterbitkan.
o Instansi
mengusulkan penggantian KPE yang
hilang kepada BK
o BKN menerbitkan KPE pengganti sesuai dengan
“Prosedur Pencetakan dan Penerbitan KPEpada
huruf (i) sampai dengan huruf (k)”.
o KPE pengganti diserahkan kepada instansi yang
dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima, untuk
kemudian
diserahkan
kepada
PNS
yang
bersangkutan.
o PNS yang bersangkutan menyampaikan KPE-nya
kepada Pihak Bank terkait untuk dilakukan
personalisasi fungsi ATM-nya
o Pihak Bank terkait menyerahkan kembali KPE yang
telah dipersonalisasi/diaktifkan fungsi ATM-nya
beserta PIN kepada PNS yang bersangkutan.
o
3. PROSEDUR
PENGGANTIAN
RUSAK/PERBEDAAN DATA
KPE
PNS melaporkan atau menyerahkan KPE yang
rusak dan/atau ketidaksesuaian data KPE kepada
instansi disertai dengan alasan-alasan data/atau
bukti-bukti dokumen.
o Instansi mengusulkan penggantian KPE kepada
BKN
disertai
KPE
yang
rusak
dan/atau
ketidaksesuaian data KPE tersebut.
o BKN menerbitkan KPE pengganti sesuai dengan
“Prosedur Pencetakan dan Penerbitan KPEpada
hurup (i) sampai dengan hurup (k)”.
o KPE pengganti diserahkan kepada instansi yang
dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima, untuk
kemudian
diserahkan
kepada
PNS
yang
bersangkutan.
o PNS yang bersangkutan menyampaikan KPE-nya
kepada Bank Pembayar Gaji untuk dilakukan
personalisasi fungsi ATM-nya.
o Bank Pembayar Gaji menyerahkan kemabli KPE
yang telah dipersonalisasi/diaktifkan fungsi ATM-nya
kepada PNS yang bersangkutan.
4. PROSEDUR KPE TERTELAN ATM
o
4.1 Bank Pembayar Gaji berbeda dengan Bank
tempat transaksi
PNS melaporkan KPE yang tertelan di mesin ATM
kepada Bank pembayar gaji untuk melakukan
pemblokiran sementara fungsi ATM di KPE.
o Bank Pembayar Gaji menerbitkan ATM sementara
atas nomor rekening PNS yang bersangkutan agar
tetap dapat mengambil gaji melalui ATM sebelum
KPE dikembalikan.
o
Bank pemilik ATM tempat kejadian KPE tertelan,
melakukan proses pengembalian KPE kepada pihak
Bank pembayar gaji PNS yang bersangkutan.
o Pihak
Bank pembayar gaji menyerahkan dan
mengaktifkan fungsi ATM-nya kepada PNS
bersangkutan, apabila KPE yang tertelan di mesin
ATM sudah dikembalikan oleh Pihak Bank pemilik
ATM tempat kejadian.
o Apabila dalam waktu 1(satu) bulan KPE yang
tertelan mesin ATM belum diterima kembali oleh
PNS , maka Bank Pembayar Gaji membuat surat
pernyataan bahwa KPE yang tertelan dimesin ATM
bank lain tidak dikembalikan disertai alasannya,
sebagai dasar usul penerbitan ulang KPE tersebut
bagi instansi dan selanjutnya penerbitan KPE
diproses sesuai “Prosedur Penggantian KPE
Rusak/Perbedaan Data pada angka 3”.
4.2 Bank Pembayar Gaji sama dengan Bank
tempat transaksi
o
PNS melaporkan KPE yang tertelan di mesin ATM
kepada Bank pembayar gaji untuk melakukan
pemblokiran sementara fungsi ATM di KPE.
o Bank melakukan proses pengembalian KPE kepada
PNS yang bersangkutan, kurang dari 2 hari kerja.
o Bank menyerahkan dan mengaktifkan kembali
fungsi ATM-nya kepada PNS bersangkutan.
o Apabila
dalam waktu 1(satu)bulan KPE yang
tertelan mesin ATM belum diterima kembali oleh
PNS, maka Bank Pembayar Gaji membuat surat
pernyataan bahwa KPE yang tertelan di mesin ATM
tidak bisa dikembalikan disertai alasannya, sebagai
dasar usul penerbitan ulang KPE tersebut bagi
Instansi dan selanjutnya penerbitan KPE diproses
o
sesuai
“Prosedur
Penggantian
KPE
Rusak/Perbedaan Data pada angka 3”.
5. PROSEDUR PELAPORAN PNS YANG PINDAH
INSTANSI/WILAYAH KERJA
PNS
yang
pindah
Instansi
Pusat/Daerah
melaporkan kepada Bank Pembayar Gaji tentang
kepindahan tempat kerja PNS tersebut, apabila tidak
ada perubahan Bank pembayar gaji PNS yang
bersangkutan.
o PNS yang pindah Instansi Pusat/Daerah dan pindah
Bank
Pembayar
Gajinya
maka
PNS
yang
bersangkutan melakukan penutupan rekening di
Bank Pembayar Gaji yang lama dan melakukan
pembukaan rekening di Bank Pembayar Gaji yang
baru.
o PNS yang pindah Instansi Pusat/Daerah masih
dalam satu Bank Pembayar Gaji melaporkan kepada
BKN tentang kepindahan tersebut melalui Instansi
Pusat/Daerah yang baru tanpa diterbitkan KPE baru.
o PNS yang pindah Instansi Pusat/Daerah dan pindah
Bank pembayar gajinya dapat mengajukan
penerbitan KPE baru sesuai dengan Bank Pembayar
Gaji di tempat kerja yang baru melalui “Prosedur
Penggantian KPE Rusak/Perbedaan Data pada
angka 3”.
o