EFEKTIVITAS PELAKSANAAN FUNGSI KOORDINASI DALAM PROSES MANAJEMEN AKADEMIK DI UNIVERSITAS ISLAM NIUSANTARA BANDUNG: Studi Kasus Di Universitas Islam Nusantara BAndung.
-ZZb/
%7k
7* -2i
Mahasiswa
-*-i
A
Environment Input
i
i
; - rCope.'TfS. PTX
( - iVia jyafarvcii dciti OTcitii^ Zuti
Gambar 1.1
Pendidikan di PTS sebagai Suatu Sistem
Pendidikan dan pengajaran atau bidang akademik merupakan bidang
kegiatan utama dalam PTS, sebab bidang ini yang secara tangsung berkenaah
dengan proses pendidikan yang akan menghasilkan lulusan. Pelaksanaan kegiatan
akademik membutuhkan dukungan administrasi (akademik) yang mantap agar
berjalan secara efektif dan efisien.
Menurut Carl R.Anderson (1984 ; 19) ada lima fungsi manajemen, yaitu :
planning, organizing, directing, staffing, dan controlling, organizing merupakan
".... the process of arranging the resaurces of an organization, department of job
in order to achieve objective ".
Dalam kegiatan akademik pada PTS sebagai suatu oft*s»ttsasi=^endidikan,
pengorganisasian ini menyangkut penyusunan berbagai kegiatan yang diiakukan
oleh berbagai pihak (pimpinan, Dosen/Asisten dan tenaga administrasi) dalam
meiaksanakan kegiatan pendidikan dan pengajaran, dengan dukungan perangkat
keras dan perangkat lunak yang ada.
Selanjutnya Carl. R.Anderson ( 1984 ; 21
) menjelaskan bahwa
pengorganisasian melibatkan dua proses, yaitu "Specialization dan Coordination".
Coordination merupakan process involving the transfer of information between
jobs and people to avoid overlap of work and ensure that effart and resources are
balanced across the total organization".
Mengingat masalah yang urgen dan banyak dihadapi oleh UNINUS, dalam
kegiatan akademik menyangkut pengorganisasian, khususnya fungsi koordinasi,
maka studi ini difokuskan pada masalah fungsi koordinasi, yaitu koordinasi dalam
proses manajemen akademik.
Bertitik tolak dari uraian diatas penulis merumuskan permasalan sebagai
berikut : "Sejauhmana efektivitas pelaksanaan fungsi koordinasi dalam
proses manajemen akademik dapat menciptakan mekanisme kerja yang
efisien dan efektif ".
3.
Pertanyaan Penelitian
Mengingat permasalahan yang diteliti sangat penting, terutama bagi upaya
peningkatan efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan pendidikan di PTS, maka
penggalian materi, tidak semata-mata hanya mengenai pelaksanaan fungsi
koordinasi, tapi juga pada pola kebijakan yang digariskan oleh pimpinan serta
faktor-faktor yang mendukung dan menghambat pelaksanaan kegiatan tersebut.
Diantaranya yang akan diteliti antara lain :
1. Fungsi koordinasi dalam proses manajemen akademik yang digunakan,
meliputi aspek - aspek sebagai berikut:
a. Penyebaran tugas dan wewenang koordinasi
b. Lembaga atau unit-unit yang dikoordinasi
c. Kegiatan-kegiatan yang dikoordinasi
d. Prosedur koordinasi
2. Kegiatan pelaksanaan yang diiakukan dalam fungsi koordinasi dalam proses
manajemen akademik.
a.
b.
c.
d.
Penerimaan dan registrasi mahasiswa
Penyusunan bahan persiapan perkuliahan
Penyusunan jadwal kegiatan perkuliahan
Penyiapan ruang kuliah
e. Perkuliahan di kelas
f.
Perkuliahan di laboratcrium
g.
h.
i.
j.
Perkuliahan di lapangan
Ujian Tengah dan akhir semester
Skripsi
Ujian negara
k. Wisuda dan sertifikasi
3. Cara - cara apakah dalam menghadapi permasalahan-permasalahan dalam
proses manajemen akademik.
4. Faktor-faktor apakah yang menjadi pendukung dan penghambat pelaksanaan
koordinasi dalam proses manajemen akademik seperti :
a. Faktor kepemimpinan
b. Faktor sumber daya manusia
- Etos kerja
- Jumlah dan kemampuan
10
c. Faktor biaya, sarana dan fasilitas
d. Faktor linekunaan
4.
Pembatasan Masalah
Mengingat sangat luasnya permasalahan, maka dalam penelitian ini
penulis
membatasi
pada
satu
fungsi
manajemen
saja,
yaitu
fungsi
pengorganisasian dengan pengkhususan pada fungsi koordinasi.
Jadi dalam proses pendidikan di Perguruan Tinggi adalah kegiatan
pendidikan dan pengajaran atau kegiatan akademik dalam studi ini kegiatan
akademik dibatasi pada perkuliahan.
Kegiatan akademik atau perkuliahan dapat menyangkut program (program
akademik). Dalam studi ini yang diteliti dibatasi pada segi proses manajemen
akademik. Kegiatan akademik atau perkuliahan dapat menyangkut program
akademik yaitu kurikulum dengan pelaksanaannya, dapat pula menyangkut
manajemen akademik. Dalam studi ini yang diteliti dibatasi pada segi proses
manajemen akademik.
Manajemen akademik mempunyai alur kegiatan yang terdiri dari rentetan
tahapan kerja yang membentuk suatu proses manajemen akademik yang
sistematik. Secara garis besar proses manajemen akademik berlangsung pada
tahapan kegiatan,
yaitu
penerimaan
mahasiswa,
registrasi,
penjadwalan.
pelaksanaan kuliah dikelas, laboratorium studi, ujian tengah semester, ujian akhir
semester, wisuda dan sertifikasi. Untuk memperjelas alur proses administrasi
dilukiskan dalam gambar 1.2 berikut :
Tahap
j Penenmaan Mahasiswa Baru j
I
:
—,
>
Re eistrasi. Mah as iswa
Peniadwalan
i
;
Peneambilan Proera m Studi
Perkuliahan
Bimbinean Akademik
Ujian Tengah • Akhir
Semester
I
Pen yeiesaiari S(uol
Mm~>n
koordinasi dalam proses rnanaiemen
akademik nada Universitas Islam Nusantara. Untuk meneliti masalah tersebut
Pendekatan
vaiifr
adalah
Deskri-e.tif'Naturalistik
'
iPenelitian
--.._
, . .^.j liimmakan
~. .^-,
- _ . . . . . ^i-iendel:aTan
t
y
L'
/^•>c/»Vw i1
/^^ct"n-ntTT
dil r>i
tv-n^fh'l *"*
i^Ctl 1 i 1.J t i l IVUl t
i - a n / I n r-t
1-orAno
Hoi om
coKi
rri 1r-n*2 r> o
OV-lJ t i l lt i t 111U.UU.
ti.V_UAt I V t i
c^"* "•£»-» M"»T»-1f»
iton
nAr»A]ition
omni.'o
c-^V"1
rot-* rr
J>V^ rVJ-il t i l li^_
rnr ii/iohr.i.'o
T^'fr^
mi
tLtil
i n1n
i
I,/Li
*-»-»r-»5-io
/~iV*i/=»t-
A*o-nn
rivtp*]-}+i
tr\on
rrV\ t tr\i ir\rrl-*}r* n\ro
itiv~ti^,iiu.L'at-^i »-*o r\ .-n* n/rL'O" *"*! 'O
oVon
Hanrr')
r-»
viv^i ii±Cilt
/H^»ri,rT->
kondisi h
Penelitian ini juga bersifat naturalistik karena data yang dikumpulkan
hArrj'^o'J
o] omi o r> don tr»Ani.'p)
ijn fV»
u v i o u u i . u l u i l u u i i vXu.Il
i i i v . i i \ v. 1 vii U-i 1.
iiiC.uVCiuiuii
tit iiuii ii.
cl^i ;v.iv-fA>i.K-iv
T*o
I o rr> onolifu" ol-on /n! •'»••»0 + Vnirw mnon
L-^tiicLi i t u i itii i o i i u K u U vxi t\ t it*.*. iiU.ii tvdiulii Nv.V.vitVi iv-iuiii
ijv>t)>t-
mAmnArl-oyo
rloto
1*>lol-j +o+i "T
l^Ci mdi t
i^Wi'u UU.iii.
F^oloi-ii
l^v-i tUv.Ktlltiti. tin
c/^r^nr-o
ov.v.ui j..viw...
:*,.
-.„....e-"j?f« dapat
^mumdtan van" s-rara luwes daoat dieunakarmya. Dia selalu dapat mentlai
keadaan dan dapat meneambi! keputusan (Moleong, 1993:19).
Ciri dari karakteristik keempat ialah mengandung makna terhadap
nenekanan proses dari pada ptoduk, sehingga bersifat deskriptif analitik,
berimplikasi bahwa data yang dikumpulkan dalarn penelitian tni lebih cenderung
dalam bentuk kata-kata dan pada angka-angka; dan hasil analisis berupa uraian
(Wiles dar. V-hiherman 1QK4-1V! 1aimran kualiratif kava dengan desknpSI dan
.v^ieiasa." t-->r.tans asoek-asoek masalah yang meryadi fokus penelitian. \vaiaupun
demikian bukanbetarti bahwa dalam penelitian kualitatif bebas dan laporan yang
berbentuk aneka-angka
Cm dan. dua karakteristik texakkir ialah bahwa sampe! rwme.Htian kualitatif
tidak didasarkan atas pertimbangan statistik, melainkan didasarkan kepada
ketuntasan informasi yang diperlukan. Oleh karena itu analisis tidak bertujuan
untuk memperoleh generalisasi, akan tetapi data dtanalisis secara induktif untuk
dicari polanya lalu selanjutnva dicari makna dari pola tersebut. Dengan begitu
baSil penelitian bersUsi >"diogrank Whlh mem^tinoHn m*Vnft a*Um ko^k
ruane dan waktu.
1.
I'nit Analisis dan Sumbc. Data
Penelitian ini difokuskan kepada efektivitas pelaksanaan fangs; koordinasi
dalam manajemen akademi karena unit analisis penelitian ini bersifat institusionak
dalam arti vane jadi fokus kajian adalah oraanisasi/lembaea, maka penentuan
i
SUmuti
a ♦ ^im —r-bhar. ini bersifat purposive ialah pejabat yang dinilai
vulva
uaicW •»
>-,v-
, •!
•„r-,r-tasi
•.anrrdihuruhkan sesuai dengan n.ji.an iv^msn
dapat membenkan
intonriasi^.-^
3. -feincian Permasalahan
Berikut disapkan rincian dan permasalahan yang akan diteliti -.
, t^,,.;™ fe-n-si koordinasi dalam prpses manajemen akademik yang
digunakan
a. Penyebaran tueas dan wewenang koordinasi
b. Lembaga atau unit-unit yang di koordinasi
c. Kegiatan-kcgiatan yang di koordinasi
d. Prosedur koordin?.si
_ „
.
, ,.ro_oor, r
%7k
7* -2i
Mahasiswa
-*-i
A
Environment Input
i
i
; - rCope.'TfS. PTX
( - iVia jyafarvcii dciti OTcitii^ Zuti
Gambar 1.1
Pendidikan di PTS sebagai Suatu Sistem
Pendidikan dan pengajaran atau bidang akademik merupakan bidang
kegiatan utama dalam PTS, sebab bidang ini yang secara tangsung berkenaah
dengan proses pendidikan yang akan menghasilkan lulusan. Pelaksanaan kegiatan
akademik membutuhkan dukungan administrasi (akademik) yang mantap agar
berjalan secara efektif dan efisien.
Menurut Carl R.Anderson (1984 ; 19) ada lima fungsi manajemen, yaitu :
planning, organizing, directing, staffing, dan controlling, organizing merupakan
".... the process of arranging the resaurces of an organization, department of job
in order to achieve objective ".
Dalam kegiatan akademik pada PTS sebagai suatu oft*s»ttsasi=^endidikan,
pengorganisasian ini menyangkut penyusunan berbagai kegiatan yang diiakukan
oleh berbagai pihak (pimpinan, Dosen/Asisten dan tenaga administrasi) dalam
meiaksanakan kegiatan pendidikan dan pengajaran, dengan dukungan perangkat
keras dan perangkat lunak yang ada.
Selanjutnya Carl. R.Anderson ( 1984 ; 21
) menjelaskan bahwa
pengorganisasian melibatkan dua proses, yaitu "Specialization dan Coordination".
Coordination merupakan process involving the transfer of information between
jobs and people to avoid overlap of work and ensure that effart and resources are
balanced across the total organization".
Mengingat masalah yang urgen dan banyak dihadapi oleh UNINUS, dalam
kegiatan akademik menyangkut pengorganisasian, khususnya fungsi koordinasi,
maka studi ini difokuskan pada masalah fungsi koordinasi, yaitu koordinasi dalam
proses manajemen akademik.
Bertitik tolak dari uraian diatas penulis merumuskan permasalan sebagai
berikut : "Sejauhmana efektivitas pelaksanaan fungsi koordinasi dalam
proses manajemen akademik dapat menciptakan mekanisme kerja yang
efisien dan efektif ".
3.
Pertanyaan Penelitian
Mengingat permasalahan yang diteliti sangat penting, terutama bagi upaya
peningkatan efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan pendidikan di PTS, maka
penggalian materi, tidak semata-mata hanya mengenai pelaksanaan fungsi
koordinasi, tapi juga pada pola kebijakan yang digariskan oleh pimpinan serta
faktor-faktor yang mendukung dan menghambat pelaksanaan kegiatan tersebut.
Diantaranya yang akan diteliti antara lain :
1. Fungsi koordinasi dalam proses manajemen akademik yang digunakan,
meliputi aspek - aspek sebagai berikut:
a. Penyebaran tugas dan wewenang koordinasi
b. Lembaga atau unit-unit yang dikoordinasi
c. Kegiatan-kegiatan yang dikoordinasi
d. Prosedur koordinasi
2. Kegiatan pelaksanaan yang diiakukan dalam fungsi koordinasi dalam proses
manajemen akademik.
a.
b.
c.
d.
Penerimaan dan registrasi mahasiswa
Penyusunan bahan persiapan perkuliahan
Penyusunan jadwal kegiatan perkuliahan
Penyiapan ruang kuliah
e. Perkuliahan di kelas
f.
Perkuliahan di laboratcrium
g.
h.
i.
j.
Perkuliahan di lapangan
Ujian Tengah dan akhir semester
Skripsi
Ujian negara
k. Wisuda dan sertifikasi
3. Cara - cara apakah dalam menghadapi permasalahan-permasalahan dalam
proses manajemen akademik.
4. Faktor-faktor apakah yang menjadi pendukung dan penghambat pelaksanaan
koordinasi dalam proses manajemen akademik seperti :
a. Faktor kepemimpinan
b. Faktor sumber daya manusia
- Etos kerja
- Jumlah dan kemampuan
10
c. Faktor biaya, sarana dan fasilitas
d. Faktor linekunaan
4.
Pembatasan Masalah
Mengingat sangat luasnya permasalahan, maka dalam penelitian ini
penulis
membatasi
pada
satu
fungsi
manajemen
saja,
yaitu
fungsi
pengorganisasian dengan pengkhususan pada fungsi koordinasi.
Jadi dalam proses pendidikan di Perguruan Tinggi adalah kegiatan
pendidikan dan pengajaran atau kegiatan akademik dalam studi ini kegiatan
akademik dibatasi pada perkuliahan.
Kegiatan akademik atau perkuliahan dapat menyangkut program (program
akademik). Dalam studi ini yang diteliti dibatasi pada segi proses manajemen
akademik. Kegiatan akademik atau perkuliahan dapat menyangkut program
akademik yaitu kurikulum dengan pelaksanaannya, dapat pula menyangkut
manajemen akademik. Dalam studi ini yang diteliti dibatasi pada segi proses
manajemen akademik.
Manajemen akademik mempunyai alur kegiatan yang terdiri dari rentetan
tahapan kerja yang membentuk suatu proses manajemen akademik yang
sistematik. Secara garis besar proses manajemen akademik berlangsung pada
tahapan kegiatan,
yaitu
penerimaan
mahasiswa,
registrasi,
penjadwalan.
pelaksanaan kuliah dikelas, laboratorium studi, ujian tengah semester, ujian akhir
semester, wisuda dan sertifikasi. Untuk memperjelas alur proses administrasi
dilukiskan dalam gambar 1.2 berikut :
Tahap
j Penenmaan Mahasiswa Baru j
I
:
—,
>
Re eistrasi. Mah as iswa
Peniadwalan
i
;
Peneambilan Proera m Studi
Perkuliahan
Bimbinean Akademik
Ujian Tengah • Akhir
Semester
I
Pen yeiesaiari S(uol
Mm~>n
koordinasi dalam proses rnanaiemen
akademik nada Universitas Islam Nusantara. Untuk meneliti masalah tersebut
Pendekatan
vaiifr
adalah
Deskri-e.tif'Naturalistik
'
iPenelitian
--.._
, . .^.j liimmakan
~. .^-,
- _ . . . . . ^i-iendel:aTan
t
y
L'
/^•>c/»Vw i1
/^^ct"n-ntTT
dil r>i
tv-n^fh'l *"*
i^Ctl 1 i 1.J t i l IVUl t
i - a n / I n r-t
1-orAno
Hoi om
coKi
rri 1r-n*2 r> o
OV-lJ t i l lt i t 111U.UU.
ti.V_UAt I V t i
c^"* "•£»-» M"»T»-1f»
iton
nAr»A]ition
omni.'o
c-^V"1
rot-* rr
J>V^ rVJ-il t i l li^_
rnr ii/iohr.i.'o
T^'fr^
mi
tLtil
i n1n
i
I,/Li
*-»-»r-»5-io
/~iV*i/=»t-
A*o-nn
rivtp*]-}+i
tr\on
rrV\ t tr\i ir\rrl-*}r* n\ro
itiv~ti^,iiu.L'at-^i »-*o r\ .-n* n/rL'O" *"*! 'O
oVon
Hanrr')
r-»
viv^i ii±Cilt
/H^»ri,rT->
kondisi h
Penelitian ini juga bersifat naturalistik karena data yang dikumpulkan
hArrj'^o'J
o] omi o r> don tr»Ani.'p)
ijn fV»
u v i o u u i . u l u i l u u i i vXu.Il
i i i v . i i \ v. 1 vii U-i 1.
iiiC.uVCiuiuii
tit iiuii ii.
cl^i ;v.iv-fA>i.K-iv
T*o
I o rr> onolifu" ol-on /n! •'»••»0 + Vnirw mnon
L-^tiicLi i t u i itii i o i i u K u U vxi t\ t it*.*. iiU.ii tvdiulii Nv.V.vitVi iv-iuiii
ijv>t)>t-
mAmnArl-oyo
rloto
1*>lol-j +o+i "T
l^Ci mdi t
i^Wi'u UU.iii.
F^oloi-ii
l^v-i tUv.Ktlltiti. tin
c/^r^nr-o
ov.v.ui j..viw...
:*,.
-.„....e-"j?f« dapat
^mumdtan van" s-rara luwes daoat dieunakarmya. Dia selalu dapat mentlai
keadaan dan dapat meneambi! keputusan (Moleong, 1993:19).
Ciri dari karakteristik keempat ialah mengandung makna terhadap
nenekanan proses dari pada ptoduk, sehingga bersifat deskriptif analitik,
berimplikasi bahwa data yang dikumpulkan dalarn penelitian tni lebih cenderung
dalam bentuk kata-kata dan pada angka-angka; dan hasil analisis berupa uraian
(Wiles dar. V-hiherman 1QK4-1V! 1aimran kualiratif kava dengan desknpSI dan
.v^ieiasa." t-->r.tans asoek-asoek masalah yang meryadi fokus penelitian. \vaiaupun
demikian bukanbetarti bahwa dalam penelitian kualitatif bebas dan laporan yang
berbentuk aneka-angka
Cm dan. dua karakteristik texakkir ialah bahwa sampe! rwme.Htian kualitatif
tidak didasarkan atas pertimbangan statistik, melainkan didasarkan kepada
ketuntasan informasi yang diperlukan. Oleh karena itu analisis tidak bertujuan
untuk memperoleh generalisasi, akan tetapi data dtanalisis secara induktif untuk
dicari polanya lalu selanjutnva dicari makna dari pola tersebut. Dengan begitu
baSil penelitian bersUsi >"diogrank Whlh mem^tinoHn m*Vnft a*Um ko^k
ruane dan waktu.
1.
I'nit Analisis dan Sumbc. Data
Penelitian ini difokuskan kepada efektivitas pelaksanaan fangs; koordinasi
dalam manajemen akademi karena unit analisis penelitian ini bersifat institusionak
dalam arti vane jadi fokus kajian adalah oraanisasi/lembaea, maka penentuan
i
SUmuti
a ♦ ^im —r-bhar. ini bersifat purposive ialah pejabat yang dinilai
vulva
uaicW •»
>-,v-
, •!
•„r-,r-tasi
•.anrrdihuruhkan sesuai dengan n.ji.an iv^msn
dapat membenkan
intonriasi^.-^
3. -feincian Permasalahan
Berikut disapkan rincian dan permasalahan yang akan diteliti -.
, t^,,.;™ fe-n-si koordinasi dalam prpses manajemen akademik yang
digunakan
a. Penyebaran tueas dan wewenang koordinasi
b. Lembaga atau unit-unit yang di koordinasi
c. Kegiatan-kcgiatan yang di koordinasi
d. Prosedur koordin?.si
_ „
.
, ,.ro_oor, r