2007 205 P SK HT 2007 PERUBAHAN SK 259 P SK HT 2004 STRUKTUR ORGANISASI UGM
KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS GADJAH MADA
NOMOR 205/P/SK/HT/2007
TENTANG
PERUBAHAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS GADJAH MADA
NOMOR 259/P/SK/HT/2004 TENTANG ORGANISASI DAN RINCIAN TUGAS KANTOR
PIMPINAN UNIVERSITAS, LEMBAGA, DIREKTORAT, BIRO, DAN UNIT KERJA
DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA
REKTOR UNIVERSITAS GADJAH MADA,
Menimbang
: a. bahwa berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor
194/P/SK/HT/2007 tentang Jumlah dan Pembidangan Tugas serta Syarat
Wakil Rektor Senior dan Wakil Rektor telah dilakukan penyederhanaan
jabatan Wakil Rektor Universitas Gadjah Mada dengan nomenklatur baru
menjadi Wakil Rektor Senior Bidang Pendidikan, Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat; Wakil Rektor Senior Bidang
Administrasi, Keuangan dan Sumber Daya Manusia, serta Wakil Rektor
Bidang Alumni dan Pengembangan Usaha;
b. bahwa untuk mengoptimalkan kinerja unit-unit kerja yang berada
langsung di bawah Rektor dan yang dikoordinasikan oleh Wakil Rektor
Senior atau Wakil Rektor, perlu dilakukan restrukturisasi jabatan
sekaligus pengalihan koordinasi tugas masing-masing unit kerja sesuai
dengan nomenklatur Wakil Rektor Senior dan Wakil Rektor yang baru,
dengan mengubah tata kerja dan struktur organisasi Universitas
sebagaimana diatur dalam Keputusan Rektor Nomor 259/P/SK/HT/2004
berikut lampirannya;
c. bahwa sehubungan dengan huruf a dan b, perlu dilakukan perubahan
terhadap Keputusan Rektor Nomor 259/P/SK/HT/2004 yang ditetapkan
dengan Keputusan Rektor;
Mengingat
: 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4301);
2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi
(Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 115, Tambahan Lembaran
Negara Nomor 3859);
3. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 1999 tentang Penetapan
Perguruan Tinggi Negeri sebagai Badan Hukum (Lembaran Negara
Tahun 1999 Nomor 116, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3860);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 153 Tahun 2000 tentang Penetapan
Universitas Gadjah Mada sebagai Badan Hukum Milik Negara (Lembaran
Negara Tahun 2000 Nomor 271);
5. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Mada Nomor
12/SK/MWA/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga Universitas Gadjah
Mada;
6. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Mada Nomor
16/SK/MWA/2007 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Rektor
Universitas Gadjah Mada;
Memperhatikan : Persetujuan Rapat Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Mada tanggal
25 Agustus 2007;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan
: KEPUTUSAN REKTOR TENTANG PERUBAHAN KEPUTUSAN REKTOR
UNIVERSITAS GADJAH MADA NOMOR 259/P/SK/HT/2004 TENTANG
ORGANISASI
DAN
RINCIAN
TUGAS
KANTOR
PIMPINAN
UNIVERSITAS, LEMBAGA, DIREKTORAT, BIRO, DAN UNIT KERJA DI
LINGKUNGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA.
Pasal I
Beberapa ketentuan dalam Keputusan Rektor Nomor 259/P/SK/HT/2004 diubah sebagai
berikut:
1. Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 angka 3 diubah menjadi:
Unit Kerja adalah Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat,
Perpustakaan, Pusat Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi, Arsip
Universitas, Laboratorium Penelitian dan Pengujian Terpadu, Kebun Pendidikan,
Penelitian dan Pengembangan Pertanian, Pusat Pengembangan Pendidikan, Satuan
Audit Internal, Satuan Keamanan Kampus, Kantor Administrasi Fakultas.
2. Pasal 3 diubah menjadi:
Kantor Pimpinan Universitas terdiri atas:
1. Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga.
2. Bidang Hukum dan Tatalaksana.
3. Bidang Hubungan Masyarakat dan Keprotokolan
4. Kantor Urusan Internasional.
3. Pasal 4 diubah sehingga keseluruhannya berbunyi sebagai berikut:
Rincian Tugas Kantor Pimpinan Universitas :
1. Menyusun RKAT dan program kerja Kantor Pimpinan Universitas;
2. Menyusun juklak dan juknis di bidang Tata Usaha dan Rumah Tangga, bidang
Hukum dan Tatalaksana, bidang Hubungan Masyarakat dan Keprotokolan serta
menyebarluaskannya;
3. Melakukan monitoring kepatuhan kegiatan universitas terhadap peraturan
perundang-undangan yang berlaku;
4. Melakukan koordinasi penyusunan dan pelaksanaan peraturan universitas;
5. Melakukan koordinasi penyelesaian berbagai persoalan hukum yang dihadapi
universitas;
6. Menjadi penghubung dengan pihak luar (public relation) universitas;
7. Mengelola kegiatan penciptaan citra (image building) universitas;
8. Mengembangkan berbagai program pemasaran universitas;
9. Mengembangkan dan memelihara hubungan publik;
10. Melakukan monitoring terhadap kegiatan Universitas dengan pihak Luar Negeri;
11. Memfasilitasi pengembangan hubungan dengan luar negeri;
12. Mengembangkan sistem administrasi perkantoran universitas;
13. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan kesekretariatan Kantor Pimpinan
Universitas, termasuk mencakup masalah ketatausahaan, kerumahtanggaan,
hukum,
ketatalaksanaan, hubungan masyarakat dan keprotokolan serta
kerjasama luar negeri.
4. Menambah ayat (4) ketentuan dalam Pasal 5 dengan memindahkan rincian tugas Kepala
Kantor Internasional sebagaimana tercantum dalam Pasal 44 Keputusan Rektor No.
259/P/SK/HT/2004, sehingga keseluruhan Pasal 5 berbunyi sebagai berikut:
Pasal 5
(1) Rincian tugas Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga :
a. Menyusun konsep RKAT dan program kerja KPU;
b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang ketatausahaan dan kerumahtanggaan;
c. Melaksanakan kegiatan ketatausahaan ;
d. Mengatur penggunaan dan layanan kendaraan dinas di lingkungan Kantor Pusat
Universitas
e. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan dan
kerumahtanggaan;
f. Mengatur tempat dan fasilitas kegiatan upacara, rapat-rapat dinas, dan acara
lainnya;
g. Melaksanakan layanan konsumsi kegiatan upacara, rapat-rapat dinas, dan acara
resmi universitas lainnya;
h. Memantau dan mengevaluasi kegiatan ketatausahaan dan kerumahtanggaan;
i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan pelaksanaan program kerja KPU.
(2) Rincian Tugas Bidang Hukum dan Tatalaksana :
a. Menyusun konsep RKAT dan program kerja Kantor Pimpinan Universitas;
b. Menyusun konsep juklak dan juknis di bidang Hukum dan Tatalaksana;
c. Menghimpun dan mengkaji berbagai peraturan perundang-undangan di bidang
pendidikan tinggi;
d. Memantau kepatuhan kegiatan Universitas terhadap peraturan perundang-undangan
yang berlaku;
e. Menyusun dan memberikan layanan penyusunan peraturan di unit-unit organisasi
Universitas;
f. Mengkoordinasikan penyelesaian masalah hukum yang dihadapi Universitas;
g. Melaksanakan negosiasi dan perundingan dalam pembuatan perjanjian dengan
pihak lain;
h. Melaksanakan diseminasi berbagai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
i. Mengelola administrasi dokumen hukum.
(3) Rincian tugas Bidang Hubungan Masyarakat dan Keprotokolan :
a. Menyusun konsep RKAT dan program kerja Kantor Pimpinan Universitas;
b. Menyusun konsep juklak dan juknis di bidang Humas dan Keprotokolan;
c. Mengembangkan dan memelihara hubungan masyarakat;
d. Mengelola kegiatan penciptaan citra Universitas;
e. Mensosialisasikan berbagai kebijakan dan program Universitas;
f. Mengembangkan dan mengelola kegiatan dokumentasi dan publikasi Universitas;
g. Mempersiapkan bahan penyusunan pidato Pimpinan Universitas;
h. Melakukan urusan keprotokolan.
(4) Rincian tugas Kantor Urusan Internasional :
a. Menyusun RKAT dan program kerja Kantor Urusan Internasional;
b. Menyusun juklak juknis di bidang urusan internasional;
c. Meningkatkan dan mempercepat hubungan serta menambah jumlah institusi luar
negeri untuk kerjasama tingkat internasional yang dapat digunakan untuk
meningkatkan kepentingan dosen, pegawai, dan mahasiswa Universitas;
d. Membuka peluang dan hubungan secara aktif untuk kerjasama luar negeri dalam
rangka membangun jaringan internasional;
e. Mengkoordinasikan dan memfasilitasi pertemuan-pertemuan internasional di
tingkat Universitas;
f. Menyebarkan informasi untuk pengembangan human resource baik ke dalam
maupun ke luar negeri;
g. Mengkoordinasikan kunjungan pimpinan Universitas ke luar negeri;
h. Membuat, menerbitkan, dan menyebarkan informasi tentang beasiswa bagi dosen,
pegawai, maupun mahasiswa;
i. Melakukan administrasi kepentingan jaringan luar negeri (MOU, kontak poin
Universitas, mahasiswa asing, peneliti asing, tamu asing, dan lain-lain) serta
mengimplementasikan ke dalam bidang yang sesuai;
j. Melakukan promosi ke pihak luar negeri baik langsung maupun tidak langsung
(penerbitan, brosur, pembuatan web, dan lain-lain);
k. Membantu memproses dokumen-dokumen yang dibutuhkan pihak asing untuk
menjadi partner Universitas (visa, ijin belajar, dan lain-lain).
5. Mencabut BAB X KEDUDUKAN DAN RINCIAN TUGAS BIRO PENGEMBANGAN USAHA
DAN KERJASAMA KELEMBAGAAN, DAN KANTOR URUSAN INTERNASIONAL, dan
menggantinya menjadi bab baru yaitu BAB IX KEDUDUKAN DAN RINCIAN TUGAS
KANTOR ADMINISTRASI KERJASAMA, DAN KANTOR ADMINISTRASI ALUMNI DAN
PENGEMBANGAN USAHA, yang diikuti dengan penyesuaian dalam pasal-pasal, sehingga
keseluruhan bunyi Bab IX sebagai berikut:
BAB IX
KEDUDUKAN DAN RINCIAN TUGAS KANTOR ADMINISTRASI KERJASAMA, DAN
KANTOR ADMINISTRASI ALUMNI DAN PENGEMBANGAN USAHA
Pasal 36
Kantor Administrasi Kerjasama dipimpin oleh Kepala, berada dibawah dan bertanggung
jawab kepada Wakil Rektor Senior Bidang Administrasi, Keuangan dan Sumberdaya
Manusia.
Pasal 37
Rincian tugas Kantor Administrasi Kerjasama (KAK) adalah:
1. Menyusun RKAT dan Program Kerja KAK;
2. Menyusun juklak dan juknis di bidang administrasi kerjasama;
3. Melakukan kegiatan pengadministrasian seluruh kerjasama Universitas dan melakukan
manajemen royalty yang digunakan oleh pihak luar Universitas;
4. Mengembangkan dan memelihara sistem informasi dan administrasi pelaksanaan
kerjasama;
5. Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan kerjasama Universitas;
6. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja KAK.
Pasal 38
Kantor Administrasi Alumni dan Pengembangan Usaha dipimpin oleh Kepala, berada
dibawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Rektor Bidang Alumni dan Pengembangan
Usaha.
Pasal 39
Rincian tugas Kantor Administrasi Alumni dan Pengembangan Usaha (KAPU) adalah:
1. Menyusun RKAT dan Program Kerja KAPU;
2. Menyusun juklak dan juknis di bidang alumni dan pengembangan usaha;
3. Menyusun data alumni dan proses rekrutmen;
4. Melakukan penyelenggaraan temu alumni secara berkala setiap Dies Universitas;
5. Melakukan koordinasi pengelolaan dan pemeliharaan website alumni;
6. Menyajikan data alumni kepada Pimpinan Universitas;
7. Melakukan pendataan, pengelolaan dan pemeliharaan hubungan dengan alumni;
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Melakukan koordinasi dalam pelaksanaan wisuda Universitas;
Melakukan koordinasi dan memfasilitasi pembentukan unit-unit usaha yang melibatkan
kepakaran, staf, dan sumberdaya yang dimiliki Universitas;
Mengembangkan jaringan usaha kelembagaan dengan pihak luar Universitas;
Mengembangkan dan memelihara sistem informasi dan administrasi pelaksanaan unitunit usaha;
Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan unit-unit usaha yang
dimiliki oleh Universitas;
Menyusun laporan pelaksanaan Program Kerja KAPU.
6. Mencabut seluruh ketentuan dalam BAB IX KEDUDUKAN DAN RINCIAN TUGAS BIRO
KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI, dan menggantikannya menjadi bab baru yaitu BAB X
KEDUDUKAN DAN RINCIAN TUGAS DIREKTORAT KEMAHASISWAAN, sehingga
keseluruhan bunyi BAB X sebagai berikut:
BAB X
DIREKTORAT KEMAHASISWAAN
Pasal 40
(1) Direktorat Kemahasiswaan dipimpin oleh Direktur, berada dibawah dan bertanggung
jawab kepada Rektor;
(2) Dalam pelaksanaan tugas, Direktur dibantu oleh seorang Sekretaris;
(3) Sekretaris bertanggung jawab kepada Direktur.
Pasal 41
(1) Direktorat Kemahasiswaan terdiri atas :
a. Sub Direktorat Administrasi dan Pengembangan Kemahasiswaan;
b. Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa.
c. Sub Direktorat Peningkatan Pertumbuhan Kepemimpinan Berkualitas (PPKB).
(2) Sub Direktorat Administrasi dan Pengembangan Kemahasiswaan terdiri atas:
a. Manajer Gelangang Mahasiswa dan Fasilitas Kemahasiswaan.
b. Seksi Kegiatan Kemahasiswaan.
(3) Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa terdiri atas:
Manajer Asrama Mahasiswa
Pasal 42
(1) Rincian tugas Direktur Kemahasiswaan:
a. Menyusun RKAT dan Program Kerja Direktorat;
b. Menyusun kebijakan kegiatan kemahasiswaan dalam rangka mendukung visi misi
Universitas sebagai Universitas Riset yang bertaraf Internasional;
c. Merumuskan kebijakan dan melakukan koordinasi kegiatan Peningkatan
Pertumbuhan Kepemimpinan Berkualitas untuk mahasiswa S1;
d. Menyusun kebijakan perencanaan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan;
e. Menyusun petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis di bidang kemahasiswaan;
f. Melakukan koordinasi, membina dan mengawasi organisasi kemahasiswaan;
g. Melakukan pengelolaan dan pengembangan Asrama Mahasiswa dan Gelanggang
Mahasiswa milik universitas;
h. Melakukan koordinasi pengelolaan dana kesehatan mahasiswa, pelayanan
kesehatan mahasiswa, layanan konseling akademik dan konseling pribadi;
i. Melakukan koordinasi dan mengembangkan program kegiatan peningkatan
penalaran, minat, dan bakat serta kesejahteraan mahasiswa yang dilakukan unit
organisasi kemahasiswaan Universitas;
j. Menyediakan advokasi hukum kepada mahasiswa dalam hubungan dengan
kegiatan mahasiswa;
k. Memberikan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;
l. Melakukan koordinasi pemilihan mahasiswa untuk program keteladanan;
m. Melakukan koordinasi pelaksanaan wisuda universitas;
n. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Rektor.
(2) Rincian tugas Sekretaris:
a. Membantu Direktur dalam penyusunan Program Kerja Direktorat;
b. Membuat standar kinerja Direktorat;
c. Melakukan koordinasi semua kegiatan Direktorat;
d. Melakukan evaluasi dan pengendalian kegiatan Direktorat; dan
e. Membuat laporan kegiatan dan laporan keuangan Direktorat.
Pasal 43
(1) Rincian tugas Sub Direktorat Administrasi dan Pengembangan Kemahasiswaan adalah:
a. Menyusun konsep RKAT dan Program Kerja Direktorat;
b. Menyusun konsep petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis di bidang
pengembangan kemahasiswaan;
c. Merencanakan kegiatan penalaran, minat, dan bakat mahasiswa;
d. Melaksanakan administrasi dan program kegiatan penalaran, minat, bakat, dan
fasilitas kemahasiswaan;
e. Melaksanakan dan mengelola sistem informasi kegiatan kemahasiswaan;
f. Melaksanakan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;
g. Melaksanakan pemilihan mahasiswa berprestasi untuk program keteladanan;
h. Melaksanakan kegiatan wisuda mahasiswa; dan
i. Mengelola dan mengembangkan gelanggang mahasiswa dan fasilitas
kemahasiswaan milik universitas.
(2) Rincian tugas Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa adalah:
a. Menyusun konsep RKAT dan Program Kerja Direktorat;
b. Menyusun konsep petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis di bidang
kesejahteraan mahasiswa;
c. Merencanakan kegiatan pengelolaan fasilitas kesejahteraan mahasiswa dan
beasiswa;
d. Melaksanakan layanan kesehatan mahasiswa, bimbingan konseling akademik dan
konseling pribadi;
e. Melaksanakan advokasi hukum kepada mahasiswa yang berhubungan dengan
kegiatan kemahasiswaan; dan
f. Mengelola dan mengembangkan Asrama Mahasiswa.
(3) Rincian tugas Sub Direktorat Peningkatan Pertumbuhan Kepemimpinan Berkualitas
(PPKB) adalah:
a. Melaksanakan strategi dan menyusun rencana kegiatan pengembangan
kepemimpinan untuk civitas akademika Universitas Gadjah Mada;
b. Melaksanakan pengembangan sistem kepemimpinan yang berkualitas di
Universitas Gadjah Mada;
c. Mensosialisasikan rencana dan kebijakan peningkatan pertumbuhan kepemimpinan
berkualitas;
d. Menyelenggarakan pelatihan kepemimpinan bagi civitas akademika Universitas
Gadjah Mada;
e. Mengembangkan sistem evaluasi pelaksanaan dan keberhasilan pengembangan
kepemimpinan berkualitas di Universitas Gadjah Mada.
Pasal 44
(1) Rincian tugas Manajer Gelanggang Mahasiswa dan Fasilitasi Kemahasiswaan:
a. Menyusun RKAT Gelanggang Mahasiswa dan Fasilitas Kemahasiswaan;
b. Menyusun dan menginventaris peraturan penggunaan Gelanggang dan Fasilitas
Kemahasiswaan;
c. Memimpin dan mengarahkan pelaksanaan tugas pegawai Gelanggang dan
Fasilitas Kemahasiswaan;
d. Memelihara/mengelola
barang
inventaris
Gelanggang
dan
Fasilitas
Kemahasiswaan;
e. Mengelola mahasiswa penghuni Gelanggang dan Fasilitas Kemahasiswaan;
f. Mengelola administrasi penghuni Gelanggang dan Fasilitas Kemahasiswaan;
g. Membuat laporan pertanggungjawaban pengelolaan Gelanggang dan Fasilitas
Kemahasiswaan.
(2) Rincian tugas Seksi Kegiatan Kemahasiswaan:
a. Merencanakan kegiatan penalaran, minat dan bakat mahasiswa;
b. Melakukan administrasi kegiatan penalaran, minat, bakat dan fasilitas
kemahasiswaan;
c. Melakukan program dan kegiatan peningkatan penalaran, bakat dan minat
kemahasiswaan;
d. Melakukan dan mengelola data informasi kegiatan kemahasiswaan;
e. Mengeluarkan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;
f. Memproses pemilihan mahasiswa berprestasi.
(3) Rincian tugas Manajer Asrama Mahasiswa:
a. Menyusun RKAT dan Program Kerja Asrama Mahasiswa;
b. Menyusun dan menginventaris peraturan yang berhubungan dengan asrama;
c. Memimpin dan mengarahkan pelaksanaan tugas pegawai asrama;
d. Memelihara/mengelola barang inventaris asrama;
e. Mengelola mahasiswa penghuni asrama;
f. Mengelola administrasi penghuni asrama;
g. Membuat laporan pertanggungjawaban pengelolaan asrama.
7. Mengubah
Lampiran
Keputusan
Rektor
Universitas
Gadjah
Mada
Nomor
259/P/SK/HT/2004 tentang Organisasi dan Rincian Tugas Kantor Pimpinan Universitas,
Lembaga, Direktorat, Biro, dan Unit Kerja di Lingkungan Universitas Gadjah Mada,
sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Keputusan ini.
Pasal II
Keputusan ini berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Yogyakarta
Pada tanggal 19 September 2007
Rektor,
ttd
Prof. Ir. Sudjarwadi, M.Eng., Ph.D.
NOMOR 205/P/SK/HT/2007
TENTANG
PERUBAHAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS GADJAH MADA
NOMOR 259/P/SK/HT/2004 TENTANG ORGANISASI DAN RINCIAN TUGAS KANTOR
PIMPINAN UNIVERSITAS, LEMBAGA, DIREKTORAT, BIRO, DAN UNIT KERJA
DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA
REKTOR UNIVERSITAS GADJAH MADA,
Menimbang
: a. bahwa berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor
194/P/SK/HT/2007 tentang Jumlah dan Pembidangan Tugas serta Syarat
Wakil Rektor Senior dan Wakil Rektor telah dilakukan penyederhanaan
jabatan Wakil Rektor Universitas Gadjah Mada dengan nomenklatur baru
menjadi Wakil Rektor Senior Bidang Pendidikan, Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat; Wakil Rektor Senior Bidang
Administrasi, Keuangan dan Sumber Daya Manusia, serta Wakil Rektor
Bidang Alumni dan Pengembangan Usaha;
b. bahwa untuk mengoptimalkan kinerja unit-unit kerja yang berada
langsung di bawah Rektor dan yang dikoordinasikan oleh Wakil Rektor
Senior atau Wakil Rektor, perlu dilakukan restrukturisasi jabatan
sekaligus pengalihan koordinasi tugas masing-masing unit kerja sesuai
dengan nomenklatur Wakil Rektor Senior dan Wakil Rektor yang baru,
dengan mengubah tata kerja dan struktur organisasi Universitas
sebagaimana diatur dalam Keputusan Rektor Nomor 259/P/SK/HT/2004
berikut lampirannya;
c. bahwa sehubungan dengan huruf a dan b, perlu dilakukan perubahan
terhadap Keputusan Rektor Nomor 259/P/SK/HT/2004 yang ditetapkan
dengan Keputusan Rektor;
Mengingat
: 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4301);
2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi
(Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 115, Tambahan Lembaran
Negara Nomor 3859);
3. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 1999 tentang Penetapan
Perguruan Tinggi Negeri sebagai Badan Hukum (Lembaran Negara
Tahun 1999 Nomor 116, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3860);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 153 Tahun 2000 tentang Penetapan
Universitas Gadjah Mada sebagai Badan Hukum Milik Negara (Lembaran
Negara Tahun 2000 Nomor 271);
5. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Mada Nomor
12/SK/MWA/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga Universitas Gadjah
Mada;
6. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Mada Nomor
16/SK/MWA/2007 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Rektor
Universitas Gadjah Mada;
Memperhatikan : Persetujuan Rapat Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Mada tanggal
25 Agustus 2007;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan
: KEPUTUSAN REKTOR TENTANG PERUBAHAN KEPUTUSAN REKTOR
UNIVERSITAS GADJAH MADA NOMOR 259/P/SK/HT/2004 TENTANG
ORGANISASI
DAN
RINCIAN
TUGAS
KANTOR
PIMPINAN
UNIVERSITAS, LEMBAGA, DIREKTORAT, BIRO, DAN UNIT KERJA DI
LINGKUNGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA.
Pasal I
Beberapa ketentuan dalam Keputusan Rektor Nomor 259/P/SK/HT/2004 diubah sebagai
berikut:
1. Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 angka 3 diubah menjadi:
Unit Kerja adalah Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat,
Perpustakaan, Pusat Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi, Arsip
Universitas, Laboratorium Penelitian dan Pengujian Terpadu, Kebun Pendidikan,
Penelitian dan Pengembangan Pertanian, Pusat Pengembangan Pendidikan, Satuan
Audit Internal, Satuan Keamanan Kampus, Kantor Administrasi Fakultas.
2. Pasal 3 diubah menjadi:
Kantor Pimpinan Universitas terdiri atas:
1. Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga.
2. Bidang Hukum dan Tatalaksana.
3. Bidang Hubungan Masyarakat dan Keprotokolan
4. Kantor Urusan Internasional.
3. Pasal 4 diubah sehingga keseluruhannya berbunyi sebagai berikut:
Rincian Tugas Kantor Pimpinan Universitas :
1. Menyusun RKAT dan program kerja Kantor Pimpinan Universitas;
2. Menyusun juklak dan juknis di bidang Tata Usaha dan Rumah Tangga, bidang
Hukum dan Tatalaksana, bidang Hubungan Masyarakat dan Keprotokolan serta
menyebarluaskannya;
3. Melakukan monitoring kepatuhan kegiatan universitas terhadap peraturan
perundang-undangan yang berlaku;
4. Melakukan koordinasi penyusunan dan pelaksanaan peraturan universitas;
5. Melakukan koordinasi penyelesaian berbagai persoalan hukum yang dihadapi
universitas;
6. Menjadi penghubung dengan pihak luar (public relation) universitas;
7. Mengelola kegiatan penciptaan citra (image building) universitas;
8. Mengembangkan berbagai program pemasaran universitas;
9. Mengembangkan dan memelihara hubungan publik;
10. Melakukan monitoring terhadap kegiatan Universitas dengan pihak Luar Negeri;
11. Memfasilitasi pengembangan hubungan dengan luar negeri;
12. Mengembangkan sistem administrasi perkantoran universitas;
13. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan kesekretariatan Kantor Pimpinan
Universitas, termasuk mencakup masalah ketatausahaan, kerumahtanggaan,
hukum,
ketatalaksanaan, hubungan masyarakat dan keprotokolan serta
kerjasama luar negeri.
4. Menambah ayat (4) ketentuan dalam Pasal 5 dengan memindahkan rincian tugas Kepala
Kantor Internasional sebagaimana tercantum dalam Pasal 44 Keputusan Rektor No.
259/P/SK/HT/2004, sehingga keseluruhan Pasal 5 berbunyi sebagai berikut:
Pasal 5
(1) Rincian tugas Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga :
a. Menyusun konsep RKAT dan program kerja KPU;
b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang ketatausahaan dan kerumahtanggaan;
c. Melaksanakan kegiatan ketatausahaan ;
d. Mengatur penggunaan dan layanan kendaraan dinas di lingkungan Kantor Pusat
Universitas
e. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan dan
kerumahtanggaan;
f. Mengatur tempat dan fasilitas kegiatan upacara, rapat-rapat dinas, dan acara
lainnya;
g. Melaksanakan layanan konsumsi kegiatan upacara, rapat-rapat dinas, dan acara
resmi universitas lainnya;
h. Memantau dan mengevaluasi kegiatan ketatausahaan dan kerumahtanggaan;
i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan pelaksanaan program kerja KPU.
(2) Rincian Tugas Bidang Hukum dan Tatalaksana :
a. Menyusun konsep RKAT dan program kerja Kantor Pimpinan Universitas;
b. Menyusun konsep juklak dan juknis di bidang Hukum dan Tatalaksana;
c. Menghimpun dan mengkaji berbagai peraturan perundang-undangan di bidang
pendidikan tinggi;
d. Memantau kepatuhan kegiatan Universitas terhadap peraturan perundang-undangan
yang berlaku;
e. Menyusun dan memberikan layanan penyusunan peraturan di unit-unit organisasi
Universitas;
f. Mengkoordinasikan penyelesaian masalah hukum yang dihadapi Universitas;
g. Melaksanakan negosiasi dan perundingan dalam pembuatan perjanjian dengan
pihak lain;
h. Melaksanakan diseminasi berbagai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
i. Mengelola administrasi dokumen hukum.
(3) Rincian tugas Bidang Hubungan Masyarakat dan Keprotokolan :
a. Menyusun konsep RKAT dan program kerja Kantor Pimpinan Universitas;
b. Menyusun konsep juklak dan juknis di bidang Humas dan Keprotokolan;
c. Mengembangkan dan memelihara hubungan masyarakat;
d. Mengelola kegiatan penciptaan citra Universitas;
e. Mensosialisasikan berbagai kebijakan dan program Universitas;
f. Mengembangkan dan mengelola kegiatan dokumentasi dan publikasi Universitas;
g. Mempersiapkan bahan penyusunan pidato Pimpinan Universitas;
h. Melakukan urusan keprotokolan.
(4) Rincian tugas Kantor Urusan Internasional :
a. Menyusun RKAT dan program kerja Kantor Urusan Internasional;
b. Menyusun juklak juknis di bidang urusan internasional;
c. Meningkatkan dan mempercepat hubungan serta menambah jumlah institusi luar
negeri untuk kerjasama tingkat internasional yang dapat digunakan untuk
meningkatkan kepentingan dosen, pegawai, dan mahasiswa Universitas;
d. Membuka peluang dan hubungan secara aktif untuk kerjasama luar negeri dalam
rangka membangun jaringan internasional;
e. Mengkoordinasikan dan memfasilitasi pertemuan-pertemuan internasional di
tingkat Universitas;
f. Menyebarkan informasi untuk pengembangan human resource baik ke dalam
maupun ke luar negeri;
g. Mengkoordinasikan kunjungan pimpinan Universitas ke luar negeri;
h. Membuat, menerbitkan, dan menyebarkan informasi tentang beasiswa bagi dosen,
pegawai, maupun mahasiswa;
i. Melakukan administrasi kepentingan jaringan luar negeri (MOU, kontak poin
Universitas, mahasiswa asing, peneliti asing, tamu asing, dan lain-lain) serta
mengimplementasikan ke dalam bidang yang sesuai;
j. Melakukan promosi ke pihak luar negeri baik langsung maupun tidak langsung
(penerbitan, brosur, pembuatan web, dan lain-lain);
k. Membantu memproses dokumen-dokumen yang dibutuhkan pihak asing untuk
menjadi partner Universitas (visa, ijin belajar, dan lain-lain).
5. Mencabut BAB X KEDUDUKAN DAN RINCIAN TUGAS BIRO PENGEMBANGAN USAHA
DAN KERJASAMA KELEMBAGAAN, DAN KANTOR URUSAN INTERNASIONAL, dan
menggantinya menjadi bab baru yaitu BAB IX KEDUDUKAN DAN RINCIAN TUGAS
KANTOR ADMINISTRASI KERJASAMA, DAN KANTOR ADMINISTRASI ALUMNI DAN
PENGEMBANGAN USAHA, yang diikuti dengan penyesuaian dalam pasal-pasal, sehingga
keseluruhan bunyi Bab IX sebagai berikut:
BAB IX
KEDUDUKAN DAN RINCIAN TUGAS KANTOR ADMINISTRASI KERJASAMA, DAN
KANTOR ADMINISTRASI ALUMNI DAN PENGEMBANGAN USAHA
Pasal 36
Kantor Administrasi Kerjasama dipimpin oleh Kepala, berada dibawah dan bertanggung
jawab kepada Wakil Rektor Senior Bidang Administrasi, Keuangan dan Sumberdaya
Manusia.
Pasal 37
Rincian tugas Kantor Administrasi Kerjasama (KAK) adalah:
1. Menyusun RKAT dan Program Kerja KAK;
2. Menyusun juklak dan juknis di bidang administrasi kerjasama;
3. Melakukan kegiatan pengadministrasian seluruh kerjasama Universitas dan melakukan
manajemen royalty yang digunakan oleh pihak luar Universitas;
4. Mengembangkan dan memelihara sistem informasi dan administrasi pelaksanaan
kerjasama;
5. Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan kerjasama Universitas;
6. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja KAK.
Pasal 38
Kantor Administrasi Alumni dan Pengembangan Usaha dipimpin oleh Kepala, berada
dibawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Rektor Bidang Alumni dan Pengembangan
Usaha.
Pasal 39
Rincian tugas Kantor Administrasi Alumni dan Pengembangan Usaha (KAPU) adalah:
1. Menyusun RKAT dan Program Kerja KAPU;
2. Menyusun juklak dan juknis di bidang alumni dan pengembangan usaha;
3. Menyusun data alumni dan proses rekrutmen;
4. Melakukan penyelenggaraan temu alumni secara berkala setiap Dies Universitas;
5. Melakukan koordinasi pengelolaan dan pemeliharaan website alumni;
6. Menyajikan data alumni kepada Pimpinan Universitas;
7. Melakukan pendataan, pengelolaan dan pemeliharaan hubungan dengan alumni;
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Melakukan koordinasi dalam pelaksanaan wisuda Universitas;
Melakukan koordinasi dan memfasilitasi pembentukan unit-unit usaha yang melibatkan
kepakaran, staf, dan sumberdaya yang dimiliki Universitas;
Mengembangkan jaringan usaha kelembagaan dengan pihak luar Universitas;
Mengembangkan dan memelihara sistem informasi dan administrasi pelaksanaan unitunit usaha;
Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan unit-unit usaha yang
dimiliki oleh Universitas;
Menyusun laporan pelaksanaan Program Kerja KAPU.
6. Mencabut seluruh ketentuan dalam BAB IX KEDUDUKAN DAN RINCIAN TUGAS BIRO
KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI, dan menggantikannya menjadi bab baru yaitu BAB X
KEDUDUKAN DAN RINCIAN TUGAS DIREKTORAT KEMAHASISWAAN, sehingga
keseluruhan bunyi BAB X sebagai berikut:
BAB X
DIREKTORAT KEMAHASISWAAN
Pasal 40
(1) Direktorat Kemahasiswaan dipimpin oleh Direktur, berada dibawah dan bertanggung
jawab kepada Rektor;
(2) Dalam pelaksanaan tugas, Direktur dibantu oleh seorang Sekretaris;
(3) Sekretaris bertanggung jawab kepada Direktur.
Pasal 41
(1) Direktorat Kemahasiswaan terdiri atas :
a. Sub Direktorat Administrasi dan Pengembangan Kemahasiswaan;
b. Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa.
c. Sub Direktorat Peningkatan Pertumbuhan Kepemimpinan Berkualitas (PPKB).
(2) Sub Direktorat Administrasi dan Pengembangan Kemahasiswaan terdiri atas:
a. Manajer Gelangang Mahasiswa dan Fasilitas Kemahasiswaan.
b. Seksi Kegiatan Kemahasiswaan.
(3) Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa terdiri atas:
Manajer Asrama Mahasiswa
Pasal 42
(1) Rincian tugas Direktur Kemahasiswaan:
a. Menyusun RKAT dan Program Kerja Direktorat;
b. Menyusun kebijakan kegiatan kemahasiswaan dalam rangka mendukung visi misi
Universitas sebagai Universitas Riset yang bertaraf Internasional;
c. Merumuskan kebijakan dan melakukan koordinasi kegiatan Peningkatan
Pertumbuhan Kepemimpinan Berkualitas untuk mahasiswa S1;
d. Menyusun kebijakan perencanaan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan;
e. Menyusun petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis di bidang kemahasiswaan;
f. Melakukan koordinasi, membina dan mengawasi organisasi kemahasiswaan;
g. Melakukan pengelolaan dan pengembangan Asrama Mahasiswa dan Gelanggang
Mahasiswa milik universitas;
h. Melakukan koordinasi pengelolaan dana kesehatan mahasiswa, pelayanan
kesehatan mahasiswa, layanan konseling akademik dan konseling pribadi;
i. Melakukan koordinasi dan mengembangkan program kegiatan peningkatan
penalaran, minat, dan bakat serta kesejahteraan mahasiswa yang dilakukan unit
organisasi kemahasiswaan Universitas;
j. Menyediakan advokasi hukum kepada mahasiswa dalam hubungan dengan
kegiatan mahasiswa;
k. Memberikan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;
l. Melakukan koordinasi pemilihan mahasiswa untuk program keteladanan;
m. Melakukan koordinasi pelaksanaan wisuda universitas;
n. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Rektor.
(2) Rincian tugas Sekretaris:
a. Membantu Direktur dalam penyusunan Program Kerja Direktorat;
b. Membuat standar kinerja Direktorat;
c. Melakukan koordinasi semua kegiatan Direktorat;
d. Melakukan evaluasi dan pengendalian kegiatan Direktorat; dan
e. Membuat laporan kegiatan dan laporan keuangan Direktorat.
Pasal 43
(1) Rincian tugas Sub Direktorat Administrasi dan Pengembangan Kemahasiswaan adalah:
a. Menyusun konsep RKAT dan Program Kerja Direktorat;
b. Menyusun konsep petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis di bidang
pengembangan kemahasiswaan;
c. Merencanakan kegiatan penalaran, minat, dan bakat mahasiswa;
d. Melaksanakan administrasi dan program kegiatan penalaran, minat, bakat, dan
fasilitas kemahasiswaan;
e. Melaksanakan dan mengelola sistem informasi kegiatan kemahasiswaan;
f. Melaksanakan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;
g. Melaksanakan pemilihan mahasiswa berprestasi untuk program keteladanan;
h. Melaksanakan kegiatan wisuda mahasiswa; dan
i. Mengelola dan mengembangkan gelanggang mahasiswa dan fasilitas
kemahasiswaan milik universitas.
(2) Rincian tugas Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa adalah:
a. Menyusun konsep RKAT dan Program Kerja Direktorat;
b. Menyusun konsep petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis di bidang
kesejahteraan mahasiswa;
c. Merencanakan kegiatan pengelolaan fasilitas kesejahteraan mahasiswa dan
beasiswa;
d. Melaksanakan layanan kesehatan mahasiswa, bimbingan konseling akademik dan
konseling pribadi;
e. Melaksanakan advokasi hukum kepada mahasiswa yang berhubungan dengan
kegiatan kemahasiswaan; dan
f. Mengelola dan mengembangkan Asrama Mahasiswa.
(3) Rincian tugas Sub Direktorat Peningkatan Pertumbuhan Kepemimpinan Berkualitas
(PPKB) adalah:
a. Melaksanakan strategi dan menyusun rencana kegiatan pengembangan
kepemimpinan untuk civitas akademika Universitas Gadjah Mada;
b. Melaksanakan pengembangan sistem kepemimpinan yang berkualitas di
Universitas Gadjah Mada;
c. Mensosialisasikan rencana dan kebijakan peningkatan pertumbuhan kepemimpinan
berkualitas;
d. Menyelenggarakan pelatihan kepemimpinan bagi civitas akademika Universitas
Gadjah Mada;
e. Mengembangkan sistem evaluasi pelaksanaan dan keberhasilan pengembangan
kepemimpinan berkualitas di Universitas Gadjah Mada.
Pasal 44
(1) Rincian tugas Manajer Gelanggang Mahasiswa dan Fasilitasi Kemahasiswaan:
a. Menyusun RKAT Gelanggang Mahasiswa dan Fasilitas Kemahasiswaan;
b. Menyusun dan menginventaris peraturan penggunaan Gelanggang dan Fasilitas
Kemahasiswaan;
c. Memimpin dan mengarahkan pelaksanaan tugas pegawai Gelanggang dan
Fasilitas Kemahasiswaan;
d. Memelihara/mengelola
barang
inventaris
Gelanggang
dan
Fasilitas
Kemahasiswaan;
e. Mengelola mahasiswa penghuni Gelanggang dan Fasilitas Kemahasiswaan;
f. Mengelola administrasi penghuni Gelanggang dan Fasilitas Kemahasiswaan;
g. Membuat laporan pertanggungjawaban pengelolaan Gelanggang dan Fasilitas
Kemahasiswaan.
(2) Rincian tugas Seksi Kegiatan Kemahasiswaan:
a. Merencanakan kegiatan penalaran, minat dan bakat mahasiswa;
b. Melakukan administrasi kegiatan penalaran, minat, bakat dan fasilitas
kemahasiswaan;
c. Melakukan program dan kegiatan peningkatan penalaran, bakat dan minat
kemahasiswaan;
d. Melakukan dan mengelola data informasi kegiatan kemahasiswaan;
e. Mengeluarkan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;
f. Memproses pemilihan mahasiswa berprestasi.
(3) Rincian tugas Manajer Asrama Mahasiswa:
a. Menyusun RKAT dan Program Kerja Asrama Mahasiswa;
b. Menyusun dan menginventaris peraturan yang berhubungan dengan asrama;
c. Memimpin dan mengarahkan pelaksanaan tugas pegawai asrama;
d. Memelihara/mengelola barang inventaris asrama;
e. Mengelola mahasiswa penghuni asrama;
f. Mengelola administrasi penghuni asrama;
g. Membuat laporan pertanggungjawaban pengelolaan asrama.
7. Mengubah
Lampiran
Keputusan
Rektor
Universitas
Gadjah
Mada
Nomor
259/P/SK/HT/2004 tentang Organisasi dan Rincian Tugas Kantor Pimpinan Universitas,
Lembaga, Direktorat, Biro, dan Unit Kerja di Lingkungan Universitas Gadjah Mada,
sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Keputusan ini.
Pasal II
Keputusan ini berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Yogyakarta
Pada tanggal 19 September 2007
Rektor,
ttd
Prof. Ir. Sudjarwadi, M.Eng., Ph.D.