E.301 Pengadministasi Umum

URAIAN JABATAN
1.
2.
3.

NOMOR KODE JABATAN
NAMA JABATAN
UNIT KERJA ATASAN
3.1
3.2
3.3
3.4

: E.301
: Pengadministrasi Umum
: Lembaga Penelitian
Eselon IV
:
Sub Bagian Umum
Eselon III
:

Bagian Tata usaha
Eselon II
:
Lembaga Penelitian
Eselon I
:
Universitas Jember

4.

RUMUSAN TUGAS
:
Mengadministrasi surat, Barang Milik Negara (BMN), dan layanan kepegawaian di
lingkunganlembaga sesuai dengan prosedur untuk tertib administrasi.

5.

RINCIAN TUGAS
:
5.1 Memproses surat masuk sesuai dengan prosedur untuk tertib administrasi;

5.2 Memproses surat keluar sesuai dengan ketentuan agar tertib administrasi untuk
kelancaran penyampaian;
5.3 Menata arsip surat dan dokumen lain sesuai dengan ketentuan prosedur agar tertib
administrasi;
5.4 Melayani peminjaman arsip surat dan dokumen lain sesuai dengan ketentuan;
5.5 Menyusun daftar kebutuhan dan penyediaan alat tulis kantor sesuai dengan
ketentuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
5.6 Memberikan layanan kebutuhan alat tulis kantor sesuai dengan ketentuan untuk
menunjang kelancaran pelaksanaan tugas;
5.7 Menginventarisasi BMN sesuai dengan ketentuan untuk tertib administrasi;
5.8 Memberikan layanan administrasi kepegawaian di lingkungan Lembaga Penelitian
dan Pengabdian kepada masyarakat
5.9 Menyiapkan data pendukung mutasi pegawai;
5.10 Menyiapkan bahan dan dokumen layanan tata usaha kepegawaian;
5.11 Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban;
5.12 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

6.

HASIL KERJA

:
6.1
Pemrosesan surat masuk;
6.2
Pemrosesan surat keluar;
6.3
Penataan arsip surat dan dokumen lain;
6.4
Layanan peminjaman arsip surat dan dokumen lain sesuai dengan ketentuan;
6.5
Daftar kebutuhan alat tulis kantor;
6.6
Layanan kebutuhan dan penyediaan alat tulis kantor;
6.7
Inventarisasi BMN;
6.8
Layanan administrasi kepegawaian;
6.9
Data pendukung mutasi pegawai;
6.10 Bahan dan dokumen layanan tata usaha kepegawaian.

6.11
6.12

Laporan pelaksanaan tugas;
Pelaksanaan kedinasan lain

7.

BAHAN KERJA
:
7.1 Surat;
7.2 Agenda surat;
7.3 Data kepegawaian;
7.4 Data BMN;
7.5 Surat keluar;
7.6 Formulir peminjaman dokumen/surat;
7.7 Data kepegawaian;
7.8 Alat Tulis Kantor (ATK).

8.

PERALATAN KERJA
:
8.1
Alat perlengkapan kantor;
8.2
Alat tulis kantor.

9.

PEDOMAN KERJA
:
9.1
Peraturan tentang Tata Naskah Dinas;
9.2
Peraturan tentang kepegawaian;
9.3
Prosedur Operasional Standar (POS) Persuratan.

10. TANGGUNG JAWAB
:
10.1 Keamanan dan kerahasiaan arsip dan dokumen;
10.2 Kelancaran pemrosesan surat;
10.3 Ketepatan penyediaan ATK.
11. WEWENANG
:
11.1 Menolak peminjaman arsip dan dokumen yang tidak sesuai prosedur;
11.2 Memberikan masukan kepada pimpinan.
12. HUBUNGAN KERJA

No.
12.1

:

Unit Kerja
Subbagian Umum

12.2

Nama Jabatan
Bendahara Pengeluaran
Pembantu
Pengadminitrasi Umum

12.3

Pengemudi

Subbagian Umum

12.4

Subbagian Umum

12.5

Penata Dokumen
Keuangan

Penata Usaha Pimpinan

12.6

Pramu Kantor

Subbagian Umum

Subbagian Umum

Subbagian Umum

Dalam Hal
Koordinasi
pelaksanaan tugas
Koordinasi
pelaksanaan tugas
Koordinasi
pelaksanaan tugas
Koordinasi

pelaksanaan tugas
Koordinasi
pelaksanaan tugas
Koordinasi
pelaksanaan tugas

12.7

Petugas Keamanan

13. KEADAAN TEMPAT KERJA
13.1 Ruang Tempat Kerja
13.2 Suhu
13.3 Penerangan
13.4 Cuaca
13.5 Suara
13.6 Jam kerja

Subbagian Umum

Koordinasi
pelaksanaan tugas

:
: Bersih
: Sejuk
: Terang
:: Tenang
: Sesuai dengan peraturan yang ada

14. UPAYA FISIK
:
Tidak diperlukan upaya fisik yang signifikan.
15. RISIKO BAHAYA
:
Tidak ada risiko bahaya yang signifikan.
16. SYARAT JABATAN
16.1
16.2
16.3

16.4
16.5
16.6
surat
16.7
16.8

:
Pendidikan formal : SMA sederajat
Kursus / Pelatihan : Pengalaman Kerja : Pangkat, golongan : Pengatur Muda, II/a
Pengetahuan : POS layanan persuratan
Kecakapan Teknis
Potensi
Sikap Kerja

: : Teliti

:

Mampu

mengadministrasikan