Sistem Informasi Kepegawaian Kantor Camat Medan Selayang Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Pendahuluan
Seiring dengan perkembangan zaman, saat ini teknologi di bidang komputer
sangat berkembang pesat dan merupakan suatu media elektronik yang memegang
peranan penting. Penggunaan komputer terus berkembang dan mendominasi
berbagai proses kerja agar dapat lebih mudah, efektif dan efisien. Perkembangan
teknologi dibidang komputer telah banyak memberi kemudahan dalam pekerjaan
manusia.
Manfaat perkembangan teknologi komputer saat ini telah merambat
kedalam dunia perkantoran baik kantor pemerintah maupun swasta, hamper
kantor seluruh di Indonesia telah memiliki teknologi canggih dalam pengolahan
data seluruh komponen kantor tersebut, terutama kantor yang berada di kota-kota
besar. Pengolahan data kantor meliputi pengolahan data pegawai, daftar gaji,
pengolahan bidang penugasan dan masih banyak pengolahan data lainnya.
Pengolahan data yang telah diproses untuk dapat memberi pengertian
merupakan sistem informasi. Pengelolaan sistem informasi pada setiap
instansi/kantor memiliki cara yang berbeda-beda, ada beberapa yang sudah
menggunakan komputer sehingga pengelolaannya cepat dan efisien, namun ada
sebagian yang masih menggunakan cara manual baik itu dengan pembukuan yang
memakan waktu dan tenaga.
Universitas Sumatera Utara
Kantor pemerintah adalah salah satu sarana pelayanan masyarakat dalam
bidang administrai yang bernegara ini. Kantor merupakan tempat mengurus segala
urusan surat-surat dan member pelayanan terbaik bagi masyarakat, untuk
menunjukkan peningkatan kualitas pelayanan yang dimiliki para pegawai kantor
membuat kepuasan tersendiri bagi masyarakat.
Dalam satu kantor terdapat puluhan, ratusan bahkan lebih data nilai
masyarakat yang harus dikelola kantor. Tak jarang kantor pemerintah yang masih
menggunakan cara manual untuk mengelola data nilai para pegawai dan
masyarakat, sehingga banyak menghabiskan waktu dan pengerjaannya kurang
efisien dan efektif. Jika menggunakan komputer waktu pengerjaan dapat dihemat
dan penyimpanan data lebih aman serta dapat mengurangi faktor kesalahan
manusia (human error), oleh karena itu kantor yang masih menggunakan cara
manual dalam pengelolaan nilai memerlukan alat bantu untuk pengolahan data
informasi kepegawaian menggunakan suatu aplikasi yang dirancang sesuai
dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan.
Berkaitan dengan hal diatas, penulis melihat Kantor Camat Medan
Selayang masih menggunakan cara manual dalam pengelolaan data pegawai,
penulis ingin membuat Sistem Informasi data pegawai yang terkomputerisasi pada
Kantor Camat Medan Selayang yang diharapkan bisa memberikan layanan yang
lebih cepat dan akurat. Atas dasar tersebut penulis mengajukan sebuah tugas akhir
yang berjudul “Sistem Informasi Kepegawaian Kantor Camat Medan Selayang
Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0”.
Universitas Sumatera Utara
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan
masalah yang timbul yaitu: Bagaimana merancang sebuah sistem informasi data
setiap seksi yang ada di Kantor Camat Medan Selayang yang efisien dan akurat
sehingga bermanfaat sesuai kebutuhan kanto serta dapat memberi kemudahan bagi
masyarakat
1.3 Batasan Masalah
Mengingat
luasnya
cakupan
permasalahan
dan
untuk
menghindari
kesalahpahaman dalam penulisan tugas akhir ini maka penulis membatasi dan
memfokuskan masalah yang berkaitan dengan sistem informasi nilai siswa yaitu
sebagai berikut:
1. Sistem dirancang hanya untuk menangani pengolahan informasi setiap seksi
data pegawai tiap seksi, daftar gaji pegawai sesuai golongan.
2. Sistem dirancang dengan memiliki fitur update, delete, edit, find serta
menampilkan secara lengkap informasi yang telah diolah.
3. Sistem dirancang semaksimal mungkin sehingga dapat berguna secara dinamis,
yaitu dapat digunakan terus menerus dari tahun ke tahun.
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui gambaran sistem kegitan pegawai kantor camat yang efektif
dan efisien, sehingga sistem yang baru lebih baik dari sistem yang berlaku
sebelumnya.
Universitas Sumatera Utara
2. Untuk menemukan suatu pemecahan masalah yang tepat dan efisien dalam
pengolahan data kegiatan tiap seksi yang ada di Kantor Camat Medan Selayang
3. Untuk membangun sebuah sistem informasi kepegawaian yang berguna bagi
kantor Camat Medan Selayang.
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah memberi kemudahan dan kelancaran kerja
pihak kantor dalam mengelola data kepegawaian dan mempermudah pengelolaan
database pegawai dan tugas tiap seksi.
1.6 Metode Penelitian
Untuk menyelesaikan tugas akhir ini, penulis melakukan penerapan metode
penelitian dalam memperoleh data yang dibutuhkan sehingga penyusunan tugas
akhir ini dapat diselesaikan dengan baik. Metode penelitian yang penulis lakukan
adalah sebagai berikut:
1. Pendefinisian permasalahan
Pendefenisisan masalah berisi tentang uarian masalah yang akan diselesaiakan
dalam tugas akhir ini.
2. Penentu metode penyelesaian permasalahan
Penentuan metode penyelesaian masalah merupakan cara yang dilakukan
penulis untuk memecahkan masalah dengan menggunakan suatu cara atau
metode sehingga masalah bisa terselesaikan dengan baik.
3. Pengumpulan data
Dalam pengumpulan data, penulis melakukan penelitian kepustakaan untuk
mendapatkan landasan teori yang memadai dalam menyusun tugas akhir,
Universitas Sumatera Utara
dalam hal ini penulis membaca serta mengkaji buku-buku yang berkaitan
dengan masalah yang ditinjau. Penulis juga melakukan pengumpulan data dan
informasi dari instansi tempat penelitian penulis.
4. Perancangan diagram alir data (DFD)
Perancangan diagram alir data merupakan perancangan yang menggunakan
notasi-notasi
tertentu
untuk
menggambarkan
arus
data
dari
sistem,
penggunaannya berguna untuk mempermudah memahami sistem secara logika
dengan jelas dan terstruktur.
5. Perancangan database
Perancangan database merupakan perancangan sistem penyimpanan data dalam
komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu
program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
6. Perancangan sistem
Perancangan sistem merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan
sketsa dari beberapa elemen yang terpisah menjadi satu kesatuan yang utuh dan
berfungsi. Perancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan
dibentuk.
7. Implementasi sistem
Implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan
desain sistem, agar siap untuk dioperasikan sebagai sistem yang baru dan bisa
digunakan.
Universitas Sumatera Utara
8. Pengujian sistem
Pengujia sistem merupakan pengujian hasil program yang telah selesai apakah
sama dengan perancangan sistem yang telah dibuat sebelumnya dan bisa
digunakan sesuai dengan manfaat sistem yang telah ditentukan.
1.7 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini bertujuan untuk memudahkan penulis dalam
menyelesaikan tugas akhir. Adapun sistematika penulisan tugas akhir ini adalah:
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini membahas tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian dan
sistematika penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang beberapa teori yang berhungan dengan judul,
diantaranya pengertian komputer, pengertian sistem, data dan informasi,
sistem informasi, basis data, mengenal visual basic 6.0, komponen visual
basic 6.0, jendela kerja visual basic 6.0, Microsoft Access, konsep
database, database dalam Microsoft Access, Crystal Report serta
pengertian Data Flow Diagram.
Universitas Sumatera Utara
BAB 3 PERANCANGAN SISTEM SISTEM INFORMASI
Bab ini berisi pembahasan mengenai rancangan sistem, yang terdiri dari
diagram konteks, rancangan DFD dari sistem, perancangan sistem
database.
BAB 4 IMPLEMENTASI SISTEM
Pada bab ini berisikan tentang implementasi sistem, termasuk
didalamnya pengertian implementasi sistem, tujuan implementasi sistem,
komponen
utama
implementasi
sistem,
implementasi
database,
implementasi program serta membuat interface sistem.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan hasil penelitian
dan saran yang penulis ajukan untuk pembaca.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1 Pendahuluan
Seiring dengan perkembangan zaman, saat ini teknologi di bidang komputer
sangat berkembang pesat dan merupakan suatu media elektronik yang memegang
peranan penting. Penggunaan komputer terus berkembang dan mendominasi
berbagai proses kerja agar dapat lebih mudah, efektif dan efisien. Perkembangan
teknologi dibidang komputer telah banyak memberi kemudahan dalam pekerjaan
manusia.
Manfaat perkembangan teknologi komputer saat ini telah merambat
kedalam dunia perkantoran baik kantor pemerintah maupun swasta, hamper
kantor seluruh di Indonesia telah memiliki teknologi canggih dalam pengolahan
data seluruh komponen kantor tersebut, terutama kantor yang berada di kota-kota
besar. Pengolahan data kantor meliputi pengolahan data pegawai, daftar gaji,
pengolahan bidang penugasan dan masih banyak pengolahan data lainnya.
Pengolahan data yang telah diproses untuk dapat memberi pengertian
merupakan sistem informasi. Pengelolaan sistem informasi pada setiap
instansi/kantor memiliki cara yang berbeda-beda, ada beberapa yang sudah
menggunakan komputer sehingga pengelolaannya cepat dan efisien, namun ada
sebagian yang masih menggunakan cara manual baik itu dengan pembukuan yang
memakan waktu dan tenaga.
Universitas Sumatera Utara
Kantor pemerintah adalah salah satu sarana pelayanan masyarakat dalam
bidang administrai yang bernegara ini. Kantor merupakan tempat mengurus segala
urusan surat-surat dan member pelayanan terbaik bagi masyarakat, untuk
menunjukkan peningkatan kualitas pelayanan yang dimiliki para pegawai kantor
membuat kepuasan tersendiri bagi masyarakat.
Dalam satu kantor terdapat puluhan, ratusan bahkan lebih data nilai
masyarakat yang harus dikelola kantor. Tak jarang kantor pemerintah yang masih
menggunakan cara manual untuk mengelola data nilai para pegawai dan
masyarakat, sehingga banyak menghabiskan waktu dan pengerjaannya kurang
efisien dan efektif. Jika menggunakan komputer waktu pengerjaan dapat dihemat
dan penyimpanan data lebih aman serta dapat mengurangi faktor kesalahan
manusia (human error), oleh karena itu kantor yang masih menggunakan cara
manual dalam pengelolaan nilai memerlukan alat bantu untuk pengolahan data
informasi kepegawaian menggunakan suatu aplikasi yang dirancang sesuai
dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan.
Berkaitan dengan hal diatas, penulis melihat Kantor Camat Medan
Selayang masih menggunakan cara manual dalam pengelolaan data pegawai,
penulis ingin membuat Sistem Informasi data pegawai yang terkomputerisasi pada
Kantor Camat Medan Selayang yang diharapkan bisa memberikan layanan yang
lebih cepat dan akurat. Atas dasar tersebut penulis mengajukan sebuah tugas akhir
yang berjudul “Sistem Informasi Kepegawaian Kantor Camat Medan Selayang
Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0”.
Universitas Sumatera Utara
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan
masalah yang timbul yaitu: Bagaimana merancang sebuah sistem informasi data
setiap seksi yang ada di Kantor Camat Medan Selayang yang efisien dan akurat
sehingga bermanfaat sesuai kebutuhan kanto serta dapat memberi kemudahan bagi
masyarakat
1.3 Batasan Masalah
Mengingat
luasnya
cakupan
permasalahan
dan
untuk
menghindari
kesalahpahaman dalam penulisan tugas akhir ini maka penulis membatasi dan
memfokuskan masalah yang berkaitan dengan sistem informasi nilai siswa yaitu
sebagai berikut:
1. Sistem dirancang hanya untuk menangani pengolahan informasi setiap seksi
data pegawai tiap seksi, daftar gaji pegawai sesuai golongan.
2. Sistem dirancang dengan memiliki fitur update, delete, edit, find serta
menampilkan secara lengkap informasi yang telah diolah.
3. Sistem dirancang semaksimal mungkin sehingga dapat berguna secara dinamis,
yaitu dapat digunakan terus menerus dari tahun ke tahun.
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui gambaran sistem kegitan pegawai kantor camat yang efektif
dan efisien, sehingga sistem yang baru lebih baik dari sistem yang berlaku
sebelumnya.
Universitas Sumatera Utara
2. Untuk menemukan suatu pemecahan masalah yang tepat dan efisien dalam
pengolahan data kegiatan tiap seksi yang ada di Kantor Camat Medan Selayang
3. Untuk membangun sebuah sistem informasi kepegawaian yang berguna bagi
kantor Camat Medan Selayang.
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah memberi kemudahan dan kelancaran kerja
pihak kantor dalam mengelola data kepegawaian dan mempermudah pengelolaan
database pegawai dan tugas tiap seksi.
1.6 Metode Penelitian
Untuk menyelesaikan tugas akhir ini, penulis melakukan penerapan metode
penelitian dalam memperoleh data yang dibutuhkan sehingga penyusunan tugas
akhir ini dapat diselesaikan dengan baik. Metode penelitian yang penulis lakukan
adalah sebagai berikut:
1. Pendefinisian permasalahan
Pendefenisisan masalah berisi tentang uarian masalah yang akan diselesaiakan
dalam tugas akhir ini.
2. Penentu metode penyelesaian permasalahan
Penentuan metode penyelesaian masalah merupakan cara yang dilakukan
penulis untuk memecahkan masalah dengan menggunakan suatu cara atau
metode sehingga masalah bisa terselesaikan dengan baik.
3. Pengumpulan data
Dalam pengumpulan data, penulis melakukan penelitian kepustakaan untuk
mendapatkan landasan teori yang memadai dalam menyusun tugas akhir,
Universitas Sumatera Utara
dalam hal ini penulis membaca serta mengkaji buku-buku yang berkaitan
dengan masalah yang ditinjau. Penulis juga melakukan pengumpulan data dan
informasi dari instansi tempat penelitian penulis.
4. Perancangan diagram alir data (DFD)
Perancangan diagram alir data merupakan perancangan yang menggunakan
notasi-notasi
tertentu
untuk
menggambarkan
arus
data
dari
sistem,
penggunaannya berguna untuk mempermudah memahami sistem secara logika
dengan jelas dan terstruktur.
5. Perancangan database
Perancangan database merupakan perancangan sistem penyimpanan data dalam
komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu
program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
6. Perancangan sistem
Perancangan sistem merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan
sketsa dari beberapa elemen yang terpisah menjadi satu kesatuan yang utuh dan
berfungsi. Perancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan
dibentuk.
7. Implementasi sistem
Implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan
desain sistem, agar siap untuk dioperasikan sebagai sistem yang baru dan bisa
digunakan.
Universitas Sumatera Utara
8. Pengujian sistem
Pengujia sistem merupakan pengujian hasil program yang telah selesai apakah
sama dengan perancangan sistem yang telah dibuat sebelumnya dan bisa
digunakan sesuai dengan manfaat sistem yang telah ditentukan.
1.7 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini bertujuan untuk memudahkan penulis dalam
menyelesaikan tugas akhir. Adapun sistematika penulisan tugas akhir ini adalah:
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini membahas tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian dan
sistematika penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang beberapa teori yang berhungan dengan judul,
diantaranya pengertian komputer, pengertian sistem, data dan informasi,
sistem informasi, basis data, mengenal visual basic 6.0, komponen visual
basic 6.0, jendela kerja visual basic 6.0, Microsoft Access, konsep
database, database dalam Microsoft Access, Crystal Report serta
pengertian Data Flow Diagram.
Universitas Sumatera Utara
BAB 3 PERANCANGAN SISTEM SISTEM INFORMASI
Bab ini berisi pembahasan mengenai rancangan sistem, yang terdiri dari
diagram konteks, rancangan DFD dari sistem, perancangan sistem
database.
BAB 4 IMPLEMENTASI SISTEM
Pada bab ini berisikan tentang implementasi sistem, termasuk
didalamnya pengertian implementasi sistem, tujuan implementasi sistem,
komponen
utama
implementasi
sistem,
implementasi
database,
implementasi program serta membuat interface sistem.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan hasil penelitian
dan saran yang penulis ajukan untuk pembaca.
Universitas Sumatera Utara