SuratHebahanPenambahbaikaneBidding070411
Lampiran A
GARIS PANDUAN PERUBAHAN DALAM PENGURUSAN PEROLEHAN
KERAJAAN SECARA eBIDDING MELALUI SISTEM ePEROLEHAN
1.
TUJUAN
Garis Panduan ini bertujuan untuk menerangkan perubahan-perubahan
kepada tatacara pengurusan perolehan kerajaan secara eBidding melalui
sistem eP.
2.
3.
LATAR BELAKANG
2.1
Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil. 3 Tahun 2009 telah
menetapkan had nilai perolehan secara eBidding hendaklah melebihi
RM200,000. Dalam konteks ini, Kementerian Kewangan telah
memutuskan had nilai perolehan secara eBidding dipinda kepada
melebihi RM50,000.
2.2
Selaras dengan perubahan had nilai perolehan tersebut, beberapa
perubahan/penambahbaikan
kepada
modul
eBidding
telah
dilaksanakan. Mulai 5 April 2011, Agensi hendaklah merujuk kepada
garis panduan ini dalam melaksanakan eBidding.
PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
DILAKSANAKAN SEBELUM 5 APRIL 2011
YANG
TELAH
3.1
Proses perolehan eBidding yang telah dilaksanakan sebelum 5 April
2011 hendaklah dicapai melalui pautan “Perolehan eBidding Sebelum
5 April 2011” di skrin log masuk modul eBidding.
3.2
Agensi hendaklah menyelesaikan proses eBidding tersebut sehingga
pengesahan Surat Setuju Terima oleh pembekal berdasarkan tatacara
yang digariskan dalam SPP Bil. 3 Tahun 2009.
3.3
Agensi tidak dibenarkan sama sekali melaksanakan perolehan eBidding
baru melalui pautan ini.
3.4
Kerjasama Agensi adalah dipohon untuk memaklumkan berkenaan
pautan ini kepada pembekal yang terlibat.
i
3.5
4.
Capaian kepada pautan ini akan ditamatkan apabila Agensi telah
menyelesaikan semua proses eBidding yang dilaksanakan sebelum 5
April 2011.
PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
DILAKSANAKAN MULAI 5 APRIL 2011
YANG
AKAN
4.1
Agensi yang akan melaksanakan perolehan secara eBidding mulai 5
April 2011, hendaklah mengunci masuk ID Log Masuk dan Kata
Laluan seperti biasa di skrin log masuk modul eBidding.
4.2
Aliran proses perolehan secara eBidding adalah seperti di Apendiks
A.
4.3
Perubahan-perubahan kepada tatacara:
4.3.1 Tanggungjawab untuk mengesahkan senarai pendek pembekal
yang melepasi penilaian pra-kelayakan dan membuat pemilihan
akhir pembekal adalah bergantung kepada anggaran harga
Jabatan seperti berikut:
Nilai Perolehan
Bil.
1. Melebihi
RM50,000
hingga RM500,000
2. Melebihi RM500,000
Pihak Bertanggungjawab
Jawatankuasa Sebut Harga
Lembaga Perolehan
4.3.2 Pra-syarat Notis Pelawaan eBidding:
i.
Agensi hendaklah membuat semakan bilangan pembekal
terlebih dahulu berdasarkan kod bidang dan kriteria
kelayakan pembekal (jika ada) bagi memastikan bilangan
pembekal yang layak adalah lima (5) pembekal atau
lebih sebelum notis pelawaan eBidding dikeluarkan.
ii.
Sekiranya didapati bilangan pembekal kurang daripada
lima (5), Agensi hendaklah melaksanakan perolehan
secara Sebut Harga atau Tender.
iii.
Semakan bilangan pembekal boleh dilakukan oleh Urus
Setia melalui menu ‘Semakan Bilangan Pembekal’.
ii
4.3.3 Notis Pelawaan eBidding
i.
Tempoh Notis Pelawaan eBidding yang ditetapkan
adalah seperti berikut:
a.
Sekurang-kurangnya lima (5) hari berdasarkan
anggaran harga Jabatan yang bernilai melebihi
RM50,000 sehingga RM500,000; atau
b.
ii.
Sekiranya permintaan eBidding belum diluluskan tetapi
telah sampai tarikh Notis Pelawaan eBidding, tindakan
berikut boleh diambil:
a.
Pelulus boleh mengemas kini tarikh-tarikh di
Jadual Pelaksanaan/Bida sebelum meluluskan
permintaan; atau
b.
iii.
Sekurang-kurangnya
14
hari
berdasarkan
anggaran harga Jabatan yang bernilai melebihi
RM500,000.
Pelulus boleh menyerah kembali permintaan
kepada Urus Setia untuk mengemas kini Jadual
Pelaksanaan/Bida sebelum diluluskan semula.
Notis Pelawaan eBidding akan dipaparkan secara
automatik di Portal ePerolehan berdasarkan kepada
tarikh
Notis
Pelawaan
eBidding
di
Jadual
Pelaksanaan/Bida
selepas
permintaan
eBidding
diluluskan:
a.
Bagi eBidding yang tidak melibatkan taklimat atau
lawatan tapak:
Dokumen eBidding akan diserahkan secara
atas talian kepada pembekal yang memenuhi
kriteria kelayakan pada tarikh Notis Pelawaan
eBidding.
Tarikh Pra-Kelayakan Mula adalah bersamaan
dengan tarikh Notis Pelawaan eBidding secara
automatik.
b.
Bagi eBidding yang melibatkan taklimat atau
lawatan tapak:
Jemputan taklimat atau lawatan tapak akan
diserahkan secara atas talian kepada
iii
pembekal yang memenuhi kriteria kelayakan
pada tarikh Notis Pelawaan eBidding.
Agensi diminta memastikan kehadiran
pembekal dikunci masuk sebelum tarikh PraKelayakan Mula. Kemudahan kunci masuk
Pendaftaran Kehadiran Pembekal (hadir dan
memenuhi kriteria) boleh dicapai oleh Urus
Setia di Buletin Tindakan mulai tarikh dan
masa taklimat atau lawatan tapak seperti
mana di Jadual Pelaksanaan/Bida.
Dokumen eBidding akan diserahkan secara
atas talian kepada pembekal berdasarkan
kepada senarai pendaftaran kehadiran
pembekal pada tarikh Pra-Kelayakan Mula.
Sekiranya kehadiran pembekal gagal dikunci
masuk sebelum tarikh Pra-Kelayakan Mula,
Agensi perlu membuat permohonan pindaan
tarikh Pra-Kelayakan Mula dan tarikh-tarikh
berikutnya kepada Unit ePerolehan.
Tempoh Notis Pelawaan eBidding dikira mulai
tarikh Pra-Kelayakan Mula.
4.3.4 Pra-syarat Penilaian Pra-Kelayakan
i.
Selepas tamat tempoh notis pelawaan eBidding, Agensi
hanya boleh melaksanakan penilaian Pra-Kelayakan
setelah menerima sekurang-kurangnya lima (5) tawaran
permulaan daripada pembekal.
ii.
Sekiranya bilangan tawaran permulaan yang diterima
adalah kurang daripada lima (5) pembekal, proses
eBidding
akan
dihentikan.
Agensi
hendaklah
membatalkan eBidding berkenaan dan memaklumkan
kepada pembekal berhubung pembatalan tersebut.
4.3.5 Pra-syarat Bidaan Atas Talian
i.
Jemputan pembekal untuk menyertai bidaan atas talian
hanya boleh dilaksanakan sekiranya bilangan pembekal
yang disenarai pendek oleh Jawatankuasa Sebut
iv
Harga/Lembaga Perolehan adalah tiga (3) pembekal
atau lebih.
ii.
Sekiranya pembekal yang disenarai pendek adalah
kurang daripada tiga (3) pembekal, proses eBidding
tidak boleh diteruskan. Agensi hendaklah membatalkan
eBidding berkenaan dan memaklumkan kepada
pembekal berhubung pembatalan tersebut.
iii.
Agensi hendaklah menyemak bilangan pembekal yang
mengesahkan jemputan bidaan atas talian selepas
tempoh pengesahan jemputan tamat.
iv.
Bidaan atas talian hanya boleh diteruskan sekiranya tiga
(3) pembekal atau lebih telah mengesahkan jemputan.
Sekiranya kurang daripada jumlah tersebut, proses
bidaan atas talian tidak boleh diteruskan. Agensi
hendaklah membatalkan eBidding dan memaklumkan
kepada pembekal berkenaan secara manual.
4.3.6 Peringkat Bidaan Atas Talian
i.
5.
Bagi anggaran harga jabatan melebihi RM50,000
sehingga RM500,000, Agensi hendaklah menetapkan
nilai penurunan minimum adalah RM200
RUJUKAN PENGGUNAAN
Agensi boleh merujuk Apendiks B yang mempunyai contoh skrin (screen
shot) mengenai perubahan/penambahbaikan kepada modul eBidding.
Unit ePerolehan
Kementerian Kewangan
April 2011
v
A pendiks A
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Peringkat Persediaan (A)
- Semakan bilangan pembekal yang memenuhi kriteria kelayakan oleh Urus setia
- Agensi boleh meneruskan proses perolehan secara eBidding sekiranya bilangan
Semak Bilangan
Pembekal
≥ 5 pembekal
pembekal yang memenuhi kriteria kelayakan sekurang-kurangnya lima (5)
- Jika sebaliknya, proses perolehan hendaklah dibuat secara Sebut Harga/Tender
Tidak
Laksana Perolehan Secara
Sebut Harga atau Tender
Ya
Kelulusan
(Pegawai Pengawal/ Ketua
Jabatan/ Pegawai yang
diturunkan kuasa secara
bertulis)
- Pelantikan keahlian Jawatankuasa Pra-Kelayakan, Penetapan Kriteria Kelayakan
Pembekal, Penyediaan Spesifikasi, Penyediaan Kriteria Pra-Kelayakan,
Penetapan Syarat/Terma dan Arahan Kepada Pembekal, Penyediaan Jadual
Pelaksanaan/Bida dan Penyediaan Pelan Kontingensi.
- Kelulusan bagi semua persediaan bidaan yang dikemukakan.
A
1
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Peringkat Pra-Kelayakan (B)
A
Kemasukan & Kelulusan
Maklumat Bidaan
- Kemasukan Maklumat Bidaan oleh Urus setia dan
Pengesahan/Kelulusan oleh Pelulus.
- Notis Pelawaan eBidding akan dipaparkan di Portal
ePerolehan secara
Pelawaan eBidding.
Notis Pelawaan eBidding
Taklimat/
Lawatan
Tapak?
Ya
automatik
pada
tarikh
Notis
Taklimat
Pembekal/
Lawatan Tapak
- Sekiranya
Tidak
Kemasukan
Kehadiran
Pembekal
Penyediaan dan
Penyerahan Tawaran
Permulaan oleh Pembekal
≥ 5 pembekal
Ya
Tidak
Laksana
Perolehan Secara
Sebut Harga atau
Tender
tiada taklimat/lawatan tapak, dokumen
eBidding akan diserahkan kepada pembekal pada tarikh
mengiklankan notis.
- Sekiranya ada taklimat/lawatan tapak, dokumen
eBidding akan diserahkan kepada pembekal selepas
senarai kehadiran pembekal dikuncimasuk dan tarikh
pra kelayakan mula.
- Tempoh
penyediaan
dan penyerahan
tawaran
permulaan adalah sekurang-kurangnya 5 atau 14 hari
mengikut nilai anggaran harga jabatan.
- Sekiranya bilangan tawaran permulaan yang diterima
adalah kurang daripada lima (5) pembekal, proses
eBidding
akan
dihentikan.
Agensi
hendaklah
membatalkan eBidding berkenaan dan memaklumkan
kepada pembekal berhubung pembatalan tersebut.
Penilaian Pra-Kelayakan
B
2
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Peringkat Pra-Kelayakan (B)
B
- Pengesahan senarai pendek oleh :
Jawatankuasa Sebut Harga - Nilai perolehan yang melebihi
RM50,000 hingga RM500,000
Lembaga Perolehan - melebihi RM500,000
Pengesahan Lembaga Perolehan /
Jawatankuasa Sebut Harga
≥ 3 pembekal
Tidak
Laksana Perolehan Secara
Sebut Harga atau Tender
Ya
- Jemputan bidaan hanya boleh dilaksanakan sekiranya bilangan
Jemputan Bidaan
Atas Talian
pembekal yang disenaraipendek adalah sekurang-kurangnya 3
pembekal.
- Bidaan atas talian hanya boleh diteruskan sekiranya tiga (3)
pembekal atau lebih telah mengesahkan jemputan. Sekiranya
kurang daripada jumlah tersebut, proses bidaan atas talian tidak
boleh diteruskan. Agensi hendaklah membatalkan eBidding dan
memaklumkan kepada pembekal berkenaan secara manual.
Pengesahan Jemputan
oleh Pembekal
≥ 3 pembekal
Tidak
Bidaan Atas Talian
Tidak Boleh Diteruskan.
eBidding Dibatalkan.
Ya
C
3
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Bidaan Atas Talian (C)
C
Bidaan Atas Talian
- Bidaan atas talian oleh pembekal mengikut nilai penurunan dan
Penjadualan Akhir Bidaan
- Penjadualan akhir bidaan dibuat oleh Urus setia sebelum
Keputusan Lembaga Perolehan /
Jawatankuasa Sebut Harga
- Keputusan Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga
tempoh yang ditetapkan serta dipantau oleh Urus setia.
diserahkan kepada Jawatankuasa Pemilihan Akhir Pembekal.
Penyerahan Surat Setuju Terima
Kepada Pembekal Berjaya
dibuat secara bermesyuarat atau edaran.
- Diserahkan kepada pembida berjaya secara atas talian sebaik
sahaja keputusan Jawatankuasa Pemilihan Akhir Pembekal
diperolehi.
Penerimaan Surat Setuju Terima
dan Bon Pelaksanaan
Modul eBidding Berakhir Di sini
Obligasi Kontrak (D)
Penyediaan Kontrak dan Muat naik
Kontrak
Pembekalan
- Kontrak disediakan secara manual dan maklumat berkaitan
dikuncimasuk
Kementerian.
ke
dalam
sistem
melalui
modul
Kontrak
- Peringkat ini adalah proses pembekalan dan pengesahan bayaran
berdasarkan mod perolehan yang dinyatakan dalam modul
Kontrak Kementerian.
4
A pendiks B
PA NDUA N PENGGU NA
Panduan Pengguna ini merupakan panduan untuk menggunakan skrin-skrin baru dan
skrin-skrin yang telah dipinda selaras dengan beberapa perubahan kepada tatacara
pengurusan perolehan secara eBidding.
Ia melibatkan skrin-skrin berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Semakan Bilangan Pembekal
Cipta Permintaan
Pendaftaran Kehadiran Pembekal
Penjadualan Akhir Bidaan
Pemilihan Pengerusi Jawatankuasa
Pemilihan Akhir Pembekal
Pemilihan Akhir Pembekal O leh
Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga
1
-
Skrin baru
Pindaan skrin sedia ada
Skrin baru
Pindaan skrin sedia ada
- Pindaan skrin sedia ada
- Skrin baru
1 . SEMA KA N BILA NGA N PEMBEKA L
Urusetia boleh membuat semakan bilangan pembekal berdasarkan kod bidang dan
kriteria kelayakan pembekal bagi memastikan bilangan pembekal adalah seramai lima
(5 ) pembekal atau lebih sebelum notis pelawaan eBidding dikeluarkan.
Langkah 1
Log masuk sebagai Urusetia. Skrin Dashboard akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada butang Semakan Bilangan Pembekal.
2
Langkah 2
Skrin Semakan Bilangan Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan Kod Bidang.
2 . Pilih Mandatori dan klik pada butang Tambah.
3 . Pilih Terbuka Kepada.
Masukkan kriteria kelayakan pembekal yang lain (jika perlu).
4 . Klik pada butang Semak.
3
Langkah 3
Seksyen Hasil Carian akan memaparkan bilangan pembekal yang memenuhi
kriteria kelayakan pembekal yang telah dimasukkan.
A RA HA N:
1 . Klik butang Cetak.
4
Langkah 4
Laporan Semakan Bilangan Pembekal dipaparkan.
NO TA :
1 . Jika hasil carian menunjukkan jumlah bilangan pembekal yang memenuhi
kriteria kelayakan pembekal melebihi lima (5 ), Agensi boleh meneruskan
perolehan secara eBidding.
Sebaliknya jika kurang, perolehan perlu
dilaksanakan secara Sebut harga/Tender.
5
2.
CIPTA PERMINTAA N
Langkah 1
Log masuk sebagai Urusetia. Skrin Dashboard akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada menu eBidding > Penciptaan Bida U ntuk Produk.
6
Langkah 2
Seksyen : Perincian Permintaan
Skrin Perincian Permintaan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan Tajuk Permintaan.
2 . Masukkan Bajet Sedia Ada.
3 . Masukkan Harga A nggaran.
4.
5.
6.
7.
Pilih
Pilih
Pilih
Pilih
Panel.
Terbuka Kepada.
Tarikh Penghantaran.
Barangan Tempatan.
8 . Pilih Pelulus.
9 . Klik pada butang Simpan.
NO TA :
1 . Maklumat Terbuka Kepada adalah berdasarkan Harga A nggaran yang
dikunci masuk oleh pengguna, berdasarkan jadual di bawah:
Harga A nggaran
Terbuka Kepada
Melebihi 5 0 ,0 0 0 hingga 1 0 0 ,0 0 0
Bumiputera
Melebihi 1 0 0 ,0 0 0
Semua
2 . Pengguna dibenarkan mengemaskini maklumat Terbuka Kepada dan perlu
muatnaik Surat Rujukan.
7
Langkah 3
A RA HA N:
1 . Klik pada seksyen Pemilihan Kod Bidang.
8
Langkah 4
Seksyen : Pemilihan Kod Bidang
Skrin Pilihan Bidang akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan Kod Bidang.
2 . Pilih Mandatori.
3 . Klik butang Tambah.
NO TA :
1 . Untuk menambah kod bidang berikutnya, ulang A rahan 1 hingga 3 .
2 . Untuk menghapuskan kod bidang, laksanakan langkah-langkah berikut:
a. Klik kotak semak pada kod bidang yang ingin dihapuskan
b. Klik butang Hapus
9
Langkah 5
A RA HA N:
1 . Klik pada seksyen Kriteria Kelayakan Pembekal.
10
Langkah 6
Seksyen : Kriteria Kelayakan Pembekal
Skrin Kriteria Kelayakan Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada butang Pilih Pembekal.
11
Langkah 7
Skrin Carian Pembekal Pra-Kelayakan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan kriteria carian yang berkenaan.
2 . Klik butang Carian.
NO TA :
1 . Medan Tempoh Sah Pendaftaran MO F bertujuan untuk membantu Agensi
memastikan tempoh sah laku pendaftaran MO F bagi syarikat yang bakal
dipilih masih sah sehingga perolehan selesai.
12
Langkah 8
Skrin Carian Pembekal Pra-Kelayakan dipaparkan dengan keputusan Jumlah
Pembekal tertera di bawah.
A RA HA N:
1 . Klik butang Tambah.
13
Langkah 9
Skrin Kriteria Kelayakan Pembekal akan dipaparkan semula.
NO TA :
1 . Jumlah minimum bagi pemilihan pembekal adalah sekurang-kurangnya
lima (5 ) pembekal.
2 . Jika eBidding di kalangan Panel, kriteria kelayakan pembekal adalah
berdasarkan Nama Syarikat dan No. Pendaftaran MO F . Pengguna
dibenarkan untuk menghapuskan pembekal yang dipilih untuk dijemput.
3 . Jika
eBidding Bukan
berdasarkan
Pilihan
Panel,
Negeri,
kriteria
kelayakan
Modal Berbayar
pembekal adalah
dan
Tempoh
Sah
Pendaftaran MO F. Hasil carian pemilihan pembekal akan memaparkan
Jumlah Pembekal yang Layak dan semua pembekal terbabit akan
dijemput. Pengguna tidak dibenarkan menghapus pembekal yang telah
disenaraikan.
4 . Senarai pembekal yang dipilih/disenaraikan akan dipaparkan di skrin
Kriteria Kelayakan Pembekal.
14
Langkah 1 0
A RA HA N:
1 . Klik pada seksyen Perincian Bida.
15
Langkah 1 1
Seksyen : Perincian Bida
Skrin Perincian Bidaan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik butang Simpan.
16
Langkah 1 2
A RA HA N:
1 . Klik pada seksyen Jadual Bida atau Seksyen Berikut .
17
Langkah 1 3
Seksyen : Jadual Bida
Skrin Jadual Bidaan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan maklumat kepada medan-medan berikut:
a. Tarikh dan masa Iklan Notis
b. Tarikh dan masa Pra-Kelayakan Mula
c.
d.
e.
f.
g.
Tarikh
Tarikh
Tarikh
Tarikh
Tarikh
dan
dan
dan
dan
dan
masa
masa
masa
masa
masa
h.
i.
j.
k.
Tarikh dan masa Pengeluaran Surat Setuju Terima
Tarikh dan masa Penghantaran
Pegawai U ntuk Dihubungi
No Telefon
Pra Kelayakan Tamat
Notifikasi Jemputan Bidaan
Tempoh Tamat Pengesahan Jemputan
Mula Bidaan
Tamat Bidaan
l. No Faks
m. Emel
2 . Klik pada butang Simpan
18
NO TA :
1 . Tempoh notis pelawaan eBidding (Perbezaan antara Pra-Kelayakan Mula
dan Pra-Kelayakan Tamat) bergantung kepada harga anggaran jabatan:
a. Harga anggaran melebihi RM5 0 , 0 0 0 hingga RM5 0 0 , 0 0 0 ,
tempoh notis pelawaan eBidding akan default kepada lima (5 ) hari.
b. Nilai perolehan melebihi RM5 0 0 , 0 0 0 , t empoh notis pelawaan
eBidding akan default kepada 1 4 hari.
2 . Bagi perolehan eBidding yang tiada taklimat atau lawatan tapak, tarikh PraKelayakan Mula adalah sama dengan tarikh Iklan Notis.
3 . Bagi perolehan eBidding yang mempunyai taklimat atau lawatan tapak,
tarikh Pra-Kelayakan Mula tidak boleh lebih
Taklimat/Lawatan Tapak dan tarikh Iklan Notis.
19
awal
dari
tarikh
Langkah 1 4
A RA HA N:
1 . Klik pada seksyen Seting Paparan Pembekal.
20
Langkah 1 5
Seksyen : Seting Paparan Pembekal
Skrin Seting Paparan Pembekal akan dipaparkan.
1
A RA HA N:
1 . Klik butang Simpan.
21
Langkah 1 6
1
A RA HA N:
1 . Klik pada seksyen Perincian Item.
22
Langkah 1 7
Seksyen : Perincian Item
Skrin Perincian Item akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan Perihal Bida.
2 . Masukkan Nilai Pengurangan Minima.
3 . Klik pada butang Simpan.
4 . Klik pada butang Sediakan Spesifikasi Item dan masukkan spesifikasi item.
NO TA :
1 . Medan Nilai Pengurangan Minima akan default mengikut harga anggaran
jabatan seperti di bawah:
Harga Anggaran Jabatan
Melebihi RM5 0 ,0 0 0 hingga 5 0 0 ,0 0 0
Melebihi RM5 0 0 ,0 0 0 hingga
RM1 ,0 0 0 ,0 0 0
Melebihi 1 ,0 0 0 ,0 0 0
Nilai Pengurangan Minima
RM2 0 0
RM1 ,0 0 0
RM2 ,5 0 0
2 . Pengguna dibenarkan untuk meminda Nilai Pengurangan Minima.
23
Langkah 1 8
1
A RA HA N:
1 . Klik butang Serah untuk kelulusan permintaan.
NO TA :
1 . Notis Pelawaan eBidding seperti di bawah akan dipaparkan di Papan
Kenyataan Portal ePerolehan pada tarikh notis pelawaan eBidding selepas
permintaan diluluskan oleh Pelulus.
Contoh : Notis Pelawaan eBidding
24
3 . PENDA FTA RAN KEHA DIRA N PEMBEKA L
Langkah 1
Log masuk sebagai Urusetia. Skrin Dashboard dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Buletin Tindakan.
Langkah 2
Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Pendaftaran Kehadiran Pembekal.
NO TA :
1 . Status Pendaftaran Kehadiran Pembekal akan dipaparkan di Buletin Tindakan
pada tarikh dan masa taklimat atau lawatan tapak.
25
Langkah 3
Skrin Pendaftaran Kehadiran Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan Nama Syarikat atau No. Pendaftaran Kementerian Kewangan.
2 . Klik pada butang Carian.
26
Langkah 4
Skrin Hasil Carian Pendaftaran Kehadiran Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Pilih pada kotak pilihan pembekal yang dipilih.
2 . Klik pada butang Tambah.
NOTA :
1.
Ulang Langkah 2 untuk carian lain.
27
Langkah 5
Skrin Pendaftaran Kehadiran Pembekal akan memaparkan senarai pembekal
yang dipilih.
A RA HA N:
1 . Pilih pada kotak pilihan pembekal yang dipilih.
2 . Klik pada butang Serah.
NOTA :
1. Dokumen eBidding akan diserahkan secara atas talian kepada pembekal yang
memenuhi kriteria kelayakan pada tarikh Pra Kelayakan Mula selepas senarai
kehadiran diserahkan.
28
4 . PENJA DU A LA N A KHIR BIDA AN
Langkah 1
Log masuk sebagai Urusetia. Skrin Dashboard dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Buletin Tindakan.
Langkah 2
Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Penjadualan A khir Bidaan.
29
Langkah 3
Skrin Penjadualan A khir Bidaan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada butang Kedudukan dan masukkan kedudukan pembekal.
2 . Pilih Serah Kepada.
3 . Masukkan Catatan.
4 . Klik pada butang Serah.
NO TA :
1. Pihak bertanggungjawab bagi pemilihan pembekal adalah berdasarkan
harga anggaran jabatan seperti berikut:
Harga A nggaran Jabatan
Melebihi RM5 0 ,0 0 0
hingga
RM5 0 0 ,0 0 0
Melebihi RM5 0 0 ,0 0 0 hingga
RM1 juta
30
Pihak Bertanggungjawab
Jawatankuasa Sebut Harga
Lembaga Perolehan
5 . PEMILIHA N PENGERU SI JA WA TA NKU A SA PEMILIHA N A KHIR PEMBEKA L
Langkah 1
Log masuk sebagai Urusetia Kementerian. Skrin Dashbo ard akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Buletin Tindakan.
Langkah 2
Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Pemilihan Pengerusi Jawatankuasa Pemilihan A khir Pembekal.
31
Langkah 3
Skrin Pemilihan Pengerusi Jawatankuasa Pemilihan A khir Pembekal akan
dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Pilih Serah Kepada.
2 . Masukkan Catatan.
3 . Klik pada butang Serah.
NO TA :
Pemilihan Pengerusi Jawatankuasa Pemilihan A khir Pembekal adalah
bergantung kepada harga anggaran jabatan.
32
6 . PEMILIHAN A KHIR PEMBEKA L O LEH PENGERU SI JA WA TANKU A SA
SEBU T HA RGA
Langkah 1
Log masuk sebagai Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga. Skrin Dashbo ard akan
dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Buletin Tindakan.
Langkah 2
Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Pemilihan Pembekal.
33
Langkah 3
Skrin Pemilihan A khir Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada butang A khiri.
34
Langkah 4
Skrin Pemilihan Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan keputusan di dalam kotak Keputusan.
2 . Klik pada butang A khiri.
35
Langkah 5
Skrin Pemilihan A khir Pembekal akan dipaparkan semula.
A RA HA N:
1 . Masukkan Catatan
2 . Klik pada butang Serah.
36
GARIS PANDUAN PERUBAHAN DALAM PENGURUSAN PEROLEHAN
KERAJAAN SECARA eBIDDING MELALUI SISTEM ePEROLEHAN
1.
TUJUAN
Garis Panduan ini bertujuan untuk menerangkan perubahan-perubahan
kepada tatacara pengurusan perolehan kerajaan secara eBidding melalui
sistem eP.
2.
3.
LATAR BELAKANG
2.1
Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil. 3 Tahun 2009 telah
menetapkan had nilai perolehan secara eBidding hendaklah melebihi
RM200,000. Dalam konteks ini, Kementerian Kewangan telah
memutuskan had nilai perolehan secara eBidding dipinda kepada
melebihi RM50,000.
2.2
Selaras dengan perubahan had nilai perolehan tersebut, beberapa
perubahan/penambahbaikan
kepada
modul
eBidding
telah
dilaksanakan. Mulai 5 April 2011, Agensi hendaklah merujuk kepada
garis panduan ini dalam melaksanakan eBidding.
PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
DILAKSANAKAN SEBELUM 5 APRIL 2011
YANG
TELAH
3.1
Proses perolehan eBidding yang telah dilaksanakan sebelum 5 April
2011 hendaklah dicapai melalui pautan “Perolehan eBidding Sebelum
5 April 2011” di skrin log masuk modul eBidding.
3.2
Agensi hendaklah menyelesaikan proses eBidding tersebut sehingga
pengesahan Surat Setuju Terima oleh pembekal berdasarkan tatacara
yang digariskan dalam SPP Bil. 3 Tahun 2009.
3.3
Agensi tidak dibenarkan sama sekali melaksanakan perolehan eBidding
baru melalui pautan ini.
3.4
Kerjasama Agensi adalah dipohon untuk memaklumkan berkenaan
pautan ini kepada pembekal yang terlibat.
i
3.5
4.
Capaian kepada pautan ini akan ditamatkan apabila Agensi telah
menyelesaikan semua proses eBidding yang dilaksanakan sebelum 5
April 2011.
PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
DILAKSANAKAN MULAI 5 APRIL 2011
YANG
AKAN
4.1
Agensi yang akan melaksanakan perolehan secara eBidding mulai 5
April 2011, hendaklah mengunci masuk ID Log Masuk dan Kata
Laluan seperti biasa di skrin log masuk modul eBidding.
4.2
Aliran proses perolehan secara eBidding adalah seperti di Apendiks
A.
4.3
Perubahan-perubahan kepada tatacara:
4.3.1 Tanggungjawab untuk mengesahkan senarai pendek pembekal
yang melepasi penilaian pra-kelayakan dan membuat pemilihan
akhir pembekal adalah bergantung kepada anggaran harga
Jabatan seperti berikut:
Nilai Perolehan
Bil.
1. Melebihi
RM50,000
hingga RM500,000
2. Melebihi RM500,000
Pihak Bertanggungjawab
Jawatankuasa Sebut Harga
Lembaga Perolehan
4.3.2 Pra-syarat Notis Pelawaan eBidding:
i.
Agensi hendaklah membuat semakan bilangan pembekal
terlebih dahulu berdasarkan kod bidang dan kriteria
kelayakan pembekal (jika ada) bagi memastikan bilangan
pembekal yang layak adalah lima (5) pembekal atau
lebih sebelum notis pelawaan eBidding dikeluarkan.
ii.
Sekiranya didapati bilangan pembekal kurang daripada
lima (5), Agensi hendaklah melaksanakan perolehan
secara Sebut Harga atau Tender.
iii.
Semakan bilangan pembekal boleh dilakukan oleh Urus
Setia melalui menu ‘Semakan Bilangan Pembekal’.
ii
4.3.3 Notis Pelawaan eBidding
i.
Tempoh Notis Pelawaan eBidding yang ditetapkan
adalah seperti berikut:
a.
Sekurang-kurangnya lima (5) hari berdasarkan
anggaran harga Jabatan yang bernilai melebihi
RM50,000 sehingga RM500,000; atau
b.
ii.
Sekiranya permintaan eBidding belum diluluskan tetapi
telah sampai tarikh Notis Pelawaan eBidding, tindakan
berikut boleh diambil:
a.
Pelulus boleh mengemas kini tarikh-tarikh di
Jadual Pelaksanaan/Bida sebelum meluluskan
permintaan; atau
b.
iii.
Sekurang-kurangnya
14
hari
berdasarkan
anggaran harga Jabatan yang bernilai melebihi
RM500,000.
Pelulus boleh menyerah kembali permintaan
kepada Urus Setia untuk mengemas kini Jadual
Pelaksanaan/Bida sebelum diluluskan semula.
Notis Pelawaan eBidding akan dipaparkan secara
automatik di Portal ePerolehan berdasarkan kepada
tarikh
Notis
Pelawaan
eBidding
di
Jadual
Pelaksanaan/Bida
selepas
permintaan
eBidding
diluluskan:
a.
Bagi eBidding yang tidak melibatkan taklimat atau
lawatan tapak:
Dokumen eBidding akan diserahkan secara
atas talian kepada pembekal yang memenuhi
kriteria kelayakan pada tarikh Notis Pelawaan
eBidding.
Tarikh Pra-Kelayakan Mula adalah bersamaan
dengan tarikh Notis Pelawaan eBidding secara
automatik.
b.
Bagi eBidding yang melibatkan taklimat atau
lawatan tapak:
Jemputan taklimat atau lawatan tapak akan
diserahkan secara atas talian kepada
iii
pembekal yang memenuhi kriteria kelayakan
pada tarikh Notis Pelawaan eBidding.
Agensi diminta memastikan kehadiran
pembekal dikunci masuk sebelum tarikh PraKelayakan Mula. Kemudahan kunci masuk
Pendaftaran Kehadiran Pembekal (hadir dan
memenuhi kriteria) boleh dicapai oleh Urus
Setia di Buletin Tindakan mulai tarikh dan
masa taklimat atau lawatan tapak seperti
mana di Jadual Pelaksanaan/Bida.
Dokumen eBidding akan diserahkan secara
atas talian kepada pembekal berdasarkan
kepada senarai pendaftaran kehadiran
pembekal pada tarikh Pra-Kelayakan Mula.
Sekiranya kehadiran pembekal gagal dikunci
masuk sebelum tarikh Pra-Kelayakan Mula,
Agensi perlu membuat permohonan pindaan
tarikh Pra-Kelayakan Mula dan tarikh-tarikh
berikutnya kepada Unit ePerolehan.
Tempoh Notis Pelawaan eBidding dikira mulai
tarikh Pra-Kelayakan Mula.
4.3.4 Pra-syarat Penilaian Pra-Kelayakan
i.
Selepas tamat tempoh notis pelawaan eBidding, Agensi
hanya boleh melaksanakan penilaian Pra-Kelayakan
setelah menerima sekurang-kurangnya lima (5) tawaran
permulaan daripada pembekal.
ii.
Sekiranya bilangan tawaran permulaan yang diterima
adalah kurang daripada lima (5) pembekal, proses
eBidding
akan
dihentikan.
Agensi
hendaklah
membatalkan eBidding berkenaan dan memaklumkan
kepada pembekal berhubung pembatalan tersebut.
4.3.5 Pra-syarat Bidaan Atas Talian
i.
Jemputan pembekal untuk menyertai bidaan atas talian
hanya boleh dilaksanakan sekiranya bilangan pembekal
yang disenarai pendek oleh Jawatankuasa Sebut
iv
Harga/Lembaga Perolehan adalah tiga (3) pembekal
atau lebih.
ii.
Sekiranya pembekal yang disenarai pendek adalah
kurang daripada tiga (3) pembekal, proses eBidding
tidak boleh diteruskan. Agensi hendaklah membatalkan
eBidding berkenaan dan memaklumkan kepada
pembekal berhubung pembatalan tersebut.
iii.
Agensi hendaklah menyemak bilangan pembekal yang
mengesahkan jemputan bidaan atas talian selepas
tempoh pengesahan jemputan tamat.
iv.
Bidaan atas talian hanya boleh diteruskan sekiranya tiga
(3) pembekal atau lebih telah mengesahkan jemputan.
Sekiranya kurang daripada jumlah tersebut, proses
bidaan atas talian tidak boleh diteruskan. Agensi
hendaklah membatalkan eBidding dan memaklumkan
kepada pembekal berkenaan secara manual.
4.3.6 Peringkat Bidaan Atas Talian
i.
5.
Bagi anggaran harga jabatan melebihi RM50,000
sehingga RM500,000, Agensi hendaklah menetapkan
nilai penurunan minimum adalah RM200
RUJUKAN PENGGUNAAN
Agensi boleh merujuk Apendiks B yang mempunyai contoh skrin (screen
shot) mengenai perubahan/penambahbaikan kepada modul eBidding.
Unit ePerolehan
Kementerian Kewangan
April 2011
v
A pendiks A
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Peringkat Persediaan (A)
- Semakan bilangan pembekal yang memenuhi kriteria kelayakan oleh Urus setia
- Agensi boleh meneruskan proses perolehan secara eBidding sekiranya bilangan
Semak Bilangan
Pembekal
≥ 5 pembekal
pembekal yang memenuhi kriteria kelayakan sekurang-kurangnya lima (5)
- Jika sebaliknya, proses perolehan hendaklah dibuat secara Sebut Harga/Tender
Tidak
Laksana Perolehan Secara
Sebut Harga atau Tender
Ya
Kelulusan
(Pegawai Pengawal/ Ketua
Jabatan/ Pegawai yang
diturunkan kuasa secara
bertulis)
- Pelantikan keahlian Jawatankuasa Pra-Kelayakan, Penetapan Kriteria Kelayakan
Pembekal, Penyediaan Spesifikasi, Penyediaan Kriteria Pra-Kelayakan,
Penetapan Syarat/Terma dan Arahan Kepada Pembekal, Penyediaan Jadual
Pelaksanaan/Bida dan Penyediaan Pelan Kontingensi.
- Kelulusan bagi semua persediaan bidaan yang dikemukakan.
A
1
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Peringkat Pra-Kelayakan (B)
A
Kemasukan & Kelulusan
Maklumat Bidaan
- Kemasukan Maklumat Bidaan oleh Urus setia dan
Pengesahan/Kelulusan oleh Pelulus.
- Notis Pelawaan eBidding akan dipaparkan di Portal
ePerolehan secara
Pelawaan eBidding.
Notis Pelawaan eBidding
Taklimat/
Lawatan
Tapak?
Ya
automatik
pada
tarikh
Notis
Taklimat
Pembekal/
Lawatan Tapak
- Sekiranya
Tidak
Kemasukan
Kehadiran
Pembekal
Penyediaan dan
Penyerahan Tawaran
Permulaan oleh Pembekal
≥ 5 pembekal
Ya
Tidak
Laksana
Perolehan Secara
Sebut Harga atau
Tender
tiada taklimat/lawatan tapak, dokumen
eBidding akan diserahkan kepada pembekal pada tarikh
mengiklankan notis.
- Sekiranya ada taklimat/lawatan tapak, dokumen
eBidding akan diserahkan kepada pembekal selepas
senarai kehadiran pembekal dikuncimasuk dan tarikh
pra kelayakan mula.
- Tempoh
penyediaan
dan penyerahan
tawaran
permulaan adalah sekurang-kurangnya 5 atau 14 hari
mengikut nilai anggaran harga jabatan.
- Sekiranya bilangan tawaran permulaan yang diterima
adalah kurang daripada lima (5) pembekal, proses
eBidding
akan
dihentikan.
Agensi
hendaklah
membatalkan eBidding berkenaan dan memaklumkan
kepada pembekal berhubung pembatalan tersebut.
Penilaian Pra-Kelayakan
B
2
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Peringkat Pra-Kelayakan (B)
B
- Pengesahan senarai pendek oleh :
Jawatankuasa Sebut Harga - Nilai perolehan yang melebihi
RM50,000 hingga RM500,000
Lembaga Perolehan - melebihi RM500,000
Pengesahan Lembaga Perolehan /
Jawatankuasa Sebut Harga
≥ 3 pembekal
Tidak
Laksana Perolehan Secara
Sebut Harga atau Tender
Ya
- Jemputan bidaan hanya boleh dilaksanakan sekiranya bilangan
Jemputan Bidaan
Atas Talian
pembekal yang disenaraipendek adalah sekurang-kurangnya 3
pembekal.
- Bidaan atas talian hanya boleh diteruskan sekiranya tiga (3)
pembekal atau lebih telah mengesahkan jemputan. Sekiranya
kurang daripada jumlah tersebut, proses bidaan atas talian tidak
boleh diteruskan. Agensi hendaklah membatalkan eBidding dan
memaklumkan kepada pembekal berkenaan secara manual.
Pengesahan Jemputan
oleh Pembekal
≥ 3 pembekal
Tidak
Bidaan Atas Talian
Tidak Boleh Diteruskan.
eBidding Dibatalkan.
Ya
C
3
ALIRAN PROSES PEROLEHAN SECARA eBIDDING
Bidaan Atas Talian (C)
C
Bidaan Atas Talian
- Bidaan atas talian oleh pembekal mengikut nilai penurunan dan
Penjadualan Akhir Bidaan
- Penjadualan akhir bidaan dibuat oleh Urus setia sebelum
Keputusan Lembaga Perolehan /
Jawatankuasa Sebut Harga
- Keputusan Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebut Harga
tempoh yang ditetapkan serta dipantau oleh Urus setia.
diserahkan kepada Jawatankuasa Pemilihan Akhir Pembekal.
Penyerahan Surat Setuju Terima
Kepada Pembekal Berjaya
dibuat secara bermesyuarat atau edaran.
- Diserahkan kepada pembida berjaya secara atas talian sebaik
sahaja keputusan Jawatankuasa Pemilihan Akhir Pembekal
diperolehi.
Penerimaan Surat Setuju Terima
dan Bon Pelaksanaan
Modul eBidding Berakhir Di sini
Obligasi Kontrak (D)
Penyediaan Kontrak dan Muat naik
Kontrak
Pembekalan
- Kontrak disediakan secara manual dan maklumat berkaitan
dikuncimasuk
Kementerian.
ke
dalam
sistem
melalui
modul
Kontrak
- Peringkat ini adalah proses pembekalan dan pengesahan bayaran
berdasarkan mod perolehan yang dinyatakan dalam modul
Kontrak Kementerian.
4
A pendiks B
PA NDUA N PENGGU NA
Panduan Pengguna ini merupakan panduan untuk menggunakan skrin-skrin baru dan
skrin-skrin yang telah dipinda selaras dengan beberapa perubahan kepada tatacara
pengurusan perolehan secara eBidding.
Ia melibatkan skrin-skrin berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Semakan Bilangan Pembekal
Cipta Permintaan
Pendaftaran Kehadiran Pembekal
Penjadualan Akhir Bidaan
Pemilihan Pengerusi Jawatankuasa
Pemilihan Akhir Pembekal
Pemilihan Akhir Pembekal O leh
Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga
1
-
Skrin baru
Pindaan skrin sedia ada
Skrin baru
Pindaan skrin sedia ada
- Pindaan skrin sedia ada
- Skrin baru
1 . SEMA KA N BILA NGA N PEMBEKA L
Urusetia boleh membuat semakan bilangan pembekal berdasarkan kod bidang dan
kriteria kelayakan pembekal bagi memastikan bilangan pembekal adalah seramai lima
(5 ) pembekal atau lebih sebelum notis pelawaan eBidding dikeluarkan.
Langkah 1
Log masuk sebagai Urusetia. Skrin Dashboard akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada butang Semakan Bilangan Pembekal.
2
Langkah 2
Skrin Semakan Bilangan Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan Kod Bidang.
2 . Pilih Mandatori dan klik pada butang Tambah.
3 . Pilih Terbuka Kepada.
Masukkan kriteria kelayakan pembekal yang lain (jika perlu).
4 . Klik pada butang Semak.
3
Langkah 3
Seksyen Hasil Carian akan memaparkan bilangan pembekal yang memenuhi
kriteria kelayakan pembekal yang telah dimasukkan.
A RA HA N:
1 . Klik butang Cetak.
4
Langkah 4
Laporan Semakan Bilangan Pembekal dipaparkan.
NO TA :
1 . Jika hasil carian menunjukkan jumlah bilangan pembekal yang memenuhi
kriteria kelayakan pembekal melebihi lima (5 ), Agensi boleh meneruskan
perolehan secara eBidding.
Sebaliknya jika kurang, perolehan perlu
dilaksanakan secara Sebut harga/Tender.
5
2.
CIPTA PERMINTAA N
Langkah 1
Log masuk sebagai Urusetia. Skrin Dashboard akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada menu eBidding > Penciptaan Bida U ntuk Produk.
6
Langkah 2
Seksyen : Perincian Permintaan
Skrin Perincian Permintaan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan Tajuk Permintaan.
2 . Masukkan Bajet Sedia Ada.
3 . Masukkan Harga A nggaran.
4.
5.
6.
7.
Pilih
Pilih
Pilih
Pilih
Panel.
Terbuka Kepada.
Tarikh Penghantaran.
Barangan Tempatan.
8 . Pilih Pelulus.
9 . Klik pada butang Simpan.
NO TA :
1 . Maklumat Terbuka Kepada adalah berdasarkan Harga A nggaran yang
dikunci masuk oleh pengguna, berdasarkan jadual di bawah:
Harga A nggaran
Terbuka Kepada
Melebihi 5 0 ,0 0 0 hingga 1 0 0 ,0 0 0
Bumiputera
Melebihi 1 0 0 ,0 0 0
Semua
2 . Pengguna dibenarkan mengemaskini maklumat Terbuka Kepada dan perlu
muatnaik Surat Rujukan.
7
Langkah 3
A RA HA N:
1 . Klik pada seksyen Pemilihan Kod Bidang.
8
Langkah 4
Seksyen : Pemilihan Kod Bidang
Skrin Pilihan Bidang akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan Kod Bidang.
2 . Pilih Mandatori.
3 . Klik butang Tambah.
NO TA :
1 . Untuk menambah kod bidang berikutnya, ulang A rahan 1 hingga 3 .
2 . Untuk menghapuskan kod bidang, laksanakan langkah-langkah berikut:
a. Klik kotak semak pada kod bidang yang ingin dihapuskan
b. Klik butang Hapus
9
Langkah 5
A RA HA N:
1 . Klik pada seksyen Kriteria Kelayakan Pembekal.
10
Langkah 6
Seksyen : Kriteria Kelayakan Pembekal
Skrin Kriteria Kelayakan Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada butang Pilih Pembekal.
11
Langkah 7
Skrin Carian Pembekal Pra-Kelayakan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan kriteria carian yang berkenaan.
2 . Klik butang Carian.
NO TA :
1 . Medan Tempoh Sah Pendaftaran MO F bertujuan untuk membantu Agensi
memastikan tempoh sah laku pendaftaran MO F bagi syarikat yang bakal
dipilih masih sah sehingga perolehan selesai.
12
Langkah 8
Skrin Carian Pembekal Pra-Kelayakan dipaparkan dengan keputusan Jumlah
Pembekal tertera di bawah.
A RA HA N:
1 . Klik butang Tambah.
13
Langkah 9
Skrin Kriteria Kelayakan Pembekal akan dipaparkan semula.
NO TA :
1 . Jumlah minimum bagi pemilihan pembekal adalah sekurang-kurangnya
lima (5 ) pembekal.
2 . Jika eBidding di kalangan Panel, kriteria kelayakan pembekal adalah
berdasarkan Nama Syarikat dan No. Pendaftaran MO F . Pengguna
dibenarkan untuk menghapuskan pembekal yang dipilih untuk dijemput.
3 . Jika
eBidding Bukan
berdasarkan
Pilihan
Panel,
Negeri,
kriteria
kelayakan
Modal Berbayar
pembekal adalah
dan
Tempoh
Sah
Pendaftaran MO F. Hasil carian pemilihan pembekal akan memaparkan
Jumlah Pembekal yang Layak dan semua pembekal terbabit akan
dijemput. Pengguna tidak dibenarkan menghapus pembekal yang telah
disenaraikan.
4 . Senarai pembekal yang dipilih/disenaraikan akan dipaparkan di skrin
Kriteria Kelayakan Pembekal.
14
Langkah 1 0
A RA HA N:
1 . Klik pada seksyen Perincian Bida.
15
Langkah 1 1
Seksyen : Perincian Bida
Skrin Perincian Bidaan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik butang Simpan.
16
Langkah 1 2
A RA HA N:
1 . Klik pada seksyen Jadual Bida atau Seksyen Berikut .
17
Langkah 1 3
Seksyen : Jadual Bida
Skrin Jadual Bidaan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan maklumat kepada medan-medan berikut:
a. Tarikh dan masa Iklan Notis
b. Tarikh dan masa Pra-Kelayakan Mula
c.
d.
e.
f.
g.
Tarikh
Tarikh
Tarikh
Tarikh
Tarikh
dan
dan
dan
dan
dan
masa
masa
masa
masa
masa
h.
i.
j.
k.
Tarikh dan masa Pengeluaran Surat Setuju Terima
Tarikh dan masa Penghantaran
Pegawai U ntuk Dihubungi
No Telefon
Pra Kelayakan Tamat
Notifikasi Jemputan Bidaan
Tempoh Tamat Pengesahan Jemputan
Mula Bidaan
Tamat Bidaan
l. No Faks
m. Emel
2 . Klik pada butang Simpan
18
NO TA :
1 . Tempoh notis pelawaan eBidding (Perbezaan antara Pra-Kelayakan Mula
dan Pra-Kelayakan Tamat) bergantung kepada harga anggaran jabatan:
a. Harga anggaran melebihi RM5 0 , 0 0 0 hingga RM5 0 0 , 0 0 0 ,
tempoh notis pelawaan eBidding akan default kepada lima (5 ) hari.
b. Nilai perolehan melebihi RM5 0 0 , 0 0 0 , t empoh notis pelawaan
eBidding akan default kepada 1 4 hari.
2 . Bagi perolehan eBidding yang tiada taklimat atau lawatan tapak, tarikh PraKelayakan Mula adalah sama dengan tarikh Iklan Notis.
3 . Bagi perolehan eBidding yang mempunyai taklimat atau lawatan tapak,
tarikh Pra-Kelayakan Mula tidak boleh lebih
Taklimat/Lawatan Tapak dan tarikh Iklan Notis.
19
awal
dari
tarikh
Langkah 1 4
A RA HA N:
1 . Klik pada seksyen Seting Paparan Pembekal.
20
Langkah 1 5
Seksyen : Seting Paparan Pembekal
Skrin Seting Paparan Pembekal akan dipaparkan.
1
A RA HA N:
1 . Klik butang Simpan.
21
Langkah 1 6
1
A RA HA N:
1 . Klik pada seksyen Perincian Item.
22
Langkah 1 7
Seksyen : Perincian Item
Skrin Perincian Item akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan Perihal Bida.
2 . Masukkan Nilai Pengurangan Minima.
3 . Klik pada butang Simpan.
4 . Klik pada butang Sediakan Spesifikasi Item dan masukkan spesifikasi item.
NO TA :
1 . Medan Nilai Pengurangan Minima akan default mengikut harga anggaran
jabatan seperti di bawah:
Harga Anggaran Jabatan
Melebihi RM5 0 ,0 0 0 hingga 5 0 0 ,0 0 0
Melebihi RM5 0 0 ,0 0 0 hingga
RM1 ,0 0 0 ,0 0 0
Melebihi 1 ,0 0 0 ,0 0 0
Nilai Pengurangan Minima
RM2 0 0
RM1 ,0 0 0
RM2 ,5 0 0
2 . Pengguna dibenarkan untuk meminda Nilai Pengurangan Minima.
23
Langkah 1 8
1
A RA HA N:
1 . Klik butang Serah untuk kelulusan permintaan.
NO TA :
1 . Notis Pelawaan eBidding seperti di bawah akan dipaparkan di Papan
Kenyataan Portal ePerolehan pada tarikh notis pelawaan eBidding selepas
permintaan diluluskan oleh Pelulus.
Contoh : Notis Pelawaan eBidding
24
3 . PENDA FTA RAN KEHA DIRA N PEMBEKA L
Langkah 1
Log masuk sebagai Urusetia. Skrin Dashboard dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Buletin Tindakan.
Langkah 2
Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Pendaftaran Kehadiran Pembekal.
NO TA :
1 . Status Pendaftaran Kehadiran Pembekal akan dipaparkan di Buletin Tindakan
pada tarikh dan masa taklimat atau lawatan tapak.
25
Langkah 3
Skrin Pendaftaran Kehadiran Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan Nama Syarikat atau No. Pendaftaran Kementerian Kewangan.
2 . Klik pada butang Carian.
26
Langkah 4
Skrin Hasil Carian Pendaftaran Kehadiran Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Pilih pada kotak pilihan pembekal yang dipilih.
2 . Klik pada butang Tambah.
NOTA :
1.
Ulang Langkah 2 untuk carian lain.
27
Langkah 5
Skrin Pendaftaran Kehadiran Pembekal akan memaparkan senarai pembekal
yang dipilih.
A RA HA N:
1 . Pilih pada kotak pilihan pembekal yang dipilih.
2 . Klik pada butang Serah.
NOTA :
1. Dokumen eBidding akan diserahkan secara atas talian kepada pembekal yang
memenuhi kriteria kelayakan pada tarikh Pra Kelayakan Mula selepas senarai
kehadiran diserahkan.
28
4 . PENJA DU A LA N A KHIR BIDA AN
Langkah 1
Log masuk sebagai Urusetia. Skrin Dashboard dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Buletin Tindakan.
Langkah 2
Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Penjadualan A khir Bidaan.
29
Langkah 3
Skrin Penjadualan A khir Bidaan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada butang Kedudukan dan masukkan kedudukan pembekal.
2 . Pilih Serah Kepada.
3 . Masukkan Catatan.
4 . Klik pada butang Serah.
NO TA :
1. Pihak bertanggungjawab bagi pemilihan pembekal adalah berdasarkan
harga anggaran jabatan seperti berikut:
Harga A nggaran Jabatan
Melebihi RM5 0 ,0 0 0
hingga
RM5 0 0 ,0 0 0
Melebihi RM5 0 0 ,0 0 0 hingga
RM1 juta
30
Pihak Bertanggungjawab
Jawatankuasa Sebut Harga
Lembaga Perolehan
5 . PEMILIHA N PENGERU SI JA WA TA NKU A SA PEMILIHA N A KHIR PEMBEKA L
Langkah 1
Log masuk sebagai Urusetia Kementerian. Skrin Dashbo ard akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Buletin Tindakan.
Langkah 2
Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Pemilihan Pengerusi Jawatankuasa Pemilihan A khir Pembekal.
31
Langkah 3
Skrin Pemilihan Pengerusi Jawatankuasa Pemilihan A khir Pembekal akan
dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Pilih Serah Kepada.
2 . Masukkan Catatan.
3 . Klik pada butang Serah.
NO TA :
Pemilihan Pengerusi Jawatankuasa Pemilihan A khir Pembekal adalah
bergantung kepada harga anggaran jabatan.
32
6 . PEMILIHAN A KHIR PEMBEKA L O LEH PENGERU SI JA WA TANKU A SA
SEBU T HA RGA
Langkah 1
Log masuk sebagai Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga. Skrin Dashbo ard akan
dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Buletin Tindakan.
Langkah 2
Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada pautan Pemilihan Pembekal.
33
Langkah 3
Skrin Pemilihan A khir Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Klik pada butang A khiri.
34
Langkah 4
Skrin Pemilihan Pembekal akan dipaparkan.
A RA HA N:
1 . Masukkan keputusan di dalam kotak Keputusan.
2 . Klik pada butang A khiri.
35
Langkah 5
Skrin Pemilihan A khir Pembekal akan dipaparkan semula.
A RA HA N:
1 . Masukkan Catatan
2 . Klik pada butang Serah.
36