9 RANCANG BANGUN E-PESANTREN SISTEM INFORMASI SANTRI DI PONDOK PESANTREN TERPADU AL-YASINI

  

RANCANG BANGUN E-PESANTREN

SISTEM INFORMASI SANTRI

DI PONDOK PESANTREN TERPADU AL-YASINI

_{1) 2) 3)}

  

Teguh Pradana , Khusnul Khotimah , Saifudin

S1/Jurusan Teknik Informatika STMIK Yadika Bangil

Email: Inti_persada_software@yahoo.co.id

saifudin@alyasini.net ,

  

Abstract : Al-Yasini Islamic boarding school is an islamic educatioanal intitutions that famous in Est Java. Al-

Yasini islamic boarding school has many kinds of institutions, there are formnal school and informal school.

however, the management of data is relate with administration, students data, payment of administrations

students, violations, and daily attendance of students is still done manually. Therefore made students

information system based on web for help in the case record..

  Keyword : System Information, Website, Islamic Boarding School

PENDAHULUAN PERANCANGAN SISTEM

  Perkembangan pendidikan pesantren Diagram Konteks ditengah kemajuan teknologi dan informasi dapat memberikan warna terhadap keberadaan pondok Diagram konteks adalah DFD pesantren di Indonesia yang dinilai sangat menggambarkan tentang bagaimana proses dari terbelakang, khusunya dalam pemanfaatan sistem ini secara umum, dan juga entitas yang teknologi dan informasi dalam pelayanan ada di dalam sistem ini. administrasi bagi santri. _KYAI

  Saat ini di Pondok Pesantren Terpadu Al- Yasini belum ada layanan komputerisasi otomatis untuk dapat mengakses administrasi data santri. _Login Semuanya masih dilakukan secara manual untuk _{Data Report Santri} pencarian data santri, pembayaran syahriyah, data _Login pelanggaran dan absensi harian santri. _{Data Entry 1 Login}

  Seiring dengan perkembangan teknologi _{ADMIN Data Report SISNI KEAMANAN Input Data Pelanggaran Santri +} internet, e-pesantren mulai dikembangkan di _{Setting SISNI} Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini. Hakikat e-

  Gambar 1 : Diagram konteks SISNI pesantren adalah bentuk pelayanan administrasi pondok pesantren dengan mudah, cepat dan

  Diagram Konteks (Context Diagram) efisien yang dituangkan dalam format digital merupakan level tertinggi (top level) dari suatu melalui sebuah teknologi. E-pesantren dapat desain sistem, diagram yang menggambarkan digunakan dalam pelayanan administrasi secara hubungan antar sistem dengan entitas di luar

  offline intranet . Merancang e-pesantren tidak

  sistem pada sistem informasi santri di Pondok sekedar menyajikan data santri, data pembayaran Pesantren Terpadu Al-Yasini Pasuruan. syahriyah, cetak KTS (Kartu Tanda Santri), data pelanggaran dan absensi harian santri. Begitu

  1. Data Flow Diagram (DFD) Proses Admin pula desain tampilan yang sederhana, mudah di gunakan dan respon cepat. (Pengolahan Data Entry)

  Tujuan dalam penelitian adalah merancang dan membangun sistem informasi kepesantrenanyang menjadi pusat data santri, data pembayaran syahriyah, data pelanggaran dan absensi harian santri yang bisa di akses dari berbagai macam perangkat melalui web browser

  _{Login Proses Login Add Santri Flow_77 11}

  10 _{Login KYAI ADMIN Entry Santri Data Entry [Syahriyah] Syahriyah Input Syahriyah Flow_78 Add 12 Input Santri} [Profile Santri] _{ADMIN Login Proses Login N 1 Login KEAMANA Entry Santri Add Absensi [Santri ABS] Flow_80 Flow_79 13 Input Absen Cek Login Flow_26} Flow_25 _{2 Data Admin_Kyai_Keamanan USER Entry Perizinan Add Perizinan 14 Input Perizinan Perizinan Berhasil Login}

  3 Gambar 2. : DFD Proses Admin (Pengolahan

  Gambar 5. : DFD Proses Login Data Entry)

  5.Data Flow Diagram (DFD) Proses Keamanan

  2. Data Flow Diagram (DFD) Proses Admin (Input Data Pelanggaran) ₄

  (Pengolahan Data Report) _{Login Proses Login 15 Login Proses Login Flow_36 Data Report Flow_97 16 KEAMANAN Input Data Input Data Pelanggaran Santri Data Pelanggaran Pelanggaran}

  5 ADMIN Proses Report _{PELANGGARAN Hasil Report Santri Hasil Report Absen} Gambar 6. : DFD Proses Keamanan (Input Data _{Profile Santri Hasil Report Syahriyajh Absen Santri} Pelanggaran) _{Syahriyah Report (Report Data Santri)}

  6. Data Flow Diagram (DFD) Proses Kyai ₆ Gambar 3. : DFD Proses Admin (Pengolahan _{KYAI Login Proses Login} Data Report) _{Cek Report}

  3. Data Flow Diagram (DFD) Proses Admin ₇ (Pengolahan Data Setting) _{Login Proses Login Flow_52 8 Data Report Santri Hasil Report Syahriyah Hasil Report Santri ABS Proses Report Hasil Report Pelanggaran Hasil Report Profile Santri ADMIN Setting SISNI Proses User + Manegement}

  9 _{Input User Baru [User] Syahriyah Santri ABS Santri Profile [Pelanggaran]}

  Gambar 4. : DFD Proses Admin (Pengolahan Gambar 7. : DFD Proses Kyai (Report Data

  Data Setting) Santri)

  4. Data Flow Diagram (DFD) Proses Login

  _{Dus un_Jalan pelanggaran uniq_color TEMPAT _TANGGAL_LAHIR dati_dua_id bas e_path INDUK data_date kecam atan_nam e SANTRI_ID kecam atan_id id Des a_Kelurahan s aks i s tatus NAMA hari dati_s atu_id s antri_profile kecam atan files _tem p data_id SANTRI_ID pelanggaran file_type jam_to file_mym e file_name date_from file_path data_id date_to date_to jam_from SANTRI_ID SANTRI_ID izin_dek at data_id date_from hari_from hari_to} izin_pulang _{Kecama tan LBA Propins i created_by MADIN Kab_Kota LPQ updated_at FORMAL created_at updated_by thn_ajaran_id as ram a_id pros es dati_s atu_id}

_{dati_dua_nam e}

_{dati_dua_id uniq_color}

_{dati_dua}

_{original_nam e keperluan uploaded created_at create_at create_by file_s ize thn_ajaran_id thn_ajaran_id updated_by} tujuan keperluan _{updated_at updated_at created_by created_by created_at keterangan updated_by formal_id formal_kelas _id kam ar_id madin_id kam ar lpq_id alamat dati_s atu_id MADIN_KELAS_ID Type lba_id dati_s atu_name extra_ku r_id uniq_color lembaga}

_{as ram a grafik_unit}

s tatus _{dati_s atu kam ar_id kam ar_id FORMAL KELAS thn_ajaran_id kategori_gen JML tepat_telat tepat_telat as ram a_id alamat alamat lembaga as ram a kam ar as ram a_id as ram a lembaga kam ar AYAH s tatus JML_SAUDARA PENDAPATAN_PER_BULAN PEKERJAAN_IBU IBU PEKERJAAN kode_abs SANTRI_ID s antri_abs} data_bulan _{formal_id formal_kelas _id formal_kelas jenis _biaya_nam e jenis _biaya_id jenis _biaya s antri_as ram a NO_TELPON keterangan kam ar_id us er_id thn_ajaran_id login_s alt data_bulan login_nam e} ANAK_KE _{kam ar_id thn_ajaran_id s antri_as ram a kategori_abs tgl tahun bulan us er s tatus formal_kelas _name order_id jenis _biaya_bes ar thn_ajaran_id s tatus order_id} foto login_pas s word _{SDR_STATUS des cription katergori_as rama extra_ku r_id phone order_id email_addres s s tatus full_name extra_ku r_name s tatus s tatus extra_ku ri formal_nam e order_id formal_id thn_ajaran_id s tatus date_from formal thn_ajaran tahun date_to tahun_ajaran_name madin_nam e order_id order_id madin_id lba_name lpq_name thn_ajaran_id Field lba_id madin lba lpq_id lpq bes ar_tanggungan tanggungan is _now} s tatus _{date_s erialized s tatus order_id s tatus us ernotifikas i acces _log ps g} s tatus _{data_log jenis _biaya_log jenis _biaya_keringanan SANTRI_ID bes ar_tanggungan_m anual notifikas i_ket notifikas i_id created_at data_id created_by created_to notifikas i_jenis us er_id SANTRI_ID s antri_as ram a jenis _biaya_bes ar acces s _date SANTRI_ID log_id PSG_ID}

_{page_url bayar date_from as ram a}

_{module thn_ajaran_id ip_addres s kam ar_id page_url_com plete thn_ajaran_id date_to bulan_s erialized action us er_id module log_key action_date page_url} log_id _{data_id jenis _biaya_id bulan thn_ajaran_id tahun SANTRI_ID jenis _biaya_id jenis _biaya_nam e is _read us er_ag ent keterangan execution_time duras i_s erialized reques t_variable us er_ag ent ip_addres s} log_content _{created_at s tatus}

_{as ram a}

_{created_by}

_{s antri_kamar_id bes artot_kalibulan}

_{uniq_code}

_{s tatus}

_{created_by created_at}

  Gambar 8. : Entity Relationship Diagram (ERD) SISNI Entity Relationship Diagram (ERD) Langkah berikutnya dalam Rancang Bangun E- Pesantren Sistem Informasi Santri Di Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini adalah merancang basis data yang digunakan. Pada basis data diciptakan tabel-tabel yang berfungsi mengelompokkan dan menyimpan informasi sesuai fungsi masing-masing tabel, serta menentukan interaksi atau relasi diantara tabel- tabel yang ada. Adapun tabel-tabel yang digunakan dalam perpustakaan digital ini antara lain: tabel user, tabel admin, tabel guru, tabel siswa, tabel buku, tabel bacaan, tabel media.

  Pemodelan data yang digunakan dalam perancangan ini adalah Entity Relationship Model

  (ERM) yang kemudian digambarkan dalam

  bentuk diagram yang disebut Entity Relationship

  Diagram (ERD)

  . ERD mendokumentasikan data dalam bentuk entity dan menunjukkan relasi diantara entity yang ada. ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data dalam basis data berdasarkan obyek-obyek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. (Sutanta, 2011:91).

  3. Santri Halaman pada menu Santri ini berfungsi untuk menambahkan data santri baru maupun santri lama serta pada halaman ini digunakan juga untuk merubah status santri. User dapat memasukkan data lengkap santri meliputi nomor induk, nama, tempat tanggal lahir, alamat, sekolah asal & data wali santri atau orang tua.

  Gambar 10. Halaman Beranda

  menampilkan informasi jumlah santri berdasarkan daerah provinsi, kabupaten / kota dan kecamatan yang berupa grafik. Halaman beranda memiliki beberapa menu ataupun link untuk menuju ke halaman lain, diantaranya menu utama, edit user, notifikasi dan logout. Pada halaman beranda juga terdapat kotak pencarian guna untuk mencari data santri secara cepat.

  web browser. Halaman ini digunakan untuk

IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

  2. Impelementasi Halaman Beranda Halaman depan sistem merupakan halaman yang pertama kali muncul setelah user login melalui

  dan password harus sesuai dengan data yang tersimpan dalam database. Halaman Login ini merupakan pintu awal bagi user untuk menuju halaman-halaman berikutnya.

  captcha untuk masuk ke dalam sistem. Username

  1. Implementasi Halaman Login Halaman login merupakan tampilan awal ketika sistem informasi santri diakses oleh user. Pada halaman ini user yang terdaftar harus memasukkan username dan password juga

  Implementasi Antarmuka Hasil antarmuka merupakan implementasi dari desain form-form yang dibuat kemudian ditampilkan pada halaman-halaman berbasis web.

  Gambar 11. Halaman Form Add Santri

  4. Update Santri Implementasis jika terjadi perubahan kamar atau ada santri yang pinda kamar user menggunakan menu ini untuk memperbaharui data.

  Gambar 9. Halaman Login

  Menu pembayaran syahriah atau biaya bulanan santri, di menu ini juga dapat dibedakan santri yang mendapatkan dispensasi.

  Gambar 12. Halaman Update data Santri Gambar 16. Halaman Syahriyah

  5. Cari Santri Menu ini berfungsi untuk implementasi pencarian

  9. Import Excel Syahriyah data santri menggunakan nomor induk atau nama. Pada menu pembayaran juga disediakan untuk import data dari file excel untuk mengantisipasi adanya kerusakan jaringan server, pemadaman listrik agar admin tetap bisa bekerja dan nantinya bisa upload data melalui menu import Excel Syahriyah ini.

  Gambar 13. Halaman pencarian data santri

  6. Foto Santri Untuk mengenal dan mempermudah pendataan santri setiap kamarnya maka data dilengkapi dengan foto santri dan data tersebut nantinya

  Gambar 17. Halaman Import ExcelSyahriyah akan di tempel di pintu masing-masing kamar.

  10. SantriPSG Di Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini ada 2 lembaga sekolah menengah kejuruan yang mengharuskan muridnya untuk PSG pada saat kelas XI.

  Gambar 14. Halaman foto santri

  7. Import Excel Santri Menu ini peruntukkan bagi user yang bekerja di luar jangkauan jaringan sistem agar memberikan kebebasan user untuk bekerja dimana saja dan data akan di import ke sistem informasi santri

  Gambar 18. Halaman Santri PSG ketika user berada dijangkauan jaringan sistem.

  11. Absensi Santri Implementasi absensi harian santri di setiap asrama yang dilakukan pagi dan sore hari oleh pengurus.

  Gambar 15. Halaman Import Excel Santri

  8. Syahriyah

  Halaman pada menu Pulangan Santri ini di fungsikan ketika liburan pesantren saja pada saat semua santri pulang ke rumah masing-masing dengan waktu yang telah ditentukan.

  Gambar 19. Halaman Add Absensi Santri

  12. Pelanggaran Santri Jika santri melakukan pelanggaran maka pengurus harus menambahkan data pelanggaran pada santri yang bersangkutan untuk dilaporkan Gambar 23. Halaman Pulangan Santri kepada wali santri.

  16. Ekstrakurikuler Santri Halaman pada menu Ekstrakurikuler Santri ini berfungsi untuk menambah pendataan santri yang mengikuti kegiatan ekstrakurikuler di Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini, meliputi : Albanjari, Ishari, Pagar Nusa, Kaligrafi, Qiro'ah Bittaghonni, Senam Santri dan Pramuka.

  Gambar 20. Halaman Pelanggaran Santri

  13. Perizinan Pulang Santri Halaman ini berfungsi untuk menambahkan data santri yang pulang lebih dari sehari.

  Gambar 24. Halaman Ekstrakurikuler Santri

  17. Jenis Biaya Halaman pada menu ini berfungsi untuk menambahkan jenis biaya yang harus di bayar oleh santri, antara lain seperti syahriyah dan

  Gambar 21. Halaman Add Perizinan Pulang dansos.

  Santri

  14. Perizinan Jarak Dekat Santri Halaman pada menu Add Perizinan Jarak Dekat Santri ini berfungsi untuk menambahkan data santri yang izin keluar dengan tenggang waktu yang telah ditentukan dan tidak lebih dari sehari.

  Gambar 25. Halaman Jenis Biaya

  18. Asrama Halaman pada menu Asrama ini berfungsi untuk menambahkan asrama baru atau mengganti nama jika ada perubahan nama asrama. Gambar 22. Add Perizinan Jarak Dekat

  15. Pulangan Santri

  Gambar 26. Halaman Asrama

  7. Sistem dapat mencetak kartu tanda santri dengan baik √

  Keterangan Nilai :

  5. Sistem menampilkan pesan kesalahan jika pengguna memasukkan data yang salah √

  4. Sistem menampilkan pesan berhasil jika pengguna memasukkan data dengan benar √

  3. Sistem memiliki waktu loading dan reload data yang relatif cepat √

  2. Sistem memiliki navigasi yang mudah untuk dioperasikan √

  1. Sistem memiliki tampilan yang baik √

  

N

o

Pernyataan Penilaian SS S N TS STS

  Pengujian antarmuka sistem merupakan pengujian yang dilakukan untuk mengetahui respon pengguna terhadap kenyamanan antarmuka (interface) dari sistem yang sudah dibangun.

  √ Keterangan : Y : Iya T : Tidak Pengujian Antarmuka Sistem

  Setelah logout, jika halaman di back tidak akan bisa masuk lagi ke dalam sistem

  

1

0.

  9. Sistem dapat mengganti password dengan baik √

  √

  8. Sistem dapat melakukan proses pencarian data santri dengan baik

  6. Sistem dapat menampilkan data absensi dengan baik √

  19. Data Kamar Halaman pada menu Data Kamar ini berfungsi untuk menambahkan kamar yang ada di asrama.

  5. Sistem dapat menampilkan data asrama dengan baik √

  4. Sistem dapat menampilkan data syahriyah dengan baik √

  3. Sistem dapat menampilkan data santri dengan baik √

  √

  2. Sistem dapat melakukan proses pengolahan (tambah, edit, delete)

  √

  1. Proses login sistem berjalan dengan baik, jika username, password dan captcha yang ditulis dengan benar

  Y T

  Penggujian Fungsional Sistem N o Pernyataan Penilaian

  Pengujian fungsional sistem merupakan pengujian terhadap fungsi yang terdapat dalam sistem yang dibangun. Pengujian ini dilakukan untuk mengetahui apakah fungsi-fungsi yang terdapat dalam sistem berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak.

  Hasil Pengujian

  Gambar 28. Halaman Data Provinsi

  20. Wilayah Halaman pada menu Wilayah ini berfungsi untuk menambahkan daerah wilayah provinsi, kabupaten atau kota dan kecamatan.

  Gambar 27. Halaman Kamar

  SS : Sangat Setuju (Sangat baik) S : Setuju N : Netral TS : Tidak Setuju STS : Sangat Tidak Setuju

  SIMPULAN

  Prentice Hall in. Swastika, Windra. 2006. PHP 5 dan MySQL 4.

  Manajemen Pesantren Al Luqmaniyyah Yogyakarta . Skripsi UIN Sunan Kalijaga

  Yogyakarta. Jogianto, HM. 1999. Analisis dan Desain Sistem

  Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.

  Yogyakarta: CV Andi Offset Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data.

  Yogyakarta: CV Andi Offset Sutantha, Edhy. 2011. Basis Data dalam

  Tinjauan Konseptual . Yogyakarta: Penerbit Andi.

  Richard F Neuschel, 1960, Management by System . McGrawHill, New York. Robert G Murdick, et all, 1978. Accounting Information System . Engelwood Cliffs.

  Jakarta: Dian Rakyat Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, edisi ke-2, Penerbit Andi, Yogyakarta.

  Sistem informasi : Pendekatan Terstruktur

  Turban, E., dkk. 2006. Pengantar Teknologi

  Infomasi , Edisi 3, diterjemahkan oleh:

  Deny Arnos kwary, M.Hum dan Dewi Firia Sari, M.Si. Salemba Infotek, Jakarta.

  Ward, John, And Griffiths, 1996, Strategic

  Planning for Information System , Second

  Edition, John Willey & Son’s Ltd, Baffins lane, Chiceste. Yana, Feby., 2011.Sistem Informasi Perhotelan

  Berbasis Web di Hotel Shago Bungs Payakumbuh . Skripsi UIN Sunan

  Kalijaga Yogyakarta.

  Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, edisi ke-2, Penerbit Andi, Yogyakarta. Hasan, Muhammad, 2014. Sistem Informasi

  Hartono, Jogianto, 1999, Analisis dan Desain

  1. Peneliti telah merancang dan membangun sistem informasi santri Al-Yasini berbasis web menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.

  Structure, and Development, McGraw- Hill International Book Company, Aucklland dll.

  System: Conceptual Foundation,

  UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. David, G.B.,1974. Management Information

  2. Peneliti telah membuat sistem yang dapat menyimpan data yang berkaitan dengan kepesantrenan meliputi data santri, asrama, data pembayaran syahriyah pondok, dan absensi harian santri.

  SARAN

  1. Antarmuka sistem yang di bangun masih sangat sederhana, sehingga dapat dikembangkan lebih lanjut untuk menghasilkan sistem yang lebih menarik dan dipahami pengguna (user-friendly).

  2. Sistem Informasi Santri di Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini yang telah dibuat masih perlu dikembangkan agar kinerja sistem ini menjadi lebih baik dan juga menggunakan perangkat yeng lebih beragam lagi.

  3. Seluruh warga Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini Pasuruan yang sudah mendapatkan hak akses bias memanfaatkan sistem informasi santri secara maksimal dan bijak agar perkembangan administrasi dan teknologi di pondok pesantren semakin meningkat.

DAFTAR PUSTAKA

  Arief, M. Rudyanto. 2011. Pemrograman Web

  Sunan Kalijaga Yogyakarta. Al Fatta, Hanif., 2007, Analisis dan Perancangan

  Pinjam di Koperasi Mahasiswa UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta . Skripsi UIN

  Adyan, Ato’al., 2012. Sistem Informasi Simpan

  Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL . Yogyakarta: Penerbit Andi.

  Burch, John dan Grudnitski, Gary. 1986,

  Information System: Theory and Practice, John Wiley and Son’s, New

  York. Damalita, Dissa., 2013. Sistem Informasi Pasar

  Berbasis Web (Studi Kasus UPTD Pasar Wilayah 1Banjarnegara) . Skripsi

  Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta. Anonim. Pengertian Santri . Online. https://id.wikipedia.org/wiki/santri, (diakses pada 21 Agustus 2016)