Noor Chaiem MS, S.Kom MODUL PRAKTIS MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003

MODUL PRAKTIS MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003 1. Membahas tentang penggunaan Microsoft Office Excel 2003 2. Dilengkapi proses dan contoh-contoh yang mudah dipahami.

3. Dapat digunakan sebagi acuan atau pegangan para pengguna Excel.

KATA PENGANTAR

yukur Alhamdulillah Atas limpahan Rahmat, serta karunia_Nya sehingga panduan

Microsoft Office Excel ini dapat terselesaikan. Saat ini tidak dapat di pungkiri Microsoft Office Excel dewasa ini sangat banyak di aplikasikan dalam dunia pengolahan data, karena program yang sangat simple dan mudah di pahami, maka dengan panduan ini sengaja kami susun dalam bentuk banyak picture (gambar) toolbar pada program Microsoft Office Excel, dengan harapan Akan lebih mempermudah dalam memahami Program Microsoft Office Excel 2000 maupun 2003. Metode metode yang terdapat dalam panduan ini diambil dari berbagai ringkasan materi dari banyak sumber diantaranya IlmuKomputer.com, buku – buku panduan Microsoft Office, dan metode praktis dari penyusun sendiri, maka dari itu pembaca akan lebih dipermudah dan di sajikan banyak sample juga, selsamat mencoba jangan takut salah dan jangan asal baca (Praktikkan).

Karena keterbatasan kemampuan kami, demikian juga modul ini pastilah banyak sekali kekurangannya. Saran kritik yang membangun sangat penyusun harapkan. Terima kasih.

Semoga panduan ini bermanfaat bagi kita semua, terutama buat murid - muridku tercinta. Amiiin Semarang, Desember 2005 Penyusun

Aliem MS

1. PENGETAHUAN DASAR

Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak digunakan

untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Di dalam microsoft excel akan banyak bersinggungan dengan metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyajian data.

1.1. MEMULAI MICROSOFT EXCEL

Cara untuk mulai menjalankan Microsoft Excel 1. Nyalakan komputer, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja (desktop) Microsoft Excel.

2. Klik menu start (biasanya di kiri bawah).

3. Pilih dan klik menu All Program, Ms Office XP, Microsoft Excel. Tunggu sampai muncul seperti Gambar 2. .

Ms Office XP Microsoft Excel

Start All Programs Gambar 1. Cara Menjalankan Microsoft Excel

1.2. KOMPONEN MICROSOFT EXCEL

Close A.

Lembar Kerja Microsoft Excel Restore Control Menu Title Bar

Menu Bar Toolbar Formula Bar Minimize

Kolom (Column) Baris (Row) Name Box Pointer Tabulasi Lembar Kerja Scroll Bar Task Pane

Scroll Bar Sheet Ms. Excel Mendatar Tegak Gambar 2. Lembar Kerja Microsoft Excel

Keterangan :

Title Bar Batang judul atau title bar berada pada bagian atas jendela utama yang terdiri dari empat objek.

Mulai dari objek yang terletak paling kiri yaitu Control Menu, di mana objek ini tampil dalam bentuk ikon program. Control Menu terdiri dari:

a. Minimize : Digunakan untuk mengecilkan jendela lembar kerja sehingga berbentuk ikon di task bar b. Maximize : Digunakan untuk memperbesar atau untuk mengubah jendela lembar kerja menjadi satu layar penuh c. Restore : Digunakan untuk mengembalikan jendela ke posisi semula

d. Close/Alt F4 : Digunakan untuk menutup jendela lembar kerja aktif dan dapat digunakan untuk mengakhiri program Ms-Excel

Menu Bar Menu Bar adalah baris yang memuat sekumpulan menu berupa tulisan, yaitu File, Edit, sampai Help di ujung kanan. Perintah dapat dilakukan dengan meng-klik menu yang dikehendaki.

Toolbar Toolbar adalah baris yang memuat sekumpulan ikon yang berisi perintah-perintah Microsoft Excel. Masing-masing ikon menggambarkan perintah yang terkandung di dalamnya. Jika pointer kita letakkan pada salah satu ikon, maka akan ditampilkan kotak kecil yang berisi keterangan perintah tersebut. Menjalankan perintah lewat ikon tool bar lebih cepat daripada lewat menu.

Scroll Bar Scroll Bar adalah baris pada sisi kanan dan bawah monitor yang berfungsi untuk melihat bagian monitor diatasnya/dibawahnya atau samping kiri/kanan. Caranya dengan meng-klik segitiga di ujung scroll bar atau dengan mendrag kotak yang ada pada scroll bar.

B. Seputar Menu dan Toolbar

Menu menampung daftar perintah. Perintah-perintah tersebut memiliki image di sebelahnya yang dapat mempermudah pemakai untuk menafsirkan fungsi dari perintah tersebut dari image. Sebagian besar menu terletak pada menu bar atau batang menu.

1. Menu Bar

2. Perintah Menu

3. Toolbar

4. Button/Tombol

Gambar 3. Menu dan Toolbar

Microsoft Excel XP secara otomatis menampilkan menu dan toolbar berdasarkan frekuensi Anda menggunakan perintah tersebut.

C. Menggunakan Menu

Menu menampung daftar beberapa perintah. Beberapa perintah tersebut memiliki image di sebelahnya yang dapat mempermudah pemakai untuk menafsirkan fungsi dari perintah tersebut dari imagenya. Memilih Menu Menggunakan Mouse

Langkahnya adalah:

1. Klik salah satu menu yang ada, misalnya Menu File

2. Akan muncul daftar perintah, kemudian untuk memilih perintah, klik salah satu perintah yang ada pada daftar perintah.

Gambar 4. Memilih Menu menggunakan Mouse

Memilih Menu Menggunakan Keyboard Langkahnya adalah Di dalam sederetan menu yang ada pada menubar, Anda akan mendapati garis bawah pada hurufnya. Dan untuk menjalankannya tekan kombinasi tombol Alt dan karakter yang digarisbawahi, misalnya Alt + F untuk menjalankan menu File

garis bawah pada huruf F Perintah Menu

Gambar 5. Tampilan Menu

Pada Menu yang pada bagian kanannya ditandai dengan tanda panah, maka perintah menu tersebut akan menampilkan perintah submenu seperti pada gambar

tanda panah Perintah Submenu Gambar 6. Tampilan Submenu

D. Menggunakan Toolbar

Toolbar terletak di bawah baris menu. Pada toolbar terletak beberapa tombol yang berisi shortcut dari suatu perintah. mengklik tombol Open pada toolbar sama dengan memilih perintah Open dari menu File.

Gambar 7. Tampilan Toolbar

Gambar di atas adalah Toolbar Standard, untuk memilih tampilan toolbar, gunakan perintah Toolbars pada menu View, kemudian pilih toolbar yang diinginkan. Mengolah Toolbar

Bekerja dengan toolbar sangat membantu karena tidak perlu menghafal nama dapat dengan cepat mengingat fungsi tombol tersebut. Untuk menampilkan atau menyembunyikan toolbar, caranya adalah:

1. Geser pointer mouse ke daerah toolbar

2. Klik tombol mouse sebelah kanan

3. Daftar nama toolbar akan ditampilkan dan toolbar yang aktif akan ditandai dengan tanda periksa ( √).

Untuk menampilkan atau menyembunyikan toolbar, bisa dengan cara lain:

1. Pilih perintah Toolbars dari menu View

2. Pilih Customize, atau pilih perintah Customize dari menu Tools

3. Akan muncul kotak dialog Customize yang memiliki tiga tabulasi: Toolbars, Commands dan Options seperti gambar

Gambar 8. Tampilan Customize

E. Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer) Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer.

Tombol Keterangan Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah

Enter Pindah satu sel ke bawah Home Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif

PageDown Pindah satu layar ke bawah PageUp Pindah satu layar ke atas Alt + PageDown Pindah satu layar ke kanan Alt + PageUp Pindah satu layar ke kiri Ctrl + PageDown Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya Ctrl + PageUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya

Tabel 1. Memindahkan Penunjuk Sel

Nama-nama sheet tampil pada tabulasi-tabulasi bagian bawah jendela workbook dan nama sheet yang aktif tampil dengan teks yang tercetak tebal. Pada bagian samping kiri nama-nama sheet terdapat empat tombol navigasi sheet yang digunakan untuk mengatur tampilan nama-nama sheet

Menampilkan nama sheet yang terletak pada urutan terakhir Menampilkan nama sheet yang Menampilkan terletak pada nama sheet yang

Menampilkan bagian kanan terletak pada nama sheet yang sheet aktif bagian kiri sheet terletak pada aktif urutan pertama Gambar 9. Tombol Navigasi Sheet

Jika workbook mengandung banyak worksheet, klik kanan tombol navigasi sheet, klik nama worksheet yang tampil yang diinginkan

Gambar 10. Tampilan Woorksheet Klik kanan tombol navigasi sheet, pilih nama worksheet yang ingin ditampilkan

1.3. MENGINPUT DAN MENGEDIT DATA A. Memasukkan Data ke Lembar Kerja

Pemakai dapat memasukkan data teks, angka, tanggal, waktu dan formula ke dalam sembarang sel worksheet. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, langkahnya adalah:

1. Pilih atau klik sel tempat Anda akan memasukkan data

2. Ketikkan data yang ingin dimasukkan

3. Tekan Enter atau Tab atau juga tombol anak panah pada papan keyboard atau tombol Page

Up dan Page Down B. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan

Bila ada kesalahan pengetikan data, Anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah- langkah berikut ini:

1. Pilih sel yang datanya ingin di perbaiki, lalu tekan F2 atau klik tombol kiri mouse 2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.

2. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai.

C. Menghapus Kesalahan Pengetikan

Bila ada kesalahan pengetikan data, Anda dapat menghapusnya dengan mengikuti langkah- langkah berikut ini:

1. Pilih sel yang datanya ingin dihapus

2. Gunakan Tombol BACKSPACE atau tekan tombol DELETE pada keyboard Data angka yang dimasukkan, microsoft Excel akan mengenalinya sebagai data angka dan secara otomatis pula meratakannya pada sisi kanan sel, sedangkan data teks yang dimasukkan secara otomatis meratakannya pada sisi kiri sel

data teks tampil rata kiri data angka tampil rata kanan

Gambar 11. Cara Menghapus Kesalahan Pengetikan

1.4. MENYIMPAN DAN MEMBUKA WORKBOOK (FILE)

A. Membuat Workbook Baru

Langkah untuk membuat Workbook baru adalah:

1. Klik tombol New pada toolbar Standard

2. Maka akan ditambahkan satu workbook kosong yang baru Bisa dengan cara lain:

1. Pilih Menu File

2. Pilih New, sehingga akan muncul Task Pane

Gambar 12. Cara Membuat Workbook Baru

Atau dengan menggunakan cara tercepat yaitu dengan menekan kombinasi Ctrl + N pada keyboard

B. Menyimpan Workbook

Langkah untuk menyimpan Workbook adalah: 1. Klik tombol Save pada toolbar standard akan muncul kotak dialog seperti gambar.

Gambar 13. Langkah-langkah menyimpan workbook 2. Save in, lokasi tempat penyimpanan workbook, untuk memilih klik tanda panah ke bawah.

3. File name, nama dari workbook baru yang akan disimpan. Ketik nama file name sesuai keinginan.

4. Klik Save

C. Membuka Workbook

Cara membuka sebuah workbook adalah:

1. Klik tombol Open, atau pilih Open dari menu File, atau variasi tombol Ctrl+O

2. Dalam kotak Look in, klik lokasi drive, folder, yang menampung file workbook

3. Pilih nama file workbook yang akan dibuka dan klik OK

1.5. MENGOLAH KOLOM DAN BARIS

Dalam program Microsoft Excel, Anda diberi kesempatan untuk mengatur berbagai property dalam baris maupun kolom sesuai selera. Hal ini untuk mempermudah pemakai dalam mengatur tampilan data.

A. Mengubah Lebar Kolom

Kolom Single Caranya adalah drag pada batas sisi kanan judul kolom sesuai dengan lebar yang dikehendaki

drag untuk mengubah lebar kolom Gambar 14. Langkah-langkah Mengubah Lebar Kolom

Lebih dari satu kolom Pilih kolom-kolom yang akan diubah, kemudian drag pada batas ke arah kanan judul kolom terpilih.

Sementara untuk mengubah lebar semua kolom pada worksheet, klik tombol Select All, kemudian drag pada batas sembarang judul kolom. Mengubah lebar kolom sesuai dengan isi sel

Double Klik pada batas kanan judul kolom. Untuk memberlakukan hal yang sama pada semua kolom pada worksheet, klik tombol Select All yang ada pada pojok kiri atas, kemudian doble klik pada kanan batas sembarang judul kolom

Tombol Select All Gambar 15. Langkah-langkah Mengubah Lebar Kolom

Selain cara tersebut, masih ada cara lain di mana lebar kolom lebih spesifik, yaitu:

1. Pilih kolom yang akan diubah lebarnya

2. Pilih menu Format, klik Column, kemudian Width

3. Pada kotak teks Column Width, masukkan lebar kolom

Gambar 16. Column Width

4. Tekan tombol OK

B. Mengubah Tinggi Baris

1. Baris Single Drag/geser batas bawah judul baris sampai setinggi yang diinginkan

Gambar 17. Mengubah Tinggi Baris

2. Lebih dari satu baris Pilih baris-baris yang akan diubah, dan drag/geser batas bawah judul baris terpilih. Untuk mengubah semua baris pada worksheet , pilih tombol Select All, kemudian drag /geser batas bawah sembarang judul baris. Mengubah tinggi baris sesuai dengan isi sel, lakukan double klik pada batas bawah judul baris. Cara lain:

1. Pilih kolom

2. Pilih Row pada menu Format

3. Klik Height, kemudian masukkan angka

C. Menghapus Baris atau Kolom

1. Pilih sel, baris atau kolom yang akan dihapus

2. Pada menu Edit, klik Delete

3. Untuk menghapus sebuah range, klik Shift cells left, Shift cells up, Entire row, atau Entire Column pada kotak dialog Delete.

menhapus sel sekaligus sel akan bergeser ke kiri menhapus sel sekaligus bergeser ke atas menhapus baris menhapus kolom

Gambar 18. Menghapus baris & kolom

D. Menyisipkan Baris atau Kolom

1. Menyisipkan sel-sel kosong Pilih sejumlah sel yang akan disisipkan

2. Menyisipkan baris single Klik sel pada baris bawah di mana Anda menginginkan baris baru

3. Menyisipkan baris lebih dari Satu Pilih baris di bawah bagian yang Anda inginkan untuk membuat baris baru.

4. Menyisipkan satu kolom Klik sel pada kolom ke bagian kanan kolom baru yang ingin disisipkan.

5. Menyisipkan lebih dari satu kolom Pilih kolom sejumlah kolom yang akan disisipkan. Setelah memilih salah satu perintah di atas, dilanjutkan perintah:

Pilih menu Insert, klik Cells, Rows, atau Columns

E. Memindah atau Menyalin Isi Sel

1. Pilih Sel yang akan dipindah atau disalin

2. Klik Cut atau Copy pada toolbar Standard

3. Klik daerah tujuan

4. Klik Paste pada toolbar Standard

5. Tekan ENTER

1.6. MENGATUR WORKSHEET

A. Menyisipkan Worksheet Baru

Prosedur untuk menambahkan beberapa worksheet sekaligus dalam suatu workbook adalah:

1. Pilih sejumlah tabulasi sheet yang akan ditambahkan dalam workbook yang terbuka

2. Klik pada menu Insert, klik Worksheet

B. Menghapus Worksheet

Untuk menghapus worksheet dari workbook yang terbuka, langkahnya adalah:

1. Pilih sejumlah tabulasi sheet yang akan dihapus dalam workbook yang terbuka

2. Pilih menu Edit, klik Delete Sheet dan akan tampil

C. Mengganti Nama Worksheet

5. Klik pada kotak Create a copy

6. Klik OK

5. Tentukan lokasi worksheet yang baru pada kotak Before sheet

Sedangkan untuk memindah atau menyalin worksheet yang terpilih ke workbook baru, klik pilihan New book

4. Dalam kotak combo To book, klik nama workbook yang akan menerima worksheet.

2. Pilih tabulasi sheet yang akan dipindahkan lokasinya ke workbook lain 3. Klik menu Edit, dan klik Move or Copy, sehingga tampil kotak dialog Move or Copy.

1. Pindah ke workbook yang mengandung worksheet yang ingin dipindah atau disalin

Untuk menyalin atau memindah worksheet antar workbook

6. Klik OK

4. Tentukan lokasi worksheet yang baru pada kotak Before sheet.

Untuk mengganti nama worksheet dari workbook yang terbuka, langkahnya adalah: 1. Klik dua kali tabulasi sheet yang ingin diganti namanya.

3. Pilih nama workbook yang sama jika ingin memindahkan lokasi worksheet pada workbook yang sama pada kotak combo To Book.

Gambar 20. Menyalin atau Memindah Worksheet

2. Klik menu Edit, dan klik Move or Copy, sehingga tampil kotak dialog Move or Copy

Gambar 19. Tampilan Tabulasi Sheet

1. Pilih tabulasi sheet yang akan disalin atau dipindahkan lokasinya dalam workbook yang sama Misalnya Morksheet Tabel Nilai akan disalin dalam workbook book1.xls

Untuk menyalin atau memindah worksheet dalam workbook yang sama, langkahnya adalah:

D. Menyalin atau Memindah worksheet

2. Ketik nama sheet baru pada posisi tabulasi sheet tersebut dan tekan ENTER

E. Menyalin atau Memindah Worksheet antar Workbook

2. MENGATUR FORMAT DATA

2.1. MEMFORMAT DATA

A. Memformat Data Menggunakan Toolbar

1. Mengubah Format Font

Mengganti Bentuk Huruf dan Ukuran Huruf Untuk mengganti bentuk huruf dan ukuran huruf dari lembar kerja, maka bagian lembar kerja yang ingin diubah bentuk huruf dan ukuran huruf harus diblok terlebih dahulu kemudian tekan pada toolbar Formatting. Untuk mengubahnya tekan tanda panah ke bawah, kemudian klik sesuai dengan pilihan

Bentuk Huruf Ukuran Huruf Gambar 21. Mengubah Format Font

Mengganti Atribut Font Memberikan atau menghilangkan Atribut Font dengan cara mengklik salah satu ikon di bawah ini:

mengganti warna teks efek tebal efek garis bawah efek miring

Gambar 22. Mengganti Atribut Font

2. Mengatur Format Numerik

Formatting toolbar menyediakan lima buah ikon yang berfungsi untuk mengatur format numerik.

menambah mengurangi

menampilkan mengubah menampilkan tampilan tampilan format tanda format desimal tanda koma desimal desimal mata uang mjd percent

Gambar 23. Mengatur Format Numerik

3. Mengatur Perataan Text

Untuk mengubah perataan terhadap satu sel saja (rata kiri, rata kanan, rata kanan dan kiri atau tengah) Caranya:

Blok range yang berisi data yang akan diubah perataannya

- Klik salah satu ikon pada toolbar di bawah ini -

Rata kiri Rata tengah Rata kanan Rata kiri Merge and center kanan (menggabung sel) Gambar 24. Mengatur Perataan Text

4. Melengkapi Tabel dengan Border Langkah untuk melengkapi tabel dengan border dapat dilakukan sebagai berikut:

a. Sorot range yang akan dilengkapi dengan border

b. Klik tombol panah bawah pada Formatting Toolbar

c. Pilih salah satu jenis border

5. Melengkapi Range dengan Arsiran (shading)

Langkah pemberian arsiran secara umum dilakukan sebagai berikut:

a. Sorot range yang akan dilengkapi dengan arsiran

b. Klik tombol panah bawah lambang arsir pada Formatting Toolbar c. Pilih salah satu arsiran yang dikehendaki, arsiran sudah dilengkapi dengan warna-warna.

B. Mengatur Format Data dengan Format Cells

Untuk memformat data menggunakan Menu Bar, langkahnya:

a. Sorot range yang datanya akan diformat

b. Klik menu Format pada Menu Bar

c. Klik Sub Menu Cells Kotak dialog Format Cells memuat enam pilihan format, yaitu:

1. Number, untuk memformat data numerik seperti format nilai mata uang, format koma, format tanggal, format jam dan sebagainya.

Kotak informasi Format Number terbagi menjadi empat bagian:

Gambar 25. Tampilan Format Cells Submenu Number a. Category, memuat jenis-jenis data yang dapat diformat

b. Sample, memuat contoh hasil Format

c. Decimal Place, jumlah angka di belakang desimal

d. Symbol, lambang mata uang

2. Alignment, memuat pilihan perataan data. Format Alignment membedakan dalam dua arah, yaitu Horizontal dan Vertikal.

Perataan Horizontal dimanfaatkan untuk mengatur perataan berdasarkan kolom yang ditandai. General, aturan default, untuk teks rata kiri atau angka rata kanan Left, rata kiri Right, rata kanan Fill, memenuhi sel Justify, rata kiri dan kanan Center Across Selection, rata tengah di dalam range Perataan Vertikal berfungsi untuk mengatur perataan sesuai dengan baris yang ditempati oleh data yang bersangkutan.

Top, Data dituliskan ke tepi atas baris yang ditempati Center, Data dituliskan pada tengah-tengah baris yang ditempati Bottom, Data dituliskan ke tepi bawah baris yang ditempati Justify, Data dituliskan penuh pada sel yang bersangkutan

Gambar 26. Tampilan Format Cells Submenu Alignment Wrap text, fungsinya sama dengan pilihan justify pada pilihan Vertikal jika dalam keadaan terpilih.

Orientation, fungsinya untuk mengatur arah penulisan data pada sel yang bersangkutan

3. Format Font

Dalam kotak dialog Font terdapat beberapa pilihan:

4. Format Border Langkah-langkah dalam pembuatan garis-garis tabel.

f. OK

d. Tentukan warna latar belakang sel/range tersebut dengan memilih salah satu warna yang terdapat pada kotak Color e. Pada kotak pattern, akan menentukan bentuk serta warna arsiran

c. Pilih lembar Pattern, maka akan muncul tampilan kotak dialog Pattern

b. Pilih menu Format, Cells

a. Blok sel atau range yang akan diberi arsir

Cara pemberian arsiran/patterm pada sel/range

Gambar 27. Tampilan Format Cells Submenu Border

e. Klik posisi Border yang diinginkan pada kotak Border

a. Font, memberikan daftar jenis-jenis huruf

d. Pilih warna garis yang diinginkan pada Color

c. Tentukan bentuk garis pada kotak style dengan cara klik salah satu garis yang diinginkan

b. Pilih menu Format, Cells, Border

a. Blok data yang akan diberi garis

f. Effects, memberikan efek coret (strikethrough), efen turun (subcript), efek naik (superscript)

e. Color, memberikan warna dari font

d. Underline, memberikan pilihan jenis-jenis garis bawah

c. Size, memberikan ukuran huruf

b. Font Style, memberikan tampilan (efek) huruf

5. Format Pattern

6. Format Protection

Berfungsi untuk mengunci atau menyembunyikan range-range tertentu sehingga terbebas dari pengaruh perubahan yang dilakukan oleh orang lain.

3. PENGGUNAAN RUMUS DAN FUNGSI MICROSOFT EXCEL

3.1. RUMUS

Digunakan untuk melakukan suatu operasi matematika pada data-data dalam worksheet. Penulisan rumus diawali dengan tanda sama dengan (=). Hirarki/tingkatan operator matematika yang ditetapkan Excel:

Operator Keterangan ^ Pemangkatan

/ Perkalian, pembagian

Penjumlahan, pengurangan < Kurang dari <= Kurang dari atau sama dengan > Lebih besar dari >= Lebih besar atau sama dengan <> Tidak sama dengan

= Sama dengan NOT Negasi (ingkaran) AND Konjungsi (hubungan “dan”) OR Disjungsi (hubungan “atau”)

Tabel 2. Operator Matematika Catatan : dalam operasi yang terdapat kurungnya, pertama kali yang dikerjakan adalah hitungan

yang terdapat di dalam tanda kurung (diapit kurung buka dan tutup) : 10+5*(4+10^2)-10=520

Contoh

Rumus Relatif Yaitu rumus yang dapat berubah kolom dan barisnya bila dicopy atau disalin di tempat lain.

A B C D copy

=(A1+B1) =(B1+C1)

1 2 copy

=(A3+B3)

3 Tabel 3. Rumus Relatif Rumus Semi Absolut

Rumus yang diberi tanda $ hanya pada baris atau kolomnya saja. Jika dicopy atau disalin ke tempat lain maka yang diberi tanda $ tidak akan berubah A B C D copy

=($A1+B$1) =($A1+C$1)

1 2 copy

=($A3+B$1)

3 Tabel 4. Rumus Semi Absolut

Rumus Absolut Rumus yang memiliki tanda $ pada baris dan kolomnya. Disebut sebgai rumus absolut karena rumus yang kita tulis akan selalu menuju ke dalam satu sel untuk selalu di akses.

Tabel 6. Contoh Rumus Absolut

6. Tekan tombol ENTER untuk mengakhiri penulisan rumus. Jangan sekali-kali Anda menekan tombol ENTER jika penulisan rumus belum lengkap. Untuk mengambil data dari lembar kerja yang berbeda, sebelum kita mengklik alamat sel data, terlebih dahulu klik nama lembar kerja dimana data berada. Alamat sel yang akan tertulis pada rumus akan dilengkapi dengan alamat kerja yang bersangkutan. Sebagai contoh:

5. Klik sel HARGA SATUAN (Sel D3), perhatikan pointer bayangan pada sel yang bersangkutan.

4. Ketik tanda asterik (*), pointer pada sel JUMLAH akan menghilang.

3. Klik sel JUMLAH (Sel C3), maka sel yang bersangkutan akan dilingkupi oleh sebuah pointer bayangan yang berupa kotak (segiempat) dengan garis putus-putus.

2. Ketik tanda sama dengan (=).

1. Aktifkan sel yang akan diisi rumus, yaitu dengan mengklik sel paling atas pada kolom TOTAL HARGA (sel E3).

Tabel di atas adalah lembar kerja yang memuat data yang harus dioperasikan dengan rumus, yaitu TOTAL HARGA yang didapat dari perkalian antara JUMLAH dan HARGA SATUAN. Misalkan Tabel di atas kita beri nama LATIHAN1. Untuk pengisian perumusan pada TOTAL HARGA, langkah-langkahnya adalah:

Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh berikut:

Untuk membuat rumus absolut: ♣ Ketikkan rumus yang digunakan ♣ Tekan tombol fungsi F4 pada rumus yang akan diabsolutkan, maka dengan sendirinya akan muncul tanda $ pada rumus yang akan kita ketikkan

Tabel 5. Rumus Absolut

copy copy

=($A$1+$B$1)

=($A$1+$B$1) =($A$1+$B$1)

A B C D

=B1*Sheet4!E1+LATIHAN1!A1 Jadi nama lembar kerja yang yang bersangkutan akan diberikan untuk memberi keterangan alamat sel yang akan diambil. Alamat sel yang tidak dilengkapi dengan alamat lembar kerja berarti diambil dari lembar kerja yang sama dengan alamat sel rumus.

3.2. FUNGSI

A. Pengertian

Yaitu bentuk formula yang berstandart. Fungsi dapat menggantikan rumus yang sangat panjang bila dituliskan. Fungsi selalu diawali tanda sama dengan (=) atau klik toolbar insert fungsi atau pilih menu Insert, Function.

toolbar insert

Bentuk umum fungsi : =namafungsi(argumen1;argumen2;...)

fungsi Gambar 28. Tampilan Tombol Function

Argumen adalah obyek yang akan diproses dengan fungsi itu. Argumen bisa berupa: angka, sel, range, rumus fungsi lain, gabungan beberapa fungsi. Pemisah antar argumen adalah tanda koma tapi dapat diubah menjadi titik, tergantung pemisah desimalnya

B. Memanfaatkan Function Wizard

Untuk memanfaatkan Function Wizard Anda dapat melakukan langkah-langkah berikut:

1. Aktifkan sel yang akan diisi

2. Pilih menu Insert, Function atau klik toolbar ƒ x . Maka Anda akan diberikan kotak dialog seperti di bawah

Gambar 29. Tampilan Function Wizard 3. Pilih salah satu fungsi, misal fungsi IF, klik OK.

4. Akan muncul kotak dialog untuk mengisi argumen-argumen yang sesuai.

Gambar 30. Tampilan Function IF

5. Klik tombol OK, jika informasi sudah lengkap Auto Sum

Digunakan untuk menjumlahkan sata secara otomatis (cepat). Caranya:

1. Aktifkan sel yang akan diisi

2. Klik lambang Auto Sum ( ∑) pada toolbar, maka pada sel yang bersangkutan akan memuat tulisan =SUM(range). Kita dapat memeriksa apakah range telah sesuai dengan yang kita inginkan.

3. Jika range sudah sesuai tekan tombol ENTER

Tabel 7. Rumus Auto Sum

Fungsi Statistical

Tabel 8. Fungsi Statistical

1. =AVERAGE(range); untuk menghasilkan nilai rata-rata(average) dari range.

38250

= AVERAGE(E3:E6) = 2. =MIN(range): untuk menghasilkan nilai paling kecil yang ada di dalam range. =MIN(E3:E6) = 13000 3. =MAX(range): untuk menghasilkan nilai paling besar yang ada di dalam range. =MAX(E3:E6) = 96000 4. =COUNT(range): untuk menentukan banyaknya data di dalam range. =COUNT(E3:E6) = 4

Contoh : Untuk ,mengisi Rata-rata maka langkah yang digunakan adalah:

♣ Aktifkan sel E7 (sel yang akan diisi dengan fungsi rata-rata) ♣ Klik Function Wizard (ƒ x ) pada toolbar. ♣ Pilih nama fungsi AVERAGE, klik OK ♣ Pada argumen pertama (number1), sorotlah range yang memuat data TOTAL HARGA

(E3:E6). Perhatikan kotak informasi pada kotak argumen pertama (Number1), akan tertulis alamat range yang disorot. ♣ Karena yang dirata-ratakan hanya saru range, maka Anda tidak perlu mengisi argumen pada number dua dan seterusnya, tapi jika memiliki lebih dari satu range maka Anda perlu mengisi

Number2 dan seterusnya. Klik tombol OK. Silahkan mencoba untuk mengisi nilai minimum, maximum maupun jumlah data.

Fungsi Math & Trig 1. =ABS(x) : menampilkan nilai absolut/positif/mutlak dari argumen x =ABS(-3) : 3 2. =EXP(x) : menghasilkan nilai e pangkat x (e=2.718282...) =EXP(2) : 7.38905609893 3. =INT(x) : membulatkan argumen x, pembulatan selalu dilakukan nilai yang lebih rendah, seolah-olah fungsi ini hanya menghapus nilai di belakang titik desimal saja.

=INT(2.99) : 2 4. =MOD(x,y) : menghasilkan sisa dari x dibagi y. =MOD(25,7) : 4 5. =ROUND(x,y) untuk membulatkan x, jika y bernilai positif maka pembulatan akan dilakukan hingga y angka di belakang desimal. Jika y negatif pembulatan dilakukan hingga y angka di depan desimal. Jika y=0 maka x dibulatkan ke satuan terdekat. =ROUND(51.268,2) : 51.27 =ROUND(51.268,0) : 51 =ROUND(51.268,-1) : 50 6. =SQRT(x) : menghasilkan nilai akar dari x, argumen x harus positif =SQRT(36) : 6 =SQRT(-25) : Err 7. =LN(x) : menghasilkan bilangan algoritma dengan basis e dari x =LN(5) : 1.60943791243 8. =LOG(x) : menghasilkan bilangan logaritma dengan basis 10 dari x =LOG(100) : 2 9. =CEILING(x,y) : untuk membulatkan nilai ke nilai x terdekat, atau ke kelipatan dari y terdekat. =CEILING(12.78,1) : 13 =CEILING(12.78,2) : 14 =CEILING(12.78,5) : 15

Fungsi Logical Fungsi ini dipakai apabila suatu saat dihadapkan pada dua pilihan atau lebih dan menampilkan isian pada data yang memenuhi persyaratan tertentu.

=IF(Logical_test; Value_if_true; Value_if_false) Artinya: jika Logical tes yang dipenuhi maka yang dilaksanakan adalah value if true, jika ekspresi logika tidak terpenuhi maka yang dilaksanakan adalah yang Value if false. Fungsi

IF tunggal dimanfaatkan untuk memecahkan persoalan yang menawarkan dua alternatif pilihan jawaban sedangkan IF ganda dimanfaatkan untuk memecahkan persoalan yang menawarkan lebih dari dua alternatif pemecahan. Untuk menampilkan kotak dialog fungsi IF gunakan langkah sebagai berikut: ♣ klik sel yang akan diisi dengan fungsi ♣ klik Function Wizard (ƒ x ) pada standard toolbar ♣ Pilih nama fungsi IF kemudian klik OK, maka Anda akan diberikan kotak dialog seperti pada gambar berikut

Gambar 31. Tampilan Function IF

Contoh penggunaan IF tunggal

Tabel 9. Penggunaan IF Tunggal

♣ Untuk kolom Keterangan diisi dengan aturan : bila nilai 6 ke atas DITERIMA, dan di bawah 6 TIDAK DITERIMA. Maka bentuk fungsi yang diisikan pada sel B2 adalah: =IF(A2>=6;”DITERIMA”;”TIDAK DITERIMA”) atau =IF(A2<6;”TIDAK DITERIMA”;”DITERIMA”) kemudian copy fungsi ini ke sel B3 sampai B6. Catatan: jika argumen berbentuk label harus diapit tanda petik tapi jika argumen berbentuk angka tanpa diapit tanda petik. ♣ Untuk kondisi yang lebih komplek lagi, misalnya terdapat lebih dari dua pilihan, gunakan fungsi =IF bertingkat.

Contoh: Kolom Nilai Huruf aturannya: A untuk nilai 8 ke atas B untuk nilai 6,5 sampai kurang dari 8 C untuk nilai 5 sampai kurang 6,5 D untuk nilai kurang dari 5

Maka bentuk fungsi yang diisikan pada sel C2 adalah: =IF(A2>=8;”A”;IF(A2>=6,5;”B”;IF(A2>=5;”C”;”D”))) jumlah kurung tutup sama dengan jumlah kurung buka

Catatan : Jika ada 3 syarat maka diperlukan 2 =IF, jika 4 syarat diperlukan 3 =IF, demikian seterusnya.

Fungsi Logika dengan Operator Logika Operator komplek yang melengkapi ekspresi logika, yaitu:

♣ AND (Logical 1, Logical 2, ..., Logical 5) dua buah rumus logika atau lebih jika dihubungkan dengan fungsi AND akan memberikan hasil TRUE apabila semua rumus yang terlibat benar (TRUE). ♣ OR (Logical 1, Logical 2, ..., Logical 5) fungsi OR akan memberikan nilai TRUE apabila salah satu keduanya dari rumus logika yang terlibat bernilai benar (TRUE)

♣ NOT apabila rumus logika yang kita masukkan bernilai FALSE, maka fungsi NOT ini akan memberikan nilai TRUE.

Tabel 10. Fungsi Logika dengan Operator Logika

Pada kolom POTONGAN diisi dengan ketentuan: bila jumlah barang kurang dari 20 dan HARGA/SATUAN kurang dari 15000, maka potongannya 1% dari HARGA TOTAL, jika tidak 5% dari HARGA TOTAL.

Dengan demikian bentuk fungsi yang diisikan pada sel D2 adalah: =IF(AND(A2<20;B2<15000);1%*C2;5%*C2)

Pada kolom BONUS ketentuannya: untuk jumlah barang barang 15 atau 20 bonusnya payung, sedangkan lainnya bonusnya kipas angin. Maka pada sel E2 diisi dengan: =IF(OR(A2=15;A2=20);”Payung”;”Kipas Angin”)

Fungsi Lookup & Reference Digunakan untuk pencarian data yang terletak di dalam suatu kolom/baris dari sebuah tabel yang sesuai dengan kunci pencarian

Ada 2 cara pencarian: 1. bentuk pencarian kolom (VLOOKUP) 2. bentuk pencarian baris (HLOOKUP)

Vlookup berfungsi untuk menyalin data dari tabel yang bentuknya Vertikal Bentuk umum =VLOOKUP(X;Tabel;Nomor Kolom;False/True) =VLOOKUP(X;Tabel;Nomor Kolom;False/True)

1. Klik sel yang akan diisi dengan fungsi 2. Klik Function Wizard ( ƒ x ) pada toolbar.

3. Pilih jenis Fungsi Lookup & Reference pada Category

Gambar 32. Tampilan Fungsi Vlookup

Berikut kotak dialog Fungsi Vlookup ♣ Lookup_value, sel ini harus diisi dengan kunci penyalinan data. Kunci ini diambil dari tabel kerja (bukan tabel dari lookup) ♣ Table_array, sel ini harus diisi dengan range data yang ada di dalam tabel lookup. Range yang disorot pada sel ini harus merupakan range absolut (F4), karena tabel lookup memuat data yang ada di luar daerah kerja

♣ Col_index_num, sel ini harus diisi dengan nomor (offset) kolom yang datanya akan memuat data kunci (kolom nomor 1). Jika di dalam tabel lookup terdapat kolom kosong, maka kolom kosong itupun ikut dihitung pada saat Anda menghitung nomor kolom data yang akan disalin, contoh

Tabel 11. Col index num

♣ Range_lookup, sel ini harus diisi dengan kondisi logika, yaitu TRUE atau FALSE. Jika sel ini TRUE maka semua data yang ditulis di dalam kolom kunci pada daerah kerja bernilai benar, jika diisi dengan FALSE maka data yang tidak sama dengan data kunci pada tabel lookup.

Hlookup berfungsi untuk menyalin data dari sebuah tabel yang berbentuk horisontal atau menempatkan datanya pada baris.

Bentuk umu m =HLOOKUP(X;Tabel;Nomor Baris;False/True)

1. Klik sel yang akan diisi dengan fungsi 2. Klik Function Wizard ( ƒ x ) pada toolbar.

3. Pilih jenis Fungsi Lookup & Reference pada Category

4. Pilih nama fungsi HLOOKUP kemudian klik OK, maka Anda akan diberikan kotak dialog seperti pada gambar berikut

Gambar 33. Tampilan Fungsi Hlookup

Berikut kotak dialog Fungsi Hlookup ♣ Lookup_value, sel ini harus diisi dengan kunci penyalinan data. Kunci ini diambil dari tabel kerja (bukan tabel dari lookup) ♣ Table_array, sel ini harus diisi dengan range data yang ada di dalam tabel lookup. Range yang disorot pada sel ini harus merupakan range absolut (F4), karena tabel lookup memuat data yang ada di luar daerah kerja

♣ Row_index_num, sel ini harus diisi dengan nomor (offset) baris yang datanya akan memuat data kunci (baris nomor 1). Jika di dalam tabel lookup terdapat baris kosong, maka kolom kosong itupun ikut dihitung pada saat Anda menghitung nomor baris data yang akan disalin, contoh

Tabel 12. Row index num

Tabel 13. Contoh Penggunaan fungsi Vlookup dan Hlookup

Ketentuan yang berlaku pada lembar kerja tersebut adalah:

1. GAJI POKOK disalin dari Tabel 1, berdasarkan golongan masing-masing karyawan 2. TUNJANGAN diisi berdasarkan Tabel 2, berdasarkan golongan masing-masing.

3. GAJI TOTAL merupakan jumlah dari keseluruhan pendapatan Langkah-langkah dalam mengerjakan:

1. GAJI POKOK ♣ Klik sel yang akan diisi dengan GAJI POKOK (yaitu sel D3) ♣ Tampilkan kotak dialog Vlookup ♣ Klik sel lookup_value, isikan sel lookup_value dengan mengklik sel B3 (sel GOL).

♣ Klik sel table_range, kemudian sorot data pada tabel lookup dimulai dari data kunci, yaitu range A11:B13. Tekan tombol F4 sebanyak satu kali untuk mengabsolutkan range. ♣ Klik sel col_index_num, isikan dengan angka 2, sebagai nomor kolom GAJI POKOK yang akan disalin. ♣ Klik sel range_lookup, isikan FALSE, kemudian tekan tombol OK untuk mengakhiri.

2. TUNJANGAN ♣ Klik sel yang akan diisi dengan TUNJANGAN (yaitu sel E3) ♣ Tampilkan kotak dialog Hlookup ♣ Klik sel lookup_value, isikan sel lookup_value dengan mengklik sel B3 (sel GOL).

♣ Klik sel table_range, kemudian sorot data pada tabel lookup dimulai dari data kunci, yaitu range E10:G11. Tekan tombol F4 sebanyak satu kali untuk mengabsolutkan range. ♣ Klik sel row_index_num, isikan dengan angka 2, sebagai nomor baris TUNJANGAN yang akan disalin. ♣ Klik sel range_lookup, isikan FALSE, kemudian tekan tombol OK untuk mengakhiri.

3. GAJI TOTAL diisi dengan menambahkan GAJI POKOK dan TUNJANGAN

Fungsi Date & Time ♣ Fungsi Tanggal

Bentuk umum =DATE(tahun;bulan;tanggal) atau bl/tgl/th Untuk menampilkan dalam bentuk tanggal, maka formatlah dengan perintah:

1. Blok range yang akan dibuat tanggal

2. Klik menu Format, Cells, Numbers, maka akan muncul kotak dialog Number: Category diisi dengan Date

Type diisi bentuk tanggal yang ingin muncul pada naskah, untuk mengetahui hasil format

lihat pada bagian Sample

Gambar 34. Tampilan Format Cells Submenu Number

3. Akhiri pemformatan dengan OK ♣ Fungsi Time

Bentuk umum =TIME(jam;menit;detik Untuk menampilkan dalam bentuk jam, maka formatlah dengan perintah:

1. Blok range yang akan dibuat jam

2. Klik menu Format, Cells, Numbers, maka akan muncul kotak dialog Number:

Category

diisi dengan Time

Type

diisi kode jam yang ingin muncul pada naskah, untuk mengetahui hasil format lihat pada bagian Sample Gambar 35. Tampilan Tampilan Format Cells Sub Menu Number 3. Akhiri pemformatan dengan OK.

4. MENYISIPKAN GRAFIK, WORDARD & CLIPART

4.1. Menyisipkan Obyek Grafik

Grafik merupakan sebuah tampilan visual yang berfungsi mempermudah pengguna untuk melihat perbandingan serta pola dalam suatu data. Langkah-langkah menyisipkan obyek grafik adalah:

1. Pilih data (blok data) yang hendak dibuat grafik, misal pada tabel di bawah ini sel A2:D6

Tabel 14. Menyisipkan Objek Grafik

2. Klik tombol Chart Wizard. Dan selanjutnya akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini.

Gambar 36. Tampilan Chart Wizard Step Chart Type

3. Tentukan type grafik yang akan dibuat. Pilih pada bagian chart type, misalnya Column, kemudian pilih Chart sub type. Tekan tombol Next untuk menuju langkah berikutnya.

Gambar 37. Tampilan Chart Wizard Step Chart Source Data

4. Tentukan pembacaan grafiknya, apakah secara baris(rows) atau kolom (column) pada pilihan Series in, tekan tombol Next untuk menuju langkah selanjutnya

Gambar 38. Tampilan Chart Wizard Step Chart Options

5. Tentukan berbagai pilihan yang meliputi Titles, Axes, Gridlines, Legend, Data Tabels. Kemudian tekan tombol Next

Gambar 39. Tampilan Chart Wizard Step Chart Location 6. Langkah terakhir merupakan penentuan lokasi grafik yang jadi.

As new sheet , hasil grafik akan diletakkan pada sheet baru. As object in , hasil grafik akan diletakkan sebagai sebuah obyek pada sheet yang terpilih di kotak

combo di sebelah kanannya

Gambar 40. Hasil Grafik Data Penjualan Toko “Maju Terus”

4.2. Menyisipkan WordArt

Membuat WordArt dan menyisipkan dalam dokumen Pilihan ini digunakan untuk membuat teks dengan formasi dan animasi gambar yang dapat diatur dan dimodifikasi sendiri Langkah-langkah untuk membuat WordArt adalah:

1. Klik Insert, Picture, WordArt atau klik icon pada toolbar Menu Drawing

2. Akan muncul WordArt Gallery

Gambar 41. WordArt Gallery

3. Pilih salah satu jenis galeri yang ada, klik OK

Gambar 42. Langkah-langkah membuat WordArt

4. Ketik teks “LATIHAN”, atur jenis font beserta ukurannya pada kotak Font dan Size, atur juga teks tersebut dibuat cetak tebal atau miring dengan menekan tombol bertuliskan B untuk cetak tebal dan I untuk cetak miring, klik OK berikut hasil dari WordArt dan muncul toolbar WordArt yang berisi tombol-tombol : a. Insert WordArt, digunakan untuk menyisipkan wordart baru

b. Edit Text, ,melakukan edit pada wordart yang terpilih

c. Wordart Gallery, mengubah style dari wordart terpilih

d. Format WordArt, memberi format pada wordart terpilih e. WordArt Shape, digunakan untuk mengubah gaya penulisan dari objek wordart terpilih.

Toolbar WordArt Gambar 43. Hasil Tulisan WordArt

4.3. Membuat Gambar Sederhana dan Menginsert Gambar

A. Membuat gambar sederhana menggunakan Toolbar Drawing

Dalam membuat gambar bisa menggunakan Toolbar Autoshapes. Caranya untuk mengeluarkan Toolbar tersebut pilih tombol AutoShapes pada Toolbar Drawing akan muncul Toolbar AutoShapes

Toolbar Drawing Toolbar AutoShapes Gambar 44. Toolbar Drawing dan Toolbar AutoShapes

Langkah-langkah pembuatan gambar dengan Toolbar AutoShapes adalah:

1. Klik salah satu tombol AutoShapes yang akan dibuat, kemudian klik pilihan bentuk yang diinginkan.

2. Pointer mouse akan berubah menjadi “+” kemudian arahkan ke area kerja Excel.

3. Lakukan klik tahan geser pada worksheet, sehingga akan ditambahkan satu objek autoshapes

Gambar 45. Langkah-langkah Membuat Gambar Menggunakan Toolbar AutoShapes

B. Menyisipkan Gambar pada dokumen

Menyisipkan gambar pada dokumen bisa menggunakan cara sesuai dengan asal gambar, gambar itu dari Clip Art ataukah dari From File. Caranya adalah:

1. Klik Insert, Picture, Clip Art atau From File

Gambar 46. Menyisipkan Gambar dari Clip Art Gambar 47. Menyisipkan Gambar dari From File

2. Pilih salah satu gambar yang diinginkan, 3. Kalau gambarnya dari Clip Art, setelah kita pilih gambarnya, pilih menu Edit, Copy. kemudian ke lembar kerja Excel klik menu Edit, Paste.

4. Kalau gambarnya dari From File, setelah kita pilih gambarnya, klik insert 5. Gambar yang dipilih akan muncul pada lembar kerja Excel.

5. MENGOLAH DATABASE DI EXCEL

5.2. Filter

5. Kemudian akan muncul daftar kriteria tersebut ada 3 pilihan yang muncul