APLIKASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT VITUS INDONESIA

  

APLIKASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA

PADA PT VITUS INDONESIA

Yulianto Tampubolon (

  

Rika Kharlina )

KOMPUTERISASI AKUNTANSI

STMIK GI MDP

Abstrak

  

PT.Vitus Indonesia adalah perseroan terbatas di bidang produksi spring bed.. Seiring

dengan perkembangan akan ilmu pengetahuan dan teknologi sekarang, maka tingkat

kebutuhan informasi dalam dunia bisnis menjadi penting untuk meningkatkan kualitas

perusahaan sehingga diperlukannya membangun suatu aplikasi untuk proses pencatatan

data-data karyawan, absensi karyawan, lembur, penggajian karyawan sampai dengan

penyajian laporan untuk menunjang kinerja perusahaan yang lebih baik.

Metode yang digunakan adalah metode iterasi (perulangan) dimana didalam proses

penelitian setiap tahap pekerjaan dapat dilakukan secara berulang-ulang baik dalam

proses perencanaan, analisis sistem, perancangan sistem aplikasi serta implementasi.

Hasil yang ingin dicapai adalah dapat merancang aplikasi yang diharapkan mampu

memberikan kemudahan pada perusahaan untuk melakukan proses proses pencatatan

data-data karyawan, absensi karyawan, lembur, penggajian karyawan sampai dengan

penyajian laporan dengan cepat, tepat dan akurat.

  Kata kunci : Aplikasi, Sumber Daya Manusia, Metode Iterasi.

  memiliki 107 karyawan. Perusahaan ini

1. PENDAHULUAN

  masih mengalami beberapa kendala dalam Perkembangan dunia teknologi informasi proses pengelolaan sumber daya manusia, semakin pesat dengan munculnya berbagai sehingga mengganggu kelancaran teknologi-teknologi baru yang saling produksinya. Pencatatan aktifitas dan bersaing untuk menunjukan kemampuan pembuatan laporan perusahaan pada PT. dalam menyelesaikan suatu masalah. Vitus Indonesia masih menggunakan Dimana perkembangan teknologi tersebut sistem pencatatan akibatnya aktivitas tidak dimanfaatkan perusahaan agar berjalan dengan baik. mempermudah pekerjaan. Di era sekarang Berdasarkan latar belakang diatas maka ini banyak perusahaan yang sudah penulis tertarik untuk melakukan analisis, menerapkan teknologi informasi untuk dan kemudian merancang sistem yang baru mempermudah proses kerja dalam sebagai pengembangan sistem yang lama. perusahaan dan juga untuk menghadapi Jadi kami memilih judul tugas akhir “ persaingan bisnis yang semakin APLIKASI PENGELOLAAN SUMBER berkembang pesat belakangan ini. PT

  DAYA MANUSIA PADA PT. VITUS

  VITUS INDONESIA adalah perusahaan INDONESIA ”.

  yang bergerak di bidang produksi serta penjualan busa dan spring bed. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 28 Agustus 2008 dipimpin oleh bapak Apoh dan telah

  2.1 Pengertian Aplikasi Menurut Abdul Kadir (2003, h.204),

  Pada tahap ini meliputi proses persiapan sistem (penginstalan database dan program baru), konversi ke sistem yang sistem dan pengoperasian sistem.

  Berdasarkan pengumpulan data yang penulis lakukan, maka prosedur sistem yang sedang berjalan pada PT Vitus indonesia adalah sebagai berikut : a. Proses absensi karyawan Karyawan melakukan absen dengancara manual yaitu dengan tanda tangan. Karyawan melakukan absen pada saat masuk kerja dan pulang kerja. Karyawan menunjukkan kartu pengenal karyawan dan menandatangani buku absensi yang telah

  3.1 Prosedur Sistem Berjalan

  3. ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

  (Structure Query Language) adalah sebuah permintaan database terstruktur. Bahasa SQL dibuat sebagai bahasa yang dapat merelasikan beberapa tabel dalam database maupun merelasikan antar database . Bahasa SQL ditulis langsung dalam sebuah program database sehingga seorang pengguna dapat melihat langsung permintaan yang diinginkan, sekaligus melihat hasilnya”. SQL (Structure Query Language) dibagi menjadi dua.

  Menurut Bunafit Nugroho (2005, h.5), “SQL

  2005

  2.4 Pengertian Microsoft SQL Server

  ”.

  command line (console) ), aplikasi web, windows mobile (Pocket PC)

  Menurut M. Sadeli (2009, h.2), “Visual studio 2008 merupakan suatu perangkat lunak yang dapat digunakan untuk pengembangan berbagai macam aplikasi yang memiliki berbagai macam tipe antara lain aplikasi desktop (windows form,

  2.3 Pengertian Visual Basic.Net 2008

  5. Implementasi sistem

2. LANDASAN TEORI

  “Aplikasi adalah suatu program yang dibuat oleh pemakai yang ditujukan untuk kepentingan khusus ”.

  Visual Basic. Net dan Microsoft SQL Server 2005.

  Pada tahap ini mencakup pembuatan sistem baru (hardware dan software) dengan alat bantu yang digunakan antara lain Microsoft

  4. Pembuatan sistem

  Pada tahap ini menyatakan bagaimana sebuah desain sistem lanjutan yang akan dibuat dengan menggambarkan sebuah model sistem untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan.

  3. Desain sistem

  Pada tahap ini dilakukan analisisterhadap sistem yang telah ada dengan mengidentifikasi permasalahan, penentuan tujuan dari perbaikan sebuah sistem, dan mengidentifikasi kebutuhan pengguna sistem.

  2. Analisa sistem

  Pada tahap ini akan dilakukan beberapa kegiatan yang meliputi pendefinisian dari permasalahan yang ada untuk menentukan ruang lingkup, menentukan metodologi yang dipergunakan,serta membuat jadwal kegiatan dengan menggunakan beberapa teknik pengumpulan data seperti wawancara dan observasi.

  1. Survei sistem

  MetodeIterasi adalah metode dimana setiap tahapan /fase pengembangan system dilaksanakan dengan memakai teknik pengulangan dimana suatu proses dilaksanakan secara berulang – ulang sampai mendapatkan hasil yangdiinginkan. Dalam metode ini, terdapat enam fasepengembangan sistem yaitu :

  2.2 Metode Iterasi Metode Iterasi (Iterative). disediakan oleh perusahaan. Apabila ada karyawan yang izin atau lupa absen, maka diharuskan mengisi formulir ataupun mengirimkan surat keterangan izin. Setiap dilaporkan ke direktur.

  b. Proses pengelolaan gaji karyawan Proses pengelolaan gaji, Administrasi keuangan terlebih dahulu mengumpulkan daftar kehadiran/absensi karyawan, yang sebelumnya telah disimpan dalam buku absensi yang telah direkap oleh kepala personalia, untuk mengetahui jumlah kehadiran karyawan. Setelah semua data yang diperlukan untuk penghitungan gaji karyawan terkumpul, barulah administrasi keuangan melakukan penghitungan gaji.

  Rekap Absensi ^{Absen Data Lembur Aplikasi pengelolaan} _{sumber daya manusia PT. Vitus Indonesia} ^{Administrasi Keuangan Karyawan} Kepala _Oprasional ^{Surat Lembur Persetujuan Lembur Slip Gaji Rekap Absensi Absen Data Lembur Aplikasi pengelolaan sumber daya manusia PT. Vitus Indonesia Administrasi Keuangan Karyawan Kepala} _Oprasional ^{Surat Lembur Persetujuan Lembur Slip Gaji Rekap Absensi Absen Data Lembur Laporan_absensi Laporan_gaji-karyawan Aplikasi pengelolaan sumber daya manusia PT. Vitus Indonesia Administrasi Karyawan Direktur Kepala} _Oprasional ^{Surat Lembur Persetujuan Lembur Slip Gaji Laporan Absensi} _{Laporan Lembur}

  5.0 _{Lapo ran} ^{Arsip Gaji Rekap_laporan_gaji Arsip Lembur Persetujuan Lembur Rekap Absensi Kepala Operasional Data_lembur Rekap Lembur} _{Rekap Gaji Karyawan Rekap Lembur Direktur} ^{Laporan Absensi} _{Laporan Lembur Laporan Absensi Laporan Gaji Blunanan} ^{1.0 Proses Rekruitmen 4.0 Pengelolaan Cuti karyawan Laporan_calon Nomor_pendaftaran Calon nama Calon Karyawan Berkas Surat cuti Persetujuan cuti Arsip cuti rekap_cuti} _{Laporan_cuti}

  3.0 _{Pengelolaan Gaji Karyawan Administrasi} ^{Buku Absensi Tanda_tangan} _{3.0 Pengelolaan Lembur karyawan Rekap_Absensi_Karyawan Slip_Gaji} ^{Surat Lembur}

  Diagram nol merupakan bentuk diagram kelanjutan dari diagram konteks, dalam diagram ini menggambarkan pengelolaan absensi, gaji dan pecetakan laporan, diagram aliran sistem berjalan dapat dilihat pada gambar 3.3. _{2.0 Proses Absensi karyawan Karyawan Absensi_Karyawan}

  3.3.1.2 Diagram Level Nol

Gambar 3.2 Diagram Konteks dari Sistem yang Sedang Berjalan

  Indonesia Lingkup sistem yang berjalan ditangani dijabarkan dalam bentuk diagram konteks. Diagram konteks memperlihatkan sistem sebagai sebuah proses dengan tujuan memberikan gambaran umum tentang sistem. Diagram konteks menunjukkan suatu proses yang berinteraksi dengan lingkungannya, ada pihak luar (entitas) dan lingkungan yang memberikan masukan dan ada pihak yang menerima keluaran dari sistem. Adapun gambar diagram konteks pengelolaan sumber daya manusia dapat dilihat pada gambar 3.2 .

  Kemudian akan dilakukan perincian penghitungan berupa slip gaji, yang akan diberikan kepada karyawan setiap bulannya.

  Penjelasan yang konseptual yang dilakukan melalui diagram aliran data yang secara grafis menandai proses-proses serta aliran sumber daya manusia pada PT Vitus

  Analisis proses adalah aliran kerja yang dilakukan oleh sistem sebagai respon terhadap aliran data masuk dan kondisi.

  d. Laporan Bagian Administrasi Keuangan akan membuat laporan penerimaan gaji dan laporan lain yang dibutuhhkan oleh Central Control Unit per bulan, yang akan diserahkan ke sekretaris untuk kemudian diberikan kepada Direktur.

  pada saat penggajian serta form disimpan diarsip lembur.

  accounting

  c. Proses Lembur karyawan Bagi karyawan lembur sebelumnya harus mengisi surat lembur serta harus disetujui oleh Kepala Operasional yang bersangkutan. Kemudian diperiksa oleh administrasi keuangan dan diketahui oleh direktur. Setelah itu, diserahkan kepada bagian accounting dan akan diperhitungkan oleh bagian

3.2 Analisis Proses

3.3.1 Diagram Aliran Data Sistem Berjalan

Gambar 3.3 Diagram Level Nol dari Sistem yang Sedang Berjalan RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

  Susunan dari himpunan kelompok Data (Arsip) yang saling berhubungan dan diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan

  Diagram aliran data pada sistem absensi dan penggajian PT. Vitus Indonesia yaitu terdiri dari proses pemasukan data pengguna, master data, kelola data, dan laporan Terdiri dari dua entitas, yaitu entitas direktur , entitas petugas ADM dan terdiri atas enam data store, yaitu data store

  4.2.1.2 Diagram Nol Sistem yang Diusulkan

Gambar 4.7 Diagram Konteks Yang Diusulkan

  Aplikasi Sistem Pengelolaan Sumber Daya Manusia pada PT. Vitus Indonesia Direktur Petugas ADM ^{Menu_login username password Ubah_pass Laporan_karyawan Laporan_absensi Laporan_lembur Laporan_gaji_karyawan Data_cuti Data_calon NiP No_slip Tamba_pengguna Ubah_sandi hapus Slip_gaji Menu_login Laporan_karyawan Laporan_absensi Laporan_lembur} _{Laporan_gaji_karyawan} NIP _{Input_karyawan} ^{Konfirmasi_keterangan Konfirmasi_keterangan_lembur}

  Diagram konteks pada sistem ini, entitas yang digunakan, yaitu entitas Direktur dan entitas petugas ADM. Semua entitas ini berhubungan antara sistem dapat dilihat pada diagram konteks berikut :

  4.2.1.1 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan

  Aplikasi petugas ADM memiliki ruang lingkup dan dukungan dari entitas-entitas yang secara langsung berhubungan dengan aplikasi ini. Hal ini dapat terlihat pada diagram konteks dibawah ini :

  4.2.1 DFD Logical Sistem yang Diusulkan

  Proses adalah kerja yang dilakukan oleh sistem sebagai respon terhadap aliran data masuk atau kondisi.

  Diagram

Gambar 4.1 Entity Relationship

4.1 Rancangan Basis Data

  NIP (PK ) _{No_pendaftaran Nama (FK ) Kode_Jabatan Jeniskelamin Tempatlahir Tanggallahir Agama Status Alamat Notelepon Status_keanggotaan pas_absen} ^{Karyawan No_Absen (PK ) NIP (FK) Tgl Keterangan Status Jam Jam_pulang Absensi} Melakukan ^{No_Slip (PK) NIP(FK) Nama Kode_Jabatan Gaji_pokok Uang_makan Upah_Lembur Gaji_Bersih Bulan Gaji Karyawan No_Absen_Lembur (PK) NIP(FK) Tgl} _{Jam_mulai Jam_pulang Lama_lembur} ^{Lembur Kode_jabatan Jabatan Gaji Uang_makan Uang lembur Gaji Username Password Tpengguna Melakukan Mempunyai Mempunyai No_pendaftaran(PK) Nama(FK) jnsklm tmptlhr tgllhr status_kawin alamat no_telp agama ktp_sim pendidikan Rekruitmen no_cuti NIP mulai_cuti selesai_cuti lama_cuti alasan sisa_cuti Cuti melakukan mempunyai}

  Indonesia dapat dilihat pada gambar 4.1 berikut :

  key. Hubungan antar entitas pada PT. Vitus

  diagram yang memperlihatkan entitas- entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubungan-hubungan atau relasi antar entitas tersebut. Entity relationship diagram adalah diagram yang menghubungan antar tabel dalam sebuah database dengan perantara antara primary key dan foreign

  Entity Relationship Diagram merupakan

  berhubungan yang disimpan dalam media penyimpan Elektronik.

  (Redundansi) yang tidak perlu. Kumpulan File / Table / Arsip yang saling

4.1.1 Entity Relationship Diagram

  Tpengguna, data store karyawan, data store Rancangan layar merupakan gaji, data store Absensi, data store lembur rancangan form pada program yang dibuat dan data store gaji karyawan. Diagram beserta format data didalam aplikasi aliran data sistem ini dapat dilihat pada sebagai berikut : _{Direktur Pengguna TPengguna Ubah_Sandi Password Username Rancangan layar pada menu utama Konfirmasi 1.0 Masukkan_sandi_baru Cek_Pengguna Sandi_baru terhapus} Login _{Username password Menu_utama Pengguna_baru} menunjukkan tampilan login untuk masuk _{Tambah_pengguna Detail_calon TRekrut} ke menu utama, Absensi yang digunakan _{Ubah_sandi Nama Nomor_pendaftaran Nama} karyawan untuk melakukan absensi harian, _{Hapus Menu_Login Master Data karyawan untuk melakukan absensi lembur. 2.0 Detail_karyawan Kode_jabatan Data_gaji NIP Karyawan TGaji} serta Absen lembur yang digunakan menu awal dapat dilihat pada gambar _{Input_calon_karyawan} Form _{Petugas ADM Data_cuti Input_data_karyawan NIP Input_data_Gaji Data_karyawan Data_Calon Detail_cuti TCuti Nama} 4.16 berikut : _{Laporan_Gaji_karyawan Laporan_data_karyawan Laporan_absensi Laporan_Gaji Slip_gaji Konfirmasi_keterangan NIP Kelola Data NIP} Detail_gaji _{3.0 Detail_gaji_karyawan Keterangan_Absen Data_Gaji_karyawan Gaji Karyawan Data_absen TAbsen Laporan_Gaji_karyawan} Laporan_data_karyawan _{Laporan_absensi Laporan_Gaji Laporan} ^4.0 _{rincian_Gaji_karyawan Rincian_data_karyawan Rincian_Absen Rincian_Gaji}

Gambar 4.16 Form loginGambar 4.8 Diagram Nol yang Diusulkan

  4.5.2.2 Absensi

  Pada form login terdapat button absensi

4.5 Rancangan Dialog Layar

  yang berisikan form absensi dan button Rancangan dialog layar adalah absen lembur yang berisikan form absen sebuah susunan pada form program yang lembur yang dapat dilihat pada gambar telah dibuat. dibawah ini :

4.5.1 Struktur Tampilan

  Struktur tampilan berisi semua tampilan dalam bentuk struktur pada aplikasi program sebagai berikut. Struktur tampilan dapat dilihat pada gambar 4.15 berikut : _{Menu utama Login}

  Pengguna Master data Kelola data Laporan Keluar _{pengguna karyawan karyawan Tambah Data Laporan Absensi}

Gambar 4.17 Form Absensi karyawan

  _{Ubah sandi Data gaji karyawan absensi Gaji Laporan} Form Absensi Lembur karyawan _{Hapus Laporan} dapat dilihat pada gambar 4.18 dibawah ini _{pengguna lembur Laporan gaji} :

Gambar 4.12 Struktur Tampilan Form

4.5.2 Rancangan Layar

Gambar 4.18 form Absensi Lembur

  4.5.2.3 Menu Utama

Gambar 4.21 Form Ubah Sandi

  Rancangan layar pada menu utama akan Form Hapus Pengguna dapat dilihat pada tampil setelah kita melakukan proses login. gambar dibawah ini :

• – Di dalam menu utama ini terdapat field field pengguna, master data, kelola data, laporan,dan keluar. Form Menu Utama dapat dilihat pada gambar 4.19 berikut :

Gambar 4.22 Form Hapus Pengguna

  4.5.2.5 Master Data

  Pada field master data terdapat form data

Gambar 4.19 Form Menu Utama

  gaji dan form data karyawan yang dapat

  4.5.2.4 Pengguna

  dilihat pada gambar dibawah ini : Pada field pengguna terdapat Tambah

  Data Karyawan

  pengguna, ubah sandi, serta hapus Rancangan layar pada master pegawai pengguna : digunakan untuk menyimpan data karyawan seperti NIP, nama, jabatan, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, agama, status ( status ), alamat, no telp, status keanggotaan ( aktif atau tidak aktif ). Adapun form data karyawan dapat dilihat pada gambar 4.23 berikut : 5.

   PENUTUP

  5.1 Kesimpulan

  Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan penulis pada PT

  VITUS

Gambar 4.20 Form Tambah Pengguna

  INDONESIA maka penulis dapat Form Ubah sandi dapat dilihat pada gambar mengambil keputusan sebagai berikut: dibawah ini :

  a. Setelah menggunakan aplikasi ini proses pengelolaan sumber daya manusia seperti proses absensi, lembur serta penggajian karyawan pada PT VITUS INDONESIA menjadi lebih efektif dan efisien. b. Penyimpanan data setelah menggunakan Metodologi Berorientasi Objek , aplikasi ini lebih tertata dan kemanan dalam Informatika, Bandung. penyimpanan data lebih baik.

  [11]Nugroho, Bunafit 2005, Database Berdasarkan atas hasil pengamatan yang Offset, Yogyakarta. penulis lakukan, maka penulis menyarankan kepada PT.VITUS [12]Sadeli, Muhammad 2009, 7 Jam

  INDONESIA Belajar Interaktif Visual Basic.Net untuk dapat mempertimbangkan saran- 2008 , Maxicom, Palembang. saran dibawah ini sehingga sistem yang dijalankan dapat lebih baik . [13]Sutanta, Edhy 2004, Sistem Basis data, A. Diharapkan penulis selanjutnya Graha Ilmu, Yogyakarta. dapat mengembangkan sistem ini

  B. Untuk mencegah kerusakan pada [14]Whitten, Jeffery L 2006, Metode sistem aplikasi ini. Sebaiknya data dan Desain dan Analisis Sistem , Andi aplikasi di-backup atau di-copy terlebih Offest, Yogyakarta. dahulu di dalam hardisk.

DAFTAR PUSTAKA

  [1] Cardoso, Faustino 2003, Manajemen

  Sumber Daya Manusia , Andi Offset, Yogyakarta.

  [2] Fathansyah 2004, Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta. [3]Hadi, Rahadian 2004, Membuat Laporan

  dengan CrystalRreports 8.5 dan Visual Basic 6.0, Elex Media Komputindo,

  Jakarta. [4]Hartono, Jogiyanto 2005, Analisis dan , Yogyakarta.

  Desain, Andi

  [5]Hasibuan, Malayu S.P 2009, Manajemen

  Sumber Daya Manusia , Edisi Revisi, Bumi Aksara, Jakarta.

  [6]Kadir, Abdul 1999, Konsep & Tuntunan

  Praktis Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta.

  [7]Kadir, Abdul 2003, Pengenalan Sistem Informasi , Andi Offest, Yogyakarta. [8]Kendall, Kenneth E 2002, Analisis dan

  PT

  Perancangan Sistem (1),

  Prenhallindo, Jakarta [9]Kusrini, M.kom 2007, Strategi

  Perancangan dan Pengelolaan Basis Data , Andi Offest, Yogyakarta.

  [10]Nugroho, Adi 2002, Analisis

  Perancangan Sistem Informasi dengan