Perencanaan Analisis Desain Seleksi Implementasi Pemeliharaan

  AB B

III ENGEMBANGAN

  ISTEM

  IFE P S L YCLE C

  Pengembangan sistem merupakan penyusunan sistem baru untuk menggantikan sistem lama secara keseluruhan maupun hanya memperbaikinya saja. Sedangkan Siklus hidup pengembangan sistem (System Development Life Cycle) merupakan tahapan kegiatan yang dilakukan oleh pengembang sistem dalam menghasilkan sistem yang dapat diandalkan. Tahapan kegiatan tersebut antara lain mencakup: perencanaan sistem, analisis sistem, desain sistem, seleksi sistem, implementasi sistem dan pemeliharaan sistem (ditunjukkan oleh gambar 3.1).

  

Perencanaan

Pemeliharaan Analisis Desain Implementasi

  

Seleksi

Gambar 3.1 Pengembangan sistem Life Cycle

  Siklus hidup pengembangan sistem (SDLC) sebenarnya merupakan salah satu metode yang digunakan pada pengembangan sistem selain metode

  

prototyping dan metode application software (membeli software aplikasi

yang sudah jadi).

  Namun, pada dasarnya setiap metode pengembangan sistem memiliki tujuan yang sama, dan dilakukan karena : Terdapat permasalahan (problem) pada sistem yang lama. Contoh:

  Tidak efisiennya operasi, ada pihak yang mengakses sistem dan mengacak-ngacaknya. Untuk meraih kesempatan (Oppurtunies). Contoh: memanfaatkan peluang-peluang pasar. Ada instruksi-instruksi (directives). Contoh: peraturan pemerintah

  Namun, kegiatan pengembangan sistem juga dilakukan dengan alasan- alasan lainnya seperti: Mengikuti perkembangan teknologi. Contoh: Mengganti software

  Dengan alasan meminimalisir pengeluaran dana untuk sistem, untuk mengurangi ukuran sistem yang terlalu besar atau bisa juga dalam hal kecepatan pengaksesan. Adanya keinginan user untuk mengupdate sistem. Contoh: user program menginginkan adanya penambahan atau pengurangan properti pada sistem. Dari keterangan diatas, tentu anda sudah dapat menyimpulkan bahwa pengembangan sistem diadakan demi melakukan peningkatan. Peningkatan tersebut dapat berupa: Performance yaitu peningkatan terhadap kinerja.

  Information yaitu peningkatan terhadap informasi. Economy yaitu peningkatan terhadap manfaat dan keuntungan. Control yaitu peningkatan terhadap pengendalian. Efficiency yaitu peningkatan terhadap efisiensi operasi. Service yaitu peningkatan terhadap pelayanan. Namun, dalam mengembangkan sistem, juga sering ditemukan kegagalan. Apa saja yang menjadi penyebab kegagalan tersebut?berikut penjelasannya: Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem.

  Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai. Kurang sempurnanya evaluasi kualitas dan anilisis biaya. Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan. Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yang tidak direncanakan dan pemasangan teknologi yang tidak sesuai. Pengembangan sistem yang tidak dapat diperlihara.

  Tidak tercapainya implementasi yang direncanakan.

3.1 Perencanaan Sistem

  Kegiatan perencanaan sistem menjadi hal yang paling penting serta menentukan dalam pengembangan sistem informasi. Karena perencanaan sistem ini mencakup identifikasi sistem dan subsistem, estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja serta dana yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem. Perencanaan sistem bahkan membutuhkan perancangan jadwal kerja pengembangan sistem. Untuk melakukan perancangan jadwal kerja tersebut, anda dapat menggunakan metode perencanaan sistem seperti: Gantt chart, network diagram, PERT maupun CPM.

  Sumber:

http://asp.syncfusion.com/Windows/demos/ui/chart/Chart%20Types/Gantt%20Chart/Sample.

aspx

Gambar 3.2 Gantt chart

  Tujuan Perencanaan sistem sendiri, adalah sebagai berikut : Mengidentifikasikan masalah yang perlu diatasi dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

  Memanfaatkan sumberdaya secara tepat pada target subsistem yang paling membutuhkan. Menghindari dan meminimalkan duplikasi dan hasil yang sia-sia. Sebagai rule agar pengembangan system menjadi konsisten.

3.2 Analisis Sistem

  Analisis sistem merupakan proses atau tahapan yang digunakan dalam memahami sistem yang telah ada. Namun analisis sistem dapat juga diartikan sebagai sebuah teknik mempelajari, meneliti, menemukan kelemahan-kelemahan dan memecahkan masalah pada sebuah sistem yang lama. Proses memahami sistem ini juga dianggap sebagai pendekatan terhadap sistem yang berhubungan secara langsung dengan metodelogi pengembangan sistem seperti: Structured Analysis system, Information Engineering, Object-Oriented Analysis, Accelerated Analysis, Requirements Discovery, Bussiness Process Reengineering, dll.

  Tujuan analisis sistem sendiri adalah sebagai berikut: Memperoleh pemahaman aspek operasional sistem.

  Menetapkan hubungan kerja dengan pemakai sistem. Mengumpulkan data untuk perancangan sistem. Mengidentifikasikan masalah khusus yang membutuhkan perhatian pada saat dilakukan perancangan selanjutnya.

  Sebagai problem solving yang mengasumsikan sistem lama tidak berfungsi sesuai kebutuhan dan memerlukan perbaikan untuk dapat digunakan dengan baik. Memenuhi kebutuhan baru dalam organisasi sehingga dibutuhkan modifikasi sistem. Dalam melakukan kegiatan analisis sistem, anda tidak diperbolehkan membuat argument sistem berdasarkan kesimpulan yang anda ambil sendiri tanpa melakukan pengumpulan fakta. Pengumpulan fakta-lah yang seharusnya menjadi dasar anda dalam melakukan analisis sistem yang berguna pada perancangan sistem. Karena analisis sistem bertujuan untuk menentukan apa yang menjadi kelemahan dan kekuatan sistem informasi yang berjalan. Lalu bagaimana teknik yang dapat anda lakukan dalam pengumpulan fakta?berikut penjelasannya:

  Melakukan wawancara, kuesioner, observasi pada pelaku-pelaku yang terlibat dalam sistem yang lama. Telaah dokumen-dokumen pendukung sistem. Mencari informasi luar dalam mendukung perancangan nantinya. Analisis sistem yang juga dapat diartikan sebagai proses memahami sistem yang ada dengan menganalisis aspek-aspek seperti berikut ini:

3.2.1 Jabatan dan uraian tugas (business users)

  Jabatan dan uraian tugas (business users) merupakan personal atau pelaku yang menjalankan bisnis seperti: staff, manager, directur, dll. Tujuan analisis jabatan ini adalah untuk mempelajari jabatan-jabatan yang berkaitan dengan sistem yang dikembangkan. Analisis jabatan dan uraian tugas ini dilakukan dengan pengecekan secara langsung apakah pembagian tugas telah benar dilaksanakan dan ditujukan sebagai internal control, dan cara menangkap masalah dalam prosedur dan pembagian kerja. Ini dapat digunakan pula ketika membuat hak akses jabatan pada sistem yang akan dibuat.

  3.2.2 Proses bisnis (business process)

  Proses bisnis (business process) menggambarkan rangkaian tugas yang harus diselesaikan menurut aturan-aturan tertentu untuk mendapatkan hasil. Analisis ini mencakup:

  Proses pencatatan yaitu gambaran tahapan kegiatan/pekerjaan dalam suatu sistem. Bukti transaksi dan dokumen pencatatan.

  Bukti transaksi yaitu dokumen asli yang diterbitkan atau diterima perusahaan sebagai bukti telah terjadinya suatu transaksi keuangan contoh: faktur penjualan, kwitansi, dll. Sedangkan Dokumen pencatatan merupakan dokumen intern perusahaan yang berfungsi mengesahkan bukti transaksi.

  Laporan dan metode pengkodean.

  Laporan perlu dianalisis untuk mengetahui jenis-jenis laporan yang ada, apakah sudah sesuai dengan prinsip sistem informasi manajemen yang mensyaratkan informasi yang tepat dan waktu yang tepat pula.

  Analisis Metode pengkodean dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan atau organisasi tersebut telah menggunakan pengkodean dalam pencatatan. Jika memang sudah, yang perlu dianalisis berikutnya adalah keefisienan pemakaian kode selama ini.

  3.2.3 Ketentuan/aturan yang ada (business rules)

  Aturan merupakan batasan/ketentuan yang dapat menjaga integritas/keabsahan data perusahaan untuk menjamin sistem dapat berjalan seperti yang diharapkan.

  Komponen business rules yang perlu dianalisis adalah sebagai berikut: Keamanan data. Anda perlu menganalisis pihak mana saja yang boleh mengakses data keuangan perusahaan, data gaji pegawai, dsb. Analisis ini bermanfaat untuk mendesain autentifikasi akses terhadap fasilitas dalam aplikasi yang akan dikembangkan.

  Validasi data. Anda perlu mengalisis mengenai ukuran dan tipe data sistem.

3.2.4 Masalah dan mencari solusinya (business problems and solution)

  Business problem and solution biasa disebut dengan identifikasi kebutuhan. Kegiatan ini memiliki tiga tahapan dalam menganalisisnya, yaitu:

  Identifikasi masalah. Sebuah analisis

  problem hendaknya melihat dari 3 aspek berikut ini :

• Problems: masalah atau situasi yang tidak diharapkan terjadi dan membuat organisasi tidak dapat sepenuhnya mencapai tujuannya.
• Oppurtunity: Kesempatan untuk memperbaiki performance organisasi.
• Directive: keperluan-keperluan baru yang dituntut oleh manajemen, pemerintah atau factor eksternal lain.

  Untuk melihat masalah-masalah yang terjadi pada perusahaan dapat anda analisis dengan pendekatan PIECES.

  PIECES merupakan pendekatan yang berupa kerangka atau kategori permasalahan yang terjadi pada sebuah perusahaan/organisasi.

  Berikut adalah kerangka dari PIECES tersebut:

  Performance : Memperbaiki performance kerja Information : Memperbaiki Informasi dan data Economics : Memperbaiki ekonomi, pengontrolan pengeluaran, dan Meningkatkan keuntungan Control : Memperbaiki pengontrolan dan keamanan. Efficiency : Memperbaiki efisiensi sumber daya manusia dan proses yang berlangsung.

  Service : Memperbaiki Pelayanan terhadap pelanggan, supplier, karyawan dan partner. Identifikasi penyebab masalah

  Setelah masalah teridentifikasi, saatnya anda mencari penyebab masalah tersebut bias terjadi. Dalam mengidentifikasi penyebab masalah tersebut, anda dapat menggunakan berbagai tools, contohnya: fish bone.

  Sumber gambar: http://eriskusnadi.wordpress.com/2011/12/24/fishbone- diagram-dan-langkah-langkah-pembuatannya/

Gambar 3.3 Contoh fishbone Fish bone atau cause-and-effect diagram atau Ishikawa Diagram merupakan sebuah alat atau kerangka berbentuk ikan yang menjabarkan sebuah masalah dan penyebabnya yang dibagi menjadi penyebab utama dan sub-penyebab pada sebuah sistem. Diagram ini membantu anda dalam menemukan akar permasalahan. Permasalahan tersebut, biasanya mengarah kepada tujuh masalah utama, yaitu:

• Metode (Methods)
• Mesin (Machinery)
• Manajemen (Managemen)
• Material (Materials)
• Sumber Daya Manusia (Man Powers)
• Lingkungan (Environtment)
• Pengukuran (Measurement) Sedangkan jika dibagi pada jenis industrinya, masalah utama pada fishbone terbagi atas 3 jenis:

  Kategori 6M pada industri manufaktur

• Machine (mesin atau teknologi)
• Method (metode atau proses)
• Material (materi)
• Man power/mind power (tenaga kerja dan pikiran)
• Measurement (pengukuran atau inspeksi)
• Milieu/mother nature (lingkungan)
• Product (produk/jasa)

• Price (harga)
• Place (tempat)
• Promotion (promosi/liburan)
• People (orang)
• Process (proses)
• Physical Evidence (bukti fisik)
• Productivity & Quality (produktivitas dan kualitas)

  Kategori 5S pada industry jasa

• Surroundings (lingkungan)
• Suppliers (pemasok)
• Systems (sistem)
• Skills (keterampilan)
• Safety (Keselamatan)

  Penyelesaian masalah Setelah masalah dan penyebabnya teridentifikasi maka langkah selanjutnya adalah menentukan alternatif solusi atau apa sebenarnya yang menjadi kebutuhan perusahaan terkait dengan sistem informasi.

  Kebutuhan bisnis sendiri berarti uraian yang jelas tentang keperluan dan keinginan untuk sebuah sistem informasi yang terbagi menjadi 2 macam, yaitu:

  Functional Requirement: fungsi atau fitur yang harus ada diterima oleh pemakai. Functional requirement dibagi menjadi beberapa kelompok seperti berikut: User Interface Requirements: kebutuhan pengguna sistem

• akan input-output yang didukung sistem informasi. Processing Requirements: spesifikasi kebutuhan pemrosesan
• yang diperlukan untuk melakukan semua aktivitas yang terlibat dalam transformasi input menjadi output. Storage Requirements: pengorganisasian, isi dan ukuran
• basis data dan prosedur untuk perawatannya. Control Requirements: isu terkait dengan akurasi, validitas,
• keselamatan, keamanan dan adaptasi.

  Non Functional Requirement: uraian fitur, karakteristik dan atribut sistem yang membatasi usulan solusi.

  3.2.5 Perlengkapan (business tools)

  Bussiness Tools merupakan peralatan maupun perlengkapan yang digunakan pada organisasi maupun perusahaan. Dalam business tools, yang perlu anda analisis adalah mengenai tool-tool yang membantu setiap kegiatan apakah perlu dilakukan upsizing (peningkatan) ataukah downsizing (penurunan). Analisis ini hendaknya bias memberi gambaran mengenai kelebihan dan kekurangan sistem lama juga dapat mengusulkan tools baru beserta kekurangan dan kelebihannya pula.

  3.2.6 Rencana perusahaan (business plans).

  Analisis rencana perusahaan diperlukan dalam melihat adakah rencana atau arahan perusahaan untuk kedepannya. Dalam menganalisis kondisi sekarang dalam menyelesaikan masalah saat ini juga melihat kedepan dalam mengatasi permasalahan mendatang. Untuk itu identifikasilah business plans perusahaan baik dalam jangka pendek, menengah maupun jangka panjang.

  Setelah sampai pada tahap ini, seorang analyst sistem hendaknya menyusun semua laporan hasil analisis sistem. Laporan ini berguna untuk melihat kelayakan pekerjaan yang dapat dilihat dari aspek berikut ini:

  Kelayakan Teknis : Kelayakan perangkat keras dan lunak. Kelayakan Ekonomi : Keuntungan ekonomi, efisiensi yang diperoleh. Kelayakan Operasi : Berkaitan dengan prosedur operasi dan orang yang menjalankan operasi.

  Kelayakan Jadwal : Berkaitan dengan deadline pekerjaan dan target pekerjaan. Lalu, apa saja isi dari laporan hasil analisis sistem tersebut? Berikut penjelasannya:

1. Alasan, batasan dan asumsi dalam analisis 2.

  Deskripsi sistem yang mencakup: a.

  Business user b. Analisis jabatan c. Proses bisnis d.

  Aliran proses bisnis e. Ketentuan/aturan yang ada f. Business tools g.

  Rencana perusahaan 3. Deskripsi masalah dan alternatif solusi/rekomendasi (kebutuhan sistem)

  4. Proyeksi kebutuhan sumber daya da biaya yang diharapkan termasuk kelayakan menuju desain sistem

  5. Batasan-batasan yang dapat menghambat pengembangan sistem atau pengoperasian sistem pada saat implementasi.

  6. Informasi mengenai sistem lain yang harus berhubungan dengan sistem yang akan dikembangkan.

  7. Hasil akhir analisis sistem (keputusan): a.

  Apa saja sistem yang harus dihentikan b. Apa saja sistem yang dijalankan setelah menunggu beberapa saat.

  c.

  Apa saja yang perlu dilakukan modifikasi sistem d.

  Apa saja sistem yang dapat dilanjutkan dengan suatu syarat e. Apa saja sistem yang dapat dilanjutkan tanpa syarat

3.3 Desain/Perancangan Sistem

  Desain Sistem merupakan tahapan dalam membentuk sistem baru berdasarkan hasil analisis sistem. Desain sistem berkosentrasi pada bagaimana sistem dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis.

  Manfaat desain sistem sendiri, adalah memberikan gambaran rancang bangun (blue print) yang lengkap, sebagai penuntun (guideline) bagi programmer dalam membuat aplikasi. Beberapa hal yang dilakukan

  Pemodelan sistem Pemodelan sistem adalah diagram rancangan sistem baru. Dalam membuat pemodelan sistem, anda dapat menggunakan jenis-jenis pemodelan seperti: DFD, IDEF0, ERD, UML, dll (akan dibahas pada bab 4). Sedangkan kegiatan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut:

  Penyusunan diagram arus data

• Penyusunan kamus data: menjelaskan file dan struktur data
• mengenai model yang digambarkan dalam pemodelan sistem.

  Desain Basis Data Desain basisdata mencakup model basis data dan teknik implementasi basisdata. Kegiatan yang dicakup oleh desain basisdata adalah Desain logika/model basisdata yang mencakup desain tabel, penjelasan tabel dan field, desain fisik tabel dan relasi antar tabel.

  Desain Aplikasi Desain aplikasi mencakup desain form-form ditambah penjelasan, dan desain menu aplikasi.

  Desain perangkat keras/jaringan Menguraikan desain perangkat keras/jaringan yang akan diimplementasikan.

  Desain jabatan/deskripsi pengguna Menguraikan tugas pihak-pihak yang terlibat dalam penggunaan aplikasi.

3.4 Seleksi Sistem

  Seleksi sistem dilakukan secara bersamaan dengan evaluasi sistem yang merupakan proses dimana nilai sistem, biaya dan keuntungan dibandingkan. Proses ini merupakan pengoptimasian yang melihat apakah suatu sistem dapat dikerjakan dan juga memenuhi permintaan user. Pada tahap ini jugalah saatnya memilih perangkat keras dan perangkat lunak yang kompatibel untuk sistem. Untuk itu, dibutuhkan langkah-langkah dalam menyeleksi dan memilih sistem seperti berikut ini:

  Memilih penyedia teknologi yang dikelompokkan menjadi: perangkat keras umum, perangkat keras yang spesifik untuk sistem, perangkat lunak yang umum, perangkat lunak yang khusus untuk sistem. Meminta proposal dari penyedia teknologi. Proposal ini digunakan sebagai dasar penilaian untuk penyedia teknologi yang paling tepat baik dari segi ekonomi maupun kualitas. Menyaring penyedia teknologi (Benchmark). Menyeleksi beberapa penyedia teknologi yang tepat dengan kebutuhan perusahaan.

  Mengevaluasi penyedia teknologi. Merangking dan menunjau kembali penyedia teknologi, agar mendapatkan hasil terbaik. Setelah sistem selesai diseleksi, lalu anda sudah saatnya melakukan evaluasi sistem dan evaluasi biaya serta pendapatan.

3.4.1 Evaluasi Sistem

  Keputusan dalam mengubah sistem baru, tentu membutuhkan banyak pertimbangan yang matang. Hingga sistem selesai dirancang-pun, tetap saja dibutuhkan evaluasi sistem. Lalu apa saja sumber evaluasi sistem tersebut?berikut penjelasannya:

  Nilai sistem : diukur dengan TELOS (feasibility factor), PDM (Strategic factor) dan MURRE (design factor)

  Analisa biaya dan keuntungan : mengukur biaya dan keuntungan dari sistem yang diusulkan. Faktor kelayakan TELOS mengukur bahwa sistem yang diusulkan harus layak dan memenuhi criteria kelayakan sebagai berikut: : Sistem yang diusulkan, dapat dikembangkan

  Technical dan diimplementasikan menggunakan teknologi yang ada atau jika teknologi baru dibutuhkan.

  : Dana tersedia untuk mendukung biaya yang Economic diestimasikan dari sistem yang diusulkan.

  : Jika sistem yang dibuat bermasalah, maka Legal perusahaan dapat melepaskan kewajiban hukumnya.

  : Prosedur yang ada dan kemampuan personal Operational yang cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau perlu adanya tambahan prosedur dan kemampuan.

  : Sistem yang diusulkan harus beroperasi dalam Schedule kerangka waktu yang dapat diterima.

  Sedangkan dalam mengukur faktor strategi pada sistem yang diusulkan, dapat menggunakan PDM. Berikut perinciannya: : Pengukuran jumlah output yang dihasilkan

  Productivity input. Tujuannya untuk mengurangi biaya tambahan yang tidak bernilai. Kegiatan yang dilakukan adalah:

  Memerinci komunikasi antara kantor/organisasi dan operasinya

• melalui sumber dan jaringan bersama Merancang interface user yang mudah digunakan dan berarti.
• Mengotomasi proses transaksi dan tugas
• : Pengukuran seberapa baik sebuah

  Diferentiation perusahaan dapat menawarkan hasil (produk) atau jasa yang berbeda sama sekali dengan perusahaan saingan. Kegiatan yang dilakukan adalah: Mengotomasi dan memperbaiki rancang produk dan proses

• produksi, untuk memberikan produk dan jasa yang lebih murah dan modern kepada pelanggan. Menyiapkan akses yang baik terhadap data yang berhubungan
• dengan produk dan jasa. Menambah kecepatan respon terhadap kebutuhan dan
• permintaan pelanggan. Menghasilkan status informasi yang baik terhadap produk dan
• jasa. Memperluas informasi yang digunakan untuk pengambilan
• keputusan.

  : Pengukuran seberapa baik sistem informasi Management menyediakan informasi untuk membantu manajer dalam perencanaan, pengontrolan dan pengambilan keputusan. Kegiatan yang dilakukan adalah: Melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.

• Bersaing dengan para kompatitor. Inovatif -

  Mengurangi konflik

• Beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan yang terjadi di
• pasar.

  Untuk mengukur faktor design sendiri dapat menggunakan MURRE. Berikut kriteria-kriteria MURRE:

  Maintainability (Perawatan) yang mencakup: Membuat kamus data standar

• Menggunakan bahasa pemrograman standar
• Menginstall arsitektur komputer standar
• Menggunakan perancangan secara modul
• Menyiapkan dokumentasi yang komperehensif, jelas dan
• terpadu.

  Usability (Kegunaan) yang mencakup: Reusability (Nilai guna kembali) Realiability (Keandalan) Extendability (Cakupan yang luas)

3.4.2 Evaluasi biaya dan keuntungan sistem

  Tujuan utama dari perancangan sistem adalah mencoba untuk mengoptimumkan perancangan. Perancang harus dapat membuat biaya sejumlah kebutuhan sistem yang sesuai dengan keinginan user.

  

Biaya merupakan sesuatu yang berhubungan dengan pengeluaran

modal awal dalam mengembangkan dan mengimplementasikan sistem.

  Dalam mengembangkan dan mengimplementasikan sistem dibutuhkan biaya yang berulang selama proses berlangsung. Berikut adalah biaya berulang tersebut:

  Biaya pengembangan dan implementasi sistem: Biaya pengembangan sistem: perencanaan sistem, analisa dan fungsi perancangan yang dibuat oleh profesionalis sistem.

  Biaya pemrograman Biaya training Biaya testing biaya konversi

  Sedangkan biaya operasi dan pemeliharaan yang diperlukan setelah sistem diimplementasikan adalah sebagai berikut: Biaya staf Biaya persediaan Biaya pemeliharaan hardware Biaya pemeliharaan software Biaya operasional

  

Keuntungan merupakan semua hal yang menambah pendapatan

  perusahaan. Keuntungan juga bisa diasumsikan sebagai total penjualan yang dikurangi dengan total biaya perusahaan. Keuntungan dibagi menjadi 2 jenis, yaitu:

  Tangible benefit (keuntungan nyata, masuk akal) contoh pendapatan perusahaan yang dikurangi biaya atau pengeluaran. Intangible benefit (sulit diukur) misalnya pengurangan karyawan dalam pengefektifan kerja dan biaya gaji. Setelah mengetahui sedikit penjelasan mengenai biaya dan keuntungan. Tentu anda ingin mengetahui bagaimana cara menghitung biaya dan keuntungan bukan?untuk melakukan kegiatan tersebut terdapat dua metode yaitu NPV dan PVI. Berikut penjelasannya:

  Metode NPV (Net Present Value)

  Metode NPV merupakan model yang memperhitungkan pola cash flow berdasarkan discount rate tertentu. Jumlah uang yang akan diterima dimasa datang tidak akan sama dengan jumlah uang yang berada ditangan anda sekarang. Karena uang sekarang merupakan investasi untuk penghasilan mendatang. Dengan demikian, perbedaan nilai uang dipengaruhi oleh waktu. Perbedaan nilai uang juga ditentukan oleh tinggi rendahnya tingkat bunga (discount rate=DR) yang diperhitungkan. Berikut adalah cara perhitungan NPV:

  PV dari proses : tahun ke-1: Rp.

  X DR = Rp Ke-2: Rp.

  X DR = Rp Ke-3: Rp.

  X DR = Rp + Total PV = Rp Investasi bersih = Rp + NPV = Rp Metode PVI (Present Value Index)

  PVI sering disebut dengan rasio biaya keuntungan (B/C ratio) atau profitability index. Berikut adalah cara menghitung PVI:

  PVI = Total PV Investasi bersih

  Kriteria yang dipakai dalam menerima suatu investasi adalah “Diterima jika NPV adalah positif atau PVI lebih besar dari 1 dan sebaliknya.”

  Contoh: Pada perancangan sistem yang umum dipakai adalah sistem A. Investasi awal sistem tersebut adalah Rp1.000.000, sedang sistem B adalah Rp800.000, dan C adalah Rp900.000. Diketahui discount ratenya adalah 10%. Sistem tersebut diperkirakan akan berjalan selama 5 tahun.

  Estimasi dari net cash inflownya adalah Rp350.000, Rp370.000, Rp250.000, Rp200.000, Rp200.000. Maka perhitungan NPVnya adalah:

  Tahun PV 10% dari Rp1 Netcash inflow PV dari netcash inflow

  1 0.909 Rp350.000 Rp318.150 2 0.826 Rp370.000 Rp305.620 3 0.751 Rp250.000 Rp187.750 4 0.683 Rp200.000 Rp136.600 5 0.621 Rp200.000 Rp124.200 Total Rp1.370.000 Rp1.072.320 Investasi Awal Rp1.000.000 NPV Rp72.320

  Sedangkan perhitungan PVI-nya adalah sebagai berikut: Sistem A Sistem B Sistem C

  Total PV dati net cash flow Rp1.072.320 Rp864.000 Rp936.000

  Investasi Rp1.000.000 Rp800.000 Rp900.000 NPV Rp72.320 Rp64.000 Rp36.000 PVI

  1.07

  1.08

  1.04 Kesimpulan: Jika dilihat dari NPV-nya, sistem A memberikan keuntungan lebih besar dibandingkan dengan sistem B dan C. Namun jika dilihat dari PVI-nya, sistem B memiliki nilai tertinggi.

3.5 Implementasi Sistem

  Implementasi sistem adalah tahap penerapan sistem yang akan dilakukan jika sistem telah disetujui dan siap dioperasikan. Implementasi sistem sendiri, berisi pengkoordinasian dan penjadwalan tugas-tugas yang akan dijalankan pada saat implementasi sistem dilakukan. Lalu apa saja kegiatan yang dicakup implementasi sistem, berikut penjelasannya:

  Penyiapan hardware dan jaringan Penyiapan software Pemilihan dan pelatihan karyawan Pengujian program dan prosedur Pembuatan dokumentasi Konversi data

  Lalu ketika melakukan implementasi sistem terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu: Konversi sistem lama ke sistem baru.

  Pelatihan yang dilakukan untuk pihak penguna sistem sekaligus sosialisasi sistem. Testing penerimaan

  Pada saat proses implementasi sistem, tidaklah mungkin dilakukan tanpa hambatan dan tanggapan terutama dari karyawan. Sistem yang baru tentu saja akan dipakai oleh karyawan, sehingga anda akan mendapatkan tanggapan atau reaksi yang dimaksud dengan testing penerimaan. Reaksi tersebut akan berupa berikut ini:

  Ketakutan atau kecurigaan bahwa sistem yang baru akan membuat mereka sulit dan menyebabkan terjadinya banyak kesalahan. Penolakan terhadap sistem baru karena terbiasa dengan sistem lama. Namun ada juga yang akan setuju dan antusias dengan sistem yang baru.

  Dari reaksi tersebut, anda memang akan tertantang untuk mengkomunikasikan mengenai kelebihan sistem tersebut dan mengadakan pelatihan yang menarik minat mereka atau anda dapat menggunakan metode perubahan sistem yang pas. Metode perubahan sistem tersebut adalah sebagai berikut:

  Perubahan secara langsung, sistem baru diterapkan dan sistem lama langsung dihentikan. Perubaan secara paralel yaitu sistem baru dijalankan secara bersama-sama dengan sistem lama. Jika pada penggunaannya sistem baru tidak ada masalah, maka sistem lama akan dihentikan. Perubahan secara bertahap. Perubahan sistem lama ke sistem baru dilakukan perjenis kegiatan setelah sistem yang baru telah dianggap baik.

  Perubahan secara moduler. Perubahan dari sistem lama ke sistem yang baru dilakukan permodul. Perubahan secara terdistribusi. Perubahan yang mirip dengan moduler hanya saja perubahannya meliputi berbagai lokasi/cabang. Setelah implementasi sistem telah selesai dilakukan, maka pekerjaan yang harus anda lakukan selanjutnya adalah membuat laporan akhir yang berisi: Hasil implementasi yang dilakukan.

  Batas tanggung jawab (garansi). Pemeliharaan berkelanjutan.

3.6 Pemeliharaan Sistem

  Tahapan pemeliharaan sistem mencakup seluruh proses yang diperlukan untuk menjamin kelangsungan, kelancaran dan kesempurnaan sistem yang telah dioperasikan. Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam pemeliharaan sistem adalah sebagai berikut:

  Pemantauan pengoperasian pada user. Antisipasi gangguan kecil (bug) pada aplikasi. Lakukan penyempurnaan. Antisipasi faktor-faktor luar seperti virus, kerusakan/kehilangan data.

  Pemeliharaan sistem yang merupakan siklus terakhir dalam SDLC sendiri, dilakukan bukan tanpa tujuan. Karena bagaimanapun sistem baru yang telah dibuat perlu diperiksa secara periodik apakah terdapat kekurangan maupun perbaikan yang dibutuhkan agar sistem tersebut dapat benar- benar menyelesaikan masalah perusahaan. Adapun tujuan dari pemeliharaan sistem adalah sebagai berikut: Untuk memperpanjang usia kegunaan aset dari sistem tersebut. Untuk menjamin ketersediaan optimum peralatan. Untuk menjamin kesiapan operasional dari seluruh peralatan yang diperlukan dalam keadaan darurat setiap waktu. Untuk menjamin keselamatan orang yang menggunakan sarana tersebut.

  Lalu apa saja jenis-jenis pemeliharaan yang dilakukan, berikut penjelasannya: Pemeliharaan korektif

  Pemeliharaan korektif adalah bagian pemeliharaan sistem yang tidak begitu tinggi nilainya dan lebih membebani. Karena pemeliharaan ini mengoreksi kesalahan-kesalahan yang ditemukan pada saat sistem berjalan.

  Pemeliharan adaptif Pemeliharaan adaptif dilakukan untuk menyesuaikan perubahan dalam lingkungan data atau pemrosesan dan memenuhi persyaratan pemakai baru. Pemeliharaan Perfektif

  Pemeliharaan penyempurnaan mempertinggi cara kerja atau maintainabilitas (kemampuan untuk memelihara) contoh: mengupgrade code, memperbaiki program. Pemeliharaan Preventif

  Pemeliharaan yang terdiri atas inpeksi periodic dan pemeriksaan sistem untuk mengungkap dan mengantisipasi permasalahan.