Aplikasi Terintegrasi Toko Swalayan.

Aplikasi Terintegrasi Toko Swalayan

Elisabet Set iawan.1, Erwin Suryana2

1

St af Pengaj ar Jur usan S-1 Tekni k Inf or mat i ka

2

Mahasi swa Jur usan S-1 Tekni k Inf or mat i ka Fakul t as Teknol ogi Inf or masi

Uni ver si t as Kr i st en Mar anat ha

Jl . Pr of . Dr g. Sur i a Sumant r i No. 65, BANDUNG 40164 Emai l : elisabet . set iawan@eng. maranat ha. edu,

erwin_suryan4@yahoo. com

Abst ract

Nowadays peopl e become mor e and mor e awar e of t he f act t hat i nf or mat i on t echnol ogy has become a vi t al par t i n al l aspect s of l i f e, especi al l y i n busi nesses. It has caused many busi ness peopl e t o r eact f ast i n adopt i ng a comput er i zed syst em i n advanci ng t hei r busi nesses and compet i ng wi t h t hei r compet i t or s. Especi al l y t hr ough i nt er net , not onl y do busi nesses compet e l ocal l y but al so compet e gl obal l y. Ther ef or e, i f busi nesses do not adopt t he comput er i zed syst em, sooner or l at er t hey wi l l have a huge l oss i n t er ms of pr of i t and ef f i ci ency.

Busi nesses, such as mi ni mar ket s, al so need a comput er i zed syst em t o deal wi t h day-t o-day act i vi t i es, such as sel l i ng, or der i ng, and pur chasi ng, so t hat addi ng, sear chi ng, edi t i ng, dan del et i ng dat a become easi er and mor e ef f i ci ent i n t er ms of t i me and cost . Thi s comput er i zed appl i cat i on i s i nt ended t o over come many di f f i cul t i es encount er ed by t he manual syst em.

If t hi s pr ot ot ype wi l l be i mpl ement ed i n t he f ut ur e, hopef ul l y i t can be usef ul f or mi ni mar ket s.

Keyword : mi ni mar ket s, i nt egr at ed appl i cat i on, comput er i zed syst em, or der i ng, pur chasi ng, sel l i ng

1. Pendahuluan

Sekarang ini, perkembangan t eknologi inf ormasi dan komunikasi t elah sedemikian pesat sehingga mulai dirasakan bahwa keberadaan komput er dalam membant u kehidupan sehari-hari, t erut ama dalam dunia bisnis, sangat diperlukan. Dengan adanya sist em yang t erkomput erisasi, set iap proses bisnis dapat dilakukan dengan lebih cepat , t epat , dan ef isien. Dat a-dat a yang diperlukan j uga dapat t ersimpan dan t erolah dengan lebih baik.

perhit ungan secara aut omat is at as kegiat an t ransaksi – t ransaksi penj ual an, pembelian, mengelola st ock barang, dat a suppl ier, dan j uga menyediakan laporan pendapat an. Diharapkan, aplikasi t ersebut dapat semaksimal mungkin mengurangi proses kerj a secara manual sehingga para pemilik t oko swalayan berskala kecil-menengah dapat melakukan kegiat an bisnisnya dengan lebih ef isien dalam segi wakt u dan biaya, sert a memudahkan dalam melakukan pemeriksaan t erhadap st ok barang dan t ransaksi pembelian/ penj ualan.

2. Software Yang Digunakan

Sof t ware yang digunakan dalam pembuat an aplikasi ini adalah :

a. Microsoft Office Access 2003

Digunakan unt uk menyimpan dat a barang, st ok, pegawai, dan t ransaksi penj ualan/ pembelian. Aplikasi t ersebut menggunakan Microsof t Access, bukan SQL Server 2000, karena j umlah pemakai apl ikasi t ersebut t erbat as sehingga pengaksesan ke dat abase t idak t erlal u banyak dan j umlah dat a yang disimpan masih dalam j uml ah yang dapat dioleh secara maksimal oleh Microsof t Access.

b. Microsoft Visual Studio . Net 2003 dengan bahasa pemograman C#

Windows Application

Aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman C# karena t eknologi . Net Framework t elah banyak (populer) digunakan dal am dunia bisnis dibandingkan dengan Java unt uk saat ini.

3. Metode Analisis Sistem

Aplikasi ini dianal isis dengan menggunakan met ode Unif ied Model ling Language (UML). Dal am UML t erdapat banyak diagram yang digunakan unt uk menganalisis suat u sist em apl ikasi, ant ara lain:

a. Activity Diagram

Menggambarkan aliran kerj a (workf low) bisnis dan operasional dari suat u sist em.

b. Sequence Diagram

Menggambarkan urut an pesan (messages) dari sist em. Tanda garis put us-put us vert ikal menunj ukkan garis wakt u (t imeline). Tanda panah menggambarkan pesan-pesan dari akt or at au obj ek ke obj ek l ainnya.

c. Use Case Diagram

Use Case Diagram menggambarkan mengenai f ungsionalit as dari suat u sist em yang sedang dibuat

(El i sabet Set i awan, Er wi n Sur yana)

4. Analisis dan Desain Sistem

4. 1. Analisis UML

a. Activity Diagram

Gambar 1. Act ivit y Diagram Login

Unt uk menggunakan apl ikasi t ersebut , user harus memasukkan dat a l ogi n (user name dan passwor d) yang valid. Apabil a dat a l ogi n salah, user akan kembali ke proses l ogi n. Jika dat a l ogi n benar, sist em akan memeriksa hak akses menu yang dimil iki oleh user t ersebut dan user masuk ke dal am aplikasi.

lebih dari sat u barang. Jika semua barang yang dibeli oleh konsumen sudah dimasukkan, kasir memasukkan j umlah uang yang dibayarkan oleh konsumen. Jumlah uang yang harus dikembalikan akan segera dit ampilkan pada l ayar. Set elah it u print er akan mencet ak bukt i t ransaksi.

Gambar 3. Act ivit y Diagram Pembelian (Purchase Order)

User memil ih kode supplier yang mengirim barang lalu memilih kode barang yang akan dipesan besert a kuant it asnya masing-masing. Apabila user melakukan kesalahan dalam memasukkan dat a barang, maka dat a barang yang salah t ersebut dapat dihapus. User dapat memasukkan dat a barang lain. Set elah semua dat a barang yang akan dipesan dimasukkan, user dapat mencet ak P. O (Purchase Order) sebagai bukt i pemesanan kepada supplier.

(El i sabet Set i awan, Er wi n Sur yana)

PILIH ID SUPPLIER

PILIH ID BARANG YANG DIKIRIMKAN DAN

KUANTITI KIRIMAN

[ bila barang yang dikirim > 1 ]

HAPUS DATA BARANG KIRIM DARI TABEL [ input barang yang lain ]

[ sudah selesai input barang ]

[ ada salah input barang ]

[ sudah selesai input barang ] SISTEM AKAN MEMPERBAHARUI

STOK BARANG DI DATABASE

Gambar 4. Act ivit y Diagram Penerimaan (Receive Order)

User memilih kode Suppl i er yang mengirimkan barang l alu memil ih kode barang yang akan dikirimkan besert a kuant it asnya masing-masing. Apabil a user melakukan kesalahan dalam memasukkan dat a barang, maka dat a barang yang salah t ersebut dapat dihapus. User dapat memasukkan dat a barang lain. Terakhir, aplikasi akan memperbaharui j uml ah st ok barang dalam dat abase.

dan passwor d yang val id. Sist em akan memeriksa dat a t ersebut . Apabil a dat a l ogi n benar, maka sist em akan memeriksa hak akses menu. Set elah it u, user baru dapat menggunakan aplikasi.

c. Use Case Diagram

Gambar 6. Use Case Diagram T ransaksi Pembelian St ok

Transaksi pembelian st ok memerlukan dat a t anggal t ransaksi, kode supplier, kode barang, dan kuant it as pembel ian.

Gambar 7. Use Case Diagram T ransaksi Penerimaan Barang Transaksi penerimaan barang memerlukan dat a t anggal penerimaan, kode supplier, kode barang, kuant it as, harga barang, harga bel i dari supplier, dan ref erensi kode t ransaksi.

Gambar 8. Use Case Diagram T ransaksi Penj ualan Barang

(El i sabet Set i awan, Er wi n Sur yana) Transaksi penj ualan barang memerlukan dat a kode barang, kuant it as, dan uang yang dibayarkan ol eh konsumen.

4. 2. Entity-Relationships Diagram

Gambar 6. E-R Diagram Aplikasi T erint egrasi T oko Swalayan

5. Perancangan Sistem

5. 1. Transaksi Pembelian Stok

Form ini digunakan apabila mini market akan memesan barang kepada supplier. Set elah user memasukkan kode supplier, kode barang yang akan dipesan, maka sist em akan mencet ak f orm Purchase Order (PO).

Form ini digunakan apabila mini market menerima kiriman barang dari supplier. Set elah user memasukkan kode t ransaksi, kode supplier, kode barang yang dikirimkan, maka sist em akan memperbaharui j uml ah st ok di dat abase.

Gambar 8. T ampilan Form Aplikasi T ransaksi Penerimaan Barang 5. 3. Transaksi Penj ualan Barang

Form ini digunakan unt uk t ransaksi penj ualan barang kepada konsumen. Set elah user memasukkan kode barang-barang yang dibeli oleh konsumen, maka user harus memasukkan j umlah uang yang dibayarkan oleh konsumen. Terakhir, sist em akan mencet ak bukt i belanj a dan memperbaharui j umlah st ok barang di dat abase.

(El i sabet Set i awan, Er wi n Sur yana)

6. Evaluasi Sistem

Hasil dari evaluasi menunj ukkan bahwa aplikasi t ersebut dapat menangani pekerj aan-pekerj aan yang dilakukan dalam sebuah mini market yang t idak memiliki cabang karena aplikasi ini bersif at st and-alone.

Simpulan

Unt uk mel akukan t ransisi sist em lama (manual ) ke sist em baru (komput erisasi) t erdapat 2 alt ernat if , yait u :

a. Sistem lama dan sistem baru dij alankan bersama-sama sampai

dengan tahap dimana sistem baru sudah bisa berdiri sendiri dan semua eror pada aplikasi sudah dapat terdeteksi.

Cara ini dianj urkan bagi mini market yang sudah memiliki sist em komput erisasi t et api masih t erbat as dalam sisi user i nt er f ace at au kemampuannya. Sist em baru harus mengadapt asi semua f ungsionalit as yang sudah dij alankan pada sist em lama dan yang sudah menj adi st andar dari t oko swal ayan t ersebut . Dat a-dat a pada aplikasi lama harus dimigrasikan ke aplikasi baru.

b. Sistem baru langsung dipakai dan sistem lama langsung ditinggalkan

Cara ini dianj urkan apabila mini market sebel umnya menggunakan cara manual (bel um menggunakan sist em komput erisasi) dalam melakukan semua kegiat annya. Semua dat a yang ada, t ermasuk j umlah st ok, dat a supplier, dan lain-lain dapat langsung dimasukkan ke dalam dat abase. Namun t erdapat beberapa kendala dalam proses t ransisi ini, yait u :

c. Penyesuaian j umlah stok barang pada sistem baru, dimana proses

transaksi berj alan secara terus menerus sehingga j umlah stok akan selalu berubah-ubah.

Solusi : Toko swalayan harus t ut up selama 1 (sat u) hari unt uk menyesuaikan j umlah st ok semua barang, sehingga keesokan harinya sist em baru dapat dioperasikan secara maksimal .

d. Pegawai yang sudah terbiasa dengan sistem lama.

Solusi : Diadakan t raining yang int ensif .

e. Spesifikasi sistem komputerisasi yang lama tidak memenuhi

spesifikasi sistem komputerisasi yang baru.

Solusi : Membeli spesif ikasi komput er yang dibut uhkan oleh sist em komput erisasi yang baru. Jika spesif ikasi komput er yang lama dapat di-upgr ade, akan lebih baik.

Deit el, H. M. , Deit el, P. J. , List f ield, J. , Niet o, T. R. , Yaeger, C. , & Zl at kina, M. (2002). C# How To Pr ogr am. Upper Saddle River, NJ : Prent ice Hall.

Febrian, Jack & Andayani, F. (2002). Kamus Komput er dan Ist i l ah Teknol ogi Inf or masi . Bandung : Penerbit Inf ormat ika.

Nandu, S. BookSt ock v2 - Sampl es t o Show Si mpl e Ol eDb. NET Connect i vi t y. (n. d). Ret rieved May, 2005, f rom ht t p: / / www. mast erC#. com

Risal, L. (2002). UML Tut or . Bandung : Fakult as Teknologi Inf ormasi, Universit as Krist en Maranat ha.

Uni f i ed Model l i ng Language. (n. d). Ret rieved May, 2005, f rom ht t p: / / en. wikipedia. org/ wiki/ Unif ied_Modeling_Language

(El i sabet Set i awan, Er wi n Sur yana)

PILIH ID SUPPLIER

PILIH ID BARANG YANG DIKIRIMKAN DAN

KUANTITI KIRIMAN

[ bila barang yang dikirim > 1 ]

HAPUS DATA BARANG KIRIM DARI TABEL [ input barang yang lain ]

[ sudah selesai input barang ]

[ ada salah input barang ]

[ sudah selesai input barang ] SISTEM AKAN MEMPERBAHARUI

STOK BARANG DI DATABASE

Gambar 4. Act ivit y Diagram Penerimaan (Receive Order)

User memilih kode Suppl i er yang mengirimkan barang l alu memil ih kode barang yang akan dikirimkan besert a kuant it asnya masing-masing. Apabil a user melakukan kesalahan dalam memasukkan dat a barang, maka dat a barang yang salah t ersebut dapat dihapus. User dapat memasukkan dat a barang lain. Terakhir, aplikasi akan memperbaharui j uml ah st ok barang dalam dat abase.

b. Sequence Diagram

dan passwor d yang val id. Sist em akan memeriksa dat a t ersebut . Apabil a dat a l ogi n benar, maka sist em akan memeriksa hak akses menu. Set elah it u, user baru dapat menggunakan aplikasi.

c. Use Case Diagram

Gambar 6. Use Case Diagram T ransaksi Pembelian St ok

Transaksi pembelian st ok memerlukan dat a t anggal t ransaksi, kode supplier, kode barang, dan kuant it as pembel ian.

Gambar 7. Use Case Diagram T ransaksi Penerimaan Barang Transaksi penerimaan barang memerlukan dat a t anggal penerimaan, kode supplier, kode barang, kuant it as, harga barang, harga bel i dari supplier, dan ref erensi kode t ransaksi.

Gambar 8. Use Case Diagram T ransaksi Penj ualan Barang

(El i sabet Set i awan, Er wi n Sur yana) Transaksi penj ualan barang memerlukan dat a kode barang, kuant it as, dan uang yang dibayarkan ol eh konsumen.

4. 2. Entity-Relationships Diagram

Gambar 6. E-R Diagram Aplikasi T erint egrasi T oko Swalayan

5. Perancangan Sistem

5. 1. Transaksi Pembelian Stok

Form ini digunakan apabila mini market akan memesan barang kepada supplier. Set elah user memasukkan kode supplier, kode barang yang akan dipesan, maka sist em akan mencet ak f orm Purchase Order (PO).

Form ini digunakan apabila mini market menerima kiriman barang dari supplier. Set elah user memasukkan kode t ransaksi, kode supplier, kode barang yang dikirimkan, maka sist em akan memperbaharui j uml ah st ok di dat abase.

Gambar 8. T ampilan Form Aplikasi T ransaksi Penerimaan Barang 5. 3. Transaksi Penj ualan Barang

Form ini digunakan unt uk t ransaksi penj ualan barang kepada konsumen. Set elah user memasukkan kode barang-barang yang dibeli oleh konsumen, maka user harus memasukkan j umlah uang yang dibayarkan oleh konsumen. Terakhir, sist em akan mencet ak bukt i belanj a dan memperbaharui j umlah st ok barang di dat abase.

(El i sabet Set i awan, Er wi n Sur yana)

6. Evaluasi Sistem

Hasil dari evaluasi menunj ukkan bahwa aplikasi t ersebut dapat menangani pekerj aan-pekerj aan yang dilakukan dalam sebuah mini market yang t idak memiliki cabang karena aplikasi ini bersif at st and-alone.

Simpulan

Unt uk mel akukan t ransisi sist em lama (manual ) ke sist em baru (komput erisasi) t erdapat 2 alt ernat if , yait u :

a. Sistem lama dan sistem baru dij alankan bersama-sama sampai

dengan tahap dimana sistem baru sudah bisa berdiri sendiri dan semua eror pada aplikasi sudah dapat terdeteksi.

Cara ini dianj urkan bagi mini market yang sudah memiliki sist em komput erisasi t et api masih t erbat as dalam sisi user i nt er f ace at au kemampuannya. Sist em baru harus mengadapt asi semua f ungsionalit as yang sudah dij alankan pada sist em lama dan yang sudah menj adi st andar dari t oko swal ayan t ersebut . Dat a-dat a pada aplikasi lama harus dimigrasikan ke aplikasi baru.

b. Sistem baru langsung dipakai dan sistem lama langsung ditinggalkan

Cara ini dianj urkan apabila mini market sebel umnya menggunakan cara manual (bel um menggunakan sist em komput erisasi) dalam melakukan semua kegiat annya. Semua dat a yang ada, t ermasuk j umlah st ok, dat a supplier, dan lain-lain dapat langsung dimasukkan ke dalam dat abase. Namun t erdapat beberapa kendala dalam proses t ransisi ini, yait u :

c. Penyesuaian j umlah stok barang pada sistem baru, dimana proses

transaksi berj alan secara terus menerus sehingga j umlah stok akan selalu berubah-ubah.

Solusi : Toko swalayan harus t ut up selama 1 (sat u) hari unt uk menyesuaikan j umlah st ok semua barang, sehingga keesokan harinya sist em baru dapat dioperasikan secara maksimal .

d. Pegawai yang sudah terbiasa dengan sistem lama.

Solusi : Diadakan t raining yang int ensif .

e. Spesifikasi sistem komputerisasi yang lama tidak memenuhi

spesifikasi sistem komputerisasi yang baru.

Solusi : Membeli spesif ikasi komput er yang dibut uhkan oleh sist em komput erisasi yang baru. Jika spesif ikasi komput er yang lama dapat di-upgr ade, akan lebih baik.

Deit el, H. M. , Deit el, P. J. , List f ield, J. , Niet o, T. R. , Yaeger, C. , & Zl at kina, M. (2002). C# How To Pr ogr am. Upper Saddle River, NJ : Prent ice Hall.

Febrian, Jack & Andayani, F. (2002). Kamus Komput er dan Ist i l ah Teknol ogi Inf or masi . Bandung : Penerbit Inf ormat ika.

Nandu, S. BookSt ock v2 - Sampl es t o Show Si mpl e Ol eDb. NET Connect i vi t y. (n. d). Ret rieved May, 2005, f rom ht t p: / / www. mast erC#. com

Risal, L. (2002). UML Tut or . Bandung : Fakult as Teknologi Inf ormasi, Universit as Krist en Maranat ha.

Uni f i ed Model l i ng Language. (n. d). Ret rieved May, 2005, f rom ht t p: / / en. wikipedia. org/ wiki/ Unif ied_Modeling_Language