PER 17 PJ 2011 Lampiran
LAMPIR
IRAN
P
PERATURA
AN DIREKTU
TUR JENDER
ERAL PAJAK
K
N
NOMOR PE
ER/PJ
PJ/2011
T
TENTANG KEBIJAK
KAN PEMA
ANTAUAN DAN
D
E
EVALUASII KINERJA T
TEKNOLOG
GI INFORM
MASI
D
DAN KOMU
UNIKASI
D
DIREKTORA
RAT JENDER
RAL PAJAK
K
KEME
ENTER
ERIAN KEUA
ANGA
AN RE
EPUBL
LIK IN
INDONE
NESIA
DIREK
D
KTORA
AT JEN
ENDER
RAL PAJAK
P
K
BU
UKU T
TUJU
JUH
KEBI
K
BIJAKA
KAN P
PEMA
ANTA
TAUAN
N DA
AN EV
VALU
UASII
KIN
INERJ
JA TE
EKNO
OLOG
GI IN
INFOR
RMAS
ASI DA
AN
KO
OMUN
NIKA
ASI
LEMBAR PENGENDALIAN DOKUMEN
NO
Penerima Dokumen
Format Dokumen
1
Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak
Cetakan
2
Direktur Transformasi Teknologi
Komunikasi dan Informasi
Cetakan
3
Direktur Teknologi Informasi Perpajakan
Cetakan
4
Direktur Transformasi Proses Bisnis
Cetakan
5
6
7
Direktur Kepatuhan Internal dan
Transformasi Sumber Daya Aparatur
Kepala Pusat Pengolahan Data dan
Dokumen Perpajakan
Pegawai di lingkungan Direktorat
Jenderal Pajak
Cetakan
Cetakan
Elektronik
HALAMAN REVISI
Bab/Sub-Bab
Halaman
Versi
V 1.0
Tanggal
Uraian Revisi
DAFTAR ISI
BAB I. UMUM ................................................................................................................... 1
1. TUJUAN .......................................................................................................... 1
2. RUANG LINGKUP .......................................................................................... 1
3. FORMAT ......................................................................................................... 1
4. KEBIJAKAN .................................................................................................... 1
BAB II. PEMANTAUAN KINERJA TIK .............................................................................. 3
1. TUJUAN .......................................................................................................... 3
2. RUANG LINGKUP .......................................................................................... 3
3. KEBIJAKAN ................................................................................................... 3
BAB III. EVALUASI KINERJA TIK...................................................................................... 6
1. TUJUAN .......................................................................................................... 6
2. RUANG LINGKUP .......................................................................................... 6
3. KEBIJAKAN ................................................................................................... 6
DAFTAR ISTILAH YANG DIGUNAKAN ............................................................... 8
BAB I
UMUM
1. TUJUAN
Bab ini bertujuan untuk menjelaskan hal-hal sebagai berikut:
1.1.
Ruang lingkup dalam kebijakan pemantauan dan evaluasi kinerja TIK di lingkungan
DJP;
1.2.
Format kebijakan pemantauan dan evaluasi kinerja TIK dan pedoman yang
menjadi ketentuan teknis dalam pelaksanaannya; dan
1.3.
Kebijakan umum dalam pemantauan dan evaluasi kinerja TIK yang berisi
penanggung jawab utama, penjelasan umum mengenai kebijakan pemantauan dan
evaluasi kinerja TIK.
2. RUANG LINGKUP
Kebijakan ini mencakup pemantauan dan evaluasi kinerja TIK terhadap objek TIK
sebagai berikut:
2.1.
Layanan TIK; dan
2.2.
Proses TIK.
3. FORMAT
Kebijakan Pemantauan dan Evaluasi Kinerja TIK ini mengatur ketentuan yang bersifat
umum, sedangkan ketentuan lebih lanjut yang bersifat teknis akan diatur dalam bentuk
pedoman yang akan dituangkan dalam Surat Edaran tersendiri, yaitu:
3.1.
Pedoman Pemantauan Kinerja TIK; dan
3.2.
Pedoman Evaluasi Kinerja TIK.
4. KEBIJAKAN
4.1.
CIO DJP bertanggung jawab terhadap seluruh pelaksanaan rencana kerja strategis
pemantauan dan evaluasi kinerja objek-objek TIK DJP agar kelangsungan layanan
dan proses TIK dapat terjamin sesuai ketentuan yang berlaku;
4.2.
Dasar pertimbangan keberhasilan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kinerja
objek-objek TIK DJP adalah sebagai berikut:
4.1.1.
Rencana Strategis TIK;
4.1.2.
Skala prioritas yang lebih tinggi;
4.1.3.
Tingkat ketersediaan data;
4.1.4.
Waktu yang diperlukan untuk memperoleh data;
4.1.5.
Penyelesaian atas objek TIK yang bermasalah baik berdasarkan laporan
pemantauan kinerja TIK maupun eskalasi oleh Unit Kerja TIK; dan
4.1.6.
Kualitas data yang meliputi keakurasian, integritas, dan kelengkapan data.
4.3. CIO DJP menyampaikan laporan kinerja pencapaian pemantauan dan evaluasi
kinerja objek-objek TIK DJP kepada Tim Pengarah Tata Kelola TIK melalui laporan
pemantauan dan evaluasi sebagaimana dimaksud pada Buku Satu Kebijakan Tata
Kelola TIK.
Kualifikasi: TERBATAS
1
4.4. Pemantauan kinerja TIK
4.4.1.
Pemantauan kinerja TIK merupakan kegiatan rutin yang harus dilakukan
setiap hari atau setiap periode waktu sesuai ketentuan agar setiap layanan
objek TIK dapat berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan; dan
4.4.2.
Pemantauan kinerja TIK diutamakan pada upaya-upaya pencegahan
kegagalan kinerja objek TIK dengan mempertimbangkan ukuran kinerja
yang ditetapkan.
4.5. Evaluasi kinerja TIK
4.5.1.
Evaluasi kinerja TIK merupakan tindak lanjut dari kegiatan pemantauan
dikarenakan adanya indikasi permasalahan ataupun permasalahan yang
mengharuskan tindakan evaluasi dilakukan;
4.5.2.
Laporan evaluasi kinerja TIK dilakukan dua kali dalam satu tahun pada
bulan Juli dan Januari; dan
4.5.3.
Tindak lanjut rekomendasi evaluasi kinerja TIK merupakan tanggung
jawab unit kerja pemilik objek TIK yang direkomendasikan untuk diperbaiki.
4.6. Kegiatan pemantauan dan evaluasi kinerja TIK dipastikan telah memiliki indikator
kinerja utama yang telah ditetapkan terlebih dahulu dengan Direktorat TTKI;
4.7. Seluruh dokumen yang dihasilkan dalam kegiatan pemantauan dan evaluasi kinerja
TIK harus disimpan dan dikendalikan dengan tertib yang mengacu pada Pedoman
Pengendalian Dokumen dan Catatan Penerapan Tata Kelola TIK;
4.8. Kebijakan Pemantauan dan Evaluasi Kinerja TIK ini dapat ditinjau efektivitasnya
oleh Tim Pengarah Tata Kelola TIK DJP paling sedikit satu tahun sekali; dan
4.9. Hal-hal yang terkait dengan kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM) dalam
kebijakan pemantauan dan evaluasi kinerja TIK akan diatur dalam dokumen
Standar Kompetensi SDM TIK.
Kualifikasi: TERBATAS
2
BAB II
PEMANTAUAN KINERJA TIK
1. TUJUAN
Kebijakan Pemantauan Kinerja TIK ini disusun dengan tujuan sebagai berikut:
1.1
1.2
1.3
1.4
Memastikan bahwa objek TIK yang dipantau berjalan sesuai dengan standar yang
ditetapkan;
Panduan dalam memilih objek TIK yang dievaluasi dan eskalasi Objek TIK yang
bermasalah;
Mengumpulkan setiap informasi yang dapat digunakan untuk mengukur
pencapaian sasaran kinerja TIK;
Sebagai acuan dalam kegiatan pemantauan kinerja TIK sehingga kegiatan tersebut
dapat terlaksana dengan baik.
2. RUANG LINGKUP
Kebijakan pemantauan kinerja TIK mencakup kegiatan pemantauan terhadap objek TIK
sebagai berikut:
2.1.
Layanan TIK DJP; dan
2.2.
Proses TIK DJP.
3. KEBIJAKAN
3.1.
Pemantauan kinerja TIK merupakan kegiatan rutin yang harus dilakukan setiap hari
atau setiap periode waktu sesuai ketentuan agar setiap layanan objek TIK dapat
berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan;
3.2.
Pemantauan kinerja TIK diutamakan pada upaya-upaya pencegahan kegagalan
kinerja objek TIK dengan mempertimbangkan ukuran kinerja yang ditetapkan;
3.3.
Direktur Teknologi Informasi Perpajakan (TIP) bertanggung jawab terhadap
seluruh kegiatan pemantauan kinerja TIK;
3.4.
Kepala Subdirektorat Pemantauan Sistem Informasi (PSI), Direktorat TIP,
bertanggung jawab terhadap terpenuhinya seluruh standar pencegahan kegagalan
kinerja objek TIK di lingkungan Kantor Pusat DJP;
3.5.
Kepala Bidang Pemindaian Dokumen dan Perekaman Data (PDPD), Pusat
Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (PPDDP), bertanggung jawab
terhadap terpenuhinya seluruh standar pencegahan kegagalan kinerja objek TIK di
PPDDP;
3.6.
Kepala Bidang Dukungan Teknis dan Konsultasi (Duktekkon) Kantor Wilayah
(Kanwil) DJP bertanggung jawab terhadap terpenuhinya seluruh standar
pencegahan kegagalan kinerja objek TIK di Kanwil DJP;
3.7.
Kepala Seksi Pengolahan Data dan Informasi (PDI) KPP bertanggung jawab
terhadap terpenuhinya seluruh standar pencegahan kegagalan kinerja objek TIK di
KPP;
3.8.
Dalam hal terdapat objek TIK bermasalah yang tidak dapat diperbaiki pada unit TIK
KPP, permasalahan tersebut dilaporkan ke service desk dan Bidang Duktekkon
Kanwil DJP sebagai pemberitahuan;
Kualifikasi: TERBATAS
3
3.9.
Dalam hal terdapat objek TIK bermasalah yang tidak dapat diperbaiki pada Unit
TIK Kanwil DJP,Unit TIK PPDDP dan Unit Kerja TIK, permasalahan tersebut
dilaporkan ke service desk dan Subdirektorat AESI, Direktorat TTKI, sebagai
pemberitahuan dan bahan evaluasi kinerja TIK;
3.10. Pelaksanaan pemantauan kinerja TIK pada Unit Kerja TIK dilakukan oleh
Subdirektorat PSI dengan tanggung jawab sebagai berikut:
3.10.1. Kepala Seksi Pemantauan Basis Data mengoordinasikan pemantauan
kinerja TIK atas objek TIK terkait pencegahan kegagalan terhadap basis
data;
3.10.2. Kepala Seksi Pemantauan Konfigurasi dan Kapasitas mengoordinasikan
pemantauan kinerja TIK atas objek TIK terkait pencegahan kegagalan
terhadap Konfigurasi dan Kapasitas objek TIK;
3.10.3. Kepala Seksi Pemantauan Keamanan Sistem dan Jaringan Komunikasi
Data mengoordinasikan pemantauan kinerja TIK atas objek TIK terkait
pencegahan kegagalan terhadap keamanan sistem dan jaringan
komunikasi data; dan
3.10.4. Kepala Seksi Pemantauan Data dan Dokumen mengoordinasikan
pemantauan kinerja TIK atas objek TIK terkait pencegahan kegagalan
terhadap data dan dokumen TIK.
3.11. Pelaksana pada Subdirektorat PSI bertugas melaksanakan pemantauan kinerja
TIK, melakukan penyesuaian-penyesuaian terhadap objek TIK agar tetap dalam
keadaan normal atau sesuai dengan standar yang ditetapkan, dan membuat
konsep laporan pemantauan kinerja TIK;
3.12. Pelaksana pemantauan atas objek TIK di Unit TIK PPDDP, Kanwil DJP, dan KPP
adalah Operator Console (OC) dan/atau pelaksana pada masing-masing Unit TIK
tersebut;
3.13. OC dan/atau pelaksana sebagaimana dimaksud pada angka 3.12. bertugas
melaksanakan pemantauan kinerja TIK, melakukan penyesuaian-penyesuaian
terhadap objek TIK agar tetap dalam keadaan normal atau sesuai dengan standar
yang ditetapkan, dan membuat laporan pemantauan kinerja TIK pada Unit TIK
masing-masing;
3.14. Pemilik Objek TIK bertugas untuk memelihara objek TIK yang menjadi tanggung
jawabnya agar berjalan sesuai dengan fungsinya serta memberikan data dan/atau
informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan pemantauan kinerja TIK;
3.15. Pada saat pelaksanaan kegiatan pemantauan kinerja TIK berlaku ketentuan
sebagai berikut:
3.15.1. Pemantauan terhadap objek TIK di Unit Kerja TIK dilakukan oleh Pemilik
Objek TIK dengan membuat catatan aktifitas harian objek TIK yang
dipantau dalam bentuk log;
3.15.2. Kepala Subdirektorat PSI harus memastikan bahwa semua Pemilik Objek
TIK pada Unit Kerja TIK membuat log atas objek TIK yang menjadi
kewenangannya sesuai dengan ketentuan;
3.15.3. Dalam hal terdapat objek TIK yang bermasalah pada Unit Kerja TIK,
Pemilik Objek TIK melaporkan objek TIK tersebut kepada Subdirektorat
PSI untuk dieskalasikan ke Subdirektorat AESI, Direktorat TTKI;
3.15.4. Pemantauan terhadap objek TIK di Unit TIK Kanwil DJP, Unit TIK PPDDP,
dan Unit TIK KPP dilakukan oleh OC dengan membuat catatan aktifitas
harian objek TIK yang dipantau dalam bentuk log;
3.15.5. Kepala Bidang PDPD memastikan bahwa OC dan/atau pelaksana pada
PPDDP membuat log dan mengeskalasikan permasalahan atas objek TIK
yang menjadi kewenangannya sesuai dengan ketentuan;
Kualifikasi: TERBATAS
4
3.15.6. Kepala Bidang Duktekkon Kanwil DJP memastikan bahwa OC dan/atau
pelaksana pada Unit TIK Kanwil DJP membuat log dan eskalasi
permasalahan atas objek TIK yang menjadi kewenangannya sesuai
dengan ketentuan;
3.15.7. Kepala Seksi PDI KPP memastikan bahwa OC dan/atau pelaksana KPP
membuat log dan mengeskalasi permasalahan atas objek TIK yang
menjadi wewenangnya sesuai dengan ketentuan;
3.15.8. OC dan/atau pelaksana pada Unit TIK PPDDP, Kanwil DJP, dan KPP
membuat log atas objek TIK yang menjadi kewenangannya sesuai dengan
ketentuan; dan
3.15.9. Hasil kegiatan pemantauan kinerja TIK didokumentasikan secara tertib,
dipelihara sebagai arsip bagi kegiatan sejenis selanjutnya, dan dilaporkan
pada periode waktu yang telah ditetapkan.
3.16. Pembuatan log atas objek TIK sebagaimana dimaksud pada angka 3.15.1. dan
3.15.2. dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
3.16.1. Setiap aktifitas harian yang terjadi pada objek TIK baik yang bersifat
normal, melebihi sasaran kinerja TIK, maupun abnormal harus dicatat pada
log objek TIK tersebut; dan
3.16.2. Log objek TIK sedikitnya berisi informasi sebagai berikut:
3.16.2.1. Nama objek TIK;
3.16.2.2. Sasaran kinerja TIK;
3.16.2.3. Masa atau periode pemantauan objek TIK;
3.16.2.4. Waktu kejadian/aktifitas;
3.16.2.5. Jumlah kejadian per hari;
3.16.2.6. Tindakan perbaikan yang dilakukan; dan
3.16.2.7. Keterangan (normal, melebihi target, abnormal, lainnya).
3.16.3. Pembuatan log oleh Unit TIK DJP dapat dilakukan secara manual atau
dengan bantuan aplikasi yang dimiliki oleh Unit TIK DJP sepanjang
informasinya sesuai dengan angka 3.16.2.
3.17. Seksi PDI KPP melaporkan log atas objek TIK yang dipantau setiap bulan ke
Bidang Duktekkon Kanwil DJP dengan persetujuan Kepala KPP;
3.18. Bidang Duktekkon Kanwil DJP melaporkan rekapitulasi log yang terdiri dari laporan
log Unit TIK Kanwil DJP dan KPP setiap bulan ke Subdirektorat PSI, Direktorat TIP,
dengan persetujuan Kepala Kanwil DJP;
3.19. Bidang PDPD, PPDDP, melaporkan log Unit TIK PPDDP atas objek TIK setiap
bulan kepada Subdirektorat PSI, Direktorat TIP, dengan persetujuan Kepala
PPDDP;
3.20. Pemilik Objek TIK di Unit Kerja TIK melaporkan log atas objek TIK sebagaimana
dimaksud pada angka 3.15.1. setiap bulan kepada Subdirektorat PSI;
3.21. Subdirektorat PSI membuat Laporan Pemantauan Kinerja TIK setiap bulan yang
setelah mendapat persetujuan Direktur TIP, dilaporkan kepada Direktur TTKI
sebagai bahan evaluasi kinerja TIK;
3.22. Subdirektorat PSI membuat ringkasan Laporan Pemantauan Kinerja TIK setiap
enam bulan sekali yang setelah mendapat persetujuan Direktur TIP, dilaporkan
kepada CIO DJP dan Tim Pengarah Tata Kelola TIK pada bulan Juli untuk periode
Januari-Juni dan Januari untuk periode Juli-Desember; dan
Kualifikasi: TERBATAS
5
3.23. Data dan/atau informasi yang terkumpul dalam kegiatan pemantauan kinerja TIK
dapat digunakan sebagai dasar dalam membuat atau memperbaiki sasaran kinerja
TIK yang ada dalam daftar indikator kinerja TIK serta sebagai bahan masukan
untuk kegiatan evaluasi kinerja TIK.
Kualifikasi: TERBATAS
6
BAB III
EVALUASI KINERJA TIK
1. TUJUAN
Kebijakan Evaluasi Kinerja TIK ini disusun dengan tujuan sebagai berikut:
1.1.
1.2.
Memberikan rekomendasi perbaikan atas kinerja objek TIK yang bermasalah
dan/atau tidak sesuai dengan sasaran kinerja TIK.
Memberikan acuan dalam kegiatan evaluasi kinerja TIK sehingga kegiatan
tersebut dapat terlaksana dengan baik.
2. RUANG LINGKUP
Kebijakan evaluasi kinerja TIK meliputi kegiatan evaluasi terhadap pelaksanaan
kerangka kerja TIK atas objek TIK sebagai berikut:
2.1.
Proses TIK; dan
2.2.
Layanan TIK.
3. KEBIJAKAN
3.1.
Evaluasi kinerja TIK merupakan kegiatan menganalisis data yang terkumpul dalam
kegiatan pemantauan kinerja TIK dengan cara membandingkan antara hasil kinerja
TIK dengan sasaran kinerja TIK yang telah ditetapkan dalam rangka mengukur
efektivitas penerapan kerangka kerja Tata Kelola TIK;
3.2.
Kegiatan evaluasi kinerja TIK meliputi proses-proses sebagai berikut:
3.2.1. Perencanaan evaluasi kinerja TIK;
3.2.2. Pelaksanaan evaluasi kinerja TIK;
3.2.3. Pelaporan hasil evaluasi kinerja TIK;
3.2.4. Penyampaian rekomendasi perbaikan kepada pemilik objek TIK; dan
3.2.5. Pemantauan tindak lanjut rekomendasi perbaikan objek TIK dari pemilik
Objek TIK.
3.3.
Perencanaan evaluasi kinerja TIK meliputi kegiatan penentuan objek TIK yang
dievaluasi berdasarkan hasil pemantauan kinerja TIK dan eskalasi objek TIK
bermasalah dari Unit TIK DJP, metode evaluasi yang digunakan, pegawai yang
ditugaskan, dan pembuatan jadwal evaluasi kinerja TIK;
3.4.
Pelaksanaan evaluasi kinerja TIK meliputi kegiatan evaluasi atas objek TIK yang
telah ditentukan dalam rencana evaluasi kinerja TIK dan pengawasan atas
kegiatan tersebut;
3.5.
Pelaporan hasil evaluasi kinerja TIK meliputi kegiatan pembuatan laporan evaluasi
kinerja TIK dan pelaporannya kepada pihak-pihak yang berkepentingan;
3.6.
Pada saat pelaksanaan evaluasi kinerja TIK, dalam hal diperlukan Seksi ESI dapat
melakukan pengumpulan data tambahan dengan cara sebagai berikut:
3.7.
3.6.1.
Permintaan data/laporan kepada Pemilik Objek TIK;
3.6.2.
Pengamatan terhadap objek TIK; dan/atau
3.6.3.
Wawancara dengan Pemilik Objek TIK;
Pemilik Objek TIK bertugas untuk memelihara objek TIK yang menjadi tanggung
jawabnya agar berjalan sesuai dengan fungsinya serta memberikan data dan/atau
informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan evaluasi kinerja TIK;
Kualifikasi: TERBATAS
7
3.8.
Subdirektorat AESI membuat Laporan Evaluasi Kinerja TIK setahun dua kali dan
disampaikan kepada Direktur TTKI untuk mendapatkan persetujuan;
3.9.
Laporan Evaluasi kinerja TIK sebagaimana dimaksud pada angka 3.8. yang telah
mendapat persetujuan dari Direktur TTKI dilaporkan kepada CIO DJP dan Tim
Pengarah Tata Kelola TIK;
3.10. Dalam hal atas objek TIK yang dievaluasi perlu dilakukan perbaikan, maka
Subdirektorat AESI menyampaikan rekomendasi perbaikan objek TIK kepada
Pemilik Objek TIK tersebut:
3.11. Pelaksanaan rekomendasi perbaikan objek TIK yang bermasalah dilakukan oleh
pegawai, tim atau pemilik objek TIK yang ditugaskan untuk memperbaiki objek TIK
tersebut; dan
3.12. Hasil perbaikan atas objek TIK yang bermasalah sebagaimana dimaksud pada
angka 3.11. dilaporkan oleh pihak yang memperbaiki objek TIK tersebut kepada
Subdirektorat AESI.
Kualifikasi: TERBATAS
8
DAFTAR ISTILAH YANG DIGUNAKAN
1.
Pemantauan kinerja TIK adalah kegiatan menghimpun data mengenai hasil
pelaksanaan kinerja TIK baik melalui observasi langsung maupun melalui laporan yang
tersedia dalam rangka evaluasi kinerja TIK.
2.
Evaluasi kinerja TIK adalah kegiatan menganalisis data yang terkumpul dalam kegiatan
pemantauan kinerja TIK dengan cara membandingkan antara hasil kinerja TIK dengan
sasaran kinerja TIK yang telah ditetapkan dalam rangka mengukur efektivitas penerapan
kerangka kerja Tata Kelola TIK.
3.
Log adalah catatan semua aktifitas harian atas objek TIK berdasarkan urutan waktu
kejadian.
4.
Kinerja TIK adalah tingkat ketercapaian objek TIK dalam periode tertentu.
5.
Objek TIK adalah Layanan TIK dan Proses TIK.
6.
Proses TIK adalah serangkaian aktivitas kerja di bidang TIK yang direncanakan dan
dilaksanakan untuk mencapai tujuan tertentu.
7.
Layanan TIK adalah fasilitas yang terdiri dari gabungan komponen teknologi , proses,
dan personil dalam rangka penyelenggaraan sistem informasi yang direncanakan,
dikembangkan, dioperasikan, dan dipelihara oleh Unit Kerja TIK baik secara terpusat
maupun terdistribusi yang digunakan untuk memenuhi kepentingan pemenuhan tugas
dan fungsi unit kerja terkait maupun DJP pada umumnya.
8.
Unit TIK DJP adalah Unit Kerja TIK, Unit TIK Pusat Pengolahan Data dan Dokumen
Perpajakan (PPDDP), Unit TIK Kantor Wilayah DJP, dan Unit TIK Kantor Pelayanan
Pajak DJP.
9.
Unit Kerja TIK adalah Direktorat TTKI dan Direktorat TIP.
10.
Unit TIK PPDDP adalah Bidang Pemindaian Dokumen dan Perekaman Data (PDPD).
11.
Unit TIK Kantor Wilayah DJP adalah Bidang Dukungan Teknis dan Konsultasi.
12.
Unit TIK Kantor Pelayanan Pajak adalah Seksi Pengolahan Data dan Informasi.
13.
Tim Pengarah Tata Kelola TIK adalah tim yang dibentuk oleh Direktur Jenderal Pajak
untuk mengarahkan penyelenggaraan Tata Kelola TIK agar sesuai dengan Rencana
Strategis DJP.
14.
Chief Information Officer Direktorat Jenderal Pajak atau disebut CIO DJP adalah
seorang Pejabat Eselon II Unit Kerja TIK yang ditunjuk oleh Direktur Jenderal Pajak
untuk mengoordinasikan seluruh pelaksanaan kerangka kerja tata kelola TIK DJP.
15.
Koordinator Pemantauan Kinerja TIK adalah semua seksi pada Subdirektorat PSI
yaitu :
a.
Seksi Pemantauan Basis Data;
b.
Seksi Pemantauan Konfigurasi dan Kapasitas;
c.
d.
Seksi Pemantauan Keamanan Sistem dan Jaringan Komunikasi Data; dan
Seksi Pemantauan Data dan Dokumen.
Kualifikasi: TERBATAS
9
16.
Pengevaluasi Kinerja TIK adalah Seksi ESI, Direktorat TTKI, dan pegawai lain yang
ditunjuk untuk melakukan evaluasi kinerja TIK.
17.
Pemilik Objek TIK adalah pejabat struktural yang membidangi objek TIK di lingkungan
DJP yaitu
18.
a.
Seluruh Kepala Subdirektorat dan Kepala Seksi di Direktorat TTKI;
b.
Seluruh Kepala Subdirektorat dan Kepala Seksi di Direktorat TIP;
c.
Seluruh Kepala Bidang dan Kepala Seksi di Bidang PPD dan PDPD, PPDDP;
d.
Kepala Bidang dan seluruh Kepala Seksi di Bidang Duktekkon Kanwil DJP; dan
e.
Kepala Seksi PDI KPP.
Indikator kinerja TIK adalah ukuran yang mencerminkan seberapa baik objek TIK
dikelola dalam rangka mendukung pencapaian sasaran kinerja TIK yang telah ditetapkan.
Contoh:
persentase
penggunaan
kapasitas
jaringan
intranet
diukur
dengan
menggunakan perbandingan antara kapasitas yang digunakan dengan kapasitas yang
tersedia, rata-rata waktu yang diperlukan untuk penanganan permasalahan pengguna,
atau persentase penurunan insiden keamanan informasi.
19.
Sasaran kinerja TIK adalah tingkat kinerja yang ingin dicapai atau yang menjadi target
dalam periode waktu tertentu. Contoh: target penggunaan kapasitas jaringan intranet
sebesar 70 % dari kapasitas yang tersedia, tingkat keterlambatan penyelesaian aplikasi
di Direktorat TTKI menurun sebesar 20% dari tahun sebelumnya, pengurangan jumlah
gangguan yang mengakibatkan downtime sebanyak 10% dari tahun sebelumnya, atau
serangan virus di Direktorat TTKI dan Direktorat TIP menurun 20% dibandingkan tahun
sebelumnya.
20.
Sasaran Strategis TIK adalah langkah-langkah strategis yang dilakukan oleh Unit Kerja
TIK untuk mencapai visi dan misi TIK DJP.
21.
Rencana Strategis TIK adalah arahan umum dan tujuan dari inisiatif-inisiatif TIK yang di
dalamnya terkandung jenis pelayanan TIK yang akan diberikan oleh Unit Kerja TIK, target
kinerja TIK yang telah ditetapkan, sumber daya yang dibutuhkan, dan kurun waktu
pencapaian yang telah ditetapkan.
22.
Tata Kelola TIK adalah suatu kerangka kerja yang mengatur dan mengelola keseluruhan
proses perencanaan, realisasi, operasional harian, pengamanan, kelangsungan layanan,
dan evaluasi internal penyelenggaraan TIK melalui jalur kepemimpinan yang tegas dan
transparan untuk menjamin bahwa investasi TIK menunjang dan sesuai dengan aspek
strategis dari tugas pokok maupun fungsi suatu organisasi.
Kualifikasi: TERBATAS
10
IRAN
P
PERATURA
AN DIREKTU
TUR JENDER
ERAL PAJAK
K
N
NOMOR PE
ER/PJ
PJ/2011
T
TENTANG KEBIJAK
KAN PEMA
ANTAUAN DAN
D
E
EVALUASII KINERJA T
TEKNOLOG
GI INFORM
MASI
D
DAN KOMU
UNIKASI
D
DIREKTORA
RAT JENDER
RAL PAJAK
K
KEME
ENTER
ERIAN KEUA
ANGA
AN RE
EPUBL
LIK IN
INDONE
NESIA
DIREK
D
KTORA
AT JEN
ENDER
RAL PAJAK
P
K
BU
UKU T
TUJU
JUH
KEBI
K
BIJAKA
KAN P
PEMA
ANTA
TAUAN
N DA
AN EV
VALU
UASII
KIN
INERJ
JA TE
EKNO
OLOG
GI IN
INFOR
RMAS
ASI DA
AN
KO
OMUN
NIKA
ASI
LEMBAR PENGENDALIAN DOKUMEN
NO
Penerima Dokumen
Format Dokumen
1
Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak
Cetakan
2
Direktur Transformasi Teknologi
Komunikasi dan Informasi
Cetakan
3
Direktur Teknologi Informasi Perpajakan
Cetakan
4
Direktur Transformasi Proses Bisnis
Cetakan
5
6
7
Direktur Kepatuhan Internal dan
Transformasi Sumber Daya Aparatur
Kepala Pusat Pengolahan Data dan
Dokumen Perpajakan
Pegawai di lingkungan Direktorat
Jenderal Pajak
Cetakan
Cetakan
Elektronik
HALAMAN REVISI
Bab/Sub-Bab
Halaman
Versi
V 1.0
Tanggal
Uraian Revisi
DAFTAR ISI
BAB I. UMUM ................................................................................................................... 1
1. TUJUAN .......................................................................................................... 1
2. RUANG LINGKUP .......................................................................................... 1
3. FORMAT ......................................................................................................... 1
4. KEBIJAKAN .................................................................................................... 1
BAB II. PEMANTAUAN KINERJA TIK .............................................................................. 3
1. TUJUAN .......................................................................................................... 3
2. RUANG LINGKUP .......................................................................................... 3
3. KEBIJAKAN ................................................................................................... 3
BAB III. EVALUASI KINERJA TIK...................................................................................... 6
1. TUJUAN .......................................................................................................... 6
2. RUANG LINGKUP .......................................................................................... 6
3. KEBIJAKAN ................................................................................................... 6
DAFTAR ISTILAH YANG DIGUNAKAN ............................................................... 8
BAB I
UMUM
1. TUJUAN
Bab ini bertujuan untuk menjelaskan hal-hal sebagai berikut:
1.1.
Ruang lingkup dalam kebijakan pemantauan dan evaluasi kinerja TIK di lingkungan
DJP;
1.2.
Format kebijakan pemantauan dan evaluasi kinerja TIK dan pedoman yang
menjadi ketentuan teknis dalam pelaksanaannya; dan
1.3.
Kebijakan umum dalam pemantauan dan evaluasi kinerja TIK yang berisi
penanggung jawab utama, penjelasan umum mengenai kebijakan pemantauan dan
evaluasi kinerja TIK.
2. RUANG LINGKUP
Kebijakan ini mencakup pemantauan dan evaluasi kinerja TIK terhadap objek TIK
sebagai berikut:
2.1.
Layanan TIK; dan
2.2.
Proses TIK.
3. FORMAT
Kebijakan Pemantauan dan Evaluasi Kinerja TIK ini mengatur ketentuan yang bersifat
umum, sedangkan ketentuan lebih lanjut yang bersifat teknis akan diatur dalam bentuk
pedoman yang akan dituangkan dalam Surat Edaran tersendiri, yaitu:
3.1.
Pedoman Pemantauan Kinerja TIK; dan
3.2.
Pedoman Evaluasi Kinerja TIK.
4. KEBIJAKAN
4.1.
CIO DJP bertanggung jawab terhadap seluruh pelaksanaan rencana kerja strategis
pemantauan dan evaluasi kinerja objek-objek TIK DJP agar kelangsungan layanan
dan proses TIK dapat terjamin sesuai ketentuan yang berlaku;
4.2.
Dasar pertimbangan keberhasilan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kinerja
objek-objek TIK DJP adalah sebagai berikut:
4.1.1.
Rencana Strategis TIK;
4.1.2.
Skala prioritas yang lebih tinggi;
4.1.3.
Tingkat ketersediaan data;
4.1.4.
Waktu yang diperlukan untuk memperoleh data;
4.1.5.
Penyelesaian atas objek TIK yang bermasalah baik berdasarkan laporan
pemantauan kinerja TIK maupun eskalasi oleh Unit Kerja TIK; dan
4.1.6.
Kualitas data yang meliputi keakurasian, integritas, dan kelengkapan data.
4.3. CIO DJP menyampaikan laporan kinerja pencapaian pemantauan dan evaluasi
kinerja objek-objek TIK DJP kepada Tim Pengarah Tata Kelola TIK melalui laporan
pemantauan dan evaluasi sebagaimana dimaksud pada Buku Satu Kebijakan Tata
Kelola TIK.
Kualifikasi: TERBATAS
1
4.4. Pemantauan kinerja TIK
4.4.1.
Pemantauan kinerja TIK merupakan kegiatan rutin yang harus dilakukan
setiap hari atau setiap periode waktu sesuai ketentuan agar setiap layanan
objek TIK dapat berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan; dan
4.4.2.
Pemantauan kinerja TIK diutamakan pada upaya-upaya pencegahan
kegagalan kinerja objek TIK dengan mempertimbangkan ukuran kinerja
yang ditetapkan.
4.5. Evaluasi kinerja TIK
4.5.1.
Evaluasi kinerja TIK merupakan tindak lanjut dari kegiatan pemantauan
dikarenakan adanya indikasi permasalahan ataupun permasalahan yang
mengharuskan tindakan evaluasi dilakukan;
4.5.2.
Laporan evaluasi kinerja TIK dilakukan dua kali dalam satu tahun pada
bulan Juli dan Januari; dan
4.5.3.
Tindak lanjut rekomendasi evaluasi kinerja TIK merupakan tanggung
jawab unit kerja pemilik objek TIK yang direkomendasikan untuk diperbaiki.
4.6. Kegiatan pemantauan dan evaluasi kinerja TIK dipastikan telah memiliki indikator
kinerja utama yang telah ditetapkan terlebih dahulu dengan Direktorat TTKI;
4.7. Seluruh dokumen yang dihasilkan dalam kegiatan pemantauan dan evaluasi kinerja
TIK harus disimpan dan dikendalikan dengan tertib yang mengacu pada Pedoman
Pengendalian Dokumen dan Catatan Penerapan Tata Kelola TIK;
4.8. Kebijakan Pemantauan dan Evaluasi Kinerja TIK ini dapat ditinjau efektivitasnya
oleh Tim Pengarah Tata Kelola TIK DJP paling sedikit satu tahun sekali; dan
4.9. Hal-hal yang terkait dengan kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM) dalam
kebijakan pemantauan dan evaluasi kinerja TIK akan diatur dalam dokumen
Standar Kompetensi SDM TIK.
Kualifikasi: TERBATAS
2
BAB II
PEMANTAUAN KINERJA TIK
1. TUJUAN
Kebijakan Pemantauan Kinerja TIK ini disusun dengan tujuan sebagai berikut:
1.1
1.2
1.3
1.4
Memastikan bahwa objek TIK yang dipantau berjalan sesuai dengan standar yang
ditetapkan;
Panduan dalam memilih objek TIK yang dievaluasi dan eskalasi Objek TIK yang
bermasalah;
Mengumpulkan setiap informasi yang dapat digunakan untuk mengukur
pencapaian sasaran kinerja TIK;
Sebagai acuan dalam kegiatan pemantauan kinerja TIK sehingga kegiatan tersebut
dapat terlaksana dengan baik.
2. RUANG LINGKUP
Kebijakan pemantauan kinerja TIK mencakup kegiatan pemantauan terhadap objek TIK
sebagai berikut:
2.1.
Layanan TIK DJP; dan
2.2.
Proses TIK DJP.
3. KEBIJAKAN
3.1.
Pemantauan kinerja TIK merupakan kegiatan rutin yang harus dilakukan setiap hari
atau setiap periode waktu sesuai ketentuan agar setiap layanan objek TIK dapat
berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan;
3.2.
Pemantauan kinerja TIK diutamakan pada upaya-upaya pencegahan kegagalan
kinerja objek TIK dengan mempertimbangkan ukuran kinerja yang ditetapkan;
3.3.
Direktur Teknologi Informasi Perpajakan (TIP) bertanggung jawab terhadap
seluruh kegiatan pemantauan kinerja TIK;
3.4.
Kepala Subdirektorat Pemantauan Sistem Informasi (PSI), Direktorat TIP,
bertanggung jawab terhadap terpenuhinya seluruh standar pencegahan kegagalan
kinerja objek TIK di lingkungan Kantor Pusat DJP;
3.5.
Kepala Bidang Pemindaian Dokumen dan Perekaman Data (PDPD), Pusat
Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (PPDDP), bertanggung jawab
terhadap terpenuhinya seluruh standar pencegahan kegagalan kinerja objek TIK di
PPDDP;
3.6.
Kepala Bidang Dukungan Teknis dan Konsultasi (Duktekkon) Kantor Wilayah
(Kanwil) DJP bertanggung jawab terhadap terpenuhinya seluruh standar
pencegahan kegagalan kinerja objek TIK di Kanwil DJP;
3.7.
Kepala Seksi Pengolahan Data dan Informasi (PDI) KPP bertanggung jawab
terhadap terpenuhinya seluruh standar pencegahan kegagalan kinerja objek TIK di
KPP;
3.8.
Dalam hal terdapat objek TIK bermasalah yang tidak dapat diperbaiki pada unit TIK
KPP, permasalahan tersebut dilaporkan ke service desk dan Bidang Duktekkon
Kanwil DJP sebagai pemberitahuan;
Kualifikasi: TERBATAS
3
3.9.
Dalam hal terdapat objek TIK bermasalah yang tidak dapat diperbaiki pada Unit
TIK Kanwil DJP,Unit TIK PPDDP dan Unit Kerja TIK, permasalahan tersebut
dilaporkan ke service desk dan Subdirektorat AESI, Direktorat TTKI, sebagai
pemberitahuan dan bahan evaluasi kinerja TIK;
3.10. Pelaksanaan pemantauan kinerja TIK pada Unit Kerja TIK dilakukan oleh
Subdirektorat PSI dengan tanggung jawab sebagai berikut:
3.10.1. Kepala Seksi Pemantauan Basis Data mengoordinasikan pemantauan
kinerja TIK atas objek TIK terkait pencegahan kegagalan terhadap basis
data;
3.10.2. Kepala Seksi Pemantauan Konfigurasi dan Kapasitas mengoordinasikan
pemantauan kinerja TIK atas objek TIK terkait pencegahan kegagalan
terhadap Konfigurasi dan Kapasitas objek TIK;
3.10.3. Kepala Seksi Pemantauan Keamanan Sistem dan Jaringan Komunikasi
Data mengoordinasikan pemantauan kinerja TIK atas objek TIK terkait
pencegahan kegagalan terhadap keamanan sistem dan jaringan
komunikasi data; dan
3.10.4. Kepala Seksi Pemantauan Data dan Dokumen mengoordinasikan
pemantauan kinerja TIK atas objek TIK terkait pencegahan kegagalan
terhadap data dan dokumen TIK.
3.11. Pelaksana pada Subdirektorat PSI bertugas melaksanakan pemantauan kinerja
TIK, melakukan penyesuaian-penyesuaian terhadap objek TIK agar tetap dalam
keadaan normal atau sesuai dengan standar yang ditetapkan, dan membuat
konsep laporan pemantauan kinerja TIK;
3.12. Pelaksana pemantauan atas objek TIK di Unit TIK PPDDP, Kanwil DJP, dan KPP
adalah Operator Console (OC) dan/atau pelaksana pada masing-masing Unit TIK
tersebut;
3.13. OC dan/atau pelaksana sebagaimana dimaksud pada angka 3.12. bertugas
melaksanakan pemantauan kinerja TIK, melakukan penyesuaian-penyesuaian
terhadap objek TIK agar tetap dalam keadaan normal atau sesuai dengan standar
yang ditetapkan, dan membuat laporan pemantauan kinerja TIK pada Unit TIK
masing-masing;
3.14. Pemilik Objek TIK bertugas untuk memelihara objek TIK yang menjadi tanggung
jawabnya agar berjalan sesuai dengan fungsinya serta memberikan data dan/atau
informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan pemantauan kinerja TIK;
3.15. Pada saat pelaksanaan kegiatan pemantauan kinerja TIK berlaku ketentuan
sebagai berikut:
3.15.1. Pemantauan terhadap objek TIK di Unit Kerja TIK dilakukan oleh Pemilik
Objek TIK dengan membuat catatan aktifitas harian objek TIK yang
dipantau dalam bentuk log;
3.15.2. Kepala Subdirektorat PSI harus memastikan bahwa semua Pemilik Objek
TIK pada Unit Kerja TIK membuat log atas objek TIK yang menjadi
kewenangannya sesuai dengan ketentuan;
3.15.3. Dalam hal terdapat objek TIK yang bermasalah pada Unit Kerja TIK,
Pemilik Objek TIK melaporkan objek TIK tersebut kepada Subdirektorat
PSI untuk dieskalasikan ke Subdirektorat AESI, Direktorat TTKI;
3.15.4. Pemantauan terhadap objek TIK di Unit TIK Kanwil DJP, Unit TIK PPDDP,
dan Unit TIK KPP dilakukan oleh OC dengan membuat catatan aktifitas
harian objek TIK yang dipantau dalam bentuk log;
3.15.5. Kepala Bidang PDPD memastikan bahwa OC dan/atau pelaksana pada
PPDDP membuat log dan mengeskalasikan permasalahan atas objek TIK
yang menjadi kewenangannya sesuai dengan ketentuan;
Kualifikasi: TERBATAS
4
3.15.6. Kepala Bidang Duktekkon Kanwil DJP memastikan bahwa OC dan/atau
pelaksana pada Unit TIK Kanwil DJP membuat log dan eskalasi
permasalahan atas objek TIK yang menjadi kewenangannya sesuai
dengan ketentuan;
3.15.7. Kepala Seksi PDI KPP memastikan bahwa OC dan/atau pelaksana KPP
membuat log dan mengeskalasi permasalahan atas objek TIK yang
menjadi wewenangnya sesuai dengan ketentuan;
3.15.8. OC dan/atau pelaksana pada Unit TIK PPDDP, Kanwil DJP, dan KPP
membuat log atas objek TIK yang menjadi kewenangannya sesuai dengan
ketentuan; dan
3.15.9. Hasil kegiatan pemantauan kinerja TIK didokumentasikan secara tertib,
dipelihara sebagai arsip bagi kegiatan sejenis selanjutnya, dan dilaporkan
pada periode waktu yang telah ditetapkan.
3.16. Pembuatan log atas objek TIK sebagaimana dimaksud pada angka 3.15.1. dan
3.15.2. dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
3.16.1. Setiap aktifitas harian yang terjadi pada objek TIK baik yang bersifat
normal, melebihi sasaran kinerja TIK, maupun abnormal harus dicatat pada
log objek TIK tersebut; dan
3.16.2. Log objek TIK sedikitnya berisi informasi sebagai berikut:
3.16.2.1. Nama objek TIK;
3.16.2.2. Sasaran kinerja TIK;
3.16.2.3. Masa atau periode pemantauan objek TIK;
3.16.2.4. Waktu kejadian/aktifitas;
3.16.2.5. Jumlah kejadian per hari;
3.16.2.6. Tindakan perbaikan yang dilakukan; dan
3.16.2.7. Keterangan (normal, melebihi target, abnormal, lainnya).
3.16.3. Pembuatan log oleh Unit TIK DJP dapat dilakukan secara manual atau
dengan bantuan aplikasi yang dimiliki oleh Unit TIK DJP sepanjang
informasinya sesuai dengan angka 3.16.2.
3.17. Seksi PDI KPP melaporkan log atas objek TIK yang dipantau setiap bulan ke
Bidang Duktekkon Kanwil DJP dengan persetujuan Kepala KPP;
3.18. Bidang Duktekkon Kanwil DJP melaporkan rekapitulasi log yang terdiri dari laporan
log Unit TIK Kanwil DJP dan KPP setiap bulan ke Subdirektorat PSI, Direktorat TIP,
dengan persetujuan Kepala Kanwil DJP;
3.19. Bidang PDPD, PPDDP, melaporkan log Unit TIK PPDDP atas objek TIK setiap
bulan kepada Subdirektorat PSI, Direktorat TIP, dengan persetujuan Kepala
PPDDP;
3.20. Pemilik Objek TIK di Unit Kerja TIK melaporkan log atas objek TIK sebagaimana
dimaksud pada angka 3.15.1. setiap bulan kepada Subdirektorat PSI;
3.21. Subdirektorat PSI membuat Laporan Pemantauan Kinerja TIK setiap bulan yang
setelah mendapat persetujuan Direktur TIP, dilaporkan kepada Direktur TTKI
sebagai bahan evaluasi kinerja TIK;
3.22. Subdirektorat PSI membuat ringkasan Laporan Pemantauan Kinerja TIK setiap
enam bulan sekali yang setelah mendapat persetujuan Direktur TIP, dilaporkan
kepada CIO DJP dan Tim Pengarah Tata Kelola TIK pada bulan Juli untuk periode
Januari-Juni dan Januari untuk periode Juli-Desember; dan
Kualifikasi: TERBATAS
5
3.23. Data dan/atau informasi yang terkumpul dalam kegiatan pemantauan kinerja TIK
dapat digunakan sebagai dasar dalam membuat atau memperbaiki sasaran kinerja
TIK yang ada dalam daftar indikator kinerja TIK serta sebagai bahan masukan
untuk kegiatan evaluasi kinerja TIK.
Kualifikasi: TERBATAS
6
BAB III
EVALUASI KINERJA TIK
1. TUJUAN
Kebijakan Evaluasi Kinerja TIK ini disusun dengan tujuan sebagai berikut:
1.1.
1.2.
Memberikan rekomendasi perbaikan atas kinerja objek TIK yang bermasalah
dan/atau tidak sesuai dengan sasaran kinerja TIK.
Memberikan acuan dalam kegiatan evaluasi kinerja TIK sehingga kegiatan
tersebut dapat terlaksana dengan baik.
2. RUANG LINGKUP
Kebijakan evaluasi kinerja TIK meliputi kegiatan evaluasi terhadap pelaksanaan
kerangka kerja TIK atas objek TIK sebagai berikut:
2.1.
Proses TIK; dan
2.2.
Layanan TIK.
3. KEBIJAKAN
3.1.
Evaluasi kinerja TIK merupakan kegiatan menganalisis data yang terkumpul dalam
kegiatan pemantauan kinerja TIK dengan cara membandingkan antara hasil kinerja
TIK dengan sasaran kinerja TIK yang telah ditetapkan dalam rangka mengukur
efektivitas penerapan kerangka kerja Tata Kelola TIK;
3.2.
Kegiatan evaluasi kinerja TIK meliputi proses-proses sebagai berikut:
3.2.1. Perencanaan evaluasi kinerja TIK;
3.2.2. Pelaksanaan evaluasi kinerja TIK;
3.2.3. Pelaporan hasil evaluasi kinerja TIK;
3.2.4. Penyampaian rekomendasi perbaikan kepada pemilik objek TIK; dan
3.2.5. Pemantauan tindak lanjut rekomendasi perbaikan objek TIK dari pemilik
Objek TIK.
3.3.
Perencanaan evaluasi kinerja TIK meliputi kegiatan penentuan objek TIK yang
dievaluasi berdasarkan hasil pemantauan kinerja TIK dan eskalasi objek TIK
bermasalah dari Unit TIK DJP, metode evaluasi yang digunakan, pegawai yang
ditugaskan, dan pembuatan jadwal evaluasi kinerja TIK;
3.4.
Pelaksanaan evaluasi kinerja TIK meliputi kegiatan evaluasi atas objek TIK yang
telah ditentukan dalam rencana evaluasi kinerja TIK dan pengawasan atas
kegiatan tersebut;
3.5.
Pelaporan hasil evaluasi kinerja TIK meliputi kegiatan pembuatan laporan evaluasi
kinerja TIK dan pelaporannya kepada pihak-pihak yang berkepentingan;
3.6.
Pada saat pelaksanaan evaluasi kinerja TIK, dalam hal diperlukan Seksi ESI dapat
melakukan pengumpulan data tambahan dengan cara sebagai berikut:
3.7.
3.6.1.
Permintaan data/laporan kepada Pemilik Objek TIK;
3.6.2.
Pengamatan terhadap objek TIK; dan/atau
3.6.3.
Wawancara dengan Pemilik Objek TIK;
Pemilik Objek TIK bertugas untuk memelihara objek TIK yang menjadi tanggung
jawabnya agar berjalan sesuai dengan fungsinya serta memberikan data dan/atau
informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan evaluasi kinerja TIK;
Kualifikasi: TERBATAS
7
3.8.
Subdirektorat AESI membuat Laporan Evaluasi Kinerja TIK setahun dua kali dan
disampaikan kepada Direktur TTKI untuk mendapatkan persetujuan;
3.9.
Laporan Evaluasi kinerja TIK sebagaimana dimaksud pada angka 3.8. yang telah
mendapat persetujuan dari Direktur TTKI dilaporkan kepada CIO DJP dan Tim
Pengarah Tata Kelola TIK;
3.10. Dalam hal atas objek TIK yang dievaluasi perlu dilakukan perbaikan, maka
Subdirektorat AESI menyampaikan rekomendasi perbaikan objek TIK kepada
Pemilik Objek TIK tersebut:
3.11. Pelaksanaan rekomendasi perbaikan objek TIK yang bermasalah dilakukan oleh
pegawai, tim atau pemilik objek TIK yang ditugaskan untuk memperbaiki objek TIK
tersebut; dan
3.12. Hasil perbaikan atas objek TIK yang bermasalah sebagaimana dimaksud pada
angka 3.11. dilaporkan oleh pihak yang memperbaiki objek TIK tersebut kepada
Subdirektorat AESI.
Kualifikasi: TERBATAS
8
DAFTAR ISTILAH YANG DIGUNAKAN
1.
Pemantauan kinerja TIK adalah kegiatan menghimpun data mengenai hasil
pelaksanaan kinerja TIK baik melalui observasi langsung maupun melalui laporan yang
tersedia dalam rangka evaluasi kinerja TIK.
2.
Evaluasi kinerja TIK adalah kegiatan menganalisis data yang terkumpul dalam kegiatan
pemantauan kinerja TIK dengan cara membandingkan antara hasil kinerja TIK dengan
sasaran kinerja TIK yang telah ditetapkan dalam rangka mengukur efektivitas penerapan
kerangka kerja Tata Kelola TIK.
3.
Log adalah catatan semua aktifitas harian atas objek TIK berdasarkan urutan waktu
kejadian.
4.
Kinerja TIK adalah tingkat ketercapaian objek TIK dalam periode tertentu.
5.
Objek TIK adalah Layanan TIK dan Proses TIK.
6.
Proses TIK adalah serangkaian aktivitas kerja di bidang TIK yang direncanakan dan
dilaksanakan untuk mencapai tujuan tertentu.
7.
Layanan TIK adalah fasilitas yang terdiri dari gabungan komponen teknologi , proses,
dan personil dalam rangka penyelenggaraan sistem informasi yang direncanakan,
dikembangkan, dioperasikan, dan dipelihara oleh Unit Kerja TIK baik secara terpusat
maupun terdistribusi yang digunakan untuk memenuhi kepentingan pemenuhan tugas
dan fungsi unit kerja terkait maupun DJP pada umumnya.
8.
Unit TIK DJP adalah Unit Kerja TIK, Unit TIK Pusat Pengolahan Data dan Dokumen
Perpajakan (PPDDP), Unit TIK Kantor Wilayah DJP, dan Unit TIK Kantor Pelayanan
Pajak DJP.
9.
Unit Kerja TIK adalah Direktorat TTKI dan Direktorat TIP.
10.
Unit TIK PPDDP adalah Bidang Pemindaian Dokumen dan Perekaman Data (PDPD).
11.
Unit TIK Kantor Wilayah DJP adalah Bidang Dukungan Teknis dan Konsultasi.
12.
Unit TIK Kantor Pelayanan Pajak adalah Seksi Pengolahan Data dan Informasi.
13.
Tim Pengarah Tata Kelola TIK adalah tim yang dibentuk oleh Direktur Jenderal Pajak
untuk mengarahkan penyelenggaraan Tata Kelola TIK agar sesuai dengan Rencana
Strategis DJP.
14.
Chief Information Officer Direktorat Jenderal Pajak atau disebut CIO DJP adalah
seorang Pejabat Eselon II Unit Kerja TIK yang ditunjuk oleh Direktur Jenderal Pajak
untuk mengoordinasikan seluruh pelaksanaan kerangka kerja tata kelola TIK DJP.
15.
Koordinator Pemantauan Kinerja TIK adalah semua seksi pada Subdirektorat PSI
yaitu :
a.
Seksi Pemantauan Basis Data;
b.
Seksi Pemantauan Konfigurasi dan Kapasitas;
c.
d.
Seksi Pemantauan Keamanan Sistem dan Jaringan Komunikasi Data; dan
Seksi Pemantauan Data dan Dokumen.
Kualifikasi: TERBATAS
9
16.
Pengevaluasi Kinerja TIK adalah Seksi ESI, Direktorat TTKI, dan pegawai lain yang
ditunjuk untuk melakukan evaluasi kinerja TIK.
17.
Pemilik Objek TIK adalah pejabat struktural yang membidangi objek TIK di lingkungan
DJP yaitu
18.
a.
Seluruh Kepala Subdirektorat dan Kepala Seksi di Direktorat TTKI;
b.
Seluruh Kepala Subdirektorat dan Kepala Seksi di Direktorat TIP;
c.
Seluruh Kepala Bidang dan Kepala Seksi di Bidang PPD dan PDPD, PPDDP;
d.
Kepala Bidang dan seluruh Kepala Seksi di Bidang Duktekkon Kanwil DJP; dan
e.
Kepala Seksi PDI KPP.
Indikator kinerja TIK adalah ukuran yang mencerminkan seberapa baik objek TIK
dikelola dalam rangka mendukung pencapaian sasaran kinerja TIK yang telah ditetapkan.
Contoh:
persentase
penggunaan
kapasitas
jaringan
intranet
diukur
dengan
menggunakan perbandingan antara kapasitas yang digunakan dengan kapasitas yang
tersedia, rata-rata waktu yang diperlukan untuk penanganan permasalahan pengguna,
atau persentase penurunan insiden keamanan informasi.
19.
Sasaran kinerja TIK adalah tingkat kinerja yang ingin dicapai atau yang menjadi target
dalam periode waktu tertentu. Contoh: target penggunaan kapasitas jaringan intranet
sebesar 70 % dari kapasitas yang tersedia, tingkat keterlambatan penyelesaian aplikasi
di Direktorat TTKI menurun sebesar 20% dari tahun sebelumnya, pengurangan jumlah
gangguan yang mengakibatkan downtime sebanyak 10% dari tahun sebelumnya, atau
serangan virus di Direktorat TTKI dan Direktorat TIP menurun 20% dibandingkan tahun
sebelumnya.
20.
Sasaran Strategis TIK adalah langkah-langkah strategis yang dilakukan oleh Unit Kerja
TIK untuk mencapai visi dan misi TIK DJP.
21.
Rencana Strategis TIK adalah arahan umum dan tujuan dari inisiatif-inisiatif TIK yang di
dalamnya terkandung jenis pelayanan TIK yang akan diberikan oleh Unit Kerja TIK, target
kinerja TIK yang telah ditetapkan, sumber daya yang dibutuhkan, dan kurun waktu
pencapaian yang telah ditetapkan.
22.
Tata Kelola TIK adalah suatu kerangka kerja yang mengatur dan mengelola keseluruhan
proses perencanaan, realisasi, operasional harian, pengamanan, kelangsungan layanan,
dan evaluasi internal penyelenggaraan TIK melalui jalur kepemimpinan yang tegas dan
transparan untuk menjamin bahwa investasi TIK menunjang dan sesuai dengan aspek
strategis dari tugas pokok maupun fungsi suatu organisasi.
Kualifikasi: TERBATAS
10