PENYUSUNAN JOB ANALYSIS, RE-DESIGN STRUKTUR ORGANISASI DAN PEMILIHAN STRATEGI RECRUITMENT DIVISI TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT.CENDANA TEKNIKA UTAMA Repository - UNAIR REPOSITORY
PENYUSUNAN JOB ANALYSIS, RE-DESIGN STRUKTUR ORGANISASI DAN PEMILIHAN STRATEGI RECRUITMENT DIVISI TEKNOLOGI
Untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai Derajat Magister Manajemen
Oleh : MARSUTIYAWAN AJI 041143076 Program Magister Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Airlangga 2016
KATA PENGANTAR
v
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala, karena atas kuasa-Nya, sehingga tesis yang berjudul “Re-design Struktur Organisasi dan Perancangan Strategi Rekrutmen Divisi Teknologi Informasi PT. Cendana Teknika Utama dapat diselesaikan.
Dalam menyusun tesis ini tentu tidak lepas dari banyak pihak yang turut membantu dan mendukung penyelesaian tesis ini. Semoga Allah Subhanahu Wa Ta’ala menjadikan bantuan dan dukungan itu sebagai amal ibadah mereka dan membalasnya dengan balasan yang lebih baik. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Sri Gunawan, DBA. Yang awal penulisan tesis ini beliau adalah Ketua Program Studi Magister Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Airlangga yang memberi persetujuan dan arahan sejak penulisan TOR.
2. Bapak Dr. Gancar Candra Premananto, SE.,M.Si. Selaku Ketua Program Studi Magister Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Airlangga, penerus Bapak Sri Gunawan, yang telah mensuport penyelesaian tesis ini.
3. Ibu Dr. Dwi Ratmawati, SE., M.Com, selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, pikiran dan tenaga dalam membimbing tesis ini dengan waktu yang sangat terbatas.
4. Bapak Tuwari yang dengan sangat setia tanpa lelah selalu mengingatkan dan menyemangati penulis untuk bisa menyelesaikan penulisan tesis ini.
5. Semua dosen pengajar di Program Magister Manajemen yang merupakan guru penulis, yang telah memberikan ilmu dan bimbingan selama ini.
6. Semua manajemen dan tim Divisi Teknologi Informasi PT. Cendana Teknika Utama, yang telah membantu dan meluangkan waktu untuk pemberian data, yang sangat berguna dalam penulisan ini.
7. Kepada Bapak saya yang telah mendoakan kelancaran peyelesaian tesis ini, doa kepada almarhum ibu saya yang tidak bisa menyaksikan saya menyelesaikan pendidikan S2 ini, motivasi dari Istri saya, Diana Indraswari yang juga sedang menyelesaikan studi S2 nya, dorongan dan semangat anak-anak saya, mbak azki yang ada di Malang dan Adik Fitra yang
8. Teman-teman angkatan 38 akhir pekan yang banyak membantu dan menyemangati penyelesaian tulisan ini.
Semoga tesis ini dapat berguna dan bermanfaat dan diharapkan masukan dan saran dari berbagai pihak demi pengembangan pemikiran dan perbaikan yang sesuai dengan perkembangan jaman.
Malang, 1 Februari 2016
Penulis
vi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................ i PERNYATAAN ........................................................................................ ii HALAMAN PENGESAHAN .................................................................. iii HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................. iv KATA PENGANTAR ............................................................................... v DAFTAR ISI ............................................................................................ vii DAFTAR TABEL ..................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR ................................................................................ x DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................. xi ABSTRAK ................................................................................................ xii ABSTRACT .............................................................................................. xiii BAB 1 PENDAHULUAN ........................................................................
1
1.1 Latar Belakang ................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ........................................................................... 7
1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................. 7
1.4 Manfaat Penelitian ........................................................................... 8
1.5 Batasan Penelitian ............................................................................ 8
1.6 Sistematika Penulisan ...................................................................... 8
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA .............................................................. 10
2.1.1 Penelitian oleh Wahyuni (2015) ........................................... 10
2.1.2 Penelitian oleh Purnomo (2013) ........................................... 11
2.2 Tinjauan Teoritis ............................................................................ 11
2.2.1 Visi, Misi Tujuan dan Strategi. ............................................ 11
2.2.2 Strategi Korporasi (Corporate Strategy) .............................. 14
2.2.3 Kinerja Perusahaan, Kinerja Divisi ...................................... 15 2.2.4 Struktur Organisasi ..............................................................
16 2.2.5 Analisa Jabatan (Job Analysis) ............................................
26 2.2.6 Rekruitmen ..........................................................................
30 2.3 Kerangka Pemikiran ......................................................................
34 BAB III : METODE PENELITIAN .........................................................
37 3.1 Pendekatan Penelitian ....................................................................
37 3.2 Design Penelitian ..........................................................................
38 3.2.1 Pertanyaan Penelitian ..........................................................
38 3.2.2 Unit Analysis .......................................................................
39 3.2.3 Kriteria Interprestasi Hasil Temuan ....................................
39 3.2.4 Jenis dan Sumber Data ........................................................
39 3.3 Prosedure Pengumpulan Data ......................................................
40 3.3.1 Survey Pendahuluan ...........................................................
40 vii
3.3.2 Wawancara .........................................................................
40 3.4 Teknik Analysis ...........................................................................
41 BAB IV : GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN .....................
43 4.1. Profil Perusahaan ..........................................................................
43 4.1.1. Misi dan Visi Perusahaan ...................................................
43 4.1.2. Struktur Organisasi Perusahaan .........................................
44 4.2. Divisi Usaha Perusahaan .............................................................
45 4.2.1. Divisi Multi operator ..........................................................
45 4.2.2. Divisi Aplikasi Pemerintah Daerah ....................................
46 4.2.3. Divisi Multi media ..............................................................
47 4.2.4. Divisi Teknologi Informasi (DTI) ......................................
48 BAB V: ANALISIS DAN PEMBAHASAN ............................................
52 5.1 Penyelarasan Struktur Organisasi dengan Strategi Organisasi ......
52
5.1.1 Evaluasi Rencana Strategis Organisasi ................................ 52
5.2 Analisa Jabatan Pada Struktur Organisasi Yang Ada ..................... 57
5.2.1 Hasil Analisa Jabatan Organisasi yang Ada ......................... 59
5.2.2 Hasil Analisa Jabatan Organisasi yang Baru ........................ 61
5.3 Penyusunan Rendana Strategis Divisi ............................................. 63
5.3.1 Visi Divisi Teknologi Informasi ............................................ 64
5.3.2 Misi Divisi Teknologi Informasi ............................................ 64
5.3.3 Strategi Divisi Teknologi Informasi ...................................... 65
5.4 Struktur Organisasi DTI yang baru .................................................. 67
5.5.1 Direksi .............. .... .............................................................. 69
5.5.2 Kepala HRM ......................................................................... 69
5.5.3 Kepala Finance ...................................................................... 70
5.5.4 Kepala Divisi TI .... .............................................................. 70
5.5.5 Operation Manager ................................................................. 71
5.5.6 Application Manager .............................................................. 72
5.5.7 Project Manager ...................................................................... 74
5.5.8 Marketing Manager ................................................................. 75
5.6 Pemilihan Strategi Rekrutmen .......................................................... 75
5.6.1 Penyusunan Profile Perusahaan............................................... 76
5.6.2 Penyusunan Rekrutmen Online ............................................... 77
5.6.3 Penyusunan SOP Rekruitmen................................................... 79
BAB VI: KESIMPULAN DAN SARAN .................................................. 80
6.1 Kesimpulan ...................................................................................... 80
6.2 Saran ................................................................................................ 81 DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 82 viii
ix DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Prosedure Pengambilan Data dan Hasil yang Diharapkan .......... 42Table 5.1 Hasil Wawancara Direktur .......................................................... 53Table 5.2 Pedoman Wawancara Analisa Jabatan ........................................ 58Table 5.3 Hasil Wawancara Penurunan Rencana Strategis Organisasi ke Desain Struktur Organisasi Khusus DTI ............................... 62Tabel 5.4 Pedoman Wawancara Rencana Strategis Divisi ......................... 63Tabel 5.5 Proses perekrutan e-recruitment dan tradisional ........................ 78DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Struktur Organisasi ............................................................
5 Gambar 2.1 Terminologi Proses Analisa Jabatan .................................
27 Gambar 2.2 Kerangka Konsep Penelitian .............................................. 36
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perusahaan ......................................... 45 Gambar 4.2 Divisi Layanan Multi Operator .........................................46 Gambar 4.3 Produk Divisi Multi Media ...............................................
48 Gambar 4.4 Struktur Organisasi DTI .................................................... 49
Gambar 5.1 Struktur Organisasi DTI .................................................... 60Gambar 5.2 Struktur Organisasi DTI yang baru .................................... 68Gambar 5.3 Alur Rekrutmen ................................................................. 79x
xi DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Job Analyst Struktur Organisasi yang Ada Lampiran 2 Struktur Organisasi yang ada Lampiran 3
Job Analyst
Struktur Organisasi yang baru Lampiran 4 Struktur organisasi yang baru Lampiran 5 Wawancara dengan Direktur Utama Lampiran 6 Wawancara dengan Direktur Teknik Lampiran 7 Wawancara dengan Kepala DTI Lampiran 8 Wawancara dengan Project Manager Lampiran 9 Wawancara dengan HRD Lampiran 10 Wawancara dengan Direktur Teknik lanjutan
ABSTRAK PT. Cendaan Teknika Utaman masuk ke dalam industri perangkat lunak
(IPL) pada tahun 2013, yaitu industri yang membuat produk perangkat lunak atas pesanan dari pihak lain dan dengan perjanjian menyerahkan hak intelektual atas produknya ke pihak pemesan. Saat ini kinerja berjalan lambat karena deskripsi pekerjaan tidak sesuai, tidak ada spesialisasi, dan bertumpuknya beban pekerjaan pada bagian tertentu. Dalam perkembangan organisasi yang makin kompleks, maka diperlukan transformasi organisasi guna menentukan bagaimana membagi tugas, menggunakan sumber daya dan mengkoordinasikan departemen departemen.
Penelitian ini bertujuan untuk melakukan re-design struktur organisasi yang selaras dengan strategi organisasi PT. Cendana Teknika Utama, dan menyusun job
analysis yang selaras dengan rencana strategis PT. Cendana Teknika Utama serta
merancang strategi rekruitmen guna terpenuhinya kebutuhan karyawan sesuai dengan kebutuhan dan rancangan struktur organisasi.
Penelitian ini merupakan penelitian eksploratoris dengan menggunakan pendekatan kualitatif berdasarkan case study. Jenis dan sumber data yang dipergunakan adalah arsip dan dokumen perusahaan, laporan hasil wawancara dan pengamatan langsung ke perusahaan. Key informan yang digunakan adalah Direktur Utama, Direktur TI, Kepala Divisi TI, Project Manager di Divisi Teknologi Informasi.
Hasil dari penelitian ini adalah re-design struktur organisasi, deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan perancangan strategi rekruitmen di Divisi Teknologi Informasi PT. Cendana Teknika Utama. Kata kunci : re-design struktur organisasi, deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, rekruitmen. xii
ABSTRACT
PT. Cendana Teknika Utama committed to the software industry in 2013, an industry of delivering costumed software with contracts of transferring the intellectual property rights to the customers. The current performance is lowered due to un-appropriate job description, no specialization, and heavy work load only on a specific unit. In this complex developing organization, it is need an organizational transformation to specifically distributing tasks, managing resources and coordinating departments.
This research aims to redesign the organizational structure in accordance to the organizational strategy of PT. Cendana Teknika Utama, and to rearrange the job analysis in accordance to the strategic plan of PT Cendana Teknika Utama with a strategic recruitment scheme to fulfill the needed employee requirement and organizational structure design.
This research is an exploratory research using qualitative approach based on case study. The type and source data used are obtained from the archives and company’s documents, as well as direct interview and observation to the company. Key informants used are President Director, IT Director, IT Division Head, and Project Manager in IT division.
Result of this research are redesign of organizational structure, job Division of PT. Cendana Teknika Utama.
Keywords: organizational structure re-design, job description, job specification, recruitment.
xiii