sistem perencanaan sumber daya perusahaa
SISTEM PERENCANAAN
SUMBER DAYA PERUSAHAAN
indikator
•
•
•
•
Tradisional vs ERP
Konfigurasi ERP
Penggudangan data
Resiko terkait dengan implementasi yang
berhubungan dengan ERP
• Masalah pengendalian internal dan audit yang
berhubungan dengan ERP
ERP
Gambaran umum ERP
ERP berkembang dari Manufacturing Resource
Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah
hasil evolusi dari Material Requirement Planning
(MRP) yang berkembang sebelumnya.
ERP bertujuan untuk membantu mengintegrasikan
aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman,
produksi, manajemen persediaan, manajemen
kualitas dan sumber daya manusia.
Aplikasi Utama ERP
Aplikasi Inti - OLTP
Pendukung kegiatan sehari-hari bisnis. Meliputi: penjualan
dan distribusi, perencanaan bisnis,shop floor,
perencanaan produksi, logistik.
Perencanaan bisnis meliputi meramal permintaan,
perencanaan produksi, dan pengiriman informasi rinci
Perencanaan kapasitas dan perncanaan produksi sangat
rumit, sehingga beberapa ERP memberikan alat untuk
simulasi
Bila jadwal produksi induk sudah lengkap, data masuk ke
modul MRP yang menyediakan 3 bagian informasi yaitu :
laporan pengecualian, daftar kebutuhan bahan baku, dan
peermintaan persediaan.
Permosesan analitis - OLAP
aplikasi analitik yang meliputi : pendukung
keputusan, pemodelan, penarikan informasi,
analisis/informasi khusu, dan analisis what-if.
Modul khusus ditambahkan untuk kebutuhan
masing masing perusahaan.
GUDANG DATA
basis data yang dibuat untuk dapat melayani
pencarian dengan cepat, penarikan,
permintaan khusus, dan kemudahan dalam
penggunaan.
Data yang masuk adalah hasil ekstraksi dari
basis data operasional secara berkala.
PERUSAHAAN BISNIS
Bahan bahan
Produk
pembelian
pesanan
pelanggan
Pesanan
Sistem
pemasukan
Manufaktu
ring dan
sistem
distribusi
Sistem
pengadaan
Pelanggan
penjualan
piutang
dagang
Produksi
penjadwalan
pengiriman
Penjual
utang
dagang
persediaan
Database pelanggan
Database manufakturing
Database pengadaan
pemasok
Sistem lama
Gudang data
SISTEM ERP
OLAP
Aplikasi Khusus
OLTP
pelanggan
Penjualan
dan
distribusi
Perencanaan
bisnis
Pengendalian
pabrik
Basis data operasional :
Pelanggan, pemasok, produksi,
persediaan, dsb.
logistik
Pemasok
Konfigurasi ERP
KONFIGURASI SERVER
Kebanyakan ERP memakai model klien-server, yaitu
topologi jaringan dimana klien mengakses
program ERP melalui server. Terbagi atas:
Model 2 tingkat
server menangani pekerjaan aplikasi dan basis
data
Model 3 tingkat
Pemenuhan permintaan klien melewati server
aplikasi kemudian diteruskan pada server basis
data
Perbedaan OLAP dan OLTP
Lapisan
presentasi
pengguna
Aplikasi
OLTP
Aplikasi
OLAP
Server OLTP
Server OLAP
Gudang
data
Basis data
operasional
Server Basis
Data Operasi
Lapisan
aplikasi
Server
Gudang Data
Lapisan
basis
data
KONFIGURASI BASIS DATA
• Sistem ERP sangat kompleks dan terdiri atas
ribuan basis data
• untuk memudahkan, dilakukan modifikasi
yang dilakukan dengan membuat pengganti
dalam sistem.
• Konfigurasi dapat dilakukan dengan modifikasi
ERP atau modifikasi proses perusahaan.
PERANTI LUNAK KHUSUS (bolt – on)
• Penggunaan piranti lunak khusus dapat
membantu pengendalian proses dalam
perusahaan.
• Untuk minimalisir resiko, perusahaan biasanya
memilih piranti lunak khusus yang
direkomendasikan pemasok, namun beberapa
ada yang mengambil pendekatan independen.
Penggudangan Data
1.
2.
3.
4.
5.
Pemodelan untuk gudang data
Ekstraksi data dari basis data operasional
Pembersihan data yang diekstraksi
Transformasi data dalam model gudang
Pemindahan data dalam basis gudang data
Keputusan yang didukung oleh gudang data
gudang data dioptimalisasikan tingkat penggalian datanya dengan
pembuatan otomatis informasi standar yang mempermudah
pengguna dan mempermudah memenuhi kebutuhan pembuat
keputusan
Mendukung keputusan rantai pasokan dari gudang
data
data yang dibagi secara eksternal memberikan keuntungan
strategis karena perusahaan dapat meningkatkan hubungan
dan memberikan pelayanan yang lebih baik.
Resiko yang Berkaitan dengan
Implemetasi ERP
Big Bang Vs Bertahap
Penerapan ERP yang bertahap dianggap lebih aman
daripada penerapan ERP dengan cara merombak total
sistem lama.
Penolakan perubahan budaya perusahaan
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan
sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan.
Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh
adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan
Memilih ERP yang salah
Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah
bisa menjadi mimpi buruk.
ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan
tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain
Memilih konsultan yang salah
Sebelum melibatkan konsultan luar, pihak manajemen harus :
melakukan wawancara dengan staf yang akan terlibat, menuliskan
bagaimana perubahan staf akan ditangani, pemeriksaan referensi,
menyelaraskan kepentingan konsultan dan kepentingan
perusahaan, serta menetapkan lama kontrak bagi konsultan.
Biaya tinggi dan Kelebihan biaya
•
•
•
Masalah yang umumnya timbul : biaya pelatihan, biaya pengujian
dan integrasi sistem, biaya konversi basis data.
Untuk menilai apakah manfaat ERP lebih besar daripada biaya,
manajemen harus mengetahui apa yang diinginkan dan
dibutuhkan perusahaan dari ERP tersebut.
Pembentukan kelompok independen untuk penilaian dan
monitoring kerja dapat dilakukan maksimalisasi kinerja.
Gangguan terhadap operasi
IMPLIKASI ATAS PENGENDALIAN
INTERNAL DAN AUDIT
Otorisasi transaksi
• penggunaan sistem ERP memaksimalkan integrasi modul,
sehingga bila ada gangguan di satu departemen maka akan
berimbas juga ke departemen lain yang berkaitan
• Tantangan bagi auditor adalah dalam hal mendapatkan
pengetahuan mengenai konfigurasi ERP dan pemahaman tentang
proses bisnis dan arus informasi antar komponen sistem.
Pemisahan Pekerjaan
• Proses manual yang biasanya membutuhkan pemisahan pekerjaan
sering ditiadakan sehingga perusahaan dengan sistem ERP harus
membuat alat keamanan, audit, dan pengendalian baru untuk
memastikan efektifitas pemisahan pekerjaan.
Supervisi
• Para supervisor perlu mendapatkan pemahaman teknis dan
operasional sehingga pada praktek penggunaan ERP, tidak hanya
tim implementasi saja yang paham cara kerja sistem baru.
• Kurangnya pemahaman supervisor akan berdampak besar dan
buruk pada bisnis perusahaan
Catatan Akuntansi
• Keakuratan data memerlukan perhatian khusus, misalnya pada
transferring data warisan ke sistem Erp, dan entri data yang akan
diolah ke buku besar, ringkasan piutang dan utang usaha, dst.
• Kurangnya akurasi data dapat diminimalisir dengan program
pembersihan (scrubber), pengecekan silang, dan tampilan data
pengguna tertentu
Pengendalian Akses
• Pemebrian batas keamanan untuk data berdasar resiko dan
kesensitifan data.
• ERP sering disebut sebagai Back Office System yang
mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak
dilibatkan dalam sistem ini, tidak seperti front system (eCommerce, Customer Relationship Management (CRM), eGovernment dan lain-lain).
Audit Gudang data
• Auditor melakukan tinjauan data analitis untuk mengumpulkan
bukti yang berkaitan dengan pernyataan manajemen tentang
laporan keuangan perusahaan.
SUMBER DAYA PERUSAHAAN
indikator
•
•
•
•
Tradisional vs ERP
Konfigurasi ERP
Penggudangan data
Resiko terkait dengan implementasi yang
berhubungan dengan ERP
• Masalah pengendalian internal dan audit yang
berhubungan dengan ERP
ERP
Gambaran umum ERP
ERP berkembang dari Manufacturing Resource
Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah
hasil evolusi dari Material Requirement Planning
(MRP) yang berkembang sebelumnya.
ERP bertujuan untuk membantu mengintegrasikan
aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman,
produksi, manajemen persediaan, manajemen
kualitas dan sumber daya manusia.
Aplikasi Utama ERP
Aplikasi Inti - OLTP
Pendukung kegiatan sehari-hari bisnis. Meliputi: penjualan
dan distribusi, perencanaan bisnis,shop floor,
perencanaan produksi, logistik.
Perencanaan bisnis meliputi meramal permintaan,
perencanaan produksi, dan pengiriman informasi rinci
Perencanaan kapasitas dan perncanaan produksi sangat
rumit, sehingga beberapa ERP memberikan alat untuk
simulasi
Bila jadwal produksi induk sudah lengkap, data masuk ke
modul MRP yang menyediakan 3 bagian informasi yaitu :
laporan pengecualian, daftar kebutuhan bahan baku, dan
peermintaan persediaan.
Permosesan analitis - OLAP
aplikasi analitik yang meliputi : pendukung
keputusan, pemodelan, penarikan informasi,
analisis/informasi khusu, dan analisis what-if.
Modul khusus ditambahkan untuk kebutuhan
masing masing perusahaan.
GUDANG DATA
basis data yang dibuat untuk dapat melayani
pencarian dengan cepat, penarikan,
permintaan khusus, dan kemudahan dalam
penggunaan.
Data yang masuk adalah hasil ekstraksi dari
basis data operasional secara berkala.
PERUSAHAAN BISNIS
Bahan bahan
Produk
pembelian
pesanan
pelanggan
Pesanan
Sistem
pemasukan
Manufaktu
ring dan
sistem
distribusi
Sistem
pengadaan
Pelanggan
penjualan
piutang
dagang
Produksi
penjadwalan
pengiriman
Penjual
utang
dagang
persediaan
Database pelanggan
Database manufakturing
Database pengadaan
pemasok
Sistem lama
Gudang data
SISTEM ERP
OLAP
Aplikasi Khusus
OLTP
pelanggan
Penjualan
dan
distribusi
Perencanaan
bisnis
Pengendalian
pabrik
Basis data operasional :
Pelanggan, pemasok, produksi,
persediaan, dsb.
logistik
Pemasok
Konfigurasi ERP
KONFIGURASI SERVER
Kebanyakan ERP memakai model klien-server, yaitu
topologi jaringan dimana klien mengakses
program ERP melalui server. Terbagi atas:
Model 2 tingkat
server menangani pekerjaan aplikasi dan basis
data
Model 3 tingkat
Pemenuhan permintaan klien melewati server
aplikasi kemudian diteruskan pada server basis
data
Perbedaan OLAP dan OLTP
Lapisan
presentasi
pengguna
Aplikasi
OLTP
Aplikasi
OLAP
Server OLTP
Server OLAP
Gudang
data
Basis data
operasional
Server Basis
Data Operasi
Lapisan
aplikasi
Server
Gudang Data
Lapisan
basis
data
KONFIGURASI BASIS DATA
• Sistem ERP sangat kompleks dan terdiri atas
ribuan basis data
• untuk memudahkan, dilakukan modifikasi
yang dilakukan dengan membuat pengganti
dalam sistem.
• Konfigurasi dapat dilakukan dengan modifikasi
ERP atau modifikasi proses perusahaan.
PERANTI LUNAK KHUSUS (bolt – on)
• Penggunaan piranti lunak khusus dapat
membantu pengendalian proses dalam
perusahaan.
• Untuk minimalisir resiko, perusahaan biasanya
memilih piranti lunak khusus yang
direkomendasikan pemasok, namun beberapa
ada yang mengambil pendekatan independen.
Penggudangan Data
1.
2.
3.
4.
5.
Pemodelan untuk gudang data
Ekstraksi data dari basis data operasional
Pembersihan data yang diekstraksi
Transformasi data dalam model gudang
Pemindahan data dalam basis gudang data
Keputusan yang didukung oleh gudang data
gudang data dioptimalisasikan tingkat penggalian datanya dengan
pembuatan otomatis informasi standar yang mempermudah
pengguna dan mempermudah memenuhi kebutuhan pembuat
keputusan
Mendukung keputusan rantai pasokan dari gudang
data
data yang dibagi secara eksternal memberikan keuntungan
strategis karena perusahaan dapat meningkatkan hubungan
dan memberikan pelayanan yang lebih baik.
Resiko yang Berkaitan dengan
Implemetasi ERP
Big Bang Vs Bertahap
Penerapan ERP yang bertahap dianggap lebih aman
daripada penerapan ERP dengan cara merombak total
sistem lama.
Penolakan perubahan budaya perusahaan
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan
sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan.
Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh
adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan
Memilih ERP yang salah
Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah
bisa menjadi mimpi buruk.
ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan
tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain
Memilih konsultan yang salah
Sebelum melibatkan konsultan luar, pihak manajemen harus :
melakukan wawancara dengan staf yang akan terlibat, menuliskan
bagaimana perubahan staf akan ditangani, pemeriksaan referensi,
menyelaraskan kepentingan konsultan dan kepentingan
perusahaan, serta menetapkan lama kontrak bagi konsultan.
Biaya tinggi dan Kelebihan biaya
•
•
•
Masalah yang umumnya timbul : biaya pelatihan, biaya pengujian
dan integrasi sistem, biaya konversi basis data.
Untuk menilai apakah manfaat ERP lebih besar daripada biaya,
manajemen harus mengetahui apa yang diinginkan dan
dibutuhkan perusahaan dari ERP tersebut.
Pembentukan kelompok independen untuk penilaian dan
monitoring kerja dapat dilakukan maksimalisasi kinerja.
Gangguan terhadap operasi
IMPLIKASI ATAS PENGENDALIAN
INTERNAL DAN AUDIT
Otorisasi transaksi
• penggunaan sistem ERP memaksimalkan integrasi modul,
sehingga bila ada gangguan di satu departemen maka akan
berimbas juga ke departemen lain yang berkaitan
• Tantangan bagi auditor adalah dalam hal mendapatkan
pengetahuan mengenai konfigurasi ERP dan pemahaman tentang
proses bisnis dan arus informasi antar komponen sistem.
Pemisahan Pekerjaan
• Proses manual yang biasanya membutuhkan pemisahan pekerjaan
sering ditiadakan sehingga perusahaan dengan sistem ERP harus
membuat alat keamanan, audit, dan pengendalian baru untuk
memastikan efektifitas pemisahan pekerjaan.
Supervisi
• Para supervisor perlu mendapatkan pemahaman teknis dan
operasional sehingga pada praktek penggunaan ERP, tidak hanya
tim implementasi saja yang paham cara kerja sistem baru.
• Kurangnya pemahaman supervisor akan berdampak besar dan
buruk pada bisnis perusahaan
Catatan Akuntansi
• Keakuratan data memerlukan perhatian khusus, misalnya pada
transferring data warisan ke sistem Erp, dan entri data yang akan
diolah ke buku besar, ringkasan piutang dan utang usaha, dst.
• Kurangnya akurasi data dapat diminimalisir dengan program
pembersihan (scrubber), pengecekan silang, dan tampilan data
pengguna tertentu
Pengendalian Akses
• Pemebrian batas keamanan untuk data berdasar resiko dan
kesensitifan data.
• ERP sering disebut sebagai Back Office System yang
mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak
dilibatkan dalam sistem ini, tidak seperti front system (eCommerce, Customer Relationship Management (CRM), eGovernment dan lain-lain).
Audit Gudang data
• Auditor melakukan tinjauan data analitis untuk mengumpulkan
bukti yang berkaitan dengan pernyataan manajemen tentang
laporan keuangan perusahaan.