Analysis and Design of Student Financial Information System at The Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

  

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

KEUANGAN MAHASISWA PADA INSTITUT BISNIS DAN

INFORMATIKA STIKOM SURABAYA

  Yuli Setiyo Suryo Andari ¹⁾ Sulistiowati ²⁾ Julianto Lemantara ³⁾

S1 / Jurusan Sistem Informasi

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

  

Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, 60298

Email: 1

Abstract:

  Finance Department of Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, the student finance has primary responsibility to provide services to students, has implemented a information system on the service process. But still found some manual processes, to cause human error and a lot of wasted time.

  Based on the existing problems, then made the analysis and design of student financial information systems at the Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya described in System Flow, Data Flow Diagrams (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), interface design, and the database structure to solution to replace manual processes with an integrated system.

  The results of this research is the analysis and design of student financial information systems that can replace the manual storage, manual calculation process, the manual checking and reporting process, can eliminate human error and speed up the process of service. The results of their designs can also be used as a document for the system development.

  Keyword: financial information systems, system analysis, information systems, analysis and design

  Perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat, mengakibatkan peranan teknologi informasi sangatlah penting untuk memberikan informasi terhadap konsumen. Penggunaan teknologi informasi diharapkan dapat membantu dan mempercepat pelayanan dan pemberian informasi yang dibutuhkan oleh konsumen. Bagian keuangan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, terutama bagian keuangan mahasiswa yang mempunyai tugas utama memberikan informasi dan pelayanan secara langsung terhadap mahasiswa, juga telah memanfaatkan teknologi informasi dalam proses pelayanannya terhadap konsumen dalam hal ini mahasiswa, orang tua, dosen maupun pimpinan organisasi.

  Melalui sistem informasi keuangan mahasiswa yang telah ada sebelumnya, bagian keuangan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh mahasiswa, orang tua, dosen maupun pimpinan organisasi. Tetapi seiring dengan berjalannya waktu dan meningkatnya kebutuhan organisasi, beberapa ketentuan dalam organisasi mengalami perubahan sehingga muncul masalah pada sistem yang berjalan yang menyebabkan sistem tidak dapat beroperasi sesuai dengan harapan.

  Beberapa masalah yang muncul diantaranya adalah adanya proses manual sebagai pendukung agar sistem tetap dapat memenuhi kebutuhan informasi. Proses manual tersebut membutuhkan waktu yang lama dan menyebabkan terjadinya human error. Masalah lainnya adalah adanya beberapa proses yang belum terintegrasi dengan baik dan diperlukan adanya dokumentasi sistem untuk melakukan pengembangan sistem.

  Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka didapatkan suatu perumusan masalah yaitu, bagaimana membuat analisis dan perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

  Dalam melakukan kegiatan berupa analisa dan merancang sistem informasi, dibutuhkan sebuah pendekatan yang sistematis yaitu melalui cara yang disebut dengan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SHPS). SHPS adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang suatu sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus penganalisis dan pemakai secara spesifik (Kendall dan Kendall, 2003). SHPS terbagi menjadi tujuh tahapan Menurut Sutabri (2004: 60), tahap Pada gambar dibawah ini akan dijelaskan analisis bertitik tolak pada kegiatan-kegiatan dan langakah-langkah yang terdapat pada SHPS. tugas-tugas di mana sistem yang berjalan dipelajari lebih mendalam, konsepsi, dan usulan dibuat untuk menjadi landasan bagi sistem yang baru yang akan dibangun. Ada akhir tahap ini, separuh kegiatan dari usaha pengembangan sistem informasi telah diselesaikan. Salah satu tujuan terpenting pada tahap ini adalah untuk mendefinisikan sistem berjalan.

  METODE Analisis Sistem

  Identifikaasi permasalahan dilakukan untuk menemukan masalah yang terjadi. Selanjutnya menentukan input, process dan

  output sistem, dan dalam hal ini digambarkan dalam Diagram IPO. _{INPUT PROSES OUTPUT}

  Gambar 1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem _{Data SPP Mengelola Data MENGELOLA MASTER Info Keuangan} Menurut Jogiyanto (1999: 35), _{Data SP SPP_SP} pengembangan sistem (sistem development) _{Mengelola Jadwal Pembayaran Laporan Tunggakan} dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk _{Jadwal Pembayaran} menggantikan sistem yang lama secara MENGELOLA _{Data Hasil Virtual MASTER} keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah Data Upload Virtual _{Account Proses Denda Account} ada. Sistem lama perlu diperbaiki atau diganti _{Bukti Pembayaran Proses Virtual} disebabkan karena beberapa hal. _{Menyimpan Data Account Laporan Transaksi Pembayaran}

  1. Adanya permasalahan-permasalahan _{Data Beasiswa Pembayaran} (problerms) yang timbul di sistem yang _{Data Kelebihan Mengelola SPP Mhs Beasiswa} lama. Permasalahan yang timbul adalah _{Pembayaran Rekap Retur Proses Retur} sebagai berikut: _{Surat Permohonan Dispensasi Menyimpan Data}

  a. Ketidakberesan _{Dispensasi Bukti Bebas Admin. Keuangan} Ketidakberesan dalam sistem yang lama Data Daftar Sidang Mengelola SPP Mhs _{TA Yudisium} menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai denga yang diharapkan.

  Gambar 2 Diagram IPO

  b. Pertumbuhan Organisasi Pertumbuhan organisasi yang

  Diagram Input proses Output (IPO) pada menyebabkan berubahnya sistem dan gambar 2 dapat menggambarkan alur analisis harus disusun sistem yang baru. dan perancangan sistem informasi keuangan

  2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika (opportunities).

  Stikom Surabaya yang akan dikembangkan. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat

  Perancangan Sistem

  menentukan berhasil atau tidaknya strategi

  System Flow

  dan rencana yang telah disusun untuk

  System flow menggambarkan alur dari meraih kesempatan-kesempatan yang ada.

  sebuah sistem atau aplikasi atau program yang 3. Adanya instruksi-instruksi (directives). akan dibuat. Alur sistem yang akan digambarkan

  Penyusunan sistem yang baru dapat juga sesuai dengan interaksi pengguna dengan sistem terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari yang akan dibuat. Berikut ini gambar alur sistem atasan, pimpinan, atau dari luar organisasi, pada perancangan sistenm informasi keuangan seperti misalnya peraturan pemerintah. mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika untuk diupload ke sistem bank yang ditunjuk. Stikom Surabaya. Kemudian dalam periode tanggal pembayaran,

  1. System Flow Proses Denda setiap data hasil pembayaran (virtual account) harus diunduh dari sistem bank yang ditunjuk.

  Selanjutnya dilakukan proses transfer data untuk

  Admin Keuangan Mahasiswa _START disimpan pada database keuangan mahasiswa.

  3. System Flow Menyimpan Data Pembayaran _{Jadwal Tanggal batas bayar persentase denda pembayaran Menghitung per jadwal} Mahasiswa Admin Keuangan _{START Bukti Pembayaran Denda Master update denda pertama dan Insert Denda berikutnya Info Keuangan} Bukti Pembayaran _{jenis byr, smt, angs., NIM,tanggal,bank, Bayar SPP/SP/ jumlah Memberi info denda pada mahasiswa} (denda) _{END N pembayaran SPP/SP/ Update data denda? denda Y Master Denda} Gambar 3 System Flow Proses Denda. _{Info Keuangan Menyimpan transaksi pembayaran Transaksi}

  System flow proses denda pada

  gambar 3 akan menjelaskan mengenai proses _{END Memberi info} menghitung persentase denda dari kewajiban _{pembayaran ke mhs} pembayaran mahasiswa yang belum terpenuhi.

  Gambar 5 System Flow Menyimpan Data

  2. System Flow Proses Virtual Account _{Admin Keuangan Bank Mahasiswa} Pembayaran. _{START pembayaran Virtual Unduh data hasil} System flow menyimpan data _{Tanggal mulai dan Account dari sistem bank DataTagihan.txt} pembayaran pada gambar 5 menjelaskan _{tanggal akhir bayar pembayaran Virtual Data hasil} mengenai proses menyimpan semua jenis _{tagihan SPP dan SP Menghitung data Account.txt melalui Sistem Pembayaran} pembayaran mahasiswa yang dilakukan dengan _{Master pembayaran SPP dan Update data Virtual Account} cara manual atau menggunakan slip bukti _{Menghitung data tagihan denda SP} pembayaran. Proses ini akan menghasilkan _{Menyimpan data dlm excel file Denda pembayaran denda Update data} perubahan pada info pembayaran. _{Transaksi pembayaran SPP,SP, Menyimpan transaksi}

  4. System Flow Mengelola SPP Mahasiswa _{DataTagihan.xls dan denda Info Keuangan} Beasiswa _{Upload data tagihan beasiswa pada gambar 6 menjelaskan mengenai ke sistem bank Master Denda pembayaran SPP,SP, dan denda ke mhs Memberi info END} System flow mengelola SPP mahasiswa proses maintenance data SPP mahasiswa penerima beasiswa berupa pembebasan SPP

  Gambar 4 System Flow Proses Virtual Account sesuai dengan persentase beasiswa yang diterima, sampai dengan proses jika ada

  System Flow proses virtual account

  kelebihan pembayaran pada gambar 4 menjelaskan mengenai proses menyiapkan data tagihan pembayaran atau kewajiban pembayaran mahasiswa yang telah memasuki atau melebihi waktu pembayaran. Bag. Kemahasiswaan Admin Keuangan

  pembayaran yang diretur dapat dilihat pada info _{START N Data beasiswa} keuangan.

  6. System Flow Menyimpan Data Dispensasi _{Beasiswa Prestasi Simpan data} System flow menyimpan data dispensasi _{Beasiswa beasiswa} pada gambar 8 menjelaskan bagaimana _Y menyimpan data permohonan dispensasi bagi mahasiswa yang masih mempunyai kewajiban _{Data beasiswa} pembayaran yang belum terselesaikan untuk bisa _{Update SPP} mengikuti Ujian tengah Semester (UTS) dan _{Simpan data mhs penerima Master beasiswa} Ujian Akhir Semester (UAS), sampai dengan _beasiswa hasil dari proses tersebut. _{pembayaran? Kelebihan Y Surat Permohonan} Mahasiswa Admin Keuangan BAAK _{Dispensasi START Permohonan Dispensasi Data Surat N} Retur kelebihan _{END SPP Surat Permohonan Dispensasi Simpan Detail Tgl. Hari ini? Tgl. Ujian = Dispensasi}

  Y

  Gambar 6 System Flow Mengelola SPP _{Form Bebas Adm. keuangan Cetak Form Bebas Adm. Keuangan N} Mahasiswa Beasiswa.

  5. System Flow Proses Retur _{Mahasiswa Admin Keuangan Kasie Keuangan START NIM Tgl.Ujian uang kelebihan Pengembalian bayar Surat Pernyataan Semester dan Pernyataan Cetak Surat Rekap retur yg sudah di tanda tangan} Form pengajuan _{beserta uang retur Master Denda Kelebihan bayar? Cek kelebihan bayar Rekap retur beserta uang Cetak Ceklist Ujian Ceklist Ujian Untuk Ruang Kelas Ruang Kelas Ceklist Ujian Untuk Ceklist Ujian Untuk Hari Berikutnya Master Ceklist Ujian Untuk END sesuai pengajuan N Simpan transaksi Detail data retur pengajuan retur} Y _{Retur Berkas Ujian END Berkas Ujian Update data} Gambar 8 System Flow Menyimpan Data _{pembayaran yang diretur} Dispensasi. _{Cetak rekap retur}

  7. System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium _{Rekap retur} System flow mengelola SPP mahasiswa yudisium pada gambar 9 menjelaskan mengenai proses menghapus atau merubah data mahasiswa

  Gambar 7 System Flow Proses Retur. yang telah yudisium berdasarkan tanggal batas waktu pendaftaran sidang Tugas Akhir (TA)

  System flow proses retur pada gambar 7 yang telah ditentukan.

  menjelaskan mengenai proses mahasiswa mengajukan pengembalian kelebihan pembayaran, sampai dengan perubahan data admin Keuangan, Bag. Kemahasiswaan, Bag.

  PPTA Admin Keuangan

  PPTA, bank, dan kasie keuangan. Context

  diagram untuk sistem informasi keuangan START mahasiswa pada Institut Bisnis dan. _{Daftar Cek Tgl.Daftar Data Keuangan Mhs Semester} Data Flow Diagram Level 0 _{Keuangan Admin Data SPP_SP Jadwal Pembayaran Bukti Bebas Keu Data SPP Data Kelebihan Bayar Mengelola Mas ter Data SP 1 PPTA Surat Dispens asi Bukti Pembayaran Mahas is wa +}

  Sidang TA Sidang TA _{ketentuan Tgl <= 8 SPP 1 Mas ter 3 Trans aks i Data Jadwal Pembayaran 2 Jadwal Kemahas is Data Jadwal Pembayaran Data Keuangan mhs Data Transaks i Pembayaran Data Daftar Sidang Data Denda Mengelola Trans aks i 2 Data Beas is wa + Info Keuangan Data Virtual Account Data Has il Virtual Account Data Beas is wa waan N Hapus SPP & Laporan Tunggakan denda mhs Y Data Keuangan Mhs Master Kas ie Keuangan Laporan Trans aks i Pembayaran Membuat Data Retur Rekap Retur} Data Transaks i Pembayaran _{Laporan Data Denda 3 4 Denda}

• _{+ 5 Retur Data Retur Data Dis pens as i}
_{6 Beas is wa Bank 7 Dispens asi} Denda

  Gambar 11 DFD Level 0

  END HASIL DAN PEMBAHASAN

  Menjawab permasalahan diatas, dengan tujuan membuat analisis dan perancangan sistem Gambar 9 System Flow Mengelola SPP informasi keuangan mahasiswa pada Institut

  Mahasiswa Yudisium.

  Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang dapat menggantikan proses yang dilakukan

  Context Diagram

  secara manual dengan sistem yang telah _{Data Has il Virtual Account Bank} terintegrasi. Berikut ini adalah desain tampilan _{Kemahas is waan informasi keuangan mahasiswa. Data Beas is wa Data Virtual Account PPTA} dari hasil analisis dan perancangan sistem _{Bukti Pembayaran Surat Dispens asi Data Daftar Sidang Data Kelebihan Bayar Jadwal Pembayaran}

  a. Desain Form Proses Denda

  Proses Denda _{KEUANGAN MAHASISWA SISTEM INFORMASI} Proses Denda _{Mahas is wa Bukti Bebas Keu Data SPP Data SP Keuangan Admin} Tanggal Jenis _{Info Keuangan Laporan Trans aks i Pembayaran} + _{Rekap Retur Laporan Tunggakan Keuangan Kas ie Smt Angs. Jadwal Denda(%) Keterangan}

  Gambar 10 Context Diagram Setelah proses desain menggunakan

  system flow , langkah selanjutnya dalam desain

  sebuah sistem adalah pembuatan DFD yang _{PROCCESS EXIT} merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem secara terstruktur dan jelas, sehingga dapat menjadi

  Gambar 12 Desain Form Proses Denda sarana dokumentasi yang baik. Context Diagram dari sistem informasi keuangan mahasiswa pada

  Form proses denda berfungsi untuk

  Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya melakukan proses penghitungan denda SPP terdapat enam external entity yaitu mahasiswa, maupun SP pada setiap bulan. Prosesnya bisa

• – MM – YYYY] _{[DD – MM – YYYY]}

  form proses virtual account dapat dilihat pada gambar 13.

  d. Desain Form Maintenance Transaksi Retur _{Maintenance Transaksi Retur NIM Tgl. Slip}

  meliputi merubah persentase denda yang telah ada dan menambah record denda yang baru. Desain form proses denda dapat dilihat pada gambar 12.

  Jml. Retur ^{Bank Angsuran Jenis Semester} _{NIM BANK TGL. SLIP JENIS SMT ANGS. JUMLAH}

  ^{Tgl. Retur [DD}

  transfer data virtual account, yang desainnya dapat dilihat pada gambar 14. Transfer data

  virtual account akan disimpan melalui form

  Untuk hasil dari pembayaran melalui

  diupload pada sistem bank yang ditunjuk setiap periode waktu yang telah ditentukan. Desain

  Form maintenance beasiswa berfungsi

  account . Hasilnya berupa file yang harus

  untuk menyiapkan data tagihan pembayaran SPP, SP, termasuk denda melalui virtual

  Form proses virtual account berfungsi

  Gambar 13 Desain Form Proses Virtual Account

  PROCCESS PRINT EXIT Jenis Smt Angs. Denda

  Proses Virtual Account Proses Virtual Account Mulai Tanggal Nama File Sampai Tanggal

  b. Desain Form Proses Virtual Account

  untuk memasukkan data mahasiswa penerima beasiswa, serta merubah data Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) mahasiwa penerima sesuai dengan persentase beasiswa yang diterimanya. Desain form maintenance beasiswa dapat dilihat pada gambar 15.

SAVE EXIT PRINT

  c. Desain Form Maintenance Beasiswa ^{Entry Beasiswa Entry Beasiswa Semester NIM NAMA MAHASISWA BEASISWA PERSENTASE UPDATE DELETE SAVE EXIT} Gambar 15 Desain Form Maintenance Beasiswa

  Account

  Transfer Data Virtual Account Transfer Data Virtual Account _{Nama File Tanggal Bayar NIM NAMA MAHASISWA JUMLAH [Rp]} Record telah ditransfer _{PROCCESS EXIT}

  virtual account dilakukan setiap hari.

  Gambar 16 Desain Form Maintenance Transaksi Retur

  Form maintenance transaksi retur

  berfungsi untuk menyimpan data pengajuan pengembalian kelebihan pembayaran (retur) yang dilakukan mahasiswa untuk kemudian diproses pengembalian uang nya. Desain form

  maintenance

  transaksi retur dapat dilihat pada gambar 16.

  e. Desain Form Maintenance Dispensasi

  Form maintenance dispensasi berfungsi

  untuk memasukkan data dari pengajuan surat permohonan dispensasi penundaan kewajiban pembayaran oleh mahasiswa sebelum Ujian Tengah Semester (UTS) atau Ujian Akhir Semester (UAS). Form ini menghasilkan bukti bahwa mahasiswa tersebut dizinkan mengikuti

  Gambar 14 Desain Form Transfer Data Virtual UTS atau UAS (Bukti Bebas Keuangan). Desain mahasiswa yudisium, serta proses

form maintenance dispensasi dapat dilihat pada pelaporan menjadi sistem yang terintegrasi.

gambar 17.

  2. Hasil dari analisis dan perancangan sistem _{Maintenance Dispensasi Maintenance Dispensasi} informasi keuangan mahasiswa meliputi _NIM

  Data Flow Diagram (DFD), Entity _{Semester Jenis Dispensasi} Relationship Diagram (ERD), struktur _{Angsuran Prosentase Jumlah} database sampai desain antar muka ini dapat _{Batas Dispensasi [DD – MM – YYYY] SAVE} digunakan untuk pengembangan sistem. _{NIM NAMA MAHASISWA SMT JENIS ANGS. PERSEN TANGGAL} Adapun saran yang dapat disampaikan untuk pengembangan adalah sebagai berikut:

  1. Hasil analisis dan perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa yang dibuat dapat dijadikan dasar untuk pengembangan _{UPDATE PRINT EXIT} sistem informasi keuangan mahasiswa.

  2. Hasil analisis dan perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa yang dibuat Gambar 17 Desain Form Maintenance dapat dikembangkan dengan menambahkan

  Dispensasi fitur dan menu untuk meningkatkan pelayanan terutama secara online.

  f. Desain Form Cek SPP Mahasiswa Yudisium _{Cek Master Mhs Yudisium Cek Master Mhs Yudisium Tgl. Yudisium [DD – MM – YYYY] Semester} RUJUKAN _{Nama File} Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan _{NIM NAMA MAHASISWA Tgl. Daftar TA BAYAR SISA} Sistem Informasi Untuk Keunggulan bersaing Perusahaan & Organisasi

  Moder. Yogyakarta: CV. Andi Offset.

  Jogiyanto . H.M. 2005. Sistem Teknologi

  Informasi . Yogyakarta: CV. Andi _{Record telah dihapus} Offset. _{PROCCESS EXIT PRINT} Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem

  . Yogyakarta: CV. Andi

  Informasi Offset.

  Gambar 18 Desain Form Cek SPP mahasiswa Kendall, K.E. dan Kendall, J.E. 2003. Analisis

  Yudisium dan Perancangan Sistem . (B. M.

  Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany,

  Form cek SPP mahasiswa yudisium

  Penerj.) Jakarta: Pearson Education berfungsi untuk merubah dan menghapus data Asia Pte. Ltd. dan PT. Prenhallindo. Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) Mc Leod, Raymond dan Schell, George P. 2007. mahasiswa yudisium sesuai dengan batasan Sistem Informasi Manajemen. tanggal pendaftaran sidang Tugas Akhir (TA) Indonesia: Macanan Jaya Cemerlang. setiap semester. Desain form cek SPP

  Romney and Steinbart. 2003. Accounting and mahasiswayudisium dapat dilihat pada gambar

  th Information System (9 Edition). New 18.

  Jersey: Prentice-Hall International, Inc. Soeherman, Bonnie dan Pinontoan, Marion.

  SIMPULAN 2008. Designing Information System.

  Kesimpulan yang diperoleh dari hasil Jakarta: Elex Media Komputindo. analisis dan perancangan sistem informasi Sutabri, Tata. 2012. Analisa Sistem Informasi. keuangan mahasiswa adalah sebagai berikut: Yogyakarta: CV. Andi Offset.

  1. Hasil dari analisis dan perancangan sistem Tavri, D, Mahyuzir. 1997. Pengantar Rekayasa informasi keuangan mahasiswa ini dapat

  Perangkat Lunak . Jakarta: PT.

  menggantikan proses manual yang Elexmedia Komputindo ditemukan pada beberapa proses yang

  Whitten, Jeffry, L. dan Dittman, Kevin C. dan meliputi proses denda, proses virtual Bentley, Lonnie D. 2004. Metode

  account , proses beasiswa, proses retur,

  proses dispensasi, proses cek SPP

  Desain dan Analisis Sistem .

  Yogyakarta: CV. Andi Offset. Widjayanto, Nugroho. 2008. Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga. Jakarta : PT.

  Gelora Aksara Pratama.