PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (BAHAGIAN VII ) PENGURUSAN FAIL (Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007)

PANDUAN PENGURUSAN
PEJABAT
(BAHAGIAN VII )
PENGURUSAN FAIL
(Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5
Tahun 2007)

OBJEKTIF

• Memahami
apa
dengan sistem fail

yang

dimaksudkan

• Meningkatkan pengetahuan
teknik pengurusan fail

mengenai

sistem
fail
• Mengurus pelaksanaan
secara sistematik dan mengikut piawai
penyimpanan rekod dan dokumen

KANDUNGAN
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

•

Definisi Sistem Fail.
Prinsip-prinsip Pengurusan Fail.
Kategori Fail.
Klasifikasi Fail.
Mewujudkan Fail.
Mengkandungkan Surat.
Menulis Kertas Minit.
Penutupan Fail Dan Membuka Fail Sambungan.
Sampul Kecil.
Penyimpanan Dan Pergerakan Fail.
Simpan Dalam Perhatian.
Pemisahan Dan Pemindahan Fail.
Pemusnahan Dan Pelupusan Fail.

SISTEM FAIL
DEFINISI
PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN,
MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAILFAIL BAGI MEMUDAHKAN

PENGURUSANNYA APABILA DIPERLUKAN.

DEFINISI
Mengandungi
FAIL
RASMI






Dokumen rasmi kerajaan
Didaftarkan
Kulit fail yang ditetapkan.
Surat dan minit.

Meliputi
SPF








Pendaftaran.
Pembukaan.
Pergerakan.
Penyimpanan.
Pemindahan.
Pelupusan.

PROSES PENGURUSAN REKOD
PENERIMAAN

PEWUJUDAN
FAIL

SISTEM

JENIS FAIL
MENGIKUT
PERKARA/SUBJEK

PENYIMPANAN
PEMINDAHAN
KE ANM

PROSES PELUPUSAN

PEMUSNAHAN

PENGASINGAN

PENCARIAN

PENGURUSAN FAIL
 Memastikan dokumen-dokumen

rasmi kerajaan dikandung secara
teratur dan dapat dikendalikan
secara cekap.

 Mematuhi prinsip-prinsip dalam
sistem fail.

SISTEM PENGURUSAN FAIL
• PEKELILING PERKHIDMATAN BIL.5/2007 – Panduan
Pengurusan Pejabat.
• BUKU ARAHAN KESELAMATAN- Keselamatan
Dokumen (Per.42-76)
• AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA 2003.
• AKTA RAHSIA RASMI 1972.

• PERATURAN UNDANG-UNDANG AWAM
[P.U.(A) 395 – Kelakuan dan Tatatertib – Para 4(2e &
2j) dan para 19.1(b)].

ISU DAN MASALAH

ISU DAN MASALAH
• Surat yang diterima tidak direkod
• Kulit fail yang digunakan tidak mengikut kehendak
Arahan Keselamatan dan ANM
• Fail dibuka tidak didaftarkan
• Fail dibuka mengikut kehendak pegawai sendiri
• Fail terlalu tebal atau kandungan melebihi 100
• Penyimpanan fail tidak teratur
• Pergerakan fail tidak direkod
• Fail-fail tidak dilupus/ dilupus tidak mengikut
peraturan

IMPLIKASI YANG TIMBUL

IMPLIKASI YANG TIMBUL
•
•
•
•

Surat/ dokumen diterima tidak dapat dikesan
Surat masuk/keluar boleh terbuang/koyak
Fail mudah hilang/ sukar untuk dikesan
Menyukarkan pegawai lain untuk mengambil
tindakan
• Menyempitkan ruang pejabat (bilik fail)

CIRI-CIRI SISTEM FAIL YANG BAIK

•
•
•
•

Bersistem
Mudah dirujuk
Mudah diperoleh
Selamat

PRINSIP SISTEM FAIL
• Fail manila kad tidak banyak
menggunakan ruang
• Mudah disedia dan mudah disimpan
• Murah dan mudah diperoleh
• Cara mudah diperluas dan dipakai
berterusan
• Rekod mudah dicari bila diperlukan
• Cross reference –maklumat berkaitan
dimasukkan dalam fail berkenaan

JENIS DOKUMEN RASMI
1. DOKUMEN TERPERINGKAT
Dokumen Rasmi yang mengandungi maklumat rasmi
terperingkat dan ditanda dengan peringkat
keselamatannya.
2. DOKUMEN TIDAK TERPERINGKAT/TERBUKA
Mengandungi maklumat rasmi tetapi tidak bertanda
dengan peringkat keselamatan.

KLASIFIKASI FAIL
RAHSIA BESAR
TERPERINGKAT

RAHSIA
SULIT
TERHAD

TERBUKA

TERBUKA

RAHSIA BESAR
AM 438
jika didedahkan akan mengakibatkan
kerosakan yang amat besar kepada
negara.

PEMBENTANGAN BAJET OLEH PERDANA MENTERI

RAHSIA
AM 437
Jika
didedahkan
akan
membahayakan
keselamatan
negara, kerosakan besar yang
memberi
keuntungan
kepada
kuasa atau negara asing.

SULIT
(Am 436)

mengandungi maklumat yang
ditarafkan sebagai sulit yang jika
didedahkan tanpa kebenaran akan
memudaratkan kegiatan kerajaan
atau orang perseorangan

TERHAD
(Am 435 –Pin. 1/80)

FAIL PUTIH
DITANDA
‘TERHAD’
mengandungi dokumen
terperingkat yang hanya boleh
diakses oleh orang yang
dibenarkan sahaja

Catatan pada fail/dokumen terperingkat

“Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah
dikehendaki oleh undang-undang, menyerahkan
kepada Pejabat Daerah, Balai Polis atau Pejabat
Angkatan Tentera untuk dihantar kepada Pejabat
Pegawai keselamatan Kerajaan beserta dengan
keterangan-keterangan termasuk tarikh, masa,
tempat dan bagaimana ianya dijumpai.Menyimpan
atau membinasakan dokumen ini dengan tiada
kebenaran adalah satu kesalahan di bawah Akta
Rahsia Rasmi 1972.”

TERBUKA
(AM 435 - Pin. 1/80)

FAIL PUTIH

Tiada had
Sesiapa sahaja boleh melihat
dengan kebenaran

TERBUKA
(AM 435A - Pin. 1/82)

SAMPUL KECIL
Digunakan sebagai fail sementara
untuk tindakan segera apabila
fail induk tidak diperolehi dan ia
dimasukkan ke dalam fail induk
sebagai satu kandungan

MEMBUKA FAIL

Pembukaan
fail
meliputi
aktiviti
pembukaan fail baharu, fail sementara,
memasukkan kandungan, mencatatkan
butiran di kertas minit, dan mengawal
pergerakan fail.

MEMBUKA FAIL BAHARU
Semakan sebelum sesebuah fail baharu
dibuka bagi mengelak berlakunya perkaraperkara berikut:
(i) Pewujudan dua fail dengan tajuk dan
nombor rujukan fail yang sama;

(ii) Pewujudan dua fail dengan tajuk yang
sama tetapi nombor rujukan fail yang
berlainan; dan
(iii)Pewujudan dua fail dengan tajuk berlainan
tetapi nombor rujukan fail yang sama.

KATEGORI FAIL
1. URUSAN AM (house keeping)
Mengandungi surat dan dokumen lampiran
berkaitan:
• Pentadbiran
• Tanah, bangunan dan infrastruktur
• Aset
• Kewangan
• Pengurusan sumber manusia

KATEGORI FAIL
1. URUSAN FUNGSIAN (functional)
Mengandungi surat dan dokumen
lampiran berkaitan dengan fungsi dan
aktiviti asas jabatan.

PENGKODAN
Contoh SISTEM BLOK NOMBOR:
• Kategori urusan am
– Pengurusan Pentadbiran
– Pengurusan Tanah, Bangunan dan
Infrastruktur
– Pengurusan Aset
– Pengurusan Kewangan
– Pengurusan Sumber Manusia
• Kategori urusan fungsian
– Kurikulum

100
200
300
400
500
600

500 – 1/1/1
Aktiviti
Sub Aktiviti
Transaksi

Fungsi
Contoh:

 Fungsi

- PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

 Aktiviti

- LATIHAN

 Sub Aktiviti - LATIHAN DALAMAN
 Transaksi

- KURSUS PENGURUSAN REKOD

Contoh -600 Kurikulum
600-1

600-1/1
600-1/1/1
600-1/1/2
600-1/1/3

TAKWIM SEKOLAH

Jadual Waktu Persekolahan
Jadual Waktu Kelas
Jadual Waktu Peribadi
Jadual Waktu Anjal

600-2
KURIKULUM STANDARD SEKOLAH
600-2/1/1
Jawatankuasa Panitia Bahasa Melayu
600-2/1/2
Jawatankuasa Panitia Bahasa Inggeris

AKTIVITI LATIH AMAL

i) BUKA FAIL.
ii) BERI NOMBOR RUJUKAN FAIL.
iii) TULIS TAJUK FAIL PADA KULIT FAIL.

KULIT FAIL

SEMAK BUKU DAFTAR

IABCGH 600-1/7/1

Kertas-kertas yang
berhubung di atas
kulit: fail-fail yang
berkaitan serta tajuk
ATAU kandungan
diasingkan ke folder
lain

Tarikh pada
surat/
dokumen
pertama

IABGGH 600-1/7/1
IABCGH 600-1/5/1

KURIKULUM

BUKU RUJUKAN
Didaftarkan
di bawah
perkara
(Indeks
Perkara
utama)
Tarikh pada
surat/
dokumen

terakhir

MEMFAILKAN SURAT-MENYURAT

 Terletak di sebelah kanan fail.

 Rekod mestilah diberi nombor seturut.
 Nombor turutan hendaklah di tulis dan dikandungkan
dalam bulatan di tepi sebelah kanan surat.
 Semua kertas minit dan surat yang dimasukkan
hendaklah di tebuk ditepinya (1 inci dari bucu) dan di
ikat dengan tali hijau.

KERTAS MINIT
(BORANG AM 6)

• Dikandungkan disebelah kiri fail
• Fungsi :
1. Merekodkan maklumat keluar masuk surat
» Surat masuk - dakwat merah.
» Surat keluar - dakwat biru/hitam.
2. Memberi arahan, keputusan atau maklumbalas
ringkas terhadap lampiran berkenaan.
3. Sebagai indeks kepada lampiran yang terkandung di
dalam fail.

Contoh Kertas Minit

Kertas Minit Sebagai Perhubungan
Bertulis Antara Pegawai dalam Jabatan

Kertas Minit No :
20

Surat drp
bth

SMKC.700-1/1/5

Helaian No: 1

PPDK Pahang (Enrolmen Murid Miskin 2015)

1.7.2015

d/f pd

1.7.2015

PK HEM,
Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan.
Terima kasih.
MariamAli
Tarikh: 1.7.2015

Kertas Minit No:

SMKC.700-1/1/5

Helaian No: 1

Borang Maklumat Murid Miskin sudah dilengkapkan dan dihantar ke PPD melalui faks.

HalifahOmar
PK.HEM
15.7.2015

21

Surat kpd
bth

PPDK (Enrolmen Murid Miskin 2015)

15.7.2015

d/f

17.7.2015

Contoh Memfailkan Surat/Dokumen
ke dalam Fail

AKTIVTI LATIH AMAL

REKOD SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR DI ATAS KERTAS MINIT

PENUTUPAN FAIL
Fail hendaklah ditutup apabila:
1. Mencapai ketebalan 4sm; atau
2. Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran;
3. Tidak dirujuk dalam masa 5 tahun selepas
dibuka dan tidak dikehendaki untuk
pentadbiran harian
4. Telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut
5. Perubahan pentadbiran
6. Skima klasifikasi fail dirombak dan ditukar
7. Pejabat tamat fungsi dan tidak beroperasi lagi

KAEDAH PENUTUPAN FAIL
 Palangkan fail dengan dakwat merah dan
tandakan “tutup pada….” dan “lihat jilid….”,
 Buka kulit fail baru dan beri nombor kod yang
sama dan tambah Jilid 2 pada penghujung kod.
 Fail baru direkodkan dalam indeks atau buku
daftar fail.
 Fail jilid baru hendaklah diikat bersama fail jilid
sebelumnya sehingga tidak diperlukan (tidak
lebih 3 bulan).

Penutupan Fail
Kriteria Fail ini ditutup
apabila:
 Mencapai ketebalan 4cm
 Kandungan 100 lampiran

Penutupan Fail
Kriteria Fail ini ditutup
apabila:
 Fail tidak dirujuk dlm
masa 5 tahun dan tidak
dikehendaki
untuk
pentadbiran
 Telah tamat tindakan dan
tiada
tindakan
lanjut
yang perlu

 Perubahan
Pentadbiran
sesuatu jabatan
 Pejabat tamat fungsi dan
tidak beroperasi lagi

Penutupan Fail
Kriteria fail ini ditutup
apabila:
 Skima klasifikasi fail
dirombak dan bertukar
kepada sistem baharu

LATIH AMAL

• PENUTUPAN FAIL

CARA PENYIMPANAN FAIL
Fail bertaraf keselamatan disimpan
dalam bilik khas atau kabinet besi.

Fail terbuka disimpan dalam bilik
fail yang mempunyai petak-petak
(Pigeon Hole) dan susun mengikut
Doket Faharasat Bilangan.

PERGERAKAN FAIL
•Catat semua pergerakan
dalam Kad Pergerakan Fail
•Kad Pergerakan Fail
dimasukkan dalam fail, di
antara kertas minit dengan
lampiran
•Gunakan tali hijau

KULIT FAIL ROSAK
Baiki/ ganti dengan kulit fail baharu

Jika ada catatan penting, potong kulit
fail yang rosak dan masuk dalam kulit
fail baharu.

Jika tiada catatan, boleh dimusnahkan

SIMPAN DALAM PERHATIAN

Simpan Dalam Perhatian (SDP) fail
berkenaan sehingga masa ditetapkan.
Perlu menyimpan daftar tarikh fail-fail
yang diperlukan.
Daftar fail-fail SDP boleh dibuat di
dalam ‘Buku Harian Rasmi’.

PROSEDUR PEMINDAHAN
DAN PELUPUSAN

PEMISAHAN FAIL

PEMUSNAH
AN DAN
PELUPUSAN
FAIL

PEMINDAHAN
FAIL

PEMISAHAN FAIL

Asingkan fail aktif dengan fail-fail tidak aktif.

Fail aktif, fail yang masih digunakan dan dirujuk
lebih 2 kali dalam setahun.
Fail tidak aktif, fail yang tidak pernah dirujuk
dalam tempoh setahun.

PEMINDAHAN FAIL
Fail-fail yang tidak aktif perlu dipindah ke Arkib
Negara tetapi mempunyai nilai kekal dan
rujukan.
Fail diwujud sebelum dan pada tahun 1948.

Fail peribadi kakitangan.
Dipersetujui oleh Arkib Negara berdasarkan
jadual pemindahan rekod.

PEMUSNAHAN DAN PELUPUSAN FAIL

Fail-fail yang tidak aktif dan tidak ada nilai
penyelidikan dan perundangan.
Fail-fail rosak dan tidak boleh digunakan
lagi.
Fail-fail yang tamat tempoh simpan
mengikut jadual pemindahan rekod yang
dipersetujui oleh Arkib Negara.

PELUPUSAN FAIL

Jabatan dan agensi hendaklah
mendapatkan nasihat ANM
sebelum melaksanakan
pelupusan fail.

RUMUSAN
PENGURUS PERLU TAHU:
• Teknik penyimpanan fail.
• Rekod-rekod pentadbiran.

• Sistem penyimpanan rekod yang
diamalkan.
• Peralatan yang patut disediakan.
• Personel yang menyelenggarakan fail.

SEKIAN,
TERIMA KASIH..