PK13 Pengurusan Rekod
SALINAN TIDAK TERKAWAL
SISTEM PENG URUSA N KUA LITI
MS ISO 9001:2008
BA HA G IA N PENG URUSA N SEKO LA H HA RIA N
JA BA TA N PENDIDIKA N NEG ERI
PEJA BA T PENDIDIKA N WILA YA H
PEJA BA T PENDIDIKA N DA ERA H
PK13
PENG URUSA N
REKO D
Sa lina n b o le h d ip e ro le h d a rip a d a :
http :/ / p kp m b p sh.b lo g sp o t.c o m
Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00
Muka Surat |
1/3
SALINAN TIDAK TERKAWAL
13.1.
O BJEKTIF
Pro se d ur ini b e rtujua n untuk me ma stika n re ko d ke ra ja a n d iurus d e ng a n c e ka p
d a n te ra tur se la ra s d e ng a n p e runtuka n und a ng -und a ng , p e ra tura n d a n
p ia wa ia n ya ng d ite ta p ka n.
13.2.
SKO P
Pro se d ur ini te rp a ka i b a g i p e ng urusa n re ko d me lip uti p e wujud a n,
p e ng g una a n, p e nye le ng g a ra a n d a n p e lup usa n d i BPSH, JPN, PPW d a n PPD.
13.3.
RUJUKA N
13.3.1. Ma nua l Kua liti
13.3.2. Ara ha n Ke se la ma ta n 1974
13.3.3. Akta Arkib Ne g a ra 2003
13.3.4. Pe ke liling Pe rkhid ma ta n Bila ng a n 5/ 2007 – Pa nd ua n Pe ng urusa n
Pe ja b a t
13.3.5. Da sa r Pe ng urusa n Re ko d Ke ra ja a n
13.3.6. Ma la ysia n Sta nd a rd 2223-1:2009
13.3.7. Ma la ysia n Sta nd a rd 2223-2:2009
l
13.4.
DEFINISI
13.4.1
Re ko d
i)
Re ko d b e rma ksud b a ha n d a la m b e ntuk b e rtulis a ta u b e ntuk la in
ya ng me nya ta ka n fa kta a ta u p e ristiwa a ta u se la innya me ra ka mka n
ma kluma t d a n te rma sukla h ke rta s, d o kume n, d a fta r, b a ha n
b e rc e ta k, b uku, p e ta , p e la n, lukisa n, g a mb a r fo to , mikro file m ,
mikro fis, file m sine ma to g ra fi, ra ka ma n b unyi, re ko d ya ng d iha silka n
se c a ra e le ktro nik ta np a me ng ira b e ntuk a ta u c iri-c iri fizika l d a n a p a a p a sa lina nnya .
(A kta A rkib Ne g a ra 2003)
ii)
Ma kluma t ya ng d iwujud , d ite rima d a n d ise le ng g a ra se b a g a i b ukti
o le h se se b ua h o rg a nisa si a ta u o ra ng p e rse o ra ng a n b a g i
me me nuhi ke he nd a k und a ng -und a ng se rta se ma sa me la ksa na ka n
tra nsa ksi ra smi.
( M alay sian Standard 2223- 1:2009 )
13.4.2
Pe ng urusa n Re ko d
Sa tu b id a ng p e ng urusa n ya ng b e rta ng g ung ja wa b b a g i me ng a d a ka n
ka wa la n se c a ra e fisie n d a n siste ma tik ke a ta s p e wujud a n,
p e ng g una a n, p e nye le ng g a ra a n d a n p e lup usa n re ko d . Ka wa la n ini
te rma sukla h p e na wa na n b ukti d a n ma kluma t me ng e na i a ktiviti d a n
tra nsa ksi se se b ua h o rg a nisa si.
( M alay sian Standard 2223- 1:2009 )
Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00
Muka Surat |
2/3
SALINAN TIDAK TERKAWAL
13.4.3
Pe g a wa i Re ko d Ja b a ta n (PRJ)
Se se o ra ng p e g a wa i ya ng d ila ntik d a n p e la ntika n ini he nd a kla h d isa hka n
o le h Arkib Ne g a ra Ma la ysia . PRJ b e rta ng g ung ja wa b d a la m me ra nc a ng ,
me ma nta u d a n me la ksa na ka n p ro g ra m d a n a ktiviti b e rka ita n
p e ng urusa n re ko d d i ja b a ta n ma sing -ma sing .
13.5.
TA NG G UNG JA WA B DA N TINDA KA N
TA NG G UNG JA WA B
PRJ
TINDA KA N
RUJUKA N
Me nye le ng g a ra re ko d -re ko d me la lui ka e d a h
b e rikut :
1. Me nd a fta r d a n me mb e rika n no mb o r
rujuka n untuk se tia p re ko d .
Se na ra i
Pe nd a fta ra n
Re ko d
2. Me nyimp a n re ko d -re ko d me ng ikut fa il ya ng
se la ra s d e ng a n Akta Arkib Ne g a ra 2003
Siste m
Pe nyimp a na n
Re ko d
3. Me nye d ia ka n ka e d a h ya ng se sua i b a g i
me ng e sa n p e rg e ra ka n re ko d
Siste m
Pe rg e ra ka n
Re ko d
4. Me ng e na l p a sti d a n me nye na ra ika n re ko d re ko d ya ng p e rlu d ilup uska n.
Se na ra i
Pe lup usa n
5. Me la ksa na ka n p e lup usa n re ko d me ng ikut
Pe ra tura n Pe lup usa n Re ko d Aw a m, Akta
Arkib Ne g a ra 2003.
Re ko d
Pe lup usa n
Se kira nya te rd a p a t la ng ka h-la ng ka h ya ng tid a k
me ma tuhi sp e sifika si a mb il tind a ka n p e mb e tula n
me rujuk PK12 Ka wa la n Ke Ata s Ke tid a ka kura n
Pro d uk/ Pe rkhid ma ta n
13.6.
BIL.
REKO D KUA LITI
JENIS REKO D
TEMPO H SIMPA NA N
LO KA SI
1
Re ko d Aw a m
5 Ta hun
BPSH/ JPN/ PPW/ PPD
2
Re ko d Ke wa ng a n
7 Ta hun
BPSH/ JPN/ PPW/ PPD
3
Do kume n La in
Te rta kluk ke p a d a Ja d ua l
Pe lup usa n Re ko d
BPSH/ JPN/ PPW/ PPD
Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00
Muka Surat |
3/3
SISTEM PENG URUSA N KUA LITI
MS ISO 9001:2008
BA HA G IA N PENG URUSA N SEKO LA H HA RIA N
JA BA TA N PENDIDIKA N NEG ERI
PEJA BA T PENDIDIKA N WILA YA H
PEJA BA T PENDIDIKA N DA ERA H
PK13
PENG URUSA N
REKO D
Sa lina n b o le h d ip e ro le h d a rip a d a :
http :/ / p kp m b p sh.b lo g sp o t.c o m
Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00
Muka Surat |
1/3
SALINAN TIDAK TERKAWAL
13.1.
O BJEKTIF
Pro se d ur ini b e rtujua n untuk me ma stika n re ko d ke ra ja a n d iurus d e ng a n c e ka p
d a n te ra tur se la ra s d e ng a n p e runtuka n und a ng -und a ng , p e ra tura n d a n
p ia wa ia n ya ng d ite ta p ka n.
13.2.
SKO P
Pro se d ur ini te rp a ka i b a g i p e ng urusa n re ko d me lip uti p e wujud a n,
p e ng g una a n, p e nye le ng g a ra a n d a n p e lup usa n d i BPSH, JPN, PPW d a n PPD.
13.3.
RUJUKA N
13.3.1. Ma nua l Kua liti
13.3.2. Ara ha n Ke se la ma ta n 1974
13.3.3. Akta Arkib Ne g a ra 2003
13.3.4. Pe ke liling Pe rkhid ma ta n Bila ng a n 5/ 2007 – Pa nd ua n Pe ng urusa n
Pe ja b a t
13.3.5. Da sa r Pe ng urusa n Re ko d Ke ra ja a n
13.3.6. Ma la ysia n Sta nd a rd 2223-1:2009
13.3.7. Ma la ysia n Sta nd a rd 2223-2:2009
l
13.4.
DEFINISI
13.4.1
Re ko d
i)
Re ko d b e rma ksud b a ha n d a la m b e ntuk b e rtulis a ta u b e ntuk la in
ya ng me nya ta ka n fa kta a ta u p e ristiwa a ta u se la innya me ra ka mka n
ma kluma t d a n te rma sukla h ke rta s, d o kume n, d a fta r, b a ha n
b e rc e ta k, b uku, p e ta , p e la n, lukisa n, g a mb a r fo to , mikro file m ,
mikro fis, file m sine ma to g ra fi, ra ka ma n b unyi, re ko d ya ng d iha silka n
se c a ra e le ktro nik ta np a me ng ira b e ntuk a ta u c iri-c iri fizika l d a n a p a a p a sa lina nnya .
(A kta A rkib Ne g a ra 2003)
ii)
Ma kluma t ya ng d iwujud , d ite rima d a n d ise le ng g a ra se b a g a i b ukti
o le h se se b ua h o rg a nisa si a ta u o ra ng p e rse o ra ng a n b a g i
me me nuhi ke he nd a k und a ng -und a ng se rta se ma sa me la ksa na ka n
tra nsa ksi ra smi.
( M alay sian Standard 2223- 1:2009 )
13.4.2
Pe ng urusa n Re ko d
Sa tu b id a ng p e ng urusa n ya ng b e rta ng g ung ja wa b b a g i me ng a d a ka n
ka wa la n se c a ra e fisie n d a n siste ma tik ke a ta s p e wujud a n,
p e ng g una a n, p e nye le ng g a ra a n d a n p e lup usa n re ko d . Ka wa la n ini
te rma sukla h p e na wa na n b ukti d a n ma kluma t me ng e na i a ktiviti d a n
tra nsa ksi se se b ua h o rg a nisa si.
( M alay sian Standard 2223- 1:2009 )
Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00
Muka Surat |
2/3
SALINAN TIDAK TERKAWAL
13.4.3
Pe g a wa i Re ko d Ja b a ta n (PRJ)
Se se o ra ng p e g a wa i ya ng d ila ntik d a n p e la ntika n ini he nd a kla h d isa hka n
o le h Arkib Ne g a ra Ma la ysia . PRJ b e rta ng g ung ja wa b d a la m me ra nc a ng ,
me ma nta u d a n me la ksa na ka n p ro g ra m d a n a ktiviti b e rka ita n
p e ng urusa n re ko d d i ja b a ta n ma sing -ma sing .
13.5.
TA NG G UNG JA WA B DA N TINDA KA N
TA NG G UNG JA WA B
PRJ
TINDA KA N
RUJUKA N
Me nye le ng g a ra re ko d -re ko d me la lui ka e d a h
b e rikut :
1. Me nd a fta r d a n me mb e rika n no mb o r
rujuka n untuk se tia p re ko d .
Se na ra i
Pe nd a fta ra n
Re ko d
2. Me nyimp a n re ko d -re ko d me ng ikut fa il ya ng
se la ra s d e ng a n Akta Arkib Ne g a ra 2003
Siste m
Pe nyimp a na n
Re ko d
3. Me nye d ia ka n ka e d a h ya ng se sua i b a g i
me ng e sa n p e rg e ra ka n re ko d
Siste m
Pe rg e ra ka n
Re ko d
4. Me ng e na l p a sti d a n me nye na ra ika n re ko d re ko d ya ng p e rlu d ilup uska n.
Se na ra i
Pe lup usa n
5. Me la ksa na ka n p e lup usa n re ko d me ng ikut
Pe ra tura n Pe lup usa n Re ko d Aw a m, Akta
Arkib Ne g a ra 2003.
Re ko d
Pe lup usa n
Se kira nya te rd a p a t la ng ka h-la ng ka h ya ng tid a k
me ma tuhi sp e sifika si a mb il tind a ka n p e mb e tula n
me rujuk PK12 Ka wa la n Ke Ata s Ke tid a ka kura n
Pro d uk/ Pe rkhid ma ta n
13.6.
BIL.
REKO D KUA LITI
JENIS REKO D
TEMPO H SIMPA NA N
LO KA SI
1
Re ko d Aw a m
5 Ta hun
BPSH/ JPN/ PPW/ PPD
2
Re ko d Ke wa ng a n
7 Ta hun
BPSH/ JPN/ PPW/ PPD
3
Do kume n La in
Te rta kluk ke p a d a Ja d ua l
Pe lup usa n Re ko d
BPSH/ JPN/ PPW/ PPD
Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00
Muka Surat |
3/3