KOORDINASI DALAM PROSES ADMINISTRASI AKADEMIK : Studi Kasus Di Universitas Langlangbuana.

KOORDINASI DALAM PROSES
ADMINISTRASI AKADEMIK
( STUDI KASUS DI UNIVERSITAS LANGLANGBUANA )
TESIS

Diajukan kepada Panitia Ujian Tesis

Inrtitut Keguruan dan Ilmu Pendidikan Bandung
untuk memenuhi sebagian syarat
Program Pasca Sarjana Bidang Studi
Administrasi Pendidikan

Oleh

:

Erliany Syaodih
9032194

PROGRAM PASCA SARJANA

INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BANDUNG
19 9 3

Disetujui dan disahkan oleh :

Prof. Dr. Otcn^SufTsna, MSc, MEd.
Pembimbing I

Prof. DivH. Engkoswara, MEd.
Pembimbing II

PROGRAM PASCA SARJANA
IKIP BANDUNG
19 9 3

V

BAB

I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang Masalah
Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1989

Pendidikan
sional

Nasional mengamanatkan,

pada

jenjang

pendidikan

menengah dan pendidikan
pemerintah maupun

Perguruan

organisasi

bangsa

Tinggi

Swasta (PTS)

dalam upaya

negara,

luar

pendidikan
oleh

swasta.

merupakan

pendidikan yang diselenggarakan

dan

masyarakat

dasar,

dan

tinggi, dilaksanakan baik

pihak

didirikan

Sistem

bahwa pendidikan na-

diselenggarakan melalui jalur sekolah

sekolah,

swasta,

tentang

membantu

belajar, di samping

oleh

mencerdaskan

pemerintah
mencapai

suatu

pihak

kehidupan

menciptakan
tujuan-tujuan

khusus yang menjadi misi dari PTS yang bersangkutan.
Sebagai suatu

satuan

pendidikan,

PTS

melaksanakan tugas utama yang sama dengan PTN,
kandung dalam

dikan

dan

Tridharma

dituntut

yang ter-

Perguruan Tinggi yaitu:

pengajaran, penelitian

dan

pendi

pengabdian pada

masyarakat. Dharma pendidikan dan pengajaran atau akade

mik

mencakup kegiatan perkuliahan (persiapan dan pelak

sanaan kuliah di kelas,

nulisan karya

laboratorium dan lapangan),

pe

ilmiah, serta ujian-ujian. Dharma peneli

tian mencakup kegiatan perencanaan dan pelaksanaan pene
litian serta penyebaran hasil

penelitian

dalam

bentuk

seminar

dan diskusi-diskusi ilmiah.

Dharma

pengabdian

pada masyarakat mencakup partisipasi dosen dan mahasiswa

dalam kegiatan masyarakat berupa pemberian penataran dan

latihan serta berbagai bantuan
rakat

bagi pengembangan masya

lainnya.

Melalui berbagai kegiatan pelaksanaan tugas
di

atas,

kualitas

PTS pada prinsipnya ikut

sumber daya manusia, dengan

meningkatkan

sasaran

tercipta

kreatif yang mampu mengembangkan

manusia-manusia
dan

serta

pokok

dapat berperan serta dalam pembangunan

diri,

bangsa

negara. Untuk merealisasikan fungsi tersebut

dan

diperlukan

berbagai dukungan, di antaranya organisasi yang memadai,
para

pelaku organisasi yang mampu berorganisasi

dengan

baik

serta

karena

tanpa

dapat menghargai hasil

organisasi

dan hasil

organisasi,

organisasi

yang

memadai,

manusia akan hidup tanpa aturan.

Keberhasilan
dapat

dua
dan
perlu

dilihat

konsep
untuk

dari

pokok

keberhasilan

manajerial

yaitu efisiensi

mencapai

didukung oleh
Sebagai

suatu organisasi (PTS) pada dasarnya

hasil
berbagai

kegiatan

melalui

dan efektivitas,

tersebut

organisasi

komponen

yang

PTS

terkait.

organisasi, pelaksanaan

pendi

dikan di lingkungan PTS melibatkan banyak fihak. Pertana .

kelompok yang memberikan sumber daya dan sekaligus

batasan terhadap organisasi. Kelompok ini
donor seperti yayasan atau donatur lain,

pem-

meliputi para
supplier yaitu

para

penjual

barang

atau jasa kepada organisasi,

para pengatur yaitu kelompok yang

melakukan

terhadap organisasi, seperti pemerintah

dan

pengawasan

melalui

Koper

tis, Perguruan Tinggi Negeri sebagai pembina dan lembaga
terkait lainnya. Kedua,

kelompok yang mengatur

pemanfa-

atan sumber daya dalam proses transformasi untuk

pai

tujuan

organisasi. Mereka

staf yang meliputi para

manajemen,
para

terdiri

dosen

atas

pembantu

dan karyawan penunjang

yang

menca-

kelompok
pimpinan,

melaksanakan

kegiatan non akademik. Ketiga, yaitu kelompok yang raengkonsumsi keluaran organisasi seperti lembaga atau
sahaan yang mempekerjakan lulusan PTS dan

lembaga

perulain

termasuk masyarakat yang menyekolahkan putranya di PTS.

Dari gambaran di atas sekurang-kurangnya ada empat

hal

yang

membedakan pengorganisasian

sekaligus

membentuk

yang

1). unsur personil
yayasan

tetap

dan

dari

karakteristik

tenaga

terdiri

bantuan

menginduk (berpedoman)

yang

bersumber dari kemampuan

mahasiswa, serta 4).
yayasan.

Keempat

dengan

atas

2).

tenaga

tetap

tenaga

tidak

unsur

kepada PTN,

akadenik

3). unsur dana

masyarakat melalui

kelenbagaan

PTN

khusus PTS, yaitu

pemerintah,

PTN dan instansi lain,

yang

PTS

para

yang bernaung di bawah

karakteristik tersebut

mewarnai

dan

turut menentukan situasi organisasi sebuah PTS.

Pada
permasalahan

Universitas Langlangbuana
yang

dihadapi

Bandung

tampaknya

beberapa

diwarnai

oleh

4

ciri-ciri
relatif

di
masih

perbandingan
dan

atas. Dengan tingkat
rendah,

antara

1.1),

UNLA

jika

jumlah kelulusan

dilihat

dengan

untuk

dari

periode

berbagai

segera

yang

angkatan

terdaftar pada suatu

dihadapkan pada

yang cukup mendesak

kut

terutama

total mahasiswa yang

(Tabel

produktivitas

masalah

ditanggulangi.

Beri-

disajikan beberapa permasalahan yang dihadapi dalam

penyelenggaraan kegiatan akademik di UNLA.

a.

Disiplin kerja para sivitas akademika dalam melaksanakan tugas pendidikan dan pengajaran belum maksimal

Salah

satu indikatornya

adalah belum tingginya per-

sentase tingkat kehadiran tenaga pengajar dalam perkuliahan.
b.

( Tabel 1.2 )

Ketidakcocokan

yang

sama,

data

antara

lainnya.

Contoh:

periode

waktu

Registrasi

atau

satu

informasi

unit

untuk masalah

kerja

dengan

data jumlah mahasiswa dalam

tertentu,

berbeda

antara

BAAK dengan Bagian Keuangan

yang
suatu

Subbag

dan

dengan

Fakultas.

c.

Unit-unit kerja yang

ada

belum

unjuk kerja yang terintegrasi.

mampu

Hal

dari gejala-gejala sebagai berikut

1).Unjuk kerja yang berbeda,
antar

format-format

yang sama,

untuk

itu dapat dilihat
:

antar unit kerja

petugas dalam mengerjakan

(pekerjaan)

menampilkan

seperti

jenis

dalam

kelengkapan

atau

kegiatan

pengisian

akreditasi,

penyusunan laporan atau daftar isian lainnya.

2).Keterlambatan

(pekerjaan)
penyusunan

ujian,
dan

dalam

seperti
jadwal

pelaksanaan

kegiatan
ujian,

penyelesaian

kegiatan

atau

awal perkuliahan,

penyusunan

soal-soal

syarat-syarat ujian

negara

Iain-lain.

3).Ketidaksinkronan
seperti

pengaturan

beberapa

pelaksanaan perkuliahan

dan

kegiatan,
pengaturan

ruangan perkuliahan antar jurusan atau fakultas.

4).Petugas

atau

organisasi

jawab

unit-unit

kerja

saling melemparkan

kepada

fihak

lain

yang

ada

sesuatu

karena

dalam

tanggung

masing-masing

merasa bukan tugasnya.

5).Petugas atau unit kerja tertentu kurang berfungsi
sebagaimana mestinya, akibat

ketidakjelasan atau

ketidakmengertian akan tugasnya.

d.

Dampak dari permasalahan di atas yang juga merupakan
permasalahan

yang

dihadapi

adalah

masih

banyak

pekerjaan administrasi dan tugas-tugas akademik yang
belum dikerjakan.

6

TABEL

1.1

JUMLAH LULUSAN
BERDASARKAN ANGKATAN

TAHUN

JML.MHS.

ANGKATAN

TERDAFTAR

TAHUN

1989

KELULUSAN

1990

1991

1992

10

6

1

19

7

1

819

28

10

1985

1.074

29

20

1986

1.433

4

64

4

90

107

6

1982

338

1983

674

1984

JUMLAH

KEHADIRAN

SEMESTER

3

-

-

TABEL 1.2
DOSEN SELURUH FAKULTAS

PERSENTASE

Genap

1990/1991

83,03

Ganjil

1990/1991

77,18

Dari

dengan

3

beberapa permasalahan di

atas

dihubungkan

karakteristik PTS, maka yang menjadi salah

satu

permasalahan utama yang dihadapi oleh UNLA adalah sistem
administrasi akademik,

khususnya masalah koordinasi.

Hal ini diperkuat oleh laporan dari BAAK UNLA,

"... dua kendala
utama bagi administrasi di
UN1A,
khususnya
dalam administrasi akademik adalah
belum
tampak
kesadaran dari mahasiswa dalam
melaksanakan
atau

memenuhi

tuntutan

administratif

dan

belum

terwujudnya
koordinasi seperti yang
diharapkan
di
antara berbagai komponen yang terlihat dalam
sistem
penyelenggaraan perkuliahan"
(1991 : 8)

2.

Perunusan Masalah,

Produktivitas suatu sistem pendidikan,
perguruan tinggi,

dari

dari

dapat dilihat dari dua kriteria

jumlah lulusan

lulusan

khususnya

dan

kualitas

lulusannya.

Jumlah

bukan hanya berkenaan dengan banyaknya

setiap

yaitu

program tetapi juga dari

lulusan

ketepatan

penyelesaiannya pada program-program tersebut.

waktu

Kualitas

lulusan berkenaan dengan kualitas kemampuan akademik dan

atau kemampuan profesional serta karakteristik
dian

para

lulusan.

efektivitas
dikan.

Keduanya

sangat

dipengaruhi

Efektivitas berkenaan dengan per.formansi

pendidikan

output yang paling tinggi,

untuk mencapai

waktu

Sebagai

tinggi swasta

yang

telah

atau

sedangkan efisiensi berkenaan
terbatas

ditentukan.

suatu sistem,

memiliki

sistem

hasil

dengan pemakaian sumber-sumber atau input yang

terjalin,

oleh

dan efisiensi penyelenggaraan sistem pendi

penyelenggaraan

dalam

kepriba-

pendidikan pada

perguruan

tiga komponen utama yang saling

yaitu komponen input,

proses dan output

. Pen-

capaian ouput tidaklah semata-mata ditentukan oleh pihak
mahasiswa sebagai input tetapi ditentukan pula oleh prosesnya,

yaitu proses pendidikan dan pengajaran atau pro-

ses

akademik

yang

melibatkan

dua

komponen pendukung

berupa masukan instrumental dan masukan lingkungan.
sukan instrumental mencakup unsur: 1) sumber daya

Mamanu

sia atau personil yang terdiri atas pimpinan, dosen, te
naga

administrasi

3) faktor pendukung
yang

meliputi

dan

tenaga

teknisi,

(sarana dan

2) kurikulum,

fasilitas

bangunan, perabot

kantor

pendidikan)
dan peralatan

pendidikan. Masukan lingkungan berasal dari pihak Koper
tis, Pemerintah Daerah,
syarakat.

orang

tua

mahasiswa

dan

ma

Unsur-unsur tersebut diolah melalui suatu sis

tem administrasi perguruan tinggi agar mendukung kegiat
an pendidikan dan pengajaran, penelitian dan

pengabdian

pada masyarakat. Hubungan input, proses dan output dalam

sistem pendidikan tinggi swasta dapat dilihat
bar berikut.

pada gam

INPUT

PROSES

OUTPUT

Instrumental Input
- Sumber Daya Manusia
- Kurikulum

- Faktor pendukung

Administrasi

Kegiatan
Raw Input

>

- Pendidikan dan

>

- Penelitian

Pengajaran
MAHASISWA

LULUSAN

- Pengabdian pada
>

Masyarakat

Environmental Input
- Kopertis, PTN
- Masyarakat dan
Orang Tua
-

Pemerintah

Ganbar 1.1

Pendidikan di PTS Sebagai Suatu Sisten

Pendidikan

dan pengajaran atau

bidang

akademik

merupakan bidang kegiatan utama dalam PTS, sebab

bidang

ini yang secara langsung berkenaan dengan proses

pendi

dikan yang akan nenghasilkan lulusan. Pelaksanaan

kegi

atan akademik

membutuhkan dukungan administrasi (akade

mik) yang mantap agar berjalan secara efektif dan efisien.

Menurut

Carl R.

Anderson

(1984: 19)

ada

lima

fungsi manajemen, yaitu: "planning, organizing,

direct

ing, staffing, dan controlling", dan organizing

merupa-

JO

kan

"...

the process

organization,

of arranging

departement

or

the resources of an

job

in order to achieve

objectives".

Dalam kegiatan akademik pada

organisasi pendidikan,

penyusunan

berbagai

PTS

pengorganisasian

kegiatan

yang

sebagai

suatu

ini menyangkut

dilakukan

oleh

berbagai pihak (pimpinan, dosen/asisten dan tenaga admi
nistrasi

dalam

melaksanakan

kegiatan

pengajaran, dengan dukungan perangkat
kat

pendidikan

dan

keras dan perang-

lunak yang ada.

Selanjutnya

gaskan

yaitu

bahwa

pengorganisasian

(1984:

melibatkan

21)

mene-

dua proses,

".. specialization and coordination", dan coordi

nation merupakan
information
work

Carl R. Anderson

"... process involving the transfer of

between jobs and people to avoid overlap of

and ensure that

effort and resources are balanced

across the total organization".

Mengingat masalah yang urgen dan banyak
oleh

Universitas Langlangbuana dalam

dihadapi

kegiatan akademik

menyangkut pengorganisasian,

khususnya koordinasi,

studi ini

masalah

difokuskan

pada

koordinasi,

maka
yaitu

koordinasi dalan proses adninistrasi akadenik.

3.

Penbatasan

nasalah

Studi ini secara luas termasuk bidang administra

si atau manajemen

perguruan

tinggi

swasta.

Mengingat

sangat luasnya permasalahan,

maka dalam studi ini diada-

kan beberapa pembatasan. Tiap
mempunyai kondisi,

potensi,

perguruan

dan

tinggi

karakteristik

sendiri,

oleh karena adanya keragaman

tersebut maka studi

batasi pada

tinggi

satu perguruan

swasta

ini di-

swasta saja,

yaitu

Universitas Langlangbuana.

Manajemen perguruan tinggi juga merupakan
yang luas.

Dari sisi

rencanaan,

pengorganisasian,

bidang

fungsi manajemennya ada fungsi pepenggerakan,

penyusunan staf

dan pengawasan.Dalam studi ini fungsi manajemen dibatasi

pada pelaksanaan satu fungsi saja,

yaitu

fungsi pengor

ganisasian dengan pengkhususan pada koordinasi.
Inti dari

proses pendidikan

di perguruan tinggi

adalah kegiatan pendidikan dan pengajaran atau

akademik.

kegiatan

Dalam studi ini kegiatan akademik dibatasi pa

da perkuliahan.

Kegiatan akademik atau perkuliahan dapat

menyangkut programnya (program akademik) yaitu kurikulum
dengan pelaksanaannya,

dapat pula menyangkut

sinya (administrasi akademik).
teliti dibatasi pada segi

Dalam studi

proses

administra-

ini yang

di-

administrasi akademik

(perkuliahan).

Administrasi akademik memiliki alur kegiatan yang

terdiri

atas

serentetan tahapan kerja

suatu proses administasi akademik yang

garis

besar

proses administrasi

pada beberapa tahap kegiatan,

yang

membentuk

sistemik.

akademik

Secara

berlangsung

yaitu penerimaan mahasiswa,

registrasi ,penjadwalan, pelaksanaan kuliah di kelas,laboratorium

dan di

lapangan,

ujian, penyelesaian studi,

ujian akhir, wisuda dan sertifikasi.
Untuk memperjelas alur proses administrasi akade
mik dilukiskan dalam gambar berikut:

Tahap:
Penerimaan
siswa

Maha

Baru

I
Registrasi
Mahasiswa

Penjadwalan

1
Pengambilan

Program Studi

1Perkuliahan

Bimbingan

4

Akademik

Ujian
TS

AS

N

1
Penyelesaian
Studi

Mahasiswa

Ujian Akhir
Program

1Wisuda

•*

Sertifikasi

Ganbar

1.2

Proses Adninistrasi Akadenik

(Modifikasi dari alur sistem administrasi akademik
yang disusun oleh Tim Sistemik IKIP Bandung)

Pelaksanaan koordinasi dalam proses

administrasi

akademik, berkaitan erat dengan komponen-komponen

nisasi

Perguruan

Tinggi,

baik

orga

yang terlibat langsung

maupun tidak langsung dengan kegiatan akademik. Komponen
komponen tersebut

adalah organisasi lembaga pendidikan,

kurikulum, pimpinan perguruan tinggi, staf akademik

dan

14

administrasi,mahasiswa, sarana dan prasarana pendidikan,
dana dan lingkungan.

Sebagai suatu sistem komponen-kom

ponen tersebut terlibat dalam proses administrasi akade
mik

dan sekaligus berpengaruh terhadap keluaran koordi

nasi maupun keluaran pendidikan.

Hubungan

antara koordinasi dalam proses adminis

trasi akademik dengan komponen-komponen organisasi

guruan

Tinggi

dalam alur sistem, dapat

dilihat

Per

dalam

gambar berikut.

Instrumental

Input

- Org.
-

Lemb.

Pend.

Kurikulum

- Pimp.& Tenaga Ak

Koord.dim.Proses

& Tenaga Admin.
- Sarana,Prasarana

Adm.

-

Dana

->

Akademik

-Pener.Mah.Baru

-Registrasi
-Penjadwalan
-Perkuliahan

Raw Input

-Uj ian
-Penyel.Studi

Mahasiswa

->

Coordination

Education

Output

Output

Pendidi kan
Efisien &
Efektif

-->

Lulusan

-Wisuda

Ganbar 1.3
Sisten Proses Adninistrasi

Akadenik

Pelaksanaan koordinasi dalam proses

administrasi

akademik antar unit kerja baik pada tingkat Universitas,
Fakultas Jurusan dan Unit-Unit administrasi dikembangkan

sesuai dengan struktur organisasi perguruan tinggi, yang
dapat dilihat pada gambar berikut ini :

R

E

K

PR

B

A

A

T

0

R

I

B

K

t"

A

U

M

t

i

Pemb.

DEKAN

DEKAN

DEKAN

Pemb.

Dekan

Pemb.

Dekan

Dekan

r

TU

TU

FAK

TU

TU

JUR

MAHASISWA

-J

MAHASISWA

Gambar

TU

JUR

DOSEN

DOSEN

DOSEN

-J

MAHASISWA

1.4

Koordinasi Proses Administrasi Akademik

Dalam Struktur Organisasi UNLA
Keterangan:
Garis

komando

Garis

koordinasi

FAK

JURUSAN

JURUSAN

JURUSAN

TU

FAK

JUR

4.

Penjelasan Istilah

Agar diperoleh pengertian yang sama tentang maksud

judul penelitian ini,

maka beberapa kata

kunci akan dijelaskan berikut

Koordinasi,

diartikan

ini.

sebagai upaya yang dilaku-

kan oleh pimpinan PTS (Rektor/PR I,
Biro)

dalam

mempersatukan

atau ungkapan

Dekan/PD I,

sumbangan

Kepala

berbagai

sumber

daya yang ada pada PTS pada kegiatan akademik.

merupakan rangkaian

Proses administrasi akadenik,
kegiatan

yang

dilaksanakan sebagai

sumber daya manusia (tenaga
sumber daya alat dan dana,

penataan

berbagai

akademik dan administrasi),
untuk mencapai sasaran-sasar-

an kegiatan akademik.

Koordinasi dalan proses adninistrasi akadenik,

me

rupakan upaya yang dilakukan oleh pimpinan PTS (Rektor/

PRI,

Dekan/PDI,

bangan

Kepala Biro) dalam

mempersatukan

sum

tenaga akademik dan administrasi,dengan dukungan

alat dan dana yang ada,

dalam menyelenggarakan kegiatan

tertentu untuk mencapai sasaran-sasaran akademik.

5.

Tujuan Penelitian
Ada beberapa tujuan

penelitian

ini,

yaitu:

yang

ingin

dicapai

dalam

17

a. Menemukan pola kebijakan koordinasi dalam

proses ad

ministrasi akademik pada Universitas Langlangbuana.
b. Mengetahui pelaksanaan dari pola kebijakan koordinasi

dalam proses administrasi akademik,

baik

pada tahap

persiapan, pelaksanaan maupun pelaporan kegiatan aka
demik .

c. Menemukan permasalahan-permasalahan yang muncul dalam
pelaksanaan

koordinasi proses administrasi

akademik

pada Universitas Langlangbuana.

d. Mengetahui faktor-faktor yang melatarbelakangi pelak
sanaan koordinasi dan munculnya

permasalaha-permasa-

lahan pelaksanaan dalam koordinasi proses administra
si akademik.

6.

Manfaat Penelitian

Dari temuan-temuan hasil penelitian
harapkan dapat disusun saran-saran atau

tersebut di-

rekomendasi un

tuk berbagai pihak.

a.

Bagi Universitas Langlangbuana. Temuan-temuan terse

but dapat merupakan masukan bagi para

pimpinan Uni

versitas Langlangbuana tentang kekuatan dan kelemah

an

serta

permasalahan-permasalahan

yang

dalam koordinasi administrasi akademik.

dihadapi

Masukan ter

sebut dapat dijadikan bahan bagi peningkatan kegiatan-kegiatan

yang telah

baik,

dan juga bahan untuk

mengatasi kelemahan dan masalah-masalah yang dihadapi.

b.

Bagi

Kopertis,

PTN

penbina serta PTS lain. Temuan

hasil penelitian dapat menjadi contoh tentang kondisi serta permasalahan yang

dihadapi oleh

PTS.

Hal

itu dapat dijadikan bahan bagi Kopertis dan PTN pembina,

bagi pembinaan UNLA.

Bagi PTS

lain yang

meme-

liki kondisi dan situasi yang sama atau hampir

dapat dijadikan

sebagai

bahan

selanjutnya menjadi bahan bagi

perbandingan,
pengembangan

sama

untuk

lembaga

tersebut.

c.

Bagi para peneliti.
penelitian

dapat

Bagi para peneliti,
menjadi

bahan

temuan hasil

perbandingan atau

titik awal bagi penelitian selanjutnya.

d.

Di samping

Bagi pengembangan ilnu.

temuan-temuan hasil penelitian,

punyai

manfaat

bagi

hasil penelitian ini

praktis

diharapkan juga mem-

pengembangan
dapat

manfaat

teori.

memberikan

Minimal

justifikasi

tentang konsep atau prinsip-prinsip dalam ilmu admi

nistrasi pendidikan,

7.

Rincian

khususnya masalah koordinasi.

Masalah

Mengingat permasalahan yang diteliti
ting,

terutama

efektivitas

bagi

upaya

penyelenggaraan

penggalian materi,

peningkatan

efisiensi

pendidikan

di

tidak semata-mata hanya

laksanaan koordinasi,

tetapi juga

pada

sangat pen-

PTS,

dan
maka

mengenai pe

pola

kebijakan

1 9

yang digariskan

oleh pimpinan,

serta faktor-faktor yang

mendukung dan menghambat pelaksanaan kegiatan tersebut.
Berikut disajikan
akan

rincian dari permasalahan yang

diteliti.

1. Kebijakan pola koordinasi dalam

proses

administrasi

akademik yang digunakan.

a. Penyebaran tugas dan wewenang koordinasi
b.

Lembaga/unit-unit yang dikoordinasi

c. Kegiatan-kegiatan yang dikoordinasi
d.

Prosedur

koordinasi

2. Pelaksanaan koordinasi dalam proses administrasi aka
demik.

a.

Penerimaan dan registrasi mahasiswa.

b. Penyusunan bahan persiapan perkuliahan.
c. Penyusunan jadwal perkuliahan
d.

Penyiapan ruang kuliah

e.

Perkuliahan

f.

Perkuliahan di

laboratorium

g.

Perkuliahan di

lapangan

di

kelas

h. Ujian Tengah dan Akhir Semester
i. Skripsi
j.

Ujian negara

k.

Wisuda dan Sertifikasi

!•''•>

3. Permasalahan-permasalahan yang dihadapi

4. Faktor-faktor

pendukung

dan

penghambat pelaksanaan

koordinasi dalam proses administrasi akademik.
a.

Faktor kepemimpinan

b.

Faktor sumber daya manusia
- Jumlah dan

kemampuan

- Etos kerja

c.

Faktor biaya,

d.

Faktor

sarana dan fasilitas

lingkungan

Vs

r?
«c *****
CD
2c^

&S^
?

&sc
C-i
£s

BAB

III

PROSEDUR PENELITIAN

Bab

ini akan membahas mengenai prosedur peneliti

an yang mencakup metode penelitian yang digunakan,
yang diteliti serta langkah pengumpulan

obyek

dan

pengolahan

bab

terdahulu,

data.

1.

Metode penelitian

Seperti

telah

dikemukakan pada

bahwa studi ini dipusatkan pada meneliti pola kebijakan,
pelaksanaan,

permasalahan

dan

hal-hal yang

melatarbe

lakangi pelaksanaan koordinasi dalam proses administrasi
akademik pada Universitas Langlangbuana.
masalah

tersebut

adalah pendekatan
kriptif,
akan

pendekatan

Untuk

meneliti

penelitian yang digunakan

deskriptif naturalistik.

Disebut des-

karena dalam penelitian ini obyek yang diteliti

digambarkan

sebagai

mana

adanya

sekarang,tanpa

menghubungkannya dengan keadaan sebelumnya atau sesudah-

nya, juga tanpa membandingkannya dengan kondisi
Penelitian

lain.

ini juga bersifat naturalistik,

data yang dikumpulkan bersifat alamiah
Dalam analisis akan juga dilihat

dan

menyeluruh.

hubungan secara menye

luruh antara aspek-aspek yang diteliti.

Dengan pendekat

an ini diharapkan diperoleh hasil kajian secara
lebih

utuh.

Data

kuantitatif

karena

tetap

digunakan

relatif
untuk

46

memperkaya data kualitataif. Dalam

akan

penelitian ini tidak

dibuat kesimpulan-kesimpulan yang bersifat genera-

lisasi karena temuan yang diperoleh akan bersifat spesifik. Studi ini lebih

bersifat studi kasus.

2.1nstrumen Penelitian

Metoda atau pendekatan

kan

adalah

pendekatan

penelitian

naturalistik

yang diguna

(kualitatif).

Instrumen dalam penelitian ini adalah peneliti

Dengan
yang

peneliti
diperoleh

sendiri sebagai
bukan

sendiri.

instrumen, diharapkan

hanya data faktual

tetapi

juga

data kontekstual, yang terlihat, terdengar dan dirasakan
oleh peneliti sendiri.

Membantu mempermudah
nelitian

ini akan

berbentuk
Teknik

pengumpulan data, dalam pe

digunakan

observasi,

teknik

wawancara dan

pengumpulan
studi

observasi yang digunakan adalah

partisipatif

perilaku

untuk mendapatkan data

data

dokumenter.

observasi

tentang

non-

perilaku-

yang dapat diamati. Perilaku tersebut mencakup

kerjasama dan

interaksi antara petugas dalam

unit-unit

pelayanan akademik, dan pelayanan akademik yang diberikan
petugas kepada para
diamati

mahasiswa, sepanjang

hal itu dapat

dalam masa penelitian.

Teknik

pengumpulan data kedua dalam

penelitian

ini adalah wawancara. Melalui wawancara diharapkan dapat
dikumpulkan data

berbentuk

fakta, pendapat,

penilaian

47

maupun saran berkenaan dengan kegiatan administrasi aka
demik. Wawancara digunakan untuk memperoleh data tentang

kebijakan pimpinan

pelaksanaan
Biro

dalam

koordinasi kegiatan akademik,

koordinasi baik pada tingkat

maupun tingkat jurusan dan Bagian

Fakultas
atau

dan

SubBagian

oleh tenaga akademik dan administrasi. Wawancara juga di
gunakan untuk mengumpulkan data tentang
yang

masalah-masalah

dihadapi dalam pelaksanaan koordinasi administrasi

akademik dan faktor-faktor yang mendukung dan menghambat

pelaksanaan koordinasi dalam proses administrasi akademik.
Studi

dokunenter

merupakan

tehnik pengumpulan

data melalui pengumpulan dokumen, baik dokumen

maupun

rencana

dinasi

dalam

sebut

meliputi

peraturan

dan laporan-laporan hasil kegiatan koor
proses administrasi akademik. Dokumen ter

RIP, rencana kerja,

statuta, pedoman-pe-

doman, peraturan-peraturan, data statistik, kalender aka
demik, jadwal kuliah,

daftar induk,

persiapan

mengajar

atau catatan-catatan lain yang relevan dengan penelitian.

3.Obyek Penelitian

Untuk memperoleh data yang

semua komponen

yang

utuh dan

menyeluruh,

terlibat dalam koordinasi adminis

trasi akademik seperti yang telah dirinci dalam rincian
masalah akan diteliti, namun pelaksanaannya

disesuikan

dengan kondisi dan situasi lapangan.
Personil atau individu dalam unit-unit

kerja

di

48

PTS baik tenaga akademik maupun administrasi yang terli
bat

dalam

proses koordinasi kegiatan administrasi aka

demik akan dijadikan informan. Mereka terdiri

atas pim

pinan universitas beserta para pembantunya, pimpinan fa
kultas, ketua jurusan, para dosen, dosen wali, pimpinan
biro, kepala bagian, subagian, staf administrasi dan pa
ra

mahasiswa.

Sebagai lembaga pendidikan

tinggi, UNLA memiliki

jaringan organisasi yang cukup besar. UNLA memiliki lima

fakultas dengan 11 jurusan/program studi yang melibatkan
327

tenaga

pengajar,

baik tenaga

tetap

(negara

dan

yayasan) dan tenaga tidak tetap. Dalam unit administrasi,
pada tingkat universitas memiliki dua biro dengan 10 Ba
gian dan melibatkan kurang lebih
trasi, sedangkan

pada

50 orang staf adminis

tingkat fakultas

melibatkan

40

orang tenaga administrasi.

4.Rencana Pengunpulan dan Pengolahan Data

Ada
pengumpulan

pendekatan

beberapa
dan

tahapan yang akan

pengolahan data.

Sesuai

penelitian yang digunakan

ditempuh

dalam

dengan

sifat

yaitu

deskriptif

naturalistik, maka pengumpulan dan pengolahan data

dilakukan

secara

sirkuler,

melalui

tahap-tahap peng

umpulan data, analisis, verifikasi, penyusunan
pengumpulan

data kembali dan

akan

laporan,

seterusnya sampai ditemu

kan data dan kesimpulan yang diharapkan.

49

a.Pengunpulan Data

Melalui

kegiatan wawancara, observasi dan

studi

dokumenter,informasi yang diperoleh dicatat dalam bentuk
catatan lapangan (field notes). Untuk menjamin keabsahan

informasi, dilakukan kegiatan triangulasi dengan mencari
informasi dari

responden

lain atau dengan cara memban-

dingkan data hasil pengamatan dengan
cara, membandingkan

dengan

apa yang

diutarakan

pengutaraan secara pribadi,

dengan pendapat atau

b.

dokumen dan wawan
secara

pendapat

umum

seseorang

pandangan orang lain .

Analisis Data

Analisis

data

merupakan

proses

penyusunan

data agar dapat ditafsirkan, melalui penggolongan
pola,

tema dan

kategori tertentu. Untuk

dalam

mencapai

hal

tersebut dilakukan tiga langkah utama, yaitu:

1) Reduksi data dalam
simplifikasi,
mentah

ini
hasil

bentuk

pengabstraksian,

penyeleksian, pemfokusan,
dan

transformasi

data

yang telah diperoleh. Dengan proses reduksi data

akan

diperoleh

pengamatan

gambaran yang lebih

dan juga

mencari kembali data lain

memudahkan

tajam tentang
peneliti

untuk

yang diperlukan.

2) Penyajian Data. Maksud penyajian data adalah penyusun
an informasi dengan sistematis (teratur) agar dapat

di-

buat kesimpulan dan tindakan lebih lanjut. Untuk kelengkapan

penyajian

bagian-bagian

tertentu akan disajikan

50

dalam bentuk matriks, grafik, 'network'atau bagan.

3) Menarik kesinpulan. Walaupun sejak awal pengumpulan
data, kesimpulan telah dibuat namun kesimpulan

tersebut

masih bersifat sementara, masih diperlukan penyempurnaan
pada saat data atau informasi bertambah.

Setelah

masih

ada

dikumpulkan

ketiga tahapan tersebut terlewati, jika

pertanyaan baru atau data
kegiatan

reduksi, display

lain
dan

yang

perlu

verifikasi

data akan dikerjakan kembali. Demikian seterusnya sampai
diperkirakan sudah tidak ada lagi data yang perlu dicari.

BAB

VI

KESIMPULAN, PEMBAHASAN DAN REKOMENDASI

1-Kesimpulan.

a. Pola Kebijakan Koordinasi Dalan Proses Adninis
trasi Akadenik

Kebijakan

koordinasi

dalam proses administrasi

akademik Universitas Langlangbuana, sejalan dengan kebi
jakan

koordinasi dan pengelolaan institusi tersebut se

cara keseluruhan, mengacu kepada PP Nomor 30 Tahun 1990,
yang dalam pelaksanaannya disesuaikan dengan kondisi dan
kemampuan setempat.

Rektor sebagai penanggung jawab utama Universitas

berperan

memberikan kebijakan umum

dalam

administrasi

akademik. Penjabaran dari kebijakan umum tersebut diker

jakan oleh unit-unit kerja atau tim-tim khusus yang
koordinasi

oleh Pembantu Rektor I. Beberapa

dari kebijakan
RIP,

Rektor tersebut

pedoman

penjabaran

tertuang dalam Statuta,

Kurikulum, Pedoman Akademik, Pedoman

Akademik,

di

Kalender Akademik dll. Beberapa
dasar seperti Statuta, RIP,

Administrasi

program

unsur-unsur

dari kurikulum dibahas dulu dalam Senat Universitas

dan

dasar

se

belum disyahkan, program atau pedoman yang lain langsung

160

disyahkan oleh Rektor bahkan oleh Pembantu Rektor. Prog
ram dan pedoman-pedoman tersebut

selain merupakan pedo

man kerja juga berfungsi sebagai alat koordinasi.

Dekan

dibantu

oleh

Pembantu

Dekan I,

berperan

mengkoordinasi pelaksanaan kebijakan akademik yang sudah
dijabarkan dalam bentuk program-program dan pedoman aka

demik pada Fakultasnya masing-masing. Kepala Biro, khu
susnya BAAK

nunjang

mengkoordinasi pelaksanaan administrasi pe

akademik, seperti penerimaan

mahasiswa, regis

trasi, penyusunan jadwal kuliah, ujian, wisuda, sertifi
kasi dll.

Dengan

pola

koordinasi

seperti

itu,

proses

administrasi akademik telah dapat terlaksana, walaupun
belum semua berjalan efisien dan efektif.Kekurangsinkronan pelaksanaan beberapa kegiatan administrasi

akademik

masih ditemukan.Kekurangsinkronan ini dapat dilihat dari
adanya

keterlambatan-keterlambatan. Dosen terlambat me-

nyerahkan

kesediaan

waktu mengajar,

ujian, memulai kuliah, melaksanakan

hasil ujian
rencana,

menyiapkan

ujian,

menyerahkan

dll. Tim atau panitia terlambat

melaksanakan kegiatan, menyusun

bahan

menyusun

laporan

dll.

Unit-unit administrasi terlambat menyiapkan daftar isian,
menyampaikan pengumuman, memproses sesuatu, melaksanakan

162

tugas,

membuat laporan dsb. Kegiatan akademik ada

yang

simultan, tetapi ada juga yang berjalan

beru-

rutan, keterlambatan mengerjakan sesuatu kegiatan

dapat

berjalan

menimbulkan

keterlambatan

bagi

penyelesaian

kegiatan

berikutnya.

Ada

lakangi

beberapa faktor yang diperkirakan melatarbe

kelemahan-kelemahan

koordinasi

dalam

proses

administrasi akademik. Pertama, program kerja masih ber

sifat umum (belum operasional) dan belum disertai dengan
petunjuk pelaksanaan dan/atau petunjuk teknis. Kedua,pe
doman-pedoman kurang jelas dan penafsirannya bisa berbeda
Ketiga,jalur komunikasi yang kurang lancar serta infor

masi yang kurang lengkap. Keempat, kekurangan dana dan/
atau peralatan untuk pelaksanaan kegiatan. Kelima,kemam

puan

dan

motivasi

kerja

yang

belum

sesuai

dengan

tuntutan.

b.Koordinasi Dalan Proses Adninistrasi Penerinaan
Mahasiswa Baru, Registrasi dan Penjadwalan

Secara
atas

tahap

garis besar administrasi akademik dibagi

tiga tahap, yaitu tahap persiapan, pelaksanaan dan

pelaporan.

mahasiswa

Tahap persiapan

mencakup

penerimaan

baru dan registrasi/herregistrasi. Penerimaan

16

mahasiswa baru meliputi kegiatan

publikasi, pendaftaran

dan seleksi calon mahasiswa.

1) Koordinasi Tahap Perencanaan

Secara

umum telah ada koordinasi pada

tahap pe

rencanaan penerimaan mahasiswa baru. Kegiatan koordinasi

diwujudkan dalam bentuk pengeluaran

SK Rektor

tentang

panitia, rapat-rapat panitia serta konsultasi staf kepa
da ketua seksi, atau ketua seksi

kepada

ketua

panitia

pada awal kegiatan. Materi yang dibahas dalam rapat men
cakup bentuk dan sasaran kegiatan, penegasan tugas serta
penentuan target waktu, sedangkan

konsultasi

untuk memecahkan masalah-masalah yang

digunakan

muncul.

Perencanaan penerimaan mahasiswa baru belum memi

liki

program atau perencanaan tertulis,

dan kegiatan serta

jadwal

kegiatan

mahasiswa baru

sasaran

disampaikan secara

lisan dalam rapat. Walaupun ada beberapa
kegiatan penerimaan

semua

dapat

keterlambatan,
berjalan de

ngan tertib. Hal itu bukan saja karena telah berjalannya
fungsi koordinasi, tetapi juga karena

penerimaan

maha

siswa baru telah merupakan kegiatan rutin, yang dikerja
kan oleh tim yang relatif tetap.

Sedikitnya ada dua dampak yang timbul dari sistem

164

koordinasi

perencanaan

kegiatan

PMB

tersebut,

yaitu

1) konsistensi kegiatan yang direncanakan dari satu pe
riode ke periode lain kurang terjamin. Hal itu menyulit-

kan kontrol terhadap tingkat keberhasilan atau kekurang
an dari perencanaan terdahulu, 2) koordinasi perencanaan

demikian sangat mengandalkan tanggung jawab pribadi per
sonil sehingga tingkat keberhasilan sasaran sukar diten
tukan .

Kegiatan
kegiatan,

baru.

registrasi mahasiswa

yaitu

registrasi bagi

terbagi atas

mahasiswa

lama

Bagi mahasiswa lama herregistrasi dilakukan

dua
dan

pada

tingkat Universitas dan Fakultas sedangkan bagi mahasis
wa baru pada tingkat Universitas, Kopertis dan Fakultas.

Hampir
trasi tidak

pada seluruh kegiatan

ada koordinasi secara khusus.

kerja yang terlibat
secara

perencanaan regis
Setiap

mempersiapkan keperluan

sendiri-sendiri.

Petunjuk

bagi

registrasi

para mahasiswa

untuk melakukan kegiatan registrasi/heregistrasi

kan melalui pengumuman yang tertera pada
lembar

kangi

pengumuman.

trasi sebagai kegiatan

belum optimalnya
naan .

rutin,

namun

disam-

spanduk

Keadaan ini tampaknya

tidak hanya oleh anggapan bahwa

unit

dilatarbela

kegiatan
juga

atau

regis

menunjukkan

fungsi koordinasi pada tahap

perenca

165

2) Koordinasi Tahap Pelaksanaan

Pada batas-batas

kegiatan

penerimaan

terentu, koordinasi pelaksanaan

mahasiswa

baru

sudah

berjalan.

Walaupun demikian, sesuai dengan bentuk kegiatannya, ada
perbedaan bentuk koordinasi antara satu kegiatan
lainnya.Koordinasi

berjalan

dan

pelaksanaan kegiatan

seleksi

dengan
sudah

nampak jelas. Hal tersebut dapat terlihat

dari ketepatan waktu pelaksanaan seleksi serta

sedikit-

nya permasalahan yang dihadapi. Koordinasi kegiatan pub

likasi

dan

pendaftaran belum berjalan dengan baik. Hal

itu dapat dilihat dari adanya

pengabaian

personil (fa

kultas) yang sudah ditunjuk pada seksi pendaftaran serta
adanya keterlambatan waktu kegiatan publikasi.

Seperti halnya pada tahap perencanaan, pada tahap
pelaksanaan kegiatan penerimaan mahasiswa baru juga sama

koordinasi dilakukan secara informal dan insidental, me
lalui pemantauan atau dialog langsung di tempat kegiatan
sambil melaksanakan kegiatan.

Materi

berkenaan dengan pelaksanaan dan

yang dikoordinasi

hasil kerja yang telah

dicapai, serta masalah-masalah yang dihadapi. Koordinasi

belum menyentuh pada koordinasi personil yang

melakukan

kegiatan penerimaan mahasiswa baru.

Walaupun

ada beberapa permasalahan ,

khususnya

dalam kegiatan publikasi dan pendaftaran calon

wa,

namun

kegiatan

pendaftaran

tetap

mahasis

berjalan.

tersebut memberi bukti bahwa walaupun dengan

Hal

koordinasi

yang lemah, personil tetap melaksanakan tugas. Ada bebe
rapa hal yang menjadi latar belakang
di antaranya:

keadaan

tersebut,

a) pekerjaan tersebut merupakan pekerjaan

rutin dan masih sederhana sifatnya, setiap personil yang

terlibat melaksanakannya

sebagai kegiatan biasa (sehari

-hari), b) karena adanya

rasa

bertanggung

jawab

atas

tugas yang diberikan, 3) personil yang terlibat mendapat
tambahan

insentif.

Seperti halnya pada tahap

hap

pelaksanaan

koordinasinya

perencanaan,

kurang

begitu

Unit-unit kerja yang terlibat, bekerja menurut

annya masing-masing, sehingga

pada ta

jelas.
kebiasa-

banyak ditemui kekurangan

atau keterlambatan. Di samping akibat

kurangnya koordi

nasi dalam pelaksanaan, keterlambatan juga banyak

ngaruhi oleh kemampuan

dan

sikap

dipe

para mahasiswa dalam

melaksanakan kegiatan registrasi atau herregistrasi. Ke

mampuan berkenaan dengan kemampuan
waktu

sedangkan

membayar

SPP

tepat

sikap berkenaan dengan ketepatan maha

siswa melakukan registrasi/herregistrasi.

167

3) Koordinasi

Tahap

Pelaporan

Koordinasi pelaporan

siswa

kegiatan

penerimaan maha

baru nampak jelas jika dibandingkan dengan

persiapan dan pelaksanaan.

dalam

-- ••

beberapa

tempat tugas,

tahap

Kegiatan koordinasi dilakukan

bentuk,

seperti pemantauan langsung ke

laporan lisan serta pengecekan hasil (pen-

capaian target) secara individual maupun dalam rapat.
Koordinasi pada tahap

pelaporan kegiatan publi

kasi dan seleksi dilakukan dalam rapat,
taran dilakukan secara lisan dan

Hampir

pada

setiap

koordinasi lebih diarahkan

kegiatan pendaf

tertulis.

kegiatan
pada

hasil

tahap

pelaporan,

kegiatan,

bukan

pada koordinasi proses maupun personil yang melaksanakan

kegiatan/pekerjaan. Hal tersebut

tampaknya

oleh beberapa

1) keterbatasan

hal, di antaranya:

dipengaruhi

haman para koordinator terhadap fungsi kegiatan
ranan dukungan personil bagi pencapaian hasil,

dinator tidak

memiliki

sanakan hal-hal tersebut.

kian

atau

menyebabkan

masih

kekurangsinkronan

waktu

dan pe
2)

yang cukup untuk

Pelaksanaan

pema

koordinasi

koor

melak
demi

adanya

beberapa keterlambatan

dalam

pelaksanaan

sejumlah

kegiatan.

Salah satu indikator dari keberhasilan penerima-

168

an mahasiswa baru adalah tercapainya jumlah yang

ditar-

getkan dengan kualitas input yang diharapkan, serta
laksanaan kegiatan berlangsung pada
Sedangkan salah satu indikator

waktu

yang

keberhasilan

pe

tepat.

koordinasi

dalam kegiatan tersebut adalah tercapainya efisiensi dan
efektifitas

dalam

berbagai kegiatan yang berkenaan de

ngan penerimaan mahasiswa baru.

Meskipun dengan beberapa kali perpanjangan waktu
pendaftaran,

secara kuantitas penerimaan mahasiswa

memenuhi target yang diharapkan,

namun

belum

target secara kualitas. Adanya perpanjangan

memenuhi

waktu

daftaran dan dua kali ujian seleksi, juga dapat

Sesuai

pen

menjadi

petunjuk belum optimalnya fungsi koordinasi dalam
rimaan mahasiswa baru

baru

pene

.

bentuk kegiatannya,

ada perbedaan

koor

dinasi pada tahap pengawasan antara satu kegiatan regis
trasi dengan kegiatan registrasi lainnya. Walaupun hanya
melalui evaluasi hasil kerja yang ditampilkan,

si

pelaporan

kegiatan

registrasi ke

koordina

Kopertis

lebih jelas apabila dibandingkan dengan kegiatan

tampak
regis

trasi di universitas atau fakultas.

Seperti halnya

koordinasi pelaksanaan, koordina

si tahap pelaporan registrasi di tingkat universitas ju
ga berjalan kurang lancar. Keadaan tersebut ada kaitannya

169

dengan hal-hal lain, diantaranya a) sistem informasi re

gistrasi mahasiswa yang belum tertata baik, b)koordinasi

di antara unit kerja yang terlibat masih lemah, c) belum

ada pengaturan sistem koordinasi secara terpusat,d) ter
ikat

dengan kondisi keuangan mahasiswa dan

e)

terikat

dengan kemampuan dan kemauan unit kerja yang terlibat.
Karena

koordinasi

hampir

dan

setiap fakultas

kebijaksanaan

koordinasi pelaporan antara

memiliki

registrasi

sistem

tersendiri,

satu fakultas dengan fakul

tas lain juga ada perbedaan. Fakultas yang memiliki
ringan kerja yang

sudah

koordinasi pelaporan

terkoordinasi,

memperlihatkan

yang lebih jelas dibandingkan

ngan fakultas yang tidak memiliki

terkoordinasi. Fakultas

ja

jaringan

kerja

de
yang

yang menerapkan banyak kebijak

sanaan dalam pelaksanaan registrasi mahasiswa, memperli

hatkan koordinasi pelaporan yang kurang jelas.
Walaupun

tidak ada koordinasi

pe laporan

yang

sama dan jelas, pada batas-batas tertentu sebagian besar

personil

melaksanakan tugasnya

ini tampaknya tidak ada

masing-masing.

Kondisi

kaitannya dengan bentuk koordi

nasi yang dilaksanakan, namun lebih menyangkut pada

gas dan tanggung jawab masing-masing.

tu

Tanpa koordinasi,

para personil bekerja berdasarkan kebiasaan. Hal itu di

samping

berdampak kurang terjaminnya mutu

hasil kerja,

1 70

pada batas-batas tertentu juga merupakan petunjuk kurang
terjalinnya koordinasi pelaporan secara terpusat.

c.Koordinasi Proses Adninistrasi Perkuliahan

Kegiatan perkuliahan mencakup sejumlah aktivitas
baik aktivitas pendukung perkuliahan,

kalender akademik dan

jadwal

seperti penyusunan

kuliah,

maupun

kegiatan

perkuliahannya itu sendiri,

yang terdiri atas penyiapan

sarana dan prasarana kuliah,

pembuatan persiapan

menga

jar dan pelaksanaan perkuliahan.

1) Koordinasi Tahap

Perencanaan

Koordinasi perencanaan penyusunan kalender

demik dilakukan pada tingkat universitas, sedangkan

koordinasi

perencanaan

dilakukan pada fakultas.

pembuatan

jadwal

aka

ko-

perkuliahan

Perencanaan penyusunan kalender

akademik dibuat oleh Bagian Perencanaan dan dikoordinasi

oleh PR I. Perencanaan penyusunan kalender akademik
rupakan pekerjaan yang sederhana sebab

me

hanya meniru ka

lender akademik tahun lalu dengan beberapa penyesuaian.
Apabila dibandingkan dengan koordinasi pembuatan
kalender

akademik,

koordinasi

perencanaan

pembuatan

17 J.

jadwal perkuliahan tampak lebih kompleks karena melibat
kan

banyak pihak luar,

Kendati

demikian,

kegiatan

di antaranya dosen

karena kegiatan

luar

tersebut

biasa.

merupakan

rutin dan ada dalam jangkauan koordinasi

sederhana,

terlepas

dari

kualitas

perencanaan penyusunan jadwal

berjalan

lancar

hasil,

perkuliahan

koordinasi
pada umumnya

(tepat waktu).

Di samping penyusunan

jadwal

umum,

perencanaan

perkuliahan juga menyangkut kerjasama antara dosen

bina dengan
ahan.

asisten dalam pembuatan persiapan

Bentuk koordinasi perencanaan

satu pengajar

yang

dengan

tim

pengajar

pem

perkuli

perkuliahan

antara

lainnya berlainan.

Di samping itu ada juga tim yang tidak melakukan koordi
nasi dalam perencanaan perkuliahan.
Keragaman koordinasi perencanaan kegiatan perku

liahan tersebut dilatarbelakangi
antaranya,
kondisi

karena

perbedaan

oleh beberapa

kebiasaan,

lembaga di mana tim-tim

itu

hal, di

persepsi

berada.

Kebiasaan

berkenaan dengan apa yang dilakukannya di PTN,
berkenaan

dengan

cara

memandang

serta

persepsi

permasalahan

dari

kacamatanya sendiri sedangkan kondisi berkenaan dengan

aturan
masing.

serta

sistem yang berlaku di

Terlepas

fakultas

dari jumlah serta kualitas

masingtim

melaksanakan koordinasi perencanaan perkuliahan,

yang
adanya

172

keragaman

tersebut menunjukkan belum berjalannya

koor

dinasi secara terpusat.

2) Koordinasi Tahap

Kalender

Pelaksanaan

akademik

merupakam

perangkat

lunak

koordinasi di tingkat fakultas. Dengan kalender tersebut

setiap

fakultas membuat jadwal

perkuliahan

masing-ma

sing.Jadwal tersebut merupakan perangkat lunak koordina

si yang memberi pedoman pada pelaksanaan perkuliahan.

Jadwal

pelaksanaan

perkuliahan memperjelas

perkuliahan. Jadwal

koordinasi tahap

tersebut

memberi

pe

tunjuk tentang pembagian tugas dan tanggung jawab masingmasing personil.

Yang menjadi permasalahan adalah pelaksanaan koor
dinasi

yang

sudah

terjadwal

tersebut

tidak

selalu

berjalan lancar. Terutama koordinasi antara dosen pembi
na dengan asisten, tidak

selamanya

berjalan

harmonis.

Ketidakcocokan, kadang-kadang mewarnai koordinasi pelak
sanaan

perkulihan.

Hal itu

tampaknya dilatarbelakangi oleh beberapa

hal, diantaranya perbedaan persepsi masing-masing pihak
terhadap tugas dan tanggung jawabnya, komunikasi di an

tara tim, serta cara kerja yang sudah menjadi kebiasaan.

Kendati kurang adanya harmonisan koordinasi,
laksanaan

perkuliahan.

Pada

umumnya

sebagian

besar

kegiatan perkuliahan tetap berlangsung dan memenuhi

get.

Hal

itu terjadi karena para asisten

tetap dan selalu

siap melaksanakan

tanpa koordinasi dengan

jalankan.

Hal

dosen

pe

tar

adalah tenaga

tugas.

Dengan atau

pembina tugas tetap di-

ini juga merupakan suatu fenomena kurang

nya koordinasi,

namun sekaligus menunjukkan bahwa rasa

tanggung jawab akan tugas

dapat

mengatasi

kelemahan

koordinasi.

3) Koordinasi Tahap Pelaporan

Daftar kehadiran dosen di BAAK,
koordinasi pelaporan
tingkat universitas.

perkuliahan

secara

formal

Karena hasil pemantauan

rahkan kepada fakultas,

maka

secara

laporan tersebut

ini

formal

pelaporan dilaksanakan menurut jenjang.

rena penyampaian

merupakan

Akan

dari
dise

koordinasi
tetapi ka

tidak rutin,

ringkali terlambat maka koordinasi pelaporan

alat

dan

juga

se-

se

ring tidak lancar.

Adanya keragaman pendataan dan pengawasan
diran dosen pada beberapa
lemahnya koordinasi pada

fakultas,
tahap

menunjukkan

pelaporan

keha
masih

perkuliahan.

174

Hal itu berkaitan erat dengan kesungguhan para dosen dan
staf tata usaha dalam mencatat dan

ahan, serta

melaporkan

perkuli

adanya mekanisme kerja yang kurang efisien.

Koordinasi pelaporan

kehadiran dosen

tidak se-

ragam, beberapa fakultas mengadakan koordinasi menjelang

akhir perkuliahan, Fakultas E
beberapa fakultas

cara pengawasan

sendiri,

yang lain koordinasinya lemah sekali.

Walaupun telah ada pengawasan dan pencatatan

data keha

diran dosen, namun hanya sedikit yang telah diberi

tin-

dak lanjut. Dengan demikian data hasil pelaporan dimanfaatkan secara maksimal.

Keadaan tersebut bukan saja mencerminkan koordi

nasi yang kurang berkesinambungan, tetapi

sekaligus me

nunjukkan masih lemahnya penerapan prinsip efisiensi.

d.Koordinasi Proses Adninistrasi Evaluasi, Hisuda
dan Sertifikasi
Kegiatan evaluasi atau ujian dilaksanakan

dua tahap. Tahap

pertama

adalah

evaluasi/ujian

dalam

lokal

yang diselenggarakan oleh PTS, dan tahap kedua ujian ne
gara yang

diselenggarakan

melalui

Kopertis.

Evaluasi

lokal meliputi ujian tengah semester, ujian akhir semes

ter dan ujian Skripsi,

sedangkan

ujian

ti ujian tulis Negara dan ujian lisan.

negara melipu

Koordinasi tahap perencanaan evaluasi/ujian lokal
dilakukan oleh fakultas (Dekan),

sedangkan

ujian negara

dikoordinasi oleh Kopertis.

1) Koordinasi Tahap Perencanaan

Kegiatan koordinasi persiapan tiap
tidak selalu sama,

lebih nampak

koordinasi

persiapan

macam
ujian

ujian
negara

jelas dibandingkan dengan ujian lokal. Hal

tersebut dipengaruhi

oleh

adanya koordinasi pada tahap

yang lebih tinggi, dilaksanakan secara lebih formal ser
ta karena melibatkan lembaga-lembaga di luar PTS.

Kegiatan koordinasi persipan ujian pada berbagai
Fakultas juga tidak sama. Fakultas-Fakultas

yang

telah

memiliki jaringan koordinasi yang lebih mapan,

persipan

ujiannya lebih baik jika

Fakultas

dibandingkan

dengan

kurang mapan.

Di hampir seluruh fakultas,
pada tahap persiapan

sing

ujian

tidak ada koordinasi

tengah semester.

dosen/asisten mempersiapkan sendiri.

Masing-ma

Hampir

pada

setiap fakultas,koordinasi kegiatan ujian akhir semester

lebih
ujian

nampak

jelas jika dibandingkan

dengan

kegiatan

lain.

Tidak semua Fakultas

memiliki jaringan koordina-

176

si kegiatan persiapan ujian/evaluasi
dan mapan,

yang

sudah

jelas

tetapi walaupun dengan beberapa keterlambatan

pada umumnya ujian-ujian dapat dilaksanakan pada

waktu

nya. Keterlaksanaan persiapan ujian bukan hanya dipenga
ruhi

oleh

koordinasi

dari

pelaksana.

tetapi

Lemahnya

siapan ujian berkaitan
dan dosen

koordinasi pada kegiatan per

erat

dengan status para pejabat

di UNLA, yang sebagian besar berstatus

tidak tetap.

Status

dosen

pelaksanaan koordinasi,
sulitan

oleh rasa tanggung jawab

tidak tetap dapat menghambat

terutama karena

menyangkut

komunikasi serta banyaknya beban

institusi tetapnya, disamping adanya
kan

dosen

tugas

sikap

kepada

menomordua-

tugas-tugas pada PTS.

2) Koordinasi Tahap

Pelaksanaan

Sesuai dengan
koordinasi

dengan

karakteristik dan kebutuhan ujian,

pelaksanaan

kegiatan

satu

kegiatan

ujian lainnya.

ujian tengah semester,

ujian

Koordinasi

hampir tidak nampak

berbeda

pelaksanaan
karena kegi

atan tersebut diserahkan sepenuhnya kepada para Dosen.

Walaupun

tanpa koordinasi

yang

jelas, sebagian

besar Dosen melaksanakan ujian tengah semester.

Hal itu

menunjukkan bahwa tanpa koordinasi khusus kegiatan

ter-

177

sebut dapat terus berlangsung.

Ada beberapa faktor

melatarbelakangi hal itu, di antaranya

yang

a) UTS merupakan

kegiatan rutin sehingga tanpa koordinasipun tetap berja

lan, b) adanya rasa tanggung jawab yang
Dosen dan personil yang terlibat

Hampir

pada

setiap

kuat

dari para

.

fakultas,

akhir semester dikoordinasi secara

kegiatan

khusus

ujian

dalam

suatu

kepanitiaan oleh PD I/Jurusan. Kejelasan beban dan tang

gung jawab masing-masing

personil memudahkan koordinasi

pelaksanaan UTS, sehingga garis koordinasi menjadi lebih
jelas. Kegiatan koordinasi terutama menyangkut penyiapan
bahan dan pelaksanaan ujian.

Karena belum adanya peraturan atau pedoman khusus
dari Universitas atau Kopertis,

koordinasi

pelaksanaan

ujian skripsi pada setiap fakultas berbeda-beda.
adanya kecenderungan koordinasi

dan

Nampak

pelaksanaan

ujian

skripsi mengikuti cara yang diterapkan pada PTN pembina,
disesuaikan dengan kondisi Fakultas

masing-masing.

Hal

itu memberikan petunjuk masih kurang terjalinnya koordi
nasi dari pusat ke Fakultas-Fakultas,

dan

dapat berpe

ngaruh terhadap pengawasan kualitas skripsi.
Sesuai

yang ada di

dengan status akreditasi

UNLA

(diakui dan

Jurusan-Jurusan

terdaftar),

pelaksanaan

ujian tulis negara secara keseluruhan dikoordinasi

oleh

Kopertis melalui suatu tim pelaksana ujian tulis negara.

178

Pelaksanaan ujian pada suatu Fakultas dikoordinasi

oleh

Fakultas pembinannya masing-masing. Karena garis koordi
nasi,

peraturan dan pembagian tugasnya cukup

laupun melibatkan
dan

jelas, wa

banyak pihak di antaranya PTN pembina

Kopertis, pelasanaan kegiatan

ujian

tulis

negara

dapat berjalan dengan lancar.

3) Koordinasi Tahap

...

Pelaporan

?»•

_

Sesuai dengan perencanaan dan pelaksanaan kegia

tan

masing-masing,

koordinasi

tahap

pelaporan

setiap kegiatan juga berbeda-beda. Kegiatan

UTS

hanya melibatkan dosen, asisten dan mahasiswa.

bagi
karena

Kegiatan

ini berjalan walaupun tanpa koordin