MEMBANGUN APLIKASI E-ARSIP SEBAGAI MEDIA PENYIMPANAN BERBASIS WEBSITE (Studi Kasus : CV Lusi Contractor Semarang) DEVELOPMENT OF E-FILES AS STORAGE MEDIA RECORDS WEBSITE (Case Studies : CV Lusi Contractor Semarang) - UTY Open Access
Naskah Publikasi
PROYEK TUGAS AKHIR
MEMBANGUN APLIKASI E-ARSIP SEBAGAI MEDIA
PENYIMPANAN BERBASIS WEBSITE
(Studi Kasus : CV Lusi Contractor Semarang)
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Bisnis & Teknologi Informasi
Disusun oleh :
Destrya Yudhianto
3115111223
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA S1
FAKULTAS BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA
2017
Naskah Publikasi
MEMBANGUN APLIKASI E-ARSIP SEBAGAI MEDIA
PENYIMPANAN BERBASIS WEBSITE
(Studi Kasus : CV Lusi Contractor Semarang)
Disusun oleh :
Destrya Yudhianto
3115111223
Telah disetujui oleh pembimbing
Pembimbing
Iwan Hartadi Tri Untoro, S.T., M.Kom
Tanggal:
Maret 2017
MEMBANGUN APLIKASI E-ARSIP SEBAGAI MEDIA
PENYIMPANAN BERBASIS WEBSITE
(Studi Kasus : CV Lusi Contractor Semarang)
DEVELOPMENT OF E-FILES AS STORAGE MEDIA
RECORDS WEBSITE
(Case Studies : CV Lusi Contractor Semarang)
Destrya Yudhianto
Informatic Engineering Department
Faculty of Business and Information Technology,
University Technology of Yogyakarta
ABSTRACT
CV. Lusi Contractor is a company engaged in the Procurement of
Goods and Services (Distributor-Supplier-Contractor) in government agencies,
private and public. Since the beginning, CV. Lusi Contractor has a goal to become a
partner and a trusted partner in the procurement of goods and services to assist and
provide a wide range of goods and services required by the customer and partner for
the smooth running of business or employment. In terms of providing a wide range of
goods and services, CV. Lusi Contractor still using archival storage of data and
customer data as well as goods and services are still using manual or paper. So that
the stored data archives are often damaged or missing.
Reviewing of the things that we need to wake up a system that is Web-Based
E-Archive as an archive storage media and data are secure, in order to make it easy
for employees to store old or new archive files safely.
Keywords : Electronic Information System Archive , PHP , MySQL
MEMBANGUN APLIKASI E-ARSIP SEBAGAI MEDIA
PENYIMPANAN BERBASIS WEBSITE
(Studi Kasus : CV Lusi Contractor Semarang)
DEVELOPMENT OF E-FILES AS STORAGE MEDIA
RECORDS WEBSITE
(Case Studies : CV Lusi Contractor Semarang)
Destrya Yudhianto
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Bisnis & Teknologi Informasi, Universitas Teknologi Yogyakarta
INTISARI
CV. Lusi Contractor merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
Pengadaan Barang dan Jasa (Distributor-Supplier-Contractor) pada instansi
pemerintah, swasta, dan umum. Sejak awal, CV. Lusi Contractor memiliki tujuan
untuk menjadi mitra dan rekanan terpercaya di bidang pengadaan barang dan jasa
dalam membantu serta menyediakan berbagai macam barang dan jasa yang
dibutuhkan oleh konsumen serta mitra kerja untuk kelancaran usaha atau pekerjaan.
Dalam hal menyediakan berbagai macam barang dan jasa, CV. Lusi Contractor masih
menggunakan penyimpanan arsip dan data pelanggan maupun data barang dan jasa
secara manual atau masih menggunakan kertas. Sehingga arsip data yang tersimpan
seringkali rusak ataupun hilang.
Meninjau dari hal itu perlu di bangun sebuah sistem yaitu E-Arsip Berbasis
Web sebagai media penyimpanan arsip dan data yang aman, agar dapat memberikan
kemudahan bagi karyawan untuk menyimpan berkas arsip lama ataupun baru secara
aman.
Kata Kunci : Sistem Informasi Elektronik Arsip, PHP, MySQL.
I.1
Pendahuluan
I.1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi
mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia
dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan
ini juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu
segera diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat
lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung
ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah.
Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti
perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk
kegiatan kearsipan.
Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini
hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh. Kini juga tak ketinggalan telah
memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan
penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip lama ataupun baru yang
memiliki nilai guna informasi dan data penting dalam sebuah perusahaan
sekarang telah disajikan dan disimpan melalui media elektronik yaitu
elektronik arsip.
CV. Lusi Contractor merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
Pengadaan Barang dan Jasa (Distributor-Supplier-Contractor) pada instansi
pemerintah, swasta, dan umum. Sejak awal, CV. Lusi Contractor memiliki
tujuan memberikan layanan dalam mewujudkan impian atau keinginan
pelanggan dalam bidang jasa konstruksi, baik perencanaan dan
pelaksanaannya yang meliputi: perumahan, gedung, konstruksi baja,
konstruksi jalan, disain interior dan pengembangan.
Dalam hal menyediakan berbagai macam barang, jasa dan kontraktor umum,
CV. Lusi Contractor masih menggunakan penyimpanan arsip dan data
pelanggan maupun data barang dan jasa secara manual atau masih
menggunakan kertas. Sehingga arsip data yang tersimpan seringkali rusak
ataupun hilang. Oleh karena itu perlu di bangun sebuah sistem yaitu E-Arsip
Berbasis Web sebagai media penyimpanan arsip dan data yang aman, agar
dapat memberikan kemudahan bagi karyawan untuk menyimpan berkas arsip
lama ataupun baru secara aman.
I.1.2
Tujuan Penelitian
Tujuan dari pembuatan Aplikasi E-Arsip atau Dokumentasi adalah
tersedianya suatu Aplikasi Dokumentasi yang user friendly guna memfasilitasi
pemrosesan dokumen, pembuatan klasifikasi dan indeks dokumen, pencarian
kembali dan penyajian dokumen yang memungkinkan isi dokumen dapat
diakses oleh semua pihak di dalam CV. Lusi Contractor, dan meminimalisasi
masalah yang dihadapi dalam pengelolaan arsip.
I.2
Tinjauan Pustaka
I.2.1 Tinjauan Pustaka
Penelitian yang dilakukan oleh Harianto, W (2013) dengan judul
"Penerapan Arsip Elektronik di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Jawa Timur", dalam penelitiannya Wawan mengatakan bahwa untuk
mendukung penerapan arsip elektronik agar berjalan dengan baik diperlukan
prosedur yang baik, peralatan, media penyimpanan dan perlengkapan yang
mendukung dan mempermudah pelaksanaan secara teknis arsip elektronik,
pemeliharaan dan pengawasan untuk menjaga keberlangsungan arsip yang
disimpan, serta personil yang kompeten yang dibekali keterampilan dan
kemampuan penggunaan teknologi dan informasi dalam bidang kearsipan.
Penelitian lain yang dilakukan oleh Hadjarati, S (2013) dengan judul
"Penerapan String Matching Pada Aplikasi E-Arsip Berbasis Web Di Jurusan
Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Negeri Gorontalo", dalam
penelitian ini Srininang Hardjarati menggunakan bahasa pemrograman PHP
dan DBMS MySql dalam membangun sistem ini. Aplikasi yang akan dibuat
seluruh data suratnya dicatat secara komputerisasi. Dalam sistem baru tersebut
juga terdapat bentuk dokumen yang diarsipkan dalam format digital, berbasis
web sehingga setiap user yang membutuhkan informasi mengenai arsip surat
yang diinginkan dapat mengakses web ini.
I.2.2
Tinjauan Teori
1. Sistem
Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau
subsistem yang berinterkasi untuk mencapai tujuan. Suatu sistem dapat terdiri
dari sistem-sistem bagian subsystems, (Jogiyanto 1999).
2. Sistem Informasi
Mauldyansyah, R (2015). Mendefinisikan bahwa Sistem Informasi merupakan
kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerima.
3. E-Arsip
Pada dasarnya arsip elektronik atau E-Arsip merupakan informasi yang
direkam dan disimpan dalam media elektronik dengan wujud digital. Menurut
International Standart Organization (ISO), arsip adalah informasi yang
disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau
diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis
dan menyimpanya sebagai bukti aktivitas (ISO/DIS154489) (Sukoco, 2007).
4. Web
Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan doumen-dokumen multimedia
(teks, gambar, suara, video) di dalamnya yang mengunakan protokol HTTP
(Hypertext Transfer Protocol) dan untuk megaksesnya menggunakan
perangkat lunak yang disebut browser.
I.3
Metode Penelitian
I.3.1
Perancangan Sistem
Di dalam perancangan sistem menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD),
Diagram Konteks, dan Diagram Arus Data (DAD) atau Data Flow Diagram
(DFD). Entitas yang ada dalam sistem ini adalah entitas user, jabatan,
surat_masuk, surat_keluar, berkas, kategori_berkas, jenis_berkas, proyek,
disposisi, dsurat_masuk,
Gambar 4.18 ERD (Entity Relationship Diargam)
I.3.2
Diagram Jenjang
Diagram Jenjang digunakan untuk menggambarkan proses login operator, proses master data dan proses transaksi,
diagram jenjang ini dapat dilihat pada Gambar 4.3
Gambar 4.3 Diagram Jenjang
I.4
Implementasi Dan Pembahasan
I.4.1
Cara Kerja Sistem
Sistem E-Arsip pada CV Lusi Contractor ini dibangun dengan
menggunakan bahasa pemerograman PHP dan dengan menggunakan
database phpMyAdmin. Untuk mempermudah dalam menjelaskan cara kerja
sistem ini, maka bagian sistem dikelompokkan menjadi empat bagian yaitu:
bagian login, bagian menu eksternal yang terdiri dari entri data user, jabatan,
berkas dan proyek, bagian pengarsipan yang terdiri dari surat masuk, surat
keluar dan disposisi. Kemudaian yang terakhir bagian laporan. User system
pada aplikasi ini memiliki tiga level akses yaitu level administrator, manager
dan karyawan. Masing-masing level memiliki hak akses yang berbeda. Level
administrator (petugas administrasi) memiliki hak akses yang tertinggi yang
mana administrator dapat mengakses seluruh bagian system kecuali bagian
disposisi yang hanya dapat di akses oleh manager, untuk level manager dapat
mengakses surat masuk, surat keluar, disposisi, berkas dan laporan.
Sedangkan level karyawan hanya dapat melakukan akses pada bagian
eksternal yaitu surat masuk, surat keluar dan berkas.
Implementasi website e-arsip dilakukan dengan cara admin melakukan
login, kemudian admin disini dapat memasukkan data surat masuk, surat
keluar, data karyawan, dan upload berkas. Untuk surat masuk, admin dapat
memasukkan data surat masuk kedalam sistem dan kemdian manager dapat
melakukan disposisi ke karyawan, Untuk hak akses karyawan dapat
melakukan login dengan memasukkan nomor induk karyawan dan password
yang telah didaftarkan oleh admin, disini karyawan hanya dapat membaca
surat masuk, surat keluar, download berkas.
Pada website e-arsip ini dibangun dengan menggunakan bahasa
pemrograman PHP dan MySQL untuk manajemen.
I.4.2
Pembahasan
1. Halaman login
Sistem ini dapat digunakan setelah user berhasil melakukan login.
Pada bagian login, user akan melakukan login dengan memasukkan data nik
dan password. Apabila data login yang dimasukkan benar maka sistem akan
masuk pada halaman beranda dan halaman menu utama. Akan tetapi jika data
yang dimasukkan salah atau tidak sesuai dengan data dalam database maka
akan muncul konfirmasi bahwa login gagal, dan pada halaman login ini juga
terdapat captcha yang berfungsi memastikan bahwa pengisian form yang telah
dilakukan benar-benar dikerjakan oleh manusia. Rancangan form login dapat
dilihat sebagai berikut:
Gambar 5.4 Halaman Login Website
2. Implementasi Form Halaman Utama
Halaman utama website menerapkan framework dari bootstrap untuk
memperhalus desain tampilan website terdiri dari menu, header, konten dan
footer. Pada halaman utama, user di berikan hak akses untuk menggunakan
website, untuk admin dan manager bisa mengakses seluruh kegiatan yang ada
di website, sedangkan karyawan hanya beberapa fungsi website yang bisa
dijalankan. Berikut ini adalah halaman utama pada saat user mengunjungi
website.
Gambar 5.5 Halaman Utama Website
3. Implementasi Form Halaman Surat Masuk
Halaman surat masuk digunakan untuk melihat daftar surat masuk dan
menambah surat masuk, menu tambah surat masuk hanya berlaku bagi admin
dan manager saja (Gambar 5.9), sedangkan untuk karyawan hanya bisa
melihat surat masuk, tidak bisa menambah surat masuk. Rancangan halaman
surat masuk dapat dilihat sebagai berikut:
Gambar 5.9 Halaman Surat Masuk
Gambar 5.10 Halaman Tambah Surat Masuk
4. Implementasi Form Halaman Surat Keluar
Halaman surat keluar hampir sama dengan halaman surat masuk,
Halaman surat keluar digunakan untuk melihat daftar surat keluar dan
menambah surat keluar, surat keluar di berikan kepada instansi luar ataupun
kepada pihak luar, menu tambah surat keluar hanya berlaku bagi admin dan
manager saja (Gambar 5.11). Form halaman surat keluar dapat dilihat sebagai
berikut:
Gambar 5.11 Halaman Surat Keluar
Gambar 5.12 Halaman Tambah Surat Keluar
5. Implementasi Form Halaman Rekapitulasi Laporan
Menu halaman rekapitulasi laporan merupakan halaman dimana
manager dan admin bisa melihat rekapitulasi laporan baik surat masuk, surat
keluar dan disposisi. Dan hasil cetak laporan dapat dilihat seperti (Gambar
5.20). Rancangan halaman daftar karyawan dapat dilihat sebagai berikut :
Gambar 5.20 Halaman Rekapitulasi Laporan
Gambar 5.21 Halaman Cetak Rekapitulasi Laporan
I.5
Kesimpulan
I.5.1
Simpulan
Berdasarkan dari penelitian tugas akhir yang sudah dilakukan, maka dapat
diambil kesimpulan bahwa:
1. Sistem E-Arsip ini dapat mempermudah dalam pencarian (Surat masuk, Surat
keluar, tujuan disposisi, berkas) dsb, selain itu dengan adanya sistem
pengarsipan diharapkan dapat menunjang kinerja para karyawan.
2. Pengarsipan elektronik dengan menggunakan website, dapat menghemat
tempat sehingga tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang
banyak.
3. Rancang bangun website E-arsip pada CV Lusi Contractor memiliki fungsi
serta kegunaan yang sangat penting didalam menunjang kegiatan dan
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen surat dan berkas
4. Pada website yang dibangun Memberikan kemudahan dalam dalam hal
pengelolaan data surat dan berkas yang berkenaan dengan kegiatan internal
maupun eksternal pihak CV Lusi Contractor.
I.5.2
Saran
Adapun saran-saran yang dapat penulis cantumkan adalah sebagai berikut:
1. Dengan perkembangan teknologi yang sangat cepat, sistem keamanan E-Arsip
ini juga harus ditingkatkan agar kerahasiaan data-data instansi tetap terjaga.
2. Data arsip manual harusnya di backup kedalam e-arsip agar instansi
mempunyai data cadangan, karena sistem pengarsipan manual mempunyai
banyak resiko seperti bencana banjir, kebakaran atau pencurian arsip.
I.6
Daftar Pustaka
Al- Fahri, M, R, Aplikasi Dokumentasi Direktorat Pengelolaan Informasi
Administrasi Kependudukan, Diperoleh 27 November 2014, dari
https://www.scribd.com/doc/238964405/e-Arsip-Proposal.
Hadjarati, S., 2013, Penerapan String Matching Pada Aplikasi E-Arsip
Berbasis Web Di Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik
Universitas Negeri Gorontalo, Gorontalo.
Hakim, L., 2008, Membongkar Trik Rahasia Master PHP, Yogyakarta,
Lokomedia.
Hartono, J., 1999, Pengenalan Komputer, Yogyakarta, Andi.
Harianto, W., 2013, Penerapan Arsip Elektronik di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Jawa Timur, UNESA, Surabaya.
Mutmainah, S., 2006, Proyek Desain Web Berbasis Grafis dengan
Dreamweaver dan Fireworks, Yogyakarta, Andi.
Rosa,
Shalahuddin, 2013, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan
Berorientasi Objek, Bandung, Informatika.
Rudyanto, Arief, M., 2011, Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP
dan MySQL, Andi, Yogyakarta.
Widiastuti, S., 2013, Prosesur Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif di Kantor
Arsip Daerah Kota Bekasi, Jurnal Teknologi Informasi, Bekasi.
PROYEK TUGAS AKHIR
MEMBANGUN APLIKASI E-ARSIP SEBAGAI MEDIA
PENYIMPANAN BERBASIS WEBSITE
(Studi Kasus : CV Lusi Contractor Semarang)
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Bisnis & Teknologi Informasi
Disusun oleh :
Destrya Yudhianto
3115111223
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA S1
FAKULTAS BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA
2017
Naskah Publikasi
MEMBANGUN APLIKASI E-ARSIP SEBAGAI MEDIA
PENYIMPANAN BERBASIS WEBSITE
(Studi Kasus : CV Lusi Contractor Semarang)
Disusun oleh :
Destrya Yudhianto
3115111223
Telah disetujui oleh pembimbing
Pembimbing
Iwan Hartadi Tri Untoro, S.T., M.Kom
Tanggal:
Maret 2017
MEMBANGUN APLIKASI E-ARSIP SEBAGAI MEDIA
PENYIMPANAN BERBASIS WEBSITE
(Studi Kasus : CV Lusi Contractor Semarang)
DEVELOPMENT OF E-FILES AS STORAGE MEDIA
RECORDS WEBSITE
(Case Studies : CV Lusi Contractor Semarang)
Destrya Yudhianto
Informatic Engineering Department
Faculty of Business and Information Technology,
University Technology of Yogyakarta
ABSTRACT
CV. Lusi Contractor is a company engaged in the Procurement of
Goods and Services (Distributor-Supplier-Contractor) in government agencies,
private and public. Since the beginning, CV. Lusi Contractor has a goal to become a
partner and a trusted partner in the procurement of goods and services to assist and
provide a wide range of goods and services required by the customer and partner for
the smooth running of business or employment. In terms of providing a wide range of
goods and services, CV. Lusi Contractor still using archival storage of data and
customer data as well as goods and services are still using manual or paper. So that
the stored data archives are often damaged or missing.
Reviewing of the things that we need to wake up a system that is Web-Based
E-Archive as an archive storage media and data are secure, in order to make it easy
for employees to store old or new archive files safely.
Keywords : Electronic Information System Archive , PHP , MySQL
MEMBANGUN APLIKASI E-ARSIP SEBAGAI MEDIA
PENYIMPANAN BERBASIS WEBSITE
(Studi Kasus : CV Lusi Contractor Semarang)
DEVELOPMENT OF E-FILES AS STORAGE MEDIA
RECORDS WEBSITE
(Case Studies : CV Lusi Contractor Semarang)
Destrya Yudhianto
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Bisnis & Teknologi Informasi, Universitas Teknologi Yogyakarta
INTISARI
CV. Lusi Contractor merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
Pengadaan Barang dan Jasa (Distributor-Supplier-Contractor) pada instansi
pemerintah, swasta, dan umum. Sejak awal, CV. Lusi Contractor memiliki tujuan
untuk menjadi mitra dan rekanan terpercaya di bidang pengadaan barang dan jasa
dalam membantu serta menyediakan berbagai macam barang dan jasa yang
dibutuhkan oleh konsumen serta mitra kerja untuk kelancaran usaha atau pekerjaan.
Dalam hal menyediakan berbagai macam barang dan jasa, CV. Lusi Contractor masih
menggunakan penyimpanan arsip dan data pelanggan maupun data barang dan jasa
secara manual atau masih menggunakan kertas. Sehingga arsip data yang tersimpan
seringkali rusak ataupun hilang.
Meninjau dari hal itu perlu di bangun sebuah sistem yaitu E-Arsip Berbasis
Web sebagai media penyimpanan arsip dan data yang aman, agar dapat memberikan
kemudahan bagi karyawan untuk menyimpan berkas arsip lama ataupun baru secara
aman.
Kata Kunci : Sistem Informasi Elektronik Arsip, PHP, MySQL.
I.1
Pendahuluan
I.1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi
mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia
dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan
ini juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu
segera diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat
lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung
ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah.
Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti
perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk
kegiatan kearsipan.
Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini
hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh. Kini juga tak ketinggalan telah
memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan
penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip lama ataupun baru yang
memiliki nilai guna informasi dan data penting dalam sebuah perusahaan
sekarang telah disajikan dan disimpan melalui media elektronik yaitu
elektronik arsip.
CV. Lusi Contractor merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
Pengadaan Barang dan Jasa (Distributor-Supplier-Contractor) pada instansi
pemerintah, swasta, dan umum. Sejak awal, CV. Lusi Contractor memiliki
tujuan memberikan layanan dalam mewujudkan impian atau keinginan
pelanggan dalam bidang jasa konstruksi, baik perencanaan dan
pelaksanaannya yang meliputi: perumahan, gedung, konstruksi baja,
konstruksi jalan, disain interior dan pengembangan.
Dalam hal menyediakan berbagai macam barang, jasa dan kontraktor umum,
CV. Lusi Contractor masih menggunakan penyimpanan arsip dan data
pelanggan maupun data barang dan jasa secara manual atau masih
menggunakan kertas. Sehingga arsip data yang tersimpan seringkali rusak
ataupun hilang. Oleh karena itu perlu di bangun sebuah sistem yaitu E-Arsip
Berbasis Web sebagai media penyimpanan arsip dan data yang aman, agar
dapat memberikan kemudahan bagi karyawan untuk menyimpan berkas arsip
lama ataupun baru secara aman.
I.1.2
Tujuan Penelitian
Tujuan dari pembuatan Aplikasi E-Arsip atau Dokumentasi adalah
tersedianya suatu Aplikasi Dokumentasi yang user friendly guna memfasilitasi
pemrosesan dokumen, pembuatan klasifikasi dan indeks dokumen, pencarian
kembali dan penyajian dokumen yang memungkinkan isi dokumen dapat
diakses oleh semua pihak di dalam CV. Lusi Contractor, dan meminimalisasi
masalah yang dihadapi dalam pengelolaan arsip.
I.2
Tinjauan Pustaka
I.2.1 Tinjauan Pustaka
Penelitian yang dilakukan oleh Harianto, W (2013) dengan judul
"Penerapan Arsip Elektronik di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Jawa Timur", dalam penelitiannya Wawan mengatakan bahwa untuk
mendukung penerapan arsip elektronik agar berjalan dengan baik diperlukan
prosedur yang baik, peralatan, media penyimpanan dan perlengkapan yang
mendukung dan mempermudah pelaksanaan secara teknis arsip elektronik,
pemeliharaan dan pengawasan untuk menjaga keberlangsungan arsip yang
disimpan, serta personil yang kompeten yang dibekali keterampilan dan
kemampuan penggunaan teknologi dan informasi dalam bidang kearsipan.
Penelitian lain yang dilakukan oleh Hadjarati, S (2013) dengan judul
"Penerapan String Matching Pada Aplikasi E-Arsip Berbasis Web Di Jurusan
Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Negeri Gorontalo", dalam
penelitian ini Srininang Hardjarati menggunakan bahasa pemrograman PHP
dan DBMS MySql dalam membangun sistem ini. Aplikasi yang akan dibuat
seluruh data suratnya dicatat secara komputerisasi. Dalam sistem baru tersebut
juga terdapat bentuk dokumen yang diarsipkan dalam format digital, berbasis
web sehingga setiap user yang membutuhkan informasi mengenai arsip surat
yang diinginkan dapat mengakses web ini.
I.2.2
Tinjauan Teori
1. Sistem
Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau
subsistem yang berinterkasi untuk mencapai tujuan. Suatu sistem dapat terdiri
dari sistem-sistem bagian subsystems, (Jogiyanto 1999).
2. Sistem Informasi
Mauldyansyah, R (2015). Mendefinisikan bahwa Sistem Informasi merupakan
kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerima.
3. E-Arsip
Pada dasarnya arsip elektronik atau E-Arsip merupakan informasi yang
direkam dan disimpan dalam media elektronik dengan wujud digital. Menurut
International Standart Organization (ISO), arsip adalah informasi yang
disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau
diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis
dan menyimpanya sebagai bukti aktivitas (ISO/DIS154489) (Sukoco, 2007).
4. Web
Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan doumen-dokumen multimedia
(teks, gambar, suara, video) di dalamnya yang mengunakan protokol HTTP
(Hypertext Transfer Protocol) dan untuk megaksesnya menggunakan
perangkat lunak yang disebut browser.
I.3
Metode Penelitian
I.3.1
Perancangan Sistem
Di dalam perancangan sistem menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD),
Diagram Konteks, dan Diagram Arus Data (DAD) atau Data Flow Diagram
(DFD). Entitas yang ada dalam sistem ini adalah entitas user, jabatan,
surat_masuk, surat_keluar, berkas, kategori_berkas, jenis_berkas, proyek,
disposisi, dsurat_masuk,
Gambar 4.18 ERD (Entity Relationship Diargam)
I.3.2
Diagram Jenjang
Diagram Jenjang digunakan untuk menggambarkan proses login operator, proses master data dan proses transaksi,
diagram jenjang ini dapat dilihat pada Gambar 4.3
Gambar 4.3 Diagram Jenjang
I.4
Implementasi Dan Pembahasan
I.4.1
Cara Kerja Sistem
Sistem E-Arsip pada CV Lusi Contractor ini dibangun dengan
menggunakan bahasa pemerograman PHP dan dengan menggunakan
database phpMyAdmin. Untuk mempermudah dalam menjelaskan cara kerja
sistem ini, maka bagian sistem dikelompokkan menjadi empat bagian yaitu:
bagian login, bagian menu eksternal yang terdiri dari entri data user, jabatan,
berkas dan proyek, bagian pengarsipan yang terdiri dari surat masuk, surat
keluar dan disposisi. Kemudaian yang terakhir bagian laporan. User system
pada aplikasi ini memiliki tiga level akses yaitu level administrator, manager
dan karyawan. Masing-masing level memiliki hak akses yang berbeda. Level
administrator (petugas administrasi) memiliki hak akses yang tertinggi yang
mana administrator dapat mengakses seluruh bagian system kecuali bagian
disposisi yang hanya dapat di akses oleh manager, untuk level manager dapat
mengakses surat masuk, surat keluar, disposisi, berkas dan laporan.
Sedangkan level karyawan hanya dapat melakukan akses pada bagian
eksternal yaitu surat masuk, surat keluar dan berkas.
Implementasi website e-arsip dilakukan dengan cara admin melakukan
login, kemudian admin disini dapat memasukkan data surat masuk, surat
keluar, data karyawan, dan upload berkas. Untuk surat masuk, admin dapat
memasukkan data surat masuk kedalam sistem dan kemdian manager dapat
melakukan disposisi ke karyawan, Untuk hak akses karyawan dapat
melakukan login dengan memasukkan nomor induk karyawan dan password
yang telah didaftarkan oleh admin, disini karyawan hanya dapat membaca
surat masuk, surat keluar, download berkas.
Pada website e-arsip ini dibangun dengan menggunakan bahasa
pemrograman PHP dan MySQL untuk manajemen.
I.4.2
Pembahasan
1. Halaman login
Sistem ini dapat digunakan setelah user berhasil melakukan login.
Pada bagian login, user akan melakukan login dengan memasukkan data nik
dan password. Apabila data login yang dimasukkan benar maka sistem akan
masuk pada halaman beranda dan halaman menu utama. Akan tetapi jika data
yang dimasukkan salah atau tidak sesuai dengan data dalam database maka
akan muncul konfirmasi bahwa login gagal, dan pada halaman login ini juga
terdapat captcha yang berfungsi memastikan bahwa pengisian form yang telah
dilakukan benar-benar dikerjakan oleh manusia. Rancangan form login dapat
dilihat sebagai berikut:
Gambar 5.4 Halaman Login Website
2. Implementasi Form Halaman Utama
Halaman utama website menerapkan framework dari bootstrap untuk
memperhalus desain tampilan website terdiri dari menu, header, konten dan
footer. Pada halaman utama, user di berikan hak akses untuk menggunakan
website, untuk admin dan manager bisa mengakses seluruh kegiatan yang ada
di website, sedangkan karyawan hanya beberapa fungsi website yang bisa
dijalankan. Berikut ini adalah halaman utama pada saat user mengunjungi
website.
Gambar 5.5 Halaman Utama Website
3. Implementasi Form Halaman Surat Masuk
Halaman surat masuk digunakan untuk melihat daftar surat masuk dan
menambah surat masuk, menu tambah surat masuk hanya berlaku bagi admin
dan manager saja (Gambar 5.9), sedangkan untuk karyawan hanya bisa
melihat surat masuk, tidak bisa menambah surat masuk. Rancangan halaman
surat masuk dapat dilihat sebagai berikut:
Gambar 5.9 Halaman Surat Masuk
Gambar 5.10 Halaman Tambah Surat Masuk
4. Implementasi Form Halaman Surat Keluar
Halaman surat keluar hampir sama dengan halaman surat masuk,
Halaman surat keluar digunakan untuk melihat daftar surat keluar dan
menambah surat keluar, surat keluar di berikan kepada instansi luar ataupun
kepada pihak luar, menu tambah surat keluar hanya berlaku bagi admin dan
manager saja (Gambar 5.11). Form halaman surat keluar dapat dilihat sebagai
berikut:
Gambar 5.11 Halaman Surat Keluar
Gambar 5.12 Halaman Tambah Surat Keluar
5. Implementasi Form Halaman Rekapitulasi Laporan
Menu halaman rekapitulasi laporan merupakan halaman dimana
manager dan admin bisa melihat rekapitulasi laporan baik surat masuk, surat
keluar dan disposisi. Dan hasil cetak laporan dapat dilihat seperti (Gambar
5.20). Rancangan halaman daftar karyawan dapat dilihat sebagai berikut :
Gambar 5.20 Halaman Rekapitulasi Laporan
Gambar 5.21 Halaman Cetak Rekapitulasi Laporan
I.5
Kesimpulan
I.5.1
Simpulan
Berdasarkan dari penelitian tugas akhir yang sudah dilakukan, maka dapat
diambil kesimpulan bahwa:
1. Sistem E-Arsip ini dapat mempermudah dalam pencarian (Surat masuk, Surat
keluar, tujuan disposisi, berkas) dsb, selain itu dengan adanya sistem
pengarsipan diharapkan dapat menunjang kinerja para karyawan.
2. Pengarsipan elektronik dengan menggunakan website, dapat menghemat
tempat sehingga tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang
banyak.
3. Rancang bangun website E-arsip pada CV Lusi Contractor memiliki fungsi
serta kegunaan yang sangat penting didalam menunjang kegiatan dan
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen surat dan berkas
4. Pada website yang dibangun Memberikan kemudahan dalam dalam hal
pengelolaan data surat dan berkas yang berkenaan dengan kegiatan internal
maupun eksternal pihak CV Lusi Contractor.
I.5.2
Saran
Adapun saran-saran yang dapat penulis cantumkan adalah sebagai berikut:
1. Dengan perkembangan teknologi yang sangat cepat, sistem keamanan E-Arsip
ini juga harus ditingkatkan agar kerahasiaan data-data instansi tetap terjaga.
2. Data arsip manual harusnya di backup kedalam e-arsip agar instansi
mempunyai data cadangan, karena sistem pengarsipan manual mempunyai
banyak resiko seperti bencana banjir, kebakaran atau pencurian arsip.
I.6
Daftar Pustaka
Al- Fahri, M, R, Aplikasi Dokumentasi Direktorat Pengelolaan Informasi
Administrasi Kependudukan, Diperoleh 27 November 2014, dari
https://www.scribd.com/doc/238964405/e-Arsip-Proposal.
Hadjarati, S., 2013, Penerapan String Matching Pada Aplikasi E-Arsip
Berbasis Web Di Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik
Universitas Negeri Gorontalo, Gorontalo.
Hakim, L., 2008, Membongkar Trik Rahasia Master PHP, Yogyakarta,
Lokomedia.
Hartono, J., 1999, Pengenalan Komputer, Yogyakarta, Andi.
Harianto, W., 2013, Penerapan Arsip Elektronik di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Jawa Timur, UNESA, Surabaya.
Mutmainah, S., 2006, Proyek Desain Web Berbasis Grafis dengan
Dreamweaver dan Fireworks, Yogyakarta, Andi.
Rosa,
Shalahuddin, 2013, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan
Berorientasi Objek, Bandung, Informatika.
Rudyanto, Arief, M., 2011, Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP
dan MySQL, Andi, Yogyakarta.
Widiastuti, S., 2013, Prosesur Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif di Kantor
Arsip Daerah Kota Bekasi, Jurnal Teknologi Informasi, Bekasi.