Sistem Informasi Manajemen (Sim) Kearsipan Berbasis Komputer Pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) KEARSIPAN BERBASIS
KOMPUTER PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III
(PERSERO) MEDAN
OLEH
OKI WULANDARI
122103119
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
EMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA
: OKI WULANDARI
NIM
: 122103119
PROGRAM STUDI
: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
KEARSIPAN BERBASIS KOMPUTER PADA
PT
PERKEBUNAN
NUSANTARA
III
(PERSERO) MEDAN
Tanggal:
Juni 2015
KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal:
Juni 2015
DEKAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak.)
NIP. 19560407 198002 1 001
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA
: OKI WULANDARI
NIM
: 122103119
PROGRAM STUDI
: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
KEARSIPAN BERBASIS KOMPUTER PADA
PT
PERKEBUNAN
NUSANTARA
III
(PERSERO) MEDAN
Medan,
Juni 2015
Menyetujui
Pembimbing
(Inneke Qamariah Lubis, SE, M.Si)
NIP. 19830720 200604 2 003
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan atas kehadirat ALLAH SWT yang telah
memberikan rahmat dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas
Akhir yang berjudul “Sistem Informasi Manajemen (SIM) Kearsipan Berbasis
Komputer Pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan". Adapun
penulisan ini dilakukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar di
program DIII-Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara.
Selama penulisan Tugas Akhir ini berlangsung, penulis sadar bahwa
penulisan ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan kemampuan penulis.
Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada pihak yang telah membantu dalam penyelesaian penulisan Tugas Akhir
ini. Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera
Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec.Ac selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
4. Ibu Magdalena. L. L Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
i
5. Ibu Inneke Qamariah Lubis, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang
telah banyak membantu dan membimbing penulis sehingga Tugas Akhir
ini selesai tepat waktu.
6. Seluruh dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
7. Ayahanda dan Ibunda yang tercinta Abdul Jalil dan Misnurwati, yang
tersayang abangda, kakanda dan adik-adikku yang paling kusayangi. Terima
kasih banyak atas dukungan kalian baik materi, spirit, nasehat dan doa
sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Dan juga kepada sahabat-sahabat, teman-teman, khususnya teman-teman
Grup C DIII Kesekretariatan penulis yang ada di Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara, yang telah memberikan semangat dan
dorongan dalam membantu menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk
menyempurnakan isi Tugas Akhir ini. Akhir kata Penulis Mengharapkan semoga
Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi pihak-pihak yang berkeperluan
dan yang membaca.
Medan,
Mei 2015
Penulis
Oki Wulandari
122103119
ii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ...................................................................................
i
DAFTAR ISI ..................................................................................................
iii
DAFTAR TABEL .........................................................................................
vi
DAFTAR GAMBAR .....................................................................................
vii
BAB I PENDAHULUAN .........................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah ...........................................................
1
B. Perumusan Masalah ..................................................................
5
C. Tujuan Penelitian ......................................................................
5
D. Manfaat Penelitian ....................................................................
5
E. Jadwal Kegiatan........................................................................
6
F. Sistematika Penulisan ...............................................................
6
BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI .........................................
8
A. Gambaran Umum Sejarah Perusahaan ....................................
8
B. Jenis Usaha ...............................................................................
13
C. Struktur Organisasi Bagian Sekretariat ....................................
13
D. Uraian Teoritis ..........................................................................
16
E. Kinerja Usaha Terkini ..............................................................
23
F. Rencana Kegiatan……………………………………… ……
24
G. Struktur Organisasi Keseluruhan Perusahaan .........................
26
BAB III PEMBAHASAN .............................................................................
30
A. Tempat dan Waktu Penelitian ..................................................
30
B. Pengertian Manajemen, Sistem, Informasi ..............................
30
iii
C. Pengertian Kearsipan ...............................................................
42
D. Arsip dan Sistem Informasi Manajemen .................................
46
E. Manfaat Sitem Informasi Manajemen bagi Perusahaan ...........
55
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .....................................................
58
A. Kesimpulan ...............................................................................
58
B. Saran ........................................................................................
58
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................
60
iv
DAFTAR TABEL
No.
Judul
Halaman
Tabel 1. 1
Jadwal Penulisan Tugas Akhir ....................................................
6
Tabel II.1
Tabel PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan ................
29
v
DAFTAR GAMBAR
No.
Judul
Halaman
Gambar II.1
Logo PT Perkebunan Nusantara III (Persero) .........................
Gambar II.2
Struktur Organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan PT Perkebunan
Nusantara III (Persero) .............................................................
Gambar II.3
12
15
Struktur Organisasi Keseluruhan PT Perkebunan Nusantara III
(Persero) ..................................................................................
26
Gambar II.4
Susunan Komisaris PT Perkebunan Nusantara III (Persero) ...
27
Gambar II.5
Susunan Direksi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) .......
28
Gambar III.1 Konsep Sederhana dari Sebuah Sistem ...................................
33
Gambar III.2 Pembagian Arsip .....................................................................
44
Gambar III.3 Tampilan Log-In User .............................................................
48
Gambar III.4 Tampilan Form Input Data ......................................................
49
Gambar III.5 Tampilan Disposisi ..................................................................
50
Gambar III.6 Tampilan Pencarian Data ........................................................
51
Gambar III.7 Proses Arsip PT Perkebunan Nusantara III (Persero) ..............
52
Gambar III.8 Alur surat masuk kandir PT Perkebunan Nusantara III (Persero) 53
Gambar III.9 Alur surat keluar kandir PT Perkebunan Nusantara III (Persero) 54
vi
LAMPIRAN
No. Judul
Halaman
1.
Surat Izin Riset Bagian Sekretariat Prusahaan .........................................
61
2.
Surat Selesai Riset Bagian Sekretariat Perusahaan ..................................
62
vii
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) KEARSIPAN BERBASIS
KOMPUTER PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III
(PERSERO) MEDAN
OLEH
OKI WULANDARI
122103119
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
EMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA
: OKI WULANDARI
NIM
: 122103119
PROGRAM STUDI
: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
KEARSIPAN BERBASIS KOMPUTER PADA
PT
PERKEBUNAN
NUSANTARA
III
(PERSERO) MEDAN
Tanggal:
Juni 2015
KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal:
Juni 2015
DEKAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak.)
NIP. 19560407 198002 1 001
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA
: OKI WULANDARI
NIM
: 122103119
PROGRAM STUDI
: DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
KEARSIPAN BERBASIS KOMPUTER PADA
PT
PERKEBUNAN
NUSANTARA
III
(PERSERO) MEDAN
Medan,
Juni 2015
Menyetujui
Pembimbing
(Inneke Qamariah Lubis, SE, M.Si)
NIP. 19830720 200604 2 003
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan atas kehadirat ALLAH SWT yang telah
memberikan rahmat dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas
Akhir yang berjudul “Sistem Informasi Manajemen (SIM) Kearsipan Berbasis
Komputer Pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan". Adapun
penulisan ini dilakukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar di
program DIII-Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara.
Selama penulisan Tugas Akhir ini berlangsung, penulis sadar bahwa
penulisan ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan kemampuan penulis.
Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada pihak yang telah membantu dalam penyelesaian penulisan Tugas Akhir
ini. Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera
Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec.Ac selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
4. Ibu Magdalena. L. L Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
i
5. Ibu Inneke Qamariah Lubis, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang
telah banyak membantu dan membimbing penulis sehingga Tugas Akhir
ini selesai tepat waktu.
6. Seluruh dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
7. Ayahanda dan Ibunda yang tercinta Abdul Jalil dan Misnurwati, yang
tersayang abangda, kakanda dan adik-adikku yang paling kusayangi. Terima
kasih banyak atas dukungan kalian baik materi, spirit, nasehat dan doa
sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Dan juga kepada sahabat-sahabat, teman-teman, khususnya teman-teman
Grup C DIII Kesekretariatan penulis yang ada di Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara, yang telah memberikan semangat dan
dorongan dalam membantu menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk
menyempurnakan isi Tugas Akhir ini. Akhir kata Penulis Mengharapkan semoga
Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi pihak-pihak yang berkeperluan
dan yang membaca.
Medan,
Mei 2015
Penulis
Oki Wulandari
122103119
ii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ...................................................................................
i
DAFTAR ISI ..................................................................................................
iii
DAFTAR TABEL .........................................................................................
vi
DAFTAR GAMBAR .....................................................................................
vii
BAB I PENDAHULUAN .........................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah ...........................................................
1
B. Perumusan Masalah ..................................................................
5
C. Tujuan Penelitian ......................................................................
5
D. Manfaat Penelitian ....................................................................
5
E. Jadwal Kegiatan........................................................................
6
F. Sistematika Penulisan ...............................................................
6
BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI .........................................
8
A. Gambaran Umum Sejarah Perusahaan ....................................
8
B. Jenis Usaha ...............................................................................
13
C. Struktur Organisasi Bagian Sekretariat ....................................
13
D. Uraian Teoritis ..........................................................................
16
E. Kinerja Usaha Terkini ..............................................................
23
F. Rencana Kegiatan……………………………………… ……
24
G. Struktur Organisasi Keseluruhan Perusahaan .........................
26
BAB III PEMBAHASAN .............................................................................
30
A. Tempat dan Waktu Penelitian ..................................................
30
B. Pengertian Manajemen, Sistem, Informasi ..............................
30
iii
C. Pengertian Kearsipan ...............................................................
42
D. Arsip dan Sistem Informasi Manajemen .................................
46
E. Manfaat Sitem Informasi Manajemen bagi Perusahaan ...........
55
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .....................................................
58
A. Kesimpulan ...............................................................................
58
B. Saran ........................................................................................
58
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................
60
iv
DAFTAR TABEL
No.
Judul
Halaman
Tabel 1. 1
Jadwal Penulisan Tugas Akhir ....................................................
6
Tabel II.1
Tabel PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan ................
29
v
DAFTAR GAMBAR
No.
Judul
Halaman
Gambar II.1
Logo PT Perkebunan Nusantara III (Persero) .........................
Gambar II.2
Struktur Organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan PT Perkebunan
Nusantara III (Persero) .............................................................
Gambar II.3
12
15
Struktur Organisasi Keseluruhan PT Perkebunan Nusantara III
(Persero) ..................................................................................
26
Gambar II.4
Susunan Komisaris PT Perkebunan Nusantara III (Persero) ...
27
Gambar II.5
Susunan Direksi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) .......
28
Gambar III.1 Konsep Sederhana dari Sebuah Sistem ...................................
33
Gambar III.2 Pembagian Arsip .....................................................................
44
Gambar III.3 Tampilan Log-In User .............................................................
48
Gambar III.4 Tampilan Form Input Data ......................................................
49
Gambar III.5 Tampilan Disposisi ..................................................................
50
Gambar III.6 Tampilan Pencarian Data ........................................................
51
Gambar III.7 Proses Arsip PT Perkebunan Nusantara III (Persero) ..............
52
Gambar III.8 Alur surat masuk kandir PT Perkebunan Nusantara III (Persero) 53
Gambar III.9 Alur surat keluar kandir PT Perkebunan Nusantara III (Persero) 54
vi
LAMPIRAN
No. Judul
Halaman
1.
Surat Izin Riset Bagian Sekretariat Prusahaan .........................................
61
2.
Surat Selesai Riset Bagian Sekretariat Perusahaan ..................................
62
vii