Manual Mutu FKUB AIM Batch II rev
Manual Mutu
FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2010
i
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ....................................................................................................... i
DAFTAR ISI ....................................................................................................................... ii
1.
PENDAHULUAN ...........................................................................................................1
1.1 Ruang Lingkup Manual Mutu ........................................................................................1
1.2 Tujuan Manual Mutu ....................................................................................................1
2.
LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU ..............................................................1
3.
ISTILAH DAN DEFINISI .............................................................................................1
4.
SISTEM MANAJEMEN MUTU .......................................................................................2
4.1 Sekilas Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya .........................................................2
4.2 Organisasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya ...................................................3
4.3 Visi, Misi dan Tujuan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya ....................................4
4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Fakultas Kedokteran Universitas
Brawijaya ...................................................................................................................5
4.5 Sistem Dokumentasi dan Audit .....................................................................................6
5.
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN ...............................................................................6
5.1 Komitmen Manajemen .................................................................................................6
5.2 Kepuasan Pelanggan ...................................................................................................7
5.3 Kebijakan Mutu ...........................................................................................................7
5.4 Perencanaan Sistem Mutu ............................................................................................7
5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi ................................................................8
5.6 Tinjauan manajemen ...................................................................................................8
6.
Pengelolaan Sumber Daya .........................................................................................8
6.1 Penyediaan Sumber Daya ............................................................................................8
6.2 Sumber Daya Manusia .................................................................................................8
6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja .......................................................................9
6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik .................................................................9
7.
Realisasi Layanan Pendidikan ....................................................................................9
7.1 Perencanaan Program Layanan Pendidikan ...................................................................9
7.2 Proses terkait mahasiswa ............................................................................................9
7.3 Desain dan pengembangan kurikulum ..........................................................................9
7.4 Pembelian ...................................................................................................................9
7.5 Ketentuan layanan pendidikan......................................................................................9
7.6 Pengendalian alat pemantauan dan pengukuran............................................................9
8.
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU ...............................................9
8.1 Panduan umum ...........................................................................................................9
8.2 Pemantauan dan pengukuran ..................................................................................... 10
8.3 Analisis Data ............................................................................................................. 10
8.4 Perbaikan.................................................................................................................. 10
ii
1.
PENDAHULUAN
1.1
Ruang Lingkup Manual Mutu
Manual mutu ini adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen
mutu Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya dan merupakan persyaratan sistem
manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan Fakultas
Kedokteran Universitas Brawijaya.
Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan pedoman implementasinya dalam layanan
pendidikan IWA2:2007, peraturan-peraturan pemerintah RI dan persyaratan akreditasi BANPT.
1.2
Tujuan Manual Mutu
Manual Mutu ini bertujuan untuk:
a. Menggariskan proses utama yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan
layanan pendidikan di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya, baik dalam
perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin
adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan pelanggan.
b. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.
c. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) dengan persyaratan ISO
9001:2008.
d. Mencerminkan komitmen Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya dalam peningkatan
mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua
pihak yang terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang kedokteran
& kesehatan.
2.
LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
Rujukan yang digunakan adalah:
Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional.
Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003.
Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008.
Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional,
2009.
6. PersyaratanSMM ISO 9001:2008.
7. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007.
8. Standar Mutu World Class University (WCU QS Asia) 2009.
9. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya
10. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Kedokteran
1.
2.
3.
4.
5.
3.
ISTILAH DAN DEFINISI
a. Sistem Penjaminan Mutu adalah (Quality assurance system) adalah seluruh kegiatan
terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen
Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan
tertentu.
b. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuan dalam
memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik
yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak) maupun tersirat.
c. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen
mutu.
d. Manajemen adalah kegiatan yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan
suatu organisasi.
e. Sistem Manajemen Mutu adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan
mengendalikan suatu organisasi yang berkaitan dengan mutu.
f. Pelanggan. Secara umum pelanggan adalah orang perorangan atau badan yang ikut
1
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
n.
4.
menerima atau menggunakan layanan pendidikan. Pelanggan Fakultas Kedokteran
Universitas Brawijaya dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa (learners)
atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga
yang mengirim peserta pelatihan; dan pengguna lulusan.
Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah Program Studi dan Jurusan atau lembaga
selain Program Studi dan Jurusan yang menyelenggarakan layanan pendidikan atau
pelatihan.
Lembaga pendukung adalah lembaga selain Program Studi dan Jurusan yang
mendukung terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan.
Pendidikan Tinggi adalah pendidikan yang diarahkan terutama pada penguasaan ilmu
pengetahuan dan pengembangannya.
Pendidikan Profesi adalah pendidikan tinggi setelah pendidikan sarjana yang
diselenggarakan bekerjasama dengan organisasi profesi.
Dokumen adalah informasi dan media pendukung
Borang adalah form isian untuk kelengkapan akreditasi maupun evaluasi
Suasana Akademik adalah iklim yang mendukung interaksi antara mahasiswa-dosentenaga kependidikan, pakar, dosen tamu, nara sumber, untuk meningkatkan mutu
kegiatan akademik, di dalam maupun di luar kelas. Suasana akademik yang baik
ditunjukkan dengan perilaku yang mengutamakan kebenaran ilmiah, profesionalisme,
kebebasan akademik dan kebebasan mimbar akademik, serta penerapan etika akademik
secara konsisten.
Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan dimana dalam
prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).
SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1. Sekilas Tentang Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
1. Pada tanggal 14 Januari 1974, Sekolah Tinggi Kedokteran Malang resmi bergabung dengan
Universitas Brawijaya yang berstatus perguruan tinggi negeri dan berganti nama menjadi
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. Pada saat ini, Fakultas Kedokteran Universitas
Brawijaya (FKUB) telah di Akreditasi oleh Badan Akreditasi Nasional Pendidikan Tinggi
(BAN-PT) dan mendapatkan nilai A dengan No.003/BAN-PT/Ak-XI/S1/2008. Saat ini, FKUB
telah mampu melaksanakan pendidikan tingkat sarjana (S-1), Profesi, magister (S-2),
doktor (S-3), dan spesialis 1 (SP1). Pendidikan tingkat sarjana (S1) yang telah dibuka
antara lain : Pendidikan Dokter, Ilmu Keperawatan, Ilmu Gizi, Pendidikan Dokter Gigi,
Pendidikan Bidan, dan Farmasi. Pendidikan tingkat magister (S2) yang telah dibuka adalah
: Magister Biomedik, dan Magister Manajemen Rumah Sakit. Pendidikan tingkat Doktor
(S3) yang telah dibuka adalah Ilmu Kedokteran. Sedangkan program spesialis (SP1) yang
telah dibuka saat ini berjumlah 15 program spesialis, antara lain : Ilmu Bedah Umum, Ilmu
Penyakit Dalam, Ilmu Penyakit Paru, Obstetri dan Ginekologi, Patologi Klinik, Ilmu
Kesehatan Mata, Ilmu Penyakit THT, Emergency Medicine, Ilmu Kesehatan Anak,
Radiologi, Orthopaedi & Traumatologi, Ilmu Penyakit Syaraf, Ilmu Peyakit Jantung &
Pembuluh Darah, Anasthesiologi & Reanimasi dan Ilmu Kesehatan Kulit dan Kelamin.
Selengkapnya mengacu pada dokumen Pedoman Pendidikan 0080002000
2. Spesifikasi dan Kompetensi Lulusan yang dihasilkan sesuai dengan Jurusan atau Program
Studi masing-masing di Lingkungan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya.
3. Penjelasan singkat tentang Program Studi /Jurusan yang ada di bawah Fakultas Kedokteran
baik S1, S2 , Spesialis maupun S3 ada pada Manual Mutu masing-masing Program Studi /
Jurusan. Adapun jumlah mahasiswa beserta alumninya untuk masing-masing Program
Studi/ Jurusan adalah sebagai berikut:
2
Program Studi/ Jurusan (S1, S2, S3,
Sp1)
Pendidikan dokter (S1)
Ilmu Keperawatan (S1)
Ilmu Gizi (S1)
Pendidikan Dokter Gigi (S1)
Farmasi (S1)
Kebidanan (S1)
Biomedik (S2)
MMRS (S2)
Pendidikan Dokter Spesialis (Sp1)
Ilmu Kedokteran (S3)
Juml.Mhs
2010/2011
1321
601
466
250
115
153
59
56
372
47
TA
Juml. Alumni
3926
823
385
Belum ada
Belum ada
Belum ada
126
68
236
37
4.2. Organisasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
1. Struktur Organisasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Gambar 1: Struktur Organisasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Keterangan:
RS
: Rumah Sakit
PD I
: Pembantu Dekan Bidang Akademik
PD II
: Pembantu Dekan Bidang Personalia dan Keuangan
PD III
: Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan
MEU
: Medical Education Unit
KEP
: Komisi Etik dan Penelitian
UPP
: Unit Pengembangan Penelitian
TIK
: Tehnologi Informasi dan Komunikasi
UPPM
: Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
SPI
: Satuan Pengandali Intern
Ked
: Kedokteran
Kep
: Keperawatan
Ked.Gigi
: Kedokteran Gigi
3
Keb
: Kebidanan
Farm
: Farmasi
S2 Biomed : S2 Biomedik
S2 MMRS
: S2 Magister Manajemen Rumah Sakit
S3 IKed
: S3 Ilmu Kedokteran
PPDS
: Program Pendidikan Dokter Spesialis
Untuk melaksanakan jaminan mutu akademik di Fakultas Kedokteran Universitas
Brawijaya, maka dibentuk struktur organisasi Gugus Jaminan Mutu (GJM) yang
anggotanya mewakili masing-masing Program Studi/ Jurusan.
2. Struktur Organisasi Gugus Jaminan Mutu (GJM) Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Gambar 2: Struktur Organisasi Gugus Jaminan Mutu (GJM)
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Tugas Pokok dan Fungsi Struktur Organisasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya dan Gugus
Jaminan Mutu (GJM) dapat dilihat secara rinci pada dokumen Struktur Organisasi dan Tugas Pokok
& Fungsi (Tupoksi) Fakultas Kedokteran.
4.3. Visi, Misi dan Tujuan Universitas Brawijaya
Visi, Misi dan Tujuan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya dapat dilihat di dokumen
Visi, Misi dan Tujuan FKUB 10800 01000
4
4.4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Fakultas Kedokteran Universitas
Brawijaya
Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya, maka
proses utama Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu
Internal Universitas Brawijaya, seperti ditunjukkan pada Gambar berikut:
Monitoring
Pimpinan
Manajemen
D
(Do)
Pelaksanaan
(4)
1.Visi Misi melalui
standar mutu.
2. Kepuasan
Pelanggan.
Evaluasi Kinerja
Pimpinan Manajemen
1. Ada tidak peningkatan
kinerja terhadap tahun
lalu.
2. Apa upaya-upaya yang
telah dilakukan.
Khas Perguruan Tinggi
Visi Misi
1. Evaluasi Diri
2. Benchmarking
P
3. Stakeholders
(pelanggan)
(Plan)
1,2 dan 3 utk
menetapkan
standar mutu.
Organisasi dan tupoksinya (1)
Bisnis proses & dokumen mutu (2)
Standar mutu Nasional BAN PT (7 standar)(3)
Standar mutu Internasional (3)
Standar ISO (3)
Standar Pelayanan Minimum BLU-UB (3)
C
(Check)
Audit
(Inter nal/ekster nal)
(5)
Perbaikan,
tindak lanjut dan
Peningkatan mutu
A
(6)
Rumusan Koreksi
(Permintaan Tindakan
Koreksi/PTK)
(Act)
Gambar 3:Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya
Sedangkan proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan
sumber daya manusia di bidang Kedokteran dan Kesehatan digambarkan sebagai berikut:
Kebijakan pemerintah, Statuta, OTK, Renstra
Pe
meri
ntah
,
Mas
yara
kat,
Stak
e
hold
er
Senat FKUB
Layanan Manajerial
Program Studi Pendidikan
Dokter
Dekan FKUB
Dewan Pengawas
Layanan Manajerial
Pemerintah,
Masyarakat,
Pengusaha
Program Studi Ilmu
Keperawatan
GJM
SPI
Program Studi Ilmu Gizi
Layanan Jaminan Mutu
Program Studi Pendidikan
Dokter Gigi
UPM
UPP
Program Studi Kebidanan
Program Studi Farmasi
Inpu
t
Mah
asis
wa
Bar
u
Layanan Manajerial
Akade
mik
Program Studi Pasca
Sarjana
Program Studi MMRS
Perpusta
kaan
Program Studi Pendidikan
Dokter Spesialis
Kepega
Kemahas
waian &
iswaan &
Keuang
Alumni
an
Layanan Administrasi
Umum
Pusat
Bahasa
Layanan
pendidikan,
inovasi
penelitian,
pengabdian
dan
administrasi
Jurnal
Layanan Penunjang
MANAJEMEN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Gambar 4. Proses Bisnis Universitas Brawijaya
5
Output
Kelulusan
4.5. Sistem Dokumentasi dan Audit
Sistem dokumen di Fakultas Kedokteran mengikuti sistem dokumen yang ada di
Universitas, baik jenis dokumen maupun sistem kodifikasinya, lihat Manual Mutu Universitas
Brawijaya kode 00000 03000. Demikian pula sistem auditnya, lihat dokumen audit kode 00000
9000.
Dokumen Fakultas Kedokteran terdiri dari:
Tingkat
Dokumen
Kode
Fakultas
1.
Visi dan Misi
1.
10800 01000
Kedokteran
2.
Rencana Strategis (Renstra)
2.
00800 02000
3.
Program Kerja Dekan
3.
00800 01000
4.
Pedoman Pendidikan
4.
00800 02000
5.
Manual Mutu
5.
00800 03000
6.
Standar Mutu (=UB)
6.
00000 04000
7.
Manual Prosedur
7.
00800 04000
a. Pengendalian Dokumen dan Rekaman
00800 04001
b. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai
00800 04002
c. Tindakan Korektif dan Pencegahan
00800 04003
8.
Instruksi Kerja
8.
00800 05000
9.
Dokumen Pendukung
9.
00800 06000
10.
00800 07000
10. Borang-borang
5.
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1
Komitmen Manajemen
Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan dalam menyediakan sumber
daya manusia di bidang Kedokteran dan Kesehatan, maka Dekan Fakultas Kedokteran
Universitas Brawijaya berkomitmen untuk menjalankan sistem Penjaminan Mutu secara
sungguh-sungguh dengan jalan:
1.
Mengangkat Ketua Jurusan Pendidikan Dokter sebagai Manajer Representative (MR)
dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR,
menunjuk tim Gugus Jaminan Mutu (GJM) di Fakultas Kedokteran Universitas
Brawijaya.
2.
Membudayakan sistem mutu di lingkungan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
dengan cara mensosialisasikan kepada dosen, karyawan, laboran, mahasiwa dan
pelanggan yang berkaitan.
3.
Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan tim GJM dalam implementasi Sistem
Penjaminan Mutu.
4.
Menyiapkan segala sumber daya dalam mendukung implementasi Sistem Penjaminan
Mutu.
5.
Melakukan audit internal implementasi Sistem Penjaminan Mutu di Fakultas
Kedokteran Universitas Brawijaya dan mematuhi Audit Internal Mutu (AIM) yang
dilakukan oleh Fakultas Kedokteran melalui Gugus Jaminan Mutu (GJM).
6
5.2
Kepuasan Pelanggan
Selain untuk mencapai visi dan misi, Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya akan
memberikan pelayanan pendidikan kepada pelanggan terutama mahasiswa dengan motto:
RESIK (Responsif, Efektif & Efisien, Suportif, Inovatif dan Komitmen).
Kepuasan mahasiswa dilakukan dengan:
1.
Setiap mahasiswa mendapatkan dosen pendamping konsultasi (dosen wali) atau
dosen Pembimbing Akademik (PA).
2.
Setiap mahasiswa yang berprestasi dan kurang mampu akan diusahakan
mendapatkan beasiswa melalui prosedur yang berlaku.
3.
Dalam proses belajar mengajar disiapkan sarana parasana sesuai dengan standar
Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
4.
Setiap akhir semester diedarkan borang kepuasan mahasiswa terhadap layanan
pendidikan di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. Selain itu akan mematuhi
Manual Prosedur (MP) Kepuasan Pelanggan yang telah ada di Universitas (MP
Penyampaian Keluhan Pelanggan dan MP Penanganan Keluhan pelanggan).
5.3
Kebijakan Mutu
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya mempunyai kebijakan mutu sebagai
berikut:
Fakultas Kedokteran akan melaksanakan proses belajar mengajar dalam rangka
menyediakan sumber daya manusia dibidang Kedokteran dan Kesehatan yang bisa diterima
oleh pengguna dengan menjamin mutu lulusan sesuai persyaratan, dengan cara berupaya
menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu secara
bertahap serta berkelanjutan.
Dalam usaha merealisasikan kebijakan mutu tersebut di atas, dinyatakan dalam Dokumen
Manual Mutu Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya kode 00800 03000.
5.4
Perencanaan Sistem Mutu
Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi (10800 01000). Untuk
mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra)
kode: 10800 02000, Program Kerja (Proker) (kode: 00800 01000), Pedoman Pendidikan
(kode: 00800 02000), Manual Mutu (kode: 00800 03000) dan Standar Mutu Fakultas
Kedokteran (kode: 00000 04000 dan atau Sasaran Mutu (Quality Objective), Manual
Prosedur (MP) dan dokumen pendukung lainnya. Strandar Mutu Fakultas Kedokteran
disusun berdasarkan standar Badan Akreditasi Nasional perguruan Tinggi (BAN-PT), dengan
maksud agar memperlancar persiapan Fakultas Kedokteran dalam menghadapi akreditasi
yang akan datang.
Sasaran Mutu Fakultas Kedokteran mengikuti Sasaran Mutu yang telah ditetapkan
oleh Universitas:
1. Menjamin bahwa akreditasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya mendapatkan
nilai A.
2. Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal
adalah 80 %.
3. Menjamin bahwa pada tahun 2011 persiapan untuk sertifikasi ISO 9001:2008 telah
mencapai 80 %.
4. Menjamin bahwa pada tahun 2012 persiapan untuk menuju World Class telah mencapai
50 %.
7
5.5
Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Fakultas Kedokteran (lihat sub
bab 4.2), maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan
secara rinci dan jelas. Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di tingkat
Fakultas telah diangkat Pembantu Dekan I sebagai Manajer Representative (MR) yang
mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Dekan dalam menjalankan kegiatan
penjaminan mutu sehari-hari dengan dibantu oleh Gugus Jaminan Mutu (GJM).
Komunikasi antara Dekan, MR dan tim GJM dilakukan secara berkala sesuai dengan
kebutuhan. Sedangkan komunikasi dengan stakeholders (pelanggan) dilakukan melalui
papan pengumuman, surat undangan maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatap
muka.
5.6
Tinjauan manajemen
Tinjauan manajemen dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM)
dengan cara mengadakan pertemuan antara Dekan, MR dan tim GJM, dalam rangka
melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan dan mencegah serta
meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat baik. Selain itu juga mengevaluasi sasaran mutu
yang telah ditetapkan.
Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada semua dosen dan staf
pendukung akademik pada saat rapat rutin Fakultas.
6.
Pengelolaan Sumber Daya
6.1
Penyediaan Sumber Daya
Fakultas Kedokteran akan menjamin, bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk
mendukung proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber
daya manusia di bidang Kedokteran dan Kesehatan tersedia sesuai kebutuhan, sehingga
pelaksanaan sistem penjaminan mutu dapat berjalan dengan baik. Visi Misi dapat tercapai
dan kepuasan pelanggan bisa terpenuhi.
6.2
Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia yang tersedia di Fakultas Kedokteran dapat dilihat pada
dokumen pendukung Kode: 00800 06000
1. Jumlah Dosen
Kriteria Dosen
Guru Besar
Dosen S3
Dosen S2
Dosen yang mendapatkan sertifikasi Dosen
Jumlah (tahun 2010)
13
37
78
91
2. Dalam usaha pemenuhan sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan, maka
Fakultas Kedokteran juga mengajukan usulan kepada Universitas terkait dengan
perekrutan dan pengelolaan sumber daya manusia seperti tugas belajar dan
mengikutsertakan staf di dalam pelatihan. Hal ini sesuai dengan permintaan dalam
dokumen Standar Mutu Fakultas kode: 00000 04000 pada standar 4: Sumber
Daya Manusia.
Fakultas Kedokteran memiliki program pengembangan akademik dosen dan tenaga
penunjang untuk meningkatkan kinerja dosen maupun tenaga penunjang. Untuk
dosen, program pengembangan dilakukan melalui studi lanjut, pelatihan, kursus, dan
seminar/simposium. Bagi tenaga penunjang, program pengembangan dilakukan
melalui pelatihan, pendampingan, dan kursus. Proses dan hasil program
pengembangan dosen dan tenaga penunjang dimonitor.
8
6.3
Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja
Dokumen Pendukung kode: 00800 06000 sesuai dengan permintaan dalam dokumen
Standar Mutu Fakultas kode: 00000 04000 pada standar 6: Pembiayaan, Sarana dan
Prasarana, Serta Sistem Informasi dan standar 5 sub standar Suasana Akademik.
Fakultas Kedokteran memiliki standar mutu sarana dan prasarana kegiatan akademik
meliputi kondisi ruangan (in door atau out door), alat bantu mengajar, peralatan kelas dan
laboratorium, pustaka dan akses sistem informasi. Dalam hal sistem informasi, Fakultas
Kedokteran telah memiliki Sistem Informasi Akademik (SIAKAD). SIAKAD tersebut telah
disosialisasikan kepada civitas akademika. SIAKAD Fakultas Kedokteran dapat diakses
melalui jaringan internet oleh semua pemangku kepentingan. Fakultas Kedokteran
memonitor keluhan (complaint) terkait dengan SIAKAD melalui tim TIK. Dalam rangka
keberlanjutan penggunaan SIAKAD (memperbaiki data, merawat sistem dan memasukkan
data) dan WEBSITE dengan operator khusus.
6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik
Dokumen Pendukung kode: 00800 06000 sesuai dengan permintaan dalam dokumen
Standar Mutu Fakultas kode: 00000 04000 pada standar 5 sub standar Suasana
Akademik.
Fakultas Kedokteran menggunakan aspek yang distandarisasi meliputi efektifitas program
bimbingan, konseling, bantuan konsultasi bagi mahasiswa, komunikasi dua arah, partisipasi
aktif mahasiswa terhadap akademik maupun kehidupan sosialnya dengan cara diadakan
pertemuan penasehat akademik-mahasiswa untuk konsultasi akademik (bimbingan
konseling) dilakukan setiap menjelang awal semester. Selain itu, semua dosen mendapatkan
ruang untuk tempat pelayanan akademik. Fakultas juga menyediakan komputer dan fasilitas
internet serta hotspot bagi kegiatan dosen, karyawan dan mahasiswa.
7. Realisasi Layanan Pendidikan
7.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan
Perencanaan dokumen dan layanan pendidikan lihat dokumen Pedoman Pendidikan Fakultas
Kedokteran (0080002000)
7.2. Proses Terkait Mahasiswa
Proses terkait mahasiswa lihat dokumen Pedoman Pendidikan Fakultas Kedokteran
(0080002000)
7.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum
Desain dan Pengembangan Kurikulum lihat dokumen Pedoman Pendidikan Fakultas
Kedokteran (0080002000)
7.4. Pembelian
Dalam hal pembelian atau pengadaan barang Fakultas Kedokteran mempunyai tim
pengadaan barang dan mengacu pada ketentuan Universitas sesuai dengan peraturan
pemerintah.
7.5. Ketentuan Layanan Pendidikan
Ketentuan layanan pendidikan lihat dokumen Pedoman Pendidikan Fakultas Kedokteran
(0080002000)
7.6. Pengendalian Alat Pemantauan Dan Pengukuran
Dibuat di dalam dokumen Manual Prosedur: Pengendalian Alat Pemantauan Dan
Pengukuran Layanan Pendidikan kode: 00800 04000
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU
8.1
Panduan umum
Dokumen Manual Prosedur Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Mutu.
9
8.2
Pemantauan dan pengukuran
8.2.1 Kepuasan pelanggan
Fakultas menetapkan persepsi mahasiswa tentang tingkat dimana layanan yang
diberikan memenuhi harapan. Data tren kepuasan pelanggan didukung oleh bukti
obyektif. Fakultas mendiskusikan dengan pelanggan lewat program studi masingmasing tentang persepsi kepuasannya.
8.2.2. Audit Internal
Fakultas melaksanakan audit Internal berdasarkan program audit internal untuk
menilai kinerja sistem manajemen mutu dan PBM. Fakultas mendokumentasikan
laporan akhir audit internal. Umpan balik dari hasil audit digunakan untuk
mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif dan pencegahan serta untuk
menyusun program selanjutnya.
8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses Pencapaian Visi dan Misi serta
Pencapaian Standar dan Sasaran Mutu
8.2.4. Pemantauan dan pengukuran Kepuasan Pelanggan
Dokumen Manual Prosedur AIM dan Manual Prosedur Kepuasan Pelanggan
mengacu pada dokumen Universitas.
8.3. Analisis Data
Dilakukan berdasarkan hasil 8.2. dan disampaikan pada rapat rutin Fakultas.
8.4. Perbaikan
Dilakukan perbaikan berkelanjutan sesuai hasil analisis data.
10
FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2010
i
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ....................................................................................................... i
DAFTAR ISI ....................................................................................................................... ii
1.
PENDAHULUAN ...........................................................................................................1
1.1 Ruang Lingkup Manual Mutu ........................................................................................1
1.2 Tujuan Manual Mutu ....................................................................................................1
2.
LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU ..............................................................1
3.
ISTILAH DAN DEFINISI .............................................................................................1
4.
SISTEM MANAJEMEN MUTU .......................................................................................2
4.1 Sekilas Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya .........................................................2
4.2 Organisasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya ...................................................3
4.3 Visi, Misi dan Tujuan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya ....................................4
4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Fakultas Kedokteran Universitas
Brawijaya ...................................................................................................................5
4.5 Sistem Dokumentasi dan Audit .....................................................................................6
5.
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN ...............................................................................6
5.1 Komitmen Manajemen .................................................................................................6
5.2 Kepuasan Pelanggan ...................................................................................................7
5.3 Kebijakan Mutu ...........................................................................................................7
5.4 Perencanaan Sistem Mutu ............................................................................................7
5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi ................................................................8
5.6 Tinjauan manajemen ...................................................................................................8
6.
Pengelolaan Sumber Daya .........................................................................................8
6.1 Penyediaan Sumber Daya ............................................................................................8
6.2 Sumber Daya Manusia .................................................................................................8
6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja .......................................................................9
6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik .................................................................9
7.
Realisasi Layanan Pendidikan ....................................................................................9
7.1 Perencanaan Program Layanan Pendidikan ...................................................................9
7.2 Proses terkait mahasiswa ............................................................................................9
7.3 Desain dan pengembangan kurikulum ..........................................................................9
7.4 Pembelian ...................................................................................................................9
7.5 Ketentuan layanan pendidikan......................................................................................9
7.6 Pengendalian alat pemantauan dan pengukuran............................................................9
8.
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU ...............................................9
8.1 Panduan umum ...........................................................................................................9
8.2 Pemantauan dan pengukuran ..................................................................................... 10
8.3 Analisis Data ............................................................................................................. 10
8.4 Perbaikan.................................................................................................................. 10
ii
1.
PENDAHULUAN
1.1
Ruang Lingkup Manual Mutu
Manual mutu ini adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen
mutu Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya dan merupakan persyaratan sistem
manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan Fakultas
Kedokteran Universitas Brawijaya.
Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan pedoman implementasinya dalam layanan
pendidikan IWA2:2007, peraturan-peraturan pemerintah RI dan persyaratan akreditasi BANPT.
1.2
Tujuan Manual Mutu
Manual Mutu ini bertujuan untuk:
a. Menggariskan proses utama yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan
layanan pendidikan di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya, baik dalam
perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin
adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan pelanggan.
b. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.
c. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) dengan persyaratan ISO
9001:2008.
d. Mencerminkan komitmen Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya dalam peningkatan
mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua
pihak yang terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang kedokteran
& kesehatan.
2.
LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
Rujukan yang digunakan adalah:
Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional.
Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003.
Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008.
Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional,
2009.
6. PersyaratanSMM ISO 9001:2008.
7. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007.
8. Standar Mutu World Class University (WCU QS Asia) 2009.
9. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya
10. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Kedokteran
1.
2.
3.
4.
5.
3.
ISTILAH DAN DEFINISI
a. Sistem Penjaminan Mutu adalah (Quality assurance system) adalah seluruh kegiatan
terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen
Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan
tertentu.
b. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuan dalam
memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik
yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak) maupun tersirat.
c. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen
mutu.
d. Manajemen adalah kegiatan yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan
suatu organisasi.
e. Sistem Manajemen Mutu adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan
mengendalikan suatu organisasi yang berkaitan dengan mutu.
f. Pelanggan. Secara umum pelanggan adalah orang perorangan atau badan yang ikut
1
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
n.
4.
menerima atau menggunakan layanan pendidikan. Pelanggan Fakultas Kedokteran
Universitas Brawijaya dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa (learners)
atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga
yang mengirim peserta pelatihan; dan pengguna lulusan.
Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah Program Studi dan Jurusan atau lembaga
selain Program Studi dan Jurusan yang menyelenggarakan layanan pendidikan atau
pelatihan.
Lembaga pendukung adalah lembaga selain Program Studi dan Jurusan yang
mendukung terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan.
Pendidikan Tinggi adalah pendidikan yang diarahkan terutama pada penguasaan ilmu
pengetahuan dan pengembangannya.
Pendidikan Profesi adalah pendidikan tinggi setelah pendidikan sarjana yang
diselenggarakan bekerjasama dengan organisasi profesi.
Dokumen adalah informasi dan media pendukung
Borang adalah form isian untuk kelengkapan akreditasi maupun evaluasi
Suasana Akademik adalah iklim yang mendukung interaksi antara mahasiswa-dosentenaga kependidikan, pakar, dosen tamu, nara sumber, untuk meningkatkan mutu
kegiatan akademik, di dalam maupun di luar kelas. Suasana akademik yang baik
ditunjukkan dengan perilaku yang mengutamakan kebenaran ilmiah, profesionalisme,
kebebasan akademik dan kebebasan mimbar akademik, serta penerapan etika akademik
secara konsisten.
Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan dimana dalam
prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).
SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1. Sekilas Tentang Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
1. Pada tanggal 14 Januari 1974, Sekolah Tinggi Kedokteran Malang resmi bergabung dengan
Universitas Brawijaya yang berstatus perguruan tinggi negeri dan berganti nama menjadi
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. Pada saat ini, Fakultas Kedokteran Universitas
Brawijaya (FKUB) telah di Akreditasi oleh Badan Akreditasi Nasional Pendidikan Tinggi
(BAN-PT) dan mendapatkan nilai A dengan No.003/BAN-PT/Ak-XI/S1/2008. Saat ini, FKUB
telah mampu melaksanakan pendidikan tingkat sarjana (S-1), Profesi, magister (S-2),
doktor (S-3), dan spesialis 1 (SP1). Pendidikan tingkat sarjana (S1) yang telah dibuka
antara lain : Pendidikan Dokter, Ilmu Keperawatan, Ilmu Gizi, Pendidikan Dokter Gigi,
Pendidikan Bidan, dan Farmasi. Pendidikan tingkat magister (S2) yang telah dibuka adalah
: Magister Biomedik, dan Magister Manajemen Rumah Sakit. Pendidikan tingkat Doktor
(S3) yang telah dibuka adalah Ilmu Kedokteran. Sedangkan program spesialis (SP1) yang
telah dibuka saat ini berjumlah 15 program spesialis, antara lain : Ilmu Bedah Umum, Ilmu
Penyakit Dalam, Ilmu Penyakit Paru, Obstetri dan Ginekologi, Patologi Klinik, Ilmu
Kesehatan Mata, Ilmu Penyakit THT, Emergency Medicine, Ilmu Kesehatan Anak,
Radiologi, Orthopaedi & Traumatologi, Ilmu Penyakit Syaraf, Ilmu Peyakit Jantung &
Pembuluh Darah, Anasthesiologi & Reanimasi dan Ilmu Kesehatan Kulit dan Kelamin.
Selengkapnya mengacu pada dokumen Pedoman Pendidikan 0080002000
2. Spesifikasi dan Kompetensi Lulusan yang dihasilkan sesuai dengan Jurusan atau Program
Studi masing-masing di Lingkungan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya.
3. Penjelasan singkat tentang Program Studi /Jurusan yang ada di bawah Fakultas Kedokteran
baik S1, S2 , Spesialis maupun S3 ada pada Manual Mutu masing-masing Program Studi /
Jurusan. Adapun jumlah mahasiswa beserta alumninya untuk masing-masing Program
Studi/ Jurusan adalah sebagai berikut:
2
Program Studi/ Jurusan (S1, S2, S3,
Sp1)
Pendidikan dokter (S1)
Ilmu Keperawatan (S1)
Ilmu Gizi (S1)
Pendidikan Dokter Gigi (S1)
Farmasi (S1)
Kebidanan (S1)
Biomedik (S2)
MMRS (S2)
Pendidikan Dokter Spesialis (Sp1)
Ilmu Kedokteran (S3)
Juml.Mhs
2010/2011
1321
601
466
250
115
153
59
56
372
47
TA
Juml. Alumni
3926
823
385
Belum ada
Belum ada
Belum ada
126
68
236
37
4.2. Organisasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
1. Struktur Organisasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Gambar 1: Struktur Organisasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Keterangan:
RS
: Rumah Sakit
PD I
: Pembantu Dekan Bidang Akademik
PD II
: Pembantu Dekan Bidang Personalia dan Keuangan
PD III
: Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan
MEU
: Medical Education Unit
KEP
: Komisi Etik dan Penelitian
UPP
: Unit Pengembangan Penelitian
TIK
: Tehnologi Informasi dan Komunikasi
UPPM
: Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
SPI
: Satuan Pengandali Intern
Ked
: Kedokteran
Kep
: Keperawatan
Ked.Gigi
: Kedokteran Gigi
3
Keb
: Kebidanan
Farm
: Farmasi
S2 Biomed : S2 Biomedik
S2 MMRS
: S2 Magister Manajemen Rumah Sakit
S3 IKed
: S3 Ilmu Kedokteran
PPDS
: Program Pendidikan Dokter Spesialis
Untuk melaksanakan jaminan mutu akademik di Fakultas Kedokteran Universitas
Brawijaya, maka dibentuk struktur organisasi Gugus Jaminan Mutu (GJM) yang
anggotanya mewakili masing-masing Program Studi/ Jurusan.
2. Struktur Organisasi Gugus Jaminan Mutu (GJM) Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Gambar 2: Struktur Organisasi Gugus Jaminan Mutu (GJM)
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Tugas Pokok dan Fungsi Struktur Organisasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya dan Gugus
Jaminan Mutu (GJM) dapat dilihat secara rinci pada dokumen Struktur Organisasi dan Tugas Pokok
& Fungsi (Tupoksi) Fakultas Kedokteran.
4.3. Visi, Misi dan Tujuan Universitas Brawijaya
Visi, Misi dan Tujuan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya dapat dilihat di dokumen
Visi, Misi dan Tujuan FKUB 10800 01000
4
4.4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Fakultas Kedokteran Universitas
Brawijaya
Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya, maka
proses utama Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu
Internal Universitas Brawijaya, seperti ditunjukkan pada Gambar berikut:
Monitoring
Pimpinan
Manajemen
D
(Do)
Pelaksanaan
(4)
1.Visi Misi melalui
standar mutu.
2. Kepuasan
Pelanggan.
Evaluasi Kinerja
Pimpinan Manajemen
1. Ada tidak peningkatan
kinerja terhadap tahun
lalu.
2. Apa upaya-upaya yang
telah dilakukan.
Khas Perguruan Tinggi
Visi Misi
1. Evaluasi Diri
2. Benchmarking
P
3. Stakeholders
(pelanggan)
(Plan)
1,2 dan 3 utk
menetapkan
standar mutu.
Organisasi dan tupoksinya (1)
Bisnis proses & dokumen mutu (2)
Standar mutu Nasional BAN PT (7 standar)(3)
Standar mutu Internasional (3)
Standar ISO (3)
Standar Pelayanan Minimum BLU-UB (3)
C
(Check)
Audit
(Inter nal/ekster nal)
(5)
Perbaikan,
tindak lanjut dan
Peningkatan mutu
A
(6)
Rumusan Koreksi
(Permintaan Tindakan
Koreksi/PTK)
(Act)
Gambar 3:Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya
Sedangkan proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan
sumber daya manusia di bidang Kedokteran dan Kesehatan digambarkan sebagai berikut:
Kebijakan pemerintah, Statuta, OTK, Renstra
Pe
meri
ntah
,
Mas
yara
kat,
Stak
e
hold
er
Senat FKUB
Layanan Manajerial
Program Studi Pendidikan
Dokter
Dekan FKUB
Dewan Pengawas
Layanan Manajerial
Pemerintah,
Masyarakat,
Pengusaha
Program Studi Ilmu
Keperawatan
GJM
SPI
Program Studi Ilmu Gizi
Layanan Jaminan Mutu
Program Studi Pendidikan
Dokter Gigi
UPM
UPP
Program Studi Kebidanan
Program Studi Farmasi
Inpu
t
Mah
asis
wa
Bar
u
Layanan Manajerial
Akade
mik
Program Studi Pasca
Sarjana
Program Studi MMRS
Perpusta
kaan
Program Studi Pendidikan
Dokter Spesialis
Kepega
Kemahas
waian &
iswaan &
Keuang
Alumni
an
Layanan Administrasi
Umum
Pusat
Bahasa
Layanan
pendidikan,
inovasi
penelitian,
pengabdian
dan
administrasi
Jurnal
Layanan Penunjang
MANAJEMEN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Gambar 4. Proses Bisnis Universitas Brawijaya
5
Output
Kelulusan
4.5. Sistem Dokumentasi dan Audit
Sistem dokumen di Fakultas Kedokteran mengikuti sistem dokumen yang ada di
Universitas, baik jenis dokumen maupun sistem kodifikasinya, lihat Manual Mutu Universitas
Brawijaya kode 00000 03000. Demikian pula sistem auditnya, lihat dokumen audit kode 00000
9000.
Dokumen Fakultas Kedokteran terdiri dari:
Tingkat
Dokumen
Kode
Fakultas
1.
Visi dan Misi
1.
10800 01000
Kedokteran
2.
Rencana Strategis (Renstra)
2.
00800 02000
3.
Program Kerja Dekan
3.
00800 01000
4.
Pedoman Pendidikan
4.
00800 02000
5.
Manual Mutu
5.
00800 03000
6.
Standar Mutu (=UB)
6.
00000 04000
7.
Manual Prosedur
7.
00800 04000
a. Pengendalian Dokumen dan Rekaman
00800 04001
b. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai
00800 04002
c. Tindakan Korektif dan Pencegahan
00800 04003
8.
Instruksi Kerja
8.
00800 05000
9.
Dokumen Pendukung
9.
00800 06000
10.
00800 07000
10. Borang-borang
5.
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1
Komitmen Manajemen
Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan dalam menyediakan sumber
daya manusia di bidang Kedokteran dan Kesehatan, maka Dekan Fakultas Kedokteran
Universitas Brawijaya berkomitmen untuk menjalankan sistem Penjaminan Mutu secara
sungguh-sungguh dengan jalan:
1.
Mengangkat Ketua Jurusan Pendidikan Dokter sebagai Manajer Representative (MR)
dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR,
menunjuk tim Gugus Jaminan Mutu (GJM) di Fakultas Kedokteran Universitas
Brawijaya.
2.
Membudayakan sistem mutu di lingkungan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
dengan cara mensosialisasikan kepada dosen, karyawan, laboran, mahasiwa dan
pelanggan yang berkaitan.
3.
Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan tim GJM dalam implementasi Sistem
Penjaminan Mutu.
4.
Menyiapkan segala sumber daya dalam mendukung implementasi Sistem Penjaminan
Mutu.
5.
Melakukan audit internal implementasi Sistem Penjaminan Mutu di Fakultas
Kedokteran Universitas Brawijaya dan mematuhi Audit Internal Mutu (AIM) yang
dilakukan oleh Fakultas Kedokteran melalui Gugus Jaminan Mutu (GJM).
6
5.2
Kepuasan Pelanggan
Selain untuk mencapai visi dan misi, Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya akan
memberikan pelayanan pendidikan kepada pelanggan terutama mahasiswa dengan motto:
RESIK (Responsif, Efektif & Efisien, Suportif, Inovatif dan Komitmen).
Kepuasan mahasiswa dilakukan dengan:
1.
Setiap mahasiswa mendapatkan dosen pendamping konsultasi (dosen wali) atau
dosen Pembimbing Akademik (PA).
2.
Setiap mahasiswa yang berprestasi dan kurang mampu akan diusahakan
mendapatkan beasiswa melalui prosedur yang berlaku.
3.
Dalam proses belajar mengajar disiapkan sarana parasana sesuai dengan standar
Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
4.
Setiap akhir semester diedarkan borang kepuasan mahasiswa terhadap layanan
pendidikan di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. Selain itu akan mematuhi
Manual Prosedur (MP) Kepuasan Pelanggan yang telah ada di Universitas (MP
Penyampaian Keluhan Pelanggan dan MP Penanganan Keluhan pelanggan).
5.3
Kebijakan Mutu
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya mempunyai kebijakan mutu sebagai
berikut:
Fakultas Kedokteran akan melaksanakan proses belajar mengajar dalam rangka
menyediakan sumber daya manusia dibidang Kedokteran dan Kesehatan yang bisa diterima
oleh pengguna dengan menjamin mutu lulusan sesuai persyaratan, dengan cara berupaya
menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu secara
bertahap serta berkelanjutan.
Dalam usaha merealisasikan kebijakan mutu tersebut di atas, dinyatakan dalam Dokumen
Manual Mutu Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya kode 00800 03000.
5.4
Perencanaan Sistem Mutu
Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi (10800 01000). Untuk
mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra)
kode: 10800 02000, Program Kerja (Proker) (kode: 00800 01000), Pedoman Pendidikan
(kode: 00800 02000), Manual Mutu (kode: 00800 03000) dan Standar Mutu Fakultas
Kedokteran (kode: 00000 04000 dan atau Sasaran Mutu (Quality Objective), Manual
Prosedur (MP) dan dokumen pendukung lainnya. Strandar Mutu Fakultas Kedokteran
disusun berdasarkan standar Badan Akreditasi Nasional perguruan Tinggi (BAN-PT), dengan
maksud agar memperlancar persiapan Fakultas Kedokteran dalam menghadapi akreditasi
yang akan datang.
Sasaran Mutu Fakultas Kedokteran mengikuti Sasaran Mutu yang telah ditetapkan
oleh Universitas:
1. Menjamin bahwa akreditasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya mendapatkan
nilai A.
2. Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal
adalah 80 %.
3. Menjamin bahwa pada tahun 2011 persiapan untuk sertifikasi ISO 9001:2008 telah
mencapai 80 %.
4. Menjamin bahwa pada tahun 2012 persiapan untuk menuju World Class telah mencapai
50 %.
7
5.5
Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Fakultas Kedokteran (lihat sub
bab 4.2), maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan
secara rinci dan jelas. Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di tingkat
Fakultas telah diangkat Pembantu Dekan I sebagai Manajer Representative (MR) yang
mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Dekan dalam menjalankan kegiatan
penjaminan mutu sehari-hari dengan dibantu oleh Gugus Jaminan Mutu (GJM).
Komunikasi antara Dekan, MR dan tim GJM dilakukan secara berkala sesuai dengan
kebutuhan. Sedangkan komunikasi dengan stakeholders (pelanggan) dilakukan melalui
papan pengumuman, surat undangan maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatap
muka.
5.6
Tinjauan manajemen
Tinjauan manajemen dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM)
dengan cara mengadakan pertemuan antara Dekan, MR dan tim GJM, dalam rangka
melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan dan mencegah serta
meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat baik. Selain itu juga mengevaluasi sasaran mutu
yang telah ditetapkan.
Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada semua dosen dan staf
pendukung akademik pada saat rapat rutin Fakultas.
6.
Pengelolaan Sumber Daya
6.1
Penyediaan Sumber Daya
Fakultas Kedokteran akan menjamin, bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk
mendukung proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber
daya manusia di bidang Kedokteran dan Kesehatan tersedia sesuai kebutuhan, sehingga
pelaksanaan sistem penjaminan mutu dapat berjalan dengan baik. Visi Misi dapat tercapai
dan kepuasan pelanggan bisa terpenuhi.
6.2
Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia yang tersedia di Fakultas Kedokteran dapat dilihat pada
dokumen pendukung Kode: 00800 06000
1. Jumlah Dosen
Kriteria Dosen
Guru Besar
Dosen S3
Dosen S2
Dosen yang mendapatkan sertifikasi Dosen
Jumlah (tahun 2010)
13
37
78
91
2. Dalam usaha pemenuhan sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan, maka
Fakultas Kedokteran juga mengajukan usulan kepada Universitas terkait dengan
perekrutan dan pengelolaan sumber daya manusia seperti tugas belajar dan
mengikutsertakan staf di dalam pelatihan. Hal ini sesuai dengan permintaan dalam
dokumen Standar Mutu Fakultas kode: 00000 04000 pada standar 4: Sumber
Daya Manusia.
Fakultas Kedokteran memiliki program pengembangan akademik dosen dan tenaga
penunjang untuk meningkatkan kinerja dosen maupun tenaga penunjang. Untuk
dosen, program pengembangan dilakukan melalui studi lanjut, pelatihan, kursus, dan
seminar/simposium. Bagi tenaga penunjang, program pengembangan dilakukan
melalui pelatihan, pendampingan, dan kursus. Proses dan hasil program
pengembangan dosen dan tenaga penunjang dimonitor.
8
6.3
Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja
Dokumen Pendukung kode: 00800 06000 sesuai dengan permintaan dalam dokumen
Standar Mutu Fakultas kode: 00000 04000 pada standar 6: Pembiayaan, Sarana dan
Prasarana, Serta Sistem Informasi dan standar 5 sub standar Suasana Akademik.
Fakultas Kedokteran memiliki standar mutu sarana dan prasarana kegiatan akademik
meliputi kondisi ruangan (in door atau out door), alat bantu mengajar, peralatan kelas dan
laboratorium, pustaka dan akses sistem informasi. Dalam hal sistem informasi, Fakultas
Kedokteran telah memiliki Sistem Informasi Akademik (SIAKAD). SIAKAD tersebut telah
disosialisasikan kepada civitas akademika. SIAKAD Fakultas Kedokteran dapat diakses
melalui jaringan internet oleh semua pemangku kepentingan. Fakultas Kedokteran
memonitor keluhan (complaint) terkait dengan SIAKAD melalui tim TIK. Dalam rangka
keberlanjutan penggunaan SIAKAD (memperbaiki data, merawat sistem dan memasukkan
data) dan WEBSITE dengan operator khusus.
6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik
Dokumen Pendukung kode: 00800 06000 sesuai dengan permintaan dalam dokumen
Standar Mutu Fakultas kode: 00000 04000 pada standar 5 sub standar Suasana
Akademik.
Fakultas Kedokteran menggunakan aspek yang distandarisasi meliputi efektifitas program
bimbingan, konseling, bantuan konsultasi bagi mahasiswa, komunikasi dua arah, partisipasi
aktif mahasiswa terhadap akademik maupun kehidupan sosialnya dengan cara diadakan
pertemuan penasehat akademik-mahasiswa untuk konsultasi akademik (bimbingan
konseling) dilakukan setiap menjelang awal semester. Selain itu, semua dosen mendapatkan
ruang untuk tempat pelayanan akademik. Fakultas juga menyediakan komputer dan fasilitas
internet serta hotspot bagi kegiatan dosen, karyawan dan mahasiswa.
7. Realisasi Layanan Pendidikan
7.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan
Perencanaan dokumen dan layanan pendidikan lihat dokumen Pedoman Pendidikan Fakultas
Kedokteran (0080002000)
7.2. Proses Terkait Mahasiswa
Proses terkait mahasiswa lihat dokumen Pedoman Pendidikan Fakultas Kedokteran
(0080002000)
7.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum
Desain dan Pengembangan Kurikulum lihat dokumen Pedoman Pendidikan Fakultas
Kedokteran (0080002000)
7.4. Pembelian
Dalam hal pembelian atau pengadaan barang Fakultas Kedokteran mempunyai tim
pengadaan barang dan mengacu pada ketentuan Universitas sesuai dengan peraturan
pemerintah.
7.5. Ketentuan Layanan Pendidikan
Ketentuan layanan pendidikan lihat dokumen Pedoman Pendidikan Fakultas Kedokteran
(0080002000)
7.6. Pengendalian Alat Pemantauan Dan Pengukuran
Dibuat di dalam dokumen Manual Prosedur: Pengendalian Alat Pemantauan Dan
Pengukuran Layanan Pendidikan kode: 00800 04000
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU
8.1
Panduan umum
Dokumen Manual Prosedur Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Mutu.
9
8.2
Pemantauan dan pengukuran
8.2.1 Kepuasan pelanggan
Fakultas menetapkan persepsi mahasiswa tentang tingkat dimana layanan yang
diberikan memenuhi harapan. Data tren kepuasan pelanggan didukung oleh bukti
obyektif. Fakultas mendiskusikan dengan pelanggan lewat program studi masingmasing tentang persepsi kepuasannya.
8.2.2. Audit Internal
Fakultas melaksanakan audit Internal berdasarkan program audit internal untuk
menilai kinerja sistem manajemen mutu dan PBM. Fakultas mendokumentasikan
laporan akhir audit internal. Umpan balik dari hasil audit digunakan untuk
mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif dan pencegahan serta untuk
menyusun program selanjutnya.
8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses Pencapaian Visi dan Misi serta
Pencapaian Standar dan Sasaran Mutu
8.2.4. Pemantauan dan pengukuran Kepuasan Pelanggan
Dokumen Manual Prosedur AIM dan Manual Prosedur Kepuasan Pelanggan
mengacu pada dokumen Universitas.
8.3. Analisis Data
Dilakukan berdasarkan hasil 8.2. dan disampaikan pada rapat rutin Fakultas.
8.4. Perbaikan
Dilakukan perbaikan berkelanjutan sesuai hasil analisis data.
10