UN10F14 HK0102a 707 SOP Pelayanan Mhs dan Instansi

Standard Operating Procedure
PELAYANAN MAHASISWA / INSTANSI

FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2017

0

LEMBAR IDENTIFIKASI

Nama Dokumen
Kode Dokumen
Revisi
Tanggal
Diajukan oleh

:
:
:

:
:

Pelayanan Mahasiswa / Instansi
UN10/F14/HK.01.02.a/707
1
1 Oktober 2017
Kasubbag Akademik dan
Kemahasiswaan

Dikendalikan oleh

:

Bambang Triwahyu Utomo, SH.
Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan

Disetujui oleh

:

Prasetyo Adi, drg., MS
Dekan

R. Setyohadi, drg., MS

1

DAFTAR ISI

halaman
LEMBAR IDENTIFIKASI

1

DAFTAR ISI

2

A. Tujuan

3

B. Ruang Lingkup

3

C. Pihak Terkait

3

D. Referensi / Dokumen Terkait

3

E. Definisi

3

F. Urutan Prosedur

3

G. Bagan Alir

5

2

Standard Operating Procedure
PELAYANAN MAHASISWA / INSTANSI

Tujuan
1. Melayani perihal persuratan kepada mahasiswa, stake holder
maupun Instansi
2. Meningkatkan pelayanan prima kepada mahasiswa, stake
holder maupun Instansi
3. Meningkatkan kualitas dan mutu dokumen/pengarsipan
Ruang Lingkup
Lingkungan di dalam dan di luar Fakultas Kedokteran Gigi

Universitas Brawijaya
Pihak Terkait
1. Subbag Akademik dan Kemahasiswaan
2. Subbag Umum dan Keuangan
3. BEM FKG UB
4. Mahasiswa / Instansi
Referensi / Dokumen Terkait
SOP Persuratan Subbag Kemahasiswaan FKG UB
Definisi
Pelayanan Administrasi Mahasiswa/ Stake holder/ Instansi
adalah suatu pelayanan prima terhadap pengajuan/ permohonan
persuratan yang berhubungan dengan kelancaran program
pendidikan di Fakultas
Urutan Prosedur
1. Mahasiswa/
Stakeholder/
Instansi
mengajukan surat
permohonan/ proposal/ surat permohonan dari BEM diajukan
ke Subbag Umum dan Keuangan atau langsung ke Subbag

Akademik dan Kemahasiswaan

3

2. Surat yang diproses terdiri atas :
a. Subbag Kemahasiswaan memproses surat yang telah
didistribusikan oleh Subbag Umum atas disposisi pimpinan
disertai pengisian blangko permohonan surat
b. Subbag Kemahasiswaan memproses surat yang telah
didistribusikan oleh Mahasiswa / Stakeholder / Instansi
berdasarkan Memo disertai pengisian blangko permohonan
surat
3. Kasubbag mengirimkan surat ke Sekretaris Pimpinan dgn
menulis buku ekspedisi surat
4. Surat diparaf secara bertingkat melalui Kasubbag, KTU
5. Surat yang sudah ditandatangani pimpinan didistribusikan
kembali oleh Sekretaris Pimpinan ke Subbag Kemahasiswaan
untuk diproses penomoran dan pengarsipan
6. Setelah surat selesai maka didistribusikan kepada yang
bersangkutan

7. Surat diagendakan dan diarsip

4

BAGAN ALIR

Keperluan
Mahasiswa /
Instansi

Subbag
Kemahasiswaan

Surat Ijin
Kuliah/Observasi
/Surat Tugas dll

Membuat surat
permohonan KITTAS ke
kantor Imigrasi Malang

Acc / persetujuan dan
Tanda Tangan Surat

Kunjungan/
Incoming
student

Membuat surat
permohonan observasi/
kunjungan ke Rumah
Sakit / Laboratorium

Acc / persetujuan dan
Tanda Tangan Surat

5

Dekanat
Fakultas