M01741
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
OPTIMALISASI LAYANAN ADMINISTRASI KANTOR
DENGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
(EKSPLORASI SERVICE EXCELLENT
PADA LAYANAN ADMINISTRASI ORGANISASI NIRLABA)
Agus Sugiarto
Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana
agus.sugiarto@staff.uksw.edu
Yunita B. R. Silintowe
Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana
yunita.silintowe@staff.uksw.edu
Yusepaldo Pasharibu
Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana
yusepaldo.pasharibu@staff.uksw.edu
ABSTRACT
Superior service (or service excellence) need to be created and well organized, so it
can fulfill the stakeholder’s need more rapidly, accurately, and completely.
Nowadays, the synergy between administration services and the development of
information and communication technologies is supporting information management
efficiently. Providing service excellence which can satisfy the stakeholder’s needs is
the important component to support the sustainability of any organization, whether
profit or non-profit organizations. Preliminary observation about the office
administration services in the non-profit organization, especially in the
administration services of some churches in the region of Salatiga was done. It
showed that the services provided were not optimal. Based on that preliminary
findings, further exploration with interview, observation, and focus group discussion
about administration services were conducted in several non-profit organizations.
The results showed that the resources that these organizations owned (including
hardware, software and human resources) are still not able to provide service
excellence, but only has the potential that needs to be optimized.
Keywords: Service Excellent, Management
Administration Services
Information
System,
Office
PENDAHULUAN
Layanan yang unggul (service excellent) akan menciptakan kepuasan,
kesetiaan dan hubungan jangka panjang antara penyedia dan penerima layanan (Asif
dan Gouthier, 2014). Layanan yang unggul perlu dikelola dengan baik, sehingga
690
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
dapat menjawab kebutuhan stakeholder yang ada secara cepat, tepat dan lengkap.
Keunggulan layanan juga didukung dengan kapabilitas serta interaksi yang baik
(Hariandja, Simatupang, Nasution dan Larso, 2014). Salah satu bagian dari layanan
yang perlu dilakukan hampir oleh semua organisasi adalah layanan administrasi
kantor. Layanan tersebut pada dasarnya memiliki tujuan untuk memberikan
pelayanan kepada stakeholder meliputi korespondensi, pengadaan atau duplikasi,
pengolahan data menjadi informasi, kearsipan, inventarisasi aset, serta kegiatan
komunikasi. Hal tersebut sesuai dengan definisi kantor yang dikemukakan oleh
Mills, Standingford dan Appleby (1990) yaitu perkantoran bertugas untuk
memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman, khususnya menerima, merekam,
mengatur, memberikan, melindungi informasi dan aset suatu organisasi.
Pengelolaan informasi yang cepat, tepat, serta lengkap, merupakan suatu hal
yang dapat dilakukan dengan efektif saat ini, khususnya melalui sinergi antara
layanan administrasi dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang berkembang dewasa ini. Sinergi antara TIK dengan manajemen dalam suatu
organisasi dapat menciptakan efisiensi untuk organisasi yang bersangkutan
(Mažeika, Misiūnaitė, Tamošiūnaitė, Miliūtė dan Petrauskas, 2010). Penggunaan
teknologi informasi tersebut, khususnya penggunaan aplikasi perangkat lunak juga
akan memaksimalkan efisiensi layanan kepada klien (Spasic dan Markovic, 2013).
Penjelasan tersebut didukung oleh Saliman yang menyatakan bahwa sistem
informasi manajemen akan lebih efektif apabila dikelola dengan sistem berbasis
computer (computer-based information system).
Keunggulan layanan merupakan komponen yang penting dalam mendukung
kesinambungan setiap organisasi, baik organisasi laba maupun nirlaba, seperti
gereja. Gereja merupakan organisasi keagamaan bagi umat Kristen yang memiliki
kantor atau tata usaha yang perlu mengimplementasikan kegiatan administrasi. Salah
satu tugas utama gereja adalah memberikan pelayanan dan informasi, khususnya di
bidang kerohanian bagi semua pihak terkait (seperti anggota gereja, pimpinan gereja,
dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya) yang membutuhkan pelayanan
informasi atau administrasi.
691
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
Berdasarkan pengamatan awal yang telah dilakukan peneliti, pelayanan
administrasi perkantoran di beberapa gereja, khususnya yang ada di wilayah
Salatiga, belum dilakukan secara optimal. Walaupun ruang kantor gereja memiliki
perangkat komputer, namun sebagian besar kegiatan administrasi masih dilakukan
secara konvensional, sehingga layanan seperti pencarian data jemaat, pengelolaan
arsip, inventarisasi, serta data kegiatan masih sulit atau belum dapat diakses secara
efektif dan efisien. Fenomena lain yang terjadi adalah pengurus gereja atau pimpinan
gereja tidak dapat mendapatkan informasi penting yang akan digunakan dalam
pengambilan keputusan secara cepat. Berdasarkan temuan awal tersebut, maka
peneliti hendak melakukan eksplorasi mengenai layanan administrasi pada
organisasi nirlaba, khususnya pada beberapa kantor gereja yang ada di Salatiga.
KAJIAN TEORI
Keunggulan Layanan (Service Excellent)
Layanan pada suatu organisasi perlu dikelola dengan baik, sehingga dapat
dinyatakan unggul atau dapat menjawab kebutuhan stakeholder secara cepat,
tepat dan lengkap. Layanan yang unggul (service excellent) akan menciptakan
kepuasan, kesetiaan dan hubungan jangka panjang antara penyedia dan penerima
layanan. Keunggulan layanan juga didukung dengan kapabilitas (pemasaran dan
inovasi jasa) serta interaksi yang baik (Hariandja et al., 2014). Salah satu bagian
dari layanan yang perlu dilakukan hampir oleh semua organisasi adalah layanan
administrasi kantor atau manajemen perkantoran.
Manajemen Perkantoran
Kantor sendiri memiliki peran sebagai unit penunjang yang juga mendukung
pengambilan keputusan. Secara khusus, pekerjaan kantor meliputi penerimaan,
perekaman, pengaturan, pemberian, serta perlindungan terhadap informasi dan aset
(Mills et al., 1990). Lebih lanjut mengenai manajemen perkantoran, Institut of
Administrative Management mendefinisikannya sebagai salah satu cabang ilmu
manajemen yang berfokus pada layanan untuk mendapat, mencatat, dan menganalisa
informasi demi tercapainya tujuan organisasi (Sukoco, 2007). Terkait dengan tugas
manajemen perkantoran, menurut Odgers (2005) terdapat lima prinsip efektif yang
692
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
bisa diterapkan di kantor, meliputi perencanaan, penjadwalan, pelaksanaan,
pengukuran kerja, dan penggajian pekerja.
Salah satu organisasi nirlaba yang juga perlu melakukan keunggulan layanan
administrasi perkantoran adalah gereja. Pada dasarnya konsep administrasi gereja
secara umum adalah sama dengan konsep administrasi yang digunakan di organisasi
lain. Bagi gereja, administrasi sangat diperlukan untuk mencapai misi gereja, selain
menyediakan dukungan bagi jemaat dalam mencapai goal yang telah disetujui oleh
gereja (Caldwel, 1997).
Peran Teknologi dalam Manajemen Perkantoran
Dewasa ini, penerapan teknologi dalam kantor menciptakan pola manajemen
perkantoran yang modern khususnya dalam upaya meningkatkan efisiensi serta
efektivitas layanan kantor. Dukungan teknologi, khususnya komputer (computerbased information system) dalam sistem informasi manajemen akan membuat
pengelolaan terhadap informasi semakin efektif (Saliman, 2007). Oleh karena itu
sistem administrasi perkantoran berbasis client-server perlu dikembangkan di kantor
gereja, sehingga kantor gereja akan benar-benar dapat dioptimalkan untuk
memberikan kontribusi kepada semua stakeholders yang ada. Client-Server
merupakan model komputer yang terdistribusi, dimana client meminta layanan dari
pemrosesan server (Maffeis dan Zurich, 1997). Dalam prosesnya beberapa hal yang
terlibat antara lain adalah pemeriksaan autorisasi, jaminan integritas, pemeliharaan
data dictionary, query, proses update, serta kontrol terhadap concurrency dan
recovery (Mulyanto, 2009). Penggunaan teknologi informasi dalam kegiatan
perkantoran juga memberikan beberapa keuntungan, antara lain penghematan tenaga
atau sumber daya manusia, waktu, material (paperless), ruangan, perlengkapan
kantor, kemudahan pendistribusian informasi, kemudahan komunikasi antar personel
di kantor, ketelitian, dan keakuratan (Mills et al., 1990). Dengan adanya layanan dan
infrastruktur organisasi berbasis elektronik yang dikembangkan, secara otomatis
akan mengurangi beban kerja dan biaya penyediaan layanan, namun disisi lain, tren
penggunaan layanan elektronik ini menuntut staf profesional atau pengambil
keputusan memiliki pemahaman yang lebih dalam mengenai layanan berbasis
693
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
elektronik tersebut (Ahmad-Nawi, Ibrahim, Ahmad-Shukor, Omar, Ishak dan
Rahman, 2015).
METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan untuk memeroleh data dalam penelitian ini adalah
metode kualitatif yang terdiri dari FGD (Focus Group Discussion), observasi dan
wawancara. Pertama-tama dilakukan FGD yang melibatkan 15 orang informan dari 7
(tujuh) gereja yang ada di Kota Salatiga. Informan tersebut adalah perwakilan dari
pegawai beberapa kantor administrasi gereja. Dari hasil FGD dengan para informan
penelitian, selanjutnya dilakukan verifikasi langsung pada ke tujuh kantor gereja
melalui observasi lapangan dan wawancara. Obyek pengamatan dalam penelitian ini
adalah tujuh kantor administrasi gereja yang dianggap mewakili beberapa
denominasi gereja yang ada di kota Salatiga.
HASIL DAN PEMBAHASAN
FGD (Focus Group Discussion)
Melalui FGD yang melibatkan 15 (lima belas) informan dari 7 (tujuh) kantor
administrasi gereja, diperoleh informasi tentang gambaran layanan administrasi yang
dilakukan oleh kantor-kantor administrasi tersebut. Selanjutnya, informasi yang
diperoleh dari FGD tersebut dipetakan dalam kelompok aktifitas sesuai dengan
pengelompokan kegiatan administrasi perkantoran yang dikemukakan oleh Mills et
al. (1990), yaitu menerima informasi, merekam informasi, mengatur informasi,
memberikan informasi, dan melindungi informasi.
Untuk aktivitas menerima informasi, dari hasil FGD diperoleh informasi
bahwa penerimaan informasi berasal dari berbagai pihak, tempat dan berbagai
bentuk. Salah satu informasi yang paling sering dilakukan adalah dalam bentuk surat
(tertulis), baik surat secara konvensional maupun elektronis. Penerimaan informasi
lainnya adalah secara lisan melalui telepon. Sebagian besar informan mengatakan
bahwa mereka tidak mengalami masalah dalam hal penerimaan informasi, baik
secara lisan maupun secara tertulis.
694
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
Aktifitas selanjutnya adalah perekaman informasi. Beberapa informan
menyatakan bahwa informasi tertulis dalam bentuk surat konvensional melalui kurir
atau pun faksimili, mereka rekam dan catat dalam sebuah buku agenda secara
manual. Selanjutnya, untuk aktifitas pengaturan informasi, berdasarkan hasil FGD,
pengaturan informasi yang dilakukan oleh para informan sebagian besar masih
dilakukan secara manual. Pengaturan informasi yang paling umum dilakukan adalah
penjadwalan kegiatan yang masih diatur secara manual dan berbasis kertas.
Memberikan atau mendistribusikan informasi juga merupakan aktifitas yang
perlu dilakukan. Berdasarkan hasil FGD, pemberian informasi kepada pihak-pihak
yang berkepentingan ini lebih merujuk pada cara penyampaian informasi yang
diberikan kepada anggota gereja dengan sarana media cetak berupa warta jemaat
yang dibagikan pada waktu menjelang ibadah minggu. Sedangkan untuk informasi
yang lain, bisa disampaikan secara konvensional atau apabila bersifat mendesak
dapat pula dilakukan melalui media telepon atau sms (short message service). Untuk
aktifitas layanan administrasi perkantoran yang terakhir, yaitu perlindungan
informasi, berdasarkan hasil FDG ditemukan bahwa sebagian besar administrasi
kantor gereja belum memiliki sistem perlindungan informasi yang optimal.
Rangkuman dari temuan aktifitas-aktifitas layanan/kegiatan administrasi perkantoran
yang dihasilkan dari FGD dapat dilihat pada Tabel 1 berikut.
Tabel 1. Rangkuman Aktifitas Layanan Administrasi Hasil FGD
Aktifitas
Layanan Administrasi
Menerima Informasi
Merekam Informasi
Mengatur Informasi
Memberikan Informasi
Melindungi Informasi
Realisasi yang dilakukan
Obyek Pengamatan
surat (konvensional / elektronik)
media telepon
faksimili
pencatatan di agenda
manual berbasis kertas
media cetak (warta)
telepon
sms (short message service)
-
Dukungan
Teknologi
Perangkat keras
Perangkat lunak
Sumber daya manusia
Lebih lanjut lagi, mengenai dukungan teknologi dalam mendukung kegiatan
layanan administrasi yang dibutuhkan oleh stakeholder, sebagian besar informan
695
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
mengatakan bahwa mereka didukung dengan keberadaan teknologi, khususnya
ketersediaan komputer (perangkat keras) dan aplikasinya (perangkat lunak).
Berdasarkan hasil FGD yang dilakukan, secara umum sumber daya yang dimiliki
oleh beberapa kantor administrasi gereja di kota Salatiga tersebut dipilah menjadi
tiga sumber daya utama, yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak
(software) dan sumber daya manusia (brainware).
Observasi dan Wawancara
Untuk memeroleh pemahaman lebih lanjut, dilakukan observasi lapangan
secara langsung, dan wawancara ke tujuh gereja yang dianggap mewakili beberapa
denominasi gereja yang ada di kota Salatiga. Dalam observasi atau wawancara,
peneliti berfokus pada dukungan tiga sumber daya utama terhadap aktifitas-aktifitas
layanan administrasi yang dirangkum dalam hasil FGD sebelumnya, yaitu perangkat
keras (hardware), perangkat lunak (software), dan sumber daya manusianya
(brainware). Dengan kata lain, wawancara yang dilakukan bertujuan untuk
mengeksplorasi lebih lanjut mengenai peran teknologi dalam manajemen
perkantoran yang menurut Saliman (2007) dapat membantu efisiensi pengelolaan
informasi.
Pertama-tama, dari hasil observasi mengenai perangkat keras, dapat
dikatakan bahwa semua kantor gereja telah memiliki perangkat komputer yang
digunakan untuk penyelesaikan pekerjaan administrasi kantor, namun hanya
sebagian kecil atau beberapa kantor administrasi gereja saja yang memiliki
spesifikasi yang baik. Dari hasil observasi, juga ditemukan bahwa sebagian besar
komputer masih dapat berfungsi dengan baik, tetapi terdapat pula komputer dalam
keadaan rusak dan perlu perbaikan. Dari sisi jumlah, perangkat komputer pada
objek pengamatan relatif mamadai, yaitu setiap kantor minimal memiliki 1 unit
komputer, walaupun ada pula kantor yang memiliki hingga 4 unit komputer atau
masing-masing staf diperlengkapi dengan fasilitas komputer.
Selain perangkat komputer, setiap obyek pengamatan telah memiliki mesin
pencetak (printer) dengan berbagai spesifikasi dan merk. Selain perangkat komputer
dan printer, dua kantor gereja juga telah memiliki alat pemindai dokumen (scanner)
696
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
walaupun hanya memiliki kapasistas dan spesifikasi yang rendah. Namun demikian,
alat ini masih berfungsi dengan baik. Selain perangkat komputer, printer, scanner,
beberapa obyek pengamatan telah memiliki mesin faksimili untuk kegiatan
komunikasi. Terkait dengan jaringan, 3 obyek pengamatan telah dilengkapi dengan
fasilitas jaringan komputer secara Local Area Network (LAN), artinya bahwa
komputer komputer yang terdapat di kantor dapat melakukan komunikasi data
melalui LAN. Koneksi LAN ini sebenarnya dapat dimanfaatkan untuk mendukung
sistem berbasis client-server, namun pada prakteknya penggunaan jaringan tersebut
hanya sebatas untuk berbagi sumber daya, seperti printer dan untuk berbagi data
saja. Sedangkan untuk fasilitas jaringan Internet, semua objek penelitian telah
memiliki modem yang digunakan sebagai media untuk mengakses jaringan Internet.
Pada dasarnya perangkat keras yang dimiliki hampir semua kantor layanan
administrasi gereja tersebut dapat mendukung aktifitas layanan administrasi gereja.
Untuk menghasilkan layanan yang unggul, tidaklah cukup hanya dengan
dukungan teknologi, khususnya perangkat keras yang dimiliki. Oleh karena itu,
fokus kedua dari observasi dan wawancara adalah mengenai sumber daya perangkat
lunak yang dimiliki. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara, setiap objek
observasi telah menggunakan aplikasi perangkat lunak, khususnya Microsoft Office
dalam penyelesaian tugas-tugas kantor. Tiga Aplikasi yang paling umum dan sering
digunakan adalah Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Powerpoint.
Aplikasi Microsoft Word cenderung digunakan untuk aktifitas pemberian kata
khususnya penyelesaian pekerjaan yang berhubungan dengan huruf dan kata,
misalnya pembuatan berbagai surat maupun laporan dalam bentuk uraian kata.
Aplikasi
Microsoft
Excel
digunakan
untuk
penyelesaian
pekerjaan
yang
berhubungan dengan aktifitas perekaman, pengaturan dan pemberian informasi.
Aktifitas tersebut khususnya yang berkaitan dengan angka dan pendataan, misalnya
untuk perhitungan keuangan, pembuatan data jemaat, maupun perekaman data
anggota gereja. Untuk aplikasi Microsoft Powerpoint, aplikasi ini seringkali
digunakan sebagai media untuk memberikan informasi saat ibadah, seperti
penayangan liturgi ataupun penayangan lirik lagu yang digunakan saat ibadah. Selain
ketiga aplikasi utama tersebut, beberapa aplikasi lain yang digunakan pada beberapa
697
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
objek pengamatan adalah aplikasi Microsoft Outlook, yang digunakan untuk
mengelola penjadwalan. Aplikasi ini hanya digunakan oleh satu objek pengamatan.
Aplikasi lain dari Microsoft Office yang juga digunakan oleh satu objek pengamatan
saja adalah aplikasi Microsoft Publisher yang juga dipilih sebagai media untuk
memberikan informasi, yaitu untuk membantu mendesain media berita (warta) untuk
jemaat gereja yang bersangkutan.
Disamping aplikasi yang merupakan standar dari Microsoft, beberapa obyek
pengamatan juga telah memiliki beberapa aplikasi khusus yang digunakan dalam
kegiatan mereka. Terdapat tiga objek pengamatan yang telah memiliki aplikasi
perangkat lunak yang disebut dengan SISWA (Sistem Informasi Sinode Wilayah).
SISWA merupakan sebuah aplikasi yang diperuntukan sebagai media database
anggota gereja. Aplikasi ini terkoneksi dengan Internet dan terhubung dengan server
kantor pusat gereja (Sinode). Aplikasi yang lain adalah aplikasi penghitungan
kehadiran, yaitu aplikasi yang digunakan untuk menghitung jumlah kehadiran
anggota gereja dalam setiap ibadah. Aplikasi khusus yang tersentral untuk pendataan
anggota jemaat tersebut hanya digunakan oleh satu objek pengamatan saja.
Telaah lebih lanjut mengenai perangkat lunak yang dikaitkan dengan
aktifitas-aktifitas layanan administrasi perkantoran berdasarkan hasil observasi dan
wawancara adalah bahwa masih sangat minimnya aplikasi khusus dengan database
yang terintegrasi untuk aktifitas perekaman dan pengelolaan data administrasi gereja.
Beberapa hal yang menunjukkan pernyataan tersebut antara lain adalah temuan
dalam aktifitas tata kelola surat menyurat atau korespondensi yang jika
diperbandingkan, sebagian besar pembuatan surat tersebut masih dalam bentuk
konvensional. Hampir semua obyek juga tidak melakukan proses pemindaian surat
berbasis kertas yang mereka terima untuk direkam dan dikelola secara elektronis.
Sedangkan untuk informasi atau pembuatan surat secara elektronis hanya dilakukan
melalui email, tanpa ada pencatatan lebih lanjut. Hal ini mengakibatkan minimnya
keberadaan berkas elektronis yang didefinisikan oleh Wallace (1992) sebagai
himpunan informasi yang terekam dalam bentuk kode, yang dapat dibaca atau
disimpan pada beberapa media, sehingga dapat ditemukan dan digunakan kembali
saat dibutuhkan.
698
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
Selain hal tersebut, berdasarkan hasil observasi dan wawancara diketahui
pula bahwa semua obyek pengamatan belum memiliki media pencatatan secara
digital, sehingga proses perekaman informasi masih berbasis kertas atau manual.
Dalam pengaturannya, informasi yang ada juga diatur secara terpisah (parsial), dan
cara yang berbeda-beda. Misalnya, pengaturan data dan informasi keuangan
dilakukan dan dikerjakan dengan aplikasi Microsoft Excel, yang kemudian
menghasilkan database tersendiri. Begitu pula dengan pengelolaan data anggota
gereja, data inventaris gereja, dan beberapa data yang lain. Lebih lanjut lagi,
ditemukan bahwa sebagian besar obyek pengamatan belum memiliki sistem
perlindungan informasi yang optimal. Hal tersebut ditunjukan dengan aktifitas
penyimpanan file elektronik yang disimpan di berbagai folder komputer dengan
nama panggil (caption) yang tidak terstandar, sedangkan untuk informasi dalam
bentuk kertas, informasi tersebut hanya diletakkan pada media map atau folder yang
ditata dengan sederhana dalam almari arsip. Dengan kata lain, dapat dikatakan
bahwa perlindungan informasi dalam kegiatan kearsipan masih dilakukan secara
sederhana, dan kurang terjamin kerahasiaannya, bahkan file-file dalam komputer
bisa saja di-copy atau dihapus dengan mudah karena tidak dilengkapi sistem
perlindungan yang baik.
Sumber daya terakhir yang hendak di observasi, berdasarkan hasil FGD
adalah sumber daya manusia yang merupakan staf kantor yang kesehariannya
bertugas melayani kegiatan administrasi. Setiap objek pengamatan memiliki minimal
1 orang staf dan maksimal 5 orang staf, dengan berbagai latar belakang pendidikan
dan pengalaman kerja. Sebagian besar dari sumber daya manusia ini telah memiliki
pengetahuan, kemampuan/keterampilan, serta pengalaman yang cukup dalam
melaksanakan tugas administrasi perkantoran. Namun terdapat 1 obyek pengamatan,
dimana staf kantornya masih tergolong baru yang belum memiliki cukup
pengalaman. Hasil dari observasi dan wawancara lebih lanjut menyatakan bahwa
dari sisi sumber daya manusia, semua staf sangat terbuka dengan teknologi informasi
dan komputer, serta antusias untuk mempelajari hal-hal baru yang dapat menunjang
pemberian layanan yang unggul kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
699
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Layanan administrasi yang dilakukan oleh kantor-kantor administrasi gereja
secara umum, antara lain yaitu menerima informasi, merekam informasi, mengatur
informasi, memberikan informasi, dan melindungi informasi. Pada dasarnya, layanan
administrasi yang dilakukan tersebut didukung oleh tiga sumber daya utama, yaitu
perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan sumber daya manusia
(brainware). Hampir semua kantor didukung dengan fasilitas perangkat keras yang
memadai, namun dukungan aplikasi untuk pengelolaan informasi masih sangat
kurang karena sebagian besar kantor tidak memiliki aplikasi khusus dalam
mengelola administrasi layanan perkantoran. Namun pada dasarnya pemberian
layanan yang unggul masih berpotensi untuk diraih, serta pengembangan perangkat
keras dan lunak juga masih memiliki potensi untuk dioptimalisasi. Selain
optimalisasi aktivitas dalam bentuk sistem, dukungan luar biasa dari sumber daya
manusia (staf kantor administrasi) yang antusias untuk belajar menjadikan sumber
daya yang positif yang dapat menunjang pemberian layanan yang unggul kepada
pihak-pihak yang membutuhkan.
Keterbatasan Penelitian dan Saran
Keterbatasan penelitian ini adalah jumlah obyek kajian yang digunakan.
Cukup banyak obyek penelitian dalam hal ini kantor gereja yang ada di kota
Salatiga. Namun demikian penelitian ini baru dilakukan terhadap 7 (tujuh) kantor
gereja. Selain jumlah obyek penelitian, kajian ini hanya dilakukan pada kantor
gereja Protestan, dan belum mengkaji pada kantor gereja Katolik. Dengan demikian,
hal ini perlu diperhatikan dalam eksplorasi lanjutan penelitian ini.
DAFTAR PUSTAKA
Ahmad-Nawi, H. S., O. Ibrahim, N. S. Ahmad-Shukor, S. F. Omar, I. S. Ishak, dan
A. A. Rahman. 2015. Understanding Sustainability: An Exploration Of The
IS Literature. Journal of Theoretical and Applied Information Technology.
73 (3). p.447–455.
Asif, M., dan M. H. J. Gouthier. 2014. What Service Excellence Can Learn from
Business Excellence Models. Total Quality Management and Business
700
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
Excellence. 25
2013.839348.
(5/6).
p.511–531.
http://doi.org/10.1080/14783363.
Caldwel, W. G. 1997. Chruch Administration. USA: Broadman and Holman
Publisher.
Hariandja, E. S., T. M. Simatupang, R. A. Nasution, dan D. Larso. 2014. Dynamic
Marketing and Service Innovation for Service Excellence. Gadjah Mada
International Journal of Business. 16 (2). p.143–166.
Maffeis, S., dan O. A. Zurich. 1997. Client/Server Term Definition. In Encyclopedia
of Computer Science (D. Hemmendinger, A. Ralston, E. D. Reilly. eds. p.1 –
6). International Thomson Computer Publishing.
Mažeika, A., V. Misiūnaitė, R. Tamošiūnaitė, K. Miliūtė, dan R. Petrauskas. 2010.
The Sinergy of Ict and Management in Organizations. Economics and
Management. p.1071–1077.
Mills, G., O. Standingford, dan R. C. Appleby. 1990. Modern Office Management.
1st Edition. London: Pitman Publishing Limited.
Mulyanto, A. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: PT Pustaka
Pelajar.
Odgers, P. 2005. Administrative Office Management. South Western: Thomson.
Saliman, S. 2007. Virtual Office Realitas dari Office Automation. Efisiensi. VII (2).
Spasic, B., dan A. Markovic. 2013. Information and Communication Technology
Unit Service Management in a Non-profit Organization Using ITIL
Standards. Management. (1820-0222). (66). p.39 – 70.
Sukoco, B. M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:
Erlangga.
Wallace, P. E. 1992. Records Management Intregated Information System. New
Jersey: Prentice Hall Inc.
701
ISSN NO : 1978-6522
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
OPTIMALISASI LAYANAN ADMINISTRASI KANTOR
DENGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
(EKSPLORASI SERVICE EXCELLENT
PADA LAYANAN ADMINISTRASI ORGANISASI NIRLABA)
Agus Sugiarto
Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana
agus.sugiarto@staff.uksw.edu
Yunita B. R. Silintowe
Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana
yunita.silintowe@staff.uksw.edu
Yusepaldo Pasharibu
Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana
yusepaldo.pasharibu@staff.uksw.edu
ABSTRACT
Superior service (or service excellence) need to be created and well organized, so it
can fulfill the stakeholder’s need more rapidly, accurately, and completely.
Nowadays, the synergy between administration services and the development of
information and communication technologies is supporting information management
efficiently. Providing service excellence which can satisfy the stakeholder’s needs is
the important component to support the sustainability of any organization, whether
profit or non-profit organizations. Preliminary observation about the office
administration services in the non-profit organization, especially in the
administration services of some churches in the region of Salatiga was done. It
showed that the services provided were not optimal. Based on that preliminary
findings, further exploration with interview, observation, and focus group discussion
about administration services were conducted in several non-profit organizations.
The results showed that the resources that these organizations owned (including
hardware, software and human resources) are still not able to provide service
excellence, but only has the potential that needs to be optimized.
Keywords: Service Excellent, Management
Administration Services
Information
System,
Office
PENDAHULUAN
Layanan yang unggul (service excellent) akan menciptakan kepuasan,
kesetiaan dan hubungan jangka panjang antara penyedia dan penerima layanan (Asif
dan Gouthier, 2014). Layanan yang unggul perlu dikelola dengan baik, sehingga
690
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
dapat menjawab kebutuhan stakeholder yang ada secara cepat, tepat dan lengkap.
Keunggulan layanan juga didukung dengan kapabilitas serta interaksi yang baik
(Hariandja, Simatupang, Nasution dan Larso, 2014). Salah satu bagian dari layanan
yang perlu dilakukan hampir oleh semua organisasi adalah layanan administrasi
kantor. Layanan tersebut pada dasarnya memiliki tujuan untuk memberikan
pelayanan kepada stakeholder meliputi korespondensi, pengadaan atau duplikasi,
pengolahan data menjadi informasi, kearsipan, inventarisasi aset, serta kegiatan
komunikasi. Hal tersebut sesuai dengan definisi kantor yang dikemukakan oleh
Mills, Standingford dan Appleby (1990) yaitu perkantoran bertugas untuk
memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman, khususnya menerima, merekam,
mengatur, memberikan, melindungi informasi dan aset suatu organisasi.
Pengelolaan informasi yang cepat, tepat, serta lengkap, merupakan suatu hal
yang dapat dilakukan dengan efektif saat ini, khususnya melalui sinergi antara
layanan administrasi dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang berkembang dewasa ini. Sinergi antara TIK dengan manajemen dalam suatu
organisasi dapat menciptakan efisiensi untuk organisasi yang bersangkutan
(Mažeika, Misiūnaitė, Tamošiūnaitė, Miliūtė dan Petrauskas, 2010). Penggunaan
teknologi informasi tersebut, khususnya penggunaan aplikasi perangkat lunak juga
akan memaksimalkan efisiensi layanan kepada klien (Spasic dan Markovic, 2013).
Penjelasan tersebut didukung oleh Saliman yang menyatakan bahwa sistem
informasi manajemen akan lebih efektif apabila dikelola dengan sistem berbasis
computer (computer-based information system).
Keunggulan layanan merupakan komponen yang penting dalam mendukung
kesinambungan setiap organisasi, baik organisasi laba maupun nirlaba, seperti
gereja. Gereja merupakan organisasi keagamaan bagi umat Kristen yang memiliki
kantor atau tata usaha yang perlu mengimplementasikan kegiatan administrasi. Salah
satu tugas utama gereja adalah memberikan pelayanan dan informasi, khususnya di
bidang kerohanian bagi semua pihak terkait (seperti anggota gereja, pimpinan gereja,
dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya) yang membutuhkan pelayanan
informasi atau administrasi.
691
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
Berdasarkan pengamatan awal yang telah dilakukan peneliti, pelayanan
administrasi perkantoran di beberapa gereja, khususnya yang ada di wilayah
Salatiga, belum dilakukan secara optimal. Walaupun ruang kantor gereja memiliki
perangkat komputer, namun sebagian besar kegiatan administrasi masih dilakukan
secara konvensional, sehingga layanan seperti pencarian data jemaat, pengelolaan
arsip, inventarisasi, serta data kegiatan masih sulit atau belum dapat diakses secara
efektif dan efisien. Fenomena lain yang terjadi adalah pengurus gereja atau pimpinan
gereja tidak dapat mendapatkan informasi penting yang akan digunakan dalam
pengambilan keputusan secara cepat. Berdasarkan temuan awal tersebut, maka
peneliti hendak melakukan eksplorasi mengenai layanan administrasi pada
organisasi nirlaba, khususnya pada beberapa kantor gereja yang ada di Salatiga.
KAJIAN TEORI
Keunggulan Layanan (Service Excellent)
Layanan pada suatu organisasi perlu dikelola dengan baik, sehingga dapat
dinyatakan unggul atau dapat menjawab kebutuhan stakeholder secara cepat,
tepat dan lengkap. Layanan yang unggul (service excellent) akan menciptakan
kepuasan, kesetiaan dan hubungan jangka panjang antara penyedia dan penerima
layanan. Keunggulan layanan juga didukung dengan kapabilitas (pemasaran dan
inovasi jasa) serta interaksi yang baik (Hariandja et al., 2014). Salah satu bagian
dari layanan yang perlu dilakukan hampir oleh semua organisasi adalah layanan
administrasi kantor atau manajemen perkantoran.
Manajemen Perkantoran
Kantor sendiri memiliki peran sebagai unit penunjang yang juga mendukung
pengambilan keputusan. Secara khusus, pekerjaan kantor meliputi penerimaan,
perekaman, pengaturan, pemberian, serta perlindungan terhadap informasi dan aset
(Mills et al., 1990). Lebih lanjut mengenai manajemen perkantoran, Institut of
Administrative Management mendefinisikannya sebagai salah satu cabang ilmu
manajemen yang berfokus pada layanan untuk mendapat, mencatat, dan menganalisa
informasi demi tercapainya tujuan organisasi (Sukoco, 2007). Terkait dengan tugas
manajemen perkantoran, menurut Odgers (2005) terdapat lima prinsip efektif yang
692
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
bisa diterapkan di kantor, meliputi perencanaan, penjadwalan, pelaksanaan,
pengukuran kerja, dan penggajian pekerja.
Salah satu organisasi nirlaba yang juga perlu melakukan keunggulan layanan
administrasi perkantoran adalah gereja. Pada dasarnya konsep administrasi gereja
secara umum adalah sama dengan konsep administrasi yang digunakan di organisasi
lain. Bagi gereja, administrasi sangat diperlukan untuk mencapai misi gereja, selain
menyediakan dukungan bagi jemaat dalam mencapai goal yang telah disetujui oleh
gereja (Caldwel, 1997).
Peran Teknologi dalam Manajemen Perkantoran
Dewasa ini, penerapan teknologi dalam kantor menciptakan pola manajemen
perkantoran yang modern khususnya dalam upaya meningkatkan efisiensi serta
efektivitas layanan kantor. Dukungan teknologi, khususnya komputer (computerbased information system) dalam sistem informasi manajemen akan membuat
pengelolaan terhadap informasi semakin efektif (Saliman, 2007). Oleh karena itu
sistem administrasi perkantoran berbasis client-server perlu dikembangkan di kantor
gereja, sehingga kantor gereja akan benar-benar dapat dioptimalkan untuk
memberikan kontribusi kepada semua stakeholders yang ada. Client-Server
merupakan model komputer yang terdistribusi, dimana client meminta layanan dari
pemrosesan server (Maffeis dan Zurich, 1997). Dalam prosesnya beberapa hal yang
terlibat antara lain adalah pemeriksaan autorisasi, jaminan integritas, pemeliharaan
data dictionary, query, proses update, serta kontrol terhadap concurrency dan
recovery (Mulyanto, 2009). Penggunaan teknologi informasi dalam kegiatan
perkantoran juga memberikan beberapa keuntungan, antara lain penghematan tenaga
atau sumber daya manusia, waktu, material (paperless), ruangan, perlengkapan
kantor, kemudahan pendistribusian informasi, kemudahan komunikasi antar personel
di kantor, ketelitian, dan keakuratan (Mills et al., 1990). Dengan adanya layanan dan
infrastruktur organisasi berbasis elektronik yang dikembangkan, secara otomatis
akan mengurangi beban kerja dan biaya penyediaan layanan, namun disisi lain, tren
penggunaan layanan elektronik ini menuntut staf profesional atau pengambil
keputusan memiliki pemahaman yang lebih dalam mengenai layanan berbasis
693
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
elektronik tersebut (Ahmad-Nawi, Ibrahim, Ahmad-Shukor, Omar, Ishak dan
Rahman, 2015).
METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan untuk memeroleh data dalam penelitian ini adalah
metode kualitatif yang terdiri dari FGD (Focus Group Discussion), observasi dan
wawancara. Pertama-tama dilakukan FGD yang melibatkan 15 orang informan dari 7
(tujuh) gereja yang ada di Kota Salatiga. Informan tersebut adalah perwakilan dari
pegawai beberapa kantor administrasi gereja. Dari hasil FGD dengan para informan
penelitian, selanjutnya dilakukan verifikasi langsung pada ke tujuh kantor gereja
melalui observasi lapangan dan wawancara. Obyek pengamatan dalam penelitian ini
adalah tujuh kantor administrasi gereja yang dianggap mewakili beberapa
denominasi gereja yang ada di kota Salatiga.
HASIL DAN PEMBAHASAN
FGD (Focus Group Discussion)
Melalui FGD yang melibatkan 15 (lima belas) informan dari 7 (tujuh) kantor
administrasi gereja, diperoleh informasi tentang gambaran layanan administrasi yang
dilakukan oleh kantor-kantor administrasi tersebut. Selanjutnya, informasi yang
diperoleh dari FGD tersebut dipetakan dalam kelompok aktifitas sesuai dengan
pengelompokan kegiatan administrasi perkantoran yang dikemukakan oleh Mills et
al. (1990), yaitu menerima informasi, merekam informasi, mengatur informasi,
memberikan informasi, dan melindungi informasi.
Untuk aktivitas menerima informasi, dari hasil FGD diperoleh informasi
bahwa penerimaan informasi berasal dari berbagai pihak, tempat dan berbagai
bentuk. Salah satu informasi yang paling sering dilakukan adalah dalam bentuk surat
(tertulis), baik surat secara konvensional maupun elektronis. Penerimaan informasi
lainnya adalah secara lisan melalui telepon. Sebagian besar informan mengatakan
bahwa mereka tidak mengalami masalah dalam hal penerimaan informasi, baik
secara lisan maupun secara tertulis.
694
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
Aktifitas selanjutnya adalah perekaman informasi. Beberapa informan
menyatakan bahwa informasi tertulis dalam bentuk surat konvensional melalui kurir
atau pun faksimili, mereka rekam dan catat dalam sebuah buku agenda secara
manual. Selanjutnya, untuk aktifitas pengaturan informasi, berdasarkan hasil FGD,
pengaturan informasi yang dilakukan oleh para informan sebagian besar masih
dilakukan secara manual. Pengaturan informasi yang paling umum dilakukan adalah
penjadwalan kegiatan yang masih diatur secara manual dan berbasis kertas.
Memberikan atau mendistribusikan informasi juga merupakan aktifitas yang
perlu dilakukan. Berdasarkan hasil FGD, pemberian informasi kepada pihak-pihak
yang berkepentingan ini lebih merujuk pada cara penyampaian informasi yang
diberikan kepada anggota gereja dengan sarana media cetak berupa warta jemaat
yang dibagikan pada waktu menjelang ibadah minggu. Sedangkan untuk informasi
yang lain, bisa disampaikan secara konvensional atau apabila bersifat mendesak
dapat pula dilakukan melalui media telepon atau sms (short message service). Untuk
aktifitas layanan administrasi perkantoran yang terakhir, yaitu perlindungan
informasi, berdasarkan hasil FDG ditemukan bahwa sebagian besar administrasi
kantor gereja belum memiliki sistem perlindungan informasi yang optimal.
Rangkuman dari temuan aktifitas-aktifitas layanan/kegiatan administrasi perkantoran
yang dihasilkan dari FGD dapat dilihat pada Tabel 1 berikut.
Tabel 1. Rangkuman Aktifitas Layanan Administrasi Hasil FGD
Aktifitas
Layanan Administrasi
Menerima Informasi
Merekam Informasi
Mengatur Informasi
Memberikan Informasi
Melindungi Informasi
Realisasi yang dilakukan
Obyek Pengamatan
surat (konvensional / elektronik)
media telepon
faksimili
pencatatan di agenda
manual berbasis kertas
media cetak (warta)
telepon
sms (short message service)
-
Dukungan
Teknologi
Perangkat keras
Perangkat lunak
Sumber daya manusia
Lebih lanjut lagi, mengenai dukungan teknologi dalam mendukung kegiatan
layanan administrasi yang dibutuhkan oleh stakeholder, sebagian besar informan
695
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
mengatakan bahwa mereka didukung dengan keberadaan teknologi, khususnya
ketersediaan komputer (perangkat keras) dan aplikasinya (perangkat lunak).
Berdasarkan hasil FGD yang dilakukan, secara umum sumber daya yang dimiliki
oleh beberapa kantor administrasi gereja di kota Salatiga tersebut dipilah menjadi
tiga sumber daya utama, yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak
(software) dan sumber daya manusia (brainware).
Observasi dan Wawancara
Untuk memeroleh pemahaman lebih lanjut, dilakukan observasi lapangan
secara langsung, dan wawancara ke tujuh gereja yang dianggap mewakili beberapa
denominasi gereja yang ada di kota Salatiga. Dalam observasi atau wawancara,
peneliti berfokus pada dukungan tiga sumber daya utama terhadap aktifitas-aktifitas
layanan administrasi yang dirangkum dalam hasil FGD sebelumnya, yaitu perangkat
keras (hardware), perangkat lunak (software), dan sumber daya manusianya
(brainware). Dengan kata lain, wawancara yang dilakukan bertujuan untuk
mengeksplorasi lebih lanjut mengenai peran teknologi dalam manajemen
perkantoran yang menurut Saliman (2007) dapat membantu efisiensi pengelolaan
informasi.
Pertama-tama, dari hasil observasi mengenai perangkat keras, dapat
dikatakan bahwa semua kantor gereja telah memiliki perangkat komputer yang
digunakan untuk penyelesaikan pekerjaan administrasi kantor, namun hanya
sebagian kecil atau beberapa kantor administrasi gereja saja yang memiliki
spesifikasi yang baik. Dari hasil observasi, juga ditemukan bahwa sebagian besar
komputer masih dapat berfungsi dengan baik, tetapi terdapat pula komputer dalam
keadaan rusak dan perlu perbaikan. Dari sisi jumlah, perangkat komputer pada
objek pengamatan relatif mamadai, yaitu setiap kantor minimal memiliki 1 unit
komputer, walaupun ada pula kantor yang memiliki hingga 4 unit komputer atau
masing-masing staf diperlengkapi dengan fasilitas komputer.
Selain perangkat komputer, setiap obyek pengamatan telah memiliki mesin
pencetak (printer) dengan berbagai spesifikasi dan merk. Selain perangkat komputer
dan printer, dua kantor gereja juga telah memiliki alat pemindai dokumen (scanner)
696
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
walaupun hanya memiliki kapasistas dan spesifikasi yang rendah. Namun demikian,
alat ini masih berfungsi dengan baik. Selain perangkat komputer, printer, scanner,
beberapa obyek pengamatan telah memiliki mesin faksimili untuk kegiatan
komunikasi. Terkait dengan jaringan, 3 obyek pengamatan telah dilengkapi dengan
fasilitas jaringan komputer secara Local Area Network (LAN), artinya bahwa
komputer komputer yang terdapat di kantor dapat melakukan komunikasi data
melalui LAN. Koneksi LAN ini sebenarnya dapat dimanfaatkan untuk mendukung
sistem berbasis client-server, namun pada prakteknya penggunaan jaringan tersebut
hanya sebatas untuk berbagi sumber daya, seperti printer dan untuk berbagi data
saja. Sedangkan untuk fasilitas jaringan Internet, semua objek penelitian telah
memiliki modem yang digunakan sebagai media untuk mengakses jaringan Internet.
Pada dasarnya perangkat keras yang dimiliki hampir semua kantor layanan
administrasi gereja tersebut dapat mendukung aktifitas layanan administrasi gereja.
Untuk menghasilkan layanan yang unggul, tidaklah cukup hanya dengan
dukungan teknologi, khususnya perangkat keras yang dimiliki. Oleh karena itu,
fokus kedua dari observasi dan wawancara adalah mengenai sumber daya perangkat
lunak yang dimiliki. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara, setiap objek
observasi telah menggunakan aplikasi perangkat lunak, khususnya Microsoft Office
dalam penyelesaian tugas-tugas kantor. Tiga Aplikasi yang paling umum dan sering
digunakan adalah Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Powerpoint.
Aplikasi Microsoft Word cenderung digunakan untuk aktifitas pemberian kata
khususnya penyelesaian pekerjaan yang berhubungan dengan huruf dan kata,
misalnya pembuatan berbagai surat maupun laporan dalam bentuk uraian kata.
Aplikasi
Microsoft
Excel
digunakan
untuk
penyelesaian
pekerjaan
yang
berhubungan dengan aktifitas perekaman, pengaturan dan pemberian informasi.
Aktifitas tersebut khususnya yang berkaitan dengan angka dan pendataan, misalnya
untuk perhitungan keuangan, pembuatan data jemaat, maupun perekaman data
anggota gereja. Untuk aplikasi Microsoft Powerpoint, aplikasi ini seringkali
digunakan sebagai media untuk memberikan informasi saat ibadah, seperti
penayangan liturgi ataupun penayangan lirik lagu yang digunakan saat ibadah. Selain
ketiga aplikasi utama tersebut, beberapa aplikasi lain yang digunakan pada beberapa
697
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
objek pengamatan adalah aplikasi Microsoft Outlook, yang digunakan untuk
mengelola penjadwalan. Aplikasi ini hanya digunakan oleh satu objek pengamatan.
Aplikasi lain dari Microsoft Office yang juga digunakan oleh satu objek pengamatan
saja adalah aplikasi Microsoft Publisher yang juga dipilih sebagai media untuk
memberikan informasi, yaitu untuk membantu mendesain media berita (warta) untuk
jemaat gereja yang bersangkutan.
Disamping aplikasi yang merupakan standar dari Microsoft, beberapa obyek
pengamatan juga telah memiliki beberapa aplikasi khusus yang digunakan dalam
kegiatan mereka. Terdapat tiga objek pengamatan yang telah memiliki aplikasi
perangkat lunak yang disebut dengan SISWA (Sistem Informasi Sinode Wilayah).
SISWA merupakan sebuah aplikasi yang diperuntukan sebagai media database
anggota gereja. Aplikasi ini terkoneksi dengan Internet dan terhubung dengan server
kantor pusat gereja (Sinode). Aplikasi yang lain adalah aplikasi penghitungan
kehadiran, yaitu aplikasi yang digunakan untuk menghitung jumlah kehadiran
anggota gereja dalam setiap ibadah. Aplikasi khusus yang tersentral untuk pendataan
anggota jemaat tersebut hanya digunakan oleh satu objek pengamatan saja.
Telaah lebih lanjut mengenai perangkat lunak yang dikaitkan dengan
aktifitas-aktifitas layanan administrasi perkantoran berdasarkan hasil observasi dan
wawancara adalah bahwa masih sangat minimnya aplikasi khusus dengan database
yang terintegrasi untuk aktifitas perekaman dan pengelolaan data administrasi gereja.
Beberapa hal yang menunjukkan pernyataan tersebut antara lain adalah temuan
dalam aktifitas tata kelola surat menyurat atau korespondensi yang jika
diperbandingkan, sebagian besar pembuatan surat tersebut masih dalam bentuk
konvensional. Hampir semua obyek juga tidak melakukan proses pemindaian surat
berbasis kertas yang mereka terima untuk direkam dan dikelola secara elektronis.
Sedangkan untuk informasi atau pembuatan surat secara elektronis hanya dilakukan
melalui email, tanpa ada pencatatan lebih lanjut. Hal ini mengakibatkan minimnya
keberadaan berkas elektronis yang didefinisikan oleh Wallace (1992) sebagai
himpunan informasi yang terekam dalam bentuk kode, yang dapat dibaca atau
disimpan pada beberapa media, sehingga dapat ditemukan dan digunakan kembali
saat dibutuhkan.
698
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
Selain hal tersebut, berdasarkan hasil observasi dan wawancara diketahui
pula bahwa semua obyek pengamatan belum memiliki media pencatatan secara
digital, sehingga proses perekaman informasi masih berbasis kertas atau manual.
Dalam pengaturannya, informasi yang ada juga diatur secara terpisah (parsial), dan
cara yang berbeda-beda. Misalnya, pengaturan data dan informasi keuangan
dilakukan dan dikerjakan dengan aplikasi Microsoft Excel, yang kemudian
menghasilkan database tersendiri. Begitu pula dengan pengelolaan data anggota
gereja, data inventaris gereja, dan beberapa data yang lain. Lebih lanjut lagi,
ditemukan bahwa sebagian besar obyek pengamatan belum memiliki sistem
perlindungan informasi yang optimal. Hal tersebut ditunjukan dengan aktifitas
penyimpanan file elektronik yang disimpan di berbagai folder komputer dengan
nama panggil (caption) yang tidak terstandar, sedangkan untuk informasi dalam
bentuk kertas, informasi tersebut hanya diletakkan pada media map atau folder yang
ditata dengan sederhana dalam almari arsip. Dengan kata lain, dapat dikatakan
bahwa perlindungan informasi dalam kegiatan kearsipan masih dilakukan secara
sederhana, dan kurang terjamin kerahasiaannya, bahkan file-file dalam komputer
bisa saja di-copy atau dihapus dengan mudah karena tidak dilengkapi sistem
perlindungan yang baik.
Sumber daya terakhir yang hendak di observasi, berdasarkan hasil FGD
adalah sumber daya manusia yang merupakan staf kantor yang kesehariannya
bertugas melayani kegiatan administrasi. Setiap objek pengamatan memiliki minimal
1 orang staf dan maksimal 5 orang staf, dengan berbagai latar belakang pendidikan
dan pengalaman kerja. Sebagian besar dari sumber daya manusia ini telah memiliki
pengetahuan, kemampuan/keterampilan, serta pengalaman yang cukup dalam
melaksanakan tugas administrasi perkantoran. Namun terdapat 1 obyek pengamatan,
dimana staf kantornya masih tergolong baru yang belum memiliki cukup
pengalaman. Hasil dari observasi dan wawancara lebih lanjut menyatakan bahwa
dari sisi sumber daya manusia, semua staf sangat terbuka dengan teknologi informasi
dan komputer, serta antusias untuk mempelajari hal-hal baru yang dapat menunjang
pemberian layanan yang unggul kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
699
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Layanan administrasi yang dilakukan oleh kantor-kantor administrasi gereja
secara umum, antara lain yaitu menerima informasi, merekam informasi, mengatur
informasi, memberikan informasi, dan melindungi informasi. Pada dasarnya, layanan
administrasi yang dilakukan tersebut didukung oleh tiga sumber daya utama, yaitu
perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan sumber daya manusia
(brainware). Hampir semua kantor didukung dengan fasilitas perangkat keras yang
memadai, namun dukungan aplikasi untuk pengelolaan informasi masih sangat
kurang karena sebagian besar kantor tidak memiliki aplikasi khusus dalam
mengelola administrasi layanan perkantoran. Namun pada dasarnya pemberian
layanan yang unggul masih berpotensi untuk diraih, serta pengembangan perangkat
keras dan lunak juga masih memiliki potensi untuk dioptimalisasi. Selain
optimalisasi aktivitas dalam bentuk sistem, dukungan luar biasa dari sumber daya
manusia (staf kantor administrasi) yang antusias untuk belajar menjadikan sumber
daya yang positif yang dapat menunjang pemberian layanan yang unggul kepada
pihak-pihak yang membutuhkan.
Keterbatasan Penelitian dan Saran
Keterbatasan penelitian ini adalah jumlah obyek kajian yang digunakan.
Cukup banyak obyek penelitian dalam hal ini kantor gereja yang ada di kota
Salatiga. Namun demikian penelitian ini baru dilakukan terhadap 7 (tujuh) kantor
gereja. Selain jumlah obyek penelitian, kajian ini hanya dilakukan pada kantor
gereja Protestan, dan belum mengkaji pada kantor gereja Katolik. Dengan demikian,
hal ini perlu diperhatikan dalam eksplorasi lanjutan penelitian ini.
DAFTAR PUSTAKA
Ahmad-Nawi, H. S., O. Ibrahim, N. S. Ahmad-Shukor, S. F. Omar, I. S. Ishak, dan
A. A. Rahman. 2015. Understanding Sustainability: An Exploration Of The
IS Literature. Journal of Theoretical and Applied Information Technology.
73 (3). p.447–455.
Asif, M., dan M. H. J. Gouthier. 2014. What Service Excellence Can Learn from
Business Excellence Models. Total Quality Management and Business
700
ISSN NO : 1978-6522
The 8th NCFB and Doctoral Colloquium 2015
Towards a New Indonesia Business Architecture
Sub Tema: “Crisis Management: Key to Sustainable Business Development”
Fakultas Bisnis dan Pascasarjana UKWMS
Excellence. 25
2013.839348.
(5/6).
p.511–531.
http://doi.org/10.1080/14783363.
Caldwel, W. G. 1997. Chruch Administration. USA: Broadman and Holman
Publisher.
Hariandja, E. S., T. M. Simatupang, R. A. Nasution, dan D. Larso. 2014. Dynamic
Marketing and Service Innovation for Service Excellence. Gadjah Mada
International Journal of Business. 16 (2). p.143–166.
Maffeis, S., dan O. A. Zurich. 1997. Client/Server Term Definition. In Encyclopedia
of Computer Science (D. Hemmendinger, A. Ralston, E. D. Reilly. eds. p.1 –
6). International Thomson Computer Publishing.
Mažeika, A., V. Misiūnaitė, R. Tamošiūnaitė, K. Miliūtė, dan R. Petrauskas. 2010.
The Sinergy of Ict and Management in Organizations. Economics and
Management. p.1071–1077.
Mills, G., O. Standingford, dan R. C. Appleby. 1990. Modern Office Management.
1st Edition. London: Pitman Publishing Limited.
Mulyanto, A. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: PT Pustaka
Pelajar.
Odgers, P. 2005. Administrative Office Management. South Western: Thomson.
Saliman, S. 2007. Virtual Office Realitas dari Office Automation. Efisiensi. VII (2).
Spasic, B., dan A. Markovic. 2013. Information and Communication Technology
Unit Service Management in a Non-profit Organization Using ITIL
Standards. Management. (1820-0222). (66). p.39 – 70.
Sukoco, B. M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:
Erlangga.
Wallace, P. E. 1992. Records Management Intregated Information System. New
Jersey: Prentice Hall Inc.
701
ISSN NO : 1978-6522