BUKU SAKU PANDUAN PPM 2015

Pengantar

Program BBPPK merupakan salah satu program yang bertujuan untuk meningkatkan

kesejahteraan kelompok masyarakat dengan usaha bersama. Program ini disusun dengan menghadirkan peran serta orang luar yang memiliki kemampuan dalam menganalisa persoalan dan mencarikan altternatif pemecahan persoalan bersama masyarakat dengan cara melibatkan masyarakat secara keseluruhan mulai dari perencanaan sampai pada pelaksanaan.

Pembentukan kelompok dengan upaya pendampingan pihak yang memiliki keahlian dalam pendampingan diharapkan mampu menjadi solusi dalam keberlanjutan kelompok yang selama ini sudah ada. Kelompok yang terbentuk tidak hanya sekedar menggugurkan

kewajiban tetapi sudah dilakukan berbagai tahapan dan langkah yang sesuai untuk menjadi kelompok usaha yang mandiri dan mampu mengembangkan usahanya secara mandiri.

Untuk itu pendamping yang diharapkan yaitu pendamping yang memiliki komitmen yang tinggi dalam melakukan pendampingan dan penguatan dengan berbagai keterampilan yang dimiliki. Pendamping yang sudah memiliki kemampuan seperti itu bisa didapatkan karena banyak yang sudah memiliki pengalaman. Namun tidak menutup kemungkinan ada pendamping yang masih membutuhkan beberapa ilmu terapan berkaitan pendampingan. Sehingga BBPPK menyelenggarakan pelatihan dengan

penyusunan modul untuk memenuhi kebutuhan pendamping yang diharapkan dalam

Isi

▪ Pengantar ____________________________ iii

▪ BAGIAN 1  Pendampingan _________ 1

 Apa yang dimaksud

pendampingan? __________________ 1

 Apa tugas Pendamping? _________ 2

 Siapa yang Didampingi? _________ 5

▪ BAGIAN 2  Pelaporan ______________ 7  Laporan bulanan _________________ 7

 Laporan Monitoring

Kuantitatif Bulanan __________ 8

 Laporan Monitoring

Kualitatif Bulanan ___________ 18  Laporan Akhir ___________________ 27

BAGIAN 1



Pendampingan

Apa yang dimaksud pendampingan?

Pendampingan atau sering juga disebut fasilitasi adalah kegiatan dukungan dan layanan bagi anggota masyarakat yang tergabung dalam kelompok, yang dilakukan

dengan cara memberikan perhatian, menyampaikan pesan, menyemangati, mengajak, memberikan pemikiran, contoh praktek langsung, solusi, menyampaikan

layanan/bantuan, memberikan nasihat, merujuk, menggerakkan dan bekerjasama.

Apa tugas Pendamping?

Tugas umum pendamping adalah sebagai berikut:

 Mengidentifikasi

potensi pengembangan usaha tertentu di lokasi dampingan.

 Membentuk kelompok dengan

berkoordinasi dengan dinas tenaga kerja kabupaten/kota.

 Membangun kapasitas organisasi kelompok

dan para anggotanya melalui proses perencanaan yang partisipatif.

 Mengidentifikasi kebutuhan teknis dan pelatihan dan berkoordinasi dengan aparatur desa atau kecamatan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.

 Menggunakan proses partisipatif, bekerja sama dengan administrator desa (BPD, LPM, Kepala Desa dan Kepala Adat) dalam merumuskan perencanaan;

 Bekerjasama dengan penyuluh pertanian, penyuluh lainnya, staf pemerintah dari instansi terkait, LSM, dan/atau sektor swasta untuk memperkuat kapasitas kelompok.

 Bekerja menggunakan pendekatan

partisipatif dengan kelompok untuk menganalisa kendala dalam

mengembangkan usaha atau meningkatkan pendapatan, sebab-sebab dan strategi pemecahannya, dan kemungkinan solusi baru;

 Memfasilitasi proses monitoring dan evaluasi (menggunakan teknik partisipatif) kemajuan kegiatan untuk mendapatkan keluaran/output dan mencapai tujuan.

 Memberikan laporan tertulis kepada BBPKK Lembang setiap bulan dan Laporan Akhir ketika kontrak selesai.

Tugas Khusus pendamping adalah sebagai berikut:

 Membuat rencana kegiatan bulanan dan

laporan kerja individual serta mengisi time sheet setiap bulan.

 Melakukan pemutakhiran (update) data Kelompok.

 Memfasilitasi pemecahan permasalahan

Kelompok.

 Mengikuti kegiatan-kegiatan terkait dengan peningkatan kapasitas sebagai tenaga pendamping Kelompok/Motivator,

diantaranya ToT, workshop dan pertemuan-pertemuan.

 Melakukakan koordinasi dengan

pemerintah setempat dan pihak-pihak terkait.

 Memberikan pendampingan, pelatihan dan dukungan lainnya pada kelompok dalam rangka peningkatan mata pencaharian dan pemberdayaan masyarakat.

 Melaksanakan tugas-tugas lain yang relevan, sehingga tercapainya deliverable atau kinerja dari seorang pendamping.

Siapa yang didampingi?

Sasaran pendampingan diutamakan adalah

masyarakat miskin seperti buruh tani, mantan TKI dan keluarganya, mantan karyawan yang terkena PHK serta masyarakat miskin lainnya. Masyarakat tersebut didampingi dan diajak untuk berkelompok dan menemukan kegiatan usaha baik individu atau bersama sesuai dengan potensi lokal yang ada di daerah masing-masing.

Pendamping juga akan mendampingi

kelompok-kelompok yang telah dibentuk oleh Ditjen Perluasan Kesempatan Kerja.

Pendampingan dilaksanakan dengan prinsip:

 Pemberdayaan keluarga dan masyarakat;

 Partisipatif, di mana tenaga pendamping berperan sebagai bagian dari keluarga dan masyarakat yang didampingi;

 Melibatkan keluarga dan/atau masyarakat secara aktif;

 Tenaga pendamping/motivator berperan

BAGIAN 2



Pelaporan

Dokumentasi arsip-arsip dan pelaporan kegiatan pendampingan dilakukan oleh pendamping menggunakan sistem

pengarsipan. Pelaporan kegiatan dilakukan

pendamping kepada pimpinan pada setiap

akhir bulan, dan akhir program atau masa tugas.

Laporan bulanan

Laporan kegiatan bulanan pendamping, dilampiri dengan matriks profil kelompok usaha, matriks kegiatan, laporan kegiatan dan keuangan sesuai dengan kegiatan pendamping.

Laporan Monitoring

Kuantitatif Bulanan

Laporan Monitoring Kuantitatif Bulanan merupakan laporan pendamping dalam bentuk angka-angka. Laporan ini harus

selalu diperbarui (diupdate) setiap bulan karena dinamikanya cukup tinggi. Kemungkinan beberapa data tidak mengalami perubahan, tetapi harus terisi seperti jenis komoditi/jenis usaha, jumlah anggota, tipologi anggota kelompok dll.

1. Tabel A.1. Data Pokok Kelompok

Tabel 1.

Laporan Monitoring Kuantitatif Bulanan

No Nama

Anggota Jenis Kelamin Usia (thn) Pendidika

n Alamat

Minat Usaha Ket.

1 2 3 4 5 6 7 8

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

a) Nama Kelompok: diisi dengan nama kelompok

b) Nama Ketua: diisi dengan nama ketua kelompok

c) Desa/Kecamatan/Kabupaten: cukup jelas

d) Laporan Bulan: diisi sesuai dengan bulan saat ini (bulan yang

dilaporkan)

e) Kolom 1: No: cukup jelas f) Kolom 2: Nama Anggota: cukup

jelas

g) Kolom 3: Jenis Kelamin: cukup jelas h) Kolom 4: Usia: cukup jelas

i) Kolom 5: Pendidikan: diisi dengan tingkat pendidikan terakhir j) Kolom 6: Alamat: cukup jelas k) Kolom 7: Minat Usaha: diisi dengan

jenis usaha yang diminati atau akan dikembangkan

l) Kolom 8: Keterangan: diisi misalnya jika yang bersangkutan sudah punya usaha atau keterangan lain yang diperlukan.

Tabel 2. Keaktifan dalam Kegiatan

Kelompok

No Nama Anggota Kehadiran Keaktifan

1 2 3 4

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

a) Kolom 1: No: cukup jelas b) Kolom 2: Nama Anggota: cukup

jelas

c) Kolom 3: Kehadiran Pertemuan: diisi jumlah pertemuan yang dihadiri pada bulan yang dilaporkan

d) Kolom 4: Keaktifan: diisi dengan keaktifan anggota dalam pertemuan, pilihan

 Aktif, jika anggota cukup aktif berbicara dan mengeluarkan pendapat.

 Kurang aktif jika anggota lebh banyak mendengar dan jarang mengeluarkan pendapat.

Tabel 3. Pertemuan Kelompok

No Pertemuan

Ke-

Hari &

Tanggal Jam Tempat Jumlah

yang Hadir

Agenda

1 2 3 4 5 6 7

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

a) Kolom 1: No: cukup jelas

b) Kolom 2: Pertemuan Ke: cukup jelas c) Kolom 3: Hari/Tanggal: diisi dengan

d) Kolom 4: Tempat: diisi dengan nama tempat atau lokasi pertemuan.

e) Kolom 5: Waktu: diisi dengan waktu pertemuan, dari jam berapa hingga jam berapa.

f) Kolom 6: Jumlah yang Hadir: diisi dengan jumlah anggota yang hadir g) Kolom 7: Agenda: diisi dengan

agenda yang dibahas pada pertemuan

Tabel 4. Lamporan keuangan, di mana

pendamping melaporkan kelompok

dampingan yang berkaitan dengan

penggunaan dana pinjaman

Nama Kelompok: Desa/Kecamatan:

No Nama

Anggota Jenis Usaha/ Usulan Nilai Pinjaman Usaha Pengunaan Dana

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Tabel A.5. Simpanan dan Pengambilan

(Penarikan) Simpanan Anggota

No Nama

Anggota

Simpanan dan Pengambilan Simpanan Bulan ini (Rp) Simpanan Anggota Pengambilan Simpanan Saldo Simpanan Sim Pok Sim WA Sim Re Jumlah

1 2 3 4 5 6=3+4+5 7 8=6-7

1

2

3

a) Kolom 1: No: cukup jelas b) Kolom 2: Nama Anggota: cukup

jelas

c) Kolom 3 s/d 8: Simpanan dan Pengambilan Simpanan Bulan ini (Rp): merupakan pemindahan dari buku simpanan kelompok, terdiri dari SimPok (simpanan pokok), SimWA (simpanan wajib), SimRe (simpanan sukarela), Pengambilan Simpanan dan Saldo Simpanan.

Saldo simpanan merupakan

pengurangan dari jumlah simpanan dengan pengambilan simpanan. Data yang diisi merupakan kejadian (transaksi) pada bulan yang dilaporkan.

d) Kolom 9 s/d 14: Simpanan dan Pengambilan Simpanan s/d Bulan ini (Kumulatif) (Rp): merupakan total penjumlahan dari buku simpanan kelompok, terdiri dari SimPok (simpanan pokok), SimWA

(simpanan wajib), SimRe (simpanan sukarela), Pengambilan Simpanan dan Saldo Simpanan. Saldo

simpanan merupakan pengurangan dari jumlah simpanan dengan pengambilan simpanan. Data yang diisi merupakan data kumulatif s/d bulan yang dilaporkan.

Laporan Monitoring

Kualitatif Bulanan

1. Setiap akhir bulan pendamping

harus membuat laporan bulanan yang berisi tentang kegiatan yang dilakukan selama satu bulan yang dilaporkan.

2. Tujuan pembuatan pelaporan

bulanan ini adalah:

a) sebagai pengendalian bagi pendamping dalam mendampingi kelompok.

b) untuk mengetahui kegiatan yang sudah dilaksanakan dan yang belum.

c) untuk menyusun rencana kerja pada bulan berikutnya.

No Kegiatan Terlaksana Keterangan Ya Tidak

1 Melakukan penguatan kelompok (termasuk dana pengembangan usaha), fokus pada isue pengembangan usaha anggota dalam rangka meningkatkan kesempatan kerja

2 Memberikan pelatihan dan pendampingan kelompok untuk menjadi organisasi yang kuat, inklusif dan ada usaha yang

berkesinambungan, yaitu: 3 Peraturan kelompok; 4 Pemilihan/pergantian

pengurus; 5 Tabungan/simpanan 6 Pembukuan kelompok 7 Pengelolaan usaha (produksi

dan pemasaran) 8 Pengelolaan dana

pengembangan usaha 9 Melaksanakan PRA mengarah

ke identifikasi kegiatan untuk pengembangan usaha anggota

No Kegiatan Terlaksana Keterangan Ya Tidak

10 Membantu memberikan layanan penyuluhan yang sesuai kebutuhan anggota, didasarkan pada prioritas hasil kajian, kebutuhan dan peluang usaha

11 Memberikan pelatihan pengelolaan dana pengembangan usaha 12 Mengembangkan jejaring

dengan kelompok lain yang melakukan usaha yang sama, untuk menjangkau pasar yang lebih luas, misalnya s/d tingkat kabupaten 13 Mendampingi peningkatan

kapasitas manajemen dan pemasaran kelompok, dan keterampilan bisnis/usaha 14 Mendampingi kelompok

dalam pengolahan, kemasan dan/atau labelisasi produk

Permasalahan dan Solusi

1. Setiap bulan pendamping juga

harus membuat laporan

permasalahan yang dihadapi dan solusinya.

2. Permasalah harus diuraikan secara jelas (apa, di mana, kapan, siapa saja yang terlibat).

3. Solusi apa yang sudah dilakukan serta bagaimana saran solusi kedepan(bagaimana, di mana, kapan, siapa saja yang terlibat). Dengan demikian tulisan tidak boleh mengambang, harus jelas.

No

Permasalahan (Apa, di mana, kapan, siapa

pelakunya)

Solusi yang sudah dilakukan

Saran Solusi kedepan (bagaimana, di

mana, kapan, siapa yang melaksanakan) 1

2 3 4 5

Cerita Sukses

1. Setiap pendamping harus

membuat cerita sukses yang ditemukan atau dialami selama pendampingan kepada

masyarakat.

2. Buat cerita bebas, di mana isi cerita sukses mencakup: apa yang

diceritakan, di mana, kapan, siapa pelakunya dan bagaimana.

3. Ceritakan bagaimana prosesnya

No

Tema Cerita (apapun tema atau topik cerita akan baik untuk pembaca yang

lain)

Struktur Penulisan (Apa, di mana, kapan, siapa

pelakunya, bagaimana) Buat cerita bebas, jika kertas

kurang gunakan halaman belakang atau menambah kertas

lain. Ceritakan bagaimana prosesnya sampai dengan

berhasil. 1 Contoh: Dari Pintu ke

Pintu Mengajak Anggota Kelompok Aktif dalam Pertemuan 2 Contoh: Bu Zarah

sudah Mulai Tersenyum Melihat Hasil Penjualan Gorengannya Terus Meningkat

3 Contoh: Dengan Dana Kelompok, Keluarga Pak Subur Terhindar dari Kekurangan Pangan Dst

Lembar Kerja Harian

Setiap pendamping harus membuat lembar kerja harian, yang berisi kegiatan dan hasil yang dikerjakan setiap hari, yaitu apa yang dilakukan, di mana, siapa saja yang terlibat, dan

bagaimana hasilnya.

BULAN: ……….

Tanggal

Kegiatan dan Hasil (apa yang dilakukan,

di mana, siapa saja yang terlibat, hasilnya bagaimana)

Tanggal

Kegiatan dan Hasil (apa yang dilakukan, di mana,

siapa saja yang terlibat, hasilnya

bagaimana)

1 16

2 17

3 18

... …

13 28

14 29

15 30

Mengetahui, Dibuat oleh,

Rencana Kerja Bulan Berikutnya

1. Setiap pendamping harus

membuat rencana bulan berikutnya.

2. Isi rencana kegiatan mencakup: apa yang akan dilakukan, di mana akan dilakukan, siapa saja yang terlibat. Tabel F dapat digunakan sebagai format penulisan.

BULAN: ……….

No

Kegiatan yang akan dilakukan (apa yang akan dilakukan, di mana,

siapa saja yang terlibat) 1

2 3 dst.

Laporan Akhir

Laporan akhir berisi rangkuman dari hasil pelaksanaan kegiatan pendampingan yang dilaksanakan oleh tenaga pendamping selama masa kontrak. Laporan akhir berisi:

 Rangkuman cerita sukses

 Permasalahan yang dihadapi selama pendampingan

Catatan

... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

Catatan

... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

Lembar Kerja Harian

Setiap pendamping harus membuat lembar kerja harian, yang berisi kegiatan dan hasil yang dikerjakan setiap hari, yaitu apa yang dilakukan, di mana, siapa saja yang terlibat, dan

bagaimana hasilnya. BULAN: ……….

Tanggal

Kegiatan dan Hasil (apa yang dilakukan,

di mana, siapa saja yang terlibat, hasilnya bagaimana)

Tanggal

Kegiatan dan Hasil (apa yang dilakukan, di mana,

siapa saja yang terlibat, hasilnya

bagaimana)

1 16

2 17

3 18

... …

13 28

14 29

15 30

Mengetahui, Dibuat oleh,

26

Rencana Kerja Bulan Berikutnya

1. Setiap pendamping harus

membuat rencana bulan berikutnya.

2. Isi rencana kegiatan mencakup: apa yang akan dilakukan, di mana akan dilakukan, siapa saja yang terlibat. Tabel F dapat digunakan sebagai format penulisan.

BULAN: ……….

No

Kegiatan yang akan dilakukan (apa yang akan dilakukan, di mana,

siapa saja yang terlibat) 1

2 3 dst.

Laporan Akhir

Laporan akhir berisi rangkuman dari hasil pelaksanaan kegiatan pendampingan yang dilaksanakan oleh tenaga pendamping selama masa kontrak. Laporan akhir berisi:

 Rangkuman cerita sukses

 Permasalahan yang dihadapi selama pendampingan

28

Catatan

... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

Catatan

... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...