BAB II KANTOR KOORDINASI PERGURUAN TINGGI SWASTA (KOPERTIS) WILAYAH I SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas - Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pegawai Administrasi Pada Kopertis Wilayah I Sumatera Utara

BAB II KANTOR KOORDINASI PERGURUAN TINGGI SWASTA (KOPERTIS) WILAYAH I SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta (KOPERTIS) Wilayah I

  merupakan salah satu instansi vertikal di daerah sebagai perpanjangan tangan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan. Kopertis dibentuk pertama kali pada tahun 1972, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 054/0/1972 tanggal 25 Maret 1972 yang meliputi wilayah I s/d VII. Untuk KOPERTIS Wilayah I, memiliki wilayah kerja yang meliputi Provinsi Aceh, Sumatra Utara, Sumatra Barat dan Riau. Pada tahun 1990, KOPERTIS telah dikembangkan menjadi 12 wilayah yang terdiri dari KOPERTIS Wilayah I s/d

  XII dengan KOPERTIS Wilayah I meliputi Wilayah Provinsi Aceh dan Sumatra Utara yang tercantum sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0135/0/1990. Sejak tahun 2013 KOPERTIS Wilayah I hanya meliputi Provinsi Sumatera Utara saja karena Provinsi Aceh telah berdiri sendiri, menjadi KOPERTIS Wilayah XIII, sesuai dengan Permendikbud No.1 Tahun 2013.

  Kantor KOPERTIS dipimpin oleh seorang Koordinator. Untuk KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara saat ini dipimpin oleh seorang Koordinator yaitu Bapak Prof. DianArmanto., M.Pd.,MA.,MSc.,Ph.D.

  Adapun Visi dan Misi KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara adalah :

Tabel 2.1 Visi dan Misi KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara Sumber : KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara

  : Lembaga layanan wasdalbin Perguruan Tinggi Swasta yang baik, benar,

  VISI efektif, dan efisien.

   Melaksanakan proses koordinasi dan kerjasama wasdalbin Perguruan Tinggi Swasta.

  :  Menyelenggarakan pembinaan ketenagaan Perguruan Tinggi Swasta. MISI

   Melakukan kerjasama pengembangan Perguruan Tinggi Swasta  Melaksanakan pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi di Perguruan Tinggi Swasta

B. Struktur Organisasi

  Definisi Organisasi adalah penataan sekumpulan orang secara disengaja guna mencapai tujuan-tujuan tertentu. Organisasi memiliki tiga sifat yang umum yaitu memiliki tujuan yang jelas dan terdefinisi, terdiri dari sekumpulan orang, dan memiliki suatu bentuk struktur yang mengatur hak dan kewajiban para anggotanya dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan organisasi.

  Mengacu dari sifat umum yang harus dimiliki oleh organisasi, maka untuk mendapatkan suatu organisasi yang baik terlebih dahulu harus diterapkan sebuah kerangka kerja antar bagian yang saling berhubungan dengan bagian lainnya dan setiap bagian harus mampu mempertanggung jawabkan hasil kerja bagiannya.

  Adapun struktur organisasi di KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar di halaman berikutnya.

  Koordinator Prof. Dian Armanto, M.Pd., MA., M.Sc., Ph.D

  Sekretaris Pelaksana Drs. Rudy K Nababan, M.Si

  Kabid Kabag Umum Kabid Kelembagaan Rahmayati, SH,

  Kemahasiswaan dan & Ketenagaan MAP Sistem Informasi

  Heriyanto, S.Sos M. Rajali, SH Pjs. Kasi Kasubbag Kasi Kelembagaan & Akademik Kepegawaian Kerjasama Kemahasiswaan

  Dra. Leli Efriana, Dra. Faizah Bt Johan, Drs. Sulhan M.AP

  M.Si Alamshah, M.Si Kasi Sistem Informasi Kasi Ketenagaan Kasubbag

  Azhar, SH, MH Salahuddin, SH Keuangan Nurcahaya, SE, M.Si

  Kasubbag Tata Usaha Dosen DPK

  Drs. Kamaru Hazsuardi, MM

Gambar 2.1 Struktur Organisasi KOPERTIS Wilayah I Sumber : KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara

C. Job Description

  KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara yang bergerak dalam bidang pendidikan, dipimpin oleh seorang Koordinator yang mempunyai tugas memperlancar jalannya operasional instansi dan dibantu oleh staff yang masing-masing memiliki tugas tersendiri. Tugas-tugas tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini.

  Tabel 2.2 Job Description KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara

  Rencana Kerja Anggaran Rencana Kerja Anggaran (RKA) Kopertis; j. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan program kerja, evaluasi, dan penyusunan laporan pelaksanaan RKA Kopertis; k. Melaksanakan pengembangan sistem informasi Kopertis; l. Melaksanakan pemeliharaan dokumentasi dan sistem informasi Kopertis; m. Melaksanakan koordinasi penyusunan pelaporan BMN melalui Sistem

  c. Melaksanakan kegiatan Wasdalbin PTS;

  b. Melaksanakan penyusunan program kerja tahunan Koordinator Kopertis;

  a. Melaksanakan penyusunan rencana dan program kerja tahunan Sekretariat Pelaksana;

  Deskripsi tugas

  2. Sekretaris Pelaksana

  (LAKIP); p. Melaksanakan koordinasi penyusunan laporan penyerapan anggaran melalui program Aplication Forcasting System (AFS).

  Informasi Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN); n. Melaksanakan pengembangan BMN; o. Melaksanakan koordinasi penyusunan laporan kinerja instansi pemerintah

  h. Melaksanakan kerjasama antar PTS, antara PTS dan PTN, antara PTS dengan lembaga lain baik di dalam maupun di luar negeri, dalam rangka penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi serta pengembangan kelembagaan dan ketenagaan; i. Melaksanakan koordinasi penyusunan petunjuk operasional (PO) dan

  Sumber : KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara

  g. Melaksanakan koordinasi pembinaan dan pengembangan ketenagaan di PTS;

  e. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kelembagaan dan ketenagaan di PTS; f. Melaksanakan koordinasi pengembangan kelembagaan di PTS;

  Perguruan Tinggi antar PTS;

  c. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi di PTS; d. Melaksanakan koordinasi pengembangan penyelenggaraan Tridharma

  b. Melaksanakan koordinasi pengawasan, pengendalian dan pembinaan (Wasdalbin) PTS;

  a. Melaksanakan perumusan kebijakan pengawasan, pengendalian dan pembinaan perguruan tinggi swasta (PTS) dalam penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi dan kelembagaan serta pengembangan ketenagaan;

  Deskripsi tugas

  1. Koordinator

  d. Melaksanakan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan akademik pada PTS; e. Melaksanakan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan pada PTS; f. Melaksanakan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat; g. Melaksanakan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kelembagaan pada PTS;

  h. Melaksanakan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kerja sama pada PTS; i. Melaksanakan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi ketenagaan pada PTS; j. Melaksanakan penyusunan petunjuk operasional (PO) dan Rencana Kerja

  Anggaran Rencana Kerja Anggaran (RKA) Kopertis; k. Melaksanakan program kerja, evaluasi, dan penyusunan laporan pelaksanaan RKA Kopertis; l. Melaksanakan penyusunan bahan pengembangan sistem informasi Kopertis; m. Melaksanakan pemeliharaan dokumentasi dan sistem informasi Kopertis; n. Melaksanakan penyusunan laporan Barang Milik Negara (BMN); o. Melaksanakan penyusunan bahan pengembangan BMN; p. Melaksanakan penyusunan laporan kinerja instansi pemerintah (LAKIP); q. Melaksanakan penyusunan laporan penyerapan anggaran melalui program Aplication Forcasting System (AFS). r. Melaksanakan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi pengawasan, pengendalian, dan pembinaan PTS; s. Melaksanakan visitasi dan evaluasi kelembagaan dalam pemberian rekomendasi akreditasi PTS; t. Melaksanakan pemberian pertimbangan bagi penerima bantuan dan hibah pada PTS; u. Melaksanakan pemberian bantuan penelitian desentralisasi dan pengabdian kepada masyarakat; v. Melaksanakan penyusunan pedoman pelaksanaan visitasi akreditasi PTS; w. Melaksanakan kegiatan teknis pembinaan PTS; x. Melaksanakan urusan kepegawaian, keuangan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan Kopertis; y. Melaksanakan penyusunan laporan program kerja Sekretariat Pelaksana dan mempersiapkan laporan pelaksanaan program kerja Koordinator Kopertis.

  Melaksanakan tugas sesuai petunjuk pimpinan.

3. Bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Ketenagakerjaan

  Deskripsi tugas

  a. Melakukan penyusunan program kerja tahunan bidang akademik pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat), kemahasiswaan dan ketenagaan;

  b. Melakukan penyusunan bahan pelaksanaan Wasdalbin PTS bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Ketenagaan;

  c. Melakukan penyusunan bahan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan akademik pada PTS; d. Melakukan penyusunan bahan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan pada PTS; e. Melakukan penyusunan bahan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi Wasdalbin PTS bidang Akademik, Kemahasiswaan dan

  Ketenagaan;

  f. Melakukan penyusunan bahan pelatihan, penataran, workshop dan seminar bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Ketenagaan; g. Melakukan penyusunan bahan kegiatan teknis bidang Akademik,

  Kemahasiswaan dan Ketenagaan;

  h. Melakukan penyusunan bahan pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan akademik, kemahasiswaan dan ketenagaan pada PTS; i. Melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang

  Akademik dan Kemahasiswaan; j. Menyusun laporan pelaksanaan program dan anggaran bidang akademik, kemahasiswaan dan ketenagaan; k. Melakukan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.

  Bidang Akademik, Kemahasiswaan, dan Ketenagaan terdiri dari :

  a. Seksi Akademik dan Kemahasiswaan

  Deskripsi Tugas 1) Melakukan peyiapan bahan program kerja dan anggaran tahunan Seksi

  Akademik dan Kemahasiswaan; 2) Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang Akademik dan Kemahasiswaan; 3) Melakukan peyiapan bahan pelaksanaan Wasdalbin PTS bidang

  Akademik, Kemahasiswaan; 4) Melakukan peyiapan bahan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan akademik pada PTS; 5) Melakukan peyiapan bahan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan pada PTS; 6) Melakukan peyiapan bahan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi Wasdalbin PTS bidang Akademik dan Kemahasiswaan; 7) Melakukan peyiapan bahan pemberian bantuan beasiswa

  (BBM/PPA/beasiswa lainnya) bagi mahasiswa; 8) Melakukan peyiapan bahan penerbitan surat keterangan perpindahan mahasiswa; 9) Melakukan peyiapan bahan pembuatan kontrak pendanaan penelitian mahasiswa; 10) Melakukan peyiapan bahan kegiatan teknis bidang Akademik dan

  Kemahasiswaan; 11) Melakukan peyiapan bahan pelatihan, penataran, workshop dan seminar bidang Akademik dan Kemahasiswaan; 12) Melakukan penyiapan bahan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang Akademik dan Kemahasiswaan; 13) Membuat prosedur kerja Seksi Akademik dan Kemahasiswaan; 14) Menyusun laporan pelaksanaan kinerja dan anggaran tahunan Seksi

  Akademik dan Kemahasiswaan; 15) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen Seksi Akademik dan Kemahasiswaan; 16) Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.

  b. Seksi Ketenagaan

  Deskripsi tugas 1) Melakukan penyusunan program kerja dan anggaran tahunan Seksi

  Ketenagaan; 2) Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang ketenagaan

  Ketenagaan;

  3) Melakukan penyiapan bahan usul penerbitan rekomendasi untuk mengikuti seleksi studi lanjut bagi dosen tetap yayasan; 4) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian tugas belajar dan tugas belajar atas biaya sendiri dalam dan luar negeri bagi dosen tetap yayasan;

  5) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian tunjangan tugas belajar bagi dosen tetap yayasan; 6) Melakukan penyiapan bahan usul perpanjangan tugas belajar bagi dosen tetap yayasan; 7) Melakukan penyiapan bahan usul pengaktifan kembali setelah tugas belajar bagi dosen PNS dipekerjakan dan dosen tetap yayasan; 8) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian izin belajar atas biaya sendiri bagi dosen PNS dipekerjakan dan dosen tetap yayasan; 9) Melakukan penyiapan bahan usul penerbitan rekomendasi kunjungan ke luar negeri (seminar, workshop, konferensi, simposium) bagi dosen

  PNS dipekerjakan dan dosen tetap yayasan; 10) Melakukan penyiapan bahan penilaian angka kredit (PAK) jabatan akademik Asisten Ahli, Lektor, Lektor Kepala, dan Guru Besar dosen tetap yayasan;

  11) Melakukan penyiapan bahan penerbitan keputusan PAK dan kenaikan jabatan akademik Asisten Ahli dan Lektor dosen tetap yayasan; 12) Melakukan penyiapan bahan usul PAK jabatan akademik Lektor Kepala dan Guru Besar dosen tetap yayasan ke Direktorat Jenderal Pendidikan

  Tinggi Kemdikbud; 13) Melakukan penyiapan bahan penerbitan keputusan inpassing dan kenaikan pangkat penyetaraan dosen tetap yayasan jabatan akademik

  Asisten Ahli dan Lektor; 14) Melakukan penyiapan bahan usul inpassing dan kenaikan pangkat penyetaraan dosen tetap yayasan jabatan akademik Lektor Kepala golongan ruang IV/a ke atas ke Biro Kepegawaian Setjen Kemdikbud;

  15) Melakukan penyiapan bahan verifikasi dan validasi data sertifikasi dosen; 16) Melakukan penyiapan bahan sosialisasi sertifikasi dosen; 17) Melakukan penyiapan bahan pengumuman dosen tetap yang lulus sertifikasi dosen; 18) Melakukan penyiapan bahan usul perubahan NUPN menjadi NIDN; 19) Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar perguruan tinggi swasta bagi dosen tetap yayasan; 20) Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar Kopertis bagi dosen tetap yayasan; 21) Melakukan penyiapan bahan sosialisasi, workshop, pelatihan, penataran, dan seminar bidang ketenagaan; 22) Melakukan penyiapan bahan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang ketenagaan; 23) Melakukan pengumpulan aktif mengajar dosen; 24) Melakukan pengumpulan laporan beban kerja dosen (BKD) semesteran dan daftar hadir pegawai; 25) Melakukan penyusunan prosedur kerja Seksi Ketenagaan; 26) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen Seksi

  Ketenagaan;

  27) Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran tahunan Seksi Ketenagaan; 28) Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.

4. Bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi

  Deskripsi tugas

  a. Melakukan penyusunan program kerja dan anggaran tahunan bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi;

  b. Melakukan penyusunan bahan pelaksanaan Wasdalbin bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; c. Melakukan penyusunan bahan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; d. Melakukan penyusunan bahan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi Wasdalbin PTS bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; e. Melakukan penyusunan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat; f. Melakukan penyusunan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kelembagaan pada PTS; g. Melakukan penyusunan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kerja sama pada PTS; h. Melakukan penyusunan bahan sosialisasi pelatihan, penataran, workshop dan seminar bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; i. Melakukan penyusunan bahan kegiatan teknis bidang Kelembagaan dan

  Sistem Informasi; j. Melakukan penyusunan bahan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; k. Melaksanakan pengelolaan data dan informasi Kopertis dan PTS; l. Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran Bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; m. Melaksanakan penyusunan bahan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi pengawasan, pengendalian, dan pembinaan PTS; n. Melaksanakan visitasi dan evaluasi kelembagaan dalam pemberian rekomendasi akreditasi PTS; o. Melaksanakan pemberian bantuan penelitian desentralisasi dan pengabdian kepada masyarakat; p. Melaksanakan koordinasi penyusunan pedoman pelaksanaan visitasi akreditasi PTS; q. Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.

  Bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi terdiri dari :

a. Seksi Kelembagaan dan Kerja Sama

  Deskripsi tugas 1) Melakukan penyiapan bahan program kerja dan anggaran tahunan Seksi

  Kelembagaan dan Kerjasama; 2) Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang

  Kelembagaan dan Kerjasama; 3) Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan Wasdalbin bidang

  Kelembagaan dan Kerja Sama;

  4) Melakukan penyiapan bahan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi Wasdalbin PTS bidang Kelembagaan dan Kerja Sama; 5) Melakukan penyiapan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat; 6) Melakukan penyiapan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kelembagaanpada PTS; 7) Melakukan penyiapan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kerja sama pada PTS; 8) Melakukan penyiapan bahan laporan kinerja dan anggaran Bidang

  Kelembagaan dan Kerja Sama; 9) Melakukan penyiapan bahan visitasi dan evaluasi kelembagaan dalam pemberian rekomendasi akreditasi PTS; 10) Melakukan penyiapan bahan pemberian bantuan penelitian desentralisasi dan pengabdian kepada masyarakat; 11) Melakukan penyusunan pedoman pelaksanaan visitasi akreditasi PTS; 12) Melakukan penyiapan bahan visitasi PTS dalam pemberian rekomendasi izin penyelenggaraan perguruan tinggi baru, program studi baru, perubahan bentuk, dan pindah lokasi PTS;

  13) Melakukan penyiapan bahan pemberitahuan masa berlaku akreditasi PTS; 14) Melakukan penyiapan bahan rekomendasi dan usul penyelenggaraan PJJ; 15) Melakukan penyiapan bahan usul penyelenggaraan perguruan tinggi di luar domisili; 16) Melakukan penyiapan bahan mediasi permasalahan-permasalahan PTS; 17) Melakukan penyusunan laporan data akreditasi program studi dan PTS pertriwulan; 18) Melakukan penyiapan bahan sosialisasi pelatihan, penataran, workshop dan seminar bidang Kelembagaan dan Kerja Sama; 19) Melakukan penyiapan bahan kegiatan teknis bidang Kelembagaan dan

  Kerja Sama; 20) Melakukan penyiapan bahan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang Kelembagaan dan Kerja Sama; 21) Melakukan penyusunan prosedur kerja Seksi Kelembagaan dan Kerja

  Sama; 22) Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran tahunan Seksi

  Kelembagaan dan Kerja Sama; 23) Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.

b. Seksi Sistem Informasi

  Deskripsi tugas 1) Melakukan penyiapan bahan rencana kerja dan anggaran tahunan Seksi

  Sistem Informasi; 2) Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang Informasi; 3) Melakukan penyiapan bahan pengelolaan dan pengoperasian Pangkalan

  Data Perguruan Tinggi (PDPT); 4) Melakukan pemeliharaan sistem PDPT; 5) Melakukan penyiapan data PDPT; 6) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen PDPT; 7) Melakukan penyiapan bahan pengelolaan dan pengoperasian sistem informasi kepegawaian (SIMPEG) Kopertis; 8) Melakukan pemeliharaan SIMPEG Kopertis;

  9) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen SIMPEG Kopertis; 10) Melakukan penyiapan bahan pengelolaan dan pengoperasian Website

  Kopertis (INHERENT, laman Kopertis, server, dokumen/data elektronik); 11) Melakukan penyiapan bahan pengelolaan jurnal ilmiah; 12) Melakukan penyiapan bahan direktori PTS; 13) Melakukan penyiapan bahan pembinaan sistem informasi Kopertis kepada

  PTS; 14) Melakukan verifikasi data dosen; 15) Melakukan verifikasi data mahasiswa; 16) Melakukan verifikasi data PTS; 17) Melakukan verifikasi ijazah; 18) Melakukan penyiapan bahan pelatihan, penataran, workshop dan seminar kegiatan sistem informasi Kopertis Wilayah I; 19) Melakukan penyusunan prosedur kerja Seksi Sistem Informasi; 20) Melakukan penyusunan laporan pelaksanaan rencana kerja dan anggaran

  Bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; 21) Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.

5. Bagian Umum

  Deskripsi tugas 1) Melaksanakan penyusunan program kerja dan anggaran tahunan Bagian

  Umum; 2) Melaksanakan penyusunan bahan program kerja dan anggaran tahunan

  Sekretariat Pelaksana; 3) Melaksanakan penyusunan bahan program kerja tahunan Koordinator

  Kopertis; 4) Melaksanakan urusan kepegawaian, keuangan, dan ketatausahaan; 5) Melaksanakan penyusunan bahan Sistem Manajemen Mutu (SMM); 6) Melaksanakan pengelolaan BMN; 7) Melaksanakan koordinasi penyusunan prosedur kerja Kopertis; 8) Melaksanakan penyusunan pelaksanaan program kerja dan anggaran

  Bagian Umum; 9) Melaksanakan penyusunan bahan laporan pelaksanaan program kerja

  Sekretariat Pelaksana dan Koordinator Kopertis; 10) Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.

  Bagian Umum terdiri dari : 1) Sub Bagian Kepegawaian

  Deskripsi tugas 1) Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Subbagian

  Kepegawaian; 2) Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang

  Kepegawaian; 3) Melakukan penyiapan bahan usul formasi dan pengadaan pegawai; 4) Melakukan penyiapan rekapitulasi kehadiran pegawai; 5) Melakukan penyiapan bahan usul pengangkatan calon pegawai negeri sipil dan pengangkatan menjadi pegawai negeri sipil bagi calon pegawai negeri sipil;

  6) Melakukan penyiapan bahan usul prajabatan calon pegawai negeri sipil;

  7) Melakukan penyiapan bahan usul permintaan nomor induk pegawai (NIP) dan Kartu Elektronik Pegawai (KPE);

  8) Melakukan penyiapan bahan usul permintaan kartu isteri (KARIS) dan kartu suami (KARSU); 9) Melakukan penyiapan bahan penetapan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) pegawai; 10) Melakukan penyiapan bahan pengambilan sumpah/janji jabatan pegawai negeri sipil dan naskah berita acara serah terima jabatan; 11) Melakukan penyiapan bahan penetapan daftar urut kepangkatan (DUK) pegawai dan dosen PNS dipekerjakan; 12) Melakukan penyiapan bahan penilaian angka kredit (PAK) jabatan akademik Asisten Ahli, Lektor, Lektor Kepala, dan Guru Besar dosen

  PNS dpk; 13) Melakukan penyiapan bahan penerbitan keputusan PAK dan kenaikan jabatan akademik Asisten Ahli dan Lektor dosen PNS dpk; 14) Melakukan penyiapan bahan usul PAK jabatan akademik Lektor Kepala dan Guru Besar dosen PNS dpk ke Direktorat Jenderal Pendidikan

  Tinggi Kemdikbud; 15) Melakukan penyiapan bahan usul kenaikan pangkat pegawai Kopertis dan dosen PNS dpk; 16) Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar instansi/alih status PNS dari instansi lain menjadi dosen dpk di lingkungan Kopertis Wilayah I; 17) Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar instansi/alih status dosen

  PNS dpk ke instansi lain; 18) Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar unit kerja atau antar instansi pegawai Kopertis Wilayah I; 19) Melakukan penyiapan bahan usul perbantuan, penarikan dari perbantuan, dan pengaktifan kembali setelah perbantuan pegawai dan dosen PNS dpk ke instansi lain;

  20) Melakukan penyiapan bahan usul pemberhentian dari jabatan organik bagi dosen PNS dpk yang diangkat menjadi pejabat Negara, Anggota KPU, dan lain-lain;

  21) Melakukan penyiapan bahan usul pengaktifan kembali pegawai dan dosen PNS dpk setelah selesai menjadi pejabat Negara, Anggota KPU, dan lain-lain;

  22) Melakukan penyiapan bahan usul peserta diklatpim pegawai; 23) Melakukan penyiapan bahan usul peserta diklat teknis pegawai; 24) Melakukan penyiapan bahan usul penerbitan rekomendasi untuk mengikuti seleksi studi lanjut bagi pegawai; 25) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian tugas belajar, tugas belajar atas biaya sendiri, perpanjangan tugas belajar dalam dan luar negeri, dan pengaktifan kembali setelah tugas belajar bagi pegawai Kopertis Wilayah I;

  26) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian izin belajar atas biaya sendiri bagi pegawai; 27) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian cuti di luar tanggungan

  Negara, perpanjangan cuti di luar tanggungan Negara, dan pengaktifan kembali setelah cuti di luar tanggungan Negara 28) Melakukan penyiapan bahan usul mutasi pegawai Kopertis; 29) Melakukan penyiapan bahan usul kenaikan gaji berkala (KGB);

  30) Melakukan penyiapan bahan usul KP4; 31) Melakukan penyiapan bahan usul peserta ujian penyesuaian ijazah; 32) Melakukan penyiapan bahan usul peserta ujian dinas; 33) Melakukan penyiapan bahan usul permintaan kartu TASPEN; 34) Melakukan penyiapan bahan usul permintaan asuransi kesehatan

  (ASKES); 35) Melakukan penyiapan bahan usul masa persiapan pensiun; 36) Melakukan penyiapan bahan usul pemberhentian dan pemensiunan pegawai; 37) Melakukan penyiapan bahan cuti tahunan pegawai; 38) Melakukan penyiapan bahan pembinaan aparatur (BINAP); 39) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian hukuman disiplin pegawai dan dosen PNS dipekerjakan; 40) Melakukan penyiapan bahan analisis jabatan (ANJAB) pegawai; 41) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian rekomendasi atau surat keterangan pengurusan pasport, surat pernyataan aktif mengajar, dan lain-lain;

  42) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian satya lencana; 43) Melakukan pengumpulan aktif mengajar dosen; 44) Melakukan penyiapan bahan usul peningkatan kesejahteraan pegawai; 45) Melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis dan sosialisasi peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian; 46) Melakukan penyusunan prosedur kerja Subbagian Kepegawaian; 47) Melakukan pengumpulan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian; 48) Melakukan pengumpulan dan penyimpanan prosedur kerja di lingkungan Kopertis; 49) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan surat dan dokumen bidang kepegawaian; 50) Menyusun laporan kinerja dan anggaran Subbagian Kepegawaian; 51) Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.

2) Sub Bagian Keuangan

  Deskripsi tugas 1) Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Subbagian

  Keuangan; 2) Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Sekretariat

  Pelaksana; 3) Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang Keuangan; 4) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran gaji pegawai; 5) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran uang makan pegawai; 6) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran uang lembur pegawai; 7) Melakukan penyiapan bahan pembayaran biaya operasional kendaraan dinas; 8) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran biaya perjalanan dinas; 9) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran tunjangan profesi dan kehormatan dosen PNS dan dosen tetap yayasan; 10) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran beasiswa mahasiswa yang studi lanjut S1, S2 dan S3 dalam dan luar negeri; 11) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran bantuan beasiswa kepada mahasiswa; 12) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran dana hibah; 13) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran kegiatan-kegiatan di lingkungan Kopertis; 14) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran pajak; 15) Melakukan penyiapan rekonsiliasi laporan keuangan ke KPPN; 16) Melakukan penyiapan laporan triwulan ke Bapeda Propinsi; 17) Melakukan penyiapan laporan keuangan ke Ditjen Dikti; 18) Melakukan penyiapan laporan penyerapan anggaran ke Menteri

  Keuangan; 19) Melakukan penyiapan laporan e-monitoring keuangan; 20) Melakukan penyiapan laporan kinerja anggaran ke Ditjen Dikti; 21) Melakukan penyiapan laporan SIMKEU Kemdibud; 22) Melakukan penyiapan laporan anggaran Direktorat Tendik Ditjen Dikti; 23) Melakukan penyiapan laporan kinerja anggaran ke Ditjen Dikti; 24) Melakukan penyiapan laporan keuangan persemester dan triwulan ke

  Ditjen Dikti; 25) Melakukan penyiapan bahan tuntutan ganti rugi (TGR); 26) Melakukan penyusunan bahan petunjuk operasional (PO) dan Rencana

  Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKAKL); 27) Melakukan penyiapan bahan TOR dan Rencana Anggaran Biaya (RAB); 28) Melakukan penyiapan bahan penyerapan anggaran melalui program

  Aplication Forcasting System (AFS);

  29) Melakukan pengisian kembali uang persediaan (revolving); 30) Melakukan penyusunan bahan laporan kinerja instansi pemerintah

  (LAKIP); 31) Melakukan penyusunan prosedur kerja Subbagian Keuangan; 32) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen keuangan; 33) Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran Subbagian

  Keuangan dan Kopertis; 34) Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.

3) Sub Bagian Tata Usaha

  Deskripsi tugas

  1) Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Subbagian TataUsaha;

  2) Melakukan penerimaan surat masuk; 3) Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan keprotokolan; 4) Melakukan pengaturan keamanan dan ketertiban lingkungan Kopertis; 5) Melakukan pengaturan penggunaan kendaraan dinas; 6) Melakukan pengaturan pengemudi kendaraan; 7) Melakukan pengaturan ruangan, sarana dan prasarana kantor; 8) Melakukan pengaturan konservasi energi; 9) Melakukan penyiapan bahan kehumasan; 10) Melakukan penyiapan bahan bantuan hukum; 11) Melakukan pemeliharaan dan perawatan taman, gedung, ruangan, barang inventaris kantor, sarana dan prasarana; 12) Melakukan penyiapan bahan usul pengadaan barang dan jasa; 13) Melakukan pendistribusian barang inventaris kantor; 14) Melakukan pendistribusian barang persediaan; 15) Melakukan pendataan barang inventaris kantor; 16) Melakukan pendataan Barang Milik Negara (BMN); 17) Melakukan penyiapan bahan usul penghapusan barang inventaris kantor; 18) Melakukan entri data BMN ke Sistem Informasi Manajemen Akuntansi

  Barang Milik Negara (SIMAK-BMN); 19) Melakukan penyusunan laporan BMN secara periodik (triwulan, semesteran, dan tahunan); 20) Melakukan penyusunan bahan sosialisasi, pelatihan, penataran,

  workshop dan seminar ketatausahaan;

  21) Melakukan penyusunan prosedur kerja Subbagian Tata Usaha; 22) Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran Subbagian Tata

  Usaha; 23) Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan perintah yang diberikan oleh pimpinan.

D. Jaringan Kegiatan

  Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta (KOPERTIS) Wilayah I Sumatera Utara merupakan salah satu instansi vertikal di daerah sebagai perpanjangan tangan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan. Sesuai dengan visi dan misi KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara, KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara bertanggung jawab terhadap pembinaan dan pengawasan seluruh Perguruan Tinggi Swasta yang berada di wilayah Sumatera Utara.

  Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Perguruan-perguruan Tinggi Swasta yang ada di Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan memiliki daya saing yang tidak kalah baiknya dengan Perguruan-perguruan Tinggi Swasta dari wilayah lain serta seluruh Perguruan Tinggi yang ada di Indonesia dan dunia.

  E. Kinerja Terkini Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai tujuan instansi tersebut. Untuk mencapai tujuan tersebut dengan maksimal diperlukan pembagian tugas di setiap bagian yang ada atau biasa disebut dengan job description.

  Kopertis Wilayah I Sumatera Utara sudah melakukan pembagian tugas di setiap bagiannya. Kinerja terkini KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara tidak hanya di dukung oleh pembagian tugas di setiap bagian saja, tetapi juga dengan membagi tugas di tiap bagian tersebut kepada setiap pegawai yang bekerja di bagian tersebut. Caranya adalah dengan mengubah uraian tugas menjadi beban kerja lalu dihitung dengan standar kemampuan rata-rata per pegawai perbulan atau pertahun.

  Jadi kinerja terkini kopertis Wilayah I Sumatera Utara didasarkan pada kinerja pegawainya perbulannya atau pertahunnya.

  F. Rencana Kegiatan Rencana Kegiatan KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara adalah :

Tabel 2.3 Rencana Kegiatan KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara 2014 Sumber : KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara

  Tanggal NO. Nama Kegiatan

  Pelaksanaan Sosialisasi penugasan penelitian dan pengabdian 1.

  19 Juni pada masyarakat Pengelolaan sertifikasi Dosen semester ganjil dan 2.

  4 – 5 April genap Pemilihan Dosen berprestasi tingkat KOPERTIS 3.

  7 – 8 Juli Wilayah I

  7 – 8 Juli Monitoring, evaluasi, dan visitasi PTS dilingkungan 4.

  & KOPERTIS Wilayah I 6 – 8 Oktober Rapat koordinasi PTS dilingkungan KOPERTIS 5.

  25 – 27 Agustus Wilayah I TOT jabatan fungsional dosen dan angka kreditnya 6.

  11 – 13 Agustus di lingkungan KOPERTIS Wilayah I Workshop jabatan fungsional Dosen dan angka 7.

  28 – 29 Agustus kreditnya bagi Dosen PTS KOPERTIS Wilayah I Workshop jabatan fungsional Dosen dan angka

  8. kreditnya bagi dosen PTS KOPERTIS Wilayah I 14 – 15 Agustus (daerah Tapsel dan sekitarnya) Peningkatan kemampuan Dosen dalam penulisan 9.

  27 – 29 Agustus artikel ilmiah bagi Dosen PTS Wilayah I Pelatihan penyusunan proposal kegiatan

  10. pengabdian pada masyarakat bagi Dosen PTS 19 – 21 Agustus KOPERTIS Wilayah I Workshop peningkatan tatakelola Perguruan Tinggi

  11. dalam akreditasi Program Studi bagi PTS 7 – 9 Juli KOPERTIS Wilayah I (tahap I) Workshop peningkatan tatakelola Perguruan Tinggi

  12. dalam akreditasi Program Studi bagi PTS 10 – 12 Juli KOPERTIS Wilayah I (tahap II) Workshop penyusunan RKAKL DIPA bagi 13.

  8 – 10 September pegawai KOPERTIS Wilayah I Workshop penyusunan LAKIP KOPERTIS 13 – 15 14. Wilayah I

  September Workshop penyelesaian penetapan 18 – 20

  15. inpassing/penyetaraan pangkat Dosen bukan PNS September pada Perguruan Tinggi

  Workshop penyusunan dokumen usulan 16. penghapusan di lingkungan KOPERTIS Wilayah I Workshop pengelolaan data EPSBED/PDPT bagi 17.

  6 – 8 Oktober operator PTS di lingkungan KOPERTIS Wilayah I Workshop pengingkatan tatakelola Perguruan 18.

  14 – 16 Juli Tinggi dalam akreditasi Institusi Perguruan Tinggi bagi PTS KOPERTIS Wilayah I Sosialisasi sertifikasi Dosen bagi Dosen PTS 19.

  4 – 5 April KOPERTIS Wilayah I (tahap I) Sosialisasi sertifikasi Dosen bagi Dosen PTS 20.

  2 – 3 Juli KOPERTIS Wilayah I (tahap II) Sosialisasi pengenalan program Mahasiswa 21.

  8 – 9 Juli Wirausaha (PMW)

  10 Juli

  22. Bantuan program Mahasiswa Wirausaha & 5 – 12 Agustus Monitoring dan evaluasi pelaksanaan program 23.

  20 – 22 Oktober Mahasiswa Wirausaha Festival seni tari budaya Sumatera Utara bagi 24.

  11 – 13 Agustus Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I Pelatihan penulisan karya tulis ilmiah Mahasiswa 23 – 24

  25. PTS KOPERTIS Wilayah I dalam rangka Pers September

  Kampus Festival Seni Suara (menyanyi solo) bagi 26.

  6 – 8 Agustus Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I Olimpiade Matematika bagi Mahasiswa PTS 27.

  KOPERTIS Wilayah I Olimpiade Fisika bagi Mahasiswa PTS KOPERTIS 28. Wilayah I Olimpiade Kimia bagi Mahasiswa PTS KOPERTIS 29. Wilayah I Olimpiade Biologi bagi Mahasiswa PTS 30. KOPERTIS Wilayah I Olimpiade ONMIPA (Matematika, Fisika, Kimia,

  31. dan Bilogi) tingkat Regional KOPERTIS Wilayah I 21 – 22 April dan PTN Debat Bahasa Inggris untuk Mahasiswa PTS 32.

  20 – 22 Mei KOPERTIS Wilayah I Debat Bahasa Inggris Mahasiswa tingkat Regional 33.

  10 – 12 Juni PTS KOPERTIS Wilayah I dan PTN

  34. Penyelenggaraan pemilihan Mahasiswa berprestasi 12 – 13 Mei Pelatihan peningkatan karakter bagi Mahasiswa 35.

  7 – 8 Oktober PTS KOPERTIS Wilayah I Pelatihan peningkatan karakter bagi Mahasiswa 36.

  9 – 10 Oktober bidang Kesehatan PTS KOPERTIS Wilayah I Penyelenggaraan pekan olahraga mahasiswa PTS 10 – 16 37. KOPERTIS Wilayah I November