PEDOMAN PENGO RGANISASIAN REKAM MEDIS

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS
DI RS HARAPAN MULIA
BAB I
PENDAHULUAN
Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti
kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan
rumah sakit di Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan medis,
namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan
sistem informasi yang benar.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang
Wajib Simpan Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan
diwajibkan

untuk menyimpan rahasia kedokteran termasuk berkas rekam

medis. Kemudian pada tahun 1972 melalui SK. MenKes RI.No.034/BIRHUP/
1972 ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai kewajiban rumah sakit untuk
menyelenggarakan rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut
dibuat agar institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat
menyelenggarakan rekam medis dengan sebaik-baiknya. Demikian juga

dengan diberlakukannya Permenkes No.749A/Menkes/Per/XII/1989 tentang
rekam medis yang merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis
dan para medis dan SK Dir Jen Yan Medik No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/
I/1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis /
Medical Record di rumah sakit.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital
dalam penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan
sangat penting dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik
maka harus dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman
pelayanan rekam medis tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis
yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik
medis, para medis maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit
Harapan Mulia

BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

A. Sejarah Rumah Sakit
Rumah Sakit Harapan Mulia adalah unit pelaksana teknis di

lingkungan

Kementerian

Kesehatan

Republik

Indonesia

yang

bertangungjawab kepada Direktur Jenderal Bina Upaya Keseahatan.
Berawal dari sebuah Zending School dari Methodist Episcopat
Church of America yang dibangun tahun 1908, yang kemudian pada
tahun 1914 dijadikan Rumah Sakit Zending (Zending Hospital Tjisaroea)
oleh dokter pertamanya yaitu DR.R.G.Perkins. Di tahun 1922 seorang
zendingsart dari Cina, Dr. Cool menggantikannya serta tahun 1927
memindahkannya ke Sumatera Utara. Tahun 1928 Zending Hospital
Tjisaroea diambil alih S.C.V.T (Belanda) yang selanjutnya dijadikan

Sanatorium Voor Lunglojders, dengan dokter pertamanya CRNF Van
Joost, tahun 1935 beliau pindah ke Sanatorium Batoe Songgoriti.
Pergantian kepemimpinan terus terjadi seperti Dr. Ito Purwosubroto
(1931-1934), Dr. W. TH Van Goor (1934-1937) Dr. MA. Gooszen (1937)
Dr. Tjokropratiknyo (1937-1939) Dr. R. ateng (1938-1940).
Keberadaan Dr. Mas Goenawan di Sanatorium Tjisaroea di mulai
tahun 1940 ketika beliau menjadi salah satu dokternya. Akan tetapi beliau
kemudian pindah ke Sanatorium Patjet (akhir tahun 1940) dan
Sanatorium Salatiga. Pada tahun 1950 kepemimpinan di Sanatorium
Tjisaroea diserahkan kepada Dr. Mas Goenawan yang pada waktu itu
dijabat oleh Kapten Hendriks dan membentuk Jawatan Pemberantasan
TBC. Pada tahun 1973

Sanatorium Tjisaroea selain melayani pasien

TBC juga menerima penderita Kanker. Pada Bulan Mei 1974 Dr. Mas
Goenawan menghidupkan kembali kegiatan SCVT dan memberikan
corak Yayasan pada Sanatorium Tjisaroea.
Pada tanggal 28 April 1978 dikeluarkan Surat Keputusan Menteri
Kesehatan

Nomor

137/SK/Men.Kes/IV/1978,

bahwa

Sanatorium

Tjisaroea berubah menjadi RSTP Cisarua Bogor yang

merupakan

Rumah Sakit Khusus UPT Direktorat Jenderal Pelayanan Medik dengan

tugas

menyelenggarakan

pelayanan

rujukan

TB

Paru,

serta

menitikberatkan pada pengobatan dan perawatan bagi penderita TBC.
Tahun 1983-1986 RSTP Cisarua dipimpin oleh Dr. Mohammad Soleh
yang kemudian di gantikan oleh Dr.H.Aminudin Nawas (1986-1990). Pada
Tahun 1990-2000 direktur di jabat oleh Dr.H.Boedi Sadjarwa, AM, DSP
yang mengembangkan Program TB Terpadu di RSTP Cisarua. Sejak
tanggal 28 Januari 2000 RSTP di pimpin oleh Dr.H.Yulino Amrie, Sp.P,
DTCE, M.Kes, FCCP. Beliau merupakan dokter spesialis paru dan
magister manajemen rumah sakit yang mengembangkan Poliklinik ASMA
dan PPOK yang sebelumnya masih dilayani di poliklinik paru.
Selain itu juga pada masa kepemimpinan Dr.H.Yulino Amrie, Sp.P
dibangun infrastruktur lainnya seperti pembangunan gedung VIP Melati

yang dulunya merupakan gedung perawatan kelas III, Gedung Perawatan
Terate untuk kelas III dengan 2 lantai, gedung Poliklinik (3 lantai), Ruang
perawatan intensif (ICU) dengan kapasitas 2 tempat tidur, dan gedung
administrasi.

Alat medis dan alat diagnostik pun dilengkapai sesuai

dengan tuntutan dan perkembangan.
Tahun 2004 RSTP Cisarua mengalami peningkatan eselon dari
eselon IIIb menjadi eselon IIb dan berganti nama menjadi RSP
Dr.M.Goenawan Partowidigdo sesuai dengan Surat Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 190/SK/MenKes/2004 tanggal 24
Pebruari 2004.
Kemudian tanggal 31 Maret 2008 diterbitkan Peraturan Menteri
Kesehatan RI nomor 251/ Menkes/PER/III/2008 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Rumah Sakit Paru Dr. M. Goenawan Partowidigdo Cisarua
Bogor.
Pada tanggal 17 Juni 2009, diterbitkan Surat Keputusan Menteri
Keuangan

Republik

Indonesia

Nomor

226/KMK.05/2009

tentang

Penetapan RSP Dr.M.Goenawan Partowidigdo Cisarua sebagai instansi
pemerintah yang menerapkan pengelolaan keuangan Badan Layanan
Umum dan tanggal 18 Juni 2009 diterbitkan surat Keputusan Menteri
Kesehatan Nomor 437/Menkes/SK/VI/2009 tentang peningkatan kelas
RSP Dr. M. Goenawan Partowidigdo Cisarua dengan klasifikasi Rumah
Sakit khusus Kelas A.

Pada akhir tahun 2009 Dr. H. Yulino amrie, Sp.P, DTCE, M.Kes,
FCCP memasuki masa pensiun. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri
Kesehatan RI No. 1055/Menkes/SK/XI/2009 tanggal 13 November 2009,

Direktur Rumah Sakit dijabat oleh Dr. Hj. Zubaedah T, Sp.P., MARS.
Pembangunan dan pengembangan RSP Dr.M.Goenawan Partowidigdo
Cisarua Bogor terus dikembangkan sesuai dengan tuntutan masyarakat
akan pelayanan kesehatan yang berkualitas.

B. Gambaran Umum
Rumah Sakit Paru Dr. M. Goenawan Partowidigdo (RSPG) Cisarua
Bogor

adalah Rumah Sakit BLU Khusus Kelas A sesuai Keputusan

Menteri Kesehatan RI Nomor 437/MENKES/SK/VI/2010. Nomor Kode
rumah sakit

024.04.02.415511.KD sedangkan Izin operasional sesuai

Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor 444/Menkes/SK/XII/2012
tanggal 28 Desember 2012.
RSPG terletak di kawasan parawisata yang berhawa sejuk puncak
dan berada pada ketinggian kuranglebih 500 – 800m dari permukaan laut,

tepatnya di Jalan Raya Puncak KM 83. PO BOX 28, Desa Cibeureum,
Kecamatan Cisarua Kode Pos 16750, Kabupaten Bogor, Jawa Barat.
Nomor telepon (0251) 8253630, 8257663, Faksimili (0251) 8254782,
8257662.

Alamat

Surat

rspg_cisarua@yahoo.co.id,

Elektronik:

Website:

info@rspg-cisarua.co.id,

www.rspg-cisarua.co.id.

RSPG

memiliki luas lahan tanah 69.661m2 dan luas bangunan 15.521m2.
Pelayanan RSPG terdiri dari pelayanan kesehatan paru sebagai
layanan utama dan ditunjang dengan pelayanan spesialistik lainnya
seperti spesialis anak, bedah, penyakit dalam, kandungan, dan penyakit
kulit & kelamin. Pelayanan lainnya seperti pelayanan gawat darurat,
pelayanan penunjang (farmasi, laboratorium, radiologi) dilakukan selama
24 jam.
Saat ini RSPG mempunyai total kapasitas tempat tidur sebanyak
170 yang diperuntukan bagi seluruh lapisan masyarakat termasuk
pengguna Jamkesmas, Jamkesda, Jampersal dan jaminan lainnya yang
bekerja sama dengan Rumah Sakit Harapan Mulia

BAB III
VISI, MISI, NILAI DAN TUJUAN
A. VISI
Rumah Sakit Harapan Mulia telah menetapkan visi yaitu :
“ Menjadi Rumah Sakit Paru Terbaik Dalam Rangka Mendukung
Masyarakat Yang Sehat, Mandiri dan Berkeadilan“.
B. MISI

Menjadi terbaik dalam:
I.

Pelayanan Kesehatan
 Mengembangkan Pelayanan Paru dan pendidikan kesehatan serta
pelayanan spesialistik lainnya,
 Menjamin kepuasan pelanggan terhadap pelayanan rumah sakit

II.

Kompetensi
Mengembangkan

sumber

daya

manusia

profesional

dengan

komposisi dan proporsi yang sesuai
III.

Proses Kerja
 Mengembangkan sarana dan prasarana serta teknologi kesehatan
yang canggih dan up to date,
 Mengembangkan

tata

kelola

rumah

sakit

yang

akuntabel,

transparan, dan responsibel.
C.

NILAI BUDAYA
Dalam rangka mendukung tercapainya Visi dan Misi tersebut di atas
seluruh pegawai Rumah Sakit Harapan Mulia mempunyai komitmen
dengan menerapkan nilai budaya organisasi sebagai berikut :
1.

Integritas,merupakan keteguhan hati berlandaskan komitmen
bersama untuk mencapai tujuan, dengan cara :
 Melayani sepenuh hati dengan selalu menunjukan senyum
yang tulus kepada siapapun
 Memberi informasi yang jelas dan benar sesuai kewenangan
 Menyelesaikan Tugas Tepat Waktu dan Tepat Kualitas

 Laporan sesuai dengan data yang sebenarnya
 Pengadaan barang sesuai peraturan yang berlaku
 Bekerja sesuai SPO
 Memelihara fasilitas dengan baik dan bertanggungjawab
 Berkomitmen untuk melaksanakan seluruh peraturan RS
2.

Profesional, Bekerja sesuai dengan keahlian dan meningkatan
kompetensi terus, dengan cara :
 Bekerja sesuai dengan kompetensinya
 Cekatan dan trampil dalam bekerja sesuai dengan bidang
tugasnya
 Bertanggungjawab menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan tepat
kualitas
 Berdedikasi, tanggungjawab dan cepat tanggap menjalankan
setiap pekerjaan
 Berkeinginan kuat untuk selalu meningkatkan keahlian terus
menerus
 Bekerja keras dan cerdas serta konsisten memelihara semangat
 Menerapkan reward dan punishment secara seimbang

3.

Disiplin,Bersikap dan berperilaku sesuai aturan,tertib sistem, taat
prosedur dan konsisten memelihara keselarasan hubungan dengan
semua pihak, dengan cara :
 Bekerja sesuai prosedur dan sistem kerja yang berlaku
 Menyerahkan laporan sesuai format yang diminta dan tepat waktu
 Disiplin terhadap waktu kerja, mentaati janji yang dibuat, dan
berlaku sopan santun
 Menjaga

kebersihan

lingkungan

kerja

serta

seragam sesuai dengan ketentuan.

4. Kerjasama, bersinergi dalam bekerja, dengan cara :

mengenakan

 Bersikap dan berperilaku saling menghargai
 Menunjukkan kepeduliaan dan saling memiliki dalam semangat
kerja tim
 Menjalankan komunikasi secara efektif
 Mengutamakan musyawarah dalam mufakat
 Memiliki toleransi terhadap perbedaan dan menjunjung persatuan
dalam mencapai tujuan bersama
5. Inovasi, Siap menyampaikan gagasan kreatif dan aplikatif secara
berkesinambungan
 Mengoptimalkan sumber daya yang ada
 Berani mengemukakan ide / gagasan dan mengembangkannya
ke dalam perencanaan dan tindakan
 Selalu mengikuti perkembangan/perubahan terkini
 Berpikir dan bertindak antisipatif dalam perspektif jangka panjang
 Berani mencoba hal baru yang positif dan bertanggungjawab
6. Kepuasan

Pelanggan,

Memastikan

setiap

pelayanan

yang

diberikan sesuai dengan kebutuhan dengan mengutamakan kasih
sayang dan keramahan, dengan cara:
 Selalu menerapkan 3 S (seyum, salam dan sapa)
 Selalu menawarkan bantuan meskipun tidak diminta
 Memastikan lingkungan kerja selalu bersih-rapih-teratur serta
semua alat kerja siap pakai dan aman digunakan
 Selalu menjaga kerapihan penampilan dan sopan santun
berperilaku kepada semua orang
 Menindaklanjuti setiap keluhan pelanggan dengan cepat
 Memastikan setiap pelanggan mendapatkan pelayanan sesuai
kebutuhan dan dalam kualitas pelayanan prima
 Selalu memastikan setiap alat kerja siap pakai dan aman untuk
digunakan.

D. TUJUAN
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari Rumah Sakit Harapan Mulia
dalam mencapai visi dan misi adalah sebagi berikut :
1. Terselenggaranya pengembangan pelayanan paru dan pendidikan
kesehatan serta pelayanan spesialistik lainnya
2. Terciptanya sumber daya manusia yang berkualitas sesuai
kebutuhan pengembangan pelayanan
3. Tersedianya sarana, prasarana dan peralatan kesehatan yang
sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
4. Terciptanya citra Rumah Sakit Harapan Mulia yang positif dan
meningkatnya loyalitas pelanggan
5. Terselenggaranya

tata

kelola

transparan, dan responsibel

rumah

sakit

yang

akuntabel,

BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT

DIREKTUR UTAMA
Dr. Hj. Zubaedah, Sp.P, MARS

KA. KOMITE
MEDIK

KOMITE ETIKA &
HUKUM

Dr.Mahyeti,Sp.R

DIREKTUR KEUANGAN
DAN ADMINISTRASI UMUM

Dr. Hj. Liza Siregar,M.Kes

KA. SIE.PELAYANAN
MEDIK

Dr. Suwarga Adam, MH.Kes

KA.SIE.PELAYANAN
PENUNJANG MEDIK
Dra. Wellya Hartati,Apt,MARS

KA. BIDANG
KEPERAWATAN

Ns. Eli Marlina,S.Kep

KA.SIE.PELAYANAN
KEPERAWATAN RJ
Budi Rahayu,SKM,MKM

KA.SIE.PELAYANAN
KEPERAWATAN RI
Mumung Mulyantara, SKM

KA. BAGIAN
KEUANGAN

Evi Nursafinah,SE,MPH

KA. SUB.BAG
PROG.& ANGGARAN

Deni Hadiono, SP

KA. SUB.BAG
PERB & AKUNTANSI

Endang Ruhyat, SE

KA.SIE.PENDIDIKAN
& PENELITIAN

KA. SUB. BAG
MOBILISASI DANA

Dr. Neni Sawitri.Sp.P

Surahmat, SE

INSTALASI

KELOMPOK
JABATAN
FUNGSIONAL

KETUA SATUAN
PEMERIKSAAN INTERN

Nandang Rinaldi, SE

Dr. H. Emil Ibrahim,MARS

KA.BIDANG
MEDIK

STAF MEDIK
FUNSIONAL

DIREKTUR MEDIK
DAN KEPERAWATAN

KETUA DEWAN PENGAWAS
Dr. Umar Wahid, Sp.P

INSTALASI

Dr. Hj. Adria Nelly

KA. BAGIAN
ADMNISTRASI UMUM

Hendrik Johanes,SE,MKes

KA. SUB.BAG
TU& KEPEGAWAIN

Iing Irat Setiamasa,SH,M.Kes

KA. SUB.BAG
RT & PERLENGKAPAN

Rudiana Sukmara, SKM

KELOMPOK
JABATAN
FUNSIONAL

BAB V
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN
INSTALASI REKAM MEDIS

A. Visi Instalasi Rekam Medis
Menjadi Instalasi pengolahan dan penyajian data pelayanan kesehatan yang
informatif dan up to date.
B. Misi Instalasi Rekam Medis
1. Memberikan pelayanan rekam medis dengan cepat dan tepat
2. Melaksanakan pengolahan data dengan cepat dan tepat
3. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia sesuai dengan perkembangan
IPTEK
C. Falsafah Instalasi Rekam Medis
Dokumen pasien yang akurat merupakan dasar untuk menentukan pelayanan
kesehatan bagi pasien
D. Nilai Instalasi Rekam Medis
1. Cepat,
melaksanakan kegiatan rekam medis dengan cepat
2. Tepat,
melaksanakan pekerjaan dengan tepat/akurat
3. Rahasia,
menjaga kerahasiaan dan keamanan berkas pasien
E. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam
rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa
didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil

tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana diharapkan,
sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di
dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit

BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS
Instalasi Rumah Sakit Harapan Mulia dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam
Medis yang membawahi 2 koordinator yaitu Koordinator Pelayanan Rekam Medis
dan Koordinator Pegolahan Data Rekam Medis.
Koordinator pelayanan rekam medis membawahi 3 pelayanan yaitu
Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Pendaftaran IGD/Rawat Inap dan pelayanan
berkas rekam medis.
Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis membawahi 1 pelayanan yaitu
Pengolahan Data Rekam Medis.
Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis
KA.INSTALASI
REKAM MEDIS

KOORDINATOR
PELAYANAN
REKAM MEDIS

KOORDINATOR
PENGOLAHAN
DATA
REKAM MEDIS

PJ.
PENDAFTARAN
RAWAT JALAN

PJ.
PENDAFTARAN
IGD/RAWAT
INAP

PJ.
PELAYANAN
BERKAS RM

PELAKSANA
PENDAFTARAN
RAWAT JALAN

PELAKSANA
PENDAFTARAN
IGD / RAWAT
INAP

PELAKSANA
PELAYANAN
BERKAS RM

PELAKSANA
PENGOLAHAN
DATA
REKAM MEDIS

BAB VII
URAIAN JABATAN
A. Kepala Instalasi Rekam Medis
Nama Jabatan

: Kepala Instalasi Rekam Medis

Direktorat

: Direktorat Medik dan Keperawatan

Uraian Tugas

:



Menyusun rencana kerja Instalasi Rekam Medis



Menyusun tata cara kerja di lingkungan Instalasi Rekam Medis



Menyiapkan data usulan program di lingkungan Instalasi Rekam Medis



Menyiapkan data usulan anggaran di lingkungan Instalasi Rekam Medis



Membuat data usulan kebutuhan tenaga kesehatan dan non kesehatan
di lingkungan Instalasi Rekam Medis



Membuat data

usulan

kebutuhan

pendidikan

dan

pelatihan

di

lingkungan Instalasi Rekam Medis


Membuat data usulan kebutuhan fasilitas pelayanan di lingkungan
Instalasi Rekam Medis



Membuat data usulan pemeliharaan sarana dan prasarana non
kesehatan di lingkungan Instalasi Rekam Medis



Menyelenggarakan kegiatan pelayanan rekam medis, pengumpulan dan
pengolahan data serta penyajian informasi RSP.Dr.M.Goenawan
Partowidigdo



Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan di
lingkungan Instalasi Rekam Medis



Mengevaluasi kegiatan pegawai di lingkungan Instalasi Rekam Medis
dengan cara menilai pelaksanaan tugas serta menilai prestasi kerja ke
dalam DP3 untuk pengembangan pegawai



Menyusun laporan berkala di lingkungan Instalasi Rekam Medis



Melaksanakan rapat berkala di lingkungan Instalasi Rekam Medis

Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas rumah sakit
Hasil Kerja :



 SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis,
penyimpanan dan pengambilan data medis.
 Uraian tugas bawahan
 Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur
 Petunjuk kerja bawahan
 Supervisi pelaksanaan tugas bawahan
 Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak
 Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis.
 Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan
rekam medis
 Laporan dan informasi kinerja Rumah Sakit Harapan Mulia

Bahan Kerja :
1. Kebijakan, pedoman, Juknis Kemenkes RI.
2. Kebijakan pengelolaan SDM Rumah Sakit Harapan Mulia Informasi
langsung/tidak langsung tentang kegiatan bawahan.
3. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.
4. Surat tugas dari manajemen.
5. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi Rekam
Medis.
6. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari
bawahan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer & ATK.
2. Telepon.

Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Jumat

: jam 08.00 - 16.00

Tanggung jawab :
1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam
Medis
2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan sesuai dengan SPO,
Juknis yang ditetapkan:
 Pendaftaran Pasien, baik rawat jalan, IGD dan rawat inap
 Pelayanan Berkas rekam medis

meliputi penyediaan, pendistribusian, penyimpanan dan peminjaman
berkas rekam medis
 Pengolahan data rekam medis
Meliputi Assembling, Coding dan Pelaporan pelayanan rumah sakit
3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan

1.

realisasi.
3. 4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.
Wewenang :
1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis.
2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Nama Bawahan Langsung :
1. Koordinator Pelayanan Rekam Medis dan Staf
2. Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis dan Staf

Korelasi Jabatan :
N
O
1

JABATAN

UNIT

Ka. Instalasi Rekam
Medis
Koordinator Pelayanan
Rekam Medis

ORGANISASI
Penunjang
Medis
Instalasi Rekam
Medis

3

Koordinator Pengolahan
Data Rekam Medis

Instalasi Rekam
Medis

4

Ka.Instalasi dan Ka.Ru
Rawat Jalan

5

Ka.Instalasi dan Ka.Ru

Bagian Medis
dan
Keperawatan
Bagian Medis

2

DALAM HAL
Pelaporan
Pengarahan
Penugasan
Pengkoordinasian
kegiatan
Penugasan
Pengkoordinasian
kegiatan
Koordinasi tentang
pelayanan registrasi
pasien.
Koordinasi tentang

Rawat Inap
6

Ka.Instalasi dan Ka.Ru
Gawat Darurat

7

Sub.Bag Perlengkapan
dan Rumah Tangga

8

Kepala Unit lain yang
terkait

dan
Keperawatan
Bagian Medis
dan
Keperawatan
Bagian Umum
Bagian lain yang
terkait

pelayanan registrasi
rawat inap
Koordinasi tentang
pelayanan registrasi
pasien IGD
Pengadaan ATK dan
sarana pendukung
lainnya
Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
ASPEK
1
Tempat kerja : Ruang pengolahan Diruang
2
3

FAKTOR
tertutup

dan

data rekam medis
Tempat kerja : Pendaftaran Pasien

berventilasi
Diruang tertutup, strategis dan

Tempat kerja : Arsip Rekam Medis

berventilasi
Diruang tertutup dan
berventilasi

Resiko Bahaya :
NO
ASPEK
1
Stress manajerial

Tanggung

FAKTOR
jawab
dan

beban

pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
NO
1

JENIS

PELATIHAN

PENDIDIKAN
Minimal DIII
 Pelatihan manajemen
Rekam
Medis.

rekam medis
 Pelatihan Pelaporan
Rumah Sakit

Upaya Fisik :

PENGALAMAN
- Pengalaman di
Rekam Medis min 5
tahun.

1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal : 22 tahun

B. Koordinator Pelayanan Rekam Medis
Nama Jabatan

: Koordinator Pelayanan Rekam Medis.

Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Uraian Tugas

:



Mengkoordinir pelayanan rekam medis yang meliputi Pendaftaran
Rawat Jalan, Pendaftaran IGD dan Pendaftaran Rawat Inap dan
Pelayanan Berkas Rekam Medis



Menyampaikan data kinerja pelayanan rekam medis yang meliputi:
pendaftaran rawat jalan, pendaftaran IGD/rawat inap dan pelayanan
berkas RM



Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memantau kinerja petugas
pelayanan rekam medis yang meliputi: petugas pendaftaran rawat jalan,
pendaftaran IGD/rawat inap dan pelayanan berkas RM



Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memastikan pelayanan
rekam medis berjalan sesuai SOP dan jadwal yang ditetapkan



Membuat Jadwal Jaga RM IGD dengan persetujuan Kepala Instalasi
Rekam Medis



Melaksanakan kegiatan pelayanan rekam medis



Melaksanakan koordinasi yang diperlukan terhadap pihak lain dalam hal
pelayanan rekam medis



Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis



Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Ka.Inst.RM dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas rumah sakit

Hasil Kerja :
1. Koordinator Pelayanan Rekam Medis bekerja sesuai dengan Juknis,
Juklak dan SPO.
2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan.
3. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/
keluarga dan kasus penyakitnya.
4. Data pasien terdata pada SIMRS
5. Berkas rekam medis tersedia dan siap di unit pelayanan/ poliklinik
sebelum pasien diperiksa.
6. Uraian tugas, petunjuk tugas
7. Laporan kunjungan pasien
8. Hasil kerja lainnya sesuai tugas yang diberikan kepala instalasi
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan
penunjang.
3. Daftar tarif yang berlaku.
4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas pendaftaran.

Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Jum’at

: jam 08.00 - jam 16.00

Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.
2. Ketepatan dan kebenaran berkas rekam medis dengan pasien yang
akan diperiksa.
3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.
4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas,
dan kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit.
5. Kebenaran laporan kegiatan Pendaftaran pasien.
Wewenang :
1. Memotivasi petugas Pendaftaran Pasien.
2. Mengatur rencana kegiatan Pendaftaran Pasien.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari petugas Pendaftaran Pasien dan unit kerja yang
terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Nama Bawahan Langsung :
1.

Pelaksana Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, IGD dan Rawat Inap

2.

Pelaksana Pelayanan Berkas Rekam Medis

Korelasi Jabatan :
NO

JABATAN

UNIT

DALAM HAL

ORGANISASI
Penunjang Medis

Pelaporan

1

Ka. Instalasi Rekam

2

Medis
Koordinator

Instalasi Rekam

Pengarahan
Pengkoordinasian

Pengolahan Data

Medis

kegiatan

Rekam Medis
Ka.Instalasi dan Ka.Ru
Rawat Jalan

Bagian Medis dan
Keperawatan

4

Ka.Instalasi dan Ka.Ru
Rawat Inap

Bagian Medis dan
Keperawatan

5

Ka.Instalasi dan Ka.Ru
Gawat Darurat

Bagian Medis dan
Keperawatan

6

Unit lain yang terkait

Bagian yang terkait

Koordinasi tentang
pelayanan registrasi
pasien.
Koordinasi tentang
pelayanan registrasi
rawat inap
Koordinasi tentang
pelayanan registrasi
pasien IGD
Koordinasi tugas

3

Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
1
Tempat

ASPEK
kerja
:

FAKTOR
Ruang Diruang tertutup dan berventilasi

2

pengolahan data rekam medis
Tempat kerja : Pendaftaran Diruang

3

Pasien
berventilasi
Tempat kerja : Arsip Rekam Diruang tertutup dan berventilasi

terbuka,

umum

dan

Medis
Resiko Bahaya :
NO
ASPEK
1
Stress manajerial

Tanggung

FAKTOR
jawab
dan

beban

pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
NO
1

JENIS

PELATIHAN

PENDIDIKAN
DIII Rekam

- Pelatihan Rekam

Medis

Medis

PENGALAMAN
-Pengalaman

di

medis min 2 tahun.

rekam

Upaya Fisik :
1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin

: laki-laki/wanita

2. Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal

: 21 tahun

C. Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis
Nama Jabatan

: Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis

Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Uraian Tugas

:



Mengkoordinir kegiatan pengolahan data rekam medis yang meliputi
kegiatan Assembling, Coding, Sensus Harian, Evaluasi Pengembalian
RM Rawat Inap, Pelaporan dan Korespondensi medis



Menyampaikan data kinerja kegiatan pengolahan data

rekam medis

yang meliputi : Assembling, Coding, Sensus Harian, Evaluasi
Pengembalian RM Rawat Inap, Pelaporan dan Korespondensi Medis


Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memantau kinerja petugas
pengolahan data rekam medis yang meliputi : petugas Assembling,
Coding, Sensus Harian, Evaluasi Pengembalian RM Rawat Inap,
Pelaporan dan Korespondensi Medis



Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memastikan pelayanan
rekam medis berjalan sesuai SOP dan jadwal yang ditetapkan



Melaksanakan kegiatan pengolahan data rekam medis



Melaksanakan koordinasi yang diperlukan terhadap pihak lain dalam
pengolahan data rekam medis



Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis



Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Ka.Inst.RM dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas rumah sakit

Hasil Kerja :
1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.
2. Penyediaan laporan pelayanan RSPG Cisarua
3. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO.
4. Tersedianya data pasien untuk kebutuhan asuransi sesuai dengan SPO
5. Hasil evaluasi kelengkapan rekam medis pasca rawat
6. Uraian tugas.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis
3. Buku sistem pelaporan rumah sakit
4. ICD-10 dan ICD 9-CM
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Jum’at

: Jam 08.00 - jam 16.00

Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis.
2. Ketepatan dan kebenaran assembling, koding, indeksing dan pelaporan
rekam medis.
3. Kelancaran pengolahan data rekam medis.
4. Kebenaran ketepatan waktu laporan pelayanan rumah sakit.

Wewenang :
1. Memotivasi petugas rekam medis.
2. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang
terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Nama Bawahan Langsung :
1. Pelaksana Analisis Kelengkapan Rekam Medis/Assembling
2. Pelaksana Coding
3. Pelaksana Sensus Harian
4. Pelaksana Pelaporan
5. Pelaksana Korespondensi Rekam Medis
Korelasi Jabatan :
NO

JABATAN

UNIT

DALAM HAL

1

Ka. Instalasi Rekam

ORGANISASI
Penunjang Medis

Pelaporan

2

Medis
Koordinator Pelayanan

Instalasi Rekam

Pengarahan
Penugasan

Rekam Medis

Medis

Pengkoordinasian

3

kegiatan
Ka.Instalasi dan Ka.Ru Bagian Medis dan Koordinasi tentang data

4

Rawat Jalan
Keperawatan
pelayanan rawat jalan
Ka.Instalasi dan Ka.Ru Bagian Medis dan Koordinasi tentang data

5

Rawat Inap
Keperawatan
pelayanan rawat inap
Ka.Instalasi dan Ka.Ru Bagian Medis dan Koordinasi tentang data

6

Gawat Darurat
Instalasi Penunjang

Keperawatan
Bagian yang

pelayanan IGD
Koordinasi tentang data

Medis

terkait

pelayanan di unit
penunjang

Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
1
Tempat

ASPEK
kerja
:

FAKTOR
Ruang Diruang tertutup dan berventilasi

pengolahan data rekam medis
Resiko Bahaya :
NO
ASPEK
1
Stress manajerial

Tanggung

FAKTOR
jawab
dan

beban

pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
NO

JENIS

PELATIHAN

PENDIDIKAN
DIII Rekam Medis - Pelatihan Pelaporan

1

Rekam Medis

PENGALAMAN
-Pengalaman di rekam
medis min 2 tahun.

Upaya Fisik :
1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin

: laki-laki/wanita

2. Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal

: 21 tahun

D. Penanggung Jawab Pendaftaran Rawat Jalan
Nama Jabatan

: Penanggung Jawab Pendaftaran Rawat Jalan

Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Uraian Tugas

:



Memastikan kegiatan pendaftaran berjalan sesuai SOP dan jadwal



Melaksanakan kegiatan pendaftaran rawat jalan baik tunai maupun
jaminan



Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta
tindakan yang sudah dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan
Rekam Medis



Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

Hasil Kerja :
1. Pasien

terdaftar

di

poliklinik

sesuai

dengan

tujuan

pasien

berobat/keluhan pasien.
2. Data pasien terdata pada SIMRS.
3. Pasien mendapatkan layanan informasi tentang keberadaan dokter di
poliklinik.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan
2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit Harapan Mulia
Formulir isian pasien.
3. Daftar tarif yang berlaku.
4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan jaminan
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK
2. Telepon
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Jumat

: Jam 08.00 - jam 16.00

Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.

2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
Wewenang :
1. Menjelaskan kepada pasien tentang pelayanan rawat jalan.
2. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
NO
1

JABATAN
Ka. Instalasi Rekam

UNIT ORGANISASI
DALAM HAL
Penunjang Medis
Pelaporan

2

Medis
Pelaksana

Instalasi Rekam

Pengarahan
Penugasan

Pendaftaran Rawat

Medis

Pengkoordinasian

Jalan

kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
1

ASPEK
Tempat kerja : Pendaftaran

FAKTOR
Diruang tertutup dan berventilasi

pasien
Resiko Bahaya :
NO
1

ASPEK
Stress operasional

FAKTOR
Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pelayanan
pendaftaran rawat jalan.

Syarat Jabatan :
NO
1

JENIS

PELATIHAN

PENGALAMAN

PENDIDIKAN
DIII Rekam

- Pelatihan Customer

-

Medis/SLTA

Service.

rekam medis min 2

Plus

Pengalaman

tahun.

di

Upaya Fisik :
1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin

: laki-laki/wanita

2. Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal

: 20 tahun

E. Penanggung Jawab Pendaftaran IGD dan Rawat Inap
Nama Jabatan

: PJ Pendaftaran IGD dan Rawat Inap

Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Uraian Tugas

:



Memastikan kegiatan Pendaftaran IGD dan Rawat Inap berjalan sesuai
SOP dan jadwal



Melaksanakan kegiatan Pendaftaran IGD dan Rawat Inap



Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan

serta

tindakan yang sudah dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan
Rekam Medis


Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar di IGD dan ruangan pelayanan rawat inap.
2. Data pasien terdata di SIMRS.
3. Pasien mendapatkan layanan informasi pelayanan rawat inap.

Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter RS Rumah Sakit Paru Dr. M. Goenawan
Partowidigdo
3. Daftar fasilitas RS. Rumah Sakit Paru Dr. M. Goenawan Partowidigdo
4. Formulir isian pasien
5. Daftar tarif yang berlaku.
6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan jaminan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK
2. Telepon
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu

: jam 08.00 - jam 14.00 shift I.

Senin – Minggu

: jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Senin – Minggu

: jam 21.00 - jam 08.00 shift III.

Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.
2. Bertanggung

jawab

atas

informasi

yang

diberikan

kepada

pasien/keluarga pasien
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
Wewenang :
1. Memberikan informasi keadaan ruangan perawatan rawat inap.
2. Memasukkan pasien ke ruang perawatan

3. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
NO
1

JABATAN
Ka. Instalasi Rekam

2

3

UNIT ORGANISASI
Penunjang Medis

DALAM HAL
Pelaporan

Medis
Koordinator

Instalasi Rekam

Pengarahan
Penugasan

Pengolahan Data

Medis

Pengkoordinasian

Rekam Medis
PJ Pelayanan

Instalasi Rekam

kegiatan
Penugasan

Pendaftaran Rawat

Medis

Pengkoordinasian

Jalan

kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
1

ASPEK
Tempat kerja : Pendaftaran

FAKTOR
Diruang tertutup berventilasi

Pasien
Resiko Bahaya :
NO
1

ASPEK
Stress operasional

FAKTOR
Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pelayanan
pendaftaran IGD dan rawat inap.

Syarat Jabatan :
NO
1

JENIS PENDIDIKAN

PELATIHAN

PENGALAMAN

DIII Rekam Medis/

- Pelatihan Customer

- Pengalaman di

SLTA Plus

Service.

rekam

medis

min 2 tahun.
Upaya Fisik :
1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin

: laki-laki/wanita

2. Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal

: 20 tahun

F. Penanggung Jawab Pelayanan Berkas Rekam Medis
Nama Jabatan

: PJ. Penanggung Jawab Pelayanan Berkas RM

Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Uraian Tugas

:



Memastikan kegiatan pelayanan berkas rekam medis sesuai SOP dan
jadwal



Melaksanakan kegiatan Pelayanan berkas rekam medis



Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan

serta

tindakan yang sudah dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan
Rekam Medis


Bertanggung jawab terhadap perhitungan waktu tunggu arsip rekam
medis



Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

Hasil Kerja :
1. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi.
2. Pendistribusian berkas rekam medis
3. Evaluasi berkas rekam medis yang masuk dan keluar
Bahan Kerja :
1. Berkas rekam medis rawat jalan
2. Berkas rekam medis rawat inap
3. Buku Penerimaan Berkas rekam medis
Perangkat kerja :
1. Komputer dan ATK

2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu

: jam 08.00 - jam 16.00.

Tanggung jawab :
1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.
2. Kebenaran distribusi /ketersediaan berkas rekam medis di poliklinik
3. Pengisian waktu tunggu penyediaan rekam medis
Wewenang :
1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja
Korelasi Jabatan :
NO

JABATAN

UNIT

DALAM HAL

1

Ka. Instalasi Rekam

ORGANISASI
Penunjang Medis

2

Medis
Koordinator Pengolahan

Instalasi Rekam

Pengarahan
Penugasan

data rekam medis

Medis

Pengkoordinasian

Penanggung jawab

Instalasi Rekam

kegiatan
Penugasan

pelayanan rekam medis

Medis

Pengkoordinasian

3

Pelaporan

kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
ASPEK
1
Tempat kerja : Managemen Rekam
Medis

FAKTOR
Diruang tertutup dan
terbuka

Resiko Bahaya :
NO
ASPEK
1
Stress operasional

FAKTOR
Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas.

Syarat Jabatan :
NO

JENIS PENDIDIKAN

1

DIII Rekam Medis/SLTA

PELATIHAN
- Pelatihan Rekam Medis

Plus

PENGALAMAN
Pengalaman di
rekam

medis

min 2 tahun.
Upaya Fisik :
1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin

: laki-laki/wanita

2. Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal

: 20 tahun

G. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan
Nama Jabatan

: Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan

Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Uraian Tugas

:

a) Pasien Umum
1.

Melayani pendaftaran pasien baru dan lama poliklinik untuk pasien
umum dan karyawan Rumah Sakit Harapan Mulia

2. Memasukkan data pasien ke SIMRS
3. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

b) Pasien Jaminan
1. Melayani pendaftaran pasien baru dan lama poliklinik untuk pasien
Askes / Jamkesmas / Jamkesda/ jaminan lainnya
2. Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien
3. Memasukkan data pasien ke SIMRS
4. Membuat Surat Jaminan Pelayanan (SJP)
5. Mengecek pengembalian SJP dan kelengkapannya dari poliklinik
6. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar diruang rawat jalan sesuai dengan kesepakatan pasien
keluarga dan kasus penyakitnya.
2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
3. Pasien mendapatkan layanan informasi.
Bahan Kerja :
1.

Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan

2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit Rumah Sakit
Paru Dr. M. Goenawan Partowidigdo.
3. Formulir isian pasien.
4. Daftar tarif yang berlaku.
5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu

: Jam 08.00 - jam 16.00

Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
Wewenang :
1. Menjelaskan kepada paien tentang pelayanan rawat jalan.
2. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
NO
1

JABATAN
Ka. Instalasi Rekam

2

Medis
Penanggung jawab

Instalasi Rekam

Pengarahan
Penugasan

Pendaftaran Rawat

Medis

Pengkoordinasian

Jalan
Pelaksana

Instalasi Rekam

kegiatan
Penugasan

Pendaftaran IGD dan

Medis

Pengkoordinasian

3

UNIT ORGANISASI
DALAM HAL
Penunjang Medis
Pelaporan

Rawat Inap

kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
1

ASPEK
Tempat kerja : Pendaftaran

FAKTOR
Diruang tertutup berventilasi/ AC

Resiko Bahaya :
NO
1

ASPEK
Stress operasional

FAKTOR
Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pelayanan
pendaftaran rawat jalan.

Syarat Jabatan :
NO
1

JENIS

PELATIHAN

PENDIDIKAN
DIII Rekam

- Pelatihan Customer

Medis/SLTA Plus

Service.

PENGALAMAN

Upaya Fisik :
1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: jarang

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin

: laki-laki/wanita

2. Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal

: 18 tahun

H. Pelaksana Pendaftaran IGD dan Rawat Inap
Nama Jabatan

: Pelaksana Pendaftaran IGD dan Rawat Inap

Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Uraian Tugas

:

a) Pendaftaran IGD
1. Melayani pendaftaran pasien IGD baru dan lama 24 jam
2. Melayani pendaftaran pasien rawat inap dari IGD
3. Memesan ruang perawatan bagi pasien dari IGD yang akan dirawat
4. Memesan ruang perawatan bagi pasien yang akan pindah ruangan
5. Memberikan penjelasan tentang surat pernyataan rawat inap dan
pembayaran pasien ketika dinas sore dan malam
6. Membuat RM 01 ketika dinas sore dan malam

7. Memasukkan data pasien ke SIMRS
8. Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien
9. Membuat Surat Jaminan Pelayanan (SJP)
10. Mencari dan menyediakan berkas rekam medis serta menyerahkan
ke petugas IGD
11. Menyiapkan berkas rawat inap untuk pasien yang dirawat ketika
dinas sore dan malam
12. Memulangkan berkas pasien di SIMRS
13. Mengembalikan berkas RM ke ruang arsip RM
14. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
b) Pendaftaran Rawat Inap
1. Melayani pendaftaran pasien rawat inap
2. Mencarikan ruang perawatan bagi pasien yang akan dirawat dan
pindah ruangan
3. Memberikan penjelasan tentang surat pernyataan rawat inap dan
pembayaran pasien
4. Membuat RM 01
5. Memasukkan data pasien ke SIMRS
6. Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien
7. Membuat Surat Jaminan Pelayanan (SJP)
8. Menyiapkan berkas rawat inap untuk pasien yang dirawat dan
menyerahkan ke petugas poliklinik/IGD
9. Menghadiri rapat rutin di Instalasi Rekam Medis
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar di ruangan-ruangan pelayanan rawat inap.
2. Data pasien terdata pada SIMRS
3. Pasien mendapatkan layanan informasi pelayanan rawat inap.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.

2. Jadwal praktek dokter Rumah Sakit Harapan Mulia
3. Daftar fasilitas Rumah Sakit Harapan Mulia
4. Formulir isian pasien.
5. Daftar tarif yang berlaku.
6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Perangkat SIRS ( komputer ).
2. ATK.
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu

: jam 08.00 - jam 14.00 shift I.

Senin – Sabtu

: jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Senin – Sabtu

: jam 21.00 - jam 08.00 shift III.

Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di
entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
5. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat inap.
Wewenang :
1. Memberikan informasi kedaan ruangan perawatan rawat inap.
2. Memesan ruangan perawatan
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
NO
1

JABATAN
Ka. Instalasi Rekam

UNIT ORGANISASI
Penunjang Medis

DALAM HAL
Pelaporan

2

3

Medis
PJ Pelayanan

Instalasi Rekam

Pengarahan
Penugasan

Pendaftaran Rawat

Medis

Pengkoordinasian

Jalan
PJ Pelayanan

Instalasi Rekam

kegiatan
Penugasan

Pendaftaran IGD dan

Medis

Pengkoordinasian

Rawat Inap

kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
1

ASPEK
Tempat kerja : Pendaftaran

FAKTOR
Diruang tertutup berventilasi/IGD

IGD dan Rawat Inap
Resiko Bahaya :
NO
1

ASPEK
Stress operasional

FAKTOR
Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pelayanan
pendaftaran IGD dan rawat inap.

Syarat Jabatan :
NO
1

JENIS PENDIDIKAN

PELATIHAN

DIII Rekam Medis/

- Pelatihan Customer

SLTA Plus

Service.

Upaya Fisik :
1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin
2. Berbadan

: laki-laki/wanita
: sehat jasmani dan rohani

PENGALAMAN

3. Umur minimal
I. Nama Jabatan

: 18 tahun
: Pelaksana Pelayanan Berkas Rekam Medis

Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Uraian Tugas

:

a) Pencarian berkas rekam medis
1. Mencari berkas RM untuk kunjungan ulang/kontrol ke Rumah Sakit
Harapan Mulia di ruang arsip maupun di ruang lain berdasarkan tracer
yang tercetak di SIMRS
2. Mencari riwayat berobat pasien di SIMRS (History pasien) ketika berkas
pasien tidak ditemukan di ruang arsip
3. Jika berkas rekam medis tidak ditemukan setelah dicari di rak/ruang lain
yang terkait, petugas membuat rekam medis sementara tanpa memberi
nomor rekam medis baru dan berkas lama tetap harus dicari. Setelah
berkas lama ditemukan, disatukan dengan berkas rekam medis
sementara.
4. Petugas

mengeluarkan

berkas

rekam

medis

yang

dicari

dan

melampirkan tracer ke berkas rekam medis pasien
5. Mencari dan menyiapkan berkas pasien yang akan dipinjam oleh dokter
atau bagian lain di Rumah Sakit Harapan Mulia
6. Peminjaman rekam medis harus tertulis di buku peminjaman
7. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
b) Distribusi Rekam Medis
1. Mendistribusikan berkas RM ke poliklinik dan unit lain yang terkait
2. Menuliskan/entry waktu pengiriman berkas RM sebelum distribusi
berkas
3. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
c) Penyimpanan Rekam Medis

1. Menerima berkas rekam medis dari poliklinik/IGD serta dari pengolahan
data RM.
2. Memeriksa kelengkapan berkas RM dari poliklinik
3. Memulangkan melalui SIMRS berkas RM dari poliklinik
4. Menyusun berkas RM berdasarkan nomor RM
5. Menyimpan berkas RM di Roll O’Pack/rak penyimpanan
6. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Hasil Kerja :
1.

Berkas RM tersedia di setiap poliklinik

2.

Berkas rekam medis tersedia bagia setiap
pasien yang berobat di RSPG

3.

Peminjaman rekam medis terlayani dan
tertulis

Bahan Kerja :
1.

Tracer

2.

Buku Pengembalian RM

3.

Hasil

pengecekan

kelengkapan

berkas RM
4.

SIMRS

Perangkat Kerja :
1.

Komputer dan ATK.

2.

Telepon

Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu

: Jam 08.00 - jam 16.00

Tanggung jawab :
1.

Bertanggung jawab atas kebenaran distribusi RM

2.

Bertanggung jawab atas ketepatan pengeluaran berkas

3.

Bertanggung jawab atas keamanan berkas RM

4.

Bertanggung jawab atas kerapihan dan penataan berkas RM

5.

Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

Wewenang :
1.

Mengeluarkan berkas RM dari ruang arsip

2.

Memberikan masukan kepada atasan langsung

Korelasi Jabatan :
NO
1

JABATAN
Ka. Instalasi Rekam

2

Medis
Penanggung jawab

Instalasi Rekam

Pengarahan
Penugasan

Pendaftaran Rawat

Medis

Pengkoordinasian

Jalan
Pelaksana

Instalasi Rekam

kegiatan
Penugasan

Pendaftaran IGD dan

Medis

Pengkoordinasian

3

UNIT ORGANISASI
DALAM HAL
Penunjang Medis
Pelaporan

Rawat Inap

kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
1

ASPEK
Tempat kerja : Pendaftaran

FAKTOR
Diruang tertutup berventilasi/ AC

Resiko Bahaya :
NO
1

ASPEK
Stress operasional

FAKTOR
Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pelayanan RM.

Syarat Jabatan :
NO
1

JENIS

PELATIHAN

PENGALAMAN

PENDIDIKAN
DIII Rekam
Medis/SLTA

Upaya Fisik :
1.

Duduk

: sering

2.

Berdiri

: sering

3.

Berjalan

: sering

4.

Memegang

: sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin

: laki-laki/wanita

2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal
J. Nama Jabatan

: 18 tahun
: Pelaksana Pengolahan Data Rekam Medis

Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Uraian Tugas

:

a) Evaluasi Kelengkapan Rekam Medis
1. Berkas rekam medis yang telah selesai dari ruangan, segera
dikembalikan ke Instalasi Rekam Medis dengan menggunakan buku
pengembalian.
2. Petugas memeriksa berkas rekam medis yang kembali dengan buku
pengembalian (sesuai atau tidak).
3. Berkas rekam medis diperiksa kelengkapannya, termasuk keberadaan
rontgennya.
4. Petugas memeriksa kebenaran nomor RM di berkas RM, sampul dan
rontgen pasien.
5. Lembaran-lembaran rekam medis diperiksa melalui formulir Assembling.

6. Apabila ada berkas rekam medis yang tidak lengkap, dikembalikan ke
ruangan perawatan untuk dilengkapi
7. Berkas yang sudah lengkap diinput dikomputer
8. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
b)

Sensus Harian
1. Petugas mengecek data pasien rawat melalui SIMRS
2. Melaksanakan sensus pasien rawat inap di setiap ruang rawat inap
setiap hari
3. Data pasien tersebut diinput dikomputer sesuai ruangan
4. Jika terjadi ketidak sesuaian antara SIMRS dan hasil sensus, petugas
konfirmasi ke ruangan rawat inap
5. Merekap hasil sensus harian selama 1 bulan
6. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

c)

Coding
1. Memberikan kode penyakit pada RM pasien rawat inap setelah pasien
pulang serta berkas jaminan pasien sesuai dengan ICD-10
2. Memberikan kode tindakan sesuai dengan ICD-9CM
3. Berkas RM yang sudah dicoding siap untuk diinput di komputer
4. Menyerahkan berkas jaminan yang telah dicoding ke Instalasi
Administrasi Pasien
5. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

d)

Pelaporan Rekam Medis
Internal :
1. Proses pengumpulan/penagihan data dari unit terkait dimulai tanggal
01 di awal bulan berikutnya
2. Data bersumber dari SIMRS dan manual (unit terkait)

3. Data direkapitulasi berdasarkan data SIMRS (kunjungan rawat jalan,
IGD, rawat inap, diagnosa, rujukan, kematian) melalui program excell
4. Data yang bersumber dari unit terkait/penunjang direkapitulasi dan
dinput di komputer
5. Data sensus dibuatkan rekapan per ruangan dan keseluruhan
Eksternal :
1. Laporan eksternal rutin berupa SIRS bersumber SIMRS
2. Data SIMRS direkap dan dipindahkan ke format SIRS
3. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
e)

Korespondensi Rekam Medis
1. Meminta surat/formulir permintaan informasi medis tertulis kepada
pihak yang membutuhkan
2. Petugas meminta surat kuasa dari pasien jika permintaan tidak dari
pasien langsung
3. Petugas meminta identitas pasien dan kartu pengenal pasien dan
pihak peminta serta Kartu Keluarga untuk permintaan dari anak/orang
tua pasien
4. Menyediakan berkas RM pasien yang memerlukan informasi medis
5. Meminta dokter mengisi formulir informasi medis
6. Menyerahkan informasi medis kepada pihak yang memerlukan
7. Mendokumentasikan bukti penyerahan informasi medis melaui buku
serah terima
8. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
Hasil Kerja :
1. Hasil evaluasi kelengkapan pengembalian RM
2. Tersedia laporan tepat waktu
3. Hasil Coding tepat waktu
4. Data sensus harian tepat waktu
5. Terpenuhinya permintaan data medis pasien

Bahan Kerja :
1.

Laporan unit pelayanan

2.

Sensus Harian

3.

SIMRS

4.

Buku Pengembalian RM

Perangkat Kerja :
1.

ICD-10

2.

ICD-9CM

3.

Komputer

4.

ATK.

5.

Telepon

Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu

: Jam 08.00 - jam 16.00

Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas ketepatan evaluasi pengembalian RM
2. Bertanggung jawab atas ketepatan coding
3. Bertanggung jawab atas kebenaran laporan RM
4. Bertanggung jawab atas keam