Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip Pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Sumatera Utara
KEBUTUHAN PERALATAN UNTUK PENATAAN ARSIP PADA DINAS
PETERNAKAN DAN KESEHATAN HEWAN SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk
memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md)
OLEH :
MAYA HANDAYANI
122201002
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
MEDAN
2015
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya
: Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip
Pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Sumatera Utara
Oleh
: Maya Handayani
NIM
: 122201002
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
KetuaJurusan
: Dra. ZaslinaZainuddin, M.Pd
NIP
: 19570407 198603 2 001
TandaTangan
: _________________
Tanggal
: _________________
1
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya
: Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip
Pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Sumatera Utara
Oleh
: Maya Handayani
NIM
: 122201002
DosenPembimbing
: Dra. ZaslinaZainuddin, M.Pd
NIP
: 19570407 198603 2 001
TandaTangan
: ________________
Tanggal
: ________________
DosenPembaca
: Ishak, M.Hum
NIP
: ________________
TandaTangan
: ________________
Tanggal
: ________________
1
KATA PENGANTAR
Denganmengucappujidansyukurkehadirat
karenaatasridhodanhidayahNya,
Allah
SWT,
sehinggapenulisdapatmenyelesaikankertaskaryaini
yang berjudul “Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip Pada Dinas Peternakan
Dan
Kesehatan
Hewan
Utara”.SholawatdansalamkepadajunjungankitaNabibesar
Sumatera
Muhammad
SAW,
semogakita mendapatkan pertolongandiakhirkemudiankelak.
Maksuddantujuandaripenulisankertaskaryainiadalahuntukmemenuhipersyarata
nkelulusan program Studi DiplomaIlmuPerpustakaan Dan Informasi di Universitas
Sumatera
Utara.
Selainitupenulisjugadapatmencobamenerapkandanmembandingkanpengetahuandanke
terampilan
yang
diperolehdibangkukuliahdengankenyataan
yang
ada
di
lingkungankerja.
DalamkesempataninipenulismengucapkanterimakasihkepadaayahandaRefmai
zardanibundaAlm.Ramlahyang sangat banyak memberikan bantuan moril, material,
arahan, dan selalu mendoakan keberhasilan dan keselamatan selama menempuh
pendidikan.
Penulismerasabahwadalammenyusunkertaskaryainimasihmenemuibeberapake
sulitandanhambatan,
disampingitujugamenyadaribahwapenulisan
kertas
karyainimasihjauhdarisempurnadanmasihbanyakkekurangan-kekuranganlainnya,
makadariitupenulismengharapkan saran dankritik yang membangundarisemuapihak.
Menyadaripenyusunankertaskaryainitidaklepasdaribantuanberbagai
makapadakesempataninipenulismenyampaikanucapanterimakasih
yang
pihak,
setulus-
tulusnyakepada:
1. Bapak
Dr.
Drs.
Syahron
Lubis,
selakuDekanFakultasIlmuBudayaUniversitas Sumatera Utara.
i
M.A.
2. Ibu Dra.ZaslinaZainuddin, M.Pd. selakuKetua Program StudiD-III PerpustakaanFakultasIlmuBudaya dan sekaligus sebagai dosen pembimbing
penulisan kertas karya ini yang telah meluangkan waktu kepada penulis serta
memberikan banyak masukan dalam penyusunan kertas karya ini.
3. IbuHotlan SiahaanS.Sos, M.Ikom. SelakuSekretaris Program StudiD-III
PerpustakaanFakultasIlmuBudaya.
4. Bapak dosen PembacaIshak, SS.M.humyang telah memberikan arahan dalam
penulisan kertas karya ini.
5. Seluruhstafpengajarbesertastafadministrasi
Program
takaanFakultasIlmuBudayaUniversitas
Sumatera
Studi.D-III
Utara
Perpusyang
telahmendidikpenulisselamaperkuliahan.
6. Seluruh
Staff
DinasPeternakandanKesehatanHewanSumutterimakasihtelahmengizinkanpen
ulismelakukanpenelitian.
7. BuatkeluargatercintakhususnyakakandapenulisRahma
Dona
A.md
terimakasihsudahmembantupenulisdalampembuatankertasini.
8. Buat Muhammad
Faisal FajarLubis
yang sudahmemberikandorongan
dannasehatkepadapeulissehinggapeulisdapatmenyelesaikankertaskaryaini.
Akhir
kata,
semoga
Allah
SWT
senantiasamelimpahkankarunia-
Nyadanmembalassegalaamalbudisertakebaikanpihak-pihak
yang
telahmembantupenulisdalampenyusunkertaskaryainidansemogatulisaninidapatmembe
rikanmanfaatbagipihak-pihak yang membutuhkan
Medan, 29 Februari 2015
Penulis
Maya Handayani
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...................................................................................
DAFTAR ISI ..................................................................................................
DAFTAR GAMBAR. .....................................................................................
BAB I
BAB II
PENDAHULUAN
1.1 LatarBelakangMasalah .............................................................
1.2 TujuanPenulisan .......................................................................
1.3 RuangLingkup ..........................................................................
1.4 MetodePengumpulan Data ......................................................
TINJAUAN MASALAH
2.1 Pengertian Arsip ........................................................................
2.2 Undang-undang Republik Indonesia No.43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan .....................................................................
2.3 Arsip Dan Penataan Arsip .........................................................
2.4 Pengertian Peralatan Arsip ........................................................
2.5 Fungsi Peralatan Arsip ..............................................................
2.6 Penyimpanan Arsip ...................................................................
2.7 Sistem Penataan Arsip Menurut ANRI .....................................
2.7.1 Sistem Alfabetis ..............................................................
2.7.2 Sistem Nomor ..................................................................
2.7.3 Sistem Subyek .................................................................
2.7.4 Sistem Geografi ...............................................................
2.7.5 Sistem Kronologis ...........................................................
2.8 Peralatan Untuk Penataan Arsip ................................................
2.8.1 Filling Cabinet ................................................................
2.8.2 Lemari Arsip ...................................................................
2.8.3 Rak Arsip ........................................................................
2.8.4 Map Arsip .......................................................................
2.8.5 Guide ..........................................................................
2.8.6 Ordner ..........................................................................
2.8.7 Stapler ..........................................................................
2.8.8 Perforator ........................................................................
2.8.9 Kotak/Box .......................................................................
2.8.10 Alat Sortir......................................................................
2.8.11 Label ..........................................................................
2.8.12 Rak/Laci Kartu ..............................................................
2.8.13 Rotary Filling System ...................................................
2.8.14 Kartu Indeks ..................................................................
iii
i
iii
vi
1
2
2
2
4
5
6
11
12
12
12
12
13
13
13
13
14
14
15
15
15
16
17
17
18
19
19
19
19
19
20
2.8.15 Cardex ..........................................................................
20
2.8.16 Numerator
.......................................................................... 20
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Sejarah Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi
Sumatera Utara ................................................................................
3.2Visi Dan MisiDinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Provinsi Sumatera Utara ..................................................................
3.3Struktur Organisasi Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Provinsi Sumatera Utara ..................................................................
3.4 Tugas Pokok Masing-masing Bagian Pada Dinas Peternakan
Dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara ...........................
3.4.1 Sekretariat ........................................................................
3.4.1.1 Tugas Pokok Sekretariat .....................................
3.4.1.2 Fungsi Sekretariat ...............................................
3.4.1.3 Tugas Sekretariat ................................................
3.4.2 Tugas Pokok Bidang Sarana Dan Prasana Peternakan ...........................
3.4.2.1 Fungsi Bidang Sarana Dan Prasana Peternakan .
3.4.2.2 Tugas Bidang Sarana Dan Prasana Peternakan ..
3.4.3Tugas Pokok Bidang Budidaya Ternak ...................................................
3.4.3.1 Fungsi Bidang Budidaya Ternak ........................
3.4.3.2 Tugas Bidang Budidaya Ternak..........................
3.4.4Tugas Pokok Bidang Kesehatan Hewan ..................................................
3.4.4.1 Fungsi Bidang Kesehatan Hewan .......................
3.4.4.1 Tugas Bidang Kesehatan Hewan ........................
3.4.5Tugas Pokok Bidang Bina Usaha Peternakan ..........................................
3.4.5.1 Fungsi Bidang Bina Usaha Peternakan ...............
3.4.5.2 Tugas Bidang Bina Usaha Peternakan ................
3.5 Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip Pada Dinas
Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara .........
3.5.1 Lemari Arsip ..........................................................
3.5.2 Rak Arsip ...............................................................
3.5.3Guide .......................................................................
3.5.4 Kotak/Box ..............................................................
3.5.5Alat Sortir................................................................
3.5.6Label .......................................................................
3.5.7Kartu Indeks ............................................................
3.5.8 Cardex ....................................................................
3.5.9Numerator ...............................................................
iv
21
24
25
25
25
25
26
26
28
28
29
30
30
31
33
33
34
35
35
36
39
39
40
40
41
41
41
41
42
42
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ................................................................................
4.2 Saran ..........................................................................................
43
43
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................
LAMPIRAN GAMBAR ................................................................................
45
46
v
DAFTAR GAMBAR
Gambar-1
Gambar-2
Gambar-3
Gambar-4
Gambar-5
Gambar-6
Gambar-7
Gambar-8
Gambar-9
StrukturOrganisasiPadaDinasPeternakandanKesehatan
HewanProv.Sumut ………………………………………..
Kartu Kendali Surat Masuk………………………………..
Kartu Kendali Surat Keluar ……………………………….
Filling Cabinet …………………………………………….
Lemari Arsip ………………………………………………
Map Arsip …………………………………………………
Numerator …………………………………………………
Ordner……………………………………………………..
Rak Arsip …………………………………………………
vi
46
47
48
49
50
50
51
51
52
PETERNAKAN DAN KESEHATAN HEWAN SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk
memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md)
OLEH :
MAYA HANDAYANI
122201002
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
MEDAN
2015
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya
: Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip
Pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Sumatera Utara
Oleh
: Maya Handayani
NIM
: 122201002
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
KetuaJurusan
: Dra. ZaslinaZainuddin, M.Pd
NIP
: 19570407 198603 2 001
TandaTangan
: _________________
Tanggal
: _________________
1
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya
: Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip
Pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Sumatera Utara
Oleh
: Maya Handayani
NIM
: 122201002
DosenPembimbing
: Dra. ZaslinaZainuddin, M.Pd
NIP
: 19570407 198603 2 001
TandaTangan
: ________________
Tanggal
: ________________
DosenPembaca
: Ishak, M.Hum
NIP
: ________________
TandaTangan
: ________________
Tanggal
: ________________
1
KATA PENGANTAR
Denganmengucappujidansyukurkehadirat
karenaatasridhodanhidayahNya,
Allah
SWT,
sehinggapenulisdapatmenyelesaikankertaskaryaini
yang berjudul “Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip Pada Dinas Peternakan
Dan
Kesehatan
Hewan
Utara”.SholawatdansalamkepadajunjungankitaNabibesar
Sumatera
Muhammad
SAW,
semogakita mendapatkan pertolongandiakhirkemudiankelak.
Maksuddantujuandaripenulisankertaskaryainiadalahuntukmemenuhipersyarata
nkelulusan program Studi DiplomaIlmuPerpustakaan Dan Informasi di Universitas
Sumatera
Utara.
Selainitupenulisjugadapatmencobamenerapkandanmembandingkanpengetahuandanke
terampilan
yang
diperolehdibangkukuliahdengankenyataan
yang
ada
di
lingkungankerja.
DalamkesempataninipenulismengucapkanterimakasihkepadaayahandaRefmai
zardanibundaAlm.Ramlahyang sangat banyak memberikan bantuan moril, material,
arahan, dan selalu mendoakan keberhasilan dan keselamatan selama menempuh
pendidikan.
Penulismerasabahwadalammenyusunkertaskaryainimasihmenemuibeberapake
sulitandanhambatan,
disampingitujugamenyadaribahwapenulisan
kertas
karyainimasihjauhdarisempurnadanmasihbanyakkekurangan-kekuranganlainnya,
makadariitupenulismengharapkan saran dankritik yang membangundarisemuapihak.
Menyadaripenyusunankertaskaryainitidaklepasdaribantuanberbagai
makapadakesempataninipenulismenyampaikanucapanterimakasih
yang
pihak,
setulus-
tulusnyakepada:
1. Bapak
Dr.
Drs.
Syahron
Lubis,
selakuDekanFakultasIlmuBudayaUniversitas Sumatera Utara.
i
M.A.
2. Ibu Dra.ZaslinaZainuddin, M.Pd. selakuKetua Program StudiD-III PerpustakaanFakultasIlmuBudaya dan sekaligus sebagai dosen pembimbing
penulisan kertas karya ini yang telah meluangkan waktu kepada penulis serta
memberikan banyak masukan dalam penyusunan kertas karya ini.
3. IbuHotlan SiahaanS.Sos, M.Ikom. SelakuSekretaris Program StudiD-III
PerpustakaanFakultasIlmuBudaya.
4. Bapak dosen PembacaIshak, SS.M.humyang telah memberikan arahan dalam
penulisan kertas karya ini.
5. Seluruhstafpengajarbesertastafadministrasi
Program
takaanFakultasIlmuBudayaUniversitas
Sumatera
Studi.D-III
Utara
Perpusyang
telahmendidikpenulisselamaperkuliahan.
6. Seluruh
Staff
DinasPeternakandanKesehatanHewanSumutterimakasihtelahmengizinkanpen
ulismelakukanpenelitian.
7. BuatkeluargatercintakhususnyakakandapenulisRahma
Dona
A.md
terimakasihsudahmembantupenulisdalampembuatankertasini.
8. Buat Muhammad
Faisal FajarLubis
yang sudahmemberikandorongan
dannasehatkepadapeulissehinggapeulisdapatmenyelesaikankertaskaryaini.
Akhir
kata,
semoga
Allah
SWT
senantiasamelimpahkankarunia-
Nyadanmembalassegalaamalbudisertakebaikanpihak-pihak
yang
telahmembantupenulisdalampenyusunkertaskaryainidansemogatulisaninidapatmembe
rikanmanfaatbagipihak-pihak yang membutuhkan
Medan, 29 Februari 2015
Penulis
Maya Handayani
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...................................................................................
DAFTAR ISI ..................................................................................................
DAFTAR GAMBAR. .....................................................................................
BAB I
BAB II
PENDAHULUAN
1.1 LatarBelakangMasalah .............................................................
1.2 TujuanPenulisan .......................................................................
1.3 RuangLingkup ..........................................................................
1.4 MetodePengumpulan Data ......................................................
TINJAUAN MASALAH
2.1 Pengertian Arsip ........................................................................
2.2 Undang-undang Republik Indonesia No.43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan .....................................................................
2.3 Arsip Dan Penataan Arsip .........................................................
2.4 Pengertian Peralatan Arsip ........................................................
2.5 Fungsi Peralatan Arsip ..............................................................
2.6 Penyimpanan Arsip ...................................................................
2.7 Sistem Penataan Arsip Menurut ANRI .....................................
2.7.1 Sistem Alfabetis ..............................................................
2.7.2 Sistem Nomor ..................................................................
2.7.3 Sistem Subyek .................................................................
2.7.4 Sistem Geografi ...............................................................
2.7.5 Sistem Kronologis ...........................................................
2.8 Peralatan Untuk Penataan Arsip ................................................
2.8.1 Filling Cabinet ................................................................
2.8.2 Lemari Arsip ...................................................................
2.8.3 Rak Arsip ........................................................................
2.8.4 Map Arsip .......................................................................
2.8.5 Guide ..........................................................................
2.8.6 Ordner ..........................................................................
2.8.7 Stapler ..........................................................................
2.8.8 Perforator ........................................................................
2.8.9 Kotak/Box .......................................................................
2.8.10 Alat Sortir......................................................................
2.8.11 Label ..........................................................................
2.8.12 Rak/Laci Kartu ..............................................................
2.8.13 Rotary Filling System ...................................................
2.8.14 Kartu Indeks ..................................................................
iii
i
iii
vi
1
2
2
2
4
5
6
11
12
12
12
12
13
13
13
13
14
14
15
15
15
16
17
17
18
19
19
19
19
19
20
2.8.15 Cardex ..........................................................................
20
2.8.16 Numerator
.......................................................................... 20
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Sejarah Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi
Sumatera Utara ................................................................................
3.2Visi Dan MisiDinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Provinsi Sumatera Utara ..................................................................
3.3Struktur Organisasi Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Provinsi Sumatera Utara ..................................................................
3.4 Tugas Pokok Masing-masing Bagian Pada Dinas Peternakan
Dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara ...........................
3.4.1 Sekretariat ........................................................................
3.4.1.1 Tugas Pokok Sekretariat .....................................
3.4.1.2 Fungsi Sekretariat ...............................................
3.4.1.3 Tugas Sekretariat ................................................
3.4.2 Tugas Pokok Bidang Sarana Dan Prasana Peternakan ...........................
3.4.2.1 Fungsi Bidang Sarana Dan Prasana Peternakan .
3.4.2.2 Tugas Bidang Sarana Dan Prasana Peternakan ..
3.4.3Tugas Pokok Bidang Budidaya Ternak ...................................................
3.4.3.1 Fungsi Bidang Budidaya Ternak ........................
3.4.3.2 Tugas Bidang Budidaya Ternak..........................
3.4.4Tugas Pokok Bidang Kesehatan Hewan ..................................................
3.4.4.1 Fungsi Bidang Kesehatan Hewan .......................
3.4.4.1 Tugas Bidang Kesehatan Hewan ........................
3.4.5Tugas Pokok Bidang Bina Usaha Peternakan ..........................................
3.4.5.1 Fungsi Bidang Bina Usaha Peternakan ...............
3.4.5.2 Tugas Bidang Bina Usaha Peternakan ................
3.5 Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip Pada Dinas
Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara .........
3.5.1 Lemari Arsip ..........................................................
3.5.2 Rak Arsip ...............................................................
3.5.3Guide .......................................................................
3.5.4 Kotak/Box ..............................................................
3.5.5Alat Sortir................................................................
3.5.6Label .......................................................................
3.5.7Kartu Indeks ............................................................
3.5.8 Cardex ....................................................................
3.5.9Numerator ...............................................................
iv
21
24
25
25
25
25
26
26
28
28
29
30
30
31
33
33
34
35
35
36
39
39
40
40
41
41
41
41
42
42
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ................................................................................
4.2 Saran ..........................................................................................
43
43
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................
LAMPIRAN GAMBAR ................................................................................
45
46
v
DAFTAR GAMBAR
Gambar-1
Gambar-2
Gambar-3
Gambar-4
Gambar-5
Gambar-6
Gambar-7
Gambar-8
Gambar-9
StrukturOrganisasiPadaDinasPeternakandanKesehatan
HewanProv.Sumut ………………………………………..
Kartu Kendali Surat Masuk………………………………..
Kartu Kendali Surat Keluar ……………………………….
Filling Cabinet …………………………………………….
Lemari Arsip ………………………………………………
Map Arsip …………………………………………………
Numerator …………………………………………………
Ordner……………………………………………………..
Rak Arsip …………………………………………………
vi
46
47
48
49
50
50
51
51
52