Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip Pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Sumatera Utara

KEBUTUHAN PERALATAN UNTUK PENATAAN ARSIP PADA DINAS PETERNAKAN DAN KESEHATAN HEWAN SUMATERA UTARA

KERTAS KARYA

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md)

OLEH :

MAYA HANDAYANI 122201002

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA

PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN MEDAN

1

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya

: Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip

Pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan

Sumatera Utara

Oleh

: Maya Handayani

NIM

: 122201002

PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN

KetuaJurusan

: Dra. ZaslinaZainuddin, M.Pd

NIP

: 19570407 198603 2 001

TandaTangan

: _________________

1

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Kertas Karya

: Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip

Pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan

Sumatera Utara

Oleh

: Maya Handayani

NIM

: 122201002

DosenPembimbing

: Dra. ZaslinaZainuddin, M.Pd

NIP

: 19570407 198603 2 001

TandaTangan

: ________________

Tanggal

: ________________

DosenPembaca

: Ishak, M.Hum

NIP

: ________________

TandaTangan

: ________________

i

KATA PENGANTAR

Denganmengucappujidansyukurkehadirat Allah SWT, karenaatasridhodanhidayahNya, sehinggapenulisdapatmenyelesaikankertaskaryaini

yang berjudul “Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip Pada Dinas Peternakan

Dan Kesehatan Hewan Sumatera Utara”.SholawatdansalamkepadajunjungankitaNabibesar Muhammad SAW,

semogakita mendapatkan pertolongandiakhirkemudiankelak.

Maksuddantujuandaripenulisankertaskaryainiadalahuntukmemenuhipersyarata nkelulusan program Studi DiplomaIlmuPerpustakaan Dan Informasi di Universitas Sumatera Utara. Selainitupenulisjugadapatmencobamenerapkandanmembandingkanpengetahuandanke terampilan yang diperolehdibangkukuliahdengankenyataan yang ada di lingkungankerja.

DalamkesempataninipenulismengucapkanterimakasihkepadaayahandaRefmai zardanibundaAlm.Ramlahyang sangat banyak memberikan bantuan moril, material, arahan, dan selalu mendoakan keberhasilan dan keselamatan selama menempuh pendidikan.

Penulismerasabahwadalammenyusunkertaskaryainimasihmenemuibeberapake sulitandanhambatan, disampingitujugamenyadaribahwapenulisan kertas karyainimasihjauhdarisempurnadanmasihbanyakkekurangan-kekuranganlainnya, makadariitupenulismengharapkan saran dankritik yang membangundarisemuapihak.

Menyadaripenyusunankertaskaryainitidaklepasdaribantuanberbagai pihak, makapadakesempataninipenulismenyampaikanucapanterimakasih yang setulus-tulusnyakepada:

1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A.

ii

2. Ibu Dra.ZaslinaZainuddin, M.Pd. selakuKetua Program StudiD-III Perpus-takaanFakultasIlmuBudaya dan sekaligus sebagai dosen pembimbing penulisan kertas karya ini yang telah meluangkan waktu kepada penulis serta memberikan banyak masukan dalam penyusunan kertas karya ini.

3. IbuHotlan SiahaanS.Sos, M.Ikom. SelakuSekretaris Program StudiD-III PerpustakaanFakultasIlmuBudaya.

4. Bapak dosen PembacaIshak, SS.M.humyang telah memberikan arahan dalam penulisan kertas karya ini.

5. Seluruhstafpengajarbesertastafadministrasi Program Studi.D-III Perpus-takaanFakultasIlmuBudayaUniversitas Sumatera Utara yang telahmendidikpenulisselamaperkuliahan.

6. Seluruh Staff

DinasPeternakandanKesehatanHewanSumutterimakasihtelahmengizinkanpen ulismelakukanpenelitian.

7. BuatkeluargatercintakhususnyakakandapenulisRahma Dona A.md terimakasihsudahmembantupenulisdalampembuatankertasini.

8. Buat Muhammad Faisal FajarLubis yang sudahmemberikandorongan dannasehatkepadapeulissehinggapeulisdapatmenyelesaikankertaskaryaini. Akhir kata, semoga Allah SWT

senantiasamelimpahkankarunia-Nyadanmembalassegalaamalbudisertakebaikanpihak-pihak yang telahmembantupenulisdalampenyusunkertaskaryainidansemogatulisaninidapatmembe

rikanmanfaatbagipihak-pihak yang membutuhkan

Medan, 29 Februari 2015 Penulis

iii DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR GAMBAR. ... vi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 LatarBelakangMasalah ... 1

1.2 TujuanPenulisan ... 2

1.3 RuangLingkup ... 2

1.4 MetodePengumpulan Data ... 2

BAB II TINJAUAN MASALAH 2.1 Pengertian Arsip ... 4

2.2 Undang-undang Republik Indonesia No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan ... 5

2.3 Arsip Dan Penataan Arsip ... 6

2.4 Pengertian Peralatan Arsip ... 11

2.5 Fungsi Peralatan Arsip ... 12

2.6 Penyimpanan Arsip ... 12

2.7 Sistem Penataan Arsip Menurut ANRI ... 12

2.7.1 Sistem Alfabetis ... 12

2.7.2 Sistem Nomor ... 13

2.7.3 Sistem Subyek ... 13

2.7.4 Sistem Geografi ... 13

2.7.5 Sistem Kronologis ... 13

2.8 Peralatan Untuk Penataan Arsip ... 14

2.8.1 Filling Cabinet ... 14

2.8.2 Lemari Arsip ... 15

2.8.3 Rak Arsip ... 15

2.8.4 Map Arsip ... 15

2.8.5 Guide ... 16

2.8.6 Ordner ... 17

2.8.7 Stapler ... 17

2.8.8 Perforator ... 18

2.8.9 Kotak/Box ... 19

2.8.10 Alat Sortir ... 19

2.8.11 Label ... 19

2.8.12 Rak/Laci Kartu ... 19

2.8.13 Rotary Filling System ... 19

iv

2.8.15 Cardex ... 20

2.8.16 Numerator ... 20

BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Sejarah Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara ... 21

3.2Visi Dan MisiDinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara ... 24

3.3Struktur Organisasi Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara ... 25

3.4 Tugas Pokok Masing-masing Bagian Pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara ... 25

3.4.1 Sekretariat ... 25

3.4.1.1 Tugas Pokok Sekretariat ... 25

3.4.1.2 Fungsi Sekretariat ... 26

3.4.1.3 Tugas Sekretariat ... 26

3.4.2 Tugas Pokok Bidang Sarana Dan Prasana Peternakan ... 28

3.4.2.1 Fungsi Bidang Sarana Dan Prasana Peternakan . 28 3.4.2.2 Tugas Bidang Sarana Dan Prasana Peternakan .. 29

3.4.3Tugas Pokok Bidang Budidaya Ternak ... 30

3.4.3.1 Fungsi Bidang Budidaya Ternak ... 30

3.4.3.2 Tugas Bidang Budidaya Ternak... 31

3.4.4Tugas Pokok Bidang Kesehatan Hewan ... 33

3.4.4.1 Fungsi Bidang Kesehatan Hewan ... 33

3.4.4.1 Tugas Bidang Kesehatan Hewan ... 34

3.4.5Tugas Pokok Bidang Bina Usaha Peternakan ... 35

3.4.5.1 Fungsi Bidang Bina Usaha Peternakan ... 35

3.4.5.2 Tugas Bidang Bina Usaha Peternakan ... 36

3.5 Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip Pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara ... 39

3.5.1 Lemari Arsip ... 39

3.5.2 Rak Arsip ... 40

3.5.3Guide ... 40

3.5.4 Kotak/Box ... 41

3.5.5Alat Sortir... 41

3.5.6Label ... 41

3.5.7Kartu Indeks ... 41

3.5.8 Cardex ... 42

v BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan ... 43

4.2 Saran ... 43

DAFTAR PUSTAKA ... 45

vi

DAFTAR GAMBAR

Gambar-1 StrukturOrganisasiPadaDinasPeternakandanKesehatan

HewanProv.Sumut ……….. 46

Gambar-2 Kartu Kendali Surat Masuk……….. 47

Gambar-3 Kartu Kendali Surat Keluar ………. 48

Gambar-4 Filling Cabinet ………. 49

Gambar-5 Lemari Arsip ……… 50

Gambar-6 Map Arsip ……… 50

Gambar-7 Numerator ……… 51

Gambar-8 Ordner……….. 51

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Kegiatan administrasi selalu ada di semua ruang lingkup kerja atau kegiatan.Administrasi indentik dengan persuratan atau ketatausahaan. Kegiatan ketatausahaan antara lain terdiri dari kegiatan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut hampir seluruhnya menggunakan bahan berupa kertas, sehingga produk dari kegiatan administrasi berupa lembaran kertas yang berisi informasi.Surat-surat dan informasi tersebut tidak boleh hilang.Kehilangan berarti kerugian.Disinilah pentingnya salah satu kegiatan dalam bidang admnistrasi atau ketatausahaan, yaitu mengelola arsip.

Data atau arsip-asrip yang dimiliki perusahaan merupakan dokumen yang menjadi kekayaanperusahaan.Karena itu, arisp-arsip tersebut harus dijaga dan dilindungi secara baik oleh perusahaan. Tujuan penyelengaraan kearsipan adalah agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. Maksud dan tujuan dalam rangka menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting dan merupakan bukti pertanggungjawaban yang autentik, baik dari fisik maupun isinya, maka arsip-arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu sistem yang memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali.Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan perlengkapan dan peralatan arsip yang cukup dari segi jumlah kualitas yang baik pula.Hal ini penting agar arsip-arsip tersebut terlindungi dari bahaya yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan arsip, seperti bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya. Disetiap kantor tentu saja perlengkapan dan peralatan yang digunakan bermacam-macam.Semakin besar kantordan arsip yang dikelola, maka semakin banyak dan beragam pula perlalatan yang digunakan. Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang

2

admnistrasi / ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan dibidang kearsipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketata usahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip). Keberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan adalah juga secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut.

1.2 Tujuan Penulisan

1. Pembaca bisa mengetahui definisi kearsipan.

2. Pembaca bisa mengetahui kebutuhan peralatan yang digunakan dalam kearsipan Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Sumatera Utara. 3. Untuk mengetahui sistem penataan arsip pada Dinas Peternakan Dan

Kesehatan Hewan Sumatera Utara.

1.3Ruang Lingkup Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah yang telah diuraikan di atas, dan untuk memudahkan penyelesaian penelitian ini, maka penulis membatasi hanya menganalisis definisi arsip, kebutuhan peralatan untuk penataaan kearsipan, dan sistem penataan asrip pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Sumatera Utara.

1.4Pengumpulan Data

Metode Penulisan Kertas Karya merupakan cara untuk memperoleh data maupun informasi yang dibutuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas karya ini menggunakan dua metode yaitu:

1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Data diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitannya dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis.Misalnya melalui

buku-3

buku, literatur dan sumber-sumber lain yang berhubungan dengan penulisan kertas karya ini sebagai pedoman untuk penyusunan kertas karya ini.

2. Penelitian Lapangan (Field Research)

Yaitu mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung ke Kantor Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Sumatera Utarauntuk mendapatkan informasi yang relevan sesuai dengan topik yang akan dibahas.

4 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Arsip

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan peroseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa dan bernegara.

Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat (Sutarto, 1981:168).

Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang “KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” pada Bab I Pasal I:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bantuk sorak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy dan lain-lain.

5

2.2 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Menimbang :

a. Bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai citacita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara;

b. Bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal;

c. Bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu system penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu;

d. Bahwa ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri;

6

e. Bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara;

f. Bahwa Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi;

g. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a sampai dengan huruf f perlu membentuk Undang-Undang Republik Indonesia tentang Kearsipan;

Mengingat : Pasal 5 ayat (1), Pasal 20, dan Pasal 28F Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih berada di kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya.

2.3Arsip dan Penataan Arsip

Kearsipan berperan penting dalam administrasi, sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan,

7

perumusan kebijakan, mengambil keputusan, dan sebagainya.Salah satu kunci kelancaran organisasi terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sederhana, sistematis, tertib, dan efisien.Prinsipnya adalah bahwa semua informasi penting tersedia dan diketahui persis keberadaannya. Dengan kata lain arsip adalah penyimpanan dan penyusunan surat-surat, dokumen-dokumen, laporan-laporan pada suatu tempat yang tersendiri, sehingga setiap surat, dokumen atau laporan bilamana diperlukan dapat diketemukan dengan cepat dan tepat, sehingga bahan-bahan tersebut dengan cepat dan tepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.

Penataan adalah kegiatan mengatur dan menata dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat. Penataan kartu kendali adalah cara untuk mengatur dan menata kartu kendali dalam susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifatnya. Penataan arsip/berkas adalah cara untuk mengatur dan menata berkas dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang bertujuan menunjang kelancaran pelaksanaan tugas organisasi (Lubis, 2011).

Atas dasar uraian tersebut di atas, masalah-masalah di bidang kearsipan menurut Lubis (2011) dapat disebutkan secara terinci sebagai berikut:

1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.

2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.

3. Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusunan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.

8

4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan. 5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu

kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap.

6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

Dengan demikian dapat dikatakan lebih lanjut bahwa kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya terdapat pada sistem filing-nya, pemeliharaan dan pengamanannya saja, tetapi juga terdapat pada transfer, retention, disposal, dan lain-lainnya.

Transfer adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari arsip aktif ke arsip inaktif (tak aktif), karena arsip-arsip tersebut tidak digunakan lagi atau jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kegiatan perkantoran.

Retention adalah kegiatan menilai kegunaan arsip bagi suatu instansi, dan merencanakan sampai sejauh mana arsip-arsip tersebut dapat disimpan dalam tempat penyimpanan arsip yang tersedia.

Disposal adalah kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pemusnahan arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi sehingga arsip-arsip tersebut tidak perlu disimpan, baik di unit kearsipan maupun di pusat kearsipan (Arsip Nasional).

Untuk mencapai tujuan tersebut, setiap instansi harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik.Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut.

9

a. Mudah dilaksanakan.

Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanannya, pengambilannya maupun dalam pengembalian arsip-arsip.

b. Mudah dimengerti.

Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus sederhana. Untuk itu sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.

c. Murah/ekonomis.

Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengakapan arsip.

d. Tidak memakan tempat.

Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh sesuatu badan pemerintah atau swasta.Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan,bangunan atau gedung (gudang arsip), rak arsip, almari dan sebagainya.Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan, pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.

e. Mudah dicapai.

Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan, apabla sewaktu-waktu diperlukan lagi.

f. Cocok bagi organisasi.

Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.

10

g. Fleksibel atau luwes.

Fleksibel atau luwes berarti sistem filing yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis, berkembang.Jangan sampai sistem filing yang dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh perkembangan organisasi.Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan organisasi.

h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip.

Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan.Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang dsebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.

i. Mempermudah pengawasan.

Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/ peralatan, misalnya kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, atau kartu pinjam arsip atau out slip, dan sebagainya.

Arsip mempunyai arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, serta merupakan bahan pertanggungjawaban terhadap generasi yang akan datang. Oleh karena itu perlu dilakukan upaya penyelamatan terhadap arsip-arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan.

Pemusnahan atau disposal arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna.Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.

11

Dilihat dari jenis arsip berdasarkan fungsi, terdapat arsip dinamis, yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.Sedangkan arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.

Di samping itu arsip dinamis dibedakan atas: arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor; dan arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara:

1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing.

2. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

3. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Menurut Arsip Nasional RI penyusutan dan penghapusan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan arsip-arsip dari Unit Pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip. Pengertian penyusutan dan penghapusan arsip juga mencakup kegiatan-kegiatan pemindahan arsip dari pusat penyimpanan arsip suatu organisasi ke Arsip Nasional RI, termasuk pula kegiatan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan.

2.4 Pengertian Peralatan Arsip

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun)

12

karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuar seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik dan sebagainya.

2.5 Fungsi Peralatan Arsip

Adapun fungsi dari peralatan arsip, yaitu:

1. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan.

2. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama. Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut:

1. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), di mana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam. 2. Pengarsipan vertical, yaitu penempatan atau penyimpanan

arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertical) di mana arsip disusun berderet ke belakang.

3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.

2.6 Penyimpanan Arsip

Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan.Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.

13

2.7Sistem Penataan Arsip Menurut ANRI (Arsip Nasional RI) 2.7.1 Sistem Alfabetis ( Alphabetical Filing System )

Sistem abjad adalah Sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan abjad, dan kata tangkap nama, baik itu nama orang maupun nama badan/organisasi. Sistem ini banyak dipergunakan untuk penataan arsip personal file (perorangan), kartu nama pasien di Rumah Sakit, dan kartu-kartu nama klien dari suatu kantor pengacara.

2.7.2 Sistem Nomor (Numeric Filing System)

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan yang dilakukan berdasarkan angka atau kode nomor dari lokasi, nama orang, subyek atau identitas lainnya. Sistem ini sering digunakan untuk penataan arsip di perusahaan asuransi, kantor polisi untuk membuat SIM, kantor pengacara untuk menyimpan berkas kasus, Rumah Sakit dan lainnya.

2.7.3Sistem Subyek

Sistem Subyek adalah merupakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan permasalahan (topik) atau pokok masalah.Pemilihan kata tangkap yang dipergunakan sebagai subyek haruslah singkat, jelas, fleksibel dan mewakili arsipnya. Sistem ini sering dipergunakan di kantor-kantor/organisasi yang arsipnya lebih mudah disajikan dengan menyebut nama subyek (sesuai pola klasifikasi).

2.7.4Sistem Geografi

Sistem Geografi adalah sistem penyimpanan arsip dinamis aktif yang berdasarkan pada nama lokasi koresponden yang disusun secara abjad. Seperti menurut negara, provinsi, kabupaten atau kota madya bahkan menurut nama jalan. Sistem ini sering digunakan oleh perusahaan seperti PAM, Gas, PLN, Kantor Pos, Penerbitan, Periklanan dan sebagainya.

14

2.7.5Sistem Kronologis

Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada kurun (tanggal, bulan, dan tahun).Sistem berdasarkan kurun waktu ini tidak tepat untuk penyimpan arsip-arsip korespondensi, karena arsip-arsip yang seharusnya diberkaskan menjadi satu kesatuan informasi bisa tersebar sesuai dengan kurun waktu.Organisasi yang ruang lingkup kegiatannya luas tidak akan tepat menggunakan sistem ini. Sistem ini akan cocok digunakan untuk penyimpanan arsip yang harus disimpan atas dasar jangka waktu tertentu, seperti surat tagihan, resep, lembar pesanan dan lainya.

2.8Peralatan untuk penataan arsip

Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya.

2.8.1 Filling Cabinet

Filling cabinet, yaitu lemari arsip yang teridiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertical) berderet ke belakang. Filling cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci.Penyimpanan arsip yang terlalu padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian,

15

sebaiknya arsip yang disimpan tiak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.

Dalam laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya.Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder.Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling baik adalah dari logam, karena lebih kuar. 2.8.2 Lemari Arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip.Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca.

Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map.

2.8.3 Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip yang ada di dalamnya.Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.

2.8.4 Map Arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut:

16

a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.

b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup.Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertical. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

2.8.5 Guide

Guide, yaitu lembaran kertas tebal tau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:

a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.

17

b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filling cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter.

Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau a4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.

Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut:

a. Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).

b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).

c. Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.

2.8.6 Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

2.8.7 Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia.Cara kerja dan komponennya

18

mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.

Jangan memasukkan isi staples melebihi kamampuannya, supaya daya lentur per tetap kuar. Jika terjadi kemacetan di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat popular sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan.

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:

a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.

b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.

c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.

2.8.8 Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut:

a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi karti perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.

b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.

c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.

Perforator digerakkan dengan tenaga manusia.Cara kerja dan komponennya mekanis.Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm perforator terbuat dari logam.Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut:

19

a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.

b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.

c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

2.8.9 Kotak/box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.Biasanya terbuat dari karton tebal.Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder.Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

3.8.10 Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan.Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal).

2.8.11 Label

Label adalah alat yang digunakan untuk member judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.

20

2.8.12 Rak/Laci Kartu

Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertical.Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

.

2.8.13 Rotary Filling System

Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi.Arsip disimpan padaalat ini secara lateral.

2.8.14 Kartu Indeks

Kartu Indeks yaitu kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi kartu indeks alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.

2.8.15 Cardex

Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index.

2.8.16 Numerator

21 BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1.Sejarah Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara Sesuai dengan Peraturan Pemerintahan No.48 Tahun 1951 Lembaran Negara No.67 Jawatan Kehewanan Provinsi Sumatera Utara diganti menjadi Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara berdasarkan hasil Keputusan Presiden RI No.19 Tahun 1968 tanggal 18 Januari 1968, sebutan Direktorat Jenderal Peternakan Dan Departemen Pertanian.

Sejak tahun 1950 sampai sekarang pimpinan Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara telah mengalami beberapa kali penggantian yaitu:

a. Dari tahun 1950 s/d 1956 dipimpin oleh Drh. Sahar. b. Dari tahun 1957 s/d 1966 dipimpin oleh Drh. Soeratman.

c. Dari tahun 1967 s/d 1969 dipimpin oleh Drh. Mansintan Panjaitan. d. Dari tahun 1970 s/d 1975 dipimpin oleh Drh. Rustandi danumiharja. e. Dari tahun 1976 s/d 1984 dipimpin oleh Drh. M.Ibrahim.

f. Dari tahun 1985 s/d 1992 dipimpin oleh Drh. Rusli Harahap. g. Dari tahun 1993 s/d 1998 dipimpin oleh Drh. Zulyaden Hasibuan. h. Dari tahun 1998 s/d 2007 dipimpin oleh Ir. H.A.Rahim Siregar.

i. Dari tanggal 04 Februari 2008 sampai sekarang dipimpin oleh Drh. Tetty Erlina Lubis M.Si.

Perda Provinsi Sumatera Utara No. 3 Tahun 2001 tentang Dinas-Dinas Daerah Provinsi Sumatera Utara menjelaskan bahwa Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara merupakan salah satu Dinas Daerah dalam kedudukannya pada organisasi Pemerintah Provinsi Sumatera Utara. Tugas dan fungsi dari Dinas ini dijabarkan dalam Keputusan Gubernur Sumatera Utara No. 3 Tahun 2012 tentang tugas, fungsi, dan uraian tugas Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara dan keputusan Gubernur Sumatera Utara Nomor 70 Tahun 2011

22

tentang organisasi, tugas, fungsi dan uraian tugas Unit Pelaksana Teknis pada Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara.

Berdasarkan Keputusan Gubernur di atas, maka tugas Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara adalah melaksanakan urusan pemerintahan daerah/kewenangan provinsi, dibidang sarana dan prasarana peternakan, budidaya ternak, kesehatan hewan dan pembinaan usaha peternakan serta tugas pembantuan. Dalam melaksanakan tugas di atas, maka Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara memiliki fungsi sebagai berikut :

1. Menyelenggarakan perumusan kebijakan teknis dibidang sarana, prasarana peternakan, budidaya ternak, kesehatan hewan dan bina usaha peternakan. 2. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum dibidang sarana,

prasarana peternakan, budaya ternak, kesehatan hewan dan pembinaan usaha peternakan.

3. Penyelenggaraan pemberian perizinan di bidang peternakan dan kesehatan hewan.

4. Penyelenggaraan pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang peternakan dan kesehatan hewan.

5. Penyelenggaraan tugas pembantuan di bidang peternakan dan kesehatan hewan.

6. Penyelenggaraan pelayanan administrasi Internal dan Eksternal.

7. Penyelenggaraan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur, sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud, Kepala Dinas menyelenggarakan fungsi :

1. Menyelenggarakan perumusan, penetapan, pengaturan dan pengkoordinasi pelaksanaan kebijakan teknis bidang sarana dan prasarana peternakan, budidaya ternak, kesehatan hewan dan bina usaha peternakan.

23

2. Menyelenggarakan pengkoordinasi dan fasilitasi pengendalian dan pengawasan sarana dan prasarana peternakan, budidaya ternak, kesehatan hewan dan bina usaha peternakan.

3. Menyelenggarakan pengkoordinasi pengawasan sarana dan prasarana peternakan, budidaya ternak, kesehatan hewan dan bina usaha peternakan. 4. Menyelenggarakan pelaksanaan penegakan hukum sarana dan prasarana

peternakan, budidaya ternak, kesehatan hewan dan bina usaha peternakan. 5. Menyelenggarakan penataan pembinaan dan pengkoordinasian Unit Pelaksana

Teknis Dinas.

6. Menyelenggarakan upaya peningkatan partisipasi masyarakat, lembaga non pemerintah dan swasta dalam pengelolaan peternakan dan kesehatan hewan, sesuai ketentuan yang berlaku.

7. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur melalui Sekretaris Daerah sesuai bidang tugas dan fungsinya.

8. Menyelenggarakan Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah, sesuai standar yang ditetapkan.

9. Pemberian masukan yang perlu kepada Gubernur melalui sekretaris daerah sesuai bidang tugas dan fungsinya.

Untuk melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas sebagaimana dimaksud, Kepala Dinas dibantu oleh :

1) Sekretariat.

2) Bidang Sarana dan Prasarana Peternakan. 3) Bidang Budidaya Ternak.

4) Bidang Kesehatan Hewan. 5) Bidang Bina Usaha Peternakan. 6) Unit Pelaksana Teknis Dinas. 7) Kelompok Jabatan Fungsional.

24

3.2.Visi Dan Misi Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara

“Terwujudnya Swasembada Pangan Asal Ternak yang Berkelanjutan dan Berdaya Saing Menuju Masyarakat yang Sehat, Mandiri dan Sejahtera”. Makna atas pernyataan visi tersebut adalah :

1. Terwujudnya, bermakna melakukan upaya pembangunan menuju ke arah pencapaian swasembada daging, telur, dan susu yang berkelanjutan.

2. Berdaya saing, bermakna kondisi perekonomian dan social kemasyarakatan berada diatas capaian nasional yang berdaya saing dan menuju terbaik.

3. Sehat, bermakna tercukupinya kebutuhan gizi utamanya melalui pangan asal ternak yang bersifat ASUH.

4. Mandiri, bermakna masyarakat melakukan usaha peternakan dengan memanfaatkan sumberdaya lokal yang dimiliki.

5. Sejahtera, bermakna masyarakat peternakan memiliki pendapatan perkapita riil dan NTP yang lebih baik dari nasional, dan menikmati hasil pembangunan peternakan.

Dalam mewujudkan visi tersebut di atas, maka Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan memiliki 4 misi yaitu :

1. Menyediakan pangan asal ternak yang cukup, baik kuantitas maupun kualitas yang berdaya saing.

2. Memberdayakan sumber daya manusia dan teknologi peternakan secara optimal.

3. Menciptakan peluang usaha untuk meningkatkan pendapatan peternak dan kesejahteraan masyarakat.

25

3.3.Struktur Organisasi Pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara

Setiap instansi pemerintahan maupun swasta memiliki suatu struktur organisasi. Struktur organisasi mempengaruhi kinerja dalam suatu instansi untuk lebih meningkatkan peran dan kinerja suatu instansi. (Struktur OrganisasiTerlampir di Lampiran Gambar).

3.4.Tugas Pokok Masing-Masing Bagian Pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara

3.4.1Sekretariat

Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata Secretum dalam bahasa latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata Secretarius dalam bahasaPerancis, Secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata Secretariesdalam bahasa Belanda, dan masuk ke Indonesia dikenal dengan istilah sekretaris yang berasal dari kata Secretaries bahasa Belanda. Sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang di beri tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia Negara atau perusahaan. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, sedangkan menurut Dann and Ramon , dalam hand book for Government secretary steno-graper, bahawa sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengkonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi.

3.4.1.1Tugas Pokok Sekretariat

Tugas Sekretariat Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara adalah membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan urusan pemerintahan daerah/kewenangan provinsi, dibidang sarana dan prasarana peternakan, budidaya ternak, kesehatan hewan dan pembinaan usaha peternakan serta tugas pembantuan.

26

3.4.1.2Fungsi Sekretariat

Sekretariat Dinas menyelenggarakan fungsi :

1. Penyelenggaraan pembinaan pegawai pada lingkup sekretariat.

2. Penyelenggaraan arahan, bimbingan kepada pejabat struktural pada lingkup sekretariat keuangan, umum dan kepegawaian serta pelayanan umum.

3. Penyelenggaraan instruksi pelaksanaan tugas lingkup sekretariat. 4. Penyelenggaraan penyusunan program kegiatan lingkup sekretariat.

5. Penyelenggaraan Penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan administrasi perencanaan, keuangan, umum dan kepegawaian serta pelayanan umum.

6. Penyelenggaraan administrasi perencanaan, keuangan, umum, kepegawaian dan pelayanan umum, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

7. Penyelenggaraan koordinasi, penyusunan rencana pembangunan jangka menengah dan tahunan dinas sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. 8. Penyelenggaraan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas, sesuai bidang tugas

dan fungsinya.

9. Penyelenggaraan pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas, sesuai standar yang ditetapkan.

10.Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.

3.4.1.3Tugas Sekretariat

Untuk melaksanakan tugas dan fungsi di atas Sekretaris mempunyai uraian: 1. Menyelenggarakan penyusunan koordinasi rencana program kerja Sekretariat,

Bidang-bidang dan Unit Pelaksana teknis Dinas.

2. Menyelenggarakan pengkajian dan koordinasi perencanaan dan program Dinas.

3. Menyelenggarakan pengkajian perencanaan dan program kesekretariatan. 4. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan.

27

5. Menyelenggarakan pengkajian anggaran belanja.

6. Menyelenggarakan pengendalian administrasi anggaran belanja.

7. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan.

8. Menyelenggarakan penyusunan rencana strategis, laporan akuntabilitas kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) LKPJ dan LPPD Dinas.

9. Menyelenggarakan penatausahaan, kelembagaan dan ketatalaksanaan.

10.Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan naskah Dinas, kearsipan, pertelekomonikasian dan persandian.

11.Menyelenggarakan fasilitasi pelayanan umum dan pelayanan minimal.

12.Menyelenggarakan pengadaan, pemeliharaan, penataan, pembinaan dan pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan/peralatan kantor.

13.Menyelenggarakan penyusunan bahan rancangan pendokumentasian peraturan perundang-undangan, pengelolaan perpustakaan, keprotokolan dan hubungan masyarakat.

14.Menyelenggarakan fasilitasi dan pengaturan keamanan kantor.

15.Menyelenggarakan pengkoordinasian dan pembinaan jabatan fungsional. 16.Menyelenggarakan pengkoordinasian pelaporan, evaluasi, monitoring atas

kegiatan bidang-bidang lingkup Dinas dan Unit Pelaksana Teknis Dinas. 17.Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan

kebijakan.

18.Menyelenggarakan koordinasian dengan Unit Kerja terkait. 19.Menyelenggarakan dan mengatur rapat-rapat Internal Dinas. 20.Menyelenggarakan tugas lain, sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Untuk melaksanakan tugas, fungsinya dan uraian tugas sebagaimana dimaksud Sekretaris dibantu :

1. Sub Bagian Umum. 2. Sub Bagian Keuangan. 3. Sub Bagian Program.

28

3.4.2.Tugas Pokok Bidang Sarana dan Prasarana Peternakan

Bidang Sarana dan Prasarana Peternakan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam menyelenggarankan urusan pemerintahan di Bidang Perbibitan Ternak, Pakan Ternak serta alat dan mesin peternakan dan kehewanan.

3.4.2.1 Fungsi Bidang Sarana Dan Prasarana Peternakan

1. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang sarana dan prasarana peternakan menyelenggarakan fungsi.

2. Penyelenggaraan Penerapan dan pengawasan pelaksanaan kebijakan di bidang perbibitan ternak, pakan ternak serta alat dan mesin peternakan dan kehewanan wilayah Provinsi.

3. Penyelenggaraan Penyusunan, pembinaan dan pengawasan pedoman perbibitan (standard mutu) pakan ternak serta alat dan mesin peternakan dan kehewanan wilayah provinsi.

4. Penyelenggaraan Pengawasan peredaran lalu lintas bibit / benih ternak, pakan ternak berikut bahan bakunya serta alat dan mesin peternakan dan kehewanan wilayah provinsi.

5. Penyelenggaraan Pemantauaan dan pengawasan penerapan standar teknis mutu bibit Day Old Chick (DOC) wilayah provinsi.

6. Penyelenggaraan Penetapan penggunaan bibit unggul wilayah Provinsi.

7. Penyelenggaraan Pengaturan kawasan sumber-sumber bibit dan plasma nutfah wilayah Provinsi.

8. Penyelenggaraan koordinasi, kerja sama dan fasilitasi untuk memberdayakan swasta dan masyarakat dalam melaksanakan perbibitan, pakan ternak serta alat dan mesin peternakan dan kehewanan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

9. Penyelenggaraan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

10.Penyelenggaraan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas sesuai peraturan yang berlaku.

29

11.Pemberian masukan yang diperlukan kepada Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3.4.2.2 Tugas Bidang Sarana dan Prasarana Peternakan

Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud, Kepala Bidang Sarana dan Prasarana Peternakan mempunyai uraian tugas :

1. Menyelenggarakan pengawasan mutu bibit unggas yang diproduksi dan diedarkan antar kabupaten dan antar provinsi agar sesuai SNI (Standart Nasional Indonesia).

2. Menyelenggarakan pengawasan mutu bibit ternak ruminansia kecil, ruminanansia besar dan non ruminansia sesuai SNI (Standart Nasional Indonesia.

3. Menyelenggarakan pemuliaan bibit ternak untuk memperoleh bibit ternak murni.

4. Menyelenggarakan persilangan ternak untuk menghasilkan bibit ternak unggul.

5. Menyelenggarakan pengawasan lalu lintas (keluar masuk) bibit ternak antar kabupaten atau antar provinsi.

6. Menyelenggarakan pusat pembibitan pedesaan (VBC), yang dikelola oleh kelompok peternak, SMD (Sarjana Membangun Desa).

7. Menyelenggarakan pengembangan pusat pembibitan ternak ruminansia besar melalui bantuan modal lembaga keuangan.

8. Menyelenggarakan pelestarian dan pengembangan plasma nutfah ternak. 9. Menyelenggarakan progeny test, sertifikasi bibit.

10.Menyelenggarakan proses rekomendasi pemasukan dan pengeluaran bibit. 11.Menyelenggarakan seleksi bibit ternak baik lokal maupun import.

12.Menyelenggarakan pembinaan pengembangan perbibitan. 13.Menyelenggarakan pemetaan wilayah sumber bibit.

30

Menyelenggarakan pendampingan kegiatan perbibitan nasional Kepala Bidang Sarana dan Prasarana Peternakan dibantu :

1. Seksi Perbibitan Ternak. 2. Seksi Pakan Ternak.

3. Seksi Alat dan Mesin Peternakan.

3.4.3Tugas Pokok Bidang Budidaya Ternak

Bidang Budi Daya Ternak mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam menyelenggarankan urusan pemerintahan di Bidang Penyebaran dan Pengembangan Ternak, Pelayanan Kemitraan dan Pelayanan Usaha Peternakan.

3.4.3.1 Fungsi Bidang Budidaya Ternak

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Budi Daya Ternak menyelenggarakan fungsi :

1. Penyelenggaraan penyusunan dan penyempurnaan standar dibidang penyebaran dan pengembangan ternak, pedoman kerjasama kemitraan serta pelayanan usaha peternakan wilayah provinsi.

2. Penyelenggaraan koordinasi dan fasilitasi kerjasama untuk memberdayakan swasta dan masyarakat dalam melakukan budidaya ternak, kerjasama kemitraan dan pelayanan usaha peternakan.

3. Penyelenggaraan koordinasi dan pengendalian program pembangunan jangka tahunan dan menengah dibidang penyebaran dan pengembangan ternak, kerjasama kemitraan dan pelayanan usaha peternakan.

4. Penyelenggaraan penyusunan dan penetapan kawasan peternakan wilayah provinsi.

5. Penyelenggaraan pembinaan dan pelaksanaan studi Analisa Mengenai Dampak Lingkaungan (AMDAL), Upaya Pengelolaan Lingkungan (UKL), Uapaya Penataan Lingkungan (UPL) di bidang peternakan wilayah provinsi.

31

6. Penyelenggaraan pembinaan dan pengawasan pelaksanaan Amdal wilayah provinsi.

7. Penyelenggaraan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.

8. Penyelenggaraan pelaporan dan mempertanggungjawabkan segala pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas sesuai aturan yang ditetapkan.

9. Pemberikan masukan yang perlu dan positif kepada Kepala Dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.

3.4.3.2 Tugas Bidang Budidaya Ternak

Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud, Kepala Bidang Budi Daya Ternak memiliki uraian tugas :

1. Menyelenggarakan pengumpulan, analisis, pengolahan dan penyajian bahan / data untuk penyempurnaan dan penyusunan standard pedoman pelaksanaan penyebaran dan pengembangan ternak, kebijakan dibidang kemitraan dan kerjasama operasional serta kebijakan bidang pelayanan usaha peternakan wilayah provinsi.

2. Menyelenggarakan sosialisasi, evaluasi dan koordinasi dalam penyebaran dan pengembangan ternak wilayah provinsi.

3. Menyelenggrakan koordinasi dan sosialisasi serta identifikasi dalam penetapan kawasan peternakan wilayah provinsi.

4. Menyelenggrakan pelaksanaan penyebaran dan pengembangan ternak wilayah provinsi.

5. Menyelenggrakan bimbingan dan pengawasan bidang penyebaran dan pengembagan ternak sesuai standard dan aturan yang ditetapkan.

6. Menyelenggrakan pengawasan terhadap redistribusi ternak wilayah provinsi. 7. Menyelenggarakan sosialisasi evaluasi dan pembinaan kemitraan kerjasama

32

8. Meyelelenggarakan pembinaan dan pengawasan pelaksanaan pedoman kemitraan, kerjasama operasioanl peternakan wilayah provinsi.

9. Menyelenggarakan koordinasi dengan instansi terkait dan masyarakat untuk mengembangkan kemitraan, kerjasama operasional peternakan wilayah provinsi.

10.Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan integrasi peternakan dengan sub sektor lain.

11.Menyelenggarakan koordinasi dengan swasta dan masyarakat dibidang usaha peternakan dan analisis usaha peternakan.

12.Menyelenggarakan pembinaan dan pengawasan penerapan standar teknis peternakan dan pelayanan usaha peternakan wilayah provinsi.

13.Menyelenggarakan pembinaan dan pengawasan usaha peternakan yang berhubungan dengan AMDAL, UKL, UPL dibidang peternakan wilayah provinsi.

14.Menyelenggarakan bimbingan dan penerapan pedoman norma standard sarana usaha peternakan wilayah provinsi.

15.Menyelenggarakan pemberian rekomendasi pemasukan dan pengeluaran ternak potong dari dan kewilayah provinsi.

16.Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Budidaya Ternak sesuai bidang tugas dan fungsinya.

17. Pemberi masukan yang perlu dan positif kepada Kepala dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.

18.Melaporkan dan mempertanggung jawabkan tugasnya kepada Kepala dinas sesuai aturan yang ditetapkan.

Untuk melaksanakan tugas, fungsinya dan uraian tugas sebagaimana dimaksud Kepala Bidang Budi Daya Ternak dibantu :

1. Seksi Penyebaran dan Pengembangan Ternak. 2. Seksi Pelayanan Kemitraan.

33

3.4.4Tugas Pokok Bidang Kesehatan Hewan

Bidang Kesehatan Hewan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam menyelenggarankan urusan pemerintahan di bidang Investigasi Penyakit Hewan, Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit Hewan, serta Pengawasan dan Peredaran Obat Hewan.

3.4.4.1 Fungsi Bidang Kesehatan Hewan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Kesehatan Hewan menyelenggarakan fungsi :

1. Penyelenggaraan penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan kewenangan daerah kabupaten/kota, dan standard pelaksanaan tugas-tugas dinas serta rencana jangka tahunan dan menengah dibidang investigasi penyakit hewan, pencegahan dan pemberantasan penyakit hewan, serta pengawasan dan peredaran obat hewan.

2. Penyelenggaraan pengkoordinasian dan pengendalian program pembangunan jangka tahunan dan menengah dibidang kesehatan hewan sesuai ketentuan dan standard yang ditetapkan.

3. Penyelenggaraan sosialisasi, monitoring , evaluasi pembinaan, pemantauan dan pengawasan menyangkut kesehatan hewan Wilayah Provinsi.

4. Penyelenggaraan sosialisasi, monitoring , evaluasi pembinaan, pemantauan dan pemberantasan serta pengawasan menyangkut penyakit hewan menular (PHM) Wilayah Provinsi.

5. Penyelenggaraan koordinasi kebijakan pelayanan kesehatan hewan Wilayah Provinsi.

6. Penyelenggaraan pemberian rekomendasi kesehatan hewan terhadap lalu lintas ternak/ hewan.

7. Penyelenggaraan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.

34

8. Pemberi masukan yang perlu kepada Kepala Dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.

9. Penyelenggaraan pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas, sesuai standard yang ditetapkan.

3.4.4.2 Tugas Bidang Kesehatan Hewan

Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud, Kepala Bidang Kesehatan Hewan mempunyai uraian tugas :

1. Menyelenggarakan kebijakan dan pedoman kesehatan hewan wilayah Provinsi.

2. Menyelenggarakan pengawasan peredaran lalu lintas ternak dan hewan kesayangan dari/ke wilayah Provinsi dan lintas kabupaten/kota.

3. Menyelenggarakan pengamatan, penyidikan, pengamatan dini, pemetaan epidemiologi ) penyakit hewan wilayah Provinsi.

4. Menyelenggarakan penerapan dan pengawasan norma standar tekhnis pelayanan kesehatan hewan wilayah Provinsi.

5. Menyelenggarakan pembangunan dan pengelolaan laboratorium kesehatan hewan wialayah Provinsi.

6. Menyelenggarakan pengendalian dan penanggulangan wabah penyakit hewan menular ( PHM ) wilayah Provinsi.

7. Menyelenggarakan pemantauan dan pengawasan pelaksanaan penanggulangan wabah dan penyakit hewan menular ( PHM ) wilayah Provinsi.

8. Menyelenggarakan pencegahan penyakit hewan menular wilayah Provinsi. 9. Menyelenggarakan penutupan dan pembukaan kembali status daerah wabah

tingkat Provinsi.

10.Menyelenggarakan pengaturan dan pegawasan pelaksanaan pelarangan pemasukan hewan ke/dari wilayah Indonesia antar Provinsi di wilayah Provinsi.

35

11.Menyelenggarakan penetapan dan identifikasi kebutuhan standar tekhnis rumah sakit hewan, pelayanan kesehatan hewan, unit pelayanan kesehatan hewan terpadu, pusat kesehatan hewan dan distributor obat hewan.

12.Menyelenggarakan pembinaan dan sertifikasi pelayanan medik veteriner (dokter hewan praktek, klinik hewan dan rumah sakit hewan ).

13.Menyelenggarakan penerapan kebijakan obat hewan wilayah Provinsi.

14.Menyelenggarakan pemetaan identifikasi dan inventarisasi kebutuhan obat hewan wilayah Provinsi.

15.Menyelenggarakan penerapan dan pengawasan standar mutu obat hewan wilayah Provinsi.

16.Menyelenggarakan pembinaan dan pelaporan pelayanan medik di Provinsi. Untuk melaksanakan tugas, fungsinya dan uraian tugas sebagaimana dimaksud, Kepala Bidang Kesehatan Hewan dibantu :

1. Seksi Investigasi Penyakit Hewan.

2. Seksi Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit Hewan. 3. Seksi Pengawasan Obat Hewan.

3.4.5Tugas Pokok Bidang Bina Usaha Peternakan

Bidang Bina Usaha Peternakan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang fasilitasi permodalan, pengolahan pasca panen hasil peternakan, promosi dan pemasaran.

3.4.5.1 Fungsi Bidang Bina Usaha Peternakan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Bina Usaha Peternakan menyelenggarakan fungsi :

1. Penyelenggaraan penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan kewenangan kabupaten/kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas dinas serta rencana jangka tahunan ,menengah dan panjang yang berkaitan dengan

36

fasilitasi permodalan, pengolahan pasca panen hasil peternakan serta promosi dan pemasaran.

2. Penyelenggaraan koordinasi dan pengendalian program pembangunan jangka tahunan, menengah dan panjang yang berkaitan dengan fasilitasi permodalan, pengolahan pasca panen hasil peternakan serta promosi dan pemasaran.

3. Penyelenggaraan koordinasi dan kerja sama dalam fasilitasi permodalan/investasi untuk memberdayakan swasta dan masyarakat dalam melakukan usaha peternakan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. 4. Penyelenggaraan koordinasi dan kerja sama dalam pengolahan pasca panen

hasil peternakan untuk membina pengusaha pengolahan hasil peternakan sehingga menghasilkan produk olahan yang sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

5. Penyelenggaraan koordinasi dan kerja sama dalam promosi dan pemasaran sehingga tercipta informasi yang baik dan benar tentang produk hasil usaha bidang peternakan baik di dalam negeri maupun luar negeri sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

6. Penyelenggaraan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.

7. Pemberi masukan yang perlu kepada Kepala Dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.

8. Penyelenggaraan pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas, sesuai standard yang ditetapkan.

3.4.5.2 Tugas Bidang Bina Usaha Peternakan

Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud, Kepala Bidang Bina Usaha mempunyai uraian tugas:

1. Menyelenggarakan pengumpulan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan standar dalam pembinaan fasilitasi

37

permodalan dalam pengembangan usaha peternakan wilayah provinsi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

2. Menyelenggarakan pembinaan investasi usaha peternakan wilayah provinsi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

3. Menyelenggarakan pembinaan pengembangan permodalan usaha peternakan bekerja sama dengan lembaga keuangan/perbankan, BUMN, BUMD,Instansi Pemerintah Terkait dan Swasta sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

4. Menyelenggarakan sosialisasi kepada seluruh lapisan masyarakat maupun kelompok usaha peternakan tentang fasilitasi permodalan usaha peternakan maupun pengolahannya wilayah provinsi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

5. Menyelenggarakan fasilitasi permodalan kepada kelompok peternak bekerjasama dengan lembaga penyaluran kredit seperti Bank Pemerintah, BUMN, BUMD maupun Swasta lainnya sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

6. Menyelenggarakan pengawasan dan evaluasi penyaluran kredit usaha peternakan wilayah provinsi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

7. Menyelenggarakan pengumpulan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan standar dalam pembinaan pengolahan pasca panen hasil peternakan wilayah provinsi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

8. Menyelenggarakan sosialisasi tentang pengembangan pengolahan pasca panen hasil peternakan wilayah provinsi sesuai dengan ketentuan standar yang ditetapkan.

9. Menyelenggarakan kerja sama dan koordinasi dengan pihak terkait dalam pengembangan pengolahan pasca panen hasil peternakan wilayah provinsi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

38

10.Menyelenggarakan pembinaan dan pengawasan jaminan mutu produk peternakan, olahan dan hasil ikutannya wilayah provinsi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

11.Menyelenggarakan pembinaan terhadap pelaku usaha peternakan , pengolahan dan petugas lapangan wilayah provinsi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

12.Menyelenggarakan pemantauan dan evaluasi penanganan panen, pasca panen dan pengolahan hasil peternakan wilayah provinsi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

13.Menyelenggarakan bimbingan perhitungan , perkiraan kehilangan hasil usaha peternakan wilayah provinsi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. 14.Menyelenggarakan pengawasan standar unit pengolahan, alat transportasi dan

unit penyimpanan dan kemasan hasil peternakan wilayah provinsi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

15.Menyelenggarakan penyebarluasan dan pemantauan penerapan teknologi panen, pasca panen, dan pengolahan hasil peternakan wilayah provinsi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

16.Menyelenggarakan pengumpulan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan standar dalam pembinaan promosi dan pemasaran produk peternakan , hasil olahan dan ikutannya wilayah provinsi sesuai dengan kketentuan dan standar yang ditetapkan.

17.Menyelenggarakan pembinaan promosi dan pemasaran hasil produk peternakan, olahan dan ikutannya wilayah provinsi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

18.Menyelenggarakan sosialisasi tentang produk-produk peternakan, hasil olahan dan ikutannya wilayah provinsi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

19.Menyelenggarakan pemantauan dan monitoring pemasaran serta perkembangan informasi harga pasar produk peternakan , hasil olahan dan

39

ikutannya wilayah provinsi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

20.Menyelenggarakan kerja sama dan koordinasi dengan instansi terkait dan pihak-pihak lain dalam penyebarluasan informasi pasar dan pengembangan pemasaran hasil produk peternakan, olahan dan ikutannya sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

21.Menyelenggarakan promosi dan ekspos/pameran produk paternakan, hasil olahan dan ikutannya di dalam dan luar negeri sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

22.Menyelenggarakan pengawasan penerapan sistem infomasi pasar wilayah provinsi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

Untuk melaksanakan tugas, fungsinya dan uraian tugas sebagaimana dimaksud, Kepala Bidang Bina Usaha dibantu :

1. Seksi Fasilitasi Permodalan.

2. Seksi Pengolahan Pasca Panen Hasil Peternakan. 3. Seksi Promosi & Pemasaran.

3.5 Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip Pada Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara

Kebutuhan peralatan untuk penataan arsip pada Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara saat penulis melakukan penelitian, Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara membutuhkan jenis-jenis peralatan untuk penataan arsip yaitu :

3.5.1 Lemari Arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip.Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca.

40

Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map.

3.5.2 Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip yang ada di dalamnya.Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.

3.5.3 Guide

Guide, yaitu lembaran kertas tebal tau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:

c. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.

d. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filling cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter.

Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau a4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.

Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut:

d. Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).

41

e. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).

f. Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.

3.5.4 Kotak/box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.Biasanya terbuat dari karton tebal.Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder.Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

3.5.5 Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan dan disimpan ke dalam folder masing-masing.Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan.Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal).

3.5.6 Label

Label adalah alat yang digunakan untuk member judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.

3.5.7 Kartu Indeks

Kartu Indeks yaitu kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks

42

biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi kartu indeks alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.

3.5.8 Cardex

Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index.

3.5.9 Numerator

43 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

1.1Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian yang telah dikemukakan pada bab-bab sebelumnya, serta analisis data maka kesimpulan data dari penelitian saya yang berjudul Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip Pada Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara ialah:

1. Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip Pada Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara merupakan sebuah kebutuhan yang secara sadar dan terencana dibutuhkan oleh sebuah organisasi/instansi guna meningkatkan pengetahuan, kemampuan dan keterampilan secara khusus dalam menjalankan pekerjaan yang sekarang maupun kemudian hari, dengan jalan mengembangkan dirinya melalui kebiasaan berpikir dan bertindak, keterampilan pengetahuan yang tepat untuk melaksanakan pekerjaannya.

2. Fungsi dari Peralatan Arsip adalah Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

3. Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara kebutuhan peralatan untuk penataan arsip masih menggunakan peralatan yang standard. 1.2Saran

Dari hasil penelitian ini penulis memberikan saran-saran berdasarkan apa yang telah penulis ketahui terhadap Kebutuhan Peralatan Untuk Penataan Arsip Pada Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara adalah:

1. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan dari hasil penelitian di lapangan, faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai adalah pegawai dapat melaksanakan segala pekerjaan dengan tepat waktu, memiliki loyalitas yang

44

tinggi dalam bekerja serta mempunyai kualitas dan kuantitas yang baik, sehingga hasil kerja dapat dicapai dengan maksimal dan sebaik-baiknya. 2. Sebaiknya peralatan penataan untuk arsip ditambah karena peralatan yang

digunakan pada Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Sumatera Utara kurang standart.

3. Pada saat penataan arsip seharusnya disusun secara berabjad agar dapat memudahkan pada saat pencarian arsip tersebut.

45

DAFTAR PUSTAKA

Martono, Budi. 1994. Penata Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. Pustaka Sinar Harapan

Mulyono, Sularso. Dkk. 1985.Dasar-Dasar Kearsipan.Yogyakarta : Linerty Sunarto. 1997. Sekretaris Dan Tata Warkat Yogyakarta: Ugm Press

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Wursanto. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius

47

Lampiran 2.Kartu Kendali Surat Masuk

KE M E NT E R IAN D AL AM NE GE R I R E P UB L IK I NDON E S IA KAR T U S UR AT M AS UK

Indeks : Kode : Nomor Urut :

Isi Ringkas :

Dari :

Tanggal Surat : Nomor Surat : Lampiran :

Pengolah : Tgl. Diteruskan : Tanda Terima :

Catatan :

48

Lampiran 3.Kartu Kendali Surat Keluar

KE M E NT E R IAN D AL AM NE GE R I R E P UB L IK I NDON E S IA KAR T U S UR AT KE L U AR

Index : Kode :

Nomor Urut :

Isi Ringkas

Kepada :

Pengolah : Tgl. Surat : Lampir

an :

Catatan :

Lembar : I

49

Lampiran 4. Filling Cabinet

50

Lampiran 5. Lemari Arsip

( Gambar5 )

Lampiran 6. Map Arsip

51

Lampiran 7. Numerator

( Gambar7 )

Lampiran 8.Ordner

52

Lampiran 9.Rak Arsip

47

Lampiran 2.Kartu Kendali Surat Masuk

KE M E NT E R IAN D AL AM NE GE R I R E P UB L IK I NDON E S IA KAR T U S UR AT M AS UK

Indeks : Kode : Nomor Urut :

Isi Ringkas :

Dari :

Tanggal Surat : Nomor Surat : Lampiran :

Pengolah : Tgl. Diteruskan : Tanda Terima :

Catatan :

48

Lampiran 3.Kartu Kendali Surat Keluar

KE M E NT E R IAN D AL AM NE GE R I R E P UB L IK I NDON E S IA KAR T U S UR AT KE L U AR

Index : Kode :

Nomor Urut :

Isi Ringkas

Kepada :

Pengolah : Tgl. Surat : Lampir

an :

Catatan :

Lembar : I

49

Lampiran 4. Filling Cabinet

50

Lampiran 5. Lemari Arsip

( Gambar5 )

Lampiran 6. Map Arsip

51

Lampiran 7. Numerator

( Gambar7 )

Lampiran 8.Ordner

52

Lampiran 9.Rak Arsip