Kesehatan Kerja, Edisi I, PPM, Jakarta (Halaman 55–68)

  Dokumentasi SM K3 Dokumentasi SM K3 Referensi: Rudi Suardi, 2005, Sistem M anajemen Keselamatan dan

  Kesehatan Kerja , Edisi I, PPM , Jakart a (Halaman 55–68)

  6623 6623 – – Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman © 2013 © 2013 Persyaratan Dokumentasi Permenaker OHSAS 18001 05/ M en/ 1996 # Pendokum entasian m erupakan Organisasi harus menetapkan dan

memelihara informasinya dengan unsur utam a dari set iap sist em

media yang sesuai, baik dalam m anajem en dan harus dibuat bent uk kertas maupun elekt ronik, sesuai dengan kebut uhan serta: pelanggan.

  a) M enjelaskan elemen int i dari # Pendokum entasian SM K3 sist em manajemen dan m endukung kesadaran t enaga int eraksinya. kerja dalam rangka m encapai

b) M enyediakan pet unjuk pada t ujuan dan evaluasi t erhadap dokumen yang t erkait . sist em dan kinerja K3.

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 -- Taufiqur Rachman 6623 Taufiqur Rachman

  2

  2

  M odel Sistem OHSAS 18001

  4.3.3 Object ive

  4.3 Planning

  

4.4 Implementat ion

& Operat ion

  4.6 M anagement Review

  4.5 Checking & Correct ive Act ion

Cont inual

Improvement

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  3

  3

  4.4.1 St ruct ure & Responsibilit y

  4.2 Healt h & Safet y Policy

  4.3.1 Hazard, Risk Assessment

  4.3.2 Legal Ot her Object ive

4.3 Klausul Penting OHSAS 18001

  4.3.4 Healt h & Safet y M anagement Programs

  4.5

  4

  4

  4.4

  4.4.2 Training Aw areness & Compet ence

  4.4.3 Communicat ion

  4.4.4 HS Document at ion

  4.4.5 Document Cont rol

  4.4.6 Operat ion Cont rol

  4.4.7 Emergency Preparedness & Response

  4.5.1 M onit oring & M easurement

  4.5.2 Non-conformance & Correct ive & Prevent ive Act ion

  4.5.3 Records

  4.5.4 HS Audit

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  Fungsi Dokumentasi • M enyat ukan secara sist emat ik kebijakan, t ujuan dan sasaran K3.

  A • M enguraikan sarana pencapaian t ujuan dan sasaran K3.

  B • M endokumentasikan peranan, t anggung jaw ab dan prosedur. C

• M enunjukkan bahw a unsur Sistem M anajemen K3 yang sesuai unt uk perusahaan t elah dit et apkan. D • M emberikan arahan mengenai dokumen terkait dan menguraikan unsur lain. E

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  5

  5 Ciri Dokumentasi

  Dokumentasi merupakan bent uk dasar unt uk

  M emahami Sistem M engkomunikasikan proses & persyaratan pada organisasi

  M enent ukan keefkt ifan penerapannya

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  6

  6

  Ciri Dokumentasi M anual Prosedur Instruksi Kerja

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  7

  7 Hanya ada sat u dalam sist em

  M erupakan int eraksi proses- proses organisasi m elibat kan sem ua pihak/ fungsi dalam organisasi Lebih um um

  Terdapat beberapa dalam m anual M erupakan tahapan akt ivitas yang m elibat kan banyak orang dari beberapa pihak/ fungsi

  Lebih rinci dari m anual Terdapat beberapa dalam prosedur

  M erupakan tahapan akt ivitas yang hanya dilakukan oleh sat u orang/ fungsi

  Lebih rinci dari prosedur

  Tingkatan Dokumentasi

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  8

  8 M anual M anual

  Prosedur Inst ruksi Kerja Rekam an

  Dokumentasi Level 1 M anual kebijakan-kebijakan Hanya menjelaskan dasar saja dari penerapan Sistem disesuaikan

  M ananjemen K3 yang dengan semua klausul dalam OHSAS 18000 atau Permanaker 05/ M EN/ 1996.

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 -- Taufiqur Rachman 6623 Taufiqur Rachman

  9

  9 Dokumentasi Level 2

  Cara penulisan prosedur: Prosedur

• M enggunakan konsultan unt uk M erupakan penjelasan detail penulisan ini dengan dari akt ivitas-akt ivitas di bagan alir yang sudah perusahaan.

  ada disusun sebagai

Set iap gugus t ugas membuat dasar penulisan.

bagan alir dari proses kegiatan

• Dari buku-buku yang berhubungan dengan tentang cara prakt is tanggung jawabnya.

  menulis prosedur.

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 -- Taufiqur Rachman 6623 Taufiqur Rachman

  10

  10

  Dokumentasi Level 2 Instruksi Kerja Biasanya digunakan oleh operat or dalam mengerjakan akt ivitasnya.

• Pengoprasian
• Dan lain-lain.
• Digunakan unt uk m enjelaskan aktivitas/ kegiatan yang dilakukan oleh individu/ personel/ fungsi.
• Digunakan unt uk mem utuskan suat u kegiatan dan dilanjut kan dengan label “ Ya” atau “ Tidak”
• Digunakan unt uk m enghubungkan suat u aktivitas yang t elah dilakukan ke akt ivitas yang akan dilakukan

• Penggunaan alat pemadam kebakaran

  Bersifat lebih teknis dibandingkan dengan prosedur. Harus menjelaskan tahapan-tahapan akt iitas it u dilakukan.

  Contoh Instruksi Kerja:

  mesin,

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  11

  11 Aturan Bagan Alir TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  12

  12 Aktivitas

  Keputusan

  Alur Proses

  Aturan Bagan Alir M ulai/ Berhenti

• Digunakan unt uk m em ulai suat u prosedur/ aliran proses dan sebagai tanda berakhirnya suat u aliran proses

  Pencatatan/ Perekaman

• Digunakan unt uk m encatat atau m erekan suat u akt ivitas

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  13

  13 Jenis Diagram Alir

  

Operasi Fungsional Layout

• M erupakan bagan • M erupakan bagan • Dapat memasukan • Dapat memasukan • Dapat menghit ung • Dapat menghit ung alir yang paling alir yang paling penanggung jaw ab penanggung jaw ab w akt u pelaksanaan w akt u pelaksanaan banyak digunakan banyak digunakan dari pelaksanaan dari pelaksanaan pekerjaan dan pekerjaan dan dalam membuat dalam membuat akt ivit as. akt ivit as. mendiagnosis mendiagnosis sebuah prosedur dan sebuah prosedur dan kesibukan lalu lint as kesibukan lalu lint as
• Tidak hanya • Tidak hanya paling mudah paling mudah pekerjaan, sehingga pekerjaan, sehingga menjelaskan menjelaskan dit erapkan. dit erapkan. dapat dilakukan dapat dilakukan bagaimana proses bagaimana proses perbaikan t erhadap perbaikan t erhadap dilakukan. dilakukan.

  penempat an kerja. penempat an kerja.

• Paling aplikat if. • Paling aplikat if.
• Catatan:

  Organisasi dapat menggunakan media apapun unt uk mendokument asinya, ini berart i dokument asi dapat dit erbit kan sesuai dengan keinginan organisasi, yang t erpent ing t ujuan dokument asi dapat t erpenuhi, yait u sebagai panduan pelaksanaan penerapan SM K3.

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  14

  14

  Contoh Gambar Diagram Alir Proses

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  15

  15 M ulai B C

  D E F Berhenti Ya Tidak Contoh Gambar Diagram Alir Fungsional

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  16

  16 Bagian Pengadaan

  Bagian Pemeliharaan Bagian Operasi M ulai A B C D E Berhenti F G

Ya

Tidak

  Contoh Gambar Diagram Alir Layout

  Pengiriman

  1 Arsip

  10 M eja

  11

  2

  7 Sekret aris

  6

  3 Ruang Bagian

  M anager

  8

  4 Clerk

  5

  9 M esin Fot ocopy

  M eja Operat or TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  17

  17 Pengendalian Dokumentasi

  Permenaker Permenaker OHSAS 18001 OHSAS 18001 05/ M EN/ 1996 05/ M EN/ 1996 Pengendalian Dokum en

  Pengendalian Dokum en Pengendalian Adm inist rat if

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 -- Taufiqur Rachman 6623 Taufiqur Rachman

  18

  18

  Pengendalian Dokumen (OHSAS) OHSAS 18001

  19 Pengendalian Dokumen (Permenaker)

  Dokumen dit injau ulang secara berkala, jika diperlukan dapat direvisi. Dokumen sebelum dit erbit kan harus lebih diset ujui oleh personel yang berw enang. Dokumen versi t erbaru harus t ersedia di t empat kerja.

  20 Dokumen dapat diident ifikasi sesuai dengan urut an t ugas dan t anggung jaw ab di perusahaan.

  20

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  Pengendalian Administ rat if

  

Persyaratan Permenaker

05/ M EN/ 1996

Pengendalian Dokumen

  19

  Organisasi harus

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  Dokumen- dokumen dit injau secara periodik.

  Dokumen dan dat a yang sudah t idak berlaku lagi harus dipisahkan.

  Tempat penyinpanan dokumen dan dat a unt uk t ujuan pengaw et an perat uran dan penget ahuan at au keduanya, t erident ifikasi.

  syarat Dokumen- dokumen dapat dit unjukkan. Versi mut hakir dari dokumen dan dat a yang relevan t erdapat pada semua lokasi operasi pent ing.

  menetapkan dan memelihara prosedur dengan

  Prosedur harus dit injau ulang secara berkala t erutam a jika t erjadi perubahan peralatan, proses atau bahan baku yang digunakan.

• Tanggal t erbit
• Perset ujuan
• Tujuan pem buatan dokum en
• Referensi
• Halam an

• Nom or dokum en
• Tanggung jawab
• Judul dokum en

  22

  22

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  

Tanda terima dokumen perlu dibuat sebagai

bukt i bahw a dokum en t elah didist ribusikan.

  siapa saja yang menggunakan dokumen dan ditempatkan di mana dokumen tersebut .

  Tujuan dokum en dibuat adalah sebagai panduan, m aka perlu secara jelas diidentifikasi

  copy atau media intranet diberi label “ Read Only”.

  # Dokum en yang dibuat dalam bentuk soft

  diberi stempel atau label seperti “Terkendali” atau “Tidak Terkendali” .

  21 Hal Penting Pengendalian Dokumen # Dokum en yang dicetak dalam bentuk kertas ,

  21

  

11

  

10

  

9

  

8

  

7

  6

  5

  4

  3

  2

  1

  Kriteria M inimum Dokumen

• Nom or revisi
• Ruang lingkup

• Definisi
• Uraian dokum en

12 TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  Pengendalian Rekaman Dari rekaman dapat

Rekaman merupakan ditent ukan apakah

pekerjaan sudah satu-satunya bukti

bahwa SM K3 telah sesuai dengan

dilaksanakan. persyaratan atau belum.

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 -- Taufiqur Rachman 6623 Taufiqur Rachman

  23

  23 Pengendalian Rekaman (OHSAS) Rekam an K3 harus dapat dibaca dan dapat diident ifikasi dan dit elusuri sesuai dengan akt ivitas yang t erkait . Organisasi harus m enetapkan dan Rekam an- rekam an harus m em elihara dipelihara sesuai prosedur unt uk dengan sist em ident ifikasi, pem eliharaan dan organisasi

  Pengendalian

  dan disposisi unt uk

  Rekaman

  m em perlihat kan rekam an K3 kesesuaian pada sebagai hasil

  OHSAS 18001 spesifikasi K3 ini.

  audit dan dit injau.

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 -- Taufiqur Rachman 6623 Taufiqur Rachman

  24

  24

  

Pengendalian Rekaman (Permenaker)

Pengendalian Persyarat an ekst ernal. Rekaman Rincian insiden, keluhan dan t indak lanjut . Permenaker 05/ M EN/ 1996 Rasio dan sumber bahaya.

  Ident ifikasi produk t ermasuk komposisinya. Pencat atan Kegiat an pelat ihan K3. merupakan sarana bagi perusahaan

  Informasi mengenai pemasok & kont rakt or. unt uk menunjukkan kesesuaian

  Kegiat an inspeksi, kalibrasi, & pemeliharaan. penerapan SM K3 dan harus mencakup:

  Audit dan peninjauan ulang Sist em K3 TIN211 #6 TIN211 #6 6623 -- Taufiqur Rachman 6623 Taufiqur Rachman

  25

  25 Bentuk Nyata Penerapan Klausul

  Prosedur pengendalian rekaman Rekaman-rekaman kegiatan dalam lingkup

SM K3

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 -- Taufiqur Rachman 6623 Taufiqur Rachman

  26

  26

  Rekaman Terkait SM K3 Rekaman-rekaman pelat ihan.

  Laporan inspeksi. Laporan-laporan audit . Bukt i-bukt i konsultasi. Laporan kecelakaan/ insiden. Laporan t indak lanjut insiden.

  M inutes meet ing dari K3.

  Hasil tes medis. Rekaman pemeliharaan K3. Lat ihan tanggap darurat . Tinjauan manajemen. Rekaman ident ifikasi bahaya. Rekaman penilaian resiko. Rekaman pengendalian resiko.

  TIN211 #6 TIN211 #6 6623 6623 -- Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman

  27

  27 Sekian Sekian TIN211 #6 TIN211 #6

  28 Taufiqur Rachman 28 6623 6623 -- Taufiqur Rachman

  

Terima Kasih Terima Kasih