modul pelatihan sistem informasi2
mujtahid@uny.ac.id
B AB I
S I STEM I N FORM ASI B ERBASI S K OM PUTER
P EN D AH U LUAN
M EN GAPA P ERLU
SI M ?
D I PELAJARI
Dalam beberapa dekade t erakhir ini perkem bangan t eknologi
kom put er
sangat lah
pesat .
Di dunia pendidikan,
kom put er
m ulai
dirasakan sebagai barang yang sangat dibut uhkan dalam m em bant u
kom unit as akadem ik unt uk m enj alankan berbagai akt ivit asnya. Dalam
dunia bisnis, t erlebih lagi, kom put er sudah m enj adi suat u keharusan
bagi suat u
perusahaan
yang
ingin
usahanya sem akin
m aj u
dan
kom pet it if.
Pengggunaan
m enyebabkan
t eknologi
kom put er
perubahan- perubahan
yang
dalam
cukup
dunia
m endasar
bisnis
dalam
prakt ik bisnis dewasa ini. Keefisienan m erupakan sat u hal. Berapa
banyak wakt u dan biaya yang bisa dihem at oleh suat u ent it as bisnis
akibat penggunaan t eknologi kom put er ini, t idak t erhit ung lagi nilainya.
Aplikasi t eknologi kom put er m enj adikan dunia bisnis m enj adi lebih
sem pit dan bergerak lebih cepat .
Dengan adanya berbagai perubahan yang m endasar dalam dunia
bisnis akibat adanya aplikasi t eknologi kom put er inilah pada akhirnya
berdam pak pada perlunya perubahan dalam pengkaj ian bisnis dan
lingkungannya di dunia pendidikan.
Mat a kuliah SI M ini m erupakan dam pak dari t unt ut an agar
pengkaj ian t erhadap penerapan t eknologi t inggi dalam dunia bisnis
dapat dilakukan secara kom prehensif dan benar- benar bar u. Dikat akan
baru karena sebelum nya pengkaj ian m engenai suat u sist em inform asi
perusahaan m enggunakan asum si sist em m anual. Unt uk it u dapat
dikat akan m at a kuliah SI M t im bul karena adanya t unt ut an- t unt ut an
yang berkem bang t ersebut .
1
A PA SI M ( S I STEM I N FORM ASI M AN AJEM EN )
I TU ?
1. Sist em adalah sekum pulan kom ponen yang saling berint eraksi yang
beroperasi dalam sebuah bat asan t ert ent u unt uk m encapai suat u
t uj uan yang sam a.
•
Sekum pulan kom ponen yang saling berint eraksi ( baik langsung
m aupun t idak)
Kom ponen- kom ponen
dalam
suat u
perusahaan
m encakup:
elem en input , elem en t ransform asi, elem en out put . Ket iganya
m erupakan elem en dasar yang ada dalam suat u sist em yang
t erbuka. sedangkan pada sist em t ert ut up ket iga elem en t ersebut
saling berint eraksi dengan t am bahan elem en m ekanism e kont rol.
Ga m ba r 1 .1
Sist em t erbuka
Ga m ba r 1 .2
Sist em t ert ut up
•
Beroperasi dalam bat asan t ert ent u
2
Bat asan di sini diart ikan sebagai suat u area yang m em isahkan
sat u sist em dengan sist em lainnya.
•
Tuj uan yang sam a
Hal ini berart i bahw a sekum pulan kom ponen t ersebut m em punyai
suat u t arget yang sam a yang hendak dit uj u. Dalam organisasi
bisnis, m isalnya, salah sat u t uj uannya adalah opt im alisasi profit .
2. I nform asi
I nform asi m erupakan hasil dari olahan dat a yang berguna. Jadi
inform asi m erupakan produk sedangkan dat a adalah bahan bakunya.
I nform asi
m erupakan
sat u- sat unya
sum ber
daya
yang
dim iliki
perusahaan yang bersifat konsept ual/ int angible/ abst rak. Sem ent ara
sum ber- sum ber daya yang lainnya bersifat fisik yait u: personil,
m at erial, m esin dan uang.
3. Manaj em en
Ada beberapa pengert ian dari m anaj em en yang dikem ukakan oleh
berbagai
pakar .
pengorganisasian,
Salah
sat unya
kepem im pinan,
adalah
dan
proses
perencanaan,
pengendalian
pekerj aan
anggot a organisasi, sert a pengendalian sum ber daya organisasi
unt uk m encapai organisasi t uj uan.
Secara keseluruhan SI M m em punyai dua pengert ian, yait u SI M dalam
art ian luas dan sem pit . SI M dalam art ian luas yait u segala m acam
bent uk sist em inform asi berbasis kom put er yang diperunt ukkan bagi
m anaj er dalam berbagai t ingkat an. Jika m engacu pada art i SI M secara
luas m aka SI M ident ik dengan SI BK.
Sedangkan dalam art ian yang sem pit SI M berart i suat u sist em
yang
t erkom put erisasi
yang
berguna
bagi
m anaj em en
unt uk
m enyelesaikan m asalah yang t erst rukt ur. Dalam art ian sem pit ini
berart i SI M m erupakan bagian dari SI BK.
Masalah yang t erst rukt ur adalah m asalah yang bersifat periodik
( rut in)
dan
sim pel.
Cont ohnya
adalah
Sist em
pem buat
laporan
3
keuangan, Sist em
pem esanan persediaan, dan lain- lain. Kesem ua
cont oh di at as m erupakan kegiat an rut in dan t erj adwal, it ulah m engapa
kesem ua hal di at as disebut m asalah yang t erst rukt ur.
Lebih
lanj ut ,
m engenai
perbedaan
ant ara
m asalah
yang
t erst rukt ur, sem i t erst rukt ur dan t idak t erst rukt ur dapat dilihat pada
t abel di bawah ini.
Te r st r uk t ur
Se m ist r uk t ur
Tida k t e r st r uk t ur
Karakt erist ik
Rut in dan Sim ple
Ant ara keduanya
Kadang- kadang dan rum it
Langkah Logika
I f " A" Then " B"
I f " A" and " B" and...
Then " C" or " D" or...
m em akai langkah- langkah
Logika
yang
sangat
kom plek
at au
t idak
m em akainya sam a sekali,
Lebih pada int uisi
Tingkat an Manaj er
yang m enghadapi
Lebih banyak
Lebih banyak oleh
dihadapi Manaj er Lini Manaj er Menengah
Dan At as
Lebih banyak oleh
Manaj er At as
Jenis SI BK yang
m enanggulangi
SI M
DSS, ES
DSS
EVOLUSI SI BK
Ada beberapa t ahapan evolusi dalam SI BK, yait u:
1. SI berfokus pada dat a
Pert am a kali sist em inform asi yang digunakan oleh perusahaan
sebagai alat
unt uk m em perm udah operasi dalam
hubungannya
dengan penyim panan dan pengolahan dat a dalam sk ala besar.
Cont oh aplikasi sist em inform asi dalam fase ini adalah Sist em
I nform asi Akunt ansi dan Transact ion Dat a Processing.
2. SI berfokus pada inform asi
Perubahan penekanan ke arah inform asi t erj adi karena sist em
inform asi generasi berikut nya m em ungkinkan akt ivit as pengolahan
dat a m enj adi infor m asi yang relevan bagi m anaj er dalam m engam bil
keput usan. Aplikasi sist em inform asi pada t ahap ini dinam akan
Sist em I nform asi Manaj em en.
4
3. SI berfokus pada Pendukung Keput usan
Perubahan yang cukup signifikan t erj adi pada fase ini. Sist em
inform asi
m engalam i
kem aj uan
kem am puannya
dalam
m asalah
sem it erst rukt ur
yang
dalam
m em berikan
penggunaan
saran- saran
dan
t idak
karena
pem ecahan
t erst rukt ur
bagi
m anaj em en. Aplikasi SI ini adalah Sist em Pendukung Keput usan/
Decision Support Syst em ( DSS)
4. SI berfokus pada kom unikasi
Era I nt ernet sangat dom inan dalam perkem bangan Sist em I nform asi
berikut nya. Berbagai aplikasi t eknologi int ernet m enyebabkan j arak
bukan lagi m enj adi kendala dalam operasi bisnis. Efisien dan efisiensi
m erupakan dua m anfaat yang nyat a dalam fase ini. Beberapa alat
kom unikasi derivat if yang m enj adi populer ant ara lain: faxim ile,
t eleconferencing, dan lain- lain.
5. Kem ungkinan fokus pada Konsult asi
Dari beberapa perkem bangan t eknologi inform asi sepert i t ersebut di
at as dapat lah dibuat suat u perkiraan dengan m elihat t rend yang ada.
Teknologi inform asi kelak dapat dij adikan part ner dalam berdiskusi
m engenai suat u m asalah. Kecenderungan ini bukanlah isapan j em pol
belaka. Penem uan t eknologi inform asi yang canggih sepert i Ex pert
Syst em / Sist em
Ahli
kem udian
berkem bang
ke
arah
Jaringan
Saraf/ Neural Net work, sem akin m enguat kan perkiraan di at as.
K ECEN D ERUN GAN
KE ARAH
EN D - U SER COM PUTI N G
Adanya evolusi dalam SI BK sedikit banyak dipengaruhi oleh
adanya kecenderungan dalam perkem bangan kom put er ke arah EndUser Com put ing. Yang dim aksud dengan End User Com put ing adalah
para pengguna akhir dari program - program aplikasi kom put er. Dalam
kecenderungan ini, end user at au pengguna akhir m enj adi penent u
dalam pem buat an suat u sist em , karena dia adalah person behind t he
scene ( orang dibalik layar) dalam proses pem buat an t ersebut .
5
Ada
beberapa
hal
yang
m elat arbelakangi
t erj adinya
kecenderungan ini:
1. Tingkat
kem am puan dalam
m enggunakan kom put er ( com put er
lit eracy) yang sem akin t inggi di kalangan m asyarakat . Teknologi
kom put er m enj adi sem akin berkem bang dan populer di t engah
m asyarakat . Ribuan bahkan j ut aan PC ( Personal Com put er) t erj ual
set iap bulannya di seluruh dunia m engindikasikan bahwa t ekonologi
kom put er,
t erut am a PC,
bukan m enj adi hal yang
asing bagi
m asyarakat um um .
2. Tunggakan
j asa
inform asi
yang
sem akin
m enum puk.
Hal
ini
disebabkan sist em inform asi yang digunakan oleh suat u perusahaan
m ungkin bersifat unik dan khas yang t idak bisa diselesaikan secara
cepat oleh sist em aplikasi kom put er yang biasa. Unt uk it u perlu
dibuat suat u sist em inform asi bagi perusahaan yang cust om ized dan
sesuai dengan keadaan dan kebut uhan suat u perusahaan t ert ent u.
3. Kecenderungan hardare kom put er yang sem akin m enurun. Dengan
perkem bangan
kom put er
t eknologi
pem buat an
chip- chip
lainnya m em ungkinkan sist em
dan
hardware
produksi m asal yang
m enyebabkan cost - nya t urun. Di sam ping it u m ekanism e penj ualan
hardware kom put er adalah kanibalism e. Art inya bahwa penj ualan
suat u hardware dengan t eknologi yang t erbaru di pasaran akan
m enyebab hardware yang diluncurkan sebelum nya dengan t eknologi
yang t ert inggal akan m at i dan cenderung dit inggal pelanggan.
Produk dengan t eknologi ’usang’ akan drop harganya sehingga akan
m encipt akan pasar sendiri.
4. Perkem bangan
Prewrit t en
prewrit t en
soft ware
m em ungkinkan
para
soft ware
adalah
end
user
yang
suat u
unt uk
sem akin
program
m em buat
m enj am ur.
aplikasi
suat u
yang
sist em
inform asi yang diinginkan. Prewrit t en soft ware at au bisa disebut
j uga inform at ion syst em generat ors dewasa ini berkem bang dengan
sem akin m em anj akan para end user sehingga relat if lebih dipelaj ari.
6
Dengan t am pilan bagi pengguna yang enak dilihat ( friendly user
int erface) karena berbasis windows ( under windows) soft ware ini
m enj adi sem akin populer. Cont ohnya: Fox Pro for Windows, Turbo
Pascal for Windows, Clipper, dll.
T I N GKATAN P EN GGUN A A KH I R
Ada berbagai m acam t ingkat kem am puan pengguna akhir, t et api secara
garis besar dapat dikelom pokkan sebagai berikut :
1. Tingkat an Menu
Pada t ingkat an yang paling rendah ini, pengguna akhir hanya bisa
berkom unikasi
dengan
prewrit t en
soft ware
m elalui
pilihan
dan
t am pilan m enu- m enu yang ada dalam soft ware t ersebut . Misalnya
unt uk m enyalin sebuah kat a pada MS Word, kit a bisa m enggunakan
m enu Edit - copy.
2. Tingkat an Com m and
Pada t ingkat an ini pengguna akhir bisa m elakukan perint ah yang
t idak t ersedia dalam m enu suat u prewrit t en soft ware. Misalnya pada
program
Lot us
123
t erdapat
fasilit as
m icro
yang
m erupakan
sekum pulan urut an perint ah yang dapat diakt ifkan dengan sat u
t om bol.
3. Tingkat an Program m er
Pada
t ingkat an
t ert ingggi
ini
pengguna
akhir
dapat
m em buat
program aplikasi sendiri yang m em punyai fungsi sesuai dengan
kebut uhan yang diinginkan. Pengguna akhir m am pu m enguasai
bahasa pem rogram an sepert i Visual Basic, JavaScript , HTML, Fox
Pro, dll.
Kat egori di at as m erupakan kat egori pengguna akhir yang m andiri. Jika
kit a berbicara m engenai pengguna akhir yang bekerj a pada sebuah
perusahaan
t ert ent u
yang
m enggunakan
sist em
kom put er,
m aka
7
pengguna
akhir
t ersebut
dapat
kit a
sebut
sebagai
spesialis/ ahli
inform asi. Ahli infor m asi diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Penganalis sist em
Tugas ut am a seorang penganalis sist em adalah m em buat pet a at au
konsep
sist em
operasional
suat u
perusahaan
sesuai
dengan
kebut uhan yang ingin dicapai. Tugas ut am a lainnya dari penganalis
sist em ini adalah senant iasa m em buat perbaikan- perbaikan at as
sist em yang ada. Unt uk it u seorang penganalis sist em dit unt ut
m em punyai kepekaan t erhadap set iap perm asalahan yang dihadapi
perusahaan yang berkait an dengan sist em yang t elah berj alan.
2. Adm inist rat or basis dat a
Tugas
seorang
adm inist rat or
basis
dat a
adalah
m enj aga,
m engendalikan, m engelola, dan m engat ur st rukt ur sert a lalu lint as
basis dat a dalam sist em inform asi suat u perusahaan. Tugas ini
sangat pent ing kar ena basis dat a ini m erupakan bahan baku yang
diolah
m enj adi
inform asi.
Tidak
bisa
dibayangkan
j ika
sist em
m anaj em en basis dat a di suat u perusahaan t idak t erat ur bet apa
kacaunya inform asi yang dihasilkan.
3. Ahli j aringan
Seorang ahli j aringan m am pu m em buat sem ua workst at ion ( PC) dan
m ainfram e yang ada di suat u perusahaan dapat t erhubungkan
secara on- line. Program aplikasi kom put er yang banyak digunakan
dalam sist em j aringan dewasa ini adalah Windows NT dan Linux.
4. Program m er
Seorang program m er di suat u perusahaan m am pu m em buat suat u
program
aplikasi
yang
dibut uhkan
oleh
perusahaan
unt uk
m enyelesaikan m asalahnya. Suat u sist em inform asi baik berupa SI A,
SI M,
at au
DSS
dapat
dibuat
oleh
seorang
at au
sekelom pok
program m er.
5. Operat or
8
Seorang operat or
sist em
kom put er
hanya m elaksanakan t ugas
dalam m enj alankan suat u sist em . Misalnya m em asukkan dat a- dat a
ke dalam sarana penyim panan dat a.
P ROSES P EN GEM BAN GAN / S I KLUS H I D UP SI BK
Dalam pengem bangan suat u SI BK ada beberapa t ahap yang perlu
dicerm at i, yait u:
1. Perencanaan
Tahap
ini
sangat
pent ing
karena
pengem bangan
suat u
SI BK
m erupakan proyek yang bernilai signifikan bagi suat u perusahaan.
Tanpa
adanya
perencanaan
yang
baik
bisa
saj a
t erj adi
pengaham buran dana yang t idak sedikit t anpa m enghasilkan sesuat u
yang berm anfaat . Pada t ahap ini seorang m anaj er m enj adi key
person dalam m enent ukan/ m endefinisikan m asalah. Ahli inform asi
hanya berperan sebagai pendukung.
2. Analisis
Pada t ahap ini dilakukan pengkaj ian t erhadap sist em , baik it u sist em
yang
t elah
perusahaan.
ada
m aupun
sist em
Penganalisisan
yang
m encakup
akan
dit erapkan
m enem ukan
dalam
kelem ahan-
kelem ahan t erhadap sist em yang ada unt uk dij adikan input bagi
kegiat an
perbaikan
dan
pengem bangan
t erut am a
dilakukan
oleh
ahli
inform asi
sist em .
dan
Kegiat an
dikendalikan
ini
oleh
m anaj er.
3. Desain
Pada t ahap desain, ahli inform asi m ulai m em buat desain operasional
suat u sist em inform asi besert a kom ponen- kom ponennya. Pada akhir
t ahap ini j uga dilakukan uj i coba sebelum diim plem ent asikan dalam
akt ivit as perusahaan.
4. I m plem ent asi
9
Set elah
diuj icobakan
dan
t idak
dit em ui m asalah - m asalah
berart i,
sist em
inform asi
bisa
diim plem ent asikan
baik
yang
secara
keseluruhan m aupun dengan m et ode pilot proj ect .
5. Evaluasi
Mungkin m anaj er m em punyai kebij akan t ersendiri dalam hal evaluasi
suat u sist em inform asi. Tiap m anaj er m em punyai t arget periode
wakt u sendiri- sendiri. Misalnya set iap sat u t ahun sekali at au sat u
sem est er sekali sist em yang baru t ersebut dievaluasi.
B USI N ESS P ROCESS R EEN GI N EERI N G ( BPR)
Konsep BPR berlawanan dengan siklus hidup pengem bangan SI BK.
Dalam BPR diasum sikan bahwa perusahaan akan m engim plem ent asikan
suat u sist em yang benar - benar baru dan berbeda dari sist em yang
t erdahulu. Jika t eknik pengem bangan SI BK dengan m et ode Siklus Hidup
m erupakan t eknik yang t am bal sulam , m aka dengan t eknik BPR ini
m erupakan t eknik revolusioner. Cont oh sederhana dapat kit a lihat j ika
kit a ingin m em perbaiki naskah yang kit a t ulis. Ada dua cara yang bisa
kit a lakukan, pert am a kit a m ent ip- ex nya at au cara yang kedua kit a
m enuliskan lagi naskah t ersebut pada selem bar kert as baru yang
bersih.
Cara
pert am a
dianalogikan
dengan
m et ode
siklus
hidup
sedangkan cara kedua dianalogikan dengan t eknik BPR.
Dalam beberapa sit uasi BPR dirasakan lebih efekt if, efisien dan
ekonom is dari m et ode siklus hidup. Sit uasi t ersebut ialah ket ika suat u
perusahaan ingin beralih dari sist em yang m anual ke arah sist em yang
t erkom put erisasi. At au sit uasi yang lain ialah ket ika suat u perusahaan
selam a ini m enerapkan t eknologi kom put er yang obsolet e at au yang
sudah usang dan t ert inggal dar i perkem bangan t eknologi t erkini.
10
B AB 2
S I STEM I N FORM ASI A KUN TAN SI
Sist em
I nform asi
Akunt ansi
( SI A)
m elaksanakan
aplikasi
akunt ansi perusahaan. Aplikasi ini dit andai dengan volum e pengolahan
dat a yang t inggi. Pengolahan dat a t erdiri dari em pat t ugas ut am a:
pengum pulan dat a, m anipulasi dat a, penyim panan dat a, dan penyiapan
dokum en.
P EN GOLAH AN D ATA
Pengolahan dat a ( dat a processing – DP) adalah m anipulasi at au
t ranform asi sim bol- sim bol sepert i angka dan
abj ad
unt uk
t uj uan
m eningkat kan kegunaannya. I st ilah pengolahan t ransaksi ( t ransact ion
processiong – TP) m akin banyak digunakan unt uk m engam barkan
pengolahan dat a yang dit erapkan
pada bisnis. Walaupun ist ilah
pengolahan dat a dan pengolahan t ransaksi dapat disam akan, unt uk
selanj ut nya kit a akan m enggunakan pengolahan dat a.
S I STEM I N FORM ASI A KUN TAN SI
Tugas prengolahan dat a perusahaan dilaksanakan oleh SI A yang
m engum pulkan dat a dat a yang m enj elaskan kegiat an perusahaan,
m engubah
dat a
t ersebut
m enj adi
inform asi,
sert a
m enyediakan
inform asi bagi pem akaian di dalam m aupun diluar perusahaan. Unt uk
lebih j elasnya m engenai m odel SI A dapat dicerm at i pada gam bar 2.1.
T UGAS P EN GOLAH AN D ATA
SI A m elaksanakan em pat t ugas dasar pengolahan dat a. Keem pat t ugas
it u adalah :
11
1. Pengum pulan dat a
Sist em pengolahan dat a m engum pulkan dat a yang m enj elaskan
set iap t indakan int ernal perusahaan dan t ransaksi lingkungan
perusahaan.
Ga m ba r 2 .1
Suat u Model SI A
2. Manipulasi dat a
Dat a perlu dim anipulasi unt uk m engubah m enj adi inform asi.
Operasi m anipulasi dat a m eliput i :
a. Pengklasifikasian
b. Penyort iran
c. Penghit ungan
d. Pengiht isaran
12
3. Penyim panan dat a
Seluruh dat a ini harus disim pan disuat u t em pat hingga dat a
t ersebut nant inya diperlukan, dat a t ersebut disim pan pada m edia
penyim panan sekunder, dan file dapat diint egrasikan secara logis
unt uk m em bent uk suat u dat abase. Sebagian besar dat a dalam
dat abase adalah dat a akunt ansi.
4. Penyim panan dokum en
SI A m enghasilkan out put unt uk perorangan dan organisasi baik
didalam perusahaan m aupun diluar perusahaan. Um um nya out put
t ersebut dit am pilkan dalam dokum en kert as at au layar.
K ARAKTERI STI K SI A
Ada beberapa karakt erist ik SI A yang m em bedakan dengan sist em
yang lain, yait u :
1. Melaksanakan t ugas yang diperlukan
2. Berpegang pada prosedur yang relat if st andart
3. Menangani dat a yang rinci.
4. Terut am a berfokus hist oris.
5. Menyediakan inform asi pem ecahan m asalah yang m inim al.
G AM BARAN R I N GKAS S I STEM
Kit a
akan
m enggunakan
diagram
arus
dat a
( DFD) ,
unt uk
m endokum ent asikan sist em . DFD m endokum ent asikan sist em secara
hierarkis,
diagram
t ersebut
dinam akan
diagram
kont eks
karena
m enggam barkan sist em dalam kont eks lingkungannya.
Seluruh sist em digam barkan dengan segi em pat t egak dit engah.
Elem en – elem en lingkungan digam bar kan dengan beberapa segi em pat
m endat ar dan dihubungkan ke sist em denga t anda- t anda panah yang
disebut arus dat a.
13
Elem en- elem en
lingkungan
dari siset em
dist ribusi m encakup
pelangan, pem asok, gudang m at erial dan m anaj em en. Unt uk j elasnya
dapat dilihat pada gam bar 2.2.
Ga m ba r 2 .2
Diagram Kont eks Sist em Dist ribusi
S UBSI STEM U TAM A S I STEM D I STRI BUSI
Diagram kont eks t epat unt uk m enj elaskan bat as sist em , elem en –
elem en lingkungan dan int erfaces. Tet api kit a perlu m em pelaj ari lebih
lanj ut proses yang dilaksanakan. Hal ini dicapai dengan m engident ifikasi
t iga subsist em ut am a ant ara lain :
1. Mengisi pesanan
2. Pesanan pengisian kem bali per sediaan
3. Mem elihara buku besar
Unt uk j elasnya dapat dilihat pada gam bar 2.3 yang disebut diagram
gam bar 0
14
Ga m ba r 2 .3
Diagram Gam bar 0 Sist em Dist ribusi
S I STEM
YAN G
M EM EN UH I P ESAN AN P ELAN GAN
Gam bar 2.4 m enunj ukkan em pat sist em ut am a yang berkait an
dengan
pem enuhan
pesanan
pelanggan
–
pem asukan
pesanan,
persediaan, penagihan dan piut ang dagang. Gam bar ini m erupakan
perincian
dari pr oses 1 pada diagr am gam bar 0 . Gam bar angka
m engacu pada nom or proses yang berkait an pada DFD yang set ingkat
lebih t inggi . Karena diagram kont eks t idak m enggunakan
gam bar
angka, DFD yang set ingkat lebih rendah disebut diagram gam bar
0.yang perlu anda perhat ikan adalah sist em pem asukan pesanan ( order
ent ry syst em ) m em asukan pesanan pelanggan kedalam sist em , sist em
persdiaam ( invent ory sist em ) m em elihara cat at an persediaan, sist em
penagihan ( billing syst em ) m enyiapkan fakt ur kepada pelanggan, dan
15
sist em piut ang dagang ( account s receivable syst em )
m engum pulkan
uang dari pelanggan Unt uk lebih j elas dapat dicerm at i pada gam bar
sbb:
Ga m ba r 2 .4
Diagram Gam bar 1 dari Sist em yang Mem enuhi Pesanan Pelanggan
S I STEM
YAN G
M EN GI SI K EM BALI P ERSED I AAN
Dengan cara serupa, kit a m engident ifikasi subsist em - subsist em
yang berkait an dengan pengisian kem bali persediaan dari pem asok.
Rincian ini t am pak
pada gam bar 2.5, dan disebut diagr an gam bar 2
karena m erincikan proses 2 dari diagram gam bar 0.
S I STEM
YAN G
M ELAKSAN AKAN P ROSES B U KU B ESAR
Gam bar 2.6 m enunj ukkan rincian pr oses yang t erakhir pada
diagram gam bar 0 – Mem elihara buku besar. Sist em ini m em iliki
subsist em : pem eliharan buku besar dan penyiapan laporan.
16
Ga m ba r 2 .5
Diagram Gam bar 2 dari Sist em yang
Mem esan Pengisian Kem bali Persediaan
Ga m ba r 2 .6
Diagram Gam bar 3 dari Sist em yang
Melakukan Proses Buku Besar
17
M EN GI SI P ESAN AN P ELAN GGAN
1. Pem asukan Pesanan
Gam bar 2.7 m endokum ent asikan sist em pem asukan pesanan. I ni
m erupakan diagram gam bar .1, yang m endokum ent asikan secara
lebih rinci pem rosesan pada t ahap 1.1 dari diagram t ingkat yang
lebih t inggi ( gam bar 2.4) . Sub sist em yang dilaksanakan dalam
pengisian pesanan pelanggan ini adalah :
a. Edit dat a pesanan
b. Menghit ung pem eriksaan kredit
c. Log pesanan
d. Menandai pesanan yang t elah dipenuhi
Ga m ba r 2 .7
Diagram Gam bar 1.1 dari Sist em Pem asukan Pesanan
18
2. Persediaan
Set elah
dibuat
keput usan
unt uk
m enerim a
pesanan,
perlu
dit ent ukan apakah pesanan t ersebut dapat dipenuhi. Gam bar 2.8
m enunj ukkan em pat proses ut am a sist em persediaan. Proses
yang dilaksanakan dalam t ahapan ini adalah :
a. Mem eriksa saldo persediaan
b. Mem eriksa t it ik pem esana kem bali
c. Menam bahkan j enis barang yang dit erim a
d. Menyediakan dat a buku besar
Ga m ba r 2 .8
Diagram Gam bar 1.2 dari Sist em Persediaan
3. Penagihan
Fakt ur, at au t agihan, m erupakan not a resm i yang dikirim oleh
perusahaan unt uk m enyat akan kepada pelanggan j um lah uang
yang t erhut ang. Sist em yang m enyiapkan fakt ur adalah sist em
19
penagihan. Gam bar 2.9 m em perlihat kan dua proses penagihan
ut am a yait u :
a. Mendapat kan dat a pelanggan
b. Menyiapkan fakt ur
Ga m ba r 2 .9
Diagram Gam bar 1.3 dari Sist em Penagihan
4. Piut ang Dagang
Gam bar 2.10 m enunj ukkan em pat proses yang dilaksanakan oleh
sist em
piut ang dagang. Sist em
dilakukan
t erpisah
dari
proses
ini unik karena t iap proses
yang
lain.
Kegiat an
yang
dilaksanakan dalam t ahapan ini adalah :
20
a. Menam bah piut ang baru
b. Menghapus piut ang yang t elah dibayar
c. Menyiapakan pert anyaan
d. Menyediakan dat a buku besar
Ga m ba r 2 .1 0
Diagram Gam bar 1.4 dari Sist em Piut ang Dagang
P EN GI SI AN K EM BALI P ERSED I AAN
1. Pem belian
Depart em en
pem belian
t erdiri
dari
sej um lah
pem beli
yang
bert anggung j awab m em ilih pem asok unt uk pengisian kem bali
21
persediaan dan m erundingkan pengat urannya sepert i harga dan
t anggal pengirim an. Kegiat an yang dilaksanakan dalam t ahapan
ini adalah :
a. Mem ilih Pem asok
b. Mendapat kan kom it m en lisan
c. Menyiapkan pesana pem belian
d. Menut up pesanan pem belian
Unt uk j elasnya dapat dilihat pada gam bar 2.11
Ga m ba r 2 .1 1
Diagram Gam bar 2.1 dari Sist em Pem belian
22
2. Penerim aan
Sist em
penerim aan
bert anggung
j awab
m em perbarui
sist em
konsept ual perusahaan unt uk m encerm inkan pengisian kem bali
persediaan dari pem asok. Tahapan dalam penerim aan ini adalah :
a. Proses penerim aan
b. Mem berit ahukan sist em lain
Unt uk j elasnya dapat dicerm at i pada gam bar 1.12
Ga m ba r 2 .1 2
Diagram Gam bar 2.2 dari Sist em Penerim aan
3. Hut ang dagang
Sist em
hut ang dagang bert anggung j awab unt uk m em bayar
pem belian kepada pem asok. Sebelum pem bayaran dilakukan,
perusahaan ingin m em ast ikan bahwa perusahaan benar - benar
berhut ang. Dalam proses ini kegiat an yang dilaksanakan adalah :
a. Mem buat cat at an hut ang pada pem asok
23
b. Mem bayar pada pem asok
c. Menghapuskan hut ang yang t elah dibayar
d. Menyediakan dat a buku besar
Gam bar 2.13 dapat m enj elaskan dalam t ahapan ini.
Ga m ba r 1 2 .1 3
Diagram Gam bar 2.3 dari Sist em Hut ang Dagang
24
B AB 3
S I STEM I N FORM ASI M AN AJEM EN
D EFI N I SI S I STEM I N FORM ASI M AN AJEM EN ( SI M )
SI M didefinisikan sebagai suat u sist em berbasis kom put er yang
m enyediakan inform asi bagi beberapa pem akai dengan kebut uhan
yang serupa. Definisi diat as dapat digam barkan
dengan m odel SI M
pada gam bar 3.1 dibawah ini. Pada gam bar t ersebut dat abase berisi
dat a yang disediakan oleh SI A, selain it u dat a m aupun inform asi
dim asukkan dari lingkungan. I si dat abase digunakan oleh perangkat
lunak yang m enghasilkan laporan periodik dan laporan khusus, sert a
m odel
m at em at ika
yang
m ensim ulasi
beragam
aspek
operasi
perusahaan.
Ga m ba r 3 .1
Model SI M
25
K ON SEP S U BSI STEM I N FORM ASI O RGAN I SASI
Pada bagian selanj ut nya akan diperkenalkan subsist em - subsist em
SI M yang ert a kait anya dengan subunit - subunit ut am a organisasi.
Subsist em yang ada dalam organisasi m eliput i : sist em yang dirancang
unruk
eksekut if,
sist em
berbagi
area
fungsional
yang
m eliput i
pem asaran, m anufakt ur, keuangan dan sum ber daya m anusia.
Dari berbagai subsist em t ersebut dapat dicerm at i pada gam bar
3.2 di bawah ini, perlu diingat bahwa secara fisik t idak ada yang
m em isahkan
sist em
ini.
Pada
gam bar
t erdapat
garis- gari
yang
m em isahkan diant ara subsist em , nam un ini bukan pem isahan fisik.
Sist e m
I nfor m a si
Ek se k ut if
Sist em
I nform asi
Pem asaran
Sist em
I nform asi
Manufakt ur
Sist em
I nform asi
Keuangan
Sist em
I nform asi
Sum ber
Daya
Manusia
Ga m ba r 3 .2
Sist em I nform asi Organisasi
1 . S I STEM I N FORM ASI EKSEKUTI F
Sist em
inform asi
eksekut if
at au
EI S
( Execut ive
inform at ion
syst em ) m erupakan suat u sist em yang khusus dirancang bagi m anaj er
pada t ingkat perencanaan st r at egis. Suat u m odel EI S dapat dilihat pada
26
gam bar 3.3, dim ana dat abase perusahaan berisi SI A dan dilengkapi
dengan kot ak pos elekt rik ( elect ronic m ail boxes) yang digunakan
eksekut if unt uk m engirim kan dan m enerim a surat
elekt ronik dan
kalender elekt ronik, yang digunakan eksekut if unt uk m erencanakan
kegiat an perusahaan.
Ga m ba r 3 .3
Model Sist em I nform asi Eksekut if
R UTE KE EI S
Ada
t iga
rut e
unt uk
m endapat kan
perangkat
lunak
yang
m enghasilkan inform asi eksekut if, ant ara lain :
27
a. Specialisasi inform asi perusahaan dapat m engem bangka perangkat
lunak pesanan ( cust om soft ware)
b. Eksekut if
dapat
m engunakan
perangkat
perorangan ( personal product ivit y soft ware)
lunak
produkt ivit as
sepert i spreadsheet
elect ronic, sist em m anaj em en dat abase dan paket grafik.
c. Perusahaan dapat m em beli perangkat lunak EI S khusus ( special EI S
soft ware)
2 . S I STEM I N FORM ASI P EM ASARAN
Sist em inform asi pem asaran m erupakan sub sist em dari sist em
inform asi
m anaj em en
m em ecahkan
m asalah
yang
m enyedianakan
pem asaran
inform asi
perusahaan.
Gam bar
unt uk
3.4
m enunj ukkan st rukt ur dasar sist em inform asi pem asaran yang dibagi
dua kom ponem besar yait u subsist em input dan subsist em out put , hal
ini berlaku pada seluruh subsist em yang ada pada SI M.
Ga m ba r 3 .4
Model Sist em I nform asi Pem asaran
28
Subsist en I nput Pem asaran
Subsist em input pem asaran m eliput i :
a. Subsist em penelit ian pem asaran ( m arket ing reseach subsyst em )
Mengum pulkan dat a m engenai segala aspek operasi pem asaran
penj ualan yang m enekankan pada aspek - aspek yang berkait an
dengan pelanggan at au calon pelanggan.
b. Subsist em
int elij en
pem asaran
( m arket ing
int elligence
subsyst em )
Mengum pulkan dat a dan inform asi m engenai pesaing perusahaan.
Subsist em Out put Pem asaran
Subsist em ini m eliput i :
a. Subsist em produk
Sem ua
perangkat
lunak
yang
m enginform asikan
m anaj er
m engenai produk yang dij ual.
b. Subsist em t em pat
Sem ua
perangkat
lunak
yang
m enj elaskan
cara
pr oduk
didist ribusikan ke pelanggan .
c. Subsist em prom osi
Perangkat lunak yang m em berit ahukan m anaj er m engenai
penj ualan langsung dan periklanan .
d. Subsist em harga
Sem ua perangkat yang m enyediakan inform asi harga barang
yang dij ual
e. Subsist em bauran penj ualan
Sem ua perangkat yang m enyediakan dat a
produk dan j asa
yang dit awarkan oleh fungsi pem asaran
3 . S I STEM
I N FORM ASI M AN U FAKTUR
Sist em
inform asi m anufakt ur
m anufakt uring
)
m erupakan
at au
sist em
CI M (
inform asi
com put er
int egrat ed
konsept ual
dengan
29
m engunakan
kom put er
dalam
persediaan, pengendalian
penj adwalan
produk,
m engat ur
kualit as produk, dan m elaporkan biaya
produksi. Berbagai aplikasi sist em infor m asi m anufakt ur dapat dicerm at i
pada gam bar 3.5.
Ga m ba r 3 .5
Model Sist em I nform asi Manufakt ur
Subsist em I nput Manufakt ur
Subsist em ini m eliput i :
a. Rekayasa indust ri ( indust r ial engineering subsyst em )
Subsist em
ini
adalah
penyedia
dat a
t am bahan
yang
m enj elaskan m anufakt ur int ernal.
b. Subsist em int elij en m anufakt ur
Subsist em yang m enyediakan dat a dan inform asi m engenai
dua elem en dalam lingkungan perusahaan – pem asok dan
serikat buruh.
Subsist em Out put Manufakt ur
Subsist em ini m eliput i :
a. Subsist em produksi
30
Subsist em yang m engukur proses produksi dalam hal wakt u –
m enulusuri arus ker j a dari sat u langkah ke langkah berikut nya.
b. Subsist em persediaan
Mengukur volum e kegiat an produksi saat persediaan diubah
dari bahan m ent ah m enj adi barang dalam proses dan akhirnya
barang j adi.
c. Subsist em kualit as
Mengukur
kualit as
bahan
saat
dit erim a
dari
pem asok,
pem eriksaan m ut u produksi sert a m ut u t erakhir sebelum
dipasarkan.
d. Subsist em biaya
Mengukur biaya yang t erj adi dalam proses produksi.
4 . S I STEM I N FORM ASI K EUAN GAN
Sist em inform asi keuangan m erupakan sist em yang dirancang unt uk
m enyediakan
seluruh
inform asi m engenai ar us uang bagi para pem akai di
perusahaan,
t erut am a
diperunt ukkan
unt uk
m anaj er
perusahaan. Unt uk j elasnya dapat dilihat pada gam bar 3.6.
Subsist e m I nput Ke ua nga n
Subsist em ini m eliput i :
a. Audit int ernal
Mem bant u sist em inform asi akunt ansi dalam m enyediakan
dat a dan inform asi int ernal dengan penelit ian khusus yang
dilakukan oleh audit or int ernal.
b. I nt elij en keuangan ( financial int elligence syst em )
Mengum pulkan inform asi dari elem en – elem en lingkungan
yang
m em pengaruhi
arus
uang
m asyarakat
keuangan,pem egang saham dan pem ilik.
Subsist em Out put Keuangan
Subsist em ini m eliput i :
31
a. Peram alan
Melakukan peram alan j angka panj ang lim a sam pai
sepuluh
t ahun m enyediakan dasar perencanaan st rat egis.
Ga m ba r 3 .6
Model Sist em I nform asi Keuangan
b. Manaj em en Dana
Melakukan perencanaan pengunaan dana perusahaan
c. Pengendalian
Menyiapkan
anggaran
operasi
t ahunan
dan
kem udian
m enyediakan inform asi um pan balik kepada m anaj er sehingga
m ereka dapat
m em ant au
biaya akt ual dibanding
dengan
anggaran.
5 . S I STEM
Sist em
I N FORM ASI
inform asi
S UM BER D AYA M AN USI A .
Sum ber
Daya
Manusia
(
hum an
resource
inform at ion syst em / HRI S ) adalah sist em yang m enyediakan inform asi
m engenai sum ber daya m anusia perusahaan. Unt uk j elasnya dapat
dilihat pada gam bar 3.7.
32
Subsist e m I nput H RI S
a. Penelit ian SDM
Mengungkapkan
t ugas- t ugas
pekerj aan
yang
harus
dilaksanakan, penget ahuan dan keahlian yang diperluka.
b. I nt elij en SDM
Menyediakan dat a yang m em pengaruhi SDM berkait an dengan
perkem bangan t erakhir dari berbagai pengaruh lingkungan.
Ga m ba r 3 .7
Model Sist em I nform asi SDM
Subsist e m Out put H RI S
a. Perencanaan t enaga kerj a
Mencakup
sem uan
aplikasi
yang
m em bant u
perusahaan
m engant isipasi kebut uhan SDM.
33
b. Perekrut an
Menyeleksi
t enaga
kerj a
yang
akan
dipekerj akan
dalam
perusahaan.
c. Kom pensasi
Pem berian kom pensasi para pekerj a yang dipekerj akan dalam
perusahaan.
d. Benefit
Berbagai aplikasi yang m endukung baik pegawai yang m asih
kerj a am aupun pensiun.
e. Pelaporan lingkungan
Bert anggung
j awab
m elaporkan
kebij akan
dan
prakt ek
personalia SDM kepada pem erint ah.
SI M
D AN
P ERTI M BAN GAN F AKTOR M AN USI A
Para pegawai dalam perusahan yang m enggunakan pengolahan
dat a dengan kom put erisasi m engalam i rasa t akut . Mereka t akut bahwa
kom put er akan m em buat m ereka diberhent ikan. Hal ini m enunt ut
m anaj er
perusahaan
unt uk
m encari
j alan
keluar
yang
dapat
m enghilangkan rasa ket akut an dari para pegawai t ersebut . Langkah
yang dapat dit em puh ant ara lain :
1. Menggunakkan
kom put er
sebagai
suat u
cara
m encapai
peningkat an pekerj aan ( j ob enhancem ent ) .
2. Menggunakan kom unikasi form al unt uk m em buat pegawai
t erus m enyadari m aksud perusahaan.
3. Mem bangun hubungan kepercayaan ant ara pegawai, spesialis
inform asi dan m anaj em en.
4. Menyelaraskan kebut uhan pegawai dengan t uj uan perusahaan.
Sedangkan kont ribusi yang diberikan SI M dan subsist em – subsist em
unt uk pem ecahan m asalah adalah dengan dua cara dasar :
1. Sum ber Daya I nform asi Seorganisasi.
34
SI M adalah suat u usaha seorganisasi unt uk m enyediakan
inform asi pem ecahan perm asalahan.
2. I dent ifikasi dan Pem aham an Masalah
SI M adalah m enj aga agar pasokan inform asi t erus m engalir ke
m anaj er.
35
B AB 4
D ECI SI ON S UPPORT S YSTEM ( S I STEM P EN D UKUN G K EPUTUSAN )
P EN GERTI AN
Sist em Pendukung Keput usan ( SPK) adalah suat u sist em yang
m em ungkinkan
bagi
seorang
m anaj er
unt uk
berint eraksi
secara
langsung dengan kom put er dan m em buat inform asi yang berguna bagi
pengam bilan keput usan yang sem ist rukt ur dan t idak t erst rukt ur.
Terdapat
banyak
Soft ware
t ool
at au
soft ware
yang
m em ungkinkan t ercipt anya suat u aplikasi SPK ini, m isalnya Lot us 1 - 23, Excel, Fox Pro dan lain- lain.
Konsep
SPK
diperkenalkan
akhir
t ahun
1960an
dim ana
ia
m erupakan t erobosan baru dalam SI BK karena unt uk per t am a kalinya
seseorang bisa berint eraksi langsung dengan kom put er t anpa harus
m elalui ahli inform asi.
K OM PON EN SPK
SPK m em punyai 3 kom ponen yang saling t erkait sat u sam a lain:
1. Sist em Bahasa
Bahasa m erupakan alat kom unikasi. Dem ikian j uga fungsi sist em
bahasa
yang
ada
dalam
SPK
ini.
Dengan
sist em
bahasa
ini
m em ungkinkan kom unikasi dua arah ant ara pengguna dan SPK.
Ada dua m acam sist em bahasa yang digunakan, yait u:
•
Bahasa Prosedural
Dalam
sist em
m enggunakan
bahasa
prosedural
langkah- langkah
yang
ini
lebih
pengguna
banyak
perlu
daripada
sist em bahasa non prosedural.
•
Bahasa Non Prosedural
Dalam sist em ini pengguna akan berkom unikasi dengan SPK
sepert i layaknya dia berkom unikasi secara nat ural kepada orang
36
biasa.
Tent u
saj a
t ingkat an
’nat ural’
ini
t ergant ung
dari
kecanggihan dan kerum it an SPK yang dibuat .
2. Sist em Pem roses Masalah
Kom ponen ini m erupakan int i dari SPK. Sist em pem roses m asalah ini
dapat kit a analogikan sebagai ot ak pada m anusia. Pada kom ponen
ini SPK berpikir m engenai suat u m asalah yang diberikan oleh
pengguna. Hasil/ out put dari kom ponen ini m erupakan inform asi at au
berbagai
alt ernat if
keput usan
disert ai
penj elasan
besert a
konsekuensi- konsekuensi yang m engikut inya.
3. Sist em Penget ahuan
Dalam sist em penget ahuan t erdapat basis dat a yang digunakan
sebagai bahan baku dalam m em buat suat u inform asi dan alt ernat if
keput usan. Kom ponen ini sangat pent ing karena m erupakan dasar
dalam pem buat an keput usan. Dapat kit a bayangkan, bagaim ana kit a
bisa m em buat kue lem per t anpa t ersedianya ket an sebagai bahan
bakunya.
B ERBAGAI F UN GSI
D AN
F EATURE YAN G AD A
D ALAM
SPK
1. Pem buat an m odel
SPK m em berikan fasilit as bagi pem akainya unt uk m em buat sebuah
m odel. Misalnya m odel perhit ungan pendapat an penj ualan, m odel
penent uan harga, dan lain- lain.
Cont oh int erface SPK yang digunakan dalam pem buat an m odel dapat
dilihat pada gam bar 4.1 dan 4.2.
2. Bahasa prosedural dan non prosedural
Mengenai feat ure bahasa sudah kit a bahas di bagian kom ponen SPK
di at as.
3. Analisa what - if
SPK j uga
m em berikan
fasilit as analisa
what
if.
Misalnya
dari
pem buat an m odel di at as diket ahui persam aan:
Penj ualan = 20 x biaya iklan
37
Ga m ba r 4 .1
I nt erface I nput SPK
Ga m ba r 4 .2
I nt erface out put SPK
38
Berdasar persam aan t ersebut , seorang m anaj er dapat m em buat
beberapa perkiraan, sepert i bagaim ana j ika biaya iklan dit urunkan
10% at au dinaikkan 20% apa yang akan t erj adi dengan hasil yang
diapat dari penj ualan.
4. Pencarian t uj uan
Dalam pencar ian t uj uan seorang m anaj er dengan m enggunakan SPK
dapat m endapat kan j um lah angka yang diinginkan. Dari persam aan
di
at as
dapat
kit a
lihat ,
m isalnya
seorang
m anaj er
ingin
m endapat kan hasil penj ualan sebanyak 10 j ut a rupiah sebagai
t uj uannya, m aka dia bisa m endapat kan j um lah angka t ert ent u
sebagai biaya iklan.
5. Analisa resiko
SPK j uga m enam pilkan fungsi- fungsi yang dapat m enganalisa resiko.
Hal ini banyak digunakan oleh m anaj er port ofolio unt uk m enganalisa
resiko saham - saham yang ia kelola.
6. Analisa st at ist ik dan m odel ilm u m anaj em en
Cont oh dari fungsi ini adalah: analisa r egresi, t im e- series, dan lainlain.
7. Fungsi- fungsi keuangan
SPK m am pu m em berikan bant uan dalam perhit ungan di bisang
keuangan sepert i t arif paj ak, biaya depresiasi, dan lain - lain.
8. Kapabilit as hardwar e
SPK dapat diim plem ent asikan baik dalam kom put er berskala besar
yait u m ainfram e, m aupun kom put er berskala kecil yait u PC ( Personal
Com put er) .
9. Basis dat a dan file- file ekst ernal
SPK m enggunakan dat a sebagai bahan baku unt uk m em berikan
inform asi yang berguna bagi seorang m anaj er. Unt uk it u sebuah SPK
yang baik m em punyai basis dat a yang dikelola dengan baik dan j uga
39
m am pu m engakses dat a dari luar sist em at au yang lebih dikenal
sebagai file- file ekst ernal.
LI N GKUN GAN O RGAN I SASI
YAN G BAI K UN TUK
I M PLEM EN TASI SPK
Beberapa aplikasi SPK t idak m am pu berj alan sesuai yang diharapkan.
Jika hal ini t erj adi m aka berart i t elah t erj adi pengham bur an dana yang
sangat besar t anpa m endapat kan hasil yang berm anfaat bagi suat u
perusahaan. Unt uk it u perlu diket ahui beberapa keadaan lingkungan
yang kondusif bagi SPK unt uk bekerj a dengan baik. Kondisi- kondisi
t ersebut ant ara lain:
1. Perusahaan yang m em punyai sist em pem roses dat a yang t erkendali
dan t erst rukt ur dengan baik.
2. Perusahaan m au dan m am pu m enyediakan dana ekst ra dan personil
yang qualified.
3. Depart em en lini di perusahaan t ersebut m em punyai m ekanism e
kom unikasi yang t erbuka dengan depar t em en kom put er.
4. Depart em en lini m em punyai kepercayaan diri unt uk berinisiat if dan
m em enej dalam pr oyek pengem bangan sist em inform asi ( dalam hal
ini SPK) dan secara berkesinam bungan m encari t erobosan- t erobosan
baru dalam penggunaan sist em t ersebut secara efekt if.
5. Depart em en kom put er/ sist em inform asi t erut am a berperan sebagai
konsult an dalam im plem ent asi sist em .
6. Depart em en
kom put er/ sist em
inform asi
m em punyai
st af
yang
berasal dari depart em en- depart em en lini dalam perusahaan t ersebut
at au orang- orang yang m em punyai keahlian disiplin ilm u t ert ent u
yang relevan sepert i m anufact ur, pem asaran, akunt ansi, keuangan,
dan lain- lain.
7. Perusahaan m enyediakan fasilit as unt uk pendidikan dan pelat ihan
bagi
sem ua
karyawan
dem i
t ercipt anya
kesepaham an
ant ara
depart em en lini dengan depart em en sist em inform asi.
40
P ROSES P EM BU ATAN SPK
1. Predesain/ perencanaan
Pada t ahap ini t erdapat beberapa subkegiat an:
•
Mendefinisikan t uj uan um um dari pengem bangan SPK
•
Mengident ifikasikan sum ber daya yang t ersedia. Hal ini perlu
dilakukan unt uk m enget ahui beberapa sum berdaya yang sudah
t ersedia dan yang belum . Mungkin suat u perusahaan sudah
m em punyai suat u
sist em
m anaj em en
basis dat a yang bisa
digunakan dalam SPK ini.
•
Menent ukan keput usan- keput usan kunci. Keput usan- keput usan
kunci ini t ergant ung pada fungsi SPK it u sendiri. Misalnya j ik a SPK
digunakan
unt uk
m em bant u
m anaj er
m engam bil
keput usan
m engenai port ofolio saham , keput usan kunci yang ada ant ara lain
pem ilihan saham yang t epat unt uk klien t ert ent u.
•
Mendefinisikan m odel norm at if. Norm at if art inya st andar at au
sesuat u yang seharusnya ( what should be) . Dengan kat a lain, hal
yang bersifat norm at if ini bisa berbeda dengan kenyat aannya.
Nam un
m odel
norm at if
guidance/ pet unj uk
arah
t et ap
dalam
diperlukan
pengem bangan
sebagai
m odel
yang
realist is. Cont oh m odel norm at if dalam SPK adalah kem am puan
SPK
dalam
m em berikan
inform asi
harga
saham
dim asa
m endat ang pada m anaj er port ofolio. Tent u saj a hal ini t idak
m ungkin, karena yang bisa m enget ahui m asa depan hanyalah
Tuhan. Tapi m odel norm at if SPK ini bisa digunakan sebagai
pet unj uk dalam m em berikan kont ribusi pada m anaj er port ofolio
dengan
m em berikan
hasil- hasil
ram alan
dengan
m et ode
peram alan t ert ent u.
2. Desain
Dalam t ahap ini t erdapat dua subkegiat an yait u:
•
Mem buat desain realist is/ operasional. Set elah m em buat m ode
yang norm at if,
m aka perlu
dit indaklanj ut i dengan
m em buat
41
desain yang operasional dengan ber pangkal t olak pada m odel
norm at if.
•
Pendesainan kom ponen- kom ponen SPK. Sepert i yang t elah kit a
bahasa di m uka, kom ponen- kom ponen SPK t erdiri dari: bahasa
unt uk t am pilan m uka ( yang t erdiri dari bahasa prosedur al dan
non prosedural) , sist em pem roses m asalah, dan basis dat a.
•
Menguj i coba sist em . Langkah uj i coba ini perlu dilakukan unt uk
m enget ahui kekur angan- kekurangan ( dan kelebihannya) yang
ada pada sist em yang baru ini. Dengan m enget ahui berbagai
kekurangan dan kelem ahannya inilah kerugian yang lebih besar
dapat
dihindari
sesungguhnya.
sebelum
langkah
im plem ent asi
yang
Disam ping it u langkah perbaikan m asih bisa
dim ungkinkan.
3. I m plem ent asi/ Penggunaan
Dalam kegiat an im plem ent asi at au penggunaan sist em ini bisa
digunakan m et ode pilot proj ect . Hal ini dilakukan unt uk ant isipasi
t erhadap hal- hal yang unfavorable. Ant ipat i t erhadap sist em yang
baru dari sebagian karyawan yang pro st at us- quo m ungkin t erj adi,
unt uk it u perlu sosialisasi yang gradual dan perlahan.
4. Evaluasi
Langkah evaluasi perlu dilakukan dalam fram e wakt u t ert ent u,
t ergant ung
kebij akan
yang
diam bil oleh
m anaj er.
Langkah
ini
pent ing unt uk m enj am in keberhasilan dari im plem ent asi SPK ini.
5. Pem eliharaan
Dalam t ahap ini dim ungkinkan adanya perbaikan- perbaikan kecil
t erhadap SPK yang t elah diim plem ent asikan.
JEN I S SPK M EN URUT A LTER
St even L. Alt er, seorang m ahasiswa t ingkat Dokt or di MI T, m elakukan
penelit ian at as 56 sist em eondukung keput usan. Dari penelit ian ini dia
m engklasifikasikan SPK ke dalam 6 j enis berdasar besar kont ribusinya
42
dalam pengam bilan keput usan. Gam bar berikut m enj elaskan ke 6
golongan t ersebut .
Ga m ba r 4 .3
Jenis SPK m enurut Alt er
43
B AB 5
K ECERD ASAN B UATAN
Kecerdasan buat an ialah penggunaan t eknologi kom put er unt uk
m elaksanakan pekerj aan yang secara norm al m em erlukan kecerdasan
m anusia. Sepert i kit a ket ahui, kecerdasan m anusia t erdiri dari t iga
at ribut
ut am a
yait u:
learning
( penguasaan
penget ahuan
m elalui
pengalam an, lat ihan, belaj ar, at au pem ikiran) , reasoning ( berpikir,
m engert i
dan
m em buat
kesim pulan
berdasar
proses logika)
dan
m anipulasi/ pengendalian sim bol- sim bol.
Manipulasi sim bol oleh m anusia dilakukan m elalui panca indra
sepert i: m elihat , m endengar, m erasakan, m encium , dan m enyent uh.
Selam a ini kom put er t elah berhasil dan ham pir m enyam ai kem am puan
m anusia
dalam
hal
pem anipulasian
sim bol- sim bol
ini.
Teknologi
kom put er t elah dikem bangkan ke arah ini dengan t ercipat anya aplikasiaplikasi sepert i: com put er vision, voice recognit ion, dan lain- lain.
Kem am puan
dikem bangkan
reasoning
dalam
sedikit
t eknologi
banyak
j uga
kom put er.
Nam un
t elah
m am pu
kem am puan
reasoning yang dipunyai kom put er t idak sam a dengan apa yang
dipunyai m anusia. Proses reasoning yang dilakukan oleh kom put er
hanyalah
pengem bangan
at uran- at uran
yang
t elah
dari
pem anipulasian
dim asukkan
dalam
sim bol- sim bol
m em orinya.
dan
Cont oh
aplikasi dari t eknologi yang m em punyai kem am puan ini adalah Sist em
Pakar.
Area
kecerdasan
m anusia
yang
paling
sulit
dikuasai
oleh
kom put er adalah learning. Nam un langkah awal dalam proses ini sudah
dim ulai dengan dikem bangkannya j aringan saraf ( neur al net work) .
Nam un t ent u saj a kem am puan dan pr oses learning dalam aplikasi ini
t idak
sam a
dengan
apa
yang
dilakukan
oleh
m anusia.
Unt uk
m encipt akan sebuah aplikasi t eknologi kom put er yang m em punyai
44
kem am puan learning sepert i yang dim iliki m anusia nam paknya m asih
m em erlukan wakt u.
Beberapa Jenis Kecerdasan Buat an yang m enguasai pem anipulasian
sim bol- som bol:
1. Robot ic
Robot ic m erupakan aplikasi t eknologi kom put er yang digunakan
unt uk
m engerj akan
sesuat u
yang
secara
norm al
m em erlukan
kecerdasan m anusia dalam hal m anipulasi fisik. Cont oh pekerj aan
yang bisa dilakukan oleh robot ik adalah kegiat an dalam m anufakt ur
sepert i
perakit an
kom ponen,
m engelas,
m engem as
dan
m em indahkan barang, dan lain- lain. Manfaat ut am a dari penggunaan
robot ic
ini
adalah
pengurangan
biaya
produksi
kar ena
t idak
diperlukan biaya unt uk m enggaj i bur uh dan pelat ihan yang cukup
m ahal.
2. Com put er Vision
Sepert i robot ic, com put er vision m em punyai kem am puan dalam
m em anipulasi sim bol dalam hal ini ialah penglihat an. Kem am puan
dari com put er vision adalah m engenal dan m engart ikan bent uk at au
sim bol sehingga m enj adi input yang berguna. Salah sat u alat input
yang
paling
banyak
digunakan
dalam
com put er
vision
adalah
infrared. Aplikasi dari t eknologi ini banyak digunakan dalam pabrik
sebagai
alat
unt uk
m endet eksi
barang
yang
cacat ,
dan
di
superm arket unt uk m encat at harga barang yang dibeli dan j uga
pada peralat an
perang
sebagai alat
yang
m am pu
m endet eksi
keberadaan m usuh.
3. Speech Recognit ion
Aplikasi t eknologi kom put er yang t ergolong speech recognit ion ini
m em punyai kem am puan dalam m engenal bahasa yang diucapkan
m anusia. Bahasa yang dim aksud di sini adalah bahasa sehari- hari.
Kem am puan dalam m engenal bahasa ini t ent u saj a t ergant ung dari
45
kosa kat a yang t elah dim asukkan ke dalam m em ori kom put er
t ersebut .
Teknologi
Speech
Recognit ion
dewasa
ini
banyak
digunakan salah sat unya ialah penginput an dat a dalam program
pengolah kat a sepert i MS Word. Seseorang t idak perlu lagi m enget ik
suat u naskah nam un cukup berbicara dan sem ua yang dikat akannya
t ersebut t ercet ak dalam layar. Aplikasi lainnya dari t eknologi ini
banyak pula digunakan sebagai alat bagi polisi unt uk m elacak
pem bicaraan
orang- orang
yang
dicurigai
unt uk
kepent ingan
penyelidikan suat u kej ahat an.
JEN I S K ECERD ASAN B UATAN
YAN G M EN GUASAI REASON I N G :
S I STEM P AKAR / EXPERT S YSTEM
Sist em pakar adalah sebuah program kom put er yang m am pu
m em buat
( at au
m em beri
saran)
sebuah
keput usan
yang
t idak
t erst rukt ur dan sem ist rukt ur yang secara norm al dibuat oleh m anu sia
dengan keahlian khusus.
Model Sist em Pakar dapat dilihat pada gam bar 5.1 di bawah ini.
Model Sist em Pakar t erdiri dari em pat bagian: User int erface ( t am pilan
m uka) , knowledge base ( basis penget ahuan) , inference engine ( bagian
pem buat
kesim pulan)
dan
developm ent
engine
( bagian
pengem bangan) .
•
User int erface
Bagian ini adalah bagian yang int erakt if dengan pem akai ( user) .
Bent uk
int erface
yang
m enar ik
m enj adi
pent ing
kar ena
akan
m em buat pengguna m erasa nyam an dalam m enggunakan sist em ini.
Dalam perkem bangan t erkini t eknologi m ult im edia dengan plat form
windows sangat
populer
digunakan dalam
pengem bangan
user
int erface ini.
46
Ga m ba r 5 .1
Se
B AB I
S I STEM I N FORM ASI B ERBASI S K OM PUTER
P EN D AH U LUAN
M EN GAPA P ERLU
SI M ?
D I PELAJARI
Dalam beberapa dekade t erakhir ini perkem bangan t eknologi
kom put er
sangat lah
pesat .
Di dunia pendidikan,
kom put er
m ulai
dirasakan sebagai barang yang sangat dibut uhkan dalam m em bant u
kom unit as akadem ik unt uk m enj alankan berbagai akt ivit asnya. Dalam
dunia bisnis, t erlebih lagi, kom put er sudah m enj adi suat u keharusan
bagi suat u
perusahaan
yang
ingin
usahanya sem akin
m aj u
dan
kom pet it if.
Pengggunaan
m enyebabkan
t eknologi
kom put er
perubahan- perubahan
yang
dalam
cukup
dunia
m endasar
bisnis
dalam
prakt ik bisnis dewasa ini. Keefisienan m erupakan sat u hal. Berapa
banyak wakt u dan biaya yang bisa dihem at oleh suat u ent it as bisnis
akibat penggunaan t eknologi kom put er ini, t idak t erhit ung lagi nilainya.
Aplikasi t eknologi kom put er m enj adikan dunia bisnis m enj adi lebih
sem pit dan bergerak lebih cepat .
Dengan adanya berbagai perubahan yang m endasar dalam dunia
bisnis akibat adanya aplikasi t eknologi kom put er inilah pada akhirnya
berdam pak pada perlunya perubahan dalam pengkaj ian bisnis dan
lingkungannya di dunia pendidikan.
Mat a kuliah SI M ini m erupakan dam pak dari t unt ut an agar
pengkaj ian t erhadap penerapan t eknologi t inggi dalam dunia bisnis
dapat dilakukan secara kom prehensif dan benar- benar bar u. Dikat akan
baru karena sebelum nya pengkaj ian m engenai suat u sist em inform asi
perusahaan m enggunakan asum si sist em m anual. Unt uk it u dapat
dikat akan m at a kuliah SI M t im bul karena adanya t unt ut an- t unt ut an
yang berkem bang t ersebut .
1
A PA SI M ( S I STEM I N FORM ASI M AN AJEM EN )
I TU ?
1. Sist em adalah sekum pulan kom ponen yang saling berint eraksi yang
beroperasi dalam sebuah bat asan t ert ent u unt uk m encapai suat u
t uj uan yang sam a.
•
Sekum pulan kom ponen yang saling berint eraksi ( baik langsung
m aupun t idak)
Kom ponen- kom ponen
dalam
suat u
perusahaan
m encakup:
elem en input , elem en t ransform asi, elem en out put . Ket iganya
m erupakan elem en dasar yang ada dalam suat u sist em yang
t erbuka. sedangkan pada sist em t ert ut up ket iga elem en t ersebut
saling berint eraksi dengan t am bahan elem en m ekanism e kont rol.
Ga m ba r 1 .1
Sist em t erbuka
Ga m ba r 1 .2
Sist em t ert ut up
•
Beroperasi dalam bat asan t ert ent u
2
Bat asan di sini diart ikan sebagai suat u area yang m em isahkan
sat u sist em dengan sist em lainnya.
•
Tuj uan yang sam a
Hal ini berart i bahw a sekum pulan kom ponen t ersebut m em punyai
suat u t arget yang sam a yang hendak dit uj u. Dalam organisasi
bisnis, m isalnya, salah sat u t uj uannya adalah opt im alisasi profit .
2. I nform asi
I nform asi m erupakan hasil dari olahan dat a yang berguna. Jadi
inform asi m erupakan produk sedangkan dat a adalah bahan bakunya.
I nform asi
m erupakan
sat u- sat unya
sum ber
daya
yang
dim iliki
perusahaan yang bersifat konsept ual/ int angible/ abst rak. Sem ent ara
sum ber- sum ber daya yang lainnya bersifat fisik yait u: personil,
m at erial, m esin dan uang.
3. Manaj em en
Ada beberapa pengert ian dari m anaj em en yang dikem ukakan oleh
berbagai
pakar .
pengorganisasian,
Salah
sat unya
kepem im pinan,
adalah
dan
proses
perencanaan,
pengendalian
pekerj aan
anggot a organisasi, sert a pengendalian sum ber daya organisasi
unt uk m encapai organisasi t uj uan.
Secara keseluruhan SI M m em punyai dua pengert ian, yait u SI M dalam
art ian luas dan sem pit . SI M dalam art ian luas yait u segala m acam
bent uk sist em inform asi berbasis kom put er yang diperunt ukkan bagi
m anaj er dalam berbagai t ingkat an. Jika m engacu pada art i SI M secara
luas m aka SI M ident ik dengan SI BK.
Sedangkan dalam art ian yang sem pit SI M berart i suat u sist em
yang
t erkom put erisasi
yang
berguna
bagi
m anaj em en
unt uk
m enyelesaikan m asalah yang t erst rukt ur. Dalam art ian sem pit ini
berart i SI M m erupakan bagian dari SI BK.
Masalah yang t erst rukt ur adalah m asalah yang bersifat periodik
( rut in)
dan
sim pel.
Cont ohnya
adalah
Sist em
pem buat
laporan
3
keuangan, Sist em
pem esanan persediaan, dan lain- lain. Kesem ua
cont oh di at as m erupakan kegiat an rut in dan t erj adwal, it ulah m engapa
kesem ua hal di at as disebut m asalah yang t erst rukt ur.
Lebih
lanj ut ,
m engenai
perbedaan
ant ara
m asalah
yang
t erst rukt ur, sem i t erst rukt ur dan t idak t erst rukt ur dapat dilihat pada
t abel di bawah ini.
Te r st r uk t ur
Se m ist r uk t ur
Tida k t e r st r uk t ur
Karakt erist ik
Rut in dan Sim ple
Ant ara keduanya
Kadang- kadang dan rum it
Langkah Logika
I f " A" Then " B"
I f " A" and " B" and...
Then " C" or " D" or...
m em akai langkah- langkah
Logika
yang
sangat
kom plek
at au
t idak
m em akainya sam a sekali,
Lebih pada int uisi
Tingkat an Manaj er
yang m enghadapi
Lebih banyak
Lebih banyak oleh
dihadapi Manaj er Lini Manaj er Menengah
Dan At as
Lebih banyak oleh
Manaj er At as
Jenis SI BK yang
m enanggulangi
SI M
DSS, ES
DSS
EVOLUSI SI BK
Ada beberapa t ahapan evolusi dalam SI BK, yait u:
1. SI berfokus pada dat a
Pert am a kali sist em inform asi yang digunakan oleh perusahaan
sebagai alat
unt uk m em perm udah operasi dalam
hubungannya
dengan penyim panan dan pengolahan dat a dalam sk ala besar.
Cont oh aplikasi sist em inform asi dalam fase ini adalah Sist em
I nform asi Akunt ansi dan Transact ion Dat a Processing.
2. SI berfokus pada inform asi
Perubahan penekanan ke arah inform asi t erj adi karena sist em
inform asi generasi berikut nya m em ungkinkan akt ivit as pengolahan
dat a m enj adi infor m asi yang relevan bagi m anaj er dalam m engam bil
keput usan. Aplikasi sist em inform asi pada t ahap ini dinam akan
Sist em I nform asi Manaj em en.
4
3. SI berfokus pada Pendukung Keput usan
Perubahan yang cukup signifikan t erj adi pada fase ini. Sist em
inform asi
m engalam i
kem aj uan
kem am puannya
dalam
m asalah
sem it erst rukt ur
yang
dalam
m em berikan
penggunaan
saran- saran
dan
t idak
karena
pem ecahan
t erst rukt ur
bagi
m anaj em en. Aplikasi SI ini adalah Sist em Pendukung Keput usan/
Decision Support Syst em ( DSS)
4. SI berfokus pada kom unikasi
Era I nt ernet sangat dom inan dalam perkem bangan Sist em I nform asi
berikut nya. Berbagai aplikasi t eknologi int ernet m enyebabkan j arak
bukan lagi m enj adi kendala dalam operasi bisnis. Efisien dan efisiensi
m erupakan dua m anfaat yang nyat a dalam fase ini. Beberapa alat
kom unikasi derivat if yang m enj adi populer ant ara lain: faxim ile,
t eleconferencing, dan lain- lain.
5. Kem ungkinan fokus pada Konsult asi
Dari beberapa perkem bangan t eknologi inform asi sepert i t ersebut di
at as dapat lah dibuat suat u perkiraan dengan m elihat t rend yang ada.
Teknologi inform asi kelak dapat dij adikan part ner dalam berdiskusi
m engenai suat u m asalah. Kecenderungan ini bukanlah isapan j em pol
belaka. Penem uan t eknologi inform asi yang canggih sepert i Ex pert
Syst em / Sist em
Ahli
kem udian
berkem bang
ke
arah
Jaringan
Saraf/ Neural Net work, sem akin m enguat kan perkiraan di at as.
K ECEN D ERUN GAN
KE ARAH
EN D - U SER COM PUTI N G
Adanya evolusi dalam SI BK sedikit banyak dipengaruhi oleh
adanya kecenderungan dalam perkem bangan kom put er ke arah EndUser Com put ing. Yang dim aksud dengan End User Com put ing adalah
para pengguna akhir dari program - program aplikasi kom put er. Dalam
kecenderungan ini, end user at au pengguna akhir m enj adi penent u
dalam pem buat an suat u sist em , karena dia adalah person behind t he
scene ( orang dibalik layar) dalam proses pem buat an t ersebut .
5
Ada
beberapa
hal
yang
m elat arbelakangi
t erj adinya
kecenderungan ini:
1. Tingkat
kem am puan dalam
m enggunakan kom put er ( com put er
lit eracy) yang sem akin t inggi di kalangan m asyarakat . Teknologi
kom put er m enj adi sem akin berkem bang dan populer di t engah
m asyarakat . Ribuan bahkan j ut aan PC ( Personal Com put er) t erj ual
set iap bulannya di seluruh dunia m engindikasikan bahwa t ekonologi
kom put er,
t erut am a PC,
bukan m enj adi hal yang
asing bagi
m asyarakat um um .
2. Tunggakan
j asa
inform asi
yang
sem akin
m enum puk.
Hal
ini
disebabkan sist em inform asi yang digunakan oleh suat u perusahaan
m ungkin bersifat unik dan khas yang t idak bisa diselesaikan secara
cepat oleh sist em aplikasi kom put er yang biasa. Unt uk it u perlu
dibuat suat u sist em inform asi bagi perusahaan yang cust om ized dan
sesuai dengan keadaan dan kebut uhan suat u perusahaan t ert ent u.
3. Kecenderungan hardare kom put er yang sem akin m enurun. Dengan
perkem bangan
kom put er
t eknologi
pem buat an
chip- chip
lainnya m em ungkinkan sist em
dan
hardware
produksi m asal yang
m enyebabkan cost - nya t urun. Di sam ping it u m ekanism e penj ualan
hardware kom put er adalah kanibalism e. Art inya bahwa penj ualan
suat u hardware dengan t eknologi yang t erbaru di pasaran akan
m enyebab hardware yang diluncurkan sebelum nya dengan t eknologi
yang t ert inggal akan m at i dan cenderung dit inggal pelanggan.
Produk dengan t eknologi ’usang’ akan drop harganya sehingga akan
m encipt akan pasar sendiri.
4. Perkem bangan
Prewrit t en
prewrit t en
soft ware
m em ungkinkan
para
soft ware
adalah
end
user
yang
suat u
unt uk
sem akin
program
m em buat
m enj am ur.
aplikasi
suat u
yang
sist em
inform asi yang diinginkan. Prewrit t en soft ware at au bisa disebut
j uga inform at ion syst em generat ors dewasa ini berkem bang dengan
sem akin m em anj akan para end user sehingga relat if lebih dipelaj ari.
6
Dengan t am pilan bagi pengguna yang enak dilihat ( friendly user
int erface) karena berbasis windows ( under windows) soft ware ini
m enj adi sem akin populer. Cont ohnya: Fox Pro for Windows, Turbo
Pascal for Windows, Clipper, dll.
T I N GKATAN P EN GGUN A A KH I R
Ada berbagai m acam t ingkat kem am puan pengguna akhir, t et api secara
garis besar dapat dikelom pokkan sebagai berikut :
1. Tingkat an Menu
Pada t ingkat an yang paling rendah ini, pengguna akhir hanya bisa
berkom unikasi
dengan
prewrit t en
soft ware
m elalui
pilihan
dan
t am pilan m enu- m enu yang ada dalam soft ware t ersebut . Misalnya
unt uk m enyalin sebuah kat a pada MS Word, kit a bisa m enggunakan
m enu Edit - copy.
2. Tingkat an Com m and
Pada t ingkat an ini pengguna akhir bisa m elakukan perint ah yang
t idak t ersedia dalam m enu suat u prewrit t en soft ware. Misalnya pada
program
Lot us
123
t erdapat
fasilit as
m icro
yang
m erupakan
sekum pulan urut an perint ah yang dapat diakt ifkan dengan sat u
t om bol.
3. Tingkat an Program m er
Pada
t ingkat an
t ert ingggi
ini
pengguna
akhir
dapat
m em buat
program aplikasi sendiri yang m em punyai fungsi sesuai dengan
kebut uhan yang diinginkan. Pengguna akhir m am pu m enguasai
bahasa pem rogram an sepert i Visual Basic, JavaScript , HTML, Fox
Pro, dll.
Kat egori di at as m erupakan kat egori pengguna akhir yang m andiri. Jika
kit a berbicara m engenai pengguna akhir yang bekerj a pada sebuah
perusahaan
t ert ent u
yang
m enggunakan
sist em
kom put er,
m aka
7
pengguna
akhir
t ersebut
dapat
kit a
sebut
sebagai
spesialis/ ahli
inform asi. Ahli infor m asi diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Penganalis sist em
Tugas ut am a seorang penganalis sist em adalah m em buat pet a at au
konsep
sist em
operasional
suat u
perusahaan
sesuai
dengan
kebut uhan yang ingin dicapai. Tugas ut am a lainnya dari penganalis
sist em ini adalah senant iasa m em buat perbaikan- perbaikan at as
sist em yang ada. Unt uk it u seorang penganalis sist em dit unt ut
m em punyai kepekaan t erhadap set iap perm asalahan yang dihadapi
perusahaan yang berkait an dengan sist em yang t elah berj alan.
2. Adm inist rat or basis dat a
Tugas
seorang
adm inist rat or
basis
dat a
adalah
m enj aga,
m engendalikan, m engelola, dan m engat ur st rukt ur sert a lalu lint as
basis dat a dalam sist em inform asi suat u perusahaan. Tugas ini
sangat pent ing kar ena basis dat a ini m erupakan bahan baku yang
diolah
m enj adi
inform asi.
Tidak
bisa
dibayangkan
j ika
sist em
m anaj em en basis dat a di suat u perusahaan t idak t erat ur bet apa
kacaunya inform asi yang dihasilkan.
3. Ahli j aringan
Seorang ahli j aringan m am pu m em buat sem ua workst at ion ( PC) dan
m ainfram e yang ada di suat u perusahaan dapat t erhubungkan
secara on- line. Program aplikasi kom put er yang banyak digunakan
dalam sist em j aringan dewasa ini adalah Windows NT dan Linux.
4. Program m er
Seorang program m er di suat u perusahaan m am pu m em buat suat u
program
aplikasi
yang
dibut uhkan
oleh
perusahaan
unt uk
m enyelesaikan m asalahnya. Suat u sist em inform asi baik berupa SI A,
SI M,
at au
DSS
dapat
dibuat
oleh
seorang
at au
sekelom pok
program m er.
5. Operat or
8
Seorang operat or
sist em
kom put er
hanya m elaksanakan t ugas
dalam m enj alankan suat u sist em . Misalnya m em asukkan dat a- dat a
ke dalam sarana penyim panan dat a.
P ROSES P EN GEM BAN GAN / S I KLUS H I D UP SI BK
Dalam pengem bangan suat u SI BK ada beberapa t ahap yang perlu
dicerm at i, yait u:
1. Perencanaan
Tahap
ini
sangat
pent ing
karena
pengem bangan
suat u
SI BK
m erupakan proyek yang bernilai signifikan bagi suat u perusahaan.
Tanpa
adanya
perencanaan
yang
baik
bisa
saj a
t erj adi
pengaham buran dana yang t idak sedikit t anpa m enghasilkan sesuat u
yang berm anfaat . Pada t ahap ini seorang m anaj er m enj adi key
person dalam m enent ukan/ m endefinisikan m asalah. Ahli inform asi
hanya berperan sebagai pendukung.
2. Analisis
Pada t ahap ini dilakukan pengkaj ian t erhadap sist em , baik it u sist em
yang
t elah
perusahaan.
ada
m aupun
sist em
Penganalisisan
yang
m encakup
akan
dit erapkan
m enem ukan
dalam
kelem ahan-
kelem ahan t erhadap sist em yang ada unt uk dij adikan input bagi
kegiat an
perbaikan
dan
pengem bangan
t erut am a
dilakukan
oleh
ahli
inform asi
sist em .
dan
Kegiat an
dikendalikan
ini
oleh
m anaj er.
3. Desain
Pada t ahap desain, ahli inform asi m ulai m em buat desain operasional
suat u sist em inform asi besert a kom ponen- kom ponennya. Pada akhir
t ahap ini j uga dilakukan uj i coba sebelum diim plem ent asikan dalam
akt ivit as perusahaan.
4. I m plem ent asi
9
Set elah
diuj icobakan
dan
t idak
dit em ui m asalah - m asalah
berart i,
sist em
inform asi
bisa
diim plem ent asikan
baik
yang
secara
keseluruhan m aupun dengan m et ode pilot proj ect .
5. Evaluasi
Mungkin m anaj er m em punyai kebij akan t ersendiri dalam hal evaluasi
suat u sist em inform asi. Tiap m anaj er m em punyai t arget periode
wakt u sendiri- sendiri. Misalnya set iap sat u t ahun sekali at au sat u
sem est er sekali sist em yang baru t ersebut dievaluasi.
B USI N ESS P ROCESS R EEN GI N EERI N G ( BPR)
Konsep BPR berlawanan dengan siklus hidup pengem bangan SI BK.
Dalam BPR diasum sikan bahwa perusahaan akan m engim plem ent asikan
suat u sist em yang benar - benar baru dan berbeda dari sist em yang
t erdahulu. Jika t eknik pengem bangan SI BK dengan m et ode Siklus Hidup
m erupakan t eknik yang t am bal sulam , m aka dengan t eknik BPR ini
m erupakan t eknik revolusioner. Cont oh sederhana dapat kit a lihat j ika
kit a ingin m em perbaiki naskah yang kit a t ulis. Ada dua cara yang bisa
kit a lakukan, pert am a kit a m ent ip- ex nya at au cara yang kedua kit a
m enuliskan lagi naskah t ersebut pada selem bar kert as baru yang
bersih.
Cara
pert am a
dianalogikan
dengan
m et ode
siklus
hidup
sedangkan cara kedua dianalogikan dengan t eknik BPR.
Dalam beberapa sit uasi BPR dirasakan lebih efekt if, efisien dan
ekonom is dari m et ode siklus hidup. Sit uasi t ersebut ialah ket ika suat u
perusahaan ingin beralih dari sist em yang m anual ke arah sist em yang
t erkom put erisasi. At au sit uasi yang lain ialah ket ika suat u perusahaan
selam a ini m enerapkan t eknologi kom put er yang obsolet e at au yang
sudah usang dan t ert inggal dar i perkem bangan t eknologi t erkini.
10
B AB 2
S I STEM I N FORM ASI A KUN TAN SI
Sist em
I nform asi
Akunt ansi
( SI A)
m elaksanakan
aplikasi
akunt ansi perusahaan. Aplikasi ini dit andai dengan volum e pengolahan
dat a yang t inggi. Pengolahan dat a t erdiri dari em pat t ugas ut am a:
pengum pulan dat a, m anipulasi dat a, penyim panan dat a, dan penyiapan
dokum en.
P EN GOLAH AN D ATA
Pengolahan dat a ( dat a processing – DP) adalah m anipulasi at au
t ranform asi sim bol- sim bol sepert i angka dan
abj ad
unt uk
t uj uan
m eningkat kan kegunaannya. I st ilah pengolahan t ransaksi ( t ransact ion
processiong – TP) m akin banyak digunakan unt uk m engam barkan
pengolahan dat a yang dit erapkan
pada bisnis. Walaupun ist ilah
pengolahan dat a dan pengolahan t ransaksi dapat disam akan, unt uk
selanj ut nya kit a akan m enggunakan pengolahan dat a.
S I STEM I N FORM ASI A KUN TAN SI
Tugas prengolahan dat a perusahaan dilaksanakan oleh SI A yang
m engum pulkan dat a dat a yang m enj elaskan kegiat an perusahaan,
m engubah
dat a
t ersebut
m enj adi
inform asi,
sert a
m enyediakan
inform asi bagi pem akaian di dalam m aupun diluar perusahaan. Unt uk
lebih j elasnya m engenai m odel SI A dapat dicerm at i pada gam bar 2.1.
T UGAS P EN GOLAH AN D ATA
SI A m elaksanakan em pat t ugas dasar pengolahan dat a. Keem pat t ugas
it u adalah :
11
1. Pengum pulan dat a
Sist em pengolahan dat a m engum pulkan dat a yang m enj elaskan
set iap t indakan int ernal perusahaan dan t ransaksi lingkungan
perusahaan.
Ga m ba r 2 .1
Suat u Model SI A
2. Manipulasi dat a
Dat a perlu dim anipulasi unt uk m engubah m enj adi inform asi.
Operasi m anipulasi dat a m eliput i :
a. Pengklasifikasian
b. Penyort iran
c. Penghit ungan
d. Pengiht isaran
12
3. Penyim panan dat a
Seluruh dat a ini harus disim pan disuat u t em pat hingga dat a
t ersebut nant inya diperlukan, dat a t ersebut disim pan pada m edia
penyim panan sekunder, dan file dapat diint egrasikan secara logis
unt uk m em bent uk suat u dat abase. Sebagian besar dat a dalam
dat abase adalah dat a akunt ansi.
4. Penyim panan dokum en
SI A m enghasilkan out put unt uk perorangan dan organisasi baik
didalam perusahaan m aupun diluar perusahaan. Um um nya out put
t ersebut dit am pilkan dalam dokum en kert as at au layar.
K ARAKTERI STI K SI A
Ada beberapa karakt erist ik SI A yang m em bedakan dengan sist em
yang lain, yait u :
1. Melaksanakan t ugas yang diperlukan
2. Berpegang pada prosedur yang relat if st andart
3. Menangani dat a yang rinci.
4. Terut am a berfokus hist oris.
5. Menyediakan inform asi pem ecahan m asalah yang m inim al.
G AM BARAN R I N GKAS S I STEM
Kit a
akan
m enggunakan
diagram
arus
dat a
( DFD) ,
unt uk
m endokum ent asikan sist em . DFD m endokum ent asikan sist em secara
hierarkis,
diagram
t ersebut
dinam akan
diagram
kont eks
karena
m enggam barkan sist em dalam kont eks lingkungannya.
Seluruh sist em digam barkan dengan segi em pat t egak dit engah.
Elem en – elem en lingkungan digam bar kan dengan beberapa segi em pat
m endat ar dan dihubungkan ke sist em denga t anda- t anda panah yang
disebut arus dat a.
13
Elem en- elem en
lingkungan
dari siset em
dist ribusi m encakup
pelangan, pem asok, gudang m at erial dan m anaj em en. Unt uk j elasnya
dapat dilihat pada gam bar 2.2.
Ga m ba r 2 .2
Diagram Kont eks Sist em Dist ribusi
S UBSI STEM U TAM A S I STEM D I STRI BUSI
Diagram kont eks t epat unt uk m enj elaskan bat as sist em , elem en –
elem en lingkungan dan int erfaces. Tet api kit a perlu m em pelaj ari lebih
lanj ut proses yang dilaksanakan. Hal ini dicapai dengan m engident ifikasi
t iga subsist em ut am a ant ara lain :
1. Mengisi pesanan
2. Pesanan pengisian kem bali per sediaan
3. Mem elihara buku besar
Unt uk j elasnya dapat dilihat pada gam bar 2.3 yang disebut diagram
gam bar 0
14
Ga m ba r 2 .3
Diagram Gam bar 0 Sist em Dist ribusi
S I STEM
YAN G
M EM EN UH I P ESAN AN P ELAN GAN
Gam bar 2.4 m enunj ukkan em pat sist em ut am a yang berkait an
dengan
pem enuhan
pesanan
pelanggan
–
pem asukan
pesanan,
persediaan, penagihan dan piut ang dagang. Gam bar ini m erupakan
perincian
dari pr oses 1 pada diagr am gam bar 0 . Gam bar angka
m engacu pada nom or proses yang berkait an pada DFD yang set ingkat
lebih t inggi . Karena diagram kont eks t idak m enggunakan
gam bar
angka, DFD yang set ingkat lebih rendah disebut diagram gam bar
0.yang perlu anda perhat ikan adalah sist em pem asukan pesanan ( order
ent ry syst em ) m em asukan pesanan pelanggan kedalam sist em , sist em
persdiaam ( invent ory sist em ) m em elihara cat at an persediaan, sist em
penagihan ( billing syst em ) m enyiapkan fakt ur kepada pelanggan, dan
15
sist em piut ang dagang ( account s receivable syst em )
m engum pulkan
uang dari pelanggan Unt uk lebih j elas dapat dicerm at i pada gam bar
sbb:
Ga m ba r 2 .4
Diagram Gam bar 1 dari Sist em yang Mem enuhi Pesanan Pelanggan
S I STEM
YAN G
M EN GI SI K EM BALI P ERSED I AAN
Dengan cara serupa, kit a m engident ifikasi subsist em - subsist em
yang berkait an dengan pengisian kem bali persediaan dari pem asok.
Rincian ini t am pak
pada gam bar 2.5, dan disebut diagr an gam bar 2
karena m erincikan proses 2 dari diagram gam bar 0.
S I STEM
YAN G
M ELAKSAN AKAN P ROSES B U KU B ESAR
Gam bar 2.6 m enunj ukkan rincian pr oses yang t erakhir pada
diagram gam bar 0 – Mem elihara buku besar. Sist em ini m em iliki
subsist em : pem eliharan buku besar dan penyiapan laporan.
16
Ga m ba r 2 .5
Diagram Gam bar 2 dari Sist em yang
Mem esan Pengisian Kem bali Persediaan
Ga m ba r 2 .6
Diagram Gam bar 3 dari Sist em yang
Melakukan Proses Buku Besar
17
M EN GI SI P ESAN AN P ELAN GGAN
1. Pem asukan Pesanan
Gam bar 2.7 m endokum ent asikan sist em pem asukan pesanan. I ni
m erupakan diagram gam bar .1, yang m endokum ent asikan secara
lebih rinci pem rosesan pada t ahap 1.1 dari diagram t ingkat yang
lebih t inggi ( gam bar 2.4) . Sub sist em yang dilaksanakan dalam
pengisian pesanan pelanggan ini adalah :
a. Edit dat a pesanan
b. Menghit ung pem eriksaan kredit
c. Log pesanan
d. Menandai pesanan yang t elah dipenuhi
Ga m ba r 2 .7
Diagram Gam bar 1.1 dari Sist em Pem asukan Pesanan
18
2. Persediaan
Set elah
dibuat
keput usan
unt uk
m enerim a
pesanan,
perlu
dit ent ukan apakah pesanan t ersebut dapat dipenuhi. Gam bar 2.8
m enunj ukkan em pat proses ut am a sist em persediaan. Proses
yang dilaksanakan dalam t ahapan ini adalah :
a. Mem eriksa saldo persediaan
b. Mem eriksa t it ik pem esana kem bali
c. Menam bahkan j enis barang yang dit erim a
d. Menyediakan dat a buku besar
Ga m ba r 2 .8
Diagram Gam bar 1.2 dari Sist em Persediaan
3. Penagihan
Fakt ur, at au t agihan, m erupakan not a resm i yang dikirim oleh
perusahaan unt uk m enyat akan kepada pelanggan j um lah uang
yang t erhut ang. Sist em yang m enyiapkan fakt ur adalah sist em
19
penagihan. Gam bar 2.9 m em perlihat kan dua proses penagihan
ut am a yait u :
a. Mendapat kan dat a pelanggan
b. Menyiapkan fakt ur
Ga m ba r 2 .9
Diagram Gam bar 1.3 dari Sist em Penagihan
4. Piut ang Dagang
Gam bar 2.10 m enunj ukkan em pat proses yang dilaksanakan oleh
sist em
piut ang dagang. Sist em
dilakukan
t erpisah
dari
proses
ini unik karena t iap proses
yang
lain.
Kegiat an
yang
dilaksanakan dalam t ahapan ini adalah :
20
a. Menam bah piut ang baru
b. Menghapus piut ang yang t elah dibayar
c. Menyiapakan pert anyaan
d. Menyediakan dat a buku besar
Ga m ba r 2 .1 0
Diagram Gam bar 1.4 dari Sist em Piut ang Dagang
P EN GI SI AN K EM BALI P ERSED I AAN
1. Pem belian
Depart em en
pem belian
t erdiri
dari
sej um lah
pem beli
yang
bert anggung j awab m em ilih pem asok unt uk pengisian kem bali
21
persediaan dan m erundingkan pengat urannya sepert i harga dan
t anggal pengirim an. Kegiat an yang dilaksanakan dalam t ahapan
ini adalah :
a. Mem ilih Pem asok
b. Mendapat kan kom it m en lisan
c. Menyiapkan pesana pem belian
d. Menut up pesanan pem belian
Unt uk j elasnya dapat dilihat pada gam bar 2.11
Ga m ba r 2 .1 1
Diagram Gam bar 2.1 dari Sist em Pem belian
22
2. Penerim aan
Sist em
penerim aan
bert anggung
j awab
m em perbarui
sist em
konsept ual perusahaan unt uk m encerm inkan pengisian kem bali
persediaan dari pem asok. Tahapan dalam penerim aan ini adalah :
a. Proses penerim aan
b. Mem berit ahukan sist em lain
Unt uk j elasnya dapat dicerm at i pada gam bar 1.12
Ga m ba r 2 .1 2
Diagram Gam bar 2.2 dari Sist em Penerim aan
3. Hut ang dagang
Sist em
hut ang dagang bert anggung j awab unt uk m em bayar
pem belian kepada pem asok. Sebelum pem bayaran dilakukan,
perusahaan ingin m em ast ikan bahwa perusahaan benar - benar
berhut ang. Dalam proses ini kegiat an yang dilaksanakan adalah :
a. Mem buat cat at an hut ang pada pem asok
23
b. Mem bayar pada pem asok
c. Menghapuskan hut ang yang t elah dibayar
d. Menyediakan dat a buku besar
Gam bar 2.13 dapat m enj elaskan dalam t ahapan ini.
Ga m ba r 1 2 .1 3
Diagram Gam bar 2.3 dari Sist em Hut ang Dagang
24
B AB 3
S I STEM I N FORM ASI M AN AJEM EN
D EFI N I SI S I STEM I N FORM ASI M AN AJEM EN ( SI M )
SI M didefinisikan sebagai suat u sist em berbasis kom put er yang
m enyediakan inform asi bagi beberapa pem akai dengan kebut uhan
yang serupa. Definisi diat as dapat digam barkan
dengan m odel SI M
pada gam bar 3.1 dibawah ini. Pada gam bar t ersebut dat abase berisi
dat a yang disediakan oleh SI A, selain it u dat a m aupun inform asi
dim asukkan dari lingkungan. I si dat abase digunakan oleh perangkat
lunak yang m enghasilkan laporan periodik dan laporan khusus, sert a
m odel
m at em at ika
yang
m ensim ulasi
beragam
aspek
operasi
perusahaan.
Ga m ba r 3 .1
Model SI M
25
K ON SEP S U BSI STEM I N FORM ASI O RGAN I SASI
Pada bagian selanj ut nya akan diperkenalkan subsist em - subsist em
SI M yang ert a kait anya dengan subunit - subunit ut am a organisasi.
Subsist em yang ada dalam organisasi m eliput i : sist em yang dirancang
unruk
eksekut if,
sist em
berbagi
area
fungsional
yang
m eliput i
pem asaran, m anufakt ur, keuangan dan sum ber daya m anusia.
Dari berbagai subsist em t ersebut dapat dicerm at i pada gam bar
3.2 di bawah ini, perlu diingat bahwa secara fisik t idak ada yang
m em isahkan
sist em
ini.
Pada
gam bar
t erdapat
garis- gari
yang
m em isahkan diant ara subsist em , nam un ini bukan pem isahan fisik.
Sist e m
I nfor m a si
Ek se k ut if
Sist em
I nform asi
Pem asaran
Sist em
I nform asi
Manufakt ur
Sist em
I nform asi
Keuangan
Sist em
I nform asi
Sum ber
Daya
Manusia
Ga m ba r 3 .2
Sist em I nform asi Organisasi
1 . S I STEM I N FORM ASI EKSEKUTI F
Sist em
inform asi
eksekut if
at au
EI S
( Execut ive
inform at ion
syst em ) m erupakan suat u sist em yang khusus dirancang bagi m anaj er
pada t ingkat perencanaan st r at egis. Suat u m odel EI S dapat dilihat pada
26
gam bar 3.3, dim ana dat abase perusahaan berisi SI A dan dilengkapi
dengan kot ak pos elekt rik ( elect ronic m ail boxes) yang digunakan
eksekut if unt uk m engirim kan dan m enerim a surat
elekt ronik dan
kalender elekt ronik, yang digunakan eksekut if unt uk m erencanakan
kegiat an perusahaan.
Ga m ba r 3 .3
Model Sist em I nform asi Eksekut if
R UTE KE EI S
Ada
t iga
rut e
unt uk
m endapat kan
perangkat
lunak
yang
m enghasilkan inform asi eksekut if, ant ara lain :
27
a. Specialisasi inform asi perusahaan dapat m engem bangka perangkat
lunak pesanan ( cust om soft ware)
b. Eksekut if
dapat
m engunakan
perangkat
perorangan ( personal product ivit y soft ware)
lunak
produkt ivit as
sepert i spreadsheet
elect ronic, sist em m anaj em en dat abase dan paket grafik.
c. Perusahaan dapat m em beli perangkat lunak EI S khusus ( special EI S
soft ware)
2 . S I STEM I N FORM ASI P EM ASARAN
Sist em inform asi pem asaran m erupakan sub sist em dari sist em
inform asi
m anaj em en
m em ecahkan
m asalah
yang
m enyedianakan
pem asaran
inform asi
perusahaan.
Gam bar
unt uk
3.4
m enunj ukkan st rukt ur dasar sist em inform asi pem asaran yang dibagi
dua kom ponem besar yait u subsist em input dan subsist em out put , hal
ini berlaku pada seluruh subsist em yang ada pada SI M.
Ga m ba r 3 .4
Model Sist em I nform asi Pem asaran
28
Subsist en I nput Pem asaran
Subsist em input pem asaran m eliput i :
a. Subsist em penelit ian pem asaran ( m arket ing reseach subsyst em )
Mengum pulkan dat a m engenai segala aspek operasi pem asaran
penj ualan yang m enekankan pada aspek - aspek yang berkait an
dengan pelanggan at au calon pelanggan.
b. Subsist em
int elij en
pem asaran
( m arket ing
int elligence
subsyst em )
Mengum pulkan dat a dan inform asi m engenai pesaing perusahaan.
Subsist em Out put Pem asaran
Subsist em ini m eliput i :
a. Subsist em produk
Sem ua
perangkat
lunak
yang
m enginform asikan
m anaj er
m engenai produk yang dij ual.
b. Subsist em t em pat
Sem ua
perangkat
lunak
yang
m enj elaskan
cara
pr oduk
didist ribusikan ke pelanggan .
c. Subsist em prom osi
Perangkat lunak yang m em berit ahukan m anaj er m engenai
penj ualan langsung dan periklanan .
d. Subsist em harga
Sem ua perangkat yang m enyediakan inform asi harga barang
yang dij ual
e. Subsist em bauran penj ualan
Sem ua perangkat yang m enyediakan dat a
produk dan j asa
yang dit awarkan oleh fungsi pem asaran
3 . S I STEM
I N FORM ASI M AN U FAKTUR
Sist em
inform asi m anufakt ur
m anufakt uring
)
m erupakan
at au
sist em
CI M (
inform asi
com put er
int egrat ed
konsept ual
dengan
29
m engunakan
kom put er
dalam
persediaan, pengendalian
penj adwalan
produk,
m engat ur
kualit as produk, dan m elaporkan biaya
produksi. Berbagai aplikasi sist em infor m asi m anufakt ur dapat dicerm at i
pada gam bar 3.5.
Ga m ba r 3 .5
Model Sist em I nform asi Manufakt ur
Subsist em I nput Manufakt ur
Subsist em ini m eliput i :
a. Rekayasa indust ri ( indust r ial engineering subsyst em )
Subsist em
ini
adalah
penyedia
dat a
t am bahan
yang
m enj elaskan m anufakt ur int ernal.
b. Subsist em int elij en m anufakt ur
Subsist em yang m enyediakan dat a dan inform asi m engenai
dua elem en dalam lingkungan perusahaan – pem asok dan
serikat buruh.
Subsist em Out put Manufakt ur
Subsist em ini m eliput i :
a. Subsist em produksi
30
Subsist em yang m engukur proses produksi dalam hal wakt u –
m enulusuri arus ker j a dari sat u langkah ke langkah berikut nya.
b. Subsist em persediaan
Mengukur volum e kegiat an produksi saat persediaan diubah
dari bahan m ent ah m enj adi barang dalam proses dan akhirnya
barang j adi.
c. Subsist em kualit as
Mengukur
kualit as
bahan
saat
dit erim a
dari
pem asok,
pem eriksaan m ut u produksi sert a m ut u t erakhir sebelum
dipasarkan.
d. Subsist em biaya
Mengukur biaya yang t erj adi dalam proses produksi.
4 . S I STEM I N FORM ASI K EUAN GAN
Sist em inform asi keuangan m erupakan sist em yang dirancang unt uk
m enyediakan
seluruh
inform asi m engenai ar us uang bagi para pem akai di
perusahaan,
t erut am a
diperunt ukkan
unt uk
m anaj er
perusahaan. Unt uk j elasnya dapat dilihat pada gam bar 3.6.
Subsist e m I nput Ke ua nga n
Subsist em ini m eliput i :
a. Audit int ernal
Mem bant u sist em inform asi akunt ansi dalam m enyediakan
dat a dan inform asi int ernal dengan penelit ian khusus yang
dilakukan oleh audit or int ernal.
b. I nt elij en keuangan ( financial int elligence syst em )
Mengum pulkan inform asi dari elem en – elem en lingkungan
yang
m em pengaruhi
arus
uang
m asyarakat
keuangan,pem egang saham dan pem ilik.
Subsist em Out put Keuangan
Subsist em ini m eliput i :
31
a. Peram alan
Melakukan peram alan j angka panj ang lim a sam pai
sepuluh
t ahun m enyediakan dasar perencanaan st rat egis.
Ga m ba r 3 .6
Model Sist em I nform asi Keuangan
b. Manaj em en Dana
Melakukan perencanaan pengunaan dana perusahaan
c. Pengendalian
Menyiapkan
anggaran
operasi
t ahunan
dan
kem udian
m enyediakan inform asi um pan balik kepada m anaj er sehingga
m ereka dapat
m em ant au
biaya akt ual dibanding
dengan
anggaran.
5 . S I STEM
Sist em
I N FORM ASI
inform asi
S UM BER D AYA M AN USI A .
Sum ber
Daya
Manusia
(
hum an
resource
inform at ion syst em / HRI S ) adalah sist em yang m enyediakan inform asi
m engenai sum ber daya m anusia perusahaan. Unt uk j elasnya dapat
dilihat pada gam bar 3.7.
32
Subsist e m I nput H RI S
a. Penelit ian SDM
Mengungkapkan
t ugas- t ugas
pekerj aan
yang
harus
dilaksanakan, penget ahuan dan keahlian yang diperluka.
b. I nt elij en SDM
Menyediakan dat a yang m em pengaruhi SDM berkait an dengan
perkem bangan t erakhir dari berbagai pengaruh lingkungan.
Ga m ba r 3 .7
Model Sist em I nform asi SDM
Subsist e m Out put H RI S
a. Perencanaan t enaga kerj a
Mencakup
sem uan
aplikasi
yang
m em bant u
perusahaan
m engant isipasi kebut uhan SDM.
33
b. Perekrut an
Menyeleksi
t enaga
kerj a
yang
akan
dipekerj akan
dalam
perusahaan.
c. Kom pensasi
Pem berian kom pensasi para pekerj a yang dipekerj akan dalam
perusahaan.
d. Benefit
Berbagai aplikasi yang m endukung baik pegawai yang m asih
kerj a am aupun pensiun.
e. Pelaporan lingkungan
Bert anggung
j awab
m elaporkan
kebij akan
dan
prakt ek
personalia SDM kepada pem erint ah.
SI M
D AN
P ERTI M BAN GAN F AKTOR M AN USI A
Para pegawai dalam perusahan yang m enggunakan pengolahan
dat a dengan kom put erisasi m engalam i rasa t akut . Mereka t akut bahwa
kom put er akan m em buat m ereka diberhent ikan. Hal ini m enunt ut
m anaj er
perusahaan
unt uk
m encari
j alan
keluar
yang
dapat
m enghilangkan rasa ket akut an dari para pegawai t ersebut . Langkah
yang dapat dit em puh ant ara lain :
1. Menggunakkan
kom put er
sebagai
suat u
cara
m encapai
peningkat an pekerj aan ( j ob enhancem ent ) .
2. Menggunakan kom unikasi form al unt uk m em buat pegawai
t erus m enyadari m aksud perusahaan.
3. Mem bangun hubungan kepercayaan ant ara pegawai, spesialis
inform asi dan m anaj em en.
4. Menyelaraskan kebut uhan pegawai dengan t uj uan perusahaan.
Sedangkan kont ribusi yang diberikan SI M dan subsist em – subsist em
unt uk pem ecahan m asalah adalah dengan dua cara dasar :
1. Sum ber Daya I nform asi Seorganisasi.
34
SI M adalah suat u usaha seorganisasi unt uk m enyediakan
inform asi pem ecahan perm asalahan.
2. I dent ifikasi dan Pem aham an Masalah
SI M adalah m enj aga agar pasokan inform asi t erus m engalir ke
m anaj er.
35
B AB 4
D ECI SI ON S UPPORT S YSTEM ( S I STEM P EN D UKUN G K EPUTUSAN )
P EN GERTI AN
Sist em Pendukung Keput usan ( SPK) adalah suat u sist em yang
m em ungkinkan
bagi
seorang
m anaj er
unt uk
berint eraksi
secara
langsung dengan kom put er dan m em buat inform asi yang berguna bagi
pengam bilan keput usan yang sem ist rukt ur dan t idak t erst rukt ur.
Terdapat
banyak
Soft ware
t ool
at au
soft ware
yang
m em ungkinkan t ercipt anya suat u aplikasi SPK ini, m isalnya Lot us 1 - 23, Excel, Fox Pro dan lain- lain.
Konsep
SPK
diperkenalkan
akhir
t ahun
1960an
dim ana
ia
m erupakan t erobosan baru dalam SI BK karena unt uk per t am a kalinya
seseorang bisa berint eraksi langsung dengan kom put er t anpa harus
m elalui ahli inform asi.
K OM PON EN SPK
SPK m em punyai 3 kom ponen yang saling t erkait sat u sam a lain:
1. Sist em Bahasa
Bahasa m erupakan alat kom unikasi. Dem ikian j uga fungsi sist em
bahasa
yang
ada
dalam
SPK
ini.
Dengan
sist em
bahasa
ini
m em ungkinkan kom unikasi dua arah ant ara pengguna dan SPK.
Ada dua m acam sist em bahasa yang digunakan, yait u:
•
Bahasa Prosedural
Dalam
sist em
m enggunakan
bahasa
prosedural
langkah- langkah
yang
ini
lebih
pengguna
banyak
perlu
daripada
sist em bahasa non prosedural.
•
Bahasa Non Prosedural
Dalam sist em ini pengguna akan berkom unikasi dengan SPK
sepert i layaknya dia berkom unikasi secara nat ural kepada orang
36
biasa.
Tent u
saj a
t ingkat an
’nat ural’
ini
t ergant ung
dari
kecanggihan dan kerum it an SPK yang dibuat .
2. Sist em Pem roses Masalah
Kom ponen ini m erupakan int i dari SPK. Sist em pem roses m asalah ini
dapat kit a analogikan sebagai ot ak pada m anusia. Pada kom ponen
ini SPK berpikir m engenai suat u m asalah yang diberikan oleh
pengguna. Hasil/ out put dari kom ponen ini m erupakan inform asi at au
berbagai
alt ernat if
keput usan
disert ai
penj elasan
besert a
konsekuensi- konsekuensi yang m engikut inya.
3. Sist em Penget ahuan
Dalam sist em penget ahuan t erdapat basis dat a yang digunakan
sebagai bahan baku dalam m em buat suat u inform asi dan alt ernat if
keput usan. Kom ponen ini sangat pent ing karena m erupakan dasar
dalam pem buat an keput usan. Dapat kit a bayangkan, bagaim ana kit a
bisa m em buat kue lem per t anpa t ersedianya ket an sebagai bahan
bakunya.
B ERBAGAI F UN GSI
D AN
F EATURE YAN G AD A
D ALAM
SPK
1. Pem buat an m odel
SPK m em berikan fasilit as bagi pem akainya unt uk m em buat sebuah
m odel. Misalnya m odel perhit ungan pendapat an penj ualan, m odel
penent uan harga, dan lain- lain.
Cont oh int erface SPK yang digunakan dalam pem buat an m odel dapat
dilihat pada gam bar 4.1 dan 4.2.
2. Bahasa prosedural dan non prosedural
Mengenai feat ure bahasa sudah kit a bahas di bagian kom ponen SPK
di at as.
3. Analisa what - if
SPK j uga
m em berikan
fasilit as analisa
what
if.
Misalnya
dari
pem buat an m odel di at as diket ahui persam aan:
Penj ualan = 20 x biaya iklan
37
Ga m ba r 4 .1
I nt erface I nput SPK
Ga m ba r 4 .2
I nt erface out put SPK
38
Berdasar persam aan t ersebut , seorang m anaj er dapat m em buat
beberapa perkiraan, sepert i bagaim ana j ika biaya iklan dit urunkan
10% at au dinaikkan 20% apa yang akan t erj adi dengan hasil yang
diapat dari penj ualan.
4. Pencarian t uj uan
Dalam pencar ian t uj uan seorang m anaj er dengan m enggunakan SPK
dapat m endapat kan j um lah angka yang diinginkan. Dari persam aan
di
at as
dapat
kit a
lihat ,
m isalnya
seorang
m anaj er
ingin
m endapat kan hasil penj ualan sebanyak 10 j ut a rupiah sebagai
t uj uannya, m aka dia bisa m endapat kan j um lah angka t ert ent u
sebagai biaya iklan.
5. Analisa resiko
SPK j uga m enam pilkan fungsi- fungsi yang dapat m enganalisa resiko.
Hal ini banyak digunakan oleh m anaj er port ofolio unt uk m enganalisa
resiko saham - saham yang ia kelola.
6. Analisa st at ist ik dan m odel ilm u m anaj em en
Cont oh dari fungsi ini adalah: analisa r egresi, t im e- series, dan lainlain.
7. Fungsi- fungsi keuangan
SPK m am pu m em berikan bant uan dalam perhit ungan di bisang
keuangan sepert i t arif paj ak, biaya depresiasi, dan lain - lain.
8. Kapabilit as hardwar e
SPK dapat diim plem ent asikan baik dalam kom put er berskala besar
yait u m ainfram e, m aupun kom put er berskala kecil yait u PC ( Personal
Com put er) .
9. Basis dat a dan file- file ekst ernal
SPK m enggunakan dat a sebagai bahan baku unt uk m em berikan
inform asi yang berguna bagi seorang m anaj er. Unt uk it u sebuah SPK
yang baik m em punyai basis dat a yang dikelola dengan baik dan j uga
39
m am pu m engakses dat a dari luar sist em at au yang lebih dikenal
sebagai file- file ekst ernal.
LI N GKUN GAN O RGAN I SASI
YAN G BAI K UN TUK
I M PLEM EN TASI SPK
Beberapa aplikasi SPK t idak m am pu berj alan sesuai yang diharapkan.
Jika hal ini t erj adi m aka berart i t elah t erj adi pengham bur an dana yang
sangat besar t anpa m endapat kan hasil yang berm anfaat bagi suat u
perusahaan. Unt uk it u perlu diket ahui beberapa keadaan lingkungan
yang kondusif bagi SPK unt uk bekerj a dengan baik. Kondisi- kondisi
t ersebut ant ara lain:
1. Perusahaan yang m em punyai sist em pem roses dat a yang t erkendali
dan t erst rukt ur dengan baik.
2. Perusahaan m au dan m am pu m enyediakan dana ekst ra dan personil
yang qualified.
3. Depart em en lini di perusahaan t ersebut m em punyai m ekanism e
kom unikasi yang t erbuka dengan depar t em en kom put er.
4. Depart em en lini m em punyai kepercayaan diri unt uk berinisiat if dan
m em enej dalam pr oyek pengem bangan sist em inform asi ( dalam hal
ini SPK) dan secara berkesinam bungan m encari t erobosan- t erobosan
baru dalam penggunaan sist em t ersebut secara efekt if.
5. Depart em en kom put er/ sist em inform asi t erut am a berperan sebagai
konsult an dalam im plem ent asi sist em .
6. Depart em en
kom put er/ sist em
inform asi
m em punyai
st af
yang
berasal dari depart em en- depart em en lini dalam perusahaan t ersebut
at au orang- orang yang m em punyai keahlian disiplin ilm u t ert ent u
yang relevan sepert i m anufact ur, pem asaran, akunt ansi, keuangan,
dan lain- lain.
7. Perusahaan m enyediakan fasilit as unt uk pendidikan dan pelat ihan
bagi
sem ua
karyawan
dem i
t ercipt anya
kesepaham an
ant ara
depart em en lini dengan depart em en sist em inform asi.
40
P ROSES P EM BU ATAN SPK
1. Predesain/ perencanaan
Pada t ahap ini t erdapat beberapa subkegiat an:
•
Mendefinisikan t uj uan um um dari pengem bangan SPK
•
Mengident ifikasikan sum ber daya yang t ersedia. Hal ini perlu
dilakukan unt uk m enget ahui beberapa sum berdaya yang sudah
t ersedia dan yang belum . Mungkin suat u perusahaan sudah
m em punyai suat u
sist em
m anaj em en
basis dat a yang bisa
digunakan dalam SPK ini.
•
Menent ukan keput usan- keput usan kunci. Keput usan- keput usan
kunci ini t ergant ung pada fungsi SPK it u sendiri. Misalnya j ik a SPK
digunakan
unt uk
m em bant u
m anaj er
m engam bil
keput usan
m engenai port ofolio saham , keput usan kunci yang ada ant ara lain
pem ilihan saham yang t epat unt uk klien t ert ent u.
•
Mendefinisikan m odel norm at if. Norm at if art inya st andar at au
sesuat u yang seharusnya ( what should be) . Dengan kat a lain, hal
yang bersifat norm at if ini bisa berbeda dengan kenyat aannya.
Nam un
m odel
norm at if
guidance/ pet unj uk
arah
t et ap
dalam
diperlukan
pengem bangan
sebagai
m odel
yang
realist is. Cont oh m odel norm at if dalam SPK adalah kem am puan
SPK
dalam
m em berikan
inform asi
harga
saham
dim asa
m endat ang pada m anaj er port ofolio. Tent u saj a hal ini t idak
m ungkin, karena yang bisa m enget ahui m asa depan hanyalah
Tuhan. Tapi m odel norm at if SPK ini bisa digunakan sebagai
pet unj uk dalam m em berikan kont ribusi pada m anaj er port ofolio
dengan
m em berikan
hasil- hasil
ram alan
dengan
m et ode
peram alan t ert ent u.
2. Desain
Dalam t ahap ini t erdapat dua subkegiat an yait u:
•
Mem buat desain realist is/ operasional. Set elah m em buat m ode
yang norm at if,
m aka perlu
dit indaklanj ut i dengan
m em buat
41
desain yang operasional dengan ber pangkal t olak pada m odel
norm at if.
•
Pendesainan kom ponen- kom ponen SPK. Sepert i yang t elah kit a
bahasa di m uka, kom ponen- kom ponen SPK t erdiri dari: bahasa
unt uk t am pilan m uka ( yang t erdiri dari bahasa prosedur al dan
non prosedural) , sist em pem roses m asalah, dan basis dat a.
•
Menguj i coba sist em . Langkah uj i coba ini perlu dilakukan unt uk
m enget ahui kekur angan- kekurangan ( dan kelebihannya) yang
ada pada sist em yang baru ini. Dengan m enget ahui berbagai
kekurangan dan kelem ahannya inilah kerugian yang lebih besar
dapat
dihindari
sesungguhnya.
sebelum
langkah
im plem ent asi
yang
Disam ping it u langkah perbaikan m asih bisa
dim ungkinkan.
3. I m plem ent asi/ Penggunaan
Dalam kegiat an im plem ent asi at au penggunaan sist em ini bisa
digunakan m et ode pilot proj ect . Hal ini dilakukan unt uk ant isipasi
t erhadap hal- hal yang unfavorable. Ant ipat i t erhadap sist em yang
baru dari sebagian karyawan yang pro st at us- quo m ungkin t erj adi,
unt uk it u perlu sosialisasi yang gradual dan perlahan.
4. Evaluasi
Langkah evaluasi perlu dilakukan dalam fram e wakt u t ert ent u,
t ergant ung
kebij akan
yang
diam bil oleh
m anaj er.
Langkah
ini
pent ing unt uk m enj am in keberhasilan dari im plem ent asi SPK ini.
5. Pem eliharaan
Dalam t ahap ini dim ungkinkan adanya perbaikan- perbaikan kecil
t erhadap SPK yang t elah diim plem ent asikan.
JEN I S SPK M EN URUT A LTER
St even L. Alt er, seorang m ahasiswa t ingkat Dokt or di MI T, m elakukan
penelit ian at as 56 sist em eondukung keput usan. Dari penelit ian ini dia
m engklasifikasikan SPK ke dalam 6 j enis berdasar besar kont ribusinya
42
dalam pengam bilan keput usan. Gam bar berikut m enj elaskan ke 6
golongan t ersebut .
Ga m ba r 4 .3
Jenis SPK m enurut Alt er
43
B AB 5
K ECERD ASAN B UATAN
Kecerdasan buat an ialah penggunaan t eknologi kom put er unt uk
m elaksanakan pekerj aan yang secara norm al m em erlukan kecerdasan
m anusia. Sepert i kit a ket ahui, kecerdasan m anusia t erdiri dari t iga
at ribut
ut am a
yait u:
learning
( penguasaan
penget ahuan
m elalui
pengalam an, lat ihan, belaj ar, at au pem ikiran) , reasoning ( berpikir,
m engert i
dan
m em buat
kesim pulan
berdasar
proses logika)
dan
m anipulasi/ pengendalian sim bol- sim bol.
Manipulasi sim bol oleh m anusia dilakukan m elalui panca indra
sepert i: m elihat , m endengar, m erasakan, m encium , dan m enyent uh.
Selam a ini kom put er t elah berhasil dan ham pir m enyam ai kem am puan
m anusia
dalam
hal
pem anipulasian
sim bol- sim bol
ini.
Teknologi
kom put er t elah dikem bangkan ke arah ini dengan t ercipat anya aplikasiaplikasi sepert i: com put er vision, voice recognit ion, dan lain- lain.
Kem am puan
dikem bangkan
reasoning
dalam
sedikit
t eknologi
banyak
j uga
kom put er.
Nam un
t elah
m am pu
kem am puan
reasoning yang dipunyai kom put er t idak sam a dengan apa yang
dipunyai m anusia. Proses reasoning yang dilakukan oleh kom put er
hanyalah
pengem bangan
at uran- at uran
yang
t elah
dari
pem anipulasian
dim asukkan
dalam
sim bol- sim bol
m em orinya.
dan
Cont oh
aplikasi dari t eknologi yang m em punyai kem am puan ini adalah Sist em
Pakar.
Area
kecerdasan
m anusia
yang
paling
sulit
dikuasai
oleh
kom put er adalah learning. Nam un langkah awal dalam proses ini sudah
dim ulai dengan dikem bangkannya j aringan saraf ( neur al net work) .
Nam un t ent u saj a kem am puan dan pr oses learning dalam aplikasi ini
t idak
sam a
dengan
apa
yang
dilakukan
oleh
m anusia.
Unt uk
m encipt akan sebuah aplikasi t eknologi kom put er yang m em punyai
44
kem am puan learning sepert i yang dim iliki m anusia nam paknya m asih
m em erlukan wakt u.
Beberapa Jenis Kecerdasan Buat an yang m enguasai pem anipulasian
sim bol- som bol:
1. Robot ic
Robot ic m erupakan aplikasi t eknologi kom put er yang digunakan
unt uk
m engerj akan
sesuat u
yang
secara
norm al
m em erlukan
kecerdasan m anusia dalam hal m anipulasi fisik. Cont oh pekerj aan
yang bisa dilakukan oleh robot ik adalah kegiat an dalam m anufakt ur
sepert i
perakit an
kom ponen,
m engelas,
m engem as
dan
m em indahkan barang, dan lain- lain. Manfaat ut am a dari penggunaan
robot ic
ini
adalah
pengurangan
biaya
produksi
kar ena
t idak
diperlukan biaya unt uk m enggaj i bur uh dan pelat ihan yang cukup
m ahal.
2. Com put er Vision
Sepert i robot ic, com put er vision m em punyai kem am puan dalam
m em anipulasi sim bol dalam hal ini ialah penglihat an. Kem am puan
dari com put er vision adalah m engenal dan m engart ikan bent uk at au
sim bol sehingga m enj adi input yang berguna. Salah sat u alat input
yang
paling
banyak
digunakan
dalam
com put er
vision
adalah
infrared. Aplikasi dari t eknologi ini banyak digunakan dalam pabrik
sebagai
alat
unt uk
m endet eksi
barang
yang
cacat ,
dan
di
superm arket unt uk m encat at harga barang yang dibeli dan j uga
pada peralat an
perang
sebagai alat
yang
m am pu
m endet eksi
keberadaan m usuh.
3. Speech Recognit ion
Aplikasi t eknologi kom put er yang t ergolong speech recognit ion ini
m em punyai kem am puan dalam m engenal bahasa yang diucapkan
m anusia. Bahasa yang dim aksud di sini adalah bahasa sehari- hari.
Kem am puan dalam m engenal bahasa ini t ent u saj a t ergant ung dari
45
kosa kat a yang t elah dim asukkan ke dalam m em ori kom put er
t ersebut .
Teknologi
Speech
Recognit ion
dewasa
ini
banyak
digunakan salah sat unya ialah penginput an dat a dalam program
pengolah kat a sepert i MS Word. Seseorang t idak perlu lagi m enget ik
suat u naskah nam un cukup berbicara dan sem ua yang dikat akannya
t ersebut t ercet ak dalam layar. Aplikasi lainnya dari t eknologi ini
banyak pula digunakan sebagai alat bagi polisi unt uk m elacak
pem bicaraan
orang- orang
yang
dicurigai
unt uk
kepent ingan
penyelidikan suat u kej ahat an.
JEN I S K ECERD ASAN B UATAN
YAN G M EN GUASAI REASON I N G :
S I STEM P AKAR / EXPERT S YSTEM
Sist em pakar adalah sebuah program kom put er yang m am pu
m em buat
( at au
m em beri
saran)
sebuah
keput usan
yang
t idak
t erst rukt ur dan sem ist rukt ur yang secara norm al dibuat oleh m anu sia
dengan keahlian khusus.
Model Sist em Pakar dapat dilihat pada gam bar 5.1 di bawah ini.
Model Sist em Pakar t erdiri dari em pat bagian: User int erface ( t am pilan
m uka) , knowledge base ( basis penget ahuan) , inference engine ( bagian
pem buat
kesim pulan)
dan
developm ent
engine
( bagian
pengem bangan) .
•
User int erface
Bagian ini adalah bagian yang int erakt if dengan pem akai ( user) .
Bent uk
int erface
yang
m enar ik
m enj adi
pent ing
kar ena
akan
m em buat pengguna m erasa nyam an dalam m enggunakan sist em ini.
Dalam perkem bangan t erkini t eknologi m ult im edia dengan plat form
windows sangat
populer
digunakan dalam
pengem bangan
user
int erface ini.
46
Ga m ba r 5 .1
Se