LP3M UPN "Veteran" Yogyakarta

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
VERIFIKASI INSTRUMEN AUDIT DAN MONITORING

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” YOGYAKARTA
LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN DAN PENJAMINAN MUTU (LP3M)
Jalan. SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yogyakarta (55283)
e-mail: bpm@upnyk.ac.id

Nomor SOP

UPN/LP3M/Pusat_PMI/---

Tanggal
Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh

03-02-2014
28 Juli 2017

.............
Rektor

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UPN “VETERAN” YOGYAKARTA
LP3M
Jalan. SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yogyakarta (55283)
e-mail: bpm@upnyk.ac.id
Prof. Dr. Ir. Sari Bahagiarti K, M.Sc
NIP. 195612191984112001
Nama SOP
Dasar Hukum

Kualifikasi Pelaksana

Koordinator Tim Verifikator
Pendidikan: Minimum S2, Lektor (semua keilmuan)
Ketrampilan:
 Mampu mengkoordinasi pelaksanaan proses verifikasi.

 Mampu menyusun perencanaan verifikasi
 Mampu menganalisa data dan mengidentifikasi peluang
perbaikan instrumen.
 Mampu menjalankan aplikasi pengolahan data/software.
 Mampu menyiapkan instrumen yang sesuai dengan tujuan
kegiatan audit.
 Mampu membuat laporan hasil verifikasi.
Pengalaman:
 Mampu memantau status tindakan perbaikan di unit kerja.
 Mampu membuat laporan audit mutu internal.

1.

1. UU RI No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
2. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem pendidikan Nasional;
3. Permenristekdikti RI No. 62 Tahun 2016 tentang Sistem
Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi
4. Permenristekdikti RI No. 32 Tahun 2016 tentang Akreditasi
Program Studi dan Perguruan Tinggi
5. Permenristekdikti RI No. 61 Tahun 2016 tentang Pangkalan Data

Pendidikan Tinggi
6. Permenristekdikti RI No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional
Pendidikan Tinggi
7. ISO 9001 Revisi 2015, klausul 7.5
8. Departemen Pendidikan Nasional Dirjen Pendidikan Tinggi
Indonesia:”Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi” Tahun

Verifikasi Instrumen Audit dan Monitoring

2010;
Pelatihan: Eksternal (minimal) Dikti, yaitu:
9. BAN PT Instrumen dan Pedoman Akreditasi Institusi Perguruan
 SPMI
Tinggi (Buku I,II,III,IV,V,VI,VII) Tahun 2011
 Auditor Mutu
 BAN PT
 Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi
 Persyaratan ISO 9001:2008
Sikap:
 Kepemimpinan minimum level 2

 Kepercayaan diri minimum level 2
 Komunikasi/persuasi minimum level 2
 Kerjasama minimum level 2
2. Tim Verifikator
Pendidikan: Minimum S2, Lektor (semua keilmuan)
Ketrampilan:
 Mampu melaksanaan proses verifikasi.
 Mampu menyusun perencanaan verifikasi
 Mampu menganalisa data dan mengidentifikasi peluang
perbaikan instrumen.
 Mampu menjalankan aplikasi pengolahan data/software.
 Mampu menyiapkan instrumen yang sesuai dengan tujuan
kegiatan audit.
 Mampu membuat laporan verifikasi.
Pengalaman:
 Pegawai tetap minimum 5 tahun.
 Berfungsi sebagai anggota penjaminan unit minimum 2
tahun.
Pelatihan: Eksternal (minimal) Dikti, yaitu:
 Auditor Mutu

 BAN PT
 Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi
Sikap:
 Kepemimpinan minimum level 2
 Kepercayaan diri minimum level 2
 Komunikasi/persuasi minimum level 2



Keterkaitan :

Kerjasama minimum level 2

Peralatan/Perlengkapan :
 Instrumen audit dan Monitoring yang masih berlaku
 Peraturan/ Kebijakan
 Instrumen audit dan pemantauan
 Surat Tugas Tim Verifikasi dari Rektor

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan
1. Verifikasi instrumen audit dan Monitoring LP3M dilaksanakan 1. Surat Tugas Tim Verifikasi dari Rektor
setahun sekali.
2. Daftar Hadir
2. Pengujian instrumen audit dan Monitoring LP3M dimaksudkan 3. Dokumen hasil verifikasi instrumen audit
untuk memastikan instrumen audit dan Monitoring LP3M mampu 4. Dokumen hasil verifikasi instrumen monitoring
mengukur yang seharusnya diukur.
5. Laporan hasil verifikasi
3. Verifikasi audit instrumen dan monitoring dilakukan oleh Tim
Verifikator yang telah ditunjuk oleh Rektor

PROSEDUR VERIFIKASI INSTRUMEN AUDIT DAN MONITORING
No

Kegiatan

Kapus
PMI

Ka

LP3M

Pelaksana
Koord. Tim
Verifikator

Mutu Baku
Tim
auditor

Rektor

Persyaratan/
Kelengkapan

Waktu

Output

A. Perencanaan/ Persiapan

1.

Mengusulkan Tim
Verifikasi Instrumen

Daftar nama Tim
Verifikasi
Instrumen

Draft SK Tim
Verifikasi
Instrumen

2.

Mengajukan draft SK Tim
Verifikasi Instrumen ke
Rektor untuk disahkan

Draft SK

Draf SK

3.

Pengesahan SK Tim
Verifikasi Instrumen

Draf SK

SK

4.
5.

Menerima SK Tim
Verifikasi Instrumen yang
telah disahkan oleh Rektor
Menyusun perencanaan
verifikasi instrumen

SK Tim Verifikasi
Instrumen
Tim verifikasi,
draft Jadwal

SK Tim
Verifikasi
Instrumen
Tim verifikasi,
draft Jadwal,

Ket

verifikasi, dan
instrumen yang
akan diverifikasi,
harus sudah
tersedia
Draft Jadwal

verifikasi,
instrumen audit,
penugasan tim
auditor
Jadwal verifikasi,
instrumen audit,
surat tugas tim
verifikator sampai
tujuan

meliputi waktu/jadwal,
penugasan, dan instrumen
yang akan diverifikasi.

6.

Mengesahkan jadwal
verifikasi dan instrumen
audit dan monitoring yang
akan diverifikasi

7.

Mengirimkan jadwal
verifikasi, instrumen audit
dan momonitoring yang
akan diverifikasi serta surat
tugas kepada tim verifikator

No

Kegiatan

B. Pelaksanaan Verifikasi
Menerima instrumen audit
dan momonitoring yang
8.
akan diverifikasi, jadwal
serta surat tugas kepada tim
verifikator
Identifikasi perubahan
9.
peraturan dan kebijakan
10.
11.
12.
13.

Kajian instrumen yang ada
Bahasan perubahan
instrumen
Usulan perubahan pokokpokok dalam instrumen
Pembahasan perubahan
instrumen

C. Hasil Verifikasi

Kapus
PMI

Ka
LP3M

Pelaksana
Koord. Tim
Verifikator

7 hari

1 hari

2 hari

instrumen audit
dan monitoring
yang akan
diverifikasi
Jadwal
verifikasi,
instrumen audit,
penugasan tim
auditor
Balasan Email
atau Buku
Ekspedisi

Mutu Baku
Tim
auditor

Rektor

Persyaratan/
Kelengkapan

Waktu

Output

Daftar
Peminjaman,
Pengembalian dan
Penyerahan
Dokumen

2 hari

instrumen

Peraturan/
Kebijakan

7 hari

instrumen

instrumen

7 hari

Hasil kajian

instrumen

7 hari

instrumen

instrumen

7 hari

instrumen

instrumen

Draft instrumen
baru

Ket

14.
15.

Menyepakati pokokpokok/item instrumen yang
dirubah
Usulan instrumen baru

D. Pengesahan Instrumen Baru
Revisi atau penetapan
16. instrumen baru
17.
18
19.

Penetapan Instrumen baru
untuk divalidasi
Validasi Instrumen Baru
Pengesahan instrumen baru

Draft instrumen
baru

Instrumen hasil
verifikasi

Instrumen hasil
verifikasi

Instrumen hasil
verifikasi

Instrumen hasil
verifikasi

Instrumen Baru

Instrumen Baru

Instrumen Baru

Instrumen Baru

Instrumen Baru
hasil validasi

Instrumen

Instrumen