BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Rantai Pasokan 2.1.1 Pengertian Manajemen Rantai Pasokan - Perancangan Pengembangan Sistem Informasi Perbaikan Kualitas Pelayanan PT. Tulus Marisi dan Distribusi
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Rantai Pasokan
2.1.1 Pengertian Manajemen Rantai Pasokan
Rantai Pasok adalah upaya-upaya yang dilakukan oleh perusahaan secara
terintegrasi untuk meningkatkan efesiensinya melalui mata rantai supplier yang terkait, mulai dari supplier awal (raw material supplier) hingga pelanggan akhir (end
customer ). Upaya ini dilakukan dengan meningkatkan komunikasi dan kerjasama
yang lebih baik dalam setiap kaitan rantai perusahaan, yang terlibat dalam penciptaan produk (Sobarsa, 2009: p.110).
Menurut Pujawan (2005) Rantai Pasok adalah jaringan perusahaan- perusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir. Perusahaan-perusahaan tersebut biasanya termasuk supplier, pabrik, distributor, toko atau retailer, serta perusahaan-perusahaan pendukung seperti perusahaan jasa logistik. Pada suatu supply
chain biasanya ada 3 macam aliran yang harus dikelola. Pertama adalah aliran
barang yang mengalir dari hulu (upstream) ke hilir (downstream). Contohnya adalah bahan baku yang dikirim dari supplier ke pabrik. Setelah produk selesai diproduksi, mereka dikirim ke distributor, lalu ke retailer, kemudian ke pemakai akhir. Yang kedua adalah aliran uang dan sejenisnya yang mengalir dari hilir ke hulu. Yang ketiga adalah aliran informasi yang bisa terjadi dari hulu ke hilir ataupun sebaliknya. Informasi tentang ketersediaan kapasitas produksi yang dimiliki oleh supplier juga sering dibutuhkan oleh pabrik. Informasi tentang status pengiriman bahan baku sering dibutuhkan oleh perusahaan yang mengirim maupun yang akan menerima.bersama- sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir. Perusahaan-perusahaan tersebut biasanya termasuk supplier, pabrik, distributor, toko atau retailer, serta perusahaan-perusahaan pendukung seperti perusahaan jasa logistik.
Tujuan utama Manajemen Rantai Pasokan adalah memuaskan konsumen secara terpadu melalui:
1. Kualitas yang tinggi (the right quality).
2. Biaya yang rendah (the low quality).
3. Kecepatan pelayanan (the quick response).
Pada Gambar 2.1 memberikan ilustrasi sebuah rantai pasok yang sederhana. Sebuah rantai pasok akan memiliki komponen-komponen yang biasanya disebut chaneel. Misalnya ada raw material, transportasi, manufaktur, pergudangan, distributor, retil, dan konsumen terakhir (Hugos, 2006).
. Gambar 2.1. Model Rantai Pasok Kunci keberhasilan dalam menggembangkan supply chain adalah komunikasi dengan para supplier. Ada beberapa strategi yang biasa digunakan antara lain:
1. Mengembangkan komunikasi dengan banyak supplier (many supplier).
Strategi ini dipilih untuk merespon konsumen yang meminta harga yang rendah untuk produk-produk tertentu.
2. Mengembangkan komunikasi dengan sedikit supplier. Strategi ini dipilih untuk menjalin hubungan jangka panjang dengan supplier sehingga tercipta saling ketergantungan antara produsen dan supplier.
3. Mengintegrasikan supplier ke dalam perusahaan. Strategi ini dipilih untuk menghilangkan ketidakpastian sepanjang jalur produksinya baik kearah belakang (backward integration) ataupun ke arah depan (forward
integration ). Strategi ini dilakukan dengan membeli perusahaan supplier atau perusahaan customernya.
4. Mengembangkan kombinasi sedikit supplier dengan vertical integration yang disebut sebagai network. Perusahaan selain membeli supplier inti juga mengembangkan hubungan dengan supplier-nya untuk mendapatkan kepastiannya dalam pasokan bahan penunjangnya.
5. Mengembangkan komunikasi bayangan dengan supplier-supplier yang dibutuhkan dengan berbagai supplier yang memiliki berbagai spesialisasi dengan tujuan mengantisipasi permintaan customer yang berbeda beda.
Untuk meningkatkan dan mencapai rantai pasok yang efektif, perusahaan harus mengambil keputusan secara individu atau kolektif sehubungan dengan aksi perusahaan dalam 5 (lima) pendorong utama rantai pasok (Hugos, 2006), yaitu:
1. Produksi (Production).
Barang apa yang diinginkan pasar? Berapa banyak barang tertentu harus diproduksi dan kapan? Aktivitas ini mencakup master production
Schedules (MPS) yang berhubungan dengan kapasitas produksi,
keseimbangan batas kerja, pengendalian kualitas, dan pemeliharaan peralatan.
2. Persediaan (Inventory).
Persediaan apa yang harus distok di setiap level rantai pasok? Berapa banyak persediaan bahan baku, barang setengah jadi, atau barang jadi? Tujuan utama persediaan adalah berperan sebagai penyangga (buffer) dalam ketidakpastian dalam rantai pasok. Bagaimanapun juga, memiliki persediaan barang bisa mengakibatkan besarnya biaya, sehingga harus diketahui tingkat persediaan barang yang optimal dan titik pemesan kembali.
3. Lokasi (Location).
Dimana seharusnya lokasi fasilitas untuk produksi dan penyimpanan barang? Dimana lokasi yang paling efesien untuk produksi dan penyimpanan barang? Apakah fasilitas yang sekarang masih bisa digunakan atau harus membangun yang baru? Setelah keputusan dibuat maka dapat ditentukan jalur yang memungkinkan bagi pergerakan barang melalui pengiriman ke pelanggan akhir.
4. Transportasi (Transportasi).
Bagaimana persediaan dipindahkan dari satu lokasi rantai pasok ke lokasi lain.
5. Informasi (Information).
Berapa banyak data yang harus dikumpulkan dan berapa banyak informasi yang harus dibagi? Informasi yang tepat waktu dan akurat berperan penting bagi koordinasi dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Kombinasi yang tepat dari kemampuan menanggani dan efisiensi di setiap pendorong dapat meningkatkan rantai pasok, sementara secara simultan menurunkan biaya persediaan dan operasional seperti Gambar 2.2 berikut.
1.Product ion
Gambar 2.2. Kerangka 5 (lima) pendorong utama rantai pasokMenurut Indrajit dan Djokopranoto (2002), Manajemen Rantai Pasokan adalah suatu sistem tempat organisasi menyalurkan barang produksi dan jasanya kepada para pelanggannya. Rantai ini juga merupakan jaringan atau jejaring dari berbagai
What 2.
Inventory How
5.Info
rmation
The
basis for making
th d i i4.Tranfor mationHow much to make and 3.
Location How organisasi yang saling berhubungan yang mempunyai tujuan yang sama, yaitu sebaik mungkin menyelenggarakan pengadaan atau penyaluran barang tersebut.
Manajemen Rantai Pasokan adalah serangkaian pendekatan yang diterapkan untuk mengintegrasikan supplier, pengusaha, gudang (warehouse) dan tempat penyimpanan lainnya secara efisien sehingga produk yang dihasilkan dan didistribusikan dengan kuantitas yang tepat, lokasi yang tepat dan waktu yang tepat untuk memperkecil biaya dan memuaskan kebutuhan pelanggan (Levi, 1999).
Manajemen Rantai Pasokan adalah modifikasi praktek tradisional dari manajemen logistik yang bersifat adversial (pola-pola yang mementingkan pihak- pihak secara individual dan bukan mengacu kepada kinerja kepada keseluruhan) ke arah koordinasi dan kemitraan antar pihak-pihak yang terlibat. Koordinasi dan kolaborasi antar perusahaan sangat diperlukan pada rantai pasok karena perusahaan- perusahaan yang berada pada suatu rantai pasok pada intinya ingin memuaskan konsumen akhir yang sama, mereka harus bekerjasama untuk membuat produk yang murah, mengirimkannya tepat waktu, dan dengan kualitas yang bagus. Hanya dengan kerja sama antara elemen-elemen pada rantai pasok tujuan tersebut akan bisa dicapai.
2.2. Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (
systēma) dan bahasa Yunani (sustēma)
adalah suatu kesatuan yang terdiriIstilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suateringkali bisa dibuat (Pujawan, 2005).
Sistem dapat bersifat abstrak dan bersifat fisik, sistem abstrak yaitu sistem susunan teratur gagasan atau konsep yang saling tergantung. Sebagai contoh sebuah sistem teologi adalah susunan gagasan mengenai Tuhan, manusia dan sebagainya. Sistem fisik yaitu serangkaian unsur yang saling kerjasama untuk tujuan tertentu Gordon, 1999).
Sistem adalah Seperangkat atau komponen yang saling bergantung atau berinteraksi satu dengan lain menurut pola tertentu dan membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu (Sinulingga, 2008). Defenisi tersebut menjelaskan karakteristik sebuah sistem yaitu seperangkat elemen yang membentuk satu kesatuan (unity), mempunyai hubungan fungsional (functional relationship) dan kesatuan tujuan. Dan masing-masing komponen memiliki fungsi masing-masing tetapi terintegrasi dalam satu kesatuan yang utuh.
2.2.1. Defenisi Informasi. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang dihadapi (the description
of things and events that we face) . Data juga dapat didefenisikan sebagai data yang
telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang merupakan kesatuan yang nyata yang berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang benar- benar ada dan terjadi (Ladjamudin, 2005).
Sumber informasi adalah data. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Informasi diperoleh setelah data mentah diproses atau diolah seperti terlihat pada Gambar 2.3.
Penyimpa Pengel Inf
Gambar 2.3. Transformasi Data menjadi InformasiAgar informasi yang dihasilkan lebih berharga, maka informasi harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Informasi harus akurat sebagai pendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan.
2. Informasi harus relevan dan benar-benar terasa manfaatnya bagi penggunanya.
3. Informasi harus tepat waktu sehingga tidak ada keterlambatan pada saat dibutuhkan.
Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Nilai dari sebuah informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkanya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.
2.3 Defenisi Sistem Informasi
Suatu sistem informasi dapat didefenisikan secara teknis sebagai satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan atau mendapatkan kembali, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi (Laudon, 2007). Sebagai tambahan terhadap pendukung pengambilan keputusan, koordinasi, kendali. Sistem informasi dapat juga membantu para manajer dan karyawan untuk meneliti permasalahan, memvisualisasikan pokok-pokok yang kompleks dan menciptakan produk baru. Menurut Laudon (2007) Tiga aktivitas dalam suatu sistem informasi menghasilkan informasi yang diperlukan oleh organisasi adalah input, pengolahan, dan output seperti yang terlihat pada Gambar 2.4. Input menangkap atau mengumpulkan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternalnya. Output mengalihkan informasi yang diproses kepada orang-orang yang akan menggunakannya atau kepada aktivitas yang membutuhkannya. Sistem Informasi juga memerlukan umpan balik, yaitu output yang dikembalikan ke anggota-anggota organisasi yang bersangkutan untuk mengevaluasi atau mengkoreksi tahap input.
Gambar 2.4 Fungsi dari Sistem InformasiTujuan sistem informasi adalah menghasilkan informasi yang berguna bagi pemakai, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut: tepat kepada orangnya atau releven (relevance), tepat waktu (timeliness) dan tepat nilainya atau akurat (accurate) (Jogiyanto, 2008).
Keluaran yang tidak didukung oleh ketiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage), seperti Gambar 2.5 berikut.
Gambar 2.5 Pilar-pilar informasi yang berguna2.4. Sistem Informasi Manajemen
2.4.1 Manajemen.
Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber data yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan (Laudon, 2007). Umumnya para manajer harus memiliki kepemimpinan yang bertanggungjawab dan harus bekerja lebih dari sekedar mengelola hal yang sudah ada dan dapat menciptakan produk dan jasa baru, bahkan membentuk kembali organisasi dari waktu ke waktu. Bagian penting dari tanggung jawab manajemen adalah kerja kreatif yang disebabkan oleh pengetahuan dan informasi baru. Jenis- jenis sumber daya informasi terdiri dari: 1.
Perangkat keras komputer.
2. Perangkat lunak komputer.
3. Spesialis informasi.
4. Pemakai.
5. Fasilitas.
6. Database.
7. Informasi. Dalam upaya memanfaatkan sumber daya manajemen tersebut, para manager perusahaan memutuskan untuk menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompentitif, dan setiap elemen-elemen tersebut sebagai sumber daya informasi.
Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai Chief Information Officer (CIO).
2.4.2. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembalikan dalam suatu organisasi dan disatukan apabila dipandang perlu dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan. Baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi (Laudon, 2005: p.58-59).
Sistem informasi manajemen adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Sistem informasi manajemen dikoordinasi secara terpusat untuk menjamin bahwa data yang diproses secara otomasi dikembangkan dan dioperasikan dengan cara terencana dan terkoordinasi (Scott, 1997).
Sistem Informasi manajemen didefenisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal perusahaan atau sub-unit yang memiliki sub-sistem informasi yang merupakan bagian dari keseluruhan dan merupakan sistem yang terpadu. Sebagian dari sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau satu lapis organisasi, sementara yang lainnya berperan sebagai multi-level atau melaksanakan kegiatan berganda. Struktur keseluruhan dari sistem berganda harus disusun secara cermat dan ditetapkan sebagai bagian dari rencana sistem jangka panjang (McLeod, et al., 2004).
Sistem informasi manajemen meningkatkan produktivitas dan mampu melaksanakan tugas rutin dalam penyiapan dokumen lebih efektif, dan mampu memberikan layanan terbaik bagi organisasi eksternal dan individu dan mampu memberikan peringatan dini tentang masalah internal dan ancaman eksternal, dapat juga meningkatkan berbagai kesempatan membantu proses manajemen yang normal, serta mampu meningkatkan kemampuan manajemen untuk mengatasi masalah tak terduga.
Karena setiap sistem informasi manajemen akan melaksanakan pengolahan transaksi sebagai salah satu unsurnya, maka sebuah sistem pengolahan data yang agak bisa dapat disebut sebagai sistem informasi manajemen bila disertai dengan database sederhana, kemampuan, menentukan kembali satu atau dua model perencanaan atau keputusan. Gagasan sistem informasi untuk mendukung manajemen dan pengambilan keputusan telah ada sebelum dipakainya komputer, yang memperluas kemampuan pengorganisasian untuk menerapkan sistem. Perluasan kemampuan tersebut sedemikian menyolok sehingga sistem informasi manajemen dianggap sesuatu yang baru dan sebagai sistem informasi berdasarkan komputer yang dirancang untuk memberikan informasi secara tepat kepada manajemen guna mengambil keputusan yang efektif. Sistem informasi manajemen melayani level manajemen dari organisasi, memberikan laporan-laporan kepada manajemen dan dalam beberapa kasus menyediakan akses online ke kinerja organisasi dan catatan historisnya. Biasanya sistem informasi manajemen mengarah secara ekslusif kepada kegiatan-kegiatan internal, bukan eksternal. Tugas utama sitem informasi manajemen adalah merancangkan, mengendalikan, dan membuat keputusan pada level manajemen. Umumnya sistem informasi manajemen tergantung pada data yang berasal dari hasil pemprosesan transaksi sebagai gerbang inputnya.
Sesuai dengan makna istilahnya, sistem informasi manajemen harus ditinjau dengan pendekatan sistem. Hal ini berarti menajemen itu sendiri yang proses informasinya berlangsung harus dilihat sebagai sistem, dalam hal ini “total system”. Dengan demikian, sistem informasi manajemen merupakan salah satu subsistem dari sekian banyak subsistem yang tercakup oleh total sistem tersebut. Dalam prosesnya menuju tujuan yang telah ditetapkan organisasi, manajemen sebagai total sistem selain dipengaruhi oleh subsitem, yaitu faktor-faktor di luar sistem.
Meskipun pada subsistem dalam suatu organisasi dengan manajemennya itu terdapat fungsionalisasi dan spesialisasi, keseluruhan subsistem harus bergerak menuju satu arah, yaitu yang sudah ditetapkan untuk dicapai. Karena dampak subsistem ini besar sekali dalam keseluruhan sistem, maka gerak subsistem perlu diawasi sehingga tidak menyeleweng dari jalur. Dan setiap manajer bertanggungjawab terhadap setiap gejala yang datang dari luar. Disinilah diperlukan informasi yang harus dikelola secara sistematis karena sistem informasi bukan saja diperlukan secara efektif dan efisien dari puncak organisasi ke bawah secara timbal balik, tetapi juga keluar organisasi secara timbal balik.
2.4.3 Tujuan Sistem Informasi Manajemen
Adapun tujuan dari SIM adalah untuk mengintegrasikan semua sistem informasi dalam organisasi dan untuk memonitor kegiatan-kegiatan dalam perusahaan agar diketahui apakah kegiatan tersebut tetap seimbang. Sebagai contoh, SIM yang baik dapat digunakan untuk memonitor penjualan harian disetiap daerah pemasaran, untuk membandingkannya dengan angka-angka persediaan pada masing- masing daerah, untuk meninjau jadwal produksi setiap pabrik,dan memberikan laporan harian yang memperlihatkan apakah produksi harus dikurangi atau ditingkatkan, dan apakah harus diturunkan untuk meningkatkan permintaan. dalam praktek, tentunya SIM dapat lebih memadai memonitor informasi dari fungsi-fungsi yang lebih banyak lagi (Gasperz, 1988).
2.4.4. Karakteristik Sistem Informasi Manajemen
Berikut karakteristik SIM guna mendapatkan sinyal yang lebih dini tentang keberadaan dan kondusi SIM di organisasi (Subatri, 2003):
1. SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan tingkat kontrol saja. Meskipun demikian, SIM dapat digunakan pula sebagai alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior.
2. SIM didesain untuk memberikan laporan operasional sehari-hari sehingga dapat member informasi untuk mengontrol operasi tersebut dengan lebih baik.
3. SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut.
4. SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah.
Kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada Decision Support Systems.
5. SIM biasanya berorientasi pada data yang sudah terjadi atau data yang sedang terjadi, bukan data yang akan terjadi, seperti forecasting.
6. SIM juga berorientasi pada data di dalam organisasi di bading data dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh SIM adalah informasi yang sudah diketahui formatnya serta relative stabil.
7. SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM memiliki kemampuan agar manajer dapat membuat laporannya sendiri, tetapi data yang dibutuhkan manajer tersebut telah ada dan sudah disiapkan lebih dahulu.
8. Sebagaimana problematika yang disebutkan diatas, SIM membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan perkembangan organisasi dimasa mendatang.
2.5. Business Process Re-Enginering (BPR)
Business Process Reengineering adalah pemikiran kembali secara fundamental dan perancangan kembali proses bisnis secara radikal, dihasilkan dari yang tersedia. BPR menggunakan pendekatan untuk perancangan kembali cara kerja dalam mendukung misi organisasi dan mengurangi biaya. Perancangan ulang dimulai dengan penaksiran level tinggi terhadap misi organisasi, tujuan strategis, dan kebutuhaPertanyaan dasar yang ditanyakan seperti "apakah misi kita harus diperjelas? Apakah tujuan strategis kita berjalan beriringan dengan misi kita? Siapa pelanggan kita?"
(http:/ (workflow) dan proses-proses dalam sebuah organisasi. adalah sekelompok tugas-tugas yang saling berhubungan secara logis, dilaksanakan untuk mencapai sebuah hasil bisnis yang jelas (Daven ports ,1990).
Re-engineering atau "rekayasa ulang" adalah dasar dari perkembangan-
perkembangan yang muncul belakangan ini. Tim lintas-fungsional (Cross-functional team), contohnya telah banyak dikenal karena perannya dalam perancangan ulang tugas-tugas fungsional yang terpisah menjadi proses-proses lintas- fungsional yang lengkap. Dalam kerangka kerja untuk penaksiran dasar terhadap misi dan tujuan, perancangan ulang memfokuskan kepada proses bisnis organisasi langkah-langkah dan prosedur yang mengendalikan bagaimana digunakan untuk memproduksi barang dan jasa yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar yang khusus. Proses bisnis dapat disusun kembali menjadi aktivitas- aktivitas spesifik, diukur, dimodelkan dan diperbaiki. Dapat pula dirancang ulang secara keseluruhan atau dieliminasi sekaligus. Perancangan ulang mengidentifikasikan, menganalisa, dan merancang ulang proses inti bisnis organisasi dengan tujuan untuk mencapai hasil maksimal dalam ukuran kinerja kritis seperti biaya , kualitas, jasa dan kecepatan.
Perancangan ulang membagi-bagi proses bisnis menjadi sub-sub proses dan tugas yang dilaksanakan oleh beberapa area fungsional terspesialisasi dalam organisasi. Seringkali tidak seorang pun yang bertanggung jawab atas kinerja keseluruhan proses. Perancangan ulang memaksimalkan kinerja sub-proses yang akan menghasilkan beberapa keuntungan, namun tidak menjanjikan peningkatan yang dramatis jika prosesnya sendiri tidak efisien dan tertinggal. Untuk alasan itu, perancangan ulang memfokuskan pada merancang kembali proses secara keseluruhan untuk mencapai keuntungan maksimal bagi organisasi dan pelanggan. Hal ini berbeda dengan proses yang memfokuskan pada peningkatan fungsional atau incremental saja.
2.5.1 Business Process Diagram (BPD)
Business Process Modeling Notation (BPMN) merupakan notasi yang
menggambarkan langkah-langkah logis dalam proses bisnis. Notasi ini dirancang untuk mengkoordinasikan urutan proses yang mengalir di antara pengguna aktivitas yang berbeda. BPMN memiliki keunggulan yaitu (http:/: 1.
BPMN merupakan notasi untuk memodelkan standar proses yang diterima secara internasional sehingga dapat dimengerti oleh setiap organisasi.
2. BPMN digunakan untuk semua metodologi dalam memodelkan proses.
3. BPMN menciptakan jembatan standar yang mengurangi perbedaan antara proses bisnis dan implementasinya.
Business Process Diagram merupakan diagram yang mengacu pada teknik
flowchart yang dirancang sehingga semua aktivitas dapat mengambil tempat selama
proses berlangsung. Elemen-elemen yang digunakan dalam Business process diagram adalah sebagai berikut (http::
1. Peristiwa (event) yang terjadi pada saat tertentu dalam proses bisnis yang akan mempengaruhi aliran proses dan biasanya memiliki penyebab dan akibatnya. Simbol untuk peristiwa ini dapat dilihat pada Gambar 2.6.
2.6 Analisis Sistem dan Desain Sistem Informasi Secara Terinci
Analisis sistem sangat tergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah
landasan konseptual. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem yang sedang berjalan agar lebih efektif, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan, merancang/mengganti output yang sedang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan perangkat input yang lain (Ladjamudin, 2005).
Perancangan sistem yang terperinci merupakan tahapan penyusunan dari sistem informasi manajemen berupa rencana program komputer. Tujuan dari desain sistem yang terinci adalah menyajikan uraian yang terinci untuk pengolahan dan operasi dalam sebuah sistem. Dalam penelitian tesis ini pembuatan desain terinci dititikberatkan pada pengembangan basis data, perancangan keluaran berupa informasi.
Tahapan perancangan (desain) memiliki tujuan untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternative sistem yang terbaik. Kegiatan perancangan meliputi perancangan output, input, dan file. Perancangan keluaran bertujuan menentukan keluaran-keluaran yang akan digunakan oleh sistem. Keluaran tersebut berupa tampilan-tampilan layar, dan juga format dan frekuensi laporan yang diperlukan. Perancangan masukan bertujuan menentukan data-data masukan, yang akan digunakan untuk mengoperasikan sistem. Data-data masukan tersebut dapat berupa formulir-formulir, faktur yang berfungsi memberikan data masukan bagi pemrosesan sistem. Pada tahap ini ditentukan format data masukan agar sesuai dengan kebutuhan sistem. Perancangan file masuk dalam perancangan basis data, yang diawali dengan merancang diagram hubungan antara entitas.
2.7. Perancangan Model
Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk physical system dan logical model.
2.7.1 Physical System Sketsa dari physical system dapat menunjukan kepada user bagaimana
sistem secara fisik akan diterapkan.Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physicalsystem (Ladjamudin, 2005).
Bagan alir sistem merupakan alat berbentuk grafik yang dapat digunakan untuk menunjukkan urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis Komputer. Simbol- simbol bagan alir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya.
2.7.2. Logical Model Logical model dari sistem informasi lebbih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja.
Logical model dapat digambarkan dengan menggunakan diagram arus data (data flow
diagram ). Diagram Arus Data atau data flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk
menggambarkan sistem yang dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan merupakan dokumentasi sistem yang baik (Jogianto, 2005.
2.8 Perancangan Basis Data
Basis data adalah sekumpulan file-file, tabel-tabel yang saling berhubungan
satu dengan yang lain yang disimpan secara bersama –sama pada suatu media dengan cara meminimalkan proses redudansi yang tidak perlu (kerangkapan data), data disimpan dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan/atau ditampilkan kembali. Data disimpan tanpa mengalami ketergantungan dengan program yang akan menggunakannya dan data disimpan sedemikian rupa sehingga proses penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol (Sutanta, 2004).
Pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan sebagai berikut:
1. Kecepatan dan kemudahan (Speed).
Pemanfaatan database memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data, melakukan manipulasi terhadap data maupun menampilkan data tersebut dengan lebih mudah dan cepat.
2. Keakuratan (Accuracy).
Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan tipe data, domain data dan sebagainya, yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah database, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan penyimpanan data.
3. Ketersediaan (Availability).
Pertumbuhan data baik dari sisi jumlah maupun jenisnya sejalan dengan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar.
Padahal tidak semua data itu selalu dibutuhkan. Karena itu dapat memilah adanya data utama, data transaksi, data histori hingga data kadaluarsa.
4. Efisiensi ruang penyimpanan (Space).
Karena keterkaitan yang erat antara kelompok data dalam sebuah basis data, maka redudansi data pasti akan selalu ada. Banyaknya redudansi ini tentu akan memperbesar ruang penyimpanan yang harus disediakan baik di memori utama maupun memori sekunder.
2. Keamanan (Security).
Sebuah sistem yang besar dan serius membuthkan aspek keamanan yang ketat. Dengan begitu, kita dapat menentukan siapa saja yang boleh menggunakan basis data beserta objek apa saja didalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang terdapat didalamnya.
6. Pemakaian secara bersama.
Pemakaian database seringkali tidak terbatas hanya pada satu pemakai saja, di satu lokasi atau satu sistem saja. Database yang dikelola oleh sistem yang mendukung lingkungan multiuser akan dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi tetap dengan menjaga dan juga menghindari munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data karena data yang sama diubah oleh banyak pemakai pada saat bersamaan atau kondisi deadlock yaitu banyak pemakai yang saling menunggu untuk menggunakan data.
7. Kelengkapan (Completeness).
Lengkap atau tidaknya data yang kita kelola dalam sebuah database bersifat relatif, baik terhadap kebutuhan pemakai maupun terhadap waktu
2.9 Model Entity-Relationship
Model Entity-Relationship didasarkan pada persepsi dari sebuah dunia nyata yang terdiri dari sekumpulan objek, disebut entiti dan relasi diantar objek-objek tersebut (Sutanta, 2004).
2.9.1. Konsep Dasar
Terdapat tiga notasi dasar yang bekerja pada model Entity-Relationship yaitu: entity sets , relationship sets, dan attributes.
a. Entity Sets.
Sebuah entiti adalah sebuah “benda” (thing) atau “objek” (object) di dunia nyata yang dapat dibedakan dari semua objek lainnya. Entity sets adalah sekumpulan entiti yang mempunyai tipe yang sama. Kesamaan tipe ini dapat dilihat dari atribut/property yang dimiliki oleh setiap entity. Misal kumpulan orang yang menyimpan uang pada suatu bank dapat didefinisikan sebagai entity set nasabah.
b. Relationship Sets.
Relationship adalah hubungan diantara beberapa entity. Misal relasi yang menghubungkan antar Toni dengan rekening 142-099999. Relasi ini menunjukkan bahwa Toni adalah nasabah yang mempunyai nomor rekening 142-099999. Relationship set adalah sekumpulan relasi yang mempunyai tipe yang sama.
c. Kunci Relasi (Relation Keys).
Nilai dari kunci relasi harus mengidentifikasikan sebuah baris yang unik didalam sebuah relasi. Kunci relasi terdiri dari satu atau lebih atribut- atribut relasi. Atribut-atribut dalam kunci relasi harus memiliki sifat sebagai berikut:
1. Untuk satu nilai hanya mengindentifikasikan satu baris dalam satu relasi.
2. Tidak memiliki subset yang juga merupakan kunci relasi.
3. Tidak dapat bernilai null.
d. Foreign Key.
Foreign Key juga banyak digunakan dalam perancangan. Sebuah
Foreign Key adalah sekumpulan atribut dalam suatu relasi (misal A)
sedemikian sehingga kumpulan atribut ini bukan kunci relasi A tetapi merupakan kunci dari relasi lain.
e. Kardinalitas Pemetaan.
Kardinalitas pemetaan atau rasio kardinalitas menunjukkan jumlah entity yang dapat dihubungkan ke satu entity lain dengan suatu relationship sets. Kardinalitas pemetaan meliputi (McFadden, 1985: p.34-36): 1. Hubungan satu ke satu (one to one).
Yaitu satu entity dalam A dihubungkan dengan maksimum satu entity dalam.
2. Hubungan satu ke banyak (one to many).
Yaitu satu entity dalam A dihubungkan dengan sejumlah entity dalam B. Satu entity dalam B dihubungkan dengan maksimum satu entity dalam A.
3. Hubungan banyak ke satu (many to one).
Yaitu satu entity dalam A dihubungkan dengan maksimum satu entity dalam B. Satu entity dalam B dapat dihubungkan dengan sejumlah entity dalam A.
4. Hubungan banyak ke banyak (many to many).
Satu entity dalam A dihubungkan dengan sejumlah entity dalam B, & satu entity dalam B dihubungkan dengan sejumlah entity dalam A.