Sistem Informasi Manajemen (Sim) Kearsipan Berbasis Komputer Pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Di era globalisasi yang semakin pesat Manajemen dapat dikatakan sebagai
suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan
suatu kelompok orang-orang atau organisasi kearah tujuan-tujuan organisasional
atau maksud-maksud yang nyata. Pelaksanaan Manajemen disebut Manager atau
pengelola. Seorang yang menjadi manager dapat mengambil keputusan dan ahli
kewajiban-kewajiban yang baru yang seluruhnya bersifat ‘managerial’.Yang
penting diantaranya adalah meniadakan kecenderungan untuk melaksanakan
sendiri semua urusan. Manajemen tujuan tertentu dan tidak dapat diraba. Ia
berusaha untuk mempunyai mencapai hasil-hasil tertentu yang biasanya
diungkapkan dengan istilah objectives atau hal-hal yang nyata. Usaha-usaha
kelompok dapat memberikan sumbangannya kepada pencapaian-pencapaian yang
khusus. Alih-alih manajemen melibatkan tanggung jawab memastikan pekerjaanpekerjaan yang dapat diselesaikan dengan cara efiensi dan efektif oleh orangorang yang bertanggung jawab untuk melakukannya atau setidaknya hal inilah
yang idealnya yang dijalankan oleh seorang manajer.
Efisiensi merujuk pada maksud mendapatkan sebesar-besarnya output dari
sekecil-kecilnya input. Karena manajer berhadapan dengan kelangkaan input yang
termasuk sumber-sumber daya semisal orang, uang, dan peralatan maka mereka
berkepentingan untuk menggunakan sumber-sumber daya ini dengan efisien. Hal
1
2
ini sering kali dikatakan “mengerjakan sesuatu tepat sasaran” dengan maksud
tidak menyia-nyiakan sumber daya.
Menurut Stephen (2010:7) Manajemen adalah pencapaian tujuan aktivitasaktivitas koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan orang lain secara efektif
dan efisien melalui perencanaan, pengelolaan, kepemimpinan, dan pengendalian.
Sistem Informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat
penting bagi keberhasilan organisasi. Di era globalisasi dan perkembangan
teknologi yang semakin pesat menuntut setiap bidang usaha untuk mampu
bersaing. Untuk itu sumber daya manusia harus mempunyai kemampuan dalam
bersaing dengan perusahaan lain, mampu menggunakan setiap kesempatan yang
ada dan membutuhkan informasi yang upto date. Karena hal ini akan
mempengaruhi perkembangan perusahaan pada masa yang akan datang. Sistem
Informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi
keberhasilan bisnis dan organisasi.
Teknologi Informasi termasuk sistem informasi berbasis komputer
(internet), memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Teknologi
Informasi dapat membantu dalam segala jenis bisnis dalam meningkatkan
efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial,
dan kerja sama dengan kelompok kerja lainnya, hingga dapat memperkuat posisi
kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika
teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk,
proses dukungan untuk pelanggan, transaksi atau dalam aktivitas bisnis lainnya.
Teknologi dan sistem berbasis internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang
dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini.
3
Menurut Raymon (2004:10), Sistem adalah sekelompok elemen-elemen
yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut Raymon (2004:12), Informasi adalah data yang telah diolah
sehingga lebih bermakna yang dapat menyampaikan sesuatu yang baru dan belum
diketahui oleh pengguna. Dari pernyataan diatas penulis dapat menyimpulkan
bahwa Sistem Informasi adalah data yang di miliki seseorang yang sudah
dikumpulkam melalui informasi dan kejadian terpadu untuk menyajikan informasi
untuk mendukung fungsi organisasi manajemen dan pengambilan keputusan
dalam sebuah organisasi dan mempunyai nilai dalam pengambilan keputusan pada
saat ini atau masa yang akan mendatang.
Menurut George ( 2004:11), Sistem Informasi adalah sistem konseptual
(conceptual system) yang memungkinkan manajemen untuk mengontrol
operasional sistem fisik (physical system) perusahaan atau organisasi.
Menurut James (2014:27), Sistem Informasi adalah sistem yang menerima
sumber daya (data) sebagai masukan dan memproses mereka menjadi produk
(informasi) sebagai keluaran.
Adapun kesimpulan dari pengertian Sistem Informasi Manajemen atau
Management Information System adalah sistem informasi berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan yang sama
yang untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam
sebuah organisasi.
Sistem Informasi Manajemen “berbasis komputer” mengandung arti
bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi .
Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus
4
menggunakan komputer dalam kegiatannya, tetapi pada prakteknya sistem
informasi yang sangat kompleks ini berjalan dengan baik dengan adanya
komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu
berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang
berbasis pada komputer.
Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman
dari kegiatan bisnis itu sendiri. Rekaman tersebut terdapat pada arsip. Di
perusahaan, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan langganan
ataupun keperluan informasi intern. Pengambilan keputusan oleh pimpinan
banyak bergantung pada kelengkapan, kecepatan dan ketepatan informasi yang
disajikan dan dilaporkan secara aktif kepadanya. Data diolah menjadi informasi
manual atau computer informasi dipergunakan pimpinan untuk mengambil sebuah
keputusan. Data itu sendiri berasal dari berbagai transaksi dan kegiatan yang
terekam pada arsip.
Sistem Informasi yang berbasis komputer pada PT Perkebunan Nusantara
III (Persero) hampir mencakup seluruh bidang dan kegiatan yang ada dalam
perusahaan PT Perkebunan Nusantara III (Persero), beberapa diantaranya adalah
sistem arsip, sistem gaji, database karyawan (personalia), dan sistem informasi
penilaian serta sistem informasi akuntansi. Melihat pentingnya arsip pada setiap
kegiatan dan dalam pengambilan keputusan dengan bantuan data dan informasi
yang benar dan teliti maka pengambilan keputusan dapat dihasilkan secara efektif
dan efisien, maka penulis merasa tertarik membuat penelitian Tugas Akhir ini
dengan judul “Sistem Informasi Manajemen Kearsiapan Berbasis Komputer pada
PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Sei Batanghari No. 2 Medan.
5
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas dapat dikatakan bahwa pentingnya sistem
informasi untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan, maka
penulis merumuskan masalah yang akan dibahas pada penelitian ini adalah :
Bagaimana Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Berbasis Komputer di PT
Perkebunan Nusantara III ?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui bagaimana sistem
informasi manajemen kearsipan berbasis komputer pada PT Perkebunan
Nusantara III (Persero) Medan.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagi peneliti yaitu dapat :
a. Menambah wawasan peneliti dalam bidang yang diteliti baik
secara teoritis maupun aplikasi.
b. Agar peneliti lebih memahami pentingnya Sistem Informasi
Manajemen Kearsipan Berbasis Komputer yang diberikan
perusahaan.
2. Bagi perusahaan dapat dijadikan sebagai bahan masukan untuk mengambil
perbandingan kemasa yang akan datang.
3. Bagi peneliti selanjutnya dapat menambah pengalaman dalam hal
penggunaan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Berbasis Komputer.
6
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di kantor PT Perkebunan Nusantara III (Persero)
jalan Sei Batanghari No. 2 Medan Propinsi Sumatera Utara.Untuk lebih jelasnya
jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
MEI
NO
MINGGU KE
KEGIATAN
I
1.
Persiapan
2.
Pengumpulan
II
III
IV
V
VI
VII
Data
3.
PenulisanLaporan
Sumber :Penulis (2015)
Pada tahap penyusunan Tugas Akhir, dimulai dari persiapan, pengajuan
judul, pengumpulan data dan penulisan Tugas Akhir.
F. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika pembahasan Skripsi minor ini, terdiri dari empat bab
dan mencakup beberapa sub bagian didalamnya yaitu :
BAB I
: PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dibahas mengenai latar belakang masalah,
rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat
penelitian, jadwal penelitian dan sistematika penelitian.
7
BAB II
: TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini berisi uraian tentang gambaran umum PT
Perkebunan Nusantara III tempat mahasiswa melakukan
magang/praktek
kerja
lapangan,
sejarah
singkat
PT
Perkebunan Nusantara III, jenis usaha, struktur organisasi, dan
uraian teoritis.
BAB III
: PEMBAHASAN
Pada bab ini akan di bahas tentang tempat dan waktu penelitian
dan segala sesuatu yang berhubungan dengan yang diteliti.
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisi kesimpulan yang didapatkan penulis, dan
manfaat yang didapatkan dalam penelitian yang telah
dilakukan oleh penulis serta akan berisi saran-saran yang akan
didapatkan.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Di era globalisasi yang semakin pesat Manajemen dapat dikatakan sebagai
suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan
suatu kelompok orang-orang atau organisasi kearah tujuan-tujuan organisasional
atau maksud-maksud yang nyata. Pelaksanaan Manajemen disebut Manager atau
pengelola. Seorang yang menjadi manager dapat mengambil keputusan dan ahli
kewajiban-kewajiban yang baru yang seluruhnya bersifat ‘managerial’.Yang
penting diantaranya adalah meniadakan kecenderungan untuk melaksanakan
sendiri semua urusan. Manajemen tujuan tertentu dan tidak dapat diraba. Ia
berusaha untuk mempunyai mencapai hasil-hasil tertentu yang biasanya
diungkapkan dengan istilah objectives atau hal-hal yang nyata. Usaha-usaha
kelompok dapat memberikan sumbangannya kepada pencapaian-pencapaian yang
khusus. Alih-alih manajemen melibatkan tanggung jawab memastikan pekerjaanpekerjaan yang dapat diselesaikan dengan cara efiensi dan efektif oleh orangorang yang bertanggung jawab untuk melakukannya atau setidaknya hal inilah
yang idealnya yang dijalankan oleh seorang manajer.
Efisiensi merujuk pada maksud mendapatkan sebesar-besarnya output dari
sekecil-kecilnya input. Karena manajer berhadapan dengan kelangkaan input yang
termasuk sumber-sumber daya semisal orang, uang, dan peralatan maka mereka
berkepentingan untuk menggunakan sumber-sumber daya ini dengan efisien. Hal
1
2
ini sering kali dikatakan “mengerjakan sesuatu tepat sasaran” dengan maksud
tidak menyia-nyiakan sumber daya.
Menurut Stephen (2010:7) Manajemen adalah pencapaian tujuan aktivitasaktivitas koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan orang lain secara efektif
dan efisien melalui perencanaan, pengelolaan, kepemimpinan, dan pengendalian.
Sistem Informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat
penting bagi keberhasilan organisasi. Di era globalisasi dan perkembangan
teknologi yang semakin pesat menuntut setiap bidang usaha untuk mampu
bersaing. Untuk itu sumber daya manusia harus mempunyai kemampuan dalam
bersaing dengan perusahaan lain, mampu menggunakan setiap kesempatan yang
ada dan membutuhkan informasi yang upto date. Karena hal ini akan
mempengaruhi perkembangan perusahaan pada masa yang akan datang. Sistem
Informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi
keberhasilan bisnis dan organisasi.
Teknologi Informasi termasuk sistem informasi berbasis komputer
(internet), memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Teknologi
Informasi dapat membantu dalam segala jenis bisnis dalam meningkatkan
efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial,
dan kerja sama dengan kelompok kerja lainnya, hingga dapat memperkuat posisi
kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika
teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk,
proses dukungan untuk pelanggan, transaksi atau dalam aktivitas bisnis lainnya.
Teknologi dan sistem berbasis internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang
dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini.
3
Menurut Raymon (2004:10), Sistem adalah sekelompok elemen-elemen
yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut Raymon (2004:12), Informasi adalah data yang telah diolah
sehingga lebih bermakna yang dapat menyampaikan sesuatu yang baru dan belum
diketahui oleh pengguna. Dari pernyataan diatas penulis dapat menyimpulkan
bahwa Sistem Informasi adalah data yang di miliki seseorang yang sudah
dikumpulkam melalui informasi dan kejadian terpadu untuk menyajikan informasi
untuk mendukung fungsi organisasi manajemen dan pengambilan keputusan
dalam sebuah organisasi dan mempunyai nilai dalam pengambilan keputusan pada
saat ini atau masa yang akan mendatang.
Menurut George ( 2004:11), Sistem Informasi adalah sistem konseptual
(conceptual system) yang memungkinkan manajemen untuk mengontrol
operasional sistem fisik (physical system) perusahaan atau organisasi.
Menurut James (2014:27), Sistem Informasi adalah sistem yang menerima
sumber daya (data) sebagai masukan dan memproses mereka menjadi produk
(informasi) sebagai keluaran.
Adapun kesimpulan dari pengertian Sistem Informasi Manajemen atau
Management Information System adalah sistem informasi berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan yang sama
yang untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam
sebuah organisasi.
Sistem Informasi Manajemen “berbasis komputer” mengandung arti
bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi .
Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus
4
menggunakan komputer dalam kegiatannya, tetapi pada prakteknya sistem
informasi yang sangat kompleks ini berjalan dengan baik dengan adanya
komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu
berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang
berbasis pada komputer.
Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman
dari kegiatan bisnis itu sendiri. Rekaman tersebut terdapat pada arsip. Di
perusahaan, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan langganan
ataupun keperluan informasi intern. Pengambilan keputusan oleh pimpinan
banyak bergantung pada kelengkapan, kecepatan dan ketepatan informasi yang
disajikan dan dilaporkan secara aktif kepadanya. Data diolah menjadi informasi
manual atau computer informasi dipergunakan pimpinan untuk mengambil sebuah
keputusan. Data itu sendiri berasal dari berbagai transaksi dan kegiatan yang
terekam pada arsip.
Sistem Informasi yang berbasis komputer pada PT Perkebunan Nusantara
III (Persero) hampir mencakup seluruh bidang dan kegiatan yang ada dalam
perusahaan PT Perkebunan Nusantara III (Persero), beberapa diantaranya adalah
sistem arsip, sistem gaji, database karyawan (personalia), dan sistem informasi
penilaian serta sistem informasi akuntansi. Melihat pentingnya arsip pada setiap
kegiatan dan dalam pengambilan keputusan dengan bantuan data dan informasi
yang benar dan teliti maka pengambilan keputusan dapat dihasilkan secara efektif
dan efisien, maka penulis merasa tertarik membuat penelitian Tugas Akhir ini
dengan judul “Sistem Informasi Manajemen Kearsiapan Berbasis Komputer pada
PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Sei Batanghari No. 2 Medan.
5
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas dapat dikatakan bahwa pentingnya sistem
informasi untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan, maka
penulis merumuskan masalah yang akan dibahas pada penelitian ini adalah :
Bagaimana Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Berbasis Komputer di PT
Perkebunan Nusantara III ?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui bagaimana sistem
informasi manajemen kearsipan berbasis komputer pada PT Perkebunan
Nusantara III (Persero) Medan.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagi peneliti yaitu dapat :
a. Menambah wawasan peneliti dalam bidang yang diteliti baik
secara teoritis maupun aplikasi.
b. Agar peneliti lebih memahami pentingnya Sistem Informasi
Manajemen Kearsipan Berbasis Komputer yang diberikan
perusahaan.
2. Bagi perusahaan dapat dijadikan sebagai bahan masukan untuk mengambil
perbandingan kemasa yang akan datang.
3. Bagi peneliti selanjutnya dapat menambah pengalaman dalam hal
penggunaan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Berbasis Komputer.
6
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di kantor PT Perkebunan Nusantara III (Persero)
jalan Sei Batanghari No. 2 Medan Propinsi Sumatera Utara.Untuk lebih jelasnya
jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
MEI
NO
MINGGU KE
KEGIATAN
I
1.
Persiapan
2.
Pengumpulan
II
III
IV
V
VI
VII
Data
3.
PenulisanLaporan
Sumber :Penulis (2015)
Pada tahap penyusunan Tugas Akhir, dimulai dari persiapan, pengajuan
judul, pengumpulan data dan penulisan Tugas Akhir.
F. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika pembahasan Skripsi minor ini, terdiri dari empat bab
dan mencakup beberapa sub bagian didalamnya yaitu :
BAB I
: PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dibahas mengenai latar belakang masalah,
rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat
penelitian, jadwal penelitian dan sistematika penelitian.
7
BAB II
: TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini berisi uraian tentang gambaran umum PT
Perkebunan Nusantara III tempat mahasiswa melakukan
magang/praktek
kerja
lapangan,
sejarah
singkat
PT
Perkebunan Nusantara III, jenis usaha, struktur organisasi, dan
uraian teoritis.
BAB III
: PEMBAHASAN
Pada bab ini akan di bahas tentang tempat dan waktu penelitian
dan segala sesuatu yang berhubungan dengan yang diteliti.
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisi kesimpulan yang didapatkan penulis, dan
manfaat yang didapatkan dalam penelitian yang telah
dilakukan oleh penulis serta akan berisi saran-saran yang akan
didapatkan.