C. Change Impact - D.3205 Change Impact
Change Impact Analysis
018/PS.07/B-EFFECT/2012
Change Impact Analysis
Human Capital Management
C. Change Impact
1. Daftar karyawan baru dikeluarkan oleh Report SAP.
AS IS
TO BE
Report yang diambil dari
rekruitasi.
Report diambil dari data yang
telah dimasukkan ke SAP.
C. Change Impact
1. Saat pengangkatan karyawan tidak diperlukan create ID card baru lagi.
AS IS
TO BE
Proses pembuatan ID Card baru
dilakukan karena pada status
karyawan pada NIK berubah.
Proses pembuatan ID Card tidak
perlu dilakukan karena status
karyawan telah dipindahkan ke
Employee Group dan Employee Sub
Group.
2. Proses mutasi / promosi / ditugaskan / dipekerjakan / penempatan kembali
/ MPP dipercepat/ MPP diperpanjang / berhenti APS akan selalu dimulai
dari proses analisa succession & career management.
AS IS
TO BE
Belum ada analisa succession plan &
career management.
Proses – proses diatas merupakah
realisasi hasil analisis succession plan
& career management.
C. Change Impact
3. Saat proses CDTP selain mempertimbangkan masa kerja dan ikatan
dinas, analisis succession plan harus dilakukan.
AS IS
TO BE
Pada saat pengajuan yang
dipertimbangkan hanya masa kerja
dan ikatan dinas.
Ditambahkan analisis succesion plan,
agar ketika karyawan tersebut CDTP,
terdapat successor pada posisi yang
ditinggalkan.
4. Penempatan kembali setelah CDTP terdapat proses cek qouta planning &
vacant position oleh bangor, serta match up oleh karir untuk bantu
direksi.
AS IS
TO BE
Pengecekan sebatas pengecekan
vacant position atau dibuatkan posisi
baru.
Pengecekan quota planning, vacant
position harus dilakukan oleh Bang.
Or. Serta match up terhadap vacant
position harus dilakukan oleh Career
sebagai pertimbangan keputusan
penempatan kembali oleh Direksi.
C. Change Impact
5. List karyawan berhak pembekalan pensiun 52 tahun bisa dikeluarkan
oleh report. Laporan realisasi biaya dapat disimpan di SAP.
AS IS
TO BE
Perhitungan 52 tahun masih
dilakukan manual dan realisasi biaya
disimpan tersendiri.
Perhit. 52 tahun dapat dilakukan
secara otomatis oleh sistem dan
disimpan di infotype 19 yang
reportnya dapat dikeluarkan sesuai
keperluan. Realisasi pemakaian biaya
disimpan di infotype pelatihan
tersebut.
6. Masa kerja karyawan akan dihitung oleh report.
AS IS
TO BE
Perhitungan masa kerja karyawan
masih dihitung manual.
Masa kerja karyawan akan dihitung
oleh report dimana dimulai dari
tanggal pengangkatan yang dikurangi
durasi CDTP.
C. Change Impact
7. Perubahan data keluarga dapat dimaintain secara real time tanpa
mengganggu status pajak.
AS IS
TO BE
Perubahan data keluarga berdampak
terhadap status pajak.
Perubahan data keluarga disimpan
pada infotype tersendiri berbeda
dengan infotype untuk status pajak
sehingga dimungkinkan pencatatan
perubahan data keluarga real time.
8. List karyawan 55 tahun akan dihitung oleh report.
AS IS
TO BE
Perhitungan karyawan yang akan
pensiun masih dihitung manual.
Karyawan yang akan berumur 55
tahun akan dihitung oleh report.
C. Change Impact
9. Pada proses berhenti rasionalisasi, Bag. Or. lakukan obsolete position
yang didasari WP dan Staffng Plan.
AS IS
TO BE
Belum ada proses sebelumnya.
Bag. Or. akan merubah status posisi –
posisi yang akan dihilangkan menjadi
obsolete agar tidak dapat diisi oleh
admin EA untuk proses lainnya yang
didasari dari analisis workforce
planning dan staffing plan.
10. Data Karyawan Outsource masih dimaintain secara eksisting.
AS IS
TO BE
Maintain data karyawan outsource di
HCIS.
Masih seperti eksisting.
C. Change Impact
11. Cost center BOD dan Komisaris sama hanya 1 cost center.
AS IS
TO BE
Cost center BOD dan Komisaris 1 cost
center yang sama.
Masih seperti eksisting.
12. Karyawan berhenti meninggal dunia harus melakukan action 2 kali yaitu
berhenti meninggal dunia dan penghentian pembayaran.
AS IS
TO BE
Karyawan meninggal dunia langsung
dipensiunkan dan batas waktu
pembayaran gaji 1 tahun lewat
payroll bulanan dikontrol manual.
Karyawan meninggal dunia diubah
status menjadi meninggal dunia agar
tidak terpanggil pada proses lainnya,
dan secara bersamaan langsung
dijalankan penghentian pembayaran
untuk memberikan batas waktu
pembayaran gaji 1 tahun lewat
payroll bulanan tersebut.
C. Change Impact
13. Iuran karyawan dipekerjakan akan dihitung oleh program pada saat
menjalankan report tagihan iuran.
AS IS
TO BE
Iuran karyawan dipekerjakan tetap
ditampilkan pada report tagihan
iuran.
Masih seperti eksisting.
14. Karyawan berhenti meninggal dunia harus melakukan action 2 kali yaitu
berhenti meninggal dunia dan penghentian pembayaran.
AS IS
TO BE
Karyawan meninggal dunia langsung
dipensiunkan dan batas waktu
pembayaran gaji 1 tahun lewat
payroll bulanan dikontrol manual.
Karyawan meninggal dunia diubah
status menjadi meninggal dunia agar
tidak terpanggil pada proses lainnya,
dan secara bersamaan langsung
dijalankan penghentian pembayaran
untuk memberikan batas waktu
pembayaran gaji 1 tahun lewat
payroll bulanan tersebut.
C. Change Impact
15. Kesetaraan pangkat karyawan kontrak diletakkan di IT 9000 untuk
keperluan aplikasi perdin.
AS IS
TO BE
Kesetaraan pangkat disimpan hanya
untuk keperluan aplikasi, berbeda
dengan karyawan tetap.
Pangkat diisi pada infotype yang
sama dengan karyawan tetap, hanya
yang membedakan adalah status
karyawan pada EG dan ESG.
16. Iuran karyawan CDTP disimpan di infotype tertentu dan ditagihkan pada
saat karyawan masuk kembali dengan entry besar iuran yang akan
ditagihkan per bulannya sesuai kontrak.
AS IS
TO BE
Iuran ditalangi terlebih dahulu oleh
perusahaan, yang akan ditagihkan
ketika karyawan masuk yang
prosedur penagihannya tergantung
pada kesepakatan.
Masih seperti eksisting.
C. Change Impact
1. Aplikasi Perdin, Presensi, SPKL, Cuti eksisting masih dipakai, hanya
pengambilan data base untuk karyawan diambil dari SAP.
AS IS
TO BE
Perdin, Pencatatan Presensi, SPKL,
Cuti memakai aplikasi tersendiri.
Sama seperti eksisting, hanya
terdapat perubahan program
pengalihan pengambilan data base ke
data base SAP untuk karyawan.
2. Pola Waktu Kerja di SAP baru sehingga butuh mapping data waktu kerja
eksisting.
AS IS
TO BE
Pola waktu kerja eksisting : Shift 1,
Shift 2, Shift 3, Shift 4. Yang dipakai
eksisting Shift 1 dan Shift 4.
Pola waktu kerja SAP : 5 Hari Kerja
Normal, 5 Hari Kerja Bulan Puasa,
Flexi Time, Shift 1, Shift 2, Shift 3.
C. Change Impact
3. Untuk data presensi karyawan subarea Jakarta tidak terdapat mesin
presensi maka data kehadiran akan diupload.
AS IS
TO BE
Data presensi dicatat manual.
Data presensi diupload oleh mesin ke
infotype time event.
4. Pencatatan quota izin di customizing adalah qouta izin bulanan, untuk
quota izin tahunan akan dimaintain manual di SAP yang dibantu oleh
report qouta izin oleh admin TM.
AS IS
TO BE
Ceking qouta izin manual.
Qouta izin dapat dikontrol dengan
report untuk tahuanan, sedangkan
untuk bulanan dapat dikontrol oleh
sistem langsung.
C. Change Impact
5. Qouta cuti tahunan dan cuti besar dapat disimpan di SAP.
AS IS
TO BE
Qouta cuti dicatat pada aplikasi cuti.
Quota cuti disimpan pada konfigurasi
SAP, sehingga aplikasi cuti butuh
dirubah untuk mengambil database
dari SAP.
6. Cuti bersama.
AS IS
TO BE
Bila terdapat cuti bersama yang
memotong atau tidak memotong cuti
bersama maka terdapat perubahan
program.
Bila terdapat cuti bersama yang
memotong cuti tahunan maka dapat
dimasukkan pada infotype absence
per karyawan, namun bila tidak
memotong cuti tahunan, maka dapat
melakukan perubahan kalender.
C. Change Impact
7. Mangkir.
AS IS
TO BE
Karyawan yang tidak memiliki
sepasang data presensi per harinya
dianggap mangkir.
Penetapan status mangkir berasal
dari pernyataan unit sehingga tidak
otomatis mangkir. Bila mangkir dapat
dimasukkan di IT absence manual.
8. Cuti bersama.
AS IS
TO BE
Bila terdapat cuti bersama yang
memotong atau tidak memotong cuti
bersama maka terdapat perubahan
program.
Bila terdapat cuti bersama yang
memotong cuti tahunan maka dapat
dimasukkan pada infotype absence
per karyawan, namun bila tidak
memotong cuti tahunan, maka dapat
melakukan perubahan kalender.
C. Change Impact
9. Data Presensi.
AS IS
TO BE
Data presensi pada aplikasi presensi
ditarik data dari database secara
manual.
Data presensi akan dibuatkan
schedule job yang akan memasukkan
data presensi otomatis kedalam SAP.
Data Presensi dalam bentuk sepasang
waktu namun tidak memiliki
pembeda jam masuk dan jam keluar.
Data presensi akan dibedakan jam
masuk dan jam keluarnya dengan
bantuan program konversi.
10. Cuti Besar.
AS IS
TO BE
Qouta cuti besar diberikan kepada
karyawan secara manual.
Qouta cuti besar dapat digenerate
otomatis oleh sistem secara massal.
Daftar Key Decision Closed
1.
NPWP.
AS IS
TO BE
Data karyawan masih ada yang belum Semua karyawan harus memiliki
memiliki NPWP.
NPWP.
2.
AS IS
TO BE
Karyawati TK0, kecuali ada
pelaporan.
Masih seperti eksisting.
Seluruh karyawati status pajak TK0, kecuali bila ada pelaporan.
AS IS
3.
Kenaikan COLA berlaku bagi seluruh
Kenaikan
karyawan COLA
PT INTI di area manapun.
TO BE
Masih seperti eksisting.
Daftar Key Decision Closed
4.
5.
Pesangon / IPK.
AS IS
TO BE
Pesangon / IPK diberikan saat SK dan
persyaratan pensiun telah
diselesaikan oleh karyawan.
Pembayaran pensiun diberikan
sebelum periodic closing.
AS IS
TO BE
Metoda Pajak Netto, dimana
perusahaan merupakan wajib pungut.
Masih seperti eksisting.
Metoda Pajak
AS IS
6.
TO BE
Perubahan
status
pajaksecara
anak meninggal
dunia
dan
kelahiran
anak yang
Dilakukan di
awal tahun
Dibuat
sistem
yang
akan melihat
manual.
perubahan data anak di tahun
tertanggung
.
sebelumnya dan dijalankan per 01
Januari tahun berikutnya.
Daftar Key Decision Closed
7.
Pajak untuk komponen payroll tahunan ikut dibulan pemberian offcycle.
AS IS
TO BE
Pajak komponen payroll tahunan
dibulan sebelumnya, koreksi
dilakukan manual.
Pajak komponen payroll tahunan ikut
pajak dibulan pemberian offcycle. Run
payroll dilakukan 2 kali. Payroll
offcycle 1 untuk pembayaran, payroll
offcycle 2 untuk koreksi pajak.
AS IS
8.
TO BE
Potongan per
bulan dapat
berubah
– flat
Potongan
bulan ditetapkan flat
Potongan
pinjaman
dipotong
secara
setiapper
bulannya.
ubah.
per bulan selama periode, bila
terdapat percepatan maka pihak
ketiga melapor ke MSDM. Sehingga
diperlukan informasi kepada pihak
ketiga.
Daftar Key Decision Closed
9.
Report Bank Transfer.
AS IS
TO BE
Report Bank Transfer yang dihasilkan Masih seperti eksisting.
BNI, NON BNI, dan Tunai
AS IS penghasilan bulanan, penghasilan
TO BEtahunan, dan rapel.
10. Posting
Diposting menurut aturan “Distribusi
Gaji, PPIP, JHT Bumi Putera &
Jamsostek” posisi September 2012.
Masih seperti eksisting.
Daftar Key Decision Closed
12. Posting IPK, Santunan Duka Cita, Uang Seragam, Bantuan Biaya
Pemakaman, Beasiswa
AS IS
TO BE
Diposting ke 1 G/L account 220000
(balance sheet).
Masih seperti eksisting.
13. Posting
AS IS pajak.
TO BE
Diposting ke Balance Sheet, G/L
Account 202020.
Masih seperti eksisting.
AS IS
TO BE
Posting payroll penghasilan bulanan
Masih seperti eksisting.
Posting payroll setelah payroll
dijalankan.
Posting payroll penghasilan tahunan
dilakukan setelah run payroll ke – 2
bagi penghasilan tahunan tersebut
pada bulan berikutnya.
14. Tanggal
Posting
maksimal
tanggal 25 Oktober 2012.
Daftar Key Decision Closed
15. Cost center bagian produksi dan proyek
AS IS
TO BE
1 cost center ke 2 G/L sesuai dengan
pembagian karyawan langsung dan
tidak langsung di MSDM.
Hanya 1 cost center yaitu CC30299
yang akan dilekatkan dengan 1 G/L
Account yaitu Biaya Tenaga Kerja
Tidak Langsung Proyek yaitu 510500
dilekatkan per level divisi.
AS IS
TO BE
Masih seperti eksisting.
Pembebanan
rapel
dibebankan
16. Rapel
dan terjadi
perubahan
costke
center.
cost center baru / eksisting.
AS IS
Vendor yang ada JHT BP,
Jamsostek dan Kary. INTI.
17. Vendor yang dipakai
TO BE
Masih seperti eksisting.
Daftar Key Decision Closed
18. Reconsiliasi account
AS IS
TO BE
Reconsiliasi account yang dipakai
208030 (Utang Karyawan)
208040 (Utang gaji lain – lain)
Masih seperti eksisting.
AS IS
TO BE
19. Posting otomatis terhadap komponenPosting
gaji yang
masuk
payroll.
otomatis
setelah
payroll
Posting otomatis setelah payroll
dijalankan sesuai dengan mapping
dijalankan.
komponen dan G/L.
Change Impact Analysis
No
Change
Impact
1
Cost Center yang digunakan untuk
divisi Ops Celco Prod dan Purju akan
dijadikan satu
-
2
Pembuatan Job Profile
Proses lebih sederhana, simple dan
padat, tidak membutuhkan
berlembar-lembar kertas
3
Posisi MPP, PK (MT), MD ditempatkan
di bawah unit MSDM. Untuk
pengelompokan, akan dibuat unit
"dummy" untuk masing-masing
kelompok
Ketika akan mengeluarkan laporan
mengenai struktur organisasi,
apabila unit ini tidak ingin
dikeluarkan maka unit ini harus di
un-check.
4
Posisi dipekerjakan dan CDTP adalah
99999999 (default position / no position)
•
•
Tidak akan muncul di struktur
organisasi dan posisi tidak
tercatat di infotype action.
Untuk yang dipekerjakan,
pencatatan posisi apabila
dibutuhkan dapat dilakukan di
IT 0395 (External Organizational
Unit)
Change Impact Analysis (2)
No
Change
Impact
5
Posisi ditugaskan akan ditempatkan
dibawah unit Direktur Utama. Untuk
pengelompokan, akan dibuat unit
"dummy".
•
•
6
7
8
Akan ada object Task untuk
mendeskripsikan tugas kunci dari suatu
posisi / job
Ketika akan mengeluarkan
laporan mengenai struktur
organisasi, apabila unit ini tidak
ingin dikeluarkan maka unit ini
harus di un-check.
Untuk nama posisi akan ditulis
"Ditugaskan" sehingga apabila
dibutuhkan pencatatan posisi
pada saat ditugaskan maka akan
dilakukan di IT 0395 (External
Organizational Unit)
Perlu dibuat Task Catalog. Role
oleh...
Relationship antara Task ke Job
atau Task ke Position.
Change Impact Analysis
No
Change
Impact
1
Quota Planning akan menggunakan
interval tahunan Jangka Pendek (1
tahun) dan Jangka Panjang (5 tahun),
akan dipilih yang mana akan digunakan
•
•
Setiap tahun akan dilakukan
perencanaan tentang jumlah Job
yang dibutuhkan suatu unit.
Job tersebut akan menentukan
jumlah posisi yang dibutuhkan di
suatu unit organisasi.
Change Impact Analysis
No
Change
Impact
1
Quota Planning akan menggunakan
interval tahunan Jangka Pendek (1
tahun) dan Jangka Panjang (5 tahun),
akan dipilih yang mana akan digunakan
•
•
Setiap tahun akan dilakukan
perencanaan tentang jumlah Job
yang dibutuhkan suatu unit.
Job tersebut akan menentukan
jumlah posisi yang dibutuhkan di
suatu unit organisasi.
Change Impact Analysis
No
Change
Impact
1
Untuk pencatatan hasil di SAP
diutamakan hanya untuk SKI (Utama
dan Pokok) saja namun untuk
komponen Ranking akan tetap di
konfigur di SAP
Sesuai existing
2
Bang Or akan mengelola Requirement
dan BSPK akan mengelola Qualification.
Qualification Catalog akan dikelola oleh
Bang Or.
Pembagian otorisasi di dalam
sistem. Selain itu diperlukan
koordinasi dan komunikasi antara
kedua unit ini dalam pembentukan
Qualification Catalog (mutualisme).
3
Pencatatan pengalaman project akan
dilakukan di PS
Data harus dimaintain di modul PS
karena laporan penempatan di
project akan mengambil data dari
PS.
Change Impact Analysis
No
Change
Impact
1
Career path akan dikonfigurasi namun
untuk context / master datanya akan
diisi kemudian mengikuti kebijakan
yang akan berlaku di PT INTI.
Diperlukan pembentukan Tim
untuk penyusunan Career Path
nantinya.
Change Impact Analysis
No
Change
Impact
1
Benefit akan dicatat di PA
Pencatatan benefit tidak dilakukan
di modul benefit. Cukup di
personnel administration. Ini juga
dapat menghindari redudansi data /
double entry.
Change Impact Analysis
Sales & Distribution , PP and COPA
SD : Dampak Perubahan
Pencatatan
actual
revenue
untuk
BAST
Pembangunan dan BAST Migrasi berpindah dari
modul PS ke modul SD
Project preparation, detail planning (WBS, network)
dan progress-oriented view dari project tetap akan
ada di modul PS.
MM : Dampak Perubahan
• Otorisasi create PO juga diberikan ke bagian
operasional, tetapi dibatasi hanya document
type PO untuk TITO saja yang diperbolehkan.
• Otorisasi Create Invoice untuk Telkom TITO
diberikan kebagian akuntansi juga, dengan
catatan otorisasinya dibatasi hanya document
type PO untuk TITO saja yang diperbolehkan .
SD : Dampak Perubahan
Pencatatan actual revenue berpindah dari modul
PS ke modul SD
Project preparation, detail planning (WBS, network)
dan progress-oriented view dari project tetap akan
ada di modul PS.
SD : Dampak Perubahan
Pengiriman barang ke customer (bukan ke lokasi)
bisa dari gudang12AA / 12CA, tidak perlu ada
transfer storage location to storage location, tidak
perlu membuat reservation document. Sebagai
pengganti reservation document adalah document
Delivery Order (DO) yang dikeluarkan dari modul
SD, yang membuat DO adalah Mat.Proy. Print DO
diberikan ke Logistic sebagai dasar / trigger untuk
mengirimkan barang ke customer (proses picking
dan goods issue)
PP : Dampak Perubahan
• Pembelian komponen produksi tidak dibatasi dengan
budget, hanya biaya didalam production order yang
terkena budget check
• PR type hasil MRP akan dibedakan dengan type yang
digunakan saat ini
• Terdapat transfer komponen dan barang jadi antara
logistik dan Produksi
• Diperlukan G/L untuk SFG dan biaya subkontrak
• Penggunaan komponen tambahan harus diinput secara
terpisah, dengan reservasi yang harus di release terlebih
dahulu oleh Rendal
• Ada settlement production order ke WBS
MM : Dampak Perubahan
• Terdapat proses tambahan untuk pengeluaran
bahan baku ke vendor subcont dengan proses
transfer stock, serta penerimaan barang
setengah jadi yang akan dilakukan oleh bagian
logistik.
SD : Dampak Perubahan
As-Is Process : AM tidak pernah membuat Delivery
Order
To-be process : Khusus untuk Business Process
Product Business > Penjualan Normal, role AM
akan membuat Delivery Order.
SD : Dampak Perubahan
Jika ada material yang memerlukan proses
produksi terlebih dahulu (contoh GPA), maka bisa
dilakukan proses buffer dulu oleh AM, sehingga
untuk 1 Sales Order maka seluruh line item akan
keluar dari stock type “Unrest”, dan tidak
memerlukan WBS settlement.
PP : Dampak Perubahan
• Akan ada pengakuan stock material customer hanya
secara kuantiti yang dilakukan oleh Rendal
• Biaya aktivitas produksi akan disettle ke sales order
• Hasil makloon atau QC akan diterima di gudang
produksi kemudian di transfer ke gudang Logistik
018/PS.07/B-EFFECT/2012
Change Impact Analysis
Human Capital Management
C. Change Impact
1. Daftar karyawan baru dikeluarkan oleh Report SAP.
AS IS
TO BE
Report yang diambil dari
rekruitasi.
Report diambil dari data yang
telah dimasukkan ke SAP.
C. Change Impact
1. Saat pengangkatan karyawan tidak diperlukan create ID card baru lagi.
AS IS
TO BE
Proses pembuatan ID Card baru
dilakukan karena pada status
karyawan pada NIK berubah.
Proses pembuatan ID Card tidak
perlu dilakukan karena status
karyawan telah dipindahkan ke
Employee Group dan Employee Sub
Group.
2. Proses mutasi / promosi / ditugaskan / dipekerjakan / penempatan kembali
/ MPP dipercepat/ MPP diperpanjang / berhenti APS akan selalu dimulai
dari proses analisa succession & career management.
AS IS
TO BE
Belum ada analisa succession plan &
career management.
Proses – proses diatas merupakah
realisasi hasil analisis succession plan
& career management.
C. Change Impact
3. Saat proses CDTP selain mempertimbangkan masa kerja dan ikatan
dinas, analisis succession plan harus dilakukan.
AS IS
TO BE
Pada saat pengajuan yang
dipertimbangkan hanya masa kerja
dan ikatan dinas.
Ditambahkan analisis succesion plan,
agar ketika karyawan tersebut CDTP,
terdapat successor pada posisi yang
ditinggalkan.
4. Penempatan kembali setelah CDTP terdapat proses cek qouta planning &
vacant position oleh bangor, serta match up oleh karir untuk bantu
direksi.
AS IS
TO BE
Pengecekan sebatas pengecekan
vacant position atau dibuatkan posisi
baru.
Pengecekan quota planning, vacant
position harus dilakukan oleh Bang.
Or. Serta match up terhadap vacant
position harus dilakukan oleh Career
sebagai pertimbangan keputusan
penempatan kembali oleh Direksi.
C. Change Impact
5. List karyawan berhak pembekalan pensiun 52 tahun bisa dikeluarkan
oleh report. Laporan realisasi biaya dapat disimpan di SAP.
AS IS
TO BE
Perhitungan 52 tahun masih
dilakukan manual dan realisasi biaya
disimpan tersendiri.
Perhit. 52 tahun dapat dilakukan
secara otomatis oleh sistem dan
disimpan di infotype 19 yang
reportnya dapat dikeluarkan sesuai
keperluan. Realisasi pemakaian biaya
disimpan di infotype pelatihan
tersebut.
6. Masa kerja karyawan akan dihitung oleh report.
AS IS
TO BE
Perhitungan masa kerja karyawan
masih dihitung manual.
Masa kerja karyawan akan dihitung
oleh report dimana dimulai dari
tanggal pengangkatan yang dikurangi
durasi CDTP.
C. Change Impact
7. Perubahan data keluarga dapat dimaintain secara real time tanpa
mengganggu status pajak.
AS IS
TO BE
Perubahan data keluarga berdampak
terhadap status pajak.
Perubahan data keluarga disimpan
pada infotype tersendiri berbeda
dengan infotype untuk status pajak
sehingga dimungkinkan pencatatan
perubahan data keluarga real time.
8. List karyawan 55 tahun akan dihitung oleh report.
AS IS
TO BE
Perhitungan karyawan yang akan
pensiun masih dihitung manual.
Karyawan yang akan berumur 55
tahun akan dihitung oleh report.
C. Change Impact
9. Pada proses berhenti rasionalisasi, Bag. Or. lakukan obsolete position
yang didasari WP dan Staffng Plan.
AS IS
TO BE
Belum ada proses sebelumnya.
Bag. Or. akan merubah status posisi –
posisi yang akan dihilangkan menjadi
obsolete agar tidak dapat diisi oleh
admin EA untuk proses lainnya yang
didasari dari analisis workforce
planning dan staffing plan.
10. Data Karyawan Outsource masih dimaintain secara eksisting.
AS IS
TO BE
Maintain data karyawan outsource di
HCIS.
Masih seperti eksisting.
C. Change Impact
11. Cost center BOD dan Komisaris sama hanya 1 cost center.
AS IS
TO BE
Cost center BOD dan Komisaris 1 cost
center yang sama.
Masih seperti eksisting.
12. Karyawan berhenti meninggal dunia harus melakukan action 2 kali yaitu
berhenti meninggal dunia dan penghentian pembayaran.
AS IS
TO BE
Karyawan meninggal dunia langsung
dipensiunkan dan batas waktu
pembayaran gaji 1 tahun lewat
payroll bulanan dikontrol manual.
Karyawan meninggal dunia diubah
status menjadi meninggal dunia agar
tidak terpanggil pada proses lainnya,
dan secara bersamaan langsung
dijalankan penghentian pembayaran
untuk memberikan batas waktu
pembayaran gaji 1 tahun lewat
payroll bulanan tersebut.
C. Change Impact
13. Iuran karyawan dipekerjakan akan dihitung oleh program pada saat
menjalankan report tagihan iuran.
AS IS
TO BE
Iuran karyawan dipekerjakan tetap
ditampilkan pada report tagihan
iuran.
Masih seperti eksisting.
14. Karyawan berhenti meninggal dunia harus melakukan action 2 kali yaitu
berhenti meninggal dunia dan penghentian pembayaran.
AS IS
TO BE
Karyawan meninggal dunia langsung
dipensiunkan dan batas waktu
pembayaran gaji 1 tahun lewat
payroll bulanan dikontrol manual.
Karyawan meninggal dunia diubah
status menjadi meninggal dunia agar
tidak terpanggil pada proses lainnya,
dan secara bersamaan langsung
dijalankan penghentian pembayaran
untuk memberikan batas waktu
pembayaran gaji 1 tahun lewat
payroll bulanan tersebut.
C. Change Impact
15. Kesetaraan pangkat karyawan kontrak diletakkan di IT 9000 untuk
keperluan aplikasi perdin.
AS IS
TO BE
Kesetaraan pangkat disimpan hanya
untuk keperluan aplikasi, berbeda
dengan karyawan tetap.
Pangkat diisi pada infotype yang
sama dengan karyawan tetap, hanya
yang membedakan adalah status
karyawan pada EG dan ESG.
16. Iuran karyawan CDTP disimpan di infotype tertentu dan ditagihkan pada
saat karyawan masuk kembali dengan entry besar iuran yang akan
ditagihkan per bulannya sesuai kontrak.
AS IS
TO BE
Iuran ditalangi terlebih dahulu oleh
perusahaan, yang akan ditagihkan
ketika karyawan masuk yang
prosedur penagihannya tergantung
pada kesepakatan.
Masih seperti eksisting.
C. Change Impact
1. Aplikasi Perdin, Presensi, SPKL, Cuti eksisting masih dipakai, hanya
pengambilan data base untuk karyawan diambil dari SAP.
AS IS
TO BE
Perdin, Pencatatan Presensi, SPKL,
Cuti memakai aplikasi tersendiri.
Sama seperti eksisting, hanya
terdapat perubahan program
pengalihan pengambilan data base ke
data base SAP untuk karyawan.
2. Pola Waktu Kerja di SAP baru sehingga butuh mapping data waktu kerja
eksisting.
AS IS
TO BE
Pola waktu kerja eksisting : Shift 1,
Shift 2, Shift 3, Shift 4. Yang dipakai
eksisting Shift 1 dan Shift 4.
Pola waktu kerja SAP : 5 Hari Kerja
Normal, 5 Hari Kerja Bulan Puasa,
Flexi Time, Shift 1, Shift 2, Shift 3.
C. Change Impact
3. Untuk data presensi karyawan subarea Jakarta tidak terdapat mesin
presensi maka data kehadiran akan diupload.
AS IS
TO BE
Data presensi dicatat manual.
Data presensi diupload oleh mesin ke
infotype time event.
4. Pencatatan quota izin di customizing adalah qouta izin bulanan, untuk
quota izin tahunan akan dimaintain manual di SAP yang dibantu oleh
report qouta izin oleh admin TM.
AS IS
TO BE
Ceking qouta izin manual.
Qouta izin dapat dikontrol dengan
report untuk tahuanan, sedangkan
untuk bulanan dapat dikontrol oleh
sistem langsung.
C. Change Impact
5. Qouta cuti tahunan dan cuti besar dapat disimpan di SAP.
AS IS
TO BE
Qouta cuti dicatat pada aplikasi cuti.
Quota cuti disimpan pada konfigurasi
SAP, sehingga aplikasi cuti butuh
dirubah untuk mengambil database
dari SAP.
6. Cuti bersama.
AS IS
TO BE
Bila terdapat cuti bersama yang
memotong atau tidak memotong cuti
bersama maka terdapat perubahan
program.
Bila terdapat cuti bersama yang
memotong cuti tahunan maka dapat
dimasukkan pada infotype absence
per karyawan, namun bila tidak
memotong cuti tahunan, maka dapat
melakukan perubahan kalender.
C. Change Impact
7. Mangkir.
AS IS
TO BE
Karyawan yang tidak memiliki
sepasang data presensi per harinya
dianggap mangkir.
Penetapan status mangkir berasal
dari pernyataan unit sehingga tidak
otomatis mangkir. Bila mangkir dapat
dimasukkan di IT absence manual.
8. Cuti bersama.
AS IS
TO BE
Bila terdapat cuti bersama yang
memotong atau tidak memotong cuti
bersama maka terdapat perubahan
program.
Bila terdapat cuti bersama yang
memotong cuti tahunan maka dapat
dimasukkan pada infotype absence
per karyawan, namun bila tidak
memotong cuti tahunan, maka dapat
melakukan perubahan kalender.
C. Change Impact
9. Data Presensi.
AS IS
TO BE
Data presensi pada aplikasi presensi
ditarik data dari database secara
manual.
Data presensi akan dibuatkan
schedule job yang akan memasukkan
data presensi otomatis kedalam SAP.
Data Presensi dalam bentuk sepasang
waktu namun tidak memiliki
pembeda jam masuk dan jam keluar.
Data presensi akan dibedakan jam
masuk dan jam keluarnya dengan
bantuan program konversi.
10. Cuti Besar.
AS IS
TO BE
Qouta cuti besar diberikan kepada
karyawan secara manual.
Qouta cuti besar dapat digenerate
otomatis oleh sistem secara massal.
Daftar Key Decision Closed
1.
NPWP.
AS IS
TO BE
Data karyawan masih ada yang belum Semua karyawan harus memiliki
memiliki NPWP.
NPWP.
2.
AS IS
TO BE
Karyawati TK0, kecuali ada
pelaporan.
Masih seperti eksisting.
Seluruh karyawati status pajak TK0, kecuali bila ada pelaporan.
AS IS
3.
Kenaikan COLA berlaku bagi seluruh
Kenaikan
karyawan COLA
PT INTI di area manapun.
TO BE
Masih seperti eksisting.
Daftar Key Decision Closed
4.
5.
Pesangon / IPK.
AS IS
TO BE
Pesangon / IPK diberikan saat SK dan
persyaratan pensiun telah
diselesaikan oleh karyawan.
Pembayaran pensiun diberikan
sebelum periodic closing.
AS IS
TO BE
Metoda Pajak Netto, dimana
perusahaan merupakan wajib pungut.
Masih seperti eksisting.
Metoda Pajak
AS IS
6.
TO BE
Perubahan
status
pajaksecara
anak meninggal
dunia
dan
kelahiran
anak yang
Dilakukan di
awal tahun
Dibuat
sistem
yang
akan melihat
manual.
perubahan data anak di tahun
tertanggung
.
sebelumnya dan dijalankan per 01
Januari tahun berikutnya.
Daftar Key Decision Closed
7.
Pajak untuk komponen payroll tahunan ikut dibulan pemberian offcycle.
AS IS
TO BE
Pajak komponen payroll tahunan
dibulan sebelumnya, koreksi
dilakukan manual.
Pajak komponen payroll tahunan ikut
pajak dibulan pemberian offcycle. Run
payroll dilakukan 2 kali. Payroll
offcycle 1 untuk pembayaran, payroll
offcycle 2 untuk koreksi pajak.
AS IS
8.
TO BE
Potongan per
bulan dapat
berubah
– flat
Potongan
bulan ditetapkan flat
Potongan
pinjaman
dipotong
secara
setiapper
bulannya.
ubah.
per bulan selama periode, bila
terdapat percepatan maka pihak
ketiga melapor ke MSDM. Sehingga
diperlukan informasi kepada pihak
ketiga.
Daftar Key Decision Closed
9.
Report Bank Transfer.
AS IS
TO BE
Report Bank Transfer yang dihasilkan Masih seperti eksisting.
BNI, NON BNI, dan Tunai
AS IS penghasilan bulanan, penghasilan
TO BEtahunan, dan rapel.
10. Posting
Diposting menurut aturan “Distribusi
Gaji, PPIP, JHT Bumi Putera &
Jamsostek” posisi September 2012.
Masih seperti eksisting.
Daftar Key Decision Closed
12. Posting IPK, Santunan Duka Cita, Uang Seragam, Bantuan Biaya
Pemakaman, Beasiswa
AS IS
TO BE
Diposting ke 1 G/L account 220000
(balance sheet).
Masih seperti eksisting.
13. Posting
AS IS pajak.
TO BE
Diposting ke Balance Sheet, G/L
Account 202020.
Masih seperti eksisting.
AS IS
TO BE
Posting payroll penghasilan bulanan
Masih seperti eksisting.
Posting payroll setelah payroll
dijalankan.
Posting payroll penghasilan tahunan
dilakukan setelah run payroll ke – 2
bagi penghasilan tahunan tersebut
pada bulan berikutnya.
14. Tanggal
Posting
maksimal
tanggal 25 Oktober 2012.
Daftar Key Decision Closed
15. Cost center bagian produksi dan proyek
AS IS
TO BE
1 cost center ke 2 G/L sesuai dengan
pembagian karyawan langsung dan
tidak langsung di MSDM.
Hanya 1 cost center yaitu CC30299
yang akan dilekatkan dengan 1 G/L
Account yaitu Biaya Tenaga Kerja
Tidak Langsung Proyek yaitu 510500
dilekatkan per level divisi.
AS IS
TO BE
Masih seperti eksisting.
Pembebanan
rapel
dibebankan
16. Rapel
dan terjadi
perubahan
costke
center.
cost center baru / eksisting.
AS IS
Vendor yang ada JHT BP,
Jamsostek dan Kary. INTI.
17. Vendor yang dipakai
TO BE
Masih seperti eksisting.
Daftar Key Decision Closed
18. Reconsiliasi account
AS IS
TO BE
Reconsiliasi account yang dipakai
208030 (Utang Karyawan)
208040 (Utang gaji lain – lain)
Masih seperti eksisting.
AS IS
TO BE
19. Posting otomatis terhadap komponenPosting
gaji yang
masuk
payroll.
otomatis
setelah
payroll
Posting otomatis setelah payroll
dijalankan sesuai dengan mapping
dijalankan.
komponen dan G/L.
Change Impact Analysis
No
Change
Impact
1
Cost Center yang digunakan untuk
divisi Ops Celco Prod dan Purju akan
dijadikan satu
-
2
Pembuatan Job Profile
Proses lebih sederhana, simple dan
padat, tidak membutuhkan
berlembar-lembar kertas
3
Posisi MPP, PK (MT), MD ditempatkan
di bawah unit MSDM. Untuk
pengelompokan, akan dibuat unit
"dummy" untuk masing-masing
kelompok
Ketika akan mengeluarkan laporan
mengenai struktur organisasi,
apabila unit ini tidak ingin
dikeluarkan maka unit ini harus di
un-check.
4
Posisi dipekerjakan dan CDTP adalah
99999999 (default position / no position)
•
•
Tidak akan muncul di struktur
organisasi dan posisi tidak
tercatat di infotype action.
Untuk yang dipekerjakan,
pencatatan posisi apabila
dibutuhkan dapat dilakukan di
IT 0395 (External Organizational
Unit)
Change Impact Analysis (2)
No
Change
Impact
5
Posisi ditugaskan akan ditempatkan
dibawah unit Direktur Utama. Untuk
pengelompokan, akan dibuat unit
"dummy".
•
•
6
7
8
Akan ada object Task untuk
mendeskripsikan tugas kunci dari suatu
posisi / job
Ketika akan mengeluarkan
laporan mengenai struktur
organisasi, apabila unit ini tidak
ingin dikeluarkan maka unit ini
harus di un-check.
Untuk nama posisi akan ditulis
"Ditugaskan" sehingga apabila
dibutuhkan pencatatan posisi
pada saat ditugaskan maka akan
dilakukan di IT 0395 (External
Organizational Unit)
Perlu dibuat Task Catalog. Role
oleh...
Relationship antara Task ke Job
atau Task ke Position.
Change Impact Analysis
No
Change
Impact
1
Quota Planning akan menggunakan
interval tahunan Jangka Pendek (1
tahun) dan Jangka Panjang (5 tahun),
akan dipilih yang mana akan digunakan
•
•
Setiap tahun akan dilakukan
perencanaan tentang jumlah Job
yang dibutuhkan suatu unit.
Job tersebut akan menentukan
jumlah posisi yang dibutuhkan di
suatu unit organisasi.
Change Impact Analysis
No
Change
Impact
1
Quota Planning akan menggunakan
interval tahunan Jangka Pendek (1
tahun) dan Jangka Panjang (5 tahun),
akan dipilih yang mana akan digunakan
•
•
Setiap tahun akan dilakukan
perencanaan tentang jumlah Job
yang dibutuhkan suatu unit.
Job tersebut akan menentukan
jumlah posisi yang dibutuhkan di
suatu unit organisasi.
Change Impact Analysis
No
Change
Impact
1
Untuk pencatatan hasil di SAP
diutamakan hanya untuk SKI (Utama
dan Pokok) saja namun untuk
komponen Ranking akan tetap di
konfigur di SAP
Sesuai existing
2
Bang Or akan mengelola Requirement
dan BSPK akan mengelola Qualification.
Qualification Catalog akan dikelola oleh
Bang Or.
Pembagian otorisasi di dalam
sistem. Selain itu diperlukan
koordinasi dan komunikasi antara
kedua unit ini dalam pembentukan
Qualification Catalog (mutualisme).
3
Pencatatan pengalaman project akan
dilakukan di PS
Data harus dimaintain di modul PS
karena laporan penempatan di
project akan mengambil data dari
PS.
Change Impact Analysis
No
Change
Impact
1
Career path akan dikonfigurasi namun
untuk context / master datanya akan
diisi kemudian mengikuti kebijakan
yang akan berlaku di PT INTI.
Diperlukan pembentukan Tim
untuk penyusunan Career Path
nantinya.
Change Impact Analysis
No
Change
Impact
1
Benefit akan dicatat di PA
Pencatatan benefit tidak dilakukan
di modul benefit. Cukup di
personnel administration. Ini juga
dapat menghindari redudansi data /
double entry.
Change Impact Analysis
Sales & Distribution , PP and COPA
SD : Dampak Perubahan
Pencatatan
actual
revenue
untuk
BAST
Pembangunan dan BAST Migrasi berpindah dari
modul PS ke modul SD
Project preparation, detail planning (WBS, network)
dan progress-oriented view dari project tetap akan
ada di modul PS.
MM : Dampak Perubahan
• Otorisasi create PO juga diberikan ke bagian
operasional, tetapi dibatasi hanya document
type PO untuk TITO saja yang diperbolehkan.
• Otorisasi Create Invoice untuk Telkom TITO
diberikan kebagian akuntansi juga, dengan
catatan otorisasinya dibatasi hanya document
type PO untuk TITO saja yang diperbolehkan .
SD : Dampak Perubahan
Pencatatan actual revenue berpindah dari modul
PS ke modul SD
Project preparation, detail planning (WBS, network)
dan progress-oriented view dari project tetap akan
ada di modul PS.
SD : Dampak Perubahan
Pengiriman barang ke customer (bukan ke lokasi)
bisa dari gudang12AA / 12CA, tidak perlu ada
transfer storage location to storage location, tidak
perlu membuat reservation document. Sebagai
pengganti reservation document adalah document
Delivery Order (DO) yang dikeluarkan dari modul
SD, yang membuat DO adalah Mat.Proy. Print DO
diberikan ke Logistic sebagai dasar / trigger untuk
mengirimkan barang ke customer (proses picking
dan goods issue)
PP : Dampak Perubahan
• Pembelian komponen produksi tidak dibatasi dengan
budget, hanya biaya didalam production order yang
terkena budget check
• PR type hasil MRP akan dibedakan dengan type yang
digunakan saat ini
• Terdapat transfer komponen dan barang jadi antara
logistik dan Produksi
• Diperlukan G/L untuk SFG dan biaya subkontrak
• Penggunaan komponen tambahan harus diinput secara
terpisah, dengan reservasi yang harus di release terlebih
dahulu oleh Rendal
• Ada settlement production order ke WBS
MM : Dampak Perubahan
• Terdapat proses tambahan untuk pengeluaran
bahan baku ke vendor subcont dengan proses
transfer stock, serta penerimaan barang
setengah jadi yang akan dilakukan oleh bagian
logistik.
SD : Dampak Perubahan
As-Is Process : AM tidak pernah membuat Delivery
Order
To-be process : Khusus untuk Business Process
Product Business > Penjualan Normal, role AM
akan membuat Delivery Order.
SD : Dampak Perubahan
Jika ada material yang memerlukan proses
produksi terlebih dahulu (contoh GPA), maka bisa
dilakukan proses buffer dulu oleh AM, sehingga
untuk 1 Sales Order maka seluruh line item akan
keluar dari stock type “Unrest”, dan tidak
memerlukan WBS settlement.
PP : Dampak Perubahan
• Akan ada pengakuan stock material customer hanya
secara kuantiti yang dilakukan oleh Rendal
• Biaya aktivitas produksi akan disettle ke sales order
• Hasil makloon atau QC akan diterima di gudang
produksi kemudian di transfer ke gudang Logistik