MAKALAH MATA KULIAH AZAS AZAS MANAJEMEN
MAKALAH MATA KULIAH AZAS-AZAS MANAJEMEN
“ PENERAPAN PROSES POAC DALAM PELAKSANAAN
SERAH TERIMA JABATAN HIMPUNAN MAHASISWA
HUBUNGAN INTERNASIONAL PERIODE 2014 ”
OLEH :
AUDI MUHAMMAD
KADEK NARAISWARI ANGGUN SAPUTRI
( 14010413140089 )
( 14010413140078 )
AMRINA ROSYADA
TRI PUJI ASTUTIK
( 14010413130094 )
( 1401041110067 )
ADDIEN MIRZA PRATAMA
WAKHID APRIZAL MA’RUF
(14010413140066 )
( 14010413140064 )
PROGRAM STUDI HUBUNGAN INTERNASIONAL
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS DIPONEGORO 2014
20
PENDAHULUAN
Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional adalah organisasi di program studi
Hubungan Internasional yang menjadi wadah dari kreativitas dan aspirasi Mahasiswa
program studi Hubungan Internsional, dimana diharapkan anggotanya menjadi mahasiswa
yang kreatif, berpotensi,aktif, dan dipersiapkan sebagai kader perubahan yang mampu
membawa nama program studi ke kancah Internasional.
Sebagai perwujudan dari salah satu program kerja Himpunan Mahasiswa Hubungan
Internasional Universitas Diponegoro yaitu melaksanakan Serah Terima Jabatan. Pada
dasarnya pelaksanaan Serah Terima Jabatan Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional
Universitas Diponegoro diarahkan untuk penyegaran organisasi dalam rangka pembinaan
personil untuk mengembangkan kepemimpinan dengan berbagai improvisasi dan inovasi
serta daya kreativitas serta memberi kesempatan kepada generasi penerus untuk belajar
menjadi pemimpin yang proaktif dan sinergi sehingga dapat menghasilkan organisasi yang
sehat serta dinamis sesuai dengan tujuan dan sasaran Himpunan Mahasiswa Hubungan
Internasional Universitas Diponegoro.
A. DASAR PELAKSANAAN
1. Tri Dharma Perguruan Tinggi
2. Program Kerja Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional Universitas Diponegoro
periode 2013.
3. Program Kerja Atase Muda Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional Universitas
Diponegoro periode 2013.
4. Rapat Koordinasi Panitia.
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
B. NAMA KEGIATAN
“SERAH TERIMA JABATAN PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA HUBUNGAN INTERNASIONAL 2013”
C. TUJUAN KEGIATAN
Adapun tujuan kegiatan acara ini sebagai berikut:
1. Membubarkan secara resmi kepengurusan HMHI 2013 dan menggantikannya dengan
kepengurusan yang baru HMHI 2014
2. Mempererat hubungan kekeluargaan dan hubungan kerja antar pengurus HMHI
3. Membangun kerjasama dalam berkoordinasi sesama pengurus HMHI
4. Memberikan pengetahuan dasar dan aspek-aspek tentang kepengurusan HMHI secara
umum maupun khusus
5. Menumbuhkan rasa kecintaan terhadap Jurusan Hubungan Internasional
6. Menciptakan loyalitas, integritas, dan dedikasi yang tinggi terhadap jurusan Hubungan
Internasional.
D. SASARAN KEGIATAN
Semua Pengurus Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional Angkatan 2011, 2012,
dan 2013 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Diponegoro.
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
E. BENTUK KEGIATAN
1. Evaluasi Kegiatan HMHI periode 2012-2013
2. Penyerahan jabatan dari Badan Pengurus Harian ( BPH ) 2012-2013 ke
2013-2014
3. Team Building dalam bentuk kegiatan luar ruangan
F. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN
Tanggal
: Sabtu dan Minggu, 11-12 Januari 2014
Tempat
: Wisma Langen Werdhasih - Ungaran
PEMBAHASAN
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
Perencanaan merupakan bagian penting dalam sebuah manajemen organisasi.
Perencanaan adalah landasan yang menjadi acuan pelaksanaan kegiatan organisasi.
Perencanaan dilakukan untuk merumuskan apa sesungguhnya yang ingin dicapai oleh
organisasi dan bagaimana cara meraihnya.1
“Planning is a process that involves defining the organization’s goals, establishing an
overall strategy for achieving those goals, and developing a comprehensive set of plans to
intergrate and coordinate organizational work.” (Robbins, Coulter, 2002)
Setelah itu, yang terpenting dari manajemen ini adalah melibatkan proses manajemen
strategis. Proses ini terdiri dari 6 langkah dalam proses manajemen strategis yang mencakup
perencanaan, implementasi, dan evaluasi strategis. Keenam langkah tersebut adalah
pengenalan misi organisasi, analisis eksternal, analisis internal ( keduanya disebut SWOT ),
pengformulasian strategi, penerapan strategi, dan evaluasi hasil. Bagaimana mereka
dirincikan akan dibahas dalam paragraf-paragraf selanjutnya.
Proses pertama adalah pengenalan misi organisasi. Setiap organisasi membutuhkan
semacam pernyataan mengenai maksud organisasi. Pernyataan ini terutama menyangkut
alasan adanya organisasi itu. Pendefinisian misi organisasi membuat identifikasi lingkup
produk atau jasa dapat dilakukan secara cermat. Penting pula bagi para manajer untuk
mengidentifikasi sasaran terkini yang ada dan strategi yang akan digunakan pada saat itu.
Alasan terbentuknya organisasi menjadi penting mengingat itulah rasionalisasi dari
tujuan-tujuan yang akan diwujudkan. Keterwujudan dari impian suatu organisasi bukanlah
sebuah cinta yang tak butuh alasan. Hal ini dikarenakan tujuan suatu organisasi haruslah logis
dan rasional, berangkat dari latar belakang. Misalkan, Palang Merah Indonesia mengadakan
acara donor darah. Tentu saja, adanya acara tersebut berangkat dari kenyataan bahwa
cadangan darah suatu kota semakin lama semakin berkurang.
Selanjutnya, identifikasi lingkup produk dan jasa secara cermat dilakukan untuk
menentukan sasaran. Hal ini secara ekonomi berhubungan dengan pertanyaan “ Untuk siapa
produk itu dibuat? “ (for whom?). Penting untuk melakukan identifikasi, demi tepatnya
1 Ma’ruf, Wakhid Aprizal. 2014. Review Perencanaan untuk memenuhi tugas mata kuliah
Azas Manajemen, Semarang
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
sasaran suatu produk dan jasa. Suatu organisasi tentu saja tidak ingin hasil kerjanya terbuang
sia-sia. Setelah proses pertama selesai, barulah menuju proses yang kedua.
Proses kedua, yang sebenarnya terdiri dari 2 proses, adalah analisis SWOT. Analisis
ini terdiri dari dua langkah, yaitu internal dan eksternal. Disebut SWOT karena analisis
internal menilai Strength dan Weakness sedangkan eksternal menilai Opportunity dan Threat.
Analisis eksternal ada karena pengaruh dari luar perlu dianalisis. Misalkan bagaimana
para kompetitor mengembangkan produknya masing-masing atau peraturan perundangundangan yang berlaku yang mempengaruhi kegiatan organisasi maupun kondisi alam sekitar
perusahaan atau sasaran produk. Selain itu perlu juga memperhatikan perkembangan
dinamika politik dan ekonomi negara karena berpengaruh terhadap kebijakan yang akan
berlaku atapun daya beli masyarakat.
Sedangkan analisis internal dapat memberikan penilaian yang jelas tentang sumber
daya organisasi. Analisis ini menilai kekuatan dan kelemahan yang ditimbulkan dari sumber
daya. Potensi yang akan timbul dari sumber daya yang ada perlu diantisipasi. Potensi baik
dari sumber daya perlu dimaksimalkan agar organisasi dapat berjalan dengan baik. Misalkan,
karyawan yang bekerja dengan baik, alat-alat berteknologi tinggi, maupun lingkungan kerja
yang kondusif. Sementara itu, potensi buruk yang mengancam, perlu diakali agar tidak
membahayakan kinerja perusahaan. Kelebihan jumlah karyawan, pajak yang tinggi, buruknya
birokrasi, maupun bencana alam merupakan .
Kedua analisis ini digabungkan menjadi analisis SWOT yang menilai kekuatan dan
kelemahan organisasi, serta pengaruh dari luar yang mampu menjadi peluang maupun
ancaman. Kekuatan internal organisasi kemudian dipadukan dengan peluang dari luar untuk
menciptakan kinerja yang maksimal. Sementara itu, kelemahan internal dan ancaman
eksternal perlu diantisipasi demi terhindarnya bahaya yang potensial.
Proses ketiga, atau sebenarnya adalah langkah keempat, adalah perumusan strategi.
Setelah analisis SWOT selesai, manajer perlu membuat dan mengevaluasi alternatif dan
memilih strategi yang menekankan pada kekuatan organisasi. Strategi ini dibuat secara
cermat untuk memaksimalkan potensi dan meminimalkan bahaya internal yang telah
dianalisis pada langkah sebelumnya. Untuk memaksimalkan potensi, hal yang dapat
dilakukan misalnya insentif pada karyawan berkinerja baik, perawatan berkala terhadap alatalat perusahaan, dan adanya penyegaran terhadap organisasi. Namun, proses pengurangan
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
potensi buruk, terutama terhadap manusia, perlu dilakukan secara cermat, hati-hati, dan
tuntas agar tidak menjadi bom waktu yang mengancam. Contohnya boikot buruh maupun
terjadinya pelanggaran hukum perdata akibat dilakukannya Pemutusan Hubungan Kerja.
Sebaliknya, menggunakan peluang pada lingkungan dan memperbaiki kelemahan
organisasi serta penahan terhadap ancaman juga harus dilakukan. Misalkan diketahui bahwa
pemerintah setempat memberi insentif bagi organisasi yang berperan dalam masalah
lingkungan, tentu perlu dipertimbangkan untuk menjadi organisasi yang mampu bertindak
lebih terhadap kualitas lingkungan. Sementara itu, ada ancaman berupa lingkungan yang
tidak aman. Tentu perlu diantisipasi dengan pemasangan kamera pengawas maupun
penambahan tenaga keamanan. Semuanya, mulai dari alinea sebelumnya, perlu dipadukan
secara kompak agar organisasi mampu bertahan dengan baik di tengah lingkungan yang cepat
berubah.
Sementara itu, proses keempat dan kelima adalah implementasi dan evaluasi strategi.
Implementasi strategi berkaitan dengan kenyataan bahwa strategi yang telah dirumuskan
menjadi baik jika implementasinya baik. Sebuah perusahaan tidak akan berhasil jika strategi
yang dirumuskan tidak dapat diimplementasikan dengan semestinya.
Perencanaan menjadi penting sebab selain memperjelas tujuan yang akan diraih,
dengan melakukan perencanaan maka semua bagian yang ada dalam organisasi akan bekerja
ke arah satu tujuan yang sama. Hal ini tentu saja membuat pekerjaan menjadi lebih efektif
dan efisien. Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang realistis serta bisa
diimplementasikan secara nyata. Menurut George R. Terry, perencanaan harus dapat
menjawab pertanyaan what, why, where, when, who, dan how (5W+1H).
Lalu bagaimana bila sebuah organisasi tidak melakukan perencanaan sebelum
melaksanakan kegiatan? Tentu dapat dipastikan pelaksanaan akan berjalan tidak terarah,
koordinasi antar bagian organisasi yang tidak lancar, timbulnya berbagai dampak yang belum
tentu dapat diatasi dengan baik, serta tujuan organisasi akan lebih sulit untuk dicapai.
Acara Sertijab ini telah direncanakan kira-kira 2 bulan sebelum acara. Waktu itu,
semua atase muda dikumpulkan dan diberi pengarahan bahwa akan ada acara Sertijab sebagai
penutupan masa magang Atase Muda HMHI. Hal yang pertama kali dirumuskan dalam
perencanaan adalah persiapan acara Sertijab itu sendiri. Semuanya berkaitan dengan
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
what,when,why,who,where, and how-nya Sebagai why, pelaksanaan Sertijab disesuaikan
dengan tujuan acara, yang sudah dituliskan di pendahuluan sebelumnya.
What berarti membahas apa yang akan dilaksanakan. Dalam melaksanakan tujuan
yang ada, panitia merumuskan 3 acara. Ketiga acara itu adalah evaluasi kegiatan,
penyerahterimaan jabatan, dan team building. Meski relatif sama seperti tahun-tahun
sebelumnya, akan dilakukan beberapa perbaikan teknis maupun nonteknis untuk mengatasi
kekurangan yang muncul di tahun sebelumnya.
Where, adalah usaha panitia mencari tempat yang paling representatif untuk
dilaksanakan sertijab ini. Dibutuhkan sebuah tempat yang mampu menyediakan akomodasi
untuk penginapan dan meeting plus outbound dengan harga yang terjangkau. Dalam
pencarian tersebut, banyak rekomendasi tempat. Mulai dari Bandungan hingga Banaran.
Akhirnya, panitia menemukan satu tempat yang sesuai, yaitu Wisma Langen Wredhasih.
Terletak di kecamatan Ungaran Barat, lokasinya hanya 15 menit dari kawasan Tembalang,
namun suasananya sejuk dan tenang karena posisinya di perbukitan yang berjarak sekitar 2
km dari jalan raya Semarang-Bawen. Lebih dari itu, Wisma Langen juga memiliki ruang
pertemuan ber-AC yang mampu menampung 80 orang, cukup untuk menampung peserta dan
panitia lapangan. Kamar yang disediakan Wisma Langen pun cukup layak dan mampu
menampung semua. Usut punya usut, tanpa sepengetahuan panitia, lokasi sertijab tahun lalu
pun ternyata mengambil tempat di Wisma Langen Werdhasih.
When, tidak terlalu sulit mencari tanggal yang tepat. 11-12 Januari 2013 menjadi
pilihan. Selain tanggal tersebut tergolong weekend dimana Sabtu-Minggu merupakan hari
libur bagi mahasiswa UNDIP, tanggal tersebut juga berada setelah pelaksanaan UAS
sehingga tidak menganggu jadwal belajar.
Who, sertijab sendiri tidak mensyaratkan setiap anggota untuk menghadirinya.
Namun, diwajibkan bagi setiap departemen di HMHI untuk memilki perwakilan di acara
tersebut, terutama kepala departemen. Hal ini membuat panitia memutuskan bahwa kuota
peserta ( termasuk panitia ) menjadi 40-50 orang.
Untuk how, detil acara diperhatikan lebih oleh panitia untuk mengatasi kekurangankekurangan yang muncul pada tahun sebelumnya. Misalkan kesepakatan untuk menggunakan
penyejuk udara ketika rapat hingga pelaksanaan team building yang direncanakan lebih
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
atraktif. Selain itu, rundown acara juga akan dibagikan ke peserta ketika sebelum acara. Hal
ini dilakukan agar peserta mampu mengikuti acara dengan baik.
Langkah selanjutnya tentu saja adalah Organizing. Pengorganisasian (organizing)
adalah suatu proses pembuatan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi,
sumberdaya-sumberdaya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek
utama proses penyusunan struktur organisai adalah departementalisasi dan pembagian kerja.
Dimana deparmentalisasi adalah pengelompokkan kegiatan kerja suatu organisasi agar saling
berkesinambungan dan dikerjakan bersama. Ini dibuktikan dengan adanya struktur pasti dari
sebuah organisasi atau bagan organisasi. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas
pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan
sekumpulan kegiatan.
Visi misi sebuah organisasi tidak akan terwujud tanpa adanya struktur formal yang
jelas dan pas, begitu pun dengan pembuatan sebuah acara tidak akan berjalan lancer atau
sesuai keinginan ketika tidak ada struktur panitia kegiatan yang jelas atau formal. Tidak kalah
dari berbagai unsur manajemen yang lain, unsur organizing juga sangat penting dan
menunjang dalam sebuah manajemen organisasi atau sebuah acara.2
Implementasi dari kegiatan Serah Terima Jabatan (Sertijab) HMHI periode
2012/2013. Susunan panitia dari kegiatan ini terdiri dari:
1.
Ketua Pelaksana
Tugas ketua pelaksana dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah menyusun
tim pelaksana kegiatan, kemudian merembukkan konsep kegiatan dan mengawasi proses dan
jalannya kegiatan tersebut.
2.
Sekretaris Pelaksana
Tugas sekretaris pelaksana dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah
membantu ketua pelaksana dalam menyusun baik proposal maupun surat keluar dan masuk
yang nantinya akan memengaruhi kelancaran kegiatan sertijab, membantu divisi-divisi dalam
urusan surat menyurat yang dibutuhkan.
3.
Bendahara Pelaksana
2 Hani, T. Handoko. 2009. Manajemen Edisi 2. Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA ANGGOTA
IKAPI No. 008
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
Tugas bendahara pelaksana dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah
memegang kendali atas keuangan yang dibutuhkan untuk kegiatan tersebut.
4.
Sie Acara
Tugas sie acara dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah menyusun dan
mengkoordinasikan kegiatan baik secara konsep bersama ketua maupun pelaksanaannya.
5.
Sie Perlengkapan
Tugas sie perlengkapan dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah
melengkapi seluruh perlengkapan yang dibutuhkan selama kegiatan berlangsung.
6.
Sie Dokumentasi
Tugas sie dokumentasi dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah merekam
dan mendokumentasikan seluruh bagian dalam kegiatan berlangsung.
7.
Sie Publikasi dan Dekorasi
Tugas sie publikasi dan dekorasi dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah
membantu menyebarkan berita kepada kakak angkatan dan bem/senat mengenai adanya
kegiatan tersebut dan membatu sie perlengkapan dalam mendesain tempat-tempat yang
digunakan dalam kegiatan tersebut.
8.
Sie Hubungan Masyarakat
Tugas sie hubungan masyarakat dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah
membantu sekretaris dalam penyebaran surat-surat izin kepada pihak kampus.
9.
Sie Dana Usaha
Tugas sie dana usaha dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah
mengumpulkan dana yang kemudian diserahkan kepada bendahara untuk membantu
kelancaran kegiatan tersebut.
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
10.
Sie Konsumsi
Tugas sie konsumsi dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah
mengalokasikan dana yang didapat dari bendahara untuk membantu menyediakan kebutuhan
logistik bagi seluruh peserta dan panitia kegiatan tersebut.
Didalam sebuah struktur organisasi maupun kegiatan menggunakan pendekatan dalam
pengelompokkan organisasi atau kegiatan-kegiatan. Melihat struktur kegiatan Sertijab HMHI
periode 2012/2013 ini menggunakan pendekatan departementalisasi fungsional dimana
terjadi pembagian struktur organisasi dan individu yang terkait didalamnya melaksanakan
kegiatan dalam menurut keahlian dan pengelompokkan yang dibentuk secara bersama.
Pendekatan fungional ini menjaga struktur organisasi tetap berjalan sesuai dengan
kapabilitasnya masing-masing sehingga ini mengindikasikan terjadinya kerjasama yang baik
dalam kelancaran kegiatan tersebut. Kalaupun ada salah satu sub kegiatan yang tidak
terlaksana dengan baik, itu bisa dinilai menjadi kesalahan dari segi teknis saja.
Selanjutnya, secara teoritis, pelaksanaan ( Actuating ) dalam suatu organisasi dapat
dituangkan dalam beberapa hal, seperti Motivasi , seorang pemimpin harus bisa memotivasi
bawahannya karena tidak jarang dalam suatu organisasi timbul rasa bosan dan lelah terhadap
pekerjaan. Dalam hal inilah, peran seorang pemimpin dalam memotivasi berupa semangat,
dukungan, dan dorongan diperlukan. Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan,
menyalurkan, dan memelihara perilaku manusia. Melalui motivasi yang disampaikan oleh
seorang pemimpin inilah, para anggotanya akan merasa bahwa atasannya memberikan
perhatian yang sebenarnya mereka butuhkan untuk senantiasa bersemangat dalam
menjalankan dan menyelasaikan tugas guna mencapai tujuan yang diinginkan organisasi
tersebut.
Kemudian komunikasi, organisasi yang terdiri dari individu-individu yang memiliki
bermacam-macam karakter tidak jarang menimbulkan suatu miscommunication yang
mengakibatkan terjadi suatu perbedaan pemahaman antara individu yang satu dengan yang
lain. Disinilah peran seorang pemimpin dibutuhkan dalam memberikan komunikasi yang
efektif kepada para manajer sehingga mereka dapat memiliki dasar perencanaan yang
kemudian dapat disampaikan kepada para anggota dengan jelas mengenai penugasan jabatan
atau jobdesk masing-masing.
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
Ketiga ialah kepemimpinan, tidak dapat dipungkiri gaya kepemimpinan seorang
pemimpin dapat berpengaruh pada proses kerja dan pencapaian yang berhasil diraih oleh para
anggotanya. Kepemimpinan merupakan kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang
lain agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran. Gaya kepemimpinan ddapat dibagi menjadi
dua, yaitu : orientasi pada tugas dan otokratik. Masing-masing gaya kepemimpinan memiliki
kelebihan dan kelemahannya. Sehingga gaya kepemimpinan yang ideal disesuaikan dengan
kondisi dan situasi yang dihadapi oleh organisasi.
Terakhir adalah perubahan dan pengembangan organisasi. Seiring dengan berjalannya
proses suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang diinginkan, perubahan-perubahan akibat
penyesuaian zaman dalam organiasi sering kali terjadi, sehingga seorang pemimpin maupun
manajer harus mampu mengantisipasi perubahan tersebut. Seorang pemimpin harus sigap
dalam mengelola perubahan yang muncul agar perubahan tersebut tidak menggoyahkan
eksistensi dan tujuan organisasi. Pengelolaan perubahan secara efektif diperlukan untuk
kelangsungan hidup organisasi dan tantangan pengembangan.
Namun, jangan dilupakan juga Manajemen Konflik. Konflik dalam organisasi timbul
biasanya dikarenakan adanya masalah-masalah terkait dengan :
a. Komunikasi yang disebabkan oleh salah persepsi, bahasa yang sulit dimengerti,
informasi yang tidak lengkap, serta gaya manajer yang tidak konsisten.
b. Struktur organisasi yang disebabkan oleh pertarungan kekuasaan antardepartemen
dengan
kepentingan
dan
sistem
penilaian
yang
bertentangan,
persaingan
dalam
memperebutkan sumber daya yang terbats, dan rasa ketergantungan antardivisi yang
berlebihan.
c.Pribadi yang disebabkan oleh ketidakcocokan nilai maupun sikap dan perbedaan
pendapat maupun persepsi antar karyawan.
Upaya mengatasi konflik yang terjadi dalam organisasi dapat ditempuh dengan jalan
konsensus, konfrontasi, maupun mediasi. Konflik-konflik tersebut harus segera diatasi agar
tidak menghambat upaya pencapaian tujuan organisasi dengan cara stimulasi konflik,
pengurangan konflik, dan peneyelesaian konflik.
Di dalam pelaksanaan acara Serah Terima Jabatan Himpunan Mahasiswa Hubungan
Internasional yang dilaksanakan pada beberapa bulan lalu, peran seorang penggerak atau
leader sangat dibutuhkan. Actuating lebih menekankan pada hubungan langsung antara
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
pemimpin atau ketua dengan orang-orang atau panitia yang ada di dalam acara ini. Pada acara
tersebut, ketua panitia menggunakan cara directing atau commanding, dimana dengan
memberi saran, bimbingan, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan atau seksi-seksi
yang ada di dalamnya agar dapat melaksanakan tugas masing-masing, sehingga tugas dapat
dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Ketua panitia atau ketua pelaksana juga melakukan suatu komunikasi dengan
seksi-seksi terkait agar dapat mengerti struktur dan fungsi kepanitiaan dari acara+ tersebut.
Sebenarnya,
Actuating
merupakan fungsi yang paling fundamental dalam
melaksanakan acara Serah Terima Jabatan Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional
yang dilaksanakan pada beberapa bulan lalu. Mengapa demikian? Karena merupakan suatu
upaya dari berbagai jenis tindakan tersebut, agar semua anggota panitia atau seksi-seksi mulai
dari tingkat teratas sampai terbawah, berusaha mencapai sasaran atau tujuan sesuai rencana
yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan benar. Memang diakui bahwa usahausaha perencanaan (planning) dan pengorganisasian (organizing) bersifat vital atau krusial,
tetapi tidak akan ada output konkrit yang akan dihasilkan sampai kita mengimplementasi
aktivitas-aktivitas yang diusahakan dan yang diorganisasi. Untuk maksud itu maka diperlukan
tindakan penggerakan (actuating) atau usaha untuk menimbulkan action. Hal yang penting
untuk diperhatikan dalam penggerakan (actuating) dalam acara ini adalah bahwa seseorang
bawahan atau panitia akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika merasa yakin akan
mampu mengerjakan, lalu yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak,
sehingga tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan, serta meningkatkan
keharmonisan hubungan antar teman dalam organisasi atau acara tersebut.
Controlling atau pengendalian dalam proses manajemen merupakan proses
manajemen yang keempat yang bisa didefinisikan sebagai proses penentuan apa yang ingin
dicapai (tujuan), apa yang akan dilakukan yaitu pelaksanaan, dan menilai pelaksanaan serta
mengambil tindakan jika ada yang perlu dibenahi sehingga tujuanpun tercapai.
Seperti yang telah diketahui jika atase muda HMHI Undip merealisasilan salah satu
program kerjanya yaitu serah terima jabatan dari HMHI 2013 kepada HMHI 2014. Dalam
kegiatan tersebut bisa dianalisis proses controllingnya sebagai berikut.
1. Menggunakan cara pengendalian secara langsung dan tidak langsung.
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
Dimana pada kegiatan sertijab yang berlangsung pada 11-12 Januari 2014 tersebut,
dilakukan dua cara pengenalian sekaligus, yaitu
:
a. Pengendalian secara langsung.
Ketua pelaksana yaitu Addien Mirza langsung mengawasi kegiatan yang
berjalan dengan memberikan arahan kepada panitia lainnya.
b. Pengendalian secara tidaak langsung.
Pengendalian dan pengawasan dilakukan oleh masing-masing ketua sie
kegiatan sertijab, dan kemudian dilaporkan kepada ketua pelaksana, selanjutnya
ketua pelaksana memberikan arahan terhadap apa yang seharusnya dilakukan.
2. Melakukan preventive control dan repressive control
a. Preventive control : dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan.
Pada kegiatan sertijab tersebut, sebelum pelaksanaannya dilakukan beberapa
kali technical meeting (TM) panitia pelaksana. Dalam TM tersebut, ketua
pelaksana menjelaskan kembali mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan dan
tugas masing-masing panitia. Setiap sie juga mendeskripsikan kembali detil yang
akan dilakukan oleh anggotanya. Dari fungsi kontrol ini ditemukan beberapa
permasalahan :
•
Kesulitan utama sertijab terjadi pada proses perbedaan pendapat antara
bawahan dengan atasan
•
Minimnya dana yang dimiliki sebagai langkah awal dalam
melaksanakan langkah awal dalam melaksanakan berbagai macam kegiatan yang
tertuang
•
perbedaan visi dan misi angkatan lama dengan yang baru, sehingga
dapat mempengaruhi kebijakan - kebijakan setiap pemimpin
•
Beberapa panitia ada yang tidak ada yang efektif dan efisien,
menjalankan tugasmya
•
Dalam menjalankan acara sertijab, tidak sesuai dengan waktu yang
sudah ditentukan
•
Sulitnnya melibatkan pengurus HMHI dari tingkat atas dalam setiap
rapat
b. Repressive control
: dilakukan setelah muncul kesalahan (biasanya
dilakukan saat pelaksanaan dan setelah kegiatan berakhir berupa evaluasi) dengan
tujuan agar kesalahan tersebut tidak terulang kembali.
Dalam kegiatan sertijab beberapa kali muncul masalah yang kemudian dengan
cepat ketua panitia berunding dengan masing-masing ketua sie dalam pemecahan
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
masalahnya. Dan kemudian memberikan arahan untuk acara-acara selanjutnya
yang belum terlaksana.
c. Menganalisa hambatan yang terjadi sebelum hingga berakhirnya kegiatan sertijab.
Hambatan yang muncul pada kegiatan tersebut ada beberapa, yaitu :
1. Acara berlangsung tidak terlalu sesuai dengan jadwal yang telah dibuat, yang
mana kebanyakan acaranya mundur dari waktu yang ditentukan.
2. Beberapa panitia tidak bekerja secara efektif dan efisien, jadi pada satu seksi
ada yang terlalu banyak pesonilnya dan ada yang kekurangan. Hal tersebut
menyebabkan ada yang hanya duduk santai dan ada yang terus-menerus
bekerja.
3. Panitia memiliki pengalaman yang minim, karena panitia adalah dari atase
muda HMHI yang notabene belum memiliki pengalaman dalam menangani
suatu kegiatan dibandingkan fungsionaris HMHI.
4. Terjadi miskomunikasi dengan peserta kegiatan, berupa :
- Peserta tidak mengetahui lokasi kegiatan dilangsungkan.
- Ketidaktahuan peserta tentang urgensi acara sertijab, sehingga beberapa
peserta yang sebenarnya memiliki posisi penting justru tidak hadir dalam
acara tersebut.
5. Sempat terjadi kekurangan dana ( defisit ).
d. Melakukan pengendalian sesuai porsi.
1. Personal control
: mengawasi atau mengendalikan panitia apakah sudah
sesuai dengan arahan.
2. Time control
: yaitu pengendalian waktu. Seperti yang telah
diketahuai beberapa hambatan membuat acara berlangsung mundur dari
jadwal yang ditentukan, sehingga dilakukan time control untuk menjaga
berlangsungnya semua acara dalam kegiatan tersebut.
3. Financial control
: pengendalian keuangan yang mana seperti diketahui
ada seksi yang kekurangan dana. Untuk menutupi kekurangan tersebut, maka
seksi yang kelebihan dana menyerahkannya kepada bendahara untuk diolah
sehingga dapat menutupi kekurangan tersebut. Dalam bagian ini, sempat
panitia mengalami defisit karena ada peserta yang membatalkan diri, akhirnya
setelah efisiensi di beberapa bagian, misalkan pengurangan coffee break,
defisit tersebut bisa diatasi. Bahkan keuangan panitia pada akhirnya surplus.
Monitoring merupakan kegiatan untuk mengetahui apakah sebuah kegiatan yang
dibuat berjalan baik sebagaimana mestinya dengan yang direncanakan, adakah hambatan
yang terjadi, dan bagaimana mengatasi hambatan yang terjadi tersebut. Sehingga monitoring
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
merupakan kegiatan dalam pengumpulan data pada saat kegiatan berlangsung. Monitoring
juga sering disebut dengan pemantauan kegiatan.
Pada kegiatan sertijab HMHI tersebut, proses monitoring juga dilakukan. Proses ini
dilakukan dengan cara :
a.
Observasi
Yaitu melakukan pengamatan terhadap jalannya kegiatan, sehingga segera terdeteksi jika ada
sesuatu yang salah yang melenceng dari rencana semula. Dilakukan untuk menemukan
hambatan-hambatan pada kegiatan sertijab. Pengamatan ini dilakukan oleh masing-masing
ketua seksi (sie) yang dipimpin langsung oleh ketua kegiatan. Sehingga jika ketua seksi
menemukan kejanggalan akan segera memberitahukannya kepada ketua panitia, sehingga
dicarikan solusi terbaik bersama.
b.
Wawancara
Wawancara disini, maksudnya ketua panitia mengadakan tanya jawab pada masing-masing
penanggungjawab setiap kegiatan dan ketua seksi, agar dapat mengetahui hambatan yang
terjadi.
c.
Diskusi
Panitia kegiatan berdiskusi untuk menyelesaikan masalah dan hambatan yang terjadi,
sehingga tujuan kegiatan dapat tercapai
Kemudian proses selanjutnya adalah evaluasi. Evaluasi adalah suatu proses yang
teratur dan sistematis dalam membandingkan hasil yang dicapai dengan tolak ukur atau
kriteria yang telah ditetapkan kemudian dibuat suatu kesimpulan dan penyusunan saran pada
setiap tahap dari pelaksanaan program (Azwar, 1996). Sejatinya evaluasi bisa dilakukan
sebelum kegiatan, pada saat kegiatan dan setelah kegiatan. Namun, pada kegiatan setijab
evaluasi akan dilaksanakan setelah kegiatan selesai dilangsungkan, mengingat sudah ada
proses contolling dan monitoring.
Pada kegiatan sertijab, panitia akan melakukan evaluasi kegiatan dalam bentuk
evaluasi dampak program. Yaitu dengan menilai seluruh keefektifan program-program yang
dilaksanakan dalam kegiatan sertijab HMHI dalam mencapai tujuan. Kegiatan evaluasi ini
bertujuan untuk mengetahui apakah tujuan telah dicapai dan memberi saran untuk kegiatankegiatan berikutnya yang serupa. Prosesnya adalah :
a.
Ketua panitia mengumpulkan seluruh panitia setelah kegiatan selesai.
b.
Ketua panitia memimpin jalannya evaluasi.
c.
Kemudian evaluasi seluruh kegiatan berdasarkan data yang diperoleh dari
monitoring.
d.
Masing-masing ketua seksi dan penanggungjawab kegiatan melaporkan hasil
pengamatan keseluruhan.
e.
Ketua panitia melakukan evaluasi berdasarkan data yang telah disampaikan.
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
f.
Kemudian panitia memberikan saran dan masukan untuk kegiatan serupa yang
mungkin akan dilakukan untuk tahun-tahun berikutnya.
Daftar Pustaka
Hani, T. Handoko. 2009. Manajemen Edisi 2. Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA
ANGGOTA IKAPI No. 008
Ma’ruf, Wakhid Aprizal. 2014. Review Perencanaan untuk memenuhi tugas mata kuliah Azas
Manajemen Program Studi Hubungan Internasional Universitas Diponegoro, Semarang
http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan
http://id.wikipedia.org/wiki/Prosedur
http://tugaskelompok4tikelasa.blogspot.com/2012/12/pengertian-dan-tujuan-evaluasipada.html
http://file.upi.edu/Direktori/FIP/JUR._ADMINISTRASI_PENDIDIKAN/197203211999031ASEP_SURYANA/Copy_of_STRATEGI_MONITORING_DAN_EVALUASI.pdf
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
“ PENERAPAN PROSES POAC DALAM PELAKSANAAN
SERAH TERIMA JABATAN HIMPUNAN MAHASISWA
HUBUNGAN INTERNASIONAL PERIODE 2014 ”
OLEH :
AUDI MUHAMMAD
KADEK NARAISWARI ANGGUN SAPUTRI
( 14010413140089 )
( 14010413140078 )
AMRINA ROSYADA
TRI PUJI ASTUTIK
( 14010413130094 )
( 1401041110067 )
ADDIEN MIRZA PRATAMA
WAKHID APRIZAL MA’RUF
(14010413140066 )
( 14010413140064 )
PROGRAM STUDI HUBUNGAN INTERNASIONAL
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS DIPONEGORO 2014
20
PENDAHULUAN
Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional adalah organisasi di program studi
Hubungan Internasional yang menjadi wadah dari kreativitas dan aspirasi Mahasiswa
program studi Hubungan Internsional, dimana diharapkan anggotanya menjadi mahasiswa
yang kreatif, berpotensi,aktif, dan dipersiapkan sebagai kader perubahan yang mampu
membawa nama program studi ke kancah Internasional.
Sebagai perwujudan dari salah satu program kerja Himpunan Mahasiswa Hubungan
Internasional Universitas Diponegoro yaitu melaksanakan Serah Terima Jabatan. Pada
dasarnya pelaksanaan Serah Terima Jabatan Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional
Universitas Diponegoro diarahkan untuk penyegaran organisasi dalam rangka pembinaan
personil untuk mengembangkan kepemimpinan dengan berbagai improvisasi dan inovasi
serta daya kreativitas serta memberi kesempatan kepada generasi penerus untuk belajar
menjadi pemimpin yang proaktif dan sinergi sehingga dapat menghasilkan organisasi yang
sehat serta dinamis sesuai dengan tujuan dan sasaran Himpunan Mahasiswa Hubungan
Internasional Universitas Diponegoro.
A. DASAR PELAKSANAAN
1. Tri Dharma Perguruan Tinggi
2. Program Kerja Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional Universitas Diponegoro
periode 2013.
3. Program Kerja Atase Muda Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional Universitas
Diponegoro periode 2013.
4. Rapat Koordinasi Panitia.
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
B. NAMA KEGIATAN
“SERAH TERIMA JABATAN PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA HUBUNGAN INTERNASIONAL 2013”
C. TUJUAN KEGIATAN
Adapun tujuan kegiatan acara ini sebagai berikut:
1. Membubarkan secara resmi kepengurusan HMHI 2013 dan menggantikannya dengan
kepengurusan yang baru HMHI 2014
2. Mempererat hubungan kekeluargaan dan hubungan kerja antar pengurus HMHI
3. Membangun kerjasama dalam berkoordinasi sesama pengurus HMHI
4. Memberikan pengetahuan dasar dan aspek-aspek tentang kepengurusan HMHI secara
umum maupun khusus
5. Menumbuhkan rasa kecintaan terhadap Jurusan Hubungan Internasional
6. Menciptakan loyalitas, integritas, dan dedikasi yang tinggi terhadap jurusan Hubungan
Internasional.
D. SASARAN KEGIATAN
Semua Pengurus Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional Angkatan 2011, 2012,
dan 2013 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Diponegoro.
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
E. BENTUK KEGIATAN
1. Evaluasi Kegiatan HMHI periode 2012-2013
2. Penyerahan jabatan dari Badan Pengurus Harian ( BPH ) 2012-2013 ke
2013-2014
3. Team Building dalam bentuk kegiatan luar ruangan
F. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN
Tanggal
: Sabtu dan Minggu, 11-12 Januari 2014
Tempat
: Wisma Langen Werdhasih - Ungaran
PEMBAHASAN
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
Perencanaan merupakan bagian penting dalam sebuah manajemen organisasi.
Perencanaan adalah landasan yang menjadi acuan pelaksanaan kegiatan organisasi.
Perencanaan dilakukan untuk merumuskan apa sesungguhnya yang ingin dicapai oleh
organisasi dan bagaimana cara meraihnya.1
“Planning is a process that involves defining the organization’s goals, establishing an
overall strategy for achieving those goals, and developing a comprehensive set of plans to
intergrate and coordinate organizational work.” (Robbins, Coulter, 2002)
Setelah itu, yang terpenting dari manajemen ini adalah melibatkan proses manajemen
strategis. Proses ini terdiri dari 6 langkah dalam proses manajemen strategis yang mencakup
perencanaan, implementasi, dan evaluasi strategis. Keenam langkah tersebut adalah
pengenalan misi organisasi, analisis eksternal, analisis internal ( keduanya disebut SWOT ),
pengformulasian strategi, penerapan strategi, dan evaluasi hasil. Bagaimana mereka
dirincikan akan dibahas dalam paragraf-paragraf selanjutnya.
Proses pertama adalah pengenalan misi organisasi. Setiap organisasi membutuhkan
semacam pernyataan mengenai maksud organisasi. Pernyataan ini terutama menyangkut
alasan adanya organisasi itu. Pendefinisian misi organisasi membuat identifikasi lingkup
produk atau jasa dapat dilakukan secara cermat. Penting pula bagi para manajer untuk
mengidentifikasi sasaran terkini yang ada dan strategi yang akan digunakan pada saat itu.
Alasan terbentuknya organisasi menjadi penting mengingat itulah rasionalisasi dari
tujuan-tujuan yang akan diwujudkan. Keterwujudan dari impian suatu organisasi bukanlah
sebuah cinta yang tak butuh alasan. Hal ini dikarenakan tujuan suatu organisasi haruslah logis
dan rasional, berangkat dari latar belakang. Misalkan, Palang Merah Indonesia mengadakan
acara donor darah. Tentu saja, adanya acara tersebut berangkat dari kenyataan bahwa
cadangan darah suatu kota semakin lama semakin berkurang.
Selanjutnya, identifikasi lingkup produk dan jasa secara cermat dilakukan untuk
menentukan sasaran. Hal ini secara ekonomi berhubungan dengan pertanyaan “ Untuk siapa
produk itu dibuat? “ (for whom?). Penting untuk melakukan identifikasi, demi tepatnya
1 Ma’ruf, Wakhid Aprizal. 2014. Review Perencanaan untuk memenuhi tugas mata kuliah
Azas Manajemen, Semarang
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
sasaran suatu produk dan jasa. Suatu organisasi tentu saja tidak ingin hasil kerjanya terbuang
sia-sia. Setelah proses pertama selesai, barulah menuju proses yang kedua.
Proses kedua, yang sebenarnya terdiri dari 2 proses, adalah analisis SWOT. Analisis
ini terdiri dari dua langkah, yaitu internal dan eksternal. Disebut SWOT karena analisis
internal menilai Strength dan Weakness sedangkan eksternal menilai Opportunity dan Threat.
Analisis eksternal ada karena pengaruh dari luar perlu dianalisis. Misalkan bagaimana
para kompetitor mengembangkan produknya masing-masing atau peraturan perundangundangan yang berlaku yang mempengaruhi kegiatan organisasi maupun kondisi alam sekitar
perusahaan atau sasaran produk. Selain itu perlu juga memperhatikan perkembangan
dinamika politik dan ekonomi negara karena berpengaruh terhadap kebijakan yang akan
berlaku atapun daya beli masyarakat.
Sedangkan analisis internal dapat memberikan penilaian yang jelas tentang sumber
daya organisasi. Analisis ini menilai kekuatan dan kelemahan yang ditimbulkan dari sumber
daya. Potensi yang akan timbul dari sumber daya yang ada perlu diantisipasi. Potensi baik
dari sumber daya perlu dimaksimalkan agar organisasi dapat berjalan dengan baik. Misalkan,
karyawan yang bekerja dengan baik, alat-alat berteknologi tinggi, maupun lingkungan kerja
yang kondusif. Sementara itu, potensi buruk yang mengancam, perlu diakali agar tidak
membahayakan kinerja perusahaan. Kelebihan jumlah karyawan, pajak yang tinggi, buruknya
birokrasi, maupun bencana alam merupakan .
Kedua analisis ini digabungkan menjadi analisis SWOT yang menilai kekuatan dan
kelemahan organisasi, serta pengaruh dari luar yang mampu menjadi peluang maupun
ancaman. Kekuatan internal organisasi kemudian dipadukan dengan peluang dari luar untuk
menciptakan kinerja yang maksimal. Sementara itu, kelemahan internal dan ancaman
eksternal perlu diantisipasi demi terhindarnya bahaya yang potensial.
Proses ketiga, atau sebenarnya adalah langkah keempat, adalah perumusan strategi.
Setelah analisis SWOT selesai, manajer perlu membuat dan mengevaluasi alternatif dan
memilih strategi yang menekankan pada kekuatan organisasi. Strategi ini dibuat secara
cermat untuk memaksimalkan potensi dan meminimalkan bahaya internal yang telah
dianalisis pada langkah sebelumnya. Untuk memaksimalkan potensi, hal yang dapat
dilakukan misalnya insentif pada karyawan berkinerja baik, perawatan berkala terhadap alatalat perusahaan, dan adanya penyegaran terhadap organisasi. Namun, proses pengurangan
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
potensi buruk, terutama terhadap manusia, perlu dilakukan secara cermat, hati-hati, dan
tuntas agar tidak menjadi bom waktu yang mengancam. Contohnya boikot buruh maupun
terjadinya pelanggaran hukum perdata akibat dilakukannya Pemutusan Hubungan Kerja.
Sebaliknya, menggunakan peluang pada lingkungan dan memperbaiki kelemahan
organisasi serta penahan terhadap ancaman juga harus dilakukan. Misalkan diketahui bahwa
pemerintah setempat memberi insentif bagi organisasi yang berperan dalam masalah
lingkungan, tentu perlu dipertimbangkan untuk menjadi organisasi yang mampu bertindak
lebih terhadap kualitas lingkungan. Sementara itu, ada ancaman berupa lingkungan yang
tidak aman. Tentu perlu diantisipasi dengan pemasangan kamera pengawas maupun
penambahan tenaga keamanan. Semuanya, mulai dari alinea sebelumnya, perlu dipadukan
secara kompak agar organisasi mampu bertahan dengan baik di tengah lingkungan yang cepat
berubah.
Sementara itu, proses keempat dan kelima adalah implementasi dan evaluasi strategi.
Implementasi strategi berkaitan dengan kenyataan bahwa strategi yang telah dirumuskan
menjadi baik jika implementasinya baik. Sebuah perusahaan tidak akan berhasil jika strategi
yang dirumuskan tidak dapat diimplementasikan dengan semestinya.
Perencanaan menjadi penting sebab selain memperjelas tujuan yang akan diraih,
dengan melakukan perencanaan maka semua bagian yang ada dalam organisasi akan bekerja
ke arah satu tujuan yang sama. Hal ini tentu saja membuat pekerjaan menjadi lebih efektif
dan efisien. Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang realistis serta bisa
diimplementasikan secara nyata. Menurut George R. Terry, perencanaan harus dapat
menjawab pertanyaan what, why, where, when, who, dan how (5W+1H).
Lalu bagaimana bila sebuah organisasi tidak melakukan perencanaan sebelum
melaksanakan kegiatan? Tentu dapat dipastikan pelaksanaan akan berjalan tidak terarah,
koordinasi antar bagian organisasi yang tidak lancar, timbulnya berbagai dampak yang belum
tentu dapat diatasi dengan baik, serta tujuan organisasi akan lebih sulit untuk dicapai.
Acara Sertijab ini telah direncanakan kira-kira 2 bulan sebelum acara. Waktu itu,
semua atase muda dikumpulkan dan diberi pengarahan bahwa akan ada acara Sertijab sebagai
penutupan masa magang Atase Muda HMHI. Hal yang pertama kali dirumuskan dalam
perencanaan adalah persiapan acara Sertijab itu sendiri. Semuanya berkaitan dengan
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
what,when,why,who,where, and how-nya Sebagai why, pelaksanaan Sertijab disesuaikan
dengan tujuan acara, yang sudah dituliskan di pendahuluan sebelumnya.
What berarti membahas apa yang akan dilaksanakan. Dalam melaksanakan tujuan
yang ada, panitia merumuskan 3 acara. Ketiga acara itu adalah evaluasi kegiatan,
penyerahterimaan jabatan, dan team building. Meski relatif sama seperti tahun-tahun
sebelumnya, akan dilakukan beberapa perbaikan teknis maupun nonteknis untuk mengatasi
kekurangan yang muncul di tahun sebelumnya.
Where, adalah usaha panitia mencari tempat yang paling representatif untuk
dilaksanakan sertijab ini. Dibutuhkan sebuah tempat yang mampu menyediakan akomodasi
untuk penginapan dan meeting plus outbound dengan harga yang terjangkau. Dalam
pencarian tersebut, banyak rekomendasi tempat. Mulai dari Bandungan hingga Banaran.
Akhirnya, panitia menemukan satu tempat yang sesuai, yaitu Wisma Langen Wredhasih.
Terletak di kecamatan Ungaran Barat, lokasinya hanya 15 menit dari kawasan Tembalang,
namun suasananya sejuk dan tenang karena posisinya di perbukitan yang berjarak sekitar 2
km dari jalan raya Semarang-Bawen. Lebih dari itu, Wisma Langen juga memiliki ruang
pertemuan ber-AC yang mampu menampung 80 orang, cukup untuk menampung peserta dan
panitia lapangan. Kamar yang disediakan Wisma Langen pun cukup layak dan mampu
menampung semua. Usut punya usut, tanpa sepengetahuan panitia, lokasi sertijab tahun lalu
pun ternyata mengambil tempat di Wisma Langen Werdhasih.
When, tidak terlalu sulit mencari tanggal yang tepat. 11-12 Januari 2013 menjadi
pilihan. Selain tanggal tersebut tergolong weekend dimana Sabtu-Minggu merupakan hari
libur bagi mahasiswa UNDIP, tanggal tersebut juga berada setelah pelaksanaan UAS
sehingga tidak menganggu jadwal belajar.
Who, sertijab sendiri tidak mensyaratkan setiap anggota untuk menghadirinya.
Namun, diwajibkan bagi setiap departemen di HMHI untuk memilki perwakilan di acara
tersebut, terutama kepala departemen. Hal ini membuat panitia memutuskan bahwa kuota
peserta ( termasuk panitia ) menjadi 40-50 orang.
Untuk how, detil acara diperhatikan lebih oleh panitia untuk mengatasi kekurangankekurangan yang muncul pada tahun sebelumnya. Misalkan kesepakatan untuk menggunakan
penyejuk udara ketika rapat hingga pelaksanaan team building yang direncanakan lebih
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
atraktif. Selain itu, rundown acara juga akan dibagikan ke peserta ketika sebelum acara. Hal
ini dilakukan agar peserta mampu mengikuti acara dengan baik.
Langkah selanjutnya tentu saja adalah Organizing. Pengorganisasian (organizing)
adalah suatu proses pembuatan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi,
sumberdaya-sumberdaya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek
utama proses penyusunan struktur organisai adalah departementalisasi dan pembagian kerja.
Dimana deparmentalisasi adalah pengelompokkan kegiatan kerja suatu organisasi agar saling
berkesinambungan dan dikerjakan bersama. Ini dibuktikan dengan adanya struktur pasti dari
sebuah organisasi atau bagan organisasi. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas
pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan
sekumpulan kegiatan.
Visi misi sebuah organisasi tidak akan terwujud tanpa adanya struktur formal yang
jelas dan pas, begitu pun dengan pembuatan sebuah acara tidak akan berjalan lancer atau
sesuai keinginan ketika tidak ada struktur panitia kegiatan yang jelas atau formal. Tidak kalah
dari berbagai unsur manajemen yang lain, unsur organizing juga sangat penting dan
menunjang dalam sebuah manajemen organisasi atau sebuah acara.2
Implementasi dari kegiatan Serah Terima Jabatan (Sertijab) HMHI periode
2012/2013. Susunan panitia dari kegiatan ini terdiri dari:
1.
Ketua Pelaksana
Tugas ketua pelaksana dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah menyusun
tim pelaksana kegiatan, kemudian merembukkan konsep kegiatan dan mengawasi proses dan
jalannya kegiatan tersebut.
2.
Sekretaris Pelaksana
Tugas sekretaris pelaksana dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah
membantu ketua pelaksana dalam menyusun baik proposal maupun surat keluar dan masuk
yang nantinya akan memengaruhi kelancaran kegiatan sertijab, membantu divisi-divisi dalam
urusan surat menyurat yang dibutuhkan.
3.
Bendahara Pelaksana
2 Hani, T. Handoko. 2009. Manajemen Edisi 2. Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA ANGGOTA
IKAPI No. 008
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
Tugas bendahara pelaksana dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah
memegang kendali atas keuangan yang dibutuhkan untuk kegiatan tersebut.
4.
Sie Acara
Tugas sie acara dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah menyusun dan
mengkoordinasikan kegiatan baik secara konsep bersama ketua maupun pelaksanaannya.
5.
Sie Perlengkapan
Tugas sie perlengkapan dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah
melengkapi seluruh perlengkapan yang dibutuhkan selama kegiatan berlangsung.
6.
Sie Dokumentasi
Tugas sie dokumentasi dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah merekam
dan mendokumentasikan seluruh bagian dalam kegiatan berlangsung.
7.
Sie Publikasi dan Dekorasi
Tugas sie publikasi dan dekorasi dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah
membantu menyebarkan berita kepada kakak angkatan dan bem/senat mengenai adanya
kegiatan tersebut dan membatu sie perlengkapan dalam mendesain tempat-tempat yang
digunakan dalam kegiatan tersebut.
8.
Sie Hubungan Masyarakat
Tugas sie hubungan masyarakat dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah
membantu sekretaris dalam penyebaran surat-surat izin kepada pihak kampus.
9.
Sie Dana Usaha
Tugas sie dana usaha dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah
mengumpulkan dana yang kemudian diserahkan kepada bendahara untuk membantu
kelancaran kegiatan tersebut.
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
10.
Sie Konsumsi
Tugas sie konsumsi dalam struktur dan dalam kegiatan tersebut adalah
mengalokasikan dana yang didapat dari bendahara untuk membantu menyediakan kebutuhan
logistik bagi seluruh peserta dan panitia kegiatan tersebut.
Didalam sebuah struktur organisasi maupun kegiatan menggunakan pendekatan dalam
pengelompokkan organisasi atau kegiatan-kegiatan. Melihat struktur kegiatan Sertijab HMHI
periode 2012/2013 ini menggunakan pendekatan departementalisasi fungsional dimana
terjadi pembagian struktur organisasi dan individu yang terkait didalamnya melaksanakan
kegiatan dalam menurut keahlian dan pengelompokkan yang dibentuk secara bersama.
Pendekatan fungional ini menjaga struktur organisasi tetap berjalan sesuai dengan
kapabilitasnya masing-masing sehingga ini mengindikasikan terjadinya kerjasama yang baik
dalam kelancaran kegiatan tersebut. Kalaupun ada salah satu sub kegiatan yang tidak
terlaksana dengan baik, itu bisa dinilai menjadi kesalahan dari segi teknis saja.
Selanjutnya, secara teoritis, pelaksanaan ( Actuating ) dalam suatu organisasi dapat
dituangkan dalam beberapa hal, seperti Motivasi , seorang pemimpin harus bisa memotivasi
bawahannya karena tidak jarang dalam suatu organisasi timbul rasa bosan dan lelah terhadap
pekerjaan. Dalam hal inilah, peran seorang pemimpin dalam memotivasi berupa semangat,
dukungan, dan dorongan diperlukan. Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan,
menyalurkan, dan memelihara perilaku manusia. Melalui motivasi yang disampaikan oleh
seorang pemimpin inilah, para anggotanya akan merasa bahwa atasannya memberikan
perhatian yang sebenarnya mereka butuhkan untuk senantiasa bersemangat dalam
menjalankan dan menyelasaikan tugas guna mencapai tujuan yang diinginkan organisasi
tersebut.
Kemudian komunikasi, organisasi yang terdiri dari individu-individu yang memiliki
bermacam-macam karakter tidak jarang menimbulkan suatu miscommunication yang
mengakibatkan terjadi suatu perbedaan pemahaman antara individu yang satu dengan yang
lain. Disinilah peran seorang pemimpin dibutuhkan dalam memberikan komunikasi yang
efektif kepada para manajer sehingga mereka dapat memiliki dasar perencanaan yang
kemudian dapat disampaikan kepada para anggota dengan jelas mengenai penugasan jabatan
atau jobdesk masing-masing.
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
Ketiga ialah kepemimpinan, tidak dapat dipungkiri gaya kepemimpinan seorang
pemimpin dapat berpengaruh pada proses kerja dan pencapaian yang berhasil diraih oleh para
anggotanya. Kepemimpinan merupakan kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang
lain agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran. Gaya kepemimpinan ddapat dibagi menjadi
dua, yaitu : orientasi pada tugas dan otokratik. Masing-masing gaya kepemimpinan memiliki
kelebihan dan kelemahannya. Sehingga gaya kepemimpinan yang ideal disesuaikan dengan
kondisi dan situasi yang dihadapi oleh organisasi.
Terakhir adalah perubahan dan pengembangan organisasi. Seiring dengan berjalannya
proses suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang diinginkan, perubahan-perubahan akibat
penyesuaian zaman dalam organiasi sering kali terjadi, sehingga seorang pemimpin maupun
manajer harus mampu mengantisipasi perubahan tersebut. Seorang pemimpin harus sigap
dalam mengelola perubahan yang muncul agar perubahan tersebut tidak menggoyahkan
eksistensi dan tujuan organisasi. Pengelolaan perubahan secara efektif diperlukan untuk
kelangsungan hidup organisasi dan tantangan pengembangan.
Namun, jangan dilupakan juga Manajemen Konflik. Konflik dalam organisasi timbul
biasanya dikarenakan adanya masalah-masalah terkait dengan :
a. Komunikasi yang disebabkan oleh salah persepsi, bahasa yang sulit dimengerti,
informasi yang tidak lengkap, serta gaya manajer yang tidak konsisten.
b. Struktur organisasi yang disebabkan oleh pertarungan kekuasaan antardepartemen
dengan
kepentingan
dan
sistem
penilaian
yang
bertentangan,
persaingan
dalam
memperebutkan sumber daya yang terbats, dan rasa ketergantungan antardivisi yang
berlebihan.
c.Pribadi yang disebabkan oleh ketidakcocokan nilai maupun sikap dan perbedaan
pendapat maupun persepsi antar karyawan.
Upaya mengatasi konflik yang terjadi dalam organisasi dapat ditempuh dengan jalan
konsensus, konfrontasi, maupun mediasi. Konflik-konflik tersebut harus segera diatasi agar
tidak menghambat upaya pencapaian tujuan organisasi dengan cara stimulasi konflik,
pengurangan konflik, dan peneyelesaian konflik.
Di dalam pelaksanaan acara Serah Terima Jabatan Himpunan Mahasiswa Hubungan
Internasional yang dilaksanakan pada beberapa bulan lalu, peran seorang penggerak atau
leader sangat dibutuhkan. Actuating lebih menekankan pada hubungan langsung antara
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
pemimpin atau ketua dengan orang-orang atau panitia yang ada di dalam acara ini. Pada acara
tersebut, ketua panitia menggunakan cara directing atau commanding, dimana dengan
memberi saran, bimbingan, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan atau seksi-seksi
yang ada di dalamnya agar dapat melaksanakan tugas masing-masing, sehingga tugas dapat
dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Ketua panitia atau ketua pelaksana juga melakukan suatu komunikasi dengan
seksi-seksi terkait agar dapat mengerti struktur dan fungsi kepanitiaan dari acara+ tersebut.
Sebenarnya,
Actuating
merupakan fungsi yang paling fundamental dalam
melaksanakan acara Serah Terima Jabatan Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional
yang dilaksanakan pada beberapa bulan lalu. Mengapa demikian? Karena merupakan suatu
upaya dari berbagai jenis tindakan tersebut, agar semua anggota panitia atau seksi-seksi mulai
dari tingkat teratas sampai terbawah, berusaha mencapai sasaran atau tujuan sesuai rencana
yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan benar. Memang diakui bahwa usahausaha perencanaan (planning) dan pengorganisasian (organizing) bersifat vital atau krusial,
tetapi tidak akan ada output konkrit yang akan dihasilkan sampai kita mengimplementasi
aktivitas-aktivitas yang diusahakan dan yang diorganisasi. Untuk maksud itu maka diperlukan
tindakan penggerakan (actuating) atau usaha untuk menimbulkan action. Hal yang penting
untuk diperhatikan dalam penggerakan (actuating) dalam acara ini adalah bahwa seseorang
bawahan atau panitia akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika merasa yakin akan
mampu mengerjakan, lalu yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak,
sehingga tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan, serta meningkatkan
keharmonisan hubungan antar teman dalam organisasi atau acara tersebut.
Controlling atau pengendalian dalam proses manajemen merupakan proses
manajemen yang keempat yang bisa didefinisikan sebagai proses penentuan apa yang ingin
dicapai (tujuan), apa yang akan dilakukan yaitu pelaksanaan, dan menilai pelaksanaan serta
mengambil tindakan jika ada yang perlu dibenahi sehingga tujuanpun tercapai.
Seperti yang telah diketahui jika atase muda HMHI Undip merealisasilan salah satu
program kerjanya yaitu serah terima jabatan dari HMHI 2013 kepada HMHI 2014. Dalam
kegiatan tersebut bisa dianalisis proses controllingnya sebagai berikut.
1. Menggunakan cara pengendalian secara langsung dan tidak langsung.
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
Dimana pada kegiatan sertijab yang berlangsung pada 11-12 Januari 2014 tersebut,
dilakukan dua cara pengenalian sekaligus, yaitu
:
a. Pengendalian secara langsung.
Ketua pelaksana yaitu Addien Mirza langsung mengawasi kegiatan yang
berjalan dengan memberikan arahan kepada panitia lainnya.
b. Pengendalian secara tidaak langsung.
Pengendalian dan pengawasan dilakukan oleh masing-masing ketua sie
kegiatan sertijab, dan kemudian dilaporkan kepada ketua pelaksana, selanjutnya
ketua pelaksana memberikan arahan terhadap apa yang seharusnya dilakukan.
2. Melakukan preventive control dan repressive control
a. Preventive control : dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan.
Pada kegiatan sertijab tersebut, sebelum pelaksanaannya dilakukan beberapa
kali technical meeting (TM) panitia pelaksana. Dalam TM tersebut, ketua
pelaksana menjelaskan kembali mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan dan
tugas masing-masing panitia. Setiap sie juga mendeskripsikan kembali detil yang
akan dilakukan oleh anggotanya. Dari fungsi kontrol ini ditemukan beberapa
permasalahan :
•
Kesulitan utama sertijab terjadi pada proses perbedaan pendapat antara
bawahan dengan atasan
•
Minimnya dana yang dimiliki sebagai langkah awal dalam
melaksanakan langkah awal dalam melaksanakan berbagai macam kegiatan yang
tertuang
•
perbedaan visi dan misi angkatan lama dengan yang baru, sehingga
dapat mempengaruhi kebijakan - kebijakan setiap pemimpin
•
Beberapa panitia ada yang tidak ada yang efektif dan efisien,
menjalankan tugasmya
•
Dalam menjalankan acara sertijab, tidak sesuai dengan waktu yang
sudah ditentukan
•
Sulitnnya melibatkan pengurus HMHI dari tingkat atas dalam setiap
rapat
b. Repressive control
: dilakukan setelah muncul kesalahan (biasanya
dilakukan saat pelaksanaan dan setelah kegiatan berakhir berupa evaluasi) dengan
tujuan agar kesalahan tersebut tidak terulang kembali.
Dalam kegiatan sertijab beberapa kali muncul masalah yang kemudian dengan
cepat ketua panitia berunding dengan masing-masing ketua sie dalam pemecahan
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
masalahnya. Dan kemudian memberikan arahan untuk acara-acara selanjutnya
yang belum terlaksana.
c. Menganalisa hambatan yang terjadi sebelum hingga berakhirnya kegiatan sertijab.
Hambatan yang muncul pada kegiatan tersebut ada beberapa, yaitu :
1. Acara berlangsung tidak terlalu sesuai dengan jadwal yang telah dibuat, yang
mana kebanyakan acaranya mundur dari waktu yang ditentukan.
2. Beberapa panitia tidak bekerja secara efektif dan efisien, jadi pada satu seksi
ada yang terlalu banyak pesonilnya dan ada yang kekurangan. Hal tersebut
menyebabkan ada yang hanya duduk santai dan ada yang terus-menerus
bekerja.
3. Panitia memiliki pengalaman yang minim, karena panitia adalah dari atase
muda HMHI yang notabene belum memiliki pengalaman dalam menangani
suatu kegiatan dibandingkan fungsionaris HMHI.
4. Terjadi miskomunikasi dengan peserta kegiatan, berupa :
- Peserta tidak mengetahui lokasi kegiatan dilangsungkan.
- Ketidaktahuan peserta tentang urgensi acara sertijab, sehingga beberapa
peserta yang sebenarnya memiliki posisi penting justru tidak hadir dalam
acara tersebut.
5. Sempat terjadi kekurangan dana ( defisit ).
d. Melakukan pengendalian sesuai porsi.
1. Personal control
: mengawasi atau mengendalikan panitia apakah sudah
sesuai dengan arahan.
2. Time control
: yaitu pengendalian waktu. Seperti yang telah
diketahuai beberapa hambatan membuat acara berlangsung mundur dari
jadwal yang ditentukan, sehingga dilakukan time control untuk menjaga
berlangsungnya semua acara dalam kegiatan tersebut.
3. Financial control
: pengendalian keuangan yang mana seperti diketahui
ada seksi yang kekurangan dana. Untuk menutupi kekurangan tersebut, maka
seksi yang kelebihan dana menyerahkannya kepada bendahara untuk diolah
sehingga dapat menutupi kekurangan tersebut. Dalam bagian ini, sempat
panitia mengalami defisit karena ada peserta yang membatalkan diri, akhirnya
setelah efisiensi di beberapa bagian, misalkan pengurangan coffee break,
defisit tersebut bisa diatasi. Bahkan keuangan panitia pada akhirnya surplus.
Monitoring merupakan kegiatan untuk mengetahui apakah sebuah kegiatan yang
dibuat berjalan baik sebagaimana mestinya dengan yang direncanakan, adakah hambatan
yang terjadi, dan bagaimana mengatasi hambatan yang terjadi tersebut. Sehingga monitoring
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
merupakan kegiatan dalam pengumpulan data pada saat kegiatan berlangsung. Monitoring
juga sering disebut dengan pemantauan kegiatan.
Pada kegiatan sertijab HMHI tersebut, proses monitoring juga dilakukan. Proses ini
dilakukan dengan cara :
a.
Observasi
Yaitu melakukan pengamatan terhadap jalannya kegiatan, sehingga segera terdeteksi jika ada
sesuatu yang salah yang melenceng dari rencana semula. Dilakukan untuk menemukan
hambatan-hambatan pada kegiatan sertijab. Pengamatan ini dilakukan oleh masing-masing
ketua seksi (sie) yang dipimpin langsung oleh ketua kegiatan. Sehingga jika ketua seksi
menemukan kejanggalan akan segera memberitahukannya kepada ketua panitia, sehingga
dicarikan solusi terbaik bersama.
b.
Wawancara
Wawancara disini, maksudnya ketua panitia mengadakan tanya jawab pada masing-masing
penanggungjawab setiap kegiatan dan ketua seksi, agar dapat mengetahui hambatan yang
terjadi.
c.
Diskusi
Panitia kegiatan berdiskusi untuk menyelesaikan masalah dan hambatan yang terjadi,
sehingga tujuan kegiatan dapat tercapai
Kemudian proses selanjutnya adalah evaluasi. Evaluasi adalah suatu proses yang
teratur dan sistematis dalam membandingkan hasil yang dicapai dengan tolak ukur atau
kriteria yang telah ditetapkan kemudian dibuat suatu kesimpulan dan penyusunan saran pada
setiap tahap dari pelaksanaan program (Azwar, 1996). Sejatinya evaluasi bisa dilakukan
sebelum kegiatan, pada saat kegiatan dan setelah kegiatan. Namun, pada kegiatan setijab
evaluasi akan dilaksanakan setelah kegiatan selesai dilangsungkan, mengingat sudah ada
proses contolling dan monitoring.
Pada kegiatan sertijab, panitia akan melakukan evaluasi kegiatan dalam bentuk
evaluasi dampak program. Yaitu dengan menilai seluruh keefektifan program-program yang
dilaksanakan dalam kegiatan sertijab HMHI dalam mencapai tujuan. Kegiatan evaluasi ini
bertujuan untuk mengetahui apakah tujuan telah dicapai dan memberi saran untuk kegiatankegiatan berikutnya yang serupa. Prosesnya adalah :
a.
Ketua panitia mengumpulkan seluruh panitia setelah kegiatan selesai.
b.
Ketua panitia memimpin jalannya evaluasi.
c.
Kemudian evaluasi seluruh kegiatan berdasarkan data yang diperoleh dari
monitoring.
d.
Masing-masing ketua seksi dan penanggungjawab kegiatan melaporkan hasil
pengamatan keseluruhan.
e.
Ketua panitia melakukan evaluasi berdasarkan data yang telah disampaikan.
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN
20
f.
Kemudian panitia memberikan saran dan masukan untuk kegiatan serupa yang
mungkin akan dilakukan untuk tahun-tahun berikutnya.
Daftar Pustaka
Hani, T. Handoko. 2009. Manajemen Edisi 2. Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA
ANGGOTA IKAPI No. 008
Ma’ruf, Wakhid Aprizal. 2014. Review Perencanaan untuk memenuhi tugas mata kuliah Azas
Manajemen Program Studi Hubungan Internasional Universitas Diponegoro, Semarang
http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan
http://id.wikipedia.org/wiki/Prosedur
http://tugaskelompok4tikelasa.blogspot.com/2012/12/pengertian-dan-tujuan-evaluasipada.html
http://file.upi.edu/Direktori/FIP/JUR._ADMINISTRASI_PENDIDIKAN/197203211999031ASEP_SURYANA/Copy_of_STRATEGI_MONITORING_DAN_EVALUASI.pdf
PENERAPAN POAC DALAM SERTIJAB HMHI
AZAS-AZAS MANAJEMEN